קטגוריה: פרוטוקולים

ישיבת ועד אמאי 2026 מאי חלק 2 (09.06.2026)

ישיבת ועד העמותה מאי 2026 חלק 2 (09.06.2026)

מקום הכינוס: תל אביב

זימון לישיבה נשלח ביום: 4 ביוני 2026

שעת פתיחת הישיבה: 19:30

מניין חוקי נדרש לקיום הישיבה וקבלת החלטות: 4 חברי ועד

חברים.ות הנוכחים.ות בעת פתיחת הישיבה:

שרון טורנר, אפרת מרגלית כרמון, גיא אשל, אורי מרקוביץ', יוני לינדר, דניאלה חייקין, חבר ועדת הביקורת נימרוד סקאל, בשיחה וירטואלית: מיכאל פרימוב

יו״ר הישיבה: אורי מרקוביץ'.

דברי פתיחה

אורי: קיים מניין חוקי לפתיחת הישיבה על פי התקנון. הישיבה נפתחה.

על סדר היום:

1. המשך דיון על מסמך הנהלים הוועדי
2. דיון על שיתופי פעולה אפשריים
3. דיון לגבי סעיף ניגוד עניינים
4. הסדרת ענייני תמורה וטובות הנאה לחברי ועד ומתנדבים בארגון
5. דיון לגבי בניית תכנית שנתית עם הצוותים
6. דיון קצר בנוגע לפינוי תרומות המנגה שנותרו במחסן הארגון.
7. הטבות לסגל הארוקון – עדכון המשך

1. הטבות לסגל הארוקון – עדכון המשך

מעדכן:אורי

דיון:

טרם הוכנה תכנית לאירוע לסגל הארוקון. דניאלה מציינת שחששנו להתחיל עבודה עקב החשש למלחמה. אורי ושרון מסכימים שבמציאות הביטחונית הנוכחית עדיף לתכנן קודם ומקסימום לדחות לתאריך מאוחר יותר אם צריך. עקב עומס של אחראית הווי ארגוני,  רומי מיכאל, דניאלה תקדם את האירוע בשיתוף עם ההנהלה.

2. הסדרת ענייני תמורה וטובות הנאה לחברי ועד ומתנדבים בארגון

מעדכנת:אפרת

דיון:

כיום אנחנו מציעים הטבות לאנשים על בסיס מעמד "פעילי אמא״י". למעמד זה אין הגדרה רשמית, כדוגמת הסדרה בתקנון העמותה, וזה מקשה עלינו להבטיח שההטבות שאנחנו מעניקים מוענקות באופן שוויני, כפי שראוי שיקרה בארגון ללא מטרות רווח הפועל על בסיס התנדבותי. 

כדי לפתור את בעיית השוויוניות, אפרת מציעה שהקבוצה הזכאית להטבות מטעם הארגון תהיה קבוצת חברי עמותה. הרעיון הוא לארגן את נושא חלוקת ההטבות בצורה מוסדרת שתפחית את הפוטנציאל לחשיפה משפטית, למשל, אם נגדיר את זה בתקנון ונסדיר מערכת כללים שוויונית שידועה מראש. התיאור שניתן כאן הוא רעיוני, אבל כמובן יהיה ליווי משפטי כדי להכניס את הדברים למסגרת נכונה. 

כדי לוודא שהחלוקה תיעשה בצורה שוויונית, אפרת מציעה לאחר דיון עם העו״ד, שנפתח קבוצת שידור בטלגרם או בווצאפ עם תקנון מסודר לחלוקת הטבות דרכן לחברי אמא"י. אנו נפרסם את ההטבה, והמעוניינים יוכלו להגיב שישמחו לקבלה. אפרת מציגה למשל אופציה לכלול בתקנון הזה, שיתבצע רישום מסודר של ההטבות, אם אדם קיבל הטבה לאחרונה נחכה כמה ימים לפני שנחליט לתת לו הטבה נוספת, למקרה שמישהו אחר שלא קיבל לאחרונה הטבה ירצה אותה. אפרת מציעה להוסיף חברות בקבוצה הזו כצ׳קבוקס במעמד ההרשמה לארגון שעל המצטרף לארגון לסמן, כמו הצ׳קבוקס שיש לנו לדיוור[1].

אפרת ממשיכה ומתארת לגבי חברי ועד וסגל ארגוני – כרטיסי חינם אמורים להיות משהו שניתן במסגרת חבילת התנדבות לכנס עצמו. כדי שהדבר לא יחשב ל"טובת הנאה", צריך לשים לב לעשות הבחנה מסודרת בין מתנדבים כלליים למתנדבים שמסייעים עם האירוע פרטנית. היא מציינת שעבודה על תקנון כנסי ע״י צוות ארגוני היא דוגמה לתרומה מספיקה מבחינת כרטיס כניסה, אבל ככל שהתפקיד פחות רלוונטי ישירות לכנס, זה פחות מתאים להעניק כניסה חינם לאירוע. אפרת ממליצה להוסיף חברי סגל ארגוני שבמסגרת תרומתם לכנס מקבלים כניסה חינם לדף הסגל או לדף התודות של הכנס.

סגל המתנדב של אירועים כגון הכנסים ניתן לאפשר דברים שנדרשים להם לפעילות ההתנדבותית ומה שהניהול התקין מאפשר, למשל – כניסה חינם, החזרי נסיעות, כיבוד, חולצה לזיהוי. לגבי שי סמלי – זה אפשרי במסגרת כנס/אירוע הוקרה (או אירוע ההוקרה עצמו יהיה השי). אפרת  מציינת כדוגמה שקניית מרצ׳נדייס ארגוני ניתן לאפשר כל זמן שהנושא הוסדר מראש וניתנה לגביו הסכמה מראש, אבל הנחה עשויה להיות בעייתית, וחשוב לעבוד מסודר מול עוה"ד כדי להסדיר זאת לפני שנותנים הטבות כאלה. בהתאם, אפרת מציינת שיש לדייק את שיטת העבודה עם מתנדבי צוות עיצוב, כי הם מקבלים שיריון והנחה על דוכנים בכנס. בפועל מדובר בעסקה בתמורה עם נותני שירות, כפי שמוסדר גם היום בחוזה,  אך חשוב לדייק גם שפתית שהם בפועל אינם מתנדבים.

אפרת מבהירה לסיכום – חשוב להיות זהירים ולהסדיר בתקנון סגל או נוהל פנימי, יחד עם עורכות הדין, מה הדרך הנכונה להעניק למתנדבים שלנו בחזרה.  זה משמעותי במיוחד מכיוון שאנחנו ארגון התנדבותי לחלוטין ולא ארגון שמעסיק אנשים.

[1] הבהרה – עמותה חייבת שכל הטבה שהיא מציעה תינתן באופן חוקי, מוגדר בתקנון ושוויוני. המנגנון המוצע מאפשר לנו לוודא שהדרך לקבל את ההטבה שוויונית (כל אחד יכול להירשם להיות חבר אמא"י), שלכל אחד ניתנת ההזדמנות לעקוב אחרי ההטבות (במועד ההרשמה צריך לסמן אקטיבית אם כן/לא רוצים להיות בקבוצה), ושלכל אחד ניתנת הזדמנות שווה ליהנות מההטבות (מנגנון מעקב אחרי מי כבר קיבלו הטבה בעבר כדי להימנע ממצב בו רק כמות מצומצמת של אנשים תהנה מההטבה כי הם "הכי מהירים" להגיב וכד').

3. המבנה הארגוני של אמא״י

מעדכנת:אפרת

דיון:

ועד מנהל ברוב העמותות זו קבוצת אנשים עם אינטרס מינימלי בתחום העשיה של הארגון אשר נפגש פעם ברבעון או בחצי שנה ומקבל החלטות ברמת מאקרו – אישור תכנית עבודה, הוצאות חריגות וכד'. זה הופך את אמא״י לעמותה קצת חריגה בנוף – וחשוב לבחון את התקנון והמבנה הארגוני שלנו, כי יתכן וניתן להגיע באמצעות עוה"ד להסדר מול רשם העמותות שישרת את הצרכים הספציפיים של העמותה. לדוגמה, חברי ועד לא אמורים לקחת אף תפקיד נוסף בארגון (נכון  גם לוועדת הביקורת) שנותן ״יכולת שליטה על מהלך/אירוע מרכזיים בארגון״. מדובר במבחן עמום יחסית, שגם לגביו הייחודיות של העמותה שלנו מקשה להגיע לתשובה קלה וברורה.

מדיון עם העו״ד עלתה ההצעה לבצע שינוי מבני של הארגון. אנחנו רוצים לבנות יחד דרג ארגוני קצת שונה שנקווה שיקבל אישור מרשם העמותות, כך שיהיה לנו ועד שנפגש פעמיים בשנה/חצי שנה ומאשר תכנית עבודה ומוודא שההוצאות נראות נכון, ודרג נפרד שיהיה כמו מה שהיום אנחנו מכנים ועד. אפרת מעלה את האפשרות שתפקיד הוועד החדש יהיה בתשלום, נשכור אנשי מקצוע לנושא[2].

הוועד המנהל הנוכחי של הארגון לפי השיחות עם הייעוץ המשפטי הוא בדרך כלל שונה – ולכן חשוב לבחון שינויים אפשריים שיתאימו את המבנה הארגוני שלנו לצרכים שלנו. 

אפרת מציגה שתמשיך להתדיין עם עורכות הדין לגבי אפשרויות השינוי הארגוני, ותחזור לוועד עם פירוט.

[2] החוק במדינה מאפשר להעניק לחברי ועד בעמותה גמול השתתפות בישיבות (עד סכום מוגבל) והחזרי נסיעות. כיום, ככלל, חברי הוועד לא מקבלים אף אחת מההטבות הללו בארגון. יתכן שבמטרתה להרכיב ועד מקצועי ונפרד במסגרת הארגון, שישקול אך ורק את טובתו ברמה הארגונית והכלכלית של הארגון, יהיה מקום להציע את ההטבות הללו כדי למשוך קהל מקצועי ומתאים.

4. המשך דיון על מסמך הנהלים הוועדי

מעדכן:אורי

דיון:

לאחר דיונים נוספים שנעשו מחוץ לישיבות, אורי מציג לוועד את מסמך הנהלים המעודכן. הוועד התדיין על הנוסחים המעודכנים.

5. עדכוני סליקה

מעדכנת:אפרת

דיון:

עברנו לטרנזילה כשירות הסליקה שלנו ואנחנו רוצים לקנות מסופונים חדשים שלהם במקום של השירות הישן. יש כרגע מבצע על מסופונים נייחים – הסוג שעדיף לנו כי הם יכולים להתחבר חוטית לאינטרנט, מה שיעזור עם בעיות שאנחנו נתקלים בהן תדיר עם חיבוריים אלחוטיים באירועים שלנו.

בתכנית העבודה רצינו להקצות לכך תקציב של 3500 שח, אך בסוף זה לא נרשם בתכנית שאושרה. המבצע על המסופונים הנייחים הוא בהנחה מ1700 שח ל1000 שח. אפרת מציעה לועד שנקנה 4 מסופונים נייחים במקום 2 כפי שתוכנן במקור. 

אפרת מציעה שלא נצביע על הנושא כרגע אלא ניקח מידע זה לבדיקת המצב הארגוני – כמה זמן עוד יש למבצע והאם תקצוב הכסף שווה לנו ואפשרי לנו.

גיא מוסיף שהמסופונים הקיימים של הארגון לא תומכים בחיבורי אינטרנט אלחוטיים מסוימים ולכן בכללי עדיף להחליף אותם בהקדם.

6. דיון לגבי סעיף ניגוד עניינים

מעדכנת:אפרת

דיון:

הוועד כרגע מתפקד כך שהוועד פועל במצבי ניגוד עניינים איך שנכון כל איש לפי דעתו, ללא נוהל מסודר.

אפרת מציעה כמה מדרגות לפעולה מהקטנה לגדולה:

הצהרה בתחילת הדיון – תמיד נחוצה במצב של ניגוד עניינים;

לקיחת חלק בדיון אך ללא הצבעה;

אי לקיחת חלק בדיון, אך נוכחות בחדר;

יציאה מהחדר בזמן הדיון.

הוועד ניהל דיון על ניגודי עניינים קיימים אפשריים (יש לקרוא כל סעיף בתור "מי שהינו חבר ועד/חבר ועדת הביקורת, וגם…):

• בעל עניין – למשל חבר בצוות קוספליי ארגוני בדיון על התנהלות תחרות הקוספליי.
• בעל עניין ישיר – למשל משתתף בתחרות הקוספליי.
• בעל עניין "רגיל"/ישיר מדרגה ראשונה (למשל בן/בת זוג) וכד׳.
• זיקה ו/או רווח מפרויקט או אירוע חיצוני או פנימי.
• לקיחת חלק בפרויקט או אירוע חיצוני או פנימי.
• סגל ארגוני/כנסי.
• בעל קשרי עבודה עם ארגון שאמא״י עובדים איתו.

אפרת מעלה לדיון שאלות לגבי דרגות החומרה שצריך לייחס בדיונים שונים לניגודי עניינים. למשל, דיון על כסף – האם אנחנו מעוניינים שהאדם לא יצביע? שלא ינכח בדיון?

אפרת מציגה כמה מקרי בוחן –

תקצוב פרויקט של חבר קרוב – מה צריך לעשות? שרון שואלת – מה גובה תקציב? הוועד מסכים שזו שאלה קריטית.

תקצוב הפקת מקור – אם א׳ הפקות מקור רוצה להעלות את תקציבי הפקות המקור, האם חבר ועד שרוצה להשתתף בהפקות מקור צריך להשתתף בדיון?

אורי נותן את דוגמת תחרות ה-WCS – תקציב משמעותי לארגון חיצוני, שבו בעיניו חבר הוועד לא צריך להצביע אם הוא מעוניין לקחת חלק בתחרות.

אורי שואל באיזה מצבים אנחנו רוצים שמישהו יקח חלק בדיון אבל לא יצביע (בניגוד לפשוט לא לקחת חלק בדיון או אפילו לא להיות בחדר).

אפרת סבורה שלעיתים כדאי שמישהו ישאר בחדר, למשל לשאלות הבהרה. 

יוני מציעה שיטת מבחנים. הוועד מציע את המבחנים הבאים:

1. בכמה משאבים ארגוניים מדובר?
2. כמה משאבים בעל הניגוד או מקורביו יוכלו לקבל כתוצאה מהשקעה זו?
3. האם יש השלכות ארוכות טווח?
4. מה רמת הקרבה לעניין של בעל העניין?
5. מהו טיב הקשר של בעל העניין לנושא? (רגשי, מקצועי?)
6. האם לבעל הניגוד יש מידע/ידע (קונקרטי, מקצועי) שלשאר הוועד אין, שרלוונטי לדיון?
7. מהו פורמט הדיון – האם בעל העניין יכול לקחת חלק חופשי בדיוק או לענות רק כאשר פונים אליו ישירות?

הוסכם שהנקודות יועברו אל חברי ועדת הביקורת ליצירת נוהל מסודר שיוגש לאישור הוועד.

6. דיון בנוגע לפינוי תרומות המנגה שנותרו במחסן הארגון

מעדכן:גיא

דיון:

גיא מעלה לדיון את השאלה מה עושים עם המנגות במחסן שאנחנו מעוניינים להיפטר מהם? מדובר בכותרים שהספריות לא רצו, כותרים נישתיים, כותרים ביפנית וכד'.

דניאלה ואפרת מציעות להציע אותן בפרס למשחק סובב כנס. 

לגיא אין בעיה אבל הוא לא רוצה להשקיע מאמץ נוסף בעיצוב משחק כזה אם אין אחד.

אורי מציע לשים אותן בדוכן מידע או לידו ולהכריז שכל המגיעים יכולים לקחת אותן. גיא שואל אם אורי כמנהל אנימאטסורי רוצה לטפל בנושא. אורי מסכים, אנימאטסורי יקחו את המנגות ויטפלו בנושא. יוני מבהירה שנדרש שלאחר הכנס המנגות לא יחזרו למחסן. גיא שואל – איך ספציפית? לאן ייאספו המנגות? אפרת מתחייבת שתיקח אותן בעצמה ותשים אותן בפח או במיחזור נייר.

אורי מציין שיש עניין עם מנגות BL שיש בהן תכנים בוגרים – אפרת מציעה שנסתיר את הכריכות, כי לפי תקנון דוכנים אסור להציג תוכן 18+ בדוכנים בכנס, אך אין איסור על מכירה. אורי מציין שמצופה מבעלי דוכנים לבדוק ת"ז לקניית תוכן 18+.

גיא מסכם – יתקיים דיון בינו לבין אנימאטסורי בעוד כמה שבועות. אם אנימאטסורי לא יוכלו לטפל במנגות, ניפטר מהן במיחזור נייר או פתרון דומה.

7. עדכון קוד אתי

מעדכן:אורי

דיון:

אורי שואל את אפרת האם מרחב בטוח התחילו עבודה על ניסוח הקוד האתי. אפרת מציגה שמרחב בטוח טרם סיימו שיחות כניסה לתפקיד ביניהם, ולכן למיטב ידיעתה טרם התחיל התהליך. אורי מבקש עדכון נוסף בנושא לישיבה הבאה.

8. שיתופי פעולה

מעדכן:אורי

דיון:

שיתוף הפעולה עם אנימה קון שאושר במייל היה – תקציב עבור פרסים לתחרות הקוספליי, ייעוץ, גישות למאגרים, ופרסום מצידנו. בתמורה אנחנו משווקים שם את אנימאטסורי ומצוינים כספונסר רשמי של האירוע עם לוגו אמא״י בפרסומיו.

דניאלה סבורה שאמא״י היו צריכים לבקש יותר מידע מאנימה קון. לא ידענו שהתקציב לפרס הראשון ישמש לטיסה ליפן ויפורסם כטיסה שאמא״י קונים, ולא כסכום כספי. בשני המקרים יש בעייתיות אפשרית תדמיתית, שהיה ראוי שהוועד ידע עליה במעמד האישור.

אורי מוסיף שפרסום של טיסה ליפן במקום לפרסם את שווי הפרס יכול ליצור התחייבות לא נעימה במקרה שאין טיסות זמינות.

מובהר לאורך הדיון על ידי מספר חברי ועד, שהבעיה האמיתית שלשמה עלה הדיון היא לאו דווקא המידע שהיה חסר במקרה הספציפי הזה, אלא הפערים האפשריים בתהליך אישור השת"פים שהמקרה הזה מדגים.

שרון שואלת אם יש לנו מסמך מסודר לשאלות כגון אלה לשת״פים – אפרת ודניאלה מציינות שיש מסמך בהליכי עבודה שפונה החוצה לשת״פים, ואפרת מוסיפה שראוי לעשות מסמך פנימי יותר מפורט עם שאלות שחשוב שאנחנו נבדוק מול שת״פים. דניאלה תוודא שצוות שת״פים יעבדו על מסמך זה.

הוועד מתדיין על סעיף שליטה כלשהו לגבי שת״פים עם ארגונים שעושים שת״פים אחרים. אפרת סבורה שמספיק ליידע את הוועד במעמד האישור. נימרוד מציע ליידע אותנו, כדי שנוכל להוריד את הלוגו שלנו מפרסומים שאנחנו לא רוצים להיות בהם. דניאלה מציגה ששיתופי פעולה קודמים אכן ביקשו אישור על כל פרסום שעולה אצלנו בעמוד. גיא סבור שיש להבדיל בין פרסומים ופרסומים – מה אם יש המון ארגונים אחרים שמשמשים באותו אירוע כספונסרים? אפרת סבורה שיש פה הבדל בין ״ספונסר של הכנס״ לבין ״אחד מהרבה ארגונים שתרמו לאירוע״. דניאלה מציינת כי בהמשך לצוות המייעץ שהוסכם שיקום עבור אישור שיתופי פעולה,  ניתן לסמוך על הצוות שיעשו את ההחלטות האלה. אפרת מציעה שצוות שת״פים יציעו מבחנים לנושא – דניאלה מסכימה ואומרת שתהליך זה כבר מתוכנן ויקרה, ורוצה להדגיש שחשוב לא להגביל יותר מדי את הפעולות של צוות שת״פים – כי שת״פים שונים הם מאוד מגוונים.

דברי סיכום

אורי: הישיבה ננעלה.

8. נספחים – החלטות ועד שעברו מחוץ לישיבות

מעדכנת:יוני

לא עברו החלטות במייל מאז הישיבה האחרונה.

ישיבת ועד העמותה מאי 2026 (30.5.2026)

מקום הכינוס: חולון

זימון לישיבה נשלח ביום: 3 במאי 2026

שעת פתיחת הישיבה: 15:00

מניין חוקי נדרש לקיום הישיבה וקבלת החלטות: 4 חברי ועד

חברים.ות הנוכחים.ות בעת פתיחת הישיבה:

שרון טורנר, אפרת מרגלית כרמון, גיא אשל, דניאלה חייקין, בשיחה וירטואלית: אורי מרקוביץ', יוני לינדר, מיכאל פרימוב, חברת ועדת הביקורת סוניה סלבין

יו״ר הישיבה: אורי מרקוביץ'.

דברי פתיחה

אורי: קיים מניין חוקי לפתיחת הישיבה על פי התקנון. הישיבה נפתחה.

על סדר היום:

1. דיון וחידוד נהלים על הצנזורה בפרוטוקולים
2. דיון וחידוד נהלים על מועדי עריכת הפרוטוקולים
3. דיון על שיתופי פעולה אפשריים
4. הגבלת ההשתתפות מרחוק בישיבות ועד פיזיות
5. דיון לגבי בניית תכנית שנתית עם הצוותים
6. החרגת הצורך באישור לחבר ועד לכהן בתפקיד א' כנסי כשמדובר בנציג של הפקה חיצונית
7. דיון לגבי סעיף ניגוד עניינים
8. הסדרת ענייני תמורה וטובות הנאה לחברי ועד ומתנדבים בארגון
9. דיון על הגבלת כמות היעדרות אפשרית מישיבות
10. דיון קצר בנוגע לפינוי תרומות המנגה שנותרו במחסן הארגון.
11. אנימאטסורי – עדכון
12. הטבות לסגל הארוקון – עדכון המשך

1. דיון וחידוד נהלי הוועד

מעדכנת:אפרת

דיון:

אפרת הציגה לוועד מסמך נהלי הוועד המעודכן אשר נשלח במייל לדיון. הוועד התדיין על המסמך, ישיבת המשך תיקבע להמשך דיון וסיום ניסוח הנהלים ולמען הצבעה עליהם.

2. דיון על שיתופי פעולה אפשריים

מעדכנת:דניאלה

דיון:

התקיימה שיחה עם נציגות מעיריית תל אביב. כפי שדובר בישיבה הקודמת[1], התקיימה ישיבה איתם בנוכחות הוועד כדי לשקול איזה אירועים אפשר לעשות איתם. אנחנו חושבים כרגע בפרט על "אירוע דגל" במתכונת כנס חנוכה.

הם הציעו מגוון מתחמים שיוכלו לספק.

הם מתעקשים לשלם לסגל ולמעבירי התוכן, וזה דיון שעלינו לפתוח מכיוון שאנחנו לא פעלנו ככה בארגון עד כה. האם אפשרי שישלמו לאנשים שאין להם עוסק פטור – ככל הנראה לא. האם אפשר לעבוד במצב של דמי טרחה לארגון תחת הבנה שהסגל והמתנדבים תורמים את הכסף לארגון?

אפרת מציגה שלבחור רק אנשים שיש להם עוסק פטור לאירוע ידרוש כנראה לארגן מכרז מסודר כדי לבחור אותם בצורה הוגנת וחוקית, ותבדוק מול העו"ד מה אפשרות זו תדרוש. מיכאל מציין שגם אם זה אפשרי חוקית, יכול להיות שהקהילה לא תהיה מרוצה מכך, מכיוון שמדובר בשינוי משמעותי לדרך הפעולה המבוססת התנדבות שלנו.

אורי סבור שכדאי לקחת את ההזדמנות לעשות אירוע עם עיריית תל אביב, כדי שלא ייווצר ואקום של אירועי אנימה. הוועד מסכים שיש בכך סיכון. גיא סבור שהסיכון לא משמעותי ושאם נעשה אירוע בחנוכה לא סביר שיתחרו בנו.

אפרת מציעה לדחות את הדיון עד לאחר דיון עם העו"ד כדי להבין מה האפשרויות שלנו מבחינת תשלום לנו/למשתתפים. למשל אולי עיריית תל אביב יקיימו את המכרז. הוועד מסכים לדחייה זו.

אורי עזב את הישיבה.

[1]  לא הוזכר בפרוטוקול אפריל, בשונה מהפעם, עקב חידוד נהלי הפרוטוקולים.

3. הגדלת מאגר שעות עו"ד

מעדכנת:אפרת

דיון:

לאחר דיון במייל בנוגע להרחבת בנק השעות שיש לנו אצל העו"ד אפרת מציעה שנוסיף 50 שעות למאגר השעות, במקום להוסיף 25 שעות עכשיו (כפי שאושר בתכנית העבודה) ו-25 אח"כ – מאחר ותשלום מרוכז מעניק לנו הנחה, הפרש של כאלף ש"ח במחיר.

הצבעה:

בעד	נגד	נמנעים.ות
6 (אפרת, יוני, מיכאל, שרון, גיא, דניאלה)	0	0
ההחלטה עברה

4. אנימאטסורי

מעדכנת:דניאלה

דיון:

הסגל גויס פרט לגיוס א' אולם ראשי. תקציב יוגש לאישור הוועד ביוני.

דניאלה מוסיפה כי דיברה עם א' שיווק השנתי היוצאת, אופיר לוטן, וה-א' שיווק שנתי הנכנסת שמחליפה אותה, מאי אמרני, לגבי שינוי מותג אנימאטסורי, ודעתן היא שאין סיבה לשנות את המותג ואף שינוי שם המותג פעם נוספת בטווח כל כך קצר ככל הנראה יפגע בו יותר מאשר יועיל.

5. דיון וחידוד נהלי כתיבת הפרוטוקולים

מעדכנת:אפרת

דיון:

אורי חזר לישיבה.

אפרת מפרטת על בסיס מחקר של הנחיות רשות התאגידים – פרוטוקול הוא כלי שאמור להוות ראיה למקרה של בירור או תביעה. הפרוטוקול מעיד על מה היה בישיבת הוועד, ועל כן יש לנסחו באופן המאזן בין דיוק הלך הדברים שקרו בישיבה לבין השאלה כמה הוא ברור לקהל. לא אמור להיות בפרוטוקול משהו שקרה אחרי הישיבה, ודברים בפרוטוקול אמורים לייצג את מה שדובר בישיבה: באיזה סדר, הטיעונים השונים שעולים, הדעות השונות של חברי הוועד, ויכוחים במידה והתנהלו וכד'.

מבחינת צנזורה אין נהלים ברורים, ובעיקר מזהירים מצנעת הפרט – אין הנחיות לגבי תכניות שהוועד עושה שעודן בתהליכים או סכומים כספיים, ואת זה יותר בעייתי לצנזר.

אורי מציין שלפרסם דיונים על תכניות בתהליכים – יכול לגרום לבעיות מול שת"פים בהתהוות, מבחינת הצד השני.

אורי עזב את הישיבה.

אפרת מציעה במקרים של שת"פים לכלול מספיק מידע כדי להבין את הסיטואציה אבל לא מספיק כדי לזהות את השת"פ הספציפי. אפרת מוסיפה שיש מקום לעשות את השיקול של טובת הקהילה אם פרסום יותר מדי מידע על השת"פ יכול לעשות נזק בעבודה עם השת"פ.

יוני מציגה שבשביל לעקוב אחרי הנחיות אלו לפרוטוקולים – עלינו לפרט הרבה יותר בפרוטוקולים מבחינת מי דיבר ומי אמר מה, במקום סיכומים של הדיון כמו שנעשה כרגע. אפרת מציעה לשקול להאציל את התפקיד הזה, אפילו בתשלום, ומציגה שזה קורה באופן יחסית תדיר בארגונים אחרים.

6. דיון וחידוד נהלי פרסום הפרוטוקולים

מעדכנת:שרון

דיון:

שרון מציגה שצריך דדליין יותר מוקדם לסוף זמן העריכה של הפרוטוקול, כדי לוודא שלוועד יש מספיק זמן להגיב על הערות בפרוטוקול. כרגע עד הדדליין הקיים באופן תדיר אין עריכות מכל הוועד, ופרסום הפרוטוקול מתעכב לעיתים מסיבה זו.

אפרת מציעה לקבוע את יום פרסום הפרוטוקול לימי ראשון שלושה סופ"שים לאחר הישיבה, ולחלק את תקופת העריכה לשני חלקים: תקופה לאחר מעבר ראשוני של המזכירות בה יוכלו כל חברי הוועד להציע עריכות לפרוטוקול, ותקופה של 3 ימים (חמישי-שבת שלפני פרסום הפרוטוקול) בה תוכל רק מזכירות הוועד לבצע עריכות בפרוטוקול. תקופה זו תהיה מיועדת למעבר נוסף של חברי הוועד על השינויים שנערכו בפרוטוקול בעקבות הערות שאר חברי הוועד.

שרון רוצה להבהיר שהיא תפסיק לתזכר אנשים לערוך הפרוטוקול, ואחריות חברי הוועד לוודא שהם עורכים אותו בזמן.

אפרת מציעה שמזכירות הוועד תהיה אחראית לציין ביומן הארגוני את המועדים המוצעים לעיל, וכך ניתן יהיה לוודא שכל חברי הוועד מכירים את התאריכים הרלוונטיים ועומדים בהם, בלי צורך להזכיר להם.

7. החרגת הצורך באישור לחבר ועד לכהן בתפקיד א' כנסי כשמדובר בנציג של הפקה חיצונית

מעדכנת:אפרת

דיון:

אפרת מציעה שאם חבר ועד הוא נציג של הפקה חיצונית לכנס שמופיעה בכנס – אין צורך להצביע על אישור התפקיד בכנס, בניגוד לתפקידים כנסיים אחרים של חברי ועד. 

שרון מבקשת להבהיר שצריך שאותו חבר ועד יצהיר שהוא מעורב באותה הפקה חיצונית.

מיכאל סבור שכל עוד חבר ועד לא מצביע על נושאים שמשפיעים עליו ישירות בכנס, ואין בעבודתו על הכנס פגיעה בתפקודו וחובותיו כחבר ועד, אין מניעה שיהיה מעורב בהפקת תוכן כנסי ואף מבורך בעיניו.

שרון שואלת האם צריך דדליין או מסגרת מסודרת לדיבור על לקיחת תפקיד בכנס. אפרת מציעה "תוך זמן סביר מלקיחת התפקיד או בישיבת הועד הקרובה."

8. המשך אנימאטסורי

מעדכנת:שרון

דיון:

שרון מציינת שהיא ממלאת את תפקיד ע' דוכנים באנימאטסורי 2026.

דברי סיכום

אפרת: הישיבה ננעלה.

8. נספחים – החלטות ועד שעברו מחוץ לישיבות

מעדכנת:יוני

לא עברו החלטות במייל מאז הישיבה האחרונה.

ישיבת ועד העמותה אפריל 2026 (24.4.2026)

מקום הכינוס: פתח תקווה

זימון לישיבה נשלח ביום: 11 באפריל 2026

שעת פתיחת הישיבה: 15:00

מניין חוקי נדרש לקיום הישיבה וקבלת החלטות: 4 חברי ועד

חברים.ות הנוכחים.ות בעת פתיחת הישיבה:

אורי מרקוביץ', יוני לינדר, שרון טורנר, אפרת מרגלית כרמון, גיא אשל, בשיחה וירטואלית: דניאלה חייקין, מיכאל פרימוב, חברי ועדת הביקורת סם דניאל, נימרוד סקאל

יו״ר הישיבה: אורי מרקוביץ'.

דברי פתיחה

אורי: קיים מניין חוקי לפתיחת הישיבה על פי התקנון. הישיבה נפתחה.

על סדר היום:

1. כרטיס אשראי ארגוני
2. הגדרת תפקיד מלווה כנס ארגוני
3. אישור נוהל שימור מידע על תקנונים
4. אישור נוהל אבדות ומציאות
5. המשך דיון על כנס אנימאטסורי
6. אנימאטסורי כמותג
7. המשך דיון הטבות לסגל לאחר הכנס

1. כרטיס אשראי ארגוני

מעדכן:אורי

דיון:

לאחר שיחות עם רו״ח הארגון והבנק, אין מניעה לפתוח כרטיס, אך הוא צריך להיות חוץ-בנקאי. זה יהיה חשבון נפרד שנטעין בו כסף בהתאם לצורך, ללא קישור ישיר לעובר ושב בחשבון הארגוני. הכרטיס יצטרך להיות עם שם של אדם ספציפי (לפחות במקרה שמדובר באשראי נטען של הבנק), ויהיה עלינו לאשר את פתיחת הכרטיס בפרוטוקול.

גיא יבחן את האופציות שיש לנו כארגון לפתיחת כרטיס חיצוני.

בנוסף לכך, אורי ומיכאל יבדקו מול הרו״ח והבנק לגבי פתיחת קופה קטנה ארגונית, כדי להפסיק להסתמך על חברי סגל שמשלמים מכיסם ומחכים להחזר מהארגון.

2. הגדרת תפקיד מלווה כנס ארגוני

מעדכן:אורי

דיון:

אורי רוצה להציע לוועד נוסח להגדרת תפקיד מלווה כנס ארגוני, כחלק מניסיון לוודא שהגדרה זאת תמנע אי הבנות בעתיד:

1. מלווה הוועד אחראי על התקשורת בין ההנהלה וסגל הכנס לבין הוועד. הוא משמש כמשקיף מטעם הוועד.

2. מלווה הוועד אחראי לעדכן את הוועד על העבודה לקראת הכנס, ולבקש מיו"ר הארגון שהנהלת הכנס תוזמן לישיבות הוועד במקרי הצורך. 

3. מלווה הוועד ישמש גורם רשמי מטעם הוועד אשר אמון על תיווך וגישור בעיות או ביקורות של חברי הסגל מול חברי סגל אחרים וההנהלה.

4. במטרה לשמור על הוגנות ולמנוע ניגוד עניינים, מלווה הוועד לא יהיה חבר סגל באף תפקיד בכנס.

5. מלווה הוועד יוזמן לכל ישיבות הסגל וככל האפשר גם לישיבות ההנהלה.

6. מלווה הוועד יעבוד בצמוד להנהלת הכנס, אך לא יהווה חלק מהנהלת הכנס והנהלת הכנס לא תהיה כפופה לו.

הצבעה:

בעד	נגד	נמנעים.ות
7	0	0
ההחלטה עברה פה אחד

3. נוהל שימור מידע על תקנונים

מעדכנת:אפרת

הוועד עבר על הנוהל ששלחה אפרת במייל. הנוהל מפרט איך ישמור הוועד את תקנוני הארגון לעתיד, כדי שנוכל לדעת מה היו התקנונים שאורחים בכנסים ואירועים נחשפו אליהם בזמן הכנסים.

בקצרה, התקנונים ישמרו במסודר תחת מאגר הוועד (נכון לכרגע, הדרייב הארגוני), ומזכירות הארגון והנהלות הכנסים יצטרכו לעבוד בשיתוף פעולה כדי לדאוג שנוסחי תקנונים חדשים עולים למאגר.

הצבעה:

בעד	נגד	נמנעים.ות
7	0	0
ההחלטה עברה פה אחד

4. נוהל אבידות ומציאות

מעדכן:גיא

גיא הציג לוועד הצעה לנוהל אבידות ומציאות, אשר התבססה על חוק השבת אבידה וכן על נהלי אבידות ומציאות של מגוון גופים רשמיים העוסקים באבידות ומציאות תדיר (רכבת ישראל, חברות תחבורה, כד').

הנוהל עובר להמשך דיון במייל, ויאושר לפני הישיבה הבאה.

5. המשך דיון על כנס אנימאטסורי

מעדכן:אורי

דיון:

אורי מציע את דניאלה כמלוות כנס אנימאטסורי. 

הצבעה:

בעד	נגד	נמנעים.ות
7	0	0
ההחלטה עברה פה אחד

צוותי עיצוב, שיווק ותכנים גויסו והחלו בעבודה.

הנהלת הכנס עשו ישיבה ראשונית. הנהלת הכנס סגורה גם כן – אורי, אושר אבוחצירא, עדי ערב, עם רון בראון כא׳ מנהלה.

אורי רוצה להעלות לדיון את נושא קיום אנימאטסורי לאורך יומיים.

חברי הסגל וההנהלה סבורים שאין מספיק זמן לתכנן אנימאטסורי של יומיים השנה, אבל מוכנים לנסות אם הוועד יחליט שאנחנו רוצים לקיים את הכנס. הבעיות כוללות זמינות בשני ימי הכנס של חברי סגל, ועומס גדול יותר של העבודה. צוותים שאין להם בעיות – לצוות תכנים אין בעיות, יש מספיק תוכן ליומיים שלמים ביחד עם התוכן מהארוקון שבוטל. אורי דיבר עם אחראיי צוות כוח אדם מארבעת השנים האחרונות והם הציגו בפניו התנגדות מאוד גדולה עקב  כמות המתנדבים הנמוכה שאנחנו רואים בכנסים האחרונים והבעיות הלוגיסטיות הנוספות של כנס של יומיים.

מבחינת השכירות – בנייני האומה לא נותנים לנו הנחה על יומיים כלל – הם מבקשים את אותו תשלום על היום השני, משמע, העלות של המתחם מוכפלת.

מבחינת דוכנים – לפי תגובות הקהל, נראה שבקרב בעלי דוכנים עלו קולות החוששים מכנס של יומיים, מפני שמחד ירגישו מחויבים להגיע לשני הימים כדי להגיע למקסימום קהל, ומצד שני מפני שחלק מהקהל יהיה קהל חוזר, לא בטוח שזה ישתלם.

אורי מפרט שמבחינת כנסי הארוקון הבאים – בשנה הבאה ובשנה שאחריה, לארגן הארוקון של יומיים זה ריאלי מבחינת הימים שפורים נופל עליהם (כלומר הארוקון לא נופל על יום חמישי/ראשון בלי אופציה להרחבה לרביעי/שני).

בנוסף לבדיקה שנערכה מול צוותי הכנסים, הוועד העלה את השאלה על קיום כנס דו-יומי גם מול קבוצת פעילי הארגון וקהל העוקבים בעמוד האינסטגרם של אמא"י. בקבוצת פעילי הארגון הדעות היו חלוקות, מספר פעילים העלו את נושא כוח האדם כחשש. בנוסף לכך, שרון הציגה את תוצאות הסקר שעלה באינסטגרם – עמוד שהקהל בו מורכב בעיקר מאנשים שהיו בכנסים ועוקבים אחרי עדכונים הקשורים לכנסים, ויש לקחת זאת בחשבון כשמסתכלים על התוצאות.

מעוני הסקר, 66% אמרו שיגיעו לשני הימים (סה"כ 455 מצביעים), 30% (202 מצביעים) ענו שיגיעו ליום בודד, ו-3% ענו שלא יגיעו כלל. בסטורי צפו 2100 איש וסה"כ ענו 700 איש.

שרון מוסיפה שהסקר השני שהעלינו לגבי מתנדבים קיבל 23% (83 מצביעים) שאמרו שיתנדבו לשני הימים, 35% שיתנדבו לאחד הימים (129 מצביעים), ו-42% (152 מצביעים) רשמו שלא יתנדבו – חלקם פירטו למשל שהם בעלי דוכנים או מעבירי תוכן. לסקר זה הייתה חשיפה קצת קטנה יותר מלקודם.

שרון מוסיפה ששאלה גם את דעת סגל קוספליי שנתי, והם הביעו עניין בכנס של יומיים ואף ציינו שישמחו להתנדב כסגל (אך הוסיפו שישמחו לגיוס חברי סגל נוספים לצוות באירוע בסדר גודל כזה).

יוני מציגה שנשמע שבעוד שיש מוכנות לכנס של יומיים מצד סגלי תכנים, שאר הצוותים ובמיוחד כוח אדם לא בטוחים במוכנותם. במידה ויוחלט לקיים כנס של יומיים הם ישתפו פעולה, אך הם אינם ששים לכך. אורי מסכים עם עמדה זו, גיא גם כן. 

הוועד מסכים – לא נקיים את אנימאטסורי 2026 במתכונת של כנס של יומיים, אלא יום בודד, כהרגלנו.

שרון סבורה שאם נחליט לא לקיים כנס של יומיים, יש להתחיל עבודת מטה ושיווק עכשיו ולעבוד קשה על חוסר המתנדבים שמבחינתנו הוא חסם רציני לכנס של יומיים עכשיו ובעתיד.

אורי מסכם – אנימאטסורי יתחילו עבודה לגבי צעדים שאפשר לקחת כדי לשפר את מצב המתנדבים לעתיד עם מבט ספציפית להארוקון הקרוב.

6. אנימאטסורי כמותג

מעדכן:דיון כללי

דיון:

הוועד התדיין בנוגע למותג אנימאטסורי – חלק מהוועד לא בטוח האם המותג חזק, עקב היחשפות הוועד למקרים רבים בהם מתבלבלים בשם (או אפילו על במת הארוקון) וקוראים לכנס ״אנימה סטורי״ או "אנימצורי" במקום אנימאטסורי.

אורי ציין כי בשל תחילת העבודה של צוותי הכנס, דיון זה יוכל להיות רלוונטי רק לכנסי העתיד, ולכן יכול גם להתקיים בהמשך.

אפרת טוענת שמדובר בדיון שרלוונטי יותר לצוותים המקצועיים, ומציעה שהוועד יבקש מצוות עיצוב ארגוני וצוות שיווק ארגוני לבחון את המותג אנימאטסורי, ולדווח לוועד האם בעיניהם יש עניין לשקול החלפה של המותג.

דניאלה פונה לאורי בתור מנהל אנימאטסורי בשנים האחרונות לשאול האם מכיר שהיו טענות כנגד השם והוא מציין ששמע פניות מאוד בודדות, אך לא משהו אקוטי.

הוועד מסכם שאין לנו כרגע מספיק מידע לצעדים נוספים בנושא, לאחר הדיון עלו טענות מכאן ומכאן ולכן הוועד מבקש מדניאלה לבדוק את הנושא מול א׳ שיווק ארגוני.

7. הטבות לסגל לאחר הכנס

מעדכנת:אפרת

דיון:

לאחר הכנה ושליחה של מארזי המרצ׳נדייס שנרכשו במסגרת הארו.קום – אפרת סבורה שמשלוחים לכל הסגל הם הוצאה גדולה מדי. העלויות עומדות על סכום גבוה, על פי הגודל, ובסקאלה של כ-200 הזמנות אין הנחה משמעותית.

ֿ

עם זאת, אפרת מציינת שיש כמות מתנדבים מוגבלת שיכלו לקנות מרצ׳נדייס מראש, ותומכת בשליחת המרצ׳נדייס למתנדבים הללו כי לא מובטח שיצטרפו לאירוע "פוסט-כנס" – מדובר בכ-5 אנשים. 

מבחינת קיום אירוע לסגל הארוקון – מיכאל מעדכן שהנהלת הארוקון טרם קיימו דיון בנושא. דניאלה דיברה בנושא עם רומי א׳ הווי – רומי בעד הרעיון ועלו מספר מתחמים וסוגי אירועים שניתן ליצור עבור הסגל, אבל יש חשש מהמשך המלחמה ולכן התוכניות "מוקפאות" עד שהמצב הביטחוני יתבהררומי ודניאלה לא דיברו על מסגרת תקציב.

אורי ממליץ שנקיים תכניות לאירוע במוקדם ולא במאוחר, כדי לוודא שלא יהיו התנגשויות עם העבודה על אנימאטסורי עקב סגל חופף, וכיוון שאלו תוכניות שיהיה קל להזיז במקרה של חזרתו של המצב הביטחוני הבעייתי.

דברי סיכום

אורי: הישיבה ננעלה.

8. נספחים – החלטות ועד שעברו מחוץ לישיבות

מעדכנת:יוני

לא עברו החלטות במייל מאז הישיבה האחרונה.

ישיבת ועד העמותה מרץ 2026 (10.4.2026)

מקום הכינוס: היוועדות חזותית בממשק זום 

זימון לישיבה נשלח ביום: 13 במרץ 2026

שעת פתיחת הישיבה: 11:00

מניין חוקי נדרש לקיום הישיבה וקבלת החלטות: 4 חברי ועד

חברים.ות הנוכחים.ות בעת פתיחת הישיבה:

אורי מרקוביץ', יוני לינדר, שרון טורנר, אפרת מרגלית כרמון, גיא אשל, דניאלה חייקין, מיכאל פרימוב, חברי ועדת הביקורת סם דניאל, סוניה סלבין, נימרוד סקאל

יו״ר הישיבה: אורי מרקוביץ'.

דברי פתיחה

אורי: קיים מניין חוקי לפתיחת הישיבה על פי התקנון. הישיבה נפתחה.

על סדר היום:

1. מעבר התחייבויות בין כנסי הארוקון ואנימאטסורי
2. מסמך נהלי שיתופי פעולה
3. סיכום ראשוני לכנס הארו.קום
4. כנס אנימאטסורי 2026
5. אירוע פוסט-הארוקון
6. מעורבות חברי ועד בכנסים
7. נוהל תקשורת סביב ביטולי כנסים
8. אבידות ומציאות

1. מעבר התחייבויות בין הארוקון ואנימאטסורי

מעדכן:מיכאל

דיון:

הארוקון התקיים במתכונת וירטואלית.

אנימאטסורי יקבל למעשה את רוב הדברים שתוכננו להארוקון:

המתחם באנימאטסורי יהיה צריך להיות אותו מתחם כמו הארוקון (משמע, כולל טדי), וכך לא נאבד כסף מבחינת ההוצאות על בנייני האומה.

צוות תכנים ביקש מאורי אישור להציע למעבירי התוכן להעביר את האירוע שתכננו לכנס אנימאטסורי, ואורי, בתור מנהל אנימאטסורי, אישר. 

כך גם לחלק מהדוכנים, אבל יהיה מקום לצוות דוכנים של אנימאטסורי לבצע התאמות, במיוחד מבחינת דוכני צייר, כדי לשמר גיוון. 

לנרשמי תחרות הקוספליי הודיעו שהתחרות בוטלה ושבאנימאטסורי תתקיים תחרות חדשה אליה יצטרכו להירשם מחדש, יחד עם כל מי שמעוניין להתחרות. 

כמו כן, אנחנו בסיום תהליכים מול הספקים בנוגע להחזרים והעברות התקשרות עימם לאנימאטסורי.

אמא"ידול קיבלו אישור להעביר את האירוע לכנס אנימאטסורי.

אופיר לוטן א' צוות שת"פים הצטרפה לישיבה.

2. מסמך נהלי שת״פים

מעדכנת:אופיר

דיון:

מסמך הנהלים המוצע הוצג לועד.

הרעיון בבסיס המסמך הוא לבצע מיסוד לתהליך הכניסה לשת"פ, ההבדל הגדול ביחס לתהליך הנוכחי הוא ניסוח הסכם מסודר שייחתם על ידינו ועל ידם.

אורי שואל לגבי בלעדיות – נושא שגרם להעלאת הדיון בצורך במסמך, אבל לא מצוין במסמך. למשל, מקרים ששת"פ מציע לעבוד איתנו תמורת זה שלא נעבוד עם מתחרה שלהם.

אפרת סבורה שאפשר להוסיף למסמך שאנחנו ככלל לא מעוניינים בבלעדיות כארגון קהילתי ללא מטרות רווח.

דניאלה סבורה שזה יכול להרתיע שת"פים כמו נינטנדו, שרוצים במסגרת הכנס להיות שת"פ בלעדי בתחומם, אפילו אם לא בלעדיים במסגרת הארגון.

אופיר מציינת שבלעדיות זה משהו שאנחנו לא מציעים לשת"פים כרגע, ובעוד ששת"פים לעיתים מתלוננים על זה – כרגע זה לא מנע מאיתנו עבודה עם שת"פים.

דניאלה מסכמת את הדיון על בלעדיות – לציין בלעדיות במסמך יהיה לא פרודקטיבי, אבל אם שת"פ מעוניין בכך הארגון יכול לשקול בלעדיות זמנית (לדוגמא בלעדיות באירוע אחד, שלא יהיו מתחרים באותו אירוע) עבור תמורה מספיק טובה, ככלי במאגר של צוות שת"פים והכנסים.

הוועד קיים דיון לגבי האם כחלק משת"פ אנחנו יכולים לספק ייעוץ לגבי מה פופולרי בשוק האנימה בלי להיחשף לתביעות. אפרת סבורה שזה שירות שצריך לתת רק אם יש לו תמורה משמעותית לקהילה שלנו – למשל, הבאת סרטים שקהילתנו תאהב. אפרת סבורה שמול ארגונים שאנחנו נותנים להם ייעוץ כזה, צריך סעיף בהסכם שמציין שאנחנו לא אחראים להכנסות שקשורות לייעוץ שלנו.

שרון מציינת שמדובר בשירות שניתן בתשלום, ולעיתים אפילו בשכר גבוה. שחשוב שנבין שהוא לא משהו קטן שכדאי לתת לגופים מסחריים "בחינם" אם אינם תורמים לקהילה כמו המלצה לייבוא סרטי קולנוע לקהל הרחב.

שרון מציינת שקודי הנחה לבד הם דבר שזול לתת לנו מצד בעלי חנויות, ושצוות שת"פים צריך לשקול לדרוש תמורות נוספות לשיתופי פעולה מעבר לרק קוד הנחה. אופיר, מיכאל ואורי מציינים שזה פרסום טוב לארגון ונותן מעמד לחברות באמא"י אם יש לנו הנחות קבועות בהרבה מקומות. מיכאל מוסיף כי גם שת"פ המכיל רק הנחה קבועה מיטיב בהיותו גורם נוסף המהווה בסיס לקשר בין הארגון לעוד גופים בתחומינו. אפרת ממליצה להשאיר את הנושא בנהלים פנימיים של צוות שת"פים, לשיקול דעת.

דניאלה מדגישה שהמסמך שהוצג לוועד הוא המסמך שפונה החוצה לשת"פים כנקודת מגע ראשונה. הנהלים הפנימיים של צוות שת"פים עוד צריכים להיסגר ויהיו יותר מפורטים ממנו.

הוועד מתדיין על האם צריך שכל שת"פ יאושר ע"י הוועד. שרון סבורה שלא כל שת"פ צריך אישור ועד, ומציעה להקים ועדה עם ייצוג ועדי ושיווקי שתאשר דברים. אופיר מציגה שיש פער בין שת"פים שיווקיים בלבד לבין שת"פים יותר מעורבים – יש הרבה שת"פים שמספיק שיהיה מעורב בהם מישהו שמכיר את שיווק. אפרת מציעה מלווה מטעם שיווק לצוות שת"פים שיוכל לדעת מתי אפשר פשוט לאשר שת"פ ומתי צריך להעלות את הדיון לרמת הוועד. דניאלה סבורה שזה פשוט חלק מהגדרת הצוות – שיהיה בו אדם שיודע שיווק, ואדם שיודע לנהל שת"פים על הקרקע. 

אופיר מסכימה עם ההצעה לוועדה – קבוצה ייעוצית עם נגיעות לחלקים שונים בארגון היא בעיניה רעיון טוב להרמת שת"פים. היא מציעה להוסיף זאת לנהלים הפנימיים של הצוות – למשל לציין שלפני העלאת נושא לוועד, צוות שת"פים צריך לסגור מי יהיה אחראי על חלקי השת"פ הרלוונטי.

הצבעה על אישור עקרוני של הטיוטה למסמך שנשלח לוועד –

בעד	נגד	נמנעים.ות
7	0	0
ההחלטה עברה פה אחד

הוועד מסכים שהקמה של ועדה מייעצת עם ייצוג משיווק היא רעיון טוב, וימתין להצעה לפורמט מסודר לוועדה זו.

אופיר עזבה את הישיבה.

3. סיכום ראשוני של כנס הארו.קום

מעדכן:דיון כללי

דיון:

השידור היה מוצלח, היו בעיות טכניות שהתמודדנו איתן באותו היום. נכנסו לשרת כ-600 אנשים באותו היום, היו 100-200 איש בזמני השיא באירועים באולם השידור הראשי, וכ-50 איש בהרצאות הגדולות יותר. תגובות הקהל היו מאוד חיוביות לאירוע.

גיא שואל מבחינת תרומות ביום האירוע – לא היו תרומות, מכרו מעט מהמרץ'.

שרון רוצה להעלות לדיון את תהליך ההחלפה/ביטול בין הארוקון 2026 להארו.קום – הוועד עודכן לגבי המהלך אחרי שחלק מסגל הכנס עודכנו. שרון סבורה שהוועד היה צריך להיות מעודכן קודם, לפני שמתחילים לבדוק עם הסגל את היתכנות המהלך, כדי שהוועד יוכל לשקול החלטה כזו בלי שכבר יצרנו ציפיות בסגל, ושהשיקולים שלהם יוכלו להיות נקיים מלחצים חיצוניים. אורי מסכים שזו דרך יותר נכונה לפעול להבא.

4. כנס אנימאטסורי 2026

מעדכן:אורי

דיון:

הנהלת אנימאטסורי הממשיכה מצומצמת יחסית כרגע – רק אושר אבוחצירה מעוניין להמשיך לנהל מהכנס הקודם, והוא לא מעוניין להיות המנהל אלא רק ע' מנהל. על כן אורי מעוניין להמשיך לנהל השנה, ובתקווה אושר יוכל לנהל את הכנס בשנה הבא – אורי מציין שאושר הביע עניין לנהל בשנה הבאה.

הוועד מצביע על אישור מינוי אורי למנהל אנימאטסורי 2026 –

בעד	נגד	נמנעים.ות
5 (אורי, אפרת, דניאלה, יוני, מיכאל)	2 (גיא, שרון)	0
ההחלטה עברה ברוב של 5 קולות

אורי יתחיל לגייס הנהלה ואז ימשיך לגיוס סגל.

שרון שואלת האם לאורי יש את הזמינות לניהול הכנס, והאם תהיה פגיעה בשאר תפקידיו הוועדיים. אורי אומר שתהיה פגיעה בהחלט, אך בעיניו אם אושר ינהל בשנה הבאה זה שווה את זה. אורי גם יכוון לגייס הנהלה חזקה ורחבה כדי להוריד משימות ממנו אליהם בניהול הכנס.

אורי מעלה הצעה – להפוך את אנימאטסורי לכנס של יומיים השנה. 

מבחינת בנייני האומה, אולי אפשר להרחיב את הכנס ליומיים, אבל בנייני האומה אולי יצטרכו לסרב לאירוע אחר אם נבקש לשריין יומיים.

מבחינה כלכלית, התקציב יגדל להערכתו של אורי פי כ-1.5, כי נקבל הנחה במחיר על המתחם ליומיים במקום יום.

אם נרחיב את הכנס ליומיים נוכל לפזר תכנים לאולם הראשי בצורה יותר טובה ולקבל לו"ז הרבה פחות צפוף; מבחינת תכנים מעבר לאולם הראשי, זה יאפשר לנו להתמודד בצורה טובה יותר עם התכנים שעברו לאנימאטסורי בעקבות ביטול הארוקון. בהקשר זה אורי מציין שהוא שוקל לפתוח חדר תכנים נוסף אם לא נקיים כנס של יומיים, כדי להתמודד עם כמות התכנים שיש לנו.

האתגר העיקרי הוא לינה. אנחנו נרצה לספק לינה לכל הסגל ללילה בין שני ימי הכנס. מבחינת באי הכנס, נצטרך להבין איך והאם לעזור עם סידורי לינה לכנס – אייקון ועולמות בימינו לא עושים לינה במתחם מתוך הבנה שהם במקום מרכזי מספיק כדי שזה לא יהיה נחוץ, ומבחינתנו בנייני האומה לא מוכנים ללינה במתחם.

גיא סבור שאין בעיה מבחינת מציאת מספיק תוכן ליומיים, אבל שנושא הלינה הוא מכשול משמעותי – בנייני האומה אינו מקום מרכזי עם הרבה פתרונות לינה באיזור (כמו עירוני א'), והקהל שלנו לא בהכרח יהיו מוכנים לשלם את מחירי הלינה – כ-200 ש"ח לבן אדם מניסיונם של מספר חברים בוועד. הוא מוסיף שמעבר לסגל – מתנדבים לכנס של יומיים הם בעיה. גיא חושש שכנסיון ראשוני בפורמט כזה, לא בהכרח יגיעו יותר מתנדבים, ואנחנו כבר בבעיית כוח אדם במתכונת הנוכחית.

אפרת סבורה דווקא שהפורמט החדש יכול למשוך יותר אנשים, גם ותיקים, מאחר והוא דוחף את כנסי האנימה בארץ להידמות לכנסים בחו"ל; וגם שהקהילה תהיה מעוניינת בכך במיוחד לאחר ביטול הארוקון. היא גם סבורה שזה זמן מצוין לנסות כנס של יומיים כאירוע חד פעמי עקב ביטול הארוקון, כי כך נוכל בקלות לא למקם כנס של יומיים כמציאות חדשה אלא כניסיון עקב ביטול הארוקון.

סם מבקשת מהוועד לזכור שתחילת עבודה על אנימאטסורי היא חמישה חודשים לפני הכנס, בניגוד להארוקון שעליו העבודה מתחילה כשבעה חודשים לפני. עקב כך, עבודה על כנס של יומיים לאנימאטסורי היא סיכון יותר גדול מאשר הארוקון.

יוני מסכמת – בעוד שיש הרבה אתגרים לוגיסטיים, הרבה מהם תלויים בלדבר עם סגל פוטנציאלי ואז להבין האם יש היתכנות לכנס של יומיים. אפרת מסכימה ומציגה לוועד – צריך להבין: (א) מהם הדדליינים מול בנייני האומה לשריון של יום נוסף; (ב) כמה כסף זה יעלה לנו אל מול קיום כנס רגיל, מול כמה כסף נוסף אנחנו נרוויח; (ג) צריך להבין האם יש לנו צוותי בסיס (הנהלה, שיווק, עיצוב, תכנים, דוכנים, כוח אדם) לכנס אשר מוכנים לניהול כנס כזה, ו-(ד) לדבר עם סגלי עבר לחוות דעת – האם ריאלי לארגן את הכנס במסגרת הזמן הזו. דניאלה מציעה לקיים דיון גם בפעילים. אפרת רוצה להרחיב – צריך לסקור פעילים, סגל ודעת קהל של מבקרי עבר לגבי הרעיון.

הוועד מסכים לבדיקת האפשרויות לכנס של יומיים תחת הסיכום הנ"ל.

5. אירוע פוסט-הארוקון

מעדכן:מיכאל

דיון:

ביטול הכנס כמובן מאוד פוגע במוטיבציה של סגל הארוקון 2026. מיכאל מעוניין לקיים אירוע פוסט-כנס כפי שהיה באנימאטסורי עבור סגלי הארוקון והארו.קום. הוא סבור שזה מאוד יעזור מבחינת השחיקה שנוצרה מביטול הכנס והמלחמה. מיכאל ודניאלה ידונו בנושא מול רומי א' הווי ארגוני.

6. מעורבות חברי ועד בכנסים

מעדכן:גיא

דיון:

גיא רוצה להעלות לדיון את שאלת מעורבות הוועד בכנסים. דברים רבים בארגון נתקעים בטענה ש"זה יחכה לאחר הכנס" ובעיניו זה לא מצב מקובל. גיא שואל האם הוועד רוצה לתקף הורדת מעורבות ועדית בניהול כנסים באיזשהי צורה קונקרטית.

אפרת מסכימה שזה מצב רצוי, אך מציינת שצריך לשים לב שניהול כנסים הוא לא הגורם היחיד. היא מצביעה על עצמה כמי שגם מאוד פעילה בכנסים, בצורה הגוררת עמה עומס, אפילו אם לא כסגל בכיר.

הוועד מסכים שאיסור על מעורבות ועדית בכנסים הוא רעיון רע, מכורח המציאות – הוועד יעדיף למלא תפקיד בכיר מאשר שלא ימולא התפקיד בכנס.

הוועד מצביע על הנוהל הבא – תפקידי סגל בכירים (א' או צוות ניהול הכנס) יעלו להצבעה בוועד אם חברי ועד מעוניינים לקחת אותם.

בעד	נגד	נמנעים.ות
7	0	0
ההחלטה עברה פה אחד

7. נוהל תקשורת סביב ביטולי כנסים

מעדכנת:אפרת

דיון:
אפרת רוצה לשאול האם צריך נוהל מאוחד ליוצרי תוכן ומתמודדים בתחרויות בכנס שהתבטל. המצב הנוכחי הוא שכל אירוע החליט בפני עצמו כיצד להתנהל, וכיצד להגיע להחלטה.. 

כך מצד אחד, הדיון לגבי תחרות הקוספליי התבצע בקרב סגל קוספליי שנתי, ובסופו של דברמתחרי קוספליי קיבלו רק מייל על כך שבוטל הכנס ללא מידע על בחינת האפשרויות לגבי עלייתם לשיפוט בכנס.

מנגד, ההחלטות לגבי דוכנים ותכנים, שעברו דרך הוועד, הובילו למצב כמעט הפוך – הבטחה של מקום באנימאטסורי או באחד משני כנסי הדגל העוקבים (אנימאטסורי 2026 או הארוקון 2027).

אפרת הייתה רוצה לקבוע נוהל לפיו מלווי הצוותים בוועד יפעלו יחד כדי לוודא שכל הצוותים דואגים לתת מענה לגורמים הרלוונטיים (גם אם המענה הוא שהתחרות מבוטלת), כדי לוודא שההחלטות נשענות על עקרונות דומים (בכפוף לשינויים המחויבים מהאופי השונה של האירועים השונים) וכדי לוודא שההחלטות אינן משליכות באופן בעייתי על האירוע העוקב.

הוועד מסכים להמשיך דיון בנושא בישיבה הבאה או במייל.

8. אבידות ומציאות

מעדכן:גיא

דיון:

גיא רוצה לרשום נוהל ארגוני להתנהלות עם אבידות ומציאות מרגע שהן מגיעות אלינו, ומבקש לשאול אם יש לוועד דעות בנושא לפני שינסח לוועד נוהל לאישור.

אפרת מציינת שחשוב לבדוק את חוק השבת אבידה.

דברי סיכום

אורי: הישיבה ננעלה.

9. נספחים – החלטות ועד שעברו מחוץ לישיבות

מעדכנת:יוני

לא עברו החלטות במייל מאז הישיבה האחרונה.

אישור הפרוטוקול על ידי 2 חברי.ות ועד:

__________________________שם + משפחה חבר.ת הועד החותמ.ת ת.ז.: _______________ תאריך מינוי כחבר.ת ועד: _____________ חתימה: _________________

__________________________שם + משפחה חבר.ת הועד החותמ.ת ת.ז.: _______________ תאריך מינוי כחבר.ת ועד: _____________ חתימה: _________________

נוכחים בשיחה וירטואלית: אורי מרקוביץ', יוני לינדר, שרון טורנר,  אפרת מרגלית כרמון, גיא אשל, דניאלה חייקין, מיכאל פרימוב

מיתר פשקר מנהלת הארוקון, ואלון אברהמי ע' מנהל הארוקון, הצטרפו לישיבה.

1. הארוקון בראי המלחמה

מעדכן:דיון כללי

אורי מציג שבעקבות המצב הבטחוני, הגענו להסכמה מול בנייני האומה שלא נוכל לקיים את הכנס בשלישי – אפילו שטרם עודכנו ההנחיות.

מיתר מציגה שקיבלנו מהם אופציה של דחיית הכנס ל-31 במרץ, יום לפני ליל הסדר – יום שיש תחבורה ציבורית אבל גם חופש לבתי הספר. הספקים מעדיפים דחייה מאשר ביטול ומוכנים להתגמש.

אלון מציג שההנהלה הציגה את המצב לסגל הכנס, השת"פים והספקים. יש כמות מצומצמת שלא יוכלו או ירצו לקיים את הכנס בתאריך המוצע, כל הספקים אמרו לנו כבר שאין בעיה לעשות דחייה. סגל דוכנים ותכנים וסגל התחרויות מוכנים להוציא הודעות לדוכנים ולמעבירי תוכן ולמתמודדים כדי לבדוק את התאריך החדש מולם.

אלון מציין שאמא"ידול לא יוכלו כנראה לדחות את האירוע ולנהל אותו ואנחנו בודקים אופציות לניהול האירוע בידי אחרים.

אלון מוסיף שיש לנו כבר הודעות מוכנות לשיווק עם גרפיקה בין אם נבחר בביטול או דחייה. יש כבר הרבה תגובות לפוסט הראשוני שהוצאנו לפני כשעתיים, והתגובות מעבירות העדפה לדחייה מאשר ביטול גם כן.

מיתר מוסיפה שאם הכנס יהיה ב-31 לחודש, סביר שהיא לא תוכל להיות בו פיזית בעצמה. מיתר מאמינה שהכנס בכל זאת יוכל להתקיים, למרות שכמובן יהיה לה מבאס אישית לא להיות בו.

אורי מוסיף שעד תאריך זה עדיין אי אפשר להיות בטוחים שלא ימשך מצב החירום הבטחוני ושחשוב לציין זאת בפרסומים, ומציע דדליין של שבוע לפני הכנס להחלטה סופית על קיומו ב-31 במרץ. הועד מסכים להצעה זו. אם לא יוכל להתקיים הכנס ב-31 במרץ מכיוון שב-24 במרץ המצב הבטחוני לא יאפשר זאת – נבטל את הכנס לחלוטין ונאפשר העברת הכרטיסים לאנימאטסורי או הארוקון הבא. את מכירת הכרטיסים למועד החדש נפתח שוב רק כשהמצב הבטחוני יאפשר קיום של הכנס בכל מקרה.

מבחינת עלויות מול בנייני האומה וספקים, אם ניאלץ לבטל את הכנס – "נדחה" אותו לתאריך של אנימאטסורי, ולכן לא נפסיד כסף על שכירות המקום – התשלומים ייחשבו עבור התאריך של אנימאטסורי.

מיכאל ודניאלה שואלים מה העלויות של דחיית הכנס. מיתר ואלון עונים – הוצאות שיווק שכבר הוצאנו, כרטיסים שנצטרך להחזיר, דוכנים שיבטלו את הגעתם לכנס. הם מצפים שמדובר על עלות מינורית. אלון מוסיף שגם מבחינת רוב הספקים – הביטול יהיה בחינם כרגע, וגם אם נודיע עליו שבוע מראש לפני ה-31 במרץ.

הועד מצביע – נדחה את הכנס ל-31 במרץ בהינתן שהמצב הבטחוני ירגע עד ה-24 במרץ – עבר פה אחד.

מבחינת מדיניות ביטולים – חוקית אנחנו מחוייבים לציין עד מתי אפשר להחליט אם אנחנו מציעים אופציות שאינן החזר, כיוון שמנקודת זמן זאת מדובר בביטול. בפעם שעברה נתנו לאנשים אופציה להמיר את הכרטיס לאירוע שבוטל לכרטיס לאירוע שהחליף אותו או לאחד הכנסים הבאים. הפעם כמובן מכיוון שה-31 במרץ אינו תאריך ודאי, צריך אופציית המשך באם יתבטל גם ה-31 במרץ.

אורי מציע שניתן למי שקנו כבר כרטיסים אופציות להחליף את הכרטיס בכרטיס להארוקון הדחוי ב-31 במרץ או לאנימאטסורי ב-27 לאוגוסט או להארוקון בשנה הבאה בפורים 2027, או כמובן לביטול הכרטיס וקבלת החזר. כחלק מהודעה זו אנחנו נכריז למעשה על תאריך אנימאטסורי.

מיתר מציעה שנכריז על האופציות האלו רק מחר. דניאלה מציינת ששיווק כרגע הכינו פוסטים לדחייה עם כל הפרטים הללו כבר. אפרת מסכימה שעדיף לפרט את אפשרויות הביטול או דחייה של הכרטיסים רק מחר, כדי שלא ינוסחו בלחץ עם סיכון לטעויות.

אלון מבקש שלמעבירי תוכן, דוכנים ומתמודדים בתחרויות נשלח את המידע לפני שנוציא לציבור את המידע. דניאלה מסכימה. התכנון הוא להוציא הודעה למשתתפי הכנס למיניהם בשעה 7, ולציבור הרחב ומגיעי הכנס ב-8. מיתר מבהירה – בהודעה הזו נציין שפרטי ביטול/דחיית כרטיסים יפורסמו מחר בסושיאל. נוסף על כך, ישלח מייל עם הפרטים למיילים המשויכים עם רכישות הכרטיסים שבוצעו עד עכשיו.

אפרת סבורה דווקא שמסר ארוך ומסובך יותר יקלט פחות טוב ע"י הקהילה. דניאלה חושבת שהמסר יהיה יותר ברור אם נוציא אותו מיד, וששיווק הכנס יהיה עמוס מאוד בהתמודדות עם פניות אם לא נוציא את כל המידע בהודעה בודדה.

אפרת ומיכאל מציעים את עצמם לתגבור צוות שיווק בכנס כדי לענות על פניות כרגע. מיתר סבורה שעוד כמה שעות המתנה לביטולים אינה בעיה.

שרון ומיכאל מסכימים שעדיף לפרט על אפשרויות הביטול והדחייה רק מחר, ושאפשר רק לציין בהודעה שתצא היום שנפרט על ביטולים והעברות של הכרטיסים בהמשך. אפרת מסכימה. דניאלה תישלח את הנוסח לועד.

הועד מצביע – נוציא טופס החזרים בדומה לעבר עם ארבע אופציות: ביטול מלא או דחיה לתאריך החדש או לאנימאטסורי 2026 או להארוקון 2027. במידה והתאריך החדש יתבטל גם הוא, מי שבחרו להעביר את הכרטיס למועד החדש יוכלו לבחור מחדש (מבין שלושת האופציות האחרות). הצבעה – עבר פה אחד.

הועד מצביע – הערב נודיע על דחיית הכנס, ומחר יצא נוהל החזרים מסודר. הצבעה – עבר פה אחד.

נוכחים: אורי מרקוביץ', יוני לינדר, שרון טורנר,  אפרת מרגלית כרמון, גיא אשל, דניאלה חייקין, בשיחה וירטואלית: חבר הועד מיכאל פרימוב, חבר ועדת הביקורת נימרוד סקאל

1. מסמך נהלי שת״פים

מעדכנת:דניאלה

הפקת והצגת המסמך ימתינו עד אחרי הארוקון, כדי שנוכל להבין אם נוהל העבודה שלנו להארוקון עובד טוב לעתיד.

בנוסף, צוות שת״פים בודק גיוס של חברת צוות חדשה.

2. נהלי פניה לעו״ד

מעדכנת:אפרת

כרגע יש הרבה עבודה משפטית שצריכה להיעשות בארגון. אפרת מדגישה שלא חובה לפנות דרכה לעו"ד – אפשר לפנות ישירות למיילים של העו״ד ולכתב את מייל הועד ואת אפרת. אפרת מדגישה שהיא לא צריכה להיות צינור באופן של ברירת מחדל, ושאם מישהו רוצה לפנות ישירות לאפרת (חברת הועד) ולא לאפרת (העו״ד) חשוב להדגיש את זה.

אפרת היא מי שמתעדפת את העבודה עם העו״ד בשוטף, אז אם יש משימה חשובה שדורשת עבודה עם העו״ד – חשוב לדבר עם אפרת בנושא, וחשוב להיות במעקב אקטיבי.

אפרת מדגישה גם – לעו״ד אין את הקונטקסט שיש לנו על הארגון, וגם לאפרת עצמה אין תמיד את כל המידע כשמדובר בנושאים שהיא לא מעורבת בהם ישירות. חשוב מאוד להעביר דברים שנראים לנו אולי ברורים, כדי למנוע שאלות ועיכובים שיכלו להיחסך מראש.

דניאלה מציעה לעשות גליון עבודה לנושאים השונים שצריכים לעבור מול העו״ד. אפרת סבורה שדווקא חשוב להשאיר את העבודה הזו אקטיבית, ובעיניה גליון עבודה סטנדרטי דווקא יפגום ביכולת שלנו לעשות את העבודה באופן מודע (״mindful״). היא תעבוד על תיקיה במייל הועד שיכללו בה דוגמאות לחוזים סטנדרטיים ונוהל פניה כללי שיוכלו לתת בסיס, אבל לא להחליף שיקול דעת של חברי הוועד.

3. פרויקט הספריה

מעדכן:גיא

פרויקט הספריה מלווה אותנו כ-15 שנה. אפשרנו לספריות לפנות אלינו להבאת מדף או איזור של מנגה בספריה. רכשנו או אספנו תרומות של מנגה ותרמנו לספריות, עשינו רישום של הכרכים שיש בכל ספריה, ומדי פעם עשינו שת״פים עם ספריות להרצאות.

זה פרויקט שדורש ניידות לספריות קטנות ונידחות יותר, כי ספריות יותר גדולות נוטות להיות מסוגלות לרכוש בעצמן כרכים. זה הפך את העבודה לקשה מבחינת לוגיסטיקה פיזית – אחסון, שינוע של רכישות ותרומות. היה קשה למצוא אנשים שרוצים לתפעל את הפרויקט הזה – הוא לרוב פעל רק כשהיה מישהו בועד שהיה חשוב לו לתפעל אותו.

בשנים האחרונות קיבלנו כמעט אפס פניות מאנשים שרצו לדעת איזה ספריות כוללות כרכי מנגה, אבל הרבה פניות מספריות שמעוניינות להצטרף לפרויקט. 

השאלה היא האם אנחנו מעוניינים לשמר את הפרויקט פעיל – להרים את כל הלוגיסטיקה, מה שאומר לגייס צוות כמו צוות מחסן שצריך להתפרס על אפילו יותר מהארץ. האלטרנטיבה היא להחליט לסגור את הפרויקט עד להודעה חדשה, או למצוא אלטרנטיבה לבעיית הלוגיסטיקה – למשל הפצה דיגיטלית ממומנת לספריות של אפליקציות קריאת מנגה, מה שאומר השקעה כספית.

אורי רוצה להוסיף – הפרויקט התחיל במרכז ועדיין יש מדור בבית אריאלה עם שם הארגון, והם מכירים אותנו ויודעים להפנות אלינו אנשים שמעוניינים באנימה ומנגה. אורי מסכים שהשינוע הוא הבעיה ושאפשר לראות שזו הייתה הבעיה לאורך תקופת הפעילות – למשל, יש ספריות שמחליטות לסגור את מדור המנגה ורוצות להחזיר את הכרכים, והרבה פעמים פשוט אין לנו איך לקחת אותם.

אורי סבור שיש בפרויקט ערך ושכמו בבעיות ארגוניות רבות, המחסור שלנו הוא בכוח אדם עם מוטיבציה לנושא. אורי סבור שכדאי לחכות עד שצוות כוח אדם ינסה לעשות סבב גיוס לפני ויתור.

שרון ממליצה לסגור את הפרויקט. לדעתה גם אם יש אנשים שיוכלו לעזור, עדיף לנתב אותם למשימות יותר חשובות מאשר שיעזרו לתקופה קצרה ואז נחזור למצב בו אין כתובת זמינה לפניות מהספריות, וצוות שיווק יצטרך לנהל את כל הפניות. דניאלה מסכימה, וסבורה שכדי להחיות את הפרוייקט מחדש, צריך מישהו עם מספיק תשוקה בשביל לתחזק את הפרוייקט לאורך זמן ממושך ולא לפרוש לאחר זמן קצר. 

אורי רוצה להוסיף שיש לנו מנגות במחסן שצריך להחליט מה לעשות איתן, אם נסגור את הפרויקט. מיכאל מוסיף שזו בעיה שעולה הרבה כשמתעסקים עם המחסן. גיא רוצה להדגיש שזו לא שאלה שצריכה לעצור אותנו מההחלטה על מה לעשות עם פרויקט הספריה.

אפרת סבורה שהחזון של הפרויקט מדהים ומתאים בדיוק למטרותינו, אבל בעידן הדיגיטלי הוא הופך לפחות ופחות רלוונטי ביחס למאמץ שהוא לוקח.

אורי מוסיף שיותר ויותר חנויות מקבלות אישור ממשרד החינוך למכור מנגות לספריות בארץ, וזו חלק מהסיבה לדעיכה בעניין בפרויקט. הוא מציע למקד את הפרויקט בתיווך בין ספריות לחנויות רלוונטיות, כך שמחד נעזור לחנויות מעוניינות לקבל לקוחות נוספים, ומאידך נשיג הנחות לספריות ציבוריות להן תקציב מוגבל לרכישת ספרים חדשים. 

אפרת מסכמת את הדיון עד כה – הועד מעוניין לסגור את הפרויקט כמו שהוא עובד כרגע, ומעוניין במבנה חדש לפרויקט שהוא פחות כבד לוגיסטית, אבל זה דורש מישהו שירצה לתפעל אותו, בין אם בתוך הועד או מחוצה לו. אורי מדגיש – אנחנו לא מקימים את המבנה החדש הזה כרגע, רק בודקים עניין.

הצבעה ראשונה – פירוק פרויקט הספריה בצורתו הנוכחית (הורדה מהאתר ותקשור לספריות בעתיד) – בעד 6 (דניאלה אורי יוני אפרת שרון גיא) נגד 1 (מיכאל) נמנע 0 – עבר.

הצבעה שניה – בדיקת היתכנות של פורמט קישור בין ספריות לספקים ישראלים (כגון קומיקס וירקות, קומיקאזה, סטימצקי) ותרומה כספית מצידנו על הרכישות הללו, בהינתן שיש אדם שרוצה לתפעל את הפרויקט. גיא ירשום פוסט בפעילים לאחר בדיקת ההיתכנות הלוגיסטית. – עבר פה אחד.

4. הארוקון

מעדכן:מיכאל

הישיבה האחרונה לפני הכנס עברה, כמות המתנדבים נראית טובה, אין בעיות משמעותיות כרגע והסגל מרוצה מהעבודה השנה ומהשינויים והשדרוגים של חוויית העבודה והסגל.

עד כה נמכרו פחות כרטיסים משנה שעברה בנקודה זו. אנחנו סבורים שהחשש מהמצב הבטחוני גורם לאנשים לקנות יותר קרוב לתאריך. בנוסף, טרם התחלנו שיווק ממומן – הוא מתחיל באיחור השנה ויתחיל השבוע. דניאלה גם סבורה שהשת״פים בכנס יביאו יותר אורחים במיוחד בשבועיים הקרובים כשהפרסומים שלהם יעלו.

אורי מציין בהמשך לדיונים קודמים בנושא שהחלפת מערכת קניית הכרטיסים תתרחש רק לאנימאטסורי, כדי לא לפגוע במכירות הכרטיסים עכשיו.

בכנס יש כל מיני שיתופי פעולה בסקאלה גדולה מבעבר (עקב הגידול בכמות האנשים שמנהלים שת״פים ארגונית) וסגל הכנס מאוד מתרגש – שיתוף פעולה עם נינטנדו, גיים ג׳אם עם 20 משתתפים ועוד. גם פונים אלינו כל מיני משפיענים בנוגע להגדלת סקאלת שיתופי הפעולה. הרבה משיתופי הפעולה האלו מעוניינים גם להמשיך את שיתופי הפעולה בעתיד, לא בהכרח רק בכנסים.

אורי מציין שכמות המתנדבים לא מאוד שונה משנה שעברה, פשוט שינינו את הגדרות התפקידים והורדנו מתנדבים ממקומות שאפשר להחליף מתנדבים בסגל. אין הידרדרות, אבל גם אין עליה בכמות המתנדבים משנה שעברה. דניאלה מציינת שגם הוספנו הטבות וצ׳ופרים לסגל ומתנדבים, והם מגיבים לזה טוב מאוד – אז אולי בשנה הבאה זה יביא עוד אנשים, ובוודאי בכנס הנוכחי זה משפר את התגובה.

גיא מציין שפנה אליו חבר סגל חדש שלא הכיר מה זה אמא״י. הועד התדיין בנושא הסברה על מה זה אמא"י למתנדבים וסגל – שרון תכין מסמך קצר שיהיה אפשר להעביר לסגל בגיוס.

5. מנגה קפה חברתי

מעדכנת:שרון

הגיע למייל שיווק אדם שמעוניין להחזיר את המנגה קפה החברתי. שרון העבירה את הפניה לועד וביקשה ממנו לפרט יותר על החזון שלו. טרם קיבלנו תגובת המשך. שרון רוצה לדעת אם מישהו רוצה אחריות על הנושא. אורי מציע את עצמו לליווי.

6. לוח זמנים פנים-ארגוני

מעדכן:מיכאל

מיכאל מציע שנפתח גוגל קלנדר שישותף בין כל הארגון, כדי שנוכל לראות אירועים ולמנוע התנגשויות בין אירועים שונים, למשל התנגשות בין ישיבות כנסיות ואירועים שנתיים. מיכאל מציע שצוות כוח אדם ארגוני ינהל את לוח הזמנים והדרכת העבודה איתו.

גיא שואל לאיזה סדר גודל זה יגיע בכנסים – אפרת עונה, סקאלת ההנהלה, הם יחליטו מה לשים שם ומה לא קריטי.

הועד מסכים שאפשר לשקול הוצאה של חלק מהלוח זמנים לציבור.

הישיבה נסגרה.

7. נספחים – החלטות ועד שעברו מחוץ לישיבות

מעדכנת:יוני

לא עברו החלטות במייל מאז הישיבה האחרונה.

ישיבת ועד אמאי 2026 ינואר (09.01.2026)

נוכחים: אורי מרקוביץ', יוני לינדר, שרון טורנר,  אפרת מרגלית כרמון, גיא אשל, חברי ועדת הביקורת סם דניאל ונימרוד סקאל, בשיחה וירטואלית: חברי הועד מיכאל פרימוב, דניאלה חייקין

1. עדכון הארוקון

מעדכן:מיכאל

אלון אברהמי, ע מנהל הארוקון, הצטרף לישיבה.

גיוס הסגל כמעט נסגר. הכל מתקדם כהלכה.

מתחם הכנס מתוכנן לגדול משמעותית הכנס לאחר גידולי הקהל בשנה האחרונה.

אלון עזב את הישיבה.

2. עדכון חנוכון

מעדכן:אורי

האירוע עבר בהצלחה והתקבל בחיוב, נמכרו כמעט כל הכרטיסים. הקהל היה יחסית צעיר והתעניין בתכנים.

גיא מציין שבמהלך האירוע הוא דיבר עם תושבים באיזור ונשמע שהם נהנו מהנוכחות שלנו באיזור, היו כל מיני סקרנים, למשל כאלה ששמו לב כי קוספליירים הצטלמו בגן ציבורי סמוך.

מיכאל מציין כי נראה שהקהל נהנה מהאווירה של כנס יותר קטן.

אורי מספר שהסגל היו מרוצים מהאירוע. תהיה ישיבת סיכום בקרוב. היו גם סגל צעיר שחלקם מתעתדים להיות סגל בהארוקון או באנימאטסורי השנה.

אורי ממליץ לעשות אירוע כזה שוב בסוף השנה. אפרת שואלת – מה לגבי שבועות? אורי סבור שיש סכנה לשחיקת סגל אם נקיים אירוע סמוך מדי, ומעדיף להתחיל באירוע בסדר גודל כזה פעם בשנה, עד שנראה אם יש לנו מספיק סגל כדי לקיים עוד אירועים. אפרת מציינת גם שחנוכון התחיל מפניה של סגל שהתעניינו לארגן אותו, וזה לא קורה כרגע עם שבועות (כלומר לא פנו אלינו פעילים שמעוניינים לעשות אירוע בשבועות).

3. הרשמה מקוונת לאמא״י

מעדכן:גיא

גיא שואל – מהן המגבלות שעומדות בפנינו כרגע אל מול פתיחת הרשמה מקוונת לאמא״י? האם אנחנו מעוניינים לעשות את זה?

אורי עונה – יש קושי טכני, והוא פתיר. הבעיה המרכזית בעיני אורי היא שבעבר נרשם לארגון אדם מזויף והתמודד לועד (לפני הקמת העמותה, כאשר היינו פרויקט של האגודה למד״ב ופנטזיה). כלומר, אורי דואג לגבי הרשמה מקוונת מבחינת אימות זהות האדם. יוני מציינת שעו״ד הארגון ציינה זאת כבעיה בעבר גם כן. עם זאת, בעיה זו לא מונעת חידוש הרשמה – כי כאן רק צריך לשלם על חידוש לאדם שכבר וידאנו שהוא אמיתי, ומול בעיה זו יש לנו רק את המכשול הטכני לעבור.

אורי מציין שמעבר לבעיות אלו, קבלת ההטבות הארגוניות היא בעיה – אין לנו מערכת דיגיטלית לנתינת ההטבות האלו, הן ניתנות בחנויות שונות וגם ברכישת כרטיס לכנס – רק בהצגת כרטיס חבר אמא״י, ואנחנו מחלקים את כרטיס החבר רק בהרשמה פיזית.

גיא שואל – אם הבעיה היא רק טכנית, מדוע לא עשינו זאת עד כה? יוני עונה – תמיד היו דברים אחרים בסדרי העדיפויות הטכניים לפני מערכת החברים.

אפרת תבדוק מול העו״ד אם יש מחסומים רגולטוריים כרגע לפתיחת הרשמת חברי ארגון מקוונת, ובנפרד לפתיחת חידוש חברות מקוון.

4. מרחב בטוח

מעדכנת:אפרת

א׳ מרחב בטוח ליאן לביא וחברת הצוות תמר גולדליסט החליטו לפרוש מהצוות.

לי-און סונג הצטרפה כא׳ החדשה של הצוות. ללי-און יש כרגע 2 ע׳ים, חוליאן אמדור ותיאה ים פרנק. במהלך חודשים ינואר-פברואר יעברו אפרת, לי-און, חוליאן ותיאה את ההדרכה החוקית הנחוצה לתפקיד.

מייל מרחב בטוח פוצל – יש מייל נפרד לתלונות שיהיה נגיש רק למי שעבר את ההדרכה החוקית הנדרשת, ומייל תפעולי לפניות שאינן תלונות ולניהול עבודה שוטפת.

גיא שואל האם היה משהו שיכלנו למנוע כועד מבחינת עזיבת חברי מרחב בטוח את תפקידם השנה. אפרת סבורה שנסיבות העזיבה הן אישיות, ובמסגרת הועד היה קשה לפעול בצורה שתמנע זאת.

5. תכנית עבודה

מעדכן:דיון כללי

הועד עבר על תכנית העבודה.

הועד הצביע על התקציב – 6 בעד (יוני אורי שרון דניאלה מיכאל גיא) 1 בעד בהחרגת תקציב פרסי תחרות הקוספליי (אפרת) 0 נגד 0 נמנע – עבר

הישיבה נסגרה.

6. נספחים – החלטות ועד שעברו מחוץ לישיבות

מעדכנת:יוני

ההחלטות הבאות עברו במייל מאז הישיבה האחרונה:

1. אושר תיקון טכני ראשוני לנספח המרות במסגרת תחרויות בכנסי הארגון.
2. אושר רכש תיעוד שנתי לקראת הארוקון.

7. נספחים – עדכונים שוטפים

מעדכנת:דניאלה

צוות קשרי פנים / שיתופי פעולה – אופיר עדכנה כי קונצרט האנימה יצר איתנו קשר לשיתוף פעולה.

צוות דיסקורד –ליזה א' הצוות עזבה את הצוות ושיר פריד נכנס כ-א' החדש. הוחלט על ביצוע פעילויות חודשיות לרבעון הראשון של 2026. 

הפעילות הראשונה היא תחרות ציור אשר מתקדמת מעולה. יש הרבה נרשמים חדשים ונראה שהשרת נהיה  פעיל יותר מבדר"כ. 

ישיבת ועד אמאי 2025 דצמבר (16.12.2025)

נוכחים: אורי מרקוביץ', יוני לינדר, שרון טורנר, מיכאל פרימוב, דניאלה חייקין, חבר ועדת הביקורת נימרוד סקאל, בשיחה וירטואלית: חברי הועד אפרת מרגלית כרמון וגיא אשל

מיתר פשקר מנהלת הארוקון ואלון אברהמי ע׳ מנהל הארוקון הצטרפו לישיבה.

1. תקציב הארוקון

מעדכן:מיכאל

מיתר הציגה את תקציב הארוקון לועד.

הועד הצביע על הצעת התקציב – עבר פה אחד.

מיתר ואלון עזבו את הישיבה.

2. תכנית עבודה

מעדכן:אורי

הועד עבר על תכנית העבודה לאחר העדכונים בה מחברי הועד השונים מאז הישיבה הקודמת. התכנית טרם מוכנה לאישור, ותאושר בישיבה הבאה.

אפרת עזבה את הישיבה.

3. חנוכון

מעדכן:אורי

העבודה על האירוע מתקדמת כהלכה, הכל סגור – נמכרו כחצי מכמות הכרטיסים המקסימלית. הכנס יחליט בקרוב האם לקיים מכירה במקום או רק דרך האתר.

4. צוות תיעוד שנתי

מעדכן:נימרוד

נימרוד מציג לועד הצעה להקמת צוות תיעוד שנתי כא׳ הצוות המוצע (ע״י אפרת שרצתה להעלות את הנושא):

מדוע נדרש?

מפני שתיעוד זו עבודה שמתקיימת בעיקר אחרי הכנס, וזה גורם שלפעמים דברים נופלים בין הכיסאות כשהכנס נגמר, או שאין תקשורת טובה בין צוותי תיעוד של סגלים שונים.

בנוסף, לאור רכש ציוד התיעוד שנקנה לאחרונה עבור הארגון והעובדה שיתכן ויבוצעו רכישות דומות בעתיד, כדאי שיהיה צוות שמכיר את המלאי הקיים ויודע אם קיים צורך בהשלמות/שדרוגים, וכן כיצד יש לתחזק את הציוד.

מה יעשה הצוות?

• יעבוד בצמוד עם צוותי תיעוד כנסיים (כמובן לא נדרש אם יש נציג מהצוות השנתי בצוות הכנסי) כדי לעבור תהליך מסודר של איסוף המידע, חלוקה לעורכים, קביעת דדליינים והעלאה מסודרת לערוץ היוטיוב של אמא"י. 

• יתחזק רשימות של עורכי וידאו וצלמים המעוניינים לקחת חלק בעשייה של הארגון, וינהל מעקב אחרי המתנדבים במידה ועולות בעיות שכדאי לשמר ידע לגביהן.

• יהיה אמון על רכישות של ציוד תיעודי כדי לוודא מענה הולם לצרכים שעולים והתאמה לציוד הקיים.

• ינהל את ארכיון האירועים וההרצאות בערוץ היוטיוב של אמא"י, יחד עם אחראי היוטיוב של הארגון.

מפני שאנחנו ארגון של מתנדבים, הקמה של צוות חדש מצריכה אפשרות ישימה לגייס אליו אנשים. לאחר שיח עם נימרוד סקאל בנושא, שבמידה רבה מקיים את התפקיד כפי שתואר לעיל בימים אלו בלי תואר "רשמי" של חבר סגל ארגוני בצוות האמון על תיעוד, אני סבורה שיוכל להוות א' צוות תיעוד שנתי ראוי, ושהמסגרת תוכל לסייע לו לייעל ולשפר את העבודה על התיעוד, כאשר זו לא תתבצע "מאחורי הקלעים".

נימרוד רוצה לגייס את עורכי הוידאו שגויסו לצוות שיווק לצוות הזה.

הצבעה על הקמת צוות תיעוד כפי שהוצע בליווי אפרת – עבר פה אחד.

5. התנהלות מול שת״פים

מעדכנת:דניאלה ומיכאל

דניאלה ומיכאל הציגו את הצורך ליצור נוהל עבודה מסודר מול ארגונים שפונים אלינו לשת״פים.

הדיון בנושא אינו בפרוטוקולים הפומביים עקב רגישותו בשלב זה.

דניאלה מציינת שבהמשך היא ומיכאל יעבדו על נהלי עבודה מסודרים מול שת"פים, הנהלים יעלו לאישור הועד בהמשך. 

6. נהלי שיתוף פרויקטים מתוך הקהילה שלא עולים בקנה אחד עם מטרות הארגון

מעדכן:אורי

היו לאחרונה שני מקרי בוחן לשאלה זו. אחד הוא פניה לפרסום ואולי מימון מאת המחזמר "הקומפלקס", מחזמר מטעם פעיל ארגון שתורם ותרם רבות לארגון. במקרה הזה שיתפנו את הפרויקט שלו אבל לא תרמנו כספית.

דוגמה נוספת – פניה לפרסום מאת פרויקט אנימציה להנצחת נייבי בירד, חברת קהילה שנרצחה בפיגוע. גם את הפרויקט הזה שיתפנו, ואירוע חנוכה שלנו הסכים לתת להם דוכן באירוע לפרסום הפרויקט.

שרון סבורה שבעתיד ראוי לבחון את אופי התוכן שיפורסם לפי התאמה למטרות הארגון ואת מטרות הפרויקט, למשל האם הפרויקט למטרות רווח או לא. הועד מסכים שקריטריונים אלו הם הרלוונטיים.

היא כן סבורה שהנצחה של חברי קהילה היא מקרה מיוחד שראוי לחרוג עבורו, אבל שפרט אליו לפרסם פרויקטים שאינם קשורים לארגון בשאר הקריטריונים זה לא רלוונטי אם הנפשות הפועלות הן הקשר היחיד לארגון.

הועד מסכים שהמצב הנוכחי של סינון ראשוני ברמת צוות שיווק והעלאה לרמת הועד אם יש צורך הוא מספיק, ומסכים שאם תהיה עליה משמעותית בכמות הפניות נוכל לפתוח מחדש את הנושא.

7. תדירות הישיבות

מעדכנת:שרון

שרון מציעה לועד שאולי כדאי לעשות יותר ישיבות כדי להוריד את העומס בכל ישיבה. אורי סבור שאפשר לעשות כך אם כמות הנושאים בישיבות תתחיל לעלות, אבל שאין צורך לקבוע את זה כנוהל קבוע – למשל ישיבה זו הוגבלה לזמן סביר.

הישיבה נסגרה.

8. נספחים – החלטות ועד שעברו מחוץ לישיבות

מעדכנת:יוני

ההחלטות הבאות עברו במייל מאז הישיבה האחרונה:

1. אושר תקציב פרסים לתחרות בדיסקורד.
2. אושר פרסום פוסט ברשתות החברתיות בנוגע לפרויקט אנימציה להנצחה של נייבי בירד.

ישיבת ועד אמאי 2025 נובמבר (25.11.2025)

נוכחים: אורי מרקוביץ', אפרת מרגלית כרמון, שרון טורנר, גיא אשל, מיכאל פרימוב, דניאלה חייקין, חברי ועדת הביקורת נימרוד סקאל, סם דניאל, בשיחה וירטואלית: חברת הועד יוני לינדר

1. תקציב תחילת עבודה לכנסים בשוטף

מעדכן:אורי

לכנסים הגדולים בד"כ יש דרישות להוצאות לפני שהתקציב שלהם מאושר ע"י הועד, למשל לישיבות הסגל הראשונות.

אורי מציע לועד שנאשר סכום לכל כנס באופן גורף שיהיה זמין לפני אישור התקציב לכנס, לשיקול דעת המלווה, שיעביר הוצאות ממנו לגזברות כרגיל. הצבעה – עבר פה אחד.

2. חנוכון

מעדכן:אורי

כל הסגל גויס פרט לדוכן מידע ותיעוד. האירוע מתקדם כצפוי, אך בסופו של דבר לא יכלול את השת"פ שדובר בישיבה הקודמת – עקב מסגרת הזמן הקצרה ואי התאמת ציפיות מוקדמת מספיק, ביטלנו את השת"פ הפוטנציאלי בהחלטה משותפת איתם, ואנחנו מתכננים להמשיך בדיונים על השת"פ עבור 2026.

3. סיכום אנימאטסורי 2025

מעדכן:אורי

בכנס הייתה עליה של 40%-50%  בכמות המגיעים ביחס לאנימאטסורי הקודם (שיש לציין שהתקיים במקביל למלחמה עם לבנון). הכנס הרוויח.

כמו בכל כנס היו בעיות עם האינטרנט והסליקה לאורך היום. עם מכשירי הסליקה היו יותר בעיות מהרגיל. הארוקון מודעים למסקנות מהכנס ועובדים כדי לטפל בבעיות, כולל מחשבות על החלפת חברת ומכשירי הסליקה – פרטים נוספים בהמשך הישיבה.

שרון שואלת לגבי המחסור במתנדבים באנימאטסורי לאחר הבעיה הדומה בהארוקון השנה. אורי עונה שהכנס נתן יותר חופש לא' כוח אדם בגיוס והבאת מתנדבים, והכנס סבור, לאחר ביקורות ממתנדבים שלא חזרו, שאנחנו זקוקים ליותר יצירת engagement אצל מתנדבים פוטנציאליים. אופציות שהוצעו הן קונספטים כמו כרטיסיות התנדבות שיתנו צ'ופרים ככל שמתנדבים חוזרים ליותר אירועים.

מבחינת שחיקת סגל, אורי סבור שלא הייתה יותר או פחות שחיקה מהרגיל בכנס.

באולם הראשי הייתה תקלה טכנית רצינית הכנס בתחילת היום, מה שדחה את האירועים אחריו ודרש מאמץ מהתכנים ומצוות אולם ראשי כדי לצמצמו עד סוף היום. זה היה יותר בעייתי מהרגיל כי לו"ז אולם ראשי היה לחוץ מהרגיל עם פחות באפרים. הוועד ממליץ בהמשך פשוט לא לדחוף כל כך הרבה תכני אולם ראשי באותו כנס.

אורי עוד לא בטוח אם הוא רוצה להמשיך בתפקיד מנהל אנימאטסורי או לא, ויעדכן בישיבה הבאה לאחר דיונים נוספים עם חברי הנהלת אנימאטסורי 2025 לגבי אם מי מהם ירצה לקחת את התפקיד.

4. תכנית עבודה 2026

מעדכן:אורי

אורי הציג לועד טיוטה ראשונה של תכנית העבודה לשנת 2026. השנה נאשר תכנית עבודה עבור עד דצמבר 2026, ולא רק עבור הקדנציה הנוכחית, כדי לאפשר קיום אירועים בתחילת הקדנציה הבאה ללא בעיות תקציב, לדוגמת חנוכון.

הועד יעדכן את תכנית העבודה לקראת אישור בתקווה בישיבה הקרובה.

5. גילאי היעד של תכני הארגון, והגבלות תוכן בתכני הארגון

מעדכנת:אפרת

אפרת מצביעה על תופעה קיימת בארגון במסגרתה חלות מגבלות מסוימות (לדוגמה, מגבלות לבוש או מגבלות תוכניות) שמתאימות לכנס "לכל המשפחה". היא רוצה לשאול האם אנחנו רואים את עצמנו כארגון שמכוון ליצור תכנים לקהל נוער צעיר ומטה בלבד, או גם לקהל בוגר. 

אפרת סבורה שהקהל הבוגר הוא קהל חשוב עבורנו, ושלא ראוי שנגביל את תכני הכנסים שלנו בצורה שתשדר לקהל הכנס שהכנס מיועד לקהל צעיר מאוד – זהו לא בהכרח קהל שישאר בקהילה ויהיה מעורב בהתנדבות ובסגל, בניגוד לקהל מבוגר יותר. בנוסף, אפרת גם לא סבורה שקהל צעיר או הורים עם ילדים יפסיקו להגיע לאירועינו אם נקל על ההגבלות הנובעות מטעמי גיל קהל יעד על התוכן באירועי תוכן.

יוני מציינת להבהרה שבעוד שאפשר להתדיין בנושא ואף להגדיר קהל יעד ספציפי לאירועים – לועד אין את הסמכות להחליט מהו קהל היעד של הארגון כולו; מדובר בשאלה שנופלת תחת תקנון הארגון, וכל שינוי שנרצה לעשות עבורו יצטרך לעבור דרך האסיפה הכללית.

אורי מציג שהמצב הקיים אכן כולל הגבלות על תוכן מבוגר באירועי תוכן, למשל על תכנים מסוימים במחזות זמר. 

דניאלה מציגה שלארגון יש שני כנסים עיקריים שפתוחים לכל המשפחה ולשנות את גיל היעד בהם יכול לגרום לקהל שלם משפחות וילדים, לא להגיע. ולירידה משמעותית במגיעי הכנס. היא מציעה אולי ליצור אירוע שמתאים את עצמו עבור הקהילה הבוגרת יותר ולשמור על האירועים הגדולים כפי שהם. 

שרון נתנה דוגמאות להגבלת תכנים בכנסים בהם ביקשו לצנזר מילים, תמונות או משלב לשוני באופן קשיח יותר ממה שמופיע בערוצי הטלוויזיה הישראליים המיועדים לילדים ובני נוער. 

מיכאל  סבור כי יש הגבלות גיל מחמירות על תכנים מסויימים כגון דמויות מכותרים מסויימים והתנסחויות, למרות שהכותרים והמקורות מהן התוכן נובע אינו מוגבל בגיל ואף מופיע בפורמטים אחרים בכנסים שלנו ולפעמים מוגדר גם כתוכן בסיווג "לכל המשפחה"

אפרת משיבה שאינה סבורה שכנסי הארגון צריכים לכלול תכנים בוגרים בלבד, ועל כן שלא מדובר בסוגיה המצריכה שינוי תקנון. אלא, יש מקום לבחון את המדיניות הקיימת ולבדוק אם אנחנו מעוניינים ליצור סביבה "סטרילית" ונקייה לילדים וקהל צעיר, או שיש מקום להפחית במגבלות על תוכן בוגר שאינו בלתי הולם.

גיא סבור שכדאי לבצע ריכוז כלשהו של הדרכים שבהן גישת "כל המשפחה" הארגונית מקבלת ביטוי כיום (הדוגמאות שעלו בדיון ונוספות), ובעזרתו להציג את הנושא בקבוצת הפעילים כשלב מקדים לקיום אסיפה – על מנת להבהיר את הסוגיה ואת ההשלכות (יתרונות/חסרונות) האפשריות במידה ויוחלט על שינוי בגישה.

אורי מציין שכל שינוי מהמגבלות הנוכחיות של הארגון על תכנים בכנסים – חשוב שיעבור דרך העו"ד וגם בבירור מול מרחב בטוח, בתור הצוות שכרגע פועל ליישם את המדיניות המחמירה של הארגון על הכנסים.

נימרוד סבור שאם נעשה כאן החלטה ששונה מהסטטוס קוו, חשוב שהועד יעלה זאת מול האסיפה הכללית בכל מקרה. הועד מסכים שכדאי להעלות את הנושא מול האסיפה הכללית, לכל הפחות למען דיון עם יותר פעילים בארגון.

לי-און סונג, א' צוות דוכנים שנתי, הצטרפה לישיבה.

6. תקנון דוכנים

מעדכנת:לי-און

לי-און הציגה לועד את השינויים המוצעים בתקנון הדוכנים לקראת הארוקון.

הועד אישר את התקנון פה אחד.

לי-און עזבה את הישיבה.

תום רוף הצטרף לישיבה.

7. מערכת הסליקה הארגונית

מעדכן:תום

תום הראה לועד את הצעת המחיר שהשיג משירות Tranzila לאחר סקר שוק ביחס למערכתנו הנוכחית, Grow.

אורי מציע לתקצב תקופת ניסוי של 4 חודשים עם השירות, ואז נחליט האם להמשיך להשתמש בשירותיהם.

תום מדגיש כי זמן המעבר למערכת יהיה כחודש. תחילת העבודה, אם הועד יאשר, תהיה אחרי חנוכון. עם זאת אנו לא מצפים לבעיות בקבלת תשלומים בתקופה הזו.

הועד הצביע – עבר פה אחד.

8. אשראי ארגוני

מעדכנת:שרון

צוות מרצ'נדייס מבקשים כרטיס אשראי ארגוני כדי שיהיה אפשר להזמין דרכו מספקים. כרגע כל המרצ'נדייס הארגוני מועבר על כרטיס אשראי פרטי ולאחר מכן מתקבל עליו החזר, ויש מקומות שמרימים על כך עין כשמזמינים בכמויות גבוהות לשימוש לכאורה אישי מכרטיס אשראי אישי.

נושא הוצעת אשראי ארגוני הועבר לבירור למול רו"ח הארגון.

9. תקציבי קוספליי שנתיים

מעדכנת:שרון

שרון סבורה שכדאי להוציא את תקציבי תחרות הקוספליי מידי הכנס, ולהגדיר אותם ברמה של התקציב השנתי.

זאת מכיוון שכך נוכל להוציא החלטה זו לצוות קוספליי ארגוני באישור הועד, במקום להכפיף אותה לאחריות מנהלי הכנסים, ואולי נוכל להגדיל את יוקרת תחרויות הקוספליי שלנו, ולדאוג לאחידות בפרסים של התחרויות בשני כנסי הדגל של הארגון.

אורי מסכים עם הצעה זו. הוא שואל כיצד ננהל הסכמי ספונסרשיפ בפורמט זה, אם הפרסים אינם תחת הכנסים. בפרט – האם זה יגרום לכנס לחפש פחות ספונסרים, אם זה לא "כסף של הכנס"?

גיא סבור שאין צורך לפתור בעיה זו לפני שנתקלנו בה – הוא לא חושב שזו תהיה בעיה משמעותית. אפרת מסכימה וסבורה ששת"פים מגיעים לרוב מרצון של הסגל – שרוצים לתת פרס מגניב יותר מכסף למשל – ולא מחיפושים של דרכים לחסוך כסף בתקציב.

דניאלה שואלת מה נעשה לגבי שאר התחרויות הארגוניות, ומה לגבי תחרויות שאין להן סגל ארגוני? בעיניה ראוי שהועד יגדיר צוות או נוהל עבודה עבור הפרסים של כולן.

אפרת סבורה שמכיוון שכל התחרויות בארגון פרט לתחרות הקוספליי הן פרויקטים של אנשים ספציפיים שדוחפים אותן, זה פחות נחוץ.

דניאלה חושבת שאם נפצל את הטיפול בפרסים בתחרויות שונות כך שרק חלק תחת הכנס זה יצור חוסר התאמה בין תחרויות שונות בהתאם לתקציב שהוגדר עבורן על ידי הנהלת הכנס. היא סבורה שצריך להגדיר נוהל פרסים ארגוני.

אפרת מציעה לקיים דיון עם האנשים שמנהלים את התחרויות שיש בארגון על מנת לקבל יותר מידע ולגבש נוהל כזה.

סם מציינת שחשוב לחשוב גם על תקציבים של פסלונים, רוזטות וכו' – אורי מציין שכך איידולפסט ואמא"ידול מתנהלים כרגע, הם מקבלים תקציב כולל לאירוע ומחלקים אותו, בין היתר, על פסלונים ושאר פרסים, ושאלו עניינים לוגיסטיים שמשוקפים בתור תקציב מסודר מטעם הנהלת הכנס להפקת האירוע כולל הפרסים מטעם הכנס בימינו, ככה שהעברת כל התחום הרחק מהנהלת הכנס יפגע בעצמאות הכנסים, כיוון שעל הכנסים תיפול האחריות להחזיר את הכספים שילכו על הפרסים כך או כך.

אפרת מציעה להצביע על נושא הוצאת פרסים לקוספליי לתקציב שנתי ולא כנסי, ולקיים פגישת המשך עם שאר מנהלי התחרויות כדי להחליט לגביהן.

הצבעה – עבר פה אחד.

הישיבה נסגרה.

10. נספחים – החלטות ועד שעברו מחוץ לישיבות

מעדכנת:יוני

ההחלטות הבאות עברו במייל מאז הישיבה האחרונה:

1. צוות תרגום קיבל אישור תקציב קטן לבדיקת התוכנה OOONA ביחס לתוכנת הכתוביות הנוכחית שהארגון משתמש בה.
2. הועד אישר רכש בנק שעות עבודה עם העו"ד הארגוניות לשנה הקרובה.
3. הועד אישר את תקנון הדוכנים לחנוכון.
4. הועד אישר את תקנוני תחרות הקוספליי עבור הארוקון.

בנוסף, הפקת המחזמר "הקומפלקס" החליטו למשוך את בקשתם שנידונה בישיבה הקודמת לתקציב מאמא"י.

11. עדכונים שוטפים

מעדכן:כללי

הצוותים הבאים העבירו עדכון לאחר הישיבה:

צוות קשרי פנים / שיתופי פעולה – אלון אברהמי ודניאלה עוזרים לאופיר עם הקרנת ג'וג'וטסו קאיזן שתתרחש במהלך דצמבר.

צוות מוזיקה יפנית – בתיאום עם צוות תכנים, הוחלט להכניס את צוות מוזיקה יפנית תחת צוות תכנים.

צוות מחסן – הצוות יצר קשר עם סגל כנסי לעזרה בכל הנוגע לספירות מלאי ובדיקות תקינות של ציוד כנסי שבמחסן.

צוות דיסקורד – הוחלט על קיום תחרות לקראת כנס הארוקון.

ישיבת ועד אמאי 2025 נובמבר שלא מן המניין – ישיבה טלפונית (01.11.2025)

נוכחים בשיחה וירטואלית: אורי מרקוביץ', יוני לינדר, אפרת מרגלית כרמון, שרון טורנר, גיא אשל, מיכאל פרימוב, דניאלה חייקין 

1. אירוע חנוכה

מעדכן:אורי

אורי מבקש מהועד שאלות בנוגע למסמך התקציב המוצע.

הועד התדיין לגבי אפשרויות אחרות לאולמות ומחיריהם. גיא שואל האם בלי השת"פ המתוכנן אין לנו מה לעשות עם אולם גדול. אורי מגיב שזו אפשרות. יהיה אפשר לעשות שם תחרות קוספליי או למשל הקרנת מחזמר, אבל זה לא בהכרח "מצדיק" אולם גדול באותה מידה.

שרון שואלת לגבי תאריכים אלטרנטיבים לאירוע, למקרה שנסבור שהעומס לאירוע חנוכה יהיה גדול מדי במסגרת הזו. אורי סבור שאם נדחה מחנוכה, עדיף לדחות לאיזור ל"ג בעומר.

אורי מציין שבגלל גודל האירוע המתוכנן, הוא לא מצפה לנזק או ל"שריפה" של סגל גם אם נעשה את זה בחנוכה.

שרון שואלת האם יש אנשים מנוסים שפנויים לתמוך באירוע הזה – אורי אומר שהוא פנוי לתמוך בחנוכה.

דניאלה סבורה ש"כנס אבל בקטן" זה לא מאוד רלוונטי או מעניין לקהילה שלנו. אורי מסכים שזה לא קונספט מאוד מלהיב, אבל היתרון הוא הכשרה של חברי סגל באירוע הרבה יותר קטן שעדיין מתנהל בצורה דומה לכנסים הגדולים.

אפרת סבורה שלקהל צעיר אירועים כמו "כנס קטן" יותר מלהיבים, ולקהל מבוגר הם פחות, אך סבורה גם שדיון זה פחות רלוונטי – יש לנו צוות ניהול שמעוניין לארגן את האירוע הספציפי הזה, לא אירוע אחר שניתן להם. היא כן חושבת שאם לא נאשר את השת"פ לאירוע, שווה לחשוב על איזה פנים יהיו לאירוע במקום זאת.

דניאלה סבורה, ושרון מסכימה, שעכשיו זה תאריך מאוחר מדי להכריז על אירוע חנוכה, כי כבר הכרזנו ממש לאחרונה על התאריך של הארוקון.

גיא סבור שאם זה המצב אז אנחנו בבעיה, ושעדיף שהקהל שלנו יהיה פתוח ללשמוע על אירועים נוספים מעבר לרק הארוקון ואנימאטסורי.

אפרת חושבת שהדיון נכנס לעניינים של ארגון כנס שהם לא שאלות לועד אלא לניהול הכנס, ושהדיון המהותי כאן הוא האם האירוע יהיה עם או בלי השת"פ. אורי מסכים.

הועד התדיין בנוגע לאופי השת"פ והתאמתו לאירוע ולארגון. הדיון צונזר מהפרוטוקול מטעמי רגישות פרסום דיון על שת"פ שלא פורסם.

אפרת מציינת שתשמח לעזור בעבודה על האירוע, כאירוע שהוא בעצם אירוע תוכן.

אורי סבור שאם נדרוש גם סרטון זה יעלה את התקציב.

הצבעה בעד התקציב המוצע כולל השת"פ: עבר פה אחד.

הצבעה בעד תקציב ללא השת"פ, אם הם יבקשו מחיר גבוה מדי לדרישותנו הנוספות: עבר פה אחד.