נוכחים: איליה לזבניק, יבגני קנטור, שי פרידריך, אורי מרקוביץ, רענן פיקלר.
1.גזברות הארגון –
מציג: יבגני.
• טרם התקיימה ישיבה עם גזבר הארגוני, בנוכחות אור (גזבר אמא"י), יבגני ונציגי האגודה. ייתכן והישיבה תתקיים ללא נוכחותו של יבגני.
• אור כרגע מסכם כספית את שנת 2013 מבחינת הארגון – ייתכן וידרוש תשומות וועד להשלמת חסרים.
• הוצג תקציב שנתי מעודכן, בהמשך להארוקון 2014, אך סוכם כי הוא יאושר לאחר הישיבה בכדי לתת זמן נוסף לחברי הועד להכיר ולהבין את השינויים.
2.שת"פ עם רומ"ח –
מציג: שי.
• כרגע ממתינים לחזרה של למיתר פשקר מחו"ל על מנת להתחיל באיתור אנשי תכנים בשביל להעביר הרצאות במסגרת רומ"ח.
• במקביל, יימשך ניסיון איתור מועמדים נוספים והתקדמות מעשית אל מול רומ"ח תושהה.
3.מגזין מצולם ("מנגזין") –
מציג: שי.
• אביב חניה עזב את הפרויקט מסיבות אישיות והפרק הקרוב יצולם בסופ"ש הקרוב, שי יחפש מקום חדש יותר בשביל לשפר ויזואליות של הקליפ ואקוסטיקה.
• נכון לרגע זה נעשה שימוש רק במצלמה של תומר שליו במסגרת כלל הצילומים. תתבצע בדיקת אופציות להשגת מצלמה נוספת כגיבוי.
• אלון אל-בוחר התנדב לקריין במסגרת הפרויקט, יופיע החל מהפרק הבא.
4.תערוכת ציורים ארגונית –
מציג: שי.
• מריה צליקוב מנסה למנף תחרות ציורים שתתרחש בכנס קיץ שאיסוף הציורים יתבצע לקראת הכנס ותחרות בכנס עצמו. בנוסף הציורים יפוזרו במתחם הכנס כחלק מהתפאורה.
• שי התנדב ללוות את הפרויקט מטעם הועד, לאחר שיחה שביצע עם מריה – ללא הסתייגות.
• מריה הפיצה מייל סיכום מצב עד כה טרם הישיבה ליבגני – יועבר לשי לאחר הישיבה.
5.תחום הפעילים –
מציג: שי.
• נקבע בוועד שכל חודשיים או שלושה תהיה פגישת פעילים לדבר על נושא כלשהו שיקבע מראש.
6.גיוס סגל ארגוני נוסף –
מציג: יבגני.
• יש כרגע מספר תפקידים פנויים לאיוש במסגרת סגל הארגון – אחראי מרצ'נדייס וכו'.
• סוכם כי אורי יפנה לשרון טורנר, אחראית גיוס, על מנת להפעילה בעניין הגיוס ולעזור לחפש אנשים מתאימים.
7.מסד נתונים ארגוני חדש –
מציג: איליה.
• טרם התקבלו אפיוני צרכים מצד אורי ויבגני, אבל העבודה החלה "על אש קטנה".
• התחיל מיפוי של נתונים למסד ובתחילת מאי יתקבלו תאריכים לדד ליינים לנקודות סיום של משימות למסד.
• לו"ז העבודה יושפע ממועד קבלת מס"ד החברים העדכני – באחריות אורי.
8.צוות משימה WCS –
מציג: יבגני.
• בהמשך לעדכון מחודש שעבר, בוצעה שיחת ריענון לצוות בישיבת הצוות החודשית (30.03).
• בנתיים מעיין פריאל וענן גיבסון ביצעו עבודה בתחום ההרצאות והשיגו מספר סדנאות: סדנא לאמצע מאי (סדנת תפירה של ליעד בר שילטון) לזמן הקרוב.
• בזמן ההיעדרות של יבגני (חו"ל במסגרת העבודה), מעיין תחליפו בכל הנדרש ושאינו מסוגל לקדמו בחמשת השבועות הקרובים.
9.הארוקון 2014 –
מציגים: יבגני ואורי.
• מאז סיום הכנס התקיימו שני מפגשים – ארוחת סגל וישיבת סיכום.
• כשגיא אשל יחזור מחו"ל יאספו שאריות של הסיכומים שטרם הוגשו.
• תקציב הכנס הסופי יסוכם בימים הקרובים, נמצא בטיפול של אור.
10.אתר ארגוני חדש (שת"פ עם האגודה) –
מציג: איליה.
• איליה ואור פרלמן יישבו על ריכוז רשימת משימות שצריכות להתבצע לקראת השקת האתר, עד סוף השבוע הקרוב.
• לאחר השלמת המשימות הנ"ל ובכלל, יגויס מנהל תוכן לאתר (חן וייס התנדב) ומעצבים ותתחיל עבודה על הזנת תוכן ועיצוב.
• סוכם כי לאור העיכובים שנוצרו, יש לרכז מאמץ במשימה זו על מנת לסיימה בכללותה ולהשיק את אתר טרם סיום הקדנציה.
11.פרויקט "מנגה קפה" –
מציג: אורי.
• בחודש האחרון בוטלה הפגישה בתל אביב בגלל חוסר באנשים, בירושלים לעומת זאת היה גידול במגיעים.
• אורי מבצע פניות פרטניות ומזמין אנשים.
12.אירוע\ערב שת"פ כוכב השמיני –
מציג: איליה.
• טרם התקבלה תשובה לגבי מועד קיום האירוע המדובר, בהמשך לפניה הארגונית האחרונה, מצד אשת הקשר של המקום.
• בסוף השבוע הבא תתבצע פנייה נוספת בניסיון להבין אם עדיין יש להם עניין בקיום אירוע\ערב תכנים.
• סוכם כי האחריות על המשך הטיפול באירוע ובקשר הנוכחי מול הכוכב השמיני תעבור לידי רענן.
13.הפקות מקור קהילתיות –
מציג: רענן.
• הפקת NTT –
o תתבצע בדיקה של אופציה להעלאת המחזמר במסגרת חוץ כנסית לאור כך שההפקה לא עלתה בעולמות והנושא יוצף ברמת הוועד בהמשך.
o ההפקה העבירה קבלות החזרים ואור מטפל בעניין, נשלח סיכום במייל לוועד על ההפקה.
o רענן יבצע בדיקה בנוגע לאופציה של סרט המחזמר בהתאם לאיכות החומרים שצולמו.
• פנדורה – הקימו דוכן בעולמות מתקיימת עבודה על העמדת סצינות והקלטת שירים. דברים אלו צפויים להסתיים עד סוף מאי.
פנדורה ביקשו שנבדוק את האפשרות להעלות את ההפקה באייקון, נאמר שהנושא ייבדק ויחזרו אליהם עם תשובה ברגע שיהיה סגל של אייקון.
• R Musical 2 – התקבלה תשובה לגבי מי יהיו צוות ההפקה – מפיקה: מעין גד.
• שירה גרוס לא תמשיך בתפקיד לאחר הקיץ (אחראי הפקות מקור), יש צורך למצוא מישהו חדש לתפקיד, שירה הסכימה לעזור לחפוף ולייעץ במידה וצריך.
14.שת"פ עם ספריית הוד השרון –
מציג: יבגני.
• יבגני דיבר עם האחראית של הספרייה והיא הסכימה לקיים שיתוף פעולה.
• אבל כבר שבועיים אין המשך להתכתבות ויבגני יבדוק בימים הקרובים שוב האם הנושא עדיין רלוונטי.
15.כאמ"י 2014 –
מציג: אורי.
• מבחינת מקום נבדקים: דן פנורמה, בנייני האומה ומתחם סמולארש באוניברסיטת ת"א + מתחם נוסף.
• נבדקות אופציות למנהלים לכנס ולמנהלה.
• בשבוע הקרוב תסגר ההנהלה ובשבועיים הקרובים יסגר מקום.
16.פרויקט "הספרייה" –
מציג: יבגני.
מעיין פריאל תעזור ליבגני.
17.שת"פ עם איל"י – אירוע יום יפן –
מציג: אורי.
• נראה כי פרסום האירוע עד כה בערוצי הארגון היה יעיל.
• במסגרת האירוע יוקם דוכן אמא"י סטנדרטי.
• איל"י (האגודה הישראלית ללימודי יפן) ביקשו שנארגן את תחרות הקוספליי באירוע.
• תקציב לאירוע מצד הארגון ייסגר בתקווה בשבוע הקרוב.
18.קשר מול שגרירות יפן –
מציג:אורי.
• ביקשו שנעזור להם למצוא גלריה בשביל תערוכה שמציגה אנימה לאורך השנים למשך חודשיים באיזור פברואר-מרץ 2015.
• Voices of a distant star – הקרנה בחינם בתנאי שהכניסה אליה לא עולה כסף.
19.פניות לוועד מהישיבה האחרונה –
מציג: אורי.
• התבצעה פניה ממוזיאון חיפה – יבגני יפנה למוזיאון בחיפה להבין איזה שת"פ הם רוצים.
• התבצעה פניה מהגנים בחפציבה – רענן יפנה לגנים בחפציבה לשתפ שלהם.
20.אירוע הקרנה עתידי –
מציג: איליה.
• אין עדכונים משמעותיים בשלב זה. החלטות יתקבלו במהלך החודש הקרוב.