ישיבת ועד אמאי 2026 מאי חלק 2 (09.06.2026)

ישיבת ועד אמאי 2026 מאי חלק 2 (09.06.2026)

ישיבת ועד העמותה מאי 2026 חלק 2 (09.06.2026)

מקום הכינוס: תל אביב

זימון לישיבה נשלח ביום: 4 ביוני 2026

שעת פתיחת הישיבה: 19:30

מניין חוקי נדרש לקיום הישיבה וקבלת החלטות: 4 חברי ועד

חברים.ות הנוכחים.ות בעת פתיחת הישיבה:

שרון טורנר, אפרת מרגלית כרמון, גיא אשל, אורי מרקוביץ', יוני לינדר, דניאלה חייקין, חבר ועדת הביקורת נימרוד סקאל, בשיחה וירטואלית: מיכאל פרימוב

יו״ר הישיבה: אורי מרקוביץ'.

דברי פתיחה

אורי: קיים מניין חוקי לפתיחת הישיבה על פי התקנון. הישיבה נפתחה.

על סדר היום:

1. המשך דיון על מסמך הנהלים הוועדי
2. דיון על שיתופי פעולה אפשריים
3. דיון לגבי סעיף ניגוד עניינים
4. הסדרת ענייני תמורה וטובות הנאה לחברי ועד ומתנדבים בארגון
5. דיון לגבי בניית תכנית שנתית עם הצוותים
6. דיון קצר בנוגע לפינוי תרומות המנגה שנותרו במחסן הארגון.
7. הטבות לסגל הארוקון – עדכון המשך

1. הטבות לסגל הארוקון – עדכון המשך

מעדכן:אורי

דיון:

טרם הוכנה תכנית לאירוע לסגל הארוקון. דניאלה מציינת שחששנו להתחיל עבודה עקב החשש למלחמה. אורי ושרון מסכימים שבמציאות הביטחונית הנוכחית עדיף לתכנן קודם ומקסימום לדחות לתאריך מאוחר יותר אם צריך. עקב עומס של אחראית הווי ארגוני,  רומי מיכאל, דניאלה תקדם את האירוע בשיתוף עם ההנהלה.

2. הסדרת ענייני תמורה וטובות הנאה לחברי ועד ומתנדבים בארגון

מעדכנת:אפרת

דיון:

כיום אנחנו מציעים הטבות לאנשים על בסיס מעמד "פעילי אמא״י". למעמד זה אין הגדרה רשמית, כדוגמת הסדרה בתקנון העמותה, וזה מקשה עלינו להבטיח שההטבות שאנחנו מעניקים מוענקות באופן שוויני, כפי שראוי שיקרה בארגון ללא מטרות רווח הפועל על בסיס התנדבותי. 

כדי לפתור את בעיית השוויוניות, אפרת מציעה שהקבוצה הזכאית להטבות מטעם הארגון תהיה קבוצת חברי עמותה. הרעיון הוא לארגן את נושא חלוקת ההטבות בצורה מוסדרת שתפחית את הפוטנציאל לחשיפה משפטית, למשל, אם נגדיר את זה בתקנון ונסדיר מערכת כללים שוויונית שידועה מראש. התיאור שניתן כאן הוא רעיוני, אבל כמובן יהיה ליווי משפטי כדי להכניס את הדברים למסגרת נכונה. 

כדי לוודא שהחלוקה תיעשה בצורה שוויונית, אפרת מציעה לאחר דיון עם העו״ד, שנפתח קבוצת שידור בטלגרם או בווצאפ עם תקנון מסודר לחלוקת הטבות דרכן לחברי אמא"י. אנו נפרסם את ההטבה, והמעוניינים יוכלו להגיב שישמחו לקבלה. אפרת מציגה למשל אופציה לכלול בתקנון הזה, שיתבצע רישום מסודר של ההטבות, אם אדם קיבל הטבה לאחרונה נחכה כמה ימים לפני שנחליט לתת לו הטבה נוספת, למקרה שמישהו אחר שלא קיבל לאחרונה הטבה ירצה אותה. אפרת מציעה להוסיף חברות בקבוצה הזו כצ׳קבוקס במעמד ההרשמה לארגון שעל המצטרף לארגון לסמן, כמו הצ׳קבוקס שיש לנו לדיוור[1].

אפרת ממשיכה ומתארת לגבי חברי ועד וסגל ארגוני – כרטיסי חינם אמורים להיות משהו שניתן במסגרת חבילת התנדבות לכנס עצמו. כדי שהדבר לא יחשב ל"טובת הנאה", צריך לשים לב לעשות הבחנה מסודרת בין מתנדבים כלליים למתנדבים שמסייעים עם האירוע פרטנית. היא מציינת שעבודה על תקנון כנסי ע״י צוות ארגוני היא דוגמה לתרומה מספיקה מבחינת כרטיס כניסה, אבל ככל שהתפקיד פחות רלוונטי ישירות לכנס, זה פחות מתאים להעניק כניסה חינם לאירוע. אפרת ממליצה להוסיף חברי סגל ארגוני שבמסגרת תרומתם לכנס מקבלים כניסה חינם לדף הסגל או לדף התודות של הכנס.

סגל המתנדב של אירועים כגון הכנסים ניתן לאפשר דברים שנדרשים להם לפעילות ההתנדבותית ומה שהניהול התקין מאפשר, למשל – כניסה חינם, החזרי נסיעות, כיבוד, חולצה לזיהוי. לגבי שי סמלי – זה אפשרי במסגרת כנס/אירוע הוקרה (או אירוע ההוקרה עצמו יהיה השי). אפרת  מציינת כדוגמה שקניית מרצ׳נדייס ארגוני ניתן לאפשר כל זמן שהנושא הוסדר מראש וניתנה לגביו הסכמה מראש, אבל הנחה עשויה להיות בעייתית, וחשוב לעבוד מסודר מול עוה"ד כדי להסדיר זאת לפני שנותנים הטבות כאלה. בהתאם, אפרת מציינת שיש לדייק את שיטת העבודה עם מתנדבי צוות עיצוב, כי הם מקבלים שיריון והנחה על דוכנים בכנס. בפועל מדובר בעסקה בתמורה עם נותני שירות, כפי שמוסדר גם היום בחוזה,  אך חשוב לדייק גם שפתית שהם בפועל אינם מתנדבים.

אפרת מבהירה לסיכום – חשוב להיות זהירים ולהסדיר בתקנון סגל או נוהל פנימי, יחד עם עורכות הדין, מה הדרך הנכונה להעניק למתנדבים שלנו בחזרה.  זה משמעותי במיוחד מכיוון שאנחנו ארגון התנדבותי לחלוטין ולא ארגון שמעסיק אנשים.

[1] הבהרה – עמותה חייבת שכל הטבה שהיא מציעה תינתן באופן חוקי, מוגדר בתקנון ושוויוני. המנגנון המוצע מאפשר לנו לוודא שהדרך לקבל את ההטבה שוויונית (כל אחד יכול להירשם להיות חבר אמא"י), שלכל אחד ניתנת ההזדמנות לעקוב אחרי ההטבות (במועד ההרשמה צריך לסמן אקטיבית אם כן/לא רוצים להיות בקבוצה), ושלכל אחד ניתנת הזדמנות שווה ליהנות מההטבות (מנגנון מעקב אחרי מי כבר קיבלו הטבה בעבר כדי להימנע ממצב בו רק כמות מצומצמת של אנשים תהנה מההטבה כי הם "הכי מהירים" להגיב וכד').

3. המבנה הארגוני של אמא״י

מעדכנת:אפרת

דיון:

ועד מנהל ברוב העמותות זו קבוצת אנשים עם אינטרס מינימלי בתחום העשיה של הארגון אשר נפגש פעם ברבעון או בחצי שנה ומקבל החלטות ברמת מאקרו – אישור תכנית עבודה, הוצאות חריגות וכד'. זה הופך את אמא״י לעמותה קצת חריגה בנוף – וחשוב לבחון את התקנון והמבנה הארגוני שלנו, כי יתכן וניתן להגיע באמצעות עוה"ד להסדר מול רשם העמותות שישרת את הצרכים הספציפיים של העמותה. לדוגמה, חברי ועד לא אמורים לקחת אף תפקיד נוסף בארגון (נכון  גם לוועדת הביקורת) שנותן ״יכולת שליטה על מהלך/אירוע מרכזיים בארגון״. מדובר במבחן עמום יחסית, שגם לגביו הייחודיות של העמותה שלנו מקשה להגיע לתשובה קלה וברורה.

מדיון עם העו״ד עלתה ההצעה לבצע שינוי מבני של הארגון. אנחנו רוצים לבנות יחד דרג ארגוני קצת שונה שנקווה שיקבל אישור מרשם העמותות, כך שיהיה לנו ועד שנפגש פעמיים בשנה/חצי שנה ומאשר תכנית עבודה ומוודא שההוצאות נראות נכון, ודרג נפרד שיהיה כמו מה שהיום אנחנו מכנים ועד. אפרת מעלה את האפשרות שתפקיד הוועד החדש יהיה בתשלום, נשכור אנשי מקצוע לנושא[2].

הוועד המנהל הנוכחי של הארגון לפי השיחות עם הייעוץ המשפטי הוא בדרך כלל שונה – ולכן חשוב לבחון שינויים אפשריים שיתאימו את המבנה הארגוני שלנו לצרכים שלנו. 

אפרת מציגה שתמשיך להתדיין עם עורכות הדין לגבי אפשרויות השינוי הארגוני, ותחזור לוועד עם פירוט.

[2] החוק במדינה מאפשר להעניק לחברי ועד בעמותה גמול השתתפות בישיבות (עד סכום מוגבל) והחזרי נסיעות. כיום, ככלל, חברי הוועד לא מקבלים אף אחת מההטבות הללו בארגון. יתכן שבמטרתה להרכיב ועד מקצועי ונפרד במסגרת הארגון, שישקול אך ורק את טובתו ברמה הארגונית והכלכלית של הארגון, יהיה מקום להציע את ההטבות הללו כדי למשוך קהל מקצועי ומתאים.

4. המשך דיון על מסמך הנהלים הוועדי

מעדכן:אורי

דיון:

לאחר דיונים נוספים שנעשו מחוץ לישיבות, אורי מציג לוועד את מסמך הנהלים המעודכן. הוועד התדיין על הנוסחים המעודכנים.

5. עדכוני סליקה

מעדכנת:אפרת

דיון:

עברנו לטרנזילה כשירות הסליקה שלנו ואנחנו רוצים לקנות מסופונים חדשים שלהם במקום של השירות הישן. יש כרגע מבצע על מסופונים נייחים – הסוג שעדיף לנו כי הם יכולים להתחבר חוטית לאינטרנט, מה שיעזור עם בעיות שאנחנו נתקלים בהן תדיר עם חיבוריים אלחוטיים באירועים שלנו.

בתכנית העבודה רצינו להקצות לכך תקציב של 3500 שח, אך בסוף זה לא נרשם בתכנית שאושרה. המבצע על המסופונים הנייחים הוא בהנחה מ1700 שח ל1000 שח. אפרת מציעה לועד שנקנה 4 מסופונים נייחים במקום 2 כפי שתוכנן במקור. 

אפרת מציעה שלא נצביע על הנושא כרגע אלא ניקח מידע זה לבדיקת המצב הארגוני – כמה זמן עוד יש למבצע והאם תקצוב הכסף שווה לנו ואפשרי לנו.

גיא מוסיף שהמסופונים הקיימים של הארגון לא תומכים בחיבורי אינטרנט אלחוטיים מסוימים ולכן בכללי עדיף להחליף אותם בהקדם.

6. דיון לגבי סעיף ניגוד עניינים

מעדכנת:אפרת

דיון:

הוועד כרגע מתפקד כך שהוועד פועל במצבי ניגוד עניינים איך שנכון כל איש לפי דעתו, ללא נוהל מסודר.

אפרת מציעה כמה מדרגות לפעולה מהקטנה לגדולה:

הצהרה בתחילת הדיון – תמיד נחוצה במצב של ניגוד עניינים;

לקיחת חלק בדיון אך ללא הצבעה;

אי לקיחת חלק בדיון, אך נוכחות בחדר;

יציאה מהחדר בזמן הדיון.

הוועד ניהל דיון על ניגודי עניינים קיימים אפשריים (יש לקרוא כל סעיף בתור "מי שהינו חבר ועד/חבר ועדת הביקורת, וגם…):

• בעל עניין – למשל חבר בצוות קוספליי ארגוני בדיון על התנהלות תחרות הקוספליי.
• בעל עניין ישיר – למשל משתתף בתחרות הקוספליי.
• בעל עניין "רגיל"/ישיר מדרגה ראשונה (למשל בן/בת זוג) וכד׳.
• זיקה ו/או רווח מפרויקט או אירוע חיצוני או פנימי.
• לקיחת חלק בפרויקט או אירוע חיצוני או פנימי.
• סגל ארגוני/כנסי.
• בעל קשרי עבודה עם ארגון שאמא״י עובדים איתו.

אפרת מעלה לדיון שאלות לגבי דרגות החומרה שצריך לייחס בדיונים שונים לניגודי עניינים. למשל, דיון על כסף – האם אנחנו מעוניינים שהאדם לא יצביע? שלא ינכח בדיון?

אפרת מציגה כמה מקרי בוחן –

תקצוב פרויקט של חבר קרוב – מה צריך לעשות? שרון שואלת – מה גובה תקציב? הוועד מסכים שזו שאלה קריטית.

תקצוב הפקת מקור – אם א׳ הפקות מקור רוצה להעלות את תקציבי הפקות המקור, האם חבר ועד שרוצה להשתתף בהפקות מקור צריך להשתתף בדיון?

אורי נותן את דוגמת תחרות ה-WCS – תקציב משמעותי לארגון חיצוני, שבו בעיניו חבר הוועד לא צריך להצביע אם הוא מעוניין לקחת חלק בתחרות.

אורי שואל באיזה מצבים אנחנו רוצים שמישהו יקח חלק בדיון אבל לא יצביע (בניגוד לפשוט לא לקחת חלק בדיון או אפילו לא להיות בחדר).

אפרת סבורה שלעיתים כדאי שמישהו ישאר בחדר, למשל לשאלות הבהרה. 

יוני מציעה שיטת מבחנים. הוועד מציע את המבחנים הבאים:

1. בכמה משאבים ארגוניים מדובר?
2. כמה משאבים בעל הניגוד או מקורביו יוכלו לקבל כתוצאה מהשקעה זו?
3. האם יש השלכות ארוכות טווח?
4. מה רמת הקרבה לעניין של בעל העניין?
5. מהו טיב הקשר של בעל העניין לנושא? (רגשי, מקצועי?)
6. האם לבעל הניגוד יש מידע/ידע (קונקרטי, מקצועי) שלשאר הוועד אין, שרלוונטי לדיון?
7. מהו פורמט הדיון – האם בעל העניין יכול לקחת חלק חופשי בדיוק או לענות רק כאשר פונים אליו ישירות?

הוסכם שהנקודות יועברו אל חברי ועדת הביקורת ליצירת נוהל מסודר שיוגש לאישור הוועד.

6. דיון בנוגע לפינוי תרומות המנגה שנותרו במחסן הארגון

מעדכן:גיא

דיון:

גיא מעלה לדיון את השאלה מה עושים עם המנגות במחסן שאנחנו מעוניינים להיפטר מהם? מדובר בכותרים שהספריות לא רצו, כותרים נישתיים, כותרים ביפנית וכד'.

דניאלה ואפרת מציעות להציע אותן בפרס למשחק סובב כנס. 

לגיא אין בעיה אבל הוא לא רוצה להשקיע מאמץ נוסף בעיצוב משחק כזה אם אין אחד.

אורי מציע לשים אותן בדוכן מידע או לידו ולהכריז שכל המגיעים יכולים לקחת אותן. גיא שואל אם אורי כמנהל אנימאטסורי רוצה לטפל בנושא. אורי מסכים, אנימאטסורי יקחו את המנגות ויטפלו בנושא. יוני מבהירה שנדרש שלאחר הכנס המנגות לא יחזרו למחסן. גיא שואל – איך ספציפית? לאן ייאספו המנגות? אפרת מתחייבת שתיקח אותן בעצמה ותשים אותן בפח או במיחזור נייר.

אורי מציין שיש עניין עם מנגות BL שיש בהן תכנים בוגרים – אפרת מציעה שנסתיר את הכריכות, כי לפי תקנון דוכנים אסור להציג תוכן 18+ בדוכנים בכנס, אך אין איסור על מכירה. אורי מציין שמצופה מבעלי דוכנים לבדוק ת"ז לקניית תוכן 18+.

גיא מסכם – יתקיים דיון בינו לבין אנימאטסורי בעוד כמה שבועות. אם אנימאטסורי לא יוכלו לטפל במנגות, ניפטר מהן במיחזור נייר או פתרון דומה.

7. עדכון קוד אתי

מעדכן:אורי

דיון:

אורי שואל את אפרת האם מרחב בטוח התחילו עבודה על ניסוח הקוד האתי. אפרת מציגה שמרחב בטוח טרם סיימו שיחות כניסה לתפקיד ביניהם, ולכן למיטב ידיעתה טרם התחיל התהליך. אורי מבקש עדכון נוסף בנושא לישיבה הבאה.

8. שיתופי פעולה

מעדכן:אורי

דיון:

שיתוף הפעולה עם אנימה קון שאושר במייל היה – תקציב עבור פרסים לתחרות הקוספליי, ייעוץ, גישות למאגרים, ופרסום מצידנו. בתמורה אנחנו משווקים שם את אנימאטסורי ומצוינים כספונסר רשמי של האירוע עם לוגו אמא״י בפרסומיו.

דניאלה סבורה שאמא״י היו צריכים לבקש יותר מידע מאנימה קון. לא ידענו שהתקציב לפרס הראשון ישמש לטיסה ליפן ויפורסם כטיסה שאמא״י קונים, ולא כסכום כספי. בשני המקרים יש בעייתיות אפשרית תדמיתית, שהיה ראוי שהוועד ידע עליה במעמד האישור.

אורי מוסיף שפרסום של טיסה ליפן במקום לפרסם את שווי הפרס יכול ליצור התחייבות לא נעימה במקרה שאין טיסות זמינות.

מובהר לאורך הדיון על ידי מספר חברי ועד, שהבעיה האמיתית שלשמה עלה הדיון היא לאו דווקא המידע שהיה חסר במקרה הספציפי הזה, אלא הפערים האפשריים בתהליך אישור השת"פים שהמקרה הזה מדגים.

שרון שואלת אם יש לנו מסמך מסודר לשאלות כגון אלה לשת״פים – אפרת ודניאלה מציינות שיש מסמך בהליכי עבודה שפונה החוצה לשת״פים, ואפרת מוסיפה שראוי לעשות מסמך פנימי יותר מפורט עם שאלות שחשוב שאנחנו נבדוק מול שת״פים. דניאלה תוודא שצוות שת״פים יעבדו על מסמך זה.

הוועד מתדיין על סעיף שליטה כלשהו לגבי שת״פים עם ארגונים שעושים שת״פים אחרים. אפרת סבורה שמספיק ליידע את הוועד במעמד האישור. נימרוד מציע ליידע אותנו, כדי שנוכל להוריד את הלוגו שלנו מפרסומים שאנחנו לא רוצים להיות בהם. דניאלה מציגה ששיתופי פעולה קודמים אכן ביקשו אישור על כל פרסום שעולה אצלנו בעמוד. גיא סבור שיש להבדיל בין פרסומים ופרסומים – מה אם יש המון ארגונים אחרים שמשמשים באותו אירוע כספונסרים? אפרת סבורה שיש פה הבדל בין ״ספונסר של הכנס״ לבין ״אחד מהרבה ארגונים שתרמו לאירוע״. דניאלה מציינת כי בהמשך לצוות המייעץ שהוסכם שיקום עבור אישור שיתופי פעולה,  ניתן לסמוך על הצוות שיעשו את ההחלטות האלה. אפרת מציעה שצוות שת״פים יציעו מבחנים לנושא – דניאלה מסכימה ואומרת שתהליך זה כבר מתוכנן ויקרה, ורוצה להדגיש שחשוב לא להגביל יותר מדי את הפעולות של צוות שת״פים – כי שת״פים שונים הם מאוד מגוונים.

דברי סיכום

אורי: הישיבה ננעלה.

8. נספחים – החלטות ועד שעברו מחוץ לישיבות

מעדכנת:יוני

לא עברו החלטות במייל מאז הישיבה האחרונה.