מחבר: שרון טורנר

ישיבת ועד העמותה אפריל 2026 (24.4.2026)

מקום הכינוס: פתח תקווה

זימון לישיבה נשלח ביום: 11 באפריל 2026

שעת פתיחת הישיבה: 15:00

מניין חוקי נדרש לקיום הישיבה וקבלת החלטות: 4 חברי ועד

חברים.ות הנוכחים.ות בעת פתיחת הישיבה:

אורי מרקוביץ', יוני לינדר, שרון טורנר, אפרת מרגלית כרמון, גיא אשל, בשיחה וירטואלית: דניאלה חייקין, מיכאל פרימוב, חברי ועדת הביקורת סם דניאל, נימרוד סקאל

יו״ר הישיבה: אורי מרקוביץ'.

דברי פתיחה

אורי: קיים מניין חוקי לפתיחת הישיבה על פי התקנון. הישיבה נפתחה.

על סדר היום:

1. כרטיס אשראי ארגוני
2. הגדרת תפקיד מלווה כנס ארגוני
3. אישור נוהל שימור מידע על תקנונים
4. אישור נוהל אבדות ומציאות
5. המשך דיון על כנס אנימאטסורי
6. אנימאטסורי כמותג
7. המשך דיון הטבות לסגל לאחר הכנס

1. כרטיס אשראי ארגוני

מעדכן:אורי

דיון:

לאחר שיחות עם רו״ח הארגון והבנק, אין מניעה לפתוח כרטיס, אך הוא צריך להיות חוץ-בנקאי. זה יהיה חשבון נפרד שנטעין בו כסף בהתאם לצורך, ללא קישור ישיר לעובר ושב בחשבון הארגוני. הכרטיס יצטרך להיות עם שם של אדם ספציפי (לפחות במקרה שמדובר באשראי נטען של הבנק), ויהיה עלינו לאשר את פתיחת הכרטיס בפרוטוקול.

גיא יבחן את האופציות שיש לנו כארגון לפתיחת כרטיס חיצוני.

בנוסף לכך, אורי ומיכאל יבדקו מול הרו״ח והבנק לגבי פתיחת קופה קטנה ארגונית, כדי להפסיק להסתמך על חברי סגל שמשלמים מכיסם ומחכים להחזר מהארגון.

2. הגדרת תפקיד מלווה כנס ארגוני

מעדכן:אורי

דיון:

אורי רוצה להציע לוועד נוסח להגדרת תפקיד מלווה כנס ארגוני, כחלק מניסיון לוודא שהגדרה זאת תמנע אי הבנות בעתיד:

1. מלווה הוועד אחראי על התקשורת בין ההנהלה וסגל הכנס לבין הוועד. הוא משמש כמשקיף מטעם הוועד.

2. מלווה הוועד אחראי לעדכן את הוועד על העבודה לקראת הכנס, ולבקש מיו"ר הארגון שהנהלת הכנס תוזמן לישיבות הוועד במקרי הצורך. 

3. מלווה הוועד ישמש גורם רשמי מטעם הוועד אשר אמון על תיווך וגישור בעיות או ביקורות של חברי הסגל מול חברי סגל אחרים וההנהלה.

4. במטרה לשמור על הוגנות ולמנוע ניגוד עניינים, מלווה הוועד לא יהיה חבר סגל באף תפקיד בכנס.

5. מלווה הוועד יוזמן לכל ישיבות הסגל וככל האפשר גם לישיבות ההנהלה.

6. מלווה הוועד יעבוד בצמוד להנהלת הכנס, אך לא יהווה חלק מהנהלת הכנס והנהלת הכנס לא תהיה כפופה לו.

הצבעה:

בעד	נגד	נמנעים.ות
7	0	0
ההחלטה עברה פה אחד

3. נוהל שימור מידע על תקנונים

מעדכנת:אפרת

הוועד עבר על הנוהל ששלחה אפרת במייל. הנוהל מפרט איך ישמור הוועד את תקנוני הארגון לעתיד, כדי שנוכל לדעת מה היו התקנונים שאורחים בכנסים ואירועים נחשפו אליהם בזמן הכנסים.

בקצרה, התקנונים ישמרו במסודר תחת מאגר הוועד (נכון לכרגע, הדרייב הארגוני), ומזכירות הארגון והנהלות הכנסים יצטרכו לעבוד בשיתוף פעולה כדי לדאוג שנוסחי תקנונים חדשים עולים למאגר.

הצבעה:

בעד	נגד	נמנעים.ות
7	0	0
ההחלטה עברה פה אחד

4. נוהל אבידות ומציאות

מעדכן:גיא

גיא הציג לוועד הצעה לנוהל אבידות ומציאות, אשר התבססה על חוק השבת אבידה וכן על נהלי אבידות ומציאות של מגוון גופים רשמיים העוסקים באבידות ומציאות תדיר (רכבת ישראל, חברות תחבורה, כד').

הנוהל עובר להמשך דיון במייל, ויאושר לפני הישיבה הבאה.

5. המשך דיון על כנס אנימאטסורי

מעדכן:אורי

דיון:

אורי מציע את דניאלה כמלוות כנס אנימאטסורי. 

הצבעה:

בעד	נגד	נמנעים.ות
7	0	0
ההחלטה עברה פה אחד

צוותי עיצוב, שיווק ותכנים גויסו והחלו בעבודה.

הנהלת הכנס עשו ישיבה ראשונית. הנהלת הכנס סגורה גם כן – אורי, אושר אבוחצירא, עדי ערב, עם רון בראון כא׳ מנהלה.

אורי רוצה להעלות לדיון את נושא קיום אנימאטסורי לאורך יומיים.

חברי הסגל וההנהלה סבורים שאין מספיק זמן לתכנן אנימאטסורי של יומיים השנה, אבל מוכנים לנסות אם הוועד יחליט שאנחנו רוצים לקיים את הכנס. הבעיות כוללות זמינות בשני ימי הכנס של חברי סגל, ועומס גדול יותר של העבודה. צוותים שאין להם בעיות – לצוות תכנים אין בעיות, יש מספיק תוכן ליומיים שלמים ביחד עם התוכן מהארוקון שבוטל. אורי דיבר עם אחראיי צוות כוח אדם מארבעת השנים האחרונות והם הציגו בפניו התנגדות מאוד גדולה עקב  כמות המתנדבים הנמוכה שאנחנו רואים בכנסים האחרונים והבעיות הלוגיסטיות הנוספות של כנס של יומיים.

מבחינת השכירות – בנייני האומה לא נותנים לנו הנחה על יומיים כלל – הם מבקשים את אותו תשלום על היום השני, משמע, העלות של המתחם מוכפלת.

מבחינת דוכנים – לפי תגובות הקהל, נראה שבקרב בעלי דוכנים עלו קולות החוששים מכנס של יומיים, מפני שמחד ירגישו מחויבים להגיע לשני הימים כדי להגיע למקסימום קהל, ומצד שני מפני שחלק מהקהל יהיה קהל חוזר, לא בטוח שזה ישתלם.

אורי מפרט שמבחינת כנסי הארוקון הבאים – בשנה הבאה ובשנה שאחריה, לארגן הארוקון של יומיים זה ריאלי מבחינת הימים שפורים נופל עליהם (כלומר הארוקון לא נופל על יום חמישי/ראשון בלי אופציה להרחבה לרביעי/שני).

בנוסף לבדיקה שנערכה מול צוותי הכנסים, הוועד העלה את השאלה על קיום כנס דו-יומי גם מול קבוצת פעילי הארגון וקהל העוקבים בעמוד האינסטגרם של אמא"י. בקבוצת פעילי הארגון הדעות היו חלוקות, מספר פעילים העלו את נושא כוח האדם כחשש. בנוסף לכך, שרון הציגה את תוצאות הסקר שעלה באינסטגרם – עמוד שהקהל בו מורכב בעיקר מאנשים שהיו בכנסים ועוקבים אחרי עדכונים הקשורים לכנסים, ויש לקחת זאת בחשבון כשמסתכלים על התוצאות.

מעוני הסקר, 66% אמרו שיגיעו לשני הימים (סה"כ 455 מצביעים), 30% (202 מצביעים) ענו שיגיעו ליום בודד, ו-3% ענו שלא יגיעו כלל. בסטורי צפו 2100 איש וסה"כ ענו 700 איש.

שרון מוסיפה שהסקר השני שהעלינו לגבי מתנדבים קיבל 23% (83 מצביעים) שאמרו שיתנדבו לשני הימים, 35% שיתנדבו לאחד הימים (129 מצביעים), ו-42% (152 מצביעים) רשמו שלא יתנדבו – חלקם פירטו למשל שהם בעלי דוכנים או מעבירי תוכן. לסקר זה הייתה חשיפה קצת קטנה יותר מלקודם.

שרון מוסיפה ששאלה גם את דעת סגל קוספליי שנתי, והם הביעו עניין בכנס של יומיים ואף ציינו שישמחו להתנדב כסגל (אך הוסיפו שישמחו לגיוס חברי סגל נוספים לצוות באירוע בסדר גודל כזה).

יוני מציגה שנשמע שבעוד שיש מוכנות לכנס של יומיים מצד סגלי תכנים, שאר הצוותים ובמיוחד כוח אדם לא בטוחים במוכנותם. במידה ויוחלט לקיים כנס של יומיים הם ישתפו פעולה, אך הם אינם ששים לכך. אורי מסכים עם עמדה זו, גיא גם כן. 

הוועד מסכים – לא נקיים את אנימאטסורי 2026 במתכונת של כנס של יומיים, אלא יום בודד, כהרגלנו.

שרון סבורה שאם נחליט לא לקיים כנס של יומיים, יש להתחיל עבודת מטה ושיווק עכשיו ולעבוד קשה על חוסר המתנדבים שמבחינתנו הוא חסם רציני לכנס של יומיים עכשיו ובעתיד.

אורי מסכם – אנימאטסורי יתחילו עבודה לגבי צעדים שאפשר לקחת כדי לשפר את מצב המתנדבים לעתיד עם מבט ספציפית להארוקון הקרוב.

6. אנימאטסורי כמותג

מעדכן:דיון כללי

דיון:

הוועד התדיין בנוגע למותג אנימאטסורי – חלק מהוועד לא בטוח האם המותג חזק, עקב היחשפות הוועד למקרים רבים בהם מתבלבלים בשם (או אפילו על במת הארוקון) וקוראים לכנס ״אנימה סטורי״ או "אנימצורי" במקום אנימאטסורי.

אורי ציין כי בשל תחילת העבודה של צוותי הכנס, דיון זה יוכל להיות רלוונטי רק לכנסי העתיד, ולכן יכול גם להתקיים בהמשך.

אפרת טוענת שמדובר בדיון שרלוונטי יותר לצוותים המקצועיים, ומציעה שהוועד יבקש מצוות עיצוב ארגוני וצוות שיווק ארגוני לבחון את המותג אנימאטסורי, ולדווח לוועד האם בעיניהם יש עניין לשקול החלפה של המותג.

דניאלה פונה לאורי בתור מנהל אנימאטסורי בשנים האחרונות לשאול האם מכיר שהיו טענות כנגד השם והוא מציין ששמע פניות מאוד בודדות, אך לא משהו אקוטי.

הוועד מסכם שאין לנו כרגע מספיק מידע לצעדים נוספים בנושא, לאחר הדיון עלו טענות מכאן ומכאן ולכן הוועד מבקש מדניאלה לבדוק את הנושא מול א׳ שיווק ארגוני.

7. הטבות לסגל לאחר הכנס

מעדכנת:אפרת

דיון:

לאחר הכנה ושליחה של מארזי המרצ׳נדייס שנרכשו במסגרת הארו.קום – אפרת סבורה שמשלוחים לכל הסגל הם הוצאה גדולה מדי. העלויות עומדות על סכום גבוה, על פי הגודל, ובסקאלה של כ-200 הזמנות אין הנחה משמעותית.

ֿ

עם זאת, אפרת מציינת שיש כמות מתנדבים מוגבלת שיכלו לקנות מרצ׳נדייס מראש, ותומכת בשליחת המרצ׳נדייס למתנדבים הללו כי לא מובטח שיצטרפו לאירוע "פוסט-כנס" – מדובר בכ-5 אנשים. 

מבחינת קיום אירוע לסגל הארוקון – מיכאל מעדכן שהנהלת הארוקון טרם קיימו דיון בנושא. דניאלה דיברה בנושא עם רומי א׳ הווי – רומי בעד הרעיון ועלו מספר מתחמים וסוגי אירועים שניתן ליצור עבור הסגל, אבל יש חשש מהמשך המלחמה ולכן התוכניות "מוקפאות" עד שהמצב הביטחוני יתבהררומי ודניאלה לא דיברו על מסגרת תקציב.

אורי ממליץ שנקיים תכניות לאירוע במוקדם ולא במאוחר, כדי לוודא שלא יהיו התנגשויות עם העבודה על אנימאטסורי עקב סגל חופף, וכיוון שאלו תוכניות שיהיה קל להזיז במקרה של חזרתו של המצב הביטחוני הבעייתי.

דברי סיכום

אורי: הישיבה ננעלה.

8. נספחים – החלטות ועד שעברו מחוץ לישיבות

מעדכנת:יוני

לא עברו החלטות במייל מאז הישיבה האחרונה.

ישיבת ועד העמותה מרץ 2026 (10.4.2026)

מקום הכינוס: היוועדות חזותית בממשק זום 

זימון לישיבה נשלח ביום: 13 במרץ 2026

שעת פתיחת הישיבה: 11:00

מניין חוקי נדרש לקיום הישיבה וקבלת החלטות: 4 חברי ועד

חברים.ות הנוכחים.ות בעת פתיחת הישיבה:

אורי מרקוביץ', יוני לינדר, שרון טורנר, אפרת מרגלית כרמון, גיא אשל, דניאלה חייקין, מיכאל פרימוב, חברי ועדת הביקורת סם דניאל, סוניה סלבין, נימרוד סקאל

יו״ר הישיבה: אורי מרקוביץ'.

דברי פתיחה

אורי: קיים מניין חוקי לפתיחת הישיבה על פי התקנון. הישיבה נפתחה.

על סדר היום:

1. מעבר התחייבויות בין כנסי הארוקון ואנימאטסורי
2. מסמך נהלי שיתופי פעולה
3. סיכום ראשוני לכנס הארו.קום
4. כנס אנימאטסורי 2026
5. אירוע פוסט-הארוקון
6. מעורבות חברי ועד בכנסים
7. נוהל תקשורת סביב ביטולי כנסים
8. אבידות ומציאות

1. מעבר התחייבויות בין הארוקון ואנימאטסורי

מעדכן:מיכאל

דיון:

הארוקון התקיים במתכונת וירטואלית.

אנימאטסורי יקבל למעשה את רוב הדברים שתוכננו להארוקון:

המתחם באנימאטסורי יהיה צריך להיות אותו מתחם כמו הארוקון (משמע, כולל טדי), וכך לא נאבד כסף מבחינת ההוצאות על בנייני האומה.

צוות תכנים ביקש מאורי אישור להציע למעבירי התוכן להעביר את האירוע שתכננו לכנס אנימאטסורי, ואורי, בתור מנהל אנימאטסורי, אישר. 

כך גם לחלק מהדוכנים, אבל יהיה מקום לצוות דוכנים של אנימאטסורי לבצע התאמות, במיוחד מבחינת דוכני צייר, כדי לשמר גיוון. 

לנרשמי תחרות הקוספליי הודיעו שהתחרות בוטלה ושבאנימאטסורי תתקיים תחרות חדשה אליה יצטרכו להירשם מחדש, יחד עם כל מי שמעוניין להתחרות. 

כמו כן, אנחנו בסיום תהליכים מול הספקים בנוגע להחזרים והעברות התקשרות עימם לאנימאטסורי.

אמא"ידול קיבלו אישור להעביר את האירוע לכנס אנימאטסורי.

אופיר לוטן א' צוות שת"פים הצטרפה לישיבה.

2. מסמך נהלי שת״פים

מעדכנת:אופיר

דיון:

מסמך הנהלים המוצע הוצג לועד.

הרעיון בבסיס המסמך הוא לבצע מיסוד לתהליך הכניסה לשת"פ, ההבדל הגדול ביחס לתהליך הנוכחי הוא ניסוח הסכם מסודר שייחתם על ידינו ועל ידם.

אורי שואל לגבי בלעדיות – נושא שגרם להעלאת הדיון בצורך במסמך, אבל לא מצוין במסמך. למשל, מקרים ששת"פ מציע לעבוד איתנו תמורת זה שלא נעבוד עם מתחרה שלהם.

אפרת סבורה שאפשר להוסיף למסמך שאנחנו ככלל לא מעוניינים בבלעדיות כארגון קהילתי ללא מטרות רווח.

דניאלה סבורה שזה יכול להרתיע שת"פים כמו נינטנדו, שרוצים במסגרת הכנס להיות שת"פ בלעדי בתחומם, אפילו אם לא בלעדיים במסגרת הארגון.

אופיר מציינת שבלעדיות זה משהו שאנחנו לא מציעים לשת"פים כרגע, ובעוד ששת"פים לעיתים מתלוננים על זה – כרגע זה לא מנע מאיתנו עבודה עם שת"פים.

דניאלה מסכמת את הדיון על בלעדיות – לציין בלעדיות במסמך יהיה לא פרודקטיבי, אבל אם שת"פ מעוניין בכך הארגון יכול לשקול בלעדיות זמנית (לדוגמא בלעדיות באירוע אחד, שלא יהיו מתחרים באותו אירוע) עבור תמורה מספיק טובה, ככלי במאגר של צוות שת"פים והכנסים.

הוועד קיים דיון לגבי האם כחלק משת"פ אנחנו יכולים לספק ייעוץ לגבי מה פופולרי בשוק האנימה בלי להיחשף לתביעות. אפרת סבורה שזה שירות שצריך לתת רק אם יש לו תמורה משמעותית לקהילה שלנו – למשל, הבאת סרטים שקהילתנו תאהב. אפרת סבורה שמול ארגונים שאנחנו נותנים להם ייעוץ כזה, צריך סעיף בהסכם שמציין שאנחנו לא אחראים להכנסות שקשורות לייעוץ שלנו.

שרון מציינת שמדובר בשירות שניתן בתשלום, ולעיתים אפילו בשכר גבוה. שחשוב שנבין שהוא לא משהו קטן שכדאי לתת לגופים מסחריים "בחינם" אם אינם תורמים לקהילה כמו המלצה לייבוא סרטי קולנוע לקהל הרחב.

שרון מציינת שקודי הנחה לבד הם דבר שזול לתת לנו מצד בעלי חנויות, ושצוות שת"פים צריך לשקול לדרוש תמורות נוספות לשיתופי פעולה מעבר לרק קוד הנחה. אופיר, מיכאל ואורי מציינים שזה פרסום טוב לארגון ונותן מעמד לחברות באמא"י אם יש לנו הנחות קבועות בהרבה מקומות. מיכאל מוסיף כי גם שת"פ המכיל רק הנחה קבועה מיטיב בהיותו גורם נוסף המהווה בסיס לקשר בין הארגון לעוד גופים בתחומינו. אפרת ממליצה להשאיר את הנושא בנהלים פנימיים של צוות שת"פים, לשיקול דעת.

דניאלה מדגישה שהמסמך שהוצג לוועד הוא המסמך שפונה החוצה לשת"פים כנקודת מגע ראשונה. הנהלים הפנימיים של צוות שת"פים עוד צריכים להיסגר ויהיו יותר מפורטים ממנו.

הוועד מתדיין על האם צריך שכל שת"פ יאושר ע"י הוועד. שרון סבורה שלא כל שת"פ צריך אישור ועד, ומציעה להקים ועדה עם ייצוג ועדי ושיווקי שתאשר דברים. אופיר מציגה שיש פער בין שת"פים שיווקיים בלבד לבין שת"פים יותר מעורבים – יש הרבה שת"פים שמספיק שיהיה מעורב בהם מישהו שמכיר את שיווק. אפרת מציעה מלווה מטעם שיווק לצוות שת"פים שיוכל לדעת מתי אפשר פשוט לאשר שת"פ ומתי צריך להעלות את הדיון לרמת הוועד. דניאלה סבורה שזה פשוט חלק מהגדרת הצוות – שיהיה בו אדם שיודע שיווק, ואדם שיודע לנהל שת"פים על הקרקע. 

אופיר מסכימה עם ההצעה לוועדה – קבוצה ייעוצית עם נגיעות לחלקים שונים בארגון היא בעיניה רעיון טוב להרמת שת"פים. היא מציעה להוסיף זאת לנהלים הפנימיים של הצוות – למשל לציין שלפני העלאת נושא לוועד, צוות שת"פים צריך לסגור מי יהיה אחראי על חלקי השת"פ הרלוונטי.

הצבעה על אישור עקרוני של הטיוטה למסמך שנשלח לוועד –

בעד	נגד	נמנעים.ות
7	0	0
ההחלטה עברה פה אחד

הוועד מסכים שהקמה של ועדה מייעצת עם ייצוג משיווק היא רעיון טוב, וימתין להצעה לפורמט מסודר לוועדה זו.

אופיר עזבה את הישיבה.

3. סיכום ראשוני של כנס הארו.קום

מעדכן:דיון כללי

דיון:

השידור היה מוצלח, היו בעיות טכניות שהתמודדנו איתן באותו היום. נכנסו לשרת כ-600 אנשים באותו היום, היו 100-200 איש בזמני השיא באירועים באולם השידור הראשי, וכ-50 איש בהרצאות הגדולות יותר. תגובות הקהל היו מאוד חיוביות לאירוע.

גיא שואל מבחינת תרומות ביום האירוע – לא היו תרומות, מכרו מעט מהמרץ'.

שרון רוצה להעלות לדיון את תהליך ההחלפה/ביטול בין הארוקון 2026 להארו.קום – הוועד עודכן לגבי המהלך אחרי שחלק מסגל הכנס עודכנו. שרון סבורה שהוועד היה צריך להיות מעודכן קודם, לפני שמתחילים לבדוק עם הסגל את היתכנות המהלך, כדי שהוועד יוכל לשקול החלטה כזו בלי שכבר יצרנו ציפיות בסגל, ושהשיקולים שלהם יוכלו להיות נקיים מלחצים חיצוניים. אורי מסכים שזו דרך יותר נכונה לפעול להבא.

4. כנס אנימאטסורי 2026

מעדכן:אורי

דיון:

הנהלת אנימאטסורי הממשיכה מצומצמת יחסית כרגע – רק אושר אבוחצירה מעוניין להמשיך לנהל מהכנס הקודם, והוא לא מעוניין להיות המנהל אלא רק ע' מנהל. על כן אורי מעוניין להמשיך לנהל השנה, ובתקווה אושר יוכל לנהל את הכנס בשנה הבא – אורי מציין שאושר הביע עניין לנהל בשנה הבאה.

הוועד מצביע על אישור מינוי אורי למנהל אנימאטסורי 2026 –

בעד	נגד	נמנעים.ות
5 (אורי, אפרת, דניאלה, יוני, מיכאל)	2 (גיא, שרון)	0
ההחלטה עברה ברוב של 5 קולות

אורי יתחיל לגייס הנהלה ואז ימשיך לגיוס סגל.

שרון שואלת האם לאורי יש את הזמינות לניהול הכנס, והאם תהיה פגיעה בשאר תפקידיו הוועדיים. אורי אומר שתהיה פגיעה בהחלט, אך בעיניו אם אושר ינהל בשנה הבאה זה שווה את זה. אורי גם יכוון לגייס הנהלה חזקה ורחבה כדי להוריד משימות ממנו אליהם בניהול הכנס.

אורי מעלה הצעה – להפוך את אנימאטסורי לכנס של יומיים השנה. 

מבחינת בנייני האומה, אולי אפשר להרחיב את הכנס ליומיים, אבל בנייני האומה אולי יצטרכו לסרב לאירוע אחר אם נבקש לשריין יומיים.

מבחינה כלכלית, התקציב יגדל להערכתו של אורי פי כ-1.5, כי נקבל הנחה במחיר על המתחם ליומיים במקום יום.

אם נרחיב את הכנס ליומיים נוכל לפזר תכנים לאולם הראשי בצורה יותר טובה ולקבל לו"ז הרבה פחות צפוף; מבחינת תכנים מעבר לאולם הראשי, זה יאפשר לנו להתמודד בצורה טובה יותר עם התכנים שעברו לאנימאטסורי בעקבות ביטול הארוקון. בהקשר זה אורי מציין שהוא שוקל לפתוח חדר תכנים נוסף אם לא נקיים כנס של יומיים, כדי להתמודד עם כמות התכנים שיש לנו.

האתגר העיקרי הוא לינה. אנחנו נרצה לספק לינה לכל הסגל ללילה בין שני ימי הכנס. מבחינת באי הכנס, נצטרך להבין איך והאם לעזור עם סידורי לינה לכנס – אייקון ועולמות בימינו לא עושים לינה במתחם מתוך הבנה שהם במקום מרכזי מספיק כדי שזה לא יהיה נחוץ, ומבחינתנו בנייני האומה לא מוכנים ללינה במתחם.

גיא סבור שאין בעיה מבחינת מציאת מספיק תוכן ליומיים, אבל שנושא הלינה הוא מכשול משמעותי – בנייני האומה אינו מקום מרכזי עם הרבה פתרונות לינה באיזור (כמו עירוני א'), והקהל שלנו לא בהכרח יהיו מוכנים לשלם את מחירי הלינה – כ-200 ש"ח לבן אדם מניסיונם של מספר חברים בוועד. הוא מוסיף שמעבר לסגל – מתנדבים לכנס של יומיים הם בעיה. גיא חושש שכנסיון ראשוני בפורמט כזה, לא בהכרח יגיעו יותר מתנדבים, ואנחנו כבר בבעיית כוח אדם במתכונת הנוכחית.

אפרת סבורה דווקא שהפורמט החדש יכול למשוך יותר אנשים, גם ותיקים, מאחר והוא דוחף את כנסי האנימה בארץ להידמות לכנסים בחו"ל; וגם שהקהילה תהיה מעוניינת בכך במיוחד לאחר ביטול הארוקון. היא גם סבורה שזה זמן מצוין לנסות כנס של יומיים כאירוע חד פעמי עקב ביטול הארוקון, כי כך נוכל בקלות לא למקם כנס של יומיים כמציאות חדשה אלא כניסיון עקב ביטול הארוקון.

סם מבקשת מהוועד לזכור שתחילת עבודה על אנימאטסורי היא חמישה חודשים לפני הכנס, בניגוד להארוקון שעליו העבודה מתחילה כשבעה חודשים לפני. עקב כך, עבודה על כנס של יומיים לאנימאטסורי היא סיכון יותר גדול מאשר הארוקון.

יוני מסכמת – בעוד שיש הרבה אתגרים לוגיסטיים, הרבה מהם תלויים בלדבר עם סגל פוטנציאלי ואז להבין האם יש היתכנות לכנס של יומיים. אפרת מסכימה ומציגה לוועד – צריך להבין: (א) מהם הדדליינים מול בנייני האומה לשריון של יום נוסף; (ב) כמה כסף זה יעלה לנו אל מול קיום כנס רגיל, מול כמה כסף נוסף אנחנו נרוויח; (ג) צריך להבין האם יש לנו צוותי בסיס (הנהלה, שיווק, עיצוב, תכנים, דוכנים, כוח אדם) לכנס אשר מוכנים לניהול כנס כזה, ו-(ד) לדבר עם סגלי עבר לחוות דעת – האם ריאלי לארגן את הכנס במסגרת הזמן הזו. דניאלה מציעה לקיים דיון גם בפעילים. אפרת רוצה להרחיב – צריך לסקור פעילים, סגל ודעת קהל של מבקרי עבר לגבי הרעיון.

הוועד מסכים לבדיקת האפשרויות לכנס של יומיים תחת הסיכום הנ"ל.

5. אירוע פוסט-הארוקון

מעדכן:מיכאל

דיון:

ביטול הכנס כמובן מאוד פוגע במוטיבציה של סגל הארוקון 2026. מיכאל מעוניין לקיים אירוע פוסט-כנס כפי שהיה באנימאטסורי עבור סגלי הארוקון והארו.קום. הוא סבור שזה מאוד יעזור מבחינת השחיקה שנוצרה מביטול הכנס והמלחמה. מיכאל ודניאלה ידונו בנושא מול רומי א' הווי ארגוני.

6. מעורבות חברי ועד בכנסים

מעדכן:גיא

דיון:

גיא רוצה להעלות לדיון את שאלת מעורבות הוועד בכנסים. דברים רבים בארגון נתקעים בטענה ש"זה יחכה לאחר הכנס" ובעיניו זה לא מצב מקובל. גיא שואל האם הוועד רוצה לתקף הורדת מעורבות ועדית בניהול כנסים באיזשהי צורה קונקרטית.

אפרת מסכימה שזה מצב רצוי, אך מציינת שצריך לשים לב שניהול כנסים הוא לא הגורם היחיד. היא מצביעה על עצמה כמי שגם מאוד פעילה בכנסים, בצורה הגוררת עמה עומס, אפילו אם לא כסגל בכיר.

הוועד מסכים שאיסור על מעורבות ועדית בכנסים הוא רעיון רע, מכורח המציאות – הוועד יעדיף למלא תפקיד בכיר מאשר שלא ימולא התפקיד בכנס.

הוועד מצביע על הנוהל הבא – תפקידי סגל בכירים (א' או צוות ניהול הכנס) יעלו להצבעה בוועד אם חברי ועד מעוניינים לקחת אותם.

בעד	נגד	נמנעים.ות
7	0	0
ההחלטה עברה פה אחד

7. נוהל תקשורת סביב ביטולי כנסים

מעדכנת:אפרת

דיון:
אפרת רוצה לשאול האם צריך נוהל מאוחד ליוצרי תוכן ומתמודדים בתחרויות בכנס שהתבטל. המצב הנוכחי הוא שכל אירוע החליט בפני עצמו כיצד להתנהל, וכיצד להגיע להחלטה.. 

כך מצד אחד, הדיון לגבי תחרות הקוספליי התבצע בקרב סגל קוספליי שנתי, ובסופו של דברמתחרי קוספליי קיבלו רק מייל על כך שבוטל הכנס ללא מידע על בחינת האפשרויות לגבי עלייתם לשיפוט בכנס.

מנגד, ההחלטות לגבי דוכנים ותכנים, שעברו דרך הוועד, הובילו למצב כמעט הפוך – הבטחה של מקום באנימאטסורי או באחד משני כנסי הדגל העוקבים (אנימאטסורי 2026 או הארוקון 2027).

אפרת הייתה רוצה לקבוע נוהל לפיו מלווי הצוותים בוועד יפעלו יחד כדי לוודא שכל הצוותים דואגים לתת מענה לגורמים הרלוונטיים (גם אם המענה הוא שהתחרות מבוטלת), כדי לוודא שההחלטות נשענות על עקרונות דומים (בכפוף לשינויים המחויבים מהאופי השונה של האירועים השונים) וכדי לוודא שההחלטות אינן משליכות באופן בעייתי על האירוע העוקב.

הוועד מסכים להמשיך דיון בנושא בישיבה הבאה או במייל.

8. אבידות ומציאות

מעדכן:גיא

דיון:

גיא רוצה לרשום נוהל ארגוני להתנהלות עם אבידות ומציאות מרגע שהן מגיעות אלינו, ומבקש לשאול אם יש לוועד דעות בנושא לפני שינסח לוועד נוהל לאישור.

אפרת מציינת שחשוב לבדוק את חוק השבת אבידה.

דברי סיכום

אורי: הישיבה ננעלה.

9. נספחים – החלטות ועד שעברו מחוץ לישיבות

מעדכנת:יוני

לא עברו החלטות במייל מאז הישיבה האחרונה.

אישור הפרוטוקול על ידי 2 חברי.ות ועד:

__________________________שם + משפחה חבר.ת הועד החותמ.ת ת.ז.: _______________ תאריך מינוי כחבר.ת ועד: _____________ חתימה: _________________

__________________________שם + משפחה חבר.ת הועד החותמ.ת ת.ז.: _______________ תאריך מינוי כחבר.ת ועד: _____________ חתימה: _________________

נוכחים בשיחה וירטואלית: אורי מרקוביץ', יוני לינדר, שרון טורנר,  אפרת מרגלית כרמון, גיא אשל, דניאלה חייקין, מיכאל פרימוב

מיתר פשקר מנהלת הארוקון, ואלון אברהמי ע' מנהל הארוקון, הצטרפו לישיבה.

1. הארוקון בראי המלחמה

מעדכן:דיון כללי

אורי מציג שבעקבות המצב הבטחוני, הגענו להסכמה מול בנייני האומה שלא נוכל לקיים את הכנס בשלישי – אפילו שטרם עודכנו ההנחיות.

מיתר מציגה שקיבלנו מהם אופציה של דחיית הכנס ל-31 במרץ, יום לפני ליל הסדר – יום שיש תחבורה ציבורית אבל גם חופש לבתי הספר. הספקים מעדיפים דחייה מאשר ביטול ומוכנים להתגמש.

אלון מציג שההנהלה הציגה את המצב לסגל הכנס, השת"פים והספקים. יש כמות מצומצמת שלא יוכלו או ירצו לקיים את הכנס בתאריך המוצע, כל הספקים אמרו לנו כבר שאין בעיה לעשות דחייה. סגל דוכנים ותכנים וסגל התחרויות מוכנים להוציא הודעות לדוכנים ולמעבירי תוכן ולמתמודדים כדי לבדוק את התאריך החדש מולם.

אלון מציין שאמא"ידול לא יוכלו כנראה לדחות את האירוע ולנהל אותו ואנחנו בודקים אופציות לניהול האירוע בידי אחרים.

אלון מוסיף שיש לנו כבר הודעות מוכנות לשיווק עם גרפיקה בין אם נבחר בביטול או דחייה. יש כבר הרבה תגובות לפוסט הראשוני שהוצאנו לפני כשעתיים, והתגובות מעבירות העדפה לדחייה מאשר ביטול גם כן.

מיתר מוסיפה שאם הכנס יהיה ב-31 לחודש, סביר שהיא לא תוכל להיות בו פיזית בעצמה. מיתר מאמינה שהכנס בכל זאת יוכל להתקיים, למרות שכמובן יהיה לה מבאס אישית לא להיות בו.

אורי מוסיף שעד תאריך זה עדיין אי אפשר להיות בטוחים שלא ימשך מצב החירום הבטחוני ושחשוב לציין זאת בפרסומים, ומציע דדליין של שבוע לפני הכנס להחלטה סופית על קיומו ב-31 במרץ. הועד מסכים להצעה זו. אם לא יוכל להתקיים הכנס ב-31 במרץ מכיוון שב-24 במרץ המצב הבטחוני לא יאפשר זאת – נבטל את הכנס לחלוטין ונאפשר העברת הכרטיסים לאנימאטסורי או הארוקון הבא. את מכירת הכרטיסים למועד החדש נפתח שוב רק כשהמצב הבטחוני יאפשר קיום של הכנס בכל מקרה.

מבחינת עלויות מול בנייני האומה וספקים, אם ניאלץ לבטל את הכנס – "נדחה" אותו לתאריך של אנימאטסורי, ולכן לא נפסיד כסף על שכירות המקום – התשלומים ייחשבו עבור התאריך של אנימאטסורי.

מיכאל ודניאלה שואלים מה העלויות של דחיית הכנס. מיתר ואלון עונים – הוצאות שיווק שכבר הוצאנו, כרטיסים שנצטרך להחזיר, דוכנים שיבטלו את הגעתם לכנס. הם מצפים שמדובר על עלות מינורית. אלון מוסיף שגם מבחינת רוב הספקים – הביטול יהיה בחינם כרגע, וגם אם נודיע עליו שבוע מראש לפני ה-31 במרץ.

הועד מצביע – נדחה את הכנס ל-31 במרץ בהינתן שהמצב הבטחוני ירגע עד ה-24 במרץ – עבר פה אחד.

מבחינת מדיניות ביטולים – חוקית אנחנו מחוייבים לציין עד מתי אפשר להחליט אם אנחנו מציעים אופציות שאינן החזר, כיוון שמנקודת זמן זאת מדובר בביטול. בפעם שעברה נתנו לאנשים אופציה להמיר את הכרטיס לאירוע שבוטל לכרטיס לאירוע שהחליף אותו או לאחד הכנסים הבאים. הפעם כמובן מכיוון שה-31 במרץ אינו תאריך ודאי, צריך אופציית המשך באם יתבטל גם ה-31 במרץ.

אורי מציע שניתן למי שקנו כבר כרטיסים אופציות להחליף את הכרטיס בכרטיס להארוקון הדחוי ב-31 במרץ או לאנימאטסורי ב-27 לאוגוסט או להארוקון בשנה הבאה בפורים 2027, או כמובן לביטול הכרטיס וקבלת החזר. כחלק מהודעה זו אנחנו נכריז למעשה על תאריך אנימאטסורי.

מיתר מציעה שנכריז על האופציות האלו רק מחר. דניאלה מציינת ששיווק כרגע הכינו פוסטים לדחייה עם כל הפרטים הללו כבר. אפרת מסכימה שעדיף לפרט את אפשרויות הביטול או דחייה של הכרטיסים רק מחר, כדי שלא ינוסחו בלחץ עם סיכון לטעויות.

אלון מבקש שלמעבירי תוכן, דוכנים ומתמודדים בתחרויות נשלח את המידע לפני שנוציא לציבור את המידע. דניאלה מסכימה. התכנון הוא להוציא הודעה למשתתפי הכנס למיניהם בשעה 7, ולציבור הרחב ומגיעי הכנס ב-8. מיתר מבהירה – בהודעה הזו נציין שפרטי ביטול/דחיית כרטיסים יפורסמו מחר בסושיאל. נוסף על כך, ישלח מייל עם הפרטים למיילים המשויכים עם רכישות הכרטיסים שבוצעו עד עכשיו.

אפרת סבורה דווקא שמסר ארוך ומסובך יותר יקלט פחות טוב ע"י הקהילה. דניאלה חושבת שהמסר יהיה יותר ברור אם נוציא אותו מיד, וששיווק הכנס יהיה עמוס מאוד בהתמודדות עם פניות אם לא נוציא את כל המידע בהודעה בודדה.

אפרת ומיכאל מציעים את עצמם לתגבור צוות שיווק בכנס כדי לענות על פניות כרגע. מיתר סבורה שעוד כמה שעות המתנה לביטולים אינה בעיה.

שרון ומיכאל מסכימים שעדיף לפרט על אפשרויות הביטול והדחייה רק מחר, ושאפשר רק לציין בהודעה שתצא היום שנפרט על ביטולים והעברות של הכרטיסים בהמשך. אפרת מסכימה. דניאלה תישלח את הנוסח לועד.

הועד מצביע – נוציא טופס החזרים בדומה לעבר עם ארבע אופציות: ביטול מלא או דחיה לתאריך החדש או לאנימאטסורי 2026 או להארוקון 2027. במידה והתאריך החדש יתבטל גם הוא, מי שבחרו להעביר את הכרטיס למועד החדש יוכלו לבחור מחדש (מבין שלושת האופציות האחרות). הצבעה – עבר פה אחד.

הועד מצביע – הערב נודיע על דחיית הכנס, ומחר יצא נוהל החזרים מסודר. הצבעה – עבר פה אחד.

נוכחים: אורי מרקוביץ', יוני לינדר, שרון טורנר,  אפרת מרגלית כרמון, גיא אשל, דניאלה חייקין, בשיחה וירטואלית: חבר הועד מיכאל פרימוב, חבר ועדת הביקורת נימרוד סקאל

1. מסמך נהלי שת״פים

מעדכנת:דניאלה

הפקת והצגת המסמך ימתינו עד אחרי הארוקון, כדי שנוכל להבין אם נוהל העבודה שלנו להארוקון עובד טוב לעתיד.

בנוסף, צוות שת״פים בודק גיוס של חברת צוות חדשה.

2. נהלי פניה לעו״ד

מעדכנת:אפרת

כרגע יש הרבה עבודה משפטית שצריכה להיעשות בארגון. אפרת מדגישה שלא חובה לפנות דרכה לעו"ד – אפשר לפנות ישירות למיילים של העו״ד ולכתב את מייל הועד ואת אפרת. אפרת מדגישה שהיא לא צריכה להיות צינור באופן של ברירת מחדל, ושאם מישהו רוצה לפנות ישירות לאפרת (חברת הועד) ולא לאפרת (העו״ד) חשוב להדגיש את זה.

אפרת היא מי שמתעדפת את העבודה עם העו״ד בשוטף, אז אם יש משימה חשובה שדורשת עבודה עם העו״ד – חשוב לדבר עם אפרת בנושא, וחשוב להיות במעקב אקטיבי.

אפרת מדגישה גם – לעו״ד אין את הקונטקסט שיש לנו על הארגון, וגם לאפרת עצמה אין תמיד את כל המידע כשמדובר בנושאים שהיא לא מעורבת בהם ישירות. חשוב מאוד להעביר דברים שנראים לנו אולי ברורים, כדי למנוע שאלות ועיכובים שיכלו להיחסך מראש.

דניאלה מציעה לעשות גליון עבודה לנושאים השונים שצריכים לעבור מול העו״ד. אפרת סבורה שדווקא חשוב להשאיר את העבודה הזו אקטיבית, ובעיניה גליון עבודה סטנדרטי דווקא יפגום ביכולת שלנו לעשות את העבודה באופן מודע (״mindful״). היא תעבוד על תיקיה במייל הועד שיכללו בה דוגמאות לחוזים סטנדרטיים ונוהל פניה כללי שיוכלו לתת בסיס, אבל לא להחליף שיקול דעת של חברי הוועד.

3. פרויקט הספריה

מעדכן:גיא

פרויקט הספריה מלווה אותנו כ-15 שנה. אפשרנו לספריות לפנות אלינו להבאת מדף או איזור של מנגה בספריה. רכשנו או אספנו תרומות של מנגה ותרמנו לספריות, עשינו רישום של הכרכים שיש בכל ספריה, ומדי פעם עשינו שת״פים עם ספריות להרצאות.

זה פרויקט שדורש ניידות לספריות קטנות ונידחות יותר, כי ספריות יותר גדולות נוטות להיות מסוגלות לרכוש בעצמן כרכים. זה הפך את העבודה לקשה מבחינת לוגיסטיקה פיזית – אחסון, שינוע של רכישות ותרומות. היה קשה למצוא אנשים שרוצים לתפעל את הפרויקט הזה – הוא לרוב פעל רק כשהיה מישהו בועד שהיה חשוב לו לתפעל אותו.

בשנים האחרונות קיבלנו כמעט אפס פניות מאנשים שרצו לדעת איזה ספריות כוללות כרכי מנגה, אבל הרבה פניות מספריות שמעוניינות להצטרף לפרויקט. 

השאלה היא האם אנחנו מעוניינים לשמר את הפרויקט פעיל – להרים את כל הלוגיסטיקה, מה שאומר לגייס צוות כמו צוות מחסן שצריך להתפרס על אפילו יותר מהארץ. האלטרנטיבה היא להחליט לסגור את הפרויקט עד להודעה חדשה, או למצוא אלטרנטיבה לבעיית הלוגיסטיקה – למשל הפצה דיגיטלית ממומנת לספריות של אפליקציות קריאת מנגה, מה שאומר השקעה כספית.

אורי רוצה להוסיף – הפרויקט התחיל במרכז ועדיין יש מדור בבית אריאלה עם שם הארגון, והם מכירים אותנו ויודעים להפנות אלינו אנשים שמעוניינים באנימה ומנגה. אורי מסכים שהשינוע הוא הבעיה ושאפשר לראות שזו הייתה הבעיה לאורך תקופת הפעילות – למשל, יש ספריות שמחליטות לסגור את מדור המנגה ורוצות להחזיר את הכרכים, והרבה פעמים פשוט אין לנו איך לקחת אותם.

אורי סבור שיש בפרויקט ערך ושכמו בבעיות ארגוניות רבות, המחסור שלנו הוא בכוח אדם עם מוטיבציה לנושא. אורי סבור שכדאי לחכות עד שצוות כוח אדם ינסה לעשות סבב גיוס לפני ויתור.

שרון ממליצה לסגור את הפרויקט. לדעתה גם אם יש אנשים שיוכלו לעזור, עדיף לנתב אותם למשימות יותר חשובות מאשר שיעזרו לתקופה קצרה ואז נחזור למצב בו אין כתובת זמינה לפניות מהספריות, וצוות שיווק יצטרך לנהל את כל הפניות. דניאלה מסכימה, וסבורה שכדי להחיות את הפרוייקט מחדש, צריך מישהו עם מספיק תשוקה בשביל לתחזק את הפרוייקט לאורך זמן ממושך ולא לפרוש לאחר זמן קצר. 

אורי רוצה להוסיף שיש לנו מנגות במחסן שצריך להחליט מה לעשות איתן, אם נסגור את הפרויקט. מיכאל מוסיף שזו בעיה שעולה הרבה כשמתעסקים עם המחסן. גיא רוצה להדגיש שזו לא שאלה שצריכה לעצור אותנו מההחלטה על מה לעשות עם פרויקט הספריה.

אפרת סבורה שהחזון של הפרויקט מדהים ומתאים בדיוק למטרותינו, אבל בעידן הדיגיטלי הוא הופך לפחות ופחות רלוונטי ביחס למאמץ שהוא לוקח.

אורי מוסיף שיותר ויותר חנויות מקבלות אישור ממשרד החינוך למכור מנגות לספריות בארץ, וזו חלק מהסיבה לדעיכה בעניין בפרויקט. הוא מציע למקד את הפרויקט בתיווך בין ספריות לחנויות רלוונטיות, כך שמחד נעזור לחנויות מעוניינות לקבל לקוחות נוספים, ומאידך נשיג הנחות לספריות ציבוריות להן תקציב מוגבל לרכישת ספרים חדשים. 

אפרת מסכמת את הדיון עד כה – הועד מעוניין לסגור את הפרויקט כמו שהוא עובד כרגע, ומעוניין במבנה חדש לפרויקט שהוא פחות כבד לוגיסטית, אבל זה דורש מישהו שירצה לתפעל אותו, בין אם בתוך הועד או מחוצה לו. אורי מדגיש – אנחנו לא מקימים את המבנה החדש הזה כרגע, רק בודקים עניין.

הצבעה ראשונה – פירוק פרויקט הספריה בצורתו הנוכחית (הורדה מהאתר ותקשור לספריות בעתיד) – בעד 6 (דניאלה אורי יוני אפרת שרון גיא) נגד 1 (מיכאל) נמנע 0 – עבר.

הצבעה שניה – בדיקת היתכנות של פורמט קישור בין ספריות לספקים ישראלים (כגון קומיקס וירקות, קומיקאזה, סטימצקי) ותרומה כספית מצידנו על הרכישות הללו, בהינתן שיש אדם שרוצה לתפעל את הפרויקט. גיא ירשום פוסט בפעילים לאחר בדיקת ההיתכנות הלוגיסטית. – עבר פה אחד.

4. הארוקון

מעדכן:מיכאל

הישיבה האחרונה לפני הכנס עברה, כמות המתנדבים נראית טובה, אין בעיות משמעותיות כרגע והסגל מרוצה מהעבודה השנה ומהשינויים והשדרוגים של חוויית העבודה והסגל.

עד כה נמכרו פחות כרטיסים משנה שעברה בנקודה זו. אנחנו סבורים שהחשש מהמצב הבטחוני גורם לאנשים לקנות יותר קרוב לתאריך. בנוסף, טרם התחלנו שיווק ממומן – הוא מתחיל באיחור השנה ויתחיל השבוע. דניאלה גם סבורה שהשת״פים בכנס יביאו יותר אורחים במיוחד בשבועיים הקרובים כשהפרסומים שלהם יעלו.

אורי מציין בהמשך לדיונים קודמים בנושא שהחלפת מערכת קניית הכרטיסים תתרחש רק לאנימאטסורי, כדי לא לפגוע במכירות הכרטיסים עכשיו.

בכנס יש כל מיני שיתופי פעולה בסקאלה גדולה מבעבר (עקב הגידול בכמות האנשים שמנהלים שת״פים ארגונית) וסגל הכנס מאוד מתרגש – שיתוף פעולה עם נינטנדו, גיים ג׳אם עם 20 משתתפים ועוד. גם פונים אלינו כל מיני משפיענים בנוגע להגדלת סקאלת שיתופי הפעולה. הרבה משיתופי הפעולה האלו מעוניינים גם להמשיך את שיתופי הפעולה בעתיד, לא בהכרח רק בכנסים.

אורי מציין שכמות המתנדבים לא מאוד שונה משנה שעברה, פשוט שינינו את הגדרות התפקידים והורדנו מתנדבים ממקומות שאפשר להחליף מתנדבים בסגל. אין הידרדרות, אבל גם אין עליה בכמות המתנדבים משנה שעברה. דניאלה מציינת שגם הוספנו הטבות וצ׳ופרים לסגל ומתנדבים, והם מגיבים לזה טוב מאוד – אז אולי בשנה הבאה זה יביא עוד אנשים, ובוודאי בכנס הנוכחי זה משפר את התגובה.

גיא מציין שפנה אליו חבר סגל חדש שלא הכיר מה זה אמא״י. הועד התדיין בנושא הסברה על מה זה אמא"י למתנדבים וסגל – שרון תכין מסמך קצר שיהיה אפשר להעביר לסגל בגיוס.

5. מנגה קפה חברתי

מעדכנת:שרון

הגיע למייל שיווק אדם שמעוניין להחזיר את המנגה קפה החברתי. שרון העבירה את הפניה לועד וביקשה ממנו לפרט יותר על החזון שלו. טרם קיבלנו תגובת המשך. שרון רוצה לדעת אם מישהו רוצה אחריות על הנושא. אורי מציע את עצמו לליווי.

6. לוח זמנים פנים-ארגוני

מעדכן:מיכאל

מיכאל מציע שנפתח גוגל קלנדר שישותף בין כל הארגון, כדי שנוכל לראות אירועים ולמנוע התנגשויות בין אירועים שונים, למשל התנגשות בין ישיבות כנסיות ואירועים שנתיים. מיכאל מציע שצוות כוח אדם ארגוני ינהל את לוח הזמנים והדרכת העבודה איתו.

גיא שואל לאיזה סדר גודל זה יגיע בכנסים – אפרת עונה, סקאלת ההנהלה, הם יחליטו מה לשים שם ומה לא קריטי.

הועד מסכים שאפשר לשקול הוצאה של חלק מהלוח זמנים לציבור.

הישיבה נסגרה.

7. נספחים – החלטות ועד שעברו מחוץ לישיבות

מעדכנת:יוני

לא עברו החלטות במייל מאז הישיבה האחרונה.

ישיבת ועד אמאי 2026 ינואר (09.01.2026)

נוכחים: אורי מרקוביץ', יוני לינדר, שרון טורנר,  אפרת מרגלית כרמון, גיא אשל, חברי ועדת הביקורת סם דניאל ונימרוד סקאל, בשיחה וירטואלית: חברי הועד מיכאל פרימוב, דניאלה חייקין

1. עדכון הארוקון

מעדכן:מיכאל

אלון אברהמי, ע מנהל הארוקון, הצטרף לישיבה.

גיוס הסגל כמעט נסגר. הכל מתקדם כהלכה.

מתחם הכנס מתוכנן לגדול משמעותית הכנס לאחר גידולי הקהל בשנה האחרונה.

אלון עזב את הישיבה.

2. עדכון חנוכון

מעדכן:אורי

האירוע עבר בהצלחה והתקבל בחיוב, נמכרו כמעט כל הכרטיסים. הקהל היה יחסית צעיר והתעניין בתכנים.

גיא מציין שבמהלך האירוע הוא דיבר עם תושבים באיזור ונשמע שהם נהנו מהנוכחות שלנו באיזור, היו כל מיני סקרנים, למשל כאלה ששמו לב כי קוספליירים הצטלמו בגן ציבורי סמוך.

מיכאל מציין כי נראה שהקהל נהנה מהאווירה של כנס יותר קטן.

אורי מספר שהסגל היו מרוצים מהאירוע. תהיה ישיבת סיכום בקרוב. היו גם סגל צעיר שחלקם מתעתדים להיות סגל בהארוקון או באנימאטסורי השנה.

אורי ממליץ לעשות אירוע כזה שוב בסוף השנה. אפרת שואלת – מה לגבי שבועות? אורי סבור שיש סכנה לשחיקת סגל אם נקיים אירוע סמוך מדי, ומעדיף להתחיל באירוע בסדר גודל כזה פעם בשנה, עד שנראה אם יש לנו מספיק סגל כדי לקיים עוד אירועים. אפרת מציינת גם שחנוכון התחיל מפניה של סגל שהתעניינו לארגן אותו, וזה לא קורה כרגע עם שבועות (כלומר לא פנו אלינו פעילים שמעוניינים לעשות אירוע בשבועות).

3. הרשמה מקוונת לאמא״י

מעדכן:גיא

גיא שואל – מהן המגבלות שעומדות בפנינו כרגע אל מול פתיחת הרשמה מקוונת לאמא״י? האם אנחנו מעוניינים לעשות את זה?

אורי עונה – יש קושי טכני, והוא פתיר. הבעיה המרכזית בעיני אורי היא שבעבר נרשם לארגון אדם מזויף והתמודד לועד (לפני הקמת העמותה, כאשר היינו פרויקט של האגודה למד״ב ופנטזיה). כלומר, אורי דואג לגבי הרשמה מקוונת מבחינת אימות זהות האדם. יוני מציינת שעו״ד הארגון ציינה זאת כבעיה בעבר גם כן. עם זאת, בעיה זו לא מונעת חידוש הרשמה – כי כאן רק צריך לשלם על חידוש לאדם שכבר וידאנו שהוא אמיתי, ומול בעיה זו יש לנו רק את המכשול הטכני לעבור.

אורי מציין שמעבר לבעיות אלו, קבלת ההטבות הארגוניות היא בעיה – אין לנו מערכת דיגיטלית לנתינת ההטבות האלו, הן ניתנות בחנויות שונות וגם ברכישת כרטיס לכנס – רק בהצגת כרטיס חבר אמא״י, ואנחנו מחלקים את כרטיס החבר רק בהרשמה פיזית.

גיא שואל – אם הבעיה היא רק טכנית, מדוע לא עשינו זאת עד כה? יוני עונה – תמיד היו דברים אחרים בסדרי העדיפויות הטכניים לפני מערכת החברים.

אפרת תבדוק מול העו״ד אם יש מחסומים רגולטוריים כרגע לפתיחת הרשמת חברי ארגון מקוונת, ובנפרד לפתיחת חידוש חברות מקוון.

4. מרחב בטוח

מעדכנת:אפרת

א׳ מרחב בטוח ליאן לביא וחברת הצוות תמר גולדליסט החליטו לפרוש מהצוות.

לי-און סונג הצטרפה כא׳ החדשה של הצוות. ללי-און יש כרגע 2 ע׳ים, חוליאן אמדור ותיאה ים פרנק. במהלך חודשים ינואר-פברואר יעברו אפרת, לי-און, חוליאן ותיאה את ההדרכה החוקית הנחוצה לתפקיד.

מייל מרחב בטוח פוצל – יש מייל נפרד לתלונות שיהיה נגיש רק למי שעבר את ההדרכה החוקית הנדרשת, ומייל תפעולי לפניות שאינן תלונות ולניהול עבודה שוטפת.

גיא שואל האם היה משהו שיכלנו למנוע כועד מבחינת עזיבת חברי מרחב בטוח את תפקידם השנה. אפרת סבורה שנסיבות העזיבה הן אישיות, ובמסגרת הועד היה קשה לפעול בצורה שתמנע זאת.

5. תכנית עבודה

מעדכן:דיון כללי

הועד עבר על תכנית העבודה.

הועד הצביע על התקציב – 6 בעד (יוני אורי שרון דניאלה מיכאל גיא) 1 בעד בהחרגת תקציב פרסי תחרות הקוספליי (אפרת) 0 נגד 0 נמנע – עבר

הישיבה נסגרה.

6. נספחים – החלטות ועד שעברו מחוץ לישיבות

מעדכנת:יוני

ההחלטות הבאות עברו במייל מאז הישיבה האחרונה:

1. אושר תיקון טכני ראשוני לנספח המרות במסגרת תחרויות בכנסי הארגון.
2. אושר רכש תיעוד שנתי לקראת הארוקון.

7. נספחים – עדכונים שוטפים

מעדכנת:דניאלה

צוות קשרי פנים / שיתופי פעולה – אופיר עדכנה כי קונצרט האנימה יצר איתנו קשר לשיתוף פעולה.

צוות דיסקורד –ליזה א' הצוות עזבה את הצוות ושיר פריד נכנס כ-א' החדש. הוחלט על ביצוע פעילויות חודשיות לרבעון הראשון של 2026. 

הפעילות הראשונה היא תחרות ציור אשר מתקדמת מעולה. יש הרבה נרשמים חדשים ונראה שהשרת נהיה  פעיל יותר מבדר"כ. 

ישיבת ועד אמאי 2025 דצמבר (16.12.2025)

נוכחים: אורי מרקוביץ', יוני לינדר, שרון טורנר, מיכאל פרימוב, דניאלה חייקין, חבר ועדת הביקורת נימרוד סקאל, בשיחה וירטואלית: חברי הועד אפרת מרגלית כרמון וגיא אשל

מיתר פשקר מנהלת הארוקון ואלון אברהמי ע׳ מנהל הארוקון הצטרפו לישיבה.

1. תקציב הארוקון

מעדכן:מיכאל

מיתר הציגה את תקציב הארוקון לועד.

הועד הצביע על הצעת התקציב – עבר פה אחד.

מיתר ואלון עזבו את הישיבה.

2. תכנית עבודה

מעדכן:אורי

הועד עבר על תכנית העבודה לאחר העדכונים בה מחברי הועד השונים מאז הישיבה הקודמת. התכנית טרם מוכנה לאישור, ותאושר בישיבה הבאה.

אפרת עזבה את הישיבה.

3. חנוכון

מעדכן:אורי

העבודה על האירוע מתקדמת כהלכה, הכל סגור – נמכרו כחצי מכמות הכרטיסים המקסימלית. הכנס יחליט בקרוב האם לקיים מכירה במקום או רק דרך האתר.

4. צוות תיעוד שנתי

מעדכן:נימרוד

נימרוד מציג לועד הצעה להקמת צוות תיעוד שנתי כא׳ הצוות המוצע (ע״י אפרת שרצתה להעלות את הנושא):

מדוע נדרש?

מפני שתיעוד זו עבודה שמתקיימת בעיקר אחרי הכנס, וזה גורם שלפעמים דברים נופלים בין הכיסאות כשהכנס נגמר, או שאין תקשורת טובה בין צוותי תיעוד של סגלים שונים.

בנוסף, לאור רכש ציוד התיעוד שנקנה לאחרונה עבור הארגון והעובדה שיתכן ויבוצעו רכישות דומות בעתיד, כדאי שיהיה צוות שמכיר את המלאי הקיים ויודע אם קיים צורך בהשלמות/שדרוגים, וכן כיצד יש לתחזק את הציוד.

מה יעשה הצוות?

• יעבוד בצמוד עם צוותי תיעוד כנסיים (כמובן לא נדרש אם יש נציג מהצוות השנתי בצוות הכנסי) כדי לעבור תהליך מסודר של איסוף המידע, חלוקה לעורכים, קביעת דדליינים והעלאה מסודרת לערוץ היוטיוב של אמא"י. 

• יתחזק רשימות של עורכי וידאו וצלמים המעוניינים לקחת חלק בעשייה של הארגון, וינהל מעקב אחרי המתנדבים במידה ועולות בעיות שכדאי לשמר ידע לגביהן.

• יהיה אמון על רכישות של ציוד תיעודי כדי לוודא מענה הולם לצרכים שעולים והתאמה לציוד הקיים.

• ינהל את ארכיון האירועים וההרצאות בערוץ היוטיוב של אמא"י, יחד עם אחראי היוטיוב של הארגון.

מפני שאנחנו ארגון של מתנדבים, הקמה של צוות חדש מצריכה אפשרות ישימה לגייס אליו אנשים. לאחר שיח עם נימרוד סקאל בנושא, שבמידה רבה מקיים את התפקיד כפי שתואר לעיל בימים אלו בלי תואר "רשמי" של חבר סגל ארגוני בצוות האמון על תיעוד, אני סבורה שיוכל להוות א' צוות תיעוד שנתי ראוי, ושהמסגרת תוכל לסייע לו לייעל ולשפר את העבודה על התיעוד, כאשר זו לא תתבצע "מאחורי הקלעים".

נימרוד רוצה לגייס את עורכי הוידאו שגויסו לצוות שיווק לצוות הזה.

הצבעה על הקמת צוות תיעוד כפי שהוצע בליווי אפרת – עבר פה אחד.

5. התנהלות מול שת״פים

מעדכנת:דניאלה ומיכאל

דניאלה ומיכאל הציגו את הצורך ליצור נוהל עבודה מסודר מול ארגונים שפונים אלינו לשת״פים.

הדיון בנושא אינו בפרוטוקולים הפומביים עקב רגישותו בשלב זה.

דניאלה מציינת שבהמשך היא ומיכאל יעבדו על נהלי עבודה מסודרים מול שת"פים, הנהלים יעלו לאישור הועד בהמשך. 

6. נהלי שיתוף פרויקטים מתוך הקהילה שלא עולים בקנה אחד עם מטרות הארגון

מעדכן:אורי

היו לאחרונה שני מקרי בוחן לשאלה זו. אחד הוא פניה לפרסום ואולי מימון מאת המחזמר "הקומפלקס", מחזמר מטעם פעיל ארגון שתורם ותרם רבות לארגון. במקרה הזה שיתפנו את הפרויקט שלו אבל לא תרמנו כספית.

דוגמה נוספת – פניה לפרסום מאת פרויקט אנימציה להנצחת נייבי בירד, חברת קהילה שנרצחה בפיגוע. גם את הפרויקט הזה שיתפנו, ואירוע חנוכה שלנו הסכים לתת להם דוכן באירוע לפרסום הפרויקט.

שרון סבורה שבעתיד ראוי לבחון את אופי התוכן שיפורסם לפי התאמה למטרות הארגון ואת מטרות הפרויקט, למשל האם הפרויקט למטרות רווח או לא. הועד מסכים שקריטריונים אלו הם הרלוונטיים.

היא כן סבורה שהנצחה של חברי קהילה היא מקרה מיוחד שראוי לחרוג עבורו, אבל שפרט אליו לפרסם פרויקטים שאינם קשורים לארגון בשאר הקריטריונים זה לא רלוונטי אם הנפשות הפועלות הן הקשר היחיד לארגון.

הועד מסכים שהמצב הנוכחי של סינון ראשוני ברמת צוות שיווק והעלאה לרמת הועד אם יש צורך הוא מספיק, ומסכים שאם תהיה עליה משמעותית בכמות הפניות נוכל לפתוח מחדש את הנושא.

7. תדירות הישיבות

מעדכנת:שרון

שרון מציעה לועד שאולי כדאי לעשות יותר ישיבות כדי להוריד את העומס בכל ישיבה. אורי סבור שאפשר לעשות כך אם כמות הנושאים בישיבות תתחיל לעלות, אבל שאין צורך לקבוע את זה כנוהל קבוע – למשל ישיבה זו הוגבלה לזמן סביר.

הישיבה נסגרה.

8. נספחים – החלטות ועד שעברו מחוץ לישיבות

מעדכנת:יוני

ההחלטות הבאות עברו במייל מאז הישיבה האחרונה:

1. אושר תקציב פרסים לתחרות בדיסקורד.
2. אושר פרסום פוסט ברשתות החברתיות בנוגע לפרויקט אנימציה להנצחה של נייבי בירד.