ישיבת חפיפה ועד אמא"י 2023 אוקטובר (29.10.2023) – ישיבה וירטואלית
נוכחים: אורי מרקוביץ', יוני לינדר, אופיר לוטן, אופיר פלר, דבורה פלבניק, מריה צליקוב, חברי ועדת הביקורת מיתר פשקר ונמרוד סקאל
1. הקדמה
מעדכן:אורי
אנחנו בתקופה קשה בארץ. אורי מציין לטובה את יוזמת ההרצאות בזום שעובדות עליה אופיר לוטן ומריה מהועד יחד עם מתנדבים מהקהילה וצוות תכנים שנתי.
2. חפיפת הועד הנכנס
מעדכן:אורי
אורי פותח ואומר שמרגע זה "כולנו חברי ועד" – לכל דבר שאנחנו אומרים יש משמעות לארגון, אנחנו מייצגים את הארגון, גם מבחינה חוקית, ועלינו להיות מודעים לזה. בקבוצת הפעילים הועד יותר חופשי להביע דעות ומטרתה לקרב בין מתנדבינו אלינו, ולכן עמדת הועד היא שחברי ועד בפעילים מדברים בשם עצמם ולא בשם הועד. על אף זאת, עלינו להיות שם ממלכתיים, אנחנו עדיין חברי ועד. יוני מוסיפה – בקבוצת הפעילים במובן מסוים כל הדיונים הם אחד עם כולם, אפילו בתתי שרשורים, ועלינו להיות מודעים שמילותינו מייצגות יותר מרק את עצמנו ואת הדיון הספציפי – הרבה מהקוראים יבינו אותן במובן מסוים כעמדה ארגונית.
אורי מוסיף שהוא לא מאמין שהדברים שנאמרים בישיבות הם 100% סודיים והוא בטוח שאנשים תמיד מדברים עם חבריהם על דברים שקרו בישיבת הועד. הוא פשוט מבקש שנדבר רק עם אנשים שאנחנו סומכים עליהם, ושאם נפגענו ממשהו שקורה בישיבה – שנרגיש בנוח לדבר איתו ועם שאר הועד על הנושא. אורי כן מבקש להימנע מלדבר על נושאים שנוגעים לצנעת פרט כמה שיותר. למשל – ביקורת על תפקוד של אנשים מסוימים לא רלוונטית לאנשים שלא מחליטים על לקחת אותו לתפקיד מסוים ולא צריך לדבר איתם על זה מחוץ לקונטקסט הזה, עניינים שנוגעים לבעלי עסק או דוכן שעבדו מולנו, מרחב בטוח.
אופיר מוסיפה – תכניות שלא הוכרזו לציבור עדיין, לא לדבר עם אנשים שלא ישירות רלוונטיים.
אורי ינהל שיחות אישיות עם חברי הועד בשבועות הקרובים כדי להכין את חברי הועד החדשים לתפקידי הועד וללוות אותם לאורך הקדנציה. במיוחד חשוב לו להדגיש שאנחנו פה לעשות דברים כי אנחנו רוצים לעשות אותם, לא כדי לסמן וי על משהו.
3. נהלי הועד
מעדכן:אורי
אורי יסביר ראשית את הנהלים הארגוניים. לאחר ההסבר הועד יצביע האם הוא מעוניין לקחת על עצמו נהלים אלו.
ישיבות הועד מתנהלות על פי נוהל באופן חודשי, אך זה לא מעוגן בתקנון. מזכיר/ת הארגון האחראים לקביעת הישיבות ויו"ר הארגון אחראי על ניהולן.
לפי התקנון בישיבת ועד רוב קולות רגיל קובע בכל הצבעה, והיו"ר רשאי להכריע במקרה של שוויון.
ישיבת ועד יכולה להיפתח רק אם יש לפחות 4 חברי ועד בישיבה, למרות שיכולה להתקיים ישיבה נדחית שבוע לאחר מכן רק עם 2 חברי ועד אם במועד הישיבה לא היו לפחות 4.
מאיתנו מצופה לסגור את כל נושאי הישיבה עד 48 שעות לפני על מנת לפרסם בקבוצת הפעילים עם תאריך הישיבה, וכמובן על מנת לוודא שהועד מודע לנושאים שיעלו טרם הישיבה.
אפשר להוסיף נושאים בתיאום מול היו"ר גם לאחר 48 שעות לפני. יהיה שרשור מיילי בו נרשום נושאים נוספים ונוכל להעלות שאלות לגבי נושאים חדשים.
לישיבות ניתן ואף רצוי להזמין אורחים הנוגעים לדיונים הנידונים בה על מנת לקדם שקיפות ולוודא מעורבות של גורמים מקצועיים בארגון בהחלטות מקצועיות.
היו"ר הוא זה שמאשר את הגעת האורחים.
החלטות במייל
אופן החלטת ההחלטות במייל – הצבעות במייל עוברות רק אם אין מתנגדים להצבעה, ויש מספר קולות בעד של לפחות אחד פחות מחברי הועד כפי שנבחרו בבחירות בתחילת הקדנציה.
החלטות בישיבות טלפוניות:
ישיבות טלפוניות – יהיה מותר לעשות ישיבה טלפונית כאשר לפחות אחד פחות ממספר חברי הועד שנבחרו בבחירות חייבים להיות נוכחים, כשהחלטות עוברות ברוב מוחלט. היו״ר רשאי לקבוע דדליין להצבעה זו, מי שלא הצביע עד אז נחשב כנמנע.
שיחות טלפוניות מתרחשות במידה ואין הסכמה בשרשור במייל או במקרים דחופים.
יו"ר הועד הוא האדם שמזמן את כינוס הישיבה הטלפונית.
ישיבות לא מן המניין:
ישיבה שלא מן המניין היא ישיבה על נושא שארוך מדי לדון בו בישיבה החודשית הקבועה.
סוג נוסף הוא כאשר יש נושא חירום. במקרה כזה מזמנים ישיבה תוך זמן אותו היו"ר יקבע ולא קצר יותר משבוע והנוכחות היא מינימום 4 חברי ועד. מקרה חירום לדוגמא: דיוני תקציב דחופים לכנס.
אם זו ישיבה שמעבירים בה החלטות – חובה שיהיו בה 4 חברי ועד על מנת שהיא תהיה ישיבת ועד רשמית.
יו"ר הועד הוא האדם שמזמן גם את הישיבות שלא מן המניין.
ההצבעות בכל סוגי הישיבות הן שמיות אלא אם יוחלט אחרת.
נוהל עדכונים שוטפים:
מדובר בנושא האחרון והקבוע בישיבות – הזמן לדבר על מה שמתרחש בצוותים והפרוייקטים המלווים על מנת שכל הועד יהיה על אותו הקו ויהיה מיודע בהתקדמות של הצוותים והפרוייקטים. ניצור רשימה מסודרת של הצוותים והפרוייקטים ונתחיל לעדכן אותם לפי הרשימה ונעדכן לפי הצורך. במידה והישיבה הייתה ארוכה ולא היה זמן לכל הצוותים והפרוייקטים – הצוותים והפרוייקטים שדובר עליהם יעברו לתחתית הרשימה.
חשוב שעד יום לפני הישיבה לכל חבר ועד כבר יהיה עדכון מכל הצוותים אותם הוא מלווה.
אם העדכונים ניתנו בעריכת הפרוטוקול ולא בתאריך הישיבה, על הועד לוודא שהעדכונים נכונים ליום הישיבה ולא לאחריה (למשל לא לעדכן על החלטות צוותיות שנעשו אחרי יום הישיבה אך לפני העריכה הזו).
מתקיימת הצבעה על נהלי הישיבות כרשום למעלה:ההצבעה עברה פה אחד.
4. חפיפת הועד הנכנס
מעדכן:אורי
בנוגע לפרוטוקולים של ישיבות הועד והאסיפות הכלליות, אורי מפרט שישנם שלושה פרוטוקולים: הפרוטוקול הפנימי שחשוף רק לועד ולועדת הביקורת, הפרוטוקול הציבורי בו אין מספרים כספיים או מידע הנוגע לצנעת הפרט או לעיתים תכניות שעוד בשלבי תכנון ואינן ודאיות, והפרוטוקול שמפורסם בפעילים בו כן מפורסמים מספרים כספיים.
מה שנאמר בישיבת הועד אינו פומבי באופן כללי מעבר למה שמפורסם בפרוטוקול, עדיף לא לדבר על נושאים שלא פורסמו עדיין עם אנשים שאינם רלוונטיים לאותו עניין באופן ספציפי.
לו"ז פרסום הפרוטוקולים: בסופ"ש אחרי הישיבה המזכיר מוציא אותו לעריכה של חברי הועד, במהלך אותו שבוע אם היו אורחים הם מקבלים את החלק שבו הם נכחו בישיבה לעריכתם, ובסופ"ש השלישי לאחר הישיבה על הפרוטוקול לצאת לפרסום.
סגל ארגוני – רשימת הסגל הארגוני מתעדכנת פעם בחצי שנה, בינואר וביולי, ויש להם הטבות – כניסה חינם לכנסים הגדולים ו-40 ש"ח הנחה לכניסה לאירוע בודד אחר במהלך כל חצי קדנציה. יש לציין שבקדנצית 2020-2021 הטבות אלו בוטלו כדי לאזן את התקציב, ובקדנציות 2021-2023 במקום הטבה זו עשינו מחירים מיוחדים לסגל לאירועים ספציפיים.
מורשי חתימה – מורשי החתימה הם האנשים שרשאים לאשר העברות כספים מול הבנק, הליך שדורש אישור של שני אנשים וחותמת הארגון. יש כרגע ארבעה, אורי מרקוביץ', יוני לינדר, לירון אפריאט ותומר שלו. ברצוננו להחליף את לירון אפריאט ותומר שלו אשר לא נמצאים בועד הנכנס או ביוצא, אך לא נעשה זאת בישיבה זאת.
חתימה על חוזים – לפי החלטת ועד קודמת, כל חבר ועד רשאי לחתום על חוזים שמחייבים את הארגון כל עוד הוא חותם ביחד עם החותמת הארגונית והחוזה אינו מעל כמות כסף מסוימת שמעליה צריך חתימה של שני מורשי חתימה כרגיל.
עד תחילת ינואר עלינו לאשר תכנית עבודה ותקציב לקדנציה, כשטיוטה ראשונית תהיה בדצמבר.
5. הצגת וחלוקת תפקידים
מעדכן:דיון כללי
חפיפות והעברות תפקיד:
ליווי צוות שיווק – אופיר
הצוות אחראי על האתר, פייסבוק, יוטיוב, אינסטגרם, טוויטר, טיקטוק, מדיות חברתיות בכללי. הצוות גם עוזר לצוותי השיווק הכנסיים. הצוות יחסית מנהל את עצמו בעצמאיות תחת הא' שרון טורנר, ויש נהלי פניה מסודרים במייל של הועד – מומלץ להודיע גם למלווה הצוות בעת פניה לצוות.
אופיר מעוניינת ללוות את הצוות הקדנציה, אבל תשמח לשתף מישהו אחר מהועד בתפקיד אם מעניין אותם.
מזכירות – יוני
אחראי על כתיבת הפרוטוקולים של ישיבות הארגון כפי שתואר לעיל. הישיבות בדכ מוקלטות, לשימוש פנימי בלבד, ונמחקות בסוף הקדנציה. הפרוטוקלים נשלחים לועד ולאורחים לעריכה, ואז נשלחים לפרסום על ידי המזכיר. נוסף המזכיר קובע תאריך ופותח שרשור נושאים לישיבה.
יוני מעוניינת לקחת את התפקיד אם אין חבר ועד אחר שמעוניין בו.
ליווי צוות קש"ח – אורי
הצוות במצב תחזוקה מאז הקורונה, פעיל בעיקר בשמירת קשר עם שגרירות יפן בישראל כרגע. הצוות אחראי על כל הקשרים עם חו״ל, בין השאר הבאת אורחים. הצוות מנוהל ע"י אורי.
אורי מעוניין ללוות את הצוות.
צוות שימור ידע – לווה ע"י יונתן
צוות חשוב שעדיין לא מקיים פעילות לאחר שפרש בקדנציה לפני שעברה. הצוות אמור ליצור ארכיון ידע לחפיפות אנשים בצוותים, נהלים ועוד. אין התקדמות משמעותית בנושא זה מעבר להקמת תשתית ראשונית ואנחנו לא בטוחים שנמשיך להשתמש באותה תשתית. ליווי הצוות ידרוש עבודה כי מעשית אין צוות – צריך גם לגייס וגם לוודא שימור.
הועד ישקול מי מעוניין בצוות עד הישיבה הבאה.
צוות הספריה – לווה ע"י יונתן
פרויקט שמחלק מנגות לספריות שונות בארץ שעובדות איתנו, בהן גם לעיתים מאורגנים אירועי תוכן. המנגות עצמן חלקן נתרמות לנו והשאר נקנות ע"י הארגון. הפרוייקט נוהל ע"י יונתן קדוש בקדנציה האחרונה, הוא כנראה לא ימשיך בתפקיד.
הועד ישקול מי מעוניין בצוות עד הישיבה הבאה.
צוות כוח אדם – אורי
הצוות מקיים אירועים לפעילים בארגון ולסגל לגיבוש, מקיים משובים וביקורות על כל פעילות ואנשי הארגון, ומנהל את החברות בקבוצת הפעילים. דניאלה חייקין ניהלה את הצוות בקדנציה האחרונה אבל פרשה מהתפקיד לקדנציה הזו.
מריה מעוניינת ללוות את הצוות. דבורה מעוניינת לעזור אך לא ללוות.
אחראי תיבת הדואר – אורי
בודק את תיבת הדואר הארגונית מדי שבוע-שבועיים.
אורי מעוניין לקחת את התפקיד.
מחסן – לווה ע"י יונתן
איגור ספרונוב התפטר מתפקיד מנהל המחסן הארגוני, ועל כן לראשונה כבר כמה שנים טובות המחסן דורש ניהול אקטיבי בלי ידו הנאמנה. התפקיד כולל תיחזוק רשימת מלאי שזמינה לנו בועד ולכנסים. תפקיד הניהול דורש גם זמינות להגעה פיזית למחסן.
הועד ישקול מי מעוניין בצוות עד הישיבה הבאה.
צוות מוזיקה יפנית – אורי
מנוהל על ידי גל וגיא פרי תמיר. מקיימים בדכ תחרויות שירה בכנסים, אירועי קראוקה, ועזרו לסידור פלייליסט למסיבות ושאר אירועים הדורשים ייעוץ מוזיקלי.
אורי מעוניין ללוות את הצוות.
צוות תכנים – אופיר
צוות שאחראי על ליווי תכני הארגון לאורך השנה שאינם קשורים ישירות לאירוע אחר. המקור הראשון בארגון לפניות להבאת תכנים לאירועים. גם אחראי לארגן אירועים לאורך השנה, למשל אירועי הרצאות בבר. בפועל הרבה מהצוות עסוק או בחיים האישיים או כסגל בכנסים גדולים – צוות שיצטרך יכולת דחיפה מצד הליווי. הצוות לא מאוד פעיל בשנים האחרונות, יש בו שתי חברות פעילות כרגע. צריך להבין מה קורה איתו.
אופיר מעוניינת ללוות את הצוות כדי להבין לאן הוא הולך מכאן אך תשמח לעבוד על כך עם חברי ועד אחרים בהמשך.
צוות קשרי פנים / שיתופי פעולה – אופיר
צוות שפונה לעסקים חיצוניים לספונסרשיפ ושיתופי פעולה איתנו, כמו גם שיתופי פעולה עם עסקים שפונים אלינו. כרגע אין צוות – ליאן ואופיר תיפקדו כצוות בקדנציה שעברה, וליאן תהיה מעוניינת להפוך למנהלת שלו.
אופיר מעוניינת להמשיך ללוות את הצוות.
מועדון חברים – אופיר
החלק של צוות טכני שהוא התשתית למועדון חברי אמא״י. אנחנו מעוניינים להפריד אותו מצוות טכני. כרגע אין צוות, פרקטית.
אופיר מעוניינת ללוות את הצוות ותשמח לעבוד עליו עם חברי ועד אחרים.
צוות הפקות מקור – אופיר
הצוות מלווה ותומך בהפקות מקור בקהילה כמו מחזות זמר. אין לו כרגע חברי צוות, אופיר ניהלה אותו השנה.
אופיר מעוניינת ללוות את הצוות.
גזברות – יוני
תפקיד הגזברית הוא לנהל את הבירוקרטיה הכספית של הארגון. זה לא אומר לעשות את ההחלטות על הכסף אלא לוודא שכל העניינים הכספיים רשומים ומתועדים כראוי. את כל הפרטים האלה צריך להגיש למנהלת החשבונות שלנו שמעבירה אותו לרואה החשבון שמייצר את הדו"ח הכספי השנתי.
במילים אחרות התפקיד הוא שמירה על התנהלות נכונה ומתועדת כספית של הארגון ועבודה מול רואה החשבון על מנת לשמור על התנהלות זו.
יוני מעוניינת לקחת את התפקיד.
ליווי הייעוץ המשפטי ורשם העמותות – יוני
רשם העמותות – נוגע להגשת כל הבירוקרטיה הרלוונטית לרשם העמותות, מה שאומר בעיקר הגשת פרוטוקולים דרך האתר שלהם על החלטות שהתקיימו, בדרך כלל באסיפה הכללית ולעיתים בעוד החלטות שדורשות דיווח.
ליווי ייעוץ משפטי – נקודת הקשר לעבודה מול משרד העו"ד שאנו עובדים איתן. בדיקות משפטיות לא צריכות לעבור דרך מחזיק.ת תפקיד זה בהכרח, אבל מצופה שהקשר הראשוני יווצר דרכם. הכרה טובה של תקנון הארגון היא כמובן יתרון כי יש שאלות שאפשר לענות עליהן מיד בלי אפילו להגיע לעו"ד.
יוני מעוניינת לקחת את התפקיד.
דוברת הארגון – אופיר
אחראי על ניסוח ההודעות שיוצאות בשם הועד לציבור. זה לא אומר שרק הוא מחליט מה יכתב בהן – הדובר מעביר את ההודעה לועד טרם הפרסום, ואז לשיווק למעבר שלהם.
אופיר מעוניינת לקחת את התפקיד.
ליווי צוות מרחב בטוח – לווה ע"י ליאן
הצוות אחראי על מרחב בטוח ומניעת הטרדות מיניות בארגון. צוות מאוד רגיש מטעמי צנעת הפרט. כרגע לא ברור מה קורה מבחינת ניהול הצוות, תוכננה ישיבה טרם המלחמה.
הועד ישקול מי מעוניין בצוות עד הישיבה הבאה.
ליווי צוות קוספליי – אורי
הצוות אחראי על תחום הקוספליי בארגון – מקור ראשון לפניה למציאת צוות קוספליי לאירועים, ועוזר עם שיפורי תקנון לתחרויות הכנסיות ועם אירועים קטנים הנוגעים לקוספליי. ההחלטה לגבי צוות קוספליי בזמנו הייתה גם שיהיה נציג צוות קוספליי ארגוני בכל צוות קוספליי כנסי. הצוות מנוהל ע"י אופיר אבן-צור ומנהל את עצמו במידה רבה, ללא צורך במעורבות מלווה.
אורי מעוניין ללוות את הצוות אבל מוכן להעבירו.
ליווי פרויקט המנגה קפה – אורי
מפגשי דיון חודשיים בזום על סדרות מנגה. אורי מנהל אותו כרגע אבל כן יש צוות שדורש יותר ניהול אקטיבי, יש בסיס של 10-20 איש שמגיעים.
אורי מעוניין ללוות את הצוות.
ליווי צוות דיסקורד – אורי
צוות נפרד משיווק מכיוון שמדובר לא רק בפרסום אלא ברשת חברתית שדורשת מודרציה פעילה. יש לצוות נציג בצוות שיווק כדי להעביר פרסומים. יש דיבורים בין הצוותים על שינוי האינטרפייס הזה. מנוהל ע"י ליזה ולא דורש ניהול אקטיבי.
אורי מעוניין ללוות את הצוות.
צוות אתרים שנתי – אורי
פורק בסוף הקדנציה הקודמת. כרגע מתנהל ברמה כנסית בלבד.
צוות דוכנים שנתי – אורי
מנוהל ע״י לי-און סונג, מטפל בענייני דוכנים שהם לא רק נוגעים לכנס ספציפי, תקנונים ושימור ידע.
אורי מעוניין ללוות את הצוות.
צוות עיצוב שנתי – אופיר
מנוהל ע״י סם דניאל ומעיין אלבז, מטפל בענייני עיצוב לאורך כל הקדנציה, ומיתוג כנסי ברמה הארגונית.
אופיר מעוניינת ללוות את הצוות.
ליווי אנימאטסורי והארוקון – אורי
לכל כנס יש מנהל שנתי – כרגע ליאן להארוקון, אורי לאנימאטסורי. המלווה מייצג את הועד לכנס ואת הכנס לועד. אחלה דרך בלהרוויח נסיון בתחומים שונים בכנסים.
אורי ילווה את הארוקון לבקשת ליאן. אם מישהו מעוניין ללוות את אנימאטסורי, אורי ישמח לדבר על הנושא.
חלוקת התפקידים:
תתבצע בישיבה הבאה.
6. סינמטוקיו – שת"פ הקרנות סרטי אנימה בסינמטק
מעדכנת:אופיר
ההקרנות בחודש הנוכחי בוטלו עקב המלחמה, ויחזרו בעתיד.
7. ביחד בממ"ד
מעדכנת:אופיר
הרצאות בזום פעם בשבוע לקהל אמא"י. מריה ואופיר ואורי מריצים אותו עם דברת מצוות תכנים. יש הרבה מתנדבים להעברת תכנים אלו.
8. צוות דוכנים שנתי
מעדכן:אורי
אורי מעדכן שהצוות שוקל לשנות את התקנון בנוגע לדוכני צייר ולשכתב את ההחלטה לגבי ועדת אמנות AI וטרייסינג, כדי שיעבירו יותר הנחיות לצוות דוכנים; העבודה בכנס האחרון עם הניסוח הנוכחי לא עבדה כל כך טוב.
9. הפקות מקור
מעדכנת:אופיר
יש הפקה שאנחנו עובדים איתה, היו אמורים להגיש לנו החודש טיוטה לתסריט אך כמובן שעקב המצב מתעכבים. אנחנו מקווים לקבל את התסריט עד 2024 ולהתאים את ההפקה לכנס בו ירצו להופיע.
הישיבה נסגרה.
