ישיבת חפיפה ועד אמאי 2021 נובמבר (17.11.2020)
נוכחים: אורי מרקוביץ', יוני לינדר, אופיר לוטן, ליאן לביא, תמר ירון, בשיחה וירטואלית: סוניה סינלניקוב, יונתן קדוש
הועד היוצא כאורחים לישיבת החפיפה: נדב שומרוני, בשיחה וירטואלית: טל סוטו
נהלי הועד
מעדכן:אורי
מטרת ישיבת החפיפה היא שהועד היוצא יעביר תפקידים באופן רשמי לועד הנכנס.
אורי מסביר ראשית את הנהלים הארגוניים. לאחר ההסבר הועד יצביע האם הוא מעוניין לקחת על עצמו נהלים אלו.
ישיבות הועד מתנהלות על פי נוהל באופן חודשי, אך זה לא מעוגן בתקנון.
לפי התקנון בישיבת ועד רוב קולות רגיל קובע בכל הצבעה, וכאמור היו"ר רשאי להכריע.
ישיבת ועד יכולה להיפתח רק אם יש לפחות 4 חברי ועד בישיבה, למרות שיכולה להתקיים ישיבה נדחית שבוע לאחר מכן רק עם 2 חברי ועד אם במועד הישיבה לא היו לפחות 4.
מאיתנו מצופה לסגור את כל נושאי הישיבה עד 48 שעות לפני על מנת לפרסם בקבוצת הפעילים עם תאריך הישיבה, וכמובן על מנת לוודא שהועד מודע לנושאים שיעלו טרם הישיבה.
אפשר להוסיף נושאים בתיאום מול היו"ר. יהיה שרשור מיילי בו נרשום נושאים נוספים ונוכל להעלות שאלות לגבי נושאים חדשים.
לישיבות ניתן ואף רצוי להזמין אורחים הנוגעים לדיונים הנידונים בה על מנת לקדם שקיפות ולוודא מעורבות של גורמים מקצועיים בארגון.
היו"ר הוא זה שמאשר את הגעת האורחים.
היו"ר מנהל את הישיבה.
החלטות במייל
אופן החלטת ההחלטות במייל – הצבעות במייל עוברות רק אם אין מתנגדים להצבעה, ויש לפחות 6 קולות בעד.
החלטות בישיבות טלפוניות:
ישיבות טלפוניות – יהיה מותר לעשות ישיבה טלפונית כאשר 6 חברי ועד חייבים להיות נוכחים, כשהחלטות עוברות ברוב מוחלט של 4 אנשים.
שיחות טלפוניות מתרחשות במידה ואין הסכמה בשרשור במייל או במקרים דחופים.
יו"ר הועד הוא האדם שמזמן את כינוס הישיבה הטלפונית.
ישיבות לא מן המניין:
ישיבה שלא מן המניין היא ישיבה על נושא שארוך מדי לדון בו בישיבה החודשית הקבועה.
סוג נוסף הוא כאשר יש נושא חירום. במקרה כזה מזמנים ישיבה תוך זמן אותו היו"ר יקבע ולא קצר יותר משבוע והנוכחות היא מינימום 4 חברי ועד. מקרה חירום לדוגמא: דיוני תקציב דחופים לכנס.
אם זו ישיבה שמעבירים בה החלטות – חובה שיהיו בה 4 חברי ועד על מנת שהיא תהיה ישיבת ועד רשמית.
יו"ר הועד הוא האדם שמזמן גם את הישיבות שלא מן המניין.
נוהל עדכונים שוטפים:
מדובר בנושא האחרון והקבוע בישיבות – הזמן לדבר על מה שמתרחש בצוותים והפרוייקטים המלווים על מנת שכל הועד יהיה על אותו הקו ויהיה מיודע בהתקדמות של הצוותים והפרוייקטים. ניצור רשימה מסודרת של הצוותים והפרוייקטים ונתחיל לעדכן אותם לפי הרשימה ונעדכן לפי הצורך. במידה והישיבה הייתה ארוכה ולא היה זמן לכל הצוותים והפרוייקטים – הצוותים והפרוייקטים שדובר עליהם יעברו לתחתית הרשימה.
חשוב שעד יום לפני הישיבה לכל חבר ועד כבר יהיה עדכון מכל הצוותים אותם הוא מלווה.
אם העדכונים ניתנו בעריכת הפרוטוקול ולא בתאריך הישיבה, על הועד לוודא שהעדכונים נכונים ליום הישיבה ולא לאחריה (למשל לא לעדכן על החלטות צוותיות שנעשו אחרי יום הישיבה אך לפני העריכה הזו).
מתקיימת הצבעה על נהלי הישיבות כרשום למעלה:ההצבעה עברה פה אחד.
חפיפת הועד הנכנס
מעדכן:אורי
אורי פותח ואומר שמרגע זה "כולנו חברי ועד" – לכל דבר שאנחנו אומרים יש משמעות לארגון, אנחנו מייצגים את הארגון, גם מבחינה חוקית, ועלינו להיות מודעים לזה. בקבוצת הפעילים הועד יותר חופשי להביע דעות ומטרתה לקרב בין מתנדבינו אלינו, ולכן עמדת הועד היא שחברי ועד בפעילים מדברים בשם עצמם ולא בשם הועד. על אף זאת, עלינו להיות שם ממלכתיים, אנחנו עדיין חברי ועד. יוני מוסיפה – בקבוצת הפעילים במובן מסוים כל הדיונים הם אחד עם כולם, אפילו בתתי שרשורים, ועלינו להיות מודעים שמילותינו מייצגות יותר מרק את עצמנו ואת הדיון הספציפי – הרבה מהקוראים יבינו אותן במובן מסוים כעמדה ארגונית.
הפעילים – יוני מפרטת שהפעילים עצמם הם קבוצת אנשים בפייסבוק שכל מתנדב בארגון שהתנדב בשנה האחרונה זכאי לכניסה אליה (פרט למרצים ומתנדבים מן המניין בכנסים הגדולים, שעליהם להתנדב פעמיים באותה שנה). מטרתה להפגיש את הועד והמתנדבים בגובה העיניים. מעמד הפעיל מחזיק ל-3 שנים. האחראים בארגון על תחזוק הפעילים הם צוות כוח אדם, ומצופה שצוותים ואירועים עם אנשים שזכאים למעמד זה יפנו אליהם ויציעו להם אותו.
בנוגע לפרוטוקולים של ישיבות הועד והאסיפות הכלליות, אורי מפרט שישנם שלושה פרוטוקולים: הפרוטוקול הפנימי שחשוף רק לועד ולועדת הביקורת, הפרוטוקול הציבורי בו אין מספרים כספיים או מידע הנוגע לצנעת הפרט או לעיתים תכניות שעוד בשלבי תכנון ואינן ודאיות, והפרוטוקול שמפורסם בפעילים בו כן מפורסמים מספרים כספיים.
מה שנאמר בישיבת הועד אינו פומבי באופן כללי מעבר למה שמפורסם בפרוטוקול, עדיף לא לדבר על נושאים שלא פורסמו עדיין עם אנשים שאינם רלוונטיים לאותו עניין באופן ספציפי.
לו"ז פרסום הפרוטוקולים: בסופ"ש אחרי הישיבה המזכיר מוציא אותו לעריכה של חברי הועד, במהלך אותו שבוע אם היו אורחים הם מקבלים את החלק שבו הם נכחו בישיבה לעריכתם, ובסופ"ש השלישי לאחר הישיבה על הפרוטוקול לצאת לפרסום.
סגל ארגוני – רשימת הסגל הארגוני מתעדכנת פעם בחצי שנה, בינואר וביולי, ויש להם הטבות – כניסה חינם לכנסים הגדולים ו-40 ש"ח הנחה לכניסה לאירוע בודד אחר במהלך כל חצי קדנציה. יש לציין שבקדנצית 2020-2021 הטבות אלו בוטלו כדי לאזן את התקציב, ועל הועד יהיה להתדיין על הנושא באישור התקציב לקדנציה זו.
מורשי חתימה – מורשי החתימה הם האנשים שרשאים לאשר העברות כספים מול הבנק, הליך שדורש אישור של שני אנשים וחותמת הארגון. יש כרגע ארבעה, אורי מרקוביץ', יוני לינדר, לירון אפריאט ותומר שלו. ברצוננו להחליף את לירון אפריאט ותומר שלו אשר לא נמצאים בועד הנכנס.
הצבעה על רשימת מורשי החתימה הבאה: אורי מרקוביץ', יוני לינדר, אופיר לוטן, תמר ירון – עבר פה אחד.
חתימה על חוזים – לפי החלטת ועד קודמת, כל חבר ועד רשאי לחתום על חוזים שמחייבים את הארגון כל עוד הוא חותם ביחד עם החותמת הארגונית והחוזה אינו מעל כמות כסף מסוימת שמעליה צריך חתימה של שני מורשי חתימה כרגיל.
עד אמצע-סוף ינואר עלינו לאשר תכנית עבודה ותקציב לקדנציה, כשטיוטה ראשונית תהיה בדצמבר. נרחיב על נושא זה בישיבת נובמבר (שאינה ישיבת חפיפה).
הצגת וחלוקת תפקידים
מעדכן:דיון כללי
חפיפות והעברות תפקיד:
ליווי צוות מש"י (מיתוג, שיווק ויחסי ציבור) – אופיר
הצוות אחראי על האתר, פייסבוק, יוטיוב, אינסטגרם, טוויטר, מדיות חברתיות בכללי. הצוות גם עוזר לצוותי השיווק הכנסיים. הצוות יחסית מנהל את עצמו בעצמאיות תחת הא' שרון טורנר, ויש נהלי פניה מסודרים במייל של הועד – מומלץ להודיע גם למלווה הצוות בעת פניה לצוות.
אופיר מעוניינת ללוות את הצוות –אין התנגדות.
מזכירות – טל
אחראי על כתיבת הפרוטוקולים של ישיבות הארגון כפי שתואר לעיל. הישיבות בדכ מוקלטות, לשימוש פנימי בלבד, ונמחקות בסוף הקדנציה. הפרוטוקלים נשלחים לועד ולאורחים לעריכה, ואז נשלחים לפרסום על ידי המזכיר. המזכיר גם מאחל מסורתית ימי הולדת באופן חודשי בקבוצת הפעילים. בנוסף המזכיר קובע תאריך ופותח שרשור נושאים לישיבה.
יוני מעוניינת לקחת את התפקיד –אין התנגדות.
טל עזב את הישיבה.
ליווי צוות קשח – אורי
הצוות במצב תחזוקה עקב הקורונה, פעיל בעיקר בשמירת קשר עם שגרירות יפן בישראל כרגע. הצוות אחראי על כל הקשרים עם חו״ל, בין השאר הבאת אורחים, ולכן במצב התקציבי והעולמי הנוכחי עושה פחות פעילות. הצוות מנוהל עי סם דניאל.
אורי מעוניין ללוות את הצוות –אין התנגדות.
צוות שימור ידע – אופיר
צוות חשוב שכרגע לא מקיים פעילות כי הצוות פרש. הצוות אמור ליצור ארכיון ידע לחפיפות אנשים בצוותים, נהלים ועוד. אין התקדמות משמעותית בנושא זה מעבר להקמת תשתית. בנוסף לכך יש חברת צוות אחת שאוספת יצירות מכנסי ואירועי עבר כדי לשמר אותם לשימור ושימוש עתידי – להב חדד. ליווי הצוות ידרוש עבודה כי מעשית אין צוות – צריך גם לגייס וגם לוודא שימור.
יונתן מעוניין ללוות את הצוות –אין התנגדות
צוות הספריה – יוני
פרויקט שמחלק מנגות לספריות שונות בארץ שעובדות איתנו, בהן גם לעיתים מאורגנים אירועי תוכן. המנגות עצמן חלקן נתרמות לנו והשאר נקנות ע"י הארגון. הפרוייקט מנוהל ע"י דרור טל.
יונתן ותמר מעוניינים ללוות את הצוות. ההחלטה תתבצע לאחר הישיבה ותעודכן ברשימת התפקידים בסיום.
צוות כוח אדם – נדב
לא עשו הרבה עבודה לאורך השנה האחרונה. נדב מעוניין להמשיך לנהל את הצוות כפי שעשה הלכה למעשה כמלווה הצוות השנה, מכיוון שבצוות לא היה א'. הצוות מקיים אירועים לפעילים בארגון ולסגל לגיבוש, מקיים משובים וביקורות על כל פעילות ואנשי הארגון, ומנהל את החברות בקבוצת הפעילים.
אורי מעוניין ללוות את הצוות –אין התנגדות.
אחראי תיבת הדואר – אורי
בודק את תיבת הדואר הארגונית מדי שבוע-שבועיים.
אורי מעוניין לקחת את התפקיד –אין התנגדות
מחסן – אופיר
איגור ספרונוב מנהל את המחסן הארגוני ומתחזק רשימת מלאי שזמינה לנו בועד. הוא עושה עבודה מצוינת ואקטיבית.
תמר מעוניינת ללוות את הצוות –אין התנגדות.
יונתן עזב את השיחה.
צוות מוזיקה יפנית – אורי
מנוהל על ידי גל פרי וגיא תמיר. מקיימים בדכ תחרויות שירה בכנסים, אירועי קראוקה, ועוזרים לסידור פלייליסט למסיבות ושאר אירועים הדורשים ייעוץ מוזיקלי.
אורי מעוניין ללוות את הצוות –אין התנגדות.
צוות תלתן – יוני
הצוות שאחראי על פיתוח קהילת האמנים של אמא"י. מבחינת פעילות שוטפת, מקיים תחרויות ציור לאורך השנים, בדכ באחד מהכנסים הגדולים. הצוות גם פועל לשמירה על זכויות האמנים שמציירים עבור הארגון שלנו. מנוהל ע"י נאקורי בן דור.
אופיר מעוניינת ללוות את הצוות –אין התנגדות.
צוות תכנים – יוני
צוות שאחראי על ליווי תכני הארגון לאורך השנה שאינם קשורים ישירות לאירוע אחר. המקור הראשון בארגון לפניות להבאת תכנים לאירועים. גם אחראי לארגן אירועים לאורך השנה, למשל מארגן אירועי הרצאות בבר לבל-אפ. בפועל הרבה מהצוות עסוק או בחיים האישיים או כסגל בכנסים גדולים – צוות שיצטרך יכולת דחיפה מצד הליווי. מנוהל ע"י מיה שראל.
סוניה מעוניינת ללוות את הצוות –אין התנגדות.
צוות קשרי פנים – אורי
צוות שפונה לעסקים חיצוניים לספונסרשיפ ושיתופי פעולה איתנו, כמו גם שיתופי פעולה עם עסקים שפונים אלינו. כרגע אין צוות – לליווי צריך טאץ׳ שיווקי ויכולת לגייס מישהו שימשיך את עבודת הצוות לאורך השנה.
אופיר וליאן מעוניינות ללוות את הצוות ביחד, כאשר אופיר אחראית על שיתופי פעולה הקשורים בתוכן, וליאן בשיתופי פעולה כלכליים (ספונסרים) –אין התנגדות.
צוות טכני – נדב
הצוות עסק השנה בבניית אתר אמא״י חדש ובניית תשתית למועדון חברי אמא״י בתשלום, והפרוייקטים הללו טרם הסתיימו. הצוות מנוהל עי רז אתגר ודורש תקשורת רציפה ואקטיבית בין המלווה לצוות, שכרגע אינו מאוד פעיל. הצוות גם עוזר ומייעץ לאירועים וכנסים בניהול טכני ושומר הרבה מהידע הטכני הארגוני.
תמר מעוניינת ללוות את הצוות –אין התנגדות.
צוות הפקות מקור – אופיר
הצוות מלווה ותומך בהפקות מקור בקהילה כמו ג׳אנקן מיוזיקל. אין לו כרגע חברי צוות, אופיר ניהלה אותו השנה.
אופיר מעוניינת ללוות את הצוות –אין התנגדות.
גזברות – יוני
תפקיד הגזבר.ית הוא לנהל את הבירוקרטיה הכספית של הארגון. זה לא אומר לעשות את ההחלטות על הכסף אלא לוודא שכל העניינים הכספיים רשומים ומתועדים כראוי. את כל הפרטים האלה צריך להגיש למנהלת החשבונות שלנו שמעבירה אותו לרואה החשבון שמייצר את הדו"ח הכספי השנתי.
במילים אחרות התפקיד הוא שמירה על התנהלות נכונה ומתועדת כספית של הארגון ועבודה מול רואה החשבון על מנת לשמור על התנהלות זו.
יוני מעוניינת לקחת את התפקיד –אין התנגדות.
ליווי הייעוץ המשפטי ורשם העמותות – יוני
רשם העמותות – נוגע להגשת כל הבירוקרטיה הרלוונטית לרשם העמותות, מה שאומר בעיקר הגשת פרוטוקולים דרך האתר שלהם על החלטות שהתקיימו, בדרך כלל באסיפה הכללית ולעיתים בעוד החלטות שדורשות דיווח.
ליווי ייעוץ משפטי – נקודת הקשר לעבודה מול משרד העו"ד שאנו עובדים איתן. בדיקות משפטיות לא צריכות לעבור דרך מחזיק.ת תפקיד זה בהכרח, אבל מצופה שהקשר הראשוני יווצר דרכם. הכרה טובה של תקנון הארגון היא כמובן יתרון כי יש שאלות שאפשר לענות עליהן מיד בלי אפילו להגיע לעו"ד.
יוני מעוניינת לקחת את התפקיד –אין התנגדות.
דובר הארגון – אורי
אחראי על ניסוח ההודעות שיוצאות בשם הועד לציבור. זה לא אומר שרק הוא מחליט מה יכתב בהן – הדובר מעביר את ההודעה לועד טרם הפרסום, ואז למש"י למעבר שלהם. מסורתית היו"ר מחזיק בתפקיד זה.
אורי מעוניין לקחת את התפקיד –אין התנגדות.
ליווי צוות מרחב בטוח – אורי
הצוות אחראי על מרחב בטוח ומניעת הטרדות מיניות בארגון. נמצא גם הוא באופן מסורתי תחת היו"ר מטעמי צנעת הפרט והרגישות של העניין.
אורי מעוניין לקחת את התפקיד –אין התנגדות.
ליווי צוות קוספליי – יוני
הצוות אחראי על תחום הקוספליי בארגון – מקור ראשון לפניה למציאת צוות קוספליי לאירועים, ועוזר עם שיפורי תקנון לתחרויות הכנסיות ועם אירועים קטנים הנוגעים לקוספליי. ההחלטה לגבי צוות קוספליי בזמנו הייתה גם שיהיה נציג צוות קוספליי ארגוני בכל צוות קוספליי כנסי. עם זאת בחודשים האחרונים הצוות, שנוהל בידי פלומה פרלוב, פרש כולו, ולכן זה לא בהכרח ריאלי.
הצוות גם ליווה את הטיפול בתחרות WCS. המצב מול WCS לא ברור כרגע – עלינו לבדוק את המצב מולם כדי להבין האם הם תחת הרושם שאנחנו עוד תחת החוזה מ-2020 מולם או לא, ובכל מקרה נצטרך להחליט אם נשתתף בWCS הקדנציה. אורי ויוני סבורים שנוכל לא להשתתף בקדנציה הנוכחית ב-WCS בלי לפגוע ביחסים עם WCS; בעבר חששנו לבטל השתתפות אחרי שנה בלבד של השתתפות, אבל עקב הקורונה אנחנו מאמינים שלא תהיה בעיה "לדלג" על שנה מבחינתם.
ליאן מעוניינת ללוות את הצוות –אין התנגדות.
ליווי פרויקט המנגה קפה – אורי
מפגשי דיון דו-שבועיים בזום על סדרות מנגה. אורי מנהל אותו כרגע, יש בסיס של 10-20 שמגיעים.
אורי מעוניין ללוות את הצוות –אין התנגדות.
ליווי צוות דיסקורד – אורי
צוות נפרד ממש"י מכיוון שמדובר לא רק בפרסום אלא ברשת חברתית שדורשת מודרציה פעילה. יש לצוות נציג בצוות מש"י כדי להעביר פרסומים.
אורי מעוניין ללוות את הצוות –אין התנגדות.
צוות אתרים שנתי – אורי
הוקם השנה כדי לנהל אתרי כנסים בעיקר, מנוהל עי אודליה יחיאל. כולל 2 סניורים ו2 ג׳וניורים כדי גם לטפל באתרי הכנסים וגם להמשיך ללמד אנשים חדשים להשתמש בתשתית שלהם, בתחום הטכני ובתחום התוכן של האתרים.
אורי מעוניין ללוות את הצוות –אין התנגדות.
חלוקת התפקידים:
אורי:
יו"ר הארגון
דובר הארגון
מלווה צוות מרחב בטוח
מלווה צוות מוזיקה יפנית
מלווה צוות קש"ח
מלווה פרויקט המנגה קפה
אחראי תיבת דואר
מלווה צוות דיסקורד
מלווה צוות אתרים שנתי
מלווה כח אדם
יוני:
גזברית הועד
מלוות הייעוץ המשפטי ורשם העמותות
מזכירת הועד
תמר:
מלוות צוות מחסן
מלוות צוות טכני
ליאן:
מלוות צוות קשרי פנים
מלוות צוות קוספליי
אופיר:
מלוות צוות מש"י
מלוות צוות הפקות מקור
מלוות צוות קשרי פנים
מלוות צוות תלתן
סוניה:
מלוות צוות תכנים
יונתן:
מלווה צוות שימור ידע
מלווה פרויקט הספריה
הועד הסכים לחלוקת תפקידים זו בין חבריו.
הארוקון 2022
מעדכנת:ליאן
צוות קוספליי שלח למייל הועדי הצעה לשינוי תקנון תחרות הקוספליי. על כל הועד לעבור על השינוי עדמוצאי שבת ולהגיב במייל, כדי שנוכל לקיים החלטה בהקדם האפשרי.
הישיבה נסגרה.
