צרו קשר
התחברות

קטגוריה: פרוטוקולים

פרוטוקול הישיבה המלא עובר עריכה לשמירה על צנעת הפרט או מחוסר עניין לציבור. הפרוטוקולים המלאים שמורים אצל ועד אמא"י לצרכים משפטיים.

  • ישיבת ועד אמא"י – דצמבר 2020 (27.12.2020)

    ישיבת ועד אמא"י – דצמבר 2020 (27.12.2020)

    נוכחים:אורי מרקוביץ', יוני לינדר, נדב שומרוני, אופיר לוטן, וטל סוטו.

    אורחים: חברי ועדת הביקורת – סם פוזדיאקוב וליאל איה, נאקורי בן דור.

    עדכוני ועד

    מעדכן: אורי

    יקיר יצחקי שהיה אחראי על ליווי קשרי פנים ופרויקט הספרייה, החליט לפרוש מהועד מסיבות אישיות. אורי מציע שכל אחד מחברי הוועד יעלה 2 אופציות למחליף עבורו. הועד שוחח על מספר אפשרויות אך לא הגיע למועמדים ראויים בעיניו. מבחינת תחומי האחריות שהיו ליקיר בועד, אורי מציע שאת פרויקט הספריה יוני תיקח תחת אחריותה מכיוון שדרור טל א' הספריה מעדיף אותה כמלווה מהועד הנוכחי. כמו כן לא יהיה כרגע מלווה לצוות קשרי פנים אשר אין בו חברי צוות כלל כרגע ובמקום זאת תחום זה יישאר בהקפאה כפי שהוא עד להימצאות א' צוות מתאים. החלטה זו לא תפגע במועדון כי צוות קשרי פנים אמור ליצור קשרים חדשים, אך אם הוא רק במוד של תחזוק הקיימים, הקיימים לא דורשים עבודה פעילה מצד הצוות.

    אורי יוציא מייל לועד בנושא בחירת חברי ועד חדשים.

    הארו.קום – דיון והצגה

    מעדכן: אורי

    אורי מלווה את הכנס, ומנהל אותו ביחד עם שרון טורנר. כמו כן, הוחל בגיוס כוח אדם שיהיה אחראי על הגלריה בכנס – היא תעסוק בנושא קוספליי. בנוסף לכך יהיה ניתן להירשם בגלריה לראנוואי וירטואלי. במקביל אליה יתקיים טקס וירטואלי של פרסי האנימה לשנת 2021. בנוסף לשני אירועים אלו,  יהיו תכנים נוספים ע"י הצוות האחראי לכך והודגש על ידי אורי שהאירועים חייבים להיות קצרים (עד 20 דקות) וסוחפים. גיוס התכנים לכנס החל כבר.

    גויס גם א.תוכן לאתר הכנס.

    הפורמט עדיין בתהליכים ולא נקבע סופית אך יהיה בשידור חי אינטרנטי בלבד..

    כנס שבועות – דיון

    מעדכן: אורי

    הכנס מתוכנן להיות באמצע מאי 2020 סמוך לחג השבועות. אורי ילווה את הכנס.

    התקציב עדיין לא סופי אך ישנן פניות למקומות פוטנציאליים, חשוב לציין  שעלינו כארגון לציין בפנייה אליהם שכל הכרטיסים יימכרו מראש ואין אפשרות למכירה פיזית באותו יום.

    אורי מקווה שעד לישיבה על תוכנית העבודה והתקציב, יהיו לו תקציב ותוכנית מסודרים לכנס. במידה ולא, הוא ישאף לסגור אותם עד לישיבה הבאה בינואר.

    נאקורי אופיר בן-דור, א' צוות תלתן, הצטרפה לישיבה

     

    צוות תלתן

    מעדכנת: נאקורי

    צוות תלתן מעוניין להקים  ארכיון מדיה של אמא"י לכל היצירות הגרפיות שהיו עד כה באירועי הארגון, והאתר של אמאי אינו ערוך לכך. הצוות קיים דיון בנושא עם צוות מש"י, שהוא הלקוח העיקרי של שימוש בגרפיקות לפרסום. לכן הציעה שלהב חדד תגויס לרכז את הנושא ותאסוף את כלל היצירות. אופיר ציינה שחשוב שהוא יכיל גם אמנויות עבר שיוכלו לשמש לפרסומים עתידיים ויחסוך זמן והכנה מחדש. קרן לין מצוות מש"י גם תמכה בהצעה זאת.

    נאקורי ציינה שאם להב תקבל אור ירוק היא תוכל להתחיל במלאכת העלאת ואיסוף החומרים לגלריה.

    כמו כן ביקשה גם מנדב עזרה מצד צוות טכני בנושא בניית של הגלריה כך שתהיה נוחה לשימוש. בנוסף אליהם, גם צוות תלתן יסייע ללהב בתהליך העלאת החומרים לארכיון.

    חשוב לציין שהגלריה גם תכיל פירוט וסידור לגבי יצירות שצוירו לכל כנס, דבר שיתרום לחשיפה של כלל האמנים שתרמו והקדישו מזמנם וגם להעלאת הרצון להתנדבות באירועי אמא"י. נאקורי הציעה את להב כאחראית על ארכיון מדיה אמא"י בין השאר כי לה יש את כל הקשרים עם האמנים השונים ותוכל ליצור איתם קשר בקלות ובמהירות, גם אם בניית הגלריה מצד צוות טכני לא תתקדם מהר מאוד, כל עוד יהיה לה מקום לאחסן את החומר שאספה.כל זה נכון, יש לציין שהוספתי גם שברגע שאתר הארכיון הינו יעודי הוא יכול לשמש כאתר ארכיון כללי גם להרצאות, תמונות, מידע על תחרויות וכל דבר שהוא שיכול להיות חומר ארכיוני טוב עבור הארגון.

    נושא נוסף שנאקורי העלתה הוא  חוסר ידע בהתנהלות הסגל הארגוני והכנסי באמא"י  מול אמנים. היא העלתה מקרה של כנס כאמי  2020 (שהיה אמור להיות מקוון אך לא יצא לפועל) בו היה קצר תקשורת רציני בין הנהלת הכנס לצוות עיצוב שאף פנו לנאקורי לחוות דעת שניה על נושא ספציפי. מקרה זה מבחינת נאקורי מדגיש את תפקידו של א' העיצוב בכנס. אחראי זה מחליט על כלל הדברים הקשורים לעיצוב האמנות ומה שקשור עליה, כך שאין ערעור על החלטותיו ואין חוות דעת שנייה מצד אנשים אחרים. כמו כן, הוא האדם היחיד שמתקשר עם האמנים אשר מציירים לכנס. בנוסף לחוסר הידע אין תקנון מסודר שמועבר לסגל הכנס, מה שעלול להוביל לקשיים ולאי הבנות רבות. לכן נאקורי טוענת שזה צריך להיות חלק מהתדריך לסגל הכנסים שעובדים עם צוות עיצוב. אופיר חיזקה את טענותיה ונתנה דוגמה למקרה של פרסום שעשתה בצוות מש"י שהלך נגד נהלי הארגון לגבי המאסקוטים – אם אלו יועברו מאופן מסודר זה יוכל למנוע אי הבנות כאלו.
    במסגרת נושא זה עלה הרצון שאכין מסמך שאלות ותובנות כדי שאוכל להפגש עם עו"ד של הארגון ולקבל הדרכה מקצועית בנושא זכויות יוצרים, כדי שאוכל להתחיל להעביר אותן באופן מקוון\מצולם לצוותי הכנס השונים, כמו הדרכת מרחב בטוח המתקיימת בכל כנס.

    אורי הוסיף שהחוזה בנוגע לזכויות היוצרים על היצירות של צוות עיצוב קיים אך לא ניתן לשימוש עד שנסיים לסגור את נושא זכויות היוצרים על המאסקוטים הארגוניים. נאקורי סיכמה את הנושא בכך שמקווה שהחוזה הקיים יסגר סופית עם עורכות הדין וגם הצעותיה יהיו חלק מהעבודה הארגונית בכנס ומחוצה לו. היא שאלה את אורי האם הצעותיה בנוגע לתדריך שהוצע קשור להתקדמות סגירת החוזה. אורי ענה שאין צורך והיא יכולה להתחיל להריץ את הנושא עם כל הנקודות שהעלתה.

    נאקורי עזבה את הישיבה.

    כנס קיץ – דיון

    מעדכן:אורי

    נכון לעכשיו לא נמצא מנהל מתאים לכנס. אנו מקווים כי נוכל לקיימו באופן פיזי, ומבחינתנו עד מרץ-אפריל יש למצוא מנהל מתאים. לאחר מכן יוחלט ביחד איתו מי ילווה את הכנס מטעם הועד. העבודה על הכנס תתחיל לקראת מאי.

    תוכנית עבודה ותקציב ארגוני -הצגה ודיון

    מעדכן:אורי

    רק חלק קטן מהצוותים עדכן את הפרויקטים שלו לתוכנית העבודה השנתית. אורי ציין שבעצמו עדיין לא עשה זאת ולכן לא יכול לשמש כדוגמה אישית. עם זאת, אורי ציין שכל האירועים המתוכננים ייכנסו לתוכנית העבודה. כמו כן, הוא אמר אלו תאריכים עשויים להיות לישיבות הקרובות ושטל שלח מייל בו חברי הועד יגיבו אילו תאריכים נוחים להם.

    סיכום משוב מטעם צוות כוח אדם ארגוני להארוקון 2020

    מעדכן: נדב

    נדב מעדכן שקיים שיחות עם סגל כנס הארוקון 2020 בנוגע לתקלות שהיו לפני הכנס ובמהלכו ואלו פעולות ניתן לבצע כדי לשפר את חוויית התנדבות חברי סגל הכנס. מסקנה עיקרית שלו משיחות אלו היא שעל כל הצוותים לשלוח את דרישותיהם ובקשותיהם מצוותים אחרים לפני תאריכי העבודה השוטפת. זה יוביל לתוכנית עבודה ברורה ומסודרת יותר וימנע תקלות עתידיות או תקלות שקורות בדקה ה90 בכנס עצמו. חשוב לציין שסיכומי כנס צריכים לעבור לצוות שימור ידע וגם התובנות המקצועיות צריכות לעבור אליהם (מה שלא קרה עד כה ולכן חייב להיות מאוגד כחלק מהליך העבודה של הכנס). יוני ציינה שלצוותים יש חלק נכבד במימוש חובה זאת ולכן הם אחראים על כך לא פחות ממלווה הכנס. לכן נדב הציע לתת למישהו חיצוני להיות אחראי לכך אך אורי טוען שזה לא מתאים עקב הסיבה שאליו לא יפנו או ידברו כמו שידברו עם מלווה הכנס. לכן עדיף שהמלווה יהיה אחראי לכך כי הוא רק צופה מהצד, מקבל עדכונים ממנהל הכנס ונוכח בישיבות הרלוונטיות. כמו כן יוכל לסייע בפתרון בעיות של סגל הכנס או כל קושי אחר שלא זוכה למענה.

    עדכונים שוטפים:

    צוות שימור ידע

    מעדכנת: אופיר

    צוות שימור ידע אמור להיות אחראי על שימור הידע הקיים מכל האירועים של אמא"י עד כה ומסודר לפי קטגוריות. אופיר ציינה שיש פורום ראשוני שניתן להגיב בו ולהעלות פוסטים כך שניתן לשלוח אותו לכל האנשים הרלוונטים בדבר. כמו כן, היא הציעה שזה ישלח כרגע לחברי הוועד ולצוות אחד אקראי, כדי שלא יווצר עומס רב מדי על הפורום, ושואלת את הועד איזה צוות הם ממליצים. יוני עונה – אל תשאלו אותנו, פשוט תבחרו צוות ותשבו לו על הראש לסכם נהלים, אחרת זה לא יקרה לעולם.

    צוות כוח אדם

    מעדכן:נדב

    נדב יצר קשר עם צוות מש"י לצורך עזרה עם גיוס כוח אדם.

    צוות טכני

    מעדכן: נדב

    הצוות ממשיך לעבוד על מסכי הכניסה של המועדון ויש תכנית עבודה שנתית מסודרת. יש תקווה להכניס חבר צוות חדש וכך יוכלו להגביר את קצב העבודה.

    הפקות מקור

    מעדכנת:אופיר

    אופיר מעדכנת שהייתה ישיבה עם יסמין שהיא אחראית מטעם המחזמר ג'אנקן. אופיר ביקשה ממנה לקבל עדכון חודשי בנוגע למצבם. כמו כן היא הבינה מיסמין שהמחזמר מתקדם יפה וגם יסמין עודכנה שהם עולים בוודאות באוגוסט, בעדיפות להופעה פיזית ובהתאם למצב.. בנוסף, אופיר הדגישה בפניה שרצוי שהם יעלו פעילות כלשהי בכנס הארו.קום 2021 כדי לפרסם את עצמם לקהל. חשוב לציין שכרגע אין א' הפקות מקור ומנהל כנס קיץ יחד עם א' תכנים צריכים לקבל עדכון לגבי המחזמר וגם לצפות בו. כמו כן אופיר הבהירה שהם יקבלו החזרים על הוצאות ועליהם להעביר אליה רשימה מסודרת שלהם עם קבלות (הארגון לא נותן תקציב למחזמר אלא רק מחזיר עד 2500 ש"ח נגד קבלות). לפי מה שאופיר הבינה מהם, הם עברו את הרף של 2500 ש"ח מבחינת הוצאות אך אינם מצפים לקבל מעבר ל-2500 ש"ח. לכן אורי ציין שג'אנקן יקבלו עד 2500 ש"ח בוודאות ודיון על האם יקבלו מעבר לכך יהיה בסוף אוגוסט.

    מחסן אמא"י

    מעדכן:אורי

    אורי מעדכן שמה שנשאר מהמרצ'נדייז הארגוני והחולצות מכנסים קודמים במחסן הוא מעוניין למכור בכנס הארו.קום. נדב שאל האם זה יהיה במשלוחים או שאנשים יבואו לקחת ואורי ענה שהמוצרים יגיעו במשלוחים. כמו כן, דמי המשלוח יהיה כלולים במחירי המוצרים.

    הישיבה נסגרה.

  • ישיבת ועד אמא"י – ספטמבר 2020 (30.9.2020)

    ישיבת ועד אמא"י – ספטמבר 2020 (30.9.2020)(ישיבה וירטואלית)

    נוכחים:אורי מרקוביץ', יוני לינדר, רון ליקבורניק, ניב שצ'רב

    דיון הנוגע לנהלי צוות מרחב בטוח

    התקיים דיון בנוגע להליכי מרחב בטוח בנוכחות עמית ששון א' מרחב בטוח. הדיון מצונזר מהפרוטוקול מטעמי צנעת הפרט, אך עיקריו מסוכמים כאן.

    בדיון הוצבה לועד ולצוות מרחב בטוח שאלה מהאורח/ת שהוזמנו לישיבה:

    1. מהם הצעדים שנלקחים כיום מול אנשי סגל ארגוני או כנסי שמועלות מולם האשמות ביצירת מרחב לא בטוח באירועינו?
    2. האם מנהלי הכנסים מתודרכים לגבי התנהלות במצבים כאלו ומול אנשים המתבטאים ככה בסגל?

     

    אורי עונה לגבי השאלה הראשונה שכאשר צוות מרחב בטוח מקבלים תלונות על אנשי סגל שגורמים לחוסר נוחות ותחושת סכנה מובהקים לאנשים אחרים, מורדת הוראה לכנסים לא לשים אנשים אלו בתפקידי מפתח נקודה. ביום הכנס עצמו לא היה לנו מקרה כזה עד כה, וכפי שהאורח/ת אמרו, אורי חושב שאם תקרית כזו קורית ביום הכנס, סביר שהענישה לא תהיה באותו רגע על מנת לאפשר לכנס להסתיים כהלכה.

    בנוגע לשאלת התדרוך, אורי מציין שהסגל וההנהלה עוברים את אותו תדרוך – אין תדרוך מיוחד להנהלה.

     

    עמית מוסיפה שגם אם לא מתקיימת ענישה באותו רגע בכנס, יש פתרונות ביניים – שבעוד שאינם הפתרון הכי טוב, הם עדיין מצליחים להוות מענה ישיר שמבטיח את בטחונם של באי הכנס. בין אם זה להרחיק אותו מחדר הסגל עם שיחת נזיפה, או לפחות לוודא שהקשר בינו לבין חברי סגל מסוימים עובר דרך אנשים אחרים.

    עם זאת, במקרים שמצדיקים ענישה, העדיפות הראשונה של הארגון היא כמובן הרחקת האדם מהמתחם, בין אם הוא סגל או אחד מבאי הכנס.

     

    מתקיים דיון קצר על דרך ההתמודדות עם מצבים כאלו בארגון, אשר בקווים כלליים הינה שיחה עם האדם הרלוונטי ע"י צוות מרחב בטוח ו/או יו"ר הארגון ואז ענישה לפי כל מקרה לגופו, כאשר סילוק לנצח מלהתנדב בארגון שמור רק למקרים של פגיעה בבאי הכנס או הסגל, וברוב המקרים מדובר בהשעיה זמנית במקרה ראשון והשעיה "לנצח" רק במקרה שני לפחות.

     

    יוני מציינת שמערכת של אזהרה ואז השעיה לא בהכרח עוזרת לנו להשרות תחושת ביטחון על האנשים שמרגישים לא בטוחים עקב הערות שיוצרות מרחב לא בטוח. יוני מציינת שאולי שדרוג התדרוכים למעורבות אקטיבית של הסגל מול לפחות שאר הסגל בהתבטאויות בעייתיות יכולת לעזור בנושא זה.

    עמית מדגישה לצורך הדיון שהבעיה פה היא שיש אנשים שמרגישים לא בטוחים להיות בכנס או ספציפית בסגל עקב כך ששמעו על התבטאויות כאלה, ולא בהכרח ירגישו בטוחים לפנות אלינו שלא באנונימיות במידה ובאמת ייתקלו במקרים כאלה בעצמם.

     

    יוני מציעה הצעה לצעד ביניים בין השעיה ולא לעשות כלום במקרים של אנשי סגל – דיון נזיפה מהמנהל או מהיו"ר בישיבת הסיכום בו מובהר שאמירות כאלה אינן לגיטימיות (כולל ציטוט מקורב של האמירה שעלתה באותו מקרה), בו מובהר שמצופה מחברי סגל לעצור אחד את השני מאמירות כאלו, ושאם נדע מי אמר זאת מדובר באזהרה למקרה ראשון והרחקה למקרה שני. עמית מדגישה שלומר לאנשי סגל שמצופה מהם לעצור אחד את השני זה בעייתי בעיקר במקרים בהם הם אלה שמרגישים לא בטוחים, אך מסכימה שזו דרך פעולה שנכון לעודד בקרב הסגל.

     

    אורי מבקש לסכם את הדיון. יש שתי משימות:

    1. ניסוח נוהל שיועבר לסגל הארגוני בנוגע לרצון שלנו במרחב בטוח, נתינת אזהרות ואף הרחקות. יוני מבקשת – עידוד של הסגל לגשת בעצמם לחברי סגל אחרים שעושים דברים כאלה. עמית מבקשת להדגיש – לא "אנחנו מצפים מכם לעשות זאת", אבל כן עידוד.
    2. לפתוח מסמך גוגל דוקס אנונימי מול צוות מרחב בטוח שהסגל יוכל להשתמש בו לפני ובמהלך הכנס כדי לדווח באופן אנונימי על אירועים שמתרחשים.

    משימות אלו יושבות על עמית.יוני תבדוק את עמית ואורי בנושא ב-31/10.

     

    האורח/ת מציעים בנוסף לכך להוסיף עוד תדרוכים לסגל, כדי להבהיר להם שכל מה שמדברים עליו לגבי דרך ארץ של באי הכנס מצופה גם מהם, להבהיר להם את זה באופן מפורש. הועד ועמית מסכימים לכך.

    תרומות אמא"י

    אורי מעדכן לגבי ההתקדמות עם פתיחת האפשרות לתרומות לאמא"י דרך ביט. לאחר דיונים איתם החודש קיבלנו אישור לפתוח משתמש אצלם ללא אישור מנהל תקין, אלא רק עם אישור על ניהול תקין כלכלי של הארגון מהרו"ח (שכבר יש לנו). אבל יש שתי בעיות – ראשית הם דורשים חתימה פיזית על החוזה איתם ולכן זה יוכל לקרות רק כשירד קצת הסגר. שנית יש עלות פתיחת חשבון נמוכה, אך היא חד פעמית ואנחנו יכולים להשתמש בביט "לנצח" מאותו רגע. (למרות שביט לוקחים עמלה כמובן מכל העברה). אורי מבקש מהועד אישור לתקציב זה.הועד מאשר תקציב זה פה אחד.

    יוני תשיג את המסמכים הנחוצים, אורי יבצע את החתימה הפיזית.יוני תתזכר את אורי לשלוח לה את רשימת המסמכים, ותעדכן באופן שבועי על השגתם.

    הארוקון 2021

    אורי מעדכן כי ניר דרניצקי שיועד לנהל את הארוקון סבור, ממקומו במערכת הרפואה, שלא ריאלי לנהל את הארוקון 2021 בבנייני האומה – בפרט, יקח יותר מדי זמן עד שנדע אם אפשר לקיים הארוקון בבנייני האומה, והזמן שיוותר לנו יהיה קצר מדי בשביל לעשות הארוקון כראוי לאחר שנדע בוודאות. על כן ניר מציע להחליט על הארוקון וירטואלי או היברידי כבר מעכשיו. אורי הציע קיום גרסה פיזית של הכנס למשל באשכול פיס באופן מצומצם, לשדר בלייב ולהעלות אחר כך לאינטרנט את התכנים. יוני מציעה עקב הפורמט הזה לנסות להרים רצועת הרצאות אקדמיות, כי לא ניאלץ לבקש מפרופסורים להגיע לכנס גדול ומלא באנשים צעירים בשביל זה, מה שבטח יקל על שכנועם להעבירן.

    הפקות מקור

    עקב תפקידו כמנהל אייקון 2020 הקרב ובא, תומר שלו לא זמין כרגע לענייני הפקות מקור. על כן כרגע אורי הוא איש הקשר עם יסמין סטריז'בסקי, מפיקת הפקת המקור "ג'אנקן מיוזיקל" שאמורה הייתה לעלות בהארוקון 2021, לגבי איך נתנהל מולם לקראתו – בין אם שילובם בהארוקון וירטואלי, קיום אירוע מיוחד רק עבורם, או אפשרויות אחרות, כתלות במה ההפקה תרצה ומה ההנחיות יאפשרו.

    חנוכה 2021

    בהתחשב בהגבלות, אורי ידבר עם אחראי השיווק מצד דיזנגוף סנטר לגבי האם יהיה אפשר לקיים שם אירוע פיזי בחנוכה.

    תכנים בזמן הקורונה

    כרגע מתוכננים תכנים מקוונים כל שבוע למשך חודש שלם, חלקם אירועי "מנגה קפה" וחלקם פאנלים והרצאות, ואורי מעדכן שהארגון ממשיך לגייס תכנים במטרה להפיק אירועים באופן שבועי.

    גזברות

    התקיימה ישיבה עם צבי בר רו"ח הארגון שסיכומה היא – בעיניו עדיף לנו לא "להיכנס לכאב הראש" של לעבוד באופן שיכול להיראות כעסקי, כמו למשל ספונסרים – אפשר לקבל תרומות שאינן מותנות בפרסום, מקסימום נפרסם להם פוסט תודה אחד, אבל לא משהו יותר רציני מזה. באופן דומה הוא גם לא רוצה שנעשה מועדון הנחות לחברינו בתשלום נוסף. צבי הציע לקבוע דמי חבר, אולי עם הנחות נקודתיות למשל לחיילים, ושכולם יקבלו אותו דבר – לא לעשות איפה ואיפה.

    יוני מוסיפה שבהערכתו של צבי, אם באמת נהפוך לארגון עם פעילויות שמס הכנסה רואה כעסקיות, זה יגדיל מאוד את העבודה של הארגון מצד הגזברות והרו"ח. זה קושי בשני מישורים – במישור הכספי עקב שעות עבודה נוספות של רו"ח, ובמישור הועדי – כי גם אם יוני תוכל להתמודד עם העבודה בעצמה, לדעתה יהיה מאוד קשה לגייס אנשים אחריה לעשות זאת. יוני מעריכה שנהיה חייבים באמת להפוך לחברה (במקום עמותה ללא מטרות רווח) כדי להתמודד עם עומס זה.

    אורי מציג שיש שתי אפשרויות – להמשיך לעבוד עם צבי תחת מגבלות אלו, או לבדוק רואי חשבון אחרים. רון מגיב שזו לא החלטה של ועד אחרון לקדנציה בכל מקרה. רון ממליץ לועד הבא להתדיין בנושא בירור אפשרויות במישור זה לכל הפחות, ולא להפיל זאת בין הכיסאות.

    האסיפה הכללית והבחירות ל-2020

    האסיפה הכללית תתקיים ב-29/10, בה יתקיימו בחירות לאמא"י, יאושרו הדו"ח המילולי והכספי של אמא"י לשנת 2019, והועד יוכל להעלות שינויים לתקנון לדיון האסיפה. כמובן, גם חברי האסיפה יוכלו להעלות נושאים באופן חופשי, אבל הועד צריך להכריז על הנושאים שברצונו להעלות באסיפה בזימון לאסיפה.

     

    בנוגע לדמי חבר, נעלה את הדיון באסיפה. אורי מציע הצעה ראשונית – 30 ש"ח בשנה, הנחה של 15 ש"ח לכנסים. אך אורי גם מדגיש שהוא נגד קביעת דמי חבר.

    בנוגע לשינויים לתקנון, יוני תשב עם העו"ד כדי להגיע לניסוח משפטי ראוי. מדובר בשני שינויים: ראשית, שורה למחוק לגבי תפקידי ועדת ביקורת – מדובר הסעיף 40 תת סעיף 5 אשר מחמיר יותר מאשר דרישות חוק העמותות לגבי התפקידים באמא"י שיכולים לקחת מי שמכהנים בועדת הביקורת, ואין סיבה להשאירו אצלנו בתקנון.

    שנית, ישנה סקציה שלדעת העו"ד שלנו גרמה לדחיית התקנון החדש הזה (שהוגש בסוף 2018) והיא הסקציה שמגדירה את פעילי אמא"י. יוני מציגה שיש שתי דרכי פעולה שלדעת העו"ד שלנו יאפשרו להעביר סקצייה זו דרך הרשם. ראשית, אפשר לשנות את הסעיף שקובע שהועד מחליט את הקריטריונים למי פעיל אמא"י, ולומר שהאסיפה הכללית קובעת אותם וממנה את הועד לנהל לפיהם לאורך השנה. זה יפתור את בעיית הערטילאיות והחשד להפליות בין אנשים שונים שמגישים בקשות. שנית, אפשר פשוט למחוק סקציה זו מהתקנון לגמרי. יוני מציינת שמלכתחילה מטרת סקציה זו הייתה ליצור שקיפות מסויימת בין הועד לפעילים, להבהיר שיש לנו זכויות וחובות כלפיהם ומהם, אך בעיניה הוספת הסקציה לתקנון לא עשתה הרבה במישור זה. יתר על כן יוני מציינת שהתחום האפור של "אירועי פעילים" לא נפתר ע"י הגדרתם בתקנון – עדיין יש פה טעם לפגם, אין למשל איזה אירוע או פרויקט ארגוני שאפשר לומר שאירועי פעילים משרתים כגיבוש לסגל שלו. רון מציע להזמין פשוט את כל מי שהתנדב בארגון במהלך השנה האחרונה לאירועים כאלה – יוני מסכימה שזו דרך לפתור את התחום האפור הזה.

    הועד הסכים פה אחד לכלול את השינוי הראשון ולא את השני. הלכה למעשה משמעות הדבר היא שרק השינוי הראשון יוצג לאסיפה, מכיוון שהתקנון הקודם נדחה ע"י הרשם, אז סקציית הפעילים מעולם לא אושרה בו.

    הדדליין של הועד להעלאת נושאים נוספים לאסיפה הוא עד ה-8/10; יוני תשלח מייל בנושא.

     

    הישיבה נסגרה.

     

    סבב עדכונים

    אין עדכונים נוספים בתקופה זו.

  • ישיבת ועד אמא"י – אוגוסט 2020 (26.8.2020)

    ישיבת ועד אמא"י – אוגוסט 2020 (26.8.2020)(ישיבה וירטואלית)

    נוכחים:תומר שלו, אורי מרקוביץ', רון ליקבורניק, יוני לינדר, ניב שצ'רב

    הארוקון 2021

    בנייני האומה הציעו לנו תמיכה בהרמת כנס וירטואלי דרכם. ביום ראשון תהיה ישיבה בין ניר דרניצקי מנהל הארוקון, אורי, ובנייני האומה בנושא זה כדי שנבין מה בדיוק נכלל בהצעה זו. בפרט בנייני האומה רישתו את המקום במצלמות כך שאפשר בעצם להעביר כנס משולב – כנס פיזי שגם ישודר בלייב. אם יהיו מגבלות עקב הקורונה ב-2021 נוכל להשתמש ביכולות אלו כדי לקיים כנס מצומצם יותר.

    סיכום כאמ"י 2020

    כפי שעודכן בחודש שעבר, התקיימה ישיבת סיכום לכאמ"י 2020 כדי להפיק מסקנות מתהליך העבודה על האירוע. ניב הציג לוועד את סיכום אותה ישיבה.

     

    בעיה מרכזית שעולה בסיכום הייתה הקושי בגיוס סגל. אורי מציין שזו גם בעיה בשלב חזון הכנס שמועבר למועמדים לסגל – אם בשיחת הגיוס אתה כמנהל מעביר למועמדים בדיוק מה התכנון לכנס, זה משדר להם שאתה יודע מה אתה עושה ושהתכנית כבר מוכנה, ויכול להיות שפה הייתה בעיה – כלומר הכנס לא הצליח לשכנע את פעילי אמא"י שיש תכנית לכנס ועל כן לא הצליח לרתום את האנשים.

    תומר מודאג בנוסף שיש פה בעיית מוטיבציה בפעילי אמא"י. אם אנשי הסגל שלנו פשוט לא רוצים להרים אירוע וירטואלי, עלינו להתחשב בכך בתכנונים שלנו לתקופת הקורונה – בפרט למשל לגבי כנס חנוכה שיש לדבר עליו עוד היום.

     

    אורי מעלה נקודה נוספת לסיכום שהיא שהיו תפקידים שלא נחפפו כראוי – הועברו להם פרטי קשר של מי שיוכל לחפוף אותם אך הם לא פנו אליהם וניסו לעבוד בעצמם. אורי מציין לדוגמה כמה מקרים בכנס זה שהוא יודע עליהם אישית (ולא נכללים בפרוטוקול מטעמי צנעת הפרט).

     

    אורי רוצה לסכם את הדיונים על מנהיגות וחזון בכנס בצורה הבאה – הבעיה הראשית הייתה שלא היה לנו לא מנהל מנוסה, לא ע' מנהל מנוסה, ולא מלווה ועדי מנוסה. תומר מדגיש לעתיד – צריך מאוד להיזהר ואף להימנע מהרמת אירועים במצב כזה. אורי מציין שבמצב כזה חשוב להביא מלווה חוץ-כנסי וחוץ-ועדי שילווה מקצועית את עבודת הכנס וישמש כחופף בזמן אמת.

    אירוע חנוכה 2020

    מהמצב הנוכחי של הקורונה בארץ ברור שעד חנוכה לא יהיו הקלות משמעותיות, ולכן לא נוכל לקיים אירוע חנוכה פיזי. אורי סבור שבעיקר על מנת להתכונן לקיום פוטנציאלי של הארוקון במתכונת שאינה פיזית, כדאי לנו לקיים את אירוע חנוכה במתכונת וירטואלית. תומר סבור שפעילי הארגון לא ממש מתעניינים באירועים וירטואליים אלא רק באירועים פיזיים – רון מסכים ומציין שזה מה שמאפיין את הקהילה שלנו, קהילה שרוצה בעיקר לפגוש אנשים, לא לבוא לצפות בתוכן.

    אורי מעלה הצעה – אירוע חנוכה בסנטר, בפורמט כפי שעשינו בעבר: דוכנים, אולי אירועי תוכן בסלון ובגלריית המעצבים. תומר מציין שאייקון מתכננים אירוע משלים לאייקון שיתקיים בסנטר, בו יתקיים שטיח אדום לקוספליי ודוכנים יוכלו להקים מיקום פיזי, ולכן הוא תומך בעניין אך מסתייג מהאפשרות של תכנים עקב הצפיפות. רון תומך בדעתו של תומר – חושב שלא קריטי לעשות תכנים, אך חשוב להיות שם ולהפגין נוכחות כארגון אם הקהילה שלנו "עייפה מהקורונה".

    אורי יפנה לסנטר כדי לדבר על מה האפשרויות שלנו מולם ולשריין את חנוכה.

    תכנים בזמן הקורונה

    יש שתי הרצאות מקוונות מתוכננות, אך יש תקופת זמן ביניהן. המטרה של אורי ושל צוות תכנים היא להגיע למצב בו נקיים הרצאה כל שבוע למשך לפחות חודשיים. מסקנות מכל הרצאה ומכל פאנל שמתקיימים בערוץ מועברות חזרה לצוות.

    הצוות רוצה לארגן פאנל עם הועד לקראת הבחירות.

    אירועים פיזיים

    רון חושב שצריך לעשות יותר אירועים פיזיים – הארגון צריך לחשוב ולהבין מה האופציות שלנו. רון מציין שכפי שאמרנו בדיון על אירוע חנוכה, נראה שהרבה מהקהילה שלנו רוצה בעיקר מפגשים פיזיים, אז קריטי שנתחיל לקיים אירועים כאלה עבורם.

    צוות כוח אדם ומוטיבציה ארגונית

    רון מציג לועד סיכום משאלונים שעשה צוות כוח אדם שנשלחו לפעילים בארגון לפני כחצי קדנציה. רון מציין שהעובדה שלקח לתשובות כל כך הרבה זמן להגיע אלינו היא בעיה בפני עצמה ויש לשפר נושא זה, אך זה מתקשר לאיטיות בפעילות צוות כוח אדם בקדנציה האחרונה באופן כללי.

     

    נראה שמהסגל הארגוני שענו על השאלון, הרוב חושבים שיש הרבה נושאים שנופלים בין הכיסאות, אך מרגישים מחוייבים לתפקידם ומפיקים סיפוק מתפקידם. עם זאת נראה שכמחצית מהעונים לא יודעים או לא בטוחים מה הועד עושה בכלל, מה שצריך להעלות לועד נורות אזהרה.

     

    רון מציג לועד עשרה קונספטים וצעדים שלדעתו צוות כוח אדם צריך להתמקד בהם בארגון בשנים הקרובות:

     

    1. הבנת התהליך אותו עברו אנשי ארגון בכירים (סגל, סגל ארגוני, ועד).

    אורי מוסיף – צריך וחשוב להבין גם את התהליך שעברו אנשי סגל שכבר לא מתנדבים איתנו בארגון.

    1. בניית מיפוי סטטיסטי של מתנדבי הארגון בשנים האחרונות (מתנדבי כנסים, סגל, סגל ארגוני ו-ועד).
    2. בניית תוכנית בהסתכלות קדימה של פיתוח כח אדם עתידי לארגון.
    3. בניית מסד נתונים שיכיל את האנשים שעוברים בארגון:
      1. מעקב אחרי קידום של אנשים.
      2. בניית תיכנון חכם של כנסים – במקום ישירות להציע לאנשים שכל הזמן עושים תפקידים, תהיה פנייה גם לאנשים חדשים שיוכלו לקחת על עצמם תפקידי סגל זוטר וככה להתקדם בארגון.
        1. דוגמא: למתנדבים שעשו עבודה טובה שווה לפנות ולהציע תפקיד סגל זוטר או תפקיד מתקדם בכנס הבא. הבעיה שהרבה פעמים לא עושים כלום עם אותם מתנדבים (שעשו עבודה טובה).
      3. בנייה של דרגות אחריות חדשות למתנדבי ארגון צעירים.
      4. מעקב אחרי ביקורות וחוות דעת שעוברות על אנשים בארגון.
    4. פידבק כינסי לכל מתנדבי הכנס (סגל + מתנדבים) – הפידבק הוא ל2 הצדדים, על המתנדבים ושל המתנדבים.
    5. פידבק חצי שנתי\רבעוני של סגל הארגון (היום זה נעשה ובפועל לא עושים עם זה כלום, כלומר לא מועבר הלאה לכמעט שום מקום ולא מסיקים ממנו מסקנות).
    6. הקמת מערך של תגמולים למתנדבי הארגון (הבנה שהתנדבות זה מדהים ולא רק כאב ראש) – זה צריך להיות כולל פוסטים של תודות של אנשים שהיו בארגון ואנחנו רוצים להודות להם, אירוע סוף שנה של אמאי למתנדבים ועוד.
    7. הקמת תשתית קירוב של אמא"י לקהילה – קבוצת פייסבוק של אמאי, לאינסטגרם שכבר יש וכו'.

    אורי מוסיף – קבוצה בדיסקורד.

    1. בניית מקור ידע על תהליך של כל אדם שעובר בארגון (ממתנדב עד לועד)
      1. מעקב אחרי קידום של אנשים
      2. הצעה של אנשים לתפקידים שצריכים איוש
    2. הבנה שהכל מתחיל במתנדבי הכנסים, לכן צריך להשקיע בהם ולחבר אותם לארגון.

     

    תומר מזהיר שתכניות ארוכות טווח יותר מדי נוטות להיכשל באמא"י מכיוון שרוב הפעילים וחברי הועד שלנו לא נשארים לכמות זמן כל כך ארוכה; צריך וקריטי שיהיה א' כוח אדם פעיל שיישם את המטרות הללו לאורך מספר שנים, לא רק קדנציה אחת.

     

    מסקנה מדיון זה על צוות כח אדם היא שכל צוות בארגון צריך תכנית עבודה מסודרת בתחילת השנה, שתפקידו של מלווה הועד הוא לוודא שהצוות עומד בתכנית זו ולעקוב אחריה.

    קהלי היעד של הארגון

    מדובר בדיון המשך לדיון מהישיבה הקודמת. אורי סבור שצריך להבין מי קהל היעד של הארגון, ולא ברמה  של גילאים בלבד אלא כתת-קהילות: קהילת הקוספליי, קהילת המוזיקה היפנית, קהילת האנשים שמגיעים להרצאות; צריך להבין למי אנחנו תורמים כארגון.

    תומר חושב ש"תרבות יפנית פופולרית" זו הגדרה מספיק רחבה, ולא צריך להצר את ההגדרה.
    יוני שואלת את אורי אם מדובר בהגדרה יותר צרה של הקהילה שאנו פונים אליה; אורי מגיב שהרעיון הוא להבין מה סדרי העדיפויות שלנו בתוך הקהילה כארגון. למשל אם המטרה היא גיבוש הקהילה, או פניה לקהילה הבוגרת יותר על פני הקהילה הצעירה, וכו'; ומכאן נגזור סדרי עדיפויות ונדע לאן להשקיע משאבים, מה לומר למנהלי תכנים וכנסים להדגיש.

     

    לאחר דיון סוכם שבעוד שראוי כועד לתת דירקטיבות על למשל איזה תכנים להדגיש בכנסים, מכיוון שהבחירות מתקרבות, עדיף להמתין לועד הבא שיעשה את ההחלטה על איזה תכנים וקהילות להדגיש.

    בחירות

    תאריך תחילת שליחת המצעים לבחירות ידחה לבקשת מש"י, על מנת לנסות לפרסם את הבחירות בצורה יותר מוצלחת.

    סבב עדכונים

    ספריה

    מעדכנת: יוני

    הבעיות העיקריות בפרויקט הספריה כרגע הן שינוע הכרכים לספריות; לקראת הקדנציה הבאה דרור טל א' הספריה יארגן הצעה תקציבית המבוססת על החזרי נסיעות על מנת לחלק את הכרכים באופן תדיר לספריות שאנחנו עובדים איתן. מעבר לכך הצוות מתכנן לנהל מעקב אחרי הכרכים מול הספריות כדי להבין איזה כרכים מושאלים וכמה, על מנת להשתמש במידע הזה כדי להביא מנגות שיעניינו את הקהל באותן ספריות.

    צוות שימור ידע

    מעדכן: רון

    הצוות עוד לא סגור על הפלטפורמה בה שימור הידע בארגון יתבצע ושוקלים מערכות אחרות. הצוות רוצה לבדוק מול הצוותים האחרים בסגל הארגוני אופציה של פורום בפלטפורמת שימור ידע. יוני מציינת שלדעתה הבעיה אינה למצוא את הפלטפורמה הכי נכונה אלא פשוט לשבת לאנשים על הראש עד שהם יכתבו את מסמכי שימור הידע; יוני מבקשת מרון להעביר לצוות לעתיד שמטרתם היא להוציא מאנשים את הידע, לא לוודא שהפלטפורמה שהם עובדים עליה היא הפלטפורמה הכי נוחה.

    אורי מבקש להדגיש – זה לא שמשנה לנו כועד מה הפלטפורמה. יש לועד מטרה שבארגון ייעשה שימור ידע, ואנחנו משאירים את השיטה המסוימת לצוות – אנחנו רוצים לקבל עדכונים על תוצאות ומסמכים שנכתבים.

    צוות תלתן

    מעדכן: ניב

    הארטבוק האינטרנטי בנושא ילדים/ות קסומים/ות בשלבי סיום להרשמה, יש כמות נרשמים מכובדת.

    הישיבה נסגרה.

  • ישיבת ועד אמא"י – יולי 2020 (29.7.2020)

    ישיבת ועד אמא"י – יולי 2020 (29.7.2020)(ישיבה וירטואלית)

    נוכחים:תומר שלו, אורי מרקוביץ', רון ליקבורניק, יוני לינדר, ניב שצ'רב.

    1. הרכב הועד

    עקב סיבות אישיות, ויטל החליט לפרוש מהועד. מכיוון שהבחירות קרובות אורי ביקש ממנו לא לפרוש אלא להמתין לבחירות, אבל בפועל, ויטל לא יעשה עבודה רבה בועד בתקופה עד הבחירות אם בכלל. מכיוון שכך תפקידיו יחולקו בין שאר הועד לשארית הקדנציה:

    יוני תשמש כמזכירת הועד ותלווה את צוות הספריה.

    אורי ילווה את צוות תכנים שנתי.

    רון ילווה את צוות שימור ידע.

    בנוסף, במקום אורי, רון ילווה את צוות קשרי חוץ.

    2. אסיפה כללית

    לאחר בדיקה מול הייעוץ המשפטי של הארגון, אין בעיה לקיים את האסיפה באופן דיגיטלי כל עוד כל המשתתפים יכולים לראות ולשמוע אחד את השני. בפרט רשם העמותות הוציא הודעה שמורה לעמותות להימנע מפגישות פיזיות ומציעה לעמותות להשתמש באמצעים דיגיטליים לישיבות ואסיפות.

    בנוגע להצבעות בזמן האסיפה – אפשר לקיים הצבעות בעל פה, אפשר להשתמש בפיצ'ר של זום לפתוח שאלונים בין נוכחי הישיבה (שמאפשר גם קיום השאלון באופן אנונימי). עם זאת אי אפשר לפתוח שאלון כזה שאפשר לבחור בו כמה תשובות לאותה שאלה ולכן יוני מציעה לקיים את ההצבעות לועד ולועדת הביקורת דרך המייל. העו"ד שלנו הציעה להצביע במייל בעזרת כתב הצבעה כפי שכבר עשינו בעבר – נוכל לדרוש סריקת ת.ז. ביחד עם מספר החבר ורשימת ההצבעות.

    אורי רוצה שהאסיפה תתקיים דרך זום מכיוון שכך נוכל להקליטה ולפתוח אותה לציבור יותר בקלות. באסיפה יתקיימו בחירות לועד ולועדת הביקורת, כמו גם הצגת הסיכום המילולי והכספי של שנת 2019.

    לגבי הבחירות – יש לגייס מנהל בחירות כדי לנהל אותן. תומר רוצה גם שנצא בקמפיין שיווקי להביא אנשים לרוץ לועד כמו שעשינו בשנה שעברה – בלי קמפיין כזה תומר סבור שלא ירוצו אנשים לועד, כמו שקרה לפני שנתיים.

     

     בן דינוביץ' הצטרף לשיחה

     

    אורי מציין שכרגע ההרשמה לחברות באמא"י היא רק פיזית, אבל התקנון מאפשר לועד לקבוע שיטות הרשמה גם בדרכים אחרות, בין השאר בדוא"ל. אורי מציע שנאפשר הצטרפות לארגון עד 4 ימים (96 שעות) לפני הבחירות, בכפוף להנחיות העו"ד שיבדקו בהקדם האפשרי (למשל – אם ידרשו צירוף צילום ספח ת.ז.).  לאחר נקודה זו ועד האסיפה הכללית, כל בקשה להצטרפות לארגון תעלה לאישור האסיפה הכללית עצמה. לאחר האסיפה הכללית יחזור הרישום לארגון להתקיים לפי הנוהל שהונהג עד לפני החלטה זו. הצבעה –עבר פה אחד.

    התקיים דיון לגבי איך מקיימים הצבעות באסיפה. ההצבעה לבחירות הועד וועדת הביקורת תתקיים דרך המייל בצירוף צילום כתב הצבעה: על כתב ההצבעה להיות חתום על ידי החבר המצביע, תוך פירוט תאריך האסיפה ועמדת החבר בנושאים שעל סדר היום, כמו גם מספר החבר שלו ופרטים נוספים באם הועד יחליט עליהם.

    הבעיה הפוטנציאלית היא לקיים הצבעות אחרות באסיפה פרט לבחירות, ובפרט לוודא שרק חברי ארגון מצביעים בהן, כי עד היום יכלו לנכוח באסיפה גם אנשים שאינם חברי אמא"י. אפשר לסגור את הנוכחות באסיפה בזום רק לחברי העמותה – זה אומר שכל הנוכחים יהיו בעלי זכות הצבעה, אבל קטינים ואנשים שאינם חברי אמא"י לא יוכלו לנכוח באסיפה. יוני מציעה – האסיפה תתקיים בזום ותהא סגורה רק לחברי הארגון, אבל נשדר את האסיפה ביוטיוב ויהיה מישהו שיוקצה ללשים לב ולהציף שאלות מצופים מבחוץ. ככה נוכל לקיים הצבעות בזום עצמה בקלות בין הנוכחים באסיפה.

    רון מציין שעלינו לבחון את האפשרויות קודם. תומר אומר שיבחן את האפשרויות בזום.נושא ההצבעות בזום יוחלט בהחלטה מיילית עד הסופ"ש, ואחרת נבדוק אפשרויות נוספות עד לישיבת הועד הבאה.

    לגבי השיווק שתומר ביקש – אורי מציע שנפתח חדר שיחה בנושא בהקדם, בין מש"י לבין חברי הועד שירצו להשתתף בשיווק הבחירות באופן פעיל. מכיוון שכך ההרשמה להתמודדות לועד תיפתח בתחילת ספטמבר ותיסגר באמצע אוקטובר (ה-19) כאשר כרגיל האסיפה הכללית תוכל לאשר בקשות שהגיעו יותר מאוחר מזה להתמודדות לבחירות. הועד מסכים להצעה זו.

    3. חשבון זום ארגוני

    אורי מבקש לרכוש חשבון זום ארגוני בתשלום לתקופה הקרובה כדי שנוכל להרחיב את היקף הפעילויות האינטרנטיות שלנו בזמן הקורונה. יש יכולות שונות שאין לחשבון זום בסיסי שאנו מעוניינים בהן. בין השאר נהיה מעוניינים ביכולות אלו לפאנלי תוכן וכמובן לאסיפה הכללית. אורי מבקש לעת עתה תקציב קטן למטרה זו – מדובר בקניה של חשבון זום מקצועי ל-3 חודשים. הצבעה –עבר פה אחד.

    4. כנס כאמ"י 2020

    ניב מעדכן כמלווה כאמ"י 2020 שההנהלה קיימה בימים האחרונים ישיבה על מה צריך כדי לקיים את האירוע במתכונתו כיום שידורים וירטואלית והגיעו למסקנה שהסגל לא יוכל להרים את זה בזמן. בישיבה הגיעו להחלטה שבמקום לעבוד עד זוב דם, עדיף לוותר על קיום האירוע השנה. בקרוב תתקיים ישיבת סיכום להפקת מסקנות, וסיכומה יועבר לועד. הודעה על הנושא תצא בקרוב לקהל אמא"י.

    ניב כן מציין שהיו כמות לא קטנה של תכנים שהועמדו לאירוע – רון מבקש לא "לזרוק אותם לפח", אלא להעלות תכנים אלה פעם בשבוע או שניים מעכשיו בצורה רציפה דרך פלטפורמת ההרצאות שכבר התחלנו להריץ ביוטיוב.

    5. גיוס תרומות לארגון

    יוני מעדכנת שעד כה הגיעו בתרומות 8200 ש"ח לארגון.

    אורי מבקש לקבוע יעד גיוס של 30 אש"ח, ולאחר מכן להפסיק לגייס תרומות באופן אקטיבי. סכום זה הוא הגירעון שהארגון צבר השנה מנזקי הקורונה: כמות המגיעים הקטנה יותר של הארוקון, ביטול כאמ"י, העובדה שכנראה לא נוכל לקיים אירוע חנוכה ושאר ההפסדים של השנה.

    עלו בקשות רבות מהקהילה לפתוח דרכי תשלום נוחות יותר כגון ביט. יש לציין שהרבה מהדרכים לקבלת תרומות לא פתוחות לנו, כארגון קטן יחסית ללא אישור מנהל תקין מרשם העמותות וללא סעיף 46. אורי יבדוק ויעדכן עד ה-5/8/2020 לגבי בירור על פתיחת ביט ארגוני.

    הבעיה העיקרית היא שלמשל למטרות גיוס המונים איננו יכולים לתת את רוב התשורות. הועד יקיים ישיבה עם הרו"ח בהקדם על מנת להבין מהן בדיוק המגבלות עלינו.

    בקבוצת הפעילים וכתגובה מהקהילה הרחבה נאמר לגבי גיוס התרומות שחסרה שקיפות לגבי השימוש בכסף. יוני מציגה שבכסף שהגיע עד כה כנראה נשתמש כדי לשלם לרו"ח שלנו, ובאופן כללי השימוש העיקרי שלנו בכסף כרגע הוא על הוצאות שוטפות כגון הרו"ח, המחסן ועוד. המטרה היא להיות מסוגלים לקיים את הארוקון 2021 כסדרו, ובשביל זה צריך לתקן את הנזקים שנעשו לאורך השנה מהקורונה.

    אורי מציע שנפתח עמוד באתר שמציין את היעד הנ"ל של 30 אש"ח ושיוצג בו כמה כסף נתרם לנו בכל רגע. כאשר נגיע לסכום זה, נציין שאנחנו ממשיכים לקבל תרומות ונציג כמה קיבלנו, אבל נציין שאין לנו יעד מסוים כרגע ונפסיק לפרסם לגבי הגיוס כל עוד לא נזדקק לתרומות. תומר מבקש לחדד: נפרסם שמטרת התרומות היא לסגור את הגירעון של 30 אש"ח שנוצר בתקציב הארגון כתוצאה מאירועי הקורונה, כדי שנוכל ב-2021 לקיים תכנית עבודה כרגיל אם נוכל – עם כנס פורים, ושאר הכנסים והאירועים שאנחנו מקיימים עבור הקהילה.

     

    יוני הקריאה פנייה שהגיעה במייל וכללה הצעות למספר שיטות גיוס כספים: חלק מההצעות בעייתיות לנו כארגון, אבל לשאר ההצעות החוסר העיקרי שלנו הוא בכוח אדם שיארגן אותן, ויוני מבקשת שאם חברי הועד מכירים מישהו שיהיה מעוניין בהן או ירצו לקחת אותן בעצמם, אז שילכו על זה. ההצעות הינן:

    1. פתיחת פלטפורמת מכירת דברי יד 2 – יוני מציינת שלא משנה איך נעשה את זה, אנחנו לא יכולים להפיק רווח ממכירות כאלה כעמותה ללא מטרות רווח, ולכן אי אפשר ליישם אופציה זו.
    2. העברת תכנים אינטרנטיים, כמו ההרצאות שכבר העברנו, בתשלום. יוני סבורה שכמות הקהל שיגיע לתכנים בתשלום יהיה נמוך מאוד, וזה יהיה בעייתי למעבירי התוכן שיעבירו הרצאה לחדר של 5 איש, וגם לא חוויה מאוד מלהיבה למי שיגיעו בעצמם.
    3. מכירת מרצ'נדייס ארגוני חדש דרך האתר – חולצות בעיצובים חדשים שאינם כנסיים, סיכות ועוד. יוני סבורה שלא יהיו כל כך הרבה אנשים שיתעניינו בכך, עוד פחות דרך האתר בניגוד לכדוכן בכנס, מה שיגרום לבעיות עם משלוחים כי חברות משלוח כנראה פחות יתעניינו לעבוד איתנו מה שייקר את המשלוח. עצם העובדה שכנראה מעטים יזמינו תהיה בעייתית – תומר מעריך שצריך מינימום 100 הזמנות לפריט כדי בכלל להדפיס באיזשהי כדאיות כלכלית את אותו הפריט.
    4. סידור הטבות בחנויות שפונות לקהילה – כפי שיוני שלחה במייל חזרה לשולחת המייל, אנחנו עובדים על תשתית להקמת מועדון הטבות כרגע, והמועדון יכלול הטבות כאלה.

    6. זכויות יוצרים

    ממשיכים לעבוד כדי להשיג את הפרטים החסרים לחוזה.

    7. אנימה ישראל

    מדובר בעמוד פייסבוק שלא ברור לנו מי מריץ אותו; הם לוקחים כל פרסום שלנו ומפרסמים אותו בעמוד שלהם תוך החלפה של הלוגו שלנו בשלהם והחלפה של המילים "אמא"י / ארגון מנגה ואנימה ישראל" בשם העמוד שלהם, "אנימה ישראל". מעבר לכך הם לא משנים פרטים בפוסטים הללו. לא נראה שדיווחים לפייסבוק הועילו בנושא. מעבר להמשך דיווחים לפייסבוק, האפשרות היחידה שלנו היא פעולה משפטית, מה שכמובן מתבטא בעלות כספית לארגון. עם זאת העמוד כמעט מת – נראה שאף אחד לא רואה את הפוסטים שלהם, הלייקים היחידים על הפוסטים שלהם נוטים להיות מהעמוד עצמו.

    יוני מציעה לא לעשות דבר בנושא כרגע, בעיקר בתקופת הקורונה – זה לא שווה הוצאה כספית כלשהי.

    הועד מסכים שאין טעם לעשות משהו בנושא בתקופה זו.

    8. ישיבה בנושא דוכנים

    עקב דחיית כל הכנסים הפיזיים לזמן הקרוב, הועד הסכים להמתין עם הישיבה בנושא דוכנים שדוברה בישיבה הקודמת עד שנדע מה הכנס הבא שיהיה פיזי.

    9. קהל יעד הארגון ותכליתו

    אורי מבקש מהועד לחשוב לקראת הישיבה הבאה מהי בדיוק "קהילת המנגה והאנימה בישראל" שאנחנו מקדמים בארץ כמטרה מרכזית של הארגון. מי ספציפית תתי הקהילות שאנחנו פונים אליהן? איך אנחנו פונים לכל תת-קהילה כזו בתכנים שלנו? "כמה" אנחנו משקיעים בכל אחד מהם, וכמה ההחלטות ללהפנות תכנים לתת קהילות מסוימות הן החלטות מודעות?

    10. סבב עדכונים

    מעדכן: בן

    מש"י – מיתוג, שיווק ויחסי ציבור

    שרון טורנר מונתה לתפקיד א' משי. נדב שומרוני הוא הע' שלה.

     

    מעדכן: אורי

    צוות תכנים

    אנחנו מרימים תכנים ברשת בערוץ היוטיוב אבל מעטים. אורי ידחוף שצוות תכנים יפנו ליותר מקהילת המרצים כדי להרים הרצאות, כמו גם דרך צוות קוספליי לתכני קוספליי בפרט.

     

    צוות כוח אדם

    אורי מבקש שצוות כוח אדם יפעל להעלות תכנים לקבוצת הפעילים בתקופת הקורונה.

     

    מפגש פעילים ענייני

    לצורכי המפגש, אורי מבקש לקבל מצבת כוח אדם מכל מלווה צוות ותקציר פעילות שלהם בקדנציה הזו עד למפגש עצמו.

     

    שאר סבב העדכונים לא יתקיים הישיבה עקב חוסר בזמן.

    הישיבה נסגרה.

  • ישיבת ועד אמא"י – מאי 2020 (27.5.2020)

    ישיבת ועד אמא"י – מאי 2020 (27.5.2020)(ישיבה וירטואלית)

    נוכחים:תומר שלו, אורי מרקוביץ', רון ליקבורניק, יוני לינדר, ויטל שיי וקסלר, ניב שצ'רב.

    1. זכויות יוצרים

    ענן גיבסון וסם דניאל, שתיים ממחזיקות זכויות היוצרים על הדמויות הארגוניות, מצטרפות לישיבה

    ענן גיבסון וסם דניאל מצטרפות כדי לדבר על סגירת הנוסח הסופי של חוזה זכויות היוצרים המסדיר את השימוש של הדמויות הארגוניות בידי הארגון, שעד היום לא מעוגן בחוזה מול מחזיקות הזכויות. ישנם מספר סעיפים שניסוחם דורש הסכמה ביננו לביניהן. הסעיפים הם:

    1. שהדמויות ישארו ניטרליות שזה אומר שהדמויות לא ייצגו דעה מסויימת שיכולה להיתפס כלא נייטרלית בחברה הישראלית, כמו למשל ללבוש חולצות של מפלגות או דגלי גאווה כדי לשמור על ניטרליות על כמה שאפשר כדי לא לקדם אג'נדה מסויימת. המטרה היא שהדמויות יפנו לכמה שיותר מהקהל שלנו.
    2. הדמויות לא יוצגו באופן מיני או מחפיץ. הדמויות אמורות להישאר נייטרליות ומתאימות לכל המשפחה ולכל באי הכנס.

    אורי מעדכן בנוסף שישנו סעיף שכרגע מטיל את האחריות המשפטית על כל הפרת זכויות יוצרים קיימת של הדמויות על מחזיקות הזכויות כיום בחוזה, והוא יעודכן כך שהארגון הוא זה שיקח אחריות מלאה על הנושא – הן הדמויות הארגוניות שלנו, ראוי שאנו נהיה אלה שיקחו אחריות עליהן בכל המובנים.

    בנוגע לניסוח הסעיף הראשון, יוני ורון דואגים בגלל שקשה לומר מה יפגע במי, בעיקר במדינה חלוקה כמו ישראל. נותנים דוגמאות לדברים שיכולים לפגוע בכל מיני מגזרים בארץ.

    סם מציעה, מעבר לרמת הניסוח בחוזה, להכפיף את העניין לשיקול דעת של מישהו בארגון לכל פרסום.

    אורי מציין שסעיפים שנתונים לפרשנות בעייתיים משפטית בדרך כלל, ומציע שנגדיר דרך לטפל בהפרות בחוזה, שיגדיר זמנים ודרך תקשורת ביננו במקרים של הפרות של החוזה. אורי מדגיש שגם אם נגדיר אנשים בארגון שאחראים לשמור על קווי ההנחיה שיוגדרו בחוזה, החוזה עדיין בין הארגון לבין מחזיקות הזכויות ואם ישנן הפרות אז הן אלו שהחוזה מופר מולן.

    סם מדגישה שהרעיון של החוזה הוא לא להכשיל את אמא"י ולחפש אותנו בהפרות אלא לתת למחזיקות הזכויות שקט נפשי שהדמויות משמשות למטרות ראויות. אורי מגיב שזה בהחלט נכון אבל עדיין חשוב להבהיר מה קורה במקרה שיש הפרה, למשל במקרים שהארגון לא חושב שהם בעייתיים אבל אחת המחזיקות כן.

    תומר מעלה חידוד בנוסח – הפרה יכולה להיות לא רק בציור עצמו אלא גם בקונטקסט בו אנחנו משתמשים בו. לדוגמא, להשתמש בציור שכבר עבר אישור בשביל להמליץ לקהל שלנו על סדרות לצפות בהן במהלך יום כיפור. סם מגיבה שזה אכן צריך להיכלל בחוזה – החוזה צריך לחייב לא רק את האמנים בארגון אלא כל פרסום המשתמש בדמויות.
    בנוגע לדיון שיקול הדעת ענן חושבת שמדובר באחראיות שתהיה על א' עיצוב/שיווק של הכנס המדובר וראש.ת מש"י של אותו הזמן – עיצוב מבחינת ההנחיות הגרפיות, שיווק מבחינת תוכן הפרסום ומש"י מבחינת פרסום באופן כללי.

    אורי מציע נוסח לסעיף הניטרליות הפוליטית המדובר: "הדמויות ישמרו על ניטרליות: לא יביאו שום דעה פוליטית, לא יקחו צד בדיונים פעילים בקהילה וישמרו על הסטטוס קוו הישראלי בסוגיות של יהדות וישראל". סם מוסיפה להבהרה "שייצגו את כולם בזה שהם לא ייצגו כלום".

    ענן מציינת שלדעתה השאלות שהוועד מעלה לסעיף הנייטרליות קשורות הרבה יותר לאופי הארגון ולא הדמויות. אורי עונה שהנוסח כמו שאנו מדברים עליו מתחיל להתערב בשאלה זו ובדיוק לכן חשוב לחדד אותו.
    אורי מבקש להוסיף לתוך החוזה קווים מנחים לדמויות – צבעי שיער, מאפיינים פיזיים, האופי הקיים להן, ההגדרה של הדמויות, איך שמציירים אותן.

    אורי חושב שצריך להגדיר בסעיף בחוזה מי הגורם האחראי על שמירת פרטי החוזה בכנס ובאירועים אחרים. יוני מגיבה שדווקא זה לא חייב להיות חלק מהחוזה כפי שסם וענן אמרו – האנשים שצריכים לשמור על החוזה הם פשוט אמא"י, וזו אחריות הועד; אין בעיה שהועד יעשה דלגציה לאחריות זו בארגון גם אם זה לא מצוין בחוזה.

    יוני מסכימה שצריך להיות נספח בחוזה אשר מגדיר מי הן בדיוק הדמויות שאנו חותמים עליהן מבחינת איך שהן נראות וכו'.

    סם שואלת מה לגבי מומו, דמות נוספת שלא דובר עליו בחוזה כרגע; סוכם שכרגע מדברים רק על שלוש הדמויות הארגוניות המקוריות (אאוי, שירו ואקאי), ועל מומו נוכל לדבר בהמשך אחרי שנסגור את החוזה.

     

    ענן גיבסון וסם דניאל עזבו את השיחה.

     

    2. כנס קיץ 2020

    שמואל רוז, מנהל כנס קיץ 2020, מצטרף לישיבה

    שמואל מעדכן לגבי מצב הכנס: מבחינת הסגל גויסו א' כוח אדם, א' עיצוב, א' תכנים וא' נגישות. החוסרים העיקריים לנקודה הנוכחית בעבודה הם א' שיווק וא' אתר.

    נדב שומרוני (א' כוח אדם ארגוני) העביר לשמואל רשימה של אנשים נוספים בארגון שיוכלו להתאים לתפקידים החסרים בסגל.

    מבחינת מיקום, הרבה מקומות לא מגיבים בתקופה הנוכחית אך המקום הכי מוצלח בשקלול מה שהמקום מציע והמחיר הוא מרכז וואהל רמת גן.
    לנושא הכנס שמואל חושב על נושא קהילתיות, בעיקר בעקבות הקורונה.

    מתקיים דיון קצר על איך צריך לעשות צפי מגיעים וקוני כרטיסים – מכיוון שהכנס מוגבל בכרטיסים לכמות קטנה ביחס לכנסינו בקיץ, אנחנו רוצים לצאת מנקודת הנחה שכל הכרטיסים ימכרו, ושתחת הנחה זו נצא ברווח שצוין.

    מתקיים דיון נוסף על דיוק במגבלת הכרטיסים – כי מגבלת האנשים שמכניסים למתחם צריכה לכלול גם את הסגל והמתנדבים וכו'.

    שמואל מבקש שנעביר לו המלצות לא' אתר, ומכתבים לדוגמא שנשלחו למתחמי כנס בשביל שיהיה לו בסיס ליצירות קשר נוספות. תומר יעביר לשמואל את הטופס לדוגמא.

    שמואל מבקש דפי קשר של שני הכנסים האחרונים – הועד יספק אותם.

    בנוגע לשם הכנס – שמואל לא רואה סיבה לשנות את השם וירצה לקרוא לכנס כאמ"י 2020.

    מקומות וספקים רבים לא עובדים בתקופה זו, אך תומר מציין שכנראה הם יחזרו לעבוד בתחילת יוני, ואז אפשר לשלוח הודעות ולהרים טלפונים.

    שמואל מבקש לבסוף שנציע מישהו לצוות מנהלה שמכיר כבר את אמא"י כדי לעזור לו בתהליכי הגיוס.

    בנוגע לתאריך הכנס, לא צפוי שסוף החופש הגדול ישנה תאריך באופן משמעותי, ולכן ה-20.8 או ה-27.8 הם אופציות טובות. כל אחד מהם מתנגש עם כנס אחר – דרקוניקון ומיתופיה בהתאמה. מכיוון שמהשניים הללו מיתופיה פחות חופף עם הקהל שלנו, המלצת הועד היא לקיים את הכנס ב27.8.

    לגבי תקציב הכנס – ניר דרניצקי, מנהל כנס הארוקון 2020, יעזור לשמואל בבניית התקציב.

    יוני מבקשת ששמואל יעדכן את הועד דרך ניב לגבי תפקידי הסגל החסרים ולגבי חיפוש מקום במהלך השבועיים הקרובים, לקראת הצעת תקציב מסודרת לועד.

    שמואל מציין שעוד לא בטוח מה יהיה המצב מבחינת הקורונה. אורי מציין שאנחנו כן יודעים לעקוב אחרי ההנחיות ואף מעבר להן כפי שעשינו בהארוקון – כרגע אין הרבה מה לעשות מעבר ללהניח שהכנס יתקיים ולהתכונן למלא אחרי ההנחיות כנדרש, ובד בבד לוודא שיש אפשרויות ביטול לכמה שיותר מהחוזים וההסכמים עם ספקים והמקום.

     

    אורי והועד מודים לשמואל על העבודה.

    שמואל רוז עזב את הישיבה.

     

    3. צוות כוח אדם

    מעדכן: רון

    הייתה פגישה במוצש של צוות כוח אדם, הם היו עמוסים בשבוע וקצת האחרונים אז לא הצליחו לקדם את רוב הדברים אבל המטרה השבוע היא לקדם את הפאנל של ניהול זמן שאמור להתקיים לקבוצת הפעילים.
    נדב כבר התחיל להריץ את הנושא דרך פוסט בפעילים ששואל מה עוזר להם ולנהל זמן לראות מה יאמרו.
    רון דיבר על פרויקט חדש שמטרתו להבין איפה יש צורך בפיתוח כלי טכנולוגי לטובת סגל הארגוני ולארגון בכללי לשם התייעלות ושיפור דרך העבודה הנוכחית. אמא"י 101 עלה בשיח כצוות לשתף איתו פעולה על זה.
    רון מגיע עם רוח חדשה כיוון שאינו מעורב בכל הדברים, כחבר ועד חדש, אז זו הזדמנות לראות הכל בעין חדשה ולהציע דברים שיכולים לייעל תהליכים, בין אם זה ברמה ארגונית או סגלית.
    נקבע שרון ידבר עם כמה צוותים שונים, להתחיל להבין את התמונה הקיימת ויבין האם יש צורך במשהו יותר תכנותי.
    חברת הצוות אור הדר אחראית על המשוב הארגוני שירוץ בקרוב.
    צוות כוח אדם גם אמרו שהם רוצים לעבוד על חידונים לפעילים כדי להעביר את הזמן ביחד וכבר חושבים על רעיונות.

    4. פניות שהתקבלו במייל

    הועד התדיין בפניה שצונזרה מטעמי צנעת הפרט.

    5. סבב עדכונים

     

    מעדכן: ויטל

    פרויקט ספרייה

    הפרויקט היה בהקפאה עקב הקורונה, בשבוע הבא ספרית חיפה נפתחת שוב לציבור אז ויטל ילך לפגישה איתם על מנת להעביר אליהם כרכי מנגה.

     

    צוות תכנים

    הצוות התחיל כבר לקיים הרצאות מקוונות, ההרצאה המקוונת השניה בדיוק התרחשה היום. רון שואל האם יש קהל – ויטל אומר שבהחלט יש, סדר גודל של כמה עשרות איש. ויטל מציין שיש בעיות זכויות יוצרים מצד יוטיוב עם הקלטות ההרצאות הללו, הצוות עובד כדי לנסות להשאיר אותן בערוץ בכל מקרה.

    בנוסף, שרון אלבז חברת הצוות נמצאת בקשר רציף עם בר לבל-אפ על מנת להחזיר את ההרצאות על הבר כאשר המקום ירגיש בנוח לכך.

     

    צוות שימור ידע

    הצוות במוטיבציה נמוכה ולא קורה הרבה כרגע, ויטל יקיים שיחה בקרוב עם שינאי הא' ע"מ לדבר על לאן הולכים הלאה בנוסף לישיבת הצוות השבועית הרגילה.

    יוני שואלת האם כל הצוותים הארגוניים שלחו מי איש הקשר שלהם עם צוות שימור ידע (כפי שהצוות ביקש בישיבות קודמות). אין לויטל רשימה בהיכון לישיבה, יעודכן בהמשך לועד.

     

    מעדכן: רון

    צוות כוח אדם

    הצוות עובד על העץ הארגוני (ארגון כל פעילי הארגון בצורה נוחה לגישה ושימוש).

    הצוות עושה משובים חצי-שנתיים בארגון, אבל רון מעדכן שעד כה הצוות לא עשה בדיקה של משובי עבר, רק את המשוב הנוכחי. רון הציע לצוות, והצוות אהב את הרעיון, שמהמשוב הבא והלאה גם נתייחס אחורה למשובים קודמים ששלחו אותם אנשים.

    הצוות רצה לעשות "סמינר" לפעילים, ולדעתו העובדה שאין הרבה היענות לסמינר זה תוקעת קצת את העבודה מצד הצוות. יוני שואלת מה צריך לעשות כדי להתניע סמינר זה. רון אומר שבתחילה הסמינר היה אמור להיות על ניהול זמן; בסוף הצוות החליט שזה לא נושא טוב, העלו פוסט בפעילים כדי לדעת על מה יתעניינו שיהיה סמינר, ולא הייתה היענות כמעט. יוני מגיבה – אם לפעילים אין רעיונות, ולצוות כוח אדם אין רעיונות, אז אפשר פשוט לוותר על הסמינר וזהו. רון מסכים – צריך לנסות לחשוב בצוות אם יש רעיון, ואם אין, עדיף לוותר. יוני מבקשת דדליין להחלטה בנושא, אורי מציעשבועיים ויומיים (שבועיים מישיבת הצוות הבאה של צוות כוח אדם) ורון מסכים – אם עד אז לא תהיה החלטה הצוות יוותר על הרעיון, כי אחרת הוא פשוט ישב על הראש של הצוות בלי שיקרה איתו כלום לנצח.

     

    מעדכן: תומר

    הפקות מקור
    הסתיימו האודישנים לג'אנקן מיוזיקל, הם צפויים לעלות בהארוקון 2021 והם מתחילים את החזרות ברגע שפותחים את המשק – כנראה ב-14 ביוני לפי הצפי, כי חזרות אי אפשר לעשות בזום. עד כה עשו כל מה שכן אפשר לעשות דרך זום.

     

    אתר אמא"י
    אתר אמא"י מעלה הילוך בפיתוח, הוא יהיה בוויקס, בן מאוד עזר למפתח הראשי (והיחיד שצריך עבור הפרויקט) יובל סיוון לגבי הדרישות הנחוצות למאגר המידע ופיתוח המאגר התחיל ברמת כתיבת הקוד. לאחר סיום מאגר המידע, פיתוח פיצ'ר מועדון ההטבות של אמא"י והכנסת התוכן לאתר הם כבר עבודה קלה. תומר מקווה שנוכל לסיים עד יולי את המאגר, וחושב שיש פוטנציאל שעד כאמ"י יעלה האתר, אבל לא רוצה להתחייב ללפני סוף הקדנציה.

    יוני שואלת מה הלו"ז לעבודה על האתר. תומר עונה – חודש וחצי לסיים בסיס נתונים, ביולי עובדים על התוכן. מדגיש שלא מדובר על דדליין אלא על המטרה לעבודה בהינתן שלא יעלו בעיות – המטרה היא שהעבודה תיעשה הכי טוב שאפשר, לא לסיים אותה מהר. אורי אומר שנבדוק את ההתקדמות בישיבת יוני. יוני מסכימה אבל מדגישה שכן צריך להיות יעד, אפילו אם זה לא דדליין נוקשה. ויטל מסכים – לו"ז כנקודות לבדיקת התקדמות עם האתר.

     

    מועדון אמא"י
    יוני שואלת לגבי חברות ליצור איתן קשר לגבי מועדון ההטבות – תומר מגיב שיש רשימה ארוכה של חברות על מנת לדבר איתן להכניס אותן למועדון, ההסכמים המשפטיים שעליהם נחתום מולם כבר מוכנים, ויש לו כל מיני רעיונות לחנויות גיקיות שיעבדו איתנו. מזהיר שיכול להיות שעסקים לא ישושו לעבוד איתנו בזמן הקרוב עקב נזקי הקורונה הכלכליים לכל המשק.


    מעדכנת: יוני

    ליווי משפטי

    מבדיקתה של יוני לבנק השעות שרכשנו מהייעוץ המשפטי שלנו, נראה שבמקרה הגרוע, עד סוף הקדנציה יסתיים בנק השעות, אם משווים לתקופת זמן מקבילה מאז תחילת הקדנציה. עם זאת בתקופה המקבילה הנ"ל הייתה הוצאה אחת גדולה של שעות שאיננו מצפים לקיים שוב, אז כנראה שהבנק יספיק אפילו עד קצת אחרי הקדנציה.

     

    גזברות

    סיכום כספי 2019 כרגע מחכה לקבלות, הקבלה הגדולה היחידה החסרה היא מבנייני האומה – אורי אחראי עליה ולא טיפל בעניין עדיין על אף הצקות חוזרות של יוני. בנוסף חסרות קבלות שזמינות רק במייל מנהלי הכנסים, ניר דרניצקי מנהל הארוקון 2020 לא סיפק אותן עדיין. תומר מציין שבתקופה זו סביר שניר גם לא יוכל להתפנות לספק אותן. יוני מציינת שניר ביקש ממנה לתת לו לטפל בזה – יוני מציינת שתציב לניר דדליין של שבועיים לשליחת הקבלות ואם עד אז אין לו זמן, שישלח את הסיסמה ויוני תטפל בזה בעצמה.

     

    מעדכן: ניב

    צוות מוזיקה יפנית

    כשהמשק יצא מהסגר עקב הקורונה הצוות רוצה לחזור לקיים אירועי קראוקה. אורי מציין שהמיקום שקיימנו בו אירועים בקדנציה האחרונה בדיוק נסגר ולכן נצטרך להחליט על מקום אחר, מה שיעלה לנו יותר כסף לאירוע ככל הנראה.


    מעדכן: אורי

    צוות קוספליי ארגוני

    הצוות עובד על לקיים את אירוע שוק הבדים ברגע שיהיה אפשר לקיימו מבחינת המשק.

    לתחרות WCS כמובן אין הרבה מה לעשות כרגע מכיוון שנדחתה לשנה הבאה.

    הצוות בקשר עם שמואל רוז על מנת לייעץ בנושאי קוספליי לכנס.

     

    מעדכן: דיון כללי

    ישיבה בנושא דוכנים

    ויטל שואל לגבי קיום ישיבה על דוכנים – עקב ההחלטה מישיבת אפריל על הגדרת דוכן קוספלייר-אמן והדיונים שעלו מסביבה, רצינו לקיימה עם א' דוכנים של הארוקון וכאמ"י שעברו ועם שמואל רוז, וניר דרניצקי אם יוכל להשתתף. ויטל ישלח שרשור מייל בנושא על מנת לקבוע תאריך לישיבה בהקדם – המטרה היא עוד שבועיים. ניב מבקש נציגות מצוות תלתן, ואורי מוסיף נציג מצוות קוספליי-כך ייעשה, שני צוותים אלו נוגעים באופן קריטי לדיון לתחומי האמנות והקוספליי בהתאמה.

    הישיבה נסגרה.

  • ישיבת ועד אמא"י – אפריל 2020 (15.4.2020)

    ישיבת ועד אמא"י – אפריל 2020 (15.4.2020)(ישיבה דיגיטלית)

    נוכחים:יוני לידר, ניב שצ'רב, אורי מרקוביץ', ויטל שיי וקסלר, תומר שלו, רון ליקבורניק

    1. אמא"י בזמן קורונה

    מעדכן: אורי

    אורי מעלה בשנית שבתקופת הקורונה, בעוד שאיננו יכולים לקיים מפגשים פיזיים, יש המון פעילויות שאפשר לעשות וירטואלית, בפייסבוק של אמא"י, באינסטגרם, דרך זום ועוד. מבקש מחברי הועד והצוותים לחשוב לתקופה הזו על דרכים שבהם נוכל להישאר פעילים כארגון ולהביא לקהילה תכנים וכיף.

    אורי עצמו מתכנן להתחיל לעשות דיוני אנימה בפייסבוק של אמא"י, במקרה ומהלך זה לא יתבצע על ידי מש"י.

    הוא מתכנן לשאול את חברי הדף בסופש איזה סדרות מהעונה החדשה הם רואים ולפי זה להחליט על איזו אנימה דיון קבוע.

    הסיבה שזה נעשה בעמוד הפייסבוק ולא בקבוצת פייסבוק חדשה של אמא"י, כמו שרון מציע לפתוח לקהילה, היא הסיבה שקבוצה דורשת הרבה יותר מודרציה מסטטוס בפייסבוק.

    רון אומר שבעתיד לדעתו כמעט בטוח נצטרך לפתוח קבוצה של אמא"י, יש הסכמה שצריך למצוא אדם פנוי ומוכן לעבודת מודרציה רצינית לפני שאפשר לפתוח קבוצה כזו.

    2. צוות תכנים

    מעדכן: ויטל

    צוות תכנים שנתי עובדים על לעשות הרצאות מקוונות מהבית.
    יש היענות מצד מרצים שרוצים להריץ אבל נדרשת תמיכה בצד הטכני של העניין.
    תומר שלו מציין שיש לו זום פרו בגלל העבודה ומציע לתת לינק קבוע שיהיה הלינק של ההרצאות.
    ניתן לפצל את המסך, לעלות את המרצה רק עם אודיו ואת השקפויות בשיתוף מסך ועוד.
    בנוסף, יהיה ניתן לעלות את השידור גם לעמוד הפייסבוק של אמא"י בלייב.
    הצוות כרגע בודק אופציות נוספות שהן חשבו עליהן ועובדות מול מרצים כדי לעשות בדיקות ראשונות.
    ויטל העביר להן שהן יכולות לגשת לתומר לעזרה טכנית.
    אורי אומר שההעדפה היא שהעסק יהיה כמה שפחות על תומר אבל אין בעיה שבכמה פעמים הראשונות הוא יהיה שם כדי לבדוק שהכל עובד כמו שצריך, המטרה היא שבסוף הכל יעבוד כראוי גם אם תומר לא יהיה נוכח. הכי כדאי לחבר לפרויקט חבר מצוות טכני ארגוני שזמין להרצאות וילמד את הזום.
    צריך לבדוק מראש מה ההגבלות של זום כדי לדעת עם מה אנחנו עובדים.
    עלתה אופציה נוספת לאירוע מקוון: פאנל, שלא דורש לעקוב אחרי שקופיות.

    3. צוות כוח אדם

    מעדכן: רון

    הייתה פגישה במוצש של צוות כוח אדם, הם היו עמוסים בשבוע וקצת האחרונים אז לא הצליחו לקדם את רוב הדברים אבל המטרה השבוע היא לקדם את הפאנל של ניהול זמן שאמור להתקיים לקבוצת הפעילים.
    נדב כבר התחיל להריץ את הנושא דרך פוסט בפעילים ששואל מה עוזר להם ולנהל זמן לראות מה יאמרו.
    רון דיבר על פרויקט חדש שמטרתו להבין איפה יש צורך בפיתוח כלי טכנולוגי לטובת סגל הארגוני ולארגון בכללי לשם התייעלות ושיפור דרך העבודה הנוכחית. אמא"י 101 עלה בשיח כצוות לשתף איתו פעולה על זה.
    רון מגיע עם רוח חדשה כיוון שאינו מעורב בכל הדברים, כחבר ועד חדש, אז זו הזדמנות לראות הכל בעין חדשה ולהציע דברים שיכולים לייעל תהליכים, בין אם זה ברמה ארגונית או סגלית.
    נקבע שרון ידבר עם כמה צוותים שונים, להתחיל להבין את התמונה הקיימת ויבין האם יש צורך במשהו יותר תכנותי.
    חברת הצוות אור הדר אחראית על המשוב הארגוני שירוץ בקרוב.
    צוות כוח אדם גם אמרו שהם רוצים לעבוד על חידונים לפעילים כדי להעביר את הזמן ביחד וכבר חושבים על רעיונות.

    4. צוות תילתן

    מעדכן: ניב

    כרגע נושא הגלריה תקוע אבל הצוות ממשיך לעבוד עליו וסבור שיוכל להתממש בקרוב..

    פלומה פרלוב מצטרפת לישיבה

     

     

    5. WCS

    מעדכן: אורי

    עקב מגפת הקורונה, אורי ציין בעבר כי יש לקיים דיון על מה קורה אם התחרות נדחתה בשנה.

    פלומה אומרת שהתחרות נדחפת אחורה בשנה מכיוון שהם לא יכולים לקיים אותה. בזמן הישיבה זה לא לפרסום.
    WCS המליצו, וצוות קוספליי מסכים, להישאר עם הנציגות, סתיו ונסטיה, שיש לנו השנה.
    לדעת הצוות לא הוגן לבטל את הזכייה שלהן מכיוון שהתחרות "מתבטלת", בנוסף WCS בעצם דחו את הסבב הקיים לשנה הבאה ולא ביטלו את התחרות של 2020.
    אורי אומר שלדעתו המדינות היחידות שיחליפו מתמודדים הן אלה שמסיבות משלהם המתמודדים של השנה לא יכולים להתחרות ב2021 או מדינות שלא הספיקו לעשות את המוקדמות לפני הקורונה.

    אורי אומר שהוא חושב ששווה לשקול לעשות מודל דו שנתי החל משנה הבאה:
    מוקדמות פעם בשנתיים במקום כל שנה, שהמקום הראשון והשני יטוסו לפי סדר זה, זה משהו שיהיה צריך להחליט ולהכריז עליו ב2021.
    זה יכול להקל על הארוקון וגם להקל על הקוספליירים כי הם יצטרכו לעבוד על קוספליי לWCS רק פעם בשנתיים.

    מדובר בידע ציבורי שאנחנו מחליטים כל שנה מחדש על האם אנחנו מתחרים בWCS.
    מכיוון שנעשתה דחייה מצד WCS, הנושא לא יהיה רלוונטי לדיון עד שנה הבאה.

    6. דוכני קוספליירים

    מעדכן: אורי

    צוות קוספליי קיבל פנייה מכמה קוספליירים להגדיר דוכן קוספליירים כדוכן מסובסד בדומה לדוכני אמן.

    פלומה הציגה לועד לאחר הדיונים בצוות קוספליי את הצעתם להגדרת דוכן קוספלייר מסובסד בכנסים, כדוכן אמן קוספלייר, ואת השאלות הפתוחות שנותרו להם שיש לענות עליהן טרם יצירת ההגדרה.

     

    פלומה מקריאה ומרחיבה את הצעת הצוות לדיון בוועד.

     

    לאחר דיון על פרטי ההצעה (שמצונזר כרגע), הועד הגיע להסכמות על רוב הפרטים, ולהסכמה שראוי שיהיו דוכני קוספלייר-אמן בשדרת האמנים בצורה מסובסדת. כדי לסיים את הדיון על הנושא תתקיים ישיבה עם מנהלי כנס הארוקון וכנס הקיץ ועם כמה ממנהלי צוותי דוכנים בעבר. בין היתר ידובר בישיבה על האם נגדיר חלוקה באחוזים של כמות הקוספליירים הגבוהה ביותר שיכולה להיות בשדרת האמנים, ואיזה סקאלה של בקרת איכות ובקרת תוכן תצטרך להיות על הדוכנים שם אם בכלל. לאחר הישיבה יפורסם הגדרת הדוכן החדש ברבים.

     

    פלומה עוזבת את ישיבת הוועד

    7. כנס קיץ 2020

    מעדכן: ניב

    ניב מעדכן שהוא דיבר עם שמואל רוז מנהל כנס הקיץ, הוא התחיל עבודה ולדבר עם אנשים. שמואל רוז, מנהל הכנס הנבחר, ישלח לניב את הרשימה של האנשים איתם הוא דיבר.
    ניב גם דיבר עם ניר דרניצקי מנהל כנס הארוקון וקיבל ממנו תשובה לעזור לשמואל בשאלות.
    יש בעיה מבחינת המצב עם הקורונה, אפשרי מאוד שעד ספטמבר לא יהיה אפשר לעשות התקהלויות אך עדיין איננו יכולים לדעת את הפרטים המדויקים.

    אחד משני דברים צריך לקרות כדי שנבטל את הכנס:
    1. ביטול החופש הגדול.
    2. אם עד הראשון ליולי לא נוכל לסגור מתחם לסוף אוגוסט.


    כרגע מתחילים לעשות תשתית בסיסית לכנס, ללא הוצאת כסף, וחייבים להיות בקשב לעדכונים בנושא הכנס.
    יוני: בחודש הקרוב צריך לגייס לפחות את הא' של הצוותים הקריטיים לחודש הקרוב: עיצוב, תכנים, שיווק, אתר ולהחליט מה עושים לגבי המיתוג מחדש.
    ניב ישקף את התמונה הזו לשמואל.

     8. פרוטוקולים ותוכנם

    מעדכן: דיון כללי

    צריך להתחיל לוודא שהפרוטוקולים יוצאים בזמן סביר אחרי הישיבות. ויטל לוקח אחריות אישית על העובדה שלא פורסמו בזמן בחודשים האחרונים, מציין שלא פנה אלינו לעזרה בזמן ואומר שישפר את הנושא מעתה..

    אורי יחזור לעשות שיחות שבועיות עם חברי הוועד כדי לוודא שכולם בסדר ושכל המשימות, ביניהן עריכת הפרוטוקול, מתקיימות כהלכה.
    בשל פניה שהועברה לאורי על תוכנו של אחד הפרוטוקולים בעבר, אורי העלה לדיון את הצורך של הוועד לשקף למשתתפי הישיבה את חלקי הפרוטוקול הרלוונטים שלהם כדי שגם הם יוכלו לוודא כי הכל מצוין בתוך הפרוטוקול בצורה הראויה. הוועד מסכים על זה.

    הלו"ז הוא שלחברי הועד יש שבוע וחצי לעבור על הפרוטוקול ולאורחים יש שבוע לאחר מכן, על המזכירות לתזכר אותם לפני הדדליין.

    9. זכויות יוצרים

    מעדכן: אורי

    אורי מציין שהייתה התקדמות משמעותית מבחינת אחד מקצרי התקשורת המתמשכים שעיכבו את הנושא עד היום ולכן הוא מקווה לסגירת העניין בסקאלה של חודש או שניים.

    10. המצב הכלכלי של הארגון

    מעדכנת: יוני

    יש לנו בעיה תזרימית כרגע, מכיוון שבגלל הקורונה הארוקון הרוויח מעט מאוד באופן יחסי.
    כרגע נראה שהארגון לא יוכל להרים הארוקון בבנייני האומה ב-2021 באותו פורמט של הארוקון 2020.

    רון שואל איזה הוצאות מתוכננות לנו עד להארוקון הבא – יוני ותומר מפרטים שלמעשה מדובר על כל הוצאות הארגון השנתיות ובנוסף שאר הסכום שצריך לשלם לבנייני האומה על הארוקון.

    מה שזה אומר הוא שצריך "לסגור את הארנק". אם נעשה אירועים עם פוטנציאל הפסד לא טריוויאלי, למשל מסיבה, יהיה עלינו למכור כרטיסים מראש ולקיים את המסיבה רק אם נמכור מספיק במכירה מראש. יהיה עלינו להניח כבר מעכשיו שהארוקון 2021 יהיה במתכונת של כנס בינוני.

    תומר גם מציין שאת הרעיון של מועדון הנחות בתשלום של אמא"י שרצינו להרים לא נוכל להרים השנה כמעט בוודאות, כי כרגע בתי עסק לא מעוניינים לדבר בכלל על הנחות כאלה, הם עסוקים בלעבור את משבר הקורונה בעצמם. יתר על כן, המתכנת הראשי שלנו לא יצא הביתה מהצבא כבר שבועות, ואין לנו מתכנת אחר שיכול לעבוד על האתר החדש או על התשתית למועדון ההנחות. יוני מבקשת להתמקד אם כך כרגע על מציאת מתכנתים מצד צוות טכני.

    תומר מוסיף שצריך להניח שגם אחרי שהמשבר יחלוף יכול להיות שיגיעו פחות אנשים לאירועים, אייקון למשל מניח שיגיעו משמעותית פחות. יוני אומרת שצריך להבין שהארגון עלול להצטרך "לחזור כמה שנים אחורה", צריך להבין שהארגון עלול להצטרך עקב הקורונה להקטין את פעילויותיו.

    אורי אומר שצריך לחשוב על קמפיין מימון. יוני מציינת – אי אפשר לעשות פרויקט מימון המונים בעמותה של "תחזיקו אותנו עומדים", צריך לציין מטרה ספציפית. אפשר לקבל תרומות באופן רגיל, עם זה אין בעיה. רון שואל לגבי תמיכה מהמדינה – יוני חושבת שלא סביר שנקבל תמיכה כזו, כל העסקים בארץ נפגעו הרי בדיוק כמונו.

    ניב אומר – צריך להבין כמה אנחנו צריכים להארוקון 2021, ולשקול לעשות קמפיין מימון. רון מציע שנבנה תכניות פעולה לפי מצבים שונים, מבחינת סקאלת אירועים, מתי הגבלות הקורונה יגמרו ואיך בדיוק. ניב מציע שנעשה ישיבה ייעודית לנושא זה – הועד מסכים וישיבה זו תיקבע לחודש הקרוב.

    תומר מציין שאפשר לקנות ביטוח בסכום יותר נמוך בשנה הבאה אם אנחנו נחשוב שלא נוכל לחזור לבנייני האומה, כי לאירועים קטנים יותר צריך ביטוחים פחות יקרים. אורי מבקש שלא "נקבור את הארוקון טרם עת" – קודם צריך להתקרב להארוקון 2021, יש עוד דרכים שאפשר לנהל אותו עם פחות כסף בקופת הארגון, במיוחד אם בנייני האומה יבואו לקראתנו עקב הקורונה. נצטרך לחשוב על זה סמוך לסוף הקדנציה ולהחליט.

     

    אורי ביקש שהדיון יועבר לישיבה אשר תהיה מוקדשת אך ורק לזה.

    11. אירוע שבועות מקוון

    מעדכן: ויטל

    התחיל בתור רעיון לכנס וירטואלי אבל עלה החשש שלא יהיה לזה מספיק ביקוש כי קוספליירים למשל מתארגנים בתוך עצמם ולא ידוע כמה ניתן להצדיק את הארגון של כנס וירטואלי. הרעיון השני היה יריד דוכנים מקוון, בסגנון מרקטפלייס.
    ויטל אומר שלא מוצא חן בעינייו הרעיון של המרקטפלייס, אבל הרצאות מהבית זה משהו שכבר בעבודה דרך צוות תכנים – מה שאומר שעד שבועות יכול להיות שכבר יהיה לנו בסיס ברור שנוסה כבר של איך אנחנו מריצים הרצאות מקוונות.

    12. סבב עדכונים

    גזברות
    מעדכנת: יוני
    יוני עדיין לא קיבלה את הקבלות החסרות האחרונות שנשארו לשנת 2019 מהנהלת הארוקון 2020 ומאורי. פרט אליהן יש עוד מספר קבלות קטן על סכומים לא גבוהים ולכן הן אינן קריטיות.
    יוני כנראה תשלח את החומר בדואר למנהלת החשבונות בקרוב, בהתאם למה שניתן להציע במצב הקורונה.

     

    כוח אדם

    מעדכן: אורי

    הליווי של כוח אדם עבר לרון.

     

    סיכום הארוקון
    מעדכן: תומר
    ניר דרניצקי מנהל הארוקון טרם התפנה לישיבת סיכום להארוקון בגלל העבודה שלו כסטודנט בסוף תואר לרפואה עם הקורונה.

     

    קשרי פנים
    מעדכן: תומר
    צוות קשרי פנים בהקפאה בגלל הקורונה.

    תומר ידבר עם רון כמלווה צוות כוח אדם בקשר לגיוס מתכנת כי כרגע המשרה הזו פתוחה בצוות טכני שנתי ונחוצה לקידום עבודות תשתית שצוות קשרי פנים יצטרך לאחר חלוף משבר הקורונה.

     

    הפקות מקור
    מעדכן: תומר

    ג'אנקן מיוזיקל, ההפקה שאמורה לעלות בהארוקון 2021,לא יכולים לעשות אודישנים פיזיים ויעשו אותם בסוף בזום, תומר ידבר עם בן לגבי פרסום של זה.

     

    צוות תלתן
    מעדכן: ניב
    הצוות מתכנן תחרות ציורים לקיץ, עוד לא החליטו האם תהיה קשורה לכנס.

    מוזיקה יפנית
    מעדכן: ניב
    כרגע אין הרבה מה לעשות בגלל הקורונה.

    ניב שולח ליוני רשימה של כל האירועים בהם אנחנו משתמשים בשירותים של אקו"ם, כולל לכמה אנשים וכמה זמן, כדי שנוכל אולי לחשוב על רשיון שנתי מוזל ביחס לאיך שאנו מקבלים מהם שירותים כיום.

    הישיבה נסגרה.

  • ישיבת ועד אמא"י – מרץ 2020 (18.3.20)

    ישיבת ועד אמא"י מרץ 2020 –  (18.03.20) (ישיבה דיגיטלית)

    נוכחים:יוני לינדר, ניב שצ'רב, ויטל שיי וקסלר, רון ליקבורניק, אורי מרקוביץ׳

     

    אורי מברך את חברי הועד הנמצאים.

    לאור המצב בארץ (מגפת הקורונה) הישיבה נעשית דיגיטלית. אורי ציין כי כל עוד המצב לא מאפשר לנו להיפגש נמשיך לקיים את הישיבות בצורה דיגיטלית.

     

    בן דינוביץ׳ מצטרף לישיבת ועד

    1. הארגון תחת המצב הקיים במדינה

    מעדכן: אורי

    אורי מעלה נושא דיון חשוב, והוא – מה אנחנו עושים בימים אלה?

    צריך לשמר את הנוכחות שלך במצב הנוכחי, וגם בתור ארגון שבא לקדם את מעמד האנימה' יכול להיות מעולה לעשות פעילויות חברתיות ברשתות החברתיות.

     

    צוות תכנים שנתי כבר מדברים על לעשות פיילוט עם לירון אפריאט להרצאות אונליין.

    אורי אומר שהוא ידבר עם צוות כוח אדם – לעשות הפעלות לפעילים דרך הפייסבוק.

     

    עוד רעיון: לנסות לעשות מסיבת צפייה באנימה.

    הבעייתיות בנושא זה האספקט החוקי של זכויות יוצרים, מה שנפתר אם כל אדם צופה במשתמש שלו.

    יהיה אפשר במקום לקיים צפיה ביחד במקביל לעשות שרשור גדול של דיון על הפרקים בהם צופים.

    לנטפליקס יש פיצ'ר של צפייה ביחד, אורי ותומר ניסו את זה אחרי הישיבה ואמרו שזה עובד נהדר.

    החיסרון הוא שזה זמין רק בגוגל כרום, ורק ללקוחות נטפליקס.

     

    יוני העלתה את הרעיון לפנות לקבוצת פעילים על מנת לנסות למצוא מודרייטור לשרשור צפיה. אורי אומר שהוא יפרסם את הרעיון בקבוצת הפעילים כבר בערב אחרי הישיבה.

    רון שואל האם יש קבוצת פייסבוק של אמא״י לקהל הרחב – כרגע אין.

    יוני אומרת שהבעיה של זה היא מציאה של אנשים היכולים ורוצים לעשות מודרציה לקבוצה של אלפי איש.

    רון הציע לפרסם באינסטגרם למשל שעה מסוימת בה כולם רואים אנימה x, רון הציע שם: ״amai together״.

    אורי ציין שזה רעיון נפלא אך כמו כל ראיון אחר חייבים לו מישהו שינהל את זה מא' עד ת'.

    חשוב שהועד יראה תמיכה בנושא, לא על מנת להכריח את הצוותים לעשות את זה אלא כדי לעודד את הפעילויות האלה.

     

    תומר שלו מצטרף לישיבה

     

    אורי מעדכן על מהלך הישיבה:

    סם דניאל תצטרף לישיבה על מנת לעדכן אותנו במצב מול שגרירות יפן.

     

    כרגע אנחנו לא יודעים האם תחרות  2020 WCS תתקיים ואנחנו ממתינים לעדכון מיפן, לעת עתה ההכנות יתבצעו בהנחה שהתחרות יכולה להתבטל.

    אם לא נוכל לקיים כנס קיץ או כנס חנוכה- לדעת יוני לא יהיה לנו מספיק בשביל לקיים את כנס הארוקון 2021 בבנייני האומה.

    יוני מציינת לטובה את הנהלת כנס הארוקון שעבדו קשה על מנת לקיים את הכנס וגם להקטין את ההוצאות ולהימנע מהפסד על אף המצב.

    2. צוות קשרי חוץ

    מעדכנים: אורי וסם

    סם דניאל מצטרפת לישיבה

     

    קשרי חוץ כרגע בהקפאה בגלל המצב בארץ ובעולם.

    סם אומרת שהבאת סרטים עתידיים מאוד תלויים בכנס ולאירוע ספציפי. כשיהיה תקציב כנס – אז סם תוכל לדעת האם אפשר להביא סרט ואיזה סרט.

    אורי אומר שכרגע אנחנו בנקודה מאוד בעייתית בעולם אז כל דבר שאנחנו חושבים על לעשות עם קשרי חוץ – יחכה שהמצב ירגע, בין אם זה בישראל ובין אם זה בעולם.

    סם לוקחת צעד אחורה כרגע, היא לא רואה מה יש לצוות לעשות בכנס קיץ.

    סם מזכירה את עניין זכויות היוצרים על הדמויות הארגוניות. אורי יצור קשר עם עינב בשביל להחתים אותה.

     

    סם דניאל עוזבת את השיחה

    3. הארגון תחת המצב הקיים במדינה חלק ב'

    מעדכן: אורי

    רון מציע לעשות משהו מאוד מצומצם מבחינת עלות, ליצור ״תוכנית פריחה״ של דברים קטנים.

    אורי אומר שזה רעיון טוב אבל אומר שכרגע, במצב הקורונה בארץ, אי אפשר להתחיל לתכנן דברים כאלה באופן מעשי אבל הרעיון נרשם.

    יוני מזכירה שהחגים, כגון חנוכה ושבועות, הם הזמן המושלם לעשות כסף קטן.

    רון מציע הרבה אירועים קטנים (או ערבי תוכן) שלא מוציאים הרבה כסף אבל מכניסים הרבה.

    4. צוות כוח אדם

    מעדכן: אורי

     

    סיכום חודש פברואר:

    נדב שומרוני, א' כוח אדם, ואור הדר, א' הווי, עסקו בעיקר בהארוקון – הם עבדו מול הצוות הכנסי כדי שכלל חברי הצוות הארגוני יקבלו כניסה חינם לכנס ובנוסף לתג שלהם לכל חבר.

    נדב המשיך את השיחה עם ראשי הצוותים השנתיים לגבי צוות אמא״י 101, שמו החדש של צוות שימור ידע.

    קרן לין וענן גיבסון גויסו לצוות מש"י ותלתן, בהתאמה.

    דפנה מירו גויסה כע׳ לצוות אמא״י 101.

    עמית אביגדור הצטרפה לצוות מש״י.

    התכנון לחודש הקרוב הוא לעשות את המשוב הארגוני של חצי שנה מאז הבחירות לוועד.

    נדב רוצה להיות א. צוות כוח אדם וגם להיות רכז צוות מש"י.

    אורי אומר שצריך להבין מה זה אומר מבחינת נהלי עבודה על מנת לדעת איך נראה מצב בו הכל עובד, הצבת יעדים ברורה לשני התפקידים הללו.

    בנוסף, צריך להכין תוכנית ב׳ במקרה וזה לא עובד.

    אורי שואל את הועד האם יש הסכמה עקרונית שנדב יקח את עצמו את התפקיד.

    יש הסכמה של הוועד.

    5. הפקות מקור

    מעדכן: תומר

     

    היו אודישנים בהארוקון של ההפקה הנוכחית המתוכננת להארוקון 2021, ג'אנקן מיוזיקל, אבל עד הודעה חדשה אי אפשר לעשות אודישנים או פגישות פיזיות.

    כרגע הלו"ז של ההפקה בפיגור.

    כרגע לא מדובר בסכנה להפקה אבל אם המצב ימשיך ככה – ההפקה עלולה להידחות להארוקון 2022, וצריך להבין את ההשלכות לזה.

    6. כנס הקיץ הקרוב

    שמואל רוז, מנהל כנס הקיץ הקרוב, מצטרף לישיבה

     

    הארגון מאוד רוצה לקיים את כנס הקיץ, מדובר בפרויקט מאוד חשוב לארגון כי אנחנו תמיד עושים אירוע בקיץ.

     

    כרגע לא ידוע אם מחלקות הזמנה של אולמות כנסים עובדים.

    מאוד סביר שבתקופה זו הם יהיו סגורים.

    עד שהמצב לא יתבהר – לא נוכל לסגור חוזים מול אולמות.

    מדובר על כנס קטן בהיקף שלו, גם מבחינת הסגל וגם מבחינת התקציב, ככל הנראה בין 20 ל40 חברי סגל.

    צריך לוודא כמה אנשים יכולים להיכנס למקום שייבחר וכמה המקום יכול להכיל בפיק שלו וצריך לקחת בחשבון שגם אם הקורונה תירגע ונוכל להריץ כנס – עלולה להישאר בהלה בקהל ומספר המגיעים יכול לרדת.

    יוני אומרת שמאוד חשוב לה שנוכל לתת לקהילה חוויה מתקנת לאחר כנס הארוקון שנעשה בצל הקורונה.

     

    הוועד עבר על המקומות האפשריים לארגון כנס קיץ ביחד עם שמואל.

     

    המלווה של כנס הקיץ ושמואל הוא ניב.

    שמואל וניב ידברו ביניהם.

    7. ארטבוק אינטרנטי

    מעדכן: ניב

    אורי אומר שהוא ישב השבוע על זכויות יוצרים לדמויות הארגוניות כדי להסדיר אותן לאיורים בארטבוק ויעדכן את ניר ברביעי הבא.

    ניב שואל האם יש מקום באתר שאפשר לפרסם בו גלריה?

    בן מציע לעשות את הגלריה על שרתים של נאמ״י.

    ההערכה היא בין 40 ל 50 ציורים.

    תלתן ידברו מול טכני ארגוני.

     8. מש״י

    מעדכן: בן

    ירדן לבני עזבה לאחר שנתיים של עבודה אינטנטסיבית וטובה, עמית אביגדור הצטרפה לצוות אינסטגרם.

    מבחינת התקדמות על האתר החדש – בן שלח הודעה לגילעד בורשטיין שאחראי על הפרויקט.

    עדכון: גילעד ענה, הוא די כבול לבסיס בגלל הקורונה אז אין לו זמן לעבוד על זה.

    9. תכנים

    מעדכן: ויטל

     

    כרגע בהקפאה פיזית בגלל המצב בארץ, מנסים לארגן הרצאות אונליין לפעילים.

    10. אמא"י 101 (לשעבר שימור ידע ארגוני)

    מעדכן: ויטל

     

    היו במנוחה קלה בעקבות העבודה של שינאי על הארוקון, דפנה מירו גויסה להיות ע׳ ודברים מתחילים לרוץ לאט לאט.

     

    כניסת רון לתפקיד

    לגבי רון – בגלל שהמון צוותים כרגע בהקפאה אין הרבה שיח על הרבה צוותים שרון יכול ללוות.

    הדיבור העיקרי כרגע הוא שרון ילווה את צוות כוח אדם ומתוכננת שיחה עם נדב שומרוני א' הצוות לגבי זה.

    בנוסף, רון חושב שיוכל ללוות את צוות קוספליי שגם יושב תחת אורי.

     

    ויטל יציק לאורי לגבי ניסוח פוסט ברשתות החברתיות לקבלת רון לתוך הוועד.

     

    משימות חשובות:

    • בן צריך להיות בקשר עם גלעד לגבי האתר.
    • אורי וזכויות יוצרים.

    הישיבה נסגרה.

  • ישיבת ועד אמא"י – פברואר 2020 (19.2.20)

    ישיבת ועד אמא״י – פברואר 2020 (19.2.2020)

    נוכחים:אורי מרקוביץ׳, ויטל שיי וקסלר, תומר שלו, ניב שצ׳רב.

    יוני לינדר מצטרפת דרך ישיבת וידאו

    מחר מתקיימת האסיפה הכללית על מנת לאשר את הדוח הכספי של 2018.

    בן מצטרף דרך שיחת וידאו

    1.מנהל.ת כנס קיץ 2020

    מעדכן: דיון כללי

    אורי מקריא את סיכום השיחות שקיימו הוא וניב עם המועמדים לניהול כנס קיץ 2020.

     

    מבין מי שפנו, הועד מתדיין ומסכים ששמואל רוז הוא האופציה הכי טובה, עקב הניסיון שלו בניהול כנסים. אורי ידבר עם שמואל בשביל לעשות שיחה נוספת שלו כא. מנהל לכנס קיץ, ובהמשך נציע לו את ברי אושרין, כאדם הבא בתור מבחינת נסיון ניהולי שפנה אלינו, כע' מנהל כדי להכשיר אותו לניהול אירועים אצלנו בהמשך הדרך.

    מלווה כנס קיץ 2020 יהיה לעת עתה ניב, ואם שמואל יעדיף לעבוד תחת חבר ועד מלווה אחר נפתח את הנושא מחדש. בד בבד נצמיד מנטור לצוות הניהול שמכיר את העולם הארגוני של אמא"י לייעוץ מקצועי, מכיוון שגם לניב וגם לשמואל אין נסיון בניהול אירועים ברמה זו באמא"י.

     

    החלטת הועד כרגע – נקיים שיחות עם שמואל רוז ו לגבי הכנסי, ונציע לשמואל את ברי כע':

    מנהל כנס קיץ: שמואל רוז

    הצעתנו לשמואל לע' מנהל : ברי אושרין

     

    בן עוזב את הישיבה

    2.אמא"י 101 (שימור ידע)

    מעדכן: ויטל

    שי "שינאי" קדוש, א' אמא"י 101 (צוות שימור ידע) מצטרף לישיבת דרך שיחת וידאו

    שינאי הצטרף כדי לעשות חפיפה לוועד במערכת שימור הידע של הארגון, bookstack, ולהסביר איך הוועד יכול לעזור לו לקדם את הנושא בשאר הארגון.

    שינאי עושה תיאום ציפיות עם הוועד לגבי המטרות של מערכת ותצורת שימור הידע בארגון. אנחנו רוצים משהו "יותר טוב" מגוגל דרייב, במובן שהיא תיתן לנו דרך יותר נוחה לגשת לידע שלנו מאשר גוגל דרייב – תיתן לנו דרך נוחה יותר לחפש את המידע ולארגן אותו, ותיתן לנו מקום אחד מרכזי לכל הארגון עם הרשאות, בניגוד לדרייבים נפרדים לגמרי לכל צוות.

    תומר מציין שצריך גם ללמד לשמור ידע, צריך ללמד את שאר הארגון איך לרשום את הידע שלהם בצורה טובה כדי שהמערכת גם תרוץ. צריך מישהו שיפנה לכל בעל תפקיד בארגון, יקבל ממנו רשימת תחומי אחריות ויטיל עליהם לרשום מסמכים על הידע שלהם, איש-איש. שינאי מגיב שהוא עושה תהליך זה וכבר התחיל בו, כרגע בקבוצה קטנה של אנשי סגל ארגוני כפיילוט. שינאי רוצה לדעת מהן דרישות הועד לשימור הידע כרגע.

    תומר מתאר שלראייתו המערכת צריכה להיות מקום אליו מגיע מישהו בארגון שרוצה לדעת איך עושים משהו בארגון, רושם את השאלה במערכת ומקבל מאמר שמתאר את זה, למשל "איך פונים לספונסרים". מערכת זו אמורה להחליף את הפורמט הנוכחי של "תשאל את X, הוא יודע".

    ויטל דורש שהוועד ייצרו קשר עם הצוותים שהם מלווים, כדי שבכל צוות יהיה איש קשר עם שינאי למטרות שימור ידע.

     

    המטרות של שינאי לעתיד הקרוב:

    1. לרכז את כל הצרכים שיש כרגע ברמה הארגונית על מנת ליישר קו.
    2. להתכונן ולהתחיל להריץ תהליך של חפיפה והעברת ידע של הכנס הקרוב, במטרה להעביר את התוצר כבר לכנס הקיץ.
    3. להמשיך לעבוד על המערכת ברמה הטכנית.

     

    תהליך עבודה שנגזר מכך:

    • אורי יעביר מייל לכל הצוותים.
    • מלווי הצוותים ידאגו שהא׳ של הצוותים שהם מלווים יצרו קשר עם שינאי.
    • שינאי ידבר עם הא׳ (אנשי הקשר שלו) ויקח את זה משם.

    תומר מבקש שאמא"י 101 יהיה נושא קבוע בישיבות ועד עד שהמערכת "תקום על הרגליים".

     

    שינאי עזב את הישיבה

     

    בנושא זה תומר מעלה פספוס לגבי נוהל שהיה אמור לעבור לסגל הארוקון ולא עבר. הנוהל הספציפי אינו הנקודה, אלא העובדה שאין מקום מרכזי שמרכז את נהלי הארגון, ואין אפילו רשימה של נהלים קיימים בארגון. הועד מבקש לבדוק האם ניתן במערכת לשים "תיוגים" על פרטי מידע שונים, ולשייך מסמכים למספר כותרות שונות – כך שלמשל גם תחת "לוגיסטיקה" וגם תחת "נהלים" יהיה רשום "נוהל פניה לספקים".

    3. אירוע שוק בדים

    מעדכן: אורי

    אירוע שאליאור בשן הציעה, בדקנו תאריכים אפשריים – שבועות לא אפשרי כי הוא נופל על חמישי, מה שאומר שהחבורה הציבורית ברביעי תהיה כמו יום שישי ובחמישי תהיה כמו שבת; לעשות את האירוע ביום שלישי לא כל כך עובד. לכן הראשון למאי הוא ההעדפה, ה24 באפריל אם תהיה בעיה איתו.

    בנוסף לשוק הבדים עצמו, שוק החלפות ומכירות בדים בין קוספליירים שיבואו לאירוע, יהיו שני חדרי תוכן עם דגש על תכני קוספליי באופן מעשי.

    אליאור בשן מנהלת את האירוע.

    הועד מעלה את נעה סלימי כאופציה להיות ע. של אליאור – היא יחסית צעירה אך מארגנת אירועים קטנים לקהילת הקוספליירים כבר תקופה ושלחה פניה לגבי כנס הקיץ.

    הכיוון לסגל האירוע הוא לפנות לצוותים ארגוניים קיימים.

    אורי כרגע מבקש אישור עקרוני שהארגון מעוניין להרים את האירוע. בהמשך אורי יגיש תוכנית תקציבית מסודרת שהוועד יאשר פורמלית. הועד מאשר עניין בקיום האירוע.

    תומר שואל למה להגביל את התכנים רק לקוספליי ולא לפתוח גם לתכני אנימה כלליים יותר או קראוקה. אורי עונה שהיה דיון על זה אבל המטרה היא שקהל היעד דווקא כן יהיה רק קוספליירים ולא רוצים להתפרש לאירוע "כללי". יוני מבקשת שבאירועים כן ישלבו אנימה – כי אם כל הסדנאות הן עיצובים שנוגעים למדיה מערבית אזי יש טעם לפגם כי אנחנו ארגון על תרבות יפנית.

    4. שיחת חבר ועד שביעי אפשרי

    מעדכן: דיון כללי

    רון ליקבורניק מצטרף דרך שיחת וידאו

     

    רון הוזמן לשיחה כהמועמד המוביל של הועד כרגע לחבר הועד שיחליף את לירון אפריאט שפרשה מהועד.

    היה אחראי מתנדבים, ניהל כנס כאמ״י יחד עם אורי, היה פעיל בין 2010-2015 באמא״י.

    בחיים הוא מתכנת, כיום מנהל סטארטאפ.

     

    למד מדמח וקוגניציה בעברית, היה סגן יו"ר קמפוס באגודת הסטודנטים שם וניהל את כוח האדם. נוסף על כך הוא ניהל גם את הועד למדעי המחשב באוניברסיטה. היה ביחידה טכנולוגית בצבא. ארגן את ההאקתון הראשון בירושלים וארגן שם כל מיני דברים אחרים. ב3 שנים האחרונות עבד כמתכנת בחברת סייבר והוביל צוות פיתוח

     

    תומר מציין שמדובר ברזומה מרשים ושואל למה רון נעלם מהקהילה בשנים האחרונות.

    רון אומר שהוא הגיע להרגשת מיצוי מהפעילות בקהילה. בתפקידיו הוא מאוד התחבר לאנשים. מציין שהתחיל הרבה תהליכים שממשיכים עד היום עם המתנדבים בכנסים.

    חשב על להגיש מועמדות לוועד אמא"י הרבה שנים כדי לפתח את הדברים שחשובים לו באופן יותר רוחבי בארגון. הוא התעניין לאורך השנים בהן "נעלם", שאל מה הולך, ומלדבר עם חברים פעילים בקהילה כיום החליט שהגיע הזמן לחזור.

     

    פחות מחפש לעזור עם תפקידי סגל כמו דוכנים בכנס – רוצה לעשות משהו יותר מלמעלה ועבור החברים הפעילים בארגון.

    תומר שואל באיזה תחומים רון הכי היה רוצה לתמוך ולתרום?

    רון מגיב שהוא צריך ללמוד מה בדיוק הולך בארגון כי כרגע קשה לו לומר ספציפית.

     

    אורי אומר שיש כמה עקרונות שהוועד מנסה לפעול לפיהם:

    הכי חשובה מביניהם זה הקשר עם האנשים, זה מה שהצבנו לעצמנו כיעד.

    מאוד חשוב לנו שחברי הארגון ירגישו שהוועד נגיש להם, זה המטרה מספר אחת.

    במובן זה אורי אומר שרון פותח לנו חלון לקהילה שאולי לא הרגישה בנוח לפנות אלינו עד כה.

    מעבר לזה, דבר נוסף שאנחנו מנסים לחתור אליו זו הקטנת התערבות חברי הוועד בצוותים כי בסופו של דבר גבול היכולות שלנו כארגון זה גבול יכולות הוועד.

    ככל שאנחנו צריכים לנהל צוותים יותר – אנחנו יכולים לקחת פחות צוותים תחתנו וצוותים חדשים לא יכולים להיפתח. ככל שהצוותים מתפקדים בעצמם, ואנחנו מתפקדים כצינור מקשר ביניהם לוועד, הארגון יוכל לצמוח.

     

    מבחינת חלוקת הצוותים כיום הרוב אצל אורי והוא כן ישמח להעביר את חלקם הלאה, המניע העיקרי הוא שהצוותים הללו יקבלו את היחס שמגיע להם. שניים מצוותים אלו היו תחת לירון טרם פרשה מהועד, ולכן בפרט הגיוני שיעביר את חלקם ממנו כשיכנס חבר חדש לוועד.

     

    אורי מתאר את המחויבויות שכלולות בלהיות בועד, כפי שהחליט הועד בתחילת הקדנציה וכפי שמפורט בתקנון.

    רון ישמח לדבר עם אורי מחוץ לישיבה פעם נוספת טרם יסכים להצטרף לועד כחבר הועד החלופי.

     

    רון עזב את הישיבה

     

    הוועד מצביע על האם רון נכנס לוועד בהינתן הסכמתו של רון בשיחה שתתקיים בסופש:

    כניסתו לתפקיד תהיה בתוקף בראשון למרץ. הצבעה – עברפה אחד.

    5. צוות מוזיקה יפנית

    מעדכן: ניב שצ'רב

    צוות מוזיקה יפנית רוצה לבקש תקציב מהארגון לסטיקלייטים באירוע אמא"ידול להארוקון. הכנס לא מוכן לתת להם תקציב למטרה זו.

    תומר מתנגד להצעה מכיוון שמדובר בעקיפת סמכות. אם הכנס לא מוכן לתת להם תקציב לאירוע שמתרחש בכנס אז לא ראוי שנלך מעליו ונגיד שהארגון כן מוציא עליו כסף.

     

    יוני מסכימה – נכון שמדובר על מותג של הארגון, אבל אפשר להסביר באותה דרך השקעה ארגונית בכמעט כל אירוע בכנס, ולדעתה אין סיבה שנדרוס את ההחלטה הזו לגבי אירוע זה מעבר לכל אירוע אחר בכנס, שהנוהל שלנו כועד הוא לא להתערב בהחלטותיו.

    אורי מציין שצוות אמא"ידול כנראה יקנו בעצמם סטיקלייטים אם לא נאשר להם, מכספם שלהם, מתוך הנחה שלא יקבלו על זה החזר. מציין אי נוחות שאנשים בארגון מוציאים כסף מכיסם כי הם לא מקבלים משהו שקיבלו בעבר לאירוע שלהם, ועל כן מרגישים שהנראות של האירוע נפגעת.

     

    לאחר הדיון הועד מסכים פה אחד שלא יינתן החזר על הסטיקלייטים.

    6. הפקות מקור

    מעדכן: תומר שלו

    ג'אנקן מיוזיקל, ההפקה שמיועדת להארוקון 2021, צריכים לשם קיום אודישנים מקומות שבו יוכלו לקיימם למשך 4 שעות פעמיים בטווח של עשרה ימים.

     

    אופציות לבדוק מחירים לגביהן שאולי נוכל לקבל בחינם:

    מזא"ה 9, הסלון, מרכז טניס תל אביב.

     

    תומר מבקש אישור עקרוני במקרה וכל האופציות החינמיות נופלות – נוכל לממן את החלל לאודישנים. הועד מסכים לכך.

    7.כוח אדם

    מעדכן: אורי

    מבקש תקציב עקרוני למפגש הכשרה. הועד מאשרפה אחד.

    הישיבה נסגרה.

  • ישיבת ועד אמא"י שלא מן המניין – דצמבר 2019 (1.1.2020)

    ישיבת ועד אמא"י – ינואר 2020 (29.01.20)

    נוכחים:יוני לינדר, אורי מרקוביץ׳, ניב שצ'רב
    אורחים: יובל פישר, סם דניאל, גיא סוקולטסקי
    בשיחת וידאו:ענן גיבסון

    1.התקיימה ישיבה שמטרתה הייתה לבצע סיכום של משלחת WCS של 2019, דבר שלא התבצע בזמן המתאים לכך, ועל כך בין השאר היה הדיון.

    סם, ענן ויובל הציגו את ההתנהלות השוטפת של המשלחת, עברו על דברים שעבדו ודברים שלא עבדו ודברים שידרשו שינויים לפעמים הבאות.

    בין השאר נידונו הוצאות נוספות שצריך לשקול ברצינות להוסיף לתקציב ה-WCS, על אף שנושא זה הוצב כסוגיה שנצטרך להחליט את כובדה בשל תקציב ארגון לחוץ. ענן ויובל הדגישו שכל סכום כסף שהארגון ישקיע במשלחת ישפר מאוד את ההרגשה הכללית של הנציגים.

    אורי הבהיר שהמטרה של הארגון בלשלוח את המשלחת ל-WCS היא לא לנצח את התחרות אלא להראות נוכחות, ובהקשר הזה הוא מרגיש שהמשלחת עשתה עבודה ממש טובה.

    התקיים דיון על איך לעזור לכניסה של אורגנייזר חדש ל-WCS ובנוסף על איך לבצע חפיפה למשלחת בכללי.

    יובל עברה עם גיא על מתי בדיוק בלו"ז נלבש הקוספליי איתן הן התחרו בתחרות עצמה. מציינת שלא יודעים מה יהיה הלו"ז בדיוק בשנה הבאה אז אי אפשר לדעת בדיוק איך זה ייראה. השנה הביאו 5 תלבושות סהכ שזה יותר משהיה צריך בעבר. לא נראה שלמישהו בארגון או מבין שאר המתחרים איכפת אם התלבושות לאירועים שאינם התחרות עצמה הן קנויות.

    לאחר מכן הוועד העביר מספר שאלות על התנהלות התחרות הכללית כדי שיוכלו לדעת לעתיד, בהקשר לצורה בה השיפוט מתנהל ודברים שכדאי לשפר בצורה שבה אנו מבצעים את התחרות בארץ, וגם על ההווי של המשלחת עצמה.

     

    לסיכום השיחה אורי ביקש לקבל מהמשלחת את חוות דעתם על מה התכונות הדרושות לאורגנייזר הבא. צוין שכדאי שהוא יהיה מתחום הקוספליי אך הוא לא חייב להיות קוספלייר, ושהוא צריך להיות בן אדם שמוכן לתת מעצמו לא מעט. סם ציינה ש-WCS מצפים שהקבוצה תהיה קבועה ולא תשתנה.

     

    לאחר מכן אורי והוועד שאלו את המשלחת מספר שאלות על ההתנהלות הכללית בהקשר לקיומו של קו-אורגנייזר בתחרות מצידנו על חשבון עצמו. נאמר שזה דבר שיכול לעזור, כל עוד זה לא משפיע על התקציב כמובן, אך כל הדברים מוקצבים לשלושה אנשים וחשוב לקחת את זה גם כן לכדי חשבון.

    אורי ביקש לדעת מסם אם היא מעוניינת להמשיך את התפקיד, אך היא ציינה שבגלל הצורה בה כל תהליך ההחלטה על היציאה למשלחת ב-2020, והצורה שבה היא קיבלה עדכונים על מה שקורה, היא מרגישה שהיא לא רוצה לעשות את התפקיד יותר כיוון שיש לה הרגשה של אכזבה מהארגון. אורי ציין שהוא מצטער על ההרגשה אבל חייבים להפיק מזה לקחים לעתיד, ולהתחיל לערב את הסגל הארגוני יותר בישיבות הוועד כדי שלא יקרה מצב שנראה רק תמונה חלקית דרך מלווה ועד.

    לאחר מכן אורי ביקש לשמוע על ההרגשה הכללית של המשלחת לפיה הוועד לא היה מעוניין לשמוע את מה שיש למשלחת להגיד. הנושא הובהר לוועד ואורי ביקש מכל חברי הוועד להיות יותר ערניים לדברים האלו כי באמת שחשוב מאוד שהוועד ישדר הקשבה ואכפתיות לסגל הארגוני ולכלל חברי הארגון, כי בשביל זה הוועד פה.

     

    לסיכום הוועד ביקש מהמשלחת המלצה לאורגנייזרים אפשריים ועלו מספר שמות על הפרק.

     

    תומר שלו מצטרף לישיבה

    סם, ענן ויובל עוזבות את הישיבה

    2.זהות האורגינייזר וWCS 2020

    אורי ביקש לעלות לעלות לשיחה את הנושא של הקשר מול WCS והאורגינייזר ל2020.
    בסופו של דבר האורגינייזר אמור להיות אחראי גם על הקשר מול WCS, כרגע אין מישהו שמקיים את הקשר הזה באופן פעיל.
    בסופו של דבר המועמדים הראשונים מבחינתו לתפקיד הם מצוות קוספליי, השניים הם המלצות של צוות קוספליי ורק אז מגיעים להמלצות של הועד.
    האם יש מישהו מצוות קוספליי שיכול להתחייב לתפקיד בשלב הזה החיים?

    גיא ציין כי לדעתו פלומה מעוניינת אך לא יודעת כמה זמן יהיה לה לעשות את זה, וגם הוא מעוניין ויודע שיהיה לו את הזמן לעשות את זה. הוא אינו יודע על הזמינות של שאר חברי הצוות ויצטרך לברר מולם.

    אורי ציין שאם כל המועמדים לתפקיד הם מתוך צוות קוספליי – הועד יכול להחליט כי הסמכות תהיה בידיי צוות קוספליי לבחור מישהו מתוכו, והוא סומך עליהם בנושא זה.

    פלומה פרלוב מצטרפת לישיבה דרך שיחת וידאו

     

    פלומה ציינה כי הפגישה של צוות קוספליי מתוכננת ליום ראשון הקרוב, רוב השיחות שלה נעשו עם גיא כי הוא האחראי על נושא הWCS בתוך הצוות.
    בפגישה,בין היתר, יעלה לדיון בצוות עניין זהות האורגנייזר.
    לאחר הדיון על הנושא אורי ציין שהוועד יכול להסמיך את הצוות להחליט בעצמו. ההצעה על הפרק:
    הועד מאשר לצוות קוספליי ארגוני להחליט על אחד מחברי צוות קוספליי ארגוני הנוכחי בעת ההחלטה שיהיה האורגנייזר של תחרות WCS 2020, על צוות קוספליי להחליט עד ישיבת הועד הבאה ובה ידווח המלווה או הצוות לכל המאוחר את זהות האורגנייזר שנבחר. מרגע שצוות קוספליי ארגוני החליט בינו לבין עצמו את ההחלטה – המינוי הוא רשמי.

    ההחלטה התקבלהפה אחד.

     

    פלומה וגיא עוזבים את הישיבה

     

    יוני:רלוונטי מבחינה תקציבית לWCS הבא, שריון כרטיסי רכבת משדה התעופה לנגויה כי חתכו את השלב של טוקיו ויכול להיות שגם כרטיסי חזור.
    אורי: קריטי מאוד שנבין בדיוק כמה העסק הזה עולה, זו משימה שלי כמלווה הצוות לשבת ולסגור את התקציב המחודש. נעשה תקציב הכרחי ואז נדרג מותרות שנוכל לראות אחרי הארוקון אם אפשר לדון בהן מבחינה תקציבית.

    3.שינוי בתקנון הדוכנים בהארוקון 2020

    נאקורי בן-דור מצטרפת לישיבה

    ניר דרניצקי וליאן לביא – מנהל וע' מנהלת כנס הארוקון 2020 – מצרפים לישיבה דרך שיחת וידאו

    אורי אומר שהועד זימן את הישיבה הזו מכיוון שיש בעיה בכנס הקרוב ואנחנו צריכים לדבר עליה באופן פתוח כדי להבין איך להתקדם על זה. נאקורי נמצאת איתנו בישיבה מכיוון שצוות תילתן ביקשו להעלות את הנושא: השינוי בתקנון הדוכנים.

    הועד דן מול ההנהלה על השינוי בתקנון. הובהר כי לא מדובר בסעיף שמהווה דרישה חדשה, אלא רק נוספה הבהרה לגבי נושא שמאז ומתמיד היה מצופה מהדוכנים, והוא חלוקת קבלות; מכיוון שאנו כבר דורשים מהדוכנים לציית לחוקי ישראל ומכירת סחורה מחוייבת בחלוקת קבלות. סיבת ההוספה היא מכיוון שבנייני האומה העלו אלינו תלונה על דוכן או שניים שאמרו להם שלא חילקו קבלות בכנס הקודם, לא צוין איזה דוכן.

    התקיים דיון על האם יש לשלוח מייל הבהרה מסודר בנושא לקהילת הדוכנים. סיכום השיחה היה שאין צורך וצוות דוכנים יטפל בפניות בנושא באופן פרטני.

    נאקורי בן דור, ניר דרניצקי וליאן לביא עזבו את הישיבה.

    4. בחירת חבר ועד חדש

    יוני אומרת שמבחינה תקנונית לועד יש את הזכות לבחור בעצמו מחליף לחבר ועד שפורש.

    אורי מחדד שאנחנו בתור חברי ועד חושבים על אופציות, בודקים עם אותן אופציות באופן פרטני האם הם בכלל פנויים ומעוניינים, מעלים את האנשים האלה לדיון ועדי כדי לבדוק האם יש הסכמה בין חברי הועד להאם הם מתאימים.
    קרן לין ודריה ברט מועלות כאפשרויות  מכיוון שהן רצו בבחירות לועד. הועד יחשוב על אופציות נוספות ויחליט בישיבות הקרובות.

    5.קשרי חוץ

    מעדכן: אורי

    אורי: שגרירות יפן מזמינים אותנו למסיבת הגן של יום הולדת של הקיסר – 27.02 – אבל השנה הם יכריזו על הפרס שקיבלנו על הבמה וכחלק מזה יהיה סרטון שמציג מי אנחנו ומה אנחנו. יהיה מדובר במתכונת מצומצמת של הארגון: אורי, סם דניאל א' קש"ח ועוד שני חברי ועד.

    6.בחירת מנהל לכנס קיץ

    יצא קול קורא, יש שישה אנשים שהביעו התעניינות ומחכים לשיחת טלפון מאורי.
    אורי אמר שהוא מתכנן לכתוב פק"ל לשיחות ולהתחיל לעשות אותן מחר (02.01).

    ניב הציע לעזור לעשות עם השיחות טלפון.
    היעד של אורי ללעשות את כל השיחות האלה ביומיים הקרובים.
    שיחות למעוניינים יסתיימו אורי יפתח שרשור מייל עם המסקנות שלו מהשיחות ואז נדיין את מי ניקח לתפקיד א. מנהל, זאת אומרת מי שנראה שיכול להיכנס לנעליים האלו ולזיז את העניינים קדימה, ומי הע' מנהל.
    בנוסף, בפק"ל גם תהיה שאלה לגבי ניהול אירוע קטן יותר מכנס הקיץ, בחנוכה.
    יוני מזכירה שיש לנו שני אירועים שצריך למצוא להם מנהלים: הדחוף זה כנס קיץ, הקצת פחות דחוף זה חנוכה. אופציה נוספת ולא דחופה כלל, אבל דרך טובה לחפוף אנשים עם מעט ניסיון, זה אירוע שבועות.

    אורי מעדכן שבין הישיבה הזאת עד הישיבה הבאה הוא יהיה שבוע ויומיים ביפן. במהלך השבוע ויומיים שאורי לא יהיה בארץ הוא לא יהיה זמין לטיפול בעיניים ועדיים –  ויטל יטפל בפניות האלה עד שיחזור ואורי יעביר לו רשימת משימות שצריכות להיעשות בתקופה הזו.
    הצבעה:
    מ10.1 עד ה18.1 כולל הועד יוכל לכנס שיחת טלפונית עם חמישה אנשים בלבד ולעביר החלטות בהצעה מיילית עם חמישה קולות בלבד.

    ההצבעה התקבלהפה אחד.

     

    הישיבה נסגרה.

  • ישיבת ועד אמא"י – ינואר 2020 (29.01.20)

    ישיבת ועד אמא"י – ינואר 2020 (29.01.20)

    נוכחים: יוני לינדר, אורי מרקוביץ׳, ניב שצ׳רב, ויטל שיי וקסלר, תומר שלו.

    1.גזברות

    מעדכנת: יוני

    אין כרגע עדכון מצבי בר, רו"ח הארגון, לגבי הסיכום הכספי של 2018, יוני שולחת לו הודעת תזכורת.

    עד שיהיה סיכום כספי אי אפשר לקבוע אסיפה כללית לאישורו.

    יוני מעוניינת ליצור טופס חדש, הדומה לטופס החזרים, טופס בקשת תשלומים כגון העברה בנקאית או צ'קים.

    יוני אומרת שתסתכל על טופס החזרי הנסיעות שתומר דוד הכין ותעדכן.

    תומר שלו יעביר ליוני רשימת של הדוכנים שמשלמים מראש והיא תכין קבלות מראש על מנת שצוות דוכנים של הכנס רק יעביר אותם במקום למלא במקום בכנס.

    2.הארוקון

    מעדכן: תומר

    סך הכל המצב מתקדם לפי הלו"ז.

    יוני: רועי עמר אולי יהיה מעוניין לעזור, הוא כרגע עובד על המשחק שלו והוא זמין.

    3. הפקות מקור

    מעדכן: תומר
    תומר: ישבתי עם רועי עמר, ניר ויסמין סטריז'בסקי ועשינו תיאום ציפיות.
    יש בעיה אחת שצריך לגשר עליה ואנחנו בסדר  – הדרישה שלהם היא לעלות פעמיים, מה שכרגע לא מסתדר עם תכנון הארוקון 2021.
    יוני:יש לציין שזה סטנדרט בארגון, הייתה רק הפקת מקור אחת שעלתה פעם אחת.
    תומר: יחד עם זאת, לניר יש תוכניות לשנה הבאה – גם אמא"ידול, גם מופע רוק וגם סרט.

    במצב הזה, אם אירוע קוספליי יסתיים ב18:00, הכי מוקדם שההרצה השנייה של ההפקה תוכל לעלות זה 19:00.

    סודר לJK מיוזיקל דוכן חינם בעולמות הקרוב לצד דוכן אמא"י.
    ההפקה הזו מקבלת את הגב של צוות הפקות מקור, את הגב של עולמות, דוכן בהארוקון לתרומות, אין כוונה להמשיך לבדוק אופציות אחרות. מבחינת תומר והצוות – הבחירה להארוקון 2021 נסגרה.

    4.פרויקט ספרייה

    מעדכן: ויטל

    הפרוייקט לא מתקדם לשום מקום, אין מיתוג טוב באתר.

    משימות לויטל:

    • לאסוף רשימה של הכתובות עם של הספריות שעובדות איתנו כיום.
    • לאסוף פרסומים של מה חדש בספרייה.
    • לכתוב לניב מייל לגבי הפירסומים.

    5.קשרי חוץ

    מעדכן: אורי

    אורי: שגרירות יפן מזמינים אותנו למסיבת הגן של יום הולדת של הקיסר – 27.02 – אבל השנה הם יכריזו על הפרס שקיבלנו על הבמה וכחלק מזה יהיה סרטון שמציג מי אנחנו ומה אנחנו. יהיה מדובר במתכונת מצומצמת של הארגון: אורי, סם דניאל א' קש"ח ועוד שני חברי ועד.

    6.כוח אדם

    מעדכן: אורי

    יש אירוע חברתי לפעילים בתל אביב מחר.

    גייסנו את סתיו גיני ואופיר לוטן לצוות אינסטגרם של מש"י, את ניקול נוסוביצקי לצוות קוספליי ארגוני.
    הצוות התחיל בתהליכים לחיפוש עורך וידאו לצוות מש"י בשביל עזרה נוספת לאמנון לוי.
    לצערנו נפרדנו מתם אביב שתפקד כמתכנת, אורי ניהל איתו שיחה ונראה שכרגע אין לו את הזמן להתנדב בארגון.
    לירון אפריאט הצטרפה לפרוייקט הספרייה.
    נעשה טיפול בנושא פעילי אמא"י, נעשה סינון של כל מי שלא צריך להיות בקבוצה על ידי אור הדר.

    7. צוות קוספליי ארגוני

    מעדכן: אורי
    מאי רוקח ממשיכה לעבוד עם הבנות שהציעו קונספטים חדשים של אירועי קוספליי:
    שוק הבדים – האירוע נבנה בצורה יפה אבל מסתמן שמעלת הרעיון לא תוכל לנהל אותו ואנחנו תוהים איך להמשיך.
    אירוע סקיטים – מעלת הרעיון לא הייתה זמינה לענות לנו אבל הועלנו בצוות רעיונות איך להמשיך את הנושא.

    8.אמא"י 101 (שימור ידע)

    מעדכן: ויטל

    ניקול מדברת עם ראשי צוותי קוספליי כנסי על מנת לעשות שימור ידע, שכן חלק גודל ממנו לא נשמר בין כנסים, בשביל להעביר לצוות.

    המטרה של הצוות כרגע זה בעצם לעשות ישיבות כל שבת כדי שתהיה עבודה וזרימה עדכנית כי כרגע אנחנו מעט תקועים.
    כרגע העבודה היא עדיין בשלב הטכני של תיכנות האתר.
    צוות תכנים עוזר לנו ומשמש כצוות בטא למערכת.
    שינאי פתח לכל חברי הועד משתמשי אדמין בתוך המערכת.

    9.WCS

    מעדכן: אורי

    אורי וגיא סוקולטסקי, אחראי WCS מטעם צוות קוספליי ארגוני, עובדים על ניסוח פוסט לגבי ההרשמה לWCS.
    מה שקרה זה שנרשמו שני זוגות – ואחד מהם פרש.
    הזוג שנשאר הן נסטיה וסתיו שזכו במקום השני במוקדמות שנה שעברה ולכן צוות קוספליי ארגוני החליט שהן יהיו הנציגות שלנו השנה. זה גם מה שמדינות אחרות עושות – מקום שני במוקדמות טס בשנה שאחרי כן.
    יתבצע דיון עם פול, איש הקשר עם WCS, בימים הקרובים כדי לוודא שאין בעיה עם זה.
    כך או כך, הן צריכות לעלות לבמה בכנס כדי להציג את מה שהן עושות כדי שיהיה ברור מה צריך לשפר לקראת WCS.

    בן דינוביץ' חבר הועד מצטרף לישיבה דרך שיחת וידאו.

    אורי וגיא ישבו לעבור על התקציב של WCS, הועד עובר על תוכנית התקציב.
    עלות הטיסות עלולה לעלות מכיוון שהWCS יוצא על האולימפיאדה.

    יוני תבדוק עם צבי מה עושים עם החזרים על הוצאות בתוך שטח יפן – הרי הקבלות ביפנית וצריך לוודא שאין עם זה בעיה.

    10.מש"י ואתר

    מעדכן: בן

    ערוץ יוטיוב התחיל להיות יותר פעיל, אמנון לוי ביקש מכוח אדם למצוא עוד עורכ.ת וידאו כדי לעלות יותר תכנים וכרגע קרן לין הגישה את מועמדותה. היא ואמנון ידברו ואז תהיה החלטה הסופית האם היא מצטרפת לצוות.
    ירדן ליבני לוקחת הפסקה מהצוות אחרי הארוקון 2020 לאחר פעילות רציפה ממושכת בשביל להימנע משריפה.
    מבחינת האתר, המעצבת הגישה את התיכנון הראשוני והגשנו הערות לשיפור והיא תשלח גרסה חדשה בהמשך.

     

    99% שקרן לין מצטרפת רשמית למש"י כעורכת וידאו.

    11.חבר ועד שביעי

    עלו ארבע אופציות אבל דיברנו רק עם אופציה אחת:

    • קרן לין:
      מתמודדת בבחירות האחרונות אז ידוע שהיה לה עניין.
    • דריה ברט:
      מתמודדת בבחירות האחרונות אז ידוע שהיה לה עניין.
    • רון ליקבורניק – האופציה איתה דיברנו.
      פנה אלינו, היה פעם א' כוח אדם וחשב על לרוץ לועד כמה פעמים בעבר.
    • ניר דרניצקי.
      דיבר עם אורי על זה שהוא רוצה להצטרף לועד, מאוד חשוב לו לקחת חלק בארגון.


    הועד דן על ארבעת האופציות.

    12.כנס קיץ

    מעדכן: דיון כללי

    ניב:דיברתי עם חלק מהאנשים שפנו אלינו לגבי ניהול כנס קיץ.
    מחר אני אעשה שיחות עם עוד שלושה ובשבת עם האחרון.
    אורי: עשיתי שיחה אחת עד כה.
    תומר: מציג מישהו שהציע את עצמו לניהול כנס חנוכה.
    יוני: אני רוצה שנסיים קודם את כל השיחות ונחליט לגבי שני הכנסים בו זמנית כי אפשרי מאוד שבשיחות האלה נמצא אנשים שנרצה יותר.

    אורי ידבר עם מי שתומר הציג בנוגע ללנהל את כנס חנוכה.

    הועד הסכים שיוני תלווה את אירוע שבועות בסנטר ועמוס ינהל.

    13. תכנים

    מעדכן: ויטל
    כרגע ערב ההרצאות בלבלאפ זה האירוע היחידי שאנחנו מריצים באופן קבוע ואנחנו משתמשים בו כדי לעשות חפיפה לשני חברי הצוות החדשים: דפנה שימשי ואביב קווה.
    הפידבק שקיבלתי ממיה שראל (א' צוות תכנים שנתי) ושרון אלבז (מפיקת האירוע) שהוא ששתיהן מרוצות משניהם. רוב הסיכויים שדפנה תמשיך את הפקת הערב בעתיד.

    תומר: אני תוהה לעצמי, מדובר באירוע כל כך מוצלח אבל חלק גדול מהארגון לא יכולים להשתתף פה בגלל הגבלת הגיל של 18+, האם יש דרך כלשהי לעשות גרסה פתוחה לכולם של האירוע?
    ויטל: כן, אבל לא בלבלאפ כי הכניסה למקום עצמו מותנית ב18+.
    אורי:אני חושב שדווקא הקהילה הצעירה פחות מתעניינת בתכנים מהסוג הזה, ברור שיש, אבל בדרך כלל המבוגרים יותר הם אלה שמעוניינים.
    תומר:אם אותם התכנים היו מועברים ללא הגבלת גיל, לא היה יותר קהל? אני פשוט חושש שאנחנו מפספסים פה פוטנציאל.
    יוני: לא בטוח, כי חלק מהנקודה של זה זה קיום האירוע בבר. החוויה של לשתות ולשמוע על אנימה.
    יש חבר'ה שממש מחכים לשנייה שהם יהיו בני 18 כי זה אומר שהם יכולים לבוא ללבלאפ ולאירוע שלנו.

    14.צוות מוזיקה יפנית

    מעדכן: ניב

    יש קראוקה בשישי הקרוב, ממשיכים לעבוד על אמא"ידול.

    15.תילתן

    מעדכן: ניב

    עשינו שיחה שבוע שעבר, חילקנו עבודה על פרוייקטים.
    שנה שעברה הצוות לא עשה הרבה אז עברנו על הדברים כדי לראות למה זה קרה והמסקנה העיקרית היא שהיו רעיונות ואף אחד לא היה מחובר אליהם אז אף אחד לא דחף אותם קדימה.
    עכשיו לכל חבר צוות יש פרויקט שהוא אחראי עליו.
    פרויקט ראשון: תחרות ציורים. מתוכנן להתקיים באזור הקיץ, יתחבר לכנס.

    פרויקט שני: ארטבוק דיגיטלי במקום מכירת עותקים פיזיים. בן וצוות תילתן יהיו בקשר בשביל לחשוב על איך עושים את זה באתר.
    פרויקט שלישי: הוצאת מדריכים לקהילה, לדוגמא איך להתחיל להרים דוכן אומנות.

    הישיבה נסגרה.