נוכחים: אורי מרקוביץ', יוני לינדר, דני פייגלמן, אלה ברוך
1. עדכונים ביורוקרטיים ארגוניים
מעדכן: אורי
זו הישיבה האחרונה של הועד הזה בהנחה שלא יקרה משהו מפתיע בבחירות.
נפתח התיק של אמא"י במס הכנסה ובזאת סיימנו את משימות ההקמה הקריטיות.
יוני הציעה להעלות להצבעה את מתן קליינמן גזבר הארגון כמורשה חתימה לבנק – אורי עונה שעדיף לחכות עד אחרי הבחירות. הסיבה היא שכנראה אחריהן גם ככה נחליף את מורשי החתימה מחדש בשל המעבר של יוני לירושלים, ואז נצטרך להביא שני פרוטוקולים עם שינויי מורשי חתימה לעורכות הדין ולבנק חודש לאחר חודש. בנוסף לכך אין משהו קריטי בחודש הקרוב שזה נחוץ עבורו.
לגבי הבחירות – מנהל הבחירות ניר דרניצקי היה בחו"ל שבועיים, מה שעיכב את הליך פרסום המצעים. עד כה פורסמו שישה מצעים ויש עוד אחד שאמור להתפרסם לתפקיד חבר ועד. לתפקיד חבר ועדת ביקורת אין מצעים שהתקבלו כרגע.
צריך להיות פרסום בימים הקרובים שמזכיר שזה הרגע האחרון לבחירות.
2. אירוע חנוכה
מעדכן: אורי
אורי גייס את דרור טל מנהל אירועי חנוכה הקודמים לנהל את האירוע. אורי ילווה את דרור עד הבחירות ואחרי הבחירות אולי נחליף מלווה. החשיבות של הליווי כרגע – להבין מה כיוונו של אירוע חנוכה.
בשיחה עלתה העובדה שברצונו של דרור לקיים את האירוע במקום גדול יותר מהאשכול והוא רוצה לבדוק איפה זה אפשרי. עד יום הישיבה הייתה אמורה להיות הצעה לאלטרנטיבה. אורי הציע את עצמו כמברר מחירים של אופציות ע"מ להציב תקציב לועד. המטרה היא כמובן תקציב קטן ככל האפשר, כשהכלל שהוצב הוא שאפשר להכפיל את התקציב הקודם אך מוגזם לשלש אותו.
הוחלט שאם כן נחליט לקיים את האירוע באשכול פעם נוספת, תהיה הגבלת כרטיסים. בסוף אין היום הצעת תקציב או מיקום. הצעה זו תגיע במייל בהמשך מכיוון שבנוסף למחלתו של אורי לאחרונה, אירוע מסוים עיכב את הדברים כדלהלן:
שי פרידריך פנה לאורי ואמר שברצונו לקיים אירוע במהלך חנוכה שיכוון לקהל בוגר יותר, בניגוד למה שהובן ע"י הועד מהשיחה איתו בישיבה הקודמת. הוא מבקש שאירוע חנוכה יתקיים באשדוד. היתרון – יש לנו את עיריית אשדוד איתנו ונקבל מהם מימון משמעותי וכך האירוע יהיה זול בהרבה. אורי פותח את העניין לדיון ומציין שדרור לא אוהב את הרעיון של קיום שני האירועים בחנוכה, לדעת דרור זה גם יפגע בגיוס סגל.
יוני נגד לעבור לאשדוד מכיוון שמעבר מלא נוגד את כל הפואנטה של סקטוריאליות שדוברה בישיבה הקודמת.
דני נגד העברת האירוע לאשדוד; הוא בעד לגרום לאירוע בת"א להיות יותר אטרקטיבי.
הדיון הושהה לקבלת עומרי רוזנברג, א' מערכת ההרשמה הארגונית לישיבה.
3. מערכת הרשמה ארגונית
מעדכן: עומרי רוזנברג
בעבר דובר שבגלל ניתוקי אינטרנט בכנסים יש להפוך את המערכת לאסינכרונית ולא תלויה בחיבור לאינטרנט. בכאמ"י התבצע ניסוי – נבדק הקשר האינטרנטי בכנס ובין עמדות ההרשמה באופן רציף מכל המחשבים.
היו רק שני ניתוקים אמיתיים וקצרים לאינטרנט שהורגשו, אחד בשעה 1 בצהריים ואחד בשעה 2 בצהריים, שאינן שעות העומס כלל וכלל – ולכן הבעיה אינה העומס ברשת.
עומרי מציע לעבור לאפיון הרבה פחות מסובך המניח שיש לו חיבור לרשת כל הזמן.
אורי מצהיר בנושא שבתור אדם שעובד בעולם פיתוחי בהייטק, אחד הפחדים הוא "מה קורה ביום שהאינטרנט לא עובד" – האם ברגע זה אנחנו אומרים "אין הרשמה לאמא"י יותר היום" בכנס למשל.
בנוסף לכך אורי שואל כמה הוויפי לעמדה עולה – דני מתאר את פתרונות האינטרנט שנרכשו ונשכרו בכנס. אורי מחדד – האם האינטרנט לעמדות ההרשמה דורש הוצאות מעבר לאינטרנט של הקופות ושל שאר צרכי הכנס. דני עונה שלא, הם התחברו לאותו פתרון רשת.
אורי מבקש מעומרי הערכת זמן עבודה על המערכת האופליינית המסובכת שאופיינה, והאם עם הסגל העובד עליה כרגע ריאלי שהיא תהיה מוכנה עד הארוקון 2018. עומרי מעריך את העבודה בכ100 שעות עבודה שלו, כשלהרחיב לעוד אנשים מסבך את העניין מכיוון שעומרי לא יודע "להמיר" שעות עבודה שלו לשל אחרים.
אורי שואל – האם בכלל קונקרטי או משנה לנו שלא תהיה הרשמה פעילה במתחם הכנס בזמן שאין אינטרנט? יוני נותנת דוגמה למה נעשה במצב כזה – רישום הפרטים של אנשים למשל על נייר כשאין אינטרנט ואמירה שניתן להם כרטיסים באירוע בעתיד וניצור קשר דרך המייל מכיוון שאין אינטרנט כרגע. או למשל, במקום דף נייר, לשמור לקובץ לוקאלי על המחשב ולהעלותו לשרת אחר כך כשיהיה אינטרנט, אבל עדיין להודיע שאי אפשר לתת כרטיס כרגע וכו'.
דני אומר שאכן, האם ההרשמה לאמא"י זמינה היא הבעיה האחרונה שאיכפת לו ממנה בזמן כנס. דני שואל – למה לא פשוט מערכת שלא תעבוד כשאין אינטרנט וזהו?
אורי מציין שאנחנו מעוניינים שיהיו יותר אנשים חברי אמא"י, כי הם מקבלים מאיתנו ניוזלטר ודיוור וכו'. הוא מוסיף שלדעתו לא לוקח ככ הרבה זמן לעשות מערכת כמו שהוצגה ע"י יוני – לצורך העניין שמירת הנתונים לוקאלית והעלאה לשרת כשאפשר, ואז שליחה למייל שהוזן של מספר החבר שלו לידיעה.
דני שואל כלפי עומרי – כמה זמן המערכת הקיימת תדרוש לתחזוק, בלי קשר לאפיון שנבחר? עומרי עונה שצריך לתחזק את המערכות כל הזמן, אך לא באופן כל כך רציף. אם נזניחן היא תמשיך לעבוד עד שמשהו בתשתיות שהיא תלויה בהן יוחלף.
הועד הסכים פה אחד שעלינו לרדת מאפיון המערכת האסינכרונית.
היה דיון על מה קריטי בהרשמה לארגון והתשובה היא – בעיקר הניוזלטר, אין שום דבר אחר שחוסר זמינות של ההרשמה באמת פוגעת בו. למשל – בשביל להתמודד בבחירות מועמד יכול להירשם ביום הבחירות בדוכן אמא"י.
הוצע כדי לפתור את הבעיה הזו להוסיף הרשמה לניוזלטר באתר הארגון, שבה ירשמו רק מייל ואת הצ'קבוקס המדויק שיש בתוכנת ההרשמה כבר, ולעבור לאפיון בסגנון כמו שתואר שמערכת ההרשמה לא תעבוד במצב של אופליין. הצבעה – 4 בעד 0 נגד 0 נמנע (ועומרי מציין שהוא גם בעד) – התקבלה פה אחד.
עומרי רוזנברג עזב את הישיבה.
3. אירוע חנוכה – המשך עדכון
מעדכן: אורי
אורי אומר שיש לנו שלוש אופציות:
- להסכים לנהל את אירוע חנוכה רק באשדוד, כשאמאי מחליטים מי מנהל האירוע
- לקיים את שני האירועים על אף הזהות בקהל היעד, אך להמליץ לשי בכל זאת ללכת על יום חמישי ה14.12 לאירוע באשדוד – יום שתמיד מתאים לקהל בוגר.
- להמליץ לשי לא לקיים את האירוע בחנוכה ולדבר איתו מחדש על מתי נקיים את האירוע בשיתופנו, מכיוון שמלכתחילה הצענו את חנוכה ברעיון של סקטוריאליות בקהל ובגיאוגרפיה.
דני מציין שלדעתו אם מתייחסים לאירוע חנוכה כבר ככנס, יש מה לדבר על לקיימו רק באשדוד – אך צריך מקום מכובד מספיק, למשל היכל התרבות.
אלה מציינת שלדעתה זה טוב שיש תחרות ואין צורך שנלווה כל אירוע שמתרחש בכל חופש. אורי מציין שהמטרה היא שידנו תהיה בכל, שנתרום בדרך כזו או אחרת לכל אירוע, ולא בהכרח ש"נשלוט בהכל" – חלק ממטרותינו בתקנון הן להיות כארגון אב לקהילת האנימה והמנגה בישראל. נעשה זאת בכך שאנשים שרוצים בקהילה הזו לנהל אירוע – יפנו קודם אלינו, נתמוך בהם בייעוץ, אף בכספים, שנהיה הגב של התארגנויות בקהילה. ממקומות כאלה גם נוכל למשל למצוא אנשי סגל חדשים ונמשיך לגדול דרכם ובעזרתם.
דני מציין שכרגע הארגון עובד בחינם וככל שיש יותר תחרות מחוצה לו שלא מתייעצת בו כלל, הארגון חייב לעבוד בחינם יותר חזק, וזה משפיע על הסגל לרעה ובנקודה מסוימת ימאס להם לעבוד בחינם.
חזרה לנושא אשדוד – בעוד שדרור לא התחייב לכאן או לכאן, לדעתו של אורי דרור לא ירצה לנהל את האירוע אם יהיה באשדוד.
דני טוען שאין סיבה לעבור לאשדוד אם לא נקבל יותר משיש לנו בת"א מבחינת מתחם.
יוני מציעה – אם יש לנו מתחם מספיק גדול באשדוד, שלטענת שי ואורי ניתן לסדר דבר כזה, ואם התקציב לא מתנפח משמעותית עקב זה, ואם דרור טל מוכן לנהל את האירוע ככנס שם, אז נסכים לעבור רק לאשדוד עם כנס חנוכה.
אם לא, אז נגיד לשי שנתמוך בו אבל שינהל את האירוע ביום שלא אנחנו מקיימים את האירוע שלנו.
4 בעד 0 נגד 0 נמנע – ההצעה התקבלה פה אחד.
4. מש"י
מעדכנת: אלה
לשרון אין גישה לרשימת כתובות המייל המלאה ועליה לקבלה כל פעם מעומרי – יש לפתוח את זה ויפתח על כך שרשור במייל.
נפתח משתמש אינסטגרם רשמי לאמאי בניהול עופרי פיינגולד. למשתמש גויסו צוות גרפיקאים ומאיירים על מנת לייצר תוכן באופן רציף, בשאיפה ליומיומי. המשתמש כבר החל פעילות רציפה.
5. קשרי חוץ
מעדכן: אורי
חן וייס א' קשח ביקש כמה דברים להמשך התנהלותו כא' קש"ח:
- תקציב שנתי לשנה הקרובה – ברצונו לאחד את כל תקציבי קשח השונים (סרט, אורח וכו') לתקציב שנתי בודד. יש לציין שמעשית איננו יכולים לאשר זאת כרגע אלא רק להוציא כהמלצה לועד הבא.
- להגדיר שקש"ח יהיו אחראים רק על קשר עם דברי חו"ל או יצוגים בארץ של דברי חו"ל, כלומר למשל הם אחראים מעכשיו על IOEA ולא אחראים יותר על ישפאר.
- להתחיל לעבוד עם מערכת טיקטים/משימות מסודרת בכנסים.
- שמש"י יחזור להתקיים באופן רשמי. – מצידנו זה אומר לקדם ברצינות את פרויקט הגיוס ובפרט לעניין מש"י. (בקשה שמגיעה כי כרגע אין מי שאחראי לעשות יח"צ לארגון אז זה נופל דה פקטו על קש"ח)
דני שואל לגבי עניין התקציב – האם למנהלי הכנסים יש זכות וטו על התקציבים הללו? אורי אומר שלמנהל יש יכולת להגדיל את התקציב מתקציב הכנס, אבל אין לו זכות וטו על התקציב הזה. דני אומר שאולי תהיה בעיה עם לקבוע למנהל תקציב קבוע שלא ניתן להזזה בכנס.
הצבעה 4 בעד 0 נגד 0 נמנע – ההצעה התקבלה פה אחד
6. פרויקט הגיוס
מעדכן: אורי
כתוצאה מדרישה 4 של חן בסעיף קש"ח, יש להתחיל מחדש את פרויקט הגיוס. זה אומר קודם כל לצאת לגיוס head of HR א' הפרויקט שיהיה אחראי על גיוס. יוני מציעה לדבר עם לוסי אקל שתפקדה טוב בתפקידים מגוונים והגדילה ראש כא' מנהלה בכאמ"י – אורי ידבר איתה עד סוף השבוע.
7. אירוע קראוקה
מעדכן: אורי
הגיעה פניה במייל לבקשת קיום אירוע קראוקה, הפונה אינו מעוניין לנהל את האירוע בעצמו. אורי דיבר עם גל פרי על הנושא שאמרה שהיא מעוניינת לנהלו. הרצון הוא לארגנו ביום חמישי כלשהו בסוף אוקטובר/תחילת נובמבר באשכול פיס תל אביב. הצבעה 4 בעד 0 נגד 0 נמנע. אורי יקבע מול לימור את התאריך, ויכוון ל26 באוקטובר, אולי ה-2 בנובמבר אם יהיה תפוס.
8. פרויקט תלתן
מעדכנת: אלה
דני יסגור את נושאי זכויות היוצרים שאלה צריכה עד עוד שבוע בדיוק (ה-3.10).
הכרזת האירוע – בגלל העיכובים בתכנון חנוכה מתחיל להיות לא סביר להכריז על התחרות רק אחרי שנכריז על אירוע חנוכה. אורי ממליץ להוציא פרסום זה אפילו לפני אייקון, אך הועד מחדד – עדיף מיד אחריו, כי כרגע זה עלול להתפספס. אורי ממליץ לדבר על ה-13 באוקטובר, ולא מאוחר מה15.
נוצר קשר עם ארטא לגבי פרסים לתחרות, מסתמן שהם יתנו ספונסרשיפ מלא לפרסים.
לגבי זכויות היוצרים לדמויות הפקות המקור, אלה דורשת להוסיף סעיף עליהן בהסכם עם הפקות המקור שאנו חותמים עליו. יש להגדיר כאישור שימוש יצירה. בעתיד, יהיה צריך להחתים את הפקות המקור מחדש על חוזים הכוללים סעיף כזה; האישור הנוכחי במייל יהיה חד פעמי.
9. הפקות מקור
מעדכן: אמנון
תקנון הפקות המקור שאמור היה להיכתב עד אייקון – נקבעה פגישה לסגירתו בשבוע הבא. שאר העדכון ימסר במייל מכיוון שאמנון בחו"ל.
חברת הועד סם דניאל הצטרפה לדיון בשיחת טלפון.
10. שוק אוכל עולם
מעדכנת: סם
הגיעה פניה לגבי פסטיבל האוכל האסייתי דרך קשר מזדמן עם השגרירות. הפסטיבל הוא בתמיכה של עיריית תל אביב ומגיעים אליו המון אנשים. עלו הצעות אולי לעשות הדגמות של כל מיני תכנים שמייחדים את אמא"י ולא רק דוכן אמאי, מה שמבקשים זה בעיקר דרישותינו הלוגיסטיות, הם מעוניינים בשיתוף פעולה איתנו בחלק של יפן ביריד.
אורי מציע למשל תהלוכת קוספליי – אפשר להזמין מנצחים בקטגוריות שונות בתחרויות קוספליי בשנים האחרונות.
אלה שואלת על מה מדובר בדיוק מבחינת תכנים. סם אומרת שאומנם זה שוק אוכל אבל לא כל מה שיש שם הוא אוכל, מדובר על העברת חוויה תרבותית. דני מציע לפנות לקראנצ'ירול להקרין למשל את שוקוגקי נו סומה או שאר סדרות אנימה שעוסקות באוכל.
האירוע מתוכנן לתחילת נובמבר – הסופ"ש בשבוע הראשון בנובמבר.
אלה מעלה חששות מכך שאנשים יגעו בקוספליירים; סם מעלה הצעות לפתרון העניין כמו תורים לצילומם, חבלונים לאיזור התהלוכה וכו'.
סם תעלה מול אשת הקשר מהשגרירות את האופציות שהוצגו: תהלוכת קוספליי, תצוגת קוספליי/רים באיזור הדוכן שלנו, הקרנות של אנימה מקראנצ'ירול (במיוחד אלו הקשורות לאוכל – שוקוג'י נו סומה, יאקיטאטה ג'פן), הקרנות של סרטוני קוספליי וכו' מהכנסים, להביא כרכי מנגה שאולי רלוונטים שהקהל יוכל לעלעל בהם – אולי דרך פרויקט הספריה.
סם מציעה לשלב את בועת מחשבה גם כן.
סם ואורי יעדכנו במייל מה "תפס" ואז נחלק משימות: כל דבר הקשור לקוספליי הוא באחריות אלה, הקרנות הן באחריות סם יחד עם חן וייס א' קשח, בועת מחשבה והמנגה – דני ידבר עם יבגני אם ירצו.
אלה תדאג לכוח האדם של אמא"י באירוע.
סם ניתקה ויצאה מהדיון.
11. פרויקט שימור ידע
מעדכנת: יוני
הוויקי הארגוני עודכן באופן שלדי ביותר ומתוכנן לעלות חזרה לאוויר בסופ"ש לשימוש סגל הארוקון. הוא דורש מעבר קצר נוסף על כמה מהתכנים בו כרגע ע"י חברי סגל כאמ"י 2017. לאחר מכן – יפתח הוויקי לשימוש סגל הארוקון, גם לקריאת סיכומים וגם ליצירת דפים לאפיון תפקידים ולקשר עם אנשים.
12. סיכום ראשוני כאמ"י 2017
מעדכן: דיון כללי
אלה עשתה ארבע שיחות סיכום מהשש שהוקצו לה, אחת נוספת תקרה השבוע והאחרונה בתקווה באייקון.
יוני עשתה שבע שיחות סיכום מהשתים-עשרה שהוקצו לה, אחת נקבעה ל28.9 והשאר בתקווה באייקון.
אמנון בחו"ל אז יעדכן במייל.
אורי קיים שלוש שיחות מהעשרים ושלוש שהוקצו לו, שתיים נוספות נקבעו כבר, ירים קצב עכשיו כשיצא מהמחלה.
הכנס הפסיד, הגיעו פחות מגיעים מהצפוי. פירוט מלא ינתן בסיכום הרשמי של הנהלת הכנס.
התקבלו תלונות על השתתפותה של אלה כנינג'ת במה בסקיט בתחרות הקוספליי.
בעוד שאכן לא נקבע מעולם שחברי ועד לא יכולים להשתתף כנינג'ות במה, עדיין מדובר על נראות עין בעייתית.
יוני מציינת שלמיטב ידיעתה במקרה זה זה הובא לידיעת צוות קוספליי מבעוד מועד – ככהה"נ הצוות פשוט פספס את הבעייתיות כאן ורק ראו שיש נינג'ת במה.
אורי אומר שהיה ראוי שנושא זה יועלה מול הועד מבעוד מועד טרם התחרות ע"י אלה.
מסקנות עיקריות מהדיון:
אלה מדגישה שבעיית הנהלים מבחינת הגדרת נינג'ת במה נמצאת כרגע בדיון בצוות ACC על מנת למנוע את החצי הנוהלי של הבעיה שנוצרה והדיון שהתפתח סביבה.
חברי הועד מסכימים שבעתיד בכל זמן שחבר ועד רוצה להשתתף באירוע תחרותי דומה, בכל גודל תפקיד שהוא,יש להעביר זאת מול הועד קודם כל על מנת לוודא שהועד יוכל לעמוד כאחד מאחורי החלטותיו.
13. ענייני מזכירות כלליים
מעדכנת: יוני
לקראת סוף הקדנציה יש לסדר את האינבוקס – פשוט לעבור ולוודא שאין שם מיילים שטופלו וסתם ממלאים את התיבה.
לגבי הפרוטוקול יש לסיים עדכונים "אחרי הישיבה" עד יום ראשון, ואת כל עריכת הפרוטוקול עד הסופש הבא.
הישיבה נסגרה.
נושאים שעודכנו במייל:
1. זכויות יוצרים ארגוניות
מעדכנת: יוני
אין עדכון החודש.
2. צוות ACC
מעדכנת: אלה
אופיר קרטס ועומר כהן פרשו באופן רשמי מהצוות.
לירי פריאל ועמנואל יוספוב גויסו לצוות.
בעקבות השינויים בכוח האדם, הצוות יבצע חלוקת תפקידים מסודרת הכוללת תוכנית עבודה עד סוף חודש נובמבר.
הצוות חידש את הקשר עם WCS.
3. פעילים
מעדכנת: תמר
אין עדכון החודש.
4. פרויקט הספריה
מעדכנת: תמר
אין עדכון החודש.
5. מחסן
מעדכנת: תמר
אין עדכון החודש.
6. צוות תכנים שנתי
מעדכנת: יוני
לאחר כנס כאמ"י בוצעו שיחות עם סגל התכנים שלו, וגויס צוות תכנים חדש: מיה שראל, קורל מרק, אנג'ל זולוטניצקי, שרון אלבז, ואליהן מצטרפת הילה בגם שמעולם לא פרשה מהצוות והביעה עניין להמשיך גם כעת. נקבעה ישיבה טלפונית לתחילת השבוע הבא (ה-1.10) להתנעה מחדש של הפרויקט, בדגש על הכנת תכנית עבודה מתוקצבת לקדנציה הבאה שתהיה מוכנה ותוגש לועד עד הישיבה הראשונה של הועד הבא.
7. מנגה קפה
מעדכן: אורי
התקיים עוד מנגה קפה חברתי מוצלח בכאמ"י, אין מה לעדכן מעבר לזה.
