ישיבת ועד אמא"י – מאי 2021 (23.05.2021)

נוכחים: טל סוטו, אורי מרקוביץ', נדב שומרוני, אופיר לוטן, יוני לינדר וליאל שוקרון (נוכחת וירטואלית)

אורחות: אודליה יחיאל, שרון טורנר.

אודליה הצטרפה לישיבה.

צוות אתרים שנתי

מעדכנת: אודליה

אודליה הגיעה לישיבה כדי לבקש הקמת צוות ארגוני חדש – צוות אתרים שנתי, צוות שנתי המיועד לאנשים עם ידע וניסיון מכנסים קודמים וגם להכשרת אנשים ללא נסיון. השאיפה היא שיהיו בו באופן קבוע לפחות 2 אנשים עם נסיון קודם בעבודה על אתר הכנס ו-2 אנשים שאינם בחובה בעלי ניסיון קודם. זאת כדי לאפשר שימור ידע וכדי למנוע מצב בו א' אתר לרוב אחראי גם על הצד הטכני וגם על עדכון האתר, במקום שיהיה לו א' עדכון אתר עימו העבודה תחולק. זאת בשל הקושי למצוא אנשים מתאימים לתפקידים אלו, בייחוד א' אתר טכני. 

היא מוסיפה שהאנשים בצוות זה יהיו חלק מסגל הכנס (כפי שהיה עד כה). אופיר שאלה האם הצוות יעסוק גם בעדכון האתר הארגוני, אודליה ענתה שצוות זה בשאיפה יעסוק בכך בעתיד. עם זאת, אורי חידד שהדרישות הטכניות לעדכון האתר הארגוני שונות בתכלית מעדכון אתרי כנסים – לדוגמא האתר הארגוני החדש אמור להיות על תשתית  של פלטפורמת וויקס לעומת אתר כנס שהוא פלטפורמת וורדפרס. כמו כן הצוות לא צריך להיות כפוף למש"י או כל צוות אחר אלא לעמוד בפני עצמו – זה לא מונע במקרה של רצון ונכונות לפי תפקידי הארגון השונים שאנשים יעברו לצוות זה. לאחר שאודליה עזבה את הישיבה,  נערכה הצבעה על הקמתו. ההצבעה עברה פה אחד. אודליה טענה שלאורי יש ידע רב בעניין ניהול האתר, לכן הוא ילווה את הצוות.

אודליה עזבה את הישיבה.

שרון הצטרפה לישיבה.

שיתופי פעולה עם לבל-אפ, סיכום ודיון

מעדכנים: אורי ושרון.

אורי סיקר 2 שיתופי פעולה בולטים עם מועדון הלבל-אפ: אירוע טריוויה שאורגן ע"י דפנה ושרון, ומסיבת ג'יי פארטי שאורגנה ע"י לבל אפ ביחד עם אורי. עם זאת, היו מספר קשיים שעלו מאירועים אלו על ידי שרון ואורי: רק מי שבעל רכב או גר קרוב לתל אביב יכול להגיע לאירועים אלו – דבר שמשמעותית מוריד את מספר המבקרים הפוטנציאלית. אופיר שאלה אם יש אפשרות ליום חמישי או יום אחר אך נענתה בשלילה על ידי אורי כיוון שחמישי הוא יום עמוס בלבל אפ . אורי העביר את המסקנות שלו בקשר למסיבה והפקת הלקחים שתעשה לאירוע הבא, כמו שינוי של אופי האירוע המוכרז. 

אורי ביקש שכדי לשמר את כל הידע של הארגון בקשר ללבל אפ, הוא מעוניין לשמש כנקודת התקשורת המרכזית מול לבל-אפ. זה לא אומר שצוות תכנים לא יוכל לעבוד מול לבל-אפ על אירועים, אלא שהתקשורת תצטרך להתבצע בעזרתו של אורי. יוני ביקשה מאורי להכין מסמך שמסכם קווים מנחים לעבודת הארגון מול לבל-אפ. אורי הסכים. הוועד הסכים לבקשתו של אורי.

שיתופי פעולה כלליים

מעדכנים: אורי ושרון

אורי ציין שיתוף פעולה נוסף שהחל עם הנהלת דיזינגוף סנטר – אירוע שבועות שנדחה בעקבות המצב הבטחוני ל24-25 ביוני. מבחינתו זהו יעד חשוב לנו כארגון וגם הוסיף שלאחר המשוב של שרון כמרצה על אירוע שבועות, חשוב שאנחנו כועד נדון על מה שנאמר כדי ללמוד על ביצוע שיתוף פעולה נכון עם הסנטר או כל גוף אחר שאנחנו פונים אליו. שרון ציינה שלכל שיתוף פעולה עלינו לחשוב איך זה מקדם את מטרות הארגון בצורה הטובה ביותר (קידום נושאי אנימה ומנגה, קידום מטרות הארגון עצמו מבחינה כלכלית חברתית וכדומה). היא הביאה מספר דוגמאות להמחשה. בנוסף אורי ציין כי לאחר שיתוף הפעולה עם דיזינגוף סנטר, הוא מרגיש שבשיתוף פעולה זה נכון שהארגון יידאג לקחת חלק פעיל בהפקה של התכנים אותם הוא מביא. זאת במטרה למנוע טלפונים שבורים מתוך היכרות מסודרת של אנשי הארגון עם מרצי הקהילה.

עדכון מש"י

מעדכנת: שרון

שרון ניצלה את ההזדמנות כדי לציין שהיא תהיה פחות זמינה בשביל הארגון בחודשים הקרובים, וכיוון שהיא א' מש"י על הארגון להתכונן בהתאם. שרון ביקשה מכל המלווים לעדכן את הצוותים שלהם שהם יהיו צריכים להיות יותר פעילים בבקשת פרסומים מבחינת כמויות זמנים ונוסחים.

שרון עזבה את הישיבה.

כנס קיץ 2021 

מעדכן: נדב

נדב מעדכן שישנו סגל מלא לכנס צוות קוספליי עתיד לסיים את תקנון תחרויות הקוספליי והסקיטים. יש צוות טכני וחסר כרגע איש תאורה. פרסום ראשון לכנס עתיד להיות בתחילת חודש יוני. יוני שאלה מהי מידת החפיפה עם כנס הארוקון 2022 – נדב ענה שלידיעתו יש חפיפה חלקית סביב אריאל קלפר ואופק ברקול אך הם רק בתפקיד ע' בכנס קיץ. כמו כן נדב מעדכן שהכנס עצמו מתקדם לאט ובזהירות.

עדכון כוח אדם

מעדכן: נדב

נדב ציין כי הוא מתחיל לחפוף חברי צוות כוח אדם חדשים לארגון, בכוונה להפוך להיות אך ורק מלווה.

סמינר לסגל ארגוני

מעדכן: אורי

אורי מציע להעלות ביולי סמינר הכשרה משולב עם אירוע גיבושי לסגל הארגוני עם תוכן רלוונטי וגם יעזור לגיבוש הסגל. בנוסף לזה נשקלת האופציה לקיים אולי פיקניק ואם אכן יתקיים יהיה בספטמבר כיוון שחם מדי ביולי.

עדכון לגבי מוקדמות WCS

מעדכנת: יוני

יוני מציינת שלפי העדכון האחרון שקיבלה, רק זוג אחד נרשם למוקדמות נכון לעכשיו

סוגיית מועדון צעירי אמא"י

מעדכנת: יוני

יוני מעדכנת שלאחר שיחה עם אפרת, עורכת הדין הארגוני, כרגע לא ניתן להכניס את צעירי אמא"י לתקנון עקב סיבות משפטיות. יוני ביקשה מאפרת לברר האם יש דרך לתקן זאת בתקנון, אך סביר להניח שנושא זה ייסגר רק לקראת אסיפה כללית באוקטובר.

הישיבה נסגרה.