ישיבת ועד אמא"י – דצמבר 2020 (27.12.2020)
נוכחים: אורי מרקוביץ', יוני לינדר, נדב שומרוני, אופיר לוטן, וטל סוטו.
אורחים: חברי ועדת הביקורת – סם פוזדיאקוב וליאל איה, נאקורי בן דור.
עדכוני ועד
מעדכן: אורי
יקיר יצחקי שהיה אחראי על ליווי קשרי פנים ופרויקט הספרייה, החליט לפרוש מהועד מסיבות אישיות. אורי מציע שכל אחד מחברי הוועד יעלה 2 אופציות למחליף עבורו. הועד שוחח על מספר אפשרויות אך לא הגיע למועמדים ראויים בעיניו. מבחינת תחומי האחריות שהיו ליקיר בועד, אורי מציע שאת פרויקט הספריה יוני תיקח תחת אחריותה מכיוון שדרור טל א' הספריה מעדיף אותה כמלווה מהועד הנוכחי. כמו כן לא יהיה כרגע מלווה לצוות קשרי פנים אשר אין בו חברי צוות כלל כרגע ובמקום זאת תחום זה יישאר בהקפאה כפי שהוא עד להימצאות א' צוות מתאים. החלטה זו לא תפגע במועדון כי צוות קשרי פנים אמור ליצור קשרים חדשים, אך אם הוא רק במוד של תחזוק הקיימים, הקיימים לא דורשים עבודה פעילה מצד הצוות.
אורי יוציא מייל לועד בנושא בחירת חברי ועד חדשים.
הארו.קום – דיון והצגה
מעדכן: אורי
אורי מלווה את הכנס, ומנהל אותו ביחד עם שרון טורנר. כמו כן, הוחל בגיוס כוח אדם שיהיה אחראי על הגלריה בכנס – היא תעסוק בנושא קוספליי. בנוסף לכך יהיה ניתן להירשם בגלריה לראנוואי וירטואלי. במקביל אליה יתקיים טקס וירטואלי של פרסי האנימה לשנת 2021. בנוסף לשני אירועים אלו, יהיו תכנים נוספים ע"י הצוות האחראי לכך והודגש על ידי אורי שהאירועים חייבים להיות קצרים (עד 20 דקות) וסוחפים. גיוס התכנים לכנס החל כבר.
גויס גם א.תוכן לאתר הכנס.
הפורמט עדיין בתהליכים ולא נקבע סופית אך יהיה בשידור חי אינטרנטי בלבד..
כנס שבועות – דיון
מעדכן: אורי
הכנס מתוכנן להיות באמצע מאי 2020 סמוך לחג השבועות. אורי ילווה את הכנס.
התקציב עדיין לא סופי אך ישנן פניות למקומות פוטנציאליים, חשוב לציין שעלינו כארגון לציין בפנייה אליהם שכל הכרטיסים יימכרו מראש ואין אפשרות למכירה פיזית באותו יום.
אורי מקווה שעד לישיבה על תוכנית העבודה והתקציב, יהיו לו תקציב ותוכנית מסודרים לכנס. במידה ולא, הוא ישאף לסגור אותם עד לישיבה הבאה בינואר.
נאקורי אופיר בן-דור, א' צוות תלתן, הצטרפה לישיבה
צוות תלתן
מעדכנת: נאקורי
צוות תלתן מעוניין להקים ארכיון מדיה של אמא"י לכל היצירות הגרפיות שהיו עד כה באירועי הארגון, והאתר של אמאי אינו ערוך לכך. הצוות קיים דיון בנושא עם צוות מש"י, שהוא הלקוח העיקרי של שימוש בגרפיקות לפרסום. לכן הציעה שלהב חדד תגויס לרכז את הנושא ותאסוף את כלל היצירות. אופיר ציינה שחשוב שהוא יכיל גם אמנויות עבר שיוכלו לשמש לפרסומים עתידיים ויחסוך זמן והכנה מחדש. קרן לין מצוות מש"י גם תמכה בהצעה זאת.
נאקורי ציינה שאם להב תקבל אור ירוק היא תוכל להתחיל במלאכת העלאת ואיסוף החומרים לגלריה.
כמו כן ביקשה גם מנדב עזרה מצד צוות טכני בנושא בניית של הגלריה כך שתהיה נוחה לשימוש. בנוסף אליהם, גם צוות תלתן יסייע ללהב בתהליך העלאת החומרים לארכיון.
חשוב לציין שהגלריה גם תכיל פירוט וסידור לגבי יצירות שצוירו לכל כנס, דבר שיתרום לחשיפה של כלל האמנים שתרמו והקדישו מזמנם וגם להעלאת הרצון להתנדבות באירועי אמא"י. נאקורי הציעה את להב כאחראית על ארכיון מדיה אמא"י בין השאר כי לה יש את כל הקשרים עם האמנים השונים ותוכל ליצור איתם קשר בקלות ובמהירות, גם אם בניית הגלריה מצד צוות טכני לא תתקדם מהר מאוד, כל עוד יהיה לה מקום לאחסן את החומר שאספה.כל זה נכון, יש לציין שהוספתי גם שברגע שאתר הארכיון הינו יעודי הוא יכול לשמש כאתר ארכיון כללי גם להרצאות, תמונות, מידע על תחרויות וכל דבר שהוא שיכול להיות חומר ארכיוני טוב עבור הארגון.
נושא נוסף שנאקורי העלתה הוא חוסר ידע בהתנהלות הסגל הארגוני והכנסי באמא"י מול אמנים. היא העלתה מקרה של כנס כאמי 2020 (שהיה אמור להיות מקוון אך לא יצא לפועל) בו היה קצר תקשורת רציני בין הנהלת הכנס לצוות עיצוב שאף פנו לנאקורי לחוות דעת שניה על נושא ספציפי. מקרה זה מבחינת נאקורי מדגיש את תפקידו של א' העיצוב בכנס. אחראי זה מחליט על כלל הדברים הקשורים לעיצוב האמנות ומה שקשור עליה, כך שאין ערעור על החלטותיו ואין חוות דעת שנייה מצד אנשים אחרים. כמו כן, הוא האדם היחיד שמתקשר עם האמנים אשר מציירים לכנס. בנוסף לחוסר הידע אין תקנון מסודר שמועבר לסגל הכנס, מה שעלול להוביל לקשיים ולאי הבנות רבות. לכן נאקורי טוענת שזה צריך להיות חלק מהתדריך לסגל הכנסים שעובדים עם צוות עיצוב. אופיר חיזקה את טענותיה ונתנה דוגמה למקרה של פרסום שעשתה בצוות מש"י שהלך נגד נהלי הארגון לגבי המאסקוטים – אם אלו יועברו מאופן מסודר זה יוכל למנוע אי הבנות כאלו.
במסגרת נושא זה עלה הרצון שאכין מסמך שאלות ותובנות כדי שאוכל להפגש עם עו"ד של הארגון ולקבל הדרכה מקצועית בנושא זכויות יוצרים, כדי שאוכל להתחיל להעביר אותן באופן מקוון\מצולם לצוותי הכנס השונים, כמו הדרכת מרחב בטוח המתקיימת בכל כנס.
אורי הוסיף שהחוזה בנוגע לזכויות היוצרים על היצירות של צוות עיצוב קיים אך לא ניתן לשימוש עד שנסיים לסגור את נושא זכויות היוצרים על המאסקוטים הארגוניים. נאקורי סיכמה את הנושא בכך שמקווה שהחוזה הקיים יסגר סופית עם עורכות הדין וגם הצעותיה יהיו חלק מהעבודה הארגונית בכנס ומחוצה לו. היא שאלה את אורי האם הצעותיה בנוגע לתדריך שהוצע קשור להתקדמות סגירת החוזה. אורי ענה שאין צורך והיא יכולה להתחיל להריץ את הנושא עם כל הנקודות שהעלתה.
נאקורי עזבה את הישיבה.
כנס קיץ – דיון
מעדכן: אורי
נכון לעכשיו לא נמצא מנהל מתאים לכנס. אנו מקווים כי נוכל לקיימו באופן פיזי, ומבחינתנו עד מרץ-אפריל יש למצוא מנהל מתאים. לאחר מכן יוחלט ביחד איתו מי ילווה את הכנס מטעם הועד. העבודה על הכנס תתחיל לקראת מאי.
תוכנית עבודה ותקציב ארגוני -הצגה ודיון
מעדכן: אורי
רק חלק קטן מהצוותים עדכן את הפרויקטים שלו לתוכנית העבודה השנתית. אורי ציין שבעצמו עדיין לא עשה זאת ולכן לא יכול לשמש כדוגמה אישית. עם זאת, אורי ציין שכל האירועים המתוכננים ייכנסו לתוכנית העבודה. כמו כן, הוא אמר אלו תאריכים עשויים להיות לישיבות הקרובות ושטל שלח מייל בו חברי הועד יגיבו אילו תאריכים נוחים להם.
סיכום משוב מטעם צוות כוח אדם ארגוני להארוקון 2020
מעדכן: נדב
נדב מעדכן שקיים שיחות עם סגל כנס הארוקון 2020 בנוגע לתקלות שהיו לפני הכנס ובמהלכו ואלו פעולות ניתן לבצע כדי לשפר את חוויית התנדבות חברי סגל הכנס. מסקנה עיקרית שלו משיחות אלו היא שעל כל הצוותים לשלוח את דרישותיהם ובקשותיהם מצוותים אחרים לפני תאריכי העבודה השוטפת. זה יוביל לתוכנית עבודה ברורה ומסודרת יותר וימנע תקלות עתידיות או תקלות שקורות בדקה ה90 בכנס עצמו. חשוב לציין שסיכומי כנס צריכים לעבור לצוות שימור ידע וגם התובנות המקצועיות צריכות לעבור אליהם (מה שלא קרה עד כה ולכן חייב להיות מאוגד כחלק מהליך העבודה של הכנס). יוני ציינה שלצוותים יש חלק נכבד במימוש חובה זאת ולכן הם אחראים על כך לא פחות ממלווה הכנס. לכן נדב הציע לתת למישהו חיצוני להיות אחראי לכך אך אורי טוען שזה לא מתאים עקב הסיבה שאליו לא יפנו או ידברו כמו שידברו עם מלווה הכנס. לכן עדיף שהמלווה יהיה אחראי לכך כי הוא רק צופה מהצד, מקבל עדכונים ממנהל הכנס ונוכח בישיבות הרלוונטיות. כמו כן יוכל לסייע בפתרון בעיות של סגל הכנס או כל קושי אחר שלא זוכה למענה.
עדכונים שוטפים:
צוות שימור ידע
מעדכנת: אופיר
צוות שימור ידע אמור להיות אחראי על שימור הידע הקיים מכל האירועים של אמא"י עד כה ומסודר לפי קטגוריות. אופיר ציינה שיש פורום ראשוני שניתן להגיב בו ולהעלות פוסטים כך שניתן לשלוח אותו לכל האנשים הרלוונטים בדבר. כמו כן, היא הציעה שזה ישלח כרגע לחברי הוועד ולצוות אחד אקראי, כדי שלא יווצר עומס רב מדי על הפורום, ושואלת את הועד איזה צוות הם ממליצים. יוני עונה – אל תשאלו אותנו, פשוט תבחרו צוות ותשבו לו על הראש לסכם נהלים, אחרת זה לא יקרה לעולם.
צוות כוח אדם
מעדכן: נדב
נדב יצר קשר עם צוות מש"י לצורך עזרה עם גיוס כוח אדם.
צוות טכני
מעדכן: נדב
הצוות ממשיך לעבוד על מסכי הכניסה של המועדון ויש תכנית עבודה שנתית מסודרת. יש תקווה להכניס חבר צוות חדש וכך יוכלו להגביר את קצב העבודה.
הפקות מקור
מעדכנת: אופיר
אופיר מעדכנת שהייתה ישיבה עם יסמין שהיא אחראית מטעם המחזמר ג'אנקן. אופיר ביקשה ממנה לקבל עדכון חודשי בנוגע למצבם. כמו כן היא הבינה מיסמין שהמחזמר מתקדם יפה וגם יסמין עודכנה שהם עולים בוודאות באוגוסט, בעדיפות להופעה פיזית ובהתאם למצב.. בנוסף, אופיר הדגישה בפניה שרצוי שהם יעלו פעילות כלשהי בכנס הארו.קום 2021 כדי לפרסם את עצמם לקהל. חשוב לציין שכרגע אין א' הפקות מקור ומנהל כנס קיץ יחד עם א' תכנים צריכים לקבל עדכון לגבי המחזמר וגם לצפות בו. כמו כן אופיר הבהירה שהם יקבלו החזרים על הוצאות ועליהם להעביר אליה רשימה מסודרת שלהם עם קבלות (הארגון לא נותן תקציב למחזמר אלא רק מחזיר עד 2500 ש"ח נגד קבלות). לפי מה שאופיר הבינה מהם, הם עברו את הרף של 2500 ש"ח מבחינת הוצאות אך אינם מצפים לקבל מעבר ל-2500 ש"ח. לכן אורי ציין שג'אנקן יקבלו עד 2500 ש"ח בוודאות ודיון על האם יקבלו מעבר לכך יהיה בסוף אוגוסט.
מחסן אמא"י
מעדכן: אורי
אורי מעדכן שמה שנשאר מהמרצ'נדייז הארגוני והחולצות מכנסים קודמים במחסן הוא מעוניין למכור בכנס הארו.קום. נדב שאל האם זה יהיה במשלוחים או שאנשים יבואו לקחת ואורי ענה שהמוצרים יגיעו במשלוחים. כמו כן, דמי המשלוח יהיה כלולים במחירי המוצרים.
הישיבה נסגרה.
