נוכחים: איליה לזבניק, מתן קליינמן, חן וייס, תמר ירון, אורי מרקוביץ', נעמה פרידמן (נציגה מטעם האגודה למדע בדיוני ולפנטסיה)

1. פעילים
מעדכן: אורי
הצטרפו 7 פעילים חדשים לארגון בחודש האחרון.
אורי קבע פגישת פעילים ראשונה (עם אופי חברתי וללא תקציב) ב-8.1.
אורי הציף את הדיון החודשי שהוא רוצה להתחיל לעשות, לחודש דצמבר הדיון יהיה על יוזמות חדשות וחברי הוועד השונים יפתחו לאורך החודש נושאים על העניין.

2. שינוי תוקף חבר
מעדכן: אורי
אורי הציע לשנות את תוקף החברות ככה שלא ייצא מצב שכרטיס שיצא בכנס שנתי אחד לא יהיה תקף בכנס השנתי שאחריו.
אורי הציע לשנות את התוקף לשנה וחודש במקום שנה, איליה הציע במקום זה למחוק את היום ולהשאיר רק את החודש,
ככה שהכרטיס יהיה בתוקף עד סוף החודש, ובמקרה והארוקון ייצא בפברואר, חודש מרץ יהיה כתוב כתוקף הכרטיסים. הוועד אישר את ההצעה של איליה.

3. מנגזין
מעדכנת: תמר
שי פרידריך, מנהל הפרויקט, פנה לתמר וביקש שצלם מטעמו יבוא לאירוע בחנוכה כדי לצלם את האירוע, וביקש שניתן לצלם כניסות בחינם. אורי ביקש מתמר שישלח הודעה במייל ושאין בעיה.
יצא פרק בחודש דצמבר, אך הוא יצא באיחור לא קטן. גיא מרטון התגייס ולכן אינו העורך יותר, ויש כרגע חיפוש אחר העורך החדש.
הוועד אישר כי מעכשיו לא יורשו יותר טעויות בפרקים המשוחררים של המחזמר. אורי ביקש אישור להיות חלק מבדיקת האיכות.
תמר ביקשה מאורי לפרסם באתר את המנגזין.

4. צוות המשימה של ה-WCS
מעדכנת: תמר
איליה דיבר עם יבגני קנטור, מנהל הצוות, ואמר לתמר שהיא צריכה לשבת איתו על התקציב.
תודה רבה לקרן לין הייתה הרבה פעילות של ראיונות עם קוספליירים מרחבי העולם.
יש התקדמות עם הסדנא של אמיר אלון, והחוזה למקום בו הם יתקיימו נשלח במייל.

5. פרסומים בפייסבוק
מעדכן: איליה
אורי הציע לפתוח מייל חדש ככתובת ריכוז של הפרסומים, איליה הציע לפתוח במקום קובץ ספרדשיט אליו כל מנהלי הפרויקטים יוכלו לבקש מקום לפרסום, הוועד הסכים לפתוח ספרדשיט ולתת גישה לכל מי שצריך.

6. מנגה קפה
מעדכן: אורי
הפגישה הירושלמית בוטלה בגלל שלא הגיעו אנשים. אורי יציף בקבוצה של הגרעין הירושלמי על הנושא וייראה מה הם מציעים.
הפגישות התל אביבית וההוד שרונית התקיימו בנוכחות של כ-6 אנשים בכל פגישה. אורי מתכנן לקיים את הפגישה התל אביבית הבאה בניני האצ'י בבן יהודה, כמו שיצויין בחלק של שיתופי הפעולה.

7. פרויקט הספריה
מעדכן: איליה
בשבוע הקרוב יפגש איליה עם יבגני קנטור, מנהל הפרויקט, כדי לדבר על התקציב השנתי.

8. אתר ארגוני חדש
מעדכן: אורי
אורי יפגש עם עומרי רוזנברג שהציע לעזור עם האתר בלי איליה.
הוועד הסכים לבטל את הפלאגין של ריבוי השפות ולאפשר לעומרי לבנות תת אתר חדש באנגלית, כדי לאפשר לאתר לפעול יותר מהר.

9. מסד נתונים ארגוני חדש
מעדכן: איליה
אין עדכונים.

10. שיתופי פעולה
מעדכן: חן
• ניני האצ'י: חן ואורי נפגשו עם הבעלים של ניני האצ'י. דוברו בשיחה הרבה שיתופי פעולה אפשריים.
o הם הסכימו לתת הנחות לחברי אמא"י על סך 10% והנחה על סך 15% למי שמגיע בקוספליי.
o מנגה קפה – הם מוכנים שהמנגה קפה יתנהל אצלם ויהיה הנחה למי שמגיע.
o הם יגייסו כתבה בידיעות אחרונות על אמא"י ועל הקוספליי והכל בניני האצ'י כדי לתת פרסום למסעדה.
o הם רוצים שיהיה תערוכה במקום כמו ביאמאטויה.
o הם רוצים להיות מסעיד בהארוקון אם זה אפשרי. אורי יבדוק את זה.
o חן הציע להם להיות פינת הצילום של בכנס, הם הראו עניין.
o יש אפשרות שהם יהיו ספונסר בכנס.
עוד חודש הם רוצים לארגן בוקר של קוספליירים לצורכי צילומים עם אוכל.
אורי הציע שהבנות של WCS יוזמנו עם עוד 6 אנשים (כל אחת תבוא עם עוד בן אדם בקוספליי) כדי לתגמל את אלו שתורמים לארגון.
o הם הציעו לקיים תחרות צילום בניני האצ'י שתוצאותיה יוכרזו בהארוקון.
• NHK: איקאווה, הנציג מ-NHK איתו אורי וחן נפגשו, קיבל מחן את הצעת המחיר בשביל ביתן בכנס. הוא מברר כמה מימון אפשר לתת להארוקון כחלק מספונסרינג של NHK.
• הגנים הבוטניים: חן ניסה ליצור קשר עם הגנים הבוטניים בקשר להאנאמי אך האחראית חולה ולכן הפגישה נדחתה לבינתיים.
• איל"י: הם מעוניינים בפרסום הדדי של יום יפן והארוקון, בניוזלטר הקרוב באנגלית של איל"י יהיה מקטע על אמא"י.
• שגרירות יפן: סגרו את בית אריאלה בשביל התערוכה. התערוכה תתקיים בחודש פברואר והם כרגע מעוניינים לבצע יותר מרק תערוכה ומעוניינים בעזרה של אמא"י. השיתוף פעולה מצד אמא"י ישמש כפרסום להארוקון.
• קומיקס ווב: אין עדכון כרגע.

11. תערוכה ביאמאטויה
מעדכן: מתן
אין התקדמות. איליה ביקש ממתן לבקש מרענן לחזור לאומנים ולברר עד כמה סמדר דניאל מעורבת בפרויקט, בתור עוצרת התחרות.

12. החלטות בוועד
מעדכן: אורי
לא התקיימו החלטות בחודש הקודם.

13. פרויקט תרגום.
מעדכן: אורי
לאורי לא היה זמן לבצע החודש פגישה עם סרג', זה יתקיים בחודש דצמבר בתקווה, אך כרגע אין משהו שצריך תרגום.

14. פרויקט התיכונים.
מעדכן: אורי
אורי קבע בחודש ינואר להרצות בראשון לציון. הוא מבצע פניה לשאר המקומות ומקווה שיהיה עדכון עד לישיבה הבאה.

15. תוכנית עבודה ותקציב שנתי
מעדכן: איליה
הוועד בנה טיוטה מתקדמת למטרת אישור בישיבה הבאה ביחד עם תקציב שנתי. חברי הוועד מתבקשים לעלות דברים שלא הועלו בתוכנית ולדעתם צריך להכניס עד לישיבה הבאה.

16. אירוע חנוכה
מעדכנת: תמר
נסגר החוזה מול אשכול הפיס. נושא הדפוס ונושא המחשבים טופל ונראה שהעניין מתקדם.
חסרים כרגע 2 מתנדבים עדיין אחרי כל הגיוס.
צריך להדפיס תלוש פרס של קומיקאזה בשביל תחרות הסקיטים.
אורי יתאם מול האגודה כדי לקחת את הציוד הטכני של אמא"י מהמחסן (בין 11 ל-15 ב-12.12).

17. פרויקט האוניברסיטאות
מעדכן: חן
חן יפגש שבוע הבא עם התאים באוניברסיטת ת"א, האוניברסיטה העברית ואוניברסיטת חיפה.

18. הפקות מקור
מעדכן: מתן
• פרויקט נארוטו: רועי רוט הגיב לפניה, הבחור לא חזר אלינו מאז וזה כנראה לא ייצא לפועל.
• הפקה עם דניאל מרגלית: יש הפקה שרוצים לעלות בכאמ"י 2016. רועי רוט חזר אליהם והדיונים מתקדמים.
• הפקה עם נוי קווז: ביצעה פניה בשביל הארוקון 2016. נשאל מה גבול התוכן המותר על הבמה ורועי הגיב על זה. הם הגיבו בחזרה וצריך לראות מה לעשות.
• פנדורה וNTT: אנו אמורים לקבל מהם סרטים, מתן לא מעודכן בקשר למה שאמור לקרות בעניין.
• R2: מתן שלח סיכום במייל. נראה שהכל מתקדם יפה. נסגר הדוכן לאירוע חנוכה. צריך להבא מראש לסגור מקום לדוכן כמו ששומרים לגופים חיצוניים. צריך לשלוח להם חוזה. צריך להתבסס על החוזה של NTT עם שינויי זמנים.

19. הארוקון 2015
מעדכן: חן
נסגר חוזה מול בנייני האומה בירושלים.
רון ליקבורניק פרש מתפקיד המנהל של הארוקון ובמקומו מונה ניר דרניצקי שהיה הע' שלו.
נכון לכרגע מתבצעים חיפושים אחר ע' חלופי ובוצע גיוס חלקי של סגל, אך נכון לכרגע נראה כי לא נמצא ע' מתאים.
פניה מול NHK עדיין בבירור, כיוון שאיקאווה בודק בכמה אפשר לתת ספונסר לכנס.
חן מאמין כי אפשר להוציא ספונסר ברמה כזאת או אחרת מניני האצ'י.
צריך לחשוב על עוד אפשרויות לע' מנהל כנס. חן יתאם שיחת סקייפ מול ניר כדי לדון על הסוגיה.
צריך לשקול את מחיר הכרטיס כדי שיהיה אפשר להכריז על קיום הכנס.

20. פניות לארגון מאז הישיבה הקודמת
מעדכן: אורי
• חפציבה – חן צריך להחזיר תשובה לחפציבה על חוסר היכולת שלנו לבצע אצלם אירוע.
• אביטל קורן בנאקוט – התקבלה פניה בקשר לסרט על קוספליי, ורוצים מאיתנו עזרה. אורי דיבר עם אביטל בטלפון, ביקש שתגיש במייל הרצאות אליהם היא הייתה רוצה להכנס ויסודר לה כניסה לאירוע חנוכה.