נוכחים: אמנון לוי, שרון טורנר, תמר ירון, יבגני קנטור (נציג מטעם האגודה למדע בדיוני ופנטזיה).
נוכחים דרך הסקייפ: חן וייס ואורי מרקוביץ'
1. תהליך ההתנתקות מהאגודה
מעדכנים: אמנון ואורי
על מנת לרשום את הארגון ברשם העמותות, יש צורך לשלם אגרה של כ-934 ₪. יש להגיש טופס בקשה לרישום עמותה שצריך להיות חתום על ידי שני אנשים ועורך דין (נוכל להיעזר בעורך דין של האגודה). האנשים שחותמים על הטופס הופכים לוועד המכהן. לאחר החתימה לא ניתן להוסיף חברי ועד מחוץ לאסיפה כללית, אלא אם מי שמעוניינים להוסיף הינו בעל תפקיד שמוגדר על ידי התקנון כתפקיד המחייב להיות חלק מהוועד.
האחריות המשפטית המוטלת על החותמים על הקמת הארגון: במידה והועד לא מתנהל כראוי, ניתן להטיל קנסות על החתומים. החתומים מחויבים לארגון, ובמידה ומישהו מביניהם התרשל (עשה החלטה המוגדרת כלא הולמת, למשל בחר במקורב לעשות איזשהו שירות וכתוצאה מכך הארגון איבד כסף רב), חובת הפיצויים על אותו חבר ועד. יש לזכור שתקנות אלה לא נחקקו ספציפית רק עבור עמותות חובבים קטנות, אלא גם עבור עמותות גדולות יותר וגם חברות של ממש עליהן חתומים חברי דירקטוריון של חברה מסחרית למשל.
אורי ינסח עד הסופ"ש קול קורא לוועד המקים, כדי שיתפרסם מהלך שבוע הבא. חשוב להבהיר בו שאנו מחפשים אנשים ושבוועד החדש יהיה צורך במנהל תקין מסודר, בנוסף לצורך שהארגון יעבור את ההקמה בלי השפעה רבה על התנהלותו. לארגון דרושים 5 חברי וועד ו-2 חברי וועדת ביקורת. יש צורך לעשות דוח כספי עבור 2015, ומתן קליימן, גזבר אמא"י, שלח מסמך המראה מה חסר להשלמת הדוח. יתכן ואורי יצטרך עזרה בהשלמת חשבוניות. יש צורך ליצור קשר עם בתי העסק ולדרוש מהם את החשבוניות החסרות. אורי יפצל את המשימות בין חברי הוועד ויעביר את הפרטים הנדרשים לצורך בקשת החשבוניות.
כמו כן אורי יערוך גרסה מקוצרת של פרסום תכנית עבודה שנתית מתוקצרת לפעילים עד לישיבה הקרובה.
2. סיכום אירוע ההקרנה
מעדכן: אורי
אורי מסכם את האירוע כהצלחה מבחינת פרסום ומכירת כרטיסים. הארגון הראה שהוא מסוגל להביא סרטי אנימה חדשים להקרנת בכורה. אורי מציין כי הפידבק שהתקבל היה ברובו חיובי, וניתן לראות שהקהילה נהנתה מהעובדה שהובא סרט מקורי.
נקודות לשיפור:
- תמר ציינה שהיה צורך לשים הגבלת גיל, אך אורי השיב שביפן לא היה דירוג לסרט. הלקח המרכזי הוא שכדאי לשאול את האולפן באופן ישיר אם קיימת הגבלת גיל מומלצת לחומר.
- נמכרו זוג כרטיסים לשני צעירים שהתלוננו שלא ידעו שהזמנת הכרטיסים לסרט הייתה מראש בלבד. הם לא הבינו נכון מאחר והסתכלו באתר ולא בדף האירוע בפייסבוק, שם לא צויין במפורש שלא ניתן לקנות כרטיסים במקום ושמכירת הכרטיסים הסתיימה. אורי מכר את זוג הכרטיסים בידיעה שיש עודפים ואפשר להשתמש בהם.
- לאירוע ההקרנה הבא יש לדאוג למכשור הקרנה שנבדק מראש ונמצא שמסוגל להקרין את הסרט ללא תקלות.
- לא היה מחשב בדוכן, ולא יכלו להירשם חברים חדשים לאמא"י.
נקודות לשימור: שיטת העבודה עבור הכנסת אנשים לאולם פעלה היטב – בדיקת הכרטיסים והחתמת הבאים, ולאחר מכן בדיקת החתימות בכניסה לאולם על ידי סדרני המקום.
3. ניראות ארגונית
מעדכנים: דיון כללי
- רול-אפ ארגוני חדש: יש לדאוג לרול-אפ ארגוני חדש עד פסח. שרון לקחה על עצמה את המשימה.
- אתר – כרגע עומרי רוזנברג, אחראי האתר, בתקופת מבחנים עמוסה ולכן אין עדכונים חדשים באתר.
- הועלתה ההצעה לעשות באנר חדש לדף הפייסבוק של אמא"י. תמר לקחה על עצמה משימה זו.
4. צוות תכנים כללי
מעדכנת: שרון
אורי מעוניין ליצור מערך הכשרה למרצים שונים עבור הרצאות בסיס, כחלק מהרחבת פרויקט התיכונים, לכן הוא יעביר לשרון עד ה-1.3 הסבר מפורט על התוכנית, ושרון תעביר לצוות תכנים. המטרה המרכזית היא שילוב צוות תכנים כדי לשפר את תהליך ההכשרה הדרגתי.
בהמשך לפניית שרון לצוות תכנים על הצעת תכנים לעולמות, צוות תכנים ציין שאם אמא"י מעוניינים ליצור שת"פ עם כנסים כמו עולמות, יש להתייעץ עם הצוות לפני שמתחייבים מראש על כמות תכנים שיש למלא בתוכניה. אם אנחנו רוצים להתחייב, שההתחייבות תהיה בדיאלוג מולם.
5. פרויקט הנוער (פרויקט התיכונים)
מעדכן: אורי
אנה ציפרמן, הספרנית של מקיף ט' בראשון לציון, פנתה לארגון וביקשה הרצאות יותר ממוקצעות, ושאורי יפרט יותר על דברים שהרצה עליהם בשנה שעברה. אורי יקבע מועד לדון איתה על פנייתה.
התקבלה פניה נוספת מאישה בשם איריס סמרה הלוקחת חלק בפרויקט בשם "פרויקט ניצוצות". פרויקט זה לוקח בני נוער שמחפשים את ה"ניצוץ" שלהם, ומחפשים אנשים שיש להם ניצוץ שירצו מולם. מדובר בקבוצות של 6 בני נוער מאזור המרכז, כיתות י"א-י"ב. היא מעוניינת שניקח חלק בפרויקט שלהם. איריס ביקשה הרצאה מטעמנו בהתראה של שבוע מראש, אך בסוף זה לא יצא לפועל, והיא העבירה את פרטינו לאחראיים על הפרויקט שיפנו אלינו שנית בקרוב. כמו כן, איריס תהתה אם נוכל לקיים הרצאה נוספת לגיל יותר צעיר: כיתות א' עד ד'. היא אמרה שהיא רוצה הרצאה באזור מרץ-אפריל. סוכם מולם שהם יממנו החזרי נסיעות.
בעקבות התרחבות טווח הגילאים של הפרויקט, שונה שמו ל"פרויקט הנוער".
6. מנגה קפה
מעדכן: אורי
תא מנגה קפה בהוד השרון ממשיך להתקיים כסדרו.
7. גיוס כוח אדם
מעדכן: אמנון
אמנון ויוני לינדר דיברו מאז הישיבה הקודמת על כיצד לפרסם את פרויקט הגיוס, והם הגיעו למסקנה שהם לא רוצים לפרסם את פרויקט הגיוס, אלא הם רוצים יותר להנגיש את העובדה שאפשר לפנות לאמא"י. אמנון אמר שכל פעם שיש קול קורא עבור תפקידים שונים, יש לציין את קיומו של פרויקט הגיוס ולהפנות לעמוד הגיוס.
8. תחרות הציור
מעדכנת: שרון
התחרות לא תתקיים בכנס הארוקון. לאחר שמיתר קלאוזנר ועדי פוזנר (אחראיות התחרות) יחזרו מיפן, תערך ישיבה מסודרת עם הילה בגם ובה יהיה דיון על עתיד התחרות ותוסדר תוכנית העבודה עבורה.
9. מחזות זמר
מעדכן: אמנון
2D מיוזיקל שעתיד לעלות בכאמ"י – עושים עבודת פרסום ענפה. עוד רחוק מלהגיד תמונת מצב קונקרטית אבל אין מניעה שיעלו.
מחזמר Y – אמנון ורועי רוט נכחו בראן של המחזמר והעירו הערות בנושאים הדורשים שיפור. בתחילת מרץ יערך ראן נוסף מול אמנון, רועי וסגל הכנס.
פרסום מחזות זמר – שרון ציינה שהפרסום של מחזמר Y קצת חלש, ואמנון השיב שבגלל קרבת הכנס, לחברי המחזמר אין זמן להתמקד בפרסום. חן יעביר לניר שידבר עם צוות שיווק שידחפו את פרסום המחזמר.
אמנון שאל לגבי סצנה העלולה להיות שנויה במחלוקת במחזמר. אמנון יעביר את תסריט המחזמר בהקדם האפשרי ללינה ציגנוב, אחראית מניעת הטרדות מיניות בכנס. כמו כן, יש לשלוח ליבגני תסריטים של מחזות הזמר למקרה שידרשו ע"י האגודה.
אמנון ציין שהעבודה מול רועי רוט טובה ואיכותית.
10. הארוקון 2016
מעדכן: חן
הסעות – ניר אמר שידבר עם אסף תם, מנהל האירוע מצד בנייני האומה, בנוגע לבדוק את הכניסה הצדדית למתחם, ואם יש אפשרות לשים שם שומר בשעות שיגיעו ההסעות. זאת על מנת שמי שייקח את ההסעות, בעיקר בני נוער וילדים, יוכלו להגיע ישירות למתחם ולדלג על ההליכה לתחנה המרכזית. אם מהלך זה יאושר, נוכל להכניס זאת למערך השיווקי. בתחילת השבוע חן מקווה לקבל תשובה מאסף.
קופות – אורי ביקש לבדוק אם ניתן למקם את הקופות בלובי או באקווריומים כדי שהתור יהיה בתוך בנייני האומה. תשובה תתקבל ביום חמישי.
אם יאושר, התכנון הוא שאנשים יחכו בתור לקניית כרטיס אחרי בידוק בטחוני ולא לפני, שנציג את עצמינו הרבה יותר ידידותיים למצב הביטחוני. בשביל לעשות את זה צריך להבין איך בונים את התור במבנה עצמו. מקווים שביום ראשון נראה איך לעשות את זה.
סרט – חן ביקש שיתחילו את הפרסומים עוד השבוע, אך זה טרם קרה. ניתן עוד לפרסם מחר, חן יראה אם זה מתבצע.
ניר ביקש שחן ידבר עם ישפאר, לא צפויה להיות בעיה עם זה, הכל צריך להיות כרגיל. חן רוצה להוסיף לפינת המשחקים משחק נוסף שיהיה רלוונטי.
התקבלה פנייה ממאי ארט לעשות תחרות ציורים, הם יעשו את זה עם פרסים, טאץ' נחמד מבחינתנו.
ניר יקבע עם אורי לביקור במחסן אמא"י לעשת ספירה.
כוח אדם – מספר הנרשמים עבר את ה-150, כך שיש מפסיק מתנדבים לכנס. ההרשמה תיסגר ב-20 לחודש.
תכנים – החורים שהיו עד כה התמלאו.
קוספליי – מועד הרשמה ראשון נסגר.
11. פרויקט ספריה
מעדכנת: תמר
התקבלה לפייסבוק פנייה ממישהי המעוניינת לתרום, יבגני יתאם איתה פגישה. חברת רכבת ישראל התחילה פרויקט ספריה ברכבת, יכול להיות שכדאי לראות אם אפשר לעשות איתם שיתוף פעולה.
12. מנגזין
מעדכנת: תמר
תמר פנתה לגיא מרטון, מנהל הפרויקט, במייל, הייתה שיחה קצרה ותמר תדבר איתו שנית בסופ"ש. נראה כי לניהול הפרויקט הולכת להצטרף חברה חדשה. תמר תיצור קשר עם גיא ותשאל כיצד הוא מתקדם, וכן תבקש מידע על סיקור הארוקון, מה מתוכנן לגביו.
13. פעילים
מעדכנים: שרון ואמנון
בוצע סינון, לאחר 3 אזהרות בשתי מדיות שונות, של כל מי שלא בתוקף במעמד הפעילים. אמנון שלח הודעה לכולם והודעה אישית, היו מספר פעילים שנענו להודעה, שלחו טופס ואמנון החזיר אותם. אמנון הוציא 36 חברים מהקבוצה. לחלק מהמצטרפים החדשים אין מספר סידורי מאחר והמסד מתנהל בצורה שרירותית ולאמנון אין גישה למספר הבא ברשימה לתת.
מפגש הפעילים: שרון יצרה קשר עם מרכז הטניס כדי לסגור מקום למפגש הפעילים הענייני, אך נדרשו פרטי אשראי כדי לשריין את המקום. אורי יצלצל אליהם עם פרטי כרטיס האשראי. כמו כן, אורי ישב עם שרון בצורה מסודרת כדי לסגור את הדברים, ולאחר מכן יועבר לכל הועד סיקור של הנעשה בחצי שנה האחרונה.
14. ישיבה עם אוג"י
מעדכנים: אורי ואמנון
התקיימה אמש ישיבה עם רומי צדוק, ראש אוג"י – טלפונית. סוכם מולה שאמא"י יתנו חסות מלאה על אירוע השירופסט – זה יהיה אירוע במימון אמא"י אבל כל הסגל שיגע בדבר (מלבד אמנון) יהיה של אוג"י, והאירוע ישאר כשהיה.
אילוצים ארגוניים:
הדרישה הראשונה שהוצגה מול רומי היא שברגע שאמא"י מממנים את האירוע, כל הכסף חוזר אל הארגון. תקציב האירוע מאושר על ידי הארגון, ויש השגחה צמודה ופיקוח.
רומי מעריכה שיגיעו בין 300 ל-500 איש, ואמנון מעריך שיגיעו פי 1.5 יותר מנסיון העבר של מגמות צמיחה של כנסים.
אמא"י נותנים יעוץ, עזרה, פרסום, וזכות החלטה מלאה בסוגיות התקציביות. כמו כן, נדרוש שכל חברי הסגל יהיו מעל גיל 16.
אמנון ינסח הסכם מה דרישות וההגבלות מצד הארגון, ויש לדאוג שההסכם יהיה חתום על ידי שני הצדדים ויופץ לאגודה.
15. פניות לארגון מאז הישיבה האחרונה
מעדכן: אורי
במהלך החודש התקבלו מספר פניות מארגונים שונים לבקשת שיתופי פעולה.
מוזיאון טיקוטין – מוזיאון טיקוטין הינו מוזיאון לאומנות יפנית בחיפה. הם מעוניינים להקים תערוכת קוספליי והם רוצים שת"פ עם הארגון באירוע פתיחת התערוכה שיכלול תצוגת קוספליי. יש למצוא אדם שיהיה מוכן לנהל את השת"פ. שרון תיסע עם האדם שיתנדב לישיבה בחיפה לדון על השת"פ.
שרון תוציא קול קורא בפעילים על זה, אם לא מקבלים פניות נחשוב מחדש מה עושים.
גיק פיקניק ישראל – מדובר בהפנינג בסימן טכנולוגיה שיתקיים בגן סאקר בירושלים. הגיעו אלינו דרך חבר האגודה אורי ארביב. הם עובדים עם עיריית ירושלים, ולהשתתף באירוע שלהם יכול לפתוח דלתות. ההפנינג מכוון לכל המשפחה, ותהיה חשיפה לא קטנה של אנשים לתחום. מדובר ב3 ימים בפסח: ה-25 עד ה-27 באפריל.
באירוע ניתן לעשות דברים שונים כמו הקמת דוכן הרשמה, ערב הקרנת פרקים ראשונים של סדרות (דרך קראנצ'ירול עם כתוביות באנגלית), הקמת מיני ספרייה כדי שאנשים יוכלו להיחשף למנגות.
ההשתתפות לא כרוכה בעלויות מצד הארגון, אך צריך למצוא אדם שיהיה מוכן לקחת על עצמו את הניהול. אורי מוכן ללוות את ניהול השת"פ.
שרון תוציא קול קורא בפעילים על שני השת"פים.
16. פרויקט קוספליי למען מטרה
מעדכן: אורי
ביאטריס ריטנבנד עודכנה בהחלטת הועד, אורי מחכה לדו"ח מיבגני, בתקווה עד שבוע הבא יריצו תכנונים.
17. עדכון כלל תקנוני התחרויות של אמא"י
מעדכן: אורי
אורי יפתח לזה שיחה במייל.
