נוכחים: איליה לזבניק (יו"ר), מתן קליינמן, תמר ירון, חן וייס, אורי מרקוביץ', נעמה פרידמן (נציגת האגודה), ניר דרניצקי (מנהל הארוקון 2015, רק לחלק על הארוקון)

1. אירוע הקרנה
מעדכן: איליה
איליה מבקש ללוות את אירוע ההקרנה השנתי. הוועד התדיין והחליט שהתאריך הכי טוב לקיים אותו בו זה אמצע יוני.
המקומות האפשריים לקיים בהם את זה הם או מדיטק חולון, סינימטק הרצליה או אולם הקרנות אורלנדו בתוך מוזיאון ישראל אשר בתל אביב שאולי הם לא מרכזיים ברמה האופטימלית כמו הסינמטק בתל אביב אבל מצמצמים את העלויות הכרוכות בהשכרת אולם ונותנים מרווח לתקציב סרט.
אור פרלמן הציע להביא הקרנה של סרט ההמשך השני של רורוני קנשין, אך הוועד מסכים שלא לקחת את הסרט בשל היותו סרט המשך שמחייב במידת מה לראות את הראשון, ויחייב גם להביא את סרט ההמשך השלישי שיצא חודש לאחריו.
איליה יפנה לאור פרלמן בבקשה לנהל את אירוע ההקרנה, והם ידונו על איזה סרט להביא.

2. האנאמי
מעדכן: חן
האירוע לא יצא לפועל בשל חוסר מענה מצד הגנים הבוטניים. הם רצו שנעשה שם תוכן יום לאחר הכנס ונודיע על האירוע שבוע לפני הכנס, אך הוועד לא הסכים לזאת.
בשיחה של חן מול ילנה, נציגה מטעם הגנים הבוטניים, נראה שאין בעיה לארגן מולם אירוע בהמשך על אף ביטול האירוע השנה.

3. צוות תרגום כללי
מעדכן: אורי
אורי יקיים ישיבה עם סרגיי יצחקוב עד הישיבה הבאה, לקראת אירוע ההקרנה והכנס הקרבים שכנראה יצריכו תרגום.

4. פרויקט האוניברסיטאות
מעדכן: חן
חן רוצה לפנות לקבוצת הפעילים עד הישיבה הבאה כדי למצוא אנשים שיהיו מוכנים לעזור להריץ את הפרויקט שיוכל להתחיל בסמסטר א' בשנה הבאה.
חן רוצה לקיים בישיבה הבאה שיחה על התקציב הנחוץ לפרויקט. איליה ביקש מחן להגיש הצעת מחיר מסודרת לישיבה הבאה.

5. צוות משימה WCS
מעדכן: תמר
תתקיים ישיבה מחר בערב של צוות המשימה. אין כרגע לו"ז מסודר לאירועים הבאים, ונראה שיבגני קנטור רוצה לעשות סדר מחדש בקבוצה.
יבגני בנוסף רוצה לדבר על הרחבת התקציב. הוועד מבקש מתמר שיבגני יוציא הסבר מדויק המפרט את צורכי התקציב הנוכחיים שלו עד הישיבה הבאה.

6. תערוכת ציורים ביאמאטויה
מעדכן: מתן
יאמאטויה לקחו פיקוד על הפרויקט והם מחפשים ציורים כעת ציורים נוספים.

7. פרויקט "מנגה קפה"
מעדכן: אורי
כרגע התא הת"אי עדיין בהקפאה, אורי ידון עם גרעין ת"א על העניין כדי לראות איך אפשר להחיות עניינים.
התא ההוד שרוני יפגש בקרוב כדי לדון על אנימה שיראו טרם הפגישה.

8. פרויקט "הספרייה"
מעדכן: איליה
יבגני ביקש מאיליה להגדיל את התקציב של פרויקט הספריה. בכנס תרמו כעשרה כרכים וחוץ מזה מחכים אצלו עוד כרכים לחילוק בין הסניפים.
איליה יפנה למדיטק בחולון כדי לדבר איתם על הוספתם לפרויקט. יבגני יפנה למנהלי האזורים כדי לראות האם הם רוצים להמשיך בתפקידם לצורך רענון.
יבגני יצר קשר עם מישהי מבית אריאלה, הם רוצים לעשות מספר הרצאות בבקרים לפנסיונרים. הספרייה רוצה לקיים את הרצאות באיזור אמצע אפריל. הם מעוניינים בהרצאות מבוא גנריות.
יש צורך באחראי שיווק לעמוד הספרייה בפייסבוק שיפרסם עדכונים לבקשת מנהל הפרויקט. אורי יוציא בקשה בעמוד הפעילים למישהו שינהל את עמוד הפייסבוק של פרויקט הספריה ובאותו זמן יבגני/איליה ינסו למצוא מישהו באופן פרטני.

9. הארוקון 2015 (בנוכחות ניר דרניצקי)
מעדכן: חן

התקיימה ישיבת סיכום כנס של הסגל ב-20.3 בה נכחו רוב הסגל.
ניר דרניצקי ואורי הציגו את מסקנות הסיכום של כל הצוותים בסגל ושלהם.
לאחר מכן התקיים דיון שבו מתן ואיליה העירו את ההערות שלהם על הלך הדברים בכנס.
ההנהלה והוועד הסכימו, שיש צורך בלהגדיר גבולות ברורים מראש איפה הסמכויות של ההנהלה/וועד נגמרות על מנת למנוע מצבים שבו הוועד מתערב בגלל שהוא לא הגדיר מראש נושאים שבהם ההנהלה זקוקה לאישור סופי של הוועד, בשביל למנוע בזבוז זמן של לחכות לתשובה מוועד הארגון האם יש צורך באישור ספציפי לפעולה כאשר להנהלה יש שיקול דעת בנושא ללא צורך התערבות הוועד או כאשר זוהי פעולה שדורשת אישור ספציפי ואין אפשרות להתקדם איתה ללא אישור הוועד כמו סוגיות כספיות.
בעקבות הדיון יוגדר מסמך תיאום ציפיות בין ההנהלת הכנס לוועד אמא"י לפני הכנסים בשביל להקל על העבודה ולזרז תהליכים.

10. הארוקון 2016 (בנוכחות ניר דרניצקי)
מעדכן: דיון כללי
לדעת ניר צריך להתחיל לגייס סגל, תכנים וכדומה במקביל לסוף כאמ"י.
הוועד קיבל את עמדתו והוחלט להקדים את הלו"ז הרגיל של התהליכים לקראת כאמ"י.

11. כאמ"י 2015
מעדכן: דיון כללי
התאריך שנקבע לכאמ"י הוא ה-20.8, זה אידאלי מבחינת זמן עבודה על הכנס וחופשת הקיץ.
הוועד יציף בחודש הקרוב שמות של מנהלים פוטנציאלים שאינם מהוועד.
אורי אמר שהוא מוכן לנהל את כאמ"י כל עוד יודיעו לו מראש אם אפשרויות אחרות לא יעבדו. הוא הציף מסמך הצעת אירוע לא גמור שהוא רוצה לסיים כדי להציג מה הוא רוצה לעשות מהכנס, שיעבור תהליכי אישור אם יוחלט לתת לו לנהל את הכנס.

12. טאנאבאטה
מעדכן: איליה
איליה מציע שמתן ילווה את האירוע כדי שיקבל ניסיון בארגון אירועים. אורי יקשר בין מתן לבין צוות ההיגוי של האגודה לידידות ישראל-יפן. צריך לדאוג להרצאות מול צוות תכנים כללי.
מתן הסכים ויתחיל את העבודה לאחר סגירה סופית של הפרטים מול הגופים והצוותים הרלוונטיים.

13. צוות תכנים כללי
מעדכן: אורי
הוועד אישר הרמת אירוע של אורי ליפשיץ, כמו שהיה סביב הארוקון 2014, סביב כאמ"י 2015.
אורי עדכן שהצוות רוצה לארגן "הרצאות על הבר", וכרגע מברר התכנות מול ארגונים קיימים לנושא.
מעבר לזה הצוות רוצה לארגן ליין הרצאות בקיץ שכחלק מהם נשלם למרצים מקצועיים. הנושא יצטרך להכנס לבירור ותכנון מסודר רשימת אירועים, בנוסף לצורך של הצוות לראות האם אפשר לקחת מרצים מקצועיים בלא תשלום כדי להמשיך את המגמה הקיימת.
הוועד אישר הוספה של עוד 2 חברי סגל לצוות תכנים כללי, כאשר הכיוון הוא לצרף את מעיין פריאל ועוד חבר צוות חדש לבחירת הצוות.

14. שת"פ עם מוזיאוני חיפה
מעדכן: אורי
אורי יכתוב מייל סיכום מסודר סביב כל האירועים המתוכננים ביולי כחלק משיתופי הפעולה בעקבות פגישה שהתקיימה מול נציגי אגודה ידידות – ישראל ומוזיאון חיפה.
אורי שלח מייל מסודר על תערוכת ההאראג'וקו שנפתחת ב-4.7, סביבה מוזיאון טיקוטין רוצה לבצע 3 אירועים – אירוע פתיחה עם תערוכה, אירוע של קהילת האנימה ביום חמישי סביב הטאנאבאטה, ואירוע למשפחות ביום שבת.

15. פעילים
מעדכן: אורי
אורי התחיל לעבוד על ארגון מפגש פעילים לאחר הכנס, כאשר מדובר פה על מפגש פעילים ענייני.
מעבר לזה היו 6 מצטרפים חדשים לקבוצת הפעילים לאחר הכנס.

16. קשרי חוץ
מעדכן: חן
– איל"י – צריך להפגש עם ניסים אוטמזגין בקשר ליום יפן.

17. מנגזין
מעדכנת: תמר
שי פרידריך פרש מסיבות אישיות מניהול הפרויקט. גיא מרטון מועמד להחליף אותו.
הצוות גדל ומשתנה כל הזמן, והתוצאות בשטח טובות.
תחילת חודש הבא – המהדורה תהיה טיפה קצרה כדי שבאמצע חודש הבא יצא ספיישל הארוקון.

18. מחזות זמר
מעדכן: מתן
– NTT: רועי רוט ביקש לפרסם את הסרטון חודשיים לפני סוף ההסכם. הוועד הסכים לאפשר זאת.
מתן יפיץ עדכון מסודר על שאר מחזות הזמר במייל.