ישיבת וועד – 6.1.15
נוכחים: איליה לזבניק, מתן קליינמן, אורי מרקוביץ', חן ווייס, תמר ירון.
1. קשרי חוץ
מעדכן: חן
• Pied Piper: נקבע כי יוזמן רק עותק אחד בתשלום של Time of Eve למטרות תרומה לאוזן השלישית. בנוסף לזה יישלחו עוד שלושה עותקים אותם נקבל חינם לצוות שעבד על הפרויקט. חן ישלח לחברה הודעה על הנושא ויקדם את העניין.
• ניני האצ'י: יתקיים מנגה קפה בסופ"ש הקרוב בניני האצ'י, לאחריו יתחדש הדיון על שיתופי פעולה אפשריים.
• ג'ושוע סת': התקיימו מגעים על הבאת מדבב אמריקאי לכנס, אך בסוף הוא לא יגיע ובמקום זה הוא ישלח Q&A של שאלות שיקבעו מראש להקרנה בכנס.
• מוזיאוני חיפה: אורי נפגש עם מוזיאוני חיפה בקשר לאירוע בחופש הגדול לכבוד תערוכה בנושא האראג'וקו ואופנה יפנית עכשווית שתתחיל ב-4.7.
הוא העלה בפניהם שלוש אופציות – אירוע סביב הטאנאבאטה, אירוע באמצע יולי או אירוע סביב כאמ"י. חן יבצע פניה לאגודה לידידות בקשר לטאנאבאטה כדי לראות האם יש להם עניין בשיתוף פעולה שכזה.
הוועד הסכים לחזור ולדבר על האירוע לאחר הארוקון, עם רצון לקיימו ביולי.
• IGN: לא קיימו פניה רשמית לאמא"י על אף הפניה מטעם קומיקאזה. חן יפנה אליהם כדי לראות האם יש אפשרות לשיתוף פעולה.
• איל"י: חן יפנה לפרופ' ניסים אוטמזגין לבקש ממנו לעלות לנשוא דברים באירוע פתיחה של הארוקון.
• קומיקס ווייב: אור פרלמן ויבגני קנטור שלקחו על עצמם את הקשר מול קומיקס ווייב עדיין בדיונים מול גורמים ישראלים כדי לראות איך לקשר בינם לבין החברה.
2. אירוע חנוכה
מעדכנת: תמר
כל חבר סגל באירוע כתב סיכום משלו. נשלח סיכום מסודר למייל של הוועד.
תמר טענה שזאת בעיה שלא היה חדר של שמירת חפצים, איליה לא מסכים איתה על זה.
גיוס מתנדב הקופות הייתה בעייתית כיוון שהיא לא ידעה איך לתפעל את הקופה הרושמת ביום עצמו מה שדרש הרבה שיחות טלפון.
צריך לדעת לתדרך את המתנדבים על תוכן האירוע טרם האירוע כדי שיוכלו לענות על שאלות בנושא.
3. פרויקט המנגזין
מעדכנת: תמר
המנגזין של ינואר שהיה אמור לצאת ב-1.1 התעכב מסיבות מגוונות, אחת הכתבות הוסרה מהמהדורה הנוכחית בשל חוסר הדיוק המוצג בה.
המגזין יפורסם ב-8.1 באתר ובעמוד הפייסבוק.
נכון לכרגע הוועד לא מרשה להרמת עמוד פייסבוק עד שלא יהיה אחראי ייעודי על זה.
אם המנגזין לא ייצא בחודש הבא בזמן הוועד יצטרך לקיים דיון על המשך הפרויקט.
4. מרצ'נדייז ארגוני
מעדכן: מתן
היה דיבור על לייצר מרצ'נדייז בתשלום סימלי, אך הדיון יידחה לאחר הארוקון בשל סוגיות תקציביות.
5. תחום הפעילים
מעדכן: אורי
יתקיים מפגש פעילים ב-15.1 ברחוב הארבעה. אורי יחלק את הקבוצה לשתיים או שלוש קבוצות קטנות וידאג שיהיו אחראים מתאימים ויודיע את כל מה שצריך עד יום שישי הקרוב, ה-9.1.
6. צוות משימה WCS
מעדכנת: תמר
התקיימה סדנאת פרופס שהועברה על ידי אמיר אלון. לכל סדנא הגיעו יותר מעשרים איש והן עברו בהצלחה.
התקיימו ראיונות לאורך כל החודש מול קוספליירים מחו"ל בתדירות של פעם בשבוע, הכוונה היא לרדת לפעם בשבועיים מעכשיו.
הסדנא הבאה המתוכננת היא סדנאת משחק של אלון צנג, תמר תבדוק מה הלו"ז של יבגני לסדנא.
7. פרויקט "הספרייה"
מעדכן: איליה
אין שום התקדמות. איליה צריך לבקש עם יבגני בחודש הקרוב.
8. מסד נתונים ארגוני
מעדכן: איליה
אין שום התקדמות. המסד כרגע מתוכנן להיות אונלייני. המטרה שיהיה אפשר לבדוק באינטרנט האם אתה חבר או לא, ויתאפשר גם לחדש את החברות.
אורי הציע לשנות את תאריך המעבר בין חבר לצעיר אמא"י לפי מועד הבחירות, ולמנוע חידוש במקרה ויש צורך בתעודת זהות והיא לא קיימת.
איליה יבדוק מול האגודה את סוגית החוקיות של החזקת תעודות זהות.
9. פרויקט "מנגה קפה"
מעדכן: אורי
החודש התקיימה פגישה בהוד השרון והייתה הצלחה.
בהמשך השבוע תתקיים פגישה תל אביבית בניני האצ'י ולאחר מכן יוכרזו פגישות חודש ינואר. אורי צריך לשקול מה לעשות בחודש ינואר.
10. הפקות מקור
מעדכן: מתן
• R2 Musical: מחכים כרגע לחוזה, הם שלחו סיכום של מה הם הספיקו להתקדם בו. הם יעמדו בלוחות הזמנים המוצבים, כאשר חודש לפני תהיה להם הרצה מול הוועד.
• נוי: ביקשה אישור לארגן אודישנים בהארוקון. מתן יבצע פניה רשמית להנהלת הארוקון.
• NTT: רועי רוט מייצג את NTT, אם יש צורך להקרין בכאמ"י מתן ידבר על זה מולו.
• פאנדורה: כנראה ולא יהיה סרט בשל בעיה בחומרי צילום.
• דניאל מרגלית: עדיין לא חזר בקשר לפניה שלו.
• פניה נוספת: התקבלה עוד פניה למחזמר, בקשר לכאמ"י 2016.
11. אתר ארגוני חדש
מעדכן: אורי
אורי נפגש עם עומרי בקשר לתיקוני האתר, לאחר ישיבה ממושכת עומרי העביר לאורי מספר משימות כדי לאפשר לו לקדם את העבודה על האתר.
בשבוע הקרוב יורם אתר להארוקון באחריות עומרי בעזרת אורי, ולאחר מכן אורי יכין מדריך עבודה על האתר.
12. תערוכת ציורים ביאמאטויה
מעדכן: מתן
יאמאטויה לא שמחים בשל ההיענות הנמוכה לתערוכה לדעתם, כאשר מדובר על 26 ציורים שהתקבלו, הציורים הועברו ליאמאטויה ועדיין אין תאריך לתערוכה עצמה.
13. הארוקון 2015
מעדכן: חן
סגל הכנס גויס כמעט לחלוטין, כאשר כל תפקידי המפתח אוישו. צוות עיצוב התחיל את העבודה שלו גם כן.
השבוע לא תתקיים פגישה של הסגל בגלל הסופה בירושלים שתמנע מניר דרניצקי, מנהל הכנס, להגיע לישיבה.
הישיבה צריכה להתקיים כמה שיותר מהר ולפצות על הפער מאז ביצועה.
חן ידבר עם נעמה פרידמן בקשר להתחלת מכירת הכרטיסים להארוקון בהקדם האפשרי.
התקיימה ישיבת כספים אתמול בנוכחות גזבר הכנס, היו"ר, מלווה הכנס, מנהלי הכנס ואחראית הכספים.
14. האנאמי
מעדכן: חן
חן ואורי נפגשו עם מחלקת האירועים של הגנים הבוטניים, הם מאוד רוצים לארגן את האירוע ב-6.3 ושהאירוע יתחיל ב-5.3 אחרי הארוקון במסיבה, כאשר ב-6.3 יהיה האנאמי סטנדרטי עם אולי תוכן נוסף של הארוקון.
ניר ביקש להיות אחראי על תוכן האפטר פרטי.
הגנים הבוטניים ידאגו להסעות מהארוקון לאפטר פרטי, וידברו עם איגוד המלונות לסדר מחירים ללינה, בחלוקה ללינה ממש זולה ולינה יותר נוחה.
באירוע עצמו יהיה צלמים בגנים הבוטניים, בעדיפות מטעמנו, כאשר יוצע להם סכום כסף סימלי. יהיה שירות שהצילומים יעברו דרכו ויקבלו חמישה עותקים בהדפסה איכותית.
יהיה זמן לשלושה הרצאות באודיטוריום של המקום, יהיה הרצאה של אנימה ומנגה, והרצאה שלישית תהיה חזרה של תוכן פופולארי מהארוקון.
15. פרויקט האוניברסיטאות
מעדכן: חן
הפרויקט מוקפא עד אחרי הארוקון, בשל עיסוקו של חן בהארוקון.
16. צוות תכנים כללי
מעדכן: אורי
עסוקים כרגע בעבודה על הארוקון.
17. פרויקט התיכונים
מעדכן: אורי
אורי הולך להרצות החודש במקיף ט' בראשון לציון וינצל את המפגש לחומר פרסומי להמשך הפרויקט, אך כנראה ולא יוכל להתקדם בו עד אחרי הארוקון, בשל עיסוקו בהארוקון.
18. צוות תרגום כללי
מעדכן: אורי
נראה כי לא יהיה צורך בתרגום להארוקון, אין עדכונים בשל העובדה שאורי עסוק בהארוקון.
19. תוכנית עבודה ותקציב שנתי
מעדכן: איליה
הוועד אישר את התוכנית שהוצגה בישיבה הקודמת.
ההתדיינות על תקציב הקדנציה תהיה בחודש הקרוב.
20. החלטות וסיכומים בועד מאז הישיבה האחרונה.
מעדכן: אורי
לא התקיימו החלטות וועד מאז הישיבה האחרונה.
21. פניות לוועד מאז ישיבת הוועד האחרונה.
מעדכן: אורי
כל הפניות שהתקבלו לוועד מאז הישיבה האחרונה סבבו את הכנס והועברו לגורמים המתאימים.
התקבלה פניה מ-X FACTOR כדי לקשר אותם לזמרים מוכשרים, אורי ידאג לזה במידת האפשר.
22. מחסן ארגוני
מעדכן: מתן
מתן ביקש לדעת על סטאטוס המחסן הארגוני. סוכם שהמחסן הארגוני יעבור סופית למחסן בביתו של אורי. מתן ביקש שיהיה רישום מסודר של כל הציוד.
אורי ציין שיש רישום מאוד מדויק לציוד הלוגיסטי והטכני שיוצא ונכנס לכנס (נבדק בין כל כנס לכנס) וכיוון שיש צורך יתחיל להתבצע רישום על שינויים לציוד שיתקיים באירועים שוליים יותר.
