נוכחים: אורי מרקוביץ', אמנון לוי, חן וייס, שרון טורנר, יבגני קנטור (נציג מטעם האגודה למדע בדיוני ופנטזיה), דני פייגלמן (חבר בתהליך חפיפה לועד, נמצא כצופה בישיבה כחלק מהליך החפיפה).
נוכחת דרך הסקייפ: תמר ירון
1. תהליך התנתקות מהאגודה
מעדכן: אורי
התקיימה ישיבת חפיפה ראשונה ובה התקיימה שיחה המבהירה מה משמעות החפיפה, מה המטרות, מה זה אומר להקים מנהל תקין, וחולקו משימות. כל חבר חפיפה קיבל לפחות משימה אחת, למעט אורן אבירם שלא נכחה בישיבה. העבודה עם צוות החפיפה התחילה.
אורי יפתח דיון לקביעת מועד ישיבת חפיפה שנייה. פרוטוקולי הישיבה יפורסמו בקרב הפעילים לאחר העריכה. נוסף לכך חברי החפיפה הוזמנו להיות נוכחים כאורחים בישיבות הוועד, דני פייגלמן הגיע לישיבה הנוכחית.
נתן רונין, אחד הפעילים וחבר בצוות כוח אדם באירוע הארגון, הראה עניין להבין את הסטטוס הנוכחי של ההליך בקבוצת הפעילים וקיבל על זה תשובה מפורטת.
המשימות שקיבלו חברי החפיפה הן משימות ביורוקטריות, להבין איך לעשות כמה ולמה, למשל, דני קיבל את המשימה לברר כיצד מתנהלים מול הבנקים – מה צריך בשביל לפתוח חשבון בנק של אגודה, השגת פירוט עמלות על מנת להבין מה הכי משתלם (עמלות זה נושא מאוד גדול שצריך להתחשב בו כאשר פותחים חשבון עבור אגודה) ועוד.
תמר ואלה ברוך קיבלו לבדוק את הנושא של עו"ד, ואורי דואג לנושא של רואה חשבון, אם לא נוכל להמשיך עם הרואה חשבון של האגודה, אורן תצטרף לאורי בחיפוש אחר רואה חשבון אחר.
יוני לינדר קיבל את המשימה למפות את שירותי הארגון השונים – למשל מה עושים עם מייל, אתר, סליקה, אחסון, איפה מאחסנים ולמה. ביררו אופציה להעביר לפייפאל כסף כדי לשלם על שירותים אינטרנטיים במקום להחזיר לאנשים כסף.
2. שת"פ עם טיקוטין
מעדכנת: שרון
שרון בקשר רציף עם מוזיאון טיקוטין, מחכים לאישור תקציב מצד המוזיאון, דבר שלוקח זמן.
3. אירוע קראוקה
מעדכן: אורי
האירוע יתקיים ב-19.5 באשכול הפיס באוהל שם, רמת גן. האירוע יערך בין השעות 18:00-22:00. בשיחה עם מש"י הפרסום אמור להתחיל ביום חמישי הקרוב.
4. פרס תלתן (תחרות ציורים)
מעדכנת: שרון
השם שנבחר לתחרות הציורים הינו פרס תלתן, על שם תלתן בעל 4 עלים, כרפרנציה ליונקומה (קומיקס המורכב מארבעה פאנלים).
התקיימו עד כה שתי ישיבות איפיון לפרס. הילה בגם נבחרה להיות מנהלת ועידת הפרס.
תתקיים ישיבה נוספת על מנת לסגור פרטים נוספים.
נקבע לו"ז להתנהלות ועידת הפרס, ונשלחה ליבגני בקשה לשבת איתו על תקנון, כנציג מטעם האגודה למד"ב ופנטזיה שבסופו של דבר מעביר להם את התקנון לאישור.
בתערוכה שתתקיים כחלק מהליך הפרס יוצגו ציורים ולידם קומיקס יונקומה. כל מתמודד ידרש להגיש את שני הדברים.
השאיפה היא בתחילת ספטמבר לפתוח את ההרשמה, כך שעד תחילת ספטמבר צריך לסגור פרטים כמו הפרס, התקנון, השופטים וכל שאר הדברים ההכרחיים.
גיוס השופטים יחל בתחילת יולי.
שרון הבהירה שלמרות הלו"ז הצפוי, במקרה והפרויקט ימשך לקדנציה הבאה, היא מוכנה להמשיך בעבודה על הפרס.
אורי ציין שעלולה להתעורר בעיה בפרסום הפרס מצד מש"י באותה תקופה בגלל שהצוות יהיה עמוס עם כאמ"י, לכן מומלץ לנצל את כאמ"י כפלטפורמה לשיווק. משהו ששווה לחשוב עליו כבר עכשיו לקראת כאמ"י.
5. מש"י
מעדכן: אמנון
התקיימה פגישת פתיחה למש"י בנוכחות מצומצמת של גיא מרטון, אניטה קרפל ואמנון.
הוצבו לפרויקט יעדים בטווח הקרוב (אירוע קראוקה ושירופסט), וכן גם יעדים לטווח הרחוק, ביניהם הוצאת תוכן בקצב גבוה בעמוד אמא"י, מיתוג של מעמד הפעיל כמעמד נחשק יותר, ולשווק את אמא"י בצורה שמטיבה עם תדמית הארגון.
אמנון העביר לאניטה את מטרות הארגון הרלוונטיות, לפיהן תקבע קו עיצובי אחיד לכל הפרסומים.
גיא מרטון התחיל לקדם את הנושא, וקיבץ אנשים מוכשרים במדיה לקידום מטרות הפרויקט.
נקבע שהועד יותר לא יעביר פרסום ישירות דרך גיא אשל, אחראי על עמוד הפייסבוק של אמא"י, אלא דרך הקבוצה המיועדת לפרסומים. מש"י יהיו אחראיים גם לגראפיקה של הפרסומים.
6. לו"ז עד כאמ"י
מעדכן: אורי
מתוך כוונה להדגיש שהארגון אינו רק ארגון כנסים, אנו מעוניינים להטמיע לעצמינו את הקונספט "לו"ז עד כאמ"י", הכוונה לעשיית אירועי תוכן ופעילויות שונות שיתקיימו בחודשי הקיץ עד אירוע כאמ"י. האירועים המתוכננים הם:
19.5 – קראוקה
22.5 – יום יפן בסימן שאלה
13.6 – שירופסט
2.7 – פתיחת תערוכה טיקוטין
7.7 – טאנאבטה
?? – אירוע תוכן עם טיקוטין
סוף יולי – אירוע הקרנה
?? – מסיבה
יש מספר דברים שחשוב לעשות בשביל הלו"ז עד כאמ"י:
- למתג את אמא"י – יש ליידע את מש"י על הלו"ז ולמתג בהתאם.
- צוות תכנים – שרון תדבר עם צוות תכנים עד הישיבה הקרובה על פרויקט "הרצאות על הבר" ואירועים נוספים שאולי ירצו להרים במהלך החופש.
- עד הישיבה הבאה נהיה סגורים על הלו"ז שלנו לחופש, שנדע מה עושים ולא עושים. המטרה להדגיש שאנחנו לא רק ארגון של כנסים ולהוציא לו"ז מסודר שיהיה נגיש ומוכר לכל.
7. כאמ"י 2016
מעדכנת: שרון
החל גיוס חברי סגל ראשוני מאוד. נמצאו א' טכני, א' תכנים וא' שיווק (מש"י).
ברגע שבוריס רודמן, המנהל הנבחר, יחזור מיפן, יתחיל גיוס אינטנסיבי יותר.
8. חסות לאוג"י בשירופסט
מעדכן: אמנון
אמנון עדכן על ההתקדמות של קבוצת אוג"י בעבודתם על אירוע שירופסט. הוחלט על הגדלת תקציב האירוע למען העלאת המחזמר, ואמנון ינסח את גרסת התקציב החדשה וישלח לאגודה לאישור.
9. תחום הפעילים
מעדכן: אמנון
החודש הצטרפו 3 פעילים חדשים ובעוד חמישה ימים יפוג התוקף של 11 חברים קיימים. אמנון ישלח הודעות לפעילים שצריכים לחדש את המעמד.
דני הציע שמי שרוצה להיות סגל צריך למלא טופס שיכניס אותך לקבוצת הפעילים כדרישה.
מחר אמנון יפיק כרטיסי פעיל.
לחודשים הקרובים מתוכננים שני מפגשי פעילים:
פיקניק יוני – חן יהיה האחראי. הפיקניק יערך בפארק הירקון.
מפגש ענייני יולי – תמר תהיה אחראית עליו.
אורי התחיל היום נגישות פעילים – אם אנחנו רוצים שקבוצת הפעילים תהיה חיה יותר אנחנו צריכים לפתוח יותר נושאים. דני אומר שיש חשש להגיב בקבוצת הפעילים, משום שאנשים מפחדים שאם הם יביעו עניין באירוע מסויים, נבקש מהם לנהל אותו.
לכן יש לפתוח נושאים שנותנים לאנשים יותר יכולת להגיב ("איזה סרט הייתם רוצים לראות באירוע הקרנה") ופחות כאלו שמנסים לחפש אנשים לפעילויות.
10. פניות מאז הישיבה האחרונה
מעדכן: אורי
מייד קפה – אורי ערך פגישה עם האחראיות על המיזם. יש להם תוכנית מסודרת שהם צריכים לשלוח לאורי במייל, ואורי יראה איך ניתן לעזור להם.
11. אירוע הקרנה
מעדכן: חן
חן מעוניין להרים אירוע הקרנה בסוף יולי. כרגע נערך חיפוש אחר סרט שיהיה מתאים להקרנה, אך ישנם קריטריונים מגבילים (לדוגמא שהסרט טרם יצא בגרסת בלו-ריי). ישנו סרט שחן ואור מעוניינים להביא, אך הם מתקשים למצוא את פרטי הקשר של המפיץ. במידה ולא ימצא סרט מתאים להקרנה, האירוע ידחה לאחרי ספטמבר.
12. צוות תכנים כללי
מעדכנת: שרון
אין עדכון. אורי אמר לשרון שיש לדבר איתם לגבי לו"ז עד כאמ"י, ולדבר איתם על אמא"י על הבר, צריך להריץ את זה עכשיו אם רוצים שזה יצא לפועל. שרון תוציא פנייה מסודרת לצוות.
13. חנות אירגונית
מעדכן: אורי
ניר העביר בקשות לביטול כרטיסים מאוחר ממש ביחס למה שנקבע.
אם מבטלים עסקה תוך 21 יום בפייפאל, לא משלמים עמלה על ביצוע הפעולה, אך במקרה והביטול מגיע אחרי זה זה נהיה פרוצדורה שלמה בפייפאל, מה שמציב כרגע קשיים בביצוע ההחזרים.
אורי יקבע עם הצוות מדינו ישיבה מסודרת על עדכונים לחנות לקראת החצי השני של השנה.
14. פרויקט הנוער
מעדכן: אורי
אורי ישתלב בפרויקט ניצוצות, הוא יעביר ארבעה מפגשים בנושא אנימה לבית ספר עירוני י"בביפו. אורי סיכם שאם תהיה הצלחה בפרויקט ונרצה להרחיבו, נחפש אנשים משלנו שיצטרפו לפרויקט ניצוצות ונוכל להתפשט בבתי ספר שונים ולהעביר שם תכנים בנושא. הפרויקט נערך בימי שישי בבוקר, כך שאלה זמנים נוחים.
אורי עדיין צריך לחזור לאנה ציפרמן לגבי אם אורי יעשה הרצאה במקיף ט' בראשון.
15. גיק פיקניק
מעדכן: אורי
תוכנן שיתוף פעולה בצורת הרמת תחרות קוספליי עם קוספליי IL, אך בגלל לו"ז לחוץ מכל הצדדים, כשאנו שימשנו רק כמגשרים, הדבר לא יצא לפועל. השיתוף פעולה היחידי שלנו היה פרסום האפשרות להיכנס לאירוע בחינם בקוספליי בשליחת תמונה. לא היה שיתוף פעולה כפי שתוכנן בהתחלה, אולי יהיה שיתוף פעולה שנה הבאה.
16. קוספליי למען מטרה
מעדכן: אורי
אין עדכון. חוסר ההתקדמות נובעת מהצד שלנו. אורי צריך לשלוח לביאטריס ריטנבנד טופס שחרור מזכויות יוצרים. מאחר ומוכרים צילומים של צלמים שצילמו קוספליירים ספציפיים, הם צריכים לאשר שימוש ומכירת יצירות שלהם. יבגני אומר שיש את הטופס בדרייב, הוא יברור במייל שלו.
17. סיוע לקוספליי IL
ראה סעיף גיקפיקניק
18. שת"פ יום יפן בעברית
מעדכן: חן
לאחר שחן ניסה לגייס אנשים לניהול האירוע דרך קבוצת הפעילים, כל הפניות שקיבל היו כלליות ולא סביב הניהול. חן ניסה להציג את האחריות כאחריות קטנה, בשל היות האירוע מאורגן על ידי תא ניפון מה שמוריד את הצורך לארגון תכנים והבאת דוכן אמא"י.
בפנינו מוצבות שתי אפשרויות:
- לתת לאחד הנחפפים שיקח על עצמו את האירוע ויתנסה. שילוב של ליווי וניהול אירוע. הדרישות אינן גבוהות, כשחן היה אחראי על זה הוא בא פעם אחת לירושלים וגם ביום עצמו.
- להכריז על אי קיום האירוע. הסיבה שלא נוציא קול קורא כללי היא משום שמועד האירוע קרוב מאוד (תאריך קיום האירוע נמסר לחן רק לא מזמן), ואדם ללא ניסיון יתכן שיזדקק להדרכה שמבחינת המשאבים המושקעים בה, היא עלולה להיות זהה לניהול מלא של אחד מחברי הועד.
19. פרוייקט גיוס
מעדכן: אמנון
אין עדכון
20. נראות אירגונית
מעדכן: אמנון
התקיימה פגישת איפיון אתר, בנוכחות אמנון, שרון, אורי, אניטה ועומרי (גיא מרטון לא נכח). בישיבה נכתב מסמך איפיון מטרות על לאתר. עומרי העביר את המסמך לכולם במייל.
אחת ממסקנות הפגישה הייתה שמלבד האפיון של האתר, העיצוב של האתר יהיה כפוף לקו העיצובי שיקבע לאחר פגישת מש"י, בה יקבע בין היתר הקו העיצוב הארגוני.
21. ג'יי פארטי – מסיבה
מעדכן: אורי
כרגע אנו בודקים את האפשרות לקיים מסיבת ג'יי פארטי באוגוסט. יש לחשוב מי יהיה מוכן לערוך את המסיבה, מי מוכן ללוות, והאם תהיה היענות לארגן את המסיבה. אם אנחנו רוצים שזה יצא לפועל, צריך עד הישיבה לראות מי יכול לעשות את זה.
שרון תשאל את גל איילון, אורי ידבר עם גיא תמיר אם היא לא עונה.
ניהול מסיבה: לארגן רשימה (פלייליסט), למצוא ולסגור מקום, לדאוג לכל הפאן. שאף אחד לא יצטרך להתעסק עם זה. אורי ינסח מסמך דרישות.
בישיבה שתכלול גם את תמר, צריך להצביע על ביטול סעיף שהוחלט לפני מספר שנים לפיו הארגון לא ישקיע כספים במסיבות, אלא יהיה מוכן רק לפרסמם.
אורי צופה שכמות המגיעים תכסה את ההוצאה. חן חושב שאורי אופטימי מדי בהערכתו, אך אורי ציין שיגיעו מספיק אנשים משום שלא התקיימה מסיבה מזה זמן רב.
יבגני מבקש שתהיה הקפדה על בדיקת תעודות זהות בכניסה למסיבה, ושמישהו מטעמנו שיוסכם על האגודה יבצע את הבדיקה.
22. פרויקט הספריה
מעדכן: יבגני
הספרייה בראשון ביקשו לקבוע פגישה עם יבגני. יבגני אמור להגיע אליהם אחרי פסח, שבוע הבא, והוא יגיע עם כרכים. יכול להיות שיש עוד תיכון שירצה להעביר הרצאות. תלמידי התיכון ביקשו מהמנהל לקנות לספריה מנגה וקומיקס. ההתנהלות אינה רק מול אחראי הספרייה, אלא זה ברמת מנהל בית הספר.
23. מנגזין – עדכון אחרון
מעדכן: חן
שי עובד עם חן על המנגזין, הוא אומר שהכל חוץ מהכתוביות הסתיים.
24. מנגקפה
מעדכן: אורי
יסמין ממשיכה לקיים את הפגישות באופן תדיר בהוד השרון.
