ישיבת חפיפה – 23.10.15
נוכחים: תמר ירון, אמנון לוי, חן וייס, שרון טורנר, אורי מרקוביץ' (דרך שיחת וידאו), יבגני קנטור, מתן קליימן, ליאת שחר קשתן (יו"ר האגודה למדע בדיוני ופנטסיה).
1. התנתקות אמא"י מהאגודה
האגודה מרגישים שהגיע הזמן של אמא"י לתפוס עצמאות, מחזור הכספים שלנו כרגע בסדר גודל דומה לשל האגודה, אנחנו ארגון לא קטן וקשה לאגודה להמשיך לנהל אותנו. ככל שהפעילות גדלה ומחזור הפעילות גדל, קשה לפקח מבחינה לוגיסטית וכוח אדם. אנחנו ארגון גדול עם הרבה כסף וכנסים לא קטנים בשנה, הם מרגישים שזה הזמן לקום על הרגליים. האגודה נותנים לנו תקופה של שנה שבה נראה אם הארגון יכול לצאת לעצמאות.
השנה ועד האגודה מתכננים לפקח קצת פחות, ולתת לנו להתנסות באופן עצמאי יותר בעצמינו. הם עדיין יעזרו ויתמכו, אבל פחות בתפעול שוטף. בעבר הם עשו בשבילנו הרבה דברים (האגודה הוציאה פוליסת ביטוח בשביל שנוכל לעבוד מול מקומות הדורשים זאת, היא דואגת לשמור על מנהל תקין ורישום מדויק בשביל דו"ח רשם העמותות ועוד), עכשיו הם רוצים לראות אותנו פחות ופחות נעזרים בהם. הועד הנוכחי לא חייב להוות חלק מהוועד המקים, אך עליו למצוא חמישה אנשים המוכנים לקחת על עצמם את האחריות לחתום על העמותה ולהפוך לועד עצמאי.
ליאת הסבירה שכרגע ארגון אמא"י נחשב פרויקט של האגודה. אמנם קוראים לנו ארגון בת, אך בפועל המעמד הזה לא מעוגן בחוק, ומדובר רק בפרויקט. המשמעות היא שאנחנו מתפקדים כשלוחה שלהם לכל דבר ועניין, וכל האחראיות מוטלת עליהם, חוקית וכלכלית. כעת האגודה דורשת שאנו ניקח אחריות על עצמינו, ואת ההשלכות של מעשינו נספוג בעצמינו. ליאת ציינה שגם כשנהיה עצמאיים האגודה תהיה שם לתמוך ולעזור, אם כי ברמה פחותה.
האגודה כבר סיפקה תשתית, כמו רואה החשבון ועורך הדין בהם האגודה משתמשת, שאפשר להמשיך ולהשתמש בשירותיהם גם כעמותה עצמאית. על פי החוק אין צורך ברואה חשבון אם לא מגיעים למחזור של מיליון ש"ח בשנה, אבל היא ממליצה בחום להשתמש בשירותיו.
יבגני ישמש כמלווה הועד מטעם האגודה, לרוב מי שידבר מול יו"ר האגודה זה יו"ר אמא"י, ובכל פעם שיעלה הצורך מהאגודה יפנו דרך המלווה.
חובות עמותה עצמאית וההתנהלות מול האגודה לאור ההתנתקות
ועדת ביקורת:
אורי שאל האם בתור עמותה רשומה נהיה מחויבים גם בועדת ביקורת.
ליאת ציינה שיהיה צורך למנות וועדת ביקורת, שני אנשים שתפקידם לבקר את הועד ולוודא שמתקיים מנהל תקין. חברי ועדת הביקורת לא יוכלו לקחת חלק ארגוני באף פעילות של הארגון.
כל ועדת ביקורת, בגלל שהחוק די לא מפורט, בוחרת את הדרך שלה. הם קוראים פרוטוקולים, בודקים שהכל חוקי ותואם לתקנון שנקבע.
מה הסמכות של ועדת ביקורת?
ליאת מסבירה שחברי ועדת הביקורת יכולים להטיל וטו על דברים לא חוקיים. מתייחסים אליהם בכבוד כי הם גוף שתפקידו לפקח. יש להם סמכות בחוק. הם צריכים להבין את הגבולות בהם מותר להם לפעול, ואם יש להם המלצות צריך לשקול אותן. ועדת הביקורת מעל הועד וככה צריך להתייחס אליה. צריך לבדוק בחוק איך מקימים ועדת ביקורת בועד המקים.
רישום חברי הארגון:
כחלק מחובותינו בהקמת ארגון עצמאי, ליאת הסבירה שנצטרך לבצע רישום חברים מסודר (לא צריך להגיש לרשם את הפנקס, אבל צריך שיהיה לנו). יש צורך להחתים כל בקשת הצטרפות לאגודה, כדי שיהיה מתועד שכל אדם חתם על היותו חלק בארגון. חברות לא חייבת לעלות כסף, נושא זה תלוי בתקנון שאנו מגדירים. ליאת ציינה שמדובר בהזדמנות להתחיל מחדש בצורה יותר מאורגנת את מאגר החברים.
בחירות עבור הועד מקים:
אורי שאל בקשר לקיום בחירות טרום הקמת הוועד המקים ובסוף השנה הראשונה, האם הם יהיו נחוצים או שעדיף בלעדיהם.
ליאת ציינה שעל אף שלא חייבים בחירות לוועד מקים, יש צורך לעשות בחירות שנה מההקמה, ואולי אפשר במקום לעשות פעם בשנתיים, בהתאם לתקנון. היא אמרה שצריך לקרוא את החוק הקיים ולוודא זאת. רשם העמותות לא בודק כל עמותה, אבל הם עושים בדיקות ראנדומאליות ומבקשים לקבל תיעוד אחורה למספר שנים. בדר"כ בעמותות חדשות וקטנות יכול להיות שבשנתיים הראשונות רשם העמותות לא בוחר כלל לבדוק אותן. לאחר שנתיים רשם העמותות יכול לעשות בדיקות ואז צריך להגיש להם דוחות כספיים של שנים אחרונות, וצריך לוודא שיש את כל המסמכים.
דוחות כספיים:
הדוחות של רשם העמותות הם דיגיטליים אבל כן צריך להגיד דוחות על נייר. צריך לשמור על חומר 5-7 שנים אחורה, ויש ליצור ארכיון מסודר לכל המסמכים הללו. ליאת הדגישה את החשיבות של הגשת הדוחות הכספיים בזמן ואיסוף הקבלות. יש להגיש לרואה חשבון את כל הצ'קים, הקבלות ודפי הבנק. יש לבדוק שלכל צ'ק שיצא יש קבלה, ולכל כניסה של כסף אנחנו מוציאים קבלה. רואה החשבון מכניס לכרטסת מסודרת, מוציא דוח בוחן ולפי זה מוציא דוח כספי המועבר לרשם. הוא בודק ונותן את אישור שהכל כשורה. העבודה של הגזבר זה לוודא שיש את כל הדוחות ואת כל הקבלות, שהכל מתנהל כמו שצריך.
המסמכים הנדרשים להגשה עבור רשם העמותות:
מטרות הארגון (כל מי שחתום חתום על המטרות האלה וצריך לשאוף להגשים אותן), ומסמכי רישום שאפשר לקבל מהרשם באתר שלהם. כל שנה יש להגיש את רשימת חברי הועד, פרוטוקול האסיפה ודו"ח כספי.
דרישות האגודה מהועד:
כצעד ראשון לעצמאות האגודה מבקשת מאיתנו לפתוח חנות עצמאית השייכת לנו בלבד. האגודה לא מוכנים שהחנות תעבור דרכם, ועד פורים אנחנו נדרשים להקים חנות משלנו. אורי ציין כי עומרי רוזנברג, אחראי האתר, רצה כבר זמן מה להרים חנות בתוך האתר, רק שזה ידרוש מאיתנו להבין איך להגדיר סליקה. אורי ידאג לזה כשיחזור לארץ.
כשנהיה עמותה רשומה ויהיה לנו חשבון בנק, הם יעבירו לרשותנו את כל הכסף ששייך לנו.
ניהול תקציבים:
ליאת ציינה שיש באמא"י נטייה להחזיק סכומי כסף גבוהים בבנק. היא טוענת שלא צריך להחזיק את כל תקציב הכנס המלא בחשבון לפני שמקיימים את הכנס, ושהדברים אמורים לחזור חזרה, בעזרת תשלומים לאחר הכנס (שוטף +30. שלושים יום אחרי מועד החיוב הקרוב, לרוב ראש חודש. נועד לאפשר הפקדת רווחים מכנסים לפני מועד פרעון הצ'קים).
אורי ציין כי נכון להיום מקום והגברה לא מוכנים להשכיר בלי צ'קים אישיים, לכן אין לנו אפשרות, הוא אף ציין כי צבי אמר לו שבשל זה מותר לעמותה להחזיק כסף בבנק שמתאים למחזור הוצאות של כנס. ליאת הגיבה שלא צריך להיזהר כל כך עם הכספים, וזה בסדר גם להוציא יותר. לדבריה, זה לא בריא להחזיק סכום כסף גבוה בבנק.
אורי ציין כי אם אנחנו מנהלים את הסליקה של עצמינו, אפשר לכסות הוצאות של כנס עם זה על ידי הפקדת הרווחים מחנות הכנס לפני יום הכנס.
ליאת – כן, זה היופי של הזמנה מראש. צריך לזכור שהכסף לא נכנס מיד, אלא רק בסוף החודש וחשוב לחשוב איך מנהלים את התקציב המדובר.
מחסן האגודה:
האגודה שוכרים מחסן ביחד עם עוד מספר ארגונים. ליאת ציינה שאין בעיה שגם אמא"י יקחו במחסן חלק, אבל יש לשים לב שלארבע העמותות החולקות את המחסן יש כנסים משותפים ולנו לא, לכן השימוש שלנו במחסן פחות יעיל.
אורי שאל אם יש אפשרות מתישהו להקים מחסן משל עצמינו, ואם במקרה כזה תהיה לנו אפשרות לקחת ציוד שלנו מהמחסן הקיים. יש דברים שרשומים על שמינו, ויש גם ציוד שאנו קנינו.
אפשר להוציא את זה עכשיו, אין לנו ציוד משותף, ליאת אף ציינה שיש דברים במחסן ששייכים לארגון כזה או אחר ואסור לארגונים אחרים להשתמש בו, לדוגמאת מכשירי הקשר החדשים של האגודה.
אורי ציין שהוא לא בטוח אילו מהדברים במחסן שייכים לאמא"י וליאת ציינה שזה מבוסס על אמון ולכן נוכל לטפל בזה כשאורי יחזור לארץ.
מורשה חתימה על חשבון הבנק:
האגודה מינתה מטעמה מורשה חתימה, וכעת אנו צריכים למנות מורשה חתימה גם מטעמנו. מאחר ואנחנו כרגע 'ארגון בת' יש שני מורשי חתימה, אחד משל האגודה ואחד משלנו. חוזים האגודה חותמת בלבד.
אנחנו צריכים למנות מורשה חתימה, ללכת לבנק להחליף מורשה חתימה, ליאת ממליצה על מישהו שיש לו גישה נוחה אל מקום מגוריה.
אורי התנדב להיות מורשה חתימה, גם מתן מציע את עצמו.
ליאת הסבירה כי מורשה חתימה זה לא רק לחתום צ'קים, זה גם לעשות פעולות בבנק, כמו גם להוציא דו"חות באינטרנט.
יבגני טען שהיתרון בכך שמתן יהיה מורשה חתימה זה שהוא יוכל לעשות פעולות כחלק מתפקידו כגזבר בזמן שאורי עסוק ולא יהיה זמין.
מתן גם ציין שעד עכשיו הוא רודף אחרי איליה עם דברים הדורשים את מורשה החתימה.
שרון שאלה מה כוחו של הגזבר
ליאת ציינה ש הגזבר יכול רק להמליץ, אבל הוא לא יכול לצאת נגד החלטות הועד, הוא כפוף לועד.
יבגני שאל על הזמינות של אורי, אורי אמר שזמינותו גבוהה, וזאת לא תהיה בעיה.
אורי הציע לדחות את ההצבעה על מורשה החתימה לישיבה המסודרת. כולם הצביעו בעד.
מעמד מתנדבים:
ליאת – יש ביטוח חובת מעבידים כרגע הפועל אצל האגודה, כדי להיות מכוסים מכל הכיוונים. אנחנו לא מסגרת מתמשכת, אנחנו לא מחויבים, אבל אנחנו הולכים על המחמיר ויש אנשים שמשגיחים על הנושא הזה.
סוגיית זכויות יוצרים:
זכויות יוצרים זה לא תחום אפור, את זה לא מפרים לא בגרפיקות, לא בהקרנות ולא בכלום. לאגודה כבר יש ניסיון, שיחקנו הרבה שנים על האפור, אבל ככל שעברו השנים אנחנו לא יכולים לשחק על הפרופיל הזה.
הפקות מקור – תסריט מקורי או אישור מהיוצרים. אין באמצע. או פארודיה שאין מקום לספק שמדובר באחת.
גראפיקות – אסור להתשמש בדמויות משום סדרה, גם לא בפונטים, כן אפשר להשתמש בפרטי טקסט (משפט, קאצ'פרייז) אבל לא עיצוב מסדרה.
תמר שאלה אם האגודה מוכרת מרצ'נדייז, ליאת ענתה שהם מוכרים סטיקרים, קצת סיכות, ספלים ומניפות.
תכנית עבודה
יבגני הציג את עצמו כאיש הקשר מול האגודה, וציין שהשנה הוא ישב עם הארגון כיוון שצריך להכין תכנית עבודה שנתית. השנה יש לשים דגש על הכנת תקציב ועל תוכנית עבודה, דברים שבעבר לא הוגדרו כמשימות מחייבות, ולא הייתה עליהם הקפדה.
שונות
במהלך הקדנציה התקבלו שתי פניות לועדת הביקורת של האגודה. שני המקרים טופלו.
2. העברת תפקידים
בחירת גזבר – מתן קליימן הציע את עצמו.
חן טוען שמתן כבר עשה את זה, שהוא מעוניין ושהוא לדעתו מתאים לתפקיד.
כולם הצביעו בעד.
מלווי פרויקטים (מנגזין, ספרייה, WCS, מנגה קפה, צוות תכנים) –
מנגה קפה – אורי
פרויקט ספרייה – תמר
צוות תכנים – שרון
פרויקט תיכונים – אורי
מנגזין – תמר
פרויקט האוניברסיטאות כרגע הוקפא והוחלט לא לקחת על עצמינו כרגע משימות חדשות.
דובר הארגון – יוחלט בישיבת אוקטובר.
תפקידים קדנציאלים
אחראי פעילים ידון בישיבת אוקטובר.
מזכיר ועד – שרון.
קשרי חוץ – חן
הפקות מקור – אמנון לוי. מתן יחפוף אותו.
מלווה הארוקון – חן. חן ציין כי ניר כבר החל בגיוס הסגל המיועד.
מלווה אירוע חנוכה – תמר
נושאים שונים שעלו בסוף הישיבה:
אמנון מציע לקרוא ולחפש חומר של חוק עמותות, כדי שנקבל תפיסה טובה למה אנחנו נכנסים כבר לפגישה ראשונה. יבגני ממליץ לחכות עם זה קצת כדי שלא נכנס להלם.
חן מציע שנשתמש במערכת ניהול משימות בשם רדמיין, אורי ביקש לדחות דיון על הנושא לישיבות עתידיות.
תמר ביקשה עדכון בנושא האתר, לטענתה, יש צורך בגישה לכל חברי הועד. אורי ציין כי רק לאחר שהאתר יעודכן למערכת חדשה שתאפשר עריכת נתונים נוחה יהיה אפשר לתת גישה לכל חברי הוועד, אך כרגע דרוש בשביל זה מעצב ועבודה מצד עומרי.
נהלי ועד לקדנציה
פרוטוקולים – מתחייבים על להוציא פרוטוקול סופי עד שבועיים לאחר הישיבה. שבוע עריכה ושבוע עריכה שנייה. אם אין תגובה, למזכיר יש חופש לערוך ולצנזר על פי ראות עיניו.
תקפות החלטות מחוץ לישיבת ועד – מחוץ לישיבה החלטה יכולה להתקבל אם כל חברי הועד מסכימים עליה. במקרה ואדם אחד מתנגד, זה מחייב קיום ישיבה פיזית. ביום שלישי יקבעו סופית נהלי קבלת החלטות.
כמו כן, בישיבת אוקטובר נדון על מדיניות הועד, תקציב וסוגיית וטו כלכלי של היו"ר.
