נוכחים: איליה לזבניק, רענן פיקלר, אורי מרקוביץ', יבגני קנטור, שי פרידריך, הדס נבנצל ואור פרלמן (חלק מהישיבה).

1.אישור תקציב שנתי מעודכן –
מציג: יבגני.
• לאחר סיכום על התיקונים הקטנים, בהצבעה על תקציב לקדנציית 2013-2014 – התקציב אושר פה אחד.

2.אירוע הטנאבאטה 2014 (שת"פ ידידות יפן) –
מציג: איליה.
• עולה במסלולים עקיפים כי ככל הנראה לא מתקיים אירוע השנה.
• עם זאת, טרם התקבל על כך אישור מאור, מבירור ישיר מול ידידות יפן.
• לאור האמור יש לבצע פנייה רשמית נוספת (באחריות איליה ואור) לאגודה לידידות יפן בשביל אישור סופי לעניין, טרם הוצאת הודעה ארגונית בנושא לקהילה.

3.אחראית מניעת הטרדות מיניות –
מציג: יבגני.
• מריה צליקוב נכנסה לתפקיד, עברה שיחת חפיפה עם ליאת מהאגודה וקיבלה הנחיות לקראת כאמ"י 2014.
• עדכנה כי קיימת כוונה לשכור את שירותיה של עובדת סוציאלית לנושא במסגרת פסטיבל אייקון 2014, והעבירה מסמך הדרכה לסגל ובכלל שנכתב לנושא באגודה, לשימוש הארגון.

4.מסד נתונים ארגוני (חברי ארגון) –
מציג: איליה.
• העבודה מתקדמת לפי לוח הזמנים המתוכנן, כפי שהופץ בתכתובת ועד קודם לכן.
• המרה של מסד החברים הנוכחי למסד ולתוכנה החדשים יצטרך להתבצע באופן ידני, לאור סוגיות פורמט ומבנה במה שקיים.
• הועלה בקשה מצד יבגני לבחון תמיכה במנגנון בדיקת חברות מקוון מהרגע הראשון של התוכנה והמסד החדשים – לא צפויה להיות בעיה התכנותית.

5. חידוש נוכחות ב-Google+ –
מציג: יבגני.
• גיא אשל (אחראי רשתות חבריות של הארגון) יהיה הבעלים של העמוד, חברי הוועד יהיו מנהלים ראשיים שלו.
• הקמת העמוד תנוצל להעלאת קאבר חדש גם לעמוד הפייסבוק הקיים של הארגון.

6.כנס מיתו"ס (הצעת שת"פ) –
מציג: שי.
• הוצג עיקרי השיחה שקוימה אל מול איש הקשר של כנס מיתו"ס, כולל רעיונות השת"פ שהועלו מצידו.
• סוכם כי המינימום שיבוצע מצד הארגון הוא הקמת דוכן רישום והסברה (דוכן אמא"י).

7.אתר ארגוני חדש (שת"פ עם האגודה) –
מציג: אור.
• יבגני מעדכן כי הצ'ק השני למתכנת נשלח ע"י האגודה, בתיאום מולו, אך טרם הגיע ליעד.
• נכון לרגע זה אין התקדמות מעשית בכל הנוגע לכתיבת התוכן של האתר החדש ולטיפול בצד הגרפי-ייחודי שלו.
• יש צורך באיורים לעמוד הראשי של האתר, הוקצב סכום של 200 שקלים לצורך תשלום למי שיוכל לאייר 3-4 ציורים לשבועיים הקרובים.
• איליה ידבר עם אלון אל-בוחר, מתוך שאיפה לגייסו לטובת כתיבה לאתר, של התוכן הראשוני.
• שי יפנה לצוות הכותבים של "המנגזין" כדי לגייסם למשימה הנקודתית של הזנת התכנים הראשונים לאתר גם כן.

8. פרויקט תרגום TIME OF EVE (שלב ב') –
מציג: אור.
• ה-Blu-Ray צפוי לצאת, נכון לכרגע, בסביבות אוגוסט לאור עיכובים בצד היפני.
• לאחר מכן צפוי להתבצע רכש ארגוני של מספר עותקים במטרה לחלק אותו למספר חנויות השכרת סרטים בחינם ולצרף לסרט מספר פליירים על העניין בשביל להגביר מודעות לפרויקט. הנ"ל בטיפול וריכוז אור.
• חשוב לשים את הנושא במודע של הועד על מנת לא לפספס את התזמון מבחינת הפרסום והטיפול בנושא.

9.קשרי חוץ – שגרירות/איל"י –
מציג: יבגני.
• למרות שאור פרלמן מונה עוד בקדנציה הקודמת לתפקיד א' קשרי חוץ של הארגון, לא נעשה בו שימוש אמיתי וישיר במסגרת ההתקשרויות האחרונות אשר בוצעו ע"י חברי וועד, וחלק מהקשרים הנוכחיים מתקיימים על גבול "הקשר האישי" – נקודה שעלולה להוות בעיה בעתיד.
• לאחר דין ודברים בנושא סוכם כי ייעשה ניסיון אמיתי ומשמעותי להפעיל את אור במסגרת תפקידו, מעבר לכיתוב אקטיבי להתכתבויות בנושא, והוא מצידו יפגין יותר חיוניות במסגרת התפקיד גם כן.
• לאחר הישיבה תפתח התכתבות לריכוז ההתקשרויות הקיימות אל מול גורמי חוץ, מצד כלל הגורמים בארגון, לטובת יישור קו רוחבי.

10.יום יפן – סיכום אירוע –
מציג: אורי.
• האירוע היה מוצלח, כל המעורבים בשת"פ הביעו את שביעות רצונם הכללית וקיים עניין להמשך ולקיים שת"פ בעתיד.

11.שבוע יפן (שת"פ עם שגרירות יפן) –
מציג: אורי.
• איליה ואורי נכחו בפגישה עם השגרירות ונקבע שת"פ לאוקטובר לשבוע יפן שמתוכנן בירושלים.
• ההצעות שהועלו: תחרות קוספליי ,הרצאות וקראוקה.
• השגרירות הראתה הכי הרבה עניין בתחרות הקוספליי, הרצאות וקראוקה בעדיפות נמוכה יותר.

12.אירוע בכוכב השמיני (שת"פ, ערב תוכן) –
מציג: רענן.
• סוכם כי באחריות רענן לבנות תקציב לאירוע, כאשר סדר הגודל הצפוי הוא כ-260 ₪, בהתחשב במאפייני האירוע כפי שהוא מוכר מניסיון עבר.
• הכוונה היא לקיים את האירוע ב-10 ביולי.
• רענן שריין כרגע שני מרצים ועדיין בודק אופציות לעוד שניים.
• גל פרי וגיא תמיר גויסו לטובת טיפול הקראוקה של האירוע.
• בנוסף הוא יסגור מול אורי על אנשים לדוכן אמא"י
• מבחינת נושא הגרפיקה והדפוס אל מול הכוכב השמיני –
o רז פרלמן מטפל בעיצוב הגרפי הנדרש.
o הכוכב דואגים לכרטיסים הפיזיים באירוע.
• בסופ"ש הקרוב ייפתח איוונט פייסבוק לאירוע וחומר פרסומי שלו ישולב בעדכון המופץ לחברי הארגון.

13.סיכום שנתי ל-2013 (גזברות) –
מציג: יבגני ואור.
• נכון לרגע זה עדיי קיימים חובות של הארגון לסיכום השנתי של 2013 אל מול האגודה, והנושא דורש טיפול ממוקד ומהיר.
• אור מטפל בריכוז ההשלמות ובהפצת המשימות הקשורות בכך ויבגני, בין השאר, עוזר לו בהשלמת החסרים.

14.חסרים בגזברות מהארוקון 2014 –
מציג: יבגני ואור.
• עלה כי עדיין קיימים פערים בחשבוניות והקבלות של הכנס, כאשר ריכוז הפערים הוצף בתכתובת אורי-יבגני-אור (מגזברות).
• הוגדר ע"י יבגני כי יש לבצע השלמה של כלל החסרים עד לישיבת הועד הבאה, בהתאם לאחריות שהוגדרת בתכתובת – חלוקה בין יבגני לאורי.

15.עדכון הפקות מקור קהילתיות –
מציג: רענן.
• NTT –
o צוות ההפקה מצא עורך לסרט מחזמר והעריכה נמצאת בשלבי סיום.
o יבגני ביקש מהועד לבצע חשיבה על אפשרויות להפצת הסרט לכשיהיה מוכן; למשל להציע אותו לפסטיבל אייקון כתוכן ארגוני. לאחר ריכוז רעיונות בצד הועד, הם יוצגו לצוות ההפקה.
• פנדורה –
o רענן יקבע ישיבה עם שקד לעוד שבועיים בשיתוף יבגני.
• יורש לשירה (א' הפקות מקור) –
o לאור אילוצים של שירה גרוס, ממלאת תפקיד א' הפקות מקור, עלה הצורך לאתר מחליף לתפקיד הנ"ל בחודשים הקרובים.
o שירה מצידה העלתה את שמו של רן בורשטיין כאופציה לגיוס.

16.עדכונים מישיבה קודמת –
מציג: רענן.
• רענן העביר הרצאה ביאמטויה לבקשת עיריית הוד השרון והנהלת יאמאטויה.
• הרצאה התקבלה טוב ונלקח מהגורמים האחראיים על האירוע מידע על הארגון וייצרו קשר עם אמא"י בהמשך לעוד שת"פ בעתיד.

17.שת"פ עם ספריית הוד השרון –
מציג: יבגני.
• בעקבות ניסיון גיוס אחראי מקומי למדור המנגה העתידי בהוד השרון (במסגרת פרויקט הספרייה) קרן לין וברק גולדיטש הציעו את עצמם.
• קרן תוכל לסייע בעוד מספר חודשים וברק יעזור בינתיים להעביר בשבוע הקרוב משלוח ראשון של מנגה לספרייה.

18.פרויקט "הספרייה" –
מציג: יבגני.
• בשאיפה יבוצע בתקופה הקרובה רכש מורכז אל מול קומיקאזה ובקומיקס וירקות לטובת הפרויקט, על סך כמה מאות שקלים, לאור ההצטרפות הצפויה של הוד השרון לפרויקט והדילול הכללי שהתרחש במשאבי הפרויקט בחודשים האחרונים.
• רק פרלמן עובד על גרפיקה חדשה לפרויקט (פלייר פרסום כללי בסגנון מה שהופץ בהאורקון 2013) וליבי בראון הכינה איור חדש כמצע לפליירים חדשים.

19.WCS –
מציג: יבגני.
• לא התקיימה ישיבת צוות כי רוב הצוות היה עסוק, בשאיפה תתקיים תחת זאת שיחת ב-Skype בסופ"ש הקרוב.
• יבגני ינסה לקדם את ההרצאה של ליעד עם תאריך מפורסם עד סוף החודש.

20.פרויקט "מנגה קפה" –
מציג: אורי.
• דני פייגלמן לא פנוי להמשיך ולדחוף את הפרויקט ואורי עסוק בכנס, לכן הפרויקט נמצא בהקפאה פחות או יותר מעשית.
• יבוצע ניסיון לדחוף קביעת מספר תאריכי פגישה למפגשים הבאים.

21.תחום הפעילים –
מציג: שי.
• צפוי להתקיים מפגש ביום חמישי הקרוב ה-19 ביוני, לצורך גיבוש חברתי של הפעילים.
• על מנת לקדם הכנת כרטיסי פעיל חדשים, תבוצע פנייה למזכיר האגודה, בסיוע דמיאן ,לגבי מכונת הלמינציה (ניילון של כרטיסי "פעילי אמא"י "). באחריות יבגני לקשר את שי.

22.המנגזין (מגזין ארגוני מצולם) –
מציג: שי.
• בוצעה פנייה לרז פרלמן לטובת הכנת פלייר פרסומי, לגיוס כוח אדם לפרויקט.
• הפרק האחרון (השני) שצולם עדיין לא סיים את שלב העריכה, ללא צפי סיום.

23.אירוע הקרנה לקדנציה –
מציג: איליה.
• בהמשך לעיכובים ולאילוצי מחויבויות אירגוניות של איליה, נכון לרגע זה האירוע יתקיים טנטטיבית במהלך חודש ספטמבר.
• הסרט המוקרן לא יהיה Captain Harlock החדש, תבחנה בקרוב אופציות אחרות.
• החלפת הסרט – לאור קניית זכויות ההקרנה על הסרט שעשה מפיץ בארץ שיקרין את הסרט בבתי הקולנוע.

24.כאמ"י 2014 – עדכון סטטוס –
מציג: אורי.
• ניתן עדכון כללי על ההתקדמות בעבודה על הכנס.