ישיבת חפיפה ועד אמאי 2020 נובמבר (11.11.2020)
נוכחים: אורי מרקוביץ', יוני לינדר, טל סוטו, יקיר יצחקי, אופיר לוטן, בן דינוביץ', נדב שומרוני.
הועד היוצא כאורחים לישיבת החפיפה: ניב שצ'רב, רון ליקבורניק, תומר שלו.
יו"ר הארגון
מעדכן: אורי
ראשית על הועד להחליט מי יהיה יו"ר הארגון. תפקיד היו"ר הוא ניהול ישיבות הועד, הוא גם דובר הארגון, והצבעתו שוברת שוויון בישיבות הועד. היו"ר גם הממונה מטעם הועד לשמור על ניגודי עניינים הנוגעים לתחרויות שחברי ועד רוצים להשתתף בהם.
ליו"ר יכול לפי התקנון להציע עצמו רק מי שהכריז על כך בבחירות. אורי הוא היחיד שהציע את עצמו. הצבעה על בחירת אורי ליו"ר – 6 בעד (יוני לינדר, נדב שומרוני, בן דינוביץ', אופיר לוטן, יקיר יצחקי, אורי מרקוביץ') 1 נגד (טל סוטו) 0 נמנע – ההצבעה עברה.
נהלי הועד
מעדכן: אורי
מטרת ישיבת החפיפה היא שהועד היוצא יעביר תפקידים באופן רשמי לועד הנכנס.
אורי מסביר ראשית את הנהלים הארגוניים. לאחר ההסבר הועד יצביע האם הוא מעוניין לקחת על עצמו נהלים אלו.
ישיבות הועד מתנהלות על פי נוהל באופן חודשי, אך זה לא מעוגן בתקנון. לפי התקנון בישיבת ועד רוב קולות רגיל קובע בכל הצבעה, וכאמור היו"ר רשאי להכריע, וישיבת ועד יכולה להיפתח רק אם יש לפחות 4 חברי ועד בישיבה, למרות שיכולה להתקיים ישיבה נדחית שבוע לאחר מכן רק עם 2 חברי ועד אם במועד הישיבה לא היו לפחות 4.
מאיתנו מצופה לסגור את כל נושאי הישיבה עד 48 שעות לפני על מנת לפרסם בקבוצת הפעילים עם תאריך הישיבה.
אפשר להוסיף נושאים לא מן המניין בתיאום מול היו"ר. יהיה שרשור מיילי בו נרשום נושאים נוספים ונוכל להעלות שאלות לגבי נושאים חדשים.
לישיבות מוזמנים להגיע אורחים הנוגעים לדיונים המסוימים על מנת לקדם שקיפות ולוודא מעורבות של גורמים מקצועיים, היו"ר הוא זה שמאשר את הגעת האורחים.
היו"ר מנהל את הישיבה.
החלטות במייל
אופן החלטת ההחלטות במייל – הצבעות במייל עוברות רק אם אין מתנגדים להצבעה, ויש לפחות 4 קולות בעד.
החלטות בישיבות טלפוניות:
ישיבות טלפוניות – יהיה מותר לעשות ישיבה טלפונית כאשר 5 חברי ועד חייבים להיות נוכחים, כשהחלטות עוברות ברוב מוחלט של 4 אנשים.
שיחות טלפוניות מתרחשות במידה ואין הסכמה בשרשור במייל או במקרים דחופים.
יו"ר הועד הוא האדם שמזמן את כינוס הישיבה הטלפונית.
ישיבות לא מן המניין:
ישיבה שלא מן המניין היא ישיבה על נושא שארוך מידי לעשות בישיבה החודשית והקבועה.
סוג נוסף הוא כאשר יש נושא חירום ובמקרה כזה מזמנים ישיבה תוך זמן אותו היו"ר יקבע ולא קצר יותר משבוע והנוכחות היא מינימום 4 חברי ועד. מקרה חירום לדוגמא: דיוני תקציב דחופים לכנס.
אם זו ישיבה שמעבירים בה החלטות – חובה שיהיו בה 4 אנשים על מנת שהיא תהיה ישיבת ועד רשמי.
יו"ר הועד הוא האדם שמזמן גם את ישיבות שלא מן המניין.
נוהל עדכונים שוטפים:
מדובר בנושא האחרון והקבוע בישיבות – הזמן לדבר על מה שמתרחש בצוותים והפרוייקטים המלווים על מנת שכל הועד יהיה על אותו הקו ויהיה מיודע בהתקדמות של הצוותים והפרוייקטים. ניצור רשימה מסודרת של הצוותים והפרוייקטים ונתחיל לעדכן אותם לפי הרשימה ונעדכן לפי הצורך. במידה והישיבה הייתה ארוכה ולא היה זמן לכל הצוותים והפרוייקטים – הצוותים והפרוייקטים שדובר עליהם יעברו לתחתית הרשימה.
חשוב שעד יום לפני לכל חבר ועד כבר יהיה עדכון מכל הצוותים אותם הוא מלווה.
באם העדכונים ניתנו בעריכת הפרוטוקול ולא בתאריך הישיבה, על הועד לוודא שהעדכונים נכונים ליום הישיבה ולא לאחריה (למשל לא לעדכן על החלטות צוותיות שנעשו אחרי יום הישיבה אך לפני העריכה הזו).
מתקיימת הצבעה על נהלי הישיבות כרשום למעלה: ההצבעה עברה פה אחד.
חפיפת הועד הנכנס
מעדכן: אורי
אורי פותח ואומר שמרגע זה "כולנו חברי ועד" – לכל דבר שאנחנו אומרים יש משמעות לארגון, אנחנו מייצגים את הארגון, גם מבחינה חוקית, ועלינו להיות מודעים לזה. בקבוצת הפעילים הועד יותר חופשי להביע דעות ומטרתה לקרב בין מתנדבינו אלינו, ולכן עמדת הועד היא שחברי ועד בפעילים מדברים בשם עצמם ולא בשם הועד. על אף זאת, עלינו להיות שם ממלכתיים, אנחנו עדיין חברי ועד. יוני מוסיפה – בקבוצת הפעילים במובן מסוים כל הדיונים הם אחד עם כולם, אפילו בתתי שרשורים, ועלינו להיות מודעים שמילותינו מייצגות יותר מרק את עצמנו ואת הדיון הספציפי.
הפעילים – יוני מפרטת שהפעילים עצמם הם קבוצת אנשים בפייסבוק שכל מתנדב בארגון שהתנדב בשנה האחרונה (פרט למרצים ומתנדבים מן המניין בכנסים הגדולים, שעליהם להתנדב פעמיים באותה שנה) זכאי לכניסה אליה, שמטרתה להפגיש את הועד והמתנדבים בגובה העיניים.
בנוגע לפרוטוקולים של ישיבות הועד והאסיפות הכלליות, אורי מפרט שישנם שלושה פרוטוקולים: הפרוטוקול הפנימי שחשוף רק לועד ולועדת הביקורת, הפרוטוקול הציבורי בו אין מספרים כספיים או מידע הנוגע לצנעת הפרט, והפרוטוקול שמפורסם בפעילים בו כן מפורסמים מספרים כספיים.
מה שנאמר בישיבת הועד אינו פומבי באופן כללי מעבר למה שמפורסם בפרוטוקול, עדיף לא לדבר על נושאים שלא פורסמו עדיין עם אנשים שאינם רלוונטיים לאותו עניין באופן ספציפי.
לו"ז פרסום הפרוטוקולים: בסופ"ש אחרי הישיבה המזכיר מוציא אותו לעריכה של חברי הועד, במהלך אותו שבוע אם היו אורחים הם מקבלים את החלק שבו הם נכחו בישיבה לעריכתם, ובסופ"ש השלישי לאחר הישיבה על הפרוטוקול לצאת לפרסום.
סגל ארגוני – רשימת הסגל הארגוני מתעדכנת פעם בחצי שנה, בינואר וביולי, ויש להם הטבות – כניסה חינם לכנסים הגדולים ו-40 ש"ח הנחה לכניסה לאירוע בודד אחר במהלך כל חצי קדנציה.
מורשי חתימה – מורשי החתימה הם האנשים שרשאים לאשר העברות כספים מול הבנק, הליך שדורש אישור של שני אנשים וחותמת הארגון. יש כרגע ארבעה, אורי מרקוביץ', יוני לינדר, לירון אפריאט ותומר שלו. ברצוננו להחליף את לירון אפריאט ותומר שלו אשר לא נמצאים בועד הנכנס.
הצבעה על רשימת מורשי החתימה הבאה: אורי מרקוביץ', יוני לינדר, אופיר לוטן, נדב שומרוני – עבר פה אחד.
חתימה על חוזים – לפי החלטת ועד קודמת, כל חבר ועד רשאי לחתום על חוזים שמחייבים את הארגון כל עוד הוא חותם ביחד עם החותמת הארגונית והחוזה אינו מעל כמות כסף מסוימת שמעליה צריך חתימה של שני מורשי חתימה כרגיל.
עד אמצע-סוף ינואר עלינו לאשר תכנית עבודה ותקציב לקדנציה, כשטיוטה ראשונית תהיה בדצמבר. נרחיב על נושא זה בישיבת נובמבר (שאינה ישיבת חפיפה).
הצגת וחלוקת תפקידים
מעדכן: דיון כללי
חפיפות והעברות תפקיד לפי דובר:
בן:
ליווי צוות מש"י(מיתוג, שיווק ויחסי ציבור)
הצוות אחראי על האתר, פייסבוק, יוטיוב, אינסטגרם, טוויטר, מדיות חברתיות בכללי. הצוות גם עוזר לצוותי השיווק הכנסיים. הצוות יחסית מנהל את עצמו בעצמאיות תחת הא' שרון טורנר, ויש נהלי פניה מסודרים במייל של הועד.
אופיר מעוניינת לקחת את ליווי הצוות – אין התנגדות.
ליווי מועדון אמא"י
אחראי על מועדון ההנחות, כעת כשאישרנו דמי חבר באסיפה הכללית זה יהיה מועדון אחיד לכל חברי הארגון (בניגוד לתכניות שהיו לנו בעבר לפיהן היו הנחות נוספות בתשלום נוסף). העבודה היא גם מול צוות טכני בשביל ההתממשקות עם מאגר הנתונים וגם עם צוות קשרי פנים שעובדים על השגת ההנחות עצמן.
נדב מעוניין לקחת את התפקיד – אין התנגדות.
בן דינוביץ' עזב את הישיבה.
רון:
ליווי צוות קש"ח(קשרי חוץ) – הצוות במצב תחזוקה, רוב העבודה בתקופה זו היא תחזוק שוטף של הקשר עם השגרירות. זאת מכיוון שאין כל כך קשרי חוץ בעולם כרגע, בטח שלא מבחינת הבאת אורחים מחו"ל. לכן לטווח הקצר לא תהיה הרבה פעילות אבל לטווח הארוך כמובן מדובר בצוות מאוד חשוב לארגון שכשהקורונה תמשיך לרדת מרלוונטיות יחזור יותר ויותר לפעילות.
אורי מעוניין לקחת תפקיד זה – אין התנגדות.
ליווי צוות שימור ידע – צוות חשוב שדרוש לו מלווה פעיל שיקדם אותו ויעבוד. מדובר במערכת להעברה ושימור של הידע הארגוני, אבל המטרה היא לא להרים טכנולוגיה שלא ישתמשו בה אלא שיהיו נהלים ושכל הצוותים הארגוניים יפעלו לפיהם. זה אחד הנושאים שאנחנו כארגון מאוד לא טובים בו. יוני מציינת שבעיניה רוב התפקיד הוא "לשבת לאנשים על הראש" ולוודא שהם ירשמו את המידע.
אופיר, טל ונדב מעוניינים לקחת את התפקיד.
הצבעה למי יקח את התפקיד – אופיר 3 (יוני לינדר, אורי מרקוביץ', אופיר לוטן), טל 2 (טל סוטו, יקיר יצחקי), נדב 1 (נדב שומרוני) – הועד החליט שאופיר תלווה את הצוות.
ליווי צוות כוח אדם – בעיני רון זה התפקיד הכי חשוב בארגון אבל הוא חייב להשתנות מבחינת מה שהוא עושה ודרך העבודה בו. בפועל הצוות עד כה ניהל כניסה ויציאה של כוח אדם מהארגון בעיקר. מכיוון שיש לארגון בעיה גדולה עם גיוס כוח אדם רון הכין מסמכים לגבי איך לנסות להבין את המסלול שאדם עובר בארגון מהכנסים עד הועד. לדעת רון יש פה הרבה עבודה, והמטרה היא ליצור צוות שלוקח יותר אחריות כדי לעזור לארגון לשקם את עצמו ולהביא אנשים. רון גם חושב שצריך להיות יותר שיתוף פעולה בין צוות כוח אדם ארגוני וכנסי.
נדב שומרוני א' הצוות מציע ללוות את עצמו ואת הצוות – אין התנגדות.
ניב:
אחראי תיבת הדואר- בדיקת תיבת הדואר הארגונית באופן לפחות דו שבועי וחידוש התשלום עליה באופן שנתי. אורי מעוניין לקחת את התפקיד – אין התנגדות.
ליווי צוות מחסן – איגור ספרונוב א' מחסן מנהל הכל מצוין, אין יותר מדי עבודת ליווי לעשות לו. אופיר מעוניינת לקחת את התפקיד – אין התנגדות.
ליווי צוות מוזיקה יפנית- מנוהל ע"י גל פרי וגיא תמיר, מקיימים את אמא"ידול, אירועי הקראוקה והמסיבות. אורי מעוניין לקחת את התפקיד – אין התנגדות.
ליווי צוות תלתן – מקדמים אמנות בקהילה, עשו את פרוייקט הארטבוק הקהילתי ועשו תחרויות ציור בעבר. יוני מעוניינת לקחת את התפקיד – אין התנגדות.
תומר:
ליווי צוות טכני- כיום בעיקר עובדים על האתר הארגוני שבפיתוח. מטרתו להיות גוף הידע המקצועי להפקה טכנולוגית בכל הארגון – אירועי הקרנה, איזה ספקים לקחת לאירועים, ידע טכני לכנסים, סקריפטים שמכינים מחשבים מספקים לכנסים ועוד. רז אתגר הוא א' הצוות. נדב מעוניין לקחת את התפקיד – אין התנגדות.
ליווי צוות קשרי פנים- צוות שפונה לעסקים וחברות שיש להם אינטרס לשיתוף פעולה איתנו – ספונסרים לתחרויות למשל. כל שת"פ למעשה, פרסומי, מועדון הנחות ועוד – יש רשימות של בתי עסק לדבר איתם ושדיברנו איתם בעבר, חוזים להעביר להם ועוד. כרגע אין צוות, אך ברגע שתהיה את הפלטפורמה צריך שיהיה מישהו שיתחיל לדחוף את זה חזק, שיש לגייס אותו. צריך טאץ' שיווקי, גם למלווה וגם למי שיגויס לצוות. תומר מציין שישמח לחפוף בעצמו את מי שיכנס לתפקיד.
טל ויקיר מעוניינים לקחת את התפקיד. הצבעה – יקיר 5 (יקיר יצחקי, אורי מרקוביץ', נדב שומרוני, אופיר לוטן, יוני לינדר) טל 1 (טל סוטו) – הועד החליט שיקיר ילווה את הצוות.
ליווי צוות הפקות מקור- צריך מישהו מהועד שיהיה הפנים של הועד מול ההפקה, יש הפקה אחת, ג'אנקן מיוזיקל, שיועדה להארוקון 2021 וצריך להבין איך ומתי נעלה אותם ב-2021 עקב הקורונה. להפקה לוקח לפחות שנה להבשיל אז שאר העבודה השנה תהיה להפקות שיעלו ב-2022. יוני מוסיפה שגם צריך לוודא שההפקה מתאימה לארגון ולקהל שלנו, וצריך לוודא שהכנס בו ההפקה מיועדת לעלות מעורב לאורך כל התהליך. אורי מוסיף שצריך להקים צוות, כרגע המלווה עשה את התפקיד לבד.
טל ואופיר מעוניינים לקחת את התפקיד. הצבעה – טל 1 (טל סוטו) אופיר 5 (יוני לינדר, אופיר לוטן, אורי מרקוביץ', יקיר יצחקי, נדב שומרוני) – הועד החליט שאופיר תלווה את הצוות.
יוני:
מזכירות הארגון –
יוני פירטה את תפקידי מזכיר הארגון – תיאום וארגון ישיבות הועד וישיבות נלוות הדורשות נוכחות ועד,
כתיבת הפרוטוקולים במהלכן, עריכתם והפרסום שלהם לציבור הרחב ולפעילים. בנוסף תפקיד שהוא יותר מסורת מאשר חלק רשמי מהמזכירות – פרסום ברכות ימי הולדת חודשיות בפעילים.
טל הציע את עצמו לתפקיד – אין התנגדות.
גזברות הארגון – אחראי על כל הניירת הכספית של הארגון – לארגן את הקבלות, השיקים, לבצע את התשלומים הנחוצים וההחזרים, לתאם עם אירועים וכנסים על איך לעשות את כל הנ"ל בצורה מסודרת, ולוודא שהכל מתויק ומסודר בשביל העברה לרו"ח של הארגון ולמנהלת החשבונות של הארגון בכל שנה בשביל הדו"ח הכספי השנתי שיש להגיש לרשם העמותות. גם מבצע הפקדות בימי הכנסים ולאחריהם (למרות שכל מורשה חתימה יכול לעשות זאת).
יוני הציעה את עצמה לתפקיד – אין התנגדות.
טל סוטו עזב את הישיבה.
ליווי צוות פרויקט הספריה – צוות שאוסף תרומות מנגות מרחבי והארץ וגם רוכש בעצמו על מנת להעביר לספריות ברחבי הארץ. הצוות לא עשה הרבה במהלך הקורונה אבל בנה תכניות למשלוחים לאחר הקורונה. יקיר מעוניין לקחת את התפקיד – אין התנגדות.
ליווי היעוץ המשפטי + רשם העמותות- מבחינת רשם העמותות, מדובר בטיפול בכל הבירוקרטיה מול רשם העמותות שנובעת מהיותנו עמותה רשומה בישראל, בעיקר דיווחים שנתיים, בפרט דיווח על כל אסיפה כללית ועל ההחלטות שמתרחשות בה כגון תוצאות הבחירות.
מבחינת הייעוץ המשפטי – תפקיד שהוא "נקודת המגע הראשונה" עם העו"ד של הארגון, אם יש שאלות משפטיות הן עוברות קודם דרך חבר הועד המלווה ואם העניין דורש זאת הם יכולים לחבר בין העו"ד וחבר הועד שהעלה את השאלה מלכתחילה. דורש בקיאות מסוימת בחוק העמותות ותקנון הארגון כבסיס, אבל לא קריטי.
יוני מעוניינת לקחת את התפקיד – אין התנגדות.
אורי:
דובר הארגון- אחראי על ניסוח ההודעות שיוצאות בשם הועד לציבור. זה לא אומר שרק הוא מחליט – הדובר מעביר את ההודעה לועד טרם הפרסום, ואז למש"י למעבר שלהם. מסורתית היו"ר מחזיק בתפקיד זה ואורי מעוניין להמשיך בו – אין התנגדות.
ליווי צוות מרחב בטוח- הצוות אחראי על מרחב בטוח ומניעת הטרדות מיניות בארגון. נמצא גם הוא באופן מסורתי תחת היו"ר מטעמי צנעת הפרט והרגישות של העניין. אורי מעוניין להמשיך בו – אין התנגדות.
ליווי צוות קוספליי- צוות שעבר הרבה בארגון, המשיך את העבודה של צוות ACC שקדם לו בקידום השתתפותנו בתחרות WCS. התכנון הוא לצאת לתחרות השנה, אנחנו חתומים על החוזה לתחרות שנדחתה מ-2020, אבל אם הם ישנו את התנאים אולי ניאלץ להחליט אחרת. מטפלים גם ביוזמות מהקהילה הנוגעות לקוספליי. אחראים על תחום הקוספליי בארגון ככלל ומשמשים כנקודת המגע הראשונה לאירועי קוספליי. יוני מעוניינת ללוות את הצוות – אין התנגדות.
ליווי צוות תכנים- מארגנים אירועי תוכן שאינם כנסים לאורך השנה. זה אומר ההרצאות על הבר ואירועי תוכן, גם ארגון המסיבות בזמנו, כמו גם ההרצאות בלייב בזמן הקורונה. אחראים בעצם על אירועי תוכן שאינם תחת צוותים או פרוייקטים אחרים. יוני מעוניינת ללוות את הצוות – אין התנגדות.
ליווי פרויקט המנגה קפה- אורי מנהל אותו כרגע, מתקיים באופן וירטואלי פעמיים בחודש, יש בסיס של 10-20 איש שמגיעים. אורי גם מעוניין להמשיך בו – אין התנגדות.
חלוקת התפקידים:
אורי:
יו"ר הארגון
דובר הארגון
מלווה צוות מרחב בטוח
מלווה צוות מוזיקה יפנית
מלווה צוות קש"ח
מלווה פרויקט המנגה קפה
אחראי תיבת דואר
יוני:
גזברית הועד
מלוות הייעוץ המשפטי ורשם העמותות
מלוות צוות תלתן
מלוות צוות קוספליי
מלוות צוות תכנים
טל:
מזכיר הועד
יקיר:
מלווה צוות קשרי פנים
מלווה צוות פרויקט הספריה
אופיר:
מלוות צוות מש"י
מלוות צוות שימור ידע
מלוות צוות הפקות מקור
מלוות המחסן
נדב:
מלווה מועדון אמא"י
מלווה צוות כוח אדם
מלווה צוות טכני
בן:
אין תפקידים
הועד הסכים לחלוקת תפקידים זו בין חבריו.
אירוע חנוכה
מעדכנת: אופיר
בזמן אייקון וכחלק ממנו היה אמור להתקיים אירוע קוספליי קטן בדיזנגוף סנטר בניהול אופיר, אך הוא התבטל עקב הקורונה. הסנטר יצרו איתה קשר לגבי קיומו עכשיו כשנגמר הסגר. האירוע ברובו מתוכנן מצד אופיר אבל אין לה זמן לעשות את זה כרגע עקב הלימודים. יקיר מציע את עצמו ללוות את האירוע – אין התנגדות. הועד התדיין במנהלים אפשריים לאירוע, הועד ידבר עם המנהלים הללו בהקדם.
הישיבה נסגרה.
