ישיבת ועד אמאי 2023 אפריל (02.05.2022)

נוכחים: יוני לינדר, אופיר לוטן, אורי מרקוביץ׳, יונתן קדוש, חבר ועדת הביקורת נמרוד סקאל, בשיחה וירטואלית: ליאן לביא

1. אנימאטסורי

מעדכן: אורי

גיוסי הסגל כמעט הסתיימו, ישיבת סגל ראשונה מתרחשת בקרוב. הכנס, התאריך והמיקום הוכרזו.

2. מסיבה בדופלקס

מעדכנת: אופיר

המסיבה הייתה שת״פ שהורם מאוד ברגע האחרון ולכן המעורבות שלנו הייתה מצומצמת. היה מאוד מוצלח, היינו ברחבה הקטנה מבין ה-3 במקום והיה מפוצץ. עוד בזמן המסיבה אמרו שנעבור לרחבה גדולה יותר בפעם הבאה – מסיבה שתקרה ב-18 במאי. המעורבות שלנו הפעם תהיה יותר רצינית בהתאם להתרעה – נביא מתנדבת של אמא"י לעמדת הדיג׳יי כדי לשפר את התיקלוט, לאחר שכבר היינו מעורבים עמוקות בבניית הפלייליסט למסיבה הזו. בנוסף, תינתן הנחה בלעדית לחברי סגל אניאמטסורי.

3. סינמטוקיו

מעדכנת: אופיר

הקרנת הסרט הבאה נקבעה ל-1 ביוני והועברנו לאולם יותר גדול. לסרט הקודם ("פומפו חובבת הקולנוע" שהוקרן ב-20 לאפריל) הייתה מכירת כרטיסים טובה. עובדים על להביא עוד סרטים במטרה שיהיה חודשי.

4. אנימיקס

מעדכנת: אופיר

אנימיקס מתחילים את התהליכים להבאת סרט לפסטיבל הבא, ואנחנו מייעצים להם. בנוסף, אנימיקס התחילו מגעים מול שגרירות יפן בישראל לפסטיבל הבא (ב-2024), ושואפים שהוא יהיה בדגש על יצירה יפנית.

5. יום יפן בהר הצופים

מעדכנת: אופיר

נקים דוכן, יש לנו כרגע רק מתנדבת אחת עבורו (משמרת של 5-6 שעות), יוני תפתח ותסגור ויונתן יביא את הציוד מהמחסן למקום. כרגע אין לנו מספיק אנשים כדי להחזיק את הדוכן באותו יום, נפרסם גיוס בפעילים.

6. עדכון רשימות סגל ארגוני

מעדכנת: יוני

כפי שדיברנו בעבר, יש לעשות עדכון וניפוי ברשימות הסגל הארגוני מסגל ארגוני שלא מבצעים תפקידים לאורך השנה. נעלה את הנושא בישיבה הבאה לאחר שחברי הועד יעברו על הצוותים שהם מלווים.

7. דיסקורד

מעדכן: אורי

הדיסקורד הארגוני לא מאוד פעיל כרגע. אורי סבור שחלק מהסיבה הוא פיצול שלו לכל מיני קהילות שונות שלא הסתדרו זו עם זו, טווח גילאים גדול עם הרבה הטרלות. הרבה מהקהילות האלו זנחו את השרת והקימו לעצמם קהילות חיצוניות.

הנושא עולה כי לשרת אין לינק ייעודי והשרת שקל לבקש תקציב ללינק ייעודי. אורי לא בטוח שזה שווה את הכסף, ולאורי אין את הזמן להשקיע. אורי מתכנן שיחה עם הנהלת השרת, שלא מאוד מפעילה אותו כרגע, ואם לא נגיע ליותר פעילות – נבין איך לסגור את השרת בקרוב. אופיר מציעה – אפשר לצמצם את השרת הרבה יותר מכמות החדרים שיש בו כרגע. שיהיה מקום לחדשות, חיפוש סגל, ועם כמה חדרי דיון כללי/אנימה אולי.

הצבעה על הקצאת תקציב ללינק קבוע – עבר פה אחד

8. פניות שהתקבלו לועד

מעדכן: אורי

רז קיאני מעלה לועד שאלה – לאור העיכובים בפרסומי הפרוטוקולים לאחרונה, והפסקת פרסומים נלווים כגון פרסום תאריך הישיבה ונושאיה, האם יש משהו שהוא יכול לעשות כדי לעזור בתפקידים אלו?

אורי  מבקשת להעלות פה כמה דיונים נפרדים – האם הגיוני שאדם חיצוני לועד יעשה את התפקידים האלו, האם יוני כמזכירת הועד זקוקה לתמיכה הזו, ואם כן – האם אנחנו מקבלים את רז קיאני לתפקיד הזה.

יוני עונה לשאלה הראשונה שלדעתה לא ראוי שאדם חיצוני לועד ינכח בישיבות מכיוון שיש בהן נושאים מאוד רגישים. היא מציעה שאולי אפשר לקיים פתרון ביניים בו נבקש מהמזכיר החיצוני לעזוב את הישיבה לחלקים רגישים ובהם ספציפית חבר ועד יוכל לנהל את הפרוטוקול. פתרון כזה יגרום לבעיות לוגיסטיות נוספות בעריכת הפרוטוקול ובקביעת הישיבות, ויוני לא אוהבת את הקונספט. ליאן מסכימה עם התנגדותה של יוני להכנסת אדם חיצוני לדיונים רגישים.

לשאלה השניה – יוני מעלה שהבעיה העיקרית שלה עם המשיכמות הללו בתקופה האחרונה הייתה חוסר תגובתיות מהועד; היא קובעת ישיבות בלי תשובות מכל הועד לגבי הזמנים המוצעים, ולא מקבלת עריכות לפרוטוקולים מהועד על אף שחלקם כוללים חלקים רגישים שדורשים מעבר. יוני מסכמת שהפתרון לשתי הבעיות זהה (קביעת דדליין ועמידה בו אפילו אם אין תגובות), אבל הבעיה בפתרון הזה היא כמובן שיכולה להיקבע ישיבה שלא יכולים להגיע אליה מספיק חברי ועד לקיום הישיבה, או חלק שחייב להיערך שלא נערך. בכל זאת, היא תנסה להיצמד לזמנים אלה יותר בקשיחות לא להגמישם. אורי מסכים עם דברים אלה.

יוני מוסיפה שפתרון אפשרי להורדת כמות המשימות תחת המזכירות ותחתיה יכול להיות העברת תפקיד קביעת הישיבות, איסוף הנושאים מחברי הועד ופרסום התאריך והנושאים בפעילים לאדם חיצוני. היא סבורה שאין בעיה להעביר תפקיד זה לרז. אורי מציע לקיים שיחה עם רז על תפקידי המזכירה כדי לראות איך אפשר לפצל אותם בינו לבינה אם רז יהיה מעוניין.

הצבעה על הסכמה עקרונית להעברת תפקידי המזכירות לאדם חיצוני פרט להקלדת, עריכת ופרסום הפרוטוקול: עבר פה אחד.

יוני ואורי ידברו עם רז קיאני שהציע עצמו לתפקיד.

9. רשימת משימות לישיבה הבאה

מעדכן: אורי 

אורי – לקדם סגירת תכנית עבודה (לשלוח במייל ולקבוע ישיבה כדדליין).

אורי – קיום ישיבה עם הנהלת הדיסקורד לגבי צמצומו.

אורי ויוני – לדבר עם רז קיאני בנוגע לתפקיד המזכירות.

יוני – לקבוע שיחה עם רו"ח הארגון צבי יחד עם אורי ואופיר, בנוגע לאפשרויות תשלום ותגמול בשת"פים..

הישיבה נסגרה.