ישיבת ועד אמאי 2019 אוקטובר (23.10.2019)

נוכחים: אורי מרקוביץ', יוני לינדר, ויטל שיי וקסלר, ניב שצ'רב, תומר שלו, לירון אפריאט

1. מזכירות הארגון

מעדכן: אורי

יוני פירטה את תפקידי מזכיר הארגון – תיאום וארגון ישיבות הועד וישיבות נלוות הדורשות נוכחות ועד,
כתיבת הפרוטוקולים במהלכן, עריכתם והפרסום שלהם לציבור הרחב ולפעילים, כמו גם, תפקיד שהוא יותר מסורת מאשר חלק רשמי, מהמזכירות – פרסום ימי הולדת בפעילים.

ויטל הציע את עצמו לתפקיד – התקבל פה אחד.

2. חפיפת הועד הנכנס

מעדכן: אורי

הישיבות הן חלק מתקנון הארגון, נדרש מינימום של ארבעה חברי ועד ולא פחות. נוכחות פיזית היא המועדפת ולחברי ועד המצטרפים מרחוק יש אותה זכות הצבעה.
מצופה לסגור את כל נושאי הישיבה עד 48 שעות לפני על מנת לפרסם בקבוצת הפעילים עם תאריך הישיבה.
אפשר להוסיף נושאים לא מן המניין בתיאום מול היו"ר.
לישיבות מוזמנים להגיע אורחים על מנת לקדם שקיפות, היו"ר הוא זה שמאשר את הגעת האורחים.
לרוב האורח יגיע על מנת לקדם נושא עליו מדברים בישיבה.
לירון מציעה לדבר מראש עם הצוותים שכל חבר ועד מלווה ברגע שיודעים את נושאי השיחה של הישיבה כדי שיוכלו להגיע במידה והם רוצים וישנו נושא רלוונטי אליהם.
היו"ר מנהל את הישיבה.
במקרה של תיקו בהצבעה ליו"ר יש יכולת להכריע.

נוהל עדכונים שוטפים:
מדובר בנושא האחרון והקבוע בישיבות – הזמן לדבר על מה שמתרחש בצוותים המלווים על מנת שכל הועד יהיה על אותו הקו ויהיה מיודע בהקדמות של הצוותים. ניצור רשימה מסודרת של הצוותים ונתחיל לעדכן אותם לפי הרשימה ונעדכן לפי הצורך. במידה והישיבה הייתה ארוכה ולא היה זמן לכל הצוותים – הצוותים שדובר עליהם יעברו לתחתית הרשימה.
חשוב שעד יום לפני לכל חבר ועד כבר יהיה עדכון מכל הצוותים אותם הוא מלווה.

החלטות בישיבות לא פיזיות:
הצבעות כתובות במייל – אפשר לאשר בשרשור אך ההחלטה חייבת לעבור פה באחד.

ישיבות טלפוניות – עד היום היה מותר לעשות ישיבה טלפונית כאשר כל חבריי הועד חייבים להיות נוכחים. החלטות עוברות ברוב מוחלט של 4 אנשים.
יוני מציעה נוכחות של חמישה אנשים בישיבות טלפוניות ולא כל הועד, אורי מבקש שנמשיך לקיים ישיבות טלפוניות עם כל הועד.
לאחר דיון, אורי מוכן להתפשר על נוכחות התחלתית של 6 אנשים בישיבות הטלפוניות.
שיחות טלפוניות מתרחשות במידה ואין הסכמה בשרשור במייל או במקרים דחופים.
יו"ר הועד הוא האדם שמזמן את כינוס הישיבה הטלפונית.

ישיבות לא מן המניין:
ישיבה על נושא שארוך מידי לעשות בישיבה החודשית והקבועה.
סוג נוסף הוא כאשר יש נושא חירום ובמקרה כזה מזמנים ישיבה תוך זמן אותו היו"ר יקבע ולא קצר יותר משבוע והנוכחות היא מינימום 4 חברי ועד. מקרה חירום לדוגמא: דיוני תקציב דחופים לכנס.
אם זו ישיבה שמעבירים בה החלטות – חובה שיהיו בה 4 אנשים על מנת שהיא תהיה ישיבת ועד רשמי.
יו"ר הועד הוא האדם שמזמן גם את ישיבות שלא מן המניין.

מתקיימת הצבעה על נהלי הישיבות כרשום למעלה:
ההחלטה עברה פה אחד.

אורי פותח ואומר שמרגע זה "כולנו חברי ועד" – לכל דבר שאנחנו אומרים יש משמעות לארגון, גם מבחינה  חוקית, ועלינו להיות מודעים לזה.

מורשי חתימה – יש כרגע שלושה, אורי, תומר דוד ותומר שלו. ברצוננו להחליף את תומר דוד כעת כשהוא פורש מתפקיד הגזבר ומהוועד. התפקיד דורש זמינות פיזית לסניף הבנק של הארגון בהתרעה סבירה, ויכולת לחתום על טפסים נחוצים.

הצבעה על להסיר את תומר דוד ממורשי החתימה של הארגון ב23.11.19 – עבר פה אחד.

הועד מצביע על להוסיף בהקדם את יוני לינדר ואת לירון אפריאט לרשימת מורשי החתימה לצד אורי מרקוביץ' ותומר שלו – עבר פה אחד.
סניף הבנק שהשתמשנו בשירותיו עד היום סוגר חלק מהשירותים שהוא מציע ועל כן יהיה עלינו להחליף סניף. ההחלטה על העברת הסניף תתבצע עד הישיבה הבאה ואז תהיה הצבעה.
הועד מאשר להעביר את סניף הבנק.

חתימה על חוזים – לפי החלטת ועד מהקדנציה הקודמת, כל חבר ועד רשאי לחתום על חוזים שמחייבים את הארגון כל עוד הוא חותם ביחד עם החותמת הארגונית והחוזה אינו מעל כמות כסף מסוימת שמעליה צריך חתימה של שני מורשי חתימה כרגיל.

עד סוף דצמבר עלינו לאשר תכנית עבודה ותקציב לקדנציה.

על מנת ליצור תחושה של זמינות של הועד למען הפעילים, נקציב 72 שעות למענה על שאלות – זאת אומרת שתוך 3 ימים תורן צריך לענות למייל ואז באחריותו להעביר את הנושא לחבר ועד האחראי.
כל חודש יתחלף תורן.
ויטל אחראי על ליצור רשימה של תורניות.
יש רצון לשנות את השם של הועד מcontact לboard ולהעביר את המייל של contact לידימש"י.
המטרה היא ששאלות כלליות יקבלו מענה של רכז מש"י ובמידה ומדובר בשאלה ספציפית לועד, רכז מש"י יעביר את זה למייל שלנו וכאן נכנס התורן.
הועד מצביע על קיום הקצבת זמן תגובה והועד מתחייב להגיב בתוך 72 שעות, התגובה יכולה להיות הפנייה לחבר ועד אחר (במקרה כזה יש ריסט ל72 שעות) או להיות העברה לנושאים לישיבת ועד הקרובה. במקרה זה – תוך 48 שעות לאחר הישיבה הועד חוזר עם תשובה.
ההצבעה – עברה פה אחד.

תקציב ותוכנית עבודה יוגשו בדצמבר, בישיבת דצמבר תעבור החלטה.
התקציב הארגוני כתוב בתוך תוכנית העבודה.
תוכנית עבודה זו רשימה של כל התוכניות שעומדות לצאת לפועל בשנה הקרובה, כולל הוצאות והכנסות עתידיות של אירועים ופרויקטים. צריך לעבור על התקציב ולוודא שהוא סביר.
תוכנית העבודה לא מחייבת את הארגון והיא משמשת כמסגרת ארגונית.
הרצון הוא להעביר תקציב חיובי, בשונה משנים קודמות שההערכה הייתה פסימית ושלילית.
א. אנחנו צריכים להגדיר כמה אנחנו רוצים שאירועי הדגל ירוויחו.
ב. הבנה של מה שאנחנו עושים בקיץ. תתקיים ישיבת פסגה בנושא.

פעילים
מדובר בחברי ארגון שתרמו בשנה האחרונה לאמא"י, נרשמים דרך האתר ועוברים אישור.
קבוצת אנשים שפעילים בתוך הארגון. בקנדנציה האחרונה לא נעשה מספיק מאמץ להשאיר את קבוצת הפייסבוק פעילה מצד הוועד.
מצופה מהפעילים להגיב בתדירות סבירה.
א' פעילים הוא תפקיד מאוד טכני – לאשר פעילים אשר עונים על הקריטריונים או לדחות אותם ולעדכן אותם.
אורי יעביר שרשור במייל עם דיון על הקריטריונים של פעילים.

בקדנציה הקודמת לא היו מפגשים עניינים עם הפעילים.
היעד הוא שאחרי כל ישיבה נוציא פנימית נושאים לדיונים מול הפעילים.
החל מהישיבה הבאה נחליט על איזה נושאים נעביר לפעילים.
אורי מציע להוריד את תפקיד הא' פעילים הועדי ולהעביר את התפקיד לחבר בצוות כוח אדם ואורי דיבר עם א' כוח אדם – נדב שומרוני, ועדכן אותו.
הצבעה – התקבלה פה אחד.

מלווה מטעם הועד – האיש קשר של הועד עם הצוות וההפך. מצופה ממנו להיות בישיבות של הצוות כמה שאפשר ולהיות זמין כמה שאפשר ולוודא שנעשית עבודה. לוודא שיש תוכנית עבודה מסודרת לצוות.
כל חבר ועד אחראי על להעביר את ההחלטות של הועד לגבי הצוותים שלו לצוותים עצמם.
חלק מתוכנית העבודה היא להבין מה הצפי מהצוותים וכמה נדרש מכל חבר צוות.
חשוב לציין שלסגל ארגוני – אנשים שתורמים לארגון לאורך השנה מחוץ לכנסים – יש הטבה נוספת שהיא כניסה חינם לשני הכנסים הגדולים של אמא"י והנחה של 40 שקל באירועי הארגון פעם בחצי שנה.
רשימת הסגל הארגוני נקבעה עד היום ע"י הועד פעמיים בשנה, יוני מציעה לשנות את התאריכים של חידוש זה שכרגע מתקיים בפברואר וביולי. אורי מבקש לדחות את הדיון של הסגל הארגוני לישיבה של דצמבר, כיוון שאיננו בוער כרגע.

תומר:
מציג הדפסה של 22 עמודים בצבע של חוברת לWCS עם שני עמודים אחוריים, חמש עשרה חוברות, על מנת להביא את זה לספונסרים ולא לבוא בידיים ריקות. מדובר בתקציב קטן יחסית.
הצבעה – התקבלה פה אחד.

אורי ינסח עד הסופ"ש הודעה על תחילת גיוס ספונסרים בWCS על מנת להריץ את התחרות בהארוקון. 

לו"ז לחודשיים הקרובים:
אורי רוצה לתאם ישיבה בתחילת נובמבר על מנת לדבר על תקציבים ותוכנית עבודה.
בשבועיים אחרונים – ישיבת סגל כראוי.
שבוע אחרון של נובמבר או שבוע ראשון של דצמבר ישיבת פעילים פתוחה – לירון תדבר עם נדב על מנת לארגן את זה.
שבוע שני של דצמבר – ישיבה פרטית על קיץ 2020, בתקווה עם מנהלי הכנסים בשנים האחרונות.
סוף דצמבר – ישיבה כראוי על מנת לאשר את תוכנית העבודה והתקציב הארגוני.
ימי ישיבות – ימי ראשון זה היום היחידי בו אי אפשר, רביעי זה היום האידיאלי.

יוני מציעה פרסום של קול קורא של אירועים וגיוס אנשים לאירועים, מסמך מסודר עם חזון לאחר פרסום תוכנית העבודה.
אורי – אירוע חנוכה 2020 הוא חלק מהתוכנית העבודה שלנו. תוכנית עבודה צריכה להיות מינואר עד דצמבר.

חפיפת תפקידים, לפי סדר דיבור
מדבר – אורי בשם תומר דוד שאינו נוכח:
גזבר – אחראי על התפקוד הכלכלי של הארגון, לשמור על התקציבים ולעקוב אחרי מצבנו הכספי. אחראי על הוצאת צ'קים והתנהלות מול הבנק, אחראי על הסיכום הכספי בסוף השנה. לוודא שכל כנס יש רענון על החזרי נסיעות ושאר החזרים.
מחסן – מחסן הארגון נמצא בחולון, מנוהל כיום על ידי איגור ספרונוב א' המחסן. מלווה המחסן יהיה בתקשורת מול איגור בעיקר. לדבר מראש עם איגור ולא בדקה 90.
תיבת דואר – דרוש אדם שמגיע פעם בשבועיים לתיבת דואר ולבדוק אותה.
בן דינוביץ' ואלה ברוך הצטרפו לישיבה דרך שיחת וידאו

מדבר – בן:
מועדון אמא"י  – מערכת שעליה עובדים בן ותומר שלו. עוד לא קיימת, מטרתה להיות מועדון הטבות בתשלום לחברי הארגון.
מש"י – הצוות אחראי על מיתוג, שיווק ויחסי הציבור של אמאי. מתחזק את הפייסבוק, היוטיוב, האינסטגרם, הניוזלטר, האתר. אחראי הפייסבוק הוא הפנים שלנו כלפי הקהילה ועונה על רוב מוחלט של הפניות בפייסבוק. כרגע בן עוזר לתפעל את האתר. מכיוון שכרגע אין מנהל לצוות חבר הוועד המלווה יעשה קצת יותר.

בן דינוביץ' עזב את הישיבה

מדברת – אלה:
שימור ידע – אלה התחילה לקדם את הנושא בקדנציה וכרגע המערכת עובדת על מערכת מבוססת ויקיפדיה, מדובר במערכת לא ידידותית לתחזוק מצדינו ואלה מקדמת נושא זה באופן אישי ויצאה מהועד עם רצון להתרכז יותר בתפקיד. אלה וצוות טכני ארגוני עברו על כמה אופציות למערכות שיחליפו את הויקיפדיה.
הצד הפחות הטכני זה איסוף המידע, אלה העבירה את הנושא לכוח אדם על מנת לחפש אנשים שיאספו את המידע מהפעילים ואנשי הסגל.

אלה ברוך עזבה את הישיבה

מדבר – אורי בשם תומר דוד שוב:
תלתן – פרויקט הנועד לתמוך בקהילת האמנים בארץ ולעודד יצירה ישראלית בהשראת אנימה ומנגה. הפרויקט הרים עד כה 2 תחרויות ציור, הצוות גם רוצה להרים אירועים יותר קטנים וחברתיים, להרים תערוכות ועוד. יש 3 חברות צוות – נאקורי בן דור ראש הצוות, דניאל שחם ושירה אביגד חברות הצוות.

מדברת – יוני:
ליווי עו"ד – אחראי על הקשר הראשוני בנוגע לכל עניין עם הייעוץ המשפטי של הארגון, אין שום חובה ששאר התקשורת מולם תעבור דרך מלווה העו"ד מטעם הועד. יש לציין שככל הנראה בנק השעות ששילמנו עליו לפני שתי קדנציות לעו"ד שלנו ייגמר באיזור סוף השנה.
צוות תכנים שנתי – צוות ללא ראש צוות, מורכב מ"פרוייקטורים" אשר מרימים אירועי תוכן קטנים לאורך השנה, למשל אירועי הרצאות, וגם המסיבה לפני שתי קדנציות הורמה ביוזמתם (אך לא בניהול אקטיבי של הצוות). הצוות מעביר תקציב בתחילת השנה, הבעיה העיקרית כרגע היא שרוב כוח האדם של הצוות לא מאוד זמין באופן רציף מה שפוגע בתפקוד. המלווה בעיקר זמין תקציבית ולתקשורת מול הארגון במקומות שהצוות לא יודע מה הנוהל.
בנוסף לכך הצוות זמין לעזור עם גיוס תכנים לאירועים לאורך השנה; יש נוהל שהוחלט על ידי הצוות לגבי איך פונים לצוות שיוני הפיצה לועד במייל ויושב בדרייב.
צוות הפקות מקור – התפקיד כולל ליווי של צוות הפקות מקור, אשר מלווה את הפקות המקור ובפרט מחזות הזמר בארגון לאורך כל העבודה איתן, תקופה של שנה וחצי לערך. רוב התפקיד נעשה על ידי הצוות עצמו, המעורבות החשובה מצד המלווה היא בהחלטה של האם הפקת מקור מתאימה לארגון. החלטה זו נעשית לפי קריטריונים שקבע הועד בקדנציה הקודמת והגדיר בתקנון הפקות מקור רשמי המתאר את כל העבודה של הארגון מול הפקות מקור. בצוות יש כרגע חבר אחד, אמיר גל פילוס.

מדבר – תומר שלו:
קשרי פנים – אחראים על קשר עם גופים בתוך הארץ, בעיקר אחראים להשגת ספונסרים. א' מועדון הטבות – רועי וולקינסון.
טכני ארגוני – אחראים על הידע הטכני של הארגון, החל משמירה על קבצים ועד לפיתוח דברים חדשים.

מדברת – לירון:
ספריה – פרויקט שמתנהל בינינו לבין הספריות בארץ, אנו תורמים להם מנגות, גם כאלו שנרכשות על ידינו וגם כאלו שנתרמות על ידי הקהילה. דרור טל הוא א' הפרויקט. אנשי הפרויקט מדברים עם הספריות ומפזרים מנגות לספריות. התנהלות הועד מול הפרויקט – אישור תקציב בעיקר, מעבר לכך לא דורש הרבה מעורבות ועדית. יש גם אנשי קשר עם הספריות – ראוי לדבר בדצמבר על האם הם צריכים להיות במעמד של סגל ארגוני.
קשרי חוץ – אחראים על קשר מחוץ לארץ וקשרים בתוך הארץ הקשורים ישירות ליפן – השגרירות והאגודה לידידות ישראל יפן וכמובן הבאת אורחים, סרטים ועוד לכנסים ולשאר אירועים.
צוות קוספליי ארגוני – מארגן ומאחד את כל האירועים שקשורים לקוספליי, כולל כנסים ואירועים קטנים יותר. הצוות תומך בצוותים הכנסיים על ידי העברת ידע, מתן תמיכה. כתיבת תקנונים ולוודא שהכל הולך ככתוב.
זכויות יוצרים – משימה של להסדיר את הזכויות על הדמויות של אמא"י ומה שיקרה כשהארגון יתפתח. עם כל דמות חדשה ירשם חוזה שהיוצרים חותמים עליו.

מדבר – אורי:
דובר הארגון – אחראי על הוצאת הודעות רשמיות מטעם הארגון, הודעות חשובות עוברות לניסוח דרך הועד.

צוות מרחב בטוח – צוות שהוא הכתובת בארגון לנושא מניעת וטיפול בהטרדות מיניות, ומרחב בטוח, הצוות עובד בעיקר במהלך הכנסים ואחראי לטפל בעניינים של הטרדות וכו' בכנסים. בקדנציה שעברה הוחלט שהחלטות של צוות זה לא עוברות דרך הועד אלא במקרים קיצוניים מאוד, ושהיו"ר יהיה איש הקשר מולם והיחיד שחשוף לפועלם בעבודה השוטפת. א' הצוות היא עמית ששון.
יעל אפריאט, העו"סית איתה הארגון עובד, הציעה בעבר לעשות סמינר פתוח לפעילים ולסגלי כנסים על מנת להגדיל את ההכשרה שלנו להתמודד עם המצבים שרלוונטים לצוות.
צוות כוח אדם – העבודה כרגע של הצוות זה בעיקר גיוס ושימור של סגלים. מעוניינים להריץ שני סמינרים על כמה סוגיות שונות כגון לדעת איך לנהל כנס, איך לקבל ולהעביר ביקורת ועוד.
צוות מוזיקה יפנית – צוות האחראי לכל התחום של המוזיקה היפנית בארגון, אם זה אמא"ידול, אם זה אירועי קאראוקה ואם זה פיקוח (כרגע על הפלייליסט אבל בעתיד מלא) על מסיבות שהארגון מקיים. מנוהל כרגע על ידי גל פרי וגיא תמיר.

חלוקת תפקידים

הועד חילק את התפקידים בין חבריו:

אורי:

דובר הארגון 

ליווי צוות כוח אדם 

ליווי מוזיקה יפנית (או ניב, להחלטת הצוות)

ליווי צוות מרחב בטוח

תומר:
ליווי הארוקון (או בן להחלטת המנהל)
ליווי צוות הפקות מקור

ליווי קשרי פנים

ליווי צוות טכני ארגוני

ליווי מועדון חברים (+בן)

יוני:

גזברות

ליווי עו"ד 

לירון:

ליווי צוות קוספליי ארגוני

זכויות יוצרים

ליווי צוות קש"ח

ליווי ספריה

בן:

ליווי צוות מש"י

ליווי מועדון חברים (+תומר)

ליווי הארוקון (או תומר להחלטת המנהל)

ניב:
ליווי מחסן
תיבת דואר

ליווי צוות תלתן

ליווי מוזיקה יפנית (או אורי, להחלטת הצוות)

ויטל:
ליווי צוות תכנים שנתי

שימור ידע ארגוני

הועד הסכים לחלוקת תפקידים זו בין חבריו.

הישיבה נסגרה.