ישיבת ועד אמאי 2019 פברואר (27.02.2019)

נוכחים: יוני לינדר, תומר דוד, תומר שלו, אורי מרקוביץ', לירון אפריאט, בשיחה טלפונית: אלה ברוך, בן דינוביץ'

1. קוספליי בישיבות ועד

מעדכן: אורי

עקב תלונות שאורי התדיין עליהן עם חברי ועד אחרים אורי מודיע כי עקב התרכזות יתר ולקיחת הרבה זמן מנושאי הקוספליי בישיבות ועד (יותר מ50% מזמן ישיבות ועד), מעכשיו כאשר יהיו נושאים חשובים הקשורים לקוספליי נתחיל מדיון במייל ואם לא ייפתר הנושא בזמן הגיוני תתקיים או ישיבה טלפונית דחופה או ישיבה פיזית פחות דחופה כתלות בנושא. בנוסף לכך חברי ועד יהיו זכאים להביא אורחים רלוונטיים לשיחות הללו (יותר מאורח אחד ידרוש אישור מהיו"ר) על מנת לקדם שקיפות ולאפשר דיונים מלאים. בצורה כזו נוכל לפתוח את כל שאר הנושאים הנוגעים לארגון בישיבות ולצאת מהסיטואציה הנוכחית שבה נושא אחד לוקח את כל זמן הישיבה.

לירון שואלת מדוע זה נחוץ במקום למשל להגביל את הזמן הניתן לנושא בישיבה. אורי עונה כי מדובר על רצון להרחיב את הזמן שניתן לדיון על הנושא ולתת לו את המשקל הרצוי. לירון מוסיפה כי מפריע לה שלא כל חברי הועד יצטרכו להגיע ולהביע דעה בנושא. אורי מציין שאין לו בעיה לציין שיש העדפה לישיבה טלפונית, בה כל הועד חייב לנכוח.

הועד מציע לאורי אלטרנטיבה שהוא מקבל – ראשית לראות איך עובד לתחום זמנים כמו בישיבה היום ואחר כך להחליט לגבי תחימה של נושא מאוד ספציפי כמו קוספליי ל"טיפול מיוחד" בישיבות.

2. הארוקון

מעדכן: תומר שלו

כל העבודה הולכת כראוי, כל ההוצאות על מקומות נסגרו לכנס ולאירועים קשורים עד אז כמו מכירות כרטיסים, כל התכניה נסגרה והתקיימו שני ערבי הרצות בטא להרצאות אשר מתנדבים ואנשי סגל הגיעו אליהם.

יש קשר עם להקה בשם הלסקור שתופיע במסגרת אחד מאירועי הכנס. נאמ"י ("נבחרי האנימה והמנגה של ישראל") עובדים על הטקס עצמו בו ינאמו מנהל הכנס ויו"ר אמאי, הרבה מאוד אנשים הצביעו בשלב הראשון של נאמ"י ובסה"כ מדובר על פרויקט מוצלח.

מבחינת צוות טכני המפרט נסגר. יהיה טורניר סופר סמאש ברוס אולטימייט.

לוגיסטיקה – כל הרכש לכנס התבצע, ההזמנות נעשו, תכניות ההקמה הסתיימו ומבחינת לוגיסטיקה הכל עובד בדיוק כמו שצריך. התכניה בשלבי עבודה אחרונים ואמורה להיסגר כבר מחר.

הנגשה – שוריין חדר הורים להנקה והחתלה, יהיו מתנדבי נגישות בכנס שיעזרו לאנשים הזקוקים לנגישות במתחם הכנס, התכניה תותאם לעיוורי צבעים.

כוח אדם – גויסה כמות המתנדבים המינימלית הנחוצה, בפועל כנראה יגיעו פחות מכך – צריך עוד מתנדבים. צוות המתנדבים מקיים תחרויות בשרת הדיסקורד של המתנדבים אשר נושאים פרסים למתנדבים.

שיווק – נעשו פניות למספר גורמי תקשורת. התקיימה פניה לחבר במועצת העיר של ירושלים והוא יגיע לכנס. עברנו 5,000 עוקבים בפייסבוק, יש 1,500 אטנדינג באיוונט.
דוכנים – נותרו 8 מטר למלא ופרט לכך יש הכל.

לסיכום העבודה הקשה מתקדמת טוב והכל עומד כרגע.

3. תחרות WCS 2019

מעדכנת: לירון

הנושא עולה בישיבה מכיוון שעל הועד לסגור נושא לגבי WCS, שהוא תפקיד המארגן של התחרות מצידנו.

לירון מציגה שWCS יכולה להיות פלטפורמה עצומה להביא קשרים ואף ספונסרים לאמא"י. מעבר לכך מבחינת תפקיד המארגן לירון חושבת שסם מתאימה לכך מכל בחינה מבחינת כישוריה והידע והייצוגיות שלה.

סם דניאל הצטרפה לישיבה טלפונית

לירון מציגה את תפקיד המארגן באופן מסודר. לכל מדינה יש "ועדת ארגון WCS" שמארגנת את כל הקשר מול WCS, צוות תמיכה שנמצא שם כדי לוודא שהכל רץ באופן תקין וכמובן עבור הקוספליירים עצמם. המארגן עצמו יכול לבצע את כל התפקידים האלה, אבל אין חובה לכך והוא יכול להקצות אותם לאנשים אחרים. התפקידים שהמארגן עצמו חייב לבצע הם – לוודא שהמוקדמות מתנהלות באופן תקין, למשל במקרה שלנו סם תהיה בקשר עם פלומה באופן רציף לפני ולאורך הכנס כדי לוודא שהכל רץ כראוי. אחרי זה המארגן צריך להיות בקשר עם ארגון WCS באופן מסודר שזה מה שסם עושה כבר עכשיו. המארגן צריך לוודא שהמתחרים עומדים בכל התקנות – זכויות יוצרים, משקל הקוספליי הכולל ועוד, ואם יש להם שאלות בנושאים אלה בעיקרון זה אמור לעבור למארגן. אין חובה שזה יהיה רק אדם אחד, למשל בארה"ב יש ועדה של 4 אנשים ו2 מהם טסו ליפן.

ברמת העיקרון המארגן שם כדי לתמוך בקוספליירים, מה שאומר פרקטית שבמשך השבועיים שביפן אם לקוספליירים שלנו יש בעיה הם באים למארגן כדי שיעזור להם בעניין – זה פשוט מה שקורה פרקטית עם המארגנים באירוע ממה שלירון ראתה. המארגן הוא המתווך בין המתמודדים ששלחנו לבין ארגון WCS. לירון מציינת שזו הזדמנות מדהימה ליצור קשרים עם שאר המארגנים אשר בד"כ מתגבשים ביניהם בזמן האירוע, לדעת לירון זה יכול לפתח קשרים ברמות רבות ואפילו מימון. התפקיד דורש סבלנות מול WCS שעובדים בצורה מאוד איטית ואת היכולת להיות שם בשביל הקוספליירים שנשלח בכל זמן התפקיד, ולירון ממליצה לסיכום שנבחר בסם בהנחה שהיא אכן מעוניינת בתפקיד.

סם מתארת שהיא הייתה במשלחת מטעם הסוכנות היהודית בשני מחנות קיץ בקליפורניה ולכן היא מכירה את המשמעות של לטוס למטרת תפקיד ולא כדי לכייף, והיא קוספליירית ולכן מכירה את הנושא ויכולה לתמוך גם בצורה זו. סם מבקשת שאם יש התכתבויות מייליות – שכולם יהיו מכותבים דרך מיילים ארגוניים כדי שלא יאבד אף מידע. סם מוכנה לקחת את התפקיד ורוצה בו, קוספליי הוא נושא שקרוב לליבה.

לירון מוסיפה שעד עכשיו היא וסם עובדות יחד כל יום ולדעתה סם עושה עבודה מדהימה.

הצבעה על מינוי סם למארגנת הרשמית של אמא"י לתחרות WCS 2019 – עבר פה אחד.

סם דניאל עזבה את הישיבה.

4. שם כנס קיץ 2019

מעדכן: תומר דוד

חן וייס מנהל כנס קיץ 2019, שרון טורנר וירדן ליבני ממש"י הצטרפו לישיבה.

חן מציג שהוא רוצה לשנות את שם כנס הקיץ (כאמ"י – כנס אנימה מנגה ישראל). הוא מבקש משרון וירדן לתת רעיונות לבריינסטורמינג (שנמצאות כאן גם כצוות שיווק כנסי וגם כצוות שיווק ארגוני).

שרון וירדן חושבות שמבחינה שיווקית מאחר שהכנס לא משנה מיקום – זה יהיה לא נכון לשנות את שמו, הוא קליט ומזוהה ומוכר, הקהל כנראה יקרא לו כאמ"י לא משנה מה נעשה. הם יחפשו כאמ"י באינטרנט ולא ימצאו, או ימצאו את השם החדש ויתבלבלו וידפדפו הלאה. שרון מציגה גם שכנראה נתפס קצת מגוחכים אם נמשיך לקרוא לו בשם החדש כאשר כולם קוראים לו כאמ"י.

שרון מוסיפה שאם התכנון הוא לעבור מבנייני האומה אפשר לדבר על שינוי השם וזה יכול אפילו להיות רעיון טוב מבחינה שיווקית ומיתוגית.

חן מגיב לדעתו בעניין – לפחות בנושא החיפוש באינטרנט העניין אינו בעיה וניתן לרשום באתר שזהו השם החדש, לדעתו אנשים לא ידפדפו הלאה – יהיה עמוד בשם כאמ"י, הם ימצאו אותו ויגיעו לאיזור הרלוונטי באתר. חן מוסיף שכאמ"י מותג חלש יותר מאשר הארוקון, ולא חושב שניראה מגוחכים – זה כן יקרה אם נרד מהעניין אחרי כנס אחד ונחזור לכאמ"י, אבל אם נדבוק בשם החדש זה לא ישים אותנו ללעג.

חן מוסיף שלדעתו הארוקון זה לא שם טוב לכנס ישראלי (מכיוון שהארו אינה מילה ישראלית) ולכן באותה מידה כאמ"י אינו שם טוב לכנס בישראל. בנוסף לכאמ"י אין נקודות משיכה כמו פורים שמביא עוד אנשים.

תומר שלו מציין שלדעתו השם כאמ"י הוא נכס של הארגון כבר שנים רבות, שלדעתו צריך לעשות שינוי אבל לא מרחיק לכת – עדיף שיכלול את המילה כאמ"י. למשל תומר מציע את השם כ"אמיקון כדי שיזכיר לאנשים את קומיקון שהם מכירים כבר.

אורי מציין שבעוד הדיון מעניין כל עוד לא תוצע אלטרנטיבה קונקרטית יהיה לו קשה להצביע. אורי מבקש מחן לתת תאריך שעד אליו הנושא צריך להיות סגור מבחינתו, וסביבו הועד יסגור את העניין. חן מבקש שתוך שבועיים, עד ה 13.3, הנושא יהיה סגור. אורי אומר שתוך שבוע על הנהלת הכנס לסיים להציג אלטרנטיבות לקראת קביעת ישיבה להצבעה. חן ואורי מציינים שהארוקון עצמו הוא תזמון מצוין להכריז על מיתוג מחדש.

הועד מודה לאורחים.

חן וייס, שרון טורנר וירדן ליבני יצאו מהישיבה.

בן דינוביץ' חבר הועד יצא מהישיבה.

5. צוות ACC

מעדכנת: אלה

(הערה לקוראים: חלק זה של הישיבה עבר עריכה כבדה מתוך נסיון לשמור על צנעת הפרט מחד, ולהבהיר את עיקרי השיחה והטענות שהועלה מאידך)

דביר אילן חבר צוות ACC הצטרף לישיבה.

מידע רקע לקוראי הפרוטוקול – כפי שאפשר לראות בפרוטוקול הישיבה הטלפונית מ-12.02.2019 אשר עלה במקביל לפרוטוקול זה: כשבועיים לפני הישיבה החליט הועד בישיבה טלפונית להעביר את הסמכות על WCS, בכל המשמעויות של העניין, לידי צוות הקוספליי הכנסי של הארוקון, עקב תלונות ובעיות רבות שהועלו מצידו לגבי עבודת הצוות מול ACC.

דביר מציג שצוות ACC רצה לשלוח חבר מתוכו לישיבת ועד מכיוון שתחושת ACC היא שההחלטה שנעשתה ע"י הועד לאחרונה בנושא קוספליי, בה כל האחריות ל-WCS הועברה לצוות הקוספליי של הארוקון, נעשתה ללא הבנה מלאה של המצב ובפרט של הצד של ACC. דביר מציג ש-ACC מנהלים כמעט כל נושא קוספליי בארגון, בין אם תקנונים ועד פניות מגופים חיצוניים שרוצים משהו בנושאי קוספליי. לאורך השנים ACC שלחו נציגים לצוותי קוספליי בכנסים גם כן.

צוות ACC ירש את מקום צוות המשימה לקראת WCS ואת משימתם ואכן עקב מאמצי הצוות ישראל משתתפת בתחרות ורוב העבודה על התחרות כבר נגמרה. הצוות מופתע מההחלטה האחרונה לקחת ממנו את הנושא מכיוון שעד כה הם עבדו סביב השעון בנושא מההקמה. דביר מציג שהצוות ב"מצב חירום" ובתחושות קשות – לתחושת הצוות לקיחת האחריות ממנו חודש לפני הכנס היא לא מקובלת באותה מידה שלקחת את האחריות מצוות תלתן באותו תזמון הייתה.

הצוות כן מבין שהיו פערים משמעותיים בהבנה של הקשרים בין פלומה פרלוב, א' קוספליי בכנס, לבין הועד ולצוות ACC, והתחושה היא שנעשה פה עוול שלא מגיע לצוות. דביר מציג שצוות ACC מייצג נתח משמעותי בקהילה ורוצה להגיע לפתרון שייטיב עם כל הצדדים. הוא מציע למשל שפלומה תהיה חלק מהצוות וש-WCS יהיה תפקידה בצוות, ולפתוח "ועדה בין משרדית" טלגרמית הכולל את כל הנוגעים לWCS – סם, לירון, פלומה וכל הרלוונטיים מACC.

לירון מודה לדביר על הגעתו לישיבה ורוצה לציין שלא היה רצון לפגוע באף אחד, אך מוסיפה שחבל שפלומה עוד לא מצטרפת לישיבה (שזה כפי שתוכנן בלו"ז הישיבה – אמורה להצטרף עוד כמה דקות אחרי מילות פתיחה מול דביר בלבד) כי היא תענה לרוב הנקודות שדביר העלה. לירון מוסיפה שאופן הודעת ההודעה ל-ACC אכן היה לא ראוי, אך אלה מציינת שחלק מהבעיה הייתה חוסר נוכחות נציגות של ACC בישיבה בה עברה ההחלטה, ולא רק אופן העברת ההודעה.

אורי מודה גם הוא לדביר על הגעתו לישיבה.

פלומה פרלוב א' קוספליי של כנס הארוקון 2019 הצטרפה לישיבה.

אורי מציג בתגובה לאלה שלראייתו אלה תפקדה כנציגת ACC בישיבה המדוברת ולכן הוא לא חשב שצריך נציג נוסף. אורי רוצה להבהיר שכשהוא מקבל תמונה של בעיה מא' קוספליי המגובית ע"י מלווה ומנהלי הכנס – מבחינתו תמונת המצב שהם רואים מקבלת עדיפות כי הם אלה שנמצאים ב"יום פקודה". המטרה המרכזית היום היא להבין בדיוק מה יקרה בעתיד.

לירון הציגה לפלומה בקצרה מה דביר אמר טרם הצטרפותה.

פלומה מציגה שהתנהלה בעיקר מול שלושה נציגים של ACC – אלה, סבטה רוד מצוות ACC ולעיתים קרן חיים א' צוות ACC.

פלומה מציינת ראשית שלא מדובר בעניין אישי אלא בבעיות התנהלות וחלוקת תחומי אחריות מול ACC שפגעו בהתנהלות צוות קוספליי והכנס. היא מציינת שהיום נשלח מייל התנצלות למשתתפי WCS עם תיקונים לתקנון שמשלימים אותו ומתקנים בעיות שהיו בו.

פלומה טוענת שחלוקת האחריות בין ACC וצוות קוספליי הכנסי לא עובדת, וזה לא נוגע רק לכנס הנוכחי כי אם בעיה כבר כמה כנסים לפי סיכומים של א' קוספליי שקדמו לה בתפקיד. פלומה מציגה שלאורך העבודה מול ACC בכנס תחושתה היא שרוב הזמן היא לא קיבלה תמיכה וייעוץ מACC אלא להיפך, משימות הופלו עליה מצד ACC ולא הרבה יותר.

בנוגע לעניין התקנון פלומה מציגה שהיא ראתה בדרייב ACC שיש גרסאות טובות מתורגמות של התקנון הרשמי של WCS אבל התקנון שהצוות קיבל היה פשוט הגרסה שהייתה בפיילוט בכאמי (שבוטל) ויותר מזה התקבל באיחור ולכן נדחתה תחילת ההרשמה. יש לציין – נשלח אותו התקנון בדיוק, עד כדי שורות המתייחסות להיות התחרות פיילוט שעולה בכאמ"י.

פלומה ממשיכה ומציגה שאלה לדוגמה שהתקבלה מאחת המתמודדות. פלומה העלתה את השאלה בקבוצה מול ACC ולא קיבלה תשובה, בסוף התשובה התקבלה דרך דיבור של פלומה עם לירון דרך WCS בעקיפין משרשרת הפיקוד הקיימת עם ACC. בנקודה זו לירון ארגנה מסמך מסודר המכיל תיקונים ושינויים על גבי שבעה עמודים מהתקנון על חוסרים בתקנון שלנו שכן נמצאים בתקנון הבינלאומי, מהם חלק אכן היו חורים אמיתיים בתקנון שלנו. פלומה עברה על התקנונים המלאים ותרגמה אותם במשך שבוע, והיו לפחות שלוש "דרמות" בקהילה אשר לו הסעיפים החסרים היו בתקנון מלכתחילה בתרגום נאות – לא היו מתקיימות מלכתחילה.

פלומה ממשיכה ומציגה שהם שאלו לגבי החוזה שהיה אמור להישלח למתמודדים בהרשמה. הועברה טיוטה באותו היום אבל לא בניסוח שמיש להעברה הלאה למתמודדים.

פלומה מציגה שנוצר קרע עצום בין צוות קוספליי ובין המתמודדים עקב קבוצת הפייסבוק למתמודדים ב-WCS. צוות קוספליי לא ידע איזה שאלות נשאלו שם, איזה נענו ואיך ולמה מתחייבים שם ACC לתשובות בלי להודיע לצוות קוספליי. פלומה מוסיפה שלו היו נותנים לה גישה לדרייב של WCS היא הייתה יודעת על הרבה תרגומים חסרים לתקנוני התחרות וגם על פרטים חשובים שעליה לשלוח למתמודדים כבר והיא לא ידעה על זה.

בנוגע להתנהלות כללית מול ACC ולא ספציפית WCS – שאלות מצוות קוספליי לACC או לא נענו בכלל או נענו באיחור רב למשל אחרי יומיים. בפועל פלומה עקפה סמכויות באופן רציף כדי לפתור בעיות. פלומה הרגישה שהיו המון חצאי עבודה, מציגה דוגמאות לועד.

פלומה מדגישה לועד שהיו מספר שקרים שעברו לצוותה מצד ACC, מפרטת את חלקם שוב.

הנקודה האחרונה שפלומה רצתה להעלות היא שהוכנסו לה מילים לפה כאשר ביקשה להעביר הודעות לACC דרך חלק מחברי הצוות, מפרטת דוגמה שהתרחשה למקרה בו נעשו תיקונים בתקנון באתר ללא יידוע של צוות קוספליי.

לירון מציינת שהיא עומדת מאחורי פלומה בעניין 100%.

דביר פותח ואומר שעקיפת סמכות צריכה להיות נורת אזהרה ושאחרי שניים-שלושה אירועים כאלה הייתה צריכה כבר לקרות ישיבה פיזית בין צוות ACC וצוות קוספליי כנסי כדי לטפל ישירות בבעיות הללו, ולדעתו אלה בדיוק הכשלים שצריך לעצור ברגע שמישהו שומע עליהם. דביר חושב שבהחלט היה פער של מה עושה מי ותחומי אחריות מצד ACC, היה צריך לעשות חלוקה תפקידים מסודרת והיא בהחלט יכולה לקרות באופן מסודר מעכשיו. דביר נותן דוגמה לתחום סמכות של ACC שהוא הלוגו והיה עליו להיסגר כבר בתוך ACC. פלומה מציינת שהבעיה עם הלוגו הייתה שהוא לא נסגר בזמן והוא דרוש למשל למסמכים שצריכים להיות מוגשים כבר למחרת הישיבה.

דביר מציג שכל השאלות שהועברו לACC נשלחו הלאה לגורם הרשמי מטעם WCS שהם בקשר איתו, והתקיעות בתקשורת קרו שם. פלומה אומרת שהיא גם לא קיבלה אף עדכון אפילו בסגנון "עוד אין מהם תשובה". דביר שואל מדוע לא העלתה את זה – פלומה עונה שמלוות הצוות מטעם ACC לא הוצגה אליה כ"היא פה בשבילך לכל דבר" אלא כ"תפני שאלות אליה וזהו" – מציגה שאולי הבעיה הייתה תיאום הציפיות והגדרת התפקיד אך בסופו של דבר לא התבצע התפקיד שהיה נחוץ. דביר עונה שזה נשמע כאילו היו כאן כמה גורמים שחשבו שהם מתפקדים כראוי ולא קיבלו פידבק בנושא עד הרגע שהועבר תחום האחריות בבת אחת.

לגבי תקנונים דביר מציג שהייתה בעיה מצד ACC – לגבי התקנונים שפלומה ראתה בדרייב של ACC נאמר לצוות על ידי איש הקשר מטעם WCS שתקנונים אלו לא עדכניים. יותר מכך דביר מציג שמבחינת הצוות העבודה על התקנונים נגמרה והם הועברו בדדליין שנקבע מראש חודשים לפני הכנס.

פלומה מציגה שדביר מציג חוסר מודעות מצד ACC לכל מיני בעיות,  אך הבעיות הוצפו בקבוצת העבודה של צוות קוספליי עם נציגי ACC, ואם הן לא הגיעו לשאר ACC בכלל זו בעיה רצינית.

דביר מציג מבחינת הצוות שלמיטב ידיעתם כל ההחלטות הרלוונטיות כגון התקנון הועלו לועד – הועד מגיב שהתקנון לא אושר על ידי הועד מאז כאמ"י בו אושר תקנון לתחרות "מדומה" שהייתה אמורה להתקיים בו ולבצע ניסוי על צורת קיום המוקדמות האמיתיות שיתקיימו בהארוקון.

הוא גם מציג שהיה צריך להתקיים שילוב כוחות בין אנשי הקשר של לירון וקשריה ועם איש הקשר הרשמי שהצוות דיבר איתו. לירון מציינת שצוות ACC היה צריך לעשות מאמצים ברגע שאיש הקשר לא ענה להם למצוא את הקשרים האלה תוך זמן סביר.

פלומה מציגה שהיא מעולם לא קיבלה תשובות בציר מ-ACC בעוד שדרך לירון היא הייתה מקבלת תשובות תוך יום-יומיים.

לירון מציגה לגבי העובדה שאיש הקשר לא מגיב במשך תקופות זמן כאלה ארוכות והצוות לא עושה עבודה ראויה מולו, שלדעתה ההתנהלות מול WCS של ACC הייתה חרפה וכך גם ההתנהלות הכללית סביב הנושא של ACC, ובפרט העובדה שדביר מציין שהוא לא מכיר חצי מהבעיות שעולות בשיחה. דביר עונה שהוא מרגיש שמתקיימת בישיבה זו הצגה מגמתית מאוד של צוות ACC שלא מתחשב בפעולתו לאורך קיומו.

תומר דוד מבקש שישלחו לועד שני מיילים, אחד מטעם ACC ואחד מטעם פלומה כנציגת הכנס, אשר הועד יוכל לקרוא כדי להבין את הסיטואציה יותר לעומק שלא במסגרת ישיבה מוגבלת בזמן.

דביר מציין לסיום שמתקיים פה עוול מכיוון שנעשתה החלטה חותכת ומיידית בלי לומר לצוות ACC שהיו בעיות בכלל בהתנהלות, ויותר מכך שההצגה שלהם עכשיו כהצדקה של ההחלטה לא ראויה בהתחשב בעובדה שזה לא הועבר מעולם לצוות ACC. דביר חושב שכל מה שקורה כרגע ממשיך לשחוק אנשים שמתנדבים מרצונם לארגון בתחום מאוד מאוד קשה ושוחק. הוא גם לא חושב שהיה לו זמן להציג את הנושאים ולהגיב כראוי היום.

תומר דוד מציג שההחלטה שהועברה לא הייתה על סגירת ACC או על מי אשם – ההחלטה נגעה לגבי איך אנחנו כועד פותרים את הבעיה הקיימת של ניהול מוקדמות WCS כראוי בכנס הארוקון 2019. אורי ממשיך ומחדד כי לועד הוצג שצוות קוספליי וACC לא מצליחים לעבוד יחד לאירוע הזה כרגע ועל הועד היה או להחליט להכניס את ACC באופן מלא לניהול העניין או להחליט לתת לצוות קוספליי שליטה על העניין. לועד גם הובהר באותה ישיבה שלצוות ACC אין את היכולת מבחינת כוח אדם להיכנס באופן יותר עמוק לניהול בכנס.

אלה מציינת שמבחינתה הבעיה בהחלטה הייתה העברת האחריות גם לדברים שמתרחשים לאחר הכנס עצמו הנוגעים לWCS 2019. אורי מגיב שזה נוגע להגדלת המעורבות של צוות קוספליי בWCS 2019 ולכן היה חלק מההחלטה. הוא גם מדגיש שהועד לא מוריד את הקרדיט המלא לACC על כל העבודה שהם עשו עם WCS ואף מברך עליו. עם זאת על הועד להחליט לאן ללכת מפה. לתחושת הועד תמונת המצב שצוות קוספליי רואה, שצוות ACC רואה ושהועד רואה הן שלוש תמונות שונות לחלוטין. מה שהועד צריך להחליט לפני הארוקון הוא איך יראה היום שאחרי הארוקון. אורי מקציב שבוע לועד להחלטה על מה קורה בעניין, ישר לאחר קבלת המיילים אותם תומר דוד ביקש.

דביר מבקש להבהיר שגם אם כל מה שנאמר מצד צוות קוספליי מדויק הוא מערער על ההחלטה החדה והמיידית להוציא את צוות ACC מהאחריות על WCS במקום לעשות שילוב כוחות.

בן דינוביץ' חזר לישיבה.

אורי מדגיש שהסיבה שתחום האחריות על WCS הוקצה גם לאחרי הכנס (בהיכפף בהחלטת ועד נוספת בישיבה עתידית – הייתה אמורה להיות ישיבה זו אך תידחה לישיבה נוספת) היא כדי לוודא שלא "נצא קירחים מכאן ומכאן" – שנעשה החלטה נקודתית ואז לא פלומה ולא ACC ימשיכו בעבודה על WCS והפרוייקט יפול. תיקבע ישיבת המשך בתוך שבוע או שבוע וחצי שבה הועד ידבר נקודתית על נושא זה ויגיע להחלטה.

הועד הודה שנית לדביר ופלומה על ההגעה והדיון, שהגיעו ודיברנו על אף שהדיון לא היה נוח לאף אחד מהם בודאות.

פלומה ודביר עזבו את הישיבה.

אלה ברוך עזבה את הישיבה.

6. קאמינ"ה – "קרן אנימה מנגה ישראל בניהול הינומארו"

מעדכן: אורי

עמוס עמנואל, בעל העסק הינומארו, הצטרף לישיבה.

אורי מעדכן כי עמוס העלה בפניו רעיון להקמת "קרן" לאנימה ומנגה בישראל, אורי התדיין עם צבי בר הרו"ח של הארגון בעניין ההצעה המלאה וצבי בודק נקודה בעייתית אחת (הנוגעת למכירת מוצרים) ברעיון אבל את השאר צבי אישר.

עמוס הציג את עצמו ועיסוקיו לועד – מנהל חנות "אקיהברה הקטנה" בסנטר והחנות האינטרנטית "הדאגאשיה" ויבואן של מספר מוצרים יפניים הרלוונטיים אלינו.

עמוס הציג את האפיקים הרלוונטיים לשיתוף הפעולה.

תומר שלו מבקש חוות דעת כתובה מעורכות הדין שלנו שכל הדברים המתוכננים הם חוקיים. הועד מסכים עם הצעה זו. אורי מציע שנצביע על תנאי – כלומר נצביע שאם עורכות הדין וגם הרו"ח אומרים בכתב שההצעה היא חוקית כמו שהוצגה, אזי אנו נותנים לעמוס אור ירוק להתקדם עם פרויקט קאמינ"ה לקראת המשך עבודה. הצבעה – עבר פה אחד (כולם פרט לאלה שאינה נוכחת, שישה חברי ועד סה"כ).

7. כנס קיץ 2019

מעדכן: תומר דוד

התקיימה ישיבת התנעה של תומר דוד וחן וייס מנהל שם קוד כאמ"י 2019. חן החל בגיוס, אודליה יחיאל היא הע' מנהל שלו. חן מאוד רוצה לדחוף מרץ' ארגוני. חן גם רוצה אירוע ממלכתי יותר שבו הועד יוכל לנאום אבל שלא יהיה משעמם. חן רוצה להבין אצל מי האחריות לאורחים מהארץ. הועד ממליץ שחן ימנה צוות מטעמו, מכיוון שלקש"פ פשוט אין זמן לזה. עדכון אחרון הוא שחן רוצה להכניס מערכת ניהול משימות מנדטורית לכל הסגל ובודק כרגע אופציות.

8. ביטוח ארגוני

מעדכן: תומר שלו

הביטוח הארגוני לשנת 2019 נקנה, הנושא סגור עד לשנה הבאה.

הישיבה נסגרה.

נושאים שעודכנו במייל:

1. צוות טכני ארגוני

מעדכן: תומר שלו

• הסתיימו הפיתוחים עבור הארוקון 2019: תוכנת שמירת החפצים + סקריפט התקנות אוטומטי על מחשבי הכנס
• הסתיים העדכון של אתר נאמ"י, הפרויקט נכנס לשלב ההצבעות השני, מה שמצריך עדכון סל הבחירה להצגת המועמדים הסופיים בלבד. העדכון הבא והאחרון של האתר יתבצע לאחר הארוקון 2019 ויכלול את הצגת הזוכים בכל קטגוריה.

2. קשרי פנים

מעדכן: תומר שלו

החלנו בהיערכות ליצירת קשר עם בתי עסק (בדגש על חנויות ומסעדות) לצורך מתן הטבות במסגרת מועדון ההטבות של אמא"י. לצד רז יגויס אדם נוסף שיסייע בהכנת ההסכמים להחתמת בתי העסק.

בתחום הספונסרים – אין חדש. כדי שפעילות זו תהיה אפקטיבית יש לעבות את צוות קשרי פנים עם אדם ייעודי לנושא זה וזו אחת המשימות לאחרי כנס הארוקון. כרגע הספונסר היחיד בקשר להארוקון הוא הספונסר שהאחריות עליו הועברה לתלתן – נותן החסות הראשית לתחרות, אנימאיה.

3. מצב שימור הידע הארגוני

מעדכנת: אלה
בוצעה חפיפה בין תומר דוד לאלה ברוך.

כיום, הויקי הארגוני אינו עונה על צרכי הארגון במלואם, לפיכך יש למצוא אלטרנטיבה חלופית. בשלב א' נשלח מייל לועד עבור התדיינות בדרישות מערכת שימור הידע. בשלב ב' מסקנות הועד יועברו להמשך דיון בקבוצת הפעילים בפייסבוק.

4. פעילים

מעדכנת: אלה
בוצעה חפיפה בין תומר דוד לאלה ברוך

5. מש"י – מיתוג, שיווק ויחסי ציבור

מעדכן: בן

גויס א' תוכן חדש לאתר אמא"י, אורי פרידמן. אודליה יחיאל ממשיכה בצוות בתפקיד ע' תוכן אתר.

6. פרויקט תלתן

מעדכן: תומר

העבודה לקראת התחרות מתנהלת בלי בעיות

7. גזבר

מעדכן: תומר

העבודה על סיכום 2018 מתקדמת, לאחר הארוקון יוקצו החוסרים לחברי הועד לצורך השלמת קבלות.

8. מחסן

מעדכן: תומר

נעשתה פנייה למחסן לצורך טיפול בייפוי כוח לאיגור ספרונוב א' המחסן.

9. קש"ח – קשרי חוץ

מעדכן: אורי

עבודה ענפה סביב הכנס. התחילו תכנונים לקראת הנסיעה של WCS ליפן.

10. זכויות יוצרים ארגוניות

מעדכן: אורי

הנושא תקוע בהתכתבות מול עורכות הדין בגלל פאת זמן.

11. כוח אדם

מעדכן: אורי

רז קיאני עושה עבודה טובה בתכנון ועבודה על הצוות.

12. ועדת בחירת שופטים

מעדכנת: לירון

אין עדכון החודש.

13. פרויקט הספריה

מעדכנת: לירון

אין עדכון החודש.

14. צוות תכנים שנתי

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

15. צוות הפקות מקור

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.