ישיבת ועד אמאי 2019 ספטמבר (26.9.2019)
נוכחים: תומר דוד, אורי מרקוביץ', יוני לינדר, לירון אפריאט, תומר שלו
1. בחירות
מעדכן: אורי מרקוביץ'
צוות מש"י עובד במרץ על פרסום הבחירות, עד כה התמקדו בצורך לרוץ לועד המנהל. כרגע יש 7 מועמדים לועד, שזו הכמות הנדרשת לקיום בחירות, ומסתמן שיהיו עוד מועמדים.
הועד ביקש מצוות מש"י לתת פוקוס על ועדת הביקורת כרגע, מכיוון שאין מועמדים אליה כלל.
בעוד שבוע נסגרת תקופת ההתמודדות הרשמית, לאחריה אנשים יוכלו להגיש מועמדות אך האסיפה הכללית תצטרך לאשר את מועמדותם כדי שיוכלו להתמודד.
ניכר שהעבודה עם מש"י שיפרה מאוד את קידום הבחירות בקהילה ביחס לשנים הקודמות.
התקבלו תלונות על קמפיין ה"גוועלד" ששם את קיום הארוקון בסימן שאלה. התלונות מובנות לועד, אך מכיוון שפרסום זה היה האחד שגרם להכי הרבה התעוררות של הקהילה, הועד סבור שזו הייתה החלטה נכונה. עם זאת הועד מסכים שהיה מקום ליידע את הסגל הבכיר של הארוקון בנושא טרם הפרסום, ונסמן בעיה זו לפרסומים דומים בעתיד.
2. האסיפה הכללית
מעדכן: אורי מרקוביץ'
באסיפה הכללית צריך להציג סיכום קדנציה. ב-1 לאוקטובר אורי יפתח שרשור מייל בנושא. מכיוון שהסיכום הכספי לא יהיה מוכן עד לאסיפה הכללית, יהיה עלינו (כמו בקדנציה שעברה) לקיים אסיפה כללית נפרדת בה נציג ונאשר אותו לאחר שיהיה מוכן.
בנוסף, ועדת הביקורת מציגה דו"ח של סיכום הקדנציה באסיפה הכללית, יוני תיצור איתם קשר עד ה-1 באוקטובר לוודא שיכינו דו"ח זה.
3. כנס חנוכה 2019
מעדכנת: לירון אפריאט
אף אופציה למנהל שדיברנו איתה עד כה לא רצתה לנהל את הכנס. לירון בשיתוף עם כח אדם תוציא קול קורא לתפקיד בפעילים עד ה-28.9.
תומר שלו מבקש להדגיש בפוסט הגיוס הנ"ל את ההבדלים בין כנס חנוכה לכנסים גדולים יותר.
4. צוות תכנים שנתי
מעדכנת: יוני לינדר
אירוע ההרצאות על הבר בלבל אפ בתל אביב, בניהול שרון אלבז חברת הצוות, יתקיים מחר, ה-27.9. נקנו אליו מראש יותר כרטיסים משציפינו כבר והכרטיסים גם ימכרו במקום. אין בעיות להעלות בנושא אירוע זה.
לאירוע ההרצאות של בועת מחשבה שיתקיים שבוע לאחר מכן ב-3.10 הסתיימו רוב ההכנות, הוא יתקיים במתחם החנות החדש של אקיבה הקטנה כדי להיות יותר פתוח לקהל מאשר מתחם המועדון שממוקם בחדר בחניה של הסנטר. עלה איוונט ואנחנו בקשר עם מש"י לגבי פרסומו.
5. מסיבה
מעדכנת: לירון אפריאט
מעדכנת: יוני לינדר
העבודה על המסיבה מתקדמת כהלכה, הפלייליסט בשלבי סגירה בין צוות המסיבה. עד כה נקנו פחות כרטיסים משנקנו באותה תקופה במסיבה הקודמת של שרית, שזו נקודה קצת מדאיגה אך בנקודה זו עוד קשה ללמוד ממנה על סך כמות המגיעים כי רוב הכרטיסים נקנים בשבוע-שניים טרם המסיבה.
הועד מבקש מיוני לוודא שהמסמכים שהוכנו אחרי המסיבה של ACC ע"י צוות טכני ארגוני יועברו לצוות המסיבה, יוני תוודא שזה יקרה.
6. דוכן אמא"י באייקון 2019
מעדכנת: יוני לינדר
יוני מעדכנת שהציוד לדוכן מוכן מהמחסן, כולל מרץ' ארגוני שיימכר במקום.
הדוכן דורש תקציב מסוים – ראשית להדפסת עותקים נוספים של פליירים שמסבירים על הארגון, שנית להשכרת מחשב ואולי סטיק רשת לשימוש במקום. יוני מציגה את מסגרת התקציב הרצויה לה והועד מאשר אותה, ומבקש להזכיר לועד הנכנס בקדנציה הבאה לרשום תקציב לדוכני אמא"י באייקון ועולמות בתכנית העבודה.
הועד מבקש מיוני גם לבדוק לגבי הראוטר שפועל על כרטיס SIM בתשלום מראש ששומש בכאמ"י, כי אם נותרה שם חבילת רשת נוכל להשתמש בו ולהוזיל עלויות. יוני תבדוק זאת מול איגור ספרונוב א' המחסן.
7. צוות קש"ח (קשרי חוץ)
מעדכנת: לירון אפריאט
כמו שסוכם בישיבה הקודמת הצוות במהלכים של בניה מחדש תחת סם דניאל א' הצוות. גויסו מאז שיאל פלד-זקס ונתן רונין לצוות.
הצוות כבר בשיחות ביחד עם הנהלת הארוקון 2020 להתקדמות העבודה על אורחים להארוקון.
התקבלו מספר פניות מהקהילה לגבי הבאת הסרט פרומאר (Promare) לארץ להקרנה. לירון שואלת לגבי תקציב לאירוע כזה, וגם לגבי החזרים לנסיעות וכו' לצוות – יוני מציינת שאושרה מסגרת להוצאות כאלו בתחילת השנה, ולאירוע הקרנה כל עוד התקציב שמוצג איננו מפסיד לא צפויה בעיה. יוני מזכירה בכל זאת לשנה הבאה – עדיף שהוצאות כאלה יהיו רשומות בתקציב בתחילת השנה.
8. צוות כוח אדם
מעדכן: אורי מרקוביץ'
התקיימה שיחת סיכום לאחר הישיבה האחרונה בין אורי לרז קיאני, א' כוח אדם היוצא.
אורי ורז ממליצים לועד הבא לדבר עם כל הצוותים הארגוניים על הצבת יעדים, במקום שיטת העבודה הנוכחית והפחות מאורגנת מראש. המטרה היא לעבור מתכנית עבודה כללית, לroad map עם נקודות זמן לבדיקה שממנו נגזרת תכנית העבודה.
אורי ורז ממליצים לישיבת החפיפה של הקדנציה הבאה, לקבוע זמן מינימלי לתגובה לפניות לארגון ולפרסם אותו. לדבר כזה צריך שתהיה גם סנקציה מתאימה באם הארגון לא עומד בזמן התגובה.
לגבי סוגיית הבעיות הבין אישיות בין סגל הארגון, הפתרון הכי טוב מעבר למה שאנו כבר עושים לדעת אורי ורז הוא לקיים סדנאות מקצועיות לעבודה מקצועית מול מדריך חיצוני.
9. גזברות
מעדכן: תומר דוד
תומר דוד מעדכן שנסגרים שירותי הקופה בסניף שלנו של הבנק של הארגון, המשמעות היא שיהיה צריך לעבור לסניף אחר.
תומר שואל אם הועד חשב על מי יקח את התפקיד של הגזבר מכיוון שהוא יפרוש בסוף הקדנציה הזו. יוני מציעה את עצמה, מכיוון שנראה שלועד הבא ירוצו כמה אנשים שמעוניינים בתפקידיה הנוכחיים.
תומר דוד ממליץ לגזבר בקדנציה הבאה – קריטי להמשיך לעבוד בצורה ממוסדת ומסודרת אך גם לוודא שדברים יקרו מהר יותר, למשל שהחזרים שמבוקשים לא ינתנו חודשים אחרי שהם התבקשו. תומר מציין שסביב הכנס הוא לא עבד לפי הנהלים שהוא מיסד לאורך הקדנציה ולכן נוצרו לו הרבה חוסרים, "עדיף שדברים יתעכבו בקצת אבל יעבדו לפי הנהלים". בפרט כל החזר חייב לעבור דרך טופס ההחזרים.
10. המלצות לקדנציה הבאה
מעדכן: דיון כללי
אורי ממליץ שבקדנציה הבאה, לכל ישיבה יגיע כל חבר ועד עם עדכון מפורט על הצוותים שלו, ויצופה ממנו להציגו אם יהיה זמן בישיבה. אם לא יהיה זמן, יציין אותו חבר ועד למזכיר/ת הועד שיש לו עדכון בנושא כדי שיוכל/תוכל לרשום את הנושא בפרוטוקול כעדכון שינתן לאחר הישיבה.
תומר שלו רוצה להעלות את נושא האורחים החיצוניים בישיבות ועד – גם מנתן וגם מרז קיאני הוא שמע שהם יצאו ברושם שהועד לא מקשיב להם בישיבות בין אם הועד עוסק בפלאפונים או בדברים אחרים. אורי ממליץ כמובן לעשות את זה פחות, וגם להתנצל מראש אם חבר ועד צריך לעשות משהו חשוב בזמן הישיבה כמו טיפול בענייני כספים.
לירון מציינת שהיא מקבלת רושם שרוב הפעילים שלנו לא יודעים שהם יכולים לשלוח פניות לועד בבקשה להציג נושא בישיבת ועד, שהועד יחליט אם ברצונו להזמינם להציגו. תומר שלו מציע לצאת בפרסום אחרי שייבחר ועד חדש ולהבהיר זאת.
תומר שלו מעלה שתכנית העבודה לחלוטין התפספסה. בפרט מעלה את אירועי הפעילים שלא התקיימו הקדנציה. הועד מסכים, נעלה את הנושא בישיבת החפיפה של הועד הבא.
תומר שלו מציע את עצמו להעברת סדנאות לניהול כנסים ואירועים, ומציין שזו בעיה רצינית בארגון שאין מספיק אנשים שרואים את עצמם כמנהלים של אירועים.
יוני מעלה לדיון את נושא המלווים של הצוותים הארגוניים ובפרט, שיש לבדוק האם הם מעוניינים להישאר עם המלווה הנוכחי שלהם או לא, והאם הם מעוניינים במלווה מסוים שרץ לועד הבא. לאחר דיון, סוכם שלאחר הבחירות כל חבר ועד נוכחי יקיים דיון עם הצוותים שתחתיו כדי להבין עם איזה חברים מהועד החדש הם רוצים ולא רוצים לעבוד כמלווים. לירון מעלה בעיה – מה אם לא נוח להם לומר את זה למלווה הנוכחי שלהם? לירון ממליצה שכוח אדם יעשו את השיחות הללו. אורי מציע במקום זאת שבשיחות סיכום עם הצוותים שתחת חברי הועד, נציין להם שאם הם מעוניינים להחליף מלווה, הם מוזמנים להעביר פרטים אלה לאורי כיו"ר הועד, אורי יציע גם את יוני כאופציה לצוותים שתחתיו. לירון מסכימה שזו אפשרות טובה.
תומר דוד מציין שיש לנו בעיה של הנהלת חשבונות, שהיא שאנשים נזכרים לבקש החזרים אחרי המון זמן. תומר דוד מציע להגדיר דדליינים להחזרים, שיהיו ברורים לחלוטין לכל מי שעובד עם כסף בארגון. הוא ממליץ בנוסף לועד הבא באופן כללי לא למתוח החזרים לאורך יותר מדי זמן.
מילות סיכום: אורי מסכם שהייתה קדנציה מעניינת וקצת דרמטית. חווינו את הפעם ראשונה שפירקנו צוות בתולדות הארגון. צוותים חזרו יותר ויותר לתפקוד ומסתמן שזו מגמה שתמשיך. הקדנציה התחילה באיחור עקב הבחירות החוזרות, אבל בסופו של דבר לדעת אורי היינו ועד טוב מבחינת העבודה בארגון, שזה משתקף לדעתו בסיכום שהציג לנו צוות כוח אדם בישיבה הקודמת, בו צוין שהדעה הכללית הגורפת של המשובים שהועברו לועד הייתה טובה. אורי שמח שיצא לנו לעבוד ביחד כועד, וממליץ שכמו שעשינו בעבר נחזור לעשות אירועי גיבוש ועדיים בקדנציה הבאה. היעד שאורי היה רוצה להציב לקדנציה הקרובה הוא שחברי ועד לא ינהלו דברים בכלל, רק ילוו. אורי מודה לועד על העבודה בקדנציה ומקווה שיוכל לתת יותר מעצמו בקדנציה הקרובה, לא במובן של לעשות יותר דברים, אלא להשיט את הארגון לכיוון שאורי היה רוצה לראות אותו נע אליו.
הישיבה הסתיימה.
נושאים שעודכנו במייל:
1. צוות טכני ארגוני
מעדכן: תומר שלו
אין עדכון החודש.
2. קשרי פנים
מעדכן: תומר שלו
אין עדכון החודש.
3. פעילים
מעדכנת: אלה
אין עדכון החודש.
4. שימור ידע ארגוני
מעדכנת: אלה
אין עדכון החודש.
5. מש"י – מיתוג, שיווק ויחסי ציבור
מעדכן: בן
אמנון לוי הצטרף לצוות מש"י בתור א. יוטיוב.
שי כהן הצטרפה לצוות בתור א. עיצוב וגרפיקה.
6. פרויקט תלתן
מעדכן: תומר דוד
אין עדכון החודש.
7. מחסן
מעדכן: תומר דוד
אין עדכון החודש.
8. צוות מוזיקה יפנית
מעדכן: אורי
הצוות עובד על המסיבה כפי שעודכן לעיל.
9. צוות קוספליי שנתי
מעדכנת: לירון
אין עדכון החודש.
10. ועדת בחירת שופטים
מעדכנת: לירון
אין עדכון החודש.
11. זכויות יוצרים ארגוניות
מעדכנת: לירון
אין עדכון החודש.
12. צוות הפקות מקור
מעדכנת: יוני
יוני תפסה את אמיר לשיחה כמו שדובר לפני כמה ישיבות; אמיר יתחיל לקבוע שיחות וישיבות עם חברי קהילת הפקות המקור, ובמקביל יעבוד מול מש"י על בניית קול קורא רוחבי לפרסום.
