ישיבת ועד אמא"י – נובמבר 2019 (27.11.2019)

נוכחים: אורי מרקוביץ׳, יוני לינדר, ויטל שיי וקסלר, ניב שצ'רב

תומר שלו מצטרף בשיחת טלפונית

לירון אפריאט מצטרפת דרך שיחת וידאו

1. עדכון שינויי תקנון

מעדכנת: יוני

רשם העמותות דחה את העדכון האחרון שלנו לתקנון, בו קבענו את מעמד הפעיל בתקנון. לדעת העו"ד שלנו,הבעיה היא שיש יותר מידי מקום לשיקול דעת  להחלטה על מי יתקבל למעמד הפעיל בתוך הועד, מה שיוצר חשד לחלוקת זכויות יתר לחברי ארגון ללא הצדקה. ההצעה של העו"ד היא להעביר תיקון לתקנון שיקבע שהקריטריונים לקבלה למעמד הפעיל יקבעו על ידי האסיפה הכללית ולא על ידי הועד, ובמעמד זה נוודא שאין קריטריונים המשאירים שיקול דעת לועד.

הועד ירשום את הקריטריונים שהוא מעוניין להעביר וניתן לאסיפה את הסמכות לקבוע מה הם בסופו של יום.

לאחר שיוני תסגור את הסיכום הכספי של 2018 ויסגר תאריך לאסיפה הכללית (שכנראה תתרחש בינואר.).

עד עכשיו פעיל תקף לשנה וזה לא נמצא בתקנון שאישרנו כרגע, יוני תוודא שזה יכנס לתקנון.

בן מצטרף לישיבה דרך שיחת וידאו

2. ביקור בסינמה סיטי

מעדכנת: יוני

מחלקת השיווק של סינמה סיטי שלחו מייל ויוני הלכה יחד עם נתן רונין, מנהל הארוקון 2018, לבדוק את האזור כפוטנציאל לקיום אירועים של אמא"י. ניתן לשכור את כל אולמות הקולנוע וניתן לפרסם את האירוע על הצגים האלקטרוניים. ניתן לעשות יריד דוכנים וכנראה שניתן להכניס עד כ 100 דוכנים באורך שני מטר. ניתן לשכור שולחנות וכסאות דרך סינמה סיטי.

ניתן לדבר עם המסעדות באיזור על מנת להשיג מבצעים לבאי האירוע.

מדובר ברחבה פתוחה שאי אפשר למנוע כניסה אליה.

קומה מתחת יש את הלובי של הבית קולנוע (מכניס כ 200 איש בו זמנית).

3. צוות כוח אדם

מעדכן: אורי

ישב עם נדב שומרוני, א' כוח אדם, לדבר על תוכנית עבודה לכוח אדם, אור הדר גוייסה כא. פעילים וכא. הווי.

מעוניינים לעשות פגישת פעילים כללית באזור פברואר.

4. צוות מוזיקה יפנית

מעדכן: ניב

הייתה שיחה עם צוות מוזיקה יפנית על סיכום המסיבה האחרונה.

רוצים לעשות קראוקה פעם בחודש חודשיים ויש אחת שבוע הבא.

יש אירוע אמא״ידול בפורמט שונה מהרגיל בהארוקון.

הצוות העלה הצעה לעשות מאגר של שירי אנימה ומוזיקה יפנית כדי שיהיה מוכן לאירועים עתידיים. מדובר בכ 80 שח לשנה לדרייב.

לירון מעלה את הנושא של זכויות יוצרים, יוני אמרה שתדבר עם עורכות הדין על מנת לבדוק את העניין של החזקת מוזיקה בדרייב.

5. צוות תלתן

מעדכן: ניב

תלתן מעוניינים לעשות תחרות ציורים בהארוקון, כרגע לא דיברנו עדיין עם הארוקון.

הצוות מעלה הצעה למנות אחראי נפרד בסגל הכנסים לדוכני אמן מכיוון שבעיניהם הטיפול בדוכני אמן מאוד שונה מהטיפול בדוכנים אחרים. ניב יעביר לתומר שלו מכתב בנושא.

הצוות מדבר על יצירת ארטבוק, יוני מציעה לעשות אירוע החתמה על הארטבוק.

6. גזברות

מעדכנת: יוני

הסיכום הכספי מחכה כרגע לסיום עבודתה של דורית, מנהלת החשבונות מולה אנו עובדים עליו.

יוני תדבר עם ניר (מנהל הארוקון) בנושא הממשק בין הגזברות לכנס.

7. ייעוץ משפטי

מעדכנת: יוני

במהלך שיחה עם אפרת, העו"ד מולה אנו עובדים, אפרת ציינה שיש בעיה עם קיום הגרלות למשל עבור כרטיסים חינם בפייסבוק. ההנחייהשל אפרת היא לעשות הגרלות כאלו רק כתחרויות, למשל ״ספרו לנו על x ואולי תזכו״ ולא לעשות ״שתפו ותעשו לייק״, צריך שיהיה קריטריון ברור לזכיה.

שאלה נוספת שעלתה דווקא בזמן הסיור בסינמה סיטי היא האם אנחנו חייבים בהזמנת אמבולנס לכנסינו כמו שעשינו כמה שנים, בפרט האם קיבלנו דרישה זו להזמנת אמבולנס מהמשטרה או מד"א

תומר: אירוע מעל אלף איש, לפי משטרת תל אביב דורש אמבולנס במקום. על אירועים בסדר הגדול שאנו מארגנים, מעל כאלף איש, יש להודיע למשטרה מבעוד מועד. לאייקון הם דורשים החזקת אמבולנס בסמוך אך זו דרישה שתלויה באופי האירוע.

כלומר, עלינו לוודא לכל אירוע גדול מול המשטרה המחוזית האם אנו חייבים באמבולנס.כל פעם שמקיימים אירוע גדול מוודאים מול המקום האם יש דרישה לנוכחות של מד״א, במידה וזה מכוסה בחוזה עם המקום אין צורך. במידה והנושא לא מכוסה – ניגשים למשטרה המקומית. אורי יברר מול בניין האומה מה המצב בכנסינו על מנת שנדע לאן להמשיך מכאן.

8. צוות שימור ידע

מעדכן: ויטל

שינאי מריץ את צוות שימור ידע וכשצריך אני מקשר את זה עם שאר חברי הועד.
לישיבה הבאה ויטל יוודא שיש לו את הקישור למערכת על מנת להראות ליתר הועד.

9. צוות תכנים שנתי

מעדכן: ויטל
צוות תכנים נפגשים ביום חמישי ה5.12 על מנת לדון בתוכנית עבודה, לראות מה האירועים שהצוות רוצה להקים ואיך זה מסתדר מבחינת כוח אדם. נדב שומרוני, א' כוח אדם ארגוני, הוזמן לישיבה טלפונית כדי לראות האם יש לו אדם פנוי שיקחו על עצמם את תפקיד הא. של צוות תכנים שנתי.
האירוע הכי קרוב זה ערב ההרצאות בלבלאפ ב10 והכל מתקדם טוב.

10. הארוקון 2020

מעדכן: תומר

עדכון הארוקון: עומדים כרגע בקצב של הלו"ז, גיוס הסגל הסתיים בהצלחה היום.

לגבי דוכנים – ניר רוצה לבצע שינויים בתקנון הדוכנים. הוא מבקש שהועד יסמיך את הנהלת הארוקון לבצע שינויים בתקנון דוכנים בלי להעביר את זה בועד דרך הצבעה אבל כן להשאיר את הוועד מיודע.

יוני – במידה ומדובר בהתחייבויות ארגוניות מעבר להארוקון – חובה להעביר את זה בהצבעה בועד.

נעשית הצבעה:

הנהלת כנס הארוקון ביקשה מועד אמא״י לאפשר לבצע שינויים תכנוניים בתקנון הדוכנים ללא צורך באישור הועד אלא בעדכונו בלבד

הועד הסכים בתנאים הבאים:

• מוכן לאשר שינויים אשר נוגעים בכנס בלבד ולא משפיעים על הארגון, דוגמא סנקציות עתידיות.
• כל עדכון אשר ישר לו השלכה חוקית חייב לעבור דרך הועד.

נעשה הצבעה: עברה פה אחד.

לירון אפריאט עזבה את הישיבה

לירון חזרה לישיבה בשיחת וידאו

11. צוות טכני ארגוני

מעדכן: תומר

טכני ארגוני – צפי של 3 חודשים לסיום התשתית למועדון הנחות אמא״י, צפי של 6 חודשים לסיום העבודה על האתר החדש.

12. השתתפות ב-WCS 2020

מעדכנת: לירון

עד ה-31.12 יש להחליט על ההשתתפות בוורלד קוספליי סאמיט וגם לשלם את אגרת ההשתתפות המלאה.

13. תכנית עבודה 2020

מעדכן: ויטל

נקבעה פגישה לסגירת תוכנית עבודה ב 8.12.

14. צוות מש"י – מיתוג, שיווק ויחסי ציבור

מעדכן: בן

עפרי פיינגולד מצוות אינסטגרם פרשה מצוות מש״י, שרון טורנר מחפשת לה מחליפה.

מתכננים לעשות ישיבת צוות.

15. צוות קשרי חוץ

מעדכנת: לירון

קשרי חוץ עובדים קשה על תכנים להארוקון 2020.

לירון מבקשת מתומר לדבר עם סם על mdb pro.

לירון בקשר עם ניר והוא מיודע בנושא. 

16. פרויקט הספריה

מעדכנת: לירון

פרויקט הספרייה מתקדם טוב, דרור טל א' הפרויקט ואור הדר רצים על הנושא וכבר יש שני משלוחים שיסגרו שיעשו.

17. צוות קוספליי ארגוני

מעדכנת: לירון

צוות קוספליי ארגוני מתחיל לרוץ כי הא. פלומה פרלוב חזרה לארץ, הם עובדים עם הצוות הכנסי בהארוקון, עוברים על התקנון ומריצים דברים.

18. צוות הפקות מקור

מעדכן: תומר

לגבי הפקות מקור, קיבלנו במייל כבר הצעות.
ההצעה הראשונה שהגיע אלינו נראית מאוד רצינית.
בנוסף להפקות מקור המוצעות יש גם רעיון למופע מוזיקלי.

19. דיון בנוגע לפניה לצוותים ארגוניים בנוגע לתחום אחריותם, ובפרט צוות מוזיקה יפנית

מעדכן: ניב
ניב מעלה שצוות מוזיקה יפנית רוצים להיות מעורבים באירועים הנופלים תחת תחום אחריותם המתרחשים בכנסים, למשל הבאת להקה להופיע בכנס –  לא רק צוות תכנים הכנסי מאשר אותה אלא זה אמור לעבור דרך צוות מוזיקה יפנית, מכיוון שהם הצוות המתאים בארגון לשפוט האם האירוע המוצע הוא "ברמה" לאירוע בכנס ארגוני.
כרגע ניב חושש שהנהלת הכנסים וצוות תכנים אפילו לא מודעים שהצוות קיים ופועל גם בעוד דרכים חוץ מאמא"ידול.
הצוות עצמו עושה המון אבל לא פונים אליהם.
ניב רוצה שיהיה ברור שכמו כשרוצים לעלות הפקת מקור – ניגשים לצוות הפקות מקור, כשיש הפקה מוזיקלית – ניגשים לצוות מוזיקה יפנית.
צוות תכנים מקבל בהרשמה באתר המון תכנים, צריך לעצור ולהגדיר שכשמגיע משהו בעל אופי של הפקה או של אירוע מוזיקלי – צוות תכנים צריך להתייעץ עם הגורם המתאים לפני תחילת העבודה.

 20. סגל ארגוני

מעדכנת: יוני

רוצה להקדים את אישור הסגל הארגוני לישיבת ינואר ומאי/יוני (בהתאם לתאריך אירוע הקיץ), על מנת לאפשר העברת רשימת נכנסי חינם לכנסים הגדולים בזמן סביר טרם האירוע.

 הצבעה – התקבל פה אחד.

הישיבה נסגרה.