נוכחים: אורי מרקוביץ', יוני לינדר, תומר דוד, אלה ברוך, תומר שלו, לירון אפריאט, בן דינוביץ' (נוכח טלפונית), חבר הועד היוצא סבי איזילוב
1. מזכירות הארגון
מעדכן: אורי
אורי פירט את תפקידי מזכיר הארגון – תיאום וארגון ישיבות הועד, כתיבת הפרוטוקולים במהלכן, עריכתם ופרסומם לציבור הרחב.
יוני הציעה עצמה לתפקיד – התקבלה פה אחד.
2. חפיפת הועד הנכנס
מעדכן: אורי
אורי פותח ואומר שמרגע זה "כולנו חברי ועד" – לכל דבר שאנחנו אומרים יש משמעות לארגון, גם מבחינה חוקית, ועלינו להיות מודעים לזה.
מה שנאמר בישיבת הועד אינו פומבי באופן כללי מעבר למה שמפורסם בפרוטוקול, עדיף לא לדבר על נושאים שלא פורסמו עדיין עם אנשים שאינם רלוונטיים לאותו עניין באופן ספציפי.
הישיבות מתקיימות פעם בחודש, עד כדי מגבלות הועד.
הנוהל הנוכחי להחלטות שעוברות באופן מיילי (אשר מכותב אליהן בפרט המייל הועדי הראשי) הוא שהן יכולות לעבור רק אם הן עוברות פה אחד. יכולות להתקיים ישיבות טלפוניות שלא מן המניין, אך בהן חייב לנכוח כל הועד; או ישיבות שלא מן המניין פיזיות שהן יכולות להיות שלא בהרכב מלא.
מורשי חתימה – יש כרגע שלושה, אורי, תומר דוד ומתן קליינמן גזבר הארגון לשעבר. ברצוננו להחליף את מתן כעת כשהוא לא הגזבר יותר. התפקיד דורש זמינות פיזית לסניף הבנק של הארגון בהתרעה סבירה, ויכולת לחתום על טפסים נחוצים.
הצבעה על להסיר את מתן קליינמן ממורשי החתימה של הארגון: 7 בעד 0 נגד 0 נמנע – עבר פה אחד.
הצבעה על להוסיף את תומר שלו לרשימת מורשי החתימה לצד אורי מרקוביץ' ותומר דוד – 7 בעד 0 נגד 0 נמנע – עבר פה אחד.
חתימה על חוזים – לפי החלטת ועד מהקדנציה הקודמת, כל חבר ועד רשאי לחתום על חוזים שמחייבים את הארגון כל עוד הוא חותם ביחד עם החותמת הארגונית והחוזה אינו מעל כמות כסף מסוימת שמעליה צריך חתימה של שני מורשי חתימה כרגיל.
עד ישיבת ינואר עלינו לאשר תכנית עבודה ותקציב לקדנציה.
סגל ארגוני – אלה אנשים שתורמים לארגון לאורך השנה מחוץ לכנסים. לפי החלטת ועד מהקדנציה הקודמת הם מקבלים כניסה חינם לשני הכנסים הגדולים במהלך השנה. הועד הקודם גם ממליץ שיקבלו זיכוי של עד 40 ש"ח לאירוע אחד בכל חצי קדנציה. לכן הוחלט שבפברואר ויולי מתבצע רענון של מיהו סגל ארגוני כדי להחליט מי זכאי להנחות באותה חצי שנה.
חפיפת תפקידים ועדיים מחברי הועד היוצא, מחולקת לפי הדובר:
- סבי
ספריה – פרויקט שמתנהל בינינו לבין הספריות בארץ, אנו תורמים להם מנגות, גם כאלו שנרכשות על ידינו וגם כאלו שנתרמות על ידי הקהילה. דרור טל הוא א' הפרויקט וסבי ימשיך בפרויקט לאחר פרישתו מהועד כעוזר שלו. אנשי הפרויקט מדברים עם הספריות ומפזרים מנגות לספריות. התנהלות הועד מול הפרויקט – אישור תקציב בעיקר, מעבר לכך לא דורש הרבה מעורבות ועדית. יש גם אנשי קשר עם הספריות – ראוי לדבר בפברואר על האם הם צריכים להיות במעמד של סגל ארגוני.
מחסן – מחסן הארגון נמצא בחולון, מנוהל כיום על ידי איגור ספרונוב א' המחסן. מלווה המחסן יהיה בתקשורת מול איגור בעיקר. יש סוגיה לגבי המפתח שצריך לסגור ונשלח מייל בנושא.
מנגה קפה – אירוע חברתי לקידום קריאת מנגה בישראל, נפגשים בבית קפה ומתדיינים על מנגה בפורמט מועדון קריאה חודשי. לא היו מפגשים פיזיים בקדנציה האחרונה, הפרויקט כרגע בפועל בהקפאה.בלי קשר לחפיפה, סבי מעדכן כחבר ועדת הביקורת הנכנס שועדת הביקורת הנכנסת ביצעה שיחת פתיחה קצרה ומתכננים להתמקד בנושאים הבאים בקדנציה הקרובה: כנושא ראשי – שימור כוח האדם בארגון, וכנושאים נוספים – מעקב אחרי הניירת והטפסים של הועד, מעקב אחרי החלטות שנעשות בועד והאם באמת מבצעים אותן, ומעקב אחרי שיקוף מטרות העמותה מהתקנון בתכנית העבודה השנתית של הארגון.
סבי איזילוב יצא מהישיבה
- תומר דוד
גזבר – אחראי על התפקוד הכלכלי של הארגון, לשמור על התקציבים ולעקוב אחרי מצבנו הכספי. אחראי על הוצאת צ'קים והתנהלות מול הבנק, אחראי על הסיכום הכספי בסוף השנה.
שימור ידע – תפקיד שלא הייתה לו הגדרה רשמית ועדיין אין לו, אחראי על תחום שימור הידע בארגון מה שכרגע כולל ליצור משתמשים לוויקי הארגוני ולדאוג שנוצרים ומעודכנים שם דפים. תומר חושב שהוויקי לא מתאים למה שאנחנו רוצים. בן מציין שיש פורטל ניהול ידע בשם trac , אלה ממליצה לעשות בדיקה לגבי מערכת חלופית.
פעילים – הגדרה מלאה למי זכאי למעמד הפעיל נמצאת באתר. התפקיד הוא לאשר פעילים לקבוצה דרך טופס הפעילים ולוודא את פרטיהם שם, ובנוסף לוודא שבמהלך השנה מתקיימים מפגשי פעילים (אבל לא בהכרח לנהל אותם). עד כה השאיפה הייתה להרים ארבעה בשנה, שניים חברתיים לגיבוש הפעילים ושניים ענייניים להעלאת נושאים על סדר היום ולדיון. השנה היו שניים חברתיים וענייני אחד.
בקבוצת הפעילים בפייסבוק הנוהל הוא שהועד רשאי להגיב כאנשים פרטיים ולא רק כנציגי הארגון, המטרה היא לתת לפעילים שמשקיעים מזמנם כל קדנציה בארגון גישה יותר אישית לחברי הועד ולעשיית הארגון.
אחד התפקידים הראשונים בפעילים יהיה לשנות את שיטת ההרשמה אליהם, מכיוון שלאחר ההחלטה באסיפה הכללית האחרונה פעיל אמאי חייב להיות חבר בארגון, ולכן צריך להפוך את טופס הפעילים לטופס הרשמה ולאחד את מאגר הפעילים למאגר החברים. כשזה יסתיים יהיה צריך לוודא הרשמה מחדש של כל הפעילים. - יוני
ליווי עו"ד – אחראי על הקשר הראשוני בנוגע לכל עניין עם הייעוץ המשפטי של הארגון, אין שום חובה ששאר התקשורת מולם תעבור דרך מלווה העו"ד מטעם הועד. יש לציין שככל הנראה בנק השעות ששילמנו עליו לפני שתי קדנציות לעו"ד שלנו ייגמר באיזור סוף השנה.
צוות הפקות מקור – התפקיד כולל ליווי של צוות הפקות מקור, אשר מלווה את הפקות המקור ובפרט מחזות הזמר בארגון לאורך כל העבודה איתן, תקופה של שנה וחצי לערך. רוב התפקיד נעשה על ידי הצוות עצמו, המעורבות החשובה מצד המלווה היא בהחלטה של האם הפקת מקור מתאימה לארגון. החלטה זו נעשית לפי קריטריונים שקבע הועד בקדנציה הקודמת והגדיר בתקנון הפקות מקור רשמי המתאר את כל העבודה של הארגון מול הפקות מקור.
צוות תכנים שנתי – צוות ללא ראש צוות, מורכב מ"פרוייקטורים" אשר מרימים אירועי תוכן קטנים לאורך השנה, למשל אירועי הרצאות, וגם המסיבה בקדנציה שעברה הורמה ביוזמתם (אך לא בניהול אקטיבי של הצוות). הצוות מעביר תקציב בתחילת השנה, הבעיה העיקרית כרגע היא שרוב כוח האדם של הצוות לא מאוד זמין באופן רציף מה שפוגע בתפקוד. המלווה בעיקר זמין תקציבית ולתקשורת מול הארגון במקומות שהצוות לא יודע מה הנוהל.
בנוסף לכך הצוות זמין לעזור עם גיוס תכנים לאירועים לאורך השנה; יש נוהל שהוחלט על ידי הצוות לגבי איך פונים לצוות שיוני תפיץ לועד במייל.
מועדון צפיה באנימה – פרויקט שרק התחיל, יש תא אחד שהתחיל תפקוד ראשוני. מדובר בהקמת מועדוני צפיה באנימה קטנים בכל הארץ במטרה להכניס אנשים לתחביב יחד עם מדריך מטעמנו שיוכל לפתוח להם אספקטים חדשים להנות מהתחביב – להתדיין על הסדרות שהם רואים בעיקר וככלל להכניס אותם לקהילה יותר. - אלה
תלתן – פרויקט הנועד לתמוך בקהילת האמנים בארץ ולעודד יצירה ישראלית בהשראת אנימה ומנגה. הפרויקט הרים עד כה 2 תחרויות ציור, הצוות גם רוצה להרים אירועים יותר קטנים וחברתיים, להרים תערוכות ועוד. יש 3 חברות צוות – נאקורי בן דור ראש הצוות, דניאל שחם ושירה אביגד חברות הצוות.
צוות ACC – אחראי על תחום הקוספליי בארגון, אך לא על תחרויות קוספליי בפועל; חברי הצוות יכולים להשתתף בתחרויות, מכיוון שאין להם מרות על צוות קוספליי של הכנסים, פרט למלווה מטעם ACC שמצורף לצוות קוספליי כנסי והוא לא יכול להשתתף (כמובן גם ראש הצוות מנוע מלהשתתף). הצוות גם אחראי להעביר עדכונים לתקנון הקוספליי לועד, כאשר צוותי קוספלי כנסיים צריכים להעביר עדכונים רצויים לתקנון הקוספליי רק לACC ולא ישירות לועד כמו שהיה בעבר.
פרט לליווי התחרויות הצוות גם מארגן תכני העשרה כו סדנאות חוץ כנסיות, והצוות אחראי על כל נושא WCS בארגון והתקשורת איתם. - בן
מש"י – הצוות אחראי על מיתוג, שיווק ויחסי הציבור של אמאי. מתחזק את הפייסבוק, היוטיוב, האינסטגרם, הניוזלטר, האתר. אחראי הפייסבוק הוא הפנים שלנו כלפי הקהילה ועונה על רוב מוחלט של הפניות בפייסבוק.
מועדון חברים – מתוחזק ע"י עומרי רוזנברג, כולל את מסד הנתונים של חברי אמאי ותוכנת ההרשמה. עומרי הוא אחראי המאגר הרשמי שלנו הנדרש לפי החוק. עומרי פחות זמין לאחרונה, צריך למצוא חברי צוות נוספים שיעבדו איתו.
מועדון החברים אינו הרבה יותר משם כרגע, כולל הנחות באירועינו ולא הרבה יותר.
איוונטר – בן הוא א' איוונטר שלנו, מערכת מכירת הכרטיסים הממוחשבת החיצונית של הארגון. - אורי
דובר הארגון – אחראי על הוצאת הודעות רשמיות מטעם הארגון, הודעות חשובות עוברות לניסוח דרך הועד.
מניעת הטרדות מיניות – צוות שהוא הכתובת בארגון לנושא מניעת וטיפול בהטרדות מיניות, ומרחב בטוח, הצוות עובד בעיקר במהלך הכנסים ואחראי לטפל בעניינים של הטרדות וכו' בכנסים. בקדנציה שעברה הוחלט שהחלטות של צוות זה לא עוברות דרך הועד אלא במקרים קיצוניים מאוד, ושהיו"ר יהיה איש הקשר מולם והיחיד שחשוף לפועלם בעבודה השוטפת. א' הצוות היא עמית ששון.
קשרי פנים – אחראים על קשר עם גופים בתוך הארץ, בעיקר אחראים להשגת ספונסרים, א' הצוות הוא רז אתגר.
קשרי חוץ – אחראים על קשר מחוץ לארץ וקשרים בתוך הארץ הקשורים ישירות ליפן – השגרירות והאגודה לידידות ישראל יפן וכמובן הבאת אורחים, סרטים ועוד לכנסים.
כוח אדם – צוות שלא כל כך קיים כרגע, אמור לנהל את מערך הגיוס ושימור של כוח אדם בארגון. כרגע אין מנהל לפרויקט ואין צוות פרקטית.
חלוקת תפקידים
הועד חילק את התפקידים בין חבריו:
גזבר – תומר דוד
ליווי מחסן – תומר דוד
ליווי צוות תלתן – תומר דוד
ליווי עו"ד – יוני
ליווי צוות תכנים שנתי – יוני
ליווי צוות הפקות מקור – יוני
דובר הארגון – אורי
ליווי צוות כוח אדם – אורי
צוות קש"ח – אורי
ליווי צוות מניעת הטרדות מיניות – אורי
ליווי קשרי פנים – תומר שלו
ליווי צוות ACC – אלה
שימור ידע ארגוני – אלה
פעילים – אלה
ליווי צוות מש"י – בן
ליווי מועדון חברים – בן
ליווי ספריה – לירון
ליווי מועדוני צפיה באנימה – לירון
ועדה למינוי שופטים – לירון
ליווי מנגה קפה – מוקפא
הועד הסכים לחלוקת תפקידים זו בין חבריו.
3. אירוע חנוכה
מעדכנת: יוני
מדובר על אירוע שמתקיים בדיזנגוף סנטר כיריד של יומיים בשותפות בינינו ובין אקיהברה הקטנה, חנות מוצרים יפניים בסנטר.
האירוע מתקדם ויתרחש, אבל לא נמצא במצב טוב. העבודה התחילה מאוחר הרבה יותר מדי, לא היה תיאום ציפיות מסודר בינינו לבין אקיהברה הקטנה לבין המנהלת שגייסנו לנושא. יש תכנים שנסגרו לאירוע, יש כמות לא קטנה של דוכנים, בעיקר חסרים מתנדבים וכוח אדם ולו"ז הלוגיסטיקה מתעכב, אך האירוע יתרחש ויהיה מהנה לקהילה, נוכל להפיק מסקנות לגבי עבודה עתידית לאחריו.
4. צוות ACC
מעדכנת: אלה
צריך לאשר מספר שינויים במערך השפיטה וההרשמה לתחרויות הקוספליי. בפורמט הנוכחי נוצר מצב שיש מספר מוגבל של אנשים שיכולים להירשם ולכן התחרות הפכה להיות על מי מספיק לשלוח את טופס ההרשמה ראשון. צוות ACC מציע לשנות את הפורמט כדלהלן:
טופס ההרשמה יהיה פתוח במשך שבוע שלם ללא הגבלה על כמות הנרשמים. שבועיים לאחר הפתיחה עליהם לשלוח קבצים ראשוניים (שדרושים כבר כיום להרשמה). אם מתמודד לא שלח קבצים אלה בשבועיים אלו או מציג עבודה עם פער רציני מאחורי שאר המשתתפים, נותנים לו זמן להשלים את הקבצים בתקופה של "שלב הזדמנות שניה" בה הוא יכול לשלוח התקדמות ואם היא עומדת בדרישות הוא עובר לשלב הבא בכל זאת.
בשלב ב', כל מתמודד צריך לשלוח תמונות התקדמות נוספות, בעודם לובשים על עצמם את הקוספליי, עושים צילומי תקריב עם דגשים על גימורים וכו'. בנוסף בשלב זה עליהם לשלוח צילום וידאו של דקה עם הקוספליי עליהם, כאשר לקבוצות מוסיפים זמן לסרטון בהתאמה לגודל הקבוצה.
צוות ACC כמובן יוציא סרטון הדגמה לסרטון זה.
לבסוף בשלב ב' יהיה מסמך שאלות (שדומות לשאלות בחדר השיפוט) שיהיה על המתמודדים לענות עליו, וכאן עושים את הסינון. לשלב ב' כולו – הסינון נעשה על ידי השופטים של התחרות עצמה.
בשלב האחרון שולחים תמונת מצב 48 שעות לפני יום הכנס כדי לוודא שהמתמודדים מוכנים, ואם לא ניתן להחליפם בזמן זה.
תומר שלו שואל – מה קורה אם באמת מישהו לא עומד בפרוגרס 48 שעות לפני? עולה ההצעה מיוני ואורי – לבקש מכל מי שברשימת המתנה לשלוח פרוגרס 48 שעות לפני גם כן, וכך נוכל לדעת את מי אפשר להכניס ביום הכנס מרשימת ההמתנה אם צריך.
בן דינוביץ' עזב את הישיבה.
אורי מעלה את הנקודה שההליך המוצע של צוות ACC מגדיל את כמות העבודה של השופטים, לא ביום הכנס אבל כן לפניו. אורי מעלה את ההצעה להתחייב ליותר שופטים מבעבר, ולפצל למשמרות של שפיטה ביום הכנס בשונה להתנהלות היום.
הצוות מבקש בנוסף את הזכות להרחיק לשנה מתחרויות קוספליי מתמודד שעבר את השלב האחרון, אך לא הגיע לשיפוט ולא נתן הצדקה מקובלת לעניין.
ההצעה כולה עלתה להצבעה – 4 בעד (יוני, אורי, אלה, תומר שלו) 2 נמנע (לירון, תומר דוד) 0 נגד – עברה.
בנוגע לWCS כעת, אלה מציגה שיש בעיה מסוימת בגיוס צוות שופטים המורכב רק מקוספליירים מהקהילה בתחרות זו בהתחשב בפרס שלה. בהתחשב בכך ACC ממליצים על פאנל של 5 איש שמשלב אנשים מהתעשייה וקוספליירים, עם מינימום של 2 קוספליירים מתוכם. שופטים אלה לא ישפטו בתחרות הרגילה אלא רק בWCS.
השופטים שאינם קוספליירים יהיו מתעשיית התיאטרון והקולנוע כגון: מעצבי תלבושות במה, מאפרי אפקטים, סגל הפקה וכו'ו. השופטים הקוספליירים יהיו עם עדיפות לקוספליירים אורחים מחו"ל, אחרת ננסה להגיע לקוספליירים יותר ותיקים ופחות פעילים בתחרויות כיום.
בן דינוביץ' חזר לישיבה.
לWCS, שלב סינון כמו "שלב ב" יקרה רק אם יש יותר מדי נרשמים למכסות ביום השפיטה.
לבסוף השלב האחרון גם יתקיים, אבל 48 שעות לפני השפיטה המוקדמת.
בנוגע לשיפוט, התכנון של הצוות הוא שיהיה שיפוט מקדים כשבוע לפני הכנס למשך יומיים, שבו יבואו הקוספליירים בקוספליי מלא וישפטו עליו במלואו, במקום שפיטה בכנס. במעמד השפיטה גם ישקל הקוספליי בהתאמה לדרישות WCS. לירון מציינת מנסיונה בעבודה בתוך WCS, שבמדינות אחרות השיפוט הוא רק ביום הכנס, והשקילה נעשית רק לאחר הזכיה (מכיוון שמגבלת המשקל היא רק לתחרות עצמה ביפן, ואם מישהו עובר את המשקל המותר פשוט אומרים לו לוודא לרדת למשקל המותר עד יום הטיסה).
(הפוגה על מנת לפתוח נושא לפני שבן יעזוב את הישיבה)
5. הארוקון 2019
מעדכן: אורי
להארוקון 2019 יש מנהל, נתן רונין, אך אין מלווה.
המלווה מקשר בין הכנס לועד ובין הועד לכנס, הוא נקודת הקשר ביניהם.
אורי שואל מי מעוניין להיות מלווה הארוקון 2019. תומר שלו מציע את עצמו. בן מביע עניין אך לא בטוח שיש לו זמן לזה. אורי מציע שעד יום חמישי בן יקיים שיחה מול נתן כדי להבין בדיוק מה כולל התפקיד וכמה זמן זה יקח לו. הוסכם שעד יום חמישי תהיה לבן החלטה בנושא.
הצבעה – אם עד וכולל יום חמישי ה-29.11 בן יגיד שהוא רוצה ללוות את הארוקון, אז בן יהיה מלווה הארוקון, ואחרת תומר שלו יהיה מלווה הארוקון. 5 בעד (תומר דוד, אורי, יוני, אלה, לירון) 0 נגד 2 נמנע (בן, תומר שלו) – ההצבעה עברה
6. צוות ACC (חזרה לנושא)
מעדכנת: אלה
לאחר דיון על הנושא הועד החליט שלא תהיה שפיטה מוקדמת שבוע לפני הכנס ובמקום זאת יהיה חדר שפיטה ייעודי לWCS ביום הכנס.
לנושא השקילה של הקוספליי, ביום הכנס הזוכים ומקום שני ישקלו אבל המשקל לא יהיה תנאי על הזכיה; הוא כן יהיה תנאי לקראת מעמד הטיסה לתחרות עצמה, ועד אז אם הזוכים מעל המשקל המותר עליהם לרדת למשקל המותר.
בן דינוביץ' עזב את הישיבה.
הצבעה על מתווי ההרשמה והשפיטה לWCS – הצבעה 5 בעד (יוני, אלה, אורי, תומר שלו, לירון) 1 נמנע (תומר דוד) 0 נגד – ההצבעה עברה
7. ועדה למינוי שופטים
מעדכנת: אלה
לירון מזהירה כי בהרכבי שופטים עם מיעוט של קוספליירים לעיתים יש "דרמה" רבה בקהילות סביב העולם. בנוסף מציינת שצריך ליצור כבר קשר עם אנשים מחו"ל שרוצים להביא.
לירון שואלת מי ומתי מחליטים על השופטים. אלה מתארת שיש עניין בקהילה ל"ועדת מינוי שופטים" שתהיה אחראית על מינוי שופטים לתחרויות קוספליי. עוד לא סגור מי בדיוק יהיה בה – אלה ולירון מסכימות שצריך לחפש אנשים ולהיסגר על ועדה בהקדם.
אלה שואלת מי מעוניין ללוות את הועדה. הועדה נוגעת רק לתחרויות קוספליי, גם WCS וגם התחרות הרגילה.
לירון מתנדבת ללוות את הועדה, הועד מאשר אותה כמלוות הועדה למינוי שופטים.
לירון תגיש לועד מסמך הגדרות תפקיד לועדה עד ה-11.12 לאישורו ואז תתחיל גיוסים.
8. מסיבת סוף שנת 2018
מעדכנת: אלה
מדובר על מסיבה שצוות ACC מארגן כשמטרתה גיוס כספים בשביל WCS.
אלה פירטה את התקציב ותצפיות הרווח אשר נשלחו במייל לועד.
הצבעה על התקציב וקיום המסיבה – עבר פה אחד.
9. צוות כוח אדם
מעדכן: אורי
רז קיאני, פעיל בצוות טכני בשנים האחרונות, התנדב לראשות הצוות ונפגש עם אורי לשיחה בנושא. רז מציע 6-7 שעות שבועיות של זמינות. אורי קיבל רושם מאוד חיובי מרז, שעשה עבודת הכנה לפגישה והציג מסמך תחומי אחריות ותפקידים כפי שהוא רואה אותו. רז יעדכן לגבי האם יהיה לו זמן לקחת את תפקיד א' צוות כוח אדם עד תחילת השבוע הבא.
10. מסגרת תקציב הארוקון 2019
מעדכנת: אלה
אלה מבקשת להתייחס ולאשר את מסגרת התקציב להארוקון שנשלחה לועד במייל להצבעה. הועד עבר על המסגרת.
המסגרת עלתה להצבעה – עברה פה אחד.
11. תכנית עבודה שנתית
מעדכנת: יוני
על אחריות יוני לפתוח את הנושא במייל עד ה-4.12.
11. צוות טכני שנתי
מעדכן: דיון כללי
נשלחו תגובות ממציעי צוות טכני שנתי עקב הבעיות של הועד עם ההצעה שנשלחה. ההצעה החדשה פותרת לדעת תומר דוד ושאר הועד את רוב הבעיות והשאלות שעלו בנושא בישיבה הקודמת.
אורי מציין כמה תנאים שהוא רוצה להוסיף לאישור הקמת צוות זה:
– כל תוכנה שכבר מפותחת בארגון לא תתווסף לתחום האחריות שבצוות טכני שנתי ללא ההסכמה של הא' של אותה תוכנה, כלומר צריך לקיים שיחות עם עומרי רוזנברג, דור ניסנהאוז, וטל ספן ודוד בהט. אם לא יסכימו, הם ימשיכו לנהל את התוכנות הרלוונטיות באופן חיצוני לצוות טכני שנתי.
– ה-G-suite הארגוני הראשי – יש בו יותר מדי פרטים רגישים כדי לפתוח אותו מחוץ לועד, למשל מייל צוות מניעת הטרדות מיניות, ולכן לא אפשרי לתת גישה לצוות חיצוני. לגבי ה-G-suite הכנסי הנפרד ממנו, הוסכם שנדרוש אישור של מנהלי הכנס הנוכחי קודם כל לפני מתן גישה.
– צריך להבין מעומרי רוזנברג אחראי מאגרי המידע הארגוני איך והאם נותנים גישה לשרת הארגוני בלי גישה למאגר החברים, בגלל שלפי החוק רק לאנשים שאושרו בהתאם לחוק יש גישה למידע זה.
– לגבי איוונטר וכל אתר עם אפשרות להעברת כספים, עלינו קודם לבדוק אם אפשר לתת גישה לצוות טכני שנתי בלי שתהיה להם אופציה לגעת בכספים עצמם.
– בנושאים של ארגון ושימור מערכות כגון מאגר מידע על מה כל פעיל בארגון עושה בכנסים, לוודא שמדובר על תחזוק המערכות הטכניות ולא ניהול פרקטי שלהן (כמו למשל הכנת רשימת הפעילים בעצמם).
הועד מסכים להסתייגויות שאורי מעלה.
הועד החליט בנוסף כי יש בעייתיות בניהול הצוות ע"י רז אתגר שכבר מנהל את צוות קשרי פנים, ואורי יעלה את הנושא מול רז לדיון נוסף על מנת שיוכל להעלות טיעונים בנושא מחד או להציע מנהל אחר לצוות מאידך.
הועד הצביע על אישור הקמת צוות טכני ארגוני בכפוף לכל ההסתייגויות הללו – עבר פה אחד.
תומר שלו הציע את עצמו לליווי הצוות לכשיוקם. הצבעה – עבר פה אחד.
אורי אחראי לטפל בעניין מול רז וצוות טכני עד יום חמישי 31.11.
הישיבה נסגרה.
נושאים שעודכנו במייל:
1. גזבר
מעדכן: תומר דוד
אין עדכון החודש.
2. שימור ידע ארגוני
מעדכן: תומר דוד
אין עדכון החודש.
3. קש"ח – קשרי חוץ
מעדכן: אורי
אין עדכון החודש.
4. קש"פ – קשרי פנים
מעדכן: אורי
אין עדכון החודש.
5. מש"י – מיתוג, שיווק ויחסי ציבור
מעדכן: בן
אין עדכון החודש.
6. פרויקט תלתן
מעדכנת: אלה
עלה הרעיון להדפסה ומכירת ארטבוק של אמני הקהילה בעזרת אניטה, אולם הוחלט כרגע להניח את היוזמה בצד עקב עניינים מנהלתיים.
7. צוות תכנים שנתי
מעדכנת: יוני
לצוות גויסו שני חברים חדשים, הצוות צריך לחפוף אותם לתפקיד ואז יוכלו לתפקד באופן עצמאי כחלק מהצוות.
8. צוות הפקות מקור
מעדכנת: יוני
דף הפרויקט שהוכן על ידי הצוות נשלח לאתר אמא"י להעלאה. צריך לאשר סעיף בתקנון על מנת להעלות תקנון מלא, יוני תשלח לועד במייל את התיקון הנחוץ.
9. מועדוני צפיה באנימה
מעדכנת: יוני
לאורך החודשיים האחרונים התקיימו שני מפגשים באשדוד של קבוצת צפיה אותה מדריך שי פריד, נראה שהילדים מתעניינים ונהנים. במפגש השני היו הרבה פחות מהראשון, עוד לא בטוח מה יקרה עם הקבוצה שם.
10. מנגה קפה
מעדכנת: יוני
הפרויקט נכנס להקפאה עד להודעה חדשה, בהתאם להחלטה בישיבה.
