נוכחים: אורי מרקוביץ', דני פייגלמן, יוני לינדר, אלה ברוך, תומר דוד, עפר מוסטיגמן

פרוטוקול הישיבה עבר עריכה מטעמי צנעת הפרט או חוסר עניין ציבורי.

1. עדכונים ביורוקרטיים

מעדכן: אורי

מס הכנסה – התהליך מתעכב עקב עיצומים במס הכנסה. לפני שבועיים וחצי קיבלנו תשובה בה ביקשו מאיתנו הוכחות שאנחנו מטרה ציבורית, אורי יצר רשימה מסודרת של דברים שהארגון מבצע כהוכחה עם קישורים לאתרים ותמונות וכו'. רואי החשבון שלנו ראו בחומר זה ארגומנט מוצלח מאוד לצידנו. כרגע אנחנו שוב ממתינים לתשובה ומציקים באופן תדיר.

דיווח האסיפה הכללית ממתין לעוד כמה פרטים מכמה מהנבחרים ויקרה בקרוב. נקבע דדליין לשליחת הטפסים באחריות יוני.
טרם התבצע מעבר מורשי חתימה בבנק, הוא יתבצע השבוע. בד בבד עלינו להעביר את התשלומים אחרונים לעורכות הדין.

2. גזבר

מעדכן: תומר

התקיימה ישיבה בין מתן קליינמן גזבר הארגון, תומר, אורי, ולירון דינוביץ' א' קופות ברוב כנסי הארגון, לקידום תחילת הסיכום הכספי לשנת מס 2017.

3. הארוקון 2018

מעדכן: סבי

סבי מתנצל כי העדכון עדכני רק לשבוע שעבר.

התקציב טרם נסגר ודורש תגובות מהועד מחד ומההנהלה מאידך, הצפי הוא לסגירה באמצע דצמבר.

תכנים – התקבלו פחות ביחס לכאמ"י, הצוות לא חושב שתהיה בעיה למלא תכניה. מתבצע מאמץ לגייס תכנים מסוגים פחות נפוצים כגון סדנאות.

סגל – עדיין קשה לגייס סגל כח אדם וקוספליי, רוב שאר הסגל הקריטי מגויס במלואו. יצא קול קורא לגיוס ע' מנהל, כבר התקבלו פניות לגביו.

אתר ראשוני עלה והאתר המלא מצופה לעלות מוקדם מהרגיל לכנסי הארוקון.

הועברה רשימת לוגיסטיקה לרכש נחוץ עקב יציאתנו ממחסן האגודה למד"ב ולפנטזיה.

4. מחסן

מעדכן: דני

דני ממתין למסמך מסודר מהאגודה עם כל הציוד במחסן ע"מ שנוכל להפריד מה שלנו ומה שלהם כדי לצאת רשמית מהמחסן. במקביל דני במגעים כדי להזיז תהליך זה ואולי לשאול זמנית ציוד לאירועים הקרובים בכל מקרה.

5. הפקות מקור

מעדכנת: יוני

N מיוזיקל – יוני נכחה בראן יחד עם גיא תמיר, איש צוות תכנים הממונה על המחזמר בכנס הארוקון.
מבחינת מוכנות, ההפקה מתקדמת טוב בלו"זים וצוות הפקות מקור מצפה שיהיו מוכנים לגמרי עד העליה.

הצוות ענה לפניה מהקהילה להרמת מחזמר בבקשה שיחזרו לאחר עוד עבודה על התסריט עקב חוסר רלוונטיות לתחום וחוסר מהוקצעות בכללי.
כרגע הצוות לא עובד עם אף הפקה, אבל יש הפקה עצמאית מקצועית שיצרה קשר איתנו בעבר בעניין להופיע אצלנו.

6. צוות קשרי חוץ

מעדכן: אורי

הצוות מתכנן להתחיל לעבוד במתכונת של גיוס אורחים שנה מראש בעתיד הקרוב.

הצוות מנסה להשיג סרטים לזמן הקרוב.

מבחינת הקשר עם השגרירות, אורי, דני וסם דניאל חברת הצוות יהיו במסיבת הגן של השגרירות לכבוד יום ההולדת לקיסר ב7.12. נספח התרבות בשגרירות התחלף לאחרונה.

מיתר קלאוזנר גויסה לצוות.

אמיר גל פילוס פנה לצוות וביקש לנסות לדחוף את הקשרים של אמא"י כדי להפוך את ההחלטה עתיקת היומין על איסור הפקות המקור שהן פארודיה על סדרות. אורי מציין, ומתכנן לציין בפני אמיר, שאם אין מפיץ רשמי בארץ אז היפנים לא ששים לתת לנו זכויות כאלה, מתוך תפיסה שאין מי שיוודא שהכללים שמציבים להפקות מקור נשמרים, אבל כן שווה לנסות לקדם אותו איכשהו ולכן הצוות ינסה להתחיל לעבוד בנושא בקרוב. במקביל כמובן נפנה לעורכות הדין שלנו וננסה להתקדם לנושא גם בפן המשפטי הפנימי.

עפר מציין שמפיצים ישראלים זה חיסרון – האישור של המפיקים הישראלים לא מספיק ע"מ להפיק מחזמר, זה לא "הסכם פרנצ'ייז". עפר אומר שבשביל פארודיה לא צריך שום אישור והחוק ברור בנושא, ואף סבור שאין מצב שיפן יתנו לנו את הזכויות האלו. אורי מגיב שמהשיחות שהיו לו עם נציגים יפנים, הם רוצים שיהיה מישהו שיכול לעקוב ששומרים על עקרונותיהם בארץ. אמיר רוצה ללכת לשני הכיוונים – מצד אחד ליפן, ומצד שני לבצע מאמץ משפטי עם עו"ד שלנו או עם חיצוניים ע"מ לראות אם יש דרך להוריד את הנוקשות של ה"גזירה". תומר מציין שבלי קשר להאם פארודיה היא בסדר חוקית, אתה לא רוצה שחברה גדולה תיכנס איתך לקרב משפטי אפילו אם אתה צודק.

7. פרויקט תלתן

מעדכנת: אלה

אלה מציינת כי עד כה נרשמו 16 ציורים, ורק אחד מהם הוא קומיקס, ועוד אחד בדרך, וזה הוא היום האחרון להרשמה.
דניאל שחם, א' הפרויקט, הייתה היום באשכול וראתה עם אודליה יחיאל, א' עיצוב מתחם של כנס חנוכה, איפה יתלו את היצירות.
בשבוע הבא, ה6.12, היצירות יעלו לפייסבוק ותפתח הצבעה עליהן למשך כשבוע.
ההדפסה של היצירות תהיה בנפרד מהדפסות הכנס ובאחריות אלה. דני יעביר אותן אחר כך לכנס עצמו.

אלה מעלה לדיון הועד את עניין ציורי הקומיקס. אלה רוצה לאחד את הקטגוריות, כמובן בידיעת והסכמת שני היוצרים הרלוונטיים – יש רק סעיף אחד שמבדיל בין קריטריוני השפיטה של הקומיקס והציור, ומי שציונו יהיה הכי גבוה יהיה במקום הראשון. אלה רוצה להשאיר את אותה כמות פרסים אבל לאחד לקטגוריה אחת. הועד מציין שכל המשתתפים שחתמו על התקנון יצטרכו להסכים לשינוי זה בתקנון. אורי ועפר מציינים שלדעתם עדיף לבטל את אחד הפרסים על הקומיקס מאשר לאחד את הקטגוריות, ובמקום זאת לאחד את פרסי חביב השופטים וחביב הקהל.

עפר מציע לעתיד – לזכור לשים סעיפים המתירים לועד לשנות את התקנון במקרים בעייתיים בתקנונים עתידיים.

הועד ממליץ לצוות הפרויקט לבחור במתווה של ביטול אחד הפרסים בקטגוריית הקומיקס ואיחוד קריטריוני השפיטה לאותה קטגוריה (שופטים וקהל). הועד מביע התנגדות לאיחוד הקטגוריות כמו שאלה הציעה.

לאלה יש מסמך מפורט לערך הפרסים שנבחרו ובמידה והצוות יחליט לאחד את קטגוריות חביב השופטים וחביב הקהל ניתן לעשות חלוקה מחדש של הפרסים באופן ראוי.

8. פסטיבל אוכל אסייתי

מעדכנת: אלה

הקשר מול המארגנים היה טוב.

האוכלוסיה שהגיעה פחות תאמה לקהל היעד, בעיקר מבוגרים ומשפחות עם ילדים. אורי מציין שחילקנו להרבה הורים פליירים לכנס חנוכה. תומר הרגיש שלא היינו נורא יעילים אבל היו כמה וכמה אנשים שלא ידעו על כנס חנוכה אז לדעתו תרמנו משהו לכנס חנוכה ברמה פרסומית.

הוצגו קליפים של שיווק כנסי עבר וקליפים של קוספליירים שצולמו ע"י סם דניאל וקרן לין, הושכר רמקול שהיה קצת מיותר כי היינו ליד רמקולי המתחם.

הייתה פינת צילום עם הקוספליירים על רקע ממותג, באי הפסטיבל נהנו לצפות בהם אבל מעטים ניגשו להצטלם. הקוספליירים שהגיעו נהנו ועשו את עבודתם נאמנה, היו מלתחות מאוד נוחות עבורם.

המארגנים קישרו ביננו לבית הדפוס. לצערנו הרקע הממותג נהרס לאורך הלילה עקב הלחות ועקב נפילות לאחר מכן.

הציוד נשמר במתחם לאורך הלילות, לא היו בעיות או חבלות פרט לנזק מזג האוויר דלעיל.

לא התקיימה הרשמה לארגון באירוע לאחר חוסר עניין.

במתחם היו דוכנים של קש"ח, קנדאמה וגו ג'פן, בעקבות כך נפתח מחדש קשר עם קנדאמה ישראל. ביום הראשון הגיעו גם אנשי בועת מחשבה, אך עקב חוסר ביקוש של באי הפסטיבל החליטו לא להשתתף בשאר ימי הפסטיבל.

אלה וסם ממליצות לשנה הבאה לצמצם פעילות ליום אחד בלבד. יוני מציינת שאפשר גם לחשוב על לנסות לפנות לקהל הבוגר יותר והפחות "קהילתי" שמגיע לפסטיבל.

תומר מציין שיש להחליף את הרולאפ הארגוני, ואורי מציין שזה בתכנית כבר לאירוע חנוכה.

9. כוח אדם

מעדכן: אורי

התקיימה ישיבת התנעה של אורי מול לוסי אקל א' הפרויקט, היא תפתח שיחת מייל נוספת לסגירת הליך רישום התפקידים הנחוצים באמאי. דובר על תקציב ועל הליך הקליטה, הדדליין הוא שעוד שבועיים יצא קול קורא מסודר כללי, ידובר על כמה תפקידים, עם אחד שיקבל פוקוס ראשי. התכנית היא להוציא קול קורא חדש פעם בחודשיים, והחל מהסבב השני לעבוד על הצד השני של כוח אדם, שהוא שימור כוח אדם. הבעיה העיקרית עם הנושא מבחינת לוסי היא שעדיף שאנשים מבפנים כבר יעשו את התפקיד הזה, אמרו שיחשבו על זה כבר בהמשך. לוסי גם תהיה מעורבת בהליך גיוס ע' מנהל להארוקון.

10. מש"י

מעדכן: עפר

התקיימה שיחת חפיפה מול אמנון לוי מלווה הפרויקט מהועד היוצא ושיחות כניסה לתפקיד עם כל חברי הצוות פרט לשרון טורנר, אחראית הניוזלטר וחברה בצוות האינסטגרם. הדבר שהכי חסר בצוות הוא מנהל – כרגע בפועל עפר מבצע זאת. האינסטגרם מתנהל עצמאית, בפייסבוק עפר מנג'ס לאנשים כשהם לא עונים לגיא אשל א' רשתות חברתיות, באתר לא קורה הרבה. החיסרון במנהל בהחלט מורגש.

עומרי רוזנברג א' האתר וגיא אשל רוצים עוד אנשים איתם לצוותיהם: עומרי מחפש א' תוכן אתר חדש ואיש טכני נוסף, וגיא מחפש גרפיקאי לפייסבוק, מה שמתקשר להצעתה של יוני להקים מאגר גרפיקאים, עורכים, מאיירים וכו' למש"י, שכל אנשי מש"י יוכלו לפנות אליהם ע"מ להכין עיצובים. כשזה יקרה וכשיהיה עוד איש צוות לרשתות חברתיות וספציפית לפייסבוק, גיא אשל חושב שהפייסבוק יוכל להפוך לפעיל יותר, ברוח "אמא"י החדש" שדוברה בקדנציה שעברה.

הדבר הכי חשוב כרגע הוא א' למש"י, אחרי זה אפשר להתחיל את כל הפרויקטים המדוברים האלו. עפר מציין שרצוי שא' מש"י יוכל לגייס את הצוות שלו ולכן עדיף להתחיל את גיוס שאר הצוות אחרי שזה יגויס.

עפרי א' אינסטגרם העלתה בפני אלה שלא מסנכרנים פרסומים בינה לבין האתר או העמוד, אלה מציינת בהמשך למה שנאמר בישיבות עבר שזו צריכה להיות עבודה של א' מש"י.

מעיין קנאי א' ACC ודביר אילן חבר צוות ACC נכנסו לישיבה.

11. צוות ACC – דיון בנושא למי מותר להשתתף בתחרות בנוכחות חברי צוות

מעדכנים: דביר ומעיין

דביר מעלה בקשה לדון על חוסר היכולת של חברי ACC להשתתף בתחרויות כיוון שלדעתו זה פוגע ביכולת הצוות לגדול, בשל החשש של קוספליירים להצטרף אליו.

אורי מציין שהנושא הגדול הוא נראות עין, כיוון שאסור לחלק פרסים למקורבים או לבעלי מרות. הוא מציין כי באגודה יש לפרס גפן וועדת שופטים ובעזרתה אפילו לחברי וועד שהצהירו על כך מראש מותר להשתתף בפרס גפן, כל עוד הם לא לוקחים חלק באף דיון על הנושא.
אורי מציע לבודד את השופטים מהתחרות בעזרת וועדת שופטים. ברגע שהשופטים כפופים לסגל רק לוגיסטית אין מרות בין הסגל לשופטים ולכן אין מרות בין ACC (שיש להם השפעה על סגל קוספליי) על השופטים.

דביר מציין כי כרגע יש רק בעל תפקיד אחד שבקשר ישיר מול התחרות בכנסים, וזה התפקיד שלו ב-ACC, ולכן חברי ACC אינם מחזיקים ביחסי מרות. אורי מציין כי ל-ACC עדיין יש מילה בהקשר לתקנון הקוספליי שיכול להשפיע על התחרות.
דני מציע להקים דרך הועד ועדת שופטים שתבחר שופטים.

מעיין שואלת על בעיית מראית העין בשינוי תקנוני הקוספליי ע"י ACC. אורי מציע לצרף לפרוטוקולי אמא"י חלקים מדיוני ACC אשר רלוונטים לדיונים על התקנונים, מה שעוזר בהרבה לבעיית השקיפות הזו. תומר מעלה חשש שיכול להיווצר מצב בו דיוני תקנון קריטיים ייעשו עם עשירית מחברי הצוות, כי אלה יצאו מהדיון כדי להיות מסוגלים להתחרות.

דני מעלה לגבי ועידת בחירת השופטים – מי נותן את המילה האחרונה? דני חושב שצריך שצוות קוספליי ימצא את השופטים, והועדה תאשר אותם. אורי אומר שזו בעיה שאנשים ידעו שהועדה אמרה להם לא, וגם ככה זה מאוד בעייתי שצוות קוספליי יהיה בקשר ישיר עם ועדת בחירת השופטים ועם השופטים טרם בחירתם. עדיף לדעתו שהועדה תפנה לצוות קוספליי ותתייעץ על אנשים מאשר שהצוות יפנה לועדה ראשון.

אורי מסכם את הדיון עד כה – מה שצריך לעשות כרגע זה להפוך דיונים תקנוניים של ACC לשקופים ולחלק מפרוטוקולי ועד אמא"י ולוודא שאנשים שרוצים להשתתף בתחרויות לא ישתתפו באותם דיונים.

אורי מציין שלמעשה – בעיקר בגלל שהתקנון לא משונה ישירות ע"י ACC אלא מועלה כהמלצות לועד שמאשר אותו מעשית, אולי אין פה בעיית מרות כזו רצינית. דני ועפר מסכימים איתו. דני מציין שאם ועד אמא"י מאשר המלצה, ומתגלה בדיעבד שזו המלצה רעה/"זדונית", אז היא באחריות הועד ועל הועד לקחת את האחריות על כך.

עפר מציין שלדעתו הקמת וועדת שופטים היא פתרון מספיק.

אורי מציין שלדעתו ראוי שגם כשאין ועדת בחירת שופטים, רק לאנשי הצוות בACC שיש להם קשר ישיר לבוחרי השופטים ולא' ACC יהיה אסור להתחרות; וכשתהיה ועדה אז כולם יוכלו להשתתף. עניין התקנונים – יהיה על אחריות הועד וכל חברי ACC יוכלו להתדיין. אלה מבקשת בנוסף שיסומן בבירור ברשימת הסגל של כנסים מי מלווה ACC בסגל קוספליי.

דני חושב שלא נצליח למצוא ועדת בחירת שופטים בזמן הקרוב ושאין צורך להגביל את חברי ACC עד שתהיה ועדת בחירת שופטים. אורי מציין שההצעה לא מחייבת גיוס ועדת בחירת שופטים, אלא רק מתארת את המצב בין מתי שיש מרות של ACC על מי שבוחר שופטים ובין מצב שאין.

ההצעה הסופית היא כדלהלן, צוות ACC יוכל להשתתף בתחרויות הקוספליי, פרט לחבריו אשר מחזיקים מרות ישירה על בחירת השופטים, קרי מלווה ACC לכנס וראש ACC. בנוסף לכך ACC יעבירו פרוטוקול על כל דיון תקנוני לידי הועד למטרת צירופו כנספח לפרוטוקולי הארגון ע"מ לוודא שקיפות.
ההצעה עברה פה אחד – 6 בעד 0 נגד 0 נמנע.

דביר אילן ומעיין קנאי עזבו את הישיבה.

12. כנס חנוכה

מעדכן: דני

העבודה מתקדמת במרץ, במהלך הישיבה מתקיימת ישיבה גדולה אחרונה לפני הכנס.

צריך לוודא מול דוכנים שאין התנגשויות בין מיקום היצירות של פרויקט תלתן למיקום הדוכנים.

סגירת האבטחה לאירוע מתעכבת עקב בעיות במציאת שירות טוב.

התכנייה צפויה לעלות ביום ראשון, החנות צפויה לעלות באותו זמן.

צריך לאשר את התקציב, מה שדורש סגירת הליכים לוגיסטיים מול מחסן האגודה שעוד לא הסתיימו.

צריך לבדוק את קיום האירוע מול מד"א לפי פרטים ששלחו עורכות הדין.

13. ועדת בחירת שופטים

מעדכן: אורי

אורי יחליט האם לפתוח על הנושא דיון מיילי או לדחות לישיבה הבאה.

14. תכנית עבודה ותקציב

מעדכן: כללי

השתלבות בעולמות – צריך להבין אם בכלל יש לנו משהו לעשות בנושא, "קידום רצועת אנימה בעולמות". הוחלט להציף זאת מול צוות תכנים שנתי על מנת לקדם את הנושא, זה צריך לקרות בהקדם כי הרשמת תכנים של עולמות כבר נפתחה. עפר יטפל בעניין מול הצוות.
הועד עבר יחדיו על תכנית העבודה ברמה בסיסית ויפתח דיון במייל בנושא, באחריות אורי, על מנת להיכנס לפרטים בכל הנושאים.

15. פעילים

מעדכן: אורי

עפר טרם עבר חפיפה מאורי או תמר ירון חברת הועד היוצאת בנושא הפעילים.

עפר שואל מה מטרת פיקניק הפעילים מכיוון שלדעתו הוא לא היה אירוע מוצלח במיוחד. אורי אומר שרעיונית הוא אמור לגבש את הפעילים ברמה חברתית; אלה ממליצה אולי לשאול את הפעילים מה הם רוצים לעשות במפגש הבא. המטרה היא לקיים מפגש חברתי ראשון בינואר, עפר יפתח בקרוב סקר בנושא בפעילים.

הישיבה נסגרה.

נושאים שעודכנו במייל:

1. ביטוח ארגוני

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

2. זכויות יוצרים ארגוניות

מעדכן: אורי

אין עדכון החודש.

3. פניות לועד מאז הישיבה האחרונה

מעדכן: אורי

לא התקיימו פניות קונקרטיות מאז הישיבה האחרונה.

4. צוות תכנים שנתי

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

5. אתר ארגוני – דיון על עיצוב מוצע

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

6. תוכנת הרשמה לארגון

מעדכן: תומר

נעשתה שיחת היכרות עם עומרי, נכון לכרגע אין משימות בהקשר לתוכנה.
עומרי מציין שעקב לימודים זמינותו נמוכה.

7. מצב שימור הידע הארגוני

מעדכן: תומר

נפתחו חשבונות בוויקי לכלל סגל כאמ"י 2017 והארוקון 2018.
צריך לשלוח מייל לשני הסגלים שמסביר מה המטרה שלנו לשימוש בוויקי.
מתוכננות פניות לאנשים ספציפיים בכדי להאיץ את מילוי הדפים.

8. מסמך מדיניות ארגוני

מעדכנת: יוני

המסמך יעבור סבב אחרון החודש ואם לא יהיו נושאים להעלות לגביו, ירד מסדר היום עד שיעלה אותו חבר ועד לדיון.

9. מנגה קפה

מעדכן: סבי

טרם התקיימה שיחת חפיפה בין סבי לאורי.מתוכנן להיפתח סקר בתחילת ינואר בפייסבוק של הפרויקט לבחירת המנגות שישתתפו במסגרת הארוקון 2018.

10. פרויקט הספריה

מעדכן: סבי

לאחר בירור מול העו"ד וועדת הביקורת הוחלט כי בהתחשב בתקנון הארגון, לא תקין שיבגני קנטור א' הפרויקט ימשיך לכהן בתפקידו מכיוון שנבחר לועדת הביקורת. דרור טל, כרגע מנהל כנס חנוכה, יחליפו לאחר כנס חנוכה (מה18.12 ואילך) ועד אז סבי ינהל את הפרויקט בפועל.

יהיה איסוף מנגות בכנס חנוכה אשר יועברו לדרור לשם נוחות פיזור.

התקבלה פנייה מספריית יבנה להקים אצלם מדור מנגה, הפניה בטיפול ע"י סבי.

יבוצע פיזור מנגה לספריית אורט ים באשדוד לאחר כנס חנוכה.