נוכחים: אורי מרקוביץ', אמנון לוי, תמר ירון, יוני לינדר, אלה ברוך, דני פייגלמן, יבגני קנטור נציג האגודה למד"ב ופנטזיה
1. פתיחת קדנציה
מעדכן: דיון כללי
חלוקת התפקידים המנהלתית וההצבעות לגביהם התבצעו כדלהלן:
בחירות יו"ר: אורי הציע את עצמו לתפקיד. התקיימה הצבעה – נבחר פה אחד.
מנהלת ישיבות:
קיום ישיבות: תתקיים ישיבת ועד פעם בחודש.
פרסום פרוטוקול: פרוטוקול הישיבות יפורסם עד 17 יום מיום הישיבה.
החלטות שאינן בישיבת ועד חייבות לעבור בפה אחד, אלא אם התקבלו בישיבה פרונטלית שלא מן המניין. אחרת עליהן להתקבל בישיבה טלפונית או בשיחת ועידה באישור ולשיקול היו"ר.
לפרוטוקול יצוין שנהלי ישיבות אלו היו זהים כאשר היינו פרויקט של האגודה למד"ב ופנטזיה.
שלושת הסעיפים האלו עלו להצבעה – עברה פה אחד.
גזבר הארגון: הוצע לתפקיד מתן קליינמן. התקיימה הצבעה – נבחר פה אחד.
מורשי חתימה:
- מורשי חתימה לחשבון בנק אמא"י: הוצעו יוני, אורי ומתן קליינמן גזבר הארגון. התקיימה הצבעה – נבחרו פה אחד.
- מורשי חתימה בשם אמא"י: הוצעו כל חברי הועד. התקיימה הצבעה – ההצעה התקבלה פה אחד.
מזכיר הארגון: יוני מציע את עצמו לתפקיד. התקיימה הצבעה – נבחר פה אחד.
חלוקת תפקידים מנהלתיים:
מלווה הפקות מקור: אמנון
מלווה קשרי חוץ: אורי
מלווה ספריה: תמר
מלווה צוות תכנים שנתי: יוני
מלווה המנגה קפה: אורי
מלווה פרויקט תלתן: אלה
מלווה פעילים: תמר
WCS: אלה
מלווה מש"י: אמנון
כל התפקידים הנ"ל הועלו להצבעה – כולם התקבלו פה אחד.
2. תכנית עבודה שנתית
מעדכן: אורי
תכנית עבודה ראשונית ומינימלית שותפה במייל עם שאר הועד.
הוחלט לעבוד עליה בשני סבבים: הסבב הראשון הוא תוספות, דדליין: שבועיים מיום הישיבה. הסבב השני הוא של הורדות והסרות, כדי להחליט מה לא יהיה בתכנית, מה ריאלי ומה לא. סבב זה יהיה גמור עד ישיבת דצמבר שבה נאשר את תכנית העבודה ונציג אותה לפעילים ובאירוע חנוכה.
3. מסמך מדיניות ארגוני
מעדכן: אורי
מטרת מסמך זה להבין לאן נרצה לקחת את הארגון. הוא מתווה את מדיניות הארגון המלאה לגבי כל דבר שאנו נותנים לו משקל בארגון.
נשלחה במייל טיוטה ראשונית של מסמך מדיניות ארגונית.
עד הישיבה הבאה הועד יעבור על המסמך ובישיבה הוא יאושר ויופץ, כאשר בכל סוף שבוע עד אליה יתקיים סשן עריכה מרוכז. בסופ"ש הראשון בסשן יהיו רק תוספות ובשניים אחריו לפחות יהיו עריכות. גם מסמך זה צריך לצאת לפעילים. המטרה היא ליישם את המסמך בעתיד באופן סדיר.
4. סיכום אירוע נובמבר
מעדכן: יוני
האירוע עבר כההלכה. כמות המגיעים הייתה כ-30 איש. האירוע הפסיד, הקבלות כולן מאורגנות ויועברו ליו"ר הארגון להחזרים. האירוע קיבל פידבק חיובי גם על עצם קיומו וגם על ההרצאות ספציפית, המגיעים מאוד נהנו.
מסקנות
- יוני חושב ששווה לנסות אירוע יותר ממוקד מבחינת תכנים, עם תמה ספציפית, כי לדעתו זה ימשוך יותר קהל.
- דפוס צריך להיות פחות אקסטרווגנטי ובעיקר להיות מנוהל הרבה זמן לפני האירוע, בניגוד למה שקרה הפעם, לפחות ברמת הצעות המחיר. ההדפסה עלתה לא מעט וניתן להדפיס בהרבה פחות, גם מבחינת מספר הכרטיסים וגם מבחינת גודלם ואיכות ההדפסה.
- צריך לעבוד על לו"ז הפרסום מנקודה יותר מוקדמת כדי להגיע לקהל יותר רחב.
- לפרסם שעת פתיחת קופות לפני שעת תחילת התוכן: בין 10-15 איש הגיעו באיחור עקב פקקים ופספסו את הסבב הראשון, מה שכנראה גם פגם בהכנסות.
ישיבת סיכום עם מור אורן מנהלת האירוע תתבצע בחודש הקרוב וישלח מייל לעדכון לועד.
5. תהליך התנתקות מהאגודה
מעדכן: אורי
אלה וצבי בר רואה החשבון של הארגון הלכו לרשם העמותות והגישו בקשת זירוז. לפני שבעה ימים אושרה בקשתנו והפכנו לעמותה רשומה במדינת ישראל. מספרנו 580633329.
אורי פנה אל בנק דיסקונט והוציא את כל הטפסים הרלוונטיים. יש לו כמה מסמכים למלא מול העו"ד שלנו לפני שנוכל לפתוח את החשבון, ועדיף לפתוח אותו רק אחרי שנקבל את הכסף שלנו שכרגע בחשבון הבנק של האגודה למד"ב ופנטזיה.
אורי לוקח על עצמו עד הישיבה הבאה להעביר את תא הדואר של אמא"י לתיבת דואר שאינה שלו אישית.
צבי אומר שיש לפתוח תיק במס הכנסה. יבגני סבור שאין כזה לאגודה למד"ב ופנטזיה והוא יברר אם זה נחוץ ויעדכן במייל – באחריות יוני לדגום אותו בנושא.
6. מאגר פעילים
מעדכן: אמנון
אמנון ועומרי רוזנברג למדו את הדרך של האגודה למד"ב ופנטזיה לאבטח את מאגר הפעילים שלהם ויממשו לפיה את מאגר הפעילים. אמנון ינסה לסיים את התוכנה עד ה-15 בדצמבר, ואם לא יספיק, יממש פורום זמני שניתן לבצע דרכו הרשמה.
7. פרויקט הנוער
מעדכן: אורי
ניצוצות פנו אלינו להביא את אורי להשתתף שוב בפרויקט, בכפר סבא, והוא עושה זאת. יש נסיונות להביא אנשים נוספים מהקהילה לפרויקט.
8. צוות המשימה לקראת WCS
מעדכנת: אלה
התקיימה פגישה פיזית ראשונה של אלה, אורי, וכל סגל הפרויקט: מעיין קנאי מנהלת הפרויקט, יערה בטש, ענבל מילר, דביר אילן, עומר כהן, אופיר קרטס וטל חזן (אופיר וטל נציגות CosplayIL). מטרת הפגישה הייתה לבסס את מטרות הפרויקט, תכנית העבודה, תפקידים של חברי הצוות השונים בצורה גסה ולבסס היכרות בין חברי הצוות. הוחלט שלטווח הקרוב המטרה הראשית היא להעלות את המודעות של חברי הקהילה לקיום הפרויקט.
בפגישה היה דיון על "שלב ביניים", תחרות בסדר גודל קטן יותר לפני ה-WCS, ונשאל אם הארגון יממן זאת. הצוות יבצע את המחקר לגבי כל תחרות כזו שמוצעת ויביא מול הועד, ואז נוכל להחליט אם נרצה לממן זאת; הוצע למשל, ללכת לתחרות הקוספליי האירופאית יורו קוספליי, אך לממן רק בתנאי שמי שישלח לשם יהיה בקוספליי יפני. הצעה זו לא התקבלה בעין יפה ע"י הועד בכללותו. הצעה אחרת הייתה לנסות להגיע לתחרות הקוספליי בJapan Expo והוסכם ע"י הועד שזו אופציה הרבה יותר טובה שניתן לחתור אליה.
הוחלט שהצוות יבצע הרצאות בפורמטים מצומצמים, יותר לכיוון הסדנאות; יותר מעשי מההרצאות בעבר. הועבר לצוות שעליהם לבצע הפקת תוכן למרציהם בדיוק כמו באירועי אמא"י. בפגישה הוצבו דדליינים למשימות שיצאו ממנה והוקצו אנשים לכל משימה.
9. דיון על תדמית הארגון
מעדכן: אמנון
כרגע תדמית הארגון היא של תאגיד סופר רשמי ושלא ניתן לפנות אליו ולדבר איתו. השאלה היא איך משנים את זה כדי להפוך ליותר נגישים כמיתוג מחדש.
הוצגו כמה צירי התקדמות אפשריים לשינוי תדמית זה. קודם כל, בציר הזמן, שינוי הדרגתי מול שינוי חד ומיידי – פרסומים שמשנים את אופיים לאט מול שינוי חד וחותך של הרבה עיצובי ארגון ותדמית ואולי אף דמויות וכו'.
שנית בציר הנגישות – איפה רואים את ההבדל הזה, למשל בדף הפייסבוק, האם יהיה כמו דף הפייסבוק של חינוכית או של עמ;לק וכו'.
שרון טורנר שלחה פניה במייל וגם דיברה עם אמנון ויוני בנושא. בפניה היא שאלה בין השאר מתי יעשה שיפוץ וחידוש לאתר מכיוון שהיא מעוניינת בשדרוג תדמית הארגון דרך לקיחת אחריות על תכנים באתר, באינסטגרם ובניוזלטר.
אמנון דיבר עם גיא מרטון המעוניין לעזור עם סרטון חגיגי לשינוי תדמית וסרטונים נוספים.
אורי אומר שחשוב לדבר על נראות ארגונית, ומציין שבפעמים הקודמות שדובר על סרטוני נראות ארגונית זה נפל מכל מיני סיבות; הוסכם שהבעיות העיקריות היו ועודן חוסר מעורבות מהקהילה בהצעת נושאים מחד, וחוסר קיום של אדם בועד שידחוף את הנושא באופן רציף מאידך.
אלה מעלה, בהסכמה כללית של הועד, את הנקודה שהרצון והמטרה הראשית בשינוי התדמית הוא להנגשת הארגון והועד, ולשם עלינו לכוון בכל מתודת פעולה שנציע.
אורי טוען שעלינו לא להשתנות בצורה חדה מדי כדי לא לאבד לגמרי את יכולת להיות רשמיים. בנוסף, הוא מעלה והועד מסכים שנרצה לשלול על הסף את החלפת הדמויות הארגוניות.
דני מציין שכל עבודת סרטונים וכו' שדורשת צוות חיצוני רציף כנראה לא תחזיק לאורך זמן, בעיקר בהתחשב בניסיון העבר של הארגון עם פרויקטי סרטונים.
אורי הציע שנמשיך בדף כמו שהוא, אולי להפוך לקצת יותר קלילים, ובמקביל – נתחיל לכתוב פוסטים "בשם" הדמויות הארגוניות בשגרה, לתת "פיצול אישיות" לדף אמא"י, והם יהיו הומוריסטיים וקלילים בהרבה. התקיים דיון על איך הצעה כזו יכולה להתממש ובסופו של דבר ההצעה לא התקבלה. בהקשר להצעה זו תמר העלתה את הרעיון להקים קבוצת brainstorming של כותבים מהקהילה עבור פרסומים, רשמיים ולא רשמיים כאחד, של הארגון – כדי שיהיה לנו חומר מקור טוב לפרסומים.
יבגני טוען שעוד לא משתמשים בכלל בכל כלי הפרסום הארגוניים כדי לטעון שמקור הבעיה היא בתדמית הארגונית ולא בשימוש בכלי הפרסום הארגוניים, ונענה שחלק מהרעיון הוא לאתחל אותם ביחד עם שינוי תדמית.
ההסכמה הכוללת של הועד בדיון הייתה להפוך את פרסומי הארגון ליותר קלילים באופן גורף ומיידי.
בכל ישיבה בעתיד, עלינו לדבר על איך אנו זזים לכיוון זה, במיוחד בדגש על נגישות הארגון.
משימות לחודש הקרוב:
- לפרסם את המשחק של אורגד בשבוע הקרוב, בשאיפה עד מחר.
- אמנון יפגש רשמית עם שרון לגבי האתר, הניוזלטר והאינסטגרם עד הישיבה הבאה.
- באחריות אמנון לעבוד עם גיא מרטון לכל מיני סרטונים לתדמית, שהוא מעוניין ליצור בעצמו, וליצור עד הישיבה הבאה שלד לסרטון ראשון.
- אמנון יפתח מייל לדון על אנשים אפשריים לצוות קריאייטיב. באותו מייל נדון על כתיבת פוסט לגיוס אנשים שנוכל עד הישיבה הבאה לדעת מהם שהם רוצים להצטרף לצוות זה.
10. פודקאסט ארגוני
מעדכן: דני
דני מעדכן שעליו להקליט פודקאסט חדש כי טרם ערך את הקודם והוא כבר לא אקטואלי. יש לו חששות לגבי איכות הפודקאסט הנוכחית מבחינת יכולתו המקצועית, אך הוא אופטימי לגבי התמקצעותו עם הזמן.
11. אירוע חנוכה 2016
מעדכן: אורי
יש צוות שלם תחת דרור טל. נשלחה הצעת תקציב במייל לועד וכל חברי הועד יתנו עליה תשובה ב48 השעות הקרובות. על אחריות אורי לוודא שמתן קליינמן גזבר הארגון יענה גם כן באותה תקופת זמן.
ההתארגנות לכנס עובדת טוב, כל פוסטי הגיוס עלו, תכניה אמורה לעלות ב-1 בדצמבר.
יש צוות צעיר שמתקדם טוב, בא עם הרבה מוטיבציה
אורי רוצה אירוע עם הועד באירוע חנוכה וישלח מייל לארגונו השבוע.
12. הארוקון 2017
מעדכן: דני
גיוס הסגל מתקדם אך עוד יש חוסרים.
אורי מבקש שתתקיים ישיבת סגל גבוה מלא של הארוקון, עם מתן קליינמן גזבר הארגון, ועם הזמנה פתוחה לועד. בנוסף לזה הוא רוצה ישיבת הנהלה מול וועד למען תיאום ציפיות.
13. פרויקט תלתן
מעדכן: אמנון
אמנון חושב שהכיוון הנכון לפרויקט הוא להתחיל בתחרויות ציור בכנסים ורק כשיש ניסיון בתחום להתניע אותו לתחרות שנתית. אמנון מתבסס בתכנית זו על תחרות הציור שתתקיים בחנוכה, שהוא רוצה לחכות עד שנראה איך היא עובדת.
14. הפקות מקור
מעדכן: אמנון
אמנון וצוות הפקות מקור נפגשו עם שתי הפקות מקור המעוניינות לעלות בהארוקון 2018. אמנון מציע שנבחר ביניהן ונודיע להן עד פברואר, כדי לתת דוכן להפקה שתעלה. אמנון ישלח מייל לדיון בנושא לאחר שיפגש עם ההפקה שטרם פגש מהשתיים, והפגישה תתואם איתם עד סוף החודש על ידו.
עדכונים אחרים להפקות מקור ישלחו במייל.
הישיבה נסגרה עקב השעה, וסוכם ששאר הנושאים יעודכנו דרך המייל.
עדכונים במייל לאחר הישיבה:
15. צוות תכנים שנתי
מעדכן: יוני
פגישת החפיפה עם שרון טורנר מלוות הפרוייקט בדימוס ואורי התנהלה כסדרה.
התנהלו שיחות טלפון עם כל חברות הפרויקט. עלו כל מיני רעיונות מעניינים וטובים לניהול הפרויקט בעתיד. מחברות הפרויקט הנוכחיות, מעיין פריאל, גל קפון ומיתר פשקר אינן מעוניינות להמשיך בו. הילה בגם מעוניינת להמשיך בתפקידה ואף מציינת שיהיה לה יותר זמן פנוי בשנה הקרובה עקב סיום התואר.
המשימות הבאות בפרויקט הינן:
- לנהל שיחה נוספת עם הילה ולהציג לה את עיקרי השיחות שנוהלו עם שאר חברות הפרויקט להתייעצות, ובמקביל להעלות איתה שמות להרחבת הצוות.
- לנהל שיחה טלפונית עם יסמין סטריז'בסקי, א' תכנים בכנס הבא והקודם; להציע לה להצטרף לצוות, וגם אם לא תרצה, לשוחח לגבי מערכת התכנים הנוכחית, בשאיפה לפצל את צוות תכנים לשניים: צוות תכנים "ניהולי" וצוות הפקת תכנים, כמו שקיים כרגע בכנסים תחת יסמין.
עקב עבודת רוב סגל התכנים הפעיל של אמא"י על אירוע חנוכה ועל כנס הארוקון יוני מצפה שלא תהיה עבודת תכנים נרחבת עד אחרי הארוקון, אך יש מספר רעיונות שעלו בשיחות הטלפון הנ"ל שהוא רוצה להתחיל לנסות ליישם בזמן הזה.
16. מש"י
מעדכן: אמנון
שרון טורנר פנתה אל הארגון בקשר לכמה נושאים: הקמת עמוד אינסטגרם, החייאת הניוזלטר והחייאת האתר, בעיקר על מנת שיהיה מקום להפנות אליו מהאינסטגרם שלא יכול להכיל הרבה מידע.
אמנון ניפגש איתה והם סיכמו שיתחילו עבודה על הניוזלטר.
17. הפקות מקור:
מעדכן: אמנון
אמנון וצוות הפקות מקור נפגשו עם BrAND Musical והעבירו להם הערות כלליות ופרטניות על הלו"ז, התקציב והתסריט שלהם.
הם בעיקר ישבו איתם עם דגשים נוספים על מדיניות הארגון החדשה בנושא, וקיבלו עדכונים.
בנוסף התקיימה פגישת היכרות עם N Musical, צוות הפקות מקור הסביר להם את אופן ההתנהלות מול הארגון וענה על שאלות. לאחר מכן הם נתנו את חוות דעתם על התסריט, כשהבעיה הגדולה ביותר היא שלדעת אמנון הוא אינו מתקשר מספיק לאנימה ומנגה במצבו הנוכחי.
18. מנגה קפה
מעדכן: אורי
התקיים מפגש בהוד השרון בחודש נובמבר. כרגע יש נוכחות דלילה, צריך לחזור לקיים את המפגשים בצורה סדירה ועם פרסום מטעם הארגון.
19. קשרי חוץ
מעדכן: אורי
- חן וייס העביר הרצאה בסאמוראי האוס ישראל שהייתה הצלחה.
- בשל בעיות תקשורת בנושא האורח מחו"ל, קפץ התקציב הדרוש להגעתו. בשל זאת הוחלט לא להביא את האורח וכרגע צוות קשרי חוץ עובד על לחפש אורח חדש.
- בשל עומס רב על המעורבים, לא הייתה התקדמות רבה בקשרי חוץ בתקופה האחרונה, חן הבטיח להריץ כמה דברים בשבועות הקרובים.
20. פניות מאז הישיבה האחרונה
מעדכן: אורי
לא התבצעו פניות קונקרטיות מאז הישיבה האחרונה (פרט לפניה של שרון טורנר אשר צוינה תחת דיון על תדמית הארגון").
21. פרויקט הספריה
מעדכנת: תמר
הפרויקט מתקדם כסדרו, אין חדש.
22. פעילים
מעדכנת: תמר
לא נרשמו פעילים חדשים מאז העדכון האחרון.
אין חדש.
