ישיבת ועד אמאי 2019 מרץ (27.03.2019)

נוכחים: יוני לינדר, תומר דוד, תומר שלו, אורי מרקוביץ', לירון אפריאט, בשיחה טלפונית: אלה ברוך, בן דינוביץ'

1. הארוקון 2019 – סיכום ראשוני בנוכחות מנהל

מעדכן: תומר שלו

נתן רונין מנהל הארוקון הצטרף לישיבה.

הועד מודה לנתן על עבודתו, טרם התקיימה ישיבת סיכום סגלית שתתקיים לקראת סיכום יותר מסודר. לכנס הגיעו הרבה אנשים. הכנס הרוויח.

העבודה מול בנייני האומה לא הייתה טובה. ההתנהלות לאורך כל העבודה הייתה מתחת לכל ביקורת.

תקבע ישיבה מול בנייני האומה בנוכחות אורי ונתן כדי להעלות טענות אלו ואחרות מולם לקראת עבודה עתידית.

תהיה ישיבת סיכום ביום חמישי ה-11.4, הועד מוזמן. אמורה להיות אפטר פארטי לסגל.

אמורה לעלות כתבה בערוץ 13 שכרגע אוספים עבורה אנשים מרואיינים מהכנס, לנתן יש ציפיות גבוהות ממנה.

נגישות – הפידבק היה מאוד טוב בעיקר בקרב אנשים עם מוגבלויות שאף הודו לנו במייל. התכניה הנגישה לעיוורי צבעים – לא נעשתה טוב, לא השתמשו בזה, נתן מציין שכעיוור צבעים בעצמו זה גם נעשה לא נכון מלכתחילה. עם זאת לדעתו בכל מקרה אין ביקוש לתכניה כזו. לגבי תכניה בכללי נתן ממליץ להדפיס פחות כי שוב נותרנו עם המון תכניות מיותרות כמו כל כנס.

חדר ההורים – היה בשימוש תמידי עד 6 בערב, הפידבק היה מאוד טוב.

כל האירועים היו עם כתוביות וזה קיבל פידבק טוב.

כח אדם – היו 140 מתנדבים, ארי קלפר א' הצוות התחיל לימודים ולכן היה לו פחות זמן להקדיש לכנס.

אירוע מתנדבים התרחש במקביל להרצאות הבטא וזה לשימור והיה טוב. היה סטארטאפ מגניב של משחקים בין המתנדבים לפני הכנס שהיה מאוד פופולרי ונתן ממליץ לשמר. כ- 30 מהמתנדבים מעוניינים להיות סגל.

טכני – עבדו בכנס על תוכנה לניהול שמירת חפצים, עבדה טוב.

נתן חושב שצריך היה לעשות הפרדה בין צוות סגלי וארגוני, מפרט תקרית מהליך העבודה על הכנס שמציגה את הבעייתיות לדעתו.

נאמ״י – יחסית לאירוע ללא שיווק היה בסדר. נתן מעלה תהיות לגבי חלק מההחלטות לגבי נאמ"י לשיקול עתידי, אורי מבקש מנתן פירוט לגבי מה הוא נאמ״י למיטב הבנתו, איך הכנס עובד מול האירוע וכו׳.

מהדיון עולה שהועד לא היה מודע מה קורה עם נאמ״י, הכנס לא היה מודע מה קורה עם נאמ״י, ונאמ״י התנהלו מול כל צד כאילו הצעד השני אישר להם דברים – התנהלות תקולה ולא טובה שדורשת הסקת מסקנות לעתיד.

סימול, חברת הציוד הטכני איתה הכנס עובד בבנייני האומה, הביאו ציוד לא נכון ביום הכנס, לא התריעו על זה מראש בכלל. גרם לבעיות רבות בטכני ביום הכנס שאיכשהו הצליחו להסתדר.

תכנים – היו שני סרטים, אחד מהאורח ואחד שתומר שלו הביא, היו 3 סדנאות מלאות, הדגמה שמילאה את האודיטוריום ותחרות מלאה. היציע עצמו היה ריק לחלוטין אפילו שנאמר בכריזה שהוא פתוח.

נתן מעריך שהסיבה הייתה בעיקר העיכוב ב- 20 דקות של תחילת התחרות. לדעתו עדיין צריך שיהיה לנו את היציע בהארוקון רק למקרה.

מרצים רבים נהנו ואמרו שיחזרו לכנס הבא. פידבק יהיה זמין עבורם באופן מסודר מהאפליקציה בשבוע הבא.

קוספליי – הראנווי היה הצלחה מסחררת, האולם היה מלא והפידבקים מצוינים. צריך בפעם הבאה רמקול חזק יותר ועדיף מספק יותר אמין, היו איתו בעיות ביום הכנס.

השפיטה הלכה חלק יחסית ובלי עיכובים, תחרות – היו תקלות טכניות אך סך הכל היה לא נורא, התחקיר על הסיבות לתקלות עוד מתמשך ויוצג בסיכום מסודר.

דוכנים – אין תלונות, התנהלו טוב.

נתן ניסה לגרום לכנס שיהיה חוויה כמה שיותר כיפית לכל הסגל כדי שימשיכו בתפקידיהם בכנסים הבאים. נתן מבקש שיהיה הליך חוו"ד לכל הסגל כמו שהועד קיים לפני מספר כנסים – נענה שאמור להתבצע מצד צוות כוח אדם ארגוני, אחריות אורי מול הצוות.

לגבי העבודה מול acc – חוזר לבעיה של סגל ארגוני מול כנסי, גורם לבעיות לו״ז ועוד. זה הזין את העובדה שנתן הרגיש שהוא לא היה שותף לקבלת ההחלטות כמו שהובטח לו כשהוגדר תפקידו כמנהל הארוקון באופן שוטף, ולא רק מנהל הארוקון 2019.

נתן מציין שבאופן כללי בארגון יש בעיה של הגדרת תחומי אחריות באופן מסודר. זה חייב להיות יותר מסודר כדי שהארגון ימשיך להתקיים באופן מסודר.

אורי שואל את נתן – האם הוא מעוניין להמשיך לנהל לקראת הארוקון 2020. נתן עונה שלא, ומפרט מדוע לועד.

תומר דוד שואל לגבי המלצות למחליף לתפקידו, נתן נותן חוו"ד על אנשים מתאימים בעיניו.

נתן כן מציין שהוא לא מתכנן להיעלם מהארגון וישאר מעורב בעניינים בפורמט אחר.

נתן מוסיף שהוא ממליץ להוריד את רמת ההפקה של כאמ״י, להפוך אותו לאירוע יותר חברתי ופחות "נוצץ" מהארוקון.

נתן מציג שהמכירות הפיזיות לא רלוונטיות ואין טעם להמשיך לקיימן.

לסיכום היה כנס מוצלח שהרוויח יותר מהמצופה. נתן מקווה שהכנס היה טוב מבחינת אירועים ותכנים, שהסגל יצא ברובו מרוצה, לדעתו של נתן הכנס הצליח ברוב המשימות שהציב לעצמו. נתן מקווה שמי שיבוא אחריו יוכל להמשיך ולהוסיף על מה שנבנה, ואומר שינסה לעזור איך שיוכל.

נתן רונין עזב את הישיבה.

2. כאמ״י 2019

מעדכן: תומר דוד

חן וייס מנהל כאמ״י הצטרף לישיבה.

התחילה עבודה וגיוס סגל, מתקיים תיאום ציפיות רציני בכל גיוס. אפרת כרמון גויסה כא׳ מנהלה. השבוע יגויסו ככל הנראה לוגיסטיקה, כוח אדם, אולי קוספליי. חושב כבר על ע׳ מנהל ואף על א׳ תכנים.

חן וייס עזב את הישיבה.

3. מצב תקציבי

מעדכן: אורי מרקוביץ׳

אורי יבדוק מול העו״ד לגבי נושאי הקרן מהישיבה הקודמת בהקדם.

לגבי wcs השנה יהיה לנו יותר זמן מבשנה שעברה להחליט אם נשתתף בשנה הבאה – לירון טוענת שנוכל להמתין עד יולי לפחות, מה שמאוד משחרר אותנו לגבי הבנה תקציבית ביחס לשנה הנוכחית (ביחס לשנה שעברה בה היה עלינו להחליט עד מאי).

4. צוות מוזיקה יפנית

מעדכן: אורי מרקוביץ׳

מדובר בפניה לועד מאת גל פרי וגיא תמיר. הם עושים הרבה עבודה עבור הארגון סביב השנה ופנו לאורי לגבי למסד את הקשר בינם לבין הארגון באופן רשמי. הם מארגנים גם את אמא״ידול מאז הקמתו.

תחומי האחריות של הצוות המדובר אמורים להיות – אירועי קראוקה, אמא״ידול, מעורבות בפלייליסט למסיבות. הצוות יעבוד ישירות מול אקיהברה הקטנה לגבי השת״פים לאירועי קראוקה.

לירון ובן שואלים לגבי מדוע צריך צוות ארגוני כזה. בפרט תחום האחריות של הפלייליסט נשמע להם בעייתי.

אורי מציג שלפחות לגבי הפלייליסט לא מדובר על להכריח את מנהל המסיבה לקחת את עצתם אלא להציע למנהל את עזרתם.

בן ולירון חושבים בכל זאת שהגדרת תפקיד של רק לייעץ לג׳ייפארטים זה רעיון רע וסותר נושאים שכבר עלו בועד של מעורבות בין-צוותית בארגון. הועד מסכים שאו שהצוות יהיה אחראי לקיום עצמו (או גיוס מנהלים וקיום) של ג׳ייפארטים, או שהצוות יוגדר כמקור ידע ללא תפקיד ייעוץ מוגדר כזה או אחר.

אורי מציע את עצמו לליווי הצוות, מה שכבר דה פקטו מתקיים בליווי אירועי הקראוקה המתקיימים באופן תדיר במהלך הקדנציה.

מסקנות השיחה יועברו לגל וגיא והמשך דיון בנוגע לצוות יתקיים במייל.

5. פרוייקטים איזוריים

מעדכן: אורי מרקוביץ׳

אורי מציג קונספט – להתמקד יותר בפריפריה. לארגן אירועי תוכן, בחיפה ובב״ש למשל, במטרה להקים יכולת ארגונית של אמא״י בצפון ובדרום. לגייס אנשים מהאיזורים האלה כבר אבל לא לחכות לגיוס ממוקד מאותם איזורים אלא כבר להתחיל לקיים אירוע, להראות שאנחנו שם.

בן מתנדב ללוות את ״צוות פריפריה״ שיווצר, ויתחיל לנסות להריץ אותו בכוונה לארגן אירועים בצפון ובדרום.

6. פניות לועד

מעדכן: אורי מרקוביץ׳

הועד עבר על מספר פניות שתוכנן נוגע לצנעת הפרט ולכן לא יוצג כאן.

הישיבה נסגרה.

נושאים שעודכנו במייל:

1. צוות טכני ארגוני

מעדכן: תומר שלו

אין עדכון החודש.

2. קשרי פנים

מעדכן: תומר שלו

אין עדכון החודש.

4. מצב שימור הידע הארגוני

מעדכנת: אלה

פורסם פוסט בקבוצת הפעילים עבור קבלת הצעות למערכת חלופית.

5. פעילים

מעדכנת: אלה

אלה קיבלה גישה למערכת חברי אמא"י.

6. מש"י – מיתוג, שיווק ויחסי ציבור

מעדכן: בן

אין עדכון החודש.

7. פרויקט תלתן

מעדכן: תומר דוד

התחרות שהתקיימה בהארוקון נחלה הצלחה, הוענקו פרסים ב3 קטגוריות, מקום ראשון ושני מהשופטים, חביב הקהל, ופרס מיוחד מהאורח של הכנס, נרשמו 75 אנשים ומתוכם בפועל היו  37 מתמודדים.

הזוכים הם:
מקום ראשון: על שביט
מקום שני: שלו זוהר

פרס האורח: אסתר ספיבק

חביב הקהל: אור גאשי

8. גזבר

מעדכן: תומר דוד

סיכום 2018 בהקפאה החודש עקב ההתעסקות בהארוקון, יחזור לאג׳נדה בהקדם לאחר שכל מה שנוגע להארוקון יסוכם.

המזומנים מהארוקון הופקדו.

איסוף הקבלות  והנתונים על ההוצאות וההכנסות מהארוקון והכנת החומרים להעברה לרו״ח כמעט הושלם.

9. מחסן

מעדכן: תומר דוד

אין עדכונים החודש.

10. קש"ח – קשרי חוץ

מעדכן: אורי

אין עדכון החודש.

11. זכויות יוצרים ארגוניות

מעדכן: אורי

אין עדכון החודש.

12. כוח אדם

מעדכן: אורי

אין עדכון החודש.

13. ועדת בחירת שופטים

מעדכנת: לירון

אין עדכון החודש.

14. פרויקט הספריה

מעדכנת: לירון

אין עדכון החודש.

15. צוות תכנים שנתי

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

16. צוות הפקות מקור

מעדכנת: יוני

כעת כשנגמר הכנס א' הפקות מקור אמיר גל פילוס יהיה זמין לעשות את מה שצוות אתר ביקש מהצוות על מנת להעלות עמוד העוסק בהפקות מקור לאתר.