נוכחים: אורי מרקוביץ', תמר ירון, אמנון לוי, יוני לינדר, אלה ברוך, דני פייגלמן, יבגני קנטור נציג האגודה למד"ב ופנטזיה
1.התנתקות אמאי מהאגודה
מעדכן: אורי
אורי מעדכן שיש מתווה מוכן להעברת הכספים מהאגודה למד"ב ופנטזיה לאמא"י.
אורי מעדכן שהחשבון הקודם של אמא"י בבנק הפועלים נסגר רשמית והכסף בו עבר לחשבון האגודה למד"ב ופנטסיה. יבגני אומר שהחשבון בבנק לאומי טרם נסגר ומבקש שנעביר אליו אלף ש"ח נוספים, אך אומר שעדיף שנסגור זאת בחוזה כדי לא לגרום בעיות מול רואה החשבון; אורי אומר שצריך להיות קצת כסף שטרם הופקד שניתן להפקיד.
דני מעדכן שהוא שלח מייל לסוכן הביטוח וקיבל מייל תגובה המודיע שיקבל הצעה תוך שבוע-שניים.
קרן מחכה שאורי יסרוק את כל מסמכי הבנק ולאחר קבלת אישורה אורי, יוני ומתן קליינמן גזבר הארגון יגיעו לבנק ויחתמו על החשבון.
אורי מעדכן שתא הדואר טרם סודר.
התנהל דיון קצר על מחסן האגודה והוחלט שברצוננו להישאר במחסן האגודה בשותפות, יבגני יעביר את המסמכים הנחוצים.
2. אירוע חנוכה 2016
מעדכן: אורי
עקב התחייבות פתאומית נבצר מדרור טל מנהל אירוע חנוכה להגיע לישיבה, עקב כך הוא ודריה בורט ע' המנהל לא יגיעו לישיבה. דרור ודריה יציגו סיכום בישיבת הועד בחודש פברואר, וכעת נעבור רק על עיקרי הדברים שאינם דורשים את נוכחו מנהל האירוע.
האירוע הרוויח. הגיעו לפי ההערכות כ-50% יותר אנשים מבאירוע בשנה שעברה.
האירוע הלך חלק ו"שריפות" פתאומיות כובו כראוי.
אורי אומר שמעכשיו צריך להיות ברור שנשכור מאבטח מטעמנו בכניסה למתחם באירועים בסדר גודל כזה – כלומר אירועים של יום שלם.
3. הארוקון 2017
מעדכן: דני
יש תקנון חדש לדוכנים. אורי הציג את השינויים המרכזיים בתקנון והדיון הועבר למייל וכל הסגה אפשרית תישלח ביומיים הקרובים במייל שלאחריהם התקנון יאושר, דני אחראי על זה.
דני הציג את מצבת כוח האדם של סגל הכנס.
בנושא אפליקציית הכנס, דני מעדכן שהועלתה טענה שלאו דווקא צריך להשקיע בפיתוח למכשירי אפל כי לחדש חשבון אפל בחנות של אפל יעלה כסף, זמן ואולי ביורוקרטיה (שיבגני מציע לעזור בזה מכיוון שהאגודה עשתה זאת בעבר). לדעת דני אין טעם כי רק כ-40 איש השתמשו באפליקצייה למכשירי אפל בכאמ"י, מתוך
כ-500 משתמשים בסה"כ. הועד מסכים שלפחות כרגע אין צורך.
יבגני מבקש מדני לומר לשיווק להעביר לאגודה למד"ב ופנטסיה נוסח לפרסום הכנס במכתב החודשי של האגודה.
תהיה ישיבת סגל ראשונה ביום שישי 20.01.17.
4. זכויות יוצרים ארגוניות
מעדכן: אורי
אורי רוצה שהחוזים יעברו שפשוף בעזרת עבודה איתם בהארוקון, ואז הוא ישלח אותם לאנשים הרלוונטיים לזכויות יוצרים לדמויות הארגוניות.
5. תכנת הרשמה לארגון ומאגר החברים והפעילים
מעדכן: אורי
היו כ-170 נרשמים לארגון בחנוכה.
אמנון מעדכן שצריך להגדיר טוב למי יש גישה למסד ולמשתמש הראשי של השרת ומציע סיסמאות לשניהם, מאובטחות באותה צורה כמו הסיסמאות למייל הועדי.
אמנון מעדכן בנוסף שצריך להיכתב מסמך משפטי שיחתום עליו כל מי שיש לו גישה למאגר. אורי לוקח על עצמו להתייעץ בנושא עם קרן עד הישיבה הבאה.
עומרי מבקש לא להעביר את הקוד שבנה את המאגר שהוא כתב לשום מקום פרט לשימושנו בארגון מכיוון שיש פה אחריות משפטית והועד מקבל זאת.
אלה חושבת שאפילו שכבר הבהרנו שצריך להירשם מחדש וההנחה מהעבר כבר לא רלוונטית לכנסים אחרי חנוכה, יש מקום לבוא לקראתם ולהציע אופציה להירשם לארגון מחוץ לכנס. אמנון עונה שהנוהל כרגע הוא בכל מקרה שמי שכבר יש לו כרטיס בתוקף, אפילו אם לא נרשם לארגון בחנוכה, יקבל את ההנחה – הרעיון הוא שעד אחרי עולמות השנה כבר לא יהיו אנשים עם כרטיסים בתוקף מלפני שהארגון היה קיים בכל מקרה ולכן רק אנשים שנרשמו מאז חנוכה יהיו עם כרטיסים.
6. תכנית עבודה שנתית + מסמך מדיניות ארגוני
מעדכן: אורי
סוכם שאת תכנית העבודה נפרסם בקבוצת הפעילים (ללא עמודות התקציב). את שני המסמכים צריך לערוך ובמיוחד את מסמך המדיניות הארגונית, מכיוון שחברי הועד עדיין לא עומדים בלו"זים שהוגדרו עבורם.
7. פעילים
מעדכנת: תמר
התקבלו חמש בקשות חדשות להצטרפות לקבוצה. הבקשות נשלחו למייל האישי של כל אחד, במקום בקשה דרך הפייסבוק. במהלך השבועות הקרובים יתבצע מעקב אם השיטה הנ"ל מוצלחת יותר מהשיטה הקיימת, שהיא הוספת פעילים לפייסבוק הפרטי ורק אז הוספה לקבוצה.
לגבי הצעתה של אלה מהישיבה הקודמת לשלוח תזכורים למי שהיו בתפקידים באירועי אמא"י, לדעת אורי זה נעשה אחרי חנוכה אך הוא יבדוק ויעדכן את הועד.
אורי מעלה שיש לבצע מפגשי פעילים, אנו אמורים היינו להיות כבר אחרי הראשון. סוכם שעד סוף הרבעון הבא יהיו שלושה מפגשי פעילים. אלה לוקחת על עצמה לארגן מפגש חברתי בפברואר, ועל אחריותה לפתוח השבוע סקר בפעילים לגביו. תמר לוקחת אחריות לארגן מפגש ענייני בסוף אפריל-תחילת מאי.
8. מעבר על משימות מהישיבה הקודמת
מעדכן: אורי
אורי עבר על רשימת המשימות עם הועד. רוב המשימות האינדיווידואליות הושלמו, המשימות הכלליות כלל וכלל לא הושלמו. משימות נגררות לישיבה הבאה: שינוי שם דף הארגון בפייסבוק, עריכת מסמך המדיניות הארגוני, עריכת תכנית העבודה השנתית.
9. אמאי לאן
מעדכנת: אלה
דני ממליץ בפעם הבאה להכין את תוכן האירוע יותר זמן מראש.
נקודות שעלו:
- אביב חניה שאל למה אנחנו לא יוצרים קשר עם יוטיוברים ישראלים לשת"פ.
- התקיים דיון על מה הועד חושב לגבי לנהל פרויקטים כחברי ועד ולא רק ללוותם (הקונצנזוס היה שאנו מאוד נגד).
- היה דיון על שימוש במדיות נוספות לפרסום הארגון. אלה מעלה את הנקודה – למה אנחנו לא מפרסמים באתרים בינ"ל את הכנסים? אורי עונה שאין סיבה מעבר לחוסר מעורבות בארץ בנושא וצריך רק שמישהו יעשה את זה. אלה לקחה על עצמה לפתוח שרשור מייל ולפתוח נושא בפעילים לגבי פרסום זה שהיא הזכירה, וגם לגבי נושא פרסום הודעות הארגון בשפה האנגלית בונסף לעברית בפרסומים רשמיים.
10. תדמית ארגונית – עדכון והתדיינות המשך
מעדכן: אורי
אורי מעדכן שאין התקדמויות משמעותיות באף יעד. היה דיבור על סרטון של מרטון ונראה שזה התמסמס מחוסר תקשורת, אמנון יצור קשר עם מרטון בנושא החודש.
יצא ניוזלטר החודש. התקבלה בדיוק בקשת הסר אחת מרשימת תפוצתו עד עכשיו. אלה חושבת שהניוזלטר לא נקרא ע"י אנשים ולפחות על התוכן שבו לא להופיע רק בניוזלטר. הוסכם שאמנון ידבר עם שרון לגבי האם היא יכולה לנהל הוצאה של תוכן הניוזלטר למדיות אחרות כגון פייסבוק.
אמנון דיבר עם שרון לגבי אינסטגרם ארגוני, וסיכום השיחה היה שעל האינסטגרם להתעדכן שבועית, ושרון אומרת שהיא לא תוכל לעמוד בקצב זה באופן עקבי. אי לכך, יש להקים צוות אינסטגרם כי אדם אחד לא יוכל להחזיק את זה.
אלה שואלת האם פרסום של סדרות שעומדות לצאת בעונה הנוכחית הוא דבר שנרצה לעשות. נענית שכמובן שכן אבל צריך שמישהו יעשה זאת. הוצע שצוות כותבי המנגזין לשעבר יעשה זאת.
11. סיכום אירוע נובמבר 16
מעדכן: יוני
מור העלתה בישיבת הסיכום את השאלה מדוע אין לנו מקומות לאירועים ב"מאגר ארגוני" מעבר לאשכולות הפיס. הועלו בדיון בועד כל מיני מקומות והייתה הסכמה שבעוד שיש סיבות מצויינת להשתמש באשכולות, בראש ובראשונה קלות הגעה, מאוד רלוונטי למצוא מקומות חדשים ולרשום באקסל בדרייב. יוני ישלח את שאר סיכום האירוע במייל לועד.
הישיבה נסגרה.
נושאים שעודכנו במייל:
1. צוות המשימה לקראת WCS:
מעדכנת: אלה
התקיימה הכרזה רשמית על הקמת הצוות מחדש באירוע חנוכה האחרון
בנוסף עמוד הפייסבוק חזר לחיים, נראה שיש התעניינות והעמוד צבר כ-100 לייקים חדשים
כרגע הצוות עדיין לא מגובש וחלוקת התפקידים והמשימות אינה ברורה, במוצ"ש תתקיים ישיבת הנגאאוט ליישור קו וחלוקת תפקידים
2. צוות תכנים שנתי
מעדכן: יוני
יוני ניהל שיחה עם הילה בגם, מהצוות, לגבי המסקנות משיחותיו עם חברות הצוות היוצאות. עלו מספר רעיונות לחברי צוות חדשים לבנייתו מחדש של הצוות, וכמה מההצעות שעלו בשיחות עשויות להיות אפשריות ליישום כבר לקראת הארוקון – למשל, מפגש מרצים עם הרצאות קצרות מהמרצים ודיונים חופשיים לגיבוש.
3. סיכום אירוע נובמבר
מעדכן: יוני
סיכום מלא נשלח לועד במייל.
נקודה אחרונה שעלתה בישיבת הסיכום אינה קשורה ישירות לאירוע ועלתה כתוצאה מהדיון על הידע שעבר אל יוני ומור על ניהול אירוע – שכלל בעיקר שאלות של יוני כלפי הועד. לדעת מור זוהי בעיה כללית ארגונית, למשל בקוספליי היא טוענת שאין שימור ידע בין אירועים והצוותים מתחילים מאפס עד כדי חברי סגל שממשיכים בין אירועים. כדוגמה בשיחה מור ויוני העלו את צוות תכנים, שקצב תחלופתו מאוד מאוד איטי ולכן ניתן לראות שיש לו צביון מתמשך והוא מתייעל עם הזמן – הידע לא נעלם.
יוני מסכים איתה, גם אם לא לגבי צוות קוספליי ספציפית (כי יוני לא יודע לגביו מספיק). כהתחלה לכל הפחות יוני לוקח על עצמו לשבת לרשום מסמך חפיפה לניהול אירוע קטן, בהתבסס על תכנית העבודה המלאה שכתב בתחילת העבודה על אירוע נובמבר.
יוני גם לוקח על עצמו לוודא שמעתה והלאה מתבצע שימור ידע ארגוני – לסדר את כל המסמכים הקיימים כיום, לוודא שמסקנות מאירועים חדשים נכתבות ולוודא שהן הועברו לאחראים הרלוונטיים בכל אירוע שקורה. מעתה יוני רוצה להוסיף בכל חודש נושא לדיון, "מצב שימור הידע הארגוני".
4. הפקות מקור:
מעדכן: אמנון
שתי הפקות המקור שכרגע במגעים עם אמא"י (N Musical ו-BrAND Musical) ביקשו דוכן, טריילר וחדר אודישנים בכנס. כל הנושאים בבדיקה.
נשלחה לתיבת המייל של הארגון הודעה מהפקה חדשה בהקמה. בתגובה נשלחה להפקה רשימת אבני הדרך והנחיות כלליות המצופות להפקה, בנוסף לבקשה לטיוטת התסריט הראשוני שהתקבלה ונקראה ע"י צוות הפקות מקור. כיוון שעוד לא קיים צוות להפקה, אנו ממתינים ליצירתו על מנת להמשיך במגעים עם ההפקה.
5. פרויקט תלתן:
מעדכנת: אלה
טרם התקיימה שיחת חפיפה והעברת מקל בין אמנון לאלה.
6. סיכום כאמ"י 2016
מעדכן: אורי
עוד לא התקבל סיכום מסודר של הכנס
7. פניות לוועד הארגון
מעדכן: אורי
לא התקבלו פניות קונקרטיות מאז הישיבה האחרונה.
