ישיבת ועד אמא"י – יולי 2020 (29.7.2020)(ישיבה וירטואלית)
נוכחים: תומר שלו, אורי מרקוביץ', רון ליקבורניק, יוני לינדר, ניב שצ'רב.
1. הרכב הועד
עקב סיבות אישיות, ויטל החליט לפרוש מהועד. מכיוון שהבחירות קרובות אורי ביקש ממנו לא לפרוש אלא להמתין לבחירות, אבל בפועל, ויטל לא יעשה עבודה רבה בועד בתקופה עד הבחירות אם בכלל. מכיוון שכך תפקידיו יחולקו בין שאר הועד לשארית הקדנציה:
יוני תשמש כמזכירת הועד ותלווה את צוות הספריה.
אורי ילווה את צוות תכנים שנתי.
רון ילווה את צוות שימור ידע.
בנוסף, במקום אורי, רון ילווה את צוות קשרי חוץ.
2. אסיפה כללית
לאחר בדיקה מול הייעוץ המשפטי של הארגון, אין בעיה לקיים את האסיפה באופן דיגיטלי כל עוד כל המשתתפים יכולים לראות ולשמוע אחד את השני. בפרט רשם העמותות הוציא הודעה שמורה לעמותות להימנע מפגישות פיזיות ומציעה לעמותות להשתמש באמצעים דיגיטליים לישיבות ואסיפות.
בנוגע להצבעות בזמן האסיפה – אפשר לקיים הצבעות בעל פה, אפשר להשתמש בפיצ'ר של זום לפתוח שאלונים בין נוכחי הישיבה (שמאפשר גם קיום השאלון באופן אנונימי). עם זאת אי אפשר לפתוח שאלון כזה שאפשר לבחור בו כמה תשובות לאותה שאלה ולכן יוני מציעה לקיים את ההצבעות לועד ולועדת הביקורת דרך המייל. העו"ד שלנו הציעה להצביע במייל בעזרת כתב הצבעה כפי שכבר עשינו בעבר – נוכל לדרוש סריקת ת.ז. ביחד עם מספר החבר ורשימת ההצבעות.
אורי רוצה שהאסיפה תתקיים דרך זום מכיוון שכך נוכל להקליטה ולפתוח אותה לציבור יותר בקלות. באסיפה יתקיימו בחירות לועד ולועדת הביקורת, כמו גם הצגת הסיכום המילולי והכספי של שנת 2019.
לגבי הבחירות – יש לגייס מנהל בחירות כדי לנהל אותן. תומר רוצה גם שנצא בקמפיין שיווקי להביא אנשים לרוץ לועד כמו שעשינו בשנה שעברה – בלי קמפיין כזה תומר סבור שלא ירוצו אנשים לועד, כמו שקרה לפני שנתיים.
בן דינוביץ' הצטרף לשיחה
אורי מציין שכרגע ההרשמה לחברות באמא"י היא רק פיזית, אבל התקנון מאפשר לועד לקבוע שיטות הרשמה גם בדרכים אחרות, בין השאר בדוא"ל. אורי מציע שנאפשר הצטרפות לארגון עד 4 ימים (96 שעות) לפני הבחירות, בכפוף להנחיות העו"ד שיבדקו בהקדם האפשרי (למשל – אם ידרשו צירוף צילום ספח ת.ז.). לאחר נקודה זו ועד האסיפה הכללית, כל בקשה להצטרפות לארגון תעלה לאישור האסיפה הכללית עצמה. לאחר האסיפה הכללית יחזור הרישום לארגון להתקיים לפי הנוהל שהונהג עד לפני החלטה זו. הצבעה – עבר פה אחד.
התקיים דיון לגבי איך מקיימים הצבעות באסיפה. ההצבעה לבחירות הועד וועדת הביקורת תתקיים דרך המייל בצירוף צילום כתב הצבעה: על כתב ההצבעה להיות חתום על ידי החבר המצביע, תוך פירוט תאריך האסיפה ועמדת החבר בנושאים שעל סדר היום, כמו גם מספר החבר שלו ופרטים נוספים באם הועד יחליט עליהם.
הבעיה הפוטנציאלית היא לקיים הצבעות אחרות באסיפה פרט לבחירות, ובפרט לוודא שרק חברי ארגון מצביעים בהן, כי עד היום יכלו לנכוח באסיפה גם אנשים שאינם חברי אמא"י. אפשר לסגור את הנוכחות באסיפה בזום רק לחברי העמותה – זה אומר שכל הנוכחים יהיו בעלי זכות הצבעה, אבל קטינים ואנשים שאינם חברי אמא"י לא יוכלו לנכוח באסיפה. יוני מציעה – האסיפה תתקיים בזום ותהא סגורה רק לחברי הארגון, אבל נשדר את האסיפה ביוטיוב ויהיה מישהו שיוקצה ללשים לב ולהציף שאלות מצופים מבחוץ. ככה נוכל לקיים הצבעות בזום עצמה בקלות בין הנוכחים באסיפה.
רון מציין שעלינו לבחון את האפשרויות קודם. תומר אומר שיבחן את האפשרויות בזום. נושא ההצבעות בזום יוחלט בהחלטה מיילית עד הסופ"ש, ואחרת נבדוק אפשרויות נוספות עד לישיבת הועד הבאה.
לגבי השיווק שתומר ביקש – אורי מציע שנפתח חדר שיחה בנושא בהקדם, בין מש"י לבין חברי הועד שירצו להשתתף בשיווק הבחירות באופן פעיל. מכיוון שכך ההרשמה להתמודדות לועד תיפתח בתחילת ספטמבר ותיסגר באמצע אוקטובר (ה-19) כאשר כרגיל האסיפה הכללית תוכל לאשר בקשות שהגיעו יותר מאוחר מזה להתמודדות לבחירות. הועד מסכים להצעה זו.
3. חשבון זום ארגוני
אורי מבקש לרכוש חשבון זום ארגוני בתשלום לתקופה הקרובה כדי שנוכל להרחיב את היקף הפעילויות האינטרנטיות שלנו בזמן הקורונה. יש יכולות שונות שאין לחשבון זום בסיסי שאנו מעוניינים בהן. בין השאר נהיה מעוניינים ביכולות אלו לפאנלי תוכן וכמובן לאסיפה הכללית. אורי מבקש לעת עתה תקציב קטן למטרה זו – מדובר בקניה של חשבון זום מקצועי ל-3 חודשים. הצבעה – עבר פה אחד.
4. כנס כאמ"י 2020
ניב מעדכן כמלווה כאמ"י 2020 שההנהלה קיימה בימים האחרונים ישיבה על מה צריך כדי לקיים את האירוע במתכונתו כיום שידורים וירטואלית והגיעו למסקנה שהסגל לא יוכל להרים את זה בזמן. בישיבה הגיעו להחלטה שבמקום לעבוד עד זוב דם, עדיף לוותר על קיום האירוע השנה. בקרוב תתקיים ישיבת סיכום להפקת מסקנות, וסיכומה יועבר לועד. הודעה על הנושא תצא בקרוב לקהל אמא"י.
ניב כן מציין שהיו כמות לא קטנה של תכנים שהועמדו לאירוע – רון מבקש לא "לזרוק אותם לפח", אלא להעלות תכנים אלה פעם בשבוע או שניים מעכשיו בצורה רציפה דרך פלטפורמת ההרצאות שכבר התחלנו להריץ ביוטיוב.
5. גיוס תרומות לארגון
יוני מעדכנת שעד כה הגיעו בתרומות 8200 ש"ח לארגון.
אורי מבקש לקבוע יעד גיוס של 30 אש"ח, ולאחר מכן להפסיק לגייס תרומות באופן אקטיבי. סכום זה הוא הגירעון שהארגון צבר השנה מנזקי הקורונה: כמות המגיעים הקטנה יותר של הארוקון, ביטול כאמ"י, העובדה שכנראה לא נוכל לקיים אירוע חנוכה ושאר ההפסדים של השנה.
עלו בקשות רבות מהקהילה לפתוח דרכי תשלום נוחות יותר כגון ביט. יש לציין שהרבה מהדרכים לקבלת תרומות לא פתוחות לנו, כארגון קטן יחסית ללא אישור מנהל תקין מרשם העמותות וללא סעיף 46. אורי יבדוק ויעדכן עד ה-5/8/2020 לגבי בירור על פתיחת ביט ארגוני.
הבעיה העיקרית היא שלמשל למטרות גיוס המונים איננו יכולים לתת את רוב התשורות. הועד יקיים ישיבה עם הרו"ח בהקדם על מנת להבין מהן בדיוק המגבלות עלינו.
בקבוצת הפעילים וכתגובה מהקהילה הרחבה נאמר לגבי גיוס התרומות שחסרה שקיפות לגבי השימוש בכסף. יוני מציגה שבכסף שהגיע עד כה כנראה נשתמש כדי לשלם לרו"ח שלנו, ובאופן כללי השימוש העיקרי שלנו בכסף כרגע הוא על הוצאות שוטפות כגון הרו"ח, המחסן ועוד. המטרה היא להיות מסוגלים לקיים את הארוקון 2021 כסדרו, ובשביל זה צריך לתקן את הנזקים שנעשו לאורך השנה מהקורונה.
אורי מציע שנפתח עמוד באתר שמציין את היעד הנ"ל של 30 אש"ח ושיוצג בו כמה כסף נתרם לנו בכל רגע. כאשר נגיע לסכום זה, נציין שאנחנו ממשיכים לקבל תרומות ונציג כמה קיבלנו, אבל נציין שאין לנו יעד מסוים כרגע ונפסיק לפרסם לגבי הגיוס כל עוד לא נזדקק לתרומות. תומר מבקש לחדד: נפרסם שמטרת התרומות היא לסגור את הגירעון של 30 אש"ח שנוצר בתקציב הארגון כתוצאה מאירועי הקורונה, כדי שנוכל ב-2021 לקיים תכנית עבודה כרגיל אם נוכל – עם כנס פורים, ושאר הכנסים והאירועים שאנחנו מקיימים עבור הקהילה.
יוני הקריאה פנייה שהגיעה במייל וכללה הצעות למספר שיטות גיוס כספים: חלק מההצעות בעייתיות לנו כארגון, אבל לשאר ההצעות החוסר העיקרי שלנו הוא בכוח אדם שיארגן אותן, ויוני מבקשת שאם חברי הועד מכירים מישהו שיהיה מעוניין בהן או ירצו לקחת אותן בעצמם, אז שילכו על זה. ההצעות הינן:
- פתיחת פלטפורמת מכירת דברי יד 2 – יוני מציינת שלא משנה איך נעשה את זה, אנחנו לא יכולים להפיק רווח ממכירות כאלה כעמותה ללא מטרות רווח, ולכן אי אפשר ליישם אופציה זו.
- העברת תכנים אינטרנטיים, כמו ההרצאות שכבר העברנו, בתשלום. יוני סבורה שכמות הקהל שיגיע לתכנים בתשלום יהיה נמוך מאוד, וזה יהיה בעייתי למעבירי התוכן שיעבירו הרצאה לחדר של 5 איש, וגם לא חוויה מאוד מלהיבה למי שיגיעו בעצמם.
- מכירת מרצ'נדייס ארגוני חדש דרך האתר – חולצות בעיצובים חדשים שאינם כנסיים, סיכות ועוד. יוני סבורה שלא יהיו כל כך הרבה אנשים שיתעניינו בכך, עוד פחות דרך האתר בניגוד לכדוכן בכנס, מה שיגרום לבעיות עם משלוחים כי חברות משלוח כנראה פחות יתעניינו לעבוד איתנו מה שייקר את המשלוח. עצם העובדה שכנראה מעטים יזמינו תהיה בעייתית – תומר מעריך שצריך מינימום 100 הזמנות לפריט כדי בכלל להדפיס באיזשהי כדאיות כלכלית את אותו הפריט.
- סידור הטבות בחנויות שפונות לקהילה – כפי שיוני שלחה במייל חזרה לשולחת המייל, אנחנו עובדים על תשתית להקמת מועדון הטבות כרגע, והמועדון יכלול הטבות כאלה.
6. זכויות יוצרים
ממשיכים לעבוד כדי להשיג את הפרטים החסרים לחוזה.
7. אנימה ישראל
מדובר בעמוד פייסבוק שלא ברור לנו מי מריץ אותו; הם לוקחים כל פרסום שלנו ומפרסמים אותו בעמוד שלהם תוך החלפה של הלוגו שלנו בשלהם והחלפה של המילים "אמא"י / ארגון מנגה ואנימה ישראל" בשם העמוד שלהם, "אנימה ישראל". מעבר לכך הם לא משנים פרטים בפוסטים הללו. לא נראה שדיווחים לפייסבוק הועילו בנושא. מעבר להמשך דיווחים לפייסבוק, האפשרות היחידה שלנו היא פעולה משפטית, מה שכמובן מתבטא בעלות כספית לארגון. עם זאת העמוד כמעט מת – נראה שאף אחד לא רואה את הפוסטים שלהם, הלייקים היחידים על הפוסטים שלהם נוטים להיות מהעמוד עצמו.
יוני מציעה לא לעשות דבר בנושא כרגע, בעיקר בתקופת הקורונה – זה לא שווה הוצאה כספית כלשהי.
הועד מסכים שאין טעם לעשות משהו בנושא בתקופה זו.
8. ישיבה בנושא דוכנים
עקב דחיית כל הכנסים הפיזיים לזמן הקרוב, הועד הסכים להמתין עם הישיבה בנושא דוכנים שדוברה בישיבה הקודמת עד שנדע מה הכנס הבא שיהיה פיזי.
9. קהל יעד הארגון ותכליתו
אורי מבקש מהועד לחשוב לקראת הישיבה הבאה מהי בדיוק "קהילת המנגה והאנימה בישראל" שאנחנו מקדמים בארץ כמטרה מרכזית של הארגון. מי ספציפית תתי הקהילות שאנחנו פונים אליהן? איך אנחנו פונים לכל תת-קהילה כזו בתכנים שלנו? "כמה" אנחנו משקיעים בכל אחד מהם, וכמה ההחלטות ללהפנות תכנים לתת קהילות מסוימות הן החלטות מודעות?
10. סבב עדכונים
מעדכן: בן
מש"י – מיתוג, שיווק ויחסי ציבור
שרון טורנר מונתה לתפקיד א' משי. נדב שומרוני הוא הע' שלה.
מעדכן: אורי
צוות תכנים
אנחנו מרימים תכנים ברשת בערוץ היוטיוב אבל מעטים. אורי ידחוף שצוות תכנים יפנו ליותר מקהילת המרצים כדי להרים הרצאות, כמו גם דרך צוות קוספליי לתכני קוספליי בפרט.
צוות כוח אדם
אורי מבקש שצוות כוח אדם יפעל להעלות תכנים לקבוצת הפעילים בתקופת הקורונה.
מפגש פעילים ענייני
לצורכי המפגש, אורי מבקש לקבל מצבת כוח אדם מכל מלווה צוות ותקציר פעילות שלהם בקדנציה הזו עד למפגש עצמו.
שאר סבב העדכונים לא יתקיים הישיבה עקב חוסר בזמן.
הישיבה נסגרה.
