נוכחים: אורי מרקוביץ', דני פייגלמן, סבי איזילוב, יוני לינדר, תומר דוד, עפר מוסטיגמן
קרן חיים-בריגה מנהלת כאמ"י 2017 נכנסה לישיבה.
1. סיכום כאמי 2017
מעדכן: קרן
אורי מברך את קרן על עבודתה על הכנס ומבקש בשם הועד לשמוע את סיכומה על כל העבודה על הכנס.
קרן מסכמת שהתפקיד היה מעניין ומאתגר אך היא הרגישה את חוסר נסיונה בתפקיד בכיר, היא מקבלת את הביקורת מהסגל על ליקוייה בתפקיד הנבעו בעיקר מחוסר ידיעה ונסיון. היא נשארה עם טעם של עוד, וכרגע משתתפת בקטנה כמפיקת תוכן בהארוקון.
אורי מודה לקרן שוב על העבודה. הכנס לא היה הצלחה כלכלית.
אורי מציין שדעתו היא שהיה כשל שיווקי גדול, גם של הכנס אבל גם מצד הועד והארגון, ואומר שלועד יש הרבה חשיבה לעשות כעת. הוא מעלה לטובת הכנס את הנקודה כי לא היו בעיות תקציביות בולטות או הוצאות לא סבירות, וכמובן שאנשים שהיו שם בהחלט נהנו.
אורי גם מצביע על בעיה של הרבה סגל לא מנוסה במקביל להנהלה לא מנוסה בכאמי כמצב שמלכתחילה בעייתי לכנס. ככלל החשש הגדול שלנו, שבגללו הועד קיים שיחות סיכום עם סגל הכנס באופן פרטני, הוא שחיקה של סגל הכנס עקב החוויה.
דני מרגיש שאכן דחפנו כארגון את קרן למים העמוקים, הוא מרגיש שחלק מהאשמה נופלת עליו להתנהלות של הכנס בכללותו.
הבעיה הגדולה של הכנס הייתה כוח אדם וגיוסו.
הועד הודה לקרן על עבודתה ומקווה להמשך עבודה משותפת בעתיד.
קרן עזבה את הישיבה.
2. כנס חנוכה 2017
מעדכן: דני
הועד עוד מגבש את דעתו על התנהלות הכנס קודם האירוע בשל מגוון נקודות בעייתיות, וימתין לסיכום הרשמי מהנהלת הכנס.
הכנס מאוד הצליח, כל הכרטיסים נמכרו, אפילו גויס סגל חדש לארגון. לדעת דני אין סיבה לא לקיים כנס במתכונת דומה בשנה הבאה.
דרור טל, מנהל הכנס, ציין בפני דני כי הוא רוצה להגדיל את הכנס בשנה הבאה אך לדעת דני יש בעיות עם העניין; יהיה צריך לעבור למקום שיעלה הרבה יותר כסף יחסית לכמות האנשים הנוספים שיוכלו להגיע, ואין לנו כוח אדם לשני כנסים גדולים בקרבה כל כך גדולה
3. מחסן
מעדכן: דני
יש רשימה מלאה של כל הציוד במחסן האגודה, צריך לעבור עליה ולמיין ולהבין מה שלנו (וצריך להוציא משם) ומה צריך להשלים עבור המחסן שלנו. החוסרים העיקריים הם כבלים חשמליים ומתאמים למיניהם.חסרות גם מדפסות תרמיות, להארוקון צריך יותר מהן מכמה שיש לנו כרגע.
דני ישלח במייל רשימת ציוד בימים הקרובים, וישלח תקציב צפוי. דני רוצה להקצות תקציב מסוים למחסן, ושכל דבר שלא יכנס לאותו תקציב יבוא מתקציב הארוקון כרגע (לציוד רלוונטי להארוקון).
4. הפקות מקור
מעדכנת: יוני
הנושא העומד על סדר היום הינו תקנון הפקות המקור.
יוני רוצה להוציא את "סעיף התחייבות ל-3 דקות טריילר בתחרות הקוספליי" מתקנון הפקות מקור, ושיהיה במקומו סעיף בתקנון הקוספליי שיתן כמות זמן מסוימת לועד אמא"י, שהועד יוכל להשתמש בו כרצונו באופן מסודר.
עפר ודני מבקשים שהשינויים בתקנונים ייעשו באותו הזמן, כלומר כרגע הסעיף ישאר בתקנון הפקות המקור, ויוסר ממנו רק כאשר הועד יכניס את הסעיף המקביל לתקנון הקוספליי. הצעה זו התקבלה פה אחד.
עפר מציין שהוא לא מוכן לזה שתקנון הפקות המקור נותן כוח מלא להנהלת הכנס לבצע סנקציות כראות עיניו ומבקש לשנות את חתימת החוזה לחצי שנה מראש – עם יעדים מלאים ופירוט סנקציות על כל מצב שהוא.
אורי מעלה להמשך הדיון את הנקודה שעלתה בפעילים – דיון על חוזק הקריטריונים שמדברים על מהו תסריט לגיטימי, "האם זה אנימה מספיק". יוני מתנגדת להגדרה זו – הרי הפקה שמדברת רק על תרבות יפן, למשל הפקה היסטורית, לא יכולה לעלות. לאחר דיון קצר וקריאת מספר תגובות מהפעילים הוסכם שחלק זה של הדיון הוא למעשה שני חלקים – ראשית לגבי הקטגוריות המוגדרות של קהילה, תרבות יפן ואנימה/מנגה, ושנית לגבי האם על קריטריון ה"עלילה" להיות קריטריון חובה להפקת מקור.
בנוגע לנושא קטגוריית קהילה, אורי מביע התנגדות לקטגוריית קהילה על בסיס היותו פתח רחב מדי. יוני מעלה שללא קטגוריה זו מחזמר על למשל קוספליי או על משחקי מחשב יפניים, לא מתקבל תחת התקנון – לדעתה יש לתת את שיקול הדעת לצוות הפקות המקור.בנוגע לקריטריון עלילה כקריטריון חובה – יוני מעלה את דוגמת "ראקוגו שוק הכרמל", בה אדם מציג בסגנון ראקוגו סיפור על סוחרים ישראלים בשוק הכרמל – העלילה אינה רלוונטית לארגון אך הפקה כזו היא הפקה שהארגון ישמח לקבל. אורי ותומר מסכימים שדוגמא זו אכן מהווה מצב שבו ראוי שהצוות יוכל לקבל את ההפקה, על אף חוסר עמידתה בקריטריון העלילה.
התפתח דיון קצר ביוזמת דני על האם בכלל צריך שהועד יגדיר נושאים אלו לצוות הפקות מקור. תומר מציין שיש מספיק פעילים שבבירור אכפת להם ולכן כנציגיהם עלינו לפעול בעניין. יוני מציינת שמן הראוי שהועד יגדיר נושאים אלה, אבל נשאלת השאלה כיצד ובאיזו עוצמה.
התפתח שוב דיון על נושא סעיף הרכב "מקבלי ההחלטות" בנושאים הקשורים להופעת הפקה בכנס. עפר מתנגד לעצם קיום הסעיף; אורי מציין שיש להתחשב כאן גם בצד הכנס עצמו, והפקה היא אירוע גדול בכנס ולכן מן הראוי שלכנס יהיה קול ויכולת ניטור לגבי מה שקורה בה. יוני מציעה כתשובה לבעיות שעפר מציג להוסיף להרכב את מלוות הפקות המקור; לקבוע שכשיש תיקו בהרכב ההחלטה מיד עולה לועד, לקבוע שהחלטות בהרכב עוברות רק בהחלטת רוב, ולקבוע כי העמידה ביעדים עומדת לשיקול דעתו של ההרכב כולו יחדיו ולא רק לשיקול דעת חבריו כאינדיבידואלים. הצעה זו התקבלה פה אחד
לגבי עניין החוזה שעפר העלה, יוני מציינת שיש סכנה בלעגן יעדים בחוזה אם מופיע כשל ביעד שלא עוגן באותו חוזה כי לא חשבנו עליו – ואז אין מה לעשות. אורי מציע להתדיין על הצעתו של עפר לחוזה "מינימום חצי שנה מראש" בישיבה הבאה כבר, כי איננה דחופה מדי, ומציין שלדעתו מעבר כזה לחוזים הולך נגד הרוח ההתנדבותית של אמא"י, כיוון שאינו מראה אמון הדדי.
לגבי קריטריון "קהילה", אורי מציע להוריד אותו מהרשימה, על סמך היותו רחב מדי, ומציע להכניס אם צוות הפקות מקור חפץ בכך נושאים משיקיים ספציפיים לרשימה במקום. עפר מתנגד להצעה זו על סמך "גישת האדם הסביר" – הפרשנות הסבירה לסעיף זה אינה כוללת למשל אוספי בולים, והאינטרפרטציה נתונה לשיקול דעת צוות הפקות מקור שעליו הועד סומך.
עפר מציע שבהסתמך על אורך תקופת העבודה מול כל הפקה חדשה, כל הפקה תצטרך לעבור אישור בפני הועד כדי להתחיל עבודה. תומר עונה שלא בהכרח כל הועד יודע מספיק על הפקות מקור, ולכן מינינו מלכתחילה צוות הפקות מקור. ההצעה עלתה להצבעה: 3 בעד 3 נגד, היו"ר שובר שוויון, לא עבר.
לאחר דיון קצר עלתה ההצעה להוסיף סעיף הנותן לצוות הפקות מקור את החובה להעלות כל תסריט והפקה לאישור בפני הועד אם אינם עונים כראוי על דרישות התקנון, אך בכל זאת הצוות רוצה להעלותה וסבור שהיא מתאימה לארגון. ההצעה עלתה להצבעה – עברה פה אחד
ההצעה להוריד מרשימת הסעיפים את קריטריון קהילה עלתה להצבעה – 4 בעד 2 נגד – עבר.
ניר דרניצקי, מנהל הארוקון, ציין בפני אורי שאין שקיפות מספקת כלפיו מצוות הפקות מקור כרגע, מה שהופך את הליך העבודה ללא נעים ומלא התנגשויות. הועד מסכים שעל א' הפקות מקור להיות הגורם המקשר הראשי בין הפקת המקור לגורמים חיצוניים – זה אומר שהוא נותן למנהל למשל כל מידע שהוא דורש מרגע שהמנהל נכנס לתמונה, ושהוא חלק מסגל הכנס.
עפר מעלה שוב בקשה לכלול את מפיק המחזמר בסגל הכנס. יוני תפתח במייל שיחה על נוכחות המפיק בסגל הכנס.
5. הארוקון 2018
מעדכן: סבי
נסגר החוזה מול בנייני האומה, נפתח איוונט ונפתח אתר.
6. תקציב ותכנית עבודה
מעדכן: אורי
התקציב עלה לדיון ונשאל האם יש אליו התנגדויות או שאלות. לאחר דיון הבהרות קצר התקציב ותכנית העבודה עלו להצבעה – עברו פה אחד. אורי יכין אותם להעברה לועדת הביקורת ולפרסום בפעילים.
הישיבה נסגרה.
נושאים שעודכנו במייל:
1. עדכונים ביורוקרטיים
מעדכן: אורי
כל הסוגיות הביורוקרטיות למעט הסוגיה של הדואר נסגרו. צריך לקדם החלפת מורשי חתימה בבנק.
2. קשרי חוץ
מעדכן: אורי
מתכננים לקיים פגישה עם השגרירות כדי לראות שיתופי פעולה אפשריים בקרוב.
3. כוח אדם
מעדכן: אורי
לוסי אקל א' הפרויקט אספה מידע בשביל להוציא פוסטר פרסומי, אך בשל עומס זה עדיין לא קרה.
4. זכויות יוצרים ארגוניות
מעדכנת: יוני
טרם התקיימה ישיבה להתניע את הנושא.
5. פניות לועד מאז הישיבה האחרונה
מעדכנת: יוני
אין פניות קונקרטיות.
6. ביטוח ארגוני
מעדכנת: יוני
הנושא יפתח מחדש בחודש הבא כאשר יהיה יותר אקטואלי.
7. פרויקט תלתן
מעדכנת: אלה
טרם התקיימה שיחת סיכום צוותית.
8. צוות ACC
מעדכנת: אלה
נספח א' – בהמשך לישיבה משבוע שעבר,הצוות עובד על נספח א' המגדיר מי רשאי ומי אינו רשאי להשתתף בתחרויות אמא"י שיהיה תקף לכל תחרויות הארגון. אלה תפתח דיון במייל לוועד בנושא השתתפות חברי סגל בתחרויות.
הרצאות – הוחלט להשהות את ההרצאות החוץ כנסיות ולנסות לשנות את המתווה שלהן ואף לקיים סקר מקוון ותשאול ביום הכנס. זאת כיוון שלהרצאות הקודמות הייתה היענות נמוכה מאוד.
תחרות WCS – תקנון התחרות תורגם כמעט במלואו. קיימים פערים בין תקנון WCS לתקנון הארגון אשר באים לידי ביטוי בעיקר בגישה. בבוא העת ככל הנראה יהיה צורך להקים קטגוריה ייעודית להשתתפות ב-WCS עם תקנון ייחודי לה.
מסמך המלצות משרון טורנר – הצוות דן בכל ההמלצות אשר התקבלו במסמך והוא יעביר את המלצות הנגזרת שהתקבלו לעדכון בויקי הארגוני.
9. מש"י – מיתוג, שיווק ויחסי ציבור
מעדכנת: יוני
אין עדכון החודש.
10. אתר ארגוני – דיון על עיצוב מוצע
מעדכנת: יוני
הנושא יפתח לדיון מיילי בהקדם.
11. צוות תכנים שנתי
מעדכנת: יוני
אין עדכון החודש.
12. פעילים
מעדכנת: יוני
אין עדכון החודש.
13. תוכנת הרשמה לארגון
מעדכן: תומר
נעשתה פנייה מצד עופר לגבי תוספת למערכת, בכדי לאפשר קבלת פרטי חברים רשומים בהתאם לרשימות מיילים, בלי להיות צריך להציק לעומרי כל פעם. עומרי כרגע עסוק מכדי לעסוק בתוספות, ואומר שבתקווה בסוף פברואר הוא יתפנה. צריך לרכז בקשות לשינויים ותוספות למערכת בכדי להכין תוכנית עבודה מסודרת לכשיהיה לעומרי זמן לעבוד על המערכת. באחריות תומר להוציא מייל מרכז.
14. מצב שימור הידע הארגוני
מעדכן: תומר
צריך לסגור כמה דברים קטנים לגבי הויקי שדורשים הרשאות, לאחר מכן תצא הודעה לסגל הארוקון שמזמינה אותם לערוך את הויקי. בנוסף, בשלב ההוא יפתחו חשבונות גם לסגל כנס חנוכה, והודעה בנושא תצא גם אליהם.
15. מסמך מדיניות ארגוני
מעדכנת: יוני
הנושא יורד מסדר היום, מסמך המדיניות של הועד הקודם ישאר על כנו גם בקדנציה הקרובה.
16. פרויקט הספריה
מעדכן: סבי
כשבוע לאחר כנס חנוכה 2017 של אמא"י נכנס לתפקיד א' הפרויקט החדש – דרור טל. דרור עבר חפיפה מלאה מסבי ומיבגני קנטור, א' הפרויקט לשעבר, ונכנס במלואו לתפקיד.
מספר כרכי מנגה נאספו במסגרת כנס חנוכה, דרור לקח לחסותו את המנגה ועתיד לחלק אותם לספריית אורט ים אשדוד.
דרור העביר בקשה לתקציב לפליירים לשימוש הפרויקט לאורך השנה, וישב עם סבי לעריכת התקציב המוצע של הפרויקט לשנה הקרובה.
17. מנגה קפה
מעדכן: סבי
הוחלט לדחות את סקר המנגה קפה חברתי להארוקון לתחילת חודש פברואר כדי שיהיה יותר רלוונטי לקראת הכנס.
נבחנת אפשרות לקיים מפגש מנגה קפה במרכז הארץ במהלך חודש פברואר, בשאיפה מעל שבועיים לפני הארוקון.
