נוכחים: אורי מרקוביץ', אמנון לוי, תמר ירון, יוני לינדר, אלה ברוך, דני פייגלמן
1. פרישת חברי ועד
מעדכן: אורי
חן וייס ושרון טורנר פרשו מועד הארגון.
הועד הצביע פה אחד על קבלת יוני לינדר, דני פייגלמן ואלה ברוך כחברי ועד חדשים.
אורי ישנה את סיסמאות שירותי הארגון הרלוונטים עד הישיבה הבאה.
2. דוכן אמא"י אייקון 2016
מעדכנת: אלה
בדוכן נמכרו לוחות שנה וסיכות, לא היה ניתן לחדש חברות בארגון עקב ההקמה הרשמית הקרובה.
נמכרו 20 לוחות שנה ו-20 סיכות.
אנשים רבים באו לחדש את הכרטיס שלהם, מחלקם נלקחו כתובות מייל על מנת להודיע להם כאשר אמא"י תקום רשמית כעמותה. הייתה התעניינות רבה במי ומה אנחנו.
המלצות לעתיד:
- להשיג מאוורר לדוכן.
- לבצע שיחות חפיפה יותר מעודכנות (התבצעה שיחה עם אורי אך לא עם אמנון שהיה האחרון שניהל דוכן אמא"י).
- לוודא שיש שקע חשמל מצוות אייקון.
3. מנגה קפה
מעדכן: אורי
המפגשים בהוד השרון יחזרו החל מהחודש הבא, מכיוון שיסמין סטריז'בסקי שמנהלת אותם לא הייתה זמינה בחודש האחרון.
אורי שוקל לארגן מנגה קפה חברתי באירוע חנוכה, בדומה למה שהיה בכאמ"י.
4. אירוע נובמבר
מעדכן: יוני
יוני: יצא לו"ז פרסום לגיא מרטון מנהל מש"י ולו"ז גרפיקה לרז פרלמן אשר מעצב עבור האירוע. המרצים נסגרו ואושרו וכל הסלוטים מולאו. האירוע יהיה 3 שעות, 18:00-21:00, והחוזה נמצא על השולחן מחכה לחתימה.
חסר בנתיים אחראי קופות וסדרני תכנים. צריך לפנות ליבגני בשביל לקבל קליקרים ממחסן האגודה למד"ב ופנטזיה. עדיין צריך להגיש למקום ביטוח חתום וצ'ק בנוסף לחוזה.
5. כאמ"י 2016
מעדכן: אורי
לא התנהלה ישיבת סיכום של הסגל, הועד יקבל מבוריס סיכום מסודר של הכנס.
אורי עשה שיחת סיכום מסודרת עם גיא מרטון א' השיווק של הכנס ויפיץ לועד את מסקנותיה.
6. אירוע חנוכה
מעדכן: אורי
דרור טל מנהל את האירוע. הוא מנהל פעיל ומתפקד בצורה טובה מאוד.
תאריך האירוע נקבע ל-29 לדצמבר במקום ה-25, וזאת מכיוון שב-25 בדצמבר בתי הספר אינם בחופש.
לאירוע נחוצים עדיין א' דוכנים וא' קוספליי. ביאטריס ריטנבנד פנתה אלינו והציעה את עצמה כשופטת לאירוע הסקיטים, ביחד עם אופיר לוטן ונטע וייס.
אורי ינסה לתאם ישיבה בהשתתפות דרור, גיא מרטון ועצמו לגבי מיתוג האירוע.
7. מש"י – מיתוג, שיווק ויחסי ציבור
מעדכן: אמנון
גיא מרטון מנהל מש"י עובד כרגע על עריכת הראיון עם טורו פורויה.
הוחלט שעדיף לעבוד עם פחות אנשים בין אמנון לבין אניטה בשביל עיצוב האתר הארגוני החדש, ואמנון יקח את המשימה על עצמו במקום שיוועצו בועד בכל צעד.
8. פרויקט תלתן
מעדכן: אמנון
בוצעה שיחת חפיפה בין אמנון לשרון וקבצי הפרויקט הועברו לאמנון.
9. ג'יי-פארטי
מעדכן: דני
הגיעו 110 איש, 12אנשים שקנו באינטרנט לא הגיעו, וכך גם הזוכה ברטיס חינם. זוהי בדיוק התחזית האופטימית. האירוע הרוויח.
הקומה העליונה נפתחה בשעה 3:00 וכולם הועברו לשם כדי שנוכל לסגור את הרחבה באיזור 4:30.
מסקנות:
- עדיף לתת לחבר קהילה לנהל את המסיבות במקום ניהול אקטיבי מתוך הועד.
- שרשראות הסטיקליטים היו לא טובות ולא זהרו טוב ביחס לשאר הסטיקלייטים ובכללי.
- דני מרגיש שהיה פרסום אגרסיבי ובסופו של דבר זה עבד.
- בקופה היו שני אנשים ששוחררו בשעה 1 בלילה, אך נשארו שם אנשים גם אחרי, דני הרגיש שעדיין צריך פיקוח חלקי בכניסה, גם לאחר סגירת הקופות.. אמנון מציע שתיקבע שעת סגירת קופות לפני סוף המסיבה שתוכרז בפרסומים וזהו.
אמנון אומר שאולי מדאיג מבחינת כמות המגיעים למסיבות הבאות שרק כיסינו את העלות, כיוון שזו הייתה מסיבה ראשונה זה שנים ולכן למסיבות הבאות יגיעו כנראה פחות אנשים. אורי עונה שהיינו רגע לפני אייקון, מה שמנע מכמות אנשים לא קטנה להגיע.
מיתר קלאוזנר פנתה דרך שרון טורנר לאורי והתנדבה לבצע סקר שוק מקיף למועדונים למסיבות הבאות. גל פרי וגיא תמיר הציעו פרטנית לאורי לנהל את המסיבה הבאה עם ההסתייגות שהם לא מעוניינים לבצע סקר שוק למקומות אפשריים. דני רוצה שגם אם לא יחזרו לתפקיד במסיבה הבאה, גל ושולה אחראיות הפלייליסט מהמסיבה הנוכחית יהיו מעורבות בה לפחות כחופפות .
10. תהליך ההתנתקות מהאגודה
מעדכנת: אלה
המצב הנוכחי הוא שרשם העמותות סירבו לקבל את התקנון המוצע. אלה הגישה את התיקונים בתאריך 25.10.16 לרשם העמותות ואנחנו כעת בהמתנה לתשובה מהם שוב (אין צפי לזמן תגובה; הם מתחייבים ל21 ימי עבודה מקסימום אבל מכיוון שזה תיקון זה אמור לקחת פחות זמן). השינויים לא מהותיים ולא בעלי השפעה רבה; למשל, הסעיף שדורש ממי שמתמודד בבחירות לועד ציין שעליך להיות בגיל 18, והוא נדחה, אך סעיף אחר מציין שמותר להיות חבר בארגון רק מגיל 17 ולכן אין השפעה רבה לשינוי זה, וכך גם לשינויים האחרים.
צבי בר, שיהיה רואה החשבון של הארגון ברגע שיוקם, אמר שלא ניתן לברר איך העברת הכספים מחשבון הבנק של האגודה למד"ב ופנטסיה אלינו תעבוד עד שנקום רשמית כעמותה, ולכן כנראה ברגע שנקבל תשובה נצטרך לפעול מהר כדי לסגור הכל עד סוף השנה כרצוי.
11. מאגר פעילים
מעדכן: אמנון
נתקלנו במספר בעיות עקב חוקי מדינת ישראל על החזקת מאגרי מידע; להבנתו של אמנון כל אדם חייב לאשר לנו החזקת תעודת זהותו, אסור להחזיק אותה במאגר יחד עם פרטים אחרים, ואסור להחזיק ת.ז. במאגר מקוון בכלל.
עומרי רוזנברג התנדב לבנות מסד נתונים יותר איכותי בניגוד למאגר הפשוט שאמנון תכנן, ואמנון הסכים וצירף אותו לפרויקט.
12. פודקאסט אמא"י
מעדכן: דני
העבודה על הפודקאסט החלה. נפתח נושא בפעילים והתנהל דיון מעניין ותורם; דני הקליט סשן ראשון וכעת עורך אותו, אורכו מתוכנן להיות כ-20 דקות.
הועד מבקש שהפודקאסט ישלח קודם כל לועד ולמש"י ורק אז יפורסם בפומבי.
אם הפודקאסט יצא לפועל דני יצטרך לפתוח חשבון סאונדקלאוד ארגוני.
13. הפקות מקור
מעדכן: אמנון
2D מיוזיקל עלו באייקון, ככל הנראה האירוע שנמכר הכי מהר בהיסטוריה של אייקון. אנו מעבירים להם את צ'ק ההחזרים וסיימנו את עבודתנו עם 2D.
ישיבת חפיפה בנוכחות אמיר גל פילוס, רועי רוט, אמנון ואורי התבצעה, במהלכה אמיר הפך לאחראי הפקות מקור הרשמי של אמא"י ורועי רוט כעת מתפקד כחופף שלו. אמיר קרא את התסריט של בראנד מיוזיקל ושל N מיוזיקל ויועבר לו התסריט של shippuuden xz.
עקב הדיון באסיפה הכללית ובמפגש הפעילים הענייני האחרון, התקיים דיון לגבי מה יקרה אם בראנד או כל מחזמר אחר שעובד איתנו לא יהיו ברמה שאנו רוצים לראות; שלוש האופציות הן:
- להחליט לא לעבוד איתם ולומר להם לחפש במה אחרת.
- לדחות אותם לכנס או אירוע קטנים לאחר הכנס, למשל אירוע חנוכה במקום כאמ"י.
- לשים אותם באולם יותר קטן למשל האודיטוריום (400 מקומות) ולא באולם הראשי.
14. צוות המשימה לקראת WCS
מעדכנת: אלה
אלה מכירה את רוב הצוות אישית וזה מקל על העבודה במסגרתו. בנובמבר תתקיים פגישה ראשונה שבה כל חברי הצוות יפגשו, וזו הפגישה היחידה שתדרוש הרכב מלא בזמן הקרוב; לעבודה השוטפת אין צורך בפגישות פיזיות בהרכב מלא, ומספיקה עבודה בקבוצת הטלגרם הפרוייקטלית.
הצוות כיום מונה את: מעיין קנאי מנהלת הפרויקט, יערה בטש, ענבל מילר, דביר אילן, עומר כהן, אופיר קרטס וטל חזן (אופיר וטל נציגות cosplayIL).
15. פרויקט הספריה
מעדכנת: תמר
אין עדכונים, העדכון האחרון התבצע באסיפה הכללית באייקון. יבגני מנהל הפרויקט עסוק יחסית בתקופה האחרונה.
אלה שואלת האם יש פרסומים בפייסבוק על הגעת משלוחים חדשים; התשובה היא שבשנה האחרונה לא היו פרסומים אך בעבר היו, ותמר תיקח לתשומת ליבה ותדבר עם יבגני כדי להתחיל להוציא עדכונים קבועים בעתיד כדי להחזיר את הפרויקט לתודעה.
16. זכויות יוצרים ארגוניות
מעדכן: אורי
לאורי לא היה זמן לטפל במשימתו מהישיבה הקודמת אך יטפל בה עד הישיבה הבאה.
17. קשרי חוץ
מעדכן: אורי
חן וייס עדיין מנסה להשיג רשימת אורחים אפשריים להארוקון ואורי ממשיך לדגום אותו תכופות בנושא.
לגבי הסרט המתוכנן להקרנה, טרם הצלחנו ליצור איתם קשר במייל, וקשר נסיוני טלפוני מתוכנן בקרוב. דני שואל לגבי סרט להארוקון; אורי מציין כי כרגע אנו מתעסקים באפשרות לאירוע הקרנה ונעבוד על סרט להארוקון לאחר שנסיים את יצירת הקשר הראשוני, מכיוון שהעבודה על להביא סרט היא הרבה פחות מסובכת מלהביא בן אדם ולכן ניתן כאן לעבוד בהדרגתיות.
העבודה מול IOEA מתקדמת ואין משהו מיוחד לעדכן.
18. צוות תכנים שנתי
מעדכן: יוני
יוני צריך לקיים פגישת חפיפה עם שרון טורנר, שליוותה את הצוות קודם לכן, ואורי ואז יוכל להתחיל עבודה.
19. פניות לועד מאז הישיבה האחרונה
מעדכן: אורי
יש מספר פניות שאורי מתכנן לענות עליהן מיידית.
20. פעילים
מעדכנת: תמר
אין עדכון, לא נרשמו פעילים חדשים ולא פג תוקף של אף אחד.
אורי ביקש מכל חברי הוועד, בתיאום עם שאר חברי הועד, לחשוב על נושא לפתוח בפעילים ולהעלותו מול שאר הועד במטרה לפרסמו בקבוצת הפעילים לדיון.
הישיבה נסגרה.
