נוכחים: אורי מרקוביץ', יוני לינדר, אלה ברוך, דני פייגלמן, תמר ירון, אמנון לוי
זוהי הישיבה הלפני אחרונה של ועד אמא"י המקים.
1. מחסן
מעדכנת: תמר
התשלום למחסן הוסדר, המפתח בידינו.
ניר דרניצקי פנה אלינו בבקשה לקחת אחריות על אפסון הציוד מחדש לאחר הכנס.
המקום לא רוצה שנקדח בקירות ונתקין מדפים; אלה ודני אומרים שאפשר לשים מדפים עומדים או ארונות. תמר אומרת שזה יהיה יקר, מינימום 400-500 לארון; היא לא מצאה מפלסטיק, רק מתכת, ולכן החליטה שזה יקר ולא העלתה לקניה.
2. תוכנת הרשמה
מעדכן: אמנון
תהיה תוכנת הרשמה בכאמי, אך היא עדיין תהיה מקוונת. עומרי רוזנברג א' הפרויקט וענבל מילר מצוות הפרויקט עבדו הרבה וקשה אך לא הגיעו ליעד של האפיון המורכב מאוד של מערכת שלא תדרוש חיבור אינטרנט רציף. עומרי כתב מסמך הדרכה שיהיה בתוכנה כדי לתדרך מתנדבים, ויגיע בבוקר למתחם כדי לתדרך את אחראי הדוכן.
3. זכויות יוצרים
מעדכן: דני
אין עדכון מכיוון שדני עסוק מדי בענייני הכנס. כרגע היצירות של הכנס הזה ייסגרו כמו שהתנהלנו עד כה. היה נכון יותר שדני יעביר לחבר וועד אחר את המשימה לפני חודש אך זה לא קרה וכעת זה כבר לא משנה כל כך, ובכל מקרה גם לפני חודש זה לא היה מספיק מהר כדי להיכנס לכנס הנוכחי.
4. צוות תכנים שנתי
מעדכנת: יוני
במסגרת הצוות שכרגע אין בו אנשים פעילים יוני יצרה קשר עם מיתר פשקר בעקבות קול קורא שאורי פרסם בתיאום עם יוני בפעילים על מנת לקיים אירוע תוכן בחודש ספטמבר. מיתר מנהלת את האירוע מצוין ודי כל ההרצאות המתוכננות סגורות עד כדי אישור סופי של המרצים אחרי הכנס.
האירוע מתוכנן להיות בעיקר הרצאות מכאמ"י על מנת לתת לאורחי הכנס אפשרות להגיע להרצאות שהם פספסו. מכיוון שכך אנשים שקנו כרטיס לכנס יקבלו כניסה בחינם לאירוע.
אורי ביקש לפתוח אירוע כמה שיותר מהר כדי שיוכל לדבר באירוע פתיחה כבר עליו, ושאנשים שקונים כרטיסים בקופות ידעו ולשמור את קוד הQR.
5. קשרי חוץ
מעדכן: אורי
הצוות עובד על מספר קשרים הנוגעים לכנס.
6. כאמי
מעדכן: דני
עדכון על הכנס נשלח במייל לועד בתחילת השבוע.
לדעת דני כרגע יש "בועה" של כנסים והיא עלולה להתפוצץ בכל רגע – בעיקר כי אתה לא יכול לתחזק את הסגל והשחיקה שלו, וגם בהתחשב בכמות הכנסים שקורים החודש. באופן כללי קשה למלא את כל הצוותים. חסר כוח אדם מקצועי. לכן לדעת דני יש מה לדבר על לבטל את כאמי בעתיד.
אורי עונה שלדעתו לבטל את כאמי אינו הפתרון הנכון; לדעתו צריך לחשוב איך ניגשים לבעיית כוח האדם ואם נתחיל לעבוד על כאמי שבועיים אחרי שהארוקון נגמר, ולא רק נתחיל לחפש אז מנהל, המצב יהיה הרבה יותר טוב.
דני עונה שמירב ארליך, ע' קוספליי בכאמ"י, ציינה לו שבאייקון אין את הבעיה הזו וזה גרם לו לחשוב. לדעתו צריך שבסגל יהיו מלא ע'ים שידעו מה הא' עושה ויראו את העבודה, מצדו שביום הכנס יהיו בתפקידי "מתנדבים" או אחמ"שים. יוני מוסיפה שהמנהל של אייקון ידוע מראש וזה בונוס גדול.
אורי מציין שאחד היתרונות של אייקון הוא שהסגל הבכיר שלהם מבוגר, במקום מסודר בחייו. תומר שלו הוא המנהל של אייקון מ-2010 ברצף מכיוון שחייו מסודרים וקבועים ואין לו שינויים פתאומיים. למשל ניר אמר שהוא לא ינהל את הארוקון 2019, מה שמובן עקב התואר האינטנסיבי שהוא לומד. אורי מסכים שלהוסיף אנשים לסגל זה מבורך ולא עולה לנו כסף בכל מקרה. אפשר לתת לאנשים להיכנס למים העמוקים וזהו. לדעת אורי הפתרון הוא להבין איך לגרום לכאמי להיות פחות שוחק ואיך להגדיל את כוח האדם, ולא רק להתחיל לחפש מנהל לכאמי בסוף הארוקון אלא כבר לדעת מי מנהל כאמי בסוף הארוקון.
אורי ממליץ גם ללמוד עוד משהו מהאגודה. מנהלת עולמות הנוכחית החליטה לפני כשנתיים שהיא תפרוש אחרי הכנס הבא שהיא תנהל והאגודה מיד פתחה קול קורא לגיוס ע' מנהל בידיעה שהוא יצטרך לנהל את עולמות בקרוב.
אורי אומר שראשית צריך להפסיק "למנוע ממתנדבים להירשם" אלא להכניס מתנדבים לצינון, בצורה שצריך להודיע למתנדבים שמחליטים להכניס אותם לצינון (למשל עקב נטישת עמדה) א. למה הם בצינון ב. עד מתי הצינון נמשך.
7.עדכונים ביורוקטיים ארגוניים
מעדכן: אורי
נצטרך להוציא משלחת מהועד לחיים וורמברנד המנהל את עניין מס הכנסה עבורנו, צריך להעביר אליו מסמך. תמר מציינת שהיא תהיה כבר ברביעי בירושלים והוחלט לתאם העברה ליום רביעי. תמר ואורי יסדרו את הפרטים ביניהם. למיטב הבנתו של אורי כבר בשבוע הבא יהיה אפשר לפתוח את התיק במס הכנסה.
האסיפה הכללית מתחילת החודש תדווח ע"י עורכות הדין לרשם העמותות בימים הקרובים, אחרי שהועברו אליהן המסמכים הנחוצים חתומים על ידי אורי ויוני.
8. אניפסט
מעדכן: אורי
אניפסט התקיים ב-3 לחודש. העיריה הייתה מאוד מרוצה מהאירוע ומעוניינים לבצע עוד אירועים כאלו. שי פרידריך מנהל האירוע היה רוצה טיפה יותר תמיכה מאמא"י לאירועים נוספים; הוא רוצה לשוחח איתנו על מנת להבין מתי לנו בתור ועד הכי נוח שהאירוע יתקיים כדי שנוכל לתת יותר תמיכה. לדעת אורי יש פוטנציאל ואפשר להפוך את האירוע הזה לאירוע עם גג של אמאי.
אורי מציע לדבר על חנוכה; להפוך את אירוע חנוכה ל"סקטוריאלי – מרכז", להפוך את אניפסט ל"סקטוריאלי – אשדוד". זה יעזור להקטין את חנוכה חזרה למה שאנחנו רוצים שהוא יהיה, וגם לתפוס קהל שלא יכלנו לפני, כי בחנוכה אנחנו חייבים לתפוס את חופשת הסטודנטים והתלמידים במקביל אבל באשדוד הקהילה צעירה יותר ולכן אפשר לכוון רק לתלמידי בית הספר.
שי פרידריך הצטרף לדיון טלפונית.
שי אומר שמנסים לעשות כנסים בדרום תכלס. הכנס הצליח לסקרן את כל עיריית אשדוד; כולם בעירייה מעוניינים לקיים כנסים כאלה מכיוון שהתחום תופס את הנוער ויקדם את תחום הצעירים (יש שם הגירה שלילית של צעירים). שי חושב שיש הרבה פוטנציאל ורצון טוב לכל הצדדים הנוגעים לכנס ושיש הרבה מה לתקן והרבה פאשלות שהיו. אחת הבעיות הייתה שהוא היה קרוב מאוד לאחד מכנסי אמאי ונשאלת השאלה מתי ואיך יהיה יותר נוח לעשות כנס כזה.
אורי עונה לשי שלדעת הועד הכי טוב יהיה לעשות את הכנס בחנוכה, מתוך תפיסה שזה זמן טוב לנסות לעודד את הסקטוריאליות שאין כל כך כרגע בקהילה, ומתוך מחשבה שאירוע חנוכה גדול מדי ואנחנו דווקא מעוניינים שהוא יקטן; כנראה בחנוכה יהיה הרבה יותר קל לארגון לעזור. חשבנו להשתמש באירוע חנוכה כדי לגייס תוכן גם לאניפסט וגם לאירוע חנוכה ו"לחלוק בתוכן האיכותי". בשורה התחתונה מאוד נשמח לקחת חלק במשהו באשדוד בחנוכה ספציפית בתור ארגון. אורי מציין שהזמנים הגדולים לעשות בהם אירוע בעיקר מבחינת הקהילה האשדודית הם הרי חנוכה, פסח והחופש הגדול, בהיותם קהילה צעירה.
שי אומר שהוא יבדוק תאריכים ויחזיר לנו תשובה תוך שבוע.
אורי מציין שלא לאמאי ולא לעיריית אשדוד איכפת להרוויח כספית מאירוע כזה או מתחרות ביניהם הרי, בהיותם גופים שלא מחפשים רווח כספי. הדיון ימשך במייל – באחריות אורי לפתוח דיון.
9. הארוקון 2018
מעדכן: דיון כללי
מנהל הארוקון הוא ניר דרניצקי והוא כבר התחיל להיכנס לנעליים ולעבוד על האירוע, הוא מודע שיהיה לו תקציב ומלווה רק לאחר הבחירות. הוא כן דרש שהועד הנכנס ישים על השולחן את תקציב הארוקון במיידית.
יוני שואלת לגבי ע' מנהלים; אורי ממליץ שניר יחליט, ומציין שמכיוון שניר אמר שזו הקדנציה האחרונה שלו כרגע בתפקיד כדאי שנוציא קול קורא לע' שייעודי להפוך למנהל בשנה הבאה.
10. סיכום שירופסט
מעדכנת: יוני
התנהלה ישיבת סיכום שירופסט לפני כשלושה חודשים; מכיוון שהנהלת שירופסט לא יכלה להגיע עקב נסיבות שאינן בשליטתן לכבר שלוש ישיבות, יוני הביאה את סיכום אותה ישיבה להצגה בישיבה.
הסגל אומר שראו שהיה הרבה יותר מאורגן הפעם, אך כמות המגיעים הייתה קטנה – כ-200 איש.
רומי צדוק, מנהלת הכנס אמרה בישיבה ההיא שהיא רוצה לשנות את אופי האירוע; קודם כל היא רוצה שהוא לא יתקיים יותר בשבועות, ושנית היא רוצה שהוא יהיה בעל אופי שונה במקצת, של יריד/פסטיבל יותר מאירוע/כנס. אלה שואלת מה המשמעות בדיוק, אך שאלה זו עדיף להפנות להנהלה עצמה וליוני אין תשובה מסודרת.
בסיכום ניתנו מחמאות רבות לדברת זקן-אופיר שמעשית ניהלה את תחום הדוכנים אף על פי שלא הייתה הא' לנושא.
היו מספר עניינים עם דוכנים; הכנס לא היה מאוד טוב לדוכנים, רובם הפסידו, וחלק אף ביקשו מרומי לצאת מהמתחם מוקדם וקיבלו אישור.
היה דוכן אחד שיצא מהמתחם בלי להודיע ובלי לשם לאף אחד, ושמם הועבר לאחראי הדוכנים של כאמ"י לשם ידיעה.
לא היו הרבה אנשים אך אלה שהיו אמרו שהם מאוד נהנו, גם מההרצאות וגם ממשחקי התפקידים שנוסו באירוע.
היו בעיות עם האולם, לא עבדו לפי הסיכום שלהם – צריך לדעת לעתיד להשגיח על הקשר עם המקום ולעבוד יותר צמוד.
הייתה תקרית שבה קבוצה שכרה את אחד החדרים בתחום אף שהסיכום עם המקום היה שהמתחם יהיה רק שלנו. באירוע עצמו הקופות הכניסו אותם, אבל הדבר הנכון לעשות היה ליצור קשר עם ההנהלה ועם המקום בנושא הזה – נקודה לשיפור לעתיד.
באירוע היו שתי בעיות לוגיסטיות גדולות – לא היה רכב, היה צריך להישכר אך זה לא קרה, ועבדו עם מקומות שנסגרים מוקדם אבל שמו לב לזה רק כשהם כבר נסגרו והיה צריך להחזיר ציוד ביום שאחרי מה שהעלה עלויות.
מבחינת תקציב, האירוע הפסיד.
11. אירוע חנוכה
מעדכן: אורי
ארטא רוצים לתת חסות לפרס בחנוכה, ואנחנו רוצים לקיים את תלתן בחנוכה – סיטואציה מאוד נוחה שחשוב לזכור.
יוני מציעה לדבר עם דרור טל לניהול האירוע, אורי ידבר איתו. יוני מציעה גם את דריה ברט אחריו ו/או יחד איתו. יוני מציינת שהיא רוצה לוודא שמדברים עם החבר'ה של שירופסט לגבי חנוכה גם אם לא לגבי ניהול, מכיוון שבמפגש פעילים עלתה האופציה של לקיים את אירוע חנוכה ביחד איתם על מנת לעזור עם בעיות החוסר בסגל בשני הצדדים.
12. מסמך מדיניות ארגונית
מעדכנת: יוני
אין עדכון עקב העובדה שמאז שאורי הציף את המסמך במקור לפני שנה, רק שלושה חברי ועד – אמנון, אלה ויוני – הגיבו עליו, ודני ותמר לא הגיבו על המסמך ואורי לא הגיב על התגובות; יש להם דדליין עד יום חמישי ה31.8 לעשות את זה.
13. א' מניעת הטרדות מיניות
מעדכן: אורי
עמית גייסה את עודד כהן להיות ע' מניעת הטרדות מיניות כחלק מהצוות שלה.
אורי רוצה להתדיין על הכפיפות של א מניעת הטרדות מיניות.
התקיים דיון בנושא בין חברי הועד.
אורי רוצה להוסיף את עמית לשיחה והועד לא מתנגד. אורי מציג לעמית את נושא השיחה הנוכחי, ומציג שההצעות על השולחן הן א. היא תהיה כפופה רק ליו"ר הארגון, או ב. להכניס בנוסף ליו"ר, שאם מקרה קשור לאירוע או פרויקט – לערב את חבר הועד שזה תחת תחום סמכותו על מנת שייצג את טובת האירוע או הפרויקט בנוסף ליו"ר.
ההצעה שעלתה כסיום מהדיון – הסמכות היא ברמת היו"ר. אם רוצים לבצע פעולה קונקרטית לאחר שיחת בירור עם הגורם הפוגע, האדם הראשון שמדברים איתו הוא מלווה הועד הנוגע לנושא ומשם איתו מחליטים איך פועלים הלאה. הצבעה – 6 בעד 0 נגד 0 נמנעים, עברה פה אחד.
14. מצב שימור הידע הארגוני
מעדכנת: יוני
אורי פתח דיון בפעילי אמא"י בנושא הוקרת תודה לאנשים הפעילים בארגון. עם זאת, הדיון התקדם מהר מאוד לנושא התחושה של פעילינו שאין שימור ידע הולם בארגון ושמתעלמים מהם כסגל; שהסיכומים שלהם לא נשמרים, לא מועברים הלאה, ושלא מיישמים את המלצותיהם לאירועים עתידיים. זה היה עיקר הנושא שדוין באותו דיון. הרבה מהפעילים חשו שהן ההנהלה בכנסים והן הועד צריכים לעשות יותר בנושא זה.
יוני אומרת שמשיחות פרטיות שלה וגם מקריאה בין השורות בדיון היא קיבלה את הרושם שיש הרבה סגל שמרגיש שחלק מהבעיה היא בהנהלה ובמי שמעליהם באופן כללי בשרשרת הניהול, ולכן אין להם את היכולת להעביר את הביקורת האמיתית שהם רוצים להעביר. בעוד שאכן בעיקרון אפשר להעביר את הביקורת על ההנהלה לועד – הרבה מהזמן יש תחושה שגם זה לא עוזר, או אפילו שהועד הוא חלק מהבעיה. לדעת יוני הרגשה זו מוסיפה המון לתחושת הסגל שלא אכפת לארגון מהם ושאין שימור של הידע שלהם כלל.
יוני העלתה רעיון של ישיבת סיכום רק בין הועד ללא המלווה לסגל הכנס ללא ההנהלה. אמנון מקשה – מה אם החלק הבעייתי בשרשרת המרות הוא דוקא הא' שישירות מעליך?
אורי אומר שבעבר הוא ניסה להתמודד עם בעיה זו בעזרת פגישות ושיחות אישיות שלו כמלווה כנס שהתנהל בצורה יחסית פסיבית במהלך העבודה על הכנס עם כל אנשי הסגל שרצו לומר משהו. כיום המלווה הרבה יותר פעיל, אז הפתרון היותר טוב כיום הוא לחלק את האחריות לשיחות אלו בתוך הועד. באופן כללי אורי תומך באמירה מהדיון בפעילים, שיש הרבה מקום ליותר מעורבות של הועד בנושא הזה, והועד יכול וצריך לוודא שהסיכומים מכל כנס נשמרים ומועברים לסגל הבא, ושהסגל הבא קורא אותם. באופן כללי אם אתה כאיש סגל לא סומך על הממונים עליך, למה שתסמוך על הממונים עליהם וכו'? למי תוכל להעביר בכלל ביקורת במצב הזה?
יוני מוסיפה כאן שבעיה נוספת היא שאין ביקורת בונה. אם לאחר שאתה מבצע תפקיד סגל יושב איתך צד שלישי, למשל הועד, ומעביר לך ביקורת בונה, גם חיובית וגם שלילית, שהועברה עליך בסיכומי הכנס – אז ברור שתרגיש בצדק הרבה יותר שמה שאתה אומר מועבר הלאה לאנשים הרלוונטיים ונשמר.
יוני מוסיפה כהערת צד שזה מתקשר לביקורות על חוסר התגובה והעיכובים בתגובות של הועד בנושאים חשובים – אפילו בין הועד לעצמו ניתן לראות איטיות בתגובה זו בנושאים תקציביים ודיונים חשובים וכו'.
אורי אומר שצריך לתת דוגמה אישית וליישם את כל מה שדובר בדיון. עלינו לקיים את הפגישות עם הסגל שדיברנו עליהן, אורי יכין מסמך מסגרת לשיחה כזו ויפיץ לועד.
יוני מציינת כנקודה אחרונה מצידה שנראה שיש לא מעט סגל שמרגישים שבעוד שהם היו שמחים לרוץ לועד, בלעדיהם – תחום האחריות שלהם בסגל יקרוס. ואם זה המצב אז ברור שחוסר שימור הידע פוגע אקטיבית ונואשות בכל מצבת כוח האדם של הארגון. אורי מוסיף על כך – כולם רואים את כולם, כשסגל רואה שסגל אחר נזרק למים העמוקים ללא עזרה מקודמיו התחושה היא שאין חפיפה ואין שימור ידע ובלעדיהם התחום יקרוס ומישהו אחר יזרק למים העמוקים ללא עזרה גם כן, אז אם יעזבו את תפקידם – למחליפם לא תהיה חפיפה כלל.
סוכם שיתקיימו שיחות סיכום אישיות של חברי ועד עם הסגל אחרי כל כנס, ושמהן נוציא ביקורת בונה לאנשים אחרים שכרגע ממש לא מועברת.
לאחר הדיון בפעילים יוני החליטה לשנות גישה; במקום כתיבת מסמכי הגדרת תפקיד ביחד עם הא'ים הרלוונטיים, גישה שהובילה לחוסר מעש ואוזלת היד שלה בנושא, היא תיקח כהתחלה גישה פחות אקטיבית ותחייה את הוויקי הארגוני. השלב הראשון הוא להעלות אליו את כל מסמכי שימור הידע הרלוונטיים מהדרייב הארגוני ומכל המיילים הארגוניים, ואחרי זה נפתח אותה לסגלים נוכחיים וסגלי עבר כדי שיוסיפו מידע באופן פעיל וישתמשו בו. השלב הראשון טרם התחיל מכוון שהיה צריך לפתוח מחדש את הוויקי הארגוני אך נכון ליום הישיבה תהליך זה בדיוק הסתיים ולכן מעכשיו יהיה אפשר להתחיל להעלות את כל המידע לוויקי.
הישיבה נסגרה.
נושאים שעודכנו במייל:
1. בחירות לועד אמא"י קדנציית 2017-2018
מעדכן: אורי
ניר דרניצקי הוא מנהל הבחירות והוא נכנס לתפקיד ודואג לתפעול הבחירות השוטף, שיתחילו ב-28.8.
2. מש"י
מעדכן: אמנון
אניטה התפנתה מהלחץ והודיעה שהיא יכולה לשבת אחרי כאמ"י. אמנון יקבע איתה פגישה.
3. הפקות מקור
מעדכן: אמנון
התקיים עוד ראן של BrAND מיוזיקל ובו ניכר עוד שיפור מהפעם הקודמת. הם יעלו בכאמ"י כצפוי.
התקיימה פגישת צוות הפקות מקור בה נכחו אמנון, אמיר גל פילוס ורועי רוט. בפגישה תודרך אמיר להתנהלות ביום הכנס. הצוות יקיים בתחילת ספטמבר פגישת סיכום עם בראנד ופגישת בדיקת מצב עם N Musical שרוצים לעלות בהארוקון. בנוסף חברי הצוות התבקשו לחשוב על סעיפים שירצו שיופיעו בתקנון הפקות המקור הארגוני.
4. צוות ACC
מעדכנת: אלה
התקיימה הרצאה בנושא צילום "אל הפלאש ומעבר לו" ע"י עמנואל יוספוב. ההרצאה כללה תוכן נרחב, אולם ניכר כי לא קיימת היענות גבוהה לתכנים החוץ כנסיים של הצוות ואותם אנשים מגיעים מדי הרצאה. אי לכך הצוות החליט להקפיא את הפעילות בתכנון עד אוקטובר ועד אז לצאת עם מתווה חדש של הרצאות / סדנאות שיפורסמו מראש ובעלות נושא רציף משותף.
פרוייקט "צעדים קטנים לאווירה טובה" התגבש בין צוות ACC ובין עמית ששון, א' מניעת הטרדות מיניות של אמא"י. עד כה פורסמו 4 קומיקסים עם סיטואציות ומסר שנקבעו מראש ועוצבו באדיבות האמנית עדי אוקו. ניכרת תמיכה רבה ברשת, הקומיקסים קיבלו הרבה לייקים, תגובות ואף שותפו ע"י חברים בקהילה.
מיד לאחר כאמ"י הצוות מתכנן לחדש מגעים עם WCS.
5. פניות לועד
מעדכן: אורי
לא היו פניות קונקרטיות לוועד מאז הישיבה האחרונה.
6. פעילים
מעדכנת: תמר
יחולקו כרטיסי פעיל בכאמ"י לפעילים.
7. ספריה
מעדכנת: תמר
יהיה איסוף בכאמ"י של כרכי מנגה עבור הפרויקט.
8. מנגה קפה
מעדכן: אורי
בכנס יתקיים מנגה קפה חברתי כמו בשני הכנסים האחרונים, חוץ מזה אין עדכונים.
9. צוות תלתן
מעדכנת: אלה
צוות תלתן גייס את שירה אביגד כחברת צוות שלישית. כעת הצוות מתקדם לקיום התחרות באירוע חנוכה.
