ישיבת נובמבר – 27.11.15
נוכחים: אורי מרקוביץ', אמנון לוי, חן וייס, שרון טורנר, תמר ירון
1. הליך התנתקות מהאגודה
מעדכן: אורי
אורי יקיים ישיבה עם ליאת שחר קשתן ויבגני קנטור (יו"ר האגודה ומלווה הועד מטעם האגודה) בו תשורטט תוכנית יעדים מסודרת לביצוע הליך ההתנתקות.
2. אירוע חנוכה
מעדכנת: תמר ירון
נסגרה הרשמה לדוכנים, נסגרה סופית ההרשמה למתנדבים, המענה בפייסבוק של גיא אשל מאוד טוב, קוספליי – התמלאה חצי ממכסת המשתתפים. השבוע תתפרסם התוכניה ויש עלון עבור תחרות הקוספליי בהכנה. כמו כן, נמצאו ספונסרים לפרסי התחרות – קומיקאזה וקומיקס וירקות.
עד הסופ"ש תמר תדאג שרשימת הלוגיסטיקה לאירוע תסגר. בנוסף לכך על תמר לבצע פנייה ללינה בנושא טיפול בהטרדות מיניות באירוע, ולברר פרטים על השכרת שירותי אבטחה לאירוע.
אמנון אומר שיש לפרסם את העובדה שאירוע חנוכה זה יום חופש בהרבה מוסדות, תמר תבקש מגיא להוציא הודעה של האירוע בו פרט זה יוזכר.
הועלתה ההצעה לקיים באירוע טקס הדלקת נרות חנוכה לכבוד החג.
3. סוגיית דוכנים מפרי חוזה
מעדכן: אורי
נקבע שדוכנים אשר קיבלו הערה על הפרת חוזה באירועים האחרונים, יהיו בתעדוף נמוך כספונסרים לפרסי זכייה לתחרויות השונות בכנס.
כמו כן, נדרשת בדיקה על אפשרויות מתן סנקציות לדוכנים המפרים את התקנון, מעבר לאי הגעתם לאירועים עתידיים.
4. זכויות יוצרים
מעדכן: אורי
חודדו נהלי זכויות יוצרים בכנס. לא ניתן עוד להשתמש בדמויות קיימות, אך ניתן לצייר את הדמויות שלנו בקוספליי לדמויות קיימות.
5. אתר ארגוני
מעדכן: אורי
אורי עדכן שוב שחברי ועד לא יוכלו לערוך תוכן באתר בעצמם עקב המבנה הטכני של האתר.
חן הציע שירכזו מולו דברים שרוצים לעדכן והוא יעביר לעומרי רוזנברג, כיוון שהם לומדים באותה אוניברסיטה. אורי פתח שרשור לכך במייל, וחברי הועד יעבירו בו את קטעי התוכן שהם מעוניינים לשנות באתר.
6. צוות תכנים כללי
מעדכנת: שרון
שרון יצרה קשר עם צוות תכנים כללי אשר העלה מספר רעיונות לפעילויות. הדיון על פעילויות אלה נכנס תחת סעיף "תוכנית עבודה".
אורי העיר שאם צוות תוכן מעוניין לעשות הרצאות על הבר לאורך כל השנה, עבור חודש ינואר יש להתחיל כבר עכשיו בתהליך יצירת קשר עם הגורמים הרלוונטיים.
7. פרויקט הספרייה
מעדכנת: תמר
יבגני קנטור, מנהל הפרויקט, עוד לא העביר עדכון לתוכנית עבודה, אך הוא ביקש תקציב לקניית מנגות.
יוני לינדר, אחראי גיוס, יצר קשר עם תמר ושאל אם יש צורך בגיוס כוח אדם לפרויקט זה. יבגני אמר שיש צורך באחראי ספרייה בבאר שבע.
8. מנגה קפה
מעדכן: אורי
המשיכו מפגשים בהוד השרון להתקדם, אורי מתכנן לחזור לעדכן את דף הפייסבוק של הפרוייקט בהוד השרון ולפרסם את המפגשים.
9. מנגזין
מעדכנת: תמר
מהדורת המנגזין הייתה אמורה להתפרסם באמצע נובמבר אך זה התעכב עקב חוסר זמינות של הצוות. תמר תשקול פנייה ליוני לינדר, אחראי גיוס, על מנת לגייס חברי צוות נוספים.
10. חנות אירגונית
מעדכן: אורי
יש חנות מוכנה בתיאוריה באתר הארגון. היא תפתח שבוע לפני אירוע חנוכה.
הליך ההכנות עבור החנות הסתיים, ונותר רק צורך במערכת סליקה.
אורי ערך בדיקה מקיפה על אופציות למערכות סליקה עבור החנות הארגונית, נמצאו מספר אופציות רלוונטיות ובהצבעה בישיבה נבחר לנסות בחנוכה את שירותיהם של חברת דינו.
11. הארוקון 2016
מעדכן: חן
חן עדכן שעוד לא נמצא אדם לאייש את תפקיד ע' מנהל הכנס השני, אך גם אם לא יהיה, הכנס יתקיים. התפקיד השני שנדרש איוש והוא קריטי זה תפקיד א' מנהלה – צינור התקשורת בין המנהל לשאר הצוותים. יש צורך בהול למצוא אדם לתפקיד. כמו כן, יש צורך בתפקידים ע' קופות ו-א' מחשוב.
למרות התפקידים החסרים, סגל הארוקון החל בעבודה ממשית על הכנס, בשאיפה לקיים בקרוב את ישיבת הסגל הראשונה. צוות עיצוב כבר התחיל בעבודתו.
הועד מעוניין שיתקיים אירוע בטא של הרצאות הכנס לסגל ופעילים.
12. קשרי חוץ
מעדכן: חן
חן ואורי הוזמנו לערב חגיגי בשגרירות לכבוד יום הולדתו של קיסר יפן, הירוהיטו. במהלך הערב חן ואורי יצרו קשר עם מספר גורמים, לצורך קידום האינטרסים של הארגון.
ג'טרו – ג'טרו הינה חברת ייצוא מיפן, המייצאת מוצרים חומריים ואינטלקטואלים כאחד. בעלי החברה מעוניינם להרחיב את ייצוא התוכן של אנימה ומנגה. העבודה השנתית של החברה מתחילה באפריל (כמו מוסדות רבים אחרים ביפן), וחן יצור איתם קשר בתקופה זו.
חן ואורי גם פגשו מספר עיתונאים שנמצאים בשלוחות בארץ, אחד מהם הוא asahi שיוזמנו להארוקון. יבוצעו אליהם פניות מסודרות לבקשת סגל הארוקון.
תא ניפון (מדור יפן באוניברסיטה העברית) רוצים עזרה בהרחבת הספרייה שלהם. תמר תשאל את יבגני אם יש לו משהו להקצות לתא ניפון, תמר תפנה את יבגני לחן.
חן יוציא פנייה לישפאר על מנת להשיג קונסולות להארוקון.
13. פרוייקט התיכונים
מעדכן: אורי
בשלב זה אין עדכון חדש
14. שקיפות ארגונית
מעדכן: דיון כללי
הדיון בנושא הורחב, עקב חוסר זמן להתעמק בו במהלך ישיבת אוקטובר.
הוחלט כי שקיפות בנושאים הפיננסיים של הארגון תהיה במסגרת אירועי פעילים ענייניים ובאסיפה הכללית לכלל חברי הארגון.
15. הגבלת קוספליי לא-יפני באירועי אמא"י
מעדכן: דיון כללי
אמנון מציע לאמץ את התקנון של WCS להוציא את ההגבלה על סדרות פופולאריות. על פי תקנון זה המדיה הראשונה שהדמות הופיעה בה חייב להיות ממקור יפני.
הועד הסכים פה אחד על הגבלת ההרשמה לעד 30% מהנרשמים בעלי קוספליי לא יפני בכל הקצאה פר קטגוריה החל מאירוע הקוספליי בהארוקון הקרוב. ההגבלה הינה על ההרשמה בלבד.
אורי ינסח עדכון כללי בנושא ויעביר לוועד לאישור. הוסכם שלאחר הארוקון נקיים דיוני המשך בנושא.
16. פעילים
מעדכנים: אמנון ואורי
אמנון עדכן כי הדפסת כרטיסי הפעילים מחכה להרשמת הפעילים, שזה מחכה לעדכון הטופס באתר. אמנון ישלח לעומרי את השינויים שהוא מעוניין לבצע בטופס.
אורי התחיל לארגן מפגש פעילים הראשון. יתקיים האירוע החברתי הראשון במהלך ינואר.
17. תוכנית עבודה:
- תחרות ציור
שרון העלתה הצעה לקיים תחרות ציורים נושאת פרסים. מאחר והארגון הינו ארגון ללא מטרות רווח, יש לבדוק מה האפשרויות למתן הפרסים. שרון תפנה ליבגני לשאול על פרס גפן של האגודה.
כמו כן, יש לבצע בדיקה מקיפה על סדרי גודל של העלויות שאפשר לקיים בהם פעילות זו.
הוחלט כי בתחרות יהיו 2 קטגוריות: קטגוריית ציור וקטגוריית 4-קומה (עם דגש על נרטיב). בשאיפה שהקטגוריה השנייה תעודד יצירה מקורית רחבה יותר (דוג'ינשים).
בתקנון יש לשים דגש על שמירה על זכויות יוצרים, וכן להחליט על מנגנון המוודא כי הציור אכן צויר ע"י המתמודד.
הלו"ז שהוצע הוא להכריז על התחרות בינואר, כדי שבמרץ-אפריל יהיה ניתן להרים תערוכה ובמאי להכריז על זוכים. יש לשקול לנצל את הכנס בתור מדיום פתיחה. שרון תשקול לפנות ליוני לגייס צוות שיהיה אחראי על התחרות.
- טאנאבטה
קיים בתוכנית עבודה, בד"כ בעבודה מול אגודת ידידות יפן וישראל ותכנונים מתרחשים קרוב יותר לתאריך.
- האנאמי
אמנון התנדב לקחת על עצמו את האחריות. אם הם צריכים לתמיכה מאיתנו, אנחנו מוכנים לדבר על זה. חן ישלח להם מייל אם הם מעוניינים לערוך את האירוע השנה. אם הם יסכימו, האחריות לאירוע תעבור לאמנון.
- יום יפן באוניברסיטה העברית
חן התנדב להיות אחראי על יום יפן באוניברסיטה העברית.
- פעילויות נוספות
אורי טען שיש צורך בהוספת פעילות נוספות לקיץ.
18. פרויקט הגיוסים
יוני ביצע פניות לכלל חברי הוועד. מצופה מאיתנו להיות פחות פאסיביים, ולהצביע על צרכי כוח אדם וכן להציע תפקידים לאיוש. תעלה לאתר מערכת המאפשרת לאדם להזין את עצמו לתפקיד שירצה לעזור בו לארגון, ולאחר מכן יצרו איתם קשר.
19. שימור פעילים
מעדכן: אורי
אורי דיבר עם תומר שלו, מנהל אייקון, ותומר יעץ ליצור תפקיד שימור פעילים. כמו תפקיד א' כוח אדם בכנס שאחראי לתת למתנדבים ערך מוסף להתנדבותם בכנס, כך מטרתו של אחראי שימור פעילים לשמור על רמת מוטיבציה גבוהה בקרב הפעילים, לתת להם תחושת ערך מוסף, להציע להם לארגן אירועים, לדאוג להרגשה טובה, שיהיה אחראי באופן שותף מעבר למה שהועד עושה. ניתן אף להקדיש לכך תקציב. ניתן לגייס תפקיד זה דרך יוני, אמנון ידבר על זה עמו.
20. נראות ארגונית
על מנת לשפר את נראות הארגון, יש מספר דברים שבהם צריך לטפל:
- עדכון תוכן באתר הארגוני – אירועי עבר, סגל הכנס, הועד המכהן ועוד. נפתחה התכתבות במייל בה הועד ישלח עדכוני תוכן לעומרי שיעלה לאתר.
- פרוספקט של אירועים – חן התנדב לטפל בנושא.
- ניוזלטר חודשי – אורי אחראי על להחזיר את הניוזלטר לפעילות. מאי אלמוג, אחראית הניוזלטר, צריכה לדעת מה אנחנו רוצים שיתפרסם, יש לשלוח לה עדכונים. ניוזלטר צריך לצאת בתחילת כל חודש, אפשר שהדד-ליין יהיה בראשון כל חודש.
21. מחזות זמר
מעדכן: אמנון
אמנון עבר על תסריטים ושלח להם חוות דעת. נקבעה פגישה עם מחזמר Y.
22. פניות מאז הישיבה האחרונה
נשאלו מספר שאלות במייל , אורי ענה לכל הפניות. בנוסף לכך, התקבלה פנייה לגבי העברת תוכן על הארוקון, יועבר לגורמים הרלוונטים.
