נוכחים: אורי מרקוביץ', אמנון לוי, חן וייס, שרון טורנר, תמר ירון, יבגני קנטור (נציג מטעם האגודה למדע בדיוני ופנטזיה).
1. הליך ההתנתקות מהאגודה
מעדכן: אורי
כרגע אנחנו נמצאים בפיגור בלוחות זמנים. פורסמו שני קולות קוראים להליך החפיפה, אחד בקבוצת הפעילים ואחד פומבי, ובסה"כ קיבלנו 13 פניות של אנשים המעוניינים להשתתף בתהליך. אורי מרוצה מהיענות שהייתה, לחלק מהפונים יש ניסיון עבר בסגל בכנסים או בוועד.
אורי שלח לחברי הועד את פרטי הקשר של המעוניינים. חברי הועד יקיימו שיחות אישיות עם המעוניינים עד יום רביעי, מתוכם תורכב קבוצה בת 7-8 אנשים שיעברו את תהליך החפיפה ויצטרפו לישיבה באפריל. אורי צופה שמתוכם 2-3 לא יחתמו בסוף על הקמת הועד, שזאת סטטיסטיקת פעילות ועד נורמלית, בהתחשב בניסיון עבר.
מטרת השיחות היינה הבנה כמה הפונה נכון לתרום לוועד ומה ניסיון העבר שלו.
קבוצת החפיפה תבחר על פי החלטה משותפת של הועד. היעד הוא שישיבת החפיפה הראשונה תתקיים לפני ישיבת הועד הבאה.
לאחר ישיבת החפיפה יחולקו משימות אישיות לחברי הקבוצה, בעזרתן נוכל להבין את האנשים בפעולה ואיך הם מתמודדים עם המשימות. המשימות יהיו לבדוק כיצד לנהל מנהל תקין.
2. דוח כספי
מעדכן: אורי
השבוע אורי יעביר לכל הועד רשימה של קבלות חסרות שעל חברי הוועד לתור אחריהן ולהשלימן.
3. פרויקט הספרייה
מעדכנת: תמר
מנהלי קומיקאזה הודיעו לנו שיש מנגות המחכות להעברה לספרייה בחנותם, אשר הושארו שם על ידי תורמת אנונימית. יבגני אסף אותן משם ויעביר לאחת הספריות.
כדאי לשקול לדבר עם חנויות הקומיקס על האפשרות להקצות מקום מסודר להשארת מנגות לתרומה לפרויקט.
כמו כן, בוצעה פנייה לספריית יצחק שדה בראשון לציון על פי המלצת עומר אמסלם. ספריית יצחק שדה מעוניינת להפוך לספרייה הראשית למנגה באיזור ראשון לציון, והם החלו כבר ברכישת כרכי מנגה באופן עצמאי.
בנוסף לכך, יבגני ביקש צ'ק לצורך רכישת חוסרים – כרכי מנגה שיש לרכוש בכדי להשלים סדרה שנתרמה. אורי אמר שעם העברת סכום מדויק הוא ידאג לו לצ'ק זה.
4. סיכום הארוקון 2016
מעדכן: חן
הכנס נחשב כהצלחה ארגונית. לאור יישום מסקנות מכנסים קודמים, הכנס הציג עלייה ברמה ברמת ארגון הכנס שבאו לידי ביטוי הן בהכנות לכנס ובמיוחד ביום הכנס עצמו. כמו כן, הוסקו מסקנות רבות מהארוקון הנוכחי, מסקנות אשר ניישם כבר לכנס הקיץ הקרוב.
ניהול הכנס – מאחר והיה עוזר מנהל אחד, ניר דרניצקי, מנהל הכנס, לא היה יכול להשתמש במודל שאורי פיתח בכאמ"י האחרון, בו יש שני עוזרי מנהל ומפצלים את הצוותים ביניהם. מכאן אנו מסיקים חד וחלק שצריך שני ע' מנהל להארוקון. הייתה מנהלה, אך היא גויסה כחודש לפני הכנס.
קופות – היה שיפור אדיר ביחס להארוקון הקודם. שילוב של הלקחים מכאמ"י בנוסף למערך החדש של החנות והחיבלולים הוכיחו את עצמם. היו שלוש שעות של עומס, ולאחר מכן כבר לא היה תור בחוץ, שזה המצב אליו רצינו להגיע. לחנות החדשה של הארגון יש פוטנציאל אדיר. העובדה שהחנות עוד הייתה בתהליכי פיתוח במהלך ההכנות לכנס היוותה מכשול, היא עשתה עבודה אבל גם יצרה המון עבודה לסגל. עם זאת, החשש הגדול לא התממש, והמסופים של קודי ה-QR עבדו טוב (בהתחלה לא היה אינטרנט אבל זה סודר מהר). עד כאמ"י כל הבעיות שעדיין קיימות יטופלו.
היו בעיות בתחילת הכנס בגלל נפילות של האינטרנט, והמסקנה לעתיד היא שיש צורך ברשת סגורה שלא תהיה תלויה באינטרנט חיצוני. צריך להביא שרת מרכזי אחד בו יהיו את הרשימות וכל מה שנחוץ. אך הבעיות היו מינוריות לעומת הסיכונים האפשריים שהיו בקופות, ולאחר הכנס לא נראו על וול האיוונט בפייסבוק תלונות על התור. התור הייתה אחת הבעיות הגדולות בהארוקון 2015.
נקודה נוספת לשימור היא שהיו מתנדבים מחוץ לאולם שכיוונו איפה לעמוד בתור.
תכנים – התוכנייה עבדה מהבוקר עד הערב על פי הלו"ז. אמנון ציין שלפי דעתו הבאפר של אירוע הקוספליי לא מספיק, מה שגרר את זה שהמחזמר התאחר ב-20 דקות בהרצתו השניה. הייתה הרצאה על אנימציה ובה הייתה תוכנה שלא עבדה, אם צריך תוכנה מיוחדת צריך לאשר הבאת מחשב נייד אישי. להבא צריך לבדוק מול בנייני האומה אם אפשר לחבר את המחשב הפרטי.
אירוע קוספליי – אין ביקורות שליליות. האירוע תיקתק במבחינת הטכני. אין טעם לדון על השפעת ההחלטה הארגונית על הגבלת ההרשמה ודיון זה יידחה לכאמ"י. צריך לברר מה קרה למכשירי הקשר בין הקונטרול למי שנמצא על הבמה (כאשר לבמה עולים קוספליירים עם השיר הלא הנכון). מהנהלת הכנס נמסר שזה היה אירוע הקוספליי המוצלח ביותר שהיה בהארוקון, ושהשפיטה מוקדמת הייתה הצלחה.
לוגיסטיקה – תומר שלו, אחראי הלוגיסטיקה, עבד מושלם. זה כנס ראשון שהמכשיר קשר עבד, וברגע שנגמרה הסוללה החליפו מכשיר. זה תפקד טוב, הסגל הרגיש שיש סגל לוגיסטיקה בזמן הכנס, צוות האפסנאות תפעל את החדר בצורה מסודרת.
גרין רום – הייתה בעיה עם הגרין רום כי חשבו להזיז אותו בתחילת-אמצע היום, ובסוף לא עשו את זה. כמו כן, החדר עמד פתוח ובלי השגחה במשך זמן רב כאשר היו בו מחשבים בשימוש הכנס וחפצים אישיים של מעבירי התכנים וסגל תכנים.
מסדרון סגל – היה שלט לאיזור מסדרון הסגל, אך אנשים לא סגרו את המסדרון מה שיצר בעיה.
כוח אדם – 120 מתנדבים, לא היו מקרינים בכנס. היה אפשר להעזר ביותר. היה חוסר באולם ראשי. היו 2 מתנדבות על 6 דלתות. לא הרגישו חוסר משמעותי אבל צריך יותר מ-120. הבעיה היא בעיקר במענה מקרב הקהילה ולא בביקוש.
א' רכש – לפי תומר וניר התפקיד מומש כראוי ע"י דניאל פרימסלר, וחסך המון כאבי ראש ככל שהתקרב יום הכנס.
הסעות – ההסעות עד השעה אחרונה של מכירת הכרטיסים מולאו. צריך לדאוג שזה לא יהיה ככה יותר, צריך להתחיל במכירה לפחות שלושה שבועות מראש, עם תחילת המכירת כרטיסים ההסעה צריכה להיות כלולה. לא צריך סקרים יותר. כבר מהכנס הבא יהיה מיניבוס מבאר שבע ואוטובוסים מתל אביב, אשדוד וחיפה, זה יחסוך הרבה זמן.
שיווק – תפקד טוב יותר ככל שהתקרב יום הכנס, אך יש צורך באסרטיביות רבה יותר ולקיחת אחריות גדולה יותר בכל הנוגע ללו"זים הפרסומיים. היו זקוקים לדחיפות קדימה מצד ההנהלה.
א' עיצוב – חן אהב מה שהם עשו עם התקציב, חייב לשמר את הפלקטים שהם עשו.
דוכנים – בשבועות הקריטיים לקראת הכנס נפלו מספר טעויות בצוות דוכנים, מה שגרר חוסר תיאום מול בנייני האומה ולעיכוב חריג בחלוקת ההסכמים. ההנהלה לקחה חלק במאמצים ועזרה לפתור את הבעיות.
לכנס נכנסו 3510 איש אשר שילמו על כניסה, לא כולל דוכנים, סגל, מתנדבים ומרצים. מדובר בשיא, מבחינת נראות חוץ הכנס קיבל ביקורות משבחות. מבחינת הארגון אפשר להגדיר את הכנס הצלחה גדולה. כאמ"י והכנס הזה מסמלים מגמה שאורחי הכבוד הופכים להיות האירוע המרכזי.
התנהלותו של חן מול הועד – לא הגיעו מספיק עדכונים הכנס הזה. מתי שהיו דברים שהיה חשוב לעדכן חן דאג להעביר בישיבות ובמיילים, אבל העדכונים יכלו להיות יותר תכופים. יצא על תקופת בחינות מאוד עמוסה, חן נאבק להרים את הראש מעל המים, והיה עסוק בלעזור להנהלה עם דברים דחופים וזה קצת התפספס. הוא ישתדל לתקן זאת להבא.
רגישויות תזונתיות – לטענת תמר, לאחת המתנדבות הסובלת מאלרגיה תזונתית לא הוזמן אוכל והיא נאלצה לקנות לה מכספה. חן ציין שנקנה לה אוכל במיוחד אבל מסיבה כלשהי האוכל שנקנה לא נמצא במהלך האירוע. מומלץ לבדוק מול בנייני האומה שיהיה להבא ספק אחד לפחות שיהיה אצלו אוכל טבעוני. אם אפשר לבקש מהם אז שיגיע.
הייתה מישהי אחת שפונתה לבית חולים ואנחנו מחויבים לשלם על הובלתה באמבולנס, צריך לבדוק אם אפשר לקבל החזר מביטוח. צריך להבין טוב טוב את הנוהל שקשור לעניין את זה, הפרמדיקית טענה שנצטרך לשלם על הכל, ואם היא לא מתאשפזת זה עלות בדיקתה.
לישיבה לאחר מכן הצטרפו ניר דרבצקי ובוריס רודמן, מנהלי הכנס, בכדי לתת סיכום מפורט לוועד על הכנס. מסקנותיהם נרשמו, וניר יצטרף לישיבה נוספת בעתיד בכדי להמליץ המלצות נוספות לכאמ"י.
5. תחרות ציור
מעדכנת: שרון
שרון נתקלה בקושי לנהל את הפרויקט עקב חוסר ניסיון שלה בפרויקטים מסוג זה. אורי אמר לה לתאם איתו ישיבה, בה ישמח לייעץ כיצד להתקדם. יבגני המליץ לקבוע ישיבת איפיון לפרויקט, ומתוך האיפיון ינבעו המשימות והיעדים. שרון תקבע ישיבה איפיון עם צוות התחרות.
6. שירופסט – חסות לאירוע שבועות
מעדכן: אמנון
רומי צדוק, מנהלת שירופסט התחילה בגיוס של אנשי סגל. היא תפתח אירוע בימים הקרובים ואתר בהמשך השבוע שיהיה נפרד מהאתר שלנו.
תכנים של שירופסט – היא רוצה שיהיו הרצאות כמו בכנסים קלאסיים, בקראוקה אין לה כרגע איש, אמנון דיבר עם יוני לינדר, שהעביר בעבר אירועי קאראוקה, והוא יכול ורוצה.
מיקום – אשכול הפיס של עירוני א' בתל אביב.
ניסוח מסמך הבנות – צריך להסדיר את מערכת היחסים שלנו, איך עובד הכסף, הכנסות הוצאות, מי חותם על דברים, החזרים, להסביר את ההתנהלות. אמנון דיבר עם רומי. צריך לסגור לפני שיוצאת הכרזה רשמית על האירוע ועולה האתר. יכול להיות שלא נסכים על משהו וזה ישפיע על ההתנהלות. יהיה מוכן עד רביעי.
7.צוות תכנים
מעדכנת: שרון
מיתר פשקר התלוותה לשרון לפגישת שת"פ מול מוזיאון טיקוטין. פירוט נרחב יותר על השת"פ יהיה בסעיף 10 – "שת"פ עם מוזיאון טיקוטין".
8. נראות ארגונית
מעדכנים: תמר ואמנון
דף פייסבוק ארגוני – ניקול נוסוביצקי הכינה קאבר חדש לדף הפייסבוק של הארגון שכבר שומש לאירוע מפגש המעריצים עם המדבב טורו פורויה.
אתר אמא"י – עומרי רוזנברג (אחראי האתר) ואניטה קרפל (א' עיצוב לאתר) מעוניינים לעצב מחדש את האתר. אמנון יקבע ישיבת איפיון לאתר.
9. פעילים
מעדכן: אמנון
תמר ואמנון ביצעו רכש של שתי מכונות (מכונת ניילון וגיליוטינה). אמנון תכנן לעבוד על כרטיסי הפעילים לפני הכנס, אך לא היה זמן להוציא את כל העשייה לפועל. כמו כן, הוא לא הספיק לחלק לפעילים את הכרטיסים בזמן הכנס. אמנון יביא את המכשירים לעולמות בדוכן אמא"י עם מתנדבים שהוא יתדרך וזה יצא לפועל בצורה יותר מקצועית.
בנוסף לכך, אמנון יפרסם קול קורא למתנדבים לתפעול דוכן אמא"י בכנס עולמות.\
10. שת"פ טיקוטין
מעדכנת: שרון
שרון נפגשה עם אילנה זינגר, אוצרת התערוכה בטיקוטין, ועדן שוויצר, רכזת החינוך של המוזיאון, בכדי לדון בשיתוף פעולה סביב תערוכה העוסקת בקוספליי הצפויה להיערך בקיץ.
במהלך הפגישה הוצע אפשרות לקיים ארבעה אירועים בהם אמא"י יקחו חלק. בישיבה הוסכם לקחת חלק בשלושה מהם – אירוע הפתיחה, יום עיון למבוגרים בנושא קוספליי ויום עיון לבני נוער בנושא אנימה ומנגה.
11. הפקות מקור
מעדכן: אמנון
Y – תבוצע שיחת סיכום מול המחזמר בנוכחות הגורמים הרלוונטיים. ברמה הטכני, העלייה הראשונה לא הייתה טובה, היא איחרה ב-5 דקות והיו בעיות טכניות לכל אורך ההרצה. הודות לטיפול מקצועי של סגל האירוע, בראן השני היו אפס תקלות טכניות. בדוכן אמא"י נמכרו מעל ל-20 דיסקים של ההפקה, לאחר עיכוב משמעותי בהגעת הסחורה.
מחזמר 2D – עולים בכנס כאמ"י הקרוב. מבחינת מצבם מקיימים חזרות הרבה לפני הלו"ז של Y, כרגע אין חששות, וכרגע מתחילים לפקוח עליהם את עינם חריפה קצת יותר. אורי מעוניין שנקיים מולם הסכם חדש שמקבל את עצותיו של ניר.
12. מיתוג, שיווק ויחסי חוץ – הקמת צוות מש"י
מעדכנים: דיון כללי
הייתה לנו שיחה על הנושא באירוע פעילים, אמא"י בתור ארגון מחטיא את הניסיון להגיע לאנשים. גיא מרטון לקח על עצמו להקים ולנהל צוות מיתוג שאחראי לעבור על פרסומים שמתכננים לעשות ולוודא שהם מייצגים אותנו בצורה טובה ועונים למטרות שלנו, יחליטו איך לעשות דברים, איך להוציא דברים ואיפה. דומה לעבודת מיתוג. הוא עשה את זה מספר רב של פעמים בצורות שונות. גם אניטה קרפל מעוניינת להשתתף בפרויקט, לה יש ניסיון מקצועי בכך. לכן ההצעה קיבלה חיזוק מכל חבר וועד איתו הוא דן על זה. זה פרויקט שיש הסכמה מלאה שהוא צריך לקום.
הגדרות:
יח"צ (יחסי חוץ): פרסום חוץ-קהילה. אנשים שתפקידם להיות אחראים על מה שקורה כלפי חוץ, למשל כשכתבי טלוויזיה מגיעים לסקור כנס, לדחוף להם בגרון חומר רקע.
שיווק: פרסום פנים-קהילה. איך מפרסמים את הדברים שלנו.
מיתוג: איך אנחנו לוקחים פריטים מסוימים שאנחנו רוצים לתת להם הדגשה והופכים אותם למותג. למשל להפוך את מעמד הפעילים למשהו יותר נחשק וטוב.
התחומים חופפים בקונספטים ועולה הדיון האם לתת למרטון לקחת אחריות על כולם.
חן חושב שלהפריד שיווק מיח"צ זה טעות, אולי בעתיד, כאשר נגדל ונהיה ארגון גדול עם יותר כוח אדם, כדאי לפצל.
אם אנחנו מחליטים להקים צוות שיווק אורי דורש לחזק את האמירה שצוות יח"צ יהיו אחראים על זה גם בכנסים. חן חושב שהצוות צריך לעבוד בצמוד לצוות שיווק של כנס, אבל לא בא להחליף אותו. לדעת אורי מי שנמצא בצוות שיווק של הכנס חייב להיות חלק מצוות שיווק כללי, הוא צריך גישה למאגר והנחיות כלליות ועוד.
חן טוען שהיה חוסר סנכרון בין צוות קשרי חוץ ושיווק. צוות שיווק כנסי צריך להיות כפוף לצוות יח"צ.
הוסכם שצוות שיווק הכנסי יהיה בכפיפות מקצועית לצוות שיווק ויח"צ.
כמו כן, הוסכם כי יוקם צוות אחד שיאגד תחתיו את כל תחום המיתוג, שיווק ויח"צ והוא יקרא צוות מש"י.
המנגזין – הפרויקט נכנס להקפאה מלאה, ובראי המצב של המנגזין, אין לו אחריות ארגונית שצריך להחזיק. גיא מרטון מאמין כי הפרויקט כרגע פחות רלוונטי, והוא מעדיף להתמקד במיתוג ושיווק הארגון. הדבר המרכזי ששווה לשמר מהמנגזין הוא את הסיקורים של הכנסים, אך לטענת אורי אפשר לעשות זאת גם במש"י.
הוסכם שיוקם צוות מש"י בהנהלת גיא מרטון בליווי אמנון. תתקיים פגישה עם גיא מרטון והם יציבו יעדים להתחלה. מיתוג לפעילים זה היעד הראשון.
כדי להוריד את עומס המשימות מאמנון, תמר תיקח את האחריות על תחום הפעילים ברגע שתחזור מהפסיכומטרי.
- כאמ"י 2016
מעדכנים: דיון כללי
צריך להתחיל עבודה על כאמ"י 2016. בוריס רודמן הציע את עצמו לתפקיד ניהול כאמ"י 2016. הועד בעד.
חן ציין שהוא רוצה שיהיה כאמ"י, מצד שני הוא לא יודע אם בכל תנאי אפשרי. זה שבוריס הרים את הכפפה והציע את עצמו כמנהל זה מצויין, אבל חן מפחד ממיחזור הסגל.
אורי מפחד שנשרוף חלק מהסגל, שחלקו כבר נשרף. יש צורך בכמה שפחות מיחזור סגל. חן גם ציין שהוא רוצה בתחילת הקיץ פעילות נוספת שאינה כנס. חן רוצה תכנים שמקדמים אנימה ומנגה, לדוגמא לעשות אירוע הקרנה או להביא מישהו לארץ (שזה פחות ריאלי).
תאריך הכנס המתוכנן הוא ה-25 באוגוסט. יש גיוס לכאמ"י. אם אין סגל אין כאמ"י.
13. יצירת קשר עם קוספליי IL
מעדכן: אמנון
אמנון יצר קשר עם לידר שפריר, מטעם קבוצת קוספליי IL, ודיבר איתם על שיתוף פעולה מול הארגון.
מטרות קוספליי IL:
- להמשיך בפעילות שהם עושים כרגע – מדריכים מצולמים והעלאת רמת הקוספליי בקהילה
- כיעד לטווח הרחוק – לקחת מאמא"י את עול הנהלת תחרויות הקוספליי.
אמנון הציע לקבוצה לקחת חלק באירוע גיק פיקניק. האירוע מתקיים מספר ימים, ויש יום שלא חופף על עולמות. הקבוצה מוכנה לנהל את זה אם זה דורש נוכחות בזמן היום הראשון, שאינו חופף לכנס עולמות, מאחר וחברים רבים בה מעוניינים להיות נוכחים בכנס עולמות.
14. שת"פ עם אירוע גיק פיקניק
מעדכן: אורי
לאחר הוצאת הקול הקורא הפומבי, שני אנשים התנדבו לעזור בשת"פ מול גיק פיקניק אך לא הייתה התקדמות בנושא. הוסכם שאנשי גיק פיקניק ינהלו את הצד הטכני מצידם, ואנחנו נביא אנשים שיארגנו את הפעילויות מתחת.
15. קשרי חוץ
מעדכן: חן
לכבוד כנס הארוקון 2016 נערך ביקורו של המדובב המפורסם טורו פורויה בשיתוף שגרירות יפן. בעקבות הביקור, אנו מקווים לשיתופי פעולה נוספים גם בעתיד.
איליה לזבניק צורף לצוות קשרי חוץ והיה אחראי על ליווי האורח. איליה ביצע את המשימה במקצועיות ובהצלחה. כמו כן, חן ציין לטובה את פועלו של אור פרלמן, אותו תיאר כ"צבא של בן אדם אחד".
שיתוף הפעולה התנהל בצורה חלקה, והתנהלות ביקורו של המדובב הייתה מכובדת ומקצועית. חן צופה שביקור זה יפתח לנו דלתות לעתיד ואפשרויות חדשות.
היחסים מול שגרירות יפן הועמקו לרמה שלא היתה טרם הקדנציה הנוכחית. התקיימה ארוחה רשמית בנוכחותו המכובדת של שגריר יפן בביתו, אליה הוזמנו חן, אורי וניר. השגרירות היתה מרוצה מהתנהלות הארגון והופתעה לטובה מרמת מוכנותו.
16. פניות מאז הישיבה האחרונה
מעדכן: אורי
אלון פלקסר פנה בבקשה להרים אירוע קראוקה. הוא היה מנחה אירוע הקראוקה ב-2015. הוא מציע לנהל את האירוע והוא רוצה שניתן את התמיכה הנחוצה. אורי בעד הרעיון והוא התנדב ללוות את האירוע. יש לחשוב על תאריך קיום האירוע.
