נוכחים: אורי מרקוביץ', אמנון לוי, חן וייס, שרון טורנר, תמר ירון, יבגני קנטור (נציג מטעם האגודה למדע בדיוני ופנטזיה).
1. סוגיית זכויות יוצרים
מעדכן: דיון כללי
בעקבות תלונות על דוכנים המפרים זכויות יוצרים, הוחלט שא' דוכנים יחדד את הנהלים בנושא מול הדוכנים. צוות דוכנים ידגיש שעל הדוכנים לדאוג לתעודות המוכיחות אותנטיקציה שיהיו זמינות ביום הכנס. יש להביא דוגמאות לתעודות עבור א' דוכנים.
הועד מכיר בכך שיש בעיה, ויש לו את הסמכות לשלול מכירת מוצר המפר זכויות יוצרים. אמנון הציע להתייעץ עם עורך דין שמתמחה בנושא. אורי יפתח שרשור במייל ובו הבהרה מה מעוגן בזכויות יוצרים.
2. אירוע הקרנה
מעדכן: אורי
אורי סגר עם סרגיי יצחקוב, נציג קבוצת KAT, כי הקבוצה תתרגם את הסרט.
לפי כמות המגיעים בפייסבוק, שני שליש ממכסת האולם התמלאה. אורי לא מעוניין בקופות ביום האירוע, אלא במכירה מראש בלבד. על מנת לעודד קניה מראש נגריל פרסים בקרב קוני הכרטיסים, שתכלול גם תחרות שיתופים בפייסבוק. כל שבוע תהיה הגרלה על כל מי שהזמין. הפרסים הם מתנת סטודיו WIT. נציין במכירה שמספר הכרטיסים מוגבל.
הוחלט שנקרין סרטונים של אמא"י לפני שהסרט מתחיל. כל שבוע יהיה פרסום מרוכז על אירוע ההקרנה. במהלך השבוע הקרוב יפורסם הטריילר בעברית, בו גם יצוינו כל פרטי ההקרנה.
3. סיכום אירוע חנוכה
מעדכנת: תמר
נושאים לשיפור:
- היה קצר בתקשורת בין הנהלת האירוע לבין חברי הסגל, מה שגרם למעט קשיים, אך הבעיות טופלו.
- מיקום האירוע לא יכול היה להכיל את כל באי האירוע. למזלנו, לא היה גשם ואנשים היו יכולים להסתובב ברחבה החיצונית.
- היו מספר בעיות עם דוכנים. צוות דוכנים באירועים הקרובים יעברו ריענון נהלים כדי למנוע מבעיות אלו לחזור.
- התקבלה תלונה של הורה שטען שהאירוע לא מאובטח מספיק. התלונה נבדקה וטופלה מיד בשיחה מול הנהלת המקום. יש לדאוג כי בדרג הנהלת כל אירוע יהיה לפחות חבר סגל אחד אשר מודע לנהלים הביטחוניים הנדרשים.
נושאים לשימור:
- האירוע עבר בצורה יחסית חלקה ונחשב כהצלחה ביחס למצופה מאירועי חנוכה.
- נשלחה לדוכנים מפה עם מיקומם. המפה התקבלה בחיוב, והדוכנים השתמשו בה כאמצעי פרסום.
- מודל שמירת החפצים הנוכחי עבד.
תמר תשלח סיכום מסודר עבור האירוע.
4. המנגזין
מעדכנת: תמר
יצאה מהדורה לפני חנוכה. כרגע הפרויקט עצר בין השאר כיוון שגיא מרטון, מנהל הפרויקט, עסוק בעבודה גם על הארוקון.
5. פרויקט "הספרייה"
מעדכנת: תמר
יבגני סיים לעשות מיפוי של הכרכים שיש אצלו. במהלך החודש הקרוב יבגני יכין פלאייר עבור הפרויקט, ויקיים פניה רוחבית לספריות לחדש קשר.
6. פרויקט הגיוס
מעדכן: אמנון
יוני לינדר, אחראי הגיוס, עושה את עבודתו נאמנה, הטופס באתר ואנשים נענים. אמנון ישלח בשבוע הקרוב למי שרלוונטי מהועד פניות של גיוס. כרגע הגיוסים הם בטפטופים.
7. פעילים
מעדכנים: אמנון ואורי
אמנון ערך את טופס ההצטרפות לפעילי אמא"י, אורי מעוניין לערוך תיקון נוסף טכני בטופס.
אמנון דאג לעדכן את כל מי שחידש את מעמדו ולרענן את רשימת חברי הפייסבוק. נכון לכרגע ישנם הרבה פעילים שחברותם לא בתוקף.. אורי מעוניין שבסוף החודש נעשה ריענון – נמחק כל מי שלא בתוקף. אמנון צריך לשלוח להם אזכור.
הנפקת כרטיסי פעיל – ניסיון החלוקה בדוכן אמא"י באירוע חנוכה לא עבד מספיק טוב. המתנדבים לא תודרכו כראוי ולפעילים רבים לא היה זמן ללכת לדוכן מאחר והם היו עסוקים בהתנדבות באירוע. הוצע שהחלוקה הבאה תהיה באירוע פעילים עם כרטיסים שהונפקו לחלוטין מראש.
אמנון הציע שעל כרטיסי הפעילים יודפסו מראש שמות הפעילים. הרעיון נדחה ע"י רוב חברי הועד מאחר וכרוכה בכך לוגיסטיקה רבה.
אירוע פעילים – ב14.1 יתקיים אירוע פעילים חברתי בסגנון ספידדייט. המטרה היא להשיג כמה שיותר גיוון וגיבוש על ידי יצירת קבוצות דיון שונות עם כמה שפחות חברים בתוכן.
שרון תהיה אחראית על מפגש הפעילים העיוני. מפגש פעילים עיוני כולל סקירה של פעילות הועד בחודשים האחרונים ודיון עם פעילי הארגון. האירוע יתקיים בתחילת מרץ.
8. הארוקון
מעדכן: חן
חן מעדכן שתהליך העבודה מתקדם בקצב רצוי, ובחלק מהתחומים יש אפילו הקדמה בלו"ז.
בקרוב תפתח הרשמה לדוכנים, לאחר שיתואמו מחירי הדוכנים באישור היו"ר והגזבר. כוח אדם החלו בגיוס, וצוות עיצוב עומד ביעדיו יפה.
בישיבה אושר השינוי בתקנון הקוספליי לאור החלטת הועד בישיבה האחרונה.
אורי מעוניין לקדם דוכנים מעוצבים כביתנים, ויתאם פגישה מול ניר בנושא.
9. תחרות ציורים
מעדכנת: שרון
מיתר קלאוזנר, עדי פוזנר והילה בגם מונו לאחראיות על תחרות הציורים. כרגע מנוסח תקנון לתחרות הציורים והוא בשלבי סיום. נקבע תקציב לתחרות, ויש למצוא בנוסף לתקציב גם ספונסרים לפרסי התחרות.
10. תקציב שנתי
מעדכן: דיון כללי
בישיבה התגבשה סופית תכנית עבודה שנתית שתשלח לגזבר ולאגודה לאישור.
אורי ישלח גרסה לפרסום של התקציב ותוכנית העבודה לשנה הקרובה.
11. התנתקות האגודה
מעדכן: אורי
אורי רוצה להגדיר תהליך של הכנת מסלול הכשרה לועד הבא. המטרה של מסלול ההכשרה היא שכאשר חברי הועד המקים יחתמו על המסמכים, הם יהיו מודעים טוב יותר על מה הם חותמים, ולא יתחרטו לאחר מכן. לחתימה על הקמת עמותה בישראל ישנן השלכות משפטיות שיש להיות מודעים להם. אורי מעוניין לנצל את הארוקון על מנת לעלות מודעות.
צריך להתחיל לגייס אנשים שיהיו מעוניינים. כפי שנראית ההיענות כרגע, אמא"י לא עומדים בדרישת הסף המינימאלית (7 חותמים מתוכם 5 חברי וועד ו-2 חברי וועדת ביקורת).
המשימות המוטלות על הועד בתהליך ההתנתקות:
- פנייה לרשם העמותות על מנת לברר את תהליך הרישום, כולל הבנת התקנות והמסמכים הנדרשים.
- בירור מול בנק כיצד פותחים חשבון לעמותה רשומה.
- הכנת רשימת דרישות הכוללת מה נדרש ברמת הארגון: פנייה לחברת ביטוח, חנות אינטרנטית עם מערכת סליקה ועוד.
- גיוס אנשים בהסכמה ותחילת שילובם בפעילות הועד. יתכן ואף להזמין לישיבות, כדי שיכירו כיצד הועד פועל.
12. הפקות מקור
מעדכן: אמנון
- הפקת Y Musical סיימו את הליהוק שלהם. אמנון קיים איתם ועם נציגי הארוקון ישיבה. ההפקה מתכננת לנסות להכניס הרבה דברים חדשים וכל זה נלקח לכדי חשבון בישיבה המדוברת.
- 2D מתקדמים בעבודתם.
- הפקת בראנד שהייתה אמורה לעלות בהארוקון 2017 ביקשו לדחות את עלייתם לכאמ"י של אותה שנה ע"מ להספיק לשנות את התסריט שינוי מהותי.
- מחזמר נוסף שלח תסריט, רועי רוט דחה בטענה שהוא לא קשור לאנימה וצוות הכתיבה שלו עובד על טיוטה חדשה שתעמוד בדרישה.
13. פרויקט תיכונים
מעדכן: אורי
אין עדכון בנדון.
14. נראות ארגונית
מעדכן: דיון כללי
אורי אומר שצריך סרטוני שיווק אירגוניים, אך כרגע צריך שמישהו ירכז את הנושא וידאג לו, ושווה לצלם אולי ישיבת וועד בצורה חלקית בשביל סרטון בעתיד
אמנון התנדב לרכז שינויים לאתר הארגוני.
