ישיבה ראשונה – ישיבת ועד 27.10.15
נוכחים: אורי מרקוביץ', אמנון לוי, חן וייס, שרון טורנר, תמר ירון, יבגני קנטור (מלווה הועד מטעם האגודה למד"ב ופנטזיה)
1. נהלי עבודה
תוקף החלטות המתקבלות מחוץ לישיבה: במידה ויש צורך לקבל החלטה, היא נחשבת כתקפה אם כל הועד הסכים עליה פה אחד. אם אחד מחברי הועד מתנגד, יש לבצע את ההחלטה בישיבה פיזית. ניתן לקיים החלטות חירום שהדעות עליהן חלוקות דרך שיחת וידאו. היו"ר זכאי להחליט מה נחשב חירום וכמה זמן להקציב לישיבת החירום בשיחת וידאו. במידה וחורגים מהזמן שקבע, יש צורך לקיים ישיבה פיזית.
הטלת וטו כלכלי על פי היו"ר: במקרה ונראה כי בפעילות מסויימת חריגה לא סבירה מהתקציב, אורי רשאי בתור יו"ר להחליט על וטו כלכלי. אם הועד מרגיש שאורי מנצל לרעה את כוחו, הועד רשאי להדיח אותו מתפקידו על פי הצבעת רוב.
העלאת נושאים לישיבה: ניתן להוסיף לישיבה נושאים חדשים עד 48 שעות לפני קיומה. את רשימת הנושאים נעלה שבועיים לפני הישיבה.
דחיית מועד הישיבה: ניתן לדחות את ישיבת הועד עד 48 שעות לפני מועד קיומה. אם ב-48 שעות שלפני יש שינוי, מי שצריך לעשות את השינוי עושה סבב טלפונים לוודא שכולם יודעים.
פרוטוקול: יפורסם 17 יום מיום הישיבה.
על כל נהלים אלו הוסכם פה אחד.
2. אירוע חנוכה 2015
מעדכנת: תמר
דרור טל נבחר לנהל את אירוע חנוכה.
הועברה קבלה על צ'ק המקדמה לאירוע לאורי.
האירוע יתקיים ב-13.12 החל מהשעה 11:00.
הושכרו אודיטוריום וחדר, האודיטוריום ישמש גם כחדר תוכן לפני אירוע הקוספליי.
פאנל הכר את הועד: עקב חוסר הענות לפאנל 'הכר את הועד' בחנוכה הקודם, וברצון לדאוג לנראות הארגון, הוחלט לקיים אירוע הצגה של הוועד כחלק מאירוע הקוספליי.
לו"ז לחנוכה:
30.10 – פתיחת כל ההרשמות. כולל מתנדבים, קוספליי, דוכנים ותכנים.
22.11 – סגירת כל התכנים.
בחנוכה אנחנו מעוניינים להרים פיילוט לחנות משלנו, אורי יבדוק מערכות סליקה ויעבוד על הצד הטכני. אורי ישב על זה עם מתן. אורי ידבר עם יבגני איך האגודה עושים זאת.
את משימת הסליקה אורי יסיים עד ה6.11
תמחור:
המחיר שנה שעברה היה 15 שקלים הרצאה, 20 קראוקה. אירוע הקוספליי הוא בחינם.
תמר תדבר עם אורי על אקו"ם עד לישיבה הבאה.
3. הארוקון
מעדכן: חן
ניר דרניצקי התחיל את הגיוס של הסגל. כעת מחפש ע' מנהל נוסף שיהיה תחתיו בנוסף לבוריס רודמן.
הועלתה הצעה להוציא קול קורא לתפקידי סגל, במקרה ויש כוונה לעשות זאת זה יקרה עד ה-3.11.
קשרי חוץ כרגע מתקיימים דרך א' תכנים, אורי ביקש לגייס א' קשרי חוץ במקום שאור פרלמן ידאג לזה בתור א' תכנים.
4. פרויקט הספרייה
מעדכנת: תמר
תמר מעדכנת שהיא יצרה קשר ראשוני בקדנציה עם מנהל הפרויקט, יבגני. יבגני עדכן את מצב הפרויקט וביקש שנאשר תקציב. 90% מהמנגות שנקנו עד כה הולכות לספרייה, 10% מחכות למיון והעברה.
התקבלה פנייה להקים ספרייה במדיטק בחולון. התשובה שניתנה ליוצרת הקשר היא יהיה בדיקת רצינות מול אורי.
5. מנגה קפה
מעדכן: אורי
אורי שוקל אם במהלך החודש כדאי לעשות קול קורא כדי לפתוח מחדש. בנוסף לכך, התקבלה פנייה מטעם בחורה המעוניינת לקדם את תחום האנימה והמנגה בחולון, הוצע לה לבוא לראות איך נראה מנגה קפה צעיר ולשקול לפתוח תא בחולון. אורי ידאג לישיבה הבאה לציין האם יש יעדי קדנציה של הפרויקט.
6. צוות תכנים כללי
מעדכנת: שרון
שרון תבקש התייחסות הצוות לתוכנית עבודה, לראות מה הן רוצות לעשות בשנה הקרובה ואיזה תקציב הן דורשות.
7. פעילים
מעדכן: אורי
הוחלט כי לא יהיה אחראי פעילים אחד, אלא שהטיפול בנושא יבוצע ע"י כל הועד. בכל ישיבה התפקיד המנהלתי יוחלף על ע"י חבר ועד אחר, וכך לכל אחד בועד תהיה מעורבות בדבר.
הועלתה הצעה לארגן אירועי הווי 4 פעמים בשנה. אורי מעוניין לארגן את הראשון, בחודש דצמבר.
אמנון יהיה אחראי לסדר מחדש את רשימת הפעילים, וכן לעשות וידוא של תוקפם.
חן הציע לרענן את טופס בקשת הצטרפות למעמד הפעילים, וכן לתכנן תקציב עבור הפעילויות המתוכננות לחברי מעמד זה.
8. חלוקת תפקידים
מורשה חתימה:
הוצע לקיים מתווה בו הגזבר והיו"ר, כל אחד יחזיק משהו אחר המחייב את השני לאישורו הפיזי. למשל שהיו"ר יחזיק בפנקס הצ'קים והגזבר יהיה מורשה החתימה.
נחכה לתשובה ממתן לאישור ההצעה. ברגע שמאשרים את המתווה, אורי יסגור מול מתן מי מהם יחזיק את הצ'קים ומי יהיה מורשה החתימה.
דובר:
הוסכם פה אחד שדובר הועד ישאר היו"ר כל עוד ההודעה עוברת מול הועד.
9. המנגזין
מעדכנת: תמר
המנגזין סיימו את הפגרה. כמו שקרה בסוף הקדנציה הקודמת, התדירות השתנתה לפעם בעונה (אחת לשלושה חודשים). אמנון הציע לקרוא למהדורה על פי העונה ("מהדורת סתיו").
מונתה חברת צוות חדשה, אניטה קרפל, שתפקידה עריכה בסיסית ואיסוף חומרים.
אורי ביקש מתמר שלישיבה הבאה תביא יעד ותקציב. אין מניעה לרכוש ציוד עבור המנגזין, כל עוד חברי הפרויקט מסכימים שבמידה והפרויקט מסתיים, הציוד נשאר ברשות אמא"י.
10. מחזות זמר
מעדכן: אמנון
אמנון עדכן שבחלק ממחזות הזמר עדיין יש שירים עם לחן שמוגן בזכויות יוצרים, אורי אמר שיש לבצע פנייה לאקו"ם בנושא.
11. פניות מאז הישיבה האחרונה
מעדכן: אורי
- התקבלה פנייה מבחורה שרוצה לקדם את תחום האנימה והמנגה בחולון.
- התקבלה פנייה מטעם איילת בורכיס. קיבלנו פנייה להפגש עמה ולדון באופציה לשיתוף פעולה מול קבוצה נוספת ששמה לא צויין. אורי בתגובה אמר שמוכנים להפגש, וביקש שתזהה את הקבוצה השנייה.
- התקבלה פנייה מטעם יפנית שרוצה להנגיש את אמא"י ליפנים. אורי וחן ייפגשו עמה במהלך החודש הקרוב על מנת לבחון שיתוף פעולה.
12. גיוס כוח אדם
מעדכן: אורי
יוני לינדר ביצע פנייה למייל בתגובה לנושא חוסר כוח האדם שעלה באסיפה. יוני מציע להחזיר את גיוס כוח האדם למשימות שותפות של הארגון. יוני התנדב לעשות את תפקיד אחראי הגיוס, ואפילו הלך והכין רשימת תפקידים שנשמע לו אפשרי שאפשר לעשות להם דרושים. לפני שאנחנו נאשר את הרשימה המלאה הן צריכות לעבור דרך צוותים מתאימים.
13. שקיפות ארגונית
מספרים: אף אגודה קיימת לא מדברת בפרהסיה על המספרים שהיא עושה.
גם בלי שנדבר על מספרים, אנשים מנסים לנחש כמה כסף עולה לנו, פתוח לביקורת. המספרים נמסרים למשתתפי האסיפה הכללית כל שנה, ובאופן כללי אינם רלוונטים באף מועד אחר. בישיבת הפעילים העניינית שהתקיימה בקדנציה הקודמת התנהל דיון בו הוועד הסביר כי מספרים מוערכים נמסרים לשותפים עסקיים פוטנציאליים על מנת לקדם את פעילויות הארגון, אך אין תועלת בלפרסמם בפומבי מלבד באסיפה הכללית.
הוחלט לדחות דיון זה למועד מאוחר יותר עקב קוצר בזמן.
14. WCS
יבגני יוציא הודעה רשמית על הקפאת הפרויקט. במידה ומישהו ירצה להרים את הכפפה ולחדש את הפרויקט, שיפנה לועד פרטנית.
15. התנתקות מהאגודה
התפקיד של יבגני זה לפקח על הארגון ולייעץ, להוות קישור לאגודה במידה ואנחנו צריכים משהו. למשל ניילון כרטיסים, מערכת סליקה. המטרה של יבגני זה גם לראות איך מכניסים את הפרסומים של אמא"י לפרסומים של האגודה. זה לא אמור להיות קשה, רק צריך להציף דברים. הסיבה שיבגני פה זה כדי לראות איך הוא עוזר בתהליך בדרך לעצמאות, גם מבחינה בירוקרטית וגם מציב לנו יעדים בשנה הקרובה שנראים לנו רלוונטים להתנהגות. למשל תקציב הארגון ותוכנית עבודה שנתית.
הכוונה היא שהארגון יהיה עצמאי מבחינה מנהלתית ומשפטית.
שתי נקודות מרכזיות בהקשר זה יהיו הקמת חנות פרטית, ועבודה על תוכנית עבודה.
16. תוכנית עבודה שנתית:
אורי ישלח לועד את תוכניות העבודה של השנתיים האחרונות וכן יכין טיוטה ראשונית שמבוססת על האירועים השונים. חברי הועד נתבקשו להוסיף את כלל המטרות והיעדים שיש לכל אחד מהם לשנה הקרובה, ובישיבה נעצב זאת לתוכנית עבודה הגיונית ומסודרת. השאיפה היא לאשר את תוכנית העבודה הסופית בנומבר.
משימה זאת אורי יעשה עד ה2.11.
17. קשרי חוץ
מעדכן: חן
אורי רוצה לנסות לקשר לגופים בישראל. קומיקס וייב רצו להכנס לארץ דרכנו, זה נפל כי סלקום TV לא נראו מעוניינים, ולא להוט ולא ליס היו ערוצי תקשורת מתאימים. גם אורלנדו התחילו את המגעים וניתקו באמצע.
אנחנו רוצים לקדם, אם נצליח לעשות אנחנו ננגיש את האנימה בארץ, נהיה חלון ישראלי לסטודיואים ביפן. זה מהלך שאם אנחנו מצליחים לקדם, מדובר בהתקדמות משמעותית בפיתוח התחום בארץ.
אורי רוצה שזה יכנס כיעד בתוכנית עבודה מסודרת, זה הצורה הישירה ביותר לקדם את התחום.
18. מערכת ניהול משימות
חן הציע מערכת ניהול משימות שאמא"י יעבוד מולה בשם רדמיין
19. אתר ארגוני
אורי בקשר עם עומרי על יישום החנות. קיים חוסר במעצבים לאתר החדש.
20. נראות ועד
פרויקט ראשון – השתתפות באירוע קוספליי באירוע חנוכה.
