ישיבת ועד אמאי שלא מן המניין (12.02.2019)

נוכחים בשיחת טלפון: יוני לינדר, תומר דוד, תומר שלו, אורי מרקוביץ', לירון אפריאט, אלה ברוך, בן דינוביץ'

פלומה פרלוב, א' קוספליי בהארוקון 2019, הצטרפה לישיבה טלפונית.

אורי כינס את השיחה אחרי שיחה עם תומר שלו מלווה הארוקון שבה נאמר שצריך לדבר על הקוספליי בכנס, לבקשתה הדחופה של פלומה פרלוב א' קוספליי בכנס.

פלומה מציגה את ההתנהלות מול צוות ACC מצד צוות הקוספליי הכנסי ומפרטת כמה מהבעיות שהיו בה לאורך הדרך. דוגמה עכשווית היא בעיית התקנונים, מכיוון שהם תחת אחריות ACC ולא צוות קוספליי – העיכובים בשליחתם גרמו לבעיות ועיכוב בפתיחת ההרשמה לתחרות. התקנון שנשלח בפרט עבור WCS כלל חלקים שבכלל רלוונטיים רק לפיילוט שהיה אמור להתקיים (אך בסוף בוטל) בכאמ"י, ובנוסף אליהם לא תואם לתקנון התחרות הבינ"ל באופן מלא. חוסרים אלו יכולים בעיקרון היו לגרום לסילוקנו מהתחרות, ורשימת החוסרים המלאה נמצאה בעזרת לירון וסם דניאל בעקבות המקרה.

בעיות אלו בתקנון דורשות תיקון מיידי וצוות קוספליי מרגיש חוסר אונים מכיוון שהלכה למעשה אסור להם להוציא תיקון כזה, כי הוא בתחום האחריות של ACC.

פלומה מציינת שחוזה שהיה אמור כבר להיות מוכן וזמין לצוות קוספליי טרם נשלח אליהם אפילו ברמת טיוטה, נמצא למיטב ידיעתם כרגע אצל עו"ד.

פלומה ממשיכה ומתארת כי חלוקת האחריות בין ACC ובין צוות קוספליי לא הוגדרה היטב ולא ברורה גם עכשיו, מה שגורם לחיכוכים ובעיות רבות. היא מתארת כי מענה מנציגי צוות ACC לצוות קוספליי לוקח זמן רב, מה שגורם לבעיות כאשר חלק משאלות אלו הן שאלות ממתמודדים כאשר ההרשמה כבר החלה.

קצר דומה קורה כאשר צוות ACC הם אלה שעונים לשאלות לגבי התחרות בקבוצה ייעודית למתמודדי WCS, ואז יש שני מקורות שונים לשאלות אלו שלעיתים עונים תשובות סותרות.

לאור כל הדברים האלה, אשר מעלים תחושות קשות בצוות קוספליי שהוא כבר צוות שוחק ומאתגר, פלומה וצוות קוספליי מבקשים להעביר תחת אחריותם את כל תחומי האחריות של צוות ACC בנושא WCS וכל פעילות הקשורה באופן ישיר לקיום התחרות, לפחות עד הכנס. הם לא רוצים להמשיך להיות תלויים בצד שלישי בתקופה עמוסה זו עד הכנס.

התקיים דיון קצר על החוסרים בתקנון שנשלח ע"י צוות ACC. פלומה מדגישה כי גם חוסרים שנראים קטנים הם עילה לפסילתנו מהתחרות הבינ"ל.

לירון טוענת שאי אפשר להמשיך בחלוקה כזו שאף אחד לא יודע להגדירה של התפקידים, צריך לאחד הכל לצוות אחד.

הועד שואל את פלומה האם היא וצוותה יוכלו לטפל בנושא WCS במידת הצורך גם אחרי הכנס או שמדובר רק על טיפול עד הכנס. פלומה זמינה לטיפול בנושא גם אחרי הכנס.

התקיים דיון קצר לגבי התקנונים והדדליינים שהם נשלחו בהם, מסתמן שהיה חוסר תיאום בין ACC לבין הכנס בנוגע לדדליינים אלו שיבדק בתהליך סיכום הכנס.

נאמר כי התקשורת עם WCS עצמם מאוד בעייתית, הם לא עונים למיילים, פרקטית רוב התקשורת היא דרך קשרים של לירון וסם.

פלומה מציינת שהפיכת תפקיד א' קוספליי לתפקיד שממשיך בין כנס לכנס (לצורך העניין תפקיד "א' קוספליי הארוקון" שעובד כל השנה על הארוקון ספציפית) יעזור לתפיסתו בקהילה כי כרגע אנשים לא רוצים לעשות אותו כלל.

יוני מציינת שאם לפצל חלק מסמכויות צוות קוספליי לACC כגון התקנונים גרם לנזק אז יש מקום להבין אם הועד צדק בהגדרת התפקיד שלו לACC מלכתחילה.

פלומה מציינת שמנקודת מבטה נגרם יותר נזק מתועלת.

אורי מסכים עם הדברים, מציין שאי אפשר לתקן את שכבר נעשה אך ישמח לתת לעת עתה את הסמכויות לצוות שאחראי ישירות על האירוע, הם אלו שחווים את הדברים מיד ראשונה.

פלומה מציינת שנתן רונין מנהל הארוקון היה מעדיף לו כל האחריות על האירוע הייתה תחת צוות קוספליי, תומר שלו מלווה הארוקון מאשר את דבריה.

פלומה עזבה את הישיבה.

תומר דוד שואל לגבי האם יש ניגוד אינטרסים עם השתתפותו בשיחה, מכיוון שאולי ישתתף בתחרות קוספליי בהמשך השנה; אורי ולירון אומרים שלא רואים בעיה, בין השאר כי אין קשר לבחירת שופטים.

תומר שלו מציג כי לראייתו הפיצול בין צוות קוספליי ו-ACC רק מזיק לכל העבודה הנוגעת לקוספליי בארגון, לתפיסתו מדובר בעיקר בליקויים מצד ACC.

יוני שואלת: איזה תפקידים קיימים הנוגעים ל-WCS ב-ACC, ומי מטפל בהם? אלה מפרטת על התפקידים, מי שמטפלים בהם הם רק עמנואל יוסופוב חבר הצוות ואלה, עם שאר הצוות כגוף מייעץ ומקום לדיונים. בפרט רוב המסמכים החוקיים, התקנונים וכו' היו תחת אחריותה של אלה. התקשורת עם WCS עצמם כבר עברה לסם דניאל שהיא ה"מארגנת" שנקבעה לWCS ע"י אמא"י, בעיקר מכיוון שWCS בקושי עונים במייל לצוות ACC – עד כה כל התקשורת הייתה מתוך הצוות.

לירון מפרטת על תפקידי ה"מארגן" לשאר הועד. אלה מפרטת את המשימות שעוד יש לעשות לקראת WCS, שכרגע הן באחריותה ובאחריות עמנואל. יוני שואלת לגבי משימות אלה האם מישהו כבר התחיל לטפל בהן, נענית שלא אקטיבית, כיוון שמדובר במשימות עבור היום שאחרי הארוקון וקביעת הזוכים

יוני מציינת שנשמע שההשפעה העיקרית של העברת נושא WCS כולו מ-ACC לפלומה תהיה שתפקידים שעמנואל עשה יעברו להיות תחת אחריותה, כאשר הלכה למעשה חצי מהעבודה על WCS נעשתה על ידי חברת ועד (ע"י אלה). לתפיסתה של יוני זה אומר שאין פה עבודה של צוות וזהו לא מצב טוב.

אלה מציינת שעשתה נושאים כמו התקנונים מכיוון שהיא האחת שהכי מתאימה לעניין בצוות.

תומר שלו מסכים כי נשמע שמדובר בעבודה של אלה ועמנואל ולא של צוות שלם, אלה מדגישה כי עמנואל עשה חלק מהותי מהעבודה.

אלה מעלה חשש לגבי מה יקרה בטווח הארוך עם WCS אם נעביר אותו כרגע לצוות קוספליי שיכול להתפרק עוד חצי שנה.

אורי מציין שאין אף פתרון מושלם בנקודת הזמן הנוכחית. לדעתו יש לתת לפלומה את תחום האחריות על WCS, אורי מביע אמון ביכולתה לבצע הכל על הצד הטוב ביותר, ומציין שסם אמרה כבר שתשמח לגבות את פלומה בנושא. האופציה השניה היא ההיפך, לתת לACC את תחום האחריות באופן מוחלט ושהם יטפלו בו עד הכנס ובכנס עצמו.

אלה אומרת שיש דברים קונקרטיים הנוגעים לניהול התחרות שצוות קוספליי יכול לטפל בהם בלי שנעקור את כלל האחריות מ-ACC ונעביר אליהם.

יוני מציינת שההחלטה לא יכולה להיות רק "האחריות אצל פלומה וצוות קוספליי כנסי" – עלינו לציין את הממשק שלהם עם הועד אם זו תהיה ההחלטה.

אורי מציין שבכל מקרה לא נוכל להעביר החלטה כזו בלי אישורו של נתן, כי הוא אחראי על הכנס ופלומה צוות תחתיו. בכל מקרה – ההחלטה כעת לא יכולה להיות גורפת ועלינו לשבת באופן מסודר בישיבת ועד ולהחליט מה בדיוק יקרה הלאה. לעת עתה אורי רוצה להעלות להצבעה את העברת מכלול האחריות על WCS לידי צוות הקוספליי הכנסי של הארוקון עד להודעה חדשה.

אלה שואלת מדוע שלא נצרף את פלומה לACC כך שתקבל את תחומי האחריות באופן מסודר תחת המסגרת שכבר קיימת.

יוני מציינת שלדעתה עדיף שאם אנחנו מעבירים את האחריות, שנלך עד הסוף.

התקיים דיון קצר לגבי תפקיד ה"מארגן", הוסכם שיעלה בישיבת הועד כי אינו קריטי לרגע זה.

אורי מפרט נוסח להחלטות הנוכחיות שעלינו להצביע עליהן, כאשר החלק הקריטי הוא בעיקר העברת הסמכות לשנות את התקנונים.

הצבעה 1:

הוועד מעביר את כל הסמכויות הקשורות לתחרות הקוספליי (כולל WCS בהקשר לכנס הארוקון 2019 ותחרות WCS 2019) לידי צוות קוספליי של כנס הארוקון עד לישיבת הוועד שבה תועבר החלטה מסודרת. עד זמן זה ימונה מלווה וועד שיהיה בקשר עם צוות קוספליי בשביל כל הנושאים שלא ניתן לפתור ברמה כנסית.

הצבעה:

בעד: 6 (יוני, לירון, אורי, בן, תומר שלו, תומר דוד)

נגד: 1 (אלה)

נמנע: 0

ההחלטה עברה

הצבעה 2:

נשאל מי יהיה המלווה מטעם הוועד עד לישיבת פברואר שבה יוסדר העניין. לירון ואלה הציעו את עצמן והוועד צריך להחליט מביניהן.

הצבעה:

לירון: 5 (יוני, בן, לירון, אורי, תומר דוד)

אלה: 1 (אלה)

נמנע: 1 (תומר שלו)

ההחלטה עברה – לירון תהיה המלווה.

הצבעה 3:

הוועד נותן סמכות מלאה בעבודה משותפת עם המלווה של צוות קוספליי לידי צוות קוספליי לכתוב תיקון לתקנונים הקיימים לכנס הארוקון 2019.

הצבעה – ההחלטה עברה פה אחד

לירון תדבר עם פלומה ותעדכן אותה בהחלטות הישיבה.

הישיבה נסגרה.