נוכחים: אורי מרקוביץ', יוני לינדר, תומר דוד, בן דינוביץ', אלה ברוך, סבי איזילוב

1.  קש"ח – קשרי חוץ

מעדכן: אורי

נטע וייס גויסה לצוות והצוות מנסה לגייס חבר צוות נוסף בקרוב. לאחר מכן תיקבע ישיבת צוות פיזית ראשונה, על מנת לנסות לייעל את עבודת הצוות ולהבין את צורת העבודה הנכונה בו.

2.  עדכונים ביורוקרטיים

מעדכן: אורי

נפתח תא דואר ארגוני.

3.  מצב שימור ידע ארגוני

מעדכן: תומר

הסידור הנוכחי מול כאמ"י היה שלחן וייס, מנהל הכנס, יש את ההרשאות לפתוח משתמשים לחברי הסגל שלו. חברי סגל כאמ"י העלו בפני תומר שהסידור הזה לא כל כך מסתדר, אז כרגע תומר מעניק הרשאות נקודתית לכל מי שמבקש מהסגל.

מאז הארוקון הייתה האטה בקצב העריכות לוויקי.

4.  פרויקט תלתן

מעדכנת: אלה

הצוות עובד על התחרות הבאה שתעלה בכאמ"י. התקנון נשלח לאישור הועד.

אורי מעלה שהייתה אי הבנה בנוגע לתיאום בין מעבירת תוכן מטעם תלתן וצוות תכנים שקיבל פניה שלה. יש לזכור לעתיד שיש לעדכן את צוות תכנים כאשר אנחנו רוצים להעלות תוכן מטעם הועד בכנס.

5.  פרויקט ספריה

מעדכן: סבי

הצוות קיבל תרומה רצינית מאור פרלמן בתשלום סמלי יחסית לגודלה, כמות כרכים גדולה מאוד שמכסה את מטרת כמות הכרכים של הפרויקט לקדנציה הנוכחית והבאה יחדיו. סבי מציין שכנראה שאפשר להוריד תקציב בשנה הבאה בעקבותיה.

יש פניות רבות לפרויקט מספריות, בין אם להצטרפות אליו או אף להעברת תוכן בהן (פניות אלה עוברות לצוות תכנים שנתי).

חסר צוות לפרויקט, בעיקר אנשי קשר לספריות, וחסר גם אחראי מדיה אינטרנטי שיענה לפניות.

דרור טל מנהל הפרויקט מבצע חלוקות לספריות השונות והן מתקבלות בשמחה.

יבגני קנטור פנה לפרויקט מטעם מגזין "בועת מחשבה" לגבי הדפסת גיליונות של המגזין לספריות. סבי הקצה חלק מתקציב הספריה להדפסה כפיילוט לארבע ספריות על מנת לראות אם הקהל מעוניין בכך.

6.  פניות שהתקבלו במייל

מעדכן: דיון כללי

התקבלה דרך קש"ח פניה מהאגודה לידידות יפן. מגיעה להקה יפנית שהייתה בארץ בעבר, הם רוצים להגיע שוב, לקיים איזה הופעה בערב בשיתוף איתנו.

אורי מציג שצריך להבין מה בדיוק הם רוצים; אפשר לשלוח חבר ועד שיברר מה העניין בדיוק, אבל לדעתו צריך מישהו מקש"ח שידבר עם אנשי הקשר של האגודה לידידות, יברר בדיוק מה קורה ואז יחזיר מידע זה לועד שיוכל להחליט מה לעשות בעניין.

אורי ממליץ לשלוח מישהו מקש"ח ומישהו מצוות תכנים שנתי לישיבה, ואז להעלות נושא זה חזרה לועד כשנדע יותר על העניין.

אלה מציגה פניה מ"סאמר קאמפ יפני" לילדים בנתניה, הם רוצים מישהו שיעביר להם תוכן בנושא יפן המודרנית. הפניה תועבר לצוות תכנים שנתי, ומקסימום אורי יעביר שם הרצאת 101 כלשהי.

הגיעה פניה ממוזיאוני טיקוטין לגבי פרסום אירועים שלהם, הפניה תועבר למש"י.

הגיעה פניה מחבר קהילה הרוצה את עזרתנו בעבודה סמינריונית על קהילות. הוא מהצפון ורוצה פגישה פיזית, אלה תפרסם בנושא בקבוצת הפעילים כי לחברי הועד אין זמינות וניידות לפגישה זו.

התקבלה פניה ממנהל סינמטק חולון, הוא קושר אלינו ע"י רז גרינברג ורוצה לדבר עם אורי טלפונית. הוא רוצה שנעשה אירועים של אמאי שם ובפרט הקרנות, ואולי אפילו אירועים יותר גדולים. אורי יקיים איתו שיחה, הוא סבור שנוכל להרוויח הרבה מקשר זה.

7.  צוות תכנים שנתי

מעדכנת: יוני

קן הקוקיה – הצוות כבר התחיל לגייס מרצים לליין הרצאות במקום. אורי מבקש לוודא שגם נוצר קשר ראשוני מול המקום עצמו כדי שלא יפול הקשר.

הצוות מגייס מרצים למספר אירועים בארץ בעתיד הקרוב – אירועי הטאנאבאטה ופסטיבל אנימיקס, כמו גם אירוע בספריה בעומר.

8.  ג'ייפארטי יוני 2018

מעדכנת: יוני

המסיבה מתקדמת כהלכה, התקציב מפורט במייל לועד.

יוני מציגה שבניגוד להחלטות ועד עומדות, היא רוצה לתמחר כרטיס בלי לתת הנחת אמאי ובלי לתת כניסות חינם לסגל ארגוני או ועד. זאת מכיוון שהמסיבה היא אירוע הדוק מדי בתקציב ונחשק מדי, ושיש לנו יותר מדי סגל ארגוני וזה יסתום לנו המון כרטיסים אליה.

יוני מעלה להצבעה את ההצעה שלא ינתנו הנחות לחברי אמאי או כניסות חינם לסגל הארגון במסיבה. הצבעה – 5 בעד (יוני תומר אורי בן סבי) 0 נגד 1 נמנע (אלה) – ההצעה עברה.

9. סגל ארגוני

מעדכן: אורי

אורי מציג, לאחר ההחרגה של המסיבה מהחלטת העבר על כניסות חינם לסגל ארגוני שצריך להסדיר את העניין של כניסות חינם והחרגות כאלו לסגל ארגוני. הוא מציג שלפתוח ולהתדיין מחדש כל אירוע זו צורת עבודה לא כל כך תקינה.

התקיים דיון על הצעות שונות, כמו הגדרות מכסות ספציפיות (5%) של כרטיסים פר אירוע שישמרו לסגל ארגוני, הצעה שבעייתית מבחינת כמות הסגל הארגוני שיש לנו באירועים קטנים – יהיו מעט מאוד כרטיסים זמינים וקשה למצוא דרך הוגנת לחלקם.

אורי מציג שלמשל להקרנה, בה אין מחסור כזה בכרטיסים, לא כל כך אכפת לו אם האירוע יפסיד קצת כסף בשביל שסגל ארגוני יהנה יותר.

בן מעלה הצעה – נקצה סכום מסוים לכל חבר סגל ארגוני בכל חצי קדנציה להנחות לאירועים בנוסף לכרטיסי הכניסה חינם לשני הכנסים הגדולים. הועד מסכים שזו הצעה מוצלחת כי נוכל להקצות מראש תקציב קבוע להנחות כאלו, ואז זה לא יהיה "הפסד" של האירועים כי הקצנו כבר את התקציב הזה בתחילת השנה. הועד מסכים שעדיף לא ליישם זאת בקדנציה הנוכחית, אלא להעביר כהמלצה לועד הבא שיכנס, בזמן בניית התקציב שלהם.

יוני תוודא שמידע זה רשום לקראת הקדנציה הבאה בתיק החפיפה.

10. צוות ACC

מעדכנת: אלה

הצוות מתכונן לקראת ההכרזה על ההשתתפות בWCS. הצוות כמובן חושש מתגובות שליליות אפשריות ולכן מנסה לתכנן את ההכרזה כמה שיותר טוב.

כשלב ראשון, יוציא הצוות סרטון הכרזה "כיפי" (בשיתוף פעולה עם גיא מרטון), עם "בולטים" (bullet point)  קצרים על מה זה אומר בעצם שאנחנו משתתפים בתחרות. בן ממליץ לפנות לגיא תמיר וגל פרי בנושא, לאחר הסרטון המוצלח שלהם לתחרות השירה.

לאחר מכן יפורסמו תקנונים מעודכנים לקראת התחרות, עם הודעה מסודרת של הסבר לכל השינויים בהם, כולל השינוי בקטגוריות. יוני ממליצה לפנות לעומר יהושע בנושא כדי לייעל את העברת המידע, לאחר ההצלחה עם הסרטון הנוגע לעניין הטכני בתחרויות הקוספליי בכנס הקודם.

לבסוף הצוות מתכנן לעשות לייב שאלות תשובות. בן ממליץ לדבר עם תומר שלו לגבי אולפן.

הועד מציין שיש להדגיש שבכאמ"י בלבד מדובר ב"מוקדמות דמה" ולא מוקדמות אמיתיות לWCS.

11. תקציב ישיבות צוותיות

מעדכן: בן

כהמשך לדיון במייל, יש ישיבת מש"י ראשונה פיזית בה יוסדרו כל חלוקות התפקידים של מש"י. חברי הצוות שאלו לגבי כיבוד והוצאות נסיעה לישיבה זו. בן רוצה לבקש לישיבה הראשונה הזו אישור לתקציב עבור אוכל והחזרי נסיעה לתחבורה ציבורית בלבד. הישיבה כרגע מתוכננת לעוד כשבוע-שניים.

הארגומנט הנגדי שהציג דני בדיון במייל הוא שאנחנו כבר חורגים מאוד מהתקציב שלנו השנה ולא ראוי שנאשר תקציבים כאוות נפשנו במצב זו.

תומר מציג שהוא מאוד חושש מהעברת החלטה כזו כהחלטה תקדימית, ולא חד פעמית. יוני מציגה כדוגמה תומכת לדבריו של תומר את צוות קש"ח, שיש לו ישיבה במתכונת דומה בקרוב.

אורי מבקש להעלות להצבעה – תקציב (סכום ספציפי מצונזר) לישיבה של מש"י, להחזרי נסיעות בתחבורה ציבורית וגם כיבוד. הצבעה – 4 בעד (יוני אלה בן סבי) 2 נגד (אורי תומר) 0 נמנע – עבר

אורי מבקש כהצעת המשך – תקציב (סכום ספציפי מצונזר) לישיבה ראשונה של קש"ח לכיבוד בלבד – 6 בעד (אורי אלה בן תומר סבי יוני) 0 נגד 0 נמנע – עברה פה אחד

12. כאמ"י 2018

מעדכן: אורי

העבודה מתקדמת טוב, הצוותים שמחים ועובדים טוב, כל הסגל אויש וגויס. חן פותר כל חיכוך שעולה ואין חיכוכים מתמשכים.

יש סיור בבנייני האומה בעוד שבוע, ויש ישיבת סגל שניה בסוף החודש.

13. נוהל משוב ארגוני

מעדכן: אורי

מסמך המפרט את הנוהל נשלח לועד, יש להוסיף אליו נספח שאלות משוב ונספח הנחיה לקיום שיחות ביקורת. הנוהל בא להחליף לגמרי את הקונספט של שיחות סיכום של הועד עם סגל כנסים.

אורי מציין שעוד יש להוסיף אופציה לרפלקציה בין אדם למי ששתי דרגות מעליו – כלומר להעביר ביקורת על מי שמעליו בלי שהאדם הזה יראה. יוני מציינת שצריך להחריג את זה עד רמת הועד במצב כזה, למשל אם מישהו רוצה לעביר ביקורת על מנהל הכנס. אורי יוסיף למסמך אופציה להעברת ביקורת כזו לרמות מעל הממונה הישיר.

כמובן שכל מקרה וביקורת שקשורים למישור של צוות מרחב בטוח עולים אך ורק לצוות מרחב בטוח בראשות עמית ששון.

14. מפגש פעילים ענייני

מעדכן: תומר

התקיים מפגש פעילים ענייני, היו סביב ה-15 איש שהצביעו לתאריך הנבחר, 9 סימנו הגעה לאירוע עצמו, ולאירוע עצמו הגיעו 11 איש בסה"כ מהם 6 חברי ועד. תומר לא בטוח מה אפשר היה לעשות מעבר לכך – פרסום לא נראה לו שהיה עוזר.

בן אומר שבכללי זה קשור לאיך שהארגון מתייחס לפעיליו – "צריך לתת איזשהו תמריץ להגיע". הועד מחליט לחדול את הדיון בנושא זה לכרגע מפאת השעה המאוחרת, ולפתוח אותו מחדש לדיון בישיבה הבאה או במייל.

15. מועדוני צפיה

מעדכנת: יוני

הנושא הוצע ליוני במקור ע"י ניר דרניצקי מנהל הארוקון 2015-2018 בשיחות פרטיות. הרעיון הכללי הוא מועדון צפיה באנימה, כאשר המטרה היא לבנות את הקהילה שלנו מהגילאים בהם אנשים נכנסים לקהילה במקור, ובכך גם לפתוח פתח למצוא את האנשים שיוכלו להיות הדור הבא של אמא"י.

הבעיה העיקרית שבגללה לא עלה הנושא עד כה היא העניין החוקי, צריך הרי להקרין אנימה באופן חוקי. לאחרונה יוני בדקה ומצאה שקראנצ'ירול מציעים אופציה לפתיחת משתמש ל"מועדון צפיה" – נשמע כמו בדיוק מה שאנחנו רוצים, למרות שעוד צריך לעשות בדיקה מולם על הליך העבודה איתם ועל השליטה שלנו במשתמש אם נעניק את הסיסמה לראש המועדון הרלוונטי למשל. ככלל, קיום אופציה זו פותחת את האפשרות של דיבור על מועדוני צפיה אלו.

הפורמט הבסיסי – אנו נממן מפגש חודשי באיזה חדר באשכול פיס או מתנ"ס בו נצפה בכמה פרקים ואז נדבר על מה שראינו. אם המועדון עצמו ירצה לראות אנימה בלי קשר למפגשים אלו הם מוזמנים כמובן ובתקווה יוכלו לראות דרך המשתמש גם בלי השגחתנו הישירה, כי כמובן שאנחנו לא ניקח אחריות על פעילות מועדון שצופה בסדרות באופן שאנחנו לא יודעים שחוקי.

יוני רוצה בעיקר לבדוק כרגע האם יש טעם להמשיך לבדוק את הנושא, כי כמו שדובר בישיבה כבר עשינו הוצאות לא טריוויאליות השנה. היא מפנה לתומר את השאלה בהתחשב בנקודות שלו לגבי תקציבי ישיבות ומפרטת את התקציב הצפוי.

תומר מציין שהוא לא רואה בעיה בתקציב המוצע, והסיבה היא שזה פרויקט שמקדם את הארגון אקטיבית ולא ישיבות של צוותים שעד כה לא היה להם תקציב ישיבות.

הועד מציין רצון לקיום הפרויקט ומבקש מיוני הצעה יותר קונקרטית לישיבה הבאה או למייל.

נושאים שעודכנו במייל:

1. אמאי החדש

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

2. הפקות מקור

מעדכנת: יוני

הצוות עובד על עמוד הפקות מקור לאתר אמא"י. הצוות לא עובד עם אף הפקה כרגע.

3. מחסן

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

4. כוח אדם

מעדכן: אורי

אין עדכון החודש.

5. זכויות יוצרים ארגוניות

מעדכן: אורי

אין עדכון החודש.

6.  קש"פ – קשרי פנים

מעדכן: אורי

רז ממשיך בעבודתו לקראת הכנס הקרוב, מנסים לגבש מצגת מכירות.

7. מש"י – מיתוג, שיווק ויחסי ציבור

מעדכן: בן

ישיבת מש"י שנקבעה ל-1/6 נדחתה עקב בעיות אישיות של חלק מחברי הסגל אך עדיין תתקיים בחודש יוני.

מעבר לכך אין עדכונים משמעותיים.