ישיבת ועד אמאי 2019 יולי (23.7.2019)
נוכחים: תומר דוד, תומר שלו, אורי מרקוביץ', יוני לינדר, אלה ברוך, לירון אפריאט.
1. בחירות
מעדכן: אורי מרקוביץ'
אור סגל, שניהל את הבחירות בשנה שעברה, הסכים לנהל את הבחירות השנה גם כן.
תיקבע ישיבה בשבוע הבא, בעדיפות ישיבה טלפונית, בין הועד וצוות מש"י לצורך שיווק הבחירות. אחריות יוני. הצעה – לישיבה זו תהיה סמכות מלאה על תכנית השיווק, בהצבעת רוב של חברי הועד שינכחו באותה שיחה (אפילו אם לא יהיו בתחילתה 7 חברי ועד). הצבעה – עבר פה אחד
2. קש"ח
מעדכן: אורי מרקוביץ'
מכיוון שלמשלחת WCS של אמא"י תישלח נציגת צוות קש"ח, התכנס פאנל הנהלה-קשח-תכנים של הארוקון 2020, כמו בשנה שעברה, כדי לדון על אורחים פוטנציאליים ולדרג סדרי עדיפויות למשימות ביפן.
קומיקאזה פנו אלינו לגבי הבאת אורח מיפן. תהיה ישיבה איתם בחודש הבא בהשתתפות הנהלת הארוקון 2020.
3. השתתפות בWCS 2020
מעדכנת: לירון אפריאט
ארגון WCS טרם החזירו לנו תגובה לגבי פרטים להשתתפות בWCS בשנה הבאה, לירון תעדכן ברגע שנקבל תשובה ותציג את העלויות כדי שנוכל לקבל החלטה מיודעת.
4. חנוכה 2019
מעדכן: אורי מרקוביץ'
תומר דוד מציין שמתחיל להיות מאוחר לעבוד על האירוע.
אורי ולירון מעלים שמדובר באירוע חשוב לארגון, ומאוד כדאי שנמצא מישהו שיריץ אותו השנה. הועד מסכים שיש להגביר את מאמצי החיפוש.
לירון מציעה – להוציא קול קורא לפעילים, משימה זאת לא חולקה לאף אחד.
5. הפקות מקור
מעדכנת: יוני לינדר
יוני מציגה כי כרגע אין הפקות מקור אשר עובדים איתן. ישנם כמה אנשי הפקות המקור אשר כן מעוניינים לעבוד איתנו במתכונת הנוכחית אך להם אין זמן להרים הפקה כרגע. מנגד, יש כמות לא מבוטלת של אנשים שהיו פעם בהפקות המקור של אמא"י וכיום הם תחת הרושם שאנחנו לא נקבל שום דבר תחת הקריטריונים החדשים, ואף אומרים לאנשים אחרים שמעוניינים שלא יטרחו בכלל לנסות לעבוד איתנו.
הדף שאמור לעלות לאתר אמא"י ולהציג את התחום באופן מפורט כמו גם את כל דרך העבודה בינינו לבין הפקות מקור חדשות טרם עלה. יוני תדגום את צוות האתר בנושא בהקדם מכיוון שעברו חודשים רבים מאז העדכון האחרון, כרגע "הכדור במגרש שלהם".
תומר שלו מציע שנוציא קול קורא להפקות מקור, למצוא מי שיריץ הפקות מקור להארוקון 2021.
לירון מציינת שיש גבול לכמה משאבים ארגוניים שהיא רוצה שנשקיע בנושא אם לא באים אלינו אנשים מראש.
יוני תשאל את אמיר גל פילוס א' הפקות מקור האם הוא מעוניין למלא את תפקידו בצורה יותר אקטיבית: לדבר עם חברי קהילת הפקות המקור, להוציא פרסומים דרך מש"י באופן תדיר ועוד. תומר דוד מציע שבמקרה ולא יהיה מעוניין בזה – לגייס מישהו שיהיה האדם האקטיבי יותר שיעשה תפקיד זה. יוני תדבר עם אמיר בנושא לאחר כאמ"י.
6. שימור ידע ארגוני
מעדכנת: אלה ברוך
אלה מציגה את תכנית העבודה הנוכחית – אלה מאפיינת מה צריך שיהיה במערכת השימור הידע שלנו, תעביר אפיון זה לטכני ארגוני בשביל שהם יבחרו מערכת חדשה להשתמש בה. דרישות המערכת כפי שאופיינו ע"י אלה – צריך להכשיר צוות שיהיה אחראי על שימור הידע והוא יהיה זה שאחראי לעדכן את הידע מאנשים אחרים, מכיוון שכאשר כל אדם אחראי לעדכן בעצמו לאחר כל אירוע במערכת השימור, רוב האנשים לא מעדכנים.
אלה קיימה ישיבה עם גילעד ברונשטיין מצוות טכני ארגוני החודש, הם דיברו על 4 מערכות עיקריות שכעת על אלה לחקור כדי לקבל החלטה. אלה הציגה מערכות אלו לועד ואת המסקנות לגביהן.
אלה עוד בשלבי מחקר של האפשרויות שהוצגו.
אלה ממליצה שאם לא תחזור לועד בקדנציה הבאה, הוועד הנבחר יגייס אותה לצוות שימור ידע כסגל ארגוני כי היא מעוניינת להמשיך לעבוד על פרויקט זה.
7. נאמ"י – (טקס) נבחרי אנימה ומנגה ישראל
מעדכנת: יוני לינדר
יוני מעדכנת שהיה סיכום אירוע לאחר עלייתו בהארוקון, בשתי מילים הסיכום הוא שצריך מפיק שיקח על עצמו את האירוע מרמת הויז'ן והלו"זים עד ניהול הצוות בסגל הכנס תחת ניר.
אורי סבור שזה לא נכון להוציא מודעת דרושים לבעל תפקיד שכל אחריותו לשלוח הצעת עבודה מסודרת לועד. מציע לפרסם בפעילים את המסקנות מנאמ"י 2019 ולפרט מה אנחנו צריכים כדי להריץ נאמ"י 2020 בכלל, ברמה המלאה של מפיק עם תכנית עבודה וויז'ן לאירוע.
תומר שלו ידבר עם יוני וינסח פוסט לפעילים בנושא.
8. ספריה
מעדכנת: לירון אפריאט
הפרויקט לא כל כך מתפקד מאז הקדנציה הקודמת, גם הא' הקודם שפרש מתפקידו בפרוייקט (חבר ועדת הביקורת סבי איזילוב) וגם הא' הנוכחי דרור טל מאוד עסוקים. יש עומס משימות ולדרור אין מספיק פנאי לכולן באופן רציף. הוא צריך שיגייסו מישהו לתפקיד – דרור לא יכול לנהל אותו. לירון ודרור דיברו עם רז קיאני א' כוח אדם בנושא לעזרה בגיוס.
9. ג'ייפארטי
מעדכנת: יוני לינדר
יוני תיצור קשר עם שרית ועם גל וגיא, בתקווה לקבוע ישיבת התנעה בשבוע הקרוב.
תומר דוד מציין שצריך מהבראסקו חשבוניות על כל האירועים הקודמים, לטיפול המלווה של המסיבה הזו (ככל הנראה יוני).
10. פסטיבל הקומיקס והקריקטורה בסינמטק
מעדכן: תומר שלו
אי אפשר להציע כבר תוכן להשתתפות בפסטיבל, אפשר להשתתף בדוכן, אך בעלות ליום – 300 שח ליום. השנה האירוע אפילו יוצא שבועיים אחרי כאמי ולא לפני כאמי ולכן אין תועלת למכירת כרטיסים לכאמי וכו'.
אורי מתאר שעשינו בעבר שתפ יותר רציני שהבאנו בו גם תכנים, אורי ממליץ לעשות את זה שוב בשנה הבאה ואז הדוכן לא יעלה לנו כסף בתמורה אליהם. יוני תוסיף את הנושא לישיבת פתיחת קדנציה של תכנים שנתי בקדנציה הבאה.
11. גזברות
מעדכן: תומר דוד
סטטוס סיכום כספי – סיכום השנה של 2018 לא יסתיים בזמן עד אייקון ותומר דוד לוקח על כך אחריות מלאה, לא היה לו זמן להעביר את החומרים לרו"ח אך בעיקרון כמעט כולם מוכנים להגשה. סיכום 2019 מאורגן עד אפריל אך לא מוכן להגשה, אך בכל זאת יש מעט מאוד חוסרים.
לגבי מנהל תקין -כדי לקבלו אנחנו צריכים אישור שדורש את החומרים של הסיכום השנתי הכספי של 2018, ולכן בתקווה ברגע שנעביר אותם נוכל לקדם את מנהל תקין.
12. כאמ"י 2019
מעדכן: תומר דוד
התקיימה פגישה מול בנייני האומה, אושרה הקמה ביום שלפני הכנס אחה"צ אך חלק מהמתחמים יהיו זמינים רק בלילה.
גויסו ספונסרים לפרסים.
העבודה על אירוע הפתיחה מתקדמת, אורי ישלח טקסט מפורט לגבי הנושאים עליהם ידבר הועד באירוע הפתיחה. מעבר לועד, אמא"י תקבל פרס כבוד מטעם משרד החוץ היפני (דרך השגרירות) על קידום תרבות יפן מחוץ ליפן. בעיקרון העניין כבר הוכרז באתר משרד החוץ היפני, השגרירות מחכים לנו ויכריזו יחד איתנו במהלך כאמ"י.
גויסו יותר מתנדבים משהיו בהארוקון, התקיים אירוע מתנדבים.
אמא"ידול ותחרות הקוספליי עובדים טוב ויש עבורם פרסים. באמא"ידול שוב היו אי סדרים בהקשר להצבעות בפייסבוק ולכן הוחלט לבטל את הצבעות הקהל לתחרות הנוכחית ורק הצבעות השופטים יקבעו את העולים לגמר. העניין יבדק לתחרויות בהמשך.
פאנל מדבבים – המדובבים תודרכו ע"י אמנון לוי שהוא מי שינחה את פאנל השאלות, תהיה במהלך הפאנל הדגמת דיבוב בלייב.
ערב הרצאות בטא יתקיים באשכול הפיס.
משחקיה – נינטנדו יביאו 10 קונסולות שיחוברו ל10 מסכים שיתופעלו ע"י מתנדבים יעודיים בכנס וע"י עובדי נינטנדו, גם יוצב קיר צילום של נינטנדו במקום, ואדם בתחפושת בובת מריו יסתובב בכנס ויצטלם עם אנשים.
13. פניות לועד
מעדכנת: אלה ברוך
התקבלה פניה לגבי הופעת קאברים של שירי אנימה שיתקיים בספטמבר. מבקשים עזרה בשיווק, כיסוי הפסדים אם יהיו, עזרה בגיוס קופאי ומציעים להביא את זוכה אמאידול כזמר אורח.
אורי מציע – נגיב שנשמח לשווק אותם, נקשר אותם לצוות מוזיקה יפנית, ונגיד שנשמח להשתתף באירועים עתידיים איתם, אך לא נשתתף ברמה של כיסוי הפסדים כספיים – הנוהל בארגון הוא שאו שאמא"י מממנים את האירוע ומקבלים הכנסות או מתחלקים בהן, או שאין השתתפות כספית כלל.
14. זכויות יוצרים
מעדכן: אורי
הדיבורים תקועים כרגע, עד סוף הקדנציה נכוון לסגור את החוזה.
הישיבה הסתיימה.
נושאים שעודכנו במייל:
1. צוות טכני ארגוני
מעדכן: תומר שלו
הצוות הטכני הארגוני לא הופעל במסגרת של כנס כאמ"י 2019 מה שמאפשר תכנון ארוך טווח והמשך בנייה של הצוות. גויס מתכנת חדש, יובל סיון. הצוות נערך לקלוט את פעילות האתר הארגוני וניהול מאגר המידע לתוך הצוות הטכני ולהציע לוועד פתרונות לפיתוח האתר בעקבות סיום תפקידו של מנהל האתר הנוכחי.
2. קשרי פנים
מעדכן: תומר שלו
הצוות כולל כעת אך ורק חבר צוות אחד שעוסק במיפוי בתי עסק לטובת מועדון ההטבות העתידי, אך המועדון תלוי בפיתוחים טכניים ולכן השקתו צפויה רק בעוד כחצי שנה. למרות ניסיונות הגיוס לצוות לא נמצא מועמד מתאים לעמוד בראשו. לאור הצרכים של הארוקון 2020 בגיוס ספונסרים הוחלט לפעול בשיטה שונה ולהכשיר איש סגל מתוך צוות השיווק של הארוקון שיבצע את הפנייה לספונסרים ברמה הכנסית.
3. פעילים
מעדכנת: אלה
אין עדכון החודש.
4. מש"י – מיתוג, שיווק ויחסי ציבור
מעדכן: בן
עומרי רוזנברג, א' האתר הארגוני, עוזב את הצוות סופית ב-1 לספטמבר. עוד לא נמצא לו מחליף אף על פי שפורסמו כמה וכמה מודעות דרושים בקבוצת הפעילים ובדף הארגון.
5. פרויקט תלתן
מעדכן: תומר דוד
הצוות ארגן בשיתוף עם קומיקאזה אירוע של דוכני אומנים בצמוד לחנות, ובנוסף באותו אירוע גם התקיימה מכירת כרטיסים פיזית לכאמ"י. האירוע היה מוצלח.
6. מחסן
מעדכן: תומר דוד
אין עדכונים החודש
7. צוות מוזיקה יפנית
מעדכן: אורי
הכנות לאמא"ידול בעיצומן, התקיים אירוע קאראוקה בשיתוף אקיבה ב-12.7 ומתוכנן להתקיים אחד נוסף ב-9.8
8. כוח אדם
מעדכן: אורי
אין עדכונים החודש
9. צוות קוספליי שנתי
מעדכנת: לירון
אין עדכונים החודש
10. ועדת בחירת שופטים
מעדכנת: לירון
אין עדכונים החודש
11. צוות תכנים שנתי
מעדכנת: יוני
אין עדכון החודש.
