ישיבת ועד אמא"י – אפריל 2020 (15.4.2020)(ישיבה דיגיטלית)
נוכחים: יוני לידר, ניב שצ'רב, אורי מרקוביץ', ויטל שיי וקסלר, תומר שלו, רון ליקבורניק
1. אמא"י בזמן קורונה
מעדכן: אורי
אורי מעלה בשנית שבתקופת הקורונה, בעוד שאיננו יכולים לקיים מפגשים פיזיים, יש המון פעילויות שאפשר לעשות וירטואלית, בפייסבוק של אמא"י, באינסטגרם, דרך זום ועוד. מבקש מחברי הועד והצוותים לחשוב לתקופה הזו על דרכים שבהם נוכל להישאר פעילים כארגון ולהביא לקהילה תכנים וכיף.
אורי עצמו מתכנן להתחיל לעשות דיוני אנימה בפייסבוק של אמא"י, במקרה ומהלך זה לא יתבצע על ידי מש"י.
הוא מתכנן לשאול את חברי הדף בסופש איזה סדרות מהעונה החדשה הם רואים ולפי זה להחליט על איזו אנימה דיון קבוע.
הסיבה שזה נעשה בעמוד הפייסבוק ולא בקבוצת פייסבוק חדשה של אמא"י, כמו שרון מציע לפתוח לקהילה, היא הסיבה שקבוצה דורשת הרבה יותר מודרציה מסטטוס בפייסבוק.
רון אומר שבעתיד לדעתו כמעט בטוח נצטרך לפתוח קבוצה של אמא"י, יש הסכמה שצריך למצוא אדם פנוי ומוכן לעבודת מודרציה רצינית לפני שאפשר לפתוח קבוצה כזו.
2. צוות תכנים
מעדכן: ויטל
צוות תכנים שנתי עובדים על לעשות הרצאות מקוונות מהבית.
יש היענות מצד מרצים שרוצים להריץ אבל נדרשת תמיכה בצד הטכני של העניין.
תומר שלו מציין שיש לו זום פרו בגלל העבודה ומציע לתת לינק קבוע שיהיה הלינק של ההרצאות.
ניתן לפצל את המסך, לעלות את המרצה רק עם אודיו ואת השקפויות בשיתוף מסך ועוד.
בנוסף, יהיה ניתן לעלות את השידור גם לעמוד הפייסבוק של אמא"י בלייב.
הצוות כרגע בודק אופציות נוספות שהן חשבו עליהן ועובדות מול מרצים כדי לעשות בדיקות ראשונות.
ויטל העביר להן שהן יכולות לגשת לתומר לעזרה טכנית.
אורי אומר שההעדפה היא שהעסק יהיה כמה שפחות על תומר אבל אין בעיה שבכמה פעמים הראשונות הוא יהיה שם כדי לבדוק שהכל עובד כמו שצריך, המטרה היא שבסוף הכל יעבוד כראוי גם אם תומר לא יהיה נוכח. הכי כדאי לחבר לפרויקט חבר מצוות טכני ארגוני שזמין להרצאות וילמד את הזום.
צריך לבדוק מראש מה ההגבלות של זום כדי לדעת עם מה אנחנו עובדים.
עלתה אופציה נוספת לאירוע מקוון: פאנל, שלא דורש לעקוב אחרי שקופיות.
3. צוות כוח אדם
מעדכן: רון
הייתה פגישה במוצש של צוות כוח אדם, הם היו עמוסים בשבוע וקצת האחרונים אז לא הצליחו לקדם את רוב הדברים אבל המטרה השבוע היא לקדם את הפאנל של ניהול זמן שאמור להתקיים לקבוצת הפעילים.
נדב כבר התחיל להריץ את הנושא דרך פוסט בפעילים ששואל מה עוזר להם ולנהל זמן לראות מה יאמרו.
רון דיבר על פרויקט חדש שמטרתו להבין איפה יש צורך בפיתוח כלי טכנולוגי לטובת סגל הארגוני ולארגון בכללי לשם התייעלות ושיפור דרך העבודה הנוכחית. אמא"י 101 עלה בשיח כצוות לשתף איתו פעולה על זה.
רון מגיע עם רוח חדשה כיוון שאינו מעורב בכל הדברים, כחבר ועד חדש, אז זו הזדמנות לראות הכל בעין חדשה ולהציע דברים שיכולים לייעל תהליכים, בין אם זה ברמה ארגונית או סגלית.
נקבע שרון ידבר עם כמה צוותים שונים, להתחיל להבין את התמונה הקיימת ויבין האם יש צורך במשהו יותר תכנותי.
חברת הצוות אור הדר אחראית על המשוב הארגוני שירוץ בקרוב.
צוות כוח אדם גם אמרו שהם רוצים לעבוד על חידונים לפעילים כדי להעביר את הזמן ביחד וכבר חושבים על רעיונות.
4. צוות תילתן
מעדכן: ניב
כרגע נושא הגלריה תקוע אבל הצוות ממשיך לעבוד עליו וסבור שיוכל להתממש בקרוב..
פלומה פרלוב מצטרפת לישיבה
5. WCS
מעדכן: אורי
עקב מגפת הקורונה, אורי ציין בעבר כי יש לקיים דיון על מה קורה אם התחרות נדחתה בשנה.
פלומה אומרת שהתחרות נדחפת אחורה בשנה מכיוון שהם לא יכולים לקיים אותה. בזמן הישיבה זה לא לפרסום.
WCS המליצו, וצוות קוספליי מסכים, להישאר עם הנציגות, סתיו ונסטיה, שיש לנו השנה.
לדעת הצוות לא הוגן לבטל את הזכייה שלהן מכיוון שהתחרות "מתבטלת", בנוסף WCS בעצם דחו את הסבב הקיים לשנה הבאה ולא ביטלו את התחרות של 2020.
אורי אומר שלדעתו המדינות היחידות שיחליפו מתמודדים הן אלה שמסיבות משלהם המתמודדים של השנה לא יכולים להתחרות ב2021 או מדינות שלא הספיקו לעשות את המוקדמות לפני הקורונה.
אורי אומר שהוא חושב ששווה לשקול לעשות מודל דו שנתי החל משנה הבאה:
מוקדמות פעם בשנתיים במקום כל שנה, שהמקום הראשון והשני יטוסו לפי סדר זה, זה משהו שיהיה צריך להחליט ולהכריז עליו ב2021.
זה יכול להקל על הארוקון וגם להקל על הקוספליירים כי הם יצטרכו לעבוד על קוספליי לWCS רק פעם בשנתיים.
מדובר בידע ציבורי שאנחנו מחליטים כל שנה מחדש על האם אנחנו מתחרים בWCS.
מכיוון שנעשתה דחייה מצד WCS, הנושא לא יהיה רלוונטי לדיון עד שנה הבאה.
6. דוכני קוספליירים
מעדכן: אורי
צוות קוספליי קיבל פנייה מכמה קוספליירים להגדיר דוכן קוספליירים כדוכן מסובסד בדומה לדוכני אמן.
פלומה הציגה לועד לאחר הדיונים בצוות קוספליי את הצעתם להגדרת דוכן קוספלייר מסובסד בכנסים, כדוכן אמן קוספלייר, ואת השאלות הפתוחות שנותרו להם שיש לענות עליהן טרם יצירת ההגדרה.
פלומה מקריאה ומרחיבה את הצעת הצוות לדיון בוועד.
לאחר דיון על פרטי ההצעה (שמצונזר כרגע), הועד הגיע להסכמות על רוב הפרטים, ולהסכמה שראוי שיהיו דוכני קוספלייר-אמן בשדרת האמנים בצורה מסובסדת. כדי לסיים את הדיון על הנושא תתקיים ישיבה עם מנהלי כנס הארוקון וכנס הקיץ ועם כמה ממנהלי צוותי דוכנים בעבר. בין היתר ידובר בישיבה על האם נגדיר חלוקה באחוזים של כמות הקוספליירים הגבוהה ביותר שיכולה להיות בשדרת האמנים, ואיזה סקאלה של בקרת איכות ובקרת תוכן תצטרך להיות על הדוכנים שם אם בכלל. לאחר הישיבה יפורסם הגדרת הדוכן החדש ברבים.
פלומה עוזבת את ישיבת הוועד
7. כנס קיץ 2020
מעדכן: ניב
ניב מעדכן שהוא דיבר עם שמואל רוז מנהל כנס הקיץ, הוא התחיל עבודה ולדבר עם אנשים. שמואל רוז, מנהל הכנס הנבחר, ישלח לניב את הרשימה של האנשים איתם הוא דיבר.
ניב גם דיבר עם ניר דרניצקי מנהל כנס הארוקון וקיבל ממנו תשובה לעזור לשמואל בשאלות.
יש בעיה מבחינת המצב עם הקורונה, אפשרי מאוד שעד ספטמבר לא יהיה אפשר לעשות התקהלויות אך עדיין איננו יכולים לדעת את הפרטים המדויקים.
אחד משני דברים צריך לקרות כדי שנבטל את הכנס:
1. ביטול החופש הגדול.
2. אם עד הראשון ליולי לא נוכל לסגור מתחם לסוף אוגוסט.
כרגע מתחילים לעשות תשתית בסיסית לכנס, ללא הוצאת כסף, וחייבים להיות בקשב לעדכונים בנושא הכנס.
יוני: בחודש הקרוב צריך לגייס לפחות את הא' של הצוותים הקריטיים לחודש הקרוב: עיצוב, תכנים, שיווק, אתר ולהחליט מה עושים לגבי המיתוג מחדש.
ניב ישקף את התמונה הזו לשמואל.
8. פרוטוקולים ותוכנם
מעדכן: דיון כללי
צריך להתחיל לוודא שהפרוטוקולים יוצאים בזמן סביר אחרי הישיבות. ויטל לוקח אחריות אישית על העובדה שלא פורסמו בזמן בחודשים האחרונים, מציין שלא פנה אלינו לעזרה בזמן ואומר שישפר את הנושא מעתה..
אורי יחזור לעשות שיחות שבועיות עם חברי הוועד כדי לוודא שכולם בסדר ושכל המשימות, ביניהן עריכת הפרוטוקול, מתקיימות כהלכה.
בשל פניה שהועברה לאורי על תוכנו של אחד הפרוטוקולים בעבר, אורי העלה לדיון את הצורך של הוועד לשקף למשתתפי הישיבה את חלקי הפרוטוקול הרלוונטים שלהם כדי שגם הם יוכלו לוודא כי הכל מצוין בתוך הפרוטוקול בצורה הראויה. הוועד מסכים על זה.
הלו"ז הוא שלחברי הועד יש שבוע וחצי לעבור על הפרוטוקול ולאורחים יש שבוע לאחר מכן, על המזכירות לתזכר אותם לפני הדדליין.
9. זכויות יוצרים
מעדכן: אורי
אורי מציין שהייתה התקדמות משמעותית מבחינת אחד מקצרי התקשורת המתמשכים שעיכבו את הנושא עד היום ולכן הוא מקווה לסגירת העניין בסקאלה של חודש או שניים.
10. המצב הכלכלי של הארגון
מעדכנת: יוני
יש לנו בעיה תזרימית כרגע, מכיוון שבגלל הקורונה הארוקון הרוויח מעט מאוד באופן יחסי.
כרגע נראה שהארגון לא יוכל להרים הארוקון בבנייני האומה ב-2021 באותו פורמט של הארוקון 2020.
רון שואל איזה הוצאות מתוכננות לנו עד להארוקון הבא – יוני ותומר מפרטים שלמעשה מדובר על כל הוצאות הארגון השנתיות ובנוסף שאר הסכום שצריך לשלם לבנייני האומה על הארוקון.
מה שזה אומר הוא שצריך "לסגור את הארנק". אם נעשה אירועים עם פוטנציאל הפסד לא טריוויאלי, למשל מסיבה, יהיה עלינו למכור כרטיסים מראש ולקיים את המסיבה רק אם נמכור מספיק במכירה מראש. יהיה עלינו להניח כבר מעכשיו שהארוקון 2021 יהיה במתכונת של כנס בינוני.
תומר גם מציין שאת הרעיון של מועדון הנחות בתשלום של אמא"י שרצינו להרים לא נוכל להרים השנה כמעט בוודאות, כי כרגע בתי עסק לא מעוניינים לדבר בכלל על הנחות כאלה, הם עסוקים בלעבור את משבר הקורונה בעצמם. יתר על כן, המתכנת הראשי שלנו לא יצא הביתה מהצבא כבר שבועות, ואין לנו מתכנת אחר שיכול לעבוד על האתר החדש או על התשתית למועדון ההנחות. יוני מבקשת להתמקד אם כך כרגע על מציאת מתכנתים מצד צוות טכני.
תומר מוסיף שצריך להניח שגם אחרי שהמשבר יחלוף יכול להיות שיגיעו פחות אנשים לאירועים, אייקון למשל מניח שיגיעו משמעותית פחות. יוני אומרת שצריך להבין שהארגון עלול להצטרך "לחזור כמה שנים אחורה", צריך להבין שהארגון עלול להצטרך עקב הקורונה להקטין את פעילויותיו.
אורי אומר שצריך לחשוב על קמפיין מימון. יוני מציינת – אי אפשר לעשות פרויקט מימון המונים בעמותה של "תחזיקו אותנו עומדים", צריך לציין מטרה ספציפית. אפשר לקבל תרומות באופן רגיל, עם זה אין בעיה. רון שואל לגבי תמיכה מהמדינה – יוני חושבת שלא סביר שנקבל תמיכה כזו, כל העסקים בארץ נפגעו הרי בדיוק כמונו.
ניב אומר – צריך להבין כמה אנחנו צריכים להארוקון 2021, ולשקול לעשות קמפיין מימון. רון מציע שנבנה תכניות פעולה לפי מצבים שונים, מבחינת סקאלת אירועים, מתי הגבלות הקורונה יגמרו ואיך בדיוק. ניב מציע שנעשה ישיבה ייעודית לנושא זה – הועד מסכים וישיבה זו תיקבע לחודש הקרוב.
תומר מציין שאפשר לקנות ביטוח בסכום יותר נמוך בשנה הבאה אם אנחנו נחשוב שלא נוכל לחזור לבנייני האומה, כי לאירועים קטנים יותר צריך ביטוחים פחות יקרים. אורי מבקש שלא "נקבור את הארוקון טרם עת" – קודם צריך להתקרב להארוקון 2021, יש עוד דרכים שאפשר לנהל אותו עם פחות כסף בקופת הארגון, במיוחד אם בנייני האומה יבואו לקראתנו עקב הקורונה. נצטרך לחשוב על זה סמוך לסוף הקדנציה ולהחליט.
אורי ביקש שהדיון יועבר לישיבה אשר תהיה מוקדשת אך ורק לזה.
11. אירוע שבועות מקוון
מעדכן: ויטל
התחיל בתור רעיון לכנס וירטואלי אבל עלה החשש שלא יהיה לזה מספיק ביקוש כי קוספליירים למשל מתארגנים בתוך עצמם ולא ידוע כמה ניתן להצדיק את הארגון של כנס וירטואלי. הרעיון השני היה יריד דוכנים מקוון, בסגנון מרקטפלייס.
ויטל אומר שלא מוצא חן בעינייו הרעיון של המרקטפלייס, אבל הרצאות מהבית זה משהו שכבר בעבודה דרך צוות תכנים – מה שאומר שעד שבועות יכול להיות שכבר יהיה לנו בסיס ברור שנוסה כבר של איך אנחנו מריצים הרצאות מקוונות.
12. סבב עדכונים
גזברות
מעדכנת: יוני
יוני עדיין לא קיבלה את הקבלות החסרות האחרונות שנשארו לשנת 2019 מהנהלת הארוקון 2020 ומאורי. פרט אליהן יש עוד מספר קבלות קטן על סכומים לא גבוהים ולכן הן אינן קריטיות.
יוני כנראה תשלח את החומר בדואר למנהלת החשבונות בקרוב, בהתאם למה שניתן להציע במצב הקורונה.
כוח אדם
מעדכן: אורי
הליווי של כוח אדם עבר לרון.
סיכום הארוקון
מעדכן: תומר
ניר דרניצקי מנהל הארוקון טרם התפנה לישיבת סיכום להארוקון בגלל העבודה שלו כסטודנט בסוף תואר לרפואה עם הקורונה.
קשרי פנים
מעדכן: תומר
צוות קשרי פנים בהקפאה בגלל הקורונה.
תומר ידבר עם רון כמלווה צוות כוח אדם בקשר לגיוס מתכנת כי כרגע המשרה הזו פתוחה בצוות טכני שנתי ונחוצה לקידום עבודות תשתית שצוות קשרי פנים יצטרך לאחר חלוף משבר הקורונה.
הפקות מקור
מעדכן: תומר
ג'אנקן מיוזיקל, ההפקה שאמורה לעלות בהארוקון 2021,לא יכולים לעשות אודישנים פיזיים ויעשו אותם בסוף בזום, תומר ידבר עם בן לגבי פרסום של זה.
צוות תלתן
מעדכן: ניב
הצוות מתכנן תחרות ציורים לקיץ, עוד לא החליטו האם תהיה קשורה לכנס.
מוזיקה יפנית
מעדכן: ניב
כרגע אין הרבה מה לעשות בגלל הקורונה.
ניב שולח ליוני רשימה של כל האירועים בהם אנחנו משתמשים בשירותים של אקו"ם, כולל לכמה אנשים וכמה זמן, כדי שנוכל אולי לחשוב על רשיון שנתי מוזל ביחס לאיך שאנו מקבלים מהם שירותים כיום.
הישיבה נסגרה.
