קטגוריה: פרוטוקולים

נוכחים: אורי מרקוביץ', יוני לינדר, תומר דוד, אלה ברוך

 

1. עדכונים ביורוקרטיים

מעדכן:אורי

כל הנקודות הביורוקרטיות נסגרו!

 

2. צוות ACC

מעדכנת:אלה

הצוות עובד בימים אלה על הסרטונים הבאים המתוכננים להסברה על WCS והשינויים הצפויים לתחרות הקוספליי. הסרטון מתוכנן לעלות ב-1 ביולי יחד עם תקנוני תחרות הקוספליי של כאמ"י.

מתוכנן לייב שבו יענו על שאלות בין עליות התקנונים לפתיחת ההרשמה, שזהו טווח של כשבוע. עוד צריך לסגור מקום לקיום הלייב – הצוות ידבר עם תומר שלו, ויתאם עם צוות קוספליי שינכחו.

הועד העביר החלטה מיילית על שינוי גיל ההשתתפות המינימלי במוקדמות לWCS לגיל 18 עקב הצורך לחתום על הסכם עם אמא"י כבגיר באם יזכה במוקדמות. פרט לכך היו מספר עדכונים לתקנון המבוססים על בירורים מול WCS.

הצוות בירר מה קורה אם נבצר מהזוכה בתחרות להשתתף בה – ניתן להעלות את המקום השני במקומו, והצוות  יחקור מה זה אומר מבחינתנו לוגיסטית.

 

3. צוות קש"ח

מעדכן:אורי

הצוות קיים ישיבה פיזית ראשונה, דובר על חלוקת תפקידים בתוך הצוות וחלוקת אחריות לחפיפת נטע וייס חברת הצוות החדשה.

 

בן דינוביץ' הצטרף לישיבה.

 

4. גזברות

מעדכן:תומר

אורי ותומר התחילו סיכום שנת מס 2017. בשלב זה הסיכום כולל בעיקר וידוא שיש לנו עותקים של קבלות על כל ההוצאות; במייל הגזברות ודרייב הועד חסרות כמחצית מהקבלות. במהלך התהליך שיתבצע נצטרך להבין אילו קבלות חסרות, לחלקן יהיה צריך לדבר עם בתי העסק כדי להשיג קבלות רטרואקטיבית.

בקרוב ישלח מייל לחברי הועד כדי לפצל את המשימה ליותר חלקים ולא להעמיס את כולה על שני אנשים, במיוחד מכיוון שתומר יהיה במילואים מה-27 ביוני עד ה-19 ליולי.

עקב עיכובים בעבודת הגזברות בתצורתה הנוכחית, תומר מבקש למנות אותו לגזבר באופן רשמי במקום מתן קליינמן.הצבעה – 5 בעד (אורי תומר אלה יוני בן) 0 נגד 0 נמנע – עבר פה אחד.

 

5. פעילים

מעדכן:תומר

אין תוכניות לזמן הקרוב, תומר ככל הנראה יוכל לאשר פעילים בסופ"שים כשהוא יהיה בבית בתקופת המילואים.

אלה מעדכנת שעל תעודות ההוקרה שנשלחו לפעילים התקבלו המון תגובות תומכות, ושהתעודה גם הניעה אנשים לחדש את מעמד הפעיל שלהם. בנושא זה – אלה מציעה מעתה לשלוח למתנדבים וסגל באירועינו הודעה עם מילות תודה על תרומתם באירוע ולעודד הרשמתם לפעילים לאחר האירוע.

בן פתח מחדש את הדיון מהישיבה הקודמת לגבי חוסר הגעת הפעילים למפגש הענייני. בן מציע שלא יהיו יותר מפגשי פעילים ענייניים, אלא רק היברידים בין מפגשים ענייניים וחברתיים, כך שלפעילים תהיה סיבה להגיע תמיד למפגשים. אורי ותומר עונים לו שה"חלק הענייני" במפגש הענייני האחרון לקח את כל הזמן שהיה לנו במפגש ואף יותר, ולכן זה פתרון בעייתי ליישום.

אורי מציג שאולי הבעיה היא בשעה וביום, ומציע לפתוח שרשור בפעילים כדי לשאול את הפעילים מדוע לא הגיעו למפגש אם הם לא הגיעו, מתוך מקום של ניסיון לשפר אותם כי המפגשים חשובים לארגון.

אורי מעלה את עניין פיקניק הפעילים. כצעד ראשון צריך לפתוח דיון בפעילים בנושא כדי לקבוע תאריך. אלה לוקחת זאת על עצמה אבל לא תוכל לתכנן אקטיבית עד אוגוסט.

 

6. כאמ"י 2018

מעדכן:אורי

העבודה מתקדמת בהצלחה רבה, בקרוב יוכרזו אורחי הכנס.

ישיבת סגל שניה תתקיים השבוע.

בנייני האומה פתחו לנו את האופציה להשתמש בספקים טכניים נוספים מעבר לסימול לצורכי הפן הטכני, צוות טכני התחיל לעשות סקרי שוק מול ספקים אלו ולכן יכול להיות שנוכל לקצץ מתקציב טכני.

היום התקבל מתאר דוכנים חדש לסמטת האמנים כמו שדובר מול נציגי האמנים ע"י צוות דוכנים. יעלה לנו כסף לאשר אותו, אך הרווח במקום נטו לדוכנים שיתווסף אמור לכסות זאת לפעם הזו ואף להעלות את כמות הדוכנים לעתיד.

יש דוכן שביקש להיות דוכן תרומה באירוע, הפקת מקור שמתכננת לעלות בעולמות או באייקון ולא באירועי הארגון. יוני מציינת שבעבר היה תקדים שאנו פותחים באייקון ועולמות דוכני תרומה להפקות מקור שלנו והם מסבסדים את הדוכנים, אך בשנים האחרונות זה השתנה וכעת אנו צריכים לשלם עליהם. תומר מציין שבכל מקרה אם ההפקה לא עולים באירועינו אז אין לנו שום סיבה לתמוך בהם כלכלית בצורת דוכן תרומה מסובסד על ידינו.הצבעה לגבי סיבסוד דוכן תרומה להפקת מקור זו בכאמ"י – בעד 0 נגד 5 (אורי אלה בן יוני תומר) נמנע 0 – נדחה פה אחד.

 

7. בחירות 2018 + אסיפה כללית

מעדכנת: יוני

צריך לגייס מנהל בחירות. יוני מציעה את סרג' יצחקוב, אורי ידבר איתו.

יוני מציפה רעיון של סרטונים לקידום הבחירות, היא בדיונים על כך מול גיא מרטון ותתאם עם חברי הועד לגבי השתתפותם בעתיד הקרוב.

אורי מעלה את עניין נספח המרות, הוא רוצה להכניס תיקון לנספח שירשה לחברי ועד, בני משפחתיהם ובני זוגם להשתתף בתחרויות ארגוניות תחת תנאים מסוימים. הנושא עולה כאן מכיוון שהוא משליך ישירות על תהליך הבחירות; התנאים הם:

1. עליהם להודיע זאת במצע הבחירות שלהם ובמועד הבחירות באופן מובהק.
2. יהיה אסור עליהם לקחת חלק בכל דיון בעל השלכה ישירה על אותה תחרות.
3. על חבר הועד לקבל את אישור היו"ר בצמוד למועד הרשמתו להשתתפות בתחרות הרלוונטית, והיו"ר עצמו מנוע מהשתתפות בתחרויות באופן גורף. על היו"ר לדווח על הנושא למנהלי האירוע ולועדת הביקורת, גם בעת ההרשמה וגם בסמוך למועד האירוע.

תנאים אלו יהיו רלוונטיים רק לדיונים ועדיים הנוגעים בתחרות עצמה ולא לתחום הכולל (כלומר למשל תחרות הקוספליי, לא כל תחום הקוספליי בארגון).

בן מעלה חשש מהעניין ברמת "שוחד לוביסטי" מטעם חברי ועד לשופטים – העברת שינויים והחלטות עבור השופטים בתמורה לטובות באותן תחרויות. התקיים דיון בנושא; תומר מציג שלו למשל יהיה הרבה יותר נוח להתמודד לועד בקדנציה הבאה אם סעיף כזה יעבור בנספח המרות, כי הוא רוצה את האופציה להשתתף בתחרויות קוספליי. בן מגיב שזה יכול להיראות באור מאוד שלילי שחבר ועד נשלח על כספם ליפן למשל (בנוגע לתחרות WCS), אך אורי ותומר מעלים גם שבאגודה מתנהל נוהל כזה בדיוק לגבי פרס גפן בו הפרס עומד על סך 10 אש"ח.

הועד מסכים עם בן שחשש זה קיים, אך לא סבור שהוא משמעותי. בנוסף, כל השתתפות בתחרות הרי נתונה לשיקול דעתו של היו"ר, וזהו "שסתום הביטחון" של השינוי.

אורי מציג לסיכום הדיון ששינוי זה בהחלט ימתיק את הגלולה לאנשים ששוקלים האם הם רוצים להצטרף לועד, שזו מטרת ההצעה מלכתחילה.

ההצעה עלתה להצבעה – 5 (אורי בן תומר אלה יוני) בעד 0 נגד 0 נמנע – עבר פה אחד.

בן מציג שהוא רוצה באסיפה הכללית להעלות תיקונים לתקנון הארגוני, שהם הוספת תקופת צינון לפני הצבעה באסיפה הכללית, ותשלום לחברות באמא"י.בן מבקש להעלות את נושא דמי החבר בישיבה הבאה לדיון.

 

8. חברי אמאי

מעדכן: בן

בן מעלה הצעה שהעלה בעבר – לאפשר חידוש חברות באתר אמא"י. במהלך הדיון עולות כמה נקודות שיש לבדוק. ראשית צריך לעבור לשימוש בכרטיסי חבר ללא תאריך, ושנית צריך לוודא שבכל מקום בו בודקים הנחת אמא"י יש אפשרות לבדיקה דיגיטלית של הכרטיס. בן מציע לדבר עם שירות מכירת הכרטיסים שלנו בנושא כדי להטמיע ממשק בדיקה מול מאגר אמא"י, אבל זה כנראה יעלה כסף נוסף מצידנו.

הדיון בהצעה הושהה עד שבן יחזור לועד בנושא עם הצעות מחיר והצעה קונקרטית.

 

9. מש"י

מעדכן: בן

הייתה ישיבה פיזית ראשונה מוצלחת, כמעט כל הצוות הגיע.

הצוות רוצה להקצות "רכז מש"י", בין אם חבר חדש או נוכחי, שלא יהיה "א' צוות" אלא יהיה "צינור תקשורת" מרכזי משאר הארגון לתוך מש"י. ירדן ליבני חברת הצוות הביעה עניין בתפקיד, ועד אז בן יבצע את התפקיד.

יש צורך באחראי יוטיוב ובמעצב לאתר החדש, הצוות רוצה להוציא קול קורא לתפקידים אלו. אורי מבקש להמתין ולהעביר זאת דרך צוות כוח אדם שיחזור לפעולה בקרוב.

שאלה שעלתה בישיבה – מה מוגדר כניגוד אינטרסים לחברי הועד? השאלה הספציפית היא האם מותר לחבר ועד להציע חברה בה הוא עובד לעבודה בתשלום על למשל האתר הארגוני. אורי מציג שהחברה יכולה לעשות לנו ספונסרשיפ, אבל אנחנו לא יכולים לשלם לאותה חברה כסף על שירותים. נעלה את השאלה מול עו"ד שלנו.

יוני מעלה הצעה להצבעה מדיון במייל-

הצבעה על מינוי עומרי רוזנברג כמנהל מאגרי המידע של אמא"י – 5 בעד (אורי אלה בן יוני תומר) 0 נמנע 0 נגד – עבר פה אחד.

 

10. כח אדם

מעדכן: אורי

לוסי אקל, א' צוות כח אדם, לאחרונה די נעדרת ולא עונה מסיבות אישיות, אורי ימשיך לנסות ליצור קשר איתה השבוע כדי להבין מה קורה עם הצוות. אם לוסי תביע חוסר רצון להמשיך אפשר לדבר עם מריה צליקוב שהייתה מעורבת בעשיית הצוות, לגבי התפקיד. חשוב שצוות זה יחזור לעבוד, הוא קריטי לעבודת הארגון ואורי ידגיש זאת ללוסי.

 

11. צוות תלתן

מעדכנת: אלה

ההרשמה לתחרות נפתחה, עד כה נרשמו כ 49 איש, נותרו כשבועיים וחצי עד סוף ההרשמה.

טרם נסגרו פרסים, אנו בשיחות מול צוות קש"פ בנושא. לכל הפחות ארטא כנראה יהיו ספונסרים שוב.

 

12. צוות תכנים שנתי + מסיבה

מעדכנת: יוני

עוד רגע יאזלו הכרטיסים למסיבה, כולם במכירה מוקדמת. ההכנות למסיבה מתקדמות היטב, לא תהיה מכירת כרטיסים במקום עקב כמות הכרטיסים שכבר נמכרה.

בנוגע לטאנאבאטה, ישנם מספר אירועים במרחק מסוים זה מזה. אחד יהיה ב8.7 בנתניה והשני יהיה 25-27.9. בנתניה תהיה תהלוכת קוספליי ואופנה, ויהיו הרצאות. טרם נפתח איוונט כי הוא באחריות האגודה לידידות, אנחנו רק בשותפות. ליווי האירוע מטעם הצוות הוא באחריות שרון אלבז.

יש לנו מעורבות באנימיקס בתאריך 7-11 באוגוסט עם כמה הרצאות, ליווי האירוע מטעם הצוות הוא באחריות מיה שראל.

קיבלנו פניה מפסטיבל האבירים שהשנה הם בנושא "אבירים פוגשים סמוראים", זה בתאריך 29-30.9, ליווי האירוע מטעם הצוות הוא באחריות מיה שראל.

חברות הצוות הילה בגם ואנג'ל זולוטניצקי החליטו לפרוש מהצוות.

 

13. זכויות יוצרים ארגוניות

מעדכן: אורי

אורי צריך לאסוף את כל המסמכים וההתכתבויות שנערמו בנושא עד כה על מנת להמשיך לקדם אותו.

 

14. מועדוני הקרנה אמא"י

מעדכנת: יוני

יוני עשתה סקר התחלתי בין תלמידים בארץ ועם מנהלי קבוצות הקרנה בארץ. כרגע הפרויקט דורש הכנת פלייר או מצגת להפצה לבתי ספר וספריות על מנת לתת פיץ' ראשוני, זאת כדי להגיע לקהל הצעיר ישירות ולא רק "דרך חברים", וכמובן לנסות לחסוך ולהקרין במקומות שיסופקו ע"י בתי ספר וספריות. יוני יצרה קשר עם מעצב גרפי ותיצור יחד איתו את הפלייר/מצגת.

הפרוייקט ככל הנראה ינוהל דרך באי כוח של הארגון, "מדריכים", שינכחו בכל פגישת צפיה כזו, ישוחחו עם הנערים שם על הסדרות שהם רואים ויוכלו לספר להם על עשיית הארגון ואירועים קרובים הרלוונטיים להם.

עם כל התכניות הללו כרגע יוני צריכה לדבר עם מקומות לאחר הכנת הפלייר כדי להתחיל לסגור מקומות לפיילוט. יש לציין שנראה שדווקא לא נוכל כל כך להרים את הפרויקט כרגע מכיוון שבתי ספר הם פשוט הרבה פחות פעילים ויכולים להגיע לתלמידיהם בחופשת הקיץ.

 

נושאים שעודכנו במייל:

1. אמאי החדש

מעדכנת:יוני

אין עדכון החודש.

 

2. הפקות מקור

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

 

3. מחסן

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

 

4. ספריה

מעדכן: סבי

הודפסו ונאספו גליונות ראשונים של בועת מחשבה לפיילוט העברה למספר ספריות, נשלחו מיילים בנושא למספר ספריות בניהם ניסיון לחדש קשרים עם ספריות מהעבר. ב-22 לחודש הועלה לעמוד הפרויקט בפייסבוק גיוס לאנשי קשר לספריות, קיימות וחדשות, עד כה גויס איש צוות אחד לספרית חולון. דוד צור גויס לפרויקט כחלק מצוות גרפיקה ועיצוב.

 

5. מנגה קפה

מעדכן: סבי

ההכנות למנגה קפה חברתי בכאמ"י 2018 מתנהלים כסדרם, סקר לבחירת סדרות המנגה לפעילות נבחר להיפתח בעמוד הפייסבוק של הפרויקט ב-24.7.

 

6. שימור ידע ארגוני

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

 

7.  קש"פ – קשרי פנים

מעדכן:אורי

רז קיבל את רוב המידע הנחוץ לו ומתחיל עבודה. כרגע אורי לא בטוח אילו נקודות הוא רוצה להדגיש בציר הזמן הארגוני.

 

נוכחים: אורי מרקוביץ', יוני לינדר, תומר דוד, בן דינוביץ', אלה ברוך, סבי איזילוב

1.  קש"ח – קשרי חוץ

מעדכן:אורי

נטע וייס גויסה לצוות והצוות מנסה לגייס חבר צוות נוסף בקרוב. לאחר מכן תיקבע ישיבת צוות פיזית ראשונה, על מנת לנסות לייעל את עבודת הצוות ולהבין את צורת העבודה הנכונה בו.

 

2.  עדכונים ביורוקרטיים

מעדכן:אורי

נפתח תא דואר ארגוני.

 

3.  מצב שימור ידע ארגוני

מעדכן:תומר

הסידור הנוכחי מול כאמ"י היה שלחן וייס, מנהל הכנס, יש את ההרשאות לפתוח משתמשים לחברי הסגל שלו. חברי סגל כאמ"י העלו בפני תומר שהסידור הזה לא כל כך מסתדר, אז כרגע תומר מעניק הרשאות נקודתית לכל מי שמבקש מהסגל.

מאז הארוקון הייתה האטה בקצב העריכות לוויקי.

 

4.  פרויקט תלתן

מעדכנת:אלה

הצוות עובד על התחרות הבאה שתעלה בכאמ"י. התקנון נשלח לאישור הועד.

אורי מעלה שהייתה אי הבנה בנוגע לתיאום בין מעבירת תוכן מטעם תלתן וצוות תכנים שקיבל פניה שלה. יש לזכור לעתיד שיש לעדכן את צוות תכנים כאשר אנחנו רוצים להעלות תוכן מטעם הועד בכנס.

 

5.  פרויקט ספריה

מעדכן:סבי

הצוות קיבל תרומה רצינית מאור פרלמן בתשלום סמלי יחסית לגודלה, כמות כרכים גדולה מאוד שמכסה את מטרת כמות הכרכים של הפרויקט לקדנציה הנוכחית והבאה יחדיו. סבי מציין שכנראה שאפשר להוריד תקציב בשנה הבאה בעקבותיה.

יש פניות רבות לפרויקט מספריות, בין אם להצטרפות אליו או אף להעברת תוכן בהן (פניות אלה עוברות לצוות תכנים שנתי).

חסר צוות לפרויקט, בעיקר אנשי קשר לספריות, וחסר גם אחראי מדיה אינטרנטי שיענה לפניות.

דרור טל מנהל הפרויקט מבצע חלוקות לספריות השונות והן מתקבלות בשמחה.

יבגני קנטור פנה לפרויקט מטעם מגזין "בועת מחשבה" לגבי הדפסת גיליונות של המגזין לספריות. סבי הקצה חלק מתקציב הספריה להדפסה כפיילוט לארבע ספריות על מנת לראות אם הקהל מעוניין בכך.

 

6.  פניות שהתקבלו במייל

מעדכן:דיון כללי

התקבלה דרך קש"ח פניה מהאגודה לידידות יפן. מגיעה להקה יפנית שהייתה בארץ בעבר, הם רוצים להגיע שוב, לקיים איזה הופעה בערב בשיתוף איתנו.

אורי מציג שצריך להבין מה בדיוק הם רוצים; אפשר לשלוח חבר ועד שיברר מה העניין בדיוק, אבל לדעתו צריך מישהו מקש"ח שידבר עם אנשי הקשר של האגודה לידידות, יברר בדיוק מה קורה ואז יחזיר מידע זה לועד שיוכל להחליט מה לעשות בעניין.

אורי ממליץ לשלוח מישהו מקש"ח ומישהו מצוות תכנים שנתי לישיבה, ואז להעלות נושא זה חזרה לועד כשנדע יותר על העניין.

 

אלה מציגה פניה מ"סאמר קאמפ יפני" לילדים בנתניה, הם רוצים מישהו שיעביר להם תוכן בנושא יפן המודרנית. הפניה תועבר לצוות תכנים שנתי, ומקסימום אורי יעביר שם הרצאת 101 כלשהי.

 

הגיעה פניה ממוזיאוני טיקוטין לגבי פרסום אירועים שלהם, הפניה תועבר למש"י.

 

הגיעה פניה מחבר קהילה הרוצה את עזרתנו בעבודה סמינריונית על קהילות. הוא מהצפון ורוצה פגישה פיזית, אלה תפרסם בנושא בקבוצת הפעילים כי לחברי הועד אין זמינות וניידות לפגישה זו.

 

התקבלה פניה ממנהל סינמטק חולון, הוא קושר אלינו ע"י רז גרינברג ורוצה לדבר עם אורי טלפונית. הוא רוצה שנעשה אירועים של אמאי שם ובפרט הקרנות, ואולי אפילו אירועים יותר גדולים. אורי יקיים איתו שיחה, הוא סבור שנוכל להרוויח הרבה מקשר זה.

 

7.  צוות תכנים שנתי

מעדכנת:יוני

קן הקוקיה – הצוות כבר התחיל לגייס מרצים לליין הרצאות במקום. אורי מבקש לוודא שגם נוצר קשר ראשוני מול המקום עצמו כדי שלא יפול הקשר.

הצוות מגייס מרצים למספר אירועים בארץ בעתיד הקרוב – אירועי הטאנאבאטה ופסטיבל אנימיקס, כמו גם אירוע בספריה בעומר.

 

8.  ג'ייפארטי יוני 2018

מעדכנת:יוני

המסיבה מתקדמת כהלכה, התקציב מפורט במייל לועד.

יוני מציגה שבניגוד להחלטות ועד עומדות, היא רוצה לתמחר כרטיס בלי לתת הנחת אמאי ובלי לתת כניסות חינם לסגל ארגוני או ועד. זאת מכיוון שהמסיבה היא אירוע הדוק מדי בתקציב ונחשק מדי, ושיש לנו יותר מדי סגל ארגוני וזה יסתום לנו המון כרטיסים אליה.

יוני מעלה להצבעה את ההצעה שלא ינתנו הנחות לחברי אמאי או כניסות חינם לסגל הארגון במסיבה.הצבעה – 5 בעד (יוני תומר אורי בן סבי) 0 נגד 1 נמנע (אלה) – ההצעה עברה.

 

9. סגל ארגוני

מעדכן:אורי

אורי מציג, לאחר ההחרגה של המסיבה מהחלטת העבר על כניסות חינם לסגל ארגוני שצריך להסדיר את העניין של כניסות חינם והחרגות כאלו לסגל ארגוני. הוא מציג שלפתוח ולהתדיין מחדש כל אירוע זו צורת עבודה לא כל כך תקינה.

התקיים דיון על הצעות שונות, כמו הגדרות מכסות ספציפיות (5%) של כרטיסים פר אירוע שישמרו לסגל ארגוני, הצעה שבעייתית מבחינת כמות הסגל הארגוני שיש לנו באירועים קטנים – יהיו מעט מאוד כרטיסים זמינים וקשה למצוא דרך הוגנת לחלקם.

אורי מציג שלמשל להקרנה, בה אין מחסור כזה בכרטיסים, לא כל כך אכפת לו אם האירוע יפסיד קצת כסף בשביל שסגל ארגוני יהנה יותר.

 

בן מעלה הצעה – נקצה סכום מסוים לכל חבר סגל ארגוני בכל חצי קדנציה להנחות לאירועים בנוסף לכרטיסי הכניסה חינם לשני הכנסים הגדולים. הועד מסכים שזו הצעה מוצלחת כי נוכל להקצות מראש תקציב קבוע להנחות כאלו, ואז זה לא יהיה "הפסד" של האירועים כי הקצנו כבר את התקציב הזה בתחילת השנה. הועד מסכים שעדיף לא ליישם זאת בקדנציה הנוכחית, אלאלהעביר כהמלצה לועד הבא שיכנס, בזמן בניית התקציב שלהם.

 

יוני תוודא שמידע זה רשום לקראת הקדנציה הבאה בתיק החפיפה.

10. צוות ACC

מעדכנת:אלה

הצוות מתכונן לקראת ההכרזה על ההשתתפות בWCS. הצוות כמובן חושש מתגובות שליליות אפשריות ולכן מנסה לתכנן את ההכרזה כמה שיותר טוב.

כשלב ראשון, יוציא הצוות סרטון הכרזה "כיפי" (בשיתוף פעולה עם גיא מרטון), עם "בולטים" (bullet point)  קצרים על מה זה אומר בעצם שאנחנו משתתפים בתחרות. בן ממליץ לפנות לגיא תמיר וגל פרי בנושא, לאחר הסרטון המוצלח שלהם לתחרות השירה.

לאחר מכן יפורסמו תקנונים מעודכנים לקראת התחרות, עם הודעה מסודרת של הסבר לכל השינויים בהם, כולל השינוי בקטגוריות. יוני ממליצה לפנות לעומר יהושע בנושא כדי לייעל את העברת המידע, לאחר ההצלחה עם הסרטון הנוגע לעניין הטכני בתחרויות הקוספליי בכנס הקודם.

לבסוף הצוות מתכנן לעשות לייב שאלות תשובות. בן ממליץ לדבר עם תומר שלו לגבי אולפן.

הועד מציין שיש להדגיש שבכאמ"י בלבד מדובר ב"מוקדמות דמה" ולא מוקדמות אמיתיות לWCS.

 

11. תקציב ישיבות צוותיות

מעדכן:בן

כהמשך לדיון במייל, יש ישיבת מש"י ראשונה פיזית בה יוסדרו כל חלוקות התפקידים של מש"י. חברי הצוות שאלו לגבי כיבוד והוצאות נסיעה לישיבה זו. בן רוצה לבקש לישיבה הראשונה הזו אישור לתקציב עבור אוכל והחזרי נסיעה לתחבורה ציבורית בלבד. הישיבה כרגע מתוכננת לעוד כשבוע-שניים.

הארגומנט הנגדי שהציג דני בדיון במייל הוא שאנחנו כבר חורגים מאוד מהתקציב שלנו השנה ולא ראוי שנאשר תקציבים כאוות נפשנו במצב זו.

 

תומר מציג שהוא מאוד חושש מהעברת החלטה כזו כהחלטה תקדימית, ולא חד פעמית. יוני מציגה כדוגמה תומכת לדבריו של תומר את צוות קש"ח, שיש לו ישיבה במתכונת דומה בקרוב.

 

אורי מבקש להעלות להצבעה – תקציב (סכום ספציפי מצונזר) לישיבה של מש"י, להחזרי נסיעות בתחבורה ציבורית וגם כיבוד.הצבעה – 4 בעד (יוני אלה בן סבי) 2 נגד (אורי תומר) 0 נמנע – עבר

 

אורי מבקש כהצעת המשך – תקציב (סכום ספציפי מצונזר) לישיבה ראשונה של קש"ח לכיבוד בלבד –6 בעד (אורי אלה בן תומר סבי יוני) 0 נגד 0 נמנע – עברה פה אחד

 

12. כאמ"י 2018

מעדכן:אורי

העבודה מתקדמת טוב, הצוותים שמחים ועובדים טוב, כל הסגל אויש וגויס. חן פותר כל חיכוך שעולה ואין חיכוכים מתמשכים.

יש סיור בבנייני האומה בעוד שבוע, ויש ישיבת סגל שניה בסוף החודש.

 

13. נוהל משוב ארגוני

מעדכן:אורי

מסמך המפרט את הנוהל נשלח לועד, יש להוסיף אליו נספח שאלות משוב ונספח הנחיה לקיום שיחות ביקורת. הנוהל בא להחליף לגמרי את הקונספט של שיחות סיכום של הועד עם סגל כנסים.

אורי מציין שעוד יש להוסיף אופציה לרפלקציה בין אדם למי ששתי דרגות מעליו – כלומר להעביר ביקורת על מי שמעליו בלי שהאדם הזה יראה. יוני מציינת שצריך להחריג את זה עד רמת הועד במצב כזה, למשל אם מישהו רוצה לעביר ביקורת על מנהל הכנס. אורי יוסיף למסמך אופציה להעברת ביקורת כזו לרמות מעל הממונה הישיר.

כמובן שכל מקרה וביקורת שקשורים למישור של צוות מרחב בטוח עולים אך ורק לצוות מרחב בטוח בראשות עמית ששון.

 

14. מפגש פעילים ענייני

מעדכן:תומר

התקיים מפגש פעילים ענייני, היו סביב ה-15 איש שהצביעו לתאריך הנבחר, 9 סימנו הגעה לאירוע עצמו, ולאירוע עצמו הגיעו 11 איש בסה"כ מהם 6 חברי ועד. תומר לא בטוח מה אפשר היה לעשות מעבר לכך – פרסום לא נראה לו שהיה עוזר.

בן אומר שבכללי זה קשור לאיך שהארגון מתייחס לפעיליו – "צריך לתת איזשהו תמריץ להגיע". הועד מחליט לחדול את הדיון בנושא זה לכרגע מפאת השעה המאוחרת, ולפתוח אותו מחדש לדיון בישיבה הבאה או במייל.

 

15. מועדוני צפיה

מעדכנת:יוני

הנושא הוצע ליוני במקור ע"י ניר דרניצקי מנהל הארוקון 2015-2018 בשיחות פרטיות. הרעיון הכללי הוא מועדון צפיה באנימה, כאשר המטרה היא לבנות את הקהילה שלנו מהגילאים בהם אנשים נכנסים לקהילה במקור, ובכך גם לפתוח פתח למצוא את האנשים שיוכלו להיות הדור הבא של אמא"י.

הבעיה העיקרית שבגללה לא עלה הנושא עד כה היא העניין החוקי, צריך הרי להקרין אנימה באופן חוקי. לאחרונה יוני בדקה ומצאה שקראנצ'ירול מציעים אופציה לפתיחת משתמש ל"מועדון צפיה" – נשמע כמו בדיוק מה שאנחנו רוצים, למרות שעוד צריך לעשות בדיקה מולם על הליך העבודה איתם ועל השליטה שלנו במשתמש אם נעניק את הסיסמה לראש המועדון הרלוונטי למשל. ככלל, קיום אופציה זו פותחת את האפשרות של דיבור על מועדוני צפיה אלו.

הפורמט הבסיסי – אנו נממן מפגש חודשי באיזה חדר באשכול פיס או מתנ"ס בו נצפה בכמה פרקים ואז נדבר על מה שראינו. אם המועדון עצמו ירצה לראות אנימה בלי קשר למפגשים אלו הם מוזמנים כמובן ובתקווה יוכלו לראות דרך המשתמש גם בלי השגחתנו הישירה, כי כמובן שאנחנו לא ניקח אחריות על פעילות מועדון שצופה בסדרות באופן שאנחנו לא יודעים שחוקי.

יוני רוצה בעיקר לבדוק כרגע האם יש טעם להמשיך לבדוק את הנושא, כי כמו שדובר בישיבה כבר עשינו הוצאות לא טריוויאליות השנה. היא מפנה לתומר את השאלה בהתחשב בנקודות שלו לגבי תקציבי ישיבות ומפרטת את התקציב הצפוי.

תומר מציין שהוא לא רואה בעיה בתקציב המוצע, והסיבה היא שזה פרויקט שמקדם את הארגון אקטיבית ולא ישיבות של צוותים שעד כה לא היה להם תקציב ישיבות.

הועד מציין רצון לקיום הפרויקט ומבקש מיוני הצעה יותר קונקרטית לישיבה הבאה או למייל.

 

נושאים שעודכנו במייל:

1. אמאי החדש

מעדכנת:יוני

אין עדכון החודש.

 

2. הפקות מקור

מעדכנת: יוני

הצוות עובד על עמוד הפקות מקור לאתר אמא"י. הצוות לא עובד עם אף הפקה כרגע.

 

3. מחסן

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

 

4. כוח אדם

מעדכן: אורי

אין עדכון החודש.

 

5. זכויות יוצרים ארגוניות

מעדכן: אורי

אין עדכון החודש.

 

6.  קש"פ – קשרי פנים

מעדכן:אורי

רז ממשיך בעבודתו לקראת הכנס הקרוב, מנסים לגבש מצגת מכירות.

 

7. מש"י – מיתוג, שיווק ויחסי ציבור

מעדכן: בן

ישיבת מש"י שנקבעה ל-1/6 נדחתה עקב בעיות אישיות של חלק מחברי הסגל אך עדיין תתקיים בחודש יוני.

מעבר לכך אין עדכונים משמעותיים.

 

נוכחים: אורי מרקוביץ', דני פייגלמן, יוני לינדר, תומר דוד, בן דינוביץ', אלה ברוך

 

1. צוות תכנים שנתי

מעדכנת:יוני

הצוות רוצה להרים מסיבה בעוד חודשיים-שלושה, שרית אגב תנהל אותה. יוני תקשר את שרית עם דני לחפיפה לגבי ניהול מסיבה.

בנוסף לכך הצוות רוצה להתחיל להרים אירועים בקן הקוקייה. אורי מציין שישמח לקחת ליווי של אירועים אלה אם יש צורך בכך.

 

2. פניה לגבי חלוקת כרטיסי פעילים בכנסים

מעדכן:דור ניסנהאוז

דור ניסנהאוז, א' דוכן מידע בכנסים, נכנס לישיבה.

דור מציג שפעם הדפיסו מראש כרטיסי פעיל לחלוקה לפעילים בדוכני מודיעין בכנסים. דור מציע לשים את כל מכונות הלמינציה וכו' שדרושים כדי להוציא כרטיס פעיל בדוכן מודיעין ולייצר חדשים לפעילים המבקשים כאלו, ובכך למנוע את ההדפסה מראש של כרטיסים שבסוף אף אחד לא בא לקחת.

הועד מסכים לחלוטין שזו הצעה טובה ומאשר שנעשה זאת בעתיד. הועד מבקש מדור שירשום זאת ברשימת הציוד שדוכן מודיעין מקבל מהמחסן בכנס הקרוב.

 

3. כרטיסים, חברות והרשמה לארגון

מעדכן:בן

התקיים דיון ביוזמת בן בנוגע למעמד הפעיל בארגון, האם פעיל הוא חבר ומה הן הסיבות לכך; מדובר בבעיה בעיקר מכיוון שמעמד הפעיל אינו מתוקנן, ומכיוון שהרשמה לפעילים הרבה פחות מאובטחת מחד אך דורשת פחות מידע מהנרשם מאידך.

בן מציג שהוא רוצה להוציא את התאריך מכרטיס החבר, ולעבור למערכת בדיקת תוקף ממוחשבת פשוטה לפי מספר חבר. בכך גם נוכל למנוע את הצורך להחליף את הכרטיס הפיזי בכל הרשמה, ונוכל אינטרנטית לשלוח תזכורות לאנשים שתוקפם קרוב להיגמר. בעתיד בן רוצה לעבור להרשמה או לפחות חידוש הרשמה אינטרנטי. התקיים דיון על הבעיות החוקיות ובעיות הנוחות בהרשמה כזו; הועד לא הגיע למסקנה לעת עתה והנושא יעלה מחדש בישיבה הבאה.

דור ניסנהאוז עזב את הישיבה.

 

4. עדכונים ביורוקרטיים

מעדכן:אורי

פתיחת תא דואר – אורי מקווה לסגור את המשימה בשבוע הקרוב.

יהיה צריך להחליט אם נרצה לשנות את התקנון באסיפה הכללית הקרובה – צריך להתחיל לעבוד על הנושא.בן יפתח דיון במייל ויקח אחריות על יצירת טיוטה ראשונה לתקנון חדש עד הישיבה הקרובה.

 

5. כאמ"י 2018

מעדכן: אורי

חן ווייס הציע את עצמו לניהול כאמ"י, והועד קיבל אותו כמנהל כאמ"י 2018.

רוב הסגל גויס. חסר בעיקר א' לוגיסטיקה. מחר תהיה ישיבת סגל ראשונה, בן ואורי יגיעו (אורי כמלווה הכנס).

העבודה על הכנס מתקדמת טוב, יש שני ע' מנהלים (נתן רונין ודריה ברט). הוכנו נוהל וטופס חדש להחזרי נסיעות. תומר שואל לגבי קופה קטנה להחזרים בכנס – נענה שצריך לאשר זאת מול רואה החשבון של הארגון.

 

6. שימור ידע ארגוני

מעדכן: תומר

תומר העניק לחן וייס הרשאות כמעט מלאות לוויקי כדי שהוא יוכל ליצור משתמשים לאנשי הכנס ולנהל את העניין בלי לשלוח אנשים לדבר עם תומר בדרך.

 

7. צוות גיוס

מעדכן: אורי

אירוע מתנדבים לאחר הארוקון שאושר ע"י הועד מיילית יקרה עוד שבועיים. ישלחו לועד הזמנות.

 

8. צוות ACC

מעדכן: אלה

הצוות מקיים שיחות מול WCS עבור השתתפות עתידית בתחרות.

 

9. מש"י

מעדכן: בן

עקב נסיבות אישיות של חיאל רידר, רכז מש"י, הוא לא יהיה זמין לתפקיד בחודשיים הקרובים. לתקופה הקרובה בן ירכז את פעולת מש"י.

יוני מעלה – יש ראיונות שבועיים עם קוספליירים באינסטגרם, בואו נעשה ראיונות שבועיים עם חברי סגל ארגוני שיעלו לפייסבוק כדי שאנשים ידעו מה עושים באמא"י! אורי מציין שתכלס מה שצריך זה לגייס מישהו שיעשה את זה, וזה רעיון טוב.

בן מציין שחודשו הדומיינים הארגוניים.

סרטיפיקט הSSL באתר אמא"י חודש, אך באתרי הארוקון וכאמ"י טרם טופל העניין.

תוכנת ההרשמה לארגון עברה המון שיפורים ע"י עומרי רוזנברג, אחראי תוכנת ההרשמה. סודרו ממשקים חיצוניים לבדיקת חברות, להעברת מיילים לניוזלטר אוטומטית, שליחת מיילים אוטומטית לאנשים שפג תוקפם וכו'. בנוסף מתנהל דיבור על אבטחת כל המאגרים הללו מול דרישות מדינת ישראל דרך עורכות הדין.

 

10. קשרי פנים וספונסרים (קש"פ)

מעדכן: אורי

רז אתגר גויס להיות אחראי על הנושא בארגון.

רז עובד על מצגת למשיכת ספונסרים, יש מספר קשרים שכבר התחיל לדבר איתם. רז רוצה להכין תכנית עבודה שיווקית להגדלת המעורבות, וימשיך בעבודה זו מול מש"י.

 

11. קש"ח

מעדכן: אורי

הצוות עובד על הבאת אורח/ים לכנס.

ניר דרניצקי מנהל הארוקון 2018 נכנס לישיבה.

 

12. הארוקון 2018 – סיכום בנוכחות ההנהלה

מעדכן: ניר דרניצקי

אורי מברך את ניר בשם הועד על העבודה על הכנס.

ניר פותח ואומר שזה היה כנראה ההארוקון הכי קשה מאז הראשון שלו.

העבודה התחילה מיד אחרי כאמ"י, גויסו מאוד מהר תכנים ועיצוב. היו בעיות בגיוס מכיוון שאחרי כאמ"י, הרבה מאוד מהסגל שהיה עם מוטיבציה לחזור לתפקיד הלך מיד להיות סגל בכנס חנוכה.

ניר מציין לטובה שכבר יש סגל מלא לכאמ"י 2018. הועד מברך את עבודתו של ניר בשימור הסגל שלו, שהרבה ממנו חוזר לכאמ"י.

היה קשה לגייס ע' מנהל, באופן כללי קשה לגייס ע' מנהלים. ניר מקווה שנמצא אנשים שהם "חומר הנהלה" ומציין שהוא ניסה לדחוף כמה מהם לכיוון הנהלה בעתיד. ניר מציין שחייבים לא לבנות על אדם אחד כמנהל, אלא על צוות הנהלה שלם. לא פניות פרטניות, אלא פניות לקבוצות.

ניר ממליץ לא לעשות הסעות לכנסים יותר. לא מילאנו אפילו הסעה אחת מת"א – זה כבר לא יעיל ולא משתלם. דני מציין שבכאמ"י הן כיסו את עצמן ובן מציין שלדעתו זו פונקציה של השיווק המושקע בהן. ניר מבקש לכל הפחות מהועד ומהנהלות הכנסים העתידיות לעשות חישוב עלות-תועלת. ניר ממליץ לבטל את רוב המכירות הפיזיות מאותן סיבות.

ניר העביר לועד חוו"ד על צוותים, תחומים ואנשים שונים בכנס.

לגבי תקנון קוספליי – ניר ממליץ לעתיד לא להטיל על סגל הכנס לשנות את תקנון הקוספליי, ובמקום זאת, להרכיב גוף חיצוני קטן שירכיב מחדש את תקנון הקוספליי וזה פשוט יהיה התקנון. ניר ממליץ לעבור על תקנונים מחו"ל וכו', ולוודא שבועדה זו ינכח מישהו שמבין בניהול לו"ז האולם הראשי.

לגבי התנהלות מול הועד – ניר אומר שראשית לוודא שהתקנונים שדורשים אישור יאושרו כבר לפני הכנס ע"י צוות חיצוני, כמו שדיבר על קוספליי וגם למשל עבור דוכנים. ניר מדגיש – עדיף להתערב כמה שפחות בהחלטות הכנס וההנהלה.

ניר יוצא מהתפקיד בהרגשה די מתוסכלת, הרגיש לאורך השנים שכל פעם הוא מגיע ו"מרים את השברים" – מבחינה כלכלית כמנהל הכנס המרוויח העקבי היחיד, מבחינת שחיקה של חברי סגל לאורך זמן וכו'.

ניר מרגיש שלא לוקחים לתשומת לב ראויה את המסקנות שהוא מעביר לאורך השנים; למשל רואה שלוקחים לסגל חברי סגל שהוא מזהיר שישרפו. הוא כן מרגיש שהוא הקים תשתית, ובעוד שהוא רצה לעשות יותר – בגלל שכל הזמן הסגל מתחלף והוא צריך לוודא שהכל בכנס עובד, הוא לא יכל להתקדם הרבה מעבר לתשתית בסיסית. "הצלחתי להחזיק את זה עומד עד עכשיו".

לגבי תפקודו של סבי – הוא היה מלווה יחסית פסיבי, אך זה עבד לכנס זה מכיוון שניר היה המנהל והוא מנוסה בעניין.

הועד הודה לניר בשנית על עבודתו רבת השנים בארגון.

ניר דרניצקי עזב את הישיבה.

בנושא תקנון הקוספליי, צוות ACC עובד כעת על התקנון לקטגוריית WCS עתידית. נשאלת השאלה האם כדאי שהצוות יבנה כבר את כל התקנונים לתחום הקוספליי וימשיך לעשות כך לעתיד. בן ואלה מבקשים להעביר סמכויות אלו לACC. הועד מבקש כן לכלול בבניית התקנון התייעצויות עם למשל א' אולם ראשי. הצבעה –בעד 6 (יוני אורי אלה בן דני תומר) נגד 0 נמנע 0 – עבר פה אחד.

 

לגבי סבב שיחות סיכום כנס –יוני תפתח שרשור מייל בנושא עד שישי ונתחיל לסדר, הפעם נקיים שיחות סיכום רק עם סגל בכיר.

 

13. פעילים

מעדכן: תומר

תומר רוצה להדפיס כמה כרטיסי פעילים למפגש, אפילו שרצינו לעצב אותם מחדש בקרוב. תומר ידפיס 100 מהעיצוב הנוכחי.

תאריך המפגש טרם נקבע רשמית אך מסתמן להיות חמישי ה-24 במאי.

תומר רוצה לפרסם רשימת נושאים טרם המפגש, עוד קצת פחות משבוע.

 

14. פרויקט תלתן

מעדכנת: אלה

פרויקט תלתן רוצה להרחיב את עיסוקיו, לא רק להיות אחראי על תחרויות ציור אלא לקדם את תחום האמנים וספציפית הציירים בקהילה.

הצוות מבקש מהועד לשנות את מטרתו ל"קידום תחום אומנות הציור בהשראת סגנון האנימה והמנגה בישראל".

הצבעה –בעד 6 (יוני אורי אלה בן דני תומר) נגד 0 נמנע 0 – התקבל פה אחד

 

הישיבה נסגרה.

 

נושאים שעודכנו במייל:

1. אמאי החדש

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

 

2. פניות לועד מאז הישיבה האחרונה

מעדכנת:יוני

אין עדכון החודש.

 

3. זכויות יוצרים ארגוניות

מעדכן: אורי

אין עדכון, הנושא בטיפול פרטני סביב כאמ"י אך נצטרך להתקדם עם הסכם קבוע להמשך.

 

4. הפקות מקור

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

 

5. מחסן

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

 

6. פרויקט הספריה

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

 

7. אתר ארגוני

מעדכן: בן

אין עדכון החודש.

נוכחים: אורי מרקוביץ', דני פייגלמן, יוני לינדר, תומר דוד, בן דינוביץ'

 

1. עדכונים ביורוקרטיים

מעדכן: אורי

עקב פרישתו של עפר מוסטיגמן מהועד בחודש האחרון, הוועד הצביע לפני הישיבה פה אחד על צירופו של בן דינוביץ' כחבר וועד מחליף עד סוף הקדנציה. אורי והועד מברכים אותו על כניסתו.
הנקודה העיקרית העומדת על הפרק היא חלוקה מחדש של תפקידי הליווי הועדיים. עפר ליווה את מש"י, צוות תכנים שנתי, האתר הארגוני ונושא תא הדואר.
בן מלווה כבר מכניסתו את מש"י והאתר הארגוני.
בן מבקש לקחת את נושא מועדון אמא"י (כלומר חברי אמא"י) תחתיו בנוסף, מה שכולל גם את תוכנת ההרשמה.
יוני רוצה לקחת תחתיה חזרה את צוות תכנים שנתי.
משימת תא הדואר עוברת רשמית לאורי.
הועד מסכים פה אחד לכל ההצעות האלו לחלוקת התפקידים מחדש.

 

2. הארוקון 2018 – סיכום ראשוני

מעדכן: אורי

הסגל נראה מרוצה מהכנס, הועלו הרבה מסקנות ונושאים לשימור. הוויקי הארגוני צוין בישיבת הסיכום לחיוב וגם צוין בה שהסגל "צריך כבר להתחיל לעבוד עליו".
דוברו הנושאים היותר בעייתיים בכנס בכמה מילים. למשל הועלה מקרה הואן השכור שנשרט, בן ממליץ לשאול לגבי פוליסות ביטוח לרכב מושכר שבד"כ זולות להבנתו אך לא מוצעות לנו אלא אם אנחנו שואלים ספציפית.
הגיעו לכנס קצת פחות מגיעים משני ההארוקונים שעברו, הכנס הרוויח.

 

יעל גבעון הצטרפה לישיבה.

 

3. דיון – דוכנים

מעדכנת: דיון כללי

בהמשך לפנייתה של יעל כנציגה של האמנים בסמטת האמנים בכנסינו, יעל הגיעה לדיון המשך בועד.
בנוגע להגבלה למטר לדוכן, יעל מציינת שבעוד שהיא מבינה את הרצון לתמוך בכמה שיותר אמנים, ההגבלה למטר מאוד פוגעת בדוכנים שיש להם יותר מוצרים, ובמכירות בכללי מהצפיפות.
יעל גם מציינת שהייתה בעיה מסוימת בסידור – דוכנים שמוכרים סחורה מאוד דומה מבחינת סוג תוכן ממוקמים אחד ליד השני (יוצרי קומיקס למשל), מה שפוגע ויוצר תחרות בזמן בחירת המוצרים של הלקוחות.
יעל מציגה שאולי יש מקום לאזן מחדש את כמויות דוכני האמנים ושאר הדוכנים, מציגה שהרבה דוכנים מסחריים מוכרים גם דברים שלא ממש קשורים למנגה ואנימה ותרבות יפן והרי עליהם אין את ההשגחה שיש על דוכני האמנים.
יעל מספרת שיש אמנים שאף מעדיפים לא להיות בסמטת האמנים בגלל הגבלת המטרים המורשים לדוכן שם ומעדיפים "דוכן מסחרי" וזהו.

 

אלה ברוך הצטרפה לישיבה.

 

יעל מציעה לתת משקל מסוים לותק בסינון דוכנים לכנסים, אולי עם כמה סלוטים של "הגרלה".
תומר מציע למשל להקצות 10 מ' שיהיו לאמנים שרוצים 2 מ' בסמטה, לחלק אותם בהגרלה, ולקיים אותה מספיק זמן מראש כדי שהם יוכלו לבקש למשל דוכן מסחרי בכל זאת אם לא יכנסו למכסה זו.
לאחר דיון בנושא הועלתה ההצעה להביא חבר צוות דוכנים שיהיה אחראי על שדרת האמנים בלבד מקרב קהילת האמנים, ואולי לארגן מפגש פסגה בין צוות דוכנים הבא לבין נציגים של האמנים אצלנו כהתחלה.
יעל מבקשת לנסות לשנות את הסידור של דוכני האמנים – לכל הפחות שהמעברים פנימה יהיו בפינות הריבוע ולא במרכז הצלעות, אבל עדיף לעשות במקום ריבוע אחד שני ריבועים. יעל מבקשת שאם יש אופציה לשנות את הסידור, אז שנקבל חוו"ד גם מהאמנים על הסידור החדש לפני אישור.

 

יבגני קנטור, חבר ועדת הביקורת, הצטרף לישיבה.

 

לסיכום הדיון הוסכם שיש ליידע את סגל דוכנים על השיחות והטענות ולארגן פגישה עם נציג או פגישת פסגה עם האמנים בכניסה לתפקיד של סגל דוכנים של כאמ"י.

 

יעל גבעון עזבה את הישיבה.

 

4. מפגש פעילים ענייני – מאי

מעדכן:תומר

לא ניהלנו מפגש ענייני השנה, תומר יארגן אחד למאי –יפתח סקר בשבוע הקרוב.

 

5. ועדת ביקורת

מעדכן:יבגני

יבגני החליט להתפטר מועדת הביקורת לאחר החג, ומציין ליקויים לתחושתו בעבודת הועדה.

 

יבגני קנטור עזב את הישיבה.

 

6. פניה בנוגע למשחק מעריצים

מעדכנת:יוני

אורגד ארבל פנה לועד לגבי הכנת משחק נוסף בסגנון שהכין בעבר, הוא רוצה להכין משחק דומה אבל לקבל אישור על השימוש בדמויות וסמלים של אמא"י. הועד ינהל דיון במייל, ונשלחה פנייה למחזיקות הזכויות על הדמויות הארגוניות בנושא.

 

7. תחרות שירה

מעדכנת:יוני

התקבלה פניה מגל פרי וגיא תמיר לגבי קיום תחרות שירה בכאמ"י כפרויקט שלא יושב רק תחת הכנס אלא בתמיכת הועד מלכתחילה, בסגנון הליך העבודה עם הפקות מקור. גל וגיא ביקשו מספר התחייבויות על מנת להתחיל עבודה, אשר הועד הסכים בדיון במייל על כולן פרט לנושא ההתחייבות לשעת האירוע – גל וגיא מבקשים התחייבות שהאירוע לא יעלה לפני 12 בצהריים.
דני מציג שזה בעייתי תקדימית, וגם בעייתי מבחינת התערבות לסגל הכנס בענייניו. התקיים דיון על האם זהו תקדים בעייתי והאם ראוי שהועד יעשה זאת, בדגש על העובדה שלא מדובר על הכתבת שעה אלא על נסיון לוודא שהאירוע לא ימצא ב"זמן מת" כנסי (לפי נתונים מהכנסים האחרונים).
התקיימה הצבעה לגבי התחייבות מבוקשת זו על שעת העליה לכאמ"י 2018 ספציפית – בעד 5 (יוני, תומר, אורי, אלה, בן) נגד 1 (דני) – ההצבעה עברה.

 

8. כאמ"י 2018

מעדכן:בן

בן הציג מספר אופציות נוספות למתחם לקיום כאמי מעבר למתחם באשדוד עליו דיבר הועד בחודשים האחרונים. הוא קיבל הצעה מוואהל ספציפית.
בן ואורי ביקרו במלון פנורמה שנתן גם הוא הצעה טובה. יש שם מקום לאולם ראשי של 1200 איש אבל אז אין היכל לשים בו אנשים ולכן אין מקום לכנס באותה מתכונת. בן ואורי הגיעו למחשבה שאולי כדאי לחזור לבנייני האומה ולקצץ חלקים מבנייני האומה, הגיעו להצעה שהם מצפים שתיצור מאזן בו כאמ"י לא יפסיד.
בן ואורי מבקשים שנקבע הארכה על ההחלטה למיקום כאמ"י 2018 ביום (עד שהם מעריכים שתתקבל תשובה להצעתם). יוני מציינת שאם לא תתקבל התשובה עד מחר, היא גם לא תתקבל עד אחרי פסח בכל מקרה… הועד הסכים שנחכה עד אחרי פסח להחלטה זו.
דני, אורי ובן הציגו את התקציבים הגולמיים הצפויים לאירוע באשדוד ובבנייני האומה.

 

 

הישיבה נסגרה.

 

נושאים שעודכנו במייל:

1. אמא"י החדש

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

 

2. מנגה קפה

מעדכנת: יוני

הפרויקט בהקפאה עד שסבי יחזור מיפן.

 

3. הפקות מקור

מעדכן:סבי

נקבעה פגישה בעולמות לסיום עבודה רשמי מול בראנד שהתעכב.

 

4.  צוות תכנים שנתי

מעדכנת: יוני

התקיימה פגישה מול קן הקוקיה – מקום אטרקטיבי שמעוניין שננהל בו אירועים, הצוות מתכנן להתחיל אירועים שם בקרוב.

 

5. קשרי חוץ

מעדכן:אורי

הצוות עמל על אורחים לכאמ"י הקרב ובא. צריך לראות איך אפשר לקדם את הקשר שנוצר בהארוקון עם ANA.

 

6. זכויות יוצרים ארגוניות

מעדכן: אורי

בעלות הזכויות מחכות לתחילת עבודה על טיוטת אישור שימוש ארוכת טווח. אורי אמור להתחיל לעבוד על זה בקרוב.

 

7. כוח אדם

מעדכן: אורי

לוסי אקל, מנהלת הפרויקט, עדיין עמוסה, בתקווה שבקרוב תוכל להתחיל לעבוד על הגיוס.

 

8. תא דואר

מעדכן: אורי

אורי מקווה לקדם את המשימה עד הישיבה הקרובה, אחרי שלקח אותה על עצמו בישיבה הזאת.

 

9. מש"י – מיתוג, שיווק ויחסי ציבור

מעדכן: בן

בוצע סנכרון בין עופר לבן בנוגע לכל התנהלות צוות מש"י.
נמצא רכז לצוות מש"י – חיאל רדר. חיאל ירכז את כל ההתנהלות של הצוות ויעבוד לשפר את היעילות והזמינות של הצוות.

 

10. אתר ארגוני

מעדכן: בן

חיאל עודכן בנוגע לכל התוכניות הקיימות לעדכון ופיתוח האתר ומתחיל להריץ אותם.
חודשה תעודת הSSL של האתר.

 

11. תוכנת הרשמה לארגון

מעדכן: בן

חודשה תעודת הSSL של התוכנה.
בחודש אפריל יחלו עבודות תחזוקה על התוכנה כולל הטמעת אבטחה חזקה יותר ושיפור ממשק המשתמש והניהול.

 

12.מצב שימור הידע הארגוני

מעדכן: תומר

לאחר הארוקון נשלח לסגל מייל הסבר מחודש בנוגע לוויקי הארגונית.
מספר צוותים מהסגל החלו למלא את הערכים הרלוונטיים אליהם.

 

13. פעילים

מעדכן: תומר

נוספו 12 פעילים במהלך חודש מרץ.

 

14. מחסן

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

 

15. פרויקט הספריה

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

 

16. פרויקט תלתן

מעדכנת: אלה

נאקורי בן דור גוייסה לתפקיד א' הצוות.
הצוות מתחיל לעבוד על התחרות הבאה שתיערך בכאמ"י.

 

17. צוות ACC

מעדכנת: אלה

ביום שישי 20/04 מתוכנן להתקיים יריד בדים חברתי, בשיטת תן וקח וכן הרצאה בנושא בדים.
ההשתתפות באירוע היא ללא עלות ומותנית בהבאת בד אחד לפחות באורך מטר.
הצוות עמל על תוכניות בנושא השתלבות באירוע ה-WCS.

נוכחים: אורי מרקוביץ', דני פייגלמן, אלה ברוך, סבי איזילוב, יוני לינדר, תומר דוד, עפר מוסטיגמן

 

1. הארוקון 2018

מעדכן: סבי

נקבעו שתי מכירות פיזיות ונפתחה מכירת כרטיסים להסעות.
הכל הולך טוב, אין בעיות של הרגע האחרון. היו מספר בעיות במכירות כרטיסים לחברי אמאי שנפתרו באופן פרטני.

 

2. קש"ח

מעדכן: אורי

יש אורחת לכנס, השגרירות מכסים את רוב העלויות.

 

3. תלתן – סיכום

מעדכנת: אלה
סיכום מלא נשלח לועד במייל.

הצוות לא היה זמין כל כך בסמוך לכנס חנוכה ולכן התעכבו למשל הזמנת הדפסות היצירות לכנס, לעתיד נדע לשמור יד על הדופק בנושא.
הצוות מרגיש שבפעם הבאה יש לעשות יותר פרסום מצידו לקטגוריית הקומיקס.
התנהלות הצוות בכנס – בית הדפוס לא הדפיס את כל היצירות, היה צריך לעשות סיבוב נוסף לבית הדפוס ולבדוק. לעתיד יש לזכור זאת לנוהל העבודה. בכנס עצמו הצוות קיבל יחס הולם מהסגל והיה מרוצה; א' עיצוב והמנהל ניסו לעזור כמה שיותר, אפילו כשהמתחם לא עמד בהתחייבויותיו כלפי הצוות. להבא – יהיה הצוות סגל כנסי ולא חוץ-כנסי, זו הדרך הנכונה להתנהל.
יש בעיה טכנית מסוימת עם מייל תלתן, הצוות יטפל מול אורי בבעיה.

תומר שואל – כמה אנטריז היו, כמה הצבעות היו. אלה משיבה שהיו כ200 הצבעות בהערכה גסה, והשתתפו 20 יצירות.
יוני שואלת לגבי פידבק מהמשתתפים – לא נאסף פידבק מהמשתתפים.
סבי שואל לגבי פידבק מהקהל – אלה עונה שהקהל מאוד אהב את התחרות, היה חבל שלא הוקרנו היצירות הזוכות על המסך וזו נקודה לשיפור.

דניאל שחם א' הצוות הודיעה על פרישתה, אך היא אומרת שתוכל להמשיך עבודתה בצוות.
נתן שטיבלברג פרש מהצוות.
שירה אביגד נשארה בצוות אך אינה מעוניינת להובילו כא', וכעת צריך למצוא א' חדש לצוות.

 

4. אתר ארגוני

מעדכן:עפר

יש לקיים ישיבה עם אניטה קרפל מעצבת האתר ועומרי רוזנברג א' האתר הארגוני בנושא העיצוב החדש, אך לא יהיה אפשרי לבצעה עד אחרי הארוקון.

 

5. מחסן

מעדכן: דני

המחסן עבר סידור. היו כמה חוסרים בהחזרה מחנוכה אך אלו דברים זולים. הרכש הנחוץ להשלמת המחסן לא היה יקר מעבר למצופה ונכנס בקלות לתקציב שהגיש דני. נרכש המיקסר לאירועי קראוקה.

 

6. צוות ACC

מעדכנת: אלה

אלה הציגה את נספח א' לתחרות הקוספליי ותחרויות בכללי מול הועד. הועדאישר את ניסוח הנספחים פה אחד.

לקריאת הנספח לחצו כאן

 

7. הפקות מקור

מעדכנת: יוני

לאחר הדיון בפעילים יוני מעלה שאלה לועד – האם הועד רוצה להעלות מחדש את נושא כמות ההרצות לדיון מחודש. הועד אכן רוצה להעלות אותו לדיון, ביוזמת אורי.

הועד התדיין בנושא והגיע להסכמה שעם המידע שיש לו והמצב בשטח כרגע, אינו רואה סיבה לשנות את החלטתו. עם זאת, לאחר שיראה את התכנים בכאמ"י הקרוב, יפתח את הנושא מחדש לשיקול נוסף.

 

8. סמטת האמנים

מעדכן:אורי

התקבלה פניה מיעל גיבעון לגבי סמטת האמנים. הפניה פותחת בתודות לגבי העבודה שנעשתה עבור אוכלוסיית האמנים, וממשיכה בהצגת מספר בעיות עם עבודה מול דוכנים כמו שהם כרגע:

• מועד ההרשמה נפתח מאוחר מה שמקשה על הדוכנים מסיבות רבות. יעל מבקשת ניסיון לנתינת אישור יותר זמן מראש, למשל חודש, יד ביד עם ניסיון לגייס את צוות דוכנים יותר מוקדם.
•יעל מעבירה שיש תחושה שאין קשב לבקשות מיוחדות ומיילים מצוות דוכנים; לא מבחינת זמן התגובה הארוך, ולא מבחינת נתינת תשובות עם סיבות לסירוב לבקשות מיוחדות (ולא פשוט סירוב וזהו). אורי מציין שאפשר להשריש נושא זה בתקנון הדוכנים.
•יעל מעלה שאלה מדוע יש הגבלה רק לציירים לסמטת האמנים ולא למשל צורפים וכו'.
•יעל שואלת מדוע יש הגבלה למטר לדוכן צייר, ומציגה מספר סיבות שלדעתה יש לשנות מצב זה. היא מציעה מספר פתרונות אפשריים לביטול הגבלה זו, כמו צורת סידור הדוכנים ושינוי שיטת הקבלה לועדה כלשהי.
•פחות מבקרים מגיעים לטרקלין העליון ולכן הוא פחות אטרקטיבי לאמנים בסופו של דבר.
• לא מודיעים מראש מה גודל השולחן שיקבלו (מבחינת עובי/אורך, לא רוחב).
• הקבלה המאוחרת של מפת דוכנים (יומיים מראש) לא מאוד נוחה, וכדאי שיהיה טמפלייט שלה; יעל מציעה אפילו להכין עם צוות דוכנים מפה זו.
• יעל מבקשת שכשמפורסם תקנון הדוכנים, כמו עם תקנון הקוספליי, יפורסם בהרשמה כי יש שינויים והיכן, כדי שידעו הדוכנים לשים לב.

הועד הסכים שיש נקודות כמו חידוד זמני תגובה שבהחלט רלוונטי לחדד לצוות דוכנים; עם נקודות אחרות, כמו הסרת ההגבלה למטר לדוכן צייר, אורי יענה ליעל מיילית ברמה ראשונית ויבקש הצעה יותר קונקרטית בנושא, ואז אולי תוזמן יעל לישיבה לשוחח על הנושא.

אלה מציינת ששירה אביגד מצוות תלתן הציעה שהצוות יקח אחריות על סמטת האמנים. דני מציין שאפשר לשקול את זה אם ניצור תת-צוות של צוות דוכנים; סמטת האמנים תמוקם במקום ידוע בצורת סידור ידועה, ואז ריאלי שתת-צוות אחר יקח את התפקיד. עם זאת, ההצעה כרגע בגדר הצעה ועל הועד להתדיין יותר על נושא זה.

 

7. פניות לועד מאז הישיבה האחרונה

מעדכנת:אלה

התקבלה פניה מניבה קרן-אור, מעבירת תכנים בכנסינו, לגבי תמיכה בספר שהיא רוצה להוציא. הועד יחקור את הנושא ויחליט בנושא בשרשור מייל, באחריות אלה.

הישיבה נסגרה.

 

נושאים שעודכנו במייל:

1. אמא"י החדש

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

 

2. חלוקת תפקידיו של סבי

מעדכן:סבי

סבי יהיה בחו"ל בחודשים הקרובים. מכיוון שכך, יש לחלק את הפרויקטים שהוא מלווה בין שאר הועד לחודשים הקרובים, ואלו הם:

• מנגה קפה
•פרויקט הספריה

הנושא יעלה במייל לטיפול מיד לאחר הארוקון.

 

3. מנגה קפה

מעדכן:סבי

נפתח סקר למנגה קפה חברתי וישאר פתוח עד יום הכנס, האירוע עתיד להתקיים כרגיל בהארוקון.

 

4. פרויקט הספריה

מעדכן:סבי

צפויה להיות במהלך החודש רכישה של 314 כרכי מנגה מאדם המעוניין לתרום את הכמות לפרויקט. המנגה מהמחסן הועברו לדרור. קיים עיצוב סופי לפליירים ועתיד להיות מודפס לטובת הכנס. תהיה עמדת קבלת תרומות מנגה בדוכן מודיעין בהארוקון, בתיאום עם צוות הדוכן.

 

5. עדכונים ביורוקרטיים

מעדכן: עפר

עפר היה בדואר והתבקש להביא מסמך מסוים מרשם העמותות, אורי יטפל במסמך המדובר.

 

6. מש"י – מיתוג, שיווק ויחסי ציבור

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

 

7. צוות תכנים שנתי

מעדכנת: יוני

עקב העבודה על הארוקון החודש, הצוות לא היה פעיל.

 

8. ביטוח ארגוני

מעדכן: דני

הביטוח חודש, התשלום הועבר, ונשלח אישור קיום ביטוחים חדש לשנת 2018 לאשכול.
הכל טוב.

 

9. כוח אדם

מעדכן: אורי

אין עדכון החודש.

 

10. זכויות יוצרים ארגוניות

מעדכן: אורי

אין עדכון החודש.

 

11. תוכנת הרשמה לארגון

מעדכן: תומר

אין עדכון החודש.

 

12. מצב שימור הידע הארגוני

מעדכן: תומר

נשלח הסבר על הוויקי לסגל הארוקון, אך לא נראה שהוא הספיק כדי להניע את הסגל לפעולה.
ייעשה נסיון נוסף בהמשך, אולי לאחר הכנס.

 

13. פעילים

מעדכן: תומר

נוספו 10 פעילים לקבוצה החודש.

נוכחים: אורי מרקוביץ', דני פייגלמן, אלה ברוך, סבי איזילוב, יוני לינדר, תומר דוד, עפר מוסטיגמן

1. הפקות מקור

מעדכנת: יוני

צוות הפקות מקור רוצה להעלות לדיון את נושא ההתחייבות לכמות עליות בתחילת עבודה מול הפקות. הצוות רואה כי הארגון נותן יותר דגש על אירועים אשר הארגון רוצה למקם באולם הראשי, ובהתחשב בכך, הצוות סבור כי לא אחראי מצידו להמשיך לדבר עם הפקות מקור על עבודה שנה וחצי ושנתיים מראש למינימום שתי עליות בכנס. עם זאת, הצוות גם סבור שלהתחייב רק לעליה אחת מראש יוריד מהמוטיבציה של הפקות גדולות בסקאלה שהתרגלנו אליה לפנות אלינו, והן יעדיפו לפנות למקומות אחרים.

הצוות חושב שהדרך הנכונה להתקדם היא להתחייב לכמות הופעות מינימלית ולדדליין שאחריו כמות ההופעות שהתחייבנו אליה לא תרד (זאת בכדי להרשות לסגל הכנס לפתור מצבים של ביטולי תוכן אולם ראשי ברגע האחרון, ועדיין לשמור על המילה שלנו להפקות המקור ולא לבטל להם הופעות). הדדליין הרצוי הוא מספר חודשים לפני הכנס; הצוות מציע ארבעה.
הצוות מציין בנוסף כי ראוי שכמות ההופעות המינימלית שהצוות מתחייב אליה בתחילת עבודה מול הפקה תשליך ישירות על האירוע המדובר ועל אורך ההפקה, במתווה הבא:

1. עבור הארוקון, ככנס הדגל בו הארגון מתכנן להשקיע את רוב תקציב הקש"ח, התחייבות להופעה אחת במינימום, והתחייבות לשתי הופעות להפקה של שעה (או פחות).
2. עבור כאמ"י, ככנס שפחות מתוכננת בו השקעת קש"ח במתכונתו הנוכחית, התחייבות לשתי הופעות במינימום להפקה באורך של שעה וחצי (הפקה סטנדרטית כיום) ומטה.

הצוות מציין לסיכום שאינו רוצה את הנאמר כסעיף בתקנון, כדי לאפשר גמישות בעבודה עם הפקות בסגנונות לא צפויים, אך הצוות כמובן לא מתכנן להתחייב בתחילת עבודה בפני הפקה ליותר מכמות העליות שיורה הועד; זאת על מנת להרשות גמישות לועד, ולסגל הכנס כשיתחיל עבודתו, להתאים את כמות ההופעות לצרכי הארגון.

התקיים דיון לגבי האם למעשה החלטה כזו של הועד תחייב את הכנסים לקיים הופעה יחידה של הפקות מקור בבקרים תמיד, כאשר המסקנה הייתה שיש אלטרנטיבות.

עפר מחזק את אמירת הצוות שהתחייבות לרק עליה אחת בהארוקון, או שתיים באולם פוטנציאלית קטן משל בנייני האומה, יכול מאוד להוריד מוטיבציה של הפקות מקור לעלות אצלנו.

הועד שוחח על סעיף הדדליין והחליט שהוא אינו נחוץ ואף גורע מאיכות העבודה מול הפקות.

ההצעה הבאה עלתה להצבעה: הצוות יתחייב מראש בתחילת עבודה לכמות הופעות מינימלית כמתואר במתווה שהציע הצוות להארוקון וכאמ"י. ההצעה עברה פה אחד.

 

2. הארוקון 2018

מעדכן: סבי

התקיימה ישיבת סגל מלאה. העבודה מתקדמת באופן סדיר.

 

3. עדכונים ביורוקרטיים

מעדכן: אורי

העברת מורשי החתימה מתעכבת מצד עורכות הדין כרגע; אורי מעריך שזה יסגר תוך עשרה ימים.
תא דואר – חייב להיסגר עד סוף פברואר, באחריות עפר.

 

4. מחסן

מעדכן: דני

הועבר מתווה יציאה ממחסן האגודה למד"ב ופנטסיה, הם אמורים לענות עד יום חמישי.

 

5. כנס חנוכה 2017 – סיכום ראשוני

מעדכן: דני

דני ויוני העבירו סיכום ראשוני של רשמיהם מישיבת הסיכום של סגל חנוכה, לקראת הגעת הנהלת חנוכה לישיבה הבאה לסיכום מסודר.

 

6. פרויקט תלתן

מעדכנת: אלה

טרם התקיימה ישיבת סיכום, היא נקבעה ל29.1.

 

7. אמאי החדש

מעדכן: דיון כללי

אורי רוצה לדעת האם הועד מעוניין להמשיך לנסות להפוך את אמא"י לארגון יותר צעיר ופחות נוקשה בעיני הקהל. הקמת האינסטגרם הייתה סטארטאפ טוב בכיוון, אך לא באה מהועד באמת.
אורי רוצה להעלות כאקשן אייטם ראשון הוצאת סרטון וקמפיין גיוס, וכבר יצר קשר עם גיא מרטון, א' מש"י לשעבר, לגבי רעיונות שהיו לו בעבר בנושא.
המטרה היא כמובן שכל הועד ידחוף נושא זה ויוציא אקשן אייטמים.

 

8. פעילים

מעדכן: דיון כללי

יוני מציינת שבעוד שעד כה התייחסנו לפעילים כקבוצה לדיון חופשי של הועד, האירועים האחרונים מראים כי זה אינו דבר נכון לעשות. על הועד לשמור על ממלכתיות מסוימת בפעילים ולחשוב פעמיים לפני כל פוסט בפעילים; אם תגובה נוגעת רק לפעיל אחד או לאירועים בעבר, עדיף קודם לסגור את הנושא מול אותו פעיל, או להתייעץ עם חברי ועד אחרים לכל הפחות. יש להיות מודעים כי קבוצת הפעילים היא פורום פומבי ברובו, ולא מקום לשיחות אישיות; יש להבין כי כל תגובה בפעילים היא בעלת יותר משמעות מרק חלק משיחה אישית, וכי כל אדם המדבר בפעילים מדבר בתכלס לכל קהל הפעילים בו זמנית.

התקיים דיון ארוך בנוגע לדיונים בפעילים ודרך הפעולה הנכונה לועד.

אורי שואל את עפר האם הוא מרגיש בנוח להמשיך לנהל את קבוצת הפעילים לאור האירועים האחרונים. עפר אומר שהוא יעדיף שלא. תומר מציע את עצמו לתפקיד, ומבקש שיכנס רשמית רק אחרי מפגש הפעילים, ובתקופה הזו תהיה חפיפתו. הועד קיבל הצעה זו ואת תומר לתפקיד.

 

הישיבה נסגרה.

 

נושאים שעודכנו במייל:

1. פניות לועד מאז הישיבה האחרונה

מעדכנת: יוני

אין פניות קונקרטיות שלא עלו בנושאים אחרים.

 

2. תקציב ותכנית עבודה

מעדכן: אורי

יוני תעזור לאורי לסגור את הנושא כדי להוריד מהעומס, הדדליין הוא הסופש הנוכחי (ה-27.1).

 

3. כוח אדם

מעדכן: אורי

לוסי אקל, א' גיוס וכוח אדם בארגון, פחות זמינה בגלל בעיות טכניות שלה והעומס של הכנס. מקווה להתקדמות מעשית עד הישיבה הבאה.

 

4. זכויות יוצרים ארגוניות

מעדכן: אורי

אין עדכון החודש.

 

5. ביטוח ארגוני

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש. בחודש הבא תתחיל עבודה בנושא, עקב סיום הביטוח בחודש שאחריו.

 

6. צוות ACC

מעדכנת: אלה

נספח א' – הוועד אישר מתווה עבור הנספח, המגדיר מי רשאי ומי אינו רשאי להשתתף בתחרויות, וכעת ממתין לניסוח הנספח הסופי ע"י הצוות לאישורו.
הרצאות – הוכן הסקר בנוגע לקיום ההרצאות בעתיד. הסקר ממתין לניסוח סופי ולמעבר לפורמט של סקר ב google forms.
תחרות WCS – תקנון התחרות תורגם במלואו. בשלב זה אין צורך לביצוע שינוי בתקנון הנוכחי. בבוא העת תיפתח קטגוריה ייחודית לתחרות הwcs עם תקנון ייחודי

מסמך המלצות משרון טורנר – הצוות עבר על המסמך וניסח המלצות להעברה לועד, אך הן טרם הועברו.

 

7. מש"י – מיתוג, שיווק ויחסי ציבור

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

 

8. אתר ארגוני

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

 

9. צוות תכנים שנתי

מעדכן: עפר

נשלחה פנייה למעבירי התוכן בכנסי כאמ"י 2017 וחנוכה 2017 והם הוזמנו לתרום לעשייה של מגזין "בועת מחשבה" ולהפוך את הרצאות העבר שלהם לתוכן כתוב. מתוך הפניות שנשלחו, חמישה מרצים נענו בחיוב עד כה והעבודה מולם הועברה לצוות בועת מחשבה. הצוות רוצה להמשיך עם שיתוף הפעולה ולשלוח מייל דומה למרצי הארוקון 2018 לאחר שיושלם תהליך העבודה מולם.

 

10. תוכנת הרשמה לארגון

מעדכן: תומר

אין עדכון החודש.

 

11. מצב שימור הידע הארגוני

מעדכן: תומר

אין עדכון החודש.

 

12. פרויקט הספריה

מעדכן: סבי

דרור טל א' הפרויקט יפגוש את יבגני קנטור א' הפרויקט בדימוס בתחילת פברואר על מנת לקחת ממנו את כלל המנגה שהיו אצלו שטרם נתרמו לספריות. סבי ביקש מדני בהזדמנות הקרובה שיגיע למחסן למשוך משם את כלל המנגה ולהעביר אליו. המתנדב שהיה מעביר מנגה לאשדוד כבר אינו בתפקיד, אם לא ימצא מתנדב בקרוב סבי יעביר בעצמו את המנגה לאורט ים אשדוד.

 

13. מנגה קפה

מעדכן: סבי

התקבלה פנייה ממתנדבת שרוצה לתרום ולעזור לפעילות הפרויקט, טרם התקיימה שיחה איתה. עקב הגבלה של פייסבוק ל-2 אפשרויות בסקר בעמוד הפרויקט הוחלט להמתין לפרסום התוכניה ורק לאחר מכן יעלה האירוע והסקר מכיוון שבעמוד האירוע ניתן לבצע סקר בעל בחירות מרובות.

נוכחים: אורי מרקוביץ', דני פייגלמן, סבי איזילוב, יוני לינדר, תומר דוד, עפר מוסטיגמן

 

קרן חיים-בריגה מנהלת כאמ"י 2017 נכנסה לישיבה.

1. סיכום כאמי 2017

מעדכן: קרן

אורי מברך את קרן על עבודתה על הכנס ומבקש בשם הועד לשמוע את סיכומה על כל העבודה על הכנס.
קרן מסכמת שהתפקיד היה מעניין ומאתגר אך היא הרגישה את חוסר נסיונה בתפקיד בכיר, היא מקבלת את הביקורת מהסגל על ליקוייה בתפקיד הנבעו בעיקר מחוסר ידיעה ונסיון. היא נשארה עם טעם של עוד, וכרגע משתתפת בקטנה כמפיקת תוכן בהארוקון.
אורי מודה לקרן שוב על העבודה. הכנס לא היה הצלחה כלכלית.
אורי מציין שדעתו היא שהיה כשל שיווקי גדול, גם של הכנס אבל גם מצד הועד והארגון, ואומר שלועד יש הרבה חשיבה לעשות כעת. הוא מעלה לטובת הכנס את הנקודה כי לא היו בעיות תקציביות בולטות או הוצאות לא סבירות, וכמובן שאנשים שהיו שם בהחלט נהנו.
אורי גם מצביע על בעיה של הרבה סגל לא מנוסה במקביל להנהלה לא מנוסה בכאמי כמצב שמלכתחילה בעייתי לכנס. ככלל החשש הגדול שלנו, שבגללו הועד קיים שיחות סיכום עם סגל הכנס באופן פרטני, הוא שחיקה של סגל הכנס עקב החוויה.
דני מרגיש שאכן דחפנו כארגון את קרן למים העמוקים, הוא מרגיש שחלק מהאשמה נופלת עליו להתנהלות של הכנס בכללותו.
הבעיה הגדולה של הכנס הייתה כוח אדם וגיוסו.
הועד הודה לקרן על עבודתה ומקווה להמשך עבודה משותפת בעתיד.

קרן עזבה את הישיבה.

 

2. כנס חנוכה 2017

מעדכן:דני

הועד עוד מגבש את דעתו על התנהלות הכנס קודם האירוע בשל מגוון נקודות בעייתיות, וימתין לסיכום הרשמי מהנהלת הכנס.
הכנס מאוד הצליח, כל הכרטיסים נמכרו, אפילו גויס סגל חדש לארגון. לדעת דני אין סיבה לא לקיים כנס במתכונת דומה בשנה הבאה.
דרור טל, מנהל הכנס, ציין בפני דני כי הוא רוצה להגדיל את הכנס בשנה הבאה אך לדעת דני יש בעיות עם העניין; יהיה צריך לעבור למקום שיעלה הרבה יותר כסף יחסית לכמות האנשים הנוספים שיוכלו להגיע, ואין לנו כוח אדם לשני כנסים גדולים בקרבה כל כך גדולה

 

3. מחסן

מעדכן: דני

יש רשימה מלאה של כל הציוד במחסן האגודה, צריך לעבור עליה ולמיין ולהבין מה שלנו (וצריך להוציא משם) ומה צריך להשלים עבור המחסן שלנו. החוסרים העיקריים הם כבלים חשמליים ומתאמים למיניהם.חסרות גם מדפסות תרמיות, להארוקון צריך יותר מהן מכמה שיש לנו כרגע.
דני ישלח במייל רשימת ציוד בימים הקרובים, וישלח תקציב צפוי. דני רוצה להקצות תקציב מסוים למחסן, ושכל דבר שלא יכנס לאותו תקציב יבוא מתקציב הארוקון כרגע (לציוד רלוונטי להארוקון).

 

4. הפקות מקור

מעדכנת: יוני

הנושא העומד על סדר היום הינו תקנון הפקות המקור.

יוני רוצה להוציא את "סעיף התחייבות ל-3 דקות טריילר בתחרות הקוספליי" מתקנון הפקות מקור, ושיהיה במקומו סעיף בתקנון הקוספליי שיתן כמות זמן מסוימת לועד אמא"י, שהועד יוכל להשתמש בו כרצונו באופן מסודר.
עפר ודני מבקשים שהשינויים בתקנונים ייעשו באותו הזמן, כלומר כרגע הסעיף ישאר בתקנון הפקות המקור, ויוסר ממנו רק כאשר הועד יכניס את הסעיף המקביל לתקנון הקוספליי. הצעה זוהתקבלה פה אחד.

עפר מציין שהוא לא מוכן לזה שתקנון הפקות המקור נותן כוח מלא להנהלת הכנס לבצע סנקציות כראות עיניו ומבקש לשנות את חתימת החוזה לחצי שנה מראש – עם יעדים מלאים ופירוט סנקציות על כל מצב שהוא.

אורי מעלה להמשך הדיון את הנקודה שעלתה בפעילים – דיון על חוזק הקריטריונים שמדברים על מהו תסריט לגיטימי, "האם זה אנימה מספיק". יוני מתנגדת להגדרה זו – הרי הפקה שמדברת רק על תרבות יפן, למשל הפקה היסטורית, לא יכולה לעלות. לאחר דיון קצר וקריאת מספר תגובות מהפעילים הוסכם שחלק זה של הדיון הוא למעשה שני חלקים – ראשית לגבי הקטגוריות המוגדרות של קהילה, תרבות יפן ואנימה/מנגה, ושנית לגבי האם על קריטריון ה"עלילה" להיות קריטריון חובה להפקת מקור.
בנוגע לנושא קטגוריית קהילה, אורי מביע התנגדות לקטגוריית קהילה על בסיס היותו פתח רחב מדי. יוני מעלה שללא קטגוריה זו מחזמר על למשל קוספליי או על משחקי מחשב יפניים, לא מתקבל תחת התקנון – לדעתה יש לתת את שיקול הדעת לצוות הפקות המקור.בנוגע לקריטריון עלילה כקריטריון חובה – יוני מעלה את דוגמת "ראקוגו שוק הכרמל", בה אדם מציג בסגנון ראקוגו סיפור על סוחרים ישראלים בשוק הכרמל – העלילה אינה רלוונטית לארגון אך הפקה כזו היא הפקה שהארגון ישמח לקבל. אורי ותומר מסכימים שדוגמא זו אכן מהווה מצב שבו ראוי שהצוות יוכל לקבל את ההפקה, על אף חוסר עמידתה בקריטריון העלילה.

התפתח דיון קצר ביוזמת דני על האם בכלל צריך שהועד יגדיר נושאים אלו לצוות הפקות מקור. תומר מציין שיש מספיק פעילים שבבירור אכפת להם ולכן כנציגיהם עלינו לפעול בעניין. יוני מציינת שמן הראוי שהועד יגדיר נושאים אלה, אבל נשאלת השאלה כיצד ובאיזו עוצמה.

התפתח שוב דיון על נושא סעיף הרכב "מקבלי ההחלטות" בנושאים הקשורים להופעת הפקה בכנס. עפר מתנגד לעצם קיום הסעיף; אורי מציין שיש להתחשב כאן גם בצד הכנס עצמו, והפקה היא אירוע גדול בכנס ולכן מן הראוי שלכנס יהיה קול ויכולת ניטור לגבי מה שקורה בה. יוני מציעה כתשובה לבעיות שעפר מציג להוסיף להרכב את מלוות הפקות המקור; לקבוע שכשיש תיקו בהרכב ההחלטה מיד עולה לועד, לקבוע שהחלטות בהרכב עוברות רק בהחלטת רוב, ולקבוע כי העמידה ביעדים עומדת לשיקול דעתו של ההרכב כולו יחדיו ולא רק לשיקול דעת חבריו כאינדיבידואלים. הצעה זוהתקבלה פה אחד

לגבי עניין החוזה שעפר העלה, יוני מציינת שיש סכנה בלעגן יעדים בחוזה אם מופיע כשל ביעד שלא עוגן באותו חוזה כי לא חשבנו עליו – ואז אין מה לעשות. אורי מציע להתדיין על הצעתו של עפר לחוזה "מינימום חצי שנה מראש" בישיבה הבאה כבר, כי איננה דחופה מדי, ומציין שלדעתו מעבר כזה לחוזים הולך נגד הרוח ההתנדבותית של אמא"י, כיוון שאינו מראה אמון הדדי.

לגבי קריטריון "קהילה", אורי מציע להוריד אותו מהרשימה, על סמך היותו רחב מדי, ומציע להכניס אם צוות הפקות מקור חפץ בכך נושאים משיקיים ספציפיים לרשימה במקום. עפר מתנגד להצעה זו על סמך "גישת האדם הסביר" – הפרשנות הסבירה לסעיף זה אינה כוללת למשל אוספי בולים, והאינטרפרטציה נתונה לשיקול דעת צוות הפקות מקור שעליו הועד סומך.

עפר מציע שבהסתמך על אורך תקופת העבודה מול כל הפקה חדשה, כל הפקה תצטרך לעבור אישור בפני הועד כדי להתחיל עבודה. תומר עונה שלא בהכרח כל הועד יודע מספיק על הפקות מקור, ולכן מינינו מלכתחילה צוות הפקות מקור. ההצעה עלתה להצבעה: 3 בעד 3 נגד, היו"ר שובר שוויון, לא עבר.

לאחר דיון קצר עלתה ההצעה להוסיף סעיף הנותן לצוות הפקות מקור את החובה להעלות כל תסריט והפקה לאישור בפני הועד אם אינם עונים כראוי על דרישות התקנון, אך בכל זאת הצוות רוצה להעלותה וסבור שהיא מתאימה לארגון. ההצעה עלתה להצבעה –עברה פה אחד

ההצעה להוריד מרשימת הסעיפים את קריטריון קהילה עלתה להצבעה –4 בעד 2 נגד – עבר.

ניר דרניצקי, מנהל הארוקון, ציין בפני אורי שאין שקיפות מספקת כלפיו מצוות הפקות מקור כרגע, מה שהופך את הליך העבודה ללא נעים ומלא התנגשויות. הועד מסכים שעל א' הפקות מקור להיות הגורם המקשר הראשי בין הפקת המקור לגורמים חיצוניים – זה אומר שהוא נותן למנהל למשל כל מידע שהוא דורש מרגע שהמנהל נכנס לתמונה, ושהוא חלק מסגל הכנס.

עפר מעלה שוב בקשה לכלול את מפיק המחזמר בסגל הכנס.יוני תפתח במייל שיחה על נוכחות המפיק בסגל הכנס.

 

5. הארוקון 2018

מעדכן: סבי

נסגר החוזה מול בנייני האומה, נפתח איוונט ונפתח אתר.

 

6. תקציב ותכנית עבודה

מעדכן:אורי

התקציב עלה לדיון ונשאל האם יש אליו התנגדויות או שאלות. לאחר דיון הבהרות קצר התקציב ותכנית העבודה עלו להצבעה –עברו פה אחד. אורי יכין אותם להעברה לועדת הביקורת ולפרסום בפעילים.

 

הישיבה נסגרה.

 

נושאים שעודכנו במייל:

1. עדכונים ביורוקרטיים

מעדכן:אורי

כל הסוגיות הביורוקרטיות למעט הסוגיה של הדואר נסגרו. צריך לקדם החלפת מורשי חתימה בבנק.

 

2. קשרי חוץ

מעדכן: אורי

מתכננים לקיים פגישה עם השגרירות כדי לראות שיתופי פעולה אפשריים בקרוב.

 

3. כוח אדם

מעדכן: אורי

לוסי אקל א' הפרויקט אספה מידע בשביל להוציא פוסטר פרסומי, אך בשל עומס זה עדיין לא קרה.

 

4. זכויות יוצרים ארגוניות

מעדכנת: יוני

טרם התקיימה ישיבה להתניע את הנושא.

 

5. פניות לועד מאז הישיבה האחרונה

מעדכנת: יוני

אין פניות קונקרטיות.

 

6. ביטוח ארגוני

מעדכנת: יוני

הנושא יפתח מחדש בחודש הבא כאשר יהיה יותר אקטואלי.

 

7. פרויקט תלתן

מעדכנת: אלה

טרם התקיימה שיחת סיכום צוותית.

 

8. צוות ACC

מעדכנת: אלה

נספח א' – בהמשך לישיבה משבוע שעבר,הצוות עובד על נספח א' המגדיר מי רשאי ומי אינו רשאי להשתתף בתחרויות אמא"י שיהיה תקף לכל תחרויות הארגון. אלה תפתח דיון במייל לוועד בנושא השתתפות חברי סגל בתחרויות.
הרצאות – הוחלט להשהות את ההרצאות החוץ כנסיות ולנסות לשנות את המתווה שלהן ואף לקיים סקר מקוון ותשאול ביום הכנס. זאת כיוון שלהרצאות הקודמות הייתה היענות נמוכה מאוד.

תחרות WCS – תקנון התחרות תורגם כמעט במלואו. קיימים פערים בין תקנון WCS לתקנון הארגון אשר באים לידי ביטוי בעיקר בגישה. בבוא העת ככל הנראה יהיה צורך להקים קטגוריה ייעודית להשתתפות ב-WCS עם תקנון ייחודי לה.

מסמך המלצות משרון טורנר – הצוות דן בכל ההמלצות אשר התקבלו במסמך והוא יעביר את המלצות הנגזרת שהתקבלו לעדכון בויקי הארגוני.

 

9. מש"י – מיתוג, שיווק ויחסי ציבור

מעדכנת:יוני

אין עדכון החודש.

 

10. אתר ארגוני – דיון על עיצוב מוצע

מעדכנת: יוני
הנושא יפתח לדיון מיילי בהקדם.

 

11. צוות תכנים שנתי

מעדכנת: יוני
אין עדכון החודש.

 

12. פעילים

מעדכנת: יוני
אין עדכון החודש.

 

13. תוכנת הרשמה לארגון

מעדכן: תומר

נעשתה פנייה מצד עופר לגבי תוספת למערכת, בכדי לאפשר קבלת פרטי חברים רשומים בהתאם לרשימות מיילים, בלי להיות צריך להציק לעומרי כל פעם. עומרי כרגע עסוק מכדי לעסוק בתוספות, ואומר שבתקווה בסוף פברואר הוא יתפנה. צריך לרכז בקשות לשינויים ותוספות למערכת בכדי להכין תוכנית עבודה מסודרת לכשיהיה לעומרי זמן לעבוד על המערכת. באחריות תומר להוציא מייל מרכז.

 

14. מצב שימור הידע הארגוני

מעדכן: תומר

צריך לסגור כמה דברים קטנים לגבי הויקי שדורשים הרשאות, לאחר מכן תצא הודעה לסגל הארוקון שמזמינה אותם לערוך את הויקי. בנוסף, בשלב ההוא יפתחו חשבונות גם לסגל כנס חנוכה, והודעה בנושא תצא גם אליהם.

 

15. מסמך מדיניות ארגוני

מעדכנת: יוני
הנושא יורד מסדר היום, מסמך המדיניות של הועד הקודם ישאר על כנו גם בקדנציה הקרובה.

 

16. פרויקט הספריה

מעדכן: סבי

כשבוע לאחר כנס חנוכה 2017 של אמא"י נכנס לתפקיד א' הפרויקט החדש – דרור טל. דרור עבר חפיפה מלאה מסבי ומיבגני קנטור, א' הפרויקט לשעבר, ונכנס במלואו לתפקיד.
מספר כרכי מנגה נאספו במסגרת כנס חנוכה, דרור לקח לחסותו את המנגה ועתיד לחלק אותם לספריית אורט ים אשדוד.
דרור העביר בקשה לתקציב לפליירים לשימוש הפרויקט לאורך השנה, וישב עם סבי לעריכת התקציב המוצע של הפרויקט לשנה הקרובה.

 

17. מנגה קפה

מעדכן: סבי

הוחלט לדחות את סקר המנגה קפה חברתי להארוקון לתחילת חודש פברואר כדי שיהיה יותר רלוונטי לקראת הכנס.
נבחנת אפשרות לקיים מפגש מנגה קפה במרכז הארץ במהלך חודש פברואר, בשאיפה מעל שבועיים לפני הארוקון.

 

נוכחים: אורי מרקוביץ', דני פייגלמן, יוני לינדר, אלה ברוך, תומר דוד, עפר מוסטיגמן

פרוטוקול הישיבה עבר עריכה מטעמי צנעת הפרט או חוסר עניין ציבורי.

 

1. עדכונים ביורוקרטיים

מעדכן: אורי

מס הכנסה – התהליך מתעכב עקב עיצומים במס הכנסה. לפני שבועיים וחצי קיבלנו תשובה בה ביקשו מאיתנו הוכחות שאנחנו מטרה ציבורית, אורי יצר רשימה מסודרת של דברים שהארגון מבצע כהוכחה עם קישורים לאתרים ותמונות וכו'. רואי החשבון שלנו ראו בחומר זה ארגומנט מוצלח מאוד לצידנו. כרגע אנחנו שוב ממתינים לתשובה ומציקים באופן תדיר.

דיווח האסיפה הכללית ממתין לעוד כמה פרטים מכמה מהנבחרים ויקרה בקרוב. נקבע דדליין לשליחת הטפסים באחריות יוני.
טרם התבצע מעבר מורשי חתימה בבנק, הוא יתבצע השבוע. בד בבד עלינו להעביר את התשלומים אחרונים לעורכות הדין.

 

2. גזבר

מעדכן: תומר

התקיימה ישיבה בין מתן קליינמן גזבר הארגון, תומר, אורי, ולירון דינוביץ' א' קופות ברוב כנסי הארגון, לקידום תחילת הסיכום הכספי לשנת מס 2017.

 

3. הארוקון 2018

מעדכן: סבי

סבי מתנצל כי העדכון עדכני רק לשבוע שעבר.

התקציב טרם נסגר ודורש תגובות מהועד מחד ומההנהלה מאידך, הצפי הוא לסגירה באמצע דצמבר.

תכנים – התקבלו פחות ביחס לכאמ"י, הצוות לא חושב שתהיה בעיה למלא תכניה. מתבצע מאמץ לגייס תכנים מסוגים פחות נפוצים כגון סדנאות.

סגל – עדיין קשה לגייס סגל כח אדם וקוספליי, רוב שאר הסגל הקריטי מגויס במלואו. יצא קול קורא לגיוס ע' מנהל, כבר התקבלו פניות לגביו.

אתר ראשוני עלה והאתר המלא מצופה לעלות מוקדם מהרגיל לכנסי הארוקון.

הועברה רשימת לוגיסטיקה לרכש נחוץ עקב יציאתנו ממחסן האגודה למד"ב ולפנטזיה.

 

4. מחסן

מעדכן: דני

דני ממתין למסמך מסודר מהאגודה עם כל הציוד במחסן ע"מ שנוכל להפריד מה שלנו ומה שלהם כדי לצאת רשמית מהמחסן. במקביל דני במגעים כדי להזיז תהליך זה ואולי לשאול זמנית ציוד לאירועים הקרובים בכל מקרה.

 

5. הפקות מקור

מעדכנת: יוני

N מיוזיקל – יוני נכחה בראן יחד עם גיא תמיר, איש צוות תכנים הממונה על המחזמר בכנס הארוקון.
מבחינת מוכנות, ההפקה מתקדמת טוב בלו"זים וצוות הפקות מקור מצפה שיהיו מוכנים לגמרי עד העליה.

הצוות ענה לפניה מהקהילה להרמת מחזמר בבקשה שיחזרו לאחר עוד עבודה על התסריט עקב חוסר רלוונטיות לתחום וחוסר מהוקצעות בכללי.
כרגע הצוות לא עובד עם אף הפקה, אבל יש הפקה עצמאית מקצועית שיצרה קשר איתנו בעבר בעניין להופיע אצלנו.

 

6. צוות קשרי חוץ

מעדכן: אורי

הצוות מתכנן להתחיל לעבוד במתכונת של גיוס אורחים שנה מראש בעתיד הקרוב.

הצוות מנסה להשיג סרטים לזמן הקרוב.

מבחינת הקשר עם השגרירות, אורי, דני וסם דניאל חברת הצוות יהיו במסיבת הגן של השגרירות לכבוד יום ההולדת לקיסר ב7.12. נספח התרבות בשגרירות התחלף לאחרונה.

מיתר קלאוזנר גויסה לצוות.

אמיר גל פילוס פנה לצוות וביקש לנסות לדחוף את הקשרים של אמא"י כדי להפוך את ההחלטה עתיקת היומין על איסור הפקות המקור שהן פארודיה על סדרות. אורי מציין, ומתכנן לציין בפני אמיר, שאם אין מפיץ רשמי בארץ אז היפנים לא ששים לתת לנו זכויות כאלה, מתוך תפיסה שאין מי שיוודא שהכללים שמציבים להפקות מקור נשמרים, אבל כן שווה לנסות לקדם אותו איכשהו ולכן הצוות ינסה להתחיל לעבוד בנושא בקרוב. במקביל כמובן נפנה לעורכות הדין שלנו וננסה להתקדם לנושא גם בפן המשפטי הפנימי.

עפר מציין שמפיצים ישראלים זה חיסרון – האישור של המפיקים הישראלים לא מספיק ע"מ להפיק מחזמר, זה לא "הסכם פרנצ'ייז". עפר אומר שבשביל פארודיה לא צריך שום אישור והחוק ברור בנושא, ואף סבור שאין מצב שיפן יתנו לנו את הזכויות האלו. אורי מגיב שמהשיחות שהיו לו עם נציגים יפנים, הם רוצים שיהיה מישהו שיכול לעקוב ששומרים על עקרונותיהם בארץ. אמיר רוצה ללכת לשני הכיוונים – מצד אחד ליפן, ומצד שני לבצע מאמץ משפטי עם עו"ד שלנו או עם חיצוניים ע"מ לראות אם יש דרך להוריד את הנוקשות של ה"גזירה". תומר מציין שבלי קשר להאם פארודיה היא בסדר חוקית, אתה לא רוצה שחברה גדולה תיכנס איתך לקרב משפטי אפילו אם אתה צודק.

7. פרויקט תלתן

מעדכנת: אלה

אלה מציינת כי עד כה נרשמו 16 ציורים, ורק אחד מהם הוא קומיקס, ועוד אחד בדרך, וזה הוא היום האחרון להרשמה.
דניאל שחם, א' הפרויקט, הייתה היום באשכול וראתה עם אודליה יחיאל, א' עיצוב מתחם של כנס חנוכה, איפה יתלו את היצירות.
בשבוע הבא, ה6.12, היצירות יעלו לפייסבוק ותפתח הצבעה עליהן למשך כשבוע.
ההדפסה של היצירות תהיה בנפרד מהדפסות הכנס ובאחריות אלה. דני יעביר אותן אחר כך לכנס עצמו.

אלה מעלה לדיון הועד את עניין ציורי הקומיקס. אלה רוצה לאחד את הקטגוריות, כמובן בידיעת והסכמת שני היוצרים הרלוונטיים – יש רק סעיף אחד שמבדיל בין קריטריוני השפיטה של הקומיקס והציור, ומי שציונו יהיה הכי גבוה יהיה במקום הראשון. אלה רוצה להשאיר את אותה כמות פרסים אבל לאחד לקטגוריה אחת. הועד מציין שכל המשתתפים שחתמו על התקנון יצטרכו להסכים לשינוי זה בתקנון. אורי ועפר מציינים שלדעתם עדיף לבטל את אחד הפרסים על הקומיקס מאשר לאחד את הקטגוריות, ובמקום זאת לאחד את פרסי חביב השופטים וחביב הקהל.

עפר מציע לעתיד – לזכור לשים סעיפים המתירים לועד לשנות את התקנון במקרים בעייתיים בתקנונים עתידיים.

הועד ממליץ לצוות הפרויקט לבחור במתווה של ביטול אחד הפרסים בקטגוריית הקומיקס ואיחוד קריטריוני השפיטה לאותה קטגוריה (שופטים וקהל). הועד מביע התנגדות לאיחוד הקטגוריות כמו שאלה הציעה.

לאלה יש מסמך מפורט לערך הפרסים שנבחרו ובמידה והצוות יחליט לאחד את קטגוריות חביב השופטים וחביב הקהל ניתן לעשות חלוקה מחדש של הפרסים באופן ראוי.

 

8. פסטיבל אוכל אסייתי

מעדכנת: אלה

הקשר מול המארגנים היה טוב.

האוכלוסיה שהגיעה פחות תאמה לקהל היעד, בעיקר מבוגרים ומשפחות עם ילדים. אורי מציין שחילקנו להרבה הורים פליירים לכנס חנוכה. תומר הרגיש שלא היינו נורא יעילים אבל היו כמה וכמה אנשים שלא ידעו על כנס חנוכה אז לדעתו תרמנו משהו לכנס חנוכה ברמה פרסומית.

הוצגו קליפים של שיווק כנסי עבר וקליפים של קוספליירים שצולמו ע"י סם דניאל וקרן לין, הושכר רמקול שהיה קצת מיותר כי היינו ליד רמקולי המתחם.

הייתה פינת צילום עם הקוספליירים על רקע ממותג, באי הפסטיבל נהנו לצפות בהם אבל מעטים ניגשו להצטלם. הקוספליירים שהגיעו נהנו ועשו את עבודתם נאמנה, היו מלתחות מאוד נוחות עבורם.

המארגנים קישרו ביננו לבית הדפוס. לצערנו הרקע הממותג נהרס לאורך הלילה עקב הלחות ועקב נפילות לאחר מכן.

הציוד נשמר במתחם לאורך הלילות, לא היו בעיות או חבלות פרט לנזק מזג האוויר דלעיל.

לא התקיימה הרשמה לארגון באירוע לאחר חוסר עניין.

במתחם היו דוכנים של קש"ח, קנדאמה וגו ג'פן, בעקבות כך נפתח מחדש קשר עם קנדאמה ישראל. ביום הראשון הגיעו גם אנשי בועת מחשבה, אך עקב חוסר ביקוש של באי הפסטיבל החליטו לא להשתתף בשאר ימי הפסטיבל.

אלה וסם ממליצות לשנה הבאה לצמצם פעילות ליום אחד בלבד. יוני מציינת שאפשר גם לחשוב על לנסות לפנות לקהל הבוגר יותר והפחות "קהילתי" שמגיע לפסטיבל.

תומר מציין שיש להחליף את הרולאפ הארגוני, ואורי מציין שזה בתכנית כבר לאירוע חנוכה.

 

9. כוח אדם

מעדכן: אורי

התקיימה ישיבת התנעה של אורי מול לוסי אקל א' הפרויקט, היא תפתח שיחת מייל נוספת לסגירת הליך רישום התפקידים הנחוצים באמאי. דובר על תקציב ועל הליך הקליטה, הדדליין הוא שעוד שבועיים יצא קול קורא מסודר כללי, ידובר על כמה תפקידים, עם אחד שיקבל פוקוס ראשי. התכנית היא להוציא קול קורא חדש פעם בחודשיים, והחל מהסבב השני לעבוד על הצד השני של כוח אדם, שהוא שימור כוח אדם. הבעיה העיקרית עם הנושא מבחינת לוסי היא שעדיף שאנשים מבפנים כבר יעשו את התפקיד הזה, אמרו שיחשבו על זה כבר בהמשך. לוסי גם תהיה מעורבת בהליך גיוס ע' מנהל להארוקון.

 

10. מש"י

מעדכן: עפר

התקיימה שיחת חפיפה מול אמנון לוי מלווה הפרויקט מהועד היוצא ושיחות כניסה לתפקיד עם כל חברי הצוות פרט לשרון טורנר, אחראית הניוזלטר וחברה בצוות האינסטגרם. הדבר שהכי חסר בצוות הוא מנהל – כרגע בפועל עפר מבצע זאת. האינסטגרם מתנהל עצמאית, בפייסבוק עפר מנג'ס לאנשים כשהם לא עונים לגיא אשל א' רשתות חברתיות, באתר לא קורה הרבה. החיסרון במנהל בהחלט מורגש.

עומרי רוזנברג א' האתר וגיא אשל רוצים עוד אנשים איתם לצוותיהם: עומרי מחפש א' תוכן אתר חדש ואיש טכני נוסף, וגיא מחפש גרפיקאי לפייסבוק, מה שמתקשר להצעתה של יוני להקים מאגר גרפיקאים, עורכים, מאיירים וכו' למש"י, שכל אנשי מש"י יוכלו לפנות אליהם ע"מ להכין עיצובים. כשזה יקרה וכשיהיה עוד איש צוות לרשתות חברתיות וספציפית לפייסבוק, גיא אשל חושב שהפייסבוק יוכל להפוך לפעיל יותר, ברוח "אמא"י החדש" שדוברה בקדנציה שעברה.

הדבר הכי חשוב כרגע הוא א' למש"י, אחרי זה אפשר להתחיל את כל הפרויקטים המדוברים האלו. עפר מציין שרצוי שא' מש"י יוכל לגייס את הצוות שלו ולכן עדיף להתחיל את גיוס שאר הצוות אחרי שזה יגויס.

עפרי א' אינסטגרם העלתה בפני אלה שלא מסנכרנים פרסומים בינה לבין האתר או העמוד, אלה מציינת בהמשך למה שנאמר בישיבות עבר שזו צריכה להיות עבודה של א' מש"י.

 

מעיין קנאי א' ACC ודביר אילן חבר צוות ACC נכנסו לישיבה.

11. צוות ACC – דיון בנושא למי מותר להשתתף בתחרות בנוכחות חברי צוות

מעדכנים: דביר ומעיין

דביר מעלה בקשה לדון על חוסר היכולת של חברי ACC להשתתף בתחרויות כיוון שלדעתו זה פוגע ביכולת הצוות לגדול, בשל החשש של קוספליירים להצטרף אליו.

אורי מציין שהנושא הגדול הוא נראות עין, כיוון שאסור לחלק פרסים למקורבים או לבעלי מרות. הוא מציין כי באגודה יש לפרס גפן וועדת שופטים ובעזרתה אפילו לחברי וועד שהצהירו על כך מראש מותר להשתתף בפרס גפן, כל עוד הם לא לוקחים חלק באף דיון על הנושא.
אורי מציע לבודד את השופטים מהתחרות בעזרת וועדת שופטים. ברגע שהשופטים כפופים לסגל רק לוגיסטית אין מרות בין הסגל לשופטים ולכן אין מרות בין ACC (שיש להם השפעה על סגל קוספליי) על השופטים.

דביר מציין כי כרגע יש רק בעל תפקיד אחד שבקשר ישיר מול התחרות בכנסים, וזה התפקיד שלו ב-ACC, ולכן חברי ACC אינם מחזיקים ביחסי מרות. אורי מציין כי ל-ACC עדיין יש מילה בהקשר לתקנון הקוספליי שיכול להשפיע על התחרות.
דני מציע להקים דרך הועד ועדת שופטים שתבחר שופטים.

מעיין שואלת על בעיית מראית העין בשינוי תקנוני הקוספליי ע"י ACC. אורי מציע לצרף לפרוטוקולי אמא"י חלקים מדיוני ACC אשר רלוונטים לדיונים על התקנונים, מה שעוזר בהרבה לבעיית השקיפות הזו. תומר מעלה חשש שיכול להיווצר מצב בו דיוני תקנון קריטיים ייעשו עם עשירית מחברי הצוות, כי אלה יצאו מהדיון כדי להיות מסוגלים להתחרות.

דני מעלה לגבי ועידת בחירת השופטים – מי נותן את המילה האחרונה? דני חושב שצריך שצוות קוספליי ימצא את השופטים, והועדה תאשר אותם. אורי אומר שזו בעיה שאנשים ידעו שהועדה אמרה להם לא, וגם ככה זה מאוד בעייתי שצוות קוספליי יהיה בקשר ישיר עם ועדת בחירת השופטים ועם השופטים טרם בחירתם. עדיף לדעתו שהועדה תפנה לצוות קוספליי ותתייעץ על אנשים מאשר שהצוות יפנה לועדה ראשון.

אורי מסכם את הדיון עד כה – מה שצריך לעשות כרגע זה להפוך דיונים תקנוניים של ACC לשקופים ולחלק מפרוטוקולי ועד אמא"י ולוודא שאנשים שרוצים להשתתף בתחרויות לא ישתתפו באותם דיונים.

אורי מציין שלמעשה – בעיקר בגלל שהתקנון לא משונה ישירות ע"י ACC אלא מועלה כהמלצות לועד שמאשר אותו מעשית, אולי אין פה בעיית מרות כזו רצינית. דני ועפר מסכימים איתו. דני מציין שאם ועד אמא"י מאשר המלצה, ומתגלה בדיעבד שזו המלצה רעה/"זדונית", אז היא באחריות הועד ועל הועד לקחת את האחריות על כך.

עפר מציין שלדעתו הקמת וועדת שופטים היא פתרון מספיק.

אורי מציין שלדעתו ראוי שגם כשאין ועדת בחירת שופטים, רק לאנשי הצוות בACC שיש להם קשר ישיר לבוחרי השופטים ולא' ACC יהיה אסור להתחרות; וכשתהיה ועדה אז כולם יוכלו להשתתף. עניין התקנונים – יהיה על אחריות הועד וכל חברי ACC יוכלו להתדיין. אלה מבקשת בנוסף שיסומן בבירור ברשימת הסגל של כנסים מי מלווה ACC בסגל קוספליי.

דני חושב שלא נצליח למצוא ועדת בחירת שופטים בזמן הקרוב ושאין צורך להגביל את חברי ACC עד שתהיה ועדת בחירת שופטים. אורי מציין שההצעה לא מחייבת גיוס ועדת בחירת שופטים, אלא רק מתארת את המצב בין מתי שיש מרות של ACC על מי שבוחר שופטים ובין מצב שאין.

ההצעה הסופית היא כדלהלן, צוות ACC יוכל להשתתף בתחרויות הקוספליי, פרט לחבריו אשר מחזיקים מרות ישירה על בחירת השופטים, קרי מלווה ACC לכנס וראש ACC. בנוסף לכך ACC יעבירו פרוטוקול על כל דיון תקנוני לידי הועד למטרת צירופו כנספח לפרוטוקולי הארגון ע"מ לוודא שקיפות.
ההצעה עברה פה אחד – 6 בעד 0 נגד 0 נמנע.

דביר אילן ומעיין קנאי עזבו את הישיבה.

 

12. כנס חנוכה

מעדכן: דני

העבודה מתקדמת במרץ, במהלך הישיבה מתקיימת ישיבה גדולה אחרונה לפני הכנס.

צריך לוודא מול דוכנים שאין התנגשויות בין מיקום היצירות של פרויקט תלתן למיקום הדוכנים.

סגירת האבטחה לאירוע מתעכבת עקב בעיות במציאת שירות טוב.

התכנייה צפויה לעלות ביום ראשון, החנות צפויה לעלות באותו זמן.

צריך לאשר את התקציב, מה שדורש סגירת הליכים לוגיסטיים מול מחסן האגודה שעוד לא הסתיימו.

צריך לבדוק את קיום האירוע מול מד"א לפי פרטים ששלחו עורכות הדין.

 

13. ועדת בחירת שופטים

מעדכן: אורי

אורי יחליט האם לפתוח על הנושא דיון מיילי או לדחות לישיבה הבאה.

 

14. תכנית עבודה ותקציב

מעדכן: כללי

השתלבות בעולמות – צריך להבין אם בכלל יש לנו משהו לעשות בנושא, "קידום רצועת אנימה בעולמות". הוחלט להציף זאת מול צוות תכנים שנתי על מנת לקדם את הנושא, זה צריך לקרות בהקדם כי הרשמת תכנים של עולמות כבר נפתחה. עפר יטפל בעניין מול הצוות.
הועד עבר יחדיו על תכנית העבודה ברמה בסיסית ויפתח דיון במייל בנושא, באחריות אורי, על מנת להיכנס לפרטים בכל הנושאים.

 

15. פעילים

מעדכן: אורי

עפר טרם עבר חפיפה מאורי או תמר ירון חברת הועד היוצאת בנושא הפעילים.

עפר שואל מה מטרת פיקניק הפעילים מכיוון שלדעתו הוא לא היה אירוע מוצלח במיוחד. אורי אומר שרעיונית הוא אמור לגבש את הפעילים ברמה חברתית; אלה ממליצה אולי לשאול את הפעילים מה הם רוצים לעשות במפגש הבא. המטרה היא לקיים מפגש חברתי ראשון בינואר, עפר יפתח בקרוב סקר בנושא בפעילים.

 

הישיבה נסגרה.

 

נושאים שעודכנו במייל:

1. ביטוח ארגוני

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

 

2. זכויות יוצרים ארגוניות

מעדכן: אורי

אין עדכון החודש.

 

3. פניות לועד מאז הישיבה האחרונה

מעדכן: אורי

לא התקיימו פניות קונקרטיות מאז הישיבה האחרונה.

 

4. צוות תכנים שנתי

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

 

5. אתר ארגוני – דיון על עיצוב מוצע

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

 

6. תוכנת הרשמה לארגון

מעדכן: תומר

נעשתה שיחת היכרות עם עומרי, נכון לכרגע אין משימות בהקשר לתוכנה.
עומרי מציין שעקב לימודים זמינותו נמוכה.

 

7. מצב שימור הידע הארגוני

מעדכן: תומר

נפתחו חשבונות בוויקי לכלל סגל כאמ"י 2017 והארוקון 2018.
צריך לשלוח מייל לשני הסגלים שמסביר מה המטרה שלנו לשימוש בוויקי.
מתוכננות פניות לאנשים ספציפיים בכדי להאיץ את מילוי הדפים.

 

8. מסמך מדיניות ארגוני

מעדכנת: יוני

המסמך יעבור סבב אחרון החודש ואם לא יהיו נושאים להעלות לגביו, ירד מסדר היום עד שיעלה אותו חבר ועד לדיון.

 

9. מנגה קפה

מעדכן: סבי

טרם התקיימה שיחת חפיפה בין סבי לאורי.מתוכנן להיפתח סקר בתחילת ינואר בפייסבוק של הפרויקט לבחירת המנגות שישתתפו במסגרת הארוקון 2018.

 

10. פרויקט הספריה

מעדכן: סבי

לאחר בירור מול העו"ד וועדת הביקורת הוחלט כי בהתחשב בתקנון הארגון, לא תקין שיבגני קנטור א' הפרויקט ימשיך לכהן בתפקידו מכיוון שנבחר לועדת הביקורת. דרור טל, כרגע מנהל כנס חנוכה, יחליפו לאחר כנס חנוכה (מה18.12 ואילך) ועד אז סבי ינהל את הפרויקט בפועל.

יהיה איסוף מנגות בכנס חנוכה אשר יועברו לדרור לשם נוחות פיזור.

התקבלה פנייה מספריית יבנה להקים אצלם מדור מנגה, הפניה בטיפול ע"י סבי.

יבוצע פיזור מנגה לספריית אורט ים באשדוד לאחר כנס חנוכה.

נוכחים: אורי מרקוביץ', דני פייגלמן, יוני לינדר, אלה ברוך, תומר דוד, עפר מוסטיגמן, סבי איזילוב

 

1. עדכונים ביורוקרטיים

מעדכן: אורי

השבוע צפוי עדכון לגבי מס הכנסה.

יש להצביע מחדש על מורשי חתימה בבנק.

עד כה הוחלטו מורשי חתימה לפי נוחות הגעה זה לזה מכיוון שצריך שניים – אלה היו אורי ויוני בקדנציה הקודמת. בנוסף ראוי שהגזבר יהיה מורשה חתימה, אך לא חובה.

מוצעים כמורשי חתימה בארגון אורי מרקוביץ' תומר דוד ומתן קליינמן גזבר הארגון. ההצבעה עברה פה אחד – 7 בעד, 0 נגד, 0 נמנעים.

אורי עובר דירה בסוף פברואר וכרגע תא הדואר של אמא"י בדירה שלו אז צריך להחליט איפה פותחים תא דואר חדש במקומו ומי אחראי לבדוק אותו. עפר מציע לפתוח אותו בסניף ברחוב החשמונאים ולקחת אחריות על כך בעצמו – יוני תפרוורד לו את המידע בנושא מהמייל.

 

2. תכנית עבודה ותקציב

מעדכן: אורי

צריך לאשר תכנית עבודה לקדנציה הנוכחית – רשימת דברים שמתכננים לעשות בקדנציה. תכנית זו תכלול גם תקציב של כמה כסף כל פעילות מתוכננת להוציא ולהכניס, שאיפתנו להגיע קרוב למאזן כספי 0 לאורך השנה.

אורי ממליץ על דרך פעולה כזו – עד ישיבת נובמבר כל חבר ועד מחליט מה הוא מכניס לתכנית העבודה. בשלב שני בישיבת נובמבר נפתח דיון על הרשימה ובתקווה כבר נאשר אותה. הדדליין הסופי להכרעה על התכנית והתקציב הוא בדצמבר.

יש לציין שאירועים בחודשיים הקרובים, בעוד שיופיעו בתכנית העבודה, יהיו צריכים לעבור אישורים פרטניים מהועד לתקציב והתנעה מכיוון שלחכות לתכנית עבודה סופית זה מאוחר מדי.

יוני תעביר לכולם את תכנית העבודה של הועד הקודם, ותיצור תכנית עבודה חדשה לעבוד עליה לשלוח לכולם.

 

3. ספריה

מעדכן: סבי
עד כה היה שימוש בלא יותר משישית מהתקציב בכל פעם שבוקש תקציב לספריה, מכיוון שיבגני קנטור מנהל הפרויקט ציפה לפעילות אקטיבית אך היא לא קרתה. בשנים האחרונות הקשר מול רוב הספריות התנתק, נותרו שתיים כרגע.

אורי מציע שיועלו בקשות תקציב פרטנית לועד כרגע ושכדאי לאשר אותו בתכנית העבודה בכל מקרה באופן מסודר.

יבגני מעוניין להמשיך בתפקיד אם זה אפשרי. זו עלולה להיות בעיה אם מפרשים את התקנון שלנו בצורה מחמירה. יוני מציעה להעלות את השאילתה למאיה רוזנשיין מועדת הביקורת, שלה אין ניגוד אינטרסים כי לה אין תפקידים בעמותה (בניגוד לאורי פרידמן ויבגני שלהם יש תפקידים שהם מכהנים בהם עדיין)
לא ברור כרגע באיזה מחסן יש לאחסן את כרכי המנגה של הפרויקט. דני אומר שיבגני יביא אליו את הכרכים והוא יכניס למחסן הארגוני – דני ויבגני וסבי יתאמו אחכ.

 

אמיר גל פילוס, א' הפקות מקור, הצטרף לישיבה.

 

4. הפקות מקור

מעדכנת: יוני

אמיר פותח ואומר שהוא מנסה לעשות את השיחה הזו כמה זמן, עוד מהועד הקודם. הוא רוצה לנהל אותה כתיאום ציפיות לשנה הקרובה.אמיר רצה לדבר על איך הקהילה, הועד, וצוות הפקות מקור(אמיר, רועי רוט ויוני) רואים הפקות מקור. זה אינו נושא חדש והוא צורך הרבה זמן ותשומת לב בקהילה.

השורה התחתונה – כבר מתחילת כהונתו של אמיר בשנה שעברה הוחלט בצוות הפקות מקור שיהיה שינוי תפיסתי, מהתקופה שהפקות מקור היו פחות מקצועיות בעבר היה שינוי תפיסתי של פיקוח אמנותי ופיקוחי. מאז הקדנציה שעברה ולעתיד הצוות רוצה לא סתם להעלות הפקה קהילתית כלשהי פעם בשנה, אלא להרים הפקות שיהיו אירועי דגל של הכנס באופן עקבי.

זה משהו שנבנה – כיום על הפקות מקור מפרסמים משלבי עבודה מוקדמים וזה אומר שאנחנו כמפקחים על העשייה צריכים לתת יותר פיקוח ויותר מהניסיון שלנו וההדרכה שלנו כאנשים שהעלו הפקות מקור. פיקוח כאן הוא לא כתהליך של רגולציה אלא כהצבת סטנדרט איכות – להביא למצב שאנחנו יכולים להציב סטנדרטים להפקות מקור ולהביא הפקות מקור במהלך העבודה לסטנדרטים שלנו. למטרה זו, נכתב בקדנציה שעברה תקנון הפקות המקור; יוני תשלח לועד מחדש את התקנון שאושר ע"י הועד הקודם על מנת שיעברו עליו. מטרתו להציב לצוות הפקות מקור, הנהלת הכנס, וצוות תכנים יכולת להציב סטנדרטים להפקות המקור מבלי להוריד מהתוצר הסופי, ואף יותר מזה – במטרה לשפרו כמה שיותר. הכוונה היא לגבות את הפקות המקור מקצועית, כלכלית והפקתית, לאורך כל העבודה מולם.

עד היום, חיכינו לקבל פניות מהקהילה לגבי הפקות מקור חדשות. בעוד שתמיכה כזו חשובה ואמיר לא רוצה שתיפסק, אמיר רוצה בעתיד גם להוציא קולות קוראים, כמו צוות תכנים. יש שתי מטרות: לעודד אנשים שעסקו בתחום בעבר אצלנו לבוא אלינו גם עם רעיונות וצוותים שלהם, ובו בזמן להתחיל לגבש צוות פנימי לבניית יכולת הפקת מקור בתוך אמא"י עצמו.

אמיר אומר שהפקות מקור יכולות להיות לא רק אירוע דגלי, אלא גם מופעים קטנים יותר, לא מחזות זמר בכלל, ונוכל לראות מגוון הרבה יותר רחב של הפקות שיבואו אלינו. הפקות מקור יכולה להיות הפקה קטנה של מעט אנשים ולוקחת פחות זמן, הפקה שמבוצעת באולמות קטנים יותר – ההגדרה פלואידית ואפשר לשחק איתה, בעוד שכרגע הפקת מקור באמאי זה תמיד מחזמר גרנדיוזי מה שמשאיר פחות מרווח פעולה.

עפר שואל לדוגמא לגבי "כאמידי סנטרל" האם היא הייתה הפקת מקור – אמיר טוען שלא, שזה ההבדל בין מופע סטנדאפ לבין הצגה.

אורי שואל איזה קול קורא מחפשים – למפיקי האירוע? אמיר עונה שאכן. זה אומר שיהיה לנו שימור ידע מסודר בדברים חשובים ברמת ההפקה, וברגע שיש אנשים כאלה הם יודעים לנהל גם את עצמם, גם התנהלות מולנו, וגם מול הצוות היותר זוטר והשחקנים. לדעת אמיר זה הרבה ממה שחסר בהפקות כיום והוא רוצה לשים על כך דגש.

תומר שואל האם זה יהיה חלק מצוות הפקות מקור – מהי הכפיפות. אמיר אומר שזו בעיה אם חלק מצוות הניטור יהיה חלק מהצוות המפיק. עפר לא מסכים, מציין שזה כמו שבכל עסק הבוס שלך גם מנטר אותך. אורי מציע שיהיה מוגדר שהמפיקים כפופים לצוות הניטור אך אינם חלק מצוות הניטור.

עפר שואל למה לא לשלב את כל ההפקות לתוך אמא"י. אמיר עונה שכרגע אנחנו פחות נכנסים למארג הפנימי של הפקות המקור, אלא רק מנטרים את התנהלותם חיצונית אבל לא מעורבים בהווי ההפקתי או קובעים לו"זים מעבר ללו"ז הניטור. למשל אין לנו קשר עם הצוותים המקצועיים בהפקות. עפר שואל האם נכון לעשות את ההפרדה הזו. אמיר עונה שכן, מכיוון שחלק מלעשות הפקות מקור זה להעלות תוכן שלך, אז אתה כמנטר לא תבוא לבמאי שעבד המון זמן עם השחקנים שלו כדי להעביר לו ביקורת על החלטות מקצועיות ברמה הנקודתית. הניטור כרגע בא להסתכל האם הצוותים עובדים נכון והאם העבודה ביניהם נכונה, האם שומרים על הלו"זים – הכל עבודה שלנו מול המפיק. אורי מציין שאכן יש פה רושם של הפרדה, אבל בהצעה של צוות פנימי ואאוטסורסינג אדם שנהנה לעבוד עם אמאי יכול להיכנס ולעבוד ממקום של לקחת חלק פנימי. עפר חושב שכיום הפקות הן סוג של אזרח סוג ב' ביחסים עם אמא"י, ונותן דוגמא שקרתה אך נענה שזהו עניין של (חוסר) עבודה מסודרת ולא של יחס כללי ארגוני. עפר טוען שאם מראש הפקת המקור הייתה חלק מאמא"י היה ברור שמי שצריך להיכנס הוא חלק מהכנס, כמו מי שבדוכן אמא"י. אמיר אומר שמדובר נטו בתקלה ביורוקרטית וההצעה של להכניס את הפקת המקור לסגל הכנס לא תפתור את הבעיה אלא רק תעביר את הבעיה לאדם אחר שכנראה עוד פחות יכיר את הכנס, במיוחד במקרה כמו האחד שציין עפר. דני מציין שברגע שהפקה עולה בכנס הם מקבלים יחס מלא של מעבירי תוכן, ומציין שאנשים שהם חלק מאמא"י, למשל סגל ארגוני, צריכים לעבור תהליך ביורוקרטי דומה.

ביוזמת עפר התנהל דיון בנושא – האם ראוי להציב את צוות הפקת המחזמר במגע ישיר עם סגל הכנס? עפר גרס כי תפקיד א' הפקות מקור בסגל הכנס הוא כמתווך בין הפקת המחזמר לסגל הכנס. מנגד, טען אמיר כי תפקידו של מפיק המחזמר לא צריך להיות להשיג מצוותים כמו צוות טכני את דרישות המחזמר – המפיק מעביר בקשות וא' הפקות מקור מחזיר לו תוצרים כפי שביקש, כך שהמפיק יוכל להתרכז בהפקת המקור בלבד ולהיות בטוח שיש להם את מה שהם צריכים. דני מציין שלדעתו שיטת הניהול הנוכחית (עם א' הפקות מקור בסגל הכנס) יותר נוחה לסגל הכנס מאשר עם המפיק כחלק מהסגל.

אורי שואל – האם הבקשה של אמיר היא הקמת צוות מפיק של הארגון ותו לא? אמיר עונה שזה אכן מה שהוא רוצה בדיוק.

אמיר מעלה שבהמשך העבודה מול צוות הפקות מקור יש לשפר את היחס בין אמא"י אליהן ויש איזו עממיות בנושא, יש "סטיגמה" מסוימת לגבי הפקות מקור ועבודה איתן והוא ישמח לקבל את תמיכת הועד בלנסות לשנות זאת. עפר מציין שלעדתו עוינות זו באה מסגלי הכנסים – דני טוען שזה עניין של קבלת המון בעיות בלייב בזמן עבודה תחת לחץ של שאר הכנס. דני מציין שמבחינת הנהלה האידאל הוא שההפקות יהיו 100% מוכנות וירוצו חלק עד יום הכנס בלי שום העלאות בעיות או "שריפות" בזמן אמת. יוני תפתח על זה דיון במייל בשיתוף אמיר.

לגבי הקמת "צוות הפקת הפקות מקור", שמיועד להיות 3-4 איש (מפיק במאי מפיק מוזיקלי בבסיסו), הועד הצביע וההצעה התקבלה פה אחד.

אמיר תיאר לועד הנכנס את תקנון הפקות המקור שאושר ע"י הועד הקודם בעוד שהועד הנכנס עבר על התקנון. עפר טוען לגביו שחודש לפני העלייה הרצה מלאה היא לא ריאליסטית. אמיר עונה שזה בגלל שהסטנדרטים לא היו קיימים, ואם עובדים איתם מלכתחילה – אז מלכתחילה הפקות יתכננו לו"ז להעלאת הפקת המקור במלואה חודש לפני, וכמובן שהם יקבלו את הדרכתנו המקצועית. עפר אומר שכדאי לשים מינימום זמן תחילת עבודה לפני – אורי עונה שאפשר לפתוח זאת מחדש במייל, אחריות יוני לוודא שהמייל מועלה מחדש לועד החדש.

 

אמיר גל פילוס עזב את הישיבה.

 

5. פרויקט תלתן

מעדכנת: אלה

נרשמו כרגע 10 איש לתחרות, לא ברור כמה לכל קטגוריה עדיין. מחר יהיה פרסום נוסף לתחרות. הפרסים עוד לא ידועים – הבעיה העיקרית היא שצריך להגיע למחסני ארטא כדי לבחור אותם וזה עוד לא תואם כראוי, אם כי אלה מציינת שארטא מאוד נוחים איתנו לגבי קביעת הזמנים והבעיה היא מצידנו.

הייתה שיחה עם דרור טל מנהל כנס חנוכה לגבי המשמעות של צוות תלתן בחנוכה; הם ככה"נ יחשבו כסגל, צריך לעלות בפני הצוות לתיאום ציפיות על מה זה אומר מבחינתם. מכיוון שרק עכשיו נסגר מולם צריך עכשיו לדבר עם צוות עיצוב על איך מפרסמים במתחם את הציורים.

עפר שואל אם יש דף פייסבוק לפרויקט – אלה עונה שלא מכיוון שזה פרויקט חדש.

 

6. צוות קשרי חוץ

מעדכן: אורי

תהיה שיחה רצינית השבוע בצוות ואז יתחילו במאמצים מזורזים למצוא אורח מתאים להארוקון. אורי יהיה מעורב אקטיבית במאמצים הללו.

 

7. כנס חנוכה

מעדכן: דני

הסגל שגויס מלא, אבל אחראי שיווק שלו התפטר ולכן דרור טל מנהל הכנס מבקש מהועד הצעות. דני המליץ לפנות בינתיים לגיא אשל.

דני במו"מ עם לימור דאי מאשכול הפיס, על המקום והמחיר מכיוון שהשנה קיבלנו מחירים גבוהים מבשנה שעברה.

היה פרסום ראשון של הכנס ותאריכו.

 

8. אירוע קראוקה

מעדכן: אורי

היה אירוע, הגיעו מעל ל30 איש, אך הוחלט לא לקחת כסף על כניסה לאירוע מכיוון שהיו אי הבנות לגבי הציוד במקום. אורי לוקח על עצמו את האחריות לבלבול שהתקיים ועל בקשת רשימת הציוד השגויה מלימור דאי מאשכול הפיס. במקרה מנהלת האירוע גל פרי הביאה ציוד גיבוי והצלחנו לאלתר משהו בעזרתו ובעזרת תומר אלטמן (שלא היה מעורב באירוע בעיקרון מעבר להיותו שם כאורח). הנוכחים נהנו מאוד. אורי מחדד את אי ההבנה – הועברו אליו בקשות למיקסר ומיקרופונים, אורי העביר בקשות רק לסט רמקולים, מקרן, ומה שיש בד"כ בכיתה. הוא כתב בחוזה לאחר מכן שמדובר על אירוע שירה, אך בשל הבקשה המקורית – לא התקבל הציוד הנדרש.

הוחלט לבצע רכש ארגוני של מיקסר ומיקרופונים ע"מ למנוע מקרים מצערים כמו שקרה.

 

9. צוות תכנים שנתי

מעדכן: עפר

הצוות מתכנן הרבה תכנים יחסית תכופים במקומות גיאוגרפיים שונים בשנה הקרובה. אורי מציין שבכל אירוע כזה חייבים שמישהו מהועד יהיה באירוע, לפחות בהתחלה, ובמיוחד אם מעורבים כספים, וזו אולי בעיה פוטנציאלית, למרות שאולי בהמשך נראה שזה פחות קריטי. עפר יבדוק אם הצוות מתכנן משהו לחודשיים הקרובים ויעלה פרטנית מול הועד לאישור בינתיים, עד שתאושר תכנית עבודה.

 

10. כנס אשדוד

מעדכן: דני

שי פריד פנה אלינו כמה פעמים בנוגע לארגון אירוע באשדוד, ממשיך דרכו של אניפסט. בהתחלה היה אמור להיות אירוע כזה בחנוכה אבל נדחה ככה"נ לשבועות כרגע. הקטע עם האירוע הוא שעיריית אשדוד מנסה לשמר צעירים בעיר – סטודנטים, תלמידים, אוכלוסיית העשרה והעשרים – ורוצים לארגן ולתמוך באירועי אנימה. זה נעשה דרך חברת הפקה שלהם והם משתמשים בבית יד לבנים שהוא דומה לאשכול הפיס. הנקודה העיקרית היא שדני חושב שלנו כאמאי אין טעם לעבוד חצי שנה מראש על אירוע של 200 איש, מציין שיש תמיד אירועים מתחרים במרכז הארץ באותה תקופה עם אופי דומה ולדעתו האירועים במרכז יהיו הרבה יותר אטרקטיביים לקהל שלנו. גם צריך לוודא שיש לנו את האולם הגדול בהיכל התרבות שסמוך ליד לבנים. בנוסף כרגע לא ברור לאן הכסף ילך – אמא"י או עיריית אשדוד. יהיה עדכון בנושא השבוע.

האירוע ינוהל ככנס אשכול, ודני היה רוצה שACC יקחו חסות מלאה על תחרות הקוספליי.

דני פירט לועד את רעיונותיו לאירוע, ורוצה לדעת האם להתקדם בקו המחשבה והעבודה שהוא תיאר. תומר אומר שעד שנדע למי בדיוק הולך הכסף מהכנס יהיה קשה להתקדם. אורי מסכים – נשמע טוב אבל חייבים לדעת מה הולך עם הכסף. דני אומר שצריך להתקדם גם מצידינו בשביל להתחיל להתכונן מבחינת הוצאות וכמות אנשים.

 

11. נהלים ארגוניים

מעדכן: סבי

יש לקות רצינית באיך שנהלים וחוזים ותקנונים מנוסחים באמאי – בעיקר מבחינת איך שלמשל תקנון הדוכנים מאורגן ומעוצב. כדוגמה בחיל האוויר הכל מאורגן הרבה יותר טוב, מסודר, יפה.

תומר מציע שכשכל חבר ועד יתקל במסמך לא מפורמט כראוי הוא יפרמטו לפי מסמך פירמוט. אורי ממליץ שסבי יפתח שרשור מייל בנושא.

 

ניר דרניצקי מנהל הארוקון הצטרף לישיבה.

 

12. הארוקון 2018

מעדכן: ניר

ניר היה רוצה שהועד יכיר יותר את עבודת ההנהלה, מכיוון שמשנה הבאה הוא כבר לא יוכל לקחת חלק בניהול כנסים.

דני יפתח שרשור עם הועד וניר לגבי תקציב הכנס ע"מ להעלות בעיות אפשריות.

תקנונים –

ניר שואל האם תקנון תכנים (למעבירי תוכן) דורש אישור ועד – נענה שאין צורך.

תקנון דוכנים – האם יש שינויים שהועד רוצה לעשות לגביו? תומר שואל למה איסוף כספים הוא בסוף היום ושזה פתח לבעיות. ניר אומר שכשהסבב מהיר ויעיל אין בעיות וכך היה בהארוקון שעבר. הוא גם מוסיף שיש דוכנים שמשלמים מהרווחים, ולא יסכימו לשלם בתחילת הכנס או לפניו. לגבי תשלום אינטרנטי כל הדרכים הידועות לנו לא משתלמות כל כך בגלל העמלות.

דני מציע לתת פרסים בתחרות הקוספליי כמו בכאמי, מחנויות רלוונטיות לקוספליירים מקומיים (בכאמי – פרס מחנות בדים ישראלית). דני אומר שישמח אם צוות קוספליי של ניר ידברו עם סבטה רוד, א' קוספליי מכאמ"י 2017, כי הצוות שלה קיבל פידבקים טובים.

ניר אומר שיש בעיות אפשריות עם גיוס דוכנים ובעיות רציניות עם גיוס סגל לכוח אדם. מועלים שמות לכוח אדם – רון ליקבורניק, צריך לנסות לדבר איתו.

ניר מעלה את עניין סגל קוספליי, כל מי שפנה אליו סירבו עד עכשיו והוא מיצה את קשריו. אפשר להוציא קול קורא, אולי זה יעזור. אלה מבקשת שניר יפרט לנו למי הוא כבר שלח פניות, והועד ישלח הצעות נוספות במייל.

צריך להוציא קול קורא לע' מנהל, זה יקרה בשבועיים הקרובים וראיונות כנראה יהיו בסקייפ.

קש"ח – יהיה יותר גז בזמן הקרוב בנושא. ניר עצמו מתכנן כרגע שבמידה ונקבל תקצוב שגרירות שוב, או במידה שלא נצליח להביא אורח אחר למשל מדבב, נביא קוספלייר. כבר יצרנו קשר עם כמה קוספליירים אפשריים. עפר שואל האם לא עדיף להביא קוספליירים על פני מדבבים ואורחים אחרים על בסיס ההתלהבות בפייסבוק. אורי עונה שבעוד בפייסבוק יש תגובות מאוד רועשות לקוספליירים, מבחינת מספרים באירועים כשמביאים מדבבים האירועים שלהם מפוצצים לגמרי.

קוספליי ו-ACC – ניר לא יכול לבחור את ACC אבל כן את צוות קוספליי, ובעייתי לו שהצוות בכנס זה לא אקסקלוסיבית אנשים שהוא מכיר ויודע לעבוד איתם.

לדעתו זה רע שיבוא סגל מבחוץ ויעקוף סמכויות של סגל שהוא נתן לו סמכויות. אלה אומרת שACC לא רוצים להתערב ולומר לסגל מה לעשות ואיך לעשות ברמה הטכנית, אלא בעיקר שינויים בתקנון. ניר אומר שיהיה צורך לגשר ולמצוא פשרה בין רצונות ACC ורצונות הסגל. אלה רוצה לדון על השופטים – כרגע בגלל הקשר מול WCS, אולי נצטרך להכניס רגולציה שדורשת ששופטים בתחרות קוספליי לא יוכלו להשתתף בשנה שלפני או שאחרי (כי כך דורשים WCS מארצות משתתפות), מה שעלול להכניס את אנשי הקהילה למצב בעייתי. אולי אפשר לפתור בעיה זו כרגע דרך העובדה שכאמי לא אותו כנס ולא אותה תחרות כמו הארוקון. לדעת אלה אולי צריך שופטים חיצוניים.

ניר עונה שהוא חשב יותר על דברים כמו אירוע השואוקייס, לא פרטים טכניים בעבודת צוות קוספליי. הוא אומר שתחרויות הקוספליי של שני ההארוקונים האחרונים היו הצלחות יחסיות, אך שאין לו אישית הבנה טובה בתחרויות או הבנה בצורך בפיצול; הבעיה העיקרית היא שזה תופס שעה של תוכן באודיטוריום. לדעת ניר התוכן הזה גורם לפגיעה בתוכן הכנס, הסרת סלוט תוכן אחר למען "מיני תחרות קוספליי". אלה עונה שלחלוטין היה לזה ביקוש, ובנוסף, זה הפך את תחרות הקוספליי לקצרה משמעותית מבעבר ולזה היו תגובות חיוביות. יוני מציינת שלא נלקח סלוט תוכן קוספליי – השואוקייס בא במקום אירוע קוספליי אחר. ניר מציין שבכל זאת נלקח סלוט תוכן באודיטוריום, ש"שווה יותר" מסלוטים אחרים בחדרי תוכן.

ניר מעלה אופציה – לבנות במה ריבועית בכנס בטרקלין אגם לתצוגה, צריך לבדוק כמה זה יעלה. ניר ימצא מקום טוב לשים את זה כך שלא יאכל דוכנים. דני אומר שיהיה צריך גם אישור בטיחות חדש וזה עלול להיות בעייתי.

לדעת דני שווה להשקיע בשואוקייס, זה מוריד מהעול של צוות הקוספליי בניהול תחרות הקוספליי. אלה מוסיפה שאולי אפשר לחלק עוד כמה תחומי אחריות מצוות קוספליי לשואוקייס כמו מתחם תיקון הקוספליי.

ניר אומר שהוא רוצה את אותה שליטה על שואוקייס שיש לו על אירוע הקוספליי, את אותה רמת בקרת איכות. דני ממליץ לדבר על צוות קוספליי הקודם על מה דעתן בתור צוות על איך שהיה השואוקייס.

ניר העביר לאורי בקשה לפני חודש לפתוח חדר תוכן נוסף, ב"אולמות" הגדולים שבהארוקון 2015 היו בהם אירועים. הוא רוצה לפתוח שם חדר סדנאות. תומר שואל כמה הצעות תוכן לסדנאות יש בכלל – ניר אומר שיבדוק ורוצה לפנות החוצה למצוא סדנאות בכל מקרה גם אם אין המון כרגע. תכנים בסגנון שעלו בשיחה קצרה: קנדו (יוני ועפר יקשרו את ניר לאנשים שהם מכירים), קראטה – אולי ניר יוכל ליצור קשר עם מישהו.

דני שואל לגבי סלוטים לתוכן של שעתיים, ניר פחות מנסה לקדם את זה מאשר סדנאות ורצועות תוכן בוגר כרגע.

הפקות מקור – צריך חדר לאודישנים? יוני תעביר תשובה ASAP עם אמיר – דדליין של חודש.

ניר מציין לגבי מספר העליות של N (אחת או שתיים) שהוא ינסה להודיע להם כמה שיותר זמן מראש, אך עוד לא יודע מה יחליט.

ניר שואל לגבי תמחור הכנס עקב הצעותיו של דני במצעו. דני פותח ואומר שאחרי כאמי לדעתו צריך להתכונן למצב נוסף שבו יגיעו כמה מאות איש פחות מהמצופה. הוא אומר שגם כנסים חיצוניים לוקחים כמויות כסף דומות לשלנו לכניסה, כשהם מוציאים הרבה הרבה פחות על ארגונם. דני אומר שהקהילה לא "ענייה" כמו שהתקבע במחשבת הועד, שיש הרבה יותר אירועים כיום ואנשים מגיעים להרבה מהם, שהקהל לא "ילדים עניים" שבקושי מצליחים להרשות לעצמם את ההגעה לכנסים שלנו לאורך השנה. בנוסף דני טוען שאנחנו מציעים הרבה יותר מכל המתחרים שלנו במחיר נמוך מאוד יחסית. דני לא חושב שצריך להפקיע מחירים, אלא שבקופות הכרטיס יעלה 80 אבל 70 לחברי אמאי, ולמזמינים מראש עוד הנחה של 10 ש"ח, כלומר 60 ש"ח. ניר מציין שהמחיר התחתון בכנסים קודמים היה 50 שקל. דני אומר שממעקב אחרי מכירות כרטיסים ה-5 שקל הנחה לא מדרבן אנשים לקנות.

ניר עונה שהוא לא לגמרי מסכים, ושרוב התחרות שדני מתאר היא של כאמי ולא של הארוקון. ניר טוען שלדעתו צריך לשקול איך משנים את כאמי עצמו כך שיהיה רווחי. לדעת ניר לאירועים היותר יקרים פחות איכפת להפסיד כי הספונסרים מכסים להם את ההפסד האפשרי מהמכירות.

דני מציין שהעלאת מחירים תוכל להביא למצב שהתקציב לא "לחוץ", ובנוסף שהארגון צריך להתחיל להרוויח יותר מאירועים כי עכשיו יש לנו הרבה יותר הוצאות נוספות על עו"ד ועל ביטוח וכל מיני דברים.

ניר מציע שמעכשיו הנחת אמאי תהיה שווה יותר – 10 – ולהעלות את מחיר הכרטיס ב5 שקל. ניר מציין שאקט ההעלאה חייב להיות מוצדק. דני אומר שההרגלה הנוכחית לאורחים ללא העלאת מחיר הכרטיס מסוכנת כי העלויות לחלוטין עולות.

עפר מציע הצעה – למה שלא נעשה את המודל של דני, אבל בשלב הראשון תהיה אקסטרה הנחה.

ניר מציע להעלות מעכשיו 5 ש"ח במחיר כל שנה, במקום כל שנתיים כמו שהיה עד עכשיו. בנוסף לכך ניר מציין שלפני שהועד מסתכל על מחירי הכרטיסים כפתרון, יש הרבה יותר מקומות אחרים להקפיד בתקציב איתם. ניר גוער בועד על כך שלא שלחו לו התייחסויות על תקציב הארוקון עדיין, ומציין כדוגמה את תקציב הארוקון 2015 בו ניר כמנהל טרי היה צריך להילחם על כל שקל שרצה להוציא מול הועד, וכך הגיע למקום של מנהל "קמצן" אך יעיל ולא מפסיד כסף שהוא היום. ניר מדגיש בשנית – ראשית על הועד להסתכל איפה אפשר לחתוך הוצאות כיום, במקום ללכת מיד להעלאת מחירי כרטיסים בפתרון!!

כסיכום, ניר מבקש את המספרים של כמה הארגון צריך בשנה, ואומר שהוא ישלח בחזרה את כמה שהוא חושב שהארגון צריך להוציא ומה הוא יכול לעשות לגבי זה במסגרת הארוקון.

ניר מציין שאפשר לחכות חודש עם ההחלטה על מחירי כרטיסים, כי מחירי כרטיסים לא יתפרסמו בחודש הקרוב, אבל דורש בתוקף להיות חלק מכל דיון בנושא. נמשיך דיון במייל, הדדליין להחלטה הוא בישיבה הבאה.

 

ניר דרניצקי עזב את הישיבה.

הישיבה נסגרה

 

נושאים שעודכנו במייל:

1. פעילים

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

 

2. מש"י – מיתוג, שיווק ויחסי ציבור

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

 

3. תוכנת הרשמה לארגון

מעדכן: תומר

נעשתה שיחת חפיפה בין תומר לאמנון, תומר צריך ליצור קשר עם עומרי.

 

4. מצב שימור הידע הארגוני

מעדכן: תומר

נעשתה שיחת חפיפה בין תומר ליוני. נפתח חשבון וויקי לתומר.

 

5. צוות ACC

מעדכנת: אלה

בישיבה האחרונה בוצעה חלוקת תפקידים בתוך הצוות ונקבע כי יש להכין תוכנית עבודה שנתית ל-2018

 

6. פסטיבל אוכל אסייתי

מעדכנת: אלה

ההתקשרות מול מארגני פסטיבל האוכל מתנהלת היטב, באמצעות סם כגורם מקשר.
חשיפת פעילות הארגון באמצעות הקמת דוכן, חלוקת פליירים, הצגת תוכן וויזואלי בפלזמה, פינת צילום עם קוספליירים והרשמה לארגון.

 

7. מנגה קפה

מעדכן: סבי

בוצעה העברת שרביט בתפקיד מאורי לסבי, כרגע בתהליכי חפיפה סופיים. בוצע תיאום עם צוות תכנים הארוקון 2018 ליוזמת מנגה קפה חברתי בכנס באותה מתכונת כמו בכנסים הקודמים. החל מתחילת השנה הפעם הפרויקט יחזור לפעילות מלאה בשאיפה לקיים מפגש במרכז הארץ עוד לפני הכנס.

 

8. כוח אדם

מעדכן: אורי

אין עדכונים החודש.

 

9. פניות לוועד מאז הישיבה האחרונה

מעדכן: אורי

לא התקיימו פניות קריטיות לוועד מאז הישיבה האחרונה.

 

10. זכויות יוצרים ארגוניות

מעדכן: אורי

אין עדכונים החודש.

 

11. מחסן

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

נוכחים: תמר ירון, אמנון לוי, אורי מרקוביץ', דני פייגלמן, יוני לינדר, אלה ברוך, וחברי הועד הנכנס: תומר דוד, עפר מוסטיגמן, סבי איזילוב

זוהי ישיבת חפיפה. המטרה היא לדבר על הנהלים הארגוניים והתפקידים ומי עושה מה, ופחות להעביר החלטות ועדכונים לפרויקטים.

1. מנהלה ארגונית

מעדכן: אורי

יש כל מיני דברים כללים שעל הועד החדש לדעת:

• יש ישיבת ועד פעם בחודש. לפי התקנון היא תדרוש נוכחות של עד 4 חברי ועד, ויש בתקנון הנחיות למצב של בעיות מתמשכות בקביעת ישיבה בהרכב מספיק מלא.
• בישיבת הועד שמתרחשת אחת לחודש כל החלטה שעוברת בהצבעה ברוב מבין הנוכחים עוברת, היו"ר שובר שוויון בהצבעות במידת הצורך. העברת החלטה שלא בישיבה הפיזית חייבת לעבור פה אחד. לא עברה – רשאי היו"ר לכנס ישיבת חירום, שיכולה להיות גם טלפונית או סקייפית.
• פרוטוקולים יצאו בסופ"ש השלישי אחרי ישיבה. באופן כללי יש לצנזר שני דברים עיקריים מפרוטוקולים: פרטים תקציביים מדויקים, מטעמי העובדה שאנחנו גוף שנמצא בתחרות עם גופים אחרים אפילו שאיננו למטרות רווח, ופרטים הנוגעים לאנשים ספציפיים ועלולים לפגוע בהם או בשמם הטוב. פרט לכך, יש מקום לשקול לצנזר פרטים על אירועים או תכנונים לפרוייקטים שעוד לא יצאו לפועל ועלולים להשתנות. באופן כללי, הועד מוזמן לצנזר כראות עיניו, ושאר הועד מוזמן כמובן להתנגד לרצון לצנזר חלקים מסוימים בפרוטוקול.
• קביעת ישיבה היא העבודה של מזכירת הארגון, כמו גם שליחת רשימת הנושאים. נשאף לסגור את רשימת הנושאים יותר משבועיים לפני כדי לפרסם בפעילים. בעיקרון לא אמורים להוסיף לשם נושאים ב48 שעות לפני הישיבה, אך מעשית זה תמיד קורה אם יש נושאים להוסיף…

 

2.  מדיניות הארגון

מעדכנת: יוני

יש מסמך מדיניות ארגונית; כדאי שכל הועד יקרא את המסמך ויאשר, לכל הפחות למודעותם לתוכנו.

יוני מבקשת שבחודשיים הקרובים המסמך יקבל סבב קריאה ועריכות ע"מ שנוכל להוציא אחד חדש, אם נחליט שראוי שנעשה כך, בתחילת הקדנציה. עם זאת אורי מציין שאין מניעה שגם עוד חצי שנה נחליט לערוך אותו.

 

3. תפקידים ארגוניים

מעדכן: אורי

יו"ר הועד – תפקידיו לנהל את הישיבות, להכריע שיוונות בהצבעה, ולהיות דובר הועד+הארגון. בנוסף לכך, באופן שלא מעוגן בחוק, בשנים האחרונות אנחנו מסתכלים עליו כמי ש"עומד בראש הועד". כשצריך להוציא הודעת ועד מסודרת היא בד"כ עוברת דרך כל חברי הועד ונחתמת על ידי היו"ר כדובר הועד.

איש קשר מול רואה חשבון – כרגע אורי, יעבור למלווה הגזבר (ראו למטה תחת גזבר הארגון).

אשת קשר מול עורכות הדין – יוני, תקשורת אליהן מתבצעת בידיעתה, תקשורת ראשונית בנושא מסוים מתבצעת דרכה.

 

4. מייל ארגוני

מעדכן: אורי
קונטאקט ([email protected]). יש בו מלא מידע – פרוטוקולי ארגון משנים עברו, תוויות נוחות ומסודרות למיילים, מסמכי חפיפה מגניבים בדרייב וכו'. הסיסמה למייל תשתנה עד הישיבה הבאה. יש לשמור על נהלי עבודה מסודרים במייל – לתייג מיילים הקשורים אליכם, ולעשות Archive למיילים שקשורים אליכם שסיימתם לטפל בנושא שאתם קשורים אליו.

 

5. מזכירת הארגון

מעדכנת: יוני

כמו שנאמר קודם, מזכירת הארגון אחראית לתאם ולקבוע את ישיבות הועד. חלק מתהליך זה הוא שליחת מייל על האג'נדה לישיבה, ופרסום האג'נדה בפעילי אמא"י כדי שיוכלו להעלות נושאים נוספים לישיבה. היא גם אחראית לרשום פרוטוקולים של הישיבות, לערוך אותם ולפרסם אותם באתר אמא"י.

בנוסף לאלה, מזכירת אמא"י כרגע מפרסמת הודעות יומהולדת בתחילת כל חודש בפעילים, אבל אין שום חובה שתחום זה יפול עליה. בשנה האחרונה המזכירה גם שלחה רשימת משימות לועד לאחר כל ישיבה, אך שוב, אין שום כורח מתוקף תפקידה שזה יהיה חלק מתפקידה.

יוני מתנדבת למזכירות הארגון. הצבעה – נבחרה פה אחד.

 

6. פעילים

מעדכן: אורי

פעילים – אנשים שתרמו לארגון והחליטו שהם רוצים לתרום לארגון יותר, ויותר מקרוב. צריך להתנדב פעם או פעמיים בשנה תלוי בתפקיד. זהו מעמד טיפה בעייתי מכיוון שהם כבר לא בתקנון עקב חשש שרשם העמותות לא יאשר תקנון הכולל אותם. פעילי הארגון הם ספציפית לא חברי ארגון – הם אנשים שאיכפת להם אז איכפת לנו חזרה. יש רצון לתקנן את המעמד הזה לתוך התקנון בעתיד.

המטרה היא לקיים ארבעה מפגשים בשנה עם הפעילים, שניים חברתיים ושניים ענייניים.

עופר שואל מדוע לתקנן ולא פשוט להחליט כועד שרק חברי אמאי יוכלו להיות פעילים, או לנסות בעצמנו לוודא שירשמו כל הפעילים כחברים?

יוני עונה שיש בעיות חוקיות עם להירשם כחבר ארגון שלא פנים אל פנים, ויש כמות משמעותית של לא-חברים שהינם פעילים. אורי מוסיף שזה עניין של הפגנת רצינות של הועד לנושא הפעילים, ואם יכנס לתקנון אי אפשר פשוט להתייחס לנושא כהחלטת ועד שיתעלמו ממנה או תבוטל. דני מציין שהקשר של הועד עם הקהילה הוא קצת "פירמידה" – הועד בראשה, והפעילים די מיד מתחתיו והם האנשים שמספיק איכפת להם לעקוב אחרי "אופרת הסבון שהיא אמא"י". הפעילים הם סוג של קבוצת סטטוס שמאפשרת להם להיות בעניינים ולועד לשמור אותם בעניינים. עופר מציין שהבעיה החוקית תמשיך להתקיים גם אם נתקנן את הפעילים בתקנון – זה נכון, ויש לחשוב מה עושים לגבי זה.

אורי מציין שהוא לא רוצה אחראי פעילים יחיד אלא שהתפקיד יעבור מאדם לאדם. עופר עונה שיותר סביר אם יהיה אחראי בודד שיוודא שדברים יקרו, ושתפקיד שעובר בתורנות ייתפס כנטל.

אורי מציין בכללי – לא כל תפקיד צריך להילקח עד סוף היום, אבל כן עד הישיבה הקרובה.

אלה מציינת שתחום הפעילים קשור הדוק לתחום שהרבה חברי ועד רצו לדחוף בבחירות, שימור סגל, ויש לחשוב עליו גם בהקשר זה.

עופר מעלה את הנקודה שהלך הרוח בדיונים בפעילים מאוד רעיל. הועד מסכים – יוני מציעה לשקול למנות פעיל (לא חבר ועד, מטעמי מראית עין של השתקה) למודרציית הקבוצה אולי.

אחראי פעילים ועדי – אחראי על מנהלת הפעילים, שזה אומר: לעבור על הרשמות חדשות ולוודא שהם באמת זכאים, לדאוג לכך שפעילים יקבלו כרטיס פעיל (אפשר לשים אות בתחילת המספר ע"מ לוודא שלא יתנגשו עם מספרי חבר), לוודא שמפגשי הפעילים מתקיימים (אבל לא בהכרח לנהל אותם).

 

7. גזבר הארגון

מעדכן: אורי

הגזבר הנוכחי כבר כמה קדנציות הוא מתן קליינמן, שאינו בועד. התקנון מאפשר זאת אבל זה לא תפקיד קל לבצע מחוץ לועד. אורי מציע למנות לבינתיים מלווה גזבר ועדי שישמור על הקשר הרציף.

גזבר הארגון צריך לחתום על התקציבים הארגוניים – מה שאומנם לא נותן לו זכות וטו מוחלטת לתקציב, אבל למילתו בהחלט יש משקל משמעותי כי הוא יודע על כל מעברי הכסף בארגון. הגזבר עובד צמוד עם רואה החשבון של הארגון. הגזבר אמור לוודא בכל אירוע שכל ההוצאות והקבלות אצלנו לסגירת האירוע.

 

8. מלווה הארוקון 2018

מעדכן: אורי

ניר דרניצקי הוא מנהל הארוקון 2018 ויגיד כמה מילים טלפונית מאוחר יותר במהלך הישיבה. הכנס מתקיים בבנייני האומה בפורים.

מלווה כנס – מייצג את ההנהלה לועד ואת הועד להנהלה. איש הקשר המרכזי בין שני הגופים הללו; הועד לא אמור להתערב להנהלה בכנס וההנהלה לא אמורה לדבר עם הועד מעבר לדרך המלווה. הועד מעביר להנהלה דגשים רק דרך המלווה, והמלווה משאיר את הועד מעודכן על מה שקורה בכנס. המלווה יצטרך בכנס הזה להיות בקשר יחסית צמוד עם ניר, ומכיוון שכך זה תפקיד טוב להיכנס כדי ללמוד הרבה ממנהל מנוסה. עופר ממליץ לעשות צל לתפקיד הזה – אורי מציין שזה עלול להיות סחבת מטורפת וספציפית שאמאי לא צריכה לדעתו להיות ארגון כנסים, ושאם יותר מחבר ועד אחד ישאב לעבודה על הארוקון אז אין טעם לקיום הארגון כיותר מארגון כנסים. דני אומר כמלווה של שני הכנסים בשנה האחרונה – לא חייבים להיות הנהלה פעילה בכלל ואף מומלץ להיות הנהלה פסיבית.

 

9. כנס חנוכה

מעדכן: אורי

הכנס מתקיים בחנוכה ב17 לדצמבר. עדיין לא ברור איפה זה יהיה כי דרור טל מנהל הכנס רוצה מקום גדול מאשכול הפיס ותקציב גדול יותר בהתאמה. אם תימצא אלטרנטיבה אמיתית היא תוצף לועד, ואחרת נקיים אותו באשכול הפיס, כנראה עם הגבלת כרטיסים.

 

10. קשרי חוץ

מעדכן: אורי

חן וייס הוא מנהל הצוות וסם דניאל חברה בצוות. הצוות דואג לקשרים מחוץ לארץ ולנציגויות של גופים מחוץ לארץ שנמצאות בארץ. זה כולל למשל את השגרירות, גופי הפצה יפנים, מדבבים וכו'. כרגע אורי מלווה את קש"ח, הוא לא רוצה שמצב זה ישתנה מכמה סיבות, בין השאר העובדה שהוא וחן עובדים באותו מקום עבודה, וגם מכיוון שלאורי יש קשר אקטיבי עם השגרירות בקשרי חוץ, ובנוסף יש לאורי את הידע הכי טוב ביפנית בועד ככה"נ (שזה בונוס אך לא חובה לתפקיד).

 

11. פרויקט הנוער

מעדכן: אורי

פרויקט שמכוון להעביר הרצאות בבתי ספר על אנימה וכו'. די קפוא כרגע, יש לו בעיקרון קשר פוטנציאלי עם צוות תכנים שנתי.

 

12. מנגה קפה

מעדכן: אורי

במקור מפגשים חודשיים בתאים עירוניים של דיבור על מנגה. כיום פועל רק במסגרת מנגה קפה חברתי בכנסים.

 

13. שימור הידע הארגוני

מעדכנת: יוני

מדובר בפרויקט יותר כללי, בלי צוות מוסדר או חזון מוסדר. הוא הוקם מרצון לקיים שימור ידע ארגוני יותר מסודר בתשובה להרבה תלונות מוצדקות מהקהילה.
השנה הפרויקט התנהל בשני מישורים:

קיום שיחות סיכום אחד על אחד עם חברי סגל כאמ"י 2017, במטרה לשמר ידע שלא בהכרח ירגישו בנוח להעלות בסיכום להנהלה. מדובר ב"שיחות HR", והכוונה היא גם לתת לחברי הסגל הללו נקודות בביקור בונה לשיפור ושימור, אולי בשיחת המשך אישית איתם.

הקמה מחדש של הוויקי הארגוני והעלאת סיכומים גולמיים שנשלחו לכאמ"י 2017 ע"י חברי הסגל שלו. הסיכומים עברו עריכה ע"מ לוודא שלא יפגעו בשמם הטוב של אנשים ויהיו ענייניים ומקצועיים. בנוסף לכך עלה דף ביקורות כלליות על כאמ"י 2017. הוויקי נפתח לניר דרניצקי מנהל הארוקון שיעבור עליו, ולאחר אישורו יפתח לשאר סגל הארוקון 2018 שכבר גויס ולסגל כאמ"י 2017 היוצא.

מכיוון שלפרויקט אין צוות או חזון מוסדרים אפשר תכלס לקחת אותו לכל מקום שנרצה. יוני מציינת שהיא לא חושבת שיש חובה שתישאר בליוויו, בעיקר בגלל שהיא מתחילה לימודים השנה, וגם בגלל שהעבודה הגדולה על הוויקי נעשתה כבר ומעכשיו בתקווה חברי הסגל של הכנסים יתחזקו ערכים בו באופן שוטף.

 

14. צוות תכנים שנתי

מעדכנת: יוני

הצוות אחראי בעיקרון על אירועי התוכן הקטנים במהלך השנה. כלומר: שירופסט וחנוכה והארוקון – לא תחתיו, אירועי הרצאות, קראוקה, מסיבה – כן תחתיו רעיונית. אין חובה שאף אירוע יהיה תחתיו או תחת חבר הועד המלווה שלו אפילו אם הוא נופל תחת תחום האחריות שלו, אבל בהחלט כנראה ראוי שהצוות יהיה מעורב לפחות ברמה שיווקית או ייעוצית.

לאחר כאמ"י לצוות גויסו מחדש חמש חברות לאחר שלא היה פעיל שנתיים, ואלו הן מיה שראל, קורל מרק, הילה בגם, אנג'ל זולוטניצקי ושרון אלבז. הן מכינות בימים אלה תכנית עבודה ותקציב לקדנציה הקרובה בשאיפה להגישם לועד בישיבת הועד הראשונה של הקדנציה.

יוני מציינת שגם כאן לדעתה אין חובה שהיא תישאר ללוות את הצוות, כי אע"פ שהעשיה בתחום מאוד קרובה לליבה, כעת כשיש צוות מגויס שעובד על תכנית עבודה – היא מרגישה שעבודת ההתנעה הרצינית נעשתה.

 

15. הפקות מקור

מעדכן: אמנון

הצוות כולל את א' הפקות מקור אמיר גל פילוס ואת רועי רוט ע' הפקות מקור (שהיה הא' הקודם). התפקיד של הצוות הוא ליווי מלא של הפקה מהרגע ששולחים לנו למייל "היי אני רוצה להעלות מחזמר" ועד העליה. נותנים להם בדרך דוכנים לגיוס, והמון הכוונה וחפיפה כדי שיעלו במצב כמה שיותר איכותי (נותנים ביקורת לתסריט ולהליך העבודה למשל).

תפקיד המלווה לשמור על קשר עם הא' בעיקרון; אמנון לקח צד יותר פעיל בהליך בכהונתו בתפקיד, הגיע לכל הראנים והפגישות עם ההפקות, ובכללי ניסה לתת הרגשה שאמא"י מעורבים ובעד האינטרסים של הפקות המקור.

 

16. ביטוח ארגוני

מעדכן: דני
זהו נושא שיחזור להיות רלוונטי בחודשים הקרובים כי צריך לחדש אותו, הוא נעשה בסוף מרץ 17.

 

17. זכויות יוצרים ארגוניות

מעדכן: דני

הרבה מהדמויות והלוגואים וכו' של אמאי נוצרו ע"י בני אדם ב"ינקות" הארגון. הנקודה העיקרית היא הקשר מול ענן גיבסון, סם דניאל ועינב יצחק, מחזיקות זכויות היוצרים על הדמויות הארגוניות. כרגע אנחנו בתהליך ניסוח הסכם נתינת זכויות זמני (שמכוון לשימוש רב-פעמי) על הדמויות עם עורכות הדין שלנו.

הסכמים אלו צריכים להיחתם גם על ידי האנשים שמציירים עבור הארגון, כדי שנוכל להשתמש ביצירות הללו לא רק חד פעמית לאירוע ספציפי אלא גם לפרסום ארגוני לאחר מכן.

 

18. פרויקט הספריה

מעדכנת: תמר

כיום כבר אין א' לפרויקט, כי הוא היה יבגני קנטור שנבחר לועדת הביקורת. מדובר בפרויקט שמקים מדורי מנגה בתרומה לכל מיני ספריות בארץ. יש כל מיני אחראים על מדורים ספציפיים שעליהם בין השאר א' הפרויקט אחראי. המלווה מעביר פניות לא', עובד איתו על התקציב, ומשמש כציר הקשר בין הא' לועד.

 

19. מחסן

מעדכנת: תמר

יש מחסן בחולון של הארגון, זה חדש יחסית ועוד לא העברנו את כל הציוד של אמאי מהמחסן המשותף עם האגודה. צריך לסדר ולקטלג את רשימת הציוד של אמא"י ולהפריד את הציוד של אמא"י והאגודה, וכנראה עדיף להיות זמין עם רכב.

 

20. מניעת הטרדות מיניות

מעדכן: אורי

עמית ששון היא הא' ועודד כהן הע' שלה, אורי בתור היו"ר מלווה אותה. תפקיד המלווה בעיקר דורש שמירה על קשר ווידוא שכל מה שדורש את הצוות (כמו כנסים) מקבל אותו.

הבעיה הכי גדולה של הנושא היא דיסקרטיות, אז כמה שפחות איש יודעים ככה טוב. מכיוון שכך בועד הקודם הוחלטו גבולות גזרה לתפקיד: אם מתקבלת תלונה עושים בירור עם האדם עצמו ורק כשמחליטים לבצע פעולה מערבים אדם מהועד חוץ ממלווה הצוות, שזה המלווה של האירוע הרלוונטי לאדם שהתלונה התקבלה לגביו (למשל אם מדובר בחבר סגל בכנס, נערב את מלווה הכנס בנוסף לאורי וצוות מניעת הטרדות מיניות). פרט לכך, רוב הועד לא יקבל מידע על תלונות שמתקבלות מעצם הדרישה לדיסקרטיות.

 

21. צוות ACC

מעדכנת: אלה

אחראי על תחום הקוספליי באמאי. יש הרבה לעשות בו ולא ברור לגמרי מה גבולות הגזרה שלו. אלה מתכננת ללוותו גם בקדנציה הקרובה. הצוות כרגע מונה חמישה אנשים, ראשת הצוות מעיין קנאי, חברי הצוות יערה בטש, דביר אילן, לירי פריאל ועמנואל קרבון. הצוות גם עונה לבקשות עזרה בתחומי קוספליי מאירועים חיצוניים לאמא"י – ויש הרבה כאלה.

 

22. פרויקט תלתן

מעדכנת: אלה

פרויקט שניסו להתחיל אותו בקדנציה הלפני קודמת והיה די קפוא עד סוף הקדנציה האחרונה. מטרתו לארגן תחרויות ציור על מנת לקדם את האמנים והציור בקהילה. הפרויקט יצא להופעת בכורה בכנס חנוכה הקרוב.

 

ניר דרניצקי מנהל הארוקון הצטרף לישיבה טלפונית.

23. הארוקון 2018

מעדכן: ניר דרניצקי

ניר שואל – תקנון דוכנים – יש רצון לשנות? דני מציע אולי לחדד את נהלי "בכפוף לאישור סחורה של בנייני האומה" עקב ההגבלות על למשל ספינרי מתכת.
ניר יוציא הסופ"ש קול קורא דרך גיא כמו שדובר בישיבה לאחר האסיפה הכללית – קול קורא לגיוס ע' מנהל להארוקון במטרה לטפחו לניהול בעתיד. ניר מתבקש לעדכן את גיא אשל בנושא כבר עכשיו. ניר שואל אם מי מאיתנו רוצה להיות נוכח בראיונות למי שיפנו אלינו – נענה בשלילה אבל שהוא מוזמן לדבר איתנו אם הוא רוצה בנוכחותנו ובדעה נוספת.

ניר מקווה שאתר הכנס יעלה לאוויר כבר בתחילת נובמבר, ושהרשמת דוכנים תיפתח לא הרבה אחרי זה בתקווה.

ניר רוצה לגייס כבר א' קוספליי והיה שמח לדעת מראש אם לACC יש תכניות להארוקון, כדי להתריע לא' קוספליי מראש. אלה עונה שזה משהו שעוד לא דיברו עליו בACC אבל הוא כן סוגיה שרוצים לדבר עליה. הלך הרוח הנוכחי הוא שהצוות לא יתערב במינוי לא' קוספליי אבל כן יצטרכו להיות עם יותר כוח והגדרות אחריות מול הא' – ניר ידבר על זה מול הא' ומול ACC בשיחה מסודרת.

ניר ישתף איתנו את התקציב להארוקון שמניח שהמחירים יעלו, שלא נקבל עזרה מהשגרירות, ושכן יהיה אורח. הוא אומר שלקראת הישיבה הקרובה חשוב שנכיר את התקציב.

ניר ניתק ועזב את הישיבה.

 

24. מש"י – מיתוג שיווק ויחסי ציבור

מעדכן: אמנון

אחראי על ומרכז את כל הדרכים שהארגון פונה לארץ ישראל, לקהילה וכו'. זה לא חופף עם קש"ח. כרגע מה שיש במש"י זה עמוד הפייסבוק תחת גיא אשל, עמוד האינסטגרם שמנהלת עופרי פיינגולד עם הע' שלה שרון טורנר, הניוזלטר שמנוהל ע"י שרון טורנר, והאתר שמנוהל ע"י עומרי רוזנברג (ואינו מעודכן תדיר כלל, כי א' תוכן אתר הוא כיום בועדת הביקורת ולא יכול להמשיך בתפקידו).

יש עיצוב חדש לאתר שנשלח לאמנון ע"י המעצבת אניטה קרפל שעבדה איתנו עליו בשנים האחרונות. הבעיה היא בעיקר שצריך לתכנת אותו כך שיהיה באמת קיים באתר וכו', וכמובן שצריך להסכים על העיצוב בתוך הועד. בעתיד יהיה צריך גם אחראי נגישות ארגונית, בין השאר לאתר.

מה חסר בצוות? א' מש"י, שמרכז את כל איך שהארגון מתקתק כלפי חוץ ב*כל* המדיות וישפר את החשיפה של אמאי בכל דרך ועם חזית מיתוגית אחידה. כרגע כל הפרסומים הם על ידי הא' של החלקים הספציפיים ואין מי שיאחד את הפרסומים האלה; אם צריך לפרסם משהו אז האדם שרוצה לפרסמו חייב לתקשר עם כל האנשים הללו בנפרד.

המלווה בעיקר אחראי לדבר עם כל הגורמים במש"י ולוודא שהצוות מתפקד. אלה מוסיפה שזה לא רק פרסומים כלפי חוץ אלא גם קשרים שיש לנו בארץ, למשל ספונסרים. למשל גם תחתם יושב תחום הסיקור התקשורתי של אמא"י בארץ.

 

25. כוח אדם

מעדכן: אורי

מדובר על גיוס כוח אדם ארגוני אבל יש יותר מפן אחד בתחום. לוסי אקל, א' כוח אדם שלנו, שלחה מסר לועד דרך אורי להקראה בישיבה:

היא צריכה לדעת בעיקר מה צריך כרגע לארגון לכל דבר, חברי הועד החדשים יכותבו לשרשור הקיים בנושא. לוסי תיתן את הקליטה הראשונית אבל כמובן שהועד או הצוות הרלוונטיים יצטרכו לחפופו לתפקיד. לוסי מציינת שהיא גם תעקוב אחרי ההטמעה של האדם לארגון, תבדוק האם האדם באמת נכנס לתפקיד ועושה דברים בארגון.

אורי מציין שבין השאר כנראה נרצה בעתיד גם להרחיב את הצוות.

 

26. חלוקת תפקידי אחריות: (בסדר שרירותי)

1. יו"ר – אורי
2. מזכירות – יוני
3. פעילי אמאי – עפר
4. גזבר – תומר
5. הארוקון – סבי
6. חנוכה – דני
7. קש"ח – אורי
8. נוער – אורי
9. מנגה קפה – סבי
10. שימור ידע – תומר
11. צוות תכנים – עפר
12. תכנת הרשמה – תומר
13. הפקות מקור – יוני
14. ביטוח – דני
15. זכויות יוצרים – אורי
16. ספריה – סבי
17. מחסן – דני
18. מניעת הטרדות מיניות – אורי
19. צוות ACC – אלה
20. תלתן – אלה
21. כוח אדם – אורי
22. מש"י – עפר

 

27. פסטיבל אוכל אסייתי

מעדכנת: אלה

בתחילת נובמבר יש פסטיבל אוכל אסייתי בתל אביב. יש בו גם פן תרבותי ואנחנו נכנסים בחלק של יפן, נקים דוכן מידע שבו גם נציג מה זה אנימה ומנגה וכו'. בדוכן יהיו מתנדבים שיסבירו על הארגון, חשבנו לשים מנגות לעיון, יש רצון לעשות הקרנות אנימה.

אלה רוצה להציע תקציב לדוכן באירוע, ורוצה לשאול לגבי החזרי נסיעות למי שמתנדב אצלנו. אורי עונה שנצטרך לדאוג שאלה אנשים מתא, ואם הם קרובים ומביאים כמה אנשים אז ננסה לשלם החזר דלק.

סם העלתה הצעה של הדפסת פליירים ארגוניים לדוכן, צריך לחשוב מה יהיה בהם.

אלה מציינת שלא תוכל ללוות את הדוכן ביום שבת. פעילותו ביום שבת תהיה מ11 בבוקר עד 6 בערב ברחוב סלומון 10 בדרום תא. אורי מתנדב לקחת אחריות על הדוכן בשבת.

 

הישיבה נסגרה.