קטגוריה: פרוטוקולים

ישיבת ועד אמאי 2018 דצמבר (01.01.2019)

נוכחים: יוני לינדר, תומר דוד, אלה ברוך, תומר שלו, בן דינוביץ', לירון אפריאט

 

1.סיכום חנוכה

מעדכנת: יוני

האירוע עבר בהצלחה יחסית, הדוכנים היו מאוד מרוצים והמבקרים נהנו, גם אקיהברה הקטנה היו מרוצים ורוצים לקיים עוד שיתופי פעולה בעתיד.

מעט מאוד אנשים הגיעו להרצאות באירוע, ביום הראשון היה ריק פרט לסדנת הבנטו. ההנחה שלנו באירוע הייתה שמדובר על בעיית שיווק בעיקר ובאמת ביום השני ניסינו לפנות לאנשים בגשר דרך מתנדבים והיו כמה כרטיסים יומיים שנקנו, כמו גם סדנת היפנית ביום השני שהיו בה לא מעט אנשים. באופן מובן חלק ממעבירי התוכן יצאו בהרגשה לא טובה מהאירוע. המלצת הנהלת האירוע – אם עושים תכנים הרצאות בירידים כאלו בעתיד, צריך לשווק אותם הרבה יותר חזק, וכנראה לא לקחת עליהם תשלום בכלל.

הועד התדיין בנושא וממליץ בעתיד לא לקיים תכנים שאינם סדנאות באירועי יריד במתכונת זו.

האירוע יצא ברווח.

מסקנה לעתיד – חודש מראש הכל צריך להיות מוכן ומוגש לדיזנגוף סנטר, אם לא עומדים בדדליין זה (אשר לא ידענו טרם האירוע עקב לקויות בתקשורת שלנו מול אקיבה הקטנה והסנטר) הסנטר יכול להתחיל לעשות בעיות כמו למנוע מאיתנו להשתמש באיזורים מסוימים מהמתחם.

רוב הבעיות עם האירוע קרו טרם האירוע ודורשות את אורי לסיכום מסודר, תתקיים ישיבת המשך להפקת מסקנות.

 

2.סיכום מסיבה ראשוני

מעדכנת: אלה

הגיעו קצת פחות אנשים משציפינו, סה"כ האירוע הפסיד מעט.

העבודה לקראת המסיבה הייתה טובה, בן משבח בפרט את התנהלות המסיבה כצופה מצד צוות מש"י.

ענייני התשלום לאקו"ם סודרו ברגע האחרון, בעתיד יש לסדר אותם בתחילת תהליך העבודה.

העבודה מול רנט סנטר הייתה לא טובה, עקב חוסר מענה שלהם בסוף נשכרו מחשבים ממקום אחר ולכן עלה המחיר. אלה והועד ככלל ממליצים לא להשתמש ברנט סנטר בעתיד אם אפשר.

תומר שלו מעלה סיכום של האירוע מצד צוות טכני ארגוני. הכניסו אותם לעניין הרבה יותר מדי מאוחר, קבצי הפלייליסט היו באיכות מאוד נמוכה ובווליומים שונים ורבים מדי. לא היה מספיק זמן הכנה במקום כלל או זמן לסדר את הפלייליסט.

צוות טכני שנתי הכין נוהל לארגון מסיבות, הוא נמצא בדרייב של קונטאקט ומשותף איתנו.

הועלתה הצעה לקנות שני מחשבים, אחד חזק יחסית שיתאים למסיבות ואחד למטרות קטנות לשימוש תוכנות בסיס כגון אופיס וגלישה באינטרנט. תומר שלו יעביר זאת לצוות טכני שנתי שיחזרו עם הצעת מחיר.

הועד ממליץ לעתיד לתלות שלטים במקום על כך שאפשר לפנות לצוות מניעת הטרדות מיניות, באופן דומה לאיך שעושים בכנסים.

 

3. מש"י – מיתוג, שיווק ויחסי ציבור

מעדכן: בן

בן מעדכן את הועד לגבי נוהל הפרסום הנוכחי דרך מש"י –  אם רוצים לפרסם משהו במקום חוץ מפייסבוק או הניוזלטר, צריך לשלוח אותם למייל PR ולכתב את בן. לאחר שיגויס רכז לצוות משי, לא יהיה צריך לפנות ישירות לבן יותר

תומר מבקש שיהיה מסמך מסודר עם נוסח פניה לצוות מש"י במקום זמין לועד.

הועד מדגיש לבן ולצוות שחייבים להתחיל לעדכן את האתר, וכל אירוע צריך להיות מפורסם באתר.

 

4. צוות טכני שנתי

מעדכן: תומר שלו

לאחר אישור הקמתו וסגירת ההסתייגויות מהישיבה הקודמת באופן מיילי, הצוות עושה עבודה מאומצת כיום על הכנה לעבודה, כתיבת נהלים, אפיון משאבי הארגון ועוד. בימים אלה הם עובדים על תוכנה לניהול שמירת חפצים.

הצוות העלה שאלה לועד לגבי מדוע לא פנו אליהם לגבי גיוס מתכנתים לאתר הארגוני – בן ידבר מול תומר שלו מחוץ לישיבה.

הצוות רכש את האתר הנחוץ לנאמ"י שהתאים לצרכינו לאחר סקר שוק, ונמצא במרץ בהליך העבודה עליו לקראת פתיחתו בקרוב. מערכת ההצבעות לנאמ"י תהיה זמינה לארגון לעתיד כמובן.

הצוות מבקש לארגן רשימה שמפרטת את התוכנות החיצוניות של הארגון.

הצוות רוצה לפתח תוכנת שימור ידע ייעודית שתתאים לנו יותר מהוויקי, הם יהיו בקשר על כך מול אלה בהמשך.

 

5. סגל ארגוני

מעדכנת: יוני

צריך לפתוח מייל בנושא רענון הסגל הארגוני באחריות יוני עד יום שישי .

6. תכנית עבודה שנתית

מעדכנת: יוני

התכנית נשלחה לועד במייל, יוני מזכירה לעבור עליה ולעדכן אותה לקראת דיון ואישור בישיבת ינואר.

7. ועדה למינוי שופטים

מעדכנת: לירון

מתווה הגדרת תפקיד הועדה נשלח לACC לדיון החודש, וכעת יישלח לועד לצורך דיון והחלטה על הקמת הצוות. לירון גם התייעצה עם אלה על כמה חברי ועדה אפשריים, שאינם קוספליירים כיום כדי לוודא חוסר ניגוד אינטרסים כמה שיותר. לירון תעבור מול אלה על שמות אלו.

 

8. פניות לועד

מעדכנת: לירון

התקבלה פניה משירה אביגד לגבי קבוצת אמנים בקהילה שרוצים ליצור חשבונות מאסקוטים במדיה החברתית שיפרסמו איורים של דמויות אמא"י ב"חיי היומיום" שלהן, וכמובן יפרסמו אירועים ופרויקטים של אמא"י בשוטף. שירה אביגד התנדבה לנהל את הצוות שיוקם למשימה, ויש כמה אמניות אחרות שרוצות להשתתף, שירה גם כבר התייעצה עם כמה מהאנשים שאחראים על המדיה החברתית שלנו למשל שרון טורנר.

לירון תשלח פניה לאורי כאשר יחזור על מנת לוודא שנושא זכויות היוצרים ייסגר כדי שנוכל לאשר את הצוות.

בן מבקש שיהיה מסמך אפיון מסודר ולא רק רעיון שיהיה אפשר להעלות לדיון מסודר במשי, כי הרי צוות כזה חייב להיות תת צוות של משי. שירה אביגד תשלח מסמך אפיון לועד והוא יעבור לצוות משי לדיון המשך.

9. קש"פ – קשרי פנים

מעדכן: תומר שלו

התקיימה ישיבת פתיחת עבודה של תומר מול רז אתגר א' קש"פ, בה הוגדרו שישה יעדים לקש"פ:

1.גיוס כספים במזומן מספונסרים.

2.גיוס הפרסים לתחרויות לכל השנה, למעט אולי תחרות הקוספליי.

3.פתיחת אפיקים חדשים לקידום פעילויות אמאי – דרך אגודות סטודנטים, חנויות ועוד.

4.השגת מרצ'נדייס אקסקלוסיבי למכירה בכנסים.

5.השגת תוכן למתחמי משחקים בכנסים.

6.בניית סל הטבות לחברי ופעילי אמאי בחנויות ומסעדות רלוונטיות בכל הארץ, כמו גם בכנסי האגודה ועוד.

תומר מציג תכנית למרצ'נדייס לכנס הקרוב כמו גם צורך בהדפסת כרטיס ביקור עבור רז לעבודת קש"פ. הצבעה על תקציב לכרטיסי ביקור ומרצ'נדייס –עבר פה אחד. תומר ידאג להכניס הוצאה זו לתכנית העבודה השנתית.

10. צוות תלתן

מעדכן: תומר דוד

בהמשך לדיון שהתקיים במייל: בכנס ישנו א' צוות שהוא גם שופט בתחרות תלתן, וצוות התחרות העלה שאלה האם א' של צוות שמקביל אליו אך לא כפוף אליו יוכל להשתתף בתחרות כמתחרה – אין כאן בעיה של מרות בעיקרון.

הועד התדיין בנושא בראייה שאכן פספסנו מקרה כזה כאשר בנינו את נספחי המרות להשתתפות בתחרויות ארגוניות – ההנחה הייתה תמיד כי שופט בתחרות ימצא בתחתית שרשרת מרות ולא בראש של שרשרת מרות.

הוחלט שנעדכן את התקנון כדי לתקן בעיה זו, עד מוצ"ש באחריות תומר דוד להעלות לדיון במייל דרכי פתרון.

הועד מעלה את ההצבעה לאפשר השתתפות הא' המדוברת בתנאים אלו – 0 בעד 6 נגד 0 נמנע – ההצבעה לא עברה.

 

11. הארוקון

מעדכן: תומר שלו

הסגל גויס במלואו, נסגר החוזה מול בנייני האומה (פרט לשני חדרים שיתווספו בנספח). נסגר חוזה מול סימול לאחר סקר שוק מצד צוות טכני. אלה דורשת שיתווסף לחוזה שאסור להם לעשן במתחם הכנס עקב תקריות עבר.

התכניה נסגרה ומדובר בתכניה הכי מלאה עד כה מבחינת מספר התכנים. אופי השואוקייס שונה קצת, יהיה יותר פומבי מהאודיטוריום הסגור שהיה בו עד כה.

מכירת הכרטיסים תתחיל מאוד בקרוב.

צוות קוספליי, בהמלצת ACC, זקוק לחדר נוסף לתפאורה אך למעשה אין עוד חדר זמין. הועד מציע לגדר חלק מחדר תיקון קוספליי או מהאיזור בקצה מסדרון הסגל. תומר יזמין את אלה לביקור בבנייני האומה לעזור במציאת פתרון.

הכנס מבקשים הבהרות על חלוקת העבודה לגבי WCS בין צוות קוספליי הכנסי ובין צוות ACC. אלה אומרת שהנושא מתואם לגמרי בין ACC ובין צוות קוספליי הכנסי. בעיקרון צוות קוספליי מריץ בפועל את האירועים וצוות ACC הוא איש הקשר של צוות קוספליי ל– WCS העולמי.

המפיק בבנייני האומה מאוד איטי בלהגיב לנו (מדובר בבעיה תמידית בעבודה עם בנייני האומה) וזה מעכב את לו"ז הלוגיסטיקה.

 

12. ביטוח ארגוני

מעדכנת: יוני

הביטוח שלנו עומד לפוג במרץ ולכן יש לחדשו. בנוסף עלה הנושא של ביטוח דירקטוריון המבטח את חברי הועד נגד תביעות עקב עבודת הארגון – יש לעשות סקר שוק בנושא.

תומר שלו יטפל בחידוש הביטוח הארגוני, ויברר גם לגבי ביטוח דירקטוריון.

 

13. תקנון תחרות הקוספליי

מעדכנת: אלה

עד היום, לאחר החלטת ועד בעבר, הייתה הגבלה על רישום לתחרות הקוספליי ולתחרות הסקיטים: 70% ממכסות ההרשמה שוריינו לכותר יפני והשאר לפי איכות.

בעקבות שינויי התקנון שעברו בישיבה האחרונה אין יותר הגבלה למכסות בתהליך ההרשמה. לכן כדי לשמר את העדיפות לכותר יפני, אלה מציגה שהמקום הכי נכון למקם את הסינון הוא במכסות השיפוט ביום הכנס.

בכל קטגוריה יוקצו 70% מהמכסות לכותרים יפנים, והשאר ללא הגבלה על מקור הכותר. הצבעה על שינוי זה – בעד 5 (יוני, לירון, אלה, בן, תומר דוד) נגד 0 נמנע 1 (תומר דוד). ההחלטה עברה

הישיבה נסגרה.

נושאים שעודכנו במייל:

1. גזבר

מעדכן: תומר דוד

טרם התקבל סיכום כספי של שנת 2017 מרואה החשבון הארגוני, כרגע אין צפי לתאריך קבלה.

החלה עבודת ריכוז המידע לטובת סיכום כספי 2018.

2. מחסן

מעדכן: תומר דוד

נעשתה חפיפה מול סבי, כשאורי יחזור לארץ תומר יתניע את ההתעסקות בייפוי הכוח כדי שאיגור יוכל לטפל בענייני המחסן וכדי שתמר ירון חברת הועד בדימוס תפסיק לקבל שיחות מהמחסן.

3. צוות כוח אדם

מעדכן: אורי

אין עדכון החודש.

4. קש"ח – קשרי חוץ

מעדכן: אורי

אין עדכון החודש.

5. צוות תכנים שנתי

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

6. צוות הפקות מקור

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

7. מועדוני צפיה באנימה

מעדכנת: יוני

המועדון באשדוד נסגר עקב חוסר היענות. בנוסף לכך, השירות של קראנצ'ירול שהמועדון השתמש בו נעלם לפני כשבועיים מהאתר – יש לברר מה הולך איתו מכיוון שבלעדיו כנראה לא נוכל לקיים את המועדונים.

טרם התקיימה שיחת חפיפה מול לירון להעברת הפרויקט.

8. צוות ACC

מעדכנת: אלה
הצוות עובד בימים אלה על נהלי עבודה לצוותי הקוספליי וכן על מסמך קריטריונים לשיפוט לשימוש שופטי תחרויות הקוספליי.
כל תקנוני התחרויות (קוספליי, סקיטים ו-WCS) עודכנו במתווה ההרשמה החדש וכן אורגנו מחדש לפי רצף האירועים.
מתנהל ליווי ועבודה שוטפת מול צוות הקוספליי ועדכונם בזמן אמת.

9. שימור ידע ארגוני

מעדכנת: אלה
טרם התקיימה חפיפה בין תומר דוד ואלה.

10. פעילים

מעדכנת: אלה
טרם התקיימה חפיפה בין תומר דוד ואלה

11. פרויקט הספריה

מעדכנת: לירון

אין עדכון החודש.

נוכחים: אורי מרקוביץ', יוני לינדר, תומר דוד, אלה ברוך, תומר שלו, לירון אפריאט, בן דינוביץ' (נוכח טלפונית), חבר הועד היוצא סבי איזילוב

 

1. מזכירות הארגון

מעדכן:אורי

אורי פירט את תפקידי מזכיר הארגון – תיאום וארגון ישיבות הועד, כתיבת הפרוטוקולים במהלכן, עריכתם ופרסומם לציבור הרחב.
יוני הציעה עצמה לתפקיד –התקבלה פה אחד.

 

2. חפיפת הועד הנכנס

מעדכן: אורי

אורי פותח ואומר שמרגע זה "כולנו חברי ועד" – לכל דבר שאנחנו אומרים יש משמעות לארגון, גם מבחינה  חוקית, ועלינו להיות מודעים לזה.
מה שנאמר בישיבת הועד אינו פומבי באופן כללי מעבר למה שמפורסם בפרוטוקול, עדיף לא לדבר על נושאים שלא פורסמו עדיין עם אנשים שאינם רלוונטיים לאותו עניין באופן ספציפי.
הישיבות מתקיימות פעם בחודש, עד כדי מגבלות הועד.
הנוהל הנוכחי להחלטות שעוברות באופן מיילי (אשר מכותב אליהן בפרט המייל הועדי הראשי) הוא שהן יכולות לעבור רק אם הן עוברות פה אחד. יכולות להתקיים ישיבות טלפוניות שלא מן המניין, אך בהן חייב לנכוח כל הועד; או ישיבות שלא מן המניין פיזיות שהן יכולות להיות שלא בהרכב מלא.

מורשי חתימה – יש כרגע שלושה, אורי, תומר דוד ומתן קליינמן גזבר הארגון לשעבר. ברצוננו להחליף את מתן כעת כשהוא לא הגזבר יותר. התפקיד דורש זמינות פיזית לסניף הבנק של הארגון בהתרעה סבירה, ויכולת לחתום על טפסים נחוצים.
הצבעה על להסיר את מתן קליינמן ממורשי החתימה של הארגון: 7 בעד 0 נגד 0 נמנע –עבר פה אחד.
הצבעה על להוסיף את תומר שלו לרשימת מורשי החתימה לצד אורי מרקוביץ' ותומר דוד – 7 בעד 0 נגד 0 נמנע –עבר פה אחד.

חתימה על חוזים – לפי החלטת ועד מהקדנציה הקודמת, כל חבר ועד רשאי לחתום על חוזים שמחייבים את הארגון כל עוד הוא חותם ביחד עם החותמת הארגונית והחוזה אינו מעל כמות כסף מסוימת שמעליה צריך חתימה של שני מורשי חתימה כרגיל.

עד ישיבת ינואר עלינו לאשר תכנית עבודה ותקציב לקדנציה.

סגל ארגוני – אלה אנשים שתורמים לארגון לאורך השנה מחוץ לכנסים. לפי החלטת ועד מהקדנציה הקודמת הם מקבלים כניסה חינם לשני הכנסים הגדולים במהלך השנה. הועד הקודם גם ממליץ שיקבלו זיכוי של עד 40 ש"ח לאירוע אחד בכל חצי קדנציה. לכן הוחלט שבפברואר ויולי מתבצע רענון של מיהו סגל ארגוני כדי להחליט מי זכאי להנחות באותה חצי שנה.

חפיפת תפקידים ועדיים מחברי הועד היוצא, מחולקת לפי הדובר:

1. סבי
   ספריה – פרויקט שמתנהל בינינו לבין הספריות בארץ, אנו תורמים להם מנגות, גם כאלו שנרכשות על ידינו וגם כאלו שנתרמות על ידי הקהילה. דרור טל הוא א' הפרויקט וסבי ימשיך בפרויקט לאחר פרישתו מהועד כעוזר שלו. אנשי הפרויקט מדברים עם הספריות ומפזרים מנגות לספריות. התנהלות הועד מול הפרויקט – אישור תקציב בעיקר, מעבר לכך לא דורש הרבה מעורבות ועדית. יש גם אנשי קשר עם הספריות – ראוי לדבר בפברואר על האם הם צריכים להיות במעמד של סגל ארגוני.
   מחסן – מחסן הארגון נמצא בחולון, מנוהל כיום על ידי איגור ספרונוב א' המחסן. מלווה המחסן יהיה בתקשורת מול איגור בעיקר. יש סוגיה לגבי המפתח שצריך לסגור ונשלח מייל בנושא.
   מנגה קפה – אירוע חברתי לקידום קריאת מנגה בישראל, נפגשים בבית קפה ומתדיינים על מנגה בפורמט מועדון קריאה חודשי. לא היו מפגשים פיזיים בקדנציה האחרונה, הפרויקט כרגע בפועל בהקפאה.בלי קשר לחפיפה, סבי מעדכן כחבר ועדת הביקורת הנכנס שועדת הביקורת הנכנסת ביצעה שיחת פתיחה קצרה ומתכננים להתמקד בנושאים הבאים בקדנציה הקרובה: כנושא ראשי – שימור כוח האדם בארגון, וכנושאים נוספים – מעקב אחרי הניירת והטפסים של הועד, מעקב אחרי החלטות שנעשות בועד והאם באמת מבצעים אותן, ומעקב אחרי שיקוף מטרות העמותה מהתקנון בתכנית העבודה השנתית של הארגון.

סבי איזילוב יצא מהישיבה

2. תומר דוד
   גזבר – אחראי על התפקוד הכלכלי של הארגון, לשמור על התקציבים ולעקוב אחרי מצבנו הכספי. אחראי על הוצאת צ'קים והתנהלות מול הבנק, אחראי על הסיכום הכספי בסוף השנה.
   שימור ידע – תפקיד שלא הייתה לו הגדרה רשמית ועדיין אין לו, אחראי על תחום שימור הידע בארגון מה שכרגע כולל ליצור משתמשים לוויקי הארגוני ולדאוג שנוצרים ומעודכנים שם דפים. תומר חושב שהוויקי לא מתאים למה שאנחנו רוצים. בן מציין שיש פורטל ניהול ידע בשם trac , אלה ממליצה לעשות בדיקה לגבי מערכת חלופית.
   פעילים – הגדרה מלאה למי זכאי למעמד הפעיל נמצאת באתר. התפקיד הוא לאשר פעילים לקבוצה דרך טופס הפעילים ולוודא את פרטיהם שם, ובנוסף לוודא שבמהלך השנה מתקיימים מפגשי פעילים (אבל לא בהכרח לנהל אותם). עד כה השאיפה הייתה להרים ארבעה בשנה, שניים חברתיים לגיבוש הפעילים ושניים ענייניים להעלאת נושאים על סדר היום ולדיון. השנה היו שניים חברתיים וענייני אחד.
   בקבוצת הפעילים בפייסבוק הנוהל הוא שהועד רשאי להגיב כאנשים פרטיים ולא רק כנציגי הארגון, המטרה היא לתת לפעילים שמשקיעים מזמנם כל קדנציה בארגון גישה יותר אישית לחברי הועד ולעשיית הארגון.
   אחד התפקידים הראשונים בפעילים יהיה לשנות את שיטת ההרשמה אליהם, מכיוון שלאחר ההחלטה באסיפה הכללית האחרונה פעיל אמאי חייב להיות חבר בארגון, ולכן צריך להפוך את טופס הפעילים לטופס הרשמה ולאחד את מאגר הפעילים למאגר החברים. כשזה יסתיים יהיה צריך לוודא הרשמה מחדש של כל הפעילים.
3. יוני
   ליווי עו"ד – אחראי על הקשר הראשוני בנוגע לכל עניין עם הייעוץ המשפטי של הארגון, אין שום חובה ששאר התקשורת מולם תעבור דרך מלווה העו"ד מטעם הועד. יש לציין שככל הנראה בנק השעות ששילמנו עליו לפני שתי קדנציות לעו"ד שלנו ייגמר באיזור סוף השנה.
   צוות הפקות מקור – התפקיד כולל ליווי של צוות הפקות מקור, אשר מלווה את הפקות המקור ובפרט מחזות הזמר בארגון לאורך כל העבודה איתן, תקופה של שנה וחצי לערך. רוב התפקיד נעשה על ידי הצוות עצמו, המעורבות החשובה מצד המלווה היא בהחלטה של האם הפקת מקור מתאימה לארגון. החלטה זו נעשית לפי קריטריונים שקבע הועד בקדנציה הקודמת והגדיר בתקנון הפקות מקור רשמי המתאר את כל העבודה של הארגון מול הפקות מקור.
   צוות תכנים שנתי – צוות ללא ראש צוות, מורכב מ"פרוייקטורים" אשר מרימים אירועי תוכן קטנים לאורך השנה, למשל אירועי הרצאות, וגם המסיבה בקדנציה שעברה הורמה ביוזמתם (אך לא בניהול אקטיבי של הצוות). הצוות מעביר תקציב בתחילת השנה, הבעיה העיקרית כרגע היא שרוב כוח האדם של הצוות לא מאוד זמין באופן רציף מה שפוגע בתפקוד. המלווה בעיקר זמין תקציבית ולתקשורת מול הארגון במקומות שהצוות לא יודע מה הנוהל.
   בנוסף לכך הצוות זמין לעזור עם גיוס תכנים לאירועים לאורך השנה; יש נוהל שהוחלט על ידי הצוות לגבי איך פונים לצוות שיוני תפיץ לועד במייל.
   מועדון צפיה באנימה – פרויקט שרק התחיל, יש תא אחד שהתחיל תפקוד ראשוני. מדובר בהקמת מועדוני צפיה באנימה קטנים בכל הארץ במטרה להכניס אנשים לתחביב יחד עם מדריך מטעמנו שיוכל לפתוח להם אספקטים חדשים להנות מהתחביב – להתדיין על הסדרות שהם רואים בעיקר וככלל להכניס אותם לקהילה יותר.
4. אלה
   תלתן –פרויקט הנועד לתמוך בקהילת האמנים בארץ ולעודד יצירה ישראלית בהשראת אנימה ומנגה. הפרויקט הרים עד כה 2 תחרויות ציור, הצוות גם רוצה להרים אירועים יותר קטנים וחברתיים, להרים תערוכות ועוד. יש 3 חברות צוות – נאקורי בן דור ראש הצוות, דניאל שחם ושירה אביגד חברות הצוות.
   צוות ACC –אחראי על תחום הקוספליי בארגון, אך לא על תחרויות קוספליי בפועל; חברי הצוות יכולים להשתתף בתחרויות, מכיוון שאין להם מרות על צוות קוספליי של הכנסים, פרט למלווה מטעם ACC שמצורף לצוות קוספליי כנסי והוא לא יכול להשתתף (כמובן גם ראש הצוות מנוע מלהשתתף). הצוות גם אחראי להעביר עדכונים לתקנון הקוספליי לועד, כאשר צוותי קוספלי כנסיים צריכים להעביר עדכונים רצויים לתקנון הקוספליי רק לACC ולא ישירות לועד כמו שהיה בעבר.
   פרט לליווי התחרויות הצוות גם מארגן תכני העשרה כו סדנאות חוץ כנסיות, והצוות אחראי על כל נושא WCS בארגון והתקשורת איתם.
5. בן
   מש"י –הצוות אחראי על מיתוג, שיווק ויחסי הציבור של אמאי. מתחזק את הפייסבוק, היוטיוב, האינסטגרם, הניוזלטר, האתר. אחראי הפייסבוק הוא הפנים שלנו כלפי הקהילה ועונה על רוב מוחלט של הפניות בפייסבוק.
   מועדון חברים –מתוחזק ע"י עומרי רוזנברג, כולל את מסד הנתונים של חברי אמאי ותוכנת ההרשמה. עומרי הוא אחראי המאגר הרשמי שלנו הנדרש לפי החוק. עומרי פחות זמין לאחרונה, צריך למצוא חברי צוות נוספים שיעבדו איתו.
   מועדון החברים אינו הרבה יותר משם כרגע, כולל הנחות באירועינו ולא הרבה יותר.
   איוונטר– בן הוא א' איוונטר שלנו, מערכת מכירת הכרטיסים הממוחשבת החיצונית של הארגון.
6. אורי
   דובר הארגון –אחראי על הוצאת הודעות רשמיות מטעם הארגון, הודעות חשובות עוברות לניסוח דרך הועד.
   מניעת הטרדות מיניות –צוות שהוא הכתובת בארגון לנושא מניעת וטיפול בהטרדות מיניות, ומרחב בטוח, הצוות עובד בעיקר במהלך הכנסים ואחראי לטפל בעניינים של הטרדות וכו' בכנסים. בקדנציה שעברה הוחלט שהחלטות של צוות זה לא עוברות דרך הועד אלא במקרים קיצוניים מאוד, ושהיו"ר יהיה איש הקשר מולם והיחיד שחשוף לפועלם בעבודה השוטפת. א' הצוות היא עמית ששון.
   קשרי פנים –אחראים על קשר עם גופים בתוך הארץ, בעיקר אחראים להשגת ספונסרים, א' הצוות הוא רז אתגר.
   קשרי חוץ –אחראים על קשר מחוץ לארץ וקשרים בתוך הארץ הקשורים ישירות ליפן – השגרירות והאגודה לידידות ישראל יפן וכמובן הבאת אורחים, סרטים ועוד לכנסים.
   כוח אדם –צוות שלא כל כך קיים כרגע, אמור לנהל את מערך הגיוס ושימור של כוח אדם בארגון. כרגע אין מנהל לפרויקט ואין צוות פרקטית.

חלוקת תפקידים
הועד חילק את התפקידים בין חבריו:

גזבר – תומר דוד
ליווי מחסן – תומר דוד
ליווי צוות תלתן – תומר דוד

ליווי עו"ד – יוני
ליווי צוות תכנים שנתי – יוני
ליווי צוות הפקות מקור – יוני

דובר הארגון – אורי
ליווי צוות כוח אדם – אורי
צוות קש"ח – אורי
ליווי צוות מניעת הטרדות מיניות – אורי

ליווי קשרי פנים – תומר שלו

ליווי צוות ACC – אלה
שימור ידע ארגוני – אלה
פעילים – אלה

ליווי צוות מש"י – בן
ליווי מועדון חברים – בן

ליווי ספריה – לירון
ליווי מועדוני צפיה באנימה – לירון
ועדה למינוי שופטים – לירון

ליווי מנגה קפה – מוקפא

הועד הסכים לחלוקת תפקידים זו בין חבריו.

 

3. אירוע חנוכה

מעדכנת: יוני

מדובר על אירוע שמתקיים בדיזנגוף סנטר כיריד של יומיים בשותפות בינינו ובין אקיהברה הקטנה, חנות מוצרים יפניים בסנטר.
האירוע מתקדם ויתרחש, אבל לא נמצא במצב טוב. העבודה התחילה מאוחר הרבה יותר מדי, לא היה תיאום ציפיות מסודר בינינו לבין אקיהברה הקטנה לבין המנהלת שגייסנו לנושא. יש תכנים שנסגרו לאירוע, יש כמות לא קטנה של דוכנים, בעיקר חסרים מתנדבים וכוח אדם ולו"ז הלוגיסטיקה מתעכב, אך האירוע יתרחש ויהיה מהנה לקהילה, נוכל להפיק מסקנות לגבי עבודה עתידית לאחריו.

 

4. צוות ACC

מעדכנת: אלה

צריך לאשר מספר שינויים במערך השפיטה וההרשמה לתחרויות הקוספליי. בפורמט הנוכחי נוצר מצב שיש מספר מוגבל של אנשים שיכולים להירשם ולכן התחרות הפכה להיות על מי מספיק לשלוח את טופס ההרשמה ראשון. צוות ACC מציע לשנות את הפורמט כדלהלן:

טופס ההרשמה יהיה פתוח במשך שבוע שלם ללא הגבלה על כמות הנרשמים. שבועיים לאחר הפתיחה עליהם לשלוח קבצים ראשוניים (שדרושים כבר כיום להרשמה). אם מתמודד לא שלח קבצים אלה בשבועיים אלו או מציג עבודה עם פער רציני מאחורי שאר המשתתפים, נותנים לו זמן להשלים את הקבצים בתקופה של "שלב הזדמנות שניה" בה הוא יכול לשלוח התקדמות ואם היא עומדת בדרישות הוא עובר לשלב הבא בכל זאת.
בשלב ב', כל מתמודד צריך לשלוח תמונות התקדמות נוספות, בעודם לובשים על עצמם את הקוספליי, עושים צילומי תקריב עם דגשים על גימורים וכו'. בנוסף בשלב זה עליהם לשלוח צילום וידאו של דקה עם הקוספליי עליהם, כאשר לקבוצות מוסיפים זמן לסרטון בהתאמה לגודל הקבוצה.
צוות ACC כמובן יוציא סרטון הדגמה לסרטון זה.
לבסוף בשלב ב' יהיה מסמך שאלות (שדומות לשאלות בחדר השיפוט) שיהיה על המתמודדים לענות עליו, וכאן עושים את הסינון. לשלב ב' כולו – הסינון נעשה על ידי השופטים של התחרות עצמה.
בשלב האחרון שולחים תמונת מצב 48 שעות לפני יום הכנס כדי לוודא שהמתמודדים מוכנים, ואם לא ניתן להחליפם בזמן זה.

תומר שלו שואל – מה קורה אם באמת מישהו לא עומד בפרוגרס 48 שעות לפני? עולה ההצעה מיוני ואורי – לבקש מכל מי שברשימת המתנה לשלוח פרוגרס 48 שעות לפני גם כן, וכך נוכל לדעת את מי אפשר להכניס ביום הכנס מרשימת ההמתנה אם צריך.

בן דינוביץ' עזב את הישיבה.

אורי מעלה את הנקודה שההליך המוצע של צוות ACC מגדיל את כמות העבודה של השופטים, לא ביום הכנס אבל כן לפניו. אורי מעלה את ההצעה להתחייב ליותר שופטים מבעבר, ולפצל למשמרות של שפיטה ביום הכנס בשונה להתנהלות היום.

הצוות מבקש בנוסף את הזכות להרחיק לשנה מתחרויות קוספליי מתמודד שעבר את השלב האחרון, אך לא הגיע לשיפוט ולא נתן הצדקה מקובלת לעניין.

ההצעה כולה עלתה להצבעה – 4 בעד (יוני, אורי, אלה, תומר שלו) 2 נמנע (לירון, תומר דוד) 0 נגד – עברה.

בנוגע לWCS כעת, אלה מציגה שיש בעיה מסוימת בגיוס צוות שופטים המורכב רק מקוספליירים מהקהילה בתחרות זו בהתחשב בפרס שלה. בהתחשב בכך ACC ממליצים על פאנל של 5 איש שמשלב אנשים מהתעשייה וקוספליירים, עם מינימום של 2 קוספליירים מתוכם. שופטים אלה לא ישפטו בתחרות הרגילה אלא רק בWCS.
השופטים שאינם קוספליירים יהיו מתעשיית התיאטרון והקולנוע כגון: מעצבי תלבושות במה, מאפרי אפקטים, סגל הפקה וכו'ו. השופטים הקוספליירים יהיו עם עדיפות לקוספליירים אורחים מחו"ל, אחרת ננסה להגיע לקוספליירים יותר ותיקים ופחות פעילים בתחרויות כיום.

בן דינוביץ' חזר לישיבה.

לWCS, שלב סינון כמו "שלב ב" יקרה רק אם יש יותר מדי נרשמים למכסות ביום השפיטה.
לבסוף השלב האחרון גם יתקיים, אבל 48 שעות לפני השפיטה המוקדמת.

בנוגע לשיפוט, התכנון של הצוות הוא שיהיה שיפוט מקדים כשבוע לפני הכנס למשך יומיים, שבו יבואו הקוספליירים בקוספליי מלא וישפטו עליו במלואו, במקום שפיטה בכנס. במעמד השפיטה גם ישקל הקוספליי בהתאמה לדרישות WCS. לירון מציינת מנסיונה בעבודה בתוך WCS, שבמדינות אחרות השיפוט הוא רק ביום הכנס, והשקילה נעשית רק לאחר הזכיה (מכיוון שמגבלת המשקל היא רק לתחרות עצמה ביפן, ואם מישהו עובר את המשקל המותר פשוט אומרים לו לוודא לרדת למשקל המותר עד יום הטיסה).

(הפוגה על מנת לפתוח נושא לפני שבן יעזוב את הישיבה)

5. הארוקון 2019

מעדכן: אורי

להארוקון 2019 יש מנהל, נתן רונין, אך אין מלווה.
המלווה מקשר בין הכנס לועד ובין הועד לכנס, הוא נקודת הקשר ביניהם.
אורי שואל מי מעוניין להיות מלווה הארוקון 2019. תומר שלו מציע את עצמו. בן מביע עניין אך לא בטוח שיש לו זמן לזה. אורי מציע שעד יום חמישי בן יקיים שיחה מול נתן כדי להבין בדיוק מה כולל התפקיד וכמה זמן זה יקח לו. הוסכם שעד יום חמישי תהיה לבן החלטה בנושא.

הצבעה – אם עד וכולל יום חמישי ה-29.11 בן יגיד שהוא רוצה ללוות את הארוקון, אז בן יהיה מלווה הארוקון, ואחרת תומר שלו יהיה מלווה הארוקון. 5 בעד (תומר דוד, אורי, יוני, אלה, לירון) 0 נגד 2 נמנע (בן, תומר שלו) – ההצבעה עברה

 

6. צוות ACC (חזרה לנושא)

מעדכנת: אלה

לאחר דיון על הנושא הועד החליט שלא תהיה שפיטה מוקדמת שבוע לפני הכנס ובמקום זאת יהיה חדר שפיטה ייעודי לWCS ביום הכנס.
לנושא השקילה של הקוספליי, ביום הכנס הזוכים ומקום שני ישקלו אבל המשקל לא יהיה תנאי על הזכיה; הוא כן יהיה תנאי לקראת מעמד הטיסה לתחרות עצמה, ועד אז אם הזוכים מעל המשקל המותר עליהם לרדת למשקל המותר.

בן דינוביץ' עזב את הישיבה.

הצבעה על מתווי ההרשמה והשפיטה לWCS – הצבעה 5 בעד (יוני, אלה, אורי, תומר שלו, לירון) 1 נמנע (תומר דוד) 0 נגד – ההצבעה עברה

7. ועדה למינוי שופטים

מעדכנת: אלה

לירון מזהירה כי בהרכבי שופטים עם מיעוט של קוספליירים לעיתים יש "דרמה" רבה בקהילות סביב העולם. בנוסף מציינת שצריך ליצור כבר קשר עם אנשים מחו"ל שרוצים להביא.
לירון שואלת מי ומתי מחליטים על השופטים. אלה מתארת שיש עניין בקהילה ל"ועדת מינוי שופטים" שתהיה אחראית על מינוי שופטים לתחרויות קוספליי. עוד לא סגור מי בדיוק יהיה בה – אלה ולירון מסכימות שצריך לחפש אנשים ולהיסגר על ועדה בהקדם.

אלה שואלת מי מעוניין ללוות את הועדה. הועדה נוגעת רק לתחרויות קוספליי, גם WCS וגם התחרות הרגילה.

לירון מתנדבת ללוות את הועדה, הועד מאשר אותה כמלוות הועדה למינוי שופטים.
לירון תגיש לועד מסמך הגדרות תפקיד לועדה עד ה-11.12 לאישורו ואז תתחיל גיוסים.

 

8. מסיבת סוף שנת 2018

מעדכנת:אלה

מדובר על מסיבה שצוות ACC מארגן כשמטרתה גיוס כספים בשביל WCS.
אלה פירטה את התקציב ותצפיות הרווח אשר נשלחו במייל לועד.
הצבעה על התקציב וקיום המסיבה –עבר פה אחד.

 

9. צוות כוח אדם

מעדכן:אורי

רז קיאני, פעיל בצוות טכני בשנים האחרונות, התנדב לראשות הצוות ונפגש עם אורי לשיחה בנושא. רז מציע 6-7 שעות שבועיות של זמינות. אורי קיבל רושם מאוד חיובי מרז, שעשה עבודת הכנה לפגישה והציג מסמך תחומי אחריות ותפקידים כפי שהוא רואה אותו. רז יעדכן לגבי האם יהיה לו זמן לקחת את תפקיד א' צוות כוח אדם עד תחילת השבוע הבא.

 

10. מסגרת תקציב הארוקון 2019

מעדכנת: אלה

אלה מבקשת להתייחס ולאשר את מסגרת התקציב להארוקון שנשלחה לועד במייל להצבעה. הועד עבר על המסגרת.
המסגרת עלתה להצבעה – עברה פה אחד.

 

11. תכנית עבודה שנתית

מעדכנת: יוני

על אחריות יוני לפתוח את הנושא במייל עד ה-4.12.

 

11. צוות טכני שנתי

מעדכן: דיון כללי
נשלחו תגובות ממציעי צוות טכני שנתי עקב הבעיות של הועד עם ההצעה שנשלחה. ההצעה החדשה פותרת לדעת תומר דוד ושאר הועד את רוב הבעיות והשאלות שעלו בנושא בישיבה הקודמת.
אורי מציין כמה תנאים שהוא רוצה להוסיף לאישור הקמת צוות זה:
– כל תוכנה שכבר מפותחת בארגון לא תתווסף לתחום האחריות שבצוות טכני שנתי ללא ההסכמה של הא' של אותה תוכנה, כלומר צריך לקיים שיחות עם עומרי רוזנברג, דור ניסנהאוז, וטל ספן ודוד בהט. אם לא יסכימו, הם ימשיכו לנהל את התוכנות הרלוונטיות באופן חיצוני לצוות טכני שנתי.
– ה-G-suite הארגוני הראשי – יש בו יותר מדי פרטים רגישים כדי לפתוח אותו מחוץ לועד, למשל מייל צוות מניעת הטרדות מיניות, ולכן לא אפשרי לתת גישה לצוות חיצוני. לגבי ה-G-suite הכנסי הנפרד ממנו, הוסכם שנדרוש אישור של מנהלי הכנס הנוכחי קודם כל לפני מתן גישה.
– צריך להבין מעומרי רוזנברג אחראי מאגרי המידע הארגוני איך והאם נותנים גישה לשרת הארגוני בלי גישה למאגר החברים, בגלל שלפי החוק רק לאנשים שאושרו בהתאם לחוק יש גישה למידע זה.
– לגבי איוונטר וכל אתר עם אפשרות להעברת כספים, עלינו קודם לבדוק אם אפשר לתת גישה לצוות טכני שנתי בלי שתהיה להם אופציה לגעת בכספים עצמם.
– בנושאים של ארגון ושימור מערכות כגון מאגר מידע על מה כל פעיל בארגון עושה בכנסים, לוודא שמדובר על תחזוק המערכות הטכניות ולא ניהול פרקטי שלהן (כמו למשל הכנת רשימת הפעילים בעצמם).

הועד מסכים להסתייגויות שאורי מעלה.

הועד החליט בנוסף כי יש בעייתיות בניהול הצוות ע"י רז אתגר שכבר מנהל את צוות קשרי פנים, ואורי יעלה את הנושא מול רז לדיון נוסף על מנת שיוכל להעלות טיעונים בנושא מחד או להציע מנהל אחר לצוות מאידך.

הועד הצביע על אישור הקמת צוות טכני ארגוני בכפוף לכל ההסתייגויות הללו – עבר פה אחד.

תומר שלו הציע את עצמו לליווי הצוות לכשיוקם. הצבעה – עבר פה אחד.

אורי אחראי לטפל בעניין מול רז וצוות טכני עד יום חמישי 31.11.

 

הישיבה נסגרה.

 

נושאים שעודכנו במייל:

1. גזבר

מעדכן: תומר דוד

אין עדכון החודש.

 

2. שימור ידע ארגוני

מעדכן: תומר דוד

אין עדכון החודש.

 

3. קש"ח – קשרי חוץ

מעדכן: אורי

אין עדכון החודש.

 

4. קש"פ – קשרי פנים

מעדכן: אורי

אין עדכון החודש.

 

5. מש"י – מיתוג, שיווק ויחסי ציבור

מעדכן: בן

אין עדכון החודש.

 

6. פרויקט תלתן

מעדכנת: אלה

עלה הרעיון להדפסה ומכירת ארטבוק של אמני הקהילה בעזרת אניטה, אולם הוחלט כרגע להניח את היוזמה בצד עקב עניינים מנהלתיים.

7. צוות תכנים שנתי

מעדכנת: יוני

לצוות גויסו שני חברים חדשים, הצוות צריך לחפוף אותם לתפקיד ואז יוכלו לתפקד באופן עצמאי כחלק מהצוות.

 

8. צוות הפקות מקור

מעדכנת: יוני

דף הפרויקט שהוכן על ידי הצוות נשלח לאתר אמא"י להעלאה. צריך לאשר סעיף בתקנון על מנת להעלות תקנון מלא, יוני תשלח לועד במייל את התיקון הנחוץ.

 

9. מועדוני צפיה באנימה

מעדכנת: יוני

לאורך החודשיים האחרונים התקיימו שני מפגשים באשדוד של קבוצת צפיה אותה מדריך שי פריד, נראה שהילדים מתעניינים ונהנים. במפגש השני היו הרבה פחות מהראשון, עוד לא בטוח מה יקרה עם הקבוצה שם.

 

10. מנגה קפה

מעדכנת: יוני

הפרויקט נכנס להקפאה עד להודעה חדשה, בהתאם להחלטה בישיבה.

נוכחים: אורי מרקוביץ', יוני לינדר, תומר דוד, אלה ברוך, סבי איזילוב, חברת ועדת הביקורת מאיה רוזנשיין

 

1. סיכום שנתי כספי

מעדכן: תומר

כל החומרים הועברו לרו"ח שאנו עובדים איתה על הסיכום השנתי. חסרות לנו עוד 20-30 קבלות שזה מצב לא רע בכלל לסיכום שנתי, רובן על סכומים קטנים.

 

2. הארוקון 2019

מעדכן: אורי

נתן רונין מנהל הכנס התחיל את העבודה על הכנס, המלווה שלו יבחר כמובן מהועד הבא.

אורי מבקש מהועד לאשר שהגדרת התפקיד של נתן לא תהיה "מנהל הארוקון 2019" אלא "מנהל הארוקון". כלומר, נתן יוגדר כמנהל כנס הארוקון עד שיקבע אחרת. זאת כדי לתת אפשרות להנהלת הכנסים לתכנן גם שנים קדימה ולא רק חצי שנה קדימה.

המשמעות היא שהועד לא יצטרך להכתיב החלטות להנהלות כנסים שטרם גויסו, כי יהיה מנהל שאחריותו לדבר עם הועד על כל החלטה הנוגעת לכנס; מצד שני, זה גם אומר שההנהלה צריכה להיות מעורבת בכל ההחלטות כמו גיוס אורחים וגיוס תכנים כגון הפקות מקור.

אורי מציע שבישיבה אחרי סוף הליך הסיכום לאותו הכנס נוכל לדון עם המנהל על האם הוא ינהל את הכנס הבא.

ההצעה עלתה להצבעה –5 בעד (יוני אורי תומר אלה סבי) 0 נגד 0 נמנע – עבר פה אחד.

 

3. בחירות 2018

מעדכן: אורי

התקבלו עד כה 2 מועמדויות לועד, אך עוד יש שבועיים לסגירת שליחת המועמדות.

בנוגע לסרטוני פרסום לבחירות, יוני שלחה תסריטי סרטונים סופיים לשאר הועד להקלטתם. ההעדפה היא לסיים עד יום חמישי להקליט, כדי שיהיה זמן לערוך אותם.

 

4. תקנון

מעדכנת:יוני

יוני תעדכן במייל על עדכונים מאפרת לגבי נקודות התקנון הנוכחיות שהועד התדיין עליהן מיילית.

בין השאר, יש רצון לתקנן את מעמד הפעילים, ואחד הסעיפים שהתדיינו נותן לפעילים את הזכות לדרוש תשובה מהועד לגבי שאילתה שלהם. בנוסף לדיונים במייל, מאיה ממליצה להוסיף ולרשום בו "בכפוף להוראות כל דין". אורי מוסיף – שנגביל סעיף זה לפעמיים בקדנציה, כדי להבהיר שיש משמעות לשאילתה וזו המטרה של סעיף זה בתקנון.

לאחר דיון בנושא חברות בארגון של פעילים, הוסכם שיש להוסיף להגדרת הפעיל שפעיל הוא, וחייב להיות,חבר אמא"י.

 

5. פיקניק פעילים

מעדכנת:אלה

אלה לא תוכל להגיע לפיקניק בתאריך שנבחר. המפגש יהיה בגני יהושע ונראה שהאוכל בו יהיה על האש.

אורי יקח על עצמו את האחריות על המפגש כולל קניות ותכנון הווי.

אלה תעביר רשימת מסקנות מהפיקניק אשתקד לאורי.

 

6. צוות טכני שנתי

מעדכן:אורי

התקבלה בקשה מרז אתגר, א' טכני בכאמ"י 2018 בין השאר, ושאר צוות טכני מאותו כנס, לפתוח צוות טכני שנתי. אורי הקריא לועד את הסיבות ששלח רז לפתוח צוות כזה, הקשורות בעיקר לשימור ידע ארגוני וקביעת נהלי עבודה עבור צוותי טכני לאורך השנה, כמו גם עבודה מול צוותים ארגוניים שנתיים אחרים.

תומר מעלה התנגדות להצעת המבקשים; הוא רואה בכך לקיחה של כל תחומי האחריות של סגל הכנס פרט לתפקוד ביום עצמו, ורואה בכך עוד קביעה עבור מנהל הכנס של מה יקרה בכנס.

לאור התנגדויות אלו, אורי ישלח את ההצעה באופן מסודר במייל שם הועד יתדיין עליה.

 

7. נוהל משוב ארגוני

מעדכן: אורי

הנוהל עבר לסגל כאמ"י 2018, ובקרוב יתחיל לפעול מעשית. בנוסף, אורי מבקש מהועד ליישם את הנוהל עם צוותיהם השנתיים, כמו שדובר – מבצעים אותו פעם בשנה בסוף כל שנה.

 

8. קשפ

מעדכן:אורי

רז אתגר א' קשרי פנים סגר שת"פ עם חנות בשם אקיהברה הקטנה לקראת פתיחתה, אירוע שיתקיים בחמישי הבא (6.9).

תומר מעלה תלונה עליו – האירוע חופף לפיקניק הפעילים; שאר הועד שמע על אירוע זה רק אתמול, ויש לו השלכה מסוימת על הפיקניק מכיוון שיש באותו אירוע קראוקה (ואף חשבו לגייס בנוסף הרצאה, אך אורי אמר לרז שהרעיון עלול לפגוע בקהל שני האירועים ולכן הם ירדו מכך). אורי מסכים עם תומר שראוי היה לשלוח מייל לועד בנושא, במקרה הזה כמו גם במקרים דומים בעתיד.

 

9. כאמ"י 2018 – סיכומון ראשוני

מעדכן: אורי

הכנס הפסיד מעט יחסית.

הועלה שצריך לבדוק מחדש את העמלות שאנחנו משלמים על תשלום במזומן בקופות, אולי משלמים עמלה כפולה כרגע.

 

10. זכויות יוצרים ודמויות ארגוניות

מעדכן: אורי

נשלחה טיוטה מתקדמת להסכם זכויות יוצרים והיא בדיון פעיל עם מחזיקות הזכויות הנוכחיות.

 

11. אירוע תכנים ספטמבר

מעדכנת:יוני

תומר ממליץ שנבדוק את החדרים שינתנו לנו במקום ונסייר בהם כדי לוודא שהם מתאימים לנו מבחינת טכני, כי אולי לא נהיה באשכול אלא בבית הספר עצמו, שם אנחנו לא רגילים לקיים אירועים.

12. צוות תלתן

מעדכנת:אלה

סיכום התחרות בכאמ"י:

הייתה עליה רצינית ברמה, הייתה השתתפות רבה בהצבעות חביב הקהל בעמוד הפייסבוק – היצירות עם ההצבעות הכי רבות קיבלו מעל 400 לייקים.

לקטגוריית הקומיקס הוגשו רק 3 יצירות, הצוות החליט לבצע איזון מחדש של הזוכים ולתת לקטגוריה ציון משוקלל של הקהל והשופטים, רק אדם אחד זכה בה. קטגוריית הציור קיבלה במקום זאת 3 זוכים, 1 חביב הקהל ו2 לפי הצבעת השופטים.

התקשורת מול הספונסר מאי ארט הייתה טובה מאוד.

מסקנות מהתחרות הן שהצוות רוצה לקיים תחרות בה תהיהרק קטגוריית קומיקס, על מנת שיותר מתמודדים יקחו את האתגר על עצמם ולא יקחו את "הדרך הקלה" של ציור בודד.

13. צוות ACC

מעדכנת:אלה

לגבי שאלת הכבודה מהישיבה הקודמת – הנושא עדיין בבירור.

הצוות מחפש חברי סגל חדשים, כבר הגישו אליהם מועמדות מספר אנשים, כולל מתנדבים לתפקיד א' הצוות.

בקהילה עלתה יוזמה לפתוח קבוצת צ'אט למי שמתכננים להשתתף במוקדמות לWCS. הצוות תהה מה ראוי שיעשה בנושא; עוד באותו היום התקבלה פניה בACC מאחד החברים באותו צ'אט לגבי פתיחת קבוצת פייסבוק בנושא שצוות ACC יהיה חלק ממנה. הצוות הסכים להצעה זו אבל דרש שהקבוצה תהיה פתוחה לקריאה כדי שלא יווצר מצב של פערים בידע בין אנשים בקבוצה ושאינם בקבוצה.

לאחר דיונים עם יוזמי קבוצת הצ'אט הוסכם שצוות ACC יפתח קבוצה כזו שתהיה פומבית ובאחריות הצוות. כל אדם יכול לראות את הפוסטים בה, אבל רק אנשים שמתכננים להשתתף במוקדמות יכולים להיות חברים בקבוצה ולהגיב בה על פוסטים.

בנוגע לסוגיית הליך ההרשמה לתחרות הקוספליי שנפתח בקהילה לדיונים בזמן האחרון, צוות ACC ינהל דיון בנושא ויעביר לועד המלצות. הועד מבקש שתהיה נוכחות של שופטים ושל סגל קוספליי בדיון זה.

סבי איזילוב יצא מהישיבה.

 

14. ועדת בחירת שופטים

מעדכן:אורי

אורי מעלה שיש שני מועמדים לועדת בחירת שופטים, כמו שדובר הרבה יותר מוקדם בקדנציה, שלפחות עם אחד הוא כבר דיבר ווידא עניין בנושא. אלה הציעה ללוות את הועדה במידה ותיבחר לקדנציה נוספת עד כמה שהועדה צריכה ליווי פעיל מהועד; זהו זמן טוב לגיוס ועדה כזו כי הקהילה בדיוק בתהליך דיון פנימי לגבי העניין בכל מקרה.

 

14. פניות לועד

מעדכנת:אלה

עמנואל יוסופוב שלח הודעה לגבי אירוע שקרה בכנס; הזיזו אותו ולפחות עוד אדם נוסף מנקודה בה הם צילמו בכנס. אורי מסביר שבעבר היה אדם ספציפי שפתח פינת צילום במקומות שגרמו לפקקים בכנס, אז מתוך רצון ליחס שוויוני ההנהלה החליטה פשוט לאכוף שאין לפתוח "פינות צילום" במתחם הכנס – כדי למנוע הפרעה לבאי הכנס בגלל יצירת פקקי תנועה וכו'.

אורי מציע להגדיר נקודה בכנס שבה מותר להציב ציוד צילום ולפתוח "פינת צילום". תומר ואלה מציעים אולי להגדיר מספר נקודות במקום זה; תומר מציע בפרט לשלוח לעמנואל שעל כך הועד חושב כרגע ולבקש את דעתו.הועד מסכים עם הצעה זו.

בנוסף קיבלנו פניה ממוזיאון המדע בירושלים –יוני תענה להם.

 

הישיבה נסגרה.

 

נושאים שעודכנו במייל:

1. פרויקט הספריה

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

 

2. מחסן

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

 

3. קשרי חוץ

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

 

4. כוח אדם

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

 

5. מש"י – מיתוג, שיווק ויחסי ציבור

מעדכן: בן

אין עדכון החודש.

6. מועדוני צפיה אמא"י

מעדכנת: יוני

ישנה קבוצה בבית ספר אורט באשדוד שתיפתח בתחילת שנת הלימודים, לעת עתה לא צפויה שום עלות כספית לארגון עקב הנהלים של קראנצ'ירול, אשר נותנים משתמש פרימיום בחינם למועדוני צפיה כל עוד אלו מקיימים לפחות הקרנה אחת לרבעון ושולחים לקראנצ'ירול דיווחים על הסדרות שנצפות. את הקבוצה ינהל שי פריד.

 

7. צוות תכנים שנתי

מעדכנת: יוני

מעבר לאירוע התוכן בספטמבר, עליו העבודה מתקדמת טוב, אין עדכונים נוספים.

 

8. הפקות מקור

מעדכנת: יוני

הצוות עבד על סקציה לאתר אמא"י והגיע לפורמט אשר מוסכם על הועד לאחר דיון במייל. הסקציה תישלח בקרוב לאחר עריכות אחרונות לצוות האתר לפרסום.

 

9. מצב שימור הידע הארגוני

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

 

10. פעילים

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

נוכחים: אורי מרקוביץ', יוני לינדר, תומר דוד, אלה ברוך, סבי איזילוב, בשיחה מרחוק: בן דינוביץ'

 

1. סיכום שנתי כספי

מעדכן: אורי

מתן קליינמן, גזבר הארגון לשעבר, העביר את הרוב המוחלט של הקבלות והמסמכים שהיו אצלו לאורי ותומר, הם עוברים עליהן כדי לדעת מה בדיוק יש ומה חסר.
משימות למציאת קבלות חסרות ישלחו בהקדם לשאר הועד על מנת לסגור את הסיכום בהקדם האפשרי.

 

2. כאמ"י 2018

מעדכן: אורי

העבודה על הכנס מתקרבת לשלביה האחרונים ומתקדמת כהלכה.

פורסמה תכניית הכנס, מבחינת סרט יוקרן דוקומנטרי על מיאזאקי מטעם NHK העולמי דרך שגרירות ישראל ביפן.

אפליקציית הכנס מוכנה לעליה לאוויר ביום הכנס.

ההכנות של קש"ח לאורחים מתקדמות כהלכה ואין בעיות. נשקל להוסיף סדנה או אירוע נוסף שלהם; אבל לאחר לו"ז עמוס מדי שגרם לפגיעה בבריאות של אורחים בעבר, הוחלט להשאיר לאורחים הפסקות ולא להוסיף אירועים.

העבודה של צוות לוגיסטיקה סבלה מקצר בתקשורת, אך הוא נפתר ולא מצופה להשפיע לרעה על ההכנות לכנס.

 

3. בחירות 2018

מעדכן: אורי

גויס מנהל בחירות, אור סגל.

תומר מעדכן שלא ינכח באסיפה הכללית, וגם לא יהיה זמין להשתתף בשיחה טלפונית באותו זמן.

אורי ואור מכוונים לפרסם במוצ"ש (4.8) את תקנון הבחירות, לקראת תחילת תקופת שליחת המועמדות לבחירות ב-10.8. האסיפה הכללית מתוכננת כרגע להתקיים ב-25.9 ב-6 בערב באייקון ובה יתקיימו הבחירות, אך תאריך ושעה אלו לא נסגרו סופית.

 

4. כוח אדם

מעדכן: אורי

לוסי אקל א' הצוות חזרה לנהלו בתפקוד מלא, התכנון של הצוות הוא להתחיל לפרסם גיוסים כבר בשבוע הבא.

 

5. הארוקון 2019

מעדכן: אורי
נתן רונין שלח פניה לועד והציע עצמו לניהול הארוקון 2019. הועד הצביע על הנושא – 6 בעד (יוני אורי בן אלה סבי תומר) 0 נגד 0 נמנע – ההצעה התקבלה פה אחד.

 

6. צוות ACC

מעדכנת: אלה

צוות ACC מעלה לועד פניה שהגיעה לצוות קוספליי של כאמ"י 2018, לגבי האם אפשר להשתמש על הבמה של הכנס בפרופ שיראה כמו איבר כרות (למשל כמו ראש כרות) עבור סקיט. דעת צוות ACC היא שניתן להשתמש בפרופים כאלה כל עוד אינם ריאליסטיים מדי.

בן מעלה שאולי זו בכלל הגבלה גדולה מדי – האם זה נחוץ בכלל, כאשר אנשים שתהיה להם בעיה עם פרופים כאלה כנראה יבהלו גם מאיברים כרותים "לא ריאליסטיים" על הבמה? בנוסף שואל מה לגבי קוספליירים שלא משתתפים בתחרות – האם לא ראוי שאם אנו מגבילים את משתתפי התחרות, נגביל את כל מגיעי הכנס באותה צורה?

יוני מעלה את ההצבעה – לאשר שימוש בפרופים שנראים כמו איברים כרותים, בפרט ללא הגבלה של ריאליסטיות וכו', באירוע הקוספליי – 6 בעד (יוני תומר בן אורי אלה סבי) 0 נגד 0 נמנע – עבר פה אחד.

יוני מעלה בקשה לצוות ACC עקב שאלות שהיו בלייב הקוספליי שלנו – לבדוק האם הצורך בהבאת כבודה (בפרט תפאורה שהקוספליירים מכינים) לטיסה ליפן עבור WCS מייקר את העלויות הצפויות. אלה עונה שבכל מקרה נכניס דרישות על משקל והגבלות על צורת התפאורה בהסכם עליו נחתום עם המתמודדים שלנו. תומר מציין שאלה בעיות קשורות – צריך בכל מקרה לבדוק איך זה משפיע על המחיר של הטיסה.

7. תקנון הארגון

מעדכן: בן

נפתח שרשור בעבר לגבי שינויים רצויים, צריך לעבור עליו ועל השינויים הרצויים ולנסח אותם ואז להעביר זאת מול הייעוץ המשפטי של הארגון.

ניסוח ראשוני ו/או טיפול בסעיף תפקידי ועדת הביקורת, בדיקה לגבי תוקף חברות, בדיקה לגבי תקופת צינון לפני הצבעה – יוני תטפל

ניסוח ראשוני ו/או טיפול במעמד פעיל אמא"י – סבי יטפל.

הדדליין לנושאים אלה הוא לשלוח לועד נוסח או תשובות ראשוניות עד שישי ה- 3.8.

 

8. סגל ארגוני

מעדכנת: יוני

יוני מעלה שאלה לגבי רמת ההתנדבות שנחוצה להגדרה כסגל ארגוני, ומציגה שלדעתה תרומה שמתרחשת לא באופן מתמשך אלא פעם בחודש-שניים אינה ראויה לסגל ארגוני.

תומר שואל איך הגדרה כזו עובדת עם תגמול של אנשים המתנדבים עבור הארגון בתדירות נמוכה – נענה ע"י אלה ואורי שזכאים להיות פעילים, אך לא סגל ארגוני.

אורי שואל מה בדיוק ההגדרה תהיה ויוני עונה שהיא תהיה "לשיקול דעת הועד", ובאופן כללי הקו המנחה יהיה "האם האדם מבצע פעילות שוטפת עבור הצוות הארגוני הרלוונטי".

אורי מציע לקיים שתי נקודות/תקופות בדיקה – בינואר וביולי, ואדם שנכנס כסגל ארגוני יכנס לחצי השנה שלאחר הבדיקה בלבד; רק בשתי תקופות אלו הועד יתדיין לגבי הוספת אנשים לסגל ארגוני. כלומר – בחצי השנה הקרובה, אנשים חדשים שיצטרפו לסגל הארגוני יכנסו להגדרת "סגל ארגוני" רק בפברואר. הועד מאשר הצעה זו. הנושא יעלה מחדש בינואר בקדנציה הבאה, ובמייל לתקופת הבדיקה הנוכחית.

 

9. מחסן

מעדכן: תומר

תומר לקח את מפתח המחסן מדני פייגלמן, א' המחסן הקודם וחבר הועד לשעבר. הוא מעדיף לא להיות אחראי המחסן הבא. בן מעלה הצעה – שיהיו כמה אחראי מחסן, כך שלא ניתקע במקום שאין אחראי מחסן זמין. סבי מציע את עצמו לתפקיד אחראי מחסן לעת עתה – הצבעה – 5 (יוני אלה בן אורי תומר) בעד 0 נגד 1 נמנע (סבי) – ההצעה עברה. לא בטוח שאפשר להוציא כמה מפתחות למחסן, סבי יבדוק זאת מול הנהלת המחסן.

 

10. פיקניק פעילים

מעדכנת: אלה

הקולות לתאריכים לפיקניק יחסית שקולים, אבל ישנם אילוצים מגוונים שצריך להחליט לגביהם, ובכל תאריך כמות אנשים שרוצים להיות באירוע לא יוכלו להיות אז עלינו לבחור. לאחר דיון הוחלט כי האירוע יתקיים בתאריך 7.9.

אלה מציינת שתיקון אחד לתהליך לעתיד הוא לפחות לבדוק עם הועד לגבי אילוצי תאריכים, כדי שנוכל מלכתחילה להציע בעיקר תאריכים שיותר נוחים לועד, מה שלא קרה הפעם.

 

בן דינוביץ' יצא מהישיבה.

סבי איזילוב יצא מהישיבה.

 

11. אמא"י החדש

מעדכנת: יוני

יוני שואלת האם צריך בכלל להשאיר את הנושא באג'נדה, שהרי תכנים כמו הפרסומים של ACC על WCS ולמעשה כל פרסום של הארגון מנסה להיות יותר צעיר ו"היפ" כמו שדובר בעבר. אמאי החדש הוא יותר קונספט שנכנס לכל עשיית הארגון וכל צוותיו שמפרסמים דברים החוצה, מאשר נושא כשלעצמו.

תומר מציע שהנושא יהפוך לבדיקה רבעונית של הועד, כלומר שכל רבעון נעלה את הנושא ונסכם מה שעשינו בנושא לאורך הרבעון. הועד מסכים להצעה זו.

 

הישיבה נסגרה.

 

נושאים שעודכנו במייל:

1. פרויקט תלתן

מעדכנת: אלה

מהלך התחרות מתקיים כהלכה.

תאריך אחרון לשליחת יצירות הינם עד יום חמישי 02/08 לאחר מכן תפתח הצבעה לחביב הקהל בעמוד כאמ"י בפייסבוק.

עקב תקשורת לקויה, ספונסר התחרות הוחלף למאי ארט, רז אתגר מנהל את התקשורת מולם. במסגרת ההתקשרות מאי ארט זוכים לפרסומים בהקשר התחרות וכן ניתנו עבורם הטבות בדוכני הכנס, כגון סיבסוד ומעבר למיקום יותר פופולרי.

 

2. פרויקט הספריה

מעדכן: סבי

הרולאפ בשלבי סיום אך התפספס המועד לשילוב עם הדפסות של כאמ"י 2018,יודפס במועד מאוחר יותר ויהיה אפשרי לשימוש בכנסים הבאים. יהיה דוכן התרמה לפרויקט בכנס, נדרש להעביר את הפליירים לקיט של עמדת אמא"י שלא ישאר במחסן בזמן כאמ"י.

 

3. מנגה קפה

מעדכן: סבי
הסקר לקראת כאמ"י 2018 נפתח לפני שבוע ימים ויש הצבעות, צפוי להיסגר בבוקר הכנס. נשלחו הבקשות לדפוס לקראת הפעילות ושאר ההכנות לכנס בשלבי סיום.

 

4. קשרי חוץ

מעדכן: אורי

הצוות עסוק בעבודה על כאמ"י הקרב ובא.

 

5. קשרי פנים

מעדכן: אורי

הצוות עסוק בעבודה על כאמ"י הקרב ובא.

 

6. זכויות יוצרים ארגוניות

מעדכן: אורי

אורי יצר קשר להתנעה מחדש של הנושא עם העו"דית של הארגון.

7. מש"י – מיתוג, שיווק ויחסי ציבור

מעדכן: בן

אין עדכון החודש.

 

8. מועדוני צפיה אמא"י

מעדכנת: יוני

נוצר קשר ראשוני עם בית ספר באשדוד דרך שי פריד ואנו מחכים לתשובה, צפוי שיהיה קצת עיכוב בנושא מכיוון שעכשיו חופשת הקיץ.

 

9. צוות תכנים שנתי

מעדכנת: יוני

אירוע הטאנאבאטה ב-8.7 בפלנתניה עבר בהצלחה.

מסקנות: אין כל כך טעם לפתוח דוכן אמא"י באירוע בסדר הגודל הזה, לא היו הרבה אנשים שלא כבר מהקהילה ועוד פחות אנשים התעניינו. כן הייתה כמות טובה של קוספליירים ושל מגיעים באופנה יפנית.

הצוות סיפק מרצים לאנימיקס ולאירוע בדיזנגוף סנטר שמתרחשים שניהם בסופ"ש של ה-7.8.

הצוות החליט שאין טעם למעורבותו בפסטיבל האבירים בירושלים מבחינת תכנים שיוכל לתרום והעביר את הקשר לצוות ACC מכיוון שארגון תהלוכה או פשוט הזמנת קוספליירים כמו שהייתה בפלנתניה היא המעורבות הרלוונטית העיקרית עבורנו באירוע.

הצוות בשלבי תכנון של אירוע תוכן בפורמט של בעיקר הרצאות באמצע ספטמבר, כמו אירועי התוכן הקודמים שניהלנו בשנים עברו בתקופת זמן זו. מיה שראל חברת הצוות אחראית על אירוע זה.

 

10. הפקות מקור

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

 

11. מצב שימור הידע הארגוני

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

 

12. פעילים

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

נוכחים: אורי מרקוביץ', יוני לינדר, תומר דוד, אלה ברוך

 

1. עדכונים ביורוקרטיים

מעדכן:אורי

כל הנקודות הביורוקרטיות נסגרו!

 

2. צוות ACC

מעדכנת:אלה

הצוות עובד בימים אלה על הסרטונים הבאים המתוכננים להסברה על WCS והשינויים הצפויים לתחרות הקוספליי. הסרטון מתוכנן לעלות ב-1 ביולי יחד עם תקנוני תחרות הקוספליי של כאמ"י.

מתוכנן לייב שבו יענו על שאלות בין עליות התקנונים לפתיחת ההרשמה, שזהו טווח של כשבוע. עוד צריך לסגור מקום לקיום הלייב – הצוות ידבר עם תומר שלו, ויתאם עם צוות קוספליי שינכחו.

הועד העביר החלטה מיילית על שינוי גיל ההשתתפות המינימלי במוקדמות לWCS לגיל 18 עקב הצורך לחתום על הסכם עם אמא"י כבגיר באם יזכה במוקדמות. פרט לכך היו מספר עדכונים לתקנון המבוססים על בירורים מול WCS.

הצוות בירר מה קורה אם נבצר מהזוכה בתחרות להשתתף בה – ניתן להעלות את המקום השני במקומו, והצוות  יחקור מה זה אומר מבחינתנו לוגיסטית.

 

3. צוות קש"ח

מעדכן:אורי

הצוות קיים ישיבה פיזית ראשונה, דובר על חלוקת תפקידים בתוך הצוות וחלוקת אחריות לחפיפת נטע וייס חברת הצוות החדשה.

 

בן דינוביץ' הצטרף לישיבה.

 

4. גזברות

מעדכן:תומר

אורי ותומר התחילו סיכום שנת מס 2017. בשלב זה הסיכום כולל בעיקר וידוא שיש לנו עותקים של קבלות על כל ההוצאות; במייל הגזברות ודרייב הועד חסרות כמחצית מהקבלות. במהלך התהליך שיתבצע נצטרך להבין אילו קבלות חסרות, לחלקן יהיה צריך לדבר עם בתי העסק כדי להשיג קבלות רטרואקטיבית.

בקרוב ישלח מייל לחברי הועד כדי לפצל את המשימה ליותר חלקים ולא להעמיס את כולה על שני אנשים, במיוחד מכיוון שתומר יהיה במילואים מה-27 ביוני עד ה-19 ליולי.

עקב עיכובים בעבודת הגזברות בתצורתה הנוכחית, תומר מבקש למנות אותו לגזבר באופן רשמי במקום מתן קליינמן.הצבעה – 5 בעד (אורי תומר אלה יוני בן) 0 נגד 0 נמנע – עבר פה אחד.

 

5. פעילים

מעדכן:תומר

אין תוכניות לזמן הקרוב, תומר ככל הנראה יוכל לאשר פעילים בסופ"שים כשהוא יהיה בבית בתקופת המילואים.

אלה מעדכנת שעל תעודות ההוקרה שנשלחו לפעילים התקבלו המון תגובות תומכות, ושהתעודה גם הניעה אנשים לחדש את מעמד הפעיל שלהם. בנושא זה – אלה מציעה מעתה לשלוח למתנדבים וסגל באירועינו הודעה עם מילות תודה על תרומתם באירוע ולעודד הרשמתם לפעילים לאחר האירוע.

בן פתח מחדש את הדיון מהישיבה הקודמת לגבי חוסר הגעת הפעילים למפגש הענייני. בן מציע שלא יהיו יותר מפגשי פעילים ענייניים, אלא רק היברידים בין מפגשים ענייניים וחברתיים, כך שלפעילים תהיה סיבה להגיע תמיד למפגשים. אורי ותומר עונים לו שה"חלק הענייני" במפגש הענייני האחרון לקח את כל הזמן שהיה לנו במפגש ואף יותר, ולכן זה פתרון בעייתי ליישום.

אורי מציג שאולי הבעיה היא בשעה וביום, ומציע לפתוח שרשור בפעילים כדי לשאול את הפעילים מדוע לא הגיעו למפגש אם הם לא הגיעו, מתוך מקום של ניסיון לשפר אותם כי המפגשים חשובים לארגון.

אורי מעלה את עניין פיקניק הפעילים. כצעד ראשון צריך לפתוח דיון בפעילים בנושא כדי לקבוע תאריך. אלה לוקחת זאת על עצמה אבל לא תוכל לתכנן אקטיבית עד אוגוסט.

 

6. כאמ"י 2018

מעדכן:אורי

העבודה מתקדמת בהצלחה רבה, בקרוב יוכרזו אורחי הכנס.

ישיבת סגל שניה תתקיים השבוע.

בנייני האומה פתחו לנו את האופציה להשתמש בספקים טכניים נוספים מעבר לסימול לצורכי הפן הטכני, צוות טכני התחיל לעשות סקרי שוק מול ספקים אלו ולכן יכול להיות שנוכל לקצץ מתקציב טכני.

היום התקבל מתאר דוכנים חדש לסמטת האמנים כמו שדובר מול נציגי האמנים ע"י צוות דוכנים. יעלה לנו כסף לאשר אותו, אך הרווח במקום נטו לדוכנים שיתווסף אמור לכסות זאת לפעם הזו ואף להעלות את כמות הדוכנים לעתיד.

יש דוכן שביקש להיות דוכן תרומה באירוע, הפקת מקור שמתכננת לעלות בעולמות או באייקון ולא באירועי הארגון. יוני מציינת שבעבר היה תקדים שאנו פותחים באייקון ועולמות דוכני תרומה להפקות מקור שלנו והם מסבסדים את הדוכנים, אך בשנים האחרונות זה השתנה וכעת אנו צריכים לשלם עליהם. תומר מציין שבכל מקרה אם ההפקה לא עולים באירועינו אז אין לנו שום סיבה לתמוך בהם כלכלית בצורת דוכן תרומה מסובסד על ידינו.הצבעה לגבי סיבסוד דוכן תרומה להפקת מקור זו בכאמ"י – בעד 0 נגד 5 (אורי אלה בן יוני תומר) נמנע 0 – נדחה פה אחד.

 

7. בחירות 2018 + אסיפה כללית

מעדכנת: יוני

צריך לגייס מנהל בחירות. יוני מציעה את סרג' יצחקוב, אורי ידבר איתו.

יוני מציפה רעיון של סרטונים לקידום הבחירות, היא בדיונים על כך מול גיא מרטון ותתאם עם חברי הועד לגבי השתתפותם בעתיד הקרוב.

אורי מעלה את עניין נספח המרות, הוא רוצה להכניס תיקון לנספח שירשה לחברי ועד, בני משפחתיהם ובני זוגם להשתתף בתחרויות ארגוניות תחת תנאים מסוימים. הנושא עולה כאן מכיוון שהוא משליך ישירות על תהליך הבחירות; התנאים הם:

1. עליהם להודיע זאת במצע הבחירות שלהם ובמועד הבחירות באופן מובהק.
2. יהיה אסור עליהם לקחת חלק בכל דיון בעל השלכה ישירה על אותה תחרות.
3. על חבר הועד לקבל את אישור היו"ר בצמוד למועד הרשמתו להשתתפות בתחרות הרלוונטית, והיו"ר עצמו מנוע מהשתתפות בתחרויות באופן גורף. על היו"ר לדווח על הנושא למנהלי האירוע ולועדת הביקורת, גם בעת ההרשמה וגם בסמוך למועד האירוע.

תנאים אלו יהיו רלוונטיים רק לדיונים ועדיים הנוגעים בתחרות עצמה ולא לתחום הכולל (כלומר למשל תחרות הקוספליי, לא כל תחום הקוספליי בארגון).

בן מעלה חשש מהעניין ברמת "שוחד לוביסטי" מטעם חברי ועד לשופטים – העברת שינויים והחלטות עבור השופטים בתמורה לטובות באותן תחרויות. התקיים דיון בנושא; תומר מציג שלו למשל יהיה הרבה יותר נוח להתמודד לועד בקדנציה הבאה אם סעיף כזה יעבור בנספח המרות, כי הוא רוצה את האופציה להשתתף בתחרויות קוספליי. בן מגיב שזה יכול להיראות באור מאוד שלילי שחבר ועד נשלח על כספם ליפן למשל (בנוגע לתחרות WCS), אך אורי ותומר מעלים גם שבאגודה מתנהל נוהל כזה בדיוק לגבי פרס גפן בו הפרס עומד על סך 10 אש"ח.

הועד מסכים עם בן שחשש זה קיים, אך לא סבור שהוא משמעותי. בנוסף, כל השתתפות בתחרות הרי נתונה לשיקול דעתו של היו"ר, וזהו "שסתום הביטחון" של השינוי.

אורי מציג לסיכום הדיון ששינוי זה בהחלט ימתיק את הגלולה לאנשים ששוקלים האם הם רוצים להצטרף לועד, שזו מטרת ההצעה מלכתחילה.

ההצעה עלתה להצבעה – 5 (אורי בן תומר אלה יוני) בעד 0 נגד 0 נמנע – עבר פה אחד.

בן מציג שהוא רוצה באסיפה הכללית להעלות תיקונים לתקנון הארגוני, שהם הוספת תקופת צינון לפני הצבעה באסיפה הכללית, ותשלום לחברות באמא"י.בן מבקש להעלות את נושא דמי החבר בישיבה הבאה לדיון.

 

8. חברי אמאי

מעדכן: בן

בן מעלה הצעה שהעלה בעבר – לאפשר חידוש חברות באתר אמא"י. במהלך הדיון עולות כמה נקודות שיש לבדוק. ראשית צריך לעבור לשימוש בכרטיסי חבר ללא תאריך, ושנית צריך לוודא שבכל מקום בו בודקים הנחת אמא"י יש אפשרות לבדיקה דיגיטלית של הכרטיס. בן מציע לדבר עם שירות מכירת הכרטיסים שלנו בנושא כדי להטמיע ממשק בדיקה מול מאגר אמא"י, אבל זה כנראה יעלה כסף נוסף מצידנו.

הדיון בהצעה הושהה עד שבן יחזור לועד בנושא עם הצעות מחיר והצעה קונקרטית.

 

9. מש"י

מעדכן: בן

הייתה ישיבה פיזית ראשונה מוצלחת, כמעט כל הצוות הגיע.

הצוות רוצה להקצות "רכז מש"י", בין אם חבר חדש או נוכחי, שלא יהיה "א' צוות" אלא יהיה "צינור תקשורת" מרכזי משאר הארגון לתוך מש"י. ירדן ליבני חברת הצוות הביעה עניין בתפקיד, ועד אז בן יבצע את התפקיד.

יש צורך באחראי יוטיוב ובמעצב לאתר החדש, הצוות רוצה להוציא קול קורא לתפקידים אלו. אורי מבקש להמתין ולהעביר זאת דרך צוות כוח אדם שיחזור לפעולה בקרוב.

שאלה שעלתה בישיבה – מה מוגדר כניגוד אינטרסים לחברי הועד? השאלה הספציפית היא האם מותר לחבר ועד להציע חברה בה הוא עובד לעבודה בתשלום על למשל האתר הארגוני. אורי מציג שהחברה יכולה לעשות לנו ספונסרשיפ, אבל אנחנו לא יכולים לשלם לאותה חברה כסף על שירותים. נעלה את השאלה מול עו"ד שלנו.

יוני מעלה הצעה להצבעה מדיון במייל-

הצבעה על מינוי עומרי רוזנברג כמנהל מאגרי המידע של אמא"י – 5 בעד (אורי אלה בן יוני תומר) 0 נמנע 0 נגד – עבר פה אחד.

 

10. כח אדם

מעדכן: אורי

לוסי אקל, א' צוות כח אדם, לאחרונה די נעדרת ולא עונה מסיבות אישיות, אורי ימשיך לנסות ליצור קשר איתה השבוע כדי להבין מה קורה עם הצוות. אם לוסי תביע חוסר רצון להמשיך אפשר לדבר עם מריה צליקוב שהייתה מעורבת בעשיית הצוות, לגבי התפקיד. חשוב שצוות זה יחזור לעבוד, הוא קריטי לעבודת הארגון ואורי ידגיש זאת ללוסי.

 

11. צוות תלתן

מעדכנת: אלה

ההרשמה לתחרות נפתחה, עד כה נרשמו כ 49 איש, נותרו כשבועיים וחצי עד סוף ההרשמה.

טרם נסגרו פרסים, אנו בשיחות מול צוות קש"פ בנושא. לכל הפחות ארטא כנראה יהיו ספונסרים שוב.

 

12. צוות תכנים שנתי + מסיבה

מעדכנת: יוני

עוד רגע יאזלו הכרטיסים למסיבה, כולם במכירה מוקדמת. ההכנות למסיבה מתקדמות היטב, לא תהיה מכירת כרטיסים במקום עקב כמות הכרטיסים שכבר נמכרה.

בנוגע לטאנאבאטה, ישנם מספר אירועים במרחק מסוים זה מזה. אחד יהיה ב8.7 בנתניה והשני יהיה 25-27.9. בנתניה תהיה תהלוכת קוספליי ואופנה, ויהיו הרצאות. טרם נפתח איוונט כי הוא באחריות האגודה לידידות, אנחנו רק בשותפות. ליווי האירוע מטעם הצוות הוא באחריות שרון אלבז.

יש לנו מעורבות באנימיקס בתאריך 7-11 באוגוסט עם כמה הרצאות, ליווי האירוע מטעם הצוות הוא באחריות מיה שראל.

קיבלנו פניה מפסטיבל האבירים שהשנה הם בנושא "אבירים פוגשים סמוראים", זה בתאריך 29-30.9, ליווי האירוע מטעם הצוות הוא באחריות מיה שראל.

חברות הצוות הילה בגם ואנג'ל זולוטניצקי החליטו לפרוש מהצוות.

 

13. זכויות יוצרים ארגוניות

מעדכן: אורי

אורי צריך לאסוף את כל המסמכים וההתכתבויות שנערמו בנושא עד כה על מנת להמשיך לקדם אותו.

 

14. מועדוני הקרנה אמא"י

מעדכנת: יוני

יוני עשתה סקר התחלתי בין תלמידים בארץ ועם מנהלי קבוצות הקרנה בארץ. כרגע הפרויקט דורש הכנת פלייר או מצגת להפצה לבתי ספר וספריות על מנת לתת פיץ' ראשוני, זאת כדי להגיע לקהל הצעיר ישירות ולא רק "דרך חברים", וכמובן לנסות לחסוך ולהקרין במקומות שיסופקו ע"י בתי ספר וספריות. יוני יצרה קשר עם מעצב גרפי ותיצור יחד איתו את הפלייר/מצגת.

הפרוייקט ככל הנראה ינוהל דרך באי כוח של הארגון, "מדריכים", שינכחו בכל פגישת צפיה כזו, ישוחחו עם הנערים שם על הסדרות שהם רואים ויוכלו לספר להם על עשיית הארגון ואירועים קרובים הרלוונטיים להם.

עם כל התכניות הללו כרגע יוני צריכה לדבר עם מקומות לאחר הכנת הפלייר כדי להתחיל לסגור מקומות לפיילוט. יש לציין שנראה שדווקא לא נוכל כל כך להרים את הפרויקט כרגע מכיוון שבתי ספר הם פשוט הרבה פחות פעילים ויכולים להגיע לתלמידיהם בחופשת הקיץ.

 

נושאים שעודכנו במייל:

1. אמאי החדש

מעדכנת:יוני

אין עדכון החודש.

 

2. הפקות מקור

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

 

3. מחסן

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

 

4. ספריה

מעדכן: סבי

הודפסו ונאספו גליונות ראשונים של בועת מחשבה לפיילוט העברה למספר ספריות, נשלחו מיילים בנושא למספר ספריות בניהם ניסיון לחדש קשרים עם ספריות מהעבר. ב-22 לחודש הועלה לעמוד הפרויקט בפייסבוק גיוס לאנשי קשר לספריות, קיימות וחדשות, עד כה גויס איש צוות אחד לספרית חולון. דוד צור גויס לפרויקט כחלק מצוות גרפיקה ועיצוב.

 

5. מנגה קפה

מעדכן: סבי

ההכנות למנגה קפה חברתי בכאמ"י 2018 מתנהלים כסדרם, סקר לבחירת סדרות המנגה לפעילות נבחר להיפתח בעמוד הפייסבוק של הפרויקט ב-24.7.

 

6. שימור ידע ארגוני

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

 

7.  קש"פ – קשרי פנים

מעדכן:אורי

רז קיבל את רוב המידע הנחוץ לו ומתחיל עבודה. כרגע אורי לא בטוח אילו נקודות הוא רוצה להדגיש בציר הזמן הארגוני.

 

נוכחים: אורי מרקוביץ', יוני לינדר, תומר דוד, בן דינוביץ', אלה ברוך, סבי איזילוב

1.  קש"ח – קשרי חוץ

מעדכן:אורי

נטע וייס גויסה לצוות והצוות מנסה לגייס חבר צוות נוסף בקרוב. לאחר מכן תיקבע ישיבת צוות פיזית ראשונה, על מנת לנסות לייעל את עבודת הצוות ולהבין את צורת העבודה הנכונה בו.

 

2.  עדכונים ביורוקרטיים

מעדכן:אורי

נפתח תא דואר ארגוני.

 

3.  מצב שימור ידע ארגוני

מעדכן:תומר

הסידור הנוכחי מול כאמ"י היה שלחן וייס, מנהל הכנס, יש את ההרשאות לפתוח משתמשים לחברי הסגל שלו. חברי סגל כאמ"י העלו בפני תומר שהסידור הזה לא כל כך מסתדר, אז כרגע תומר מעניק הרשאות נקודתית לכל מי שמבקש מהסגל.

מאז הארוקון הייתה האטה בקצב העריכות לוויקי.

 

4.  פרויקט תלתן

מעדכנת:אלה

הצוות עובד על התחרות הבאה שתעלה בכאמ"י. התקנון נשלח לאישור הועד.

אורי מעלה שהייתה אי הבנה בנוגע לתיאום בין מעבירת תוכן מטעם תלתן וצוות תכנים שקיבל פניה שלה. יש לזכור לעתיד שיש לעדכן את צוות תכנים כאשר אנחנו רוצים להעלות תוכן מטעם הועד בכנס.

 

5.  פרויקט ספריה

מעדכן:סבי

הצוות קיבל תרומה רצינית מאור פרלמן בתשלום סמלי יחסית לגודלה, כמות כרכים גדולה מאוד שמכסה את מטרת כמות הכרכים של הפרויקט לקדנציה הנוכחית והבאה יחדיו. סבי מציין שכנראה שאפשר להוריד תקציב בשנה הבאה בעקבותיה.

יש פניות רבות לפרויקט מספריות, בין אם להצטרפות אליו או אף להעברת תוכן בהן (פניות אלה עוברות לצוות תכנים שנתי).

חסר צוות לפרויקט, בעיקר אנשי קשר לספריות, וחסר גם אחראי מדיה אינטרנטי שיענה לפניות.

דרור טל מנהל הפרויקט מבצע חלוקות לספריות השונות והן מתקבלות בשמחה.

יבגני קנטור פנה לפרויקט מטעם מגזין "בועת מחשבה" לגבי הדפסת גיליונות של המגזין לספריות. סבי הקצה חלק מתקציב הספריה להדפסה כפיילוט לארבע ספריות על מנת לראות אם הקהל מעוניין בכך.

 

6.  פניות שהתקבלו במייל

מעדכן:דיון כללי

התקבלה דרך קש"ח פניה מהאגודה לידידות יפן. מגיעה להקה יפנית שהייתה בארץ בעבר, הם רוצים להגיע שוב, לקיים איזה הופעה בערב בשיתוף איתנו.

אורי מציג שצריך להבין מה בדיוק הם רוצים; אפשר לשלוח חבר ועד שיברר מה העניין בדיוק, אבל לדעתו צריך מישהו מקש"ח שידבר עם אנשי הקשר של האגודה לידידות, יברר בדיוק מה קורה ואז יחזיר מידע זה לועד שיוכל להחליט מה לעשות בעניין.

אורי ממליץ לשלוח מישהו מקש"ח ומישהו מצוות תכנים שנתי לישיבה, ואז להעלות נושא זה חזרה לועד כשנדע יותר על העניין.

 

אלה מציגה פניה מ"סאמר קאמפ יפני" לילדים בנתניה, הם רוצים מישהו שיעביר להם תוכן בנושא יפן המודרנית. הפניה תועבר לצוות תכנים שנתי, ומקסימום אורי יעביר שם הרצאת 101 כלשהי.

 

הגיעה פניה ממוזיאוני טיקוטין לגבי פרסום אירועים שלהם, הפניה תועבר למש"י.

 

הגיעה פניה מחבר קהילה הרוצה את עזרתנו בעבודה סמינריונית על קהילות. הוא מהצפון ורוצה פגישה פיזית, אלה תפרסם בנושא בקבוצת הפעילים כי לחברי הועד אין זמינות וניידות לפגישה זו.

 

התקבלה פניה ממנהל סינמטק חולון, הוא קושר אלינו ע"י רז גרינברג ורוצה לדבר עם אורי טלפונית. הוא רוצה שנעשה אירועים של אמאי שם ובפרט הקרנות, ואולי אפילו אירועים יותר גדולים. אורי יקיים איתו שיחה, הוא סבור שנוכל להרוויח הרבה מקשר זה.

 

7.  צוות תכנים שנתי

מעדכנת:יוני

קן הקוקיה – הצוות כבר התחיל לגייס מרצים לליין הרצאות במקום. אורי מבקש לוודא שגם נוצר קשר ראשוני מול המקום עצמו כדי שלא יפול הקשר.

הצוות מגייס מרצים למספר אירועים בארץ בעתיד הקרוב – אירועי הטאנאבאטה ופסטיבל אנימיקס, כמו גם אירוע בספריה בעומר.

 

8.  ג'ייפארטי יוני 2018

מעדכנת:יוני

המסיבה מתקדמת כהלכה, התקציב מפורט במייל לועד.

יוני מציגה שבניגוד להחלטות ועד עומדות, היא רוצה לתמחר כרטיס בלי לתת הנחת אמאי ובלי לתת כניסות חינם לסגל ארגוני או ועד. זאת מכיוון שהמסיבה היא אירוע הדוק מדי בתקציב ונחשק מדי, ושיש לנו יותר מדי סגל ארגוני וזה יסתום לנו המון כרטיסים אליה.

יוני מעלה להצבעה את ההצעה שלא ינתנו הנחות לחברי אמאי או כניסות חינם לסגל הארגון במסיבה.הצבעה – 5 בעד (יוני תומר אורי בן סבי) 0 נגד 1 נמנע (אלה) – ההצעה עברה.

 

9. סגל ארגוני

מעדכן:אורי

אורי מציג, לאחר ההחרגה של המסיבה מהחלטת העבר על כניסות חינם לסגל ארגוני שצריך להסדיר את העניין של כניסות חינם והחרגות כאלו לסגל ארגוני. הוא מציג שלפתוח ולהתדיין מחדש כל אירוע זו צורת עבודה לא כל כך תקינה.

התקיים דיון על הצעות שונות, כמו הגדרות מכסות ספציפיות (5%) של כרטיסים פר אירוע שישמרו לסגל ארגוני, הצעה שבעייתית מבחינת כמות הסגל הארגוני שיש לנו באירועים קטנים – יהיו מעט מאוד כרטיסים זמינים וקשה למצוא דרך הוגנת לחלקם.

אורי מציג שלמשל להקרנה, בה אין מחסור כזה בכרטיסים, לא כל כך אכפת לו אם האירוע יפסיד קצת כסף בשביל שסגל ארגוני יהנה יותר.

 

בן מעלה הצעה – נקצה סכום מסוים לכל חבר סגל ארגוני בכל חצי קדנציה להנחות לאירועים בנוסף לכרטיסי הכניסה חינם לשני הכנסים הגדולים. הועד מסכים שזו הצעה מוצלחת כי נוכל להקצות מראש תקציב קבוע להנחות כאלו, ואז זה לא יהיה "הפסד" של האירועים כי הקצנו כבר את התקציב הזה בתחילת השנה. הועד מסכים שעדיף לא ליישם זאת בקדנציה הנוכחית, אלאלהעביר כהמלצה לועד הבא שיכנס, בזמן בניית התקציב שלהם.

 

יוני תוודא שמידע זה רשום לקראת הקדנציה הבאה בתיק החפיפה.

10. צוות ACC

מעדכנת:אלה

הצוות מתכונן לקראת ההכרזה על ההשתתפות בWCS. הצוות כמובן חושש מתגובות שליליות אפשריות ולכן מנסה לתכנן את ההכרזה כמה שיותר טוב.

כשלב ראשון, יוציא הצוות סרטון הכרזה "כיפי" (בשיתוף פעולה עם גיא מרטון), עם "בולטים" (bullet point)  קצרים על מה זה אומר בעצם שאנחנו משתתפים בתחרות. בן ממליץ לפנות לגיא תמיר וגל פרי בנושא, לאחר הסרטון המוצלח שלהם לתחרות השירה.

לאחר מכן יפורסמו תקנונים מעודכנים לקראת התחרות, עם הודעה מסודרת של הסבר לכל השינויים בהם, כולל השינוי בקטגוריות. יוני ממליצה לפנות לעומר יהושע בנושא כדי לייעל את העברת המידע, לאחר ההצלחה עם הסרטון הנוגע לעניין הטכני בתחרויות הקוספליי בכנס הקודם.

לבסוף הצוות מתכנן לעשות לייב שאלות תשובות. בן ממליץ לדבר עם תומר שלו לגבי אולפן.

הועד מציין שיש להדגיש שבכאמ"י בלבד מדובר ב"מוקדמות דמה" ולא מוקדמות אמיתיות לWCS.

 

11. תקציב ישיבות צוותיות

מעדכן:בן

כהמשך לדיון במייל, יש ישיבת מש"י ראשונה פיזית בה יוסדרו כל חלוקות התפקידים של מש"י. חברי הצוות שאלו לגבי כיבוד והוצאות נסיעה לישיבה זו. בן רוצה לבקש לישיבה הראשונה הזו אישור לתקציב עבור אוכל והחזרי נסיעה לתחבורה ציבורית בלבד. הישיבה כרגע מתוכננת לעוד כשבוע-שניים.

הארגומנט הנגדי שהציג דני בדיון במייל הוא שאנחנו כבר חורגים מאוד מהתקציב שלנו השנה ולא ראוי שנאשר תקציבים כאוות נפשנו במצב זו.

 

תומר מציג שהוא מאוד חושש מהעברת החלטה כזו כהחלטה תקדימית, ולא חד פעמית. יוני מציגה כדוגמה תומכת לדבריו של תומר את צוות קש"ח, שיש לו ישיבה במתכונת דומה בקרוב.

 

אורי מבקש להעלות להצבעה – תקציב (סכום ספציפי מצונזר) לישיבה של מש"י, להחזרי נסיעות בתחבורה ציבורית וגם כיבוד.הצבעה – 4 בעד (יוני אלה בן סבי) 2 נגד (אורי תומר) 0 נמנע – עבר

 

אורי מבקש כהצעת המשך – תקציב (סכום ספציפי מצונזר) לישיבה ראשונה של קש"ח לכיבוד בלבד –6 בעד (אורי אלה בן תומר סבי יוני) 0 נגד 0 נמנע – עברה פה אחד

 

12. כאמ"י 2018

מעדכן:אורי

העבודה מתקדמת טוב, הצוותים שמחים ועובדים טוב, כל הסגל אויש וגויס. חן פותר כל חיכוך שעולה ואין חיכוכים מתמשכים.

יש סיור בבנייני האומה בעוד שבוע, ויש ישיבת סגל שניה בסוף החודש.

 

13. נוהל משוב ארגוני

מעדכן:אורי

מסמך המפרט את הנוהל נשלח לועד, יש להוסיף אליו נספח שאלות משוב ונספח הנחיה לקיום שיחות ביקורת. הנוהל בא להחליף לגמרי את הקונספט של שיחות סיכום של הועד עם סגל כנסים.

אורי מציין שעוד יש להוסיף אופציה לרפלקציה בין אדם למי ששתי דרגות מעליו – כלומר להעביר ביקורת על מי שמעליו בלי שהאדם הזה יראה. יוני מציינת שצריך להחריג את זה עד רמת הועד במצב כזה, למשל אם מישהו רוצה לעביר ביקורת על מנהל הכנס. אורי יוסיף למסמך אופציה להעברת ביקורת כזו לרמות מעל הממונה הישיר.

כמובן שכל מקרה וביקורת שקשורים למישור של צוות מרחב בטוח עולים אך ורק לצוות מרחב בטוח בראשות עמית ששון.

 

14. מפגש פעילים ענייני

מעדכן:תומר

התקיים מפגש פעילים ענייני, היו סביב ה-15 איש שהצביעו לתאריך הנבחר, 9 סימנו הגעה לאירוע עצמו, ולאירוע עצמו הגיעו 11 איש בסה"כ מהם 6 חברי ועד. תומר לא בטוח מה אפשר היה לעשות מעבר לכך – פרסום לא נראה לו שהיה עוזר.

בן אומר שבכללי זה קשור לאיך שהארגון מתייחס לפעיליו – "צריך לתת איזשהו תמריץ להגיע". הועד מחליט לחדול את הדיון בנושא זה לכרגע מפאת השעה המאוחרת, ולפתוח אותו מחדש לדיון בישיבה הבאה או במייל.

 

15. מועדוני צפיה

מעדכנת:יוני

הנושא הוצע ליוני במקור ע"י ניר דרניצקי מנהל הארוקון 2015-2018 בשיחות פרטיות. הרעיון הכללי הוא מועדון צפיה באנימה, כאשר המטרה היא לבנות את הקהילה שלנו מהגילאים בהם אנשים נכנסים לקהילה במקור, ובכך גם לפתוח פתח למצוא את האנשים שיוכלו להיות הדור הבא של אמא"י.

הבעיה העיקרית שבגללה לא עלה הנושא עד כה היא העניין החוקי, צריך הרי להקרין אנימה באופן חוקי. לאחרונה יוני בדקה ומצאה שקראנצ'ירול מציעים אופציה לפתיחת משתמש ל"מועדון צפיה" – נשמע כמו בדיוק מה שאנחנו רוצים, למרות שעוד צריך לעשות בדיקה מולם על הליך העבודה איתם ועל השליטה שלנו במשתמש אם נעניק את הסיסמה לראש המועדון הרלוונטי למשל. ככלל, קיום אופציה זו פותחת את האפשרות של דיבור על מועדוני צפיה אלו.

הפורמט הבסיסי – אנו נממן מפגש חודשי באיזה חדר באשכול פיס או מתנ"ס בו נצפה בכמה פרקים ואז נדבר על מה שראינו. אם המועדון עצמו ירצה לראות אנימה בלי קשר למפגשים אלו הם מוזמנים כמובן ובתקווה יוכלו לראות דרך המשתמש גם בלי השגחתנו הישירה, כי כמובן שאנחנו לא ניקח אחריות על פעילות מועדון שצופה בסדרות באופן שאנחנו לא יודעים שחוקי.

יוני רוצה בעיקר לבדוק כרגע האם יש טעם להמשיך לבדוק את הנושא, כי כמו שדובר בישיבה כבר עשינו הוצאות לא טריוויאליות השנה. היא מפנה לתומר את השאלה בהתחשב בנקודות שלו לגבי תקציבי ישיבות ומפרטת את התקציב הצפוי.

תומר מציין שהוא לא רואה בעיה בתקציב המוצע, והסיבה היא שזה פרויקט שמקדם את הארגון אקטיבית ולא ישיבות של צוותים שעד כה לא היה להם תקציב ישיבות.

הועד מציין רצון לקיום הפרויקט ומבקש מיוני הצעה יותר קונקרטית לישיבה הבאה או למייל.

 

נושאים שעודכנו במייל:

1. אמאי החדש

מעדכנת:יוני

אין עדכון החודש.

 

2. הפקות מקור

מעדכנת: יוני

הצוות עובד על עמוד הפקות מקור לאתר אמא"י. הצוות לא עובד עם אף הפקה כרגע.

 

3. מחסן

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

 

4. כוח אדם

מעדכן: אורי

אין עדכון החודש.

 

5. זכויות יוצרים ארגוניות

מעדכן: אורי

אין עדכון החודש.

 

6.  קש"פ – קשרי פנים

מעדכן:אורי

רז ממשיך בעבודתו לקראת הכנס הקרוב, מנסים לגבש מצגת מכירות.

 

7. מש"י – מיתוג, שיווק ויחסי ציבור

מעדכן: בן

ישיבת מש"י שנקבעה ל-1/6 נדחתה עקב בעיות אישיות של חלק מחברי הסגל אך עדיין תתקיים בחודש יוני.

מעבר לכך אין עדכונים משמעותיים.

 

נוכחים: אורי מרקוביץ', דני פייגלמן, יוני לינדר, תומר דוד, בן דינוביץ', אלה ברוך

 

1. צוות תכנים שנתי

מעדכנת:יוני

הצוות רוצה להרים מסיבה בעוד חודשיים-שלושה, שרית אגב תנהל אותה. יוני תקשר את שרית עם דני לחפיפה לגבי ניהול מסיבה.

בנוסף לכך הצוות רוצה להתחיל להרים אירועים בקן הקוקייה. אורי מציין שישמח לקחת ליווי של אירועים אלה אם יש צורך בכך.

 

2. פניה לגבי חלוקת כרטיסי פעילים בכנסים

מעדכן:דור ניסנהאוז

דור ניסנהאוז, א' דוכן מידע בכנסים, נכנס לישיבה.

דור מציג שפעם הדפיסו מראש כרטיסי פעיל לחלוקה לפעילים בדוכני מודיעין בכנסים. דור מציע לשים את כל מכונות הלמינציה וכו' שדרושים כדי להוציא כרטיס פעיל בדוכן מודיעין ולייצר חדשים לפעילים המבקשים כאלו, ובכך למנוע את ההדפסה מראש של כרטיסים שבסוף אף אחד לא בא לקחת.

הועד מסכים לחלוטין שזו הצעה טובה ומאשר שנעשה זאת בעתיד. הועד מבקש מדור שירשום זאת ברשימת הציוד שדוכן מודיעין מקבל מהמחסן בכנס הקרוב.

 

3. כרטיסים, חברות והרשמה לארגון

מעדכן:בן

התקיים דיון ביוזמת בן בנוגע למעמד הפעיל בארגון, האם פעיל הוא חבר ומה הן הסיבות לכך; מדובר בבעיה בעיקר מכיוון שמעמד הפעיל אינו מתוקנן, ומכיוון שהרשמה לפעילים הרבה פחות מאובטחת מחד אך דורשת פחות מידע מהנרשם מאידך.

בן מציג שהוא רוצה להוציא את התאריך מכרטיס החבר, ולעבור למערכת בדיקת תוקף ממוחשבת פשוטה לפי מספר חבר. בכך גם נוכל למנוע את הצורך להחליף את הכרטיס הפיזי בכל הרשמה, ונוכל אינטרנטית לשלוח תזכורות לאנשים שתוקפם קרוב להיגמר. בעתיד בן רוצה לעבור להרשמה או לפחות חידוש הרשמה אינטרנטי. התקיים דיון על הבעיות החוקיות ובעיות הנוחות בהרשמה כזו; הועד לא הגיע למסקנה לעת עתה והנושא יעלה מחדש בישיבה הבאה.

דור ניסנהאוז עזב את הישיבה.

 

4. עדכונים ביורוקרטיים

מעדכן:אורי

פתיחת תא דואר – אורי מקווה לסגור את המשימה בשבוע הקרוב.

יהיה צריך להחליט אם נרצה לשנות את התקנון באסיפה הכללית הקרובה – צריך להתחיל לעבוד על הנושא.בן יפתח דיון במייל ויקח אחריות על יצירת טיוטה ראשונה לתקנון חדש עד הישיבה הקרובה.

 

5. כאמ"י 2018

מעדכן: אורי

חן ווייס הציע את עצמו לניהול כאמ"י, והועד קיבל אותו כמנהל כאמ"י 2018.

רוב הסגל גויס. חסר בעיקר א' לוגיסטיקה. מחר תהיה ישיבת סגל ראשונה, בן ואורי יגיעו (אורי כמלווה הכנס).

העבודה על הכנס מתקדמת טוב, יש שני ע' מנהלים (נתן רונין ודריה ברט). הוכנו נוהל וטופס חדש להחזרי נסיעות. תומר שואל לגבי קופה קטנה להחזרים בכנס – נענה שצריך לאשר זאת מול רואה החשבון של הארגון.

 

6. שימור ידע ארגוני

מעדכן: תומר

תומר העניק לחן וייס הרשאות כמעט מלאות לוויקי כדי שהוא יוכל ליצור משתמשים לאנשי הכנס ולנהל את העניין בלי לשלוח אנשים לדבר עם תומר בדרך.

 

7. צוות גיוס

מעדכן: אורי

אירוע מתנדבים לאחר הארוקון שאושר ע"י הועד מיילית יקרה עוד שבועיים. ישלחו לועד הזמנות.

 

8. צוות ACC

מעדכן: אלה

הצוות מקיים שיחות מול WCS עבור השתתפות עתידית בתחרות.

 

9. מש"י

מעדכן: בן

עקב נסיבות אישיות של חיאל רידר, רכז מש"י, הוא לא יהיה זמין לתפקיד בחודשיים הקרובים. לתקופה הקרובה בן ירכז את פעולת מש"י.

יוני מעלה – יש ראיונות שבועיים עם קוספליירים באינסטגרם, בואו נעשה ראיונות שבועיים עם חברי סגל ארגוני שיעלו לפייסבוק כדי שאנשים ידעו מה עושים באמא"י! אורי מציין שתכלס מה שצריך זה לגייס מישהו שיעשה את זה, וזה רעיון טוב.

בן מציין שחודשו הדומיינים הארגוניים.

סרטיפיקט הSSL באתר אמא"י חודש, אך באתרי הארוקון וכאמ"י טרם טופל העניין.

תוכנת ההרשמה לארגון עברה המון שיפורים ע"י עומרי רוזנברג, אחראי תוכנת ההרשמה. סודרו ממשקים חיצוניים לבדיקת חברות, להעברת מיילים לניוזלטר אוטומטית, שליחת מיילים אוטומטית לאנשים שפג תוקפם וכו'. בנוסף מתנהל דיבור על אבטחת כל המאגרים הללו מול דרישות מדינת ישראל דרך עורכות הדין.

 

10. קשרי פנים וספונסרים (קש"פ)

מעדכן: אורי

רז אתגר גויס להיות אחראי על הנושא בארגון.

רז עובד על מצגת למשיכת ספונסרים, יש מספר קשרים שכבר התחיל לדבר איתם. רז רוצה להכין תכנית עבודה שיווקית להגדלת המעורבות, וימשיך בעבודה זו מול מש"י.

 

11. קש"ח

מעדכן: אורי

הצוות עובד על הבאת אורח/ים לכנס.

ניר דרניצקי מנהל הארוקון 2018 נכנס לישיבה.

 

12. הארוקון 2018 – סיכום בנוכחות ההנהלה

מעדכן: ניר דרניצקי

אורי מברך את ניר בשם הועד על העבודה על הכנס.

ניר פותח ואומר שזה היה כנראה ההארוקון הכי קשה מאז הראשון שלו.

העבודה התחילה מיד אחרי כאמ"י, גויסו מאוד מהר תכנים ועיצוב. היו בעיות בגיוס מכיוון שאחרי כאמ"י, הרבה מאוד מהסגל שהיה עם מוטיבציה לחזור לתפקיד הלך מיד להיות סגל בכנס חנוכה.

ניר מציין לטובה שכבר יש סגל מלא לכאמ"י 2018. הועד מברך את עבודתו של ניר בשימור הסגל שלו, שהרבה ממנו חוזר לכאמ"י.

היה קשה לגייס ע' מנהל, באופן כללי קשה לגייס ע' מנהלים. ניר מקווה שנמצא אנשים שהם "חומר הנהלה" ומציין שהוא ניסה לדחוף כמה מהם לכיוון הנהלה בעתיד. ניר מציין שחייבים לא לבנות על אדם אחד כמנהל, אלא על צוות הנהלה שלם. לא פניות פרטניות, אלא פניות לקבוצות.

ניר ממליץ לא לעשות הסעות לכנסים יותר. לא מילאנו אפילו הסעה אחת מת"א – זה כבר לא יעיל ולא משתלם. דני מציין שבכאמ"י הן כיסו את עצמן ובן מציין שלדעתו זו פונקציה של השיווק המושקע בהן. ניר מבקש לכל הפחות מהועד ומהנהלות הכנסים העתידיות לעשות חישוב עלות-תועלת. ניר ממליץ לבטל את רוב המכירות הפיזיות מאותן סיבות.

ניר העביר לועד חוו"ד על צוותים, תחומים ואנשים שונים בכנס.

לגבי תקנון קוספליי – ניר ממליץ לעתיד לא להטיל על סגל הכנס לשנות את תקנון הקוספליי, ובמקום זאת, להרכיב גוף חיצוני קטן שירכיב מחדש את תקנון הקוספליי וזה פשוט יהיה התקנון. ניר ממליץ לעבור על תקנונים מחו"ל וכו', ולוודא שבועדה זו ינכח מישהו שמבין בניהול לו"ז האולם הראשי.

לגבי התנהלות מול הועד – ניר אומר שראשית לוודא שהתקנונים שדורשים אישור יאושרו כבר לפני הכנס ע"י צוות חיצוני, כמו שדיבר על קוספליי וגם למשל עבור דוכנים. ניר מדגיש – עדיף להתערב כמה שפחות בהחלטות הכנס וההנהלה.

ניר יוצא מהתפקיד בהרגשה די מתוסכלת, הרגיש לאורך השנים שכל פעם הוא מגיע ו"מרים את השברים" – מבחינה כלכלית כמנהל הכנס המרוויח העקבי היחיד, מבחינת שחיקה של חברי סגל לאורך זמן וכו'.

ניר מרגיש שלא לוקחים לתשומת לב ראויה את המסקנות שהוא מעביר לאורך השנים; למשל רואה שלוקחים לסגל חברי סגל שהוא מזהיר שישרפו. הוא כן מרגיש שהוא הקים תשתית, ובעוד שהוא רצה לעשות יותר – בגלל שכל הזמן הסגל מתחלף והוא צריך לוודא שהכל בכנס עובד, הוא לא יכל להתקדם הרבה מעבר לתשתית בסיסית. "הצלחתי להחזיק את זה עומד עד עכשיו".

לגבי תפקודו של סבי – הוא היה מלווה יחסית פסיבי, אך זה עבד לכנס זה מכיוון שניר היה המנהל והוא מנוסה בעניין.

הועד הודה לניר בשנית על עבודתו רבת השנים בארגון.

ניר דרניצקי עזב את הישיבה.

בנושא תקנון הקוספליי, צוות ACC עובד כעת על התקנון לקטגוריית WCS עתידית. נשאלת השאלה האם כדאי שהצוות יבנה כבר את כל התקנונים לתחום הקוספליי וימשיך לעשות כך לעתיד. בן ואלה מבקשים להעביר סמכויות אלו לACC. הועד מבקש כן לכלול בבניית התקנון התייעצויות עם למשל א' אולם ראשי. הצבעה –בעד 6 (יוני אורי אלה בן דני תומר) נגד 0 נמנע 0 – עבר פה אחד.

 

לגבי סבב שיחות סיכום כנס –יוני תפתח שרשור מייל בנושא עד שישי ונתחיל לסדר, הפעם נקיים שיחות סיכום רק עם סגל בכיר.

 

13. פעילים

מעדכן: תומר

תומר רוצה להדפיס כמה כרטיסי פעילים למפגש, אפילו שרצינו לעצב אותם מחדש בקרוב. תומר ידפיס 100 מהעיצוב הנוכחי.

תאריך המפגש טרם נקבע רשמית אך מסתמן להיות חמישי ה-24 במאי.

תומר רוצה לפרסם רשימת נושאים טרם המפגש, עוד קצת פחות משבוע.

 

14. פרויקט תלתן

מעדכנת: אלה

פרויקט תלתן רוצה להרחיב את עיסוקיו, לא רק להיות אחראי על תחרויות ציור אלא לקדם את תחום האמנים וספציפית הציירים בקהילה.

הצוות מבקש מהועד לשנות את מטרתו ל"קידום תחום אומנות הציור בהשראת סגנון האנימה והמנגה בישראל".

הצבעה –בעד 6 (יוני אורי אלה בן דני תומר) נגד 0 נמנע 0 – התקבל פה אחד

 

הישיבה נסגרה.

 

נושאים שעודכנו במייל:

1. אמאי החדש

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

 

2. פניות לועד מאז הישיבה האחרונה

מעדכנת:יוני

אין עדכון החודש.

 

3. זכויות יוצרים ארגוניות

מעדכן: אורי

אין עדכון, הנושא בטיפול פרטני סביב כאמ"י אך נצטרך להתקדם עם הסכם קבוע להמשך.

 

4. הפקות מקור

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

 

5. מחסן

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

 

6. פרויקט הספריה

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

 

7. אתר ארגוני

מעדכן: בן

אין עדכון החודש.

נוכחים: אורי מרקוביץ', דני פייגלמן, יוני לינדר, תומר דוד, בן דינוביץ'

 

1. עדכונים ביורוקרטיים

מעדכן: אורי

עקב פרישתו של עפר מוסטיגמן מהועד בחודש האחרון, הוועד הצביע לפני הישיבה פה אחד על צירופו של בן דינוביץ' כחבר וועד מחליף עד סוף הקדנציה. אורי והועד מברכים אותו על כניסתו.
הנקודה העיקרית העומדת על הפרק היא חלוקה מחדש של תפקידי הליווי הועדיים. עפר ליווה את מש"י, צוות תכנים שנתי, האתר הארגוני ונושא תא הדואר.
בן מלווה כבר מכניסתו את מש"י והאתר הארגוני.
בן מבקש לקחת את נושא מועדון אמא"י (כלומר חברי אמא"י) תחתיו בנוסף, מה שכולל גם את תוכנת ההרשמה.
יוני רוצה לקחת תחתיה חזרה את צוות תכנים שנתי.
משימת תא הדואר עוברת רשמית לאורי.
הועד מסכים פה אחד לכל ההצעות האלו לחלוקת התפקידים מחדש.

 

2. הארוקון 2018 – סיכום ראשוני

מעדכן: אורי

הסגל נראה מרוצה מהכנס, הועלו הרבה מסקנות ונושאים לשימור. הוויקי הארגוני צוין בישיבת הסיכום לחיוב וגם צוין בה שהסגל "צריך כבר להתחיל לעבוד עליו".
דוברו הנושאים היותר בעייתיים בכנס בכמה מילים. למשל הועלה מקרה הואן השכור שנשרט, בן ממליץ לשאול לגבי פוליסות ביטוח לרכב מושכר שבד"כ זולות להבנתו אך לא מוצעות לנו אלא אם אנחנו שואלים ספציפית.
הגיעו לכנס קצת פחות מגיעים משני ההארוקונים שעברו, הכנס הרוויח.

 

יעל גבעון הצטרפה לישיבה.

 

3. דיון – דוכנים

מעדכנת: דיון כללי

בהמשך לפנייתה של יעל כנציגה של האמנים בסמטת האמנים בכנסינו, יעל הגיעה לדיון המשך בועד.
בנוגע להגבלה למטר לדוכן, יעל מציינת שבעוד שהיא מבינה את הרצון לתמוך בכמה שיותר אמנים, ההגבלה למטר מאוד פוגעת בדוכנים שיש להם יותר מוצרים, ובמכירות בכללי מהצפיפות.
יעל גם מציינת שהייתה בעיה מסוימת בסידור – דוכנים שמוכרים סחורה מאוד דומה מבחינת סוג תוכן ממוקמים אחד ליד השני (יוצרי קומיקס למשל), מה שפוגע ויוצר תחרות בזמן בחירת המוצרים של הלקוחות.
יעל מציגה שאולי יש מקום לאזן מחדש את כמויות דוכני האמנים ושאר הדוכנים, מציגה שהרבה דוכנים מסחריים מוכרים גם דברים שלא ממש קשורים למנגה ואנימה ותרבות יפן והרי עליהם אין את ההשגחה שיש על דוכני האמנים.
יעל מספרת שיש אמנים שאף מעדיפים לא להיות בסמטת האמנים בגלל הגבלת המטרים המורשים לדוכן שם ומעדיפים "דוכן מסחרי" וזהו.

 

אלה ברוך הצטרפה לישיבה.

 

יעל מציעה לתת משקל מסוים לותק בסינון דוכנים לכנסים, אולי עם כמה סלוטים של "הגרלה".
תומר מציע למשל להקצות 10 מ' שיהיו לאמנים שרוצים 2 מ' בסמטה, לחלק אותם בהגרלה, ולקיים אותה מספיק זמן מראש כדי שהם יוכלו לבקש למשל דוכן מסחרי בכל זאת אם לא יכנסו למכסה זו.
לאחר דיון בנושא הועלתה ההצעה להביא חבר צוות דוכנים שיהיה אחראי על שדרת האמנים בלבד מקרב קהילת האמנים, ואולי לארגן מפגש פסגה בין צוות דוכנים הבא לבין נציגים של האמנים אצלנו כהתחלה.
יעל מבקשת לנסות לשנות את הסידור של דוכני האמנים – לכל הפחות שהמעברים פנימה יהיו בפינות הריבוע ולא במרכז הצלעות, אבל עדיף לעשות במקום ריבוע אחד שני ריבועים. יעל מבקשת שאם יש אופציה לשנות את הסידור, אז שנקבל חוו"ד גם מהאמנים על הסידור החדש לפני אישור.

 

יבגני קנטור, חבר ועדת הביקורת, הצטרף לישיבה.

 

לסיכום הדיון הוסכם שיש ליידע את סגל דוכנים על השיחות והטענות ולארגן פגישה עם נציג או פגישת פסגה עם האמנים בכניסה לתפקיד של סגל דוכנים של כאמ"י.

 

יעל גבעון עזבה את הישיבה.

 

4. מפגש פעילים ענייני – מאי

מעדכן:תומר

לא ניהלנו מפגש ענייני השנה, תומר יארגן אחד למאי –יפתח סקר בשבוע הקרוב.

 

5. ועדת ביקורת

מעדכן:יבגני

יבגני החליט להתפטר מועדת הביקורת לאחר החג, ומציין ליקויים לתחושתו בעבודת הועדה.

 

יבגני קנטור עזב את הישיבה.

 

6. פניה בנוגע למשחק מעריצים

מעדכנת:יוני

אורגד ארבל פנה לועד לגבי הכנת משחק נוסף בסגנון שהכין בעבר, הוא רוצה להכין משחק דומה אבל לקבל אישור על השימוש בדמויות וסמלים של אמא"י. הועד ינהל דיון במייל, ונשלחה פנייה למחזיקות הזכויות על הדמויות הארגוניות בנושא.

 

7. תחרות שירה

מעדכנת:יוני

התקבלה פניה מגל פרי וגיא תמיר לגבי קיום תחרות שירה בכאמ"י כפרויקט שלא יושב רק תחת הכנס אלא בתמיכת הועד מלכתחילה, בסגנון הליך העבודה עם הפקות מקור. גל וגיא ביקשו מספר התחייבויות על מנת להתחיל עבודה, אשר הועד הסכים בדיון במייל על כולן פרט לנושא ההתחייבות לשעת האירוע – גל וגיא מבקשים התחייבות שהאירוע לא יעלה לפני 12 בצהריים.
דני מציג שזה בעייתי תקדימית, וגם בעייתי מבחינת התערבות לסגל הכנס בענייניו. התקיים דיון על האם זהו תקדים בעייתי והאם ראוי שהועד יעשה זאת, בדגש על העובדה שלא מדובר על הכתבת שעה אלא על נסיון לוודא שהאירוע לא ימצא ב"זמן מת" כנסי (לפי נתונים מהכנסים האחרונים).
התקיימה הצבעה לגבי התחייבות מבוקשת זו על שעת העליה לכאמ"י 2018 ספציפית – בעד 5 (יוני, תומר, אורי, אלה, בן) נגד 1 (דני) – ההצבעה עברה.

 

8. כאמ"י 2018

מעדכן:בן

בן הציג מספר אופציות נוספות למתחם לקיום כאמי מעבר למתחם באשדוד עליו דיבר הועד בחודשים האחרונים. הוא קיבל הצעה מוואהל ספציפית.
בן ואורי ביקרו במלון פנורמה שנתן גם הוא הצעה טובה. יש שם מקום לאולם ראשי של 1200 איש אבל אז אין היכל לשים בו אנשים ולכן אין מקום לכנס באותה מתכונת. בן ואורי הגיעו למחשבה שאולי כדאי לחזור לבנייני האומה ולקצץ חלקים מבנייני האומה, הגיעו להצעה שהם מצפים שתיצור מאזן בו כאמ"י לא יפסיד.
בן ואורי מבקשים שנקבע הארכה על ההחלטה למיקום כאמ"י 2018 ביום (עד שהם מעריכים שתתקבל תשובה להצעתם). יוני מציינת שאם לא תתקבל התשובה עד מחר, היא גם לא תתקבל עד אחרי פסח בכל מקרה… הועד הסכים שנחכה עד אחרי פסח להחלטה זו.
דני, אורי ובן הציגו את התקציבים הגולמיים הצפויים לאירוע באשדוד ובבנייני האומה.

 

 

הישיבה נסגרה.

 

נושאים שעודכנו במייל:

1. אמא"י החדש

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

 

2. מנגה קפה

מעדכנת: יוני

הפרויקט בהקפאה עד שסבי יחזור מיפן.

 

3. הפקות מקור

מעדכן:סבי

נקבעה פגישה בעולמות לסיום עבודה רשמי מול בראנד שהתעכב.

 

4.  צוות תכנים שנתי

מעדכנת: יוני

התקיימה פגישה מול קן הקוקיה – מקום אטרקטיבי שמעוניין שננהל בו אירועים, הצוות מתכנן להתחיל אירועים שם בקרוב.

 

5. קשרי חוץ

מעדכן:אורי

הצוות עמל על אורחים לכאמ"י הקרב ובא. צריך לראות איך אפשר לקדם את הקשר שנוצר בהארוקון עם ANA.

 

6. זכויות יוצרים ארגוניות

מעדכן: אורי

בעלות הזכויות מחכות לתחילת עבודה על טיוטת אישור שימוש ארוכת טווח. אורי אמור להתחיל לעבוד על זה בקרוב.

 

7. כוח אדם

מעדכן: אורי

לוסי אקל, מנהלת הפרויקט, עדיין עמוסה, בתקווה שבקרוב תוכל להתחיל לעבוד על הגיוס.

 

8. תא דואר

מעדכן: אורי

אורי מקווה לקדם את המשימה עד הישיבה הקרובה, אחרי שלקח אותה על עצמו בישיבה הזאת.

 

9. מש"י – מיתוג, שיווק ויחסי ציבור

מעדכן: בן

בוצע סנכרון בין עופר לבן בנוגע לכל התנהלות צוות מש"י.
נמצא רכז לצוות מש"י – חיאל רדר. חיאל ירכז את כל ההתנהלות של הצוות ויעבוד לשפר את היעילות והזמינות של הצוות.

 

10. אתר ארגוני

מעדכן: בן

חיאל עודכן בנוגע לכל התוכניות הקיימות לעדכון ופיתוח האתר ומתחיל להריץ אותם.
חודשה תעודת הSSL של האתר.

 

11. תוכנת הרשמה לארגון

מעדכן: בן

חודשה תעודת הSSL של התוכנה.
בחודש אפריל יחלו עבודות תחזוקה על התוכנה כולל הטמעת אבטחה חזקה יותר ושיפור ממשק המשתמש והניהול.

 

12.מצב שימור הידע הארגוני

מעדכן: תומר

לאחר הארוקון נשלח לסגל מייל הסבר מחודש בנוגע לוויקי הארגונית.
מספר צוותים מהסגל החלו למלא את הערכים הרלוונטיים אליהם.

 

13. פעילים

מעדכן: תומר

נוספו 12 פעילים במהלך חודש מרץ.

 

14. מחסן

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

 

15. פרויקט הספריה

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

 

16. פרויקט תלתן

מעדכנת: אלה

נאקורי בן דור גוייסה לתפקיד א' הצוות.
הצוות מתחיל לעבוד על התחרות הבאה שתיערך בכאמ"י.

 

17. צוות ACC

מעדכנת: אלה

ביום שישי 20/04 מתוכנן להתקיים יריד בדים חברתי, בשיטת תן וקח וכן הרצאה בנושא בדים.
ההשתתפות באירוע היא ללא עלות ומותנית בהבאת בד אחד לפחות באורך מטר.
הצוות עמל על תוכניות בנושא השתלבות באירוע ה-WCS.

נוכחים: אורי מרקוביץ', דני פייגלמן, אלה ברוך, סבי איזילוב, יוני לינדר, תומר דוד, עפר מוסטיגמן

 

1. הארוקון 2018

מעדכן: סבי

נקבעו שתי מכירות פיזיות ונפתחה מכירת כרטיסים להסעות.
הכל הולך טוב, אין בעיות של הרגע האחרון. היו מספר בעיות במכירות כרטיסים לחברי אמאי שנפתרו באופן פרטני.

 

2. קש"ח

מעדכן: אורי

יש אורחת לכנס, השגרירות מכסים את רוב העלויות.

 

3. תלתן – סיכום

מעדכנת: אלה
סיכום מלא נשלח לועד במייל.

הצוות לא היה זמין כל כך בסמוך לכנס חנוכה ולכן התעכבו למשל הזמנת הדפסות היצירות לכנס, לעתיד נדע לשמור יד על הדופק בנושא.
הצוות מרגיש שבפעם הבאה יש לעשות יותר פרסום מצידו לקטגוריית הקומיקס.
התנהלות הצוות בכנס – בית הדפוס לא הדפיס את כל היצירות, היה צריך לעשות סיבוב נוסף לבית הדפוס ולבדוק. לעתיד יש לזכור זאת לנוהל העבודה. בכנס עצמו הצוות קיבל יחס הולם מהסגל והיה מרוצה; א' עיצוב והמנהל ניסו לעזור כמה שיותר, אפילו כשהמתחם לא עמד בהתחייבויותיו כלפי הצוות. להבא – יהיה הצוות סגל כנסי ולא חוץ-כנסי, זו הדרך הנכונה להתנהל.
יש בעיה טכנית מסוימת עם מייל תלתן, הצוות יטפל מול אורי בבעיה.

תומר שואל – כמה אנטריז היו, כמה הצבעות היו. אלה משיבה שהיו כ200 הצבעות בהערכה גסה, והשתתפו 20 יצירות.
יוני שואלת לגבי פידבק מהמשתתפים – לא נאסף פידבק מהמשתתפים.
סבי שואל לגבי פידבק מהקהל – אלה עונה שהקהל מאוד אהב את התחרות, היה חבל שלא הוקרנו היצירות הזוכות על המסך וזו נקודה לשיפור.

דניאל שחם א' הצוות הודיעה על פרישתה, אך היא אומרת שתוכל להמשיך עבודתה בצוות.
נתן שטיבלברג פרש מהצוות.
שירה אביגד נשארה בצוות אך אינה מעוניינת להובילו כא', וכעת צריך למצוא א' חדש לצוות.

 

4. אתר ארגוני

מעדכן:עפר

יש לקיים ישיבה עם אניטה קרפל מעצבת האתר ועומרי רוזנברג א' האתר הארגוני בנושא העיצוב החדש, אך לא יהיה אפשרי לבצעה עד אחרי הארוקון.

 

5. מחסן

מעדכן: דני

המחסן עבר סידור. היו כמה חוסרים בהחזרה מחנוכה אך אלו דברים זולים. הרכש הנחוץ להשלמת המחסן לא היה יקר מעבר למצופה ונכנס בקלות לתקציב שהגיש דני. נרכש המיקסר לאירועי קראוקה.

 

6. צוות ACC

מעדכנת: אלה

אלה הציגה את נספח א' לתחרות הקוספליי ותחרויות בכללי מול הועד. הועדאישר את ניסוח הנספחים פה אחד.

לקריאת הנספח לחצו כאן

 

7. הפקות מקור

מעדכנת: יוני

לאחר הדיון בפעילים יוני מעלה שאלה לועד – האם הועד רוצה להעלות מחדש את נושא כמות ההרצות לדיון מחודש. הועד אכן רוצה להעלות אותו לדיון, ביוזמת אורי.

הועד התדיין בנושא והגיע להסכמה שעם המידע שיש לו והמצב בשטח כרגע, אינו רואה סיבה לשנות את החלטתו. עם זאת, לאחר שיראה את התכנים בכאמ"י הקרוב, יפתח את הנושא מחדש לשיקול נוסף.

 

8. סמטת האמנים

מעדכן:אורי

התקבלה פניה מיעל גיבעון לגבי סמטת האמנים. הפניה פותחת בתודות לגבי העבודה שנעשתה עבור אוכלוסיית האמנים, וממשיכה בהצגת מספר בעיות עם עבודה מול דוכנים כמו שהם כרגע:

• מועד ההרשמה נפתח מאוחר מה שמקשה על הדוכנים מסיבות רבות. יעל מבקשת ניסיון לנתינת אישור יותר זמן מראש, למשל חודש, יד ביד עם ניסיון לגייס את צוות דוכנים יותר מוקדם.
•יעל מעבירה שיש תחושה שאין קשב לבקשות מיוחדות ומיילים מצוות דוכנים; לא מבחינת זמן התגובה הארוך, ולא מבחינת נתינת תשובות עם סיבות לסירוב לבקשות מיוחדות (ולא פשוט סירוב וזהו). אורי מציין שאפשר להשריש נושא זה בתקנון הדוכנים.
•יעל מעלה שאלה מדוע יש הגבלה רק לציירים לסמטת האמנים ולא למשל צורפים וכו'.
•יעל שואלת מדוע יש הגבלה למטר לדוכן צייר, ומציגה מספר סיבות שלדעתה יש לשנות מצב זה. היא מציעה מספר פתרונות אפשריים לביטול הגבלה זו, כמו צורת סידור הדוכנים ושינוי שיטת הקבלה לועדה כלשהי.
•פחות מבקרים מגיעים לטרקלין העליון ולכן הוא פחות אטרקטיבי לאמנים בסופו של דבר.
• לא מודיעים מראש מה גודל השולחן שיקבלו (מבחינת עובי/אורך, לא רוחב).
• הקבלה המאוחרת של מפת דוכנים (יומיים מראש) לא מאוד נוחה, וכדאי שיהיה טמפלייט שלה; יעל מציעה אפילו להכין עם צוות דוכנים מפה זו.
• יעל מבקשת שכשמפורסם תקנון הדוכנים, כמו עם תקנון הקוספליי, יפורסם בהרשמה כי יש שינויים והיכן, כדי שידעו הדוכנים לשים לב.

הועד הסכים שיש נקודות כמו חידוד זמני תגובה שבהחלט רלוונטי לחדד לצוות דוכנים; עם נקודות אחרות, כמו הסרת ההגבלה למטר לדוכן צייר, אורי יענה ליעל מיילית ברמה ראשונית ויבקש הצעה יותר קונקרטית בנושא, ואז אולי תוזמן יעל לישיבה לשוחח על הנושא.

אלה מציינת ששירה אביגד מצוות תלתן הציעה שהצוות יקח אחריות על סמטת האמנים. דני מציין שאפשר לשקול את זה אם ניצור תת-צוות של צוות דוכנים; סמטת האמנים תמוקם במקום ידוע בצורת סידור ידועה, ואז ריאלי שתת-צוות אחר יקח את התפקיד. עם זאת, ההצעה כרגע בגדר הצעה ועל הועד להתדיין יותר על נושא זה.

 

7. פניות לועד מאז הישיבה האחרונה

מעדכנת:אלה

התקבלה פניה מניבה קרן-אור, מעבירת תכנים בכנסינו, לגבי תמיכה בספר שהיא רוצה להוציא. הועד יחקור את הנושא ויחליט בנושא בשרשור מייל, באחריות אלה.

הישיבה נסגרה.

 

נושאים שעודכנו במייל:

1. אמא"י החדש

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

 

2. חלוקת תפקידיו של סבי

מעדכן:סבי

סבי יהיה בחו"ל בחודשים הקרובים. מכיוון שכך, יש לחלק את הפרויקטים שהוא מלווה בין שאר הועד לחודשים הקרובים, ואלו הם:

• מנגה קפה
•פרויקט הספריה

הנושא יעלה במייל לטיפול מיד לאחר הארוקון.

 

3. מנגה קפה

מעדכן:סבי

נפתח סקר למנגה קפה חברתי וישאר פתוח עד יום הכנס, האירוע עתיד להתקיים כרגיל בהארוקון.

 

4. פרויקט הספריה

מעדכן:סבי

צפויה להיות במהלך החודש רכישה של 314 כרכי מנגה מאדם המעוניין לתרום את הכמות לפרויקט. המנגה מהמחסן הועברו לדרור. קיים עיצוב סופי לפליירים ועתיד להיות מודפס לטובת הכנס. תהיה עמדת קבלת תרומות מנגה בדוכן מודיעין בהארוקון, בתיאום עם צוות הדוכן.

 

5. עדכונים ביורוקרטיים

מעדכן: עפר

עפר היה בדואר והתבקש להביא מסמך מסוים מרשם העמותות, אורי יטפל במסמך המדובר.

 

6. מש"י – מיתוג, שיווק ויחסי ציבור

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

 

7. צוות תכנים שנתי

מעדכנת: יוני

עקב העבודה על הארוקון החודש, הצוות לא היה פעיל.

 

8. ביטוח ארגוני

מעדכן: דני

הביטוח חודש, התשלום הועבר, ונשלח אישור קיום ביטוחים חדש לשנת 2018 לאשכול.
הכל טוב.

 

9. כוח אדם

מעדכן: אורי

אין עדכון החודש.

 

10. זכויות יוצרים ארגוניות

מעדכן: אורי

אין עדכון החודש.

 

11. תוכנת הרשמה לארגון

מעדכן: תומר

אין עדכון החודש.

 

12. מצב שימור הידע הארגוני

מעדכן: תומר

נשלח הסבר על הוויקי לסגל הארוקון, אך לא נראה שהוא הספיק כדי להניע את הסגל לפעולה.
ייעשה נסיון נוסף בהמשך, אולי לאחר הכנס.

 

13. פעילים

מעדכן: תומר

נוספו 10 פעילים לקבוצה החודש.

נוכחים: אורי מרקוביץ', דני פייגלמן, אלה ברוך, סבי איזילוב, יוני לינדר, תומר דוד, עפר מוסטיגמן

1. הפקות מקור

מעדכנת: יוני

צוות הפקות מקור רוצה להעלות לדיון את נושא ההתחייבות לכמות עליות בתחילת עבודה מול הפקות. הצוות רואה כי הארגון נותן יותר דגש על אירועים אשר הארגון רוצה למקם באולם הראשי, ובהתחשב בכך, הצוות סבור כי לא אחראי מצידו להמשיך לדבר עם הפקות מקור על עבודה שנה וחצי ושנתיים מראש למינימום שתי עליות בכנס. עם זאת, הצוות גם סבור שלהתחייב רק לעליה אחת מראש יוריד מהמוטיבציה של הפקות גדולות בסקאלה שהתרגלנו אליה לפנות אלינו, והן יעדיפו לפנות למקומות אחרים.

הצוות חושב שהדרך הנכונה להתקדם היא להתחייב לכמות הופעות מינימלית ולדדליין שאחריו כמות ההופעות שהתחייבנו אליה לא תרד (זאת בכדי להרשות לסגל הכנס לפתור מצבים של ביטולי תוכן אולם ראשי ברגע האחרון, ועדיין לשמור על המילה שלנו להפקות המקור ולא לבטל להם הופעות). הדדליין הרצוי הוא מספר חודשים לפני הכנס; הצוות מציע ארבעה.
הצוות מציין בנוסף כי ראוי שכמות ההופעות המינימלית שהצוות מתחייב אליה בתחילת עבודה מול הפקה תשליך ישירות על האירוע המדובר ועל אורך ההפקה, במתווה הבא:

1. עבור הארוקון, ככנס הדגל בו הארגון מתכנן להשקיע את רוב תקציב הקש"ח, התחייבות להופעה אחת במינימום, והתחייבות לשתי הופעות להפקה של שעה (או פחות).
2. עבור כאמ"י, ככנס שפחות מתוכננת בו השקעת קש"ח במתכונתו הנוכחית, התחייבות לשתי הופעות במינימום להפקה באורך של שעה וחצי (הפקה סטנדרטית כיום) ומטה.

הצוות מציין לסיכום שאינו רוצה את הנאמר כסעיף בתקנון, כדי לאפשר גמישות בעבודה עם הפקות בסגנונות לא צפויים, אך הצוות כמובן לא מתכנן להתחייב בתחילת עבודה בפני הפקה ליותר מכמות העליות שיורה הועד; זאת על מנת להרשות גמישות לועד, ולסגל הכנס כשיתחיל עבודתו, להתאים את כמות ההופעות לצרכי הארגון.

התקיים דיון לגבי האם למעשה החלטה כזו של הועד תחייב את הכנסים לקיים הופעה יחידה של הפקות מקור בבקרים תמיד, כאשר המסקנה הייתה שיש אלטרנטיבות.

עפר מחזק את אמירת הצוות שהתחייבות לרק עליה אחת בהארוקון, או שתיים באולם פוטנציאלית קטן משל בנייני האומה, יכול מאוד להוריד מוטיבציה של הפקות מקור לעלות אצלנו.

הועד שוחח על סעיף הדדליין והחליט שהוא אינו נחוץ ואף גורע מאיכות העבודה מול הפקות.

ההצעה הבאה עלתה להצבעה: הצוות יתחייב מראש בתחילת עבודה לכמות הופעות מינימלית כמתואר במתווה שהציע הצוות להארוקון וכאמ"י. ההצעה עברה פה אחד.

 

2. הארוקון 2018

מעדכן: סבי

התקיימה ישיבת סגל מלאה. העבודה מתקדמת באופן סדיר.

 

3. עדכונים ביורוקרטיים

מעדכן: אורי

העברת מורשי החתימה מתעכבת מצד עורכות הדין כרגע; אורי מעריך שזה יסגר תוך עשרה ימים.
תא דואר – חייב להיסגר עד סוף פברואר, באחריות עפר.

 

4. מחסן

מעדכן: דני

הועבר מתווה יציאה ממחסן האגודה למד"ב ופנטסיה, הם אמורים לענות עד יום חמישי.

 

5. כנס חנוכה 2017 – סיכום ראשוני

מעדכן: דני

דני ויוני העבירו סיכום ראשוני של רשמיהם מישיבת הסיכום של סגל חנוכה, לקראת הגעת הנהלת חנוכה לישיבה הבאה לסיכום מסודר.

 

6. פרויקט תלתן

מעדכנת: אלה

טרם התקיימה ישיבת סיכום, היא נקבעה ל29.1.

 

7. אמאי החדש

מעדכן: דיון כללי

אורי רוצה לדעת האם הועד מעוניין להמשיך לנסות להפוך את אמא"י לארגון יותר צעיר ופחות נוקשה בעיני הקהל. הקמת האינסטגרם הייתה סטארטאפ טוב בכיוון, אך לא באה מהועד באמת.
אורי רוצה להעלות כאקשן אייטם ראשון הוצאת סרטון וקמפיין גיוס, וכבר יצר קשר עם גיא מרטון, א' מש"י לשעבר, לגבי רעיונות שהיו לו בעבר בנושא.
המטרה היא כמובן שכל הועד ידחוף נושא זה ויוציא אקשן אייטמים.

 

8. פעילים

מעדכן: דיון כללי

יוני מציינת שבעוד שעד כה התייחסנו לפעילים כקבוצה לדיון חופשי של הועד, האירועים האחרונים מראים כי זה אינו דבר נכון לעשות. על הועד לשמור על ממלכתיות מסוימת בפעילים ולחשוב פעמיים לפני כל פוסט בפעילים; אם תגובה נוגעת רק לפעיל אחד או לאירועים בעבר, עדיף קודם לסגור את הנושא מול אותו פעיל, או להתייעץ עם חברי ועד אחרים לכל הפחות. יש להיות מודעים כי קבוצת הפעילים היא פורום פומבי ברובו, ולא מקום לשיחות אישיות; יש להבין כי כל תגובה בפעילים היא בעלת יותר משמעות מרק חלק משיחה אישית, וכי כל אדם המדבר בפעילים מדבר בתכלס לכל קהל הפעילים בו זמנית.

התקיים דיון ארוך בנוגע לדיונים בפעילים ודרך הפעולה הנכונה לועד.

אורי שואל את עפר האם הוא מרגיש בנוח להמשיך לנהל את קבוצת הפעילים לאור האירועים האחרונים. עפר אומר שהוא יעדיף שלא. תומר מציע את עצמו לתפקיד, ומבקש שיכנס רשמית רק אחרי מפגש הפעילים, ובתקופה הזו תהיה חפיפתו. הועד קיבל הצעה זו ואת תומר לתפקיד.

 

הישיבה נסגרה.

 

נושאים שעודכנו במייל:

1. פניות לועד מאז הישיבה האחרונה

מעדכנת: יוני

אין פניות קונקרטיות שלא עלו בנושאים אחרים.

 

2. תקציב ותכנית עבודה

מעדכן: אורי

יוני תעזור לאורי לסגור את הנושא כדי להוריד מהעומס, הדדליין הוא הסופש הנוכחי (ה-27.1).

 

3. כוח אדם

מעדכן: אורי

לוסי אקל, א' גיוס וכוח אדם בארגון, פחות זמינה בגלל בעיות טכניות שלה והעומס של הכנס. מקווה להתקדמות מעשית עד הישיבה הבאה.

 

4. זכויות יוצרים ארגוניות

מעדכן: אורי

אין עדכון החודש.

 

5. ביטוח ארגוני

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש. בחודש הבא תתחיל עבודה בנושא, עקב סיום הביטוח בחודש שאחריו.

 

6. צוות ACC

מעדכנת: אלה

נספח א' – הוועד אישר מתווה עבור הנספח, המגדיר מי רשאי ומי אינו רשאי להשתתף בתחרויות, וכעת ממתין לניסוח הנספח הסופי ע"י הצוות לאישורו.
הרצאות – הוכן הסקר בנוגע לקיום ההרצאות בעתיד. הסקר ממתין לניסוח סופי ולמעבר לפורמט של סקר ב google forms.
תחרות WCS – תקנון התחרות תורגם במלואו. בשלב זה אין צורך לביצוע שינוי בתקנון הנוכחי. בבוא העת תיפתח קטגוריה ייחודית לתחרות הwcs עם תקנון ייחודי

מסמך המלצות משרון טורנר – הצוות עבר על המסמך וניסח המלצות להעברה לועד, אך הן טרם הועברו.

 

7. מש"י – מיתוג, שיווק ויחסי ציבור

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

 

8. אתר ארגוני

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

 

9. צוות תכנים שנתי

מעדכן: עפר

נשלחה פנייה למעבירי התוכן בכנסי כאמ"י 2017 וחנוכה 2017 והם הוזמנו לתרום לעשייה של מגזין "בועת מחשבה" ולהפוך את הרצאות העבר שלהם לתוכן כתוב. מתוך הפניות שנשלחו, חמישה מרצים נענו בחיוב עד כה והעבודה מולם הועברה לצוות בועת מחשבה. הצוות רוצה להמשיך עם שיתוף הפעולה ולשלוח מייל דומה למרצי הארוקון 2018 לאחר שיושלם תהליך העבודה מולם.

 

10. תוכנת הרשמה לארגון

מעדכן: תומר

אין עדכון החודש.

 

11. מצב שימור הידע הארגוני

מעדכן: תומר

אין עדכון החודש.

 

12. פרויקט הספריה

מעדכן: סבי

דרור טל א' הפרויקט יפגוש את יבגני קנטור א' הפרויקט בדימוס בתחילת פברואר על מנת לקחת ממנו את כלל המנגה שהיו אצלו שטרם נתרמו לספריות. סבי ביקש מדני בהזדמנות הקרובה שיגיע למחסן למשוך משם את כלל המנגה ולהעביר אליו. המתנדב שהיה מעביר מנגה לאשדוד כבר אינו בתפקיד, אם לא ימצא מתנדב בקרוב סבי יעביר בעצמו את המנגה לאורט ים אשדוד.

 

13. מנגה קפה

מעדכן: סבי

התקבלה פנייה ממתנדבת שרוצה לתרום ולעזור לפעילות הפרויקט, טרם התקיימה שיחה איתה. עקב הגבלה של פייסבוק ל-2 אפשרויות בסקר בעמוד הפרויקט הוחלט להמתין לפרסום התוכניה ורק לאחר מכן יעלה האירוע והסקר מכיוון שבעמוד האירוע ניתן לבצע סקר בעל בחירות מרובות.