צרו קשר

קטגוריה: פרוטוקולים

פרוטוקול הישיבה המלא עובר עריכה לשמירה על צנעת הפרט או מחוסר עניין לציבור. הפרוטוקולים המלאים שמורים אצל ועד אמא"י לצרכים משפטיים.

  • ישיבת ועד אמא"י – יולי 2020 (29.7.2020)

    ישיבת ועד אמא"י – יולי 2020 (29.7.2020)(ישיבה וירטואלית)

    נוכחים:תומר שלו, אורי מרקוביץ', רון ליקבורניק, יוני לינדר, ניב שצ'רב.

    1. הרכב הועד

    עקב סיבות אישיות, ויטל החליט לפרוש מהועד. מכיוון שהבחירות קרובות אורי ביקש ממנו לא לפרוש אלא להמתין לבחירות, אבל בפועל, ויטל לא יעשה עבודה רבה בועד בתקופה עד הבחירות אם בכלל. מכיוון שכך תפקידיו יחולקו בין שאר הועד לשארית הקדנציה:

    יוני תשמש כמזכירת הועד ותלווה את צוות הספריה.

    אורי ילווה את צוות תכנים שנתי.

    רון ילווה את צוות שימור ידע.

    בנוסף, במקום אורי, רון ילווה את צוות קשרי חוץ.

    2. אסיפה כללית

    לאחר בדיקה מול הייעוץ המשפטי של הארגון, אין בעיה לקיים את האסיפה באופן דיגיטלי כל עוד כל המשתתפים יכולים לראות ולשמוע אחד את השני. בפרט רשם העמותות הוציא הודעה שמורה לעמותות להימנע מפגישות פיזיות ומציעה לעמותות להשתמש באמצעים דיגיטליים לישיבות ואסיפות.

    בנוגע להצבעות בזמן האסיפה – אפשר לקיים הצבעות בעל פה, אפשר להשתמש בפיצ'ר של זום לפתוח שאלונים בין נוכחי הישיבה (שמאפשר גם קיום השאלון באופן אנונימי). עם זאת אי אפשר לפתוח שאלון כזה שאפשר לבחור בו כמה תשובות לאותה שאלה ולכן יוני מציעה לקיים את ההצבעות לועד ולועדת הביקורת דרך המייל. העו"ד שלנו הציעה להצביע במייל בעזרת כתב הצבעה כפי שכבר עשינו בעבר – נוכל לדרוש סריקת ת.ז. ביחד עם מספר החבר ורשימת ההצבעות.

    אורי רוצה שהאסיפה תתקיים דרך זום מכיוון שכך נוכל להקליטה ולפתוח אותה לציבור יותר בקלות. באסיפה יתקיימו בחירות לועד ולועדת הביקורת, כמו גם הצגת הסיכום המילולי והכספי של שנת 2019.

    לגבי הבחירות – יש לגייס מנהל בחירות כדי לנהל אותן. תומר רוצה גם שנצא בקמפיין שיווקי להביא אנשים לרוץ לועד כמו שעשינו בשנה שעברה – בלי קמפיין כזה תומר סבור שלא ירוצו אנשים לועד, כמו שקרה לפני שנתיים.

     

     בן דינוביץ' הצטרף לשיחה

     

    אורי מציין שכרגע ההרשמה לחברות באמא"י היא רק פיזית, אבל התקנון מאפשר לועד לקבוע שיטות הרשמה גם בדרכים אחרות, בין השאר בדוא"ל. אורי מציע שנאפשר הצטרפות לארגון עד 4 ימים (96 שעות) לפני הבחירות, בכפוף להנחיות העו"ד שיבדקו בהקדם האפשרי (למשל – אם ידרשו צירוף צילום ספח ת.ז.).  לאחר נקודה זו ועד האסיפה הכללית, כל בקשה להצטרפות לארגון תעלה לאישור האסיפה הכללית עצמה. לאחר האסיפה הכללית יחזור הרישום לארגון להתקיים לפי הנוהל שהונהג עד לפני החלטה זו. הצבעה –עבר פה אחד.

    התקיים דיון לגבי איך מקיימים הצבעות באסיפה. ההצבעה לבחירות הועד וועדת הביקורת תתקיים דרך המייל בצירוף צילום כתב הצבעה: על כתב ההצבעה להיות חתום על ידי החבר המצביע, תוך פירוט תאריך האסיפה ועמדת החבר בנושאים שעל סדר היום, כמו גם מספר החבר שלו ופרטים נוספים באם הועד יחליט עליהם.

    הבעיה הפוטנציאלית היא לקיים הצבעות אחרות באסיפה פרט לבחירות, ובפרט לוודא שרק חברי ארגון מצביעים בהן, כי עד היום יכלו לנכוח באסיפה גם אנשים שאינם חברי אמא"י. אפשר לסגור את הנוכחות באסיפה בזום רק לחברי העמותה – זה אומר שכל הנוכחים יהיו בעלי זכות הצבעה, אבל קטינים ואנשים שאינם חברי אמא"י לא יוכלו לנכוח באסיפה. יוני מציעה – האסיפה תתקיים בזום ותהא סגורה רק לחברי הארגון, אבל נשדר את האסיפה ביוטיוב ויהיה מישהו שיוקצה ללשים לב ולהציף שאלות מצופים מבחוץ. ככה נוכל לקיים הצבעות בזום עצמה בקלות בין הנוכחים באסיפה.

    רון מציין שעלינו לבחון את האפשרויות קודם. תומר אומר שיבחן את האפשרויות בזום.נושא ההצבעות בזום יוחלט בהחלטה מיילית עד הסופ"ש, ואחרת נבדוק אפשרויות נוספות עד לישיבת הועד הבאה.

    לגבי השיווק שתומר ביקש – אורי מציע שנפתח חדר שיחה בנושא בהקדם, בין מש"י לבין חברי הועד שירצו להשתתף בשיווק הבחירות באופן פעיל. מכיוון שכך ההרשמה להתמודדות לועד תיפתח בתחילת ספטמבר ותיסגר באמצע אוקטובר (ה-19) כאשר כרגיל האסיפה הכללית תוכל לאשר בקשות שהגיעו יותר מאוחר מזה להתמודדות לבחירות. הועד מסכים להצעה זו.

    3. חשבון זום ארגוני

    אורי מבקש לרכוש חשבון זום ארגוני בתשלום לתקופה הקרובה כדי שנוכל להרחיב את היקף הפעילויות האינטרנטיות שלנו בזמן הקורונה. יש יכולות שונות שאין לחשבון זום בסיסי שאנו מעוניינים בהן. בין השאר נהיה מעוניינים ביכולות אלו לפאנלי תוכן וכמובן לאסיפה הכללית. אורי מבקש לעת עתה תקציב קטן למטרה זו – מדובר בקניה של חשבון זום מקצועי ל-3 חודשים. הצבעה –עבר פה אחד.

    4. כנס כאמ"י 2020

    ניב מעדכן כמלווה כאמ"י 2020 שההנהלה קיימה בימים האחרונים ישיבה על מה צריך כדי לקיים את האירוע במתכונתו כיום שידורים וירטואלית והגיעו למסקנה שהסגל לא יוכל להרים את זה בזמן. בישיבה הגיעו להחלטה שבמקום לעבוד עד זוב דם, עדיף לוותר על קיום האירוע השנה. בקרוב תתקיים ישיבת סיכום להפקת מסקנות, וסיכומה יועבר לועד. הודעה על הנושא תצא בקרוב לקהל אמא"י.

    ניב כן מציין שהיו כמות לא קטנה של תכנים שהועמדו לאירוע – רון מבקש לא "לזרוק אותם לפח", אלא להעלות תכנים אלה פעם בשבוע או שניים מעכשיו בצורה רציפה דרך פלטפורמת ההרצאות שכבר התחלנו להריץ ביוטיוב.

    5. גיוס תרומות לארגון

    יוני מעדכנת שעד כה הגיעו בתרומות 8200 ש"ח לארגון.

    אורי מבקש לקבוע יעד גיוס של 30 אש"ח, ולאחר מכן להפסיק לגייס תרומות באופן אקטיבי. סכום זה הוא הגירעון שהארגון צבר השנה מנזקי הקורונה: כמות המגיעים הקטנה יותר של הארוקון, ביטול כאמ"י, העובדה שכנראה לא נוכל לקיים אירוע חנוכה ושאר ההפסדים של השנה.

    עלו בקשות רבות מהקהילה לפתוח דרכי תשלום נוחות יותר כגון ביט. יש לציין שהרבה מהדרכים לקבלת תרומות לא פתוחות לנו, כארגון קטן יחסית ללא אישור מנהל תקין מרשם העמותות וללא סעיף 46. אורי יבדוק ויעדכן עד ה-5/8/2020 לגבי בירור על פתיחת ביט ארגוני.

    הבעיה העיקרית היא שלמשל למטרות גיוס המונים איננו יכולים לתת את רוב התשורות. הועד יקיים ישיבה עם הרו"ח בהקדם על מנת להבין מהן בדיוק המגבלות עלינו.

    בקבוצת הפעילים וכתגובה מהקהילה הרחבה נאמר לגבי גיוס התרומות שחסרה שקיפות לגבי השימוש בכסף. יוני מציגה שבכסף שהגיע עד כה כנראה נשתמש כדי לשלם לרו"ח שלנו, ובאופן כללי השימוש העיקרי שלנו בכסף כרגע הוא על הוצאות שוטפות כגון הרו"ח, המחסן ועוד. המטרה היא להיות מסוגלים לקיים את הארוקון 2021 כסדרו, ובשביל זה צריך לתקן את הנזקים שנעשו לאורך השנה מהקורונה.

    אורי מציע שנפתח עמוד באתר שמציין את היעד הנ"ל של 30 אש"ח ושיוצג בו כמה כסף נתרם לנו בכל רגע. כאשר נגיע לסכום זה, נציין שאנחנו ממשיכים לקבל תרומות ונציג כמה קיבלנו, אבל נציין שאין לנו יעד מסוים כרגע ונפסיק לפרסם לגבי הגיוס כל עוד לא נזדקק לתרומות. תומר מבקש לחדד: נפרסם שמטרת התרומות היא לסגור את הגירעון של 30 אש"ח שנוצר בתקציב הארגון כתוצאה מאירועי הקורונה, כדי שנוכל ב-2021 לקיים תכנית עבודה כרגיל אם נוכל – עם כנס פורים, ושאר הכנסים והאירועים שאנחנו מקיימים עבור הקהילה.

     

    יוני הקריאה פנייה שהגיעה במייל וכללה הצעות למספר שיטות גיוס כספים: חלק מההצעות בעייתיות לנו כארגון, אבל לשאר ההצעות החוסר העיקרי שלנו הוא בכוח אדם שיארגן אותן, ויוני מבקשת שאם חברי הועד מכירים מישהו שיהיה מעוניין בהן או ירצו לקחת אותן בעצמם, אז שילכו על זה. ההצעות הינן:

    1. פתיחת פלטפורמת מכירת דברי יד 2 – יוני מציינת שלא משנה איך נעשה את זה, אנחנו לא יכולים להפיק רווח ממכירות כאלה כעמותה ללא מטרות רווח, ולכן אי אפשר ליישם אופציה זו.
    2. העברת תכנים אינטרנטיים, כמו ההרצאות שכבר העברנו, בתשלום. יוני סבורה שכמות הקהל שיגיע לתכנים בתשלום יהיה נמוך מאוד, וזה יהיה בעייתי למעבירי התוכן שיעבירו הרצאה לחדר של 5 איש, וגם לא חוויה מאוד מלהיבה למי שיגיעו בעצמם.
    3. מכירת מרצ'נדייס ארגוני חדש דרך האתר – חולצות בעיצובים חדשים שאינם כנסיים, סיכות ועוד. יוני סבורה שלא יהיו כל כך הרבה אנשים שיתעניינו בכך, עוד פחות דרך האתר בניגוד לכדוכן בכנס, מה שיגרום לבעיות עם משלוחים כי חברות משלוח כנראה פחות יתעניינו לעבוד איתנו מה שייקר את המשלוח. עצם העובדה שכנראה מעטים יזמינו תהיה בעייתית – תומר מעריך שצריך מינימום 100 הזמנות לפריט כדי בכלל להדפיס באיזשהי כדאיות כלכלית את אותו הפריט.
    4. סידור הטבות בחנויות שפונות לקהילה – כפי שיוני שלחה במייל חזרה לשולחת המייל, אנחנו עובדים על תשתית להקמת מועדון הטבות כרגע, והמועדון יכלול הטבות כאלה.

    6. זכויות יוצרים

    ממשיכים לעבוד כדי להשיג את הפרטים החסרים לחוזה.

    7. אנימה ישראל

    מדובר בעמוד פייסבוק שלא ברור לנו מי מריץ אותו; הם לוקחים כל פרסום שלנו ומפרסמים אותו בעמוד שלהם תוך החלפה של הלוגו שלנו בשלהם והחלפה של המילים "אמא"י / ארגון מנגה ואנימה ישראל" בשם העמוד שלהם, "אנימה ישראל". מעבר לכך הם לא משנים פרטים בפוסטים הללו. לא נראה שדיווחים לפייסבוק הועילו בנושא. מעבר להמשך דיווחים לפייסבוק, האפשרות היחידה שלנו היא פעולה משפטית, מה שכמובן מתבטא בעלות כספית לארגון. עם זאת העמוד כמעט מת – נראה שאף אחד לא רואה את הפוסטים שלהם, הלייקים היחידים על הפוסטים שלהם נוטים להיות מהעמוד עצמו.

    יוני מציעה לא לעשות דבר בנושא כרגע, בעיקר בתקופת הקורונה – זה לא שווה הוצאה כספית כלשהי.

    הועד מסכים שאין טעם לעשות משהו בנושא בתקופה זו.

    8. ישיבה בנושא דוכנים

    עקב דחיית כל הכנסים הפיזיים לזמן הקרוב, הועד הסכים להמתין עם הישיבה בנושא דוכנים שדוברה בישיבה הקודמת עד שנדע מה הכנס הבא שיהיה פיזי.

    9. קהל יעד הארגון ותכליתו

    אורי מבקש מהועד לחשוב לקראת הישיבה הבאה מהי בדיוק "קהילת המנגה והאנימה בישראל" שאנחנו מקדמים בארץ כמטרה מרכזית של הארגון. מי ספציפית תתי הקהילות שאנחנו פונים אליהן? איך אנחנו פונים לכל תת-קהילה כזו בתכנים שלנו? "כמה" אנחנו משקיעים בכל אחד מהם, וכמה ההחלטות ללהפנות תכנים לתת קהילות מסוימות הן החלטות מודעות?

    10. סבב עדכונים

    מעדכן: בן

    מש"י – מיתוג, שיווק ויחסי ציבור

    שרון טורנר מונתה לתפקיד א' משי. נדב שומרוני הוא הע' שלה.

     

    מעדכן: אורי

    צוות תכנים

    אנחנו מרימים תכנים ברשת בערוץ היוטיוב אבל מעטים. אורי ידחוף שצוות תכנים יפנו ליותר מקהילת המרצים כדי להרים הרצאות, כמו גם דרך צוות קוספליי לתכני קוספליי בפרט.

     

    צוות כוח אדם

    אורי מבקש שצוות כוח אדם יפעל להעלות תכנים לקבוצת הפעילים בתקופת הקורונה.

     

    מפגש פעילים ענייני

    לצורכי המפגש, אורי מבקש לקבל מצבת כוח אדם מכל מלווה צוות ותקציר פעילות שלהם בקדנציה הזו עד למפגש עצמו.

     

    שאר סבב העדכונים לא יתקיים הישיבה עקב חוסר בזמן.

    הישיבה נסגרה.

  • ישיבת ועד אמא"י – מאי 2020 (27.5.2020)

    ישיבת ועד אמא"י – מאי 2020 (27.5.2020)(ישיבה וירטואלית)

    נוכחים:תומר שלו, אורי מרקוביץ', רון ליקבורניק, יוני לינדר, ויטל שיי וקסלר, ניב שצ'רב.

    1. זכויות יוצרים

    ענן גיבסון וסם דניאל, שתיים ממחזיקות זכויות היוצרים על הדמויות הארגוניות, מצטרפות לישיבה

    ענן גיבסון וסם דניאל מצטרפות כדי לדבר על סגירת הנוסח הסופי של חוזה זכויות היוצרים המסדיר את השימוש של הדמויות הארגוניות בידי הארגון, שעד היום לא מעוגן בחוזה מול מחזיקות הזכויות. ישנם מספר סעיפים שניסוחם דורש הסכמה ביננו לביניהן. הסעיפים הם:

    1. שהדמויות ישארו ניטרליות שזה אומר שהדמויות לא ייצגו דעה מסויימת שיכולה להיתפס כלא נייטרלית בחברה הישראלית, כמו למשל ללבוש חולצות של מפלגות או דגלי גאווה כדי לשמור על ניטרליות על כמה שאפשר כדי לא לקדם אג'נדה מסויימת. המטרה היא שהדמויות יפנו לכמה שיותר מהקהל שלנו.
    2. הדמויות לא יוצגו באופן מיני או מחפיץ. הדמויות אמורות להישאר נייטרליות ומתאימות לכל המשפחה ולכל באי הכנס.

    אורי מעדכן בנוסף שישנו סעיף שכרגע מטיל את האחריות המשפטית על כל הפרת זכויות יוצרים קיימת של הדמויות על מחזיקות הזכויות כיום בחוזה, והוא יעודכן כך שהארגון הוא זה שיקח אחריות מלאה על הנושא – הן הדמויות הארגוניות שלנו, ראוי שאנו נהיה אלה שיקחו אחריות עליהן בכל המובנים.

    בנוגע לניסוח הסעיף הראשון, יוני ורון דואגים בגלל שקשה לומר מה יפגע במי, בעיקר במדינה חלוקה כמו ישראל. נותנים דוגמאות לדברים שיכולים לפגוע בכל מיני מגזרים בארץ.

    סם מציעה, מעבר לרמת הניסוח בחוזה, להכפיף את העניין לשיקול דעת של מישהו בארגון לכל פרסום.

    אורי מציין שסעיפים שנתונים לפרשנות בעייתיים משפטית בדרך כלל, ומציע שנגדיר דרך לטפל בהפרות בחוזה, שיגדיר זמנים ודרך תקשורת ביננו במקרים של הפרות של החוזה. אורי מדגיש שגם אם נגדיר אנשים בארגון שאחראים לשמור על קווי ההנחיה שיוגדרו בחוזה, החוזה עדיין בין הארגון לבין מחזיקות הזכויות ואם ישנן הפרות אז הן אלו שהחוזה מופר מולן.

    סם מדגישה שהרעיון של החוזה הוא לא להכשיל את אמא"י ולחפש אותנו בהפרות אלא לתת למחזיקות הזכויות שקט נפשי שהדמויות משמשות למטרות ראויות. אורי מגיב שזה בהחלט נכון אבל עדיין חשוב להבהיר מה קורה במקרה שיש הפרה, למשל במקרים שהארגון לא חושב שהם בעייתיים אבל אחת המחזיקות כן.

    תומר מעלה חידוד בנוסח – הפרה יכולה להיות לא רק בציור עצמו אלא גם בקונטקסט בו אנחנו משתמשים בו. לדוגמא, להשתמש בציור שכבר עבר אישור בשביל להמליץ לקהל שלנו על סדרות לצפות בהן במהלך יום כיפור. סם מגיבה שזה אכן צריך להיכלל בחוזה – החוזה צריך לחייב לא רק את האמנים בארגון אלא כל פרסום המשתמש בדמויות.
    בנוגע לדיון שיקול הדעת ענן חושבת שמדובר באחראיות שתהיה על א' עיצוב/שיווק של הכנס המדובר וראש.ת מש"י של אותו הזמן – עיצוב מבחינת ההנחיות הגרפיות, שיווק מבחינת תוכן הפרסום ומש"י מבחינת פרסום באופן כללי.

    אורי מציע נוסח לסעיף הניטרליות הפוליטית המדובר: "הדמויות ישמרו על ניטרליות: לא יביאו שום דעה פוליטית, לא יקחו צד בדיונים פעילים בקהילה וישמרו על הסטטוס קוו הישראלי בסוגיות של יהדות וישראל". סם מוסיפה להבהרה "שייצגו את כולם בזה שהם לא ייצגו כלום".

    ענן מציינת שלדעתה השאלות שהוועד מעלה לסעיף הנייטרליות קשורות הרבה יותר לאופי הארגון ולא הדמויות. אורי עונה שהנוסח כמו שאנו מדברים עליו מתחיל להתערב בשאלה זו ובדיוק לכן חשוב לחדד אותו.
    אורי מבקש להוסיף לתוך החוזה קווים מנחים לדמויות – צבעי שיער, מאפיינים פיזיים, האופי הקיים להן, ההגדרה של הדמויות, איך שמציירים אותן.

    אורי חושב שצריך להגדיר בסעיף בחוזה מי הגורם האחראי על שמירת פרטי החוזה בכנס ובאירועים אחרים. יוני מגיבה שדווקא זה לא חייב להיות חלק מהחוזה כפי שסם וענן אמרו – האנשים שצריכים לשמור על החוזה הם פשוט אמא"י, וזו אחריות הועד; אין בעיה שהועד יעשה דלגציה לאחריות זו בארגון גם אם זה לא מצוין בחוזה.

    יוני מסכימה שצריך להיות נספח בחוזה אשר מגדיר מי הן בדיוק הדמויות שאנו חותמים עליהן מבחינת איך שהן נראות וכו'.

    סם שואלת מה לגבי מומו, דמות נוספת שלא דובר עליו בחוזה כרגע; סוכם שכרגע מדברים רק על שלוש הדמויות הארגוניות המקוריות (אאוי, שירו ואקאי), ועל מומו נוכל לדבר בהמשך אחרי שנסגור את החוזה.

     

    ענן גיבסון וסם דניאל עזבו את השיחה.

     

    2. כנס קיץ 2020

    שמואל רוז, מנהל כנס קיץ 2020, מצטרף לישיבה

    שמואל מעדכן לגבי מצב הכנס: מבחינת הסגל גויסו א' כוח אדם, א' עיצוב, א' תכנים וא' נגישות. החוסרים העיקריים לנקודה הנוכחית בעבודה הם א' שיווק וא' אתר.

    נדב שומרוני (א' כוח אדם ארגוני) העביר לשמואל רשימה של אנשים נוספים בארגון שיוכלו להתאים לתפקידים החסרים בסגל.

    מבחינת מיקום, הרבה מקומות לא מגיבים בתקופה הנוכחית אך המקום הכי מוצלח בשקלול מה שהמקום מציע והמחיר הוא מרכז וואהל רמת גן.
    לנושא הכנס שמואל חושב על נושא קהילתיות, בעיקר בעקבות הקורונה.

    מתקיים דיון קצר על איך צריך לעשות צפי מגיעים וקוני כרטיסים – מכיוון שהכנס מוגבל בכרטיסים לכמות קטנה ביחס לכנסינו בקיץ, אנחנו רוצים לצאת מנקודת הנחה שכל הכרטיסים ימכרו, ושתחת הנחה זו נצא ברווח שצוין.

    מתקיים דיון נוסף על דיוק במגבלת הכרטיסים – כי מגבלת האנשים שמכניסים למתחם צריכה לכלול גם את הסגל והמתנדבים וכו'.

    שמואל מבקש שנעביר לו המלצות לא' אתר, ומכתבים לדוגמא שנשלחו למתחמי כנס בשביל שיהיה לו בסיס ליצירות קשר נוספות. תומר יעביר לשמואל את הטופס לדוגמא.

    שמואל מבקש דפי קשר של שני הכנסים האחרונים – הועד יספק אותם.

    בנוגע לשם הכנס – שמואל לא רואה סיבה לשנות את השם וירצה לקרוא לכנס כאמ"י 2020.

    מקומות וספקים רבים לא עובדים בתקופה זו, אך תומר מציין שכנראה הם יחזרו לעבוד בתחילת יוני, ואז אפשר לשלוח הודעות ולהרים טלפונים.

    שמואל מבקש לבסוף שנציע מישהו לצוות מנהלה שמכיר כבר את אמא"י כדי לעזור לו בתהליכי הגיוס.

    בנוגע לתאריך הכנס, לא צפוי שסוף החופש הגדול ישנה תאריך באופן משמעותי, ולכן ה-20.8 או ה-27.8 הם אופציות טובות. כל אחד מהם מתנגש עם כנס אחר – דרקוניקון ומיתופיה בהתאמה. מכיוון שמהשניים הללו מיתופיה פחות חופף עם הקהל שלנו, המלצת הועד היא לקיים את הכנס ב27.8.

    לגבי תקציב הכנס – ניר דרניצקי, מנהל כנס הארוקון 2020, יעזור לשמואל בבניית התקציב.

    יוני מבקשת ששמואל יעדכן את הועד דרך ניב לגבי תפקידי הסגל החסרים ולגבי חיפוש מקום במהלך השבועיים הקרובים, לקראת הצעת תקציב מסודרת לועד.

    שמואל מציין שעוד לא בטוח מה יהיה המצב מבחינת הקורונה. אורי מציין שאנחנו כן יודעים לעקוב אחרי ההנחיות ואף מעבר להן כפי שעשינו בהארוקון – כרגע אין הרבה מה לעשות מעבר ללהניח שהכנס יתקיים ולהתכונן למלא אחרי ההנחיות כנדרש, ובד בבד לוודא שיש אפשרויות ביטול לכמה שיותר מהחוזים וההסכמים עם ספקים והמקום.

     

    אורי והועד מודים לשמואל על העבודה.

    שמואל רוז עזב את הישיבה.

     

    3. צוות כוח אדם

    מעדכן: רון

    הייתה פגישה במוצש של צוות כוח אדם, הם היו עמוסים בשבוע וקצת האחרונים אז לא הצליחו לקדם את רוב הדברים אבל המטרה השבוע היא לקדם את הפאנל של ניהול זמן שאמור להתקיים לקבוצת הפעילים.
    נדב כבר התחיל להריץ את הנושא דרך פוסט בפעילים ששואל מה עוזר להם ולנהל זמן לראות מה יאמרו.
    רון דיבר על פרויקט חדש שמטרתו להבין איפה יש צורך בפיתוח כלי טכנולוגי לטובת סגל הארגוני ולארגון בכללי לשם התייעלות ושיפור דרך העבודה הנוכחית. אמא"י 101 עלה בשיח כצוות לשתף איתו פעולה על זה.
    רון מגיע עם רוח חדשה כיוון שאינו מעורב בכל הדברים, כחבר ועד חדש, אז זו הזדמנות לראות הכל בעין חדשה ולהציע דברים שיכולים לייעל תהליכים, בין אם זה ברמה ארגונית או סגלית.
    נקבע שרון ידבר עם כמה צוותים שונים, להתחיל להבין את התמונה הקיימת ויבין האם יש צורך במשהו יותר תכנותי.
    חברת הצוות אור הדר אחראית על המשוב הארגוני שירוץ בקרוב.
    צוות כוח אדם גם אמרו שהם רוצים לעבוד על חידונים לפעילים כדי להעביר את הזמן ביחד וכבר חושבים על רעיונות.

    4. פניות שהתקבלו במייל

    הועד התדיין בפניה שצונזרה מטעמי צנעת הפרט.

    5. סבב עדכונים

     

    מעדכן: ויטל

    פרויקט ספרייה

    הפרויקט היה בהקפאה עקב הקורונה, בשבוע הבא ספרית חיפה נפתחת שוב לציבור אז ויטל ילך לפגישה איתם על מנת להעביר אליהם כרכי מנגה.

     

    צוות תכנים

    הצוות התחיל כבר לקיים הרצאות מקוונות, ההרצאה המקוונת השניה בדיוק התרחשה היום. רון שואל האם יש קהל – ויטל אומר שבהחלט יש, סדר גודל של כמה עשרות איש. ויטל מציין שיש בעיות זכויות יוצרים מצד יוטיוב עם הקלטות ההרצאות הללו, הצוות עובד כדי לנסות להשאיר אותן בערוץ בכל מקרה.

    בנוסף, שרון אלבז חברת הצוות נמצאת בקשר רציף עם בר לבל-אפ על מנת להחזיר את ההרצאות על הבר כאשר המקום ירגיש בנוח לכך.

     

    צוות שימור ידע

    הצוות במוטיבציה נמוכה ולא קורה הרבה כרגע, ויטל יקיים שיחה בקרוב עם שינאי הא' ע"מ לדבר על לאן הולכים הלאה בנוסף לישיבת הצוות השבועית הרגילה.

    יוני שואלת האם כל הצוותים הארגוניים שלחו מי איש הקשר שלהם עם צוות שימור ידע (כפי שהצוות ביקש בישיבות קודמות). אין לויטל רשימה בהיכון לישיבה, יעודכן בהמשך לועד.

     

    מעדכן: רון

    צוות כוח אדם

    הצוות עובד על העץ הארגוני (ארגון כל פעילי הארגון בצורה נוחה לגישה ושימוש).

    הצוות עושה משובים חצי-שנתיים בארגון, אבל רון מעדכן שעד כה הצוות לא עשה בדיקה של משובי עבר, רק את המשוב הנוכחי. רון הציע לצוות, והצוות אהב את הרעיון, שמהמשוב הבא והלאה גם נתייחס אחורה למשובים קודמים ששלחו אותם אנשים.

    הצוות רצה לעשות "סמינר" לפעילים, ולדעתו העובדה שאין הרבה היענות לסמינר זה תוקעת קצת את העבודה מצד הצוות. יוני שואלת מה צריך לעשות כדי להתניע סמינר זה. רון אומר שבתחילה הסמינר היה אמור להיות על ניהול זמן; בסוף הצוות החליט שזה לא נושא טוב, העלו פוסט בפעילים כדי לדעת על מה יתעניינו שיהיה סמינר, ולא הייתה היענות כמעט. יוני מגיבה – אם לפעילים אין רעיונות, ולצוות כוח אדם אין רעיונות, אז אפשר פשוט לוותר על הסמינר וזהו. רון מסכים – צריך לנסות לחשוב בצוות אם יש רעיון, ואם אין, עדיף לוותר. יוני מבקשת דדליין להחלטה בנושא, אורי מציעשבועיים ויומיים (שבועיים מישיבת הצוות הבאה של צוות כוח אדם) ורון מסכים – אם עד אז לא תהיה החלטה הצוות יוותר על הרעיון, כי אחרת הוא פשוט ישב על הראש של הצוות בלי שיקרה איתו כלום לנצח.

     

    מעדכן: תומר

    הפקות מקור
    הסתיימו האודישנים לג'אנקן מיוזיקל, הם צפויים לעלות בהארוקון 2021 והם מתחילים את החזרות ברגע שפותחים את המשק – כנראה ב-14 ביוני לפי הצפי, כי חזרות אי אפשר לעשות בזום. עד כה עשו כל מה שכן אפשר לעשות דרך זום.

     

    אתר אמא"י
    אתר אמא"י מעלה הילוך בפיתוח, הוא יהיה בוויקס, בן מאוד עזר למפתח הראשי (והיחיד שצריך עבור הפרויקט) יובל סיוון לגבי הדרישות הנחוצות למאגר המידע ופיתוח המאגר התחיל ברמת כתיבת הקוד. לאחר סיום מאגר המידע, פיתוח פיצ'ר מועדון ההטבות של אמא"י והכנסת התוכן לאתר הם כבר עבודה קלה. תומר מקווה שנוכל לסיים עד יולי את המאגר, וחושב שיש פוטנציאל שעד כאמ"י יעלה האתר, אבל לא רוצה להתחייב ללפני סוף הקדנציה.

    יוני שואלת מה הלו"ז לעבודה על האתר. תומר עונה – חודש וחצי לסיים בסיס נתונים, ביולי עובדים על התוכן. מדגיש שלא מדובר על דדליין אלא על המטרה לעבודה בהינתן שלא יעלו בעיות – המטרה היא שהעבודה תיעשה הכי טוב שאפשר, לא לסיים אותה מהר. אורי אומר שנבדוק את ההתקדמות בישיבת יוני. יוני מסכימה אבל מדגישה שכן צריך להיות יעד, אפילו אם זה לא דדליין נוקשה. ויטל מסכים – לו"ז כנקודות לבדיקת התקדמות עם האתר.

     

    מועדון אמא"י
    יוני שואלת לגבי חברות ליצור איתן קשר לגבי מועדון ההטבות – תומר מגיב שיש רשימה ארוכה של חברות על מנת לדבר איתן להכניס אותן למועדון, ההסכמים המשפטיים שעליהם נחתום מולם כבר מוכנים, ויש לו כל מיני רעיונות לחנויות גיקיות שיעבדו איתנו. מזהיר שיכול להיות שעסקים לא ישושו לעבוד איתנו בזמן הקרוב עקב נזקי הקורונה הכלכליים לכל המשק.


    מעדכנת: יוני

    ליווי משפטי

    מבדיקתה של יוני לבנק השעות שרכשנו מהייעוץ המשפטי שלנו, נראה שבמקרה הגרוע, עד סוף הקדנציה יסתיים בנק השעות, אם משווים לתקופת זמן מקבילה מאז תחילת הקדנציה. עם זאת בתקופה המקבילה הנ"ל הייתה הוצאה אחת גדולה של שעות שאיננו מצפים לקיים שוב, אז כנראה שהבנק יספיק אפילו עד קצת אחרי הקדנציה.

     

    גזברות

    סיכום כספי 2019 כרגע מחכה לקבלות, הקבלה הגדולה היחידה החסרה היא מבנייני האומה – אורי אחראי עליה ולא טיפל בעניין עדיין על אף הצקות חוזרות של יוני. בנוסף חסרות קבלות שזמינות רק במייל מנהלי הכנסים, ניר דרניצקי מנהל הארוקון 2020 לא סיפק אותן עדיין. תומר מציין שבתקופה זו סביר שניר גם לא יוכל להתפנות לספק אותן. יוני מציינת שניר ביקש ממנה לתת לו לטפל בזה – יוני מציינת שתציב לניר דדליין של שבועיים לשליחת הקבלות ואם עד אז אין לו זמן, שישלח את הסיסמה ויוני תטפל בזה בעצמה.

     

    מעדכן: ניב

    צוות מוזיקה יפנית

    כשהמשק יצא מהסגר עקב הקורונה הצוות רוצה לחזור לקיים אירועי קראוקה. אורי מציין שהמיקום שקיימנו בו אירועים בקדנציה האחרונה בדיוק נסגר ולכן נצטרך להחליט על מקום אחר, מה שיעלה לנו יותר כסף לאירוע ככל הנראה.


    מעדכן: אורי

    צוות קוספליי ארגוני

    הצוות עובד על לקיים את אירוע שוק הבדים ברגע שיהיה אפשר לקיימו מבחינת המשק.

    לתחרות WCS כמובן אין הרבה מה לעשות כרגע מכיוון שנדחתה לשנה הבאה.

    הצוות בקשר עם שמואל רוז על מנת לייעץ בנושאי קוספליי לכנס.

     

    מעדכן: דיון כללי

    ישיבה בנושא דוכנים

    ויטל שואל לגבי קיום ישיבה על דוכנים – עקב ההחלטה מישיבת אפריל על הגדרת דוכן קוספלייר-אמן והדיונים שעלו מסביבה, רצינו לקיימה עם א' דוכנים של הארוקון וכאמ"י שעברו ועם שמואל רוז, וניר דרניצקי אם יוכל להשתתף. ויטל ישלח שרשור מייל בנושא על מנת לקבוע תאריך לישיבה בהקדם – המטרה היא עוד שבועיים. ניב מבקש נציגות מצוות תלתן, ואורי מוסיף נציג מצוות קוספליי-כך ייעשה, שני צוותים אלו נוגעים באופן קריטי לדיון לתחומי האמנות והקוספליי בהתאמה.

    הישיבה נסגרה.

  • ישיבת ועד אמא"י – אפריל 2020 (15.4.2020)

    ישיבת ועד אמא"י – אפריל 2020 (15.4.2020)(ישיבה דיגיטלית)

    נוכחים:יוני לידר, ניב שצ'רב, אורי מרקוביץ', ויטל שיי וקסלר, תומר שלו, רון ליקבורניק

    1. אמא"י בזמן קורונה

    מעדכן: אורי

    אורי מעלה בשנית שבתקופת הקורונה, בעוד שאיננו יכולים לקיים מפגשים פיזיים, יש המון פעילויות שאפשר לעשות וירטואלית, בפייסבוק של אמא"י, באינסטגרם, דרך זום ועוד. מבקש מחברי הועד והצוותים לחשוב לתקופה הזו על דרכים שבהם נוכל להישאר פעילים כארגון ולהביא לקהילה תכנים וכיף.

    אורי עצמו מתכנן להתחיל לעשות דיוני אנימה בפייסבוק של אמא"י, במקרה ומהלך זה לא יתבצע על ידי מש"י.

    הוא מתכנן לשאול את חברי הדף בסופש איזה סדרות מהעונה החדשה הם רואים ולפי זה להחליט על איזו אנימה דיון קבוע.

    הסיבה שזה נעשה בעמוד הפייסבוק ולא בקבוצת פייסבוק חדשה של אמא"י, כמו שרון מציע לפתוח לקהילה, היא הסיבה שקבוצה דורשת הרבה יותר מודרציה מסטטוס בפייסבוק.

    רון אומר שבעתיד לדעתו כמעט בטוח נצטרך לפתוח קבוצה של אמא"י, יש הסכמה שצריך למצוא אדם פנוי ומוכן לעבודת מודרציה רצינית לפני שאפשר לפתוח קבוצה כזו.

    2. צוות תכנים

    מעדכן: ויטל

    צוות תכנים שנתי עובדים על לעשות הרצאות מקוונות מהבית.
    יש היענות מצד מרצים שרוצים להריץ אבל נדרשת תמיכה בצד הטכני של העניין.
    תומר שלו מציין שיש לו זום פרו בגלל העבודה ומציע לתת לינק קבוע שיהיה הלינק של ההרצאות.
    ניתן לפצל את המסך, לעלות את המרצה רק עם אודיו ואת השקפויות בשיתוף מסך ועוד.
    בנוסף, יהיה ניתן לעלות את השידור גם לעמוד הפייסבוק של אמא"י בלייב.
    הצוות כרגע בודק אופציות נוספות שהן חשבו עליהן ועובדות מול מרצים כדי לעשות בדיקות ראשונות.
    ויטל העביר להן שהן יכולות לגשת לתומר לעזרה טכנית.
    אורי אומר שההעדפה היא שהעסק יהיה כמה שפחות על תומר אבל אין בעיה שבכמה פעמים הראשונות הוא יהיה שם כדי לבדוק שהכל עובד כמו שצריך, המטרה היא שבסוף הכל יעבוד כראוי גם אם תומר לא יהיה נוכח. הכי כדאי לחבר לפרויקט חבר מצוות טכני ארגוני שזמין להרצאות וילמד את הזום.
    צריך לבדוק מראש מה ההגבלות של זום כדי לדעת עם מה אנחנו עובדים.
    עלתה אופציה נוספת לאירוע מקוון: פאנל, שלא דורש לעקוב אחרי שקופיות.

    3. צוות כוח אדם

    מעדכן: רון

    הייתה פגישה במוצש של צוות כוח אדם, הם היו עמוסים בשבוע וקצת האחרונים אז לא הצליחו לקדם את רוב הדברים אבל המטרה השבוע היא לקדם את הפאנל של ניהול זמן שאמור להתקיים לקבוצת הפעילים.
    נדב כבר התחיל להריץ את הנושא דרך פוסט בפעילים ששואל מה עוזר להם ולנהל זמן לראות מה יאמרו.
    רון דיבר על פרויקט חדש שמטרתו להבין איפה יש צורך בפיתוח כלי טכנולוגי לטובת סגל הארגוני ולארגון בכללי לשם התייעלות ושיפור דרך העבודה הנוכחית. אמא"י 101 עלה בשיח כצוות לשתף איתו פעולה על זה.
    רון מגיע עם רוח חדשה כיוון שאינו מעורב בכל הדברים, כחבר ועד חדש, אז זו הזדמנות לראות הכל בעין חדשה ולהציע דברים שיכולים לייעל תהליכים, בין אם זה ברמה ארגונית או סגלית.
    נקבע שרון ידבר עם כמה צוותים שונים, להתחיל להבין את התמונה הקיימת ויבין האם יש צורך במשהו יותר תכנותי.
    חברת הצוות אור הדר אחראית על המשוב הארגוני שירוץ בקרוב.
    צוות כוח אדם גם אמרו שהם רוצים לעבוד על חידונים לפעילים כדי להעביר את הזמן ביחד וכבר חושבים על רעיונות.

    4. צוות תילתן

    מעדכן: ניב

    כרגע נושא הגלריה תקוע אבל הצוות ממשיך לעבוד עליו וסבור שיוכל להתממש בקרוב..

    פלומה פרלוב מצטרפת לישיבה

     

     

    5. WCS

    מעדכן: אורי

    עקב מגפת הקורונה, אורי ציין בעבר כי יש לקיים דיון על מה קורה אם התחרות נדחתה בשנה.

    פלומה אומרת שהתחרות נדחפת אחורה בשנה מכיוון שהם לא יכולים לקיים אותה. בזמן הישיבה זה לא לפרסום.
    WCS המליצו, וצוות קוספליי מסכים, להישאר עם הנציגות, סתיו ונסטיה, שיש לנו השנה.
    לדעת הצוות לא הוגן לבטל את הזכייה שלהן מכיוון שהתחרות "מתבטלת", בנוסף WCS בעצם דחו את הסבב הקיים לשנה הבאה ולא ביטלו את התחרות של 2020.
    אורי אומר שלדעתו המדינות היחידות שיחליפו מתמודדים הן אלה שמסיבות משלהם המתמודדים של השנה לא יכולים להתחרות ב2021 או מדינות שלא הספיקו לעשות את המוקדמות לפני הקורונה.

    אורי אומר שהוא חושב ששווה לשקול לעשות מודל דו שנתי החל משנה הבאה:
    מוקדמות פעם בשנתיים במקום כל שנה, שהמקום הראשון והשני יטוסו לפי סדר זה, זה משהו שיהיה צריך להחליט ולהכריז עליו ב2021.
    זה יכול להקל על הארוקון וגם להקל על הקוספליירים כי הם יצטרכו לעבוד על קוספליי לWCS רק פעם בשנתיים.

    מדובר בידע ציבורי שאנחנו מחליטים כל שנה מחדש על האם אנחנו מתחרים בWCS.
    מכיוון שנעשתה דחייה מצד WCS, הנושא לא יהיה רלוונטי לדיון עד שנה הבאה.

    6. דוכני קוספליירים

    מעדכן: אורי

    צוות קוספליי קיבל פנייה מכמה קוספליירים להגדיר דוכן קוספליירים כדוכן מסובסד בדומה לדוכני אמן.

    פלומה הציגה לועד לאחר הדיונים בצוות קוספליי את הצעתם להגדרת דוכן קוספלייר מסובסד בכנסים, כדוכן אמן קוספלייר, ואת השאלות הפתוחות שנותרו להם שיש לענות עליהן טרם יצירת ההגדרה.

     

    פלומה מקריאה ומרחיבה את הצעת הצוות לדיון בוועד.

     

    לאחר דיון על פרטי ההצעה (שמצונזר כרגע), הועד הגיע להסכמות על רוב הפרטים, ולהסכמה שראוי שיהיו דוכני קוספלייר-אמן בשדרת האמנים בצורה מסובסדת. כדי לסיים את הדיון על הנושא תתקיים ישיבה עם מנהלי כנס הארוקון וכנס הקיץ ועם כמה ממנהלי צוותי דוכנים בעבר. בין היתר ידובר בישיבה על האם נגדיר חלוקה באחוזים של כמות הקוספליירים הגבוהה ביותר שיכולה להיות בשדרת האמנים, ואיזה סקאלה של בקרת איכות ובקרת תוכן תצטרך להיות על הדוכנים שם אם בכלל. לאחר הישיבה יפורסם הגדרת הדוכן החדש ברבים.

     

    פלומה עוזבת את ישיבת הוועד

    7. כנס קיץ 2020

    מעדכן: ניב

    ניב מעדכן שהוא דיבר עם שמואל רוז מנהל כנס הקיץ, הוא התחיל עבודה ולדבר עם אנשים. שמואל רוז, מנהל הכנס הנבחר, ישלח לניב את הרשימה של האנשים איתם הוא דיבר.
    ניב גם דיבר עם ניר דרניצקי מנהל כנס הארוקון וקיבל ממנו תשובה לעזור לשמואל בשאלות.
    יש בעיה מבחינת המצב עם הקורונה, אפשרי מאוד שעד ספטמבר לא יהיה אפשר לעשות התקהלויות אך עדיין איננו יכולים לדעת את הפרטים המדויקים.

    אחד משני דברים צריך לקרות כדי שנבטל את הכנס:
    1. ביטול החופש הגדול.
    2. אם עד הראשון ליולי לא נוכל לסגור מתחם לסוף אוגוסט.


    כרגע מתחילים לעשות תשתית בסיסית לכנס, ללא הוצאת כסף, וחייבים להיות בקשב לעדכונים בנושא הכנס.
    יוני: בחודש הקרוב צריך לגייס לפחות את הא' של הצוותים הקריטיים לחודש הקרוב: עיצוב, תכנים, שיווק, אתר ולהחליט מה עושים לגבי המיתוג מחדש.
    ניב ישקף את התמונה הזו לשמואל.

     8. פרוטוקולים ותוכנם

    מעדכן: דיון כללי

    צריך להתחיל לוודא שהפרוטוקולים יוצאים בזמן סביר אחרי הישיבות. ויטל לוקח אחריות אישית על העובדה שלא פורסמו בזמן בחודשים האחרונים, מציין שלא פנה אלינו לעזרה בזמן ואומר שישפר את הנושא מעתה..

    אורי יחזור לעשות שיחות שבועיות עם חברי הוועד כדי לוודא שכולם בסדר ושכל המשימות, ביניהן עריכת הפרוטוקול, מתקיימות כהלכה.
    בשל פניה שהועברה לאורי על תוכנו של אחד הפרוטוקולים בעבר, אורי העלה לדיון את הצורך של הוועד לשקף למשתתפי הישיבה את חלקי הפרוטוקול הרלוונטים שלהם כדי שגם הם יוכלו לוודא כי הכל מצוין בתוך הפרוטוקול בצורה הראויה. הוועד מסכים על זה.

    הלו"ז הוא שלחברי הועד יש שבוע וחצי לעבור על הפרוטוקול ולאורחים יש שבוע לאחר מכן, על המזכירות לתזכר אותם לפני הדדליין.

    9. זכויות יוצרים

    מעדכן: אורי

    אורי מציין שהייתה התקדמות משמעותית מבחינת אחד מקצרי התקשורת המתמשכים שעיכבו את הנושא עד היום ולכן הוא מקווה לסגירת העניין בסקאלה של חודש או שניים.

    10. המצב הכלכלי של הארגון

    מעדכנת: יוני

    יש לנו בעיה תזרימית כרגע, מכיוון שבגלל הקורונה הארוקון הרוויח מעט מאוד באופן יחסי.
    כרגע נראה שהארגון לא יוכל להרים הארוקון בבנייני האומה ב-2021 באותו פורמט של הארוקון 2020.

    רון שואל איזה הוצאות מתוכננות לנו עד להארוקון הבא – יוני ותומר מפרטים שלמעשה מדובר על כל הוצאות הארגון השנתיות ובנוסף שאר הסכום שצריך לשלם לבנייני האומה על הארוקון.

    מה שזה אומר הוא שצריך "לסגור את הארנק". אם נעשה אירועים עם פוטנציאל הפסד לא טריוויאלי, למשל מסיבה, יהיה עלינו למכור כרטיסים מראש ולקיים את המסיבה רק אם נמכור מספיק במכירה מראש. יהיה עלינו להניח כבר מעכשיו שהארוקון 2021 יהיה במתכונת של כנס בינוני.

    תומר גם מציין שאת הרעיון של מועדון הנחות בתשלום של אמא"י שרצינו להרים לא נוכל להרים השנה כמעט בוודאות, כי כרגע בתי עסק לא מעוניינים לדבר בכלל על הנחות כאלה, הם עסוקים בלעבור את משבר הקורונה בעצמם. יתר על כן, המתכנת הראשי שלנו לא יצא הביתה מהצבא כבר שבועות, ואין לנו מתכנת אחר שיכול לעבוד על האתר החדש או על התשתית למועדון ההנחות. יוני מבקשת להתמקד אם כך כרגע על מציאת מתכנתים מצד צוות טכני.

    תומר מוסיף שצריך להניח שגם אחרי שהמשבר יחלוף יכול להיות שיגיעו פחות אנשים לאירועים, אייקון למשל מניח שיגיעו משמעותית פחות. יוני אומרת שצריך להבין שהארגון עלול להצטרך "לחזור כמה שנים אחורה", צריך להבין שהארגון עלול להצטרך עקב הקורונה להקטין את פעילויותיו.

    אורי אומר שצריך לחשוב על קמפיין מימון. יוני מציינת – אי אפשר לעשות פרויקט מימון המונים בעמותה של "תחזיקו אותנו עומדים", צריך לציין מטרה ספציפית. אפשר לקבל תרומות באופן רגיל, עם זה אין בעיה. רון שואל לגבי תמיכה מהמדינה – יוני חושבת שלא סביר שנקבל תמיכה כזו, כל העסקים בארץ נפגעו הרי בדיוק כמונו.

    ניב אומר – צריך להבין כמה אנחנו צריכים להארוקון 2021, ולשקול לעשות קמפיין מימון. רון מציע שנבנה תכניות פעולה לפי מצבים שונים, מבחינת סקאלת אירועים, מתי הגבלות הקורונה יגמרו ואיך בדיוק. ניב מציע שנעשה ישיבה ייעודית לנושא זה – הועד מסכים וישיבה זו תיקבע לחודש הקרוב.

    תומר מציין שאפשר לקנות ביטוח בסכום יותר נמוך בשנה הבאה אם אנחנו נחשוב שלא נוכל לחזור לבנייני האומה, כי לאירועים קטנים יותר צריך ביטוחים פחות יקרים. אורי מבקש שלא "נקבור את הארוקון טרם עת" – קודם צריך להתקרב להארוקון 2021, יש עוד דרכים שאפשר לנהל אותו עם פחות כסף בקופת הארגון, במיוחד אם בנייני האומה יבואו לקראתנו עקב הקורונה. נצטרך לחשוב על זה סמוך לסוף הקדנציה ולהחליט.

     

    אורי ביקש שהדיון יועבר לישיבה אשר תהיה מוקדשת אך ורק לזה.

    11. אירוע שבועות מקוון

    מעדכן: ויטל

    התחיל בתור רעיון לכנס וירטואלי אבל עלה החשש שלא יהיה לזה מספיק ביקוש כי קוספליירים למשל מתארגנים בתוך עצמם ולא ידוע כמה ניתן להצדיק את הארגון של כנס וירטואלי. הרעיון השני היה יריד דוכנים מקוון, בסגנון מרקטפלייס.
    ויטל אומר שלא מוצא חן בעינייו הרעיון של המרקטפלייס, אבל הרצאות מהבית זה משהו שכבר בעבודה דרך צוות תכנים – מה שאומר שעד שבועות יכול להיות שכבר יהיה לנו בסיס ברור שנוסה כבר של איך אנחנו מריצים הרצאות מקוונות.

    12. סבב עדכונים

    גזברות
    מעדכנת: יוני
    יוני עדיין לא קיבלה את הקבלות החסרות האחרונות שנשארו לשנת 2019 מהנהלת הארוקון 2020 ומאורי. פרט אליהן יש עוד מספר קבלות קטן על סכומים לא גבוהים ולכן הן אינן קריטיות.
    יוני כנראה תשלח את החומר בדואר למנהלת החשבונות בקרוב, בהתאם למה שניתן להציע במצב הקורונה.

     

    כוח אדם

    מעדכן: אורי

    הליווי של כוח אדם עבר לרון.

     

    סיכום הארוקון
    מעדכן: תומר
    ניר דרניצקי מנהל הארוקון טרם התפנה לישיבת סיכום להארוקון בגלל העבודה שלו כסטודנט בסוף תואר לרפואה עם הקורונה.

     

    קשרי פנים
    מעדכן: תומר
    צוות קשרי פנים בהקפאה בגלל הקורונה.

    תומר ידבר עם רון כמלווה צוות כוח אדם בקשר לגיוס מתכנת כי כרגע המשרה הזו פתוחה בצוות טכני שנתי ונחוצה לקידום עבודות תשתית שצוות קשרי פנים יצטרך לאחר חלוף משבר הקורונה.

     

    הפקות מקור
    מעדכן: תומר

    ג'אנקן מיוזיקל, ההפקה שאמורה לעלות בהארוקון 2021,לא יכולים לעשות אודישנים פיזיים ויעשו אותם בסוף בזום, תומר ידבר עם בן לגבי פרסום של זה.

     

    צוות תלתן
    מעדכן: ניב
    הצוות מתכנן תחרות ציורים לקיץ, עוד לא החליטו האם תהיה קשורה לכנס.

    מוזיקה יפנית
    מעדכן: ניב
    כרגע אין הרבה מה לעשות בגלל הקורונה.

    ניב שולח ליוני רשימה של כל האירועים בהם אנחנו משתמשים בשירותים של אקו"ם, כולל לכמה אנשים וכמה זמן, כדי שנוכל אולי לחשוב על רשיון שנתי מוזל ביחס לאיך שאנו מקבלים מהם שירותים כיום.

    הישיבה נסגרה.

  • ישיבת ועד אמא"י – מרץ 2020 (18.3.20)

    ישיבת ועד אמא"י מרץ 2020 –  (18.03.20) (ישיבה דיגיטלית)

    נוכחים:יוני לינדר, ניב שצ'רב, ויטל שיי וקסלר, רון ליקבורניק, אורי מרקוביץ׳

     

    אורי מברך את חברי הועד הנמצאים.

    לאור המצב בארץ (מגפת הקורונה) הישיבה נעשית דיגיטלית. אורי ציין כי כל עוד המצב לא מאפשר לנו להיפגש נמשיך לקיים את הישיבות בצורה דיגיטלית.

     

    בן דינוביץ׳ מצטרף לישיבת ועד

    1. הארגון תחת המצב הקיים במדינה

    מעדכן: אורי

    אורי מעלה נושא דיון חשוב, והוא – מה אנחנו עושים בימים אלה?

    צריך לשמר את הנוכחות שלך במצב הנוכחי, וגם בתור ארגון שבא לקדם את מעמד האנימה' יכול להיות מעולה לעשות פעילויות חברתיות ברשתות החברתיות.

     

    צוות תכנים שנתי כבר מדברים על לעשות פיילוט עם לירון אפריאט להרצאות אונליין.

    אורי אומר שהוא ידבר עם צוות כוח אדם – לעשות הפעלות לפעילים דרך הפייסבוק.

     

    עוד רעיון: לנסות לעשות מסיבת צפייה באנימה.

    הבעייתיות בנושא זה האספקט החוקי של זכויות יוצרים, מה שנפתר אם כל אדם צופה במשתמש שלו.

    יהיה אפשר במקום לקיים צפיה ביחד במקביל לעשות שרשור גדול של דיון על הפרקים בהם צופים.

    לנטפליקס יש פיצ'ר של צפייה ביחד, אורי ותומר ניסו את זה אחרי הישיבה ואמרו שזה עובד נהדר.

    החיסרון הוא שזה זמין רק בגוגל כרום, ורק ללקוחות נטפליקס.

     

    יוני העלתה את הרעיון לפנות לקבוצת פעילים על מנת לנסות למצוא מודרייטור לשרשור צפיה. אורי אומר שהוא יפרסם את הרעיון בקבוצת הפעילים כבר בערב אחרי הישיבה.

    רון שואל האם יש קבוצת פייסבוק של אמא״י לקהל הרחב – כרגע אין.

    יוני אומרת שהבעיה של זה היא מציאה של אנשים היכולים ורוצים לעשות מודרציה לקבוצה של אלפי איש.

    רון הציע לפרסם באינסטגרם למשל שעה מסוימת בה כולם רואים אנימה x, רון הציע שם: ״amai together״.

    אורי ציין שזה רעיון נפלא אך כמו כל ראיון אחר חייבים לו מישהו שינהל את זה מא' עד ת'.

    חשוב שהועד יראה תמיכה בנושא, לא על מנת להכריח את הצוותים לעשות את זה אלא כדי לעודד את הפעילויות האלה.

     

    תומר שלו מצטרף לישיבה

     

    אורי מעדכן על מהלך הישיבה:

    סם דניאל תצטרף לישיבה על מנת לעדכן אותנו במצב מול שגרירות יפן.

     

    כרגע אנחנו לא יודעים האם תחרות  2020 WCS תתקיים ואנחנו ממתינים לעדכון מיפן, לעת עתה ההכנות יתבצעו בהנחה שהתחרות יכולה להתבטל.

    אם לא נוכל לקיים כנס קיץ או כנס חנוכה- לדעת יוני לא יהיה לנו מספיק בשביל לקיים את כנס הארוקון 2021 בבנייני האומה.

    יוני מציינת לטובה את הנהלת כנס הארוקון שעבדו קשה על מנת לקיים את הכנס וגם להקטין את ההוצאות ולהימנע מהפסד על אף המצב.

    2. צוות קשרי חוץ

    מעדכנים: אורי וסם

    סם דניאל מצטרפת לישיבה

     

    קשרי חוץ כרגע בהקפאה בגלל המצב בארץ ובעולם.

    סם אומרת שהבאת סרטים עתידיים מאוד תלויים בכנס ולאירוע ספציפי. כשיהיה תקציב כנס – אז סם תוכל לדעת האם אפשר להביא סרט ואיזה סרט.

    אורי אומר שכרגע אנחנו בנקודה מאוד בעייתית בעולם אז כל דבר שאנחנו חושבים על לעשות עם קשרי חוץ – יחכה שהמצב ירגע, בין אם זה בישראל ובין אם זה בעולם.

    סם לוקחת צעד אחורה כרגע, היא לא רואה מה יש לצוות לעשות בכנס קיץ.

    סם מזכירה את עניין זכויות היוצרים על הדמויות הארגוניות. אורי יצור קשר עם עינב בשביל להחתים אותה.

     

    סם דניאל עוזבת את השיחה

    3. הארגון תחת המצב הקיים במדינה חלק ב'

    מעדכן: אורי

    רון מציע לעשות משהו מאוד מצומצם מבחינת עלות, ליצור ״תוכנית פריחה״ של דברים קטנים.

    אורי אומר שזה רעיון טוב אבל אומר שכרגע, במצב הקורונה בארץ, אי אפשר להתחיל לתכנן דברים כאלה באופן מעשי אבל הרעיון נרשם.

    יוני מזכירה שהחגים, כגון חנוכה ושבועות, הם הזמן המושלם לעשות כסף קטן.

    רון מציע הרבה אירועים קטנים (או ערבי תוכן) שלא מוציאים הרבה כסף אבל מכניסים הרבה.

    4. צוות כוח אדם

    מעדכן: אורי

     

    סיכום חודש פברואר:

    נדב שומרוני, א' כוח אדם, ואור הדר, א' הווי, עסקו בעיקר בהארוקון – הם עבדו מול הצוות הכנסי כדי שכלל חברי הצוות הארגוני יקבלו כניסה חינם לכנס ובנוסף לתג שלהם לכל חבר.

    נדב המשיך את השיחה עם ראשי הצוותים השנתיים לגבי צוות אמא״י 101, שמו החדש של צוות שימור ידע.

    קרן לין וענן גיבסון גויסו לצוות מש"י ותלתן, בהתאמה.

    דפנה מירו גויסה כע׳ לצוות אמא״י 101.

    עמית אביגדור הצטרפה לצוות מש״י.

    התכנון לחודש הקרוב הוא לעשות את המשוב הארגוני של חצי שנה מאז הבחירות לוועד.

    נדב רוצה להיות א. צוות כוח אדם וגם להיות רכז צוות מש"י.

    אורי אומר שצריך להבין מה זה אומר מבחינת נהלי עבודה על מנת לדעת איך נראה מצב בו הכל עובד, הצבת יעדים ברורה לשני התפקידים הללו.

    בנוסף, צריך להכין תוכנית ב׳ במקרה וזה לא עובד.

    אורי שואל את הועד האם יש הסכמה עקרונית שנדב יקח את עצמו את התפקיד.

    יש הסכמה של הוועד.

    5. הפקות מקור

    מעדכן: תומר

     

    היו אודישנים בהארוקון של ההפקה הנוכחית המתוכננת להארוקון 2021, ג'אנקן מיוזיקל, אבל עד הודעה חדשה אי אפשר לעשות אודישנים או פגישות פיזיות.

    כרגע הלו"ז של ההפקה בפיגור.

    כרגע לא מדובר בסכנה להפקה אבל אם המצב ימשיך ככה – ההפקה עלולה להידחות להארוקון 2022, וצריך להבין את ההשלכות לזה.

    6. כנס הקיץ הקרוב

    שמואל רוז, מנהל כנס הקיץ הקרוב, מצטרף לישיבה

     

    הארגון מאוד רוצה לקיים את כנס הקיץ, מדובר בפרויקט מאוד חשוב לארגון כי אנחנו תמיד עושים אירוע בקיץ.

     

    כרגע לא ידוע אם מחלקות הזמנה של אולמות כנסים עובדים.

    מאוד סביר שבתקופה זו הם יהיו סגורים.

    עד שהמצב לא יתבהר – לא נוכל לסגור חוזים מול אולמות.

    מדובר על כנס קטן בהיקף שלו, גם מבחינת הסגל וגם מבחינת התקציב, ככל הנראה בין 20 ל40 חברי סגל.

    צריך לוודא כמה אנשים יכולים להיכנס למקום שייבחר וכמה המקום יכול להכיל בפיק שלו וצריך לקחת בחשבון שגם אם הקורונה תירגע ונוכל להריץ כנס – עלולה להישאר בהלה בקהל ומספר המגיעים יכול לרדת.

    יוני אומרת שמאוד חשוב לה שנוכל לתת לקהילה חוויה מתקנת לאחר כנס הארוקון שנעשה בצל הקורונה.

     

    הוועד עבר על המקומות האפשריים לארגון כנס קיץ ביחד עם שמואל.

     

    המלווה של כנס הקיץ ושמואל הוא ניב.

    שמואל וניב ידברו ביניהם.

    7. ארטבוק אינטרנטי

    מעדכן: ניב

    אורי אומר שהוא ישב השבוע על זכויות יוצרים לדמויות הארגוניות כדי להסדיר אותן לאיורים בארטבוק ויעדכן את ניר ברביעי הבא.

    ניב שואל האם יש מקום באתר שאפשר לפרסם בו גלריה?

    בן מציע לעשות את הגלריה על שרתים של נאמ״י.

    ההערכה היא בין 40 ל 50 ציורים.

    תלתן ידברו מול טכני ארגוני.

     8. מש״י

    מעדכן: בן

    ירדן לבני עזבה לאחר שנתיים של עבודה אינטנטסיבית וטובה, עמית אביגדור הצטרפה לצוות אינסטגרם.

    מבחינת התקדמות על האתר החדש – בן שלח הודעה לגילעד בורשטיין שאחראי על הפרויקט.

    עדכון: גילעד ענה, הוא די כבול לבסיס בגלל הקורונה אז אין לו זמן לעבוד על זה.

    9. תכנים

    מעדכן: ויטל

     

    כרגע בהקפאה פיזית בגלל המצב בארץ, מנסים לארגן הרצאות אונליין לפעילים.

    10. אמא"י 101 (לשעבר שימור ידע ארגוני)

    מעדכן: ויטל

     

    היו במנוחה קלה בעקבות העבודה של שינאי על הארוקון, דפנה מירו גויסה להיות ע׳ ודברים מתחילים לרוץ לאט לאט.

     

    כניסת רון לתפקיד

    לגבי רון – בגלל שהמון צוותים כרגע בהקפאה אין הרבה שיח על הרבה צוותים שרון יכול ללוות.

    הדיבור העיקרי כרגע הוא שרון ילווה את צוות כוח אדם ומתוכננת שיחה עם נדב שומרוני א' הצוות לגבי זה.

    בנוסף, רון חושב שיוכל ללוות את צוות קוספליי שגם יושב תחת אורי.

     

    ויטל יציק לאורי לגבי ניסוח פוסט ברשתות החברתיות לקבלת רון לתוך הוועד.

     

    משימות חשובות:

    • בן צריך להיות בקשר עם גלעד לגבי האתר.
    • אורי וזכויות יוצרים.

    הישיבה נסגרה.

  • ישיבת ועד אמא"י – פברואר 2020 (19.2.20)

    ישיבת ועד אמא״י – פברואר 2020 (19.2.2020)

    נוכחים:אורי מרקוביץ׳, ויטל שיי וקסלר, תומר שלו, ניב שצ׳רב.

    יוני לינדר מצטרפת דרך ישיבת וידאו

    מחר מתקיימת האסיפה הכללית על מנת לאשר את הדוח הכספי של 2018.

    בן מצטרף דרך שיחת וידאו

    1.מנהל.ת כנס קיץ 2020

    מעדכן: דיון כללי

    אורי מקריא את סיכום השיחות שקיימו הוא וניב עם המועמדים לניהול כנס קיץ 2020.

     

    מבין מי שפנו, הועד מתדיין ומסכים ששמואל רוז הוא האופציה הכי טובה, עקב הניסיון שלו בניהול כנסים. אורי ידבר עם שמואל בשביל לעשות שיחה נוספת שלו כא. מנהל לכנס קיץ, ובהמשך נציע לו את ברי אושרין, כאדם הבא בתור מבחינת נסיון ניהולי שפנה אלינו, כע' מנהל כדי להכשיר אותו לניהול אירועים אצלנו בהמשך הדרך.

    מלווה כנס קיץ 2020 יהיה לעת עתה ניב, ואם שמואל יעדיף לעבוד תחת חבר ועד מלווה אחר נפתח את הנושא מחדש. בד בבד נצמיד מנטור לצוות הניהול שמכיר את העולם הארגוני של אמא"י לייעוץ מקצועי, מכיוון שגם לניב וגם לשמואל אין נסיון בניהול אירועים ברמה זו באמא"י.

     

    החלטת הועד כרגע – נקיים שיחות עם שמואל רוז ו לגבי הכנסי, ונציע לשמואל את ברי כע':

    מנהל כנס קיץ: שמואל רוז

    הצעתנו לשמואל לע' מנהל : ברי אושרין

     

    בן עוזב את הישיבה

    2.אמא"י 101 (שימור ידע)

    מעדכן: ויטל

    שי "שינאי" קדוש, א' אמא"י 101 (צוות שימור ידע) מצטרף לישיבת דרך שיחת וידאו

    שינאי הצטרף כדי לעשות חפיפה לוועד במערכת שימור הידע של הארגון, bookstack, ולהסביר איך הוועד יכול לעזור לו לקדם את הנושא בשאר הארגון.

    שינאי עושה תיאום ציפיות עם הוועד לגבי המטרות של מערכת ותצורת שימור הידע בארגון. אנחנו רוצים משהו "יותר טוב" מגוגל דרייב, במובן שהיא תיתן לנו דרך יותר נוחה לגשת לידע שלנו מאשר גוגל דרייב – תיתן לנו דרך נוחה יותר לחפש את המידע ולארגן אותו, ותיתן לנו מקום אחד מרכזי לכל הארגון עם הרשאות, בניגוד לדרייבים נפרדים לגמרי לכל צוות.

    תומר מציין שצריך גם ללמד לשמור ידע, צריך ללמד את שאר הארגון איך לרשום את הידע שלהם בצורה טובה כדי שהמערכת גם תרוץ. צריך מישהו שיפנה לכל בעל תפקיד בארגון, יקבל ממנו רשימת תחומי אחריות ויטיל עליהם לרשום מסמכים על הידע שלהם, איש-איש. שינאי מגיב שהוא עושה תהליך זה וכבר התחיל בו, כרגע בקבוצה קטנה של אנשי סגל ארגוני כפיילוט. שינאי רוצה לדעת מהן דרישות הועד לשימור הידע כרגע.

    תומר מתאר שלראייתו המערכת צריכה להיות מקום אליו מגיע מישהו בארגון שרוצה לדעת איך עושים משהו בארגון, רושם את השאלה במערכת ומקבל מאמר שמתאר את זה, למשל "איך פונים לספונסרים". מערכת זו אמורה להחליף את הפורמט הנוכחי של "תשאל את X, הוא יודע".

    ויטל דורש שהוועד ייצרו קשר עם הצוותים שהם מלווים, כדי שבכל צוות יהיה איש קשר עם שינאי למטרות שימור ידע.

     

    המטרות של שינאי לעתיד הקרוב:

    1. לרכז את כל הצרכים שיש כרגע ברמה הארגונית על מנת ליישר קו.
    2. להתכונן ולהתחיל להריץ תהליך של חפיפה והעברת ידע של הכנס הקרוב, במטרה להעביר את התוצר כבר לכנס הקיץ.
    3. להמשיך לעבוד על המערכת ברמה הטכנית.

     

    תהליך עבודה שנגזר מכך:

    • אורי יעביר מייל לכל הצוותים.
    • מלווי הצוותים ידאגו שהא׳ של הצוותים שהם מלווים יצרו קשר עם שינאי.
    • שינאי ידבר עם הא׳ (אנשי הקשר שלו) ויקח את זה משם.

    תומר מבקש שאמא"י 101 יהיה נושא קבוע בישיבות ועד עד שהמערכת "תקום על הרגליים".

     

    שינאי עזב את הישיבה

     

    בנושא זה תומר מעלה פספוס לגבי נוהל שהיה אמור לעבור לסגל הארוקון ולא עבר. הנוהל הספציפי אינו הנקודה, אלא העובדה שאין מקום מרכזי שמרכז את נהלי הארגון, ואין אפילו רשימה של נהלים קיימים בארגון. הועד מבקש לבדוק האם ניתן במערכת לשים "תיוגים" על פרטי מידע שונים, ולשייך מסמכים למספר כותרות שונות – כך שלמשל גם תחת "לוגיסטיקה" וגם תחת "נהלים" יהיה רשום "נוהל פניה לספקים".

    3. אירוע שוק בדים

    מעדכן: אורי

    אירוע שאליאור בשן הציעה, בדקנו תאריכים אפשריים – שבועות לא אפשרי כי הוא נופל על חמישי, מה שאומר שהחבורה הציבורית ברביעי תהיה כמו יום שישי ובחמישי תהיה כמו שבת; לעשות את האירוע ביום שלישי לא כל כך עובד. לכן הראשון למאי הוא ההעדפה, ה24 באפריל אם תהיה בעיה איתו.

    בנוסף לשוק הבדים עצמו, שוק החלפות ומכירות בדים בין קוספליירים שיבואו לאירוע, יהיו שני חדרי תוכן עם דגש על תכני קוספליי באופן מעשי.

    אליאור בשן מנהלת את האירוע.

    הועד מעלה את נעה סלימי כאופציה להיות ע. של אליאור – היא יחסית צעירה אך מארגנת אירועים קטנים לקהילת הקוספליירים כבר תקופה ושלחה פניה לגבי כנס הקיץ.

    הכיוון לסגל האירוע הוא לפנות לצוותים ארגוניים קיימים.

    אורי כרגע מבקש אישור עקרוני שהארגון מעוניין להרים את האירוע. בהמשך אורי יגיש תוכנית תקציבית מסודרת שהוועד יאשר פורמלית. הועד מאשר עניין בקיום האירוע.

    תומר שואל למה להגביל את התכנים רק לקוספליי ולא לפתוח גם לתכני אנימה כלליים יותר או קראוקה. אורי עונה שהיה דיון על זה אבל המטרה היא שקהל היעד דווקא כן יהיה רק קוספליירים ולא רוצים להתפרש לאירוע "כללי". יוני מבקשת שבאירועים כן ישלבו אנימה – כי אם כל הסדנאות הן עיצובים שנוגעים למדיה מערבית אזי יש טעם לפגם כי אנחנו ארגון על תרבות יפנית.

    4. שיחת חבר ועד שביעי אפשרי

    מעדכן: דיון כללי

    רון ליקבורניק מצטרף דרך שיחת וידאו

     

    רון הוזמן לשיחה כהמועמד המוביל של הועד כרגע לחבר הועד שיחליף את לירון אפריאט שפרשה מהועד.

    היה אחראי מתנדבים, ניהל כנס כאמ״י יחד עם אורי, היה פעיל בין 2010-2015 באמא״י.

    בחיים הוא מתכנת, כיום מנהל סטארטאפ.

     

    למד מדמח וקוגניציה בעברית, היה סגן יו"ר קמפוס באגודת הסטודנטים שם וניהל את כוח האדם. נוסף על כך הוא ניהל גם את הועד למדעי המחשב באוניברסיטה. היה ביחידה טכנולוגית בצבא. ארגן את ההאקתון הראשון בירושלים וארגן שם כל מיני דברים אחרים. ב3 שנים האחרונות עבד כמתכנת בחברת סייבר והוביל צוות פיתוח

     

    תומר מציין שמדובר ברזומה מרשים ושואל למה רון נעלם מהקהילה בשנים האחרונות.

    רון אומר שהוא הגיע להרגשת מיצוי מהפעילות בקהילה. בתפקידיו הוא מאוד התחבר לאנשים. מציין שהתחיל הרבה תהליכים שממשיכים עד היום עם המתנדבים בכנסים.

    חשב על להגיש מועמדות לוועד אמא"י הרבה שנים כדי לפתח את הדברים שחשובים לו באופן יותר רוחבי בארגון. הוא התעניין לאורך השנים בהן "נעלם", שאל מה הולך, ומלדבר עם חברים פעילים בקהילה כיום החליט שהגיע הזמן לחזור.

     

    פחות מחפש לעזור עם תפקידי סגל כמו דוכנים בכנס – רוצה לעשות משהו יותר מלמעלה ועבור החברים הפעילים בארגון.

    תומר שואל באיזה תחומים רון הכי היה רוצה לתמוך ולתרום?

    רון מגיב שהוא צריך ללמוד מה בדיוק הולך בארגון כי כרגע קשה לו לומר ספציפית.

     

    אורי אומר שיש כמה עקרונות שהוועד מנסה לפעול לפיהם:

    הכי חשובה מביניהם זה הקשר עם האנשים, זה מה שהצבנו לעצמנו כיעד.

    מאוד חשוב לנו שחברי הארגון ירגישו שהוועד נגיש להם, זה המטרה מספר אחת.

    במובן זה אורי אומר שרון פותח לנו חלון לקהילה שאולי לא הרגישה בנוח לפנות אלינו עד כה.

    מעבר לזה, דבר נוסף שאנחנו מנסים לחתור אליו זו הקטנת התערבות חברי הוועד בצוותים כי בסופו של דבר גבול היכולות שלנו כארגון זה גבול יכולות הוועד.

    ככל שאנחנו צריכים לנהל צוותים יותר – אנחנו יכולים לקחת פחות צוותים תחתנו וצוותים חדשים לא יכולים להיפתח. ככל שהצוותים מתפקדים בעצמם, ואנחנו מתפקדים כצינור מקשר ביניהם לוועד, הארגון יוכל לצמוח.

     

    מבחינת חלוקת הצוותים כיום הרוב אצל אורי והוא כן ישמח להעביר את חלקם הלאה, המניע העיקרי הוא שהצוותים הללו יקבלו את היחס שמגיע להם. שניים מצוותים אלו היו תחת לירון טרם פרשה מהועד, ולכן בפרט הגיוני שיעביר את חלקם ממנו כשיכנס חבר חדש לוועד.

     

    אורי מתאר את המחויבויות שכלולות בלהיות בועד, כפי שהחליט הועד בתחילת הקדנציה וכפי שמפורט בתקנון.

    רון ישמח לדבר עם אורי מחוץ לישיבה פעם נוספת טרם יסכים להצטרף לועד כחבר הועד החלופי.

     

    רון עזב את הישיבה

     

    הוועד מצביע על האם רון נכנס לוועד בהינתן הסכמתו של רון בשיחה שתתקיים בסופש:

    כניסתו לתפקיד תהיה בתוקף בראשון למרץ. הצבעה – עברפה אחד.

    5. צוות מוזיקה יפנית

    מעדכן: ניב שצ'רב

    צוות מוזיקה יפנית רוצה לבקש תקציב מהארגון לסטיקלייטים באירוע אמא"ידול להארוקון. הכנס לא מוכן לתת להם תקציב למטרה זו.

    תומר מתנגד להצעה מכיוון שמדובר בעקיפת סמכות. אם הכנס לא מוכן לתת להם תקציב לאירוע שמתרחש בכנס אז לא ראוי שנלך מעליו ונגיד שהארגון כן מוציא עליו כסף.

     

    יוני מסכימה – נכון שמדובר על מותג של הארגון, אבל אפשר להסביר באותה דרך השקעה ארגונית בכמעט כל אירוע בכנס, ולדעתה אין סיבה שנדרוס את ההחלטה הזו לגבי אירוע זה מעבר לכל אירוע אחר בכנס, שהנוהל שלנו כועד הוא לא להתערב בהחלטותיו.

    אורי מציין שצוות אמא"ידול כנראה יקנו בעצמם סטיקלייטים אם לא נאשר להם, מכספם שלהם, מתוך הנחה שלא יקבלו על זה החזר. מציין אי נוחות שאנשים בארגון מוציאים כסף מכיסם כי הם לא מקבלים משהו שקיבלו בעבר לאירוע שלהם, ועל כן מרגישים שהנראות של האירוע נפגעת.

     

    לאחר הדיון הועד מסכים פה אחד שלא יינתן החזר על הסטיקלייטים.

    6. הפקות מקור

    מעדכן: תומר שלו

    ג'אנקן מיוזיקל, ההפקה שמיועדת להארוקון 2021, צריכים לשם קיום אודישנים מקומות שבו יוכלו לקיימם למשך 4 שעות פעמיים בטווח של עשרה ימים.

     

    אופציות לבדוק מחירים לגביהן שאולי נוכל לקבל בחינם:

    מזא"ה 9, הסלון, מרכז טניס תל אביב.

     

    תומר מבקש אישור עקרוני במקרה וכל האופציות החינמיות נופלות – נוכל לממן את החלל לאודישנים. הועד מסכים לכך.

    7.כוח אדם

    מעדכן: אורי

    מבקש תקציב עקרוני למפגש הכשרה. הועד מאשרפה אחד.

    הישיבה נסגרה.

  • ישיבת ועד אמא"י שלא מן המניין – דצמבר 2019 (1.1.2020)

    ישיבת ועד אמא"י – ינואר 2020 (29.01.20)

    נוכחים:יוני לינדר, אורי מרקוביץ׳, ניב שצ'רב
    אורחים: יובל פישר, סם דניאל, גיא סוקולטסקי
    בשיחת וידאו:ענן גיבסון

    1.התקיימה ישיבה שמטרתה הייתה לבצע סיכום של משלחת WCS של 2019, דבר שלא התבצע בזמן המתאים לכך, ועל כך בין השאר היה הדיון.

    סם, ענן ויובל הציגו את ההתנהלות השוטפת של המשלחת, עברו על דברים שעבדו ודברים שלא עבדו ודברים שידרשו שינויים לפעמים הבאות.

    בין השאר נידונו הוצאות נוספות שצריך לשקול ברצינות להוסיף לתקציב ה-WCS, על אף שנושא זה הוצב כסוגיה שנצטרך להחליט את כובדה בשל תקציב ארגון לחוץ. ענן ויובל הדגישו שכל סכום כסף שהארגון ישקיע במשלחת ישפר מאוד את ההרגשה הכללית של הנציגים.

    אורי הבהיר שהמטרה של הארגון בלשלוח את המשלחת ל-WCS היא לא לנצח את התחרות אלא להראות נוכחות, ובהקשר הזה הוא מרגיש שהמשלחת עשתה עבודה ממש טובה.

    התקיים דיון על איך לעזור לכניסה של אורגנייזר חדש ל-WCS ובנוסף על איך לבצע חפיפה למשלחת בכללי.

    יובל עברה עם גיא על מתי בדיוק בלו"ז נלבש הקוספליי איתן הן התחרו בתחרות עצמה. מציינת שלא יודעים מה יהיה הלו"ז בדיוק בשנה הבאה אז אי אפשר לדעת בדיוק איך זה ייראה. השנה הביאו 5 תלבושות סהכ שזה יותר משהיה צריך בעבר. לא נראה שלמישהו בארגון או מבין שאר המתחרים איכפת אם התלבושות לאירועים שאינם התחרות עצמה הן קנויות.

    לאחר מכן הוועד העביר מספר שאלות על התנהלות התחרות הכללית כדי שיוכלו לדעת לעתיד, בהקשר לצורה בה השיפוט מתנהל ודברים שכדאי לשפר בצורה שבה אנו מבצעים את התחרות בארץ, וגם על ההווי של המשלחת עצמה.

     

    לסיכום השיחה אורי ביקש לקבל מהמשלחת את חוות דעתם על מה התכונות הדרושות לאורגנייזר הבא. צוין שכדאי שהוא יהיה מתחום הקוספליי אך הוא לא חייב להיות קוספלייר, ושהוא צריך להיות בן אדם שמוכן לתת מעצמו לא מעט. סם ציינה ש-WCS מצפים שהקבוצה תהיה קבועה ולא תשתנה.

     

    לאחר מכן אורי והוועד שאלו את המשלחת מספר שאלות על ההתנהלות הכללית בהקשר לקיומו של קו-אורגנייזר בתחרות מצידנו על חשבון עצמו. נאמר שזה דבר שיכול לעזור, כל עוד זה לא משפיע על התקציב כמובן, אך כל הדברים מוקצבים לשלושה אנשים וחשוב לקחת את זה גם כן לכדי חשבון.

    אורי ביקש לדעת מסם אם היא מעוניינת להמשיך את התפקיד, אך היא ציינה שבגלל הצורה בה כל תהליך ההחלטה על היציאה למשלחת ב-2020, והצורה שבה היא קיבלה עדכונים על מה שקורה, היא מרגישה שהיא לא רוצה לעשות את התפקיד יותר כיוון שיש לה הרגשה של אכזבה מהארגון. אורי ציין שהוא מצטער על ההרגשה אבל חייבים להפיק מזה לקחים לעתיד, ולהתחיל לערב את הסגל הארגוני יותר בישיבות הוועד כדי שלא יקרה מצב שנראה רק תמונה חלקית דרך מלווה ועד.

    לאחר מכן אורי ביקש לשמוע על ההרגשה הכללית של המשלחת לפיה הוועד לא היה מעוניין לשמוע את מה שיש למשלחת להגיד. הנושא הובהר לוועד ואורי ביקש מכל חברי הוועד להיות יותר ערניים לדברים האלו כי באמת שחשוב מאוד שהוועד ישדר הקשבה ואכפתיות לסגל הארגוני ולכלל חברי הארגון, כי בשביל זה הוועד פה.

     

    לסיכום הוועד ביקש מהמשלחת המלצה לאורגנייזרים אפשריים ועלו מספר שמות על הפרק.

     

    תומר שלו מצטרף לישיבה

    סם, ענן ויובל עוזבות את הישיבה

    2.זהות האורגינייזר וWCS 2020

    אורי ביקש לעלות לעלות לשיחה את הנושא של הקשר מול WCS והאורגינייזר ל2020.
    בסופו של דבר האורגינייזר אמור להיות אחראי גם על הקשר מול WCS, כרגע אין מישהו שמקיים את הקשר הזה באופן פעיל.
    בסופו של דבר המועמדים הראשונים מבחינתו לתפקיד הם מצוות קוספליי, השניים הם המלצות של צוות קוספליי ורק אז מגיעים להמלצות של הועד.
    האם יש מישהו מצוות קוספליי שיכול להתחייב לתפקיד בשלב הזה החיים?

    גיא ציין כי לדעתו פלומה מעוניינת אך לא יודעת כמה זמן יהיה לה לעשות את זה, וגם הוא מעוניין ויודע שיהיה לו את הזמן לעשות את זה. הוא אינו יודע על הזמינות של שאר חברי הצוות ויצטרך לברר מולם.

    אורי ציין שאם כל המועמדים לתפקיד הם מתוך צוות קוספליי – הועד יכול להחליט כי הסמכות תהיה בידיי צוות קוספליי לבחור מישהו מתוכו, והוא סומך עליהם בנושא זה.

    פלומה פרלוב מצטרפת לישיבה דרך שיחת וידאו

     

    פלומה ציינה כי הפגישה של צוות קוספליי מתוכננת ליום ראשון הקרוב, רוב השיחות שלה נעשו עם גיא כי הוא האחראי על נושא הWCS בתוך הצוות.
    בפגישה,בין היתר, יעלה לדיון בצוות עניין זהות האורגנייזר.
    לאחר הדיון על הנושא אורי ציין שהוועד יכול להסמיך את הצוות להחליט בעצמו. ההצעה על הפרק:
    הועד מאשר לצוות קוספליי ארגוני להחליט על אחד מחברי צוות קוספליי ארגוני הנוכחי בעת ההחלטה שיהיה האורגנייזר של תחרות WCS 2020, על צוות קוספליי להחליט עד ישיבת הועד הבאה ובה ידווח המלווה או הצוות לכל המאוחר את זהות האורגנייזר שנבחר. מרגע שצוות קוספליי ארגוני החליט בינו לבין עצמו את ההחלטה – המינוי הוא רשמי.

    ההחלטה התקבלהפה אחד.

     

    פלומה וגיא עוזבים את הישיבה

     

    יוני:רלוונטי מבחינה תקציבית לWCS הבא, שריון כרטיסי רכבת משדה התעופה לנגויה כי חתכו את השלב של טוקיו ויכול להיות שגם כרטיסי חזור.
    אורי: קריטי מאוד שנבין בדיוק כמה העסק הזה עולה, זו משימה שלי כמלווה הצוות לשבת ולסגור את התקציב המחודש. נעשה תקציב הכרחי ואז נדרג מותרות שנוכל לראות אחרי הארוקון אם אפשר לדון בהן מבחינה תקציבית.

    3.שינוי בתקנון הדוכנים בהארוקון 2020

    נאקורי בן-דור מצטרפת לישיבה

    ניר דרניצקי וליאן לביא – מנהל וע' מנהלת כנס הארוקון 2020 – מצרפים לישיבה דרך שיחת וידאו

    אורי אומר שהועד זימן את הישיבה הזו מכיוון שיש בעיה בכנס הקרוב ואנחנו צריכים לדבר עליה באופן פתוח כדי להבין איך להתקדם על זה. נאקורי נמצאת איתנו בישיבה מכיוון שצוות תילתן ביקשו להעלות את הנושא: השינוי בתקנון הדוכנים.

    הועד דן מול ההנהלה על השינוי בתקנון. הובהר כי לא מדובר בסעיף שמהווה דרישה חדשה, אלא רק נוספה הבהרה לגבי נושא שמאז ומתמיד היה מצופה מהדוכנים, והוא חלוקת קבלות; מכיוון שאנו כבר דורשים מהדוכנים לציית לחוקי ישראל ומכירת סחורה מחוייבת בחלוקת קבלות. סיבת ההוספה היא מכיוון שבנייני האומה העלו אלינו תלונה על דוכן או שניים שאמרו להם שלא חילקו קבלות בכנס הקודם, לא צוין איזה דוכן.

    התקיים דיון על האם יש לשלוח מייל הבהרה מסודר בנושא לקהילת הדוכנים. סיכום השיחה היה שאין צורך וצוות דוכנים יטפל בפניות בנושא באופן פרטני.

    נאקורי בן דור, ניר דרניצקי וליאן לביא עזבו את הישיבה.

    4. בחירת חבר ועד חדש

    יוני אומרת שמבחינה תקנונית לועד יש את הזכות לבחור בעצמו מחליף לחבר ועד שפורש.

    אורי מחדד שאנחנו בתור חברי ועד חושבים על אופציות, בודקים עם אותן אופציות באופן פרטני האם הם בכלל פנויים ומעוניינים, מעלים את האנשים האלה לדיון ועדי כדי לבדוק האם יש הסכמה בין חברי הועד להאם הם מתאימים.
    קרן לין ודריה ברט מועלות כאפשרויות  מכיוון שהן רצו בבחירות לועד. הועד יחשוב על אופציות נוספות ויחליט בישיבות הקרובות.

    5.קשרי חוץ

    מעדכן: אורי

    אורי: שגרירות יפן מזמינים אותנו למסיבת הגן של יום הולדת של הקיסר – 27.02 – אבל השנה הם יכריזו על הפרס שקיבלנו על הבמה וכחלק מזה יהיה סרטון שמציג מי אנחנו ומה אנחנו. יהיה מדובר במתכונת מצומצמת של הארגון: אורי, סם דניאל א' קש"ח ועוד שני חברי ועד.

    6.בחירת מנהל לכנס קיץ

    יצא קול קורא, יש שישה אנשים שהביעו התעניינות ומחכים לשיחת טלפון מאורי.
    אורי אמר שהוא מתכנן לכתוב פק"ל לשיחות ולהתחיל לעשות אותן מחר (02.01).

    ניב הציע לעזור לעשות עם השיחות טלפון.
    היעד של אורי ללעשות את כל השיחות האלה ביומיים הקרובים.
    שיחות למעוניינים יסתיימו אורי יפתח שרשור מייל עם המסקנות שלו מהשיחות ואז נדיין את מי ניקח לתפקיד א. מנהל, זאת אומרת מי שנראה שיכול להיכנס לנעליים האלו ולזיז את העניינים קדימה, ומי הע' מנהל.
    בנוסף, בפק"ל גם תהיה שאלה לגבי ניהול אירוע קטן יותר מכנס הקיץ, בחנוכה.
    יוני מזכירה שיש לנו שני אירועים שצריך למצוא להם מנהלים: הדחוף זה כנס קיץ, הקצת פחות דחוף זה חנוכה. אופציה נוספת ולא דחופה כלל, אבל דרך טובה לחפוף אנשים עם מעט ניסיון, זה אירוע שבועות.

    אורי מעדכן שבין הישיבה הזאת עד הישיבה הבאה הוא יהיה שבוע ויומיים ביפן. במהלך השבוע ויומיים שאורי לא יהיה בארץ הוא לא יהיה זמין לטיפול בעיניים ועדיים –  ויטל יטפל בפניות האלה עד שיחזור ואורי יעביר לו רשימת משימות שצריכות להיעשות בתקופה הזו.
    הצבעה:
    מ10.1 עד ה18.1 כולל הועד יוכל לכנס שיחת טלפונית עם חמישה אנשים בלבד ולעביר החלטות בהצעה מיילית עם חמישה קולות בלבד.

    ההצבעה התקבלהפה אחד.

     

    הישיבה נסגרה.

  • ישיבת ועד אמא"י – ינואר 2020 (29.01.20)

    ישיבת ועד אמא"י – ינואר 2020 (29.01.20)

    נוכחים: יוני לינדר, אורי מרקוביץ׳, ניב שצ׳רב, ויטל שיי וקסלר, תומר שלו.

    1.גזברות

    מעדכנת: יוני

    אין כרגע עדכון מצבי בר, רו"ח הארגון, לגבי הסיכום הכספי של 2018, יוני שולחת לו הודעת תזכורת.

    עד שיהיה סיכום כספי אי אפשר לקבוע אסיפה כללית לאישורו.

    יוני מעוניינת ליצור טופס חדש, הדומה לטופס החזרים, טופס בקשת תשלומים כגון העברה בנקאית או צ'קים.

    יוני אומרת שתסתכל על טופס החזרי הנסיעות שתומר דוד הכין ותעדכן.

    תומר שלו יעביר ליוני רשימת של הדוכנים שמשלמים מראש והיא תכין קבלות מראש על מנת שצוות דוכנים של הכנס רק יעביר אותם במקום למלא במקום בכנס.

    2.הארוקון

    מעדכן: תומר

    סך הכל המצב מתקדם לפי הלו"ז.

    יוני: רועי עמר אולי יהיה מעוניין לעזור, הוא כרגע עובד על המשחק שלו והוא זמין.

    3. הפקות מקור

    מעדכן: תומר
    תומר: ישבתי עם רועי עמר, ניר ויסמין סטריז'בסקי ועשינו תיאום ציפיות.
    יש בעיה אחת שצריך לגשר עליה ואנחנו בסדר  – הדרישה שלהם היא לעלות פעמיים, מה שכרגע לא מסתדר עם תכנון הארוקון 2021.
    יוני:יש לציין שזה סטנדרט בארגון, הייתה רק הפקת מקור אחת שעלתה פעם אחת.
    תומר: יחד עם זאת, לניר יש תוכניות לשנה הבאה – גם אמא"ידול, גם מופע רוק וגם סרט.

    במצב הזה, אם אירוע קוספליי יסתיים ב18:00, הכי מוקדם שההרצה השנייה של ההפקה תוכל לעלות זה 19:00.

    סודר לJK מיוזיקל דוכן חינם בעולמות הקרוב לצד דוכן אמא"י.
    ההפקה הזו מקבלת את הגב של צוות הפקות מקור, את הגב של עולמות, דוכן בהארוקון לתרומות, אין כוונה להמשיך לבדוק אופציות אחרות. מבחינת תומר והצוות – הבחירה להארוקון 2021 נסגרה.

    4.פרויקט ספרייה

    מעדכן: ויטל

    הפרוייקט לא מתקדם לשום מקום, אין מיתוג טוב באתר.

    משימות לויטל:

    • לאסוף רשימה של הכתובות עם של הספריות שעובדות איתנו כיום.
    • לאסוף פרסומים של מה חדש בספרייה.
    • לכתוב לניב מייל לגבי הפירסומים.

    5.קשרי חוץ

    מעדכן: אורי

    אורי: שגרירות יפן מזמינים אותנו למסיבת הגן של יום הולדת של הקיסר – 27.02 – אבל השנה הם יכריזו על הפרס שקיבלנו על הבמה וכחלק מזה יהיה סרטון שמציג מי אנחנו ומה אנחנו. יהיה מדובר במתכונת מצומצמת של הארגון: אורי, סם דניאל א' קש"ח ועוד שני חברי ועד.

    6.כוח אדם

    מעדכן: אורי

    יש אירוע חברתי לפעילים בתל אביב מחר.

    גייסנו את סתיו גיני ואופיר לוטן לצוות אינסטגרם של מש"י, את ניקול נוסוביצקי לצוות קוספליי ארגוני.
    הצוות התחיל בתהליכים לחיפוש עורך וידאו לצוות מש"י בשביל עזרה נוספת לאמנון לוי.
    לצערנו נפרדנו מתם אביב שתפקד כמתכנת, אורי ניהל איתו שיחה ונראה שכרגע אין לו את הזמן להתנדב בארגון.
    לירון אפריאט הצטרפה לפרוייקט הספרייה.
    נעשה טיפול בנושא פעילי אמא"י, נעשה סינון של כל מי שלא צריך להיות בקבוצה על ידי אור הדר.

    7. צוות קוספליי ארגוני

    מעדכן: אורי
    מאי רוקח ממשיכה לעבוד עם הבנות שהציעו קונספטים חדשים של אירועי קוספליי:
    שוק הבדים – האירוע נבנה בצורה יפה אבל מסתמן שמעלת הרעיון לא תוכל לנהל אותו ואנחנו תוהים איך להמשיך.
    אירוע סקיטים – מעלת הרעיון לא הייתה זמינה לענות לנו אבל הועלנו בצוות רעיונות איך להמשיך את הנושא.

    8.אמא"י 101 (שימור ידע)

    מעדכן: ויטל

    ניקול מדברת עם ראשי צוותי קוספליי כנסי על מנת לעשות שימור ידע, שכן חלק גודל ממנו לא נשמר בין כנסים, בשביל להעביר לצוות.

    המטרה של הצוות כרגע זה בעצם לעשות ישיבות כל שבת כדי שתהיה עבודה וזרימה עדכנית כי כרגע אנחנו מעט תקועים.
    כרגע העבודה היא עדיין בשלב הטכני של תיכנות האתר.
    צוות תכנים עוזר לנו ומשמש כצוות בטא למערכת.
    שינאי פתח לכל חברי הועד משתמשי אדמין בתוך המערכת.

    9.WCS

    מעדכן: אורי

    אורי וגיא סוקולטסקי, אחראי WCS מטעם צוות קוספליי ארגוני, עובדים על ניסוח פוסט לגבי ההרשמה לWCS.
    מה שקרה זה שנרשמו שני זוגות – ואחד מהם פרש.
    הזוג שנשאר הן נסטיה וסתיו שזכו במקום השני במוקדמות שנה שעברה ולכן צוות קוספליי ארגוני החליט שהן יהיו הנציגות שלנו השנה. זה גם מה שמדינות אחרות עושות – מקום שני במוקדמות טס בשנה שאחרי כן.
    יתבצע דיון עם פול, איש הקשר עם WCS, בימים הקרובים כדי לוודא שאין בעיה עם זה.
    כך או כך, הן צריכות לעלות לבמה בכנס כדי להציג את מה שהן עושות כדי שיהיה ברור מה צריך לשפר לקראת WCS.

    בן דינוביץ' חבר הועד מצטרף לישיבה דרך שיחת וידאו.

    אורי וגיא ישבו לעבור על התקציב של WCS, הועד עובר על תוכנית התקציב.
    עלות הטיסות עלולה לעלות מכיוון שהWCS יוצא על האולימפיאדה.

    יוני תבדוק עם צבי מה עושים עם החזרים על הוצאות בתוך שטח יפן – הרי הקבלות ביפנית וצריך לוודא שאין עם זה בעיה.

    10.מש"י ואתר

    מעדכן: בן

    ערוץ יוטיוב התחיל להיות יותר פעיל, אמנון לוי ביקש מכוח אדם למצוא עוד עורכ.ת וידאו כדי לעלות יותר תכנים וכרגע קרן לין הגישה את מועמדותה. היא ואמנון ידברו ואז תהיה החלטה הסופית האם היא מצטרפת לצוות.
    ירדן ליבני לוקחת הפסקה מהצוות אחרי הארוקון 2020 לאחר פעילות רציפה ממושכת בשביל להימנע משריפה.
    מבחינת האתר, המעצבת הגישה את התיכנון הראשוני והגשנו הערות לשיפור והיא תשלח גרסה חדשה בהמשך.

     

    99% שקרן לין מצטרפת רשמית למש"י כעורכת וידאו.

    11.חבר ועד שביעי

    עלו ארבע אופציות אבל דיברנו רק עם אופציה אחת:

    • קרן לין:
      מתמודדת בבחירות האחרונות אז ידוע שהיה לה עניין.
    • דריה ברט:
      מתמודדת בבחירות האחרונות אז ידוע שהיה לה עניין.
    • רון ליקבורניק – האופציה איתה דיברנו.
      פנה אלינו, היה פעם א' כוח אדם וחשב על לרוץ לועד כמה פעמים בעבר.
    • ניר דרניצקי.
      דיבר עם אורי על זה שהוא רוצה להצטרף לועד, מאוד חשוב לו לקחת חלק בארגון.


    הועד דן על ארבעת האופציות.

    12.כנס קיץ

    מעדכן: דיון כללי

    ניב:דיברתי עם חלק מהאנשים שפנו אלינו לגבי ניהול כנס קיץ.
    מחר אני אעשה שיחות עם עוד שלושה ובשבת עם האחרון.
    אורי: עשיתי שיחה אחת עד כה.
    תומר: מציג מישהו שהציע את עצמו לניהול כנס חנוכה.
    יוני: אני רוצה שנסיים קודם את כל השיחות ונחליט לגבי שני הכנסים בו זמנית כי אפשרי מאוד שבשיחות האלה נמצא אנשים שנרצה יותר.

    אורי ידבר עם מי שתומר הציג בנוגע ללנהל את כנס חנוכה.

    הועד הסכים שיוני תלווה את אירוע שבועות בסנטר ועמוס ינהל.

    13. תכנים

    מעדכן: ויטל
    כרגע ערב ההרצאות בלבלאפ זה האירוע היחידי שאנחנו מריצים באופן קבוע ואנחנו משתמשים בו כדי לעשות חפיפה לשני חברי הצוות החדשים: דפנה שימשי ואביב קווה.
    הפידבק שקיבלתי ממיה שראל (א' צוות תכנים שנתי) ושרון אלבז (מפיקת האירוע) שהוא ששתיהן מרוצות משניהם. רוב הסיכויים שדפנה תמשיך את הפקת הערב בעתיד.

    תומר: אני תוהה לעצמי, מדובר באירוע כל כך מוצלח אבל חלק גדול מהארגון לא יכולים להשתתף פה בגלל הגבלת הגיל של 18+, האם יש דרך כלשהי לעשות גרסה פתוחה לכולם של האירוע?
    ויטל: כן, אבל לא בלבלאפ כי הכניסה למקום עצמו מותנית ב18+.
    אורי:אני חושב שדווקא הקהילה הצעירה פחות מתעניינת בתכנים מהסוג הזה, ברור שיש, אבל בדרך כלל המבוגרים יותר הם אלה שמעוניינים.
    תומר:אם אותם התכנים היו מועברים ללא הגבלת גיל, לא היה יותר קהל? אני פשוט חושש שאנחנו מפספסים פה פוטנציאל.
    יוני: לא בטוח, כי חלק מהנקודה של זה זה קיום האירוע בבר. החוויה של לשתות ולשמוע על אנימה.
    יש חבר'ה שממש מחכים לשנייה שהם יהיו בני 18 כי זה אומר שהם יכולים לבוא ללבלאפ ולאירוע שלנו.

    14.צוות מוזיקה יפנית

    מעדכן: ניב

    יש קראוקה בשישי הקרוב, ממשיכים לעבוד על אמא"ידול.

    15.תילתן

    מעדכן: ניב

    עשינו שיחה שבוע שעבר, חילקנו עבודה על פרוייקטים.
    שנה שעברה הצוות לא עשה הרבה אז עברנו על הדברים כדי לראות למה זה קרה והמסקנה העיקרית היא שהיו רעיונות ואף אחד לא היה מחובר אליהם אז אף אחד לא דחף אותם קדימה.
    עכשיו לכל חבר צוות יש פרויקט שהוא אחראי עליו.
    פרויקט ראשון: תחרות ציורים. מתוכנן להתקיים באזור הקיץ, יתחבר לכנס.

    פרויקט שני: ארטבוק דיגיטלי במקום מכירת עותקים פיזיים. בן וצוות תילתן יהיו בקשר בשביל לחשוב על איך עושים את זה באתר.
    פרויקט שלישי: הוצאת מדריכים לקהילה, לדוגמא איך להתחיל להרים דוכן אומנות.

    הישיבה נסגרה.

  • ישיבת ועד אמא"י – דצמבר 2019 (25.12.2019)

    ישיבת ועד אמא"י – דצמבר 2019 (25.12.2019)

    נוכחים:אורי מרקוביץ׳, יוני לינדר, ויטל שיי וקסלר, ניב שצ׳רב, לירון אפריאט , תומר שלו.

    1.עדכוני עו"ד

    מעדכנת: יוני

    יוני דיברה עם עורכת הדין.

    מאגר המוזיקה – כעיקרון אפשר, אבל קודם כל שיהיה ברור שאסור לשמור שיר שהורדנו באופן לא חוקי.

    אין בעיה להחזיק מאגר של שירים אבל הבעיה מבחינת אקום היא להשמיע אותם באופן פומבי (כולל אירועים פרטיים קטנים)

    אפשר אולי לעשות משא ומתן עם אקום במידה ואנחנו משתמשים בהם הרבה.

    ניב יספק ליוני רשימה של כל האירועים, באופן ספציפי מה אורך האירוע וכמות האנשים.

    לגבי תקנון הארגון בהקשר לפעילים:

    נצטרך להעביר את נושא הפעילים מחדש באסיפה הכללית כדי שהיא תקבעה את הקריטריונים למי יוגדר כפעיל.

    בגלל שגם ככה רשם עדיין לא אישר את התיקונים האחרונים, המצב לא ישתנה גם אם נעביר משהו חדש בקרוב.

    יוני תתזכר את אפרת לגבי עניין זכויות היוצרים מכיוון שהיא עדיין לא ענתה לנו.

    2.הארוקון 2020

    מעדכן: תומר

    כמעט סיימנו גיוס סגל (חסר קצת אנשים בטכני ודוכנים), הושג סרט להארוקון, קצב גיוס מתנדבים טוב, ההרשמות לדוכנים נפתחה. צוות מש״י הציע הרבה רעיונות חדשים, יש עודפי תקציב וזה מתוכנן ללכת למטרת הפקת מקור.

    כרגע ההפקה שהארגון מתמקד עליה זה jk מיוזיקל.

     

    מעדכן: ניב

    התחרות של תלתן בוטלה בהארוקון בשל בעיות בלוחות הזמנים.
    ניב ונאקורי בן דור, ראש צוות תלתן, ישבו ויעשו סיכום והסקת מסקנות.

    צוות קוספליי של הארוקון מרגישים בעייתיות בקשר מול הוועד.

    3.צוות קוספליי וwcs

    פלומה פרלוב א׳ קוספליי ארגוני מצטרפת לישיבה דרך שיחת וידאו

    פלומה הציגה לוועד את המצב, וציינה כי היא מאוד מבואסת מהמקום אליו הגענו. חשוב היה לה לומר שהיא לא מתנערת מהאחריות על הנושא ומאמינה שהיא כן יכלה לעשות עוד אבל היא לא יודעת האם זה היה עוזר, ספציפית בקצר מול wcs.

    פלומה וגיא סוקולצקי (אחראי wcs) לא היו מעורבים בדיונים על wcs.

    אורי מבהיר מול הוועד שזה משהו שחייבים לתקן.

    כאשר מתקיים דיון קונקרטי על צוות מסוים – אורי אומר שצריך להיות חבר צוות בתוך הישיבה על מנת שהם יקחו חלק ו"ישבו איתנו בשולחן", שנשמע את זה ישירות מהם ולא רק דרך המלווה.

    פלומה אומרת שסם דניאל, המלווה הקודמת של WCS, ענן גיבסון ויובל פישר, נציגות WCS של 2019, ניגשו מספר פעמים לכמה חבריי ועד שונים וציינו שהן רוצות לבוא ולסכם את החוויה של wcs. נוצרה הרגשה מאוד רעה מתוך זה שהוועד הודיע על wcs 2020 מבלי שקיים דיון וסיכום על wcs 2019.

    בנוסף, אושרה תוכנית עבודה ותקציב בלי הסיכום החשוב ויש להן נקודות כלכליות בתוכו.

    פלומה מרגישה שהצוותים היו האחרונים לדעת לגבי החלטות לגביהם.

    ענן, יובל וסם הוזמנו לישיבת ועד ב2.1 על מנת לסכם כראוי. יגיע נציג מצוות קוספליי.

    חשוב לקיים עם המשלחת של wcs 2020 שיחת סיכום ראויה לפני סוף הקדנציה הנוכחית.

    אורי אומר שהוא הבין מהצוות שאין רצון להמשיך עם לירון כמלווה שלהם, פלומה אומרת שכרגע אין החלטה ברורה כי היא רוצה להתדיין על זה עם הצוות.

    עד שיבחר משהו קבוע – פלומה ביקשה שאורי יהיה המלווה של צוות קוספליי.

    אורי מסכים לבקשה זו.

    תומר ביקש לקבל חידוד על הבעיות אותן פלומה ציינה בהקשר של ענן ויובל, פלומה אומרת שהיא לא הייתה מעורבת בפניות לוועד ומדובר בפנייה ישירה של ענן ויובל.

    תומר שואל האם הייתה יוזמה מצד צוות קוספליי לדבר עם הוועד.

    פלומה מחדדת שהיא לא מתנערת מהאחריות והיא מסכימה שהיא הייתה מאוד פסיבית והיא מרגישה שהיא התעוררה מאוחר. היא אומרת שהיא מודעת לזה ושהיא תפיק את הלקחים שלה.

    אורי שואל מאיזו סיבה צוות קוספליי לא פנה לוועד:

    פלומה אומרת שהיא לא ידעה שהם יכולים ו/או צריכים.

    במהלך השיחה התברר כי הפער התקשורתי המרכזי היה על התהליך בו נבחר האורגנייזר והנושא התקציבי של wcs, כולל ההחלטה של להשתתף בwcs.

    ההחלטות נעשו ללא דיבור ותקשורת מול צוות קוספליי, על אף שהוא זה שאמון על הנושא.

    יוני מבקשת מאורי, כמלווה צוות קוספליי, שיעבדו על לעשות תוכנית ברורה של מה קורה לאחר שהמתמודדים של wcs חוזרים לארץ מיפן, על מנת שבפעם הבאה לא יהיו קצרי תקשורת כאלו בהפקת לקחים והכנה למשלחת הבאה.

    הוועד ביקש לדעת האם צוות קוספליי היה בוחר אחרת בהקשר לקיומו של ה-WCS, פלומה אומרת שהאם לקיים או לא לקיים wcs זו בהחלט שאלה שהייתה על הפרק והיא לא נטתה לאחד הצדדים. עם כמה שהיא רוצה שנמשיך להשתתף – לא בכל מחיר והיא מאמינה שזו לא הפעם הראשונה שהמשפט הזה נאמר בישיבה.

    יכול להיות שבאותה ישיבה שהייתה הצבעה פלומה הייתה מצביעה נגד לעלות את הwcs מסיבות כאלה ואחרות, קשה לומר בדיוק כשזה בדיעבד.

    יוני אומרת שהפער הוא לא התקציב הספציפי, שככל הנראה לא ישתנה בכמות משמעותית של כסף מזה שאושר, אלא העובדה שצוות קוספליי ארגוני רצה לדבר על אופציות שונות לתקציב ולהציג אותן לוועד וזה לא קרה.

    הבעיה היא בחוסר תקשורת.

    פלומה מחזקת שהם לא היו מעורבים איפה שהם היו יכולים לתרום ידע לדיון.

    אורי אומר שהדבר הנכון לעשות כוועד הוא להכניס את הצוותים יותר לתוך הדיונים הקשורים אליהם, שהם יהיו יותר מעורבים.

    פלומה מסכמת באומרה שהנקודה הכי צורמת בקצר התקשורת הייתה שהצוות גילה על חלק מההחלטות הועדיות הרלוונטיות אליהם מגורם שלישי ולא דרך המלווה הועדי שלהם.

     

    בן מצטרף לישיבה דרך שיחת וידאו

    יוני אומרת שלדעתה מה שיש להסיק באופן כללי לוועד זה זה שיש לנו פה פרוייקט מקצועי בתקציב יחסית גדול שלא עירבנו את האנשים המקצועיים שאמורים להיות אחראים עליו.

    פלומה עוזבת את הישיבה

    לאחר חלק זה בישיבה, התקיים דיון אשר כולל בתוכו הרבה מאוד מידע רגיש וצנעת פרט אשר נוצר בעקבות פניה בעלת אופי רגיש שהתקבלה במייל הארגוני. במהלך הדיון הוועד דיבר על מה נכון לעשות ואיך לטפל במקרה שעלה על דלתו ובסוף הוחלט לחכות מספר ימים עם החלטה סופית מצד כל הגורמים הרלוונטיים בתוך הוועד.

    כשבוע לאחר שיחה זאת החליטה לירון אפריאט לפרוש מוועד הארגון.

    4.גזברות

    מעדכנת: יוני

    לאחר בירור מול צבי בר, רואה החשבון שלנו, אלו הדברים שאנחנו יכולים לעשות: לקבל תרומות כלכליות מכל אדם, בכל צורה.

    כל מה שצריך לעשות זה להוציא להם קבלה ארגונית.

    לאסוף מהם את הפרטים שלהם: שם, תעודת זהות ואם תורמים בשם חברה – מה שם החברה, והמספר שלהם.

    אם זה מעל 20 אלף ש"ח – לדווח ליוני.

    דוכנים לא יכולים להשתמש בקבלות הארגוניות שלנו.

    הצפי של יוני לסוף הדוח הכספי והאסיפה הכללית בה נגיש אותו -סוף מרץ.

    מימון המונים – צבי הסביר ליוני קצת יותר מה הסיבות למה אפשר ומה לא.

    דברים שאפשר: הצעת מרצ׳ שלנו, מפגש הוקרה עם כל התורמים מי שיצאו לתחרות.

    דברים שאי אפשר: דברים שיכולים להיתפס כמסחריים כמו למשל סרטון אינטרנט בו אנחנו אומרים תודה למישהו שהוא בֶעל עסק כלשהו (שיוכל להשתמש בסרטון הזה כפרסומת לעסק שלו אחר כך).

    הישיבה נסגרה.

  • ישיבת ועד אמא"י – נובמבר 2019 (27.11.2019)

    ישיבת ועד אמא"י – נובמבר 2019 (27.11.2019)

    נוכחים:אורי מרקוביץ׳, יוני לינדר, ויטל שיי וקסלר, ניב שצ'רב

    תומר שלו מצטרף בשיחת טלפונית

    לירון אפריאט מצטרפת דרך שיחת וידאו

    1. עדכון שינויי תקנון

    מעדכנת: יוני

    רשם העמותות דחה את העדכון האחרון שלנו לתקנון, בו קבענו את מעמד הפעיל בתקנון. לדעת העו"ד שלנו,הבעיה היא שיש יותר מידי מקום לשיקול דעת  להחלטה על מי יתקבל למעמד הפעיל בתוך הועד, מה שיוצר חשד לחלוקת זכויות יתר לחברי ארגון ללא הצדקה. ההצעה של העו"ד היא להעביר תיקון לתקנון שיקבע שהקריטריונים לקבלה למעמד הפעיל יקבעו על ידי האסיפה הכללית ולא על ידי הועד, ובמעמד זה נוודא שאין קריטריונים המשאירים שיקול דעת לועד.

    הועד ירשום את הקריטריונים שהוא מעוניין להעביר וניתן לאסיפה את הסמכות לקבוע מה הם בסופו של יום.

    לאחר שיוני תסגור את הסיכום הכספי של 2018 ויסגר תאריך לאסיפה הכללית (שכנראה תתרחש בינואר.).

    עד עכשיו פעיל תקף לשנה וזה לא נמצא בתקנון שאישרנו כרגע, יוני תוודא שזה יכנס לתקנון.

     

    בן מצטרף לישיבה דרך שיחת וידאו

    2. ביקור בסינמה סיטי

    מעדכנת: יוני

    מחלקת השיווק של סינמה סיטי שלחו מייל ויוני הלכה יחד עם נתן רונין, מנהל הארוקון 2018, לבדוק את האזור כפוטנציאל לקיום אירועים של אמא"י. ניתן לשכור את כל אולמות הקולנוע וניתן לפרסם את האירוע על הצגים האלקטרוניים. ניתן לעשות יריד דוכנים וכנראה שניתן להכניס עד כ 100 דוכנים באורך שני מטר. ניתן לשכור שולחנות וכסאות דרך סינמה סיטי.

    ניתן לדבר עם המסעדות באיזור על מנת להשיג מבצעים לבאי האירוע.

    מדובר ברחבה פתוחה שאי אפשר למנוע כניסה אליה.

    קומה מתחת יש את הלובי של הבית קולנוע (מכניס כ 200 איש בו זמנית).

     

    3. צוות כוח אדם

    מעדכן: אורי

    ישב עם נדב שומרוני, א' כוח אדם, לדבר על תוכנית עבודה לכוח אדם, אור הדר גוייסה כא. פעילים וכא. הווי.

    מעוניינים לעשות פגישת פעילים כללית באזור פברואר.

    4. צוות מוזיקה יפנית

    מעדכן: ניב

    הייתה שיחה עם צוות מוזיקה יפנית על סיכום המסיבה האחרונה.

    רוצים לעשות קראוקה פעם בחודש חודשיים ויש אחת שבוע הבא.

    יש אירוע אמא״ידול בפורמט שונה מהרגיל בהארוקון.

    הצוות העלה הצעה לעשות מאגר של שירי אנימה ומוזיקה יפנית כדי שיהיה מוכן לאירועים עתידיים. מדובר בכ 80 שח לשנה לדרייב.

    לירון מעלה את הנושא של זכויות יוצרים, יוני אמרה שתדבר עם עורכות הדין על מנת לבדוק את העניין של החזקת מוזיקה בדרייב.

    5. צוות תלתן

    מעדכן: ניב

    תלתן מעוניינים לעשות תחרות ציורים בהארוקון, כרגע לא דיברנו עדיין עם הארוקון.

    הצוות מעלה הצעה למנות אחראי נפרד בסגל הכנסים לדוכני אמן מכיוון שבעיניהם הטיפול בדוכני אמן מאוד שונה מהטיפול בדוכנים אחרים. ניב יעביר לתומר שלו מכתב בנושא.

    הצוות מדבר על יצירת ארטבוק, יוני מציעה לעשות אירוע החתמה על הארטבוק.

    6. גזברות

    מעדכנת: יוני

    הסיכום הכספי מחכה כרגע לסיום עבודתה של דורית, מנהלת החשבונות מולה אנו עובדים עליו.

    יוני תדבר עם ניר (מנהל הארוקון) בנושא הממשק בין הגזברות לכנס.

    7. ייעוץ משפטי

    מעדכנת: יוני

    במהלך שיחה עם אפרת, העו"ד מולה אנו עובדים, אפרת ציינה שיש בעיה עם קיום הגרלות למשל עבור כרטיסים חינם בפייסבוק. ההנחייהשל אפרת היא לעשות הגרלות כאלו רק כתחרויות, למשל ״ספרו לנו על x ואולי תזכו״ ולא לעשות ״שתפו ותעשו לייק״, צריך שיהיה קריטריון ברור לזכיה.

    שאלה נוספת שעלתה דווקא בזמן הסיור בסינמה סיטי היא האם אנחנו חייבים בהזמנת אמבולנס לכנסינו כמו שעשינו כמה שנים, בפרט האם קיבלנו דרישה זו להזמנת אמבולנס מהמשטרה או מד"א

    תומר: אירוע מעל אלף איש, לפי משטרת תל אביב דורש אמבולנס במקום. על אירועים בסדר הגדול שאנו מארגנים, מעל כאלף איש, יש להודיע למשטרה מבעוד מועד. לאייקון הם דורשים החזקת אמבולנס בסמוך אך זו דרישה שתלויה באופי האירוע.

    כלומר, עלינו לוודא לכל אירוע גדול מול המשטרה המחוזית האם אנו חייבים באמבולנס.כל פעם שמקיימים אירוע גדול מוודאים מול המקום האם יש דרישה לנוכחות של מד״א, במידה וזה מכוסה בחוזה עם המקום אין צורך. במידה והנושא לא מכוסה – ניגשים למשטרה המקומית. אורי יברר מול בניין האומה מה המצב בכנסינו על מנת שנדע לאן להמשיך מכאן.

    8. צוות שימור ידע

    מעדכן: ויטל

    שינאי מריץ את צוות שימור ידע וכשצריך אני מקשר את זה עם שאר חברי הועד.
    לישיבה הבאה ויטל יוודא שיש לו את הקישור למערכת על מנת להראות ליתר הועד.

    9. צוות תכנים שנתי

    מעדכן: ויטל
    צוות תכנים נפגשים ביום חמישי ה5.12 על מנת לדון בתוכנית עבודה, לראות מה האירועים שהצוות רוצה להקים ואיך זה מסתדר מבחינת כוח אדם. נדב שומרוני, א' כוח אדם ארגוני, הוזמן לישיבה טלפונית כדי לראות האם יש לו אדם פנוי שיקחו על עצמם את תפקיד הא. של צוות תכנים שנתי.
    האירוע הכי קרוב זה ערב ההרצאות בלבלאפ ב10 והכל מתקדם טוב.

    10. הארוקון 2020

    מעדכן: תומר

    עדכון הארוקון: עומדים כרגע בקצב של הלו"ז, גיוס הסגל הסתיים בהצלחה היום.

    לגבי דוכנים – ניר רוצה לבצע שינויים בתקנון הדוכנים. הוא מבקש שהועד יסמיך את הנהלת הארוקון לבצע שינויים בתקנון דוכנים בלי להעביר את זה בועד דרך הצבעה אבל כן להשאיר את הוועד מיודע.

    יוני – במידה ומדובר בהתחייבויות ארגוניות מעבר להארוקון – חובה להעביר את זה בהצבעה בועד.

    נעשית הצבעה:

    הנהלת כנס הארוקון ביקשה מועד אמא״י לאפשר לבצע שינויים תכנוניים בתקנון הדוכנים ללא צורך באישור הועד אלא בעדכונו בלבד

    הועד הסכים בתנאים הבאים:

    • מוכן לאשר שינויים אשר נוגעים בכנס בלבד ולא משפיעים על הארגון, דוגמא סנקציות עתידיות.
    • כל עדכון אשר ישר לו השלכה חוקית חייב לעבור דרך הועד.

    נעשה הצבעה: עברה פה אחד.

     

    לירון אפריאט עזבה את הישיבה

    לירון חזרה לישיבה בשיחת וידאו

    11. צוות טכני ארגוני

    מעדכן: תומר

    טכני ארגוני – צפי של 3 חודשים לסיום התשתית למועדון הנחות אמא״י, צפי של 6 חודשים לסיום העבודה על האתר החדש.

     

    12. השתתפות ב-WCS 2020

    מעדכנת: לירון

    עד ה-31.12 יש להחליט על ההשתתפות בוורלד קוספליי סאמיט וגם לשלם את אגרת ההשתתפות המלאה.

     

    13. תכנית עבודה 2020

    מעדכן: ויטל

    נקבעה פגישה לסגירת תוכנית עבודה ב 8.12.

     

    14. צוות מש"י – מיתוג, שיווק ויחסי ציבור

    מעדכן: בן

    עפרי פיינגולד מצוות אינסטגרם פרשה מצוות מש״י, שרון טורנר מחפשת לה מחליפה.

    מתכננים לעשות ישיבת צוות.

     

    15. צוות קשרי חוץ

    מעדכנת:לירון

    קשרי חוץ עובדים קשה על תכנים להארוקון 2020.

    לירון מבקשת מתומר לדבר עם סם על mdb pro.

    לירון בקשר עם ניר והוא מיודע בנושא.

    16. פרויקט הספריה

    מעדכנת:לירון

    פרויקט הספרייה מתקדם טוב, דרור טל א' הפרויקט ואור הדר רצים על הנושא וכבר יש שני משלוחים שיסגרו שיעשו.

     

    17. צוות קוספליי ארגוני

    מעדכנת:לירון

    צוות קוספליי ארגוני מתחיל לרוץ כי הא. פלומה פרלוב חזרה לארץ, הם עובדים עם הצוות הכנסי בהארוקון, עוברים על התקנון ומריצים דברים.

     

    18. צוות הפקות מקור

    מעדכן:תומר

    לגבי הפקות מקור, קיבלנו במייל כבר הצעות.
    ההצעה הראשונה שהגיע אלינו נראית מאוד רצינית.
    בנוסף להפקות מקור המוצעות יש גם רעיון למופע מוזיקלי.

     

    19. דיון בנוגע לפניה לצוותים ארגוניים בנוגע לתחום אחריותם, ובפרט צוות מוזיקה יפנית

    מעדכן:ניב
    ניב מעלה שצוות מוזיקה יפנית רוצים להיות מעורבים באירועים הנופלים תחת תחום אחריותם המתרחשים בכנסים, למשל הבאת להקה להופיע בכנס –  לא רק צוות תכנים הכנסי מאשר אותה אלא זה אמור לעבור דרך צוות מוזיקה יפנית, מכיוון שהם הצוות המתאים בארגון לשפוט האם האירוע המוצע הוא "ברמה" לאירוע בכנס ארגוני.
    כרגע ניב חושש שהנהלת הכנסים וצוות תכנים אפילו לא מודעים שהצוות קיים ופועל גם בעוד דרכים חוץ מאמא"ידול.
    הצוות עצמו עושה המון אבל לא פונים אליהם.
    ניב רוצה שיהיה ברור שכמו כשרוצים לעלות הפקת מקור – ניגשים לצוות הפקות מקור, כשיש הפקה מוזיקלית – ניגשים לצוות מוזיקה יפנית.
    צוות תכנים מקבל בהרשמה באתר המון תכנים, צריך לעצור ולהגדיר שכשמגיע משהו בעל אופי של הפקה או של אירוע מוזיקלי – צוות תכנים צריך להתייעץ עם הגורם המתאים לפני תחילת העבודה.

     20. סגל ארגוני

    מעדכנת:יוני

    רוצה להקדים את אישור הסגל הארגוני לישיבת ינואר ומאי/יוני (בהתאם לתאריך אירוע הקיץ), על מנת לאפשר העברת רשימת נכנסי חינם לכנסים הגדולים בזמן סביר טרם האירוע.

     הצבעה – התקבל פה אחד.

     

    הישיבה נסגרה.

  • ישיבת ועד אמאי 2019 אוקטובר (23.10.2019)

    ישיבת ועד אמאי 2019 אוקטובר (23.10.2019)

    נוכחים: אורי מרקוביץ', יוני לינדר, ויטל שיי וקסלר, ניב שצ'רב, תומר שלו, לירון אפריאט

     

    1. מזכירות הארגון

    מעדכן:אורי

    יוני פירטה את תפקידי מזכיר הארגון – תיאום וארגון ישיבות הועד וישיבות נלוות הדורשות נוכחות ועד,
    כתיבת הפרוטוקולים במהלכן, עריכתם והפרסום שלהם לציבור הרחב ולפעילים, כמו גם, תפקיד שהוא יותר מסורת מאשר חלק רשמי, מהמזכירות – פרסום ימי הולדת בפעילים.

    ויטל הציע את עצמו לתפקיד –התקבל פה אחד.

    2. חפיפת הועד הנכנס

    מעדכן:אורי

    הישיבות הן חלק מתקנון הארגון, נדרש מינימום של ארבעה חברי ועד ולא פחות. נוכחות פיזית היא המועדפת ולחברי ועד המצטרפים מרחוק יש אותה זכות הצבעה.
    מצופה לסגור את כל נושאי הישיבה עד 48 שעות לפני על מנת לפרסם בקבוצת הפעילים עם תאריך הישיבה.
    אפשר להוסיף נושאים לא מן המניין בתיאום מול היו"ר.
    לישיבות מוזמנים להגיע אורחים על מנת לקדם שקיפות, היו"ר הוא זה שמאשר את הגעת האורחים.
    לרוב האורח יגיע על מנת לקדם נושא עליו מדברים בישיבה.
    לירון מציעה לדבר מראש עם הצוותים שכל חבר ועד מלווה ברגע שיודעים את נושאי השיחה של הישיבה כדי שיוכלו להגיע במידה והם רוצים וישנו נושא רלוונטי אליהם.
    היו"ר מנהל את הישיבה.
    במקרה של תיקו בהצבעה ליו"ר יש יכולת להכריע.

    נוהל עדכונים שוטפים:
    מדובר בנושא האחרון והקבוע בישיבות – הזמן לדבר על מה שמתרחש בצוותים המלווים על מנת שכל הועד יהיה על אותו הקו ויהיה מיודע בהקדמות של הצוותים. ניצור רשימה מסודרת של הצוותים ונתחיל לעדכן אותם לפי הרשימה ונעדכן לפי הצורך. במידה והישיבה הייתה ארוכה ולא היה זמן לכל הצוותים – הצוותים שדובר עליהם יעברו לתחתית הרשימה.
    חשובשעד יום לפני לכל חבר ועד כבר יהיה עדכון מכל הצוותים אותם הוא מלווה.

    החלטות בישיבות לא פיזיות:
    הצבעות כתובות במייל – אפשר לאשר בשרשור אך ההחלטה חייבת לעבור פה באחד.

    ישיבות טלפוניות – עד היום היה מותר לעשות ישיבה טלפונית כאשר כל חבריי הועד חייבים להיות נוכחים. החלטות עוברות ברוב מוחלט של 4 אנשים.
    יוני מציעה נוכחות של חמישה אנשים בישיבות טלפוניות ולא כל הועד, אורי מבקש שנמשיך לקיים ישיבות טלפוניות עם כל הועד.
    לאחר דיון, אורי מוכן להתפשר על נוכחות התחלתית של 6 אנשים בישיבות הטלפוניות.
    שיחות טלפוניות מתרחשות במידה ואין הסכמה בשרשור במייל או במקרים דחופים.
    יו"ר הועד הוא האדם שמזמן את כינוס הישיבה הטלפונית.

    ישיבות לא מן המניין:
    ישיבה על נושא שארוך מידי לעשות בישיבה החודשית והקבועה.
    סוג נוסף הוא כאשר יש נושא חירום ובמקרה כזה מזמנים ישיבה תוך זמן אותו היו"ר יקבע ולא קצר יותר משבוע והנוכחות היא מינימום 4 חברי ועד. מקרה חירום לדוגמא: דיוני תקציב דחופים לכנס.
    אם זו ישיבה שמעבירים בה החלטות – חובה שיהיו בה 4 אנשים על מנת שהיא תהיה ישיבת ועד רשמי.
    יו"ר הועד הוא האדם שמזמן גם את ישיבות שלא מן המניין.

    מתקיימת הצבעה על נהלי הישיבות כרשום למעלה:
    ההחלטה עברה פה אחד.

    אורי פותח ואומר שמרגע זה "כולנו חברי ועד" – לכל דבר שאנחנו אומרים יש משמעות לארגון, גם מבחינה  חוקית, ועלינו להיות מודעים לזה.

    מורשי חתימה – יש כרגע שלושה, אורי, תומר דוד ותומר שלו. ברצוננו להחליף את תומר דוד כעת כשהוא פורש מתפקיד הגזבר ומהוועד. התפקיד דורש זמינות פיזית לסניף הבנק של הארגון בהתרעה סבירה, ויכולת לחתום על טפסים נחוצים.

    הצבעה על להסיר את תומר דוד ממורשי החתימה של הארגון ב23.11.19 –עבר פה אחד.

    הועד מצביע על להוסיף בהקדם את יוני לינדר ואת לירון אפריאט לרשימת מורשי החתימה לצד אורי מרקוביץ' ותומר שלו –עבר פה אחד.
    סניף הבנק שהשתמשנו בשירותיו עד היום סוגר חלק מהשירותים שהוא מציע ועל כן יהיה עלינו להחליף סניף. ההחלטה על העברת הסניף תתבצע עד הישיבה הבאה ואז תהיה הצבעה.
    הועד מאשר להעביר את סניף הבנק.

     

    חתימה על חוזים – לפי החלטת ועד מהקדנציה הקודמת, כל חבר ועד רשאי לחתום על חוזים שמחייבים את הארגון כל עוד הוא חותם ביחד עם החותמת הארגונית והחוזה אינו מעל כמות כסף מסוימת שמעליה צריך חתימה של שני מורשי חתימה כרגיל.

     

    עד סוף דצמבר עלינו לאשר תכנית עבודה ותקציב לקדנציה.

     

    על מנת ליצור תחושה של זמינות של הועד למען הפעילים, נקציב 72 שעות למענה על שאלות – זאת אומרת שתוך 3 ימים תורן צריך לענות למייל ואז באחריותו להעביר את הנושא לחבר ועד האחראי.
    כל חודש יתחלף תורן.
    ויטל אחראי על ליצור רשימה של תורניות.
    יש רצון לשנות את השם של הועד מcontact לboard ולהעביר את המייל של contact לידימש"י.
    המטרה היא ששאלות כלליות יקבלו מענה של רכז מש"י ובמידה ומדובר בשאלה ספציפית לועד, רכז מש"י יעביר את זה למייל שלנו וכאן נכנס התורן.
    הועד מצביע על קיום הקצבת זמן תגובה והועד מתחייב להגיב בתוך 72 שעות, התגובה יכולה להיות הפנייה לחבר ועד אחר (במקרה כזה יש ריסט ל72 שעות) או להיות העברה לנושאים לישיבת ועד הקרובה. במקרה זה – תוך 48 שעות לאחר הישיבה הועד חוזר עם תשובה.
    ההצבעה – עברה פה אחד.

    תקציב ותוכנית עבודה יוגשו בדצמבר, בישיבת דצמבר תעבור החלטה.
    התקציב הארגוני כתוב בתוך תוכנית העבודה.
    תוכנית עבודה זו רשימה של כל התוכניות שעומדות לצאת לפועל בשנה הקרובה, כולל הוצאות והכנסות עתידיות של אירועים ופרויקטים. צריך לעבור על התקציב ולוודא שהוא סביר.
    תוכנית העבודה לא מחייבת את הארגון והיא משמשת כמסגרת ארגונית.
    הרצון הוא להעביר תקציב חיובי, בשונה משנים קודמות שההערכה הייתה פסימית ושלילית.
    א. אנחנו צריכים להגדיר כמה אנחנו רוצים שאירועי הדגל ירוויחו.
    ב. הבנה של מה שאנחנו עושים בקיץ. תתקיים ישיבת פסגה בנושא.

    פעילים
    מדובר בחברי ארגון שתרמו בשנה האחרונה לאמא"י, נרשמים דרך האתר ועוברים אישור.
    קבוצת אנשים שפעילים בתוך הארגון. בקנדנציה האחרונה לא נעשה מספיק מאמץ להשאיר את קבוצת הפייסבוק פעילה מצד הוועד.
    מצופה מהפעילים להגיב בתדירות סבירה.
    א' פעילים הוא תפקיד מאוד טכני – לאשר פעילים אשר עונים על הקריטריונים או לדחות אותם ולעדכן אותם.
    אורי יעביר שרשור במייל עם דיון על הקריטריונים של פעילים.

    בקדנציה הקודמת לא היו מפגשים עניינים עם הפעילים.
    היעד הוא שאחרי כל ישיבה נוציא פנימית נושאים לדיונים מול הפעילים.
    החל מהישיבה הבאה נחליט על איזה נושאים נעביר לפעילים.
    אורי מציע להוריד את תפקיד הא' פעילים הועדי ולהעביר את התפקיד לחבר בצוות כוח אדם ואורי דיבר עם א' כוח אדם – נדב שומרוני, ועדכן אותו.
    הצבעה – התקבלה פה אחד.

    מלווה מטעם הועד – האיש קשר של הועד עם הצוות וההפך. מצופה ממנו להיות בישיבות של הצוות כמה שאפשר ולהיות זמין כמה שאפשר ולוודא שנעשית עבודה. לוודא שיש תוכנית עבודה מסודרת לצוות.
    כל חבר ועד אחראי על להעביר את ההחלטות של הועד לגבי הצוותים שלו לצוותים עצמם.
    חלק מתוכנית העבודה היא להבין מה הצפי מהצוותים וכמה נדרש מכל חבר צוות.
    חשוב לציין שלסגל ארגוני – אנשים שתורמים לארגון לאורך השנה מחוץ לכנסים – יש הטבה נוספת שהיא כניסה חינם לשני הכנסים הגדולים של אמא"י והנחה של 40 שקל באירועי הארגון פעם בחצי שנה.
    רשימת הסגל הארגוני נקבעה עד היום ע"י הועד פעמיים בשנה, יוני מציעה לשנות את התאריכים של חידוש זה שכרגע מתקיים בפברואר וביולי. אורי מבקש לדחות את הדיון של הסגל הארגוני לישיבה של דצמבר, כיוון שאיננו בוער כרגע.

    תומר:
    מציג הדפסה של 22 עמודים בצבע של חוברת לWCS עם שני עמודים אחוריים, חמש עשרה חוברות, על מנת להביא את זה לספונסרים ולא לבוא בידיים ריקות. מדובר בתקציב קטן יחסית.
    הצבעה – התקבלה פה אחד.

     

    אורי ינסח עד הסופ"ש הודעה על תחילת גיוס ספונסרים בWCS על מנת להריץ את התחרות בהארוקון.

     

    לו"ז לחודשיים הקרובים:
    אורי רוצה לתאם ישיבה בתחילת נובמבר על מנת לדבר על תקציבים ותוכנית עבודה.
    בשבועיים אחרונים – ישיבת סגל כראוי.
    שבוע אחרון של נובמבר או שבוע ראשון של דצמבר ישיבת פעילים פתוחה –לירון תדבר עם נדב על מנת לארגן את זה.
    שבוע שני של דצמבר – ישיבה פרטית על קיץ 2020, בתקווה עם מנהלי הכנסים בשנים האחרונות.
    סוף דצמבר – ישיבה כראוי על מנת לאשר את תוכנית העבודה והתקציב הארגוני.
    ימי ישיבות – ימי ראשון זה היום היחידי בו אי אפשר, רביעי זה היום האידיאלי.

    יוני מציעה פרסום של קול קורא של אירועים וגיוס אנשים לאירועים, מסמך מסודר עם חזון לאחר פרסום תוכנית העבודה.
    אורי – אירוע חנוכה 2020 הוא חלק מהתוכנית העבודה שלנו. תוכנית עבודה צריכה להיות מינואר עד דצמבר.

    חפיפת תפקידים, לפי סדר דיבור
    מדבר – אורי בשם תומר דוד שאינו נוכח:
    גזבר – אחראי על התפקוד הכלכלי של הארגון, לשמור על התקציבים ולעקוב אחרי מצבנו הכספי. אחראי על הוצאת צ'קים והתנהלות מול הבנק, אחראי על הסיכום הכספי בסוף השנה. לוודא שכל כנס יש רענון על החזרי נסיעות ושאר החזרים.
    מחסן – מחסן הארגון נמצא בחולון, מנוהל כיום על ידי איגור ספרונוב א' המחסן. מלווה המחסן יהיה בתקשורת מול איגור בעיקר. לדבר מראש עם איגור ולא בדקה 90.
    תיבת דואר – דרוש אדם שמגיע פעם בשבועיים לתיבת דואר ולבדוק אותה.
    בן דינוביץ' ואלה ברוך הצטרפו לישיבה דרך שיחת וידאו


    מדבר – בן:
    מועדון אמא"י  – מערכת שעליה עובדים בן ותומר שלו. עוד לא קיימת, מטרתה להיות מועדון הטבות בתשלום לחברי הארגון.
    מש"י –הצוות אחראי על מיתוג, שיווק ויחסי הציבור של אמאי. מתחזק את הפייסבוק, היוטיוב, האינסטגרם, הניוזלטר, האתר. אחראי הפייסבוק הוא הפנים שלנו כלפי הקהילה ועונה על רוב מוחלט של הפניות בפייסבוק. כרגע בן עוזר לתפעל את האתר. מכיוון שכרגע אין מנהל לצוות חבר הוועד המלווה יעשה קצת יותר.

    בן דינוביץ' עזב את הישיבה

    מדברת – אלה:
    שימור ידע– אלה התחילה לקדם את הנושא בקדנציה וכרגע המערכת עובדת על מערכת מבוססת ויקיפדיה, מדובר במערכת לא ידידותית לתחזוק מצדינו ואלה מקדמת נושא זה באופן אישי ויצאה מהועד עם רצון להתרכז יותר בתפקיד. אלה וצוות טכני ארגוני עברו על כמה אופציות למערכות שיחליפו את הויקיפדיה.
    הצד הפחות הטכני זה איסוף המידע, אלה העבירה את הנושא לכוח אדם על מנת לחפש אנשים שיאספו את המידע מהפעילים ואנשי הסגל.

     

    אלה ברוך עזבה את הישיבה

     

    מדבר – אורי בשם תומר דוד שוב:
    תלתן –פרויקט הנועד לתמוך בקהילת האמנים בארץ ולעודד יצירה ישראלית בהשראת אנימה ומנגה. הפרויקט הרים עד כה 2 תחרויות ציור, הצוות גם רוצה להרים אירועים יותר קטנים וחברתיים, להרים תערוכות ועוד. יש 3 חברות צוות – נאקורי בן דור ראש הצוות, דניאל שחם ושירה אביגד חברות הצוות.

     

    מדברת – יוני:
    ליווי עו"ד – אחראי על הקשר הראשוני בנוגע לכל עניין עם הייעוץ המשפטי של הארגון, אין שום חובה ששאר התקשורת מולם תעבור דרך מלווה העו"ד מטעם הועד. יש לציין שככל הנראה בנק השעות ששילמנו עליו לפני שתי קדנציות לעו"ד שלנו ייגמר באיזור סוף השנה.
    צוות תכנים שנתי – צוות ללא ראש צוות, מורכב מ"פרוייקטורים" אשר מרימים אירועי תוכן קטנים לאורך השנה, למשל אירועי הרצאות, וגם המסיבה לפני שתי קדנציות הורמה ביוזמתם (אך לא בניהול אקטיבי של הצוות). הצוות מעביר תקציב בתחילת השנה, הבעיה העיקרית כרגע היא שרוב כוח האדם של הצוות לא מאוד זמין באופן רציף מה שפוגע בתפקוד. המלווה בעיקר זמין תקציבית ולתקשורת מול הארגון במקומות שהצוות לא יודע מה הנוהל.
    בנוסף לכך הצוות זמין לעזור עם גיוס תכנים לאירועים לאורך השנה; יש נוהל שהוחלט על ידי הצוות לגבי איך פונים לצוות שיוני הפיצה לועד במייל ויושב בדרייב.
    צוות הפקות מקור – התפקיד כולל ליווי של צוות הפקות מקור, אשר מלווה את הפקות המקור ובפרט מחזות הזמר בארגון לאורך כל העבודה איתן, תקופה של שנה וחצי לערך. רוב התפקיד נעשה על ידי הצוות עצמו, המעורבות החשובה מצד המלווה היא בהחלטה של האם הפקת מקור מתאימה לארגון. החלטה זו נעשית לפי קריטריונים שקבע הועד בקדנציה הקודמת והגדיר בתקנון הפקות מקור רשמי המתאר את כל העבודה של הארגון מול הפקות מקור. בצוות יש כרגע חבר אחד, אמיר גל פילוס.

     

    מדבר – תומר שלו:
    קשרי פנים –אחראים על קשר עם גופים בתוך הארץ, בעיקר אחראים להשגת ספונסרים. א' מועדון הטבות – רועיוולקינסון.
    טכני ארגוני – אחראים על הידע הטכני של הארגון, החל משמירה על קבצים ועד לפיתוח דברים חדשים.


    מדברת – לירון:
    ספריה – פרויקט שמתנהל בינינו לבין הספריות בארץ, אנו תורמים להם מנגות, גם כאלו שנרכשות על ידינו וגם כאלו שנתרמות על ידי הקהילה. דרור טל הוא א' הפרויקט. אנשי הפרויקט מדברים עם הספריות ומפזרים מנגות לספריות. התנהלות הועד מול הפרויקט – אישור תקציב בעיקר, מעבר לכך לא דורש הרבה מעורבות ועדית. יש גם אנשי קשר עם הספריות – ראוי לדבר בדצמבר על האם הם צריכים להיות במעמד של סגל ארגוני.
    קשרי חוץ –אחראים על קשר מחוץ לארץ וקשרים בתוך הארץ הקשורים ישירות ליפן – השגרירות והאגודה לידידות ישראל יפן וכמובן הבאת אורחים, סרטים ועוד לכנסים ולשאר אירועים.
    צוות קוספליי ארגוני – מארגן ומאחד את כל האירועים שקשורים לקוספליי, כולל כנסים ואירועים קטנים יותר. הצוות תומך בצוותים הכנסיים על ידי העברת ידע, מתן תמיכה. כתיבת תקנונים ולוודא שהכל הולך ככתוב.
    זכויות יוצרים – משימה של להסדיר את הזכויות על הדמויות של אמא"י ומה שיקרה כשהארגון יתפתח. עם כל דמות חדשה ירשם חוזה שהיוצרים חותמים עליו.

     

    מדבר – אורי:
    דובר הארגון –אחראי על הוצאת הודעות רשמיות מטעם הארגון, הודעות חשובות עוברות לניסוח דרך הועד.

    צוות מרחב בטוח –צוות שהוא הכתובת בארגון לנושא מניעת וטיפול בהטרדות מיניות, ומרחב בטוח, הצוות עובד בעיקר במהלך הכנסים ואחראי לטפל בעניינים של הטרדות וכו' בכנסים. בקדנציה שעברה הוחלט שהחלטות של צוות זה לא עוברות דרך הועד אלא במקרים קיצוניים מאוד, ושהיו"ר יהיה איש הקשר מולם והיחיד שחשוף לפועלם בעבודה השוטפת. א' הצוות היא עמית ששון.
    יעל אפריאט, העו"סית איתה הארגון עובד, הציעה בעבר לעשות סמינר פתוח לפעילים ולסגלי כנסים על מנת להגדיל את ההכשרה שלנו להתמודד עם המצבים שרלוונטים לצוות.
    צוות כוח אדם – העבודה כרגע של הצוות זה בעיקר גיוס ושימור של סגלים. מעוניינים להריץ שני סמינרים על כמה סוגיות שונות כגון לדעת איך לנהל כנס, איך לקבל ולהעביר ביקורת ועוד.
    צוות מוזיקה יפנית –צוות האחראי לכל התחום של המוזיקה היפנית בארגון, אם זה אמא"ידול, אם זה אירועי קאראוקה ואם זה פיקוח (כרגע על הפלייליסט אבל בעתיד מלא) על מסיבות שהארגון מקיים. מנוהל כרגע על ידי גל פרי וגיא תמיר.

     

    חלוקת תפקידים

    הועד חילק את התפקידים בין חבריו:

     

    אורי:

    דובר הארגון

    ליווי צוות כוח אדם

    ליווי מוזיקה יפנית (אוניב, להחלטת הצוות)

    ליווי צוות מרחב בטוח

     

    תומר:
    ליווי הארוקון(או בן להחלטת המנהל)
    ליווי צוות הפקות מקור

    ליווי קשרי פנים

    ליווי צוות טכני ארגוני

    ליווי מועדון חברים (+בן)

     

    יוני:

    גזברות

    ליווי עו"ד

     

    לירון:

    ליווי צוות קוספליי ארגוני

    זכויות יוצרים

    ליווי צוות קש"ח

    ליווי ספריה

     

    בן:

    ליווי צוות מש"י

    ליווי מועדון חברים (+תומר)

    ליווי הארוקון(או תומר להחלטת המנהל)

     

    ניב:
    ליווי מחסן
    תיבת דואר

    ליווי צוות תלתן

    ליווי מוזיקה יפנית (אואורי, להחלטת הצוות)

     

    ויטל:
    ליווי צוות תכנים שנתי

    שימור ידע ארגוני

     

    הועד הסכים לחלוקת תפקידים זו בין חבריו.

     

    הישיבה נסגרה.