אתם בטח מכירים את הכנסים והמסיבות, אבל חברי הועד עצמם דווקא אחראים לתחזוקה שוטפת של מה שנקרא "התשתית הארגונית". תשתית זו כוללת את המרכיבים הבאים:

קשרים עם שגרירות יפן וגופים חיצוניים – אין צורך לבנות מאפס את הקשרים מול גורמי חוץ בכל כנס מחדש. ועד הארגון מתחזק את הקשרים הללו כל השנה, בשיתוף עם צוות ארגוני שנקרא "קשרי חוץ", עליו נרחיב בהמשך. קשרים אלה מאפשרים לקבל תמיכה כספית, פרסים לתחרויות, פרסום לפעילויות הארגון, וקידום מטרותיו. הקשר עם שגרירות יפן הוא נכס חשוב של הארגון והוועד פועל לטיפוחו כל הזמן.

ייעוץ משפטי – במסגרת הפעילויות השונות נערכים הסכמים וחוזים רבים, סגלי הכנסים לא צריכים ללמוד משפטים כדי לסגור חוזים מול ספקים ונותני שירותים, חברי ועד הארגון נושאים באחריות החוקית להסדיר תקנונים, הסכמים וחוזים, וכן להסדיר זכויות יוצרים לשימוש בגרפיקה, ביצירות מוסיקליות ועוד.

ניהול כספי – הכנסים עולים כסף ולשם כך צריך להעמיד לרשותם סכומי כסף גדולים, אותם מוציאים מראש עוד לפני שנמכר הכרטיס הראשון לאירוע. סגלי הכנסים לא נושאים בעלויות אלה בעצמם. הכספים מופקדים ויוצאים מחשבון בנק המנוהל אך ורק לטובת פעילות הארגון בצורה מסודרת ושקופה. פעילות כספית כרוכה בהוצאת קבלות למי שמשלם על שירותים שונים לארגון (כמו הצבת דוכן בכנס) וכן הנהלת חשבונות כדי להכין דוח כספי על פי חוק. גזבר הארגון מספק את שירותי הניהול הכספי ברמה הארגונית ומאפשר לסגלי הכנסים להתעסק נטו בעשייה עצמה.

שיווק – באמצעות ליווי והכשרה של צוות ארגוני (אותו נכיר בהמשך) שמתפעל את הנוכחות של הארגון אונליין (אתר, ניוזלטר, רשתות חברתיות) ניתנת למארגני האירועים בארגון תשתית חזקה להביא קהל לאירועים.

ניהול מאגרי מידע – בהתאם לחוק מאגרי מידע, נשמרים פרטי חברי הארגון בשרת מאובטח ובאחריות הועד לדאוג לכך שיהיה מנגנון מסודר של ניהול ההרשמות לארגון, מעקב אחר פקיעת תוקף חברויות וכו'.

ביטוח – (מי שמארגן אירוע אחראי בין היתר לבטיחות הקהל ובמידה ומי מבאי האירוע נפצע ותובע את מארגני האירוע בגין הוצאות רפואיות, צריך חברת ביטוח שתכסה את ההוצאות הללו).

לחזרה לדף אודות הבחירות באמא"י לחצו כאן.