נוכחים: אורי מרקוביץ', יוני לינדר, שרון טורנר, אפרת מרגלית כרמון, גיא אשל, דניאלה חייקין, בשיחה וירטואלית: חבר הועד מיכאל פרימוב, חבר ועדת הביקורת נימרוד סקאל
1. מסמך נהלי שת״פים
מעדכנת:דניאלה
הפקת והצגת המסמך ימתינו עד אחרי הארוקון, כדי שנוכל להבין אם נוהל העבודה שלנו להארוקון עובד טוב לעתיד.
בנוסף, צוות שת״פים בודק גיוס של חברת צוות חדשה.
2. נהלי פניה לעו״ד
מעדכנת:אפרת
כרגע יש הרבה עבודה משפטית שצריכה להיעשות בארגון. אפרת מדגישה שלא חובה לפנות דרכה לעו"ד – אפשר לפנות ישירות למיילים של העו״ד ולכתב את מייל הועד ואת אפרת. אפרת מדגישה שהיא לא צריכה להיות צינור באופן של ברירת מחדל, ושאם מישהו רוצה לפנות ישירות לאפרת (חברת הועד) ולא לאפרת (העו״ד) חשוב להדגיש את זה.
אפרת היא מי שמתעדפת את העבודה עם העו״ד בשוטף, אז אם יש משימה חשובה שדורשת עבודה עם העו״ד – חשוב לדבר עם אפרת בנושא, וחשוב להיות במעקב אקטיבי.
אפרת מדגישה גם – לעו״ד אין את הקונטקסט שיש לנו על הארגון, וגם לאפרת עצמה אין תמיד את כל המידע כשמדובר בנושאים שהיא לא מעורבת בהם ישירות. חשוב מאוד להעביר דברים שנראים לנו אולי ברורים, כדי למנוע שאלות ועיכובים שיכלו להיחסך מראש.
דניאלה מציעה לעשות גליון עבודה לנושאים השונים שצריכים לעבור מול העו״ד. אפרת סבורה שדווקא חשוב להשאיר את העבודה הזו אקטיבית, ובעיניה גליון עבודה סטנדרטי דווקא יפגום ביכולת שלנו לעשות את העבודה באופן מודע (״mindful״). היא תעבוד על תיקיה במייל הועד שיכללו בה דוגמאות לחוזים סטנדרטיים ונוהל פניה כללי שיוכלו לתת בסיס, אבל לא להחליף שיקול דעת של חברי הוועד.
3. פרויקט הספריה
מעדכן:גיא
פרויקט הספריה מלווה אותנו כ-15 שנה. אפשרנו לספריות לפנות אלינו להבאת מדף או איזור של מנגה בספריה. רכשנו או אספנו תרומות של מנגה ותרמנו לספריות, עשינו רישום של הכרכים שיש בכל ספריה, ומדי פעם עשינו שת״פים עם ספריות להרצאות.
זה פרויקט שדורש ניידות לספריות קטנות ונידחות יותר, כי ספריות יותר גדולות נוטות להיות מסוגלות לרכוש בעצמן כרכים. זה הפך את העבודה לקשה מבחינת לוגיסטיקה פיזית – אחסון, שינוע של רכישות ותרומות. היה קשה למצוא אנשים שרוצים לתפעל את הפרויקט הזה – הוא לרוב פעל רק כשהיה מישהו בועד שהיה חשוב לו לתפעל אותו.
בשנים האחרונות קיבלנו כמעט אפס פניות מאנשים שרצו לדעת איזה ספריות כוללות כרכי מנגה, אבל הרבה פניות מספריות שמעוניינות להצטרף לפרויקט.
השאלה היא האם אנחנו מעוניינים לשמר את הפרויקט פעיל – להרים את כל הלוגיסטיקה, מה שאומר לגייס צוות כמו צוות מחסן שצריך להתפרס על אפילו יותר מהארץ. האלטרנטיבה היא להחליט לסגור את הפרויקט עד להודעה חדשה, או למצוא אלטרנטיבה לבעיית הלוגיסטיקה – למשל הפצה דיגיטלית ממומנת לספריות של אפליקציות קריאת מנגה, מה שאומר השקעה כספית.
אורי רוצה להוסיף – הפרויקט התחיל במרכז ועדיין יש מדור בבית אריאלה עם שם הארגון, והם מכירים אותנו ויודעים להפנות אלינו אנשים שמעוניינים באנימה ומנגה. אורי מסכים שהשינוע הוא הבעיה ושאפשר לראות שזו הייתה הבעיה לאורך תקופת הפעילות – למשל, יש ספריות שמחליטות לסגור את מדור המנגה ורוצות להחזיר את הכרכים, והרבה פעמים פשוט אין לנו איך לקחת אותם.
אורי סבור שיש בפרויקט ערך ושכמו בבעיות ארגוניות רבות, המחסור שלנו הוא בכוח אדם עם מוטיבציה לנושא. אורי סבור שכדאי לחכות עד שצוות כוח אדם ינסה לעשות סבב גיוס לפני ויתור.
שרון ממליצה לסגור את הפרויקט. לדעתה גם אם יש אנשים שיוכלו לעזור, עדיף לנתב אותם למשימות יותר חשובות מאשר שיעזרו לתקופה קצרה ואז נחזור למצב בו אין כתובת זמינה לפניות מהספריות, וצוות שיווק יצטרך לנהל את כל הפניות. דניאלה מסכימה, וסבורה שכדי להחיות את הפרוייקט מחדש, צריך מישהו עם מספיק תשוקה בשביל לתחזק את הפרוייקט לאורך זמן ממושך ולא לפרוש לאחר זמן קצר.
אורי רוצה להוסיף שיש לנו מנגות במחסן שצריך להחליט מה לעשות איתן, אם נסגור את הפרויקט. מיכאל מוסיף שזו בעיה שעולה הרבה כשמתעסקים עם המחסן. גיא רוצה להדגיש שזו לא שאלה שצריכה לעצור אותנו מההחלטה על מה לעשות עם פרויקט הספריה.
אפרת סבורה שהחזון של הפרויקט מדהים ומתאים בדיוק למטרותינו, אבל בעידן הדיגיטלי הוא הופך לפחות ופחות רלוונטי ביחס למאמץ שהוא לוקח.
אורי מוסיף שיותר ויותר חנויות מקבלות אישור ממשרד החינוך למכור מנגות לספריות בארץ, וזו חלק מהסיבה לדעיכה בעניין בפרויקט. הוא מציע למקד את הפרויקט בתיווך בין ספריות לחנויות רלוונטיות, כך שמחד נעזור לחנויות מעוניינות לקבל לקוחות נוספים, ומאידך נשיג הנחות לספריות ציבוריות להן תקציב מוגבל לרכישת ספרים חדשים.
אפרת מסכמת את הדיון עד כה – הועד מעוניין לסגור את הפרויקט כמו שהוא עובד כרגע, ומעוניין במבנה חדש לפרויקט שהוא פחות כבד לוגיסטית, אבל זה דורש מישהו שירצה לתפעל אותו, בין אם בתוך הועד או מחוצה לו. אורי מדגיש – אנחנו לא מקימים את המבנה החדש הזה כרגע, רק בודקים עניין.
הצבעה ראשונה – פירוק פרויקט הספריה בצורתו הנוכחית (הורדה מהאתר ותקשור לספריות בעתיד) – בעד 6 (דניאלה אורי יוני אפרת שרון גיא) נגד 1 (מיכאל) נמנע 0 – עבר.
הצבעה שניה – בדיקת היתכנות של פורמט קישור בין ספריות לספקים ישראלים (כגון קומיקס וירקות, קומיקאזה, סטימצקי) ותרומה כספית מצידנו על הרכישות הללו, בהינתן שיש אדם שרוצה לתפעל את הפרויקט. גיא ירשום פוסט בפעילים לאחר בדיקת ההיתכנות הלוגיסטית. – עבר פה אחד.
4. הארוקון
מעדכן:מיכאל
הישיבה האחרונה לפני הכנס עברה, כמות המתנדבים נראית טובה, אין בעיות משמעותיות כרגע והסגל מרוצה מהעבודה השנה ומהשינויים והשדרוגים של חוויית העבודה והסגל.
עד כה נמכרו פחות כרטיסים משנה שעברה בנקודה זו. אנחנו סבורים שהחשש מהמצב הבטחוני גורם לאנשים לקנות יותר קרוב לתאריך. בנוסף, טרם התחלנו שיווק ממומן – הוא מתחיל באיחור השנה ויתחיל השבוע. דניאלה גם סבורה שהשת״פים בכנס יביאו יותר אורחים במיוחד בשבועיים הקרובים כשהפרסומים שלהם יעלו.
אורי מציין בהמשך לדיונים קודמים בנושא שהחלפת מערכת קניית הכרטיסים תתרחש רק לאנימאטסורי, כדי לא לפגוע במכירות הכרטיסים עכשיו.
בכנס יש כל מיני שיתופי פעולה בסקאלה גדולה מבעבר (עקב הגידול בכמות האנשים שמנהלים שת״פים ארגונית) וסגל הכנס מאוד מתרגש – שיתוף פעולה עם נינטנדו, גיים ג׳אם עם 20 משתתפים ועוד. גם פונים אלינו כל מיני משפיענים בנוגע להגדלת סקאלת שיתופי הפעולה. הרבה משיתופי הפעולה האלו מעוניינים גם להמשיך את שיתופי הפעולה בעתיד, לא בהכרח רק בכנסים.
אורי מציין שכמות המתנדבים לא מאוד שונה משנה שעברה, פשוט שינינו את הגדרות התפקידים והורדנו מתנדבים ממקומות שאפשר להחליף מתנדבים בסגל. אין הידרדרות, אבל גם אין עליה בכמות המתנדבים משנה שעברה. דניאלה מציינת שגם הוספנו הטבות וצ׳ופרים לסגל ומתנדבים, והם מגיבים לזה טוב מאוד – אז אולי בשנה הבאה זה יביא עוד אנשים, ובוודאי בכנס הנוכחי זה משפר את התגובה.
גיא מציין שפנה אליו חבר סגל חדש שלא הכיר מה זה אמא״י. הועד התדיין בנושא הסברה על מה זה אמא"י למתנדבים וסגל – שרון תכין מסמך קצר שיהיה אפשר להעביר לסגל בגיוס.
5. מנגה קפה חברתי
מעדכנת:שרון
הגיע למייל שיווק אדם שמעוניין להחזיר את המנגה קפה החברתי. שרון העבירה את הפניה לועד וביקשה ממנו לפרט יותר על החזון שלו. טרם קיבלנו תגובת המשך. שרון רוצה לדעת אם מישהו רוצה אחריות על הנושא. אורי מציע את עצמו לליווי.
6. לוח זמנים פנים-ארגוני
מעדכן:מיכאל
מיכאל מציע שנפתח גוגל קלנדר שישותף בין כל הארגון, כדי שנוכל לראות אירועים ולמנוע התנגשויות בין אירועים שונים, למשל התנגשות בין ישיבות כנסיות ואירועים שנתיים. מיכאל מציע שצוות כוח אדם ארגוני ינהל את לוח הזמנים והדרכת העבודה איתו.
גיא שואל לאיזה סדר גודל זה יגיע בכנסים – אפרת עונה, סקאלת ההנהלה, הם יחליטו מה לשים שם ומה לא קריטי.
הועד מסכים שאפשר לשקול הוצאה של חלק מהלוח זמנים לציבור.
הישיבה נסגרה.
7. נספחים – החלטות ועד שעברו מחוץ לישיבות
מעדכנת:יוני
לא עברו החלטות במייל מאז הישיבה האחרונה.