נוכחים בשיחה וירטואלית: אורי מרקוביץ', יוני לינדר, שרון טורנר, אפרת מרגלית כרמון, גיא אשל, דניאלה חייקין, מיכאל פרימוב
מיתר פשקר מנהלת הארוקון, ואלון אברהמי ע' מנהל הארוקון, הצטרפו לישיבה.
1. הארוקון בראי המלחמה
מעדכן:דיון כללי
אורי מציג שבעקבות המצב הבטחוני, הגענו להסכמה מול בנייני האומה שלא נוכל לקיים את הכנס בשלישי – אפילו שטרם עודכנו ההנחיות.
מיתר מציגה שקיבלנו מהם אופציה של דחיית הכנס ל-31 במרץ, יום לפני ליל הסדר – יום שיש תחבורה ציבורית אבל גם חופש לבתי הספר. הספקים מעדיפים דחייה מאשר ביטול ומוכנים להתגמש.
אלון מציג שההנהלה הציגה את המצב לסגל הכנס, השת"פים והספקים. יש כמות מצומצמת שלא יוכלו או ירצו לקיים את הכנס בתאריך המוצע, כל הספקים אמרו לנו כבר שאין בעיה לעשות דחייה. סגל דוכנים ותכנים וסגל התחרויות מוכנים להוציא הודעות לדוכנים ולמעבירי תוכן ולמתמודדים כדי לבדוק את התאריך החדש מולם.
אלון מציין שאמא"ידול לא יוכלו כנראה לדחות את האירוע ולנהל אותו ואנחנו בודקים אופציות לניהול האירוע בידי אחרים.
אלון מוסיף שיש לנו כבר הודעות מוכנות לשיווק עם גרפיקה בין אם נבחר בביטול או דחייה. יש כבר הרבה תגובות לפוסט הראשוני שהוצאנו לפני כשעתיים, והתגובות מעבירות העדפה לדחייה מאשר ביטול גם כן.
מיתר מוסיפה שאם הכנס יהיה ב-31 לחודש, סביר שהיא לא תוכל להיות בו פיזית בעצמה. מיתר מאמינה שהכנס בכל זאת יוכל להתקיים, למרות שכמובן יהיה לה מבאס אישית לא להיות בו.
אורי מוסיף שעד תאריך זה עדיין אי אפשר להיות בטוחים שלא ימשך מצב החירום הבטחוני ושחשוב לציין זאת בפרסומים, ומציע דדליין של שבוע לפני הכנס להחלטה סופית על קיומו ב-31 במרץ. הועד מסכים להצעה זו. אם לא יוכל להתקיים הכנס ב-31 במרץ מכיוון שב-24 במרץ המצב הבטחוני לא יאפשר זאת – נבטל את הכנס לחלוטין ונאפשר העברת הכרטיסים לאנימאטסורי או הארוקון הבא. את מכירת הכרטיסים למועד החדש נפתח שוב רק כשהמצב הבטחוני יאפשר קיום של הכנס בכל מקרה.
מבחינת עלויות מול בנייני האומה וספקים, אם ניאלץ לבטל את הכנס – "נדחה" אותו לתאריך של אנימאטסורי, ולכן לא נפסיד כסף על שכירות המקום – התשלומים ייחשבו עבור התאריך של אנימאטסורי.
מיכאל ודניאלה שואלים מה העלויות של דחיית הכנס. מיתר ואלון עונים – הוצאות שיווק שכבר הוצאנו, כרטיסים שנצטרך להחזיר, דוכנים שיבטלו את הגעתם לכנס. הם מצפים שמדובר על עלות מינורית. אלון מוסיף שגם מבחינת רוב הספקים – הביטול יהיה בחינם כרגע, וגם אם נודיע עליו שבוע מראש לפני ה-31 במרץ.
הועד מצביע – נדחה את הכנס ל-31 במרץ בהינתן שהמצב הבטחוני ירגע עד ה-24 במרץ – עבר פה אחד.
מבחינת מדיניות ביטולים – חוקית אנחנו מחוייבים לציין עד מתי אפשר להחליט אם אנחנו מציעים אופציות שאינן החזר, כיוון שמנקודת זמן זאת מדובר בביטול. בפעם שעברה נתנו לאנשים אופציה להמיר את הכרטיס לאירוע שבוטל לכרטיס לאירוע שהחליף אותו או לאחד הכנסים הבאים. הפעם כמובן מכיוון שה-31 במרץ אינו תאריך ודאי, צריך אופציית המשך באם יתבטל גם ה-31 במרץ.
אורי מציע שניתן למי שקנו כבר כרטיסים אופציות להחליף את הכרטיס בכרטיס להארוקון הדחוי ב-31 במרץ או לאנימאטסורי ב-27 לאוגוסט או להארוקון בשנה הבאה בפורים 2027, או כמובן לביטול הכרטיס וקבלת החזר. כחלק מהודעה זו אנחנו נכריז למעשה על תאריך אנימאטסורי.
מיתר מציעה שנכריז על האופציות האלו רק מחר. דניאלה מציינת ששיווק כרגע הכינו פוסטים לדחייה עם כל הפרטים הללו כבר. אפרת מסכימה שעדיף לפרט את אפשרויות הביטול או דחייה של הכרטיסים רק מחר, כדי שלא ינוסחו בלחץ עם סיכון לטעויות.
אלון מבקש שלמעבירי תוכן, דוכנים ומתמודדים בתחרויות נשלח את המידע לפני שנוציא לציבור את המידע. דניאלה מסכימה. התכנון הוא להוציא הודעה למשתתפי הכנס למיניהם בשעה 7, ולציבור הרחב ומגיעי הכנס ב-8. מיתר מבהירה – בהודעה הזו נציין שפרטי ביטול/דחיית כרטיסים יפורסמו מחר בסושיאל. נוסף על כך, ישלח מייל עם הפרטים למיילים המשויכים עם רכישות הכרטיסים שבוצעו עד עכשיו.
אפרת סבורה דווקא שמסר ארוך ומסובך יותר יקלט פחות טוב ע"י הקהילה. דניאלה חושבת שהמסר יהיה יותר ברור אם נוציא אותו מיד, וששיווק הכנס יהיה עמוס מאוד בהתמודדות עם פניות אם לא נוציא את כל המידע בהודעה בודדה.
אפרת ומיכאל מציעים את עצמם לתגבור צוות שיווק בכנס כדי לענות על פניות כרגע. מיתר סבורה שעוד כמה שעות המתנה לביטולים אינה בעיה.
שרון ומיכאל מסכימים שעדיף לפרט על אפשרויות הביטול והדחייה רק מחר, ושאפשר רק לציין בהודעה שתצא היום שנפרט על ביטולים והעברות של הכרטיסים בהמשך. אפרת מסכימה. דניאלה תישלח את הנוסח לועד.
הועד מצביע – נוציא טופס החזרים בדומה לעבר עם ארבע אופציות: ביטול מלא או דחיה לתאריך החדש או לאנימאטסורי 2026 או להארוקון 2027. במידה והתאריך החדש יתבטל גם הוא, מי שבחרו להעביר את הכרטיס למועד החדש יוכלו לבחור מחדש (מבין שלושת האופציות האחרות). הצבעה – עבר פה אחד.
הועד מצביע – הערב נודיע על דחיית הכנס, ומחר יצא נוהל החזרים מסודר. הצבעה – עבר פה אחד.