קטגוריה: פרוטוקולים

ישיבת ועד אמא״י – פברואר 2020 (19.2.2020)

נוכחים:אורי מרקוביץ׳, ויטל שיי וקסלר, תומר שלו, ניב שצ׳רב.

יוני לינדר מצטרפת דרך ישיבת וידאו

מחר מתקיימת האסיפה הכללית על מנת לאשר את הדוח הכספי של 2018.

בן מצטרף דרך שיחת וידאו

---

1.מנהל.ת כנס קיץ 2020

מעדכן: דיון כללי

אורי מקריא את סיכום השיחות שקיימו הוא וניב עם המועמדים לניהול כנס קיץ 2020.

 

מבין מי שפנו, הועד מתדיין ומסכים ששמואל רוז הוא האופציה הכי טובה, עקב הניסיון שלו בניהול כנסים. אורי ידבר עם שמואל בשביל לעשות שיחה נוספת שלו כא. מנהל לכנס קיץ, ובהמשך נציע לו את ברי אושרין, כאדם הבא בתור מבחינת נסיון ניהולי שפנה אלינו, כע' מנהל כדי להכשיר אותו לניהול אירועים אצלנו בהמשך הדרך.

מלווה כנס קיץ 2020 יהיה לעת עתה ניב, ואם שמואל יעדיף לעבוד תחת חבר ועד מלווה אחר נפתח את הנושא מחדש. בד בבד נצמיד מנטור לצוות הניהול שמכיר את העולם הארגוני של אמא"י לייעוץ מקצועי, מכיוון שגם לניב וגם לשמואל אין נסיון בניהול אירועים ברמה זו באמא"י.

 

החלטת הועד כרגע – נקיים שיחות עם שמואל רוז ו לגבי הכנסי, ונציע לשמואל את ברי כע':

מנהל כנס קיץ: שמואל רוז

הצעתנו לשמואל לע' מנהל : ברי אושרין

 

בן עוזב את הישיבה

---

2.אמא"י 101 (שימור ידע)

מעדכן: ויטל

שי "שינאי" קדוש, א' אמא"י 101 (צוות שימור ידע) מצטרף לישיבת דרך שיחת וידאו

שינאי הצטרף כדי לעשות חפיפה לוועד במערכת שימור הידע של הארגון, bookstack, ולהסביר איך הוועד יכול לעזור לו לקדם את הנושא בשאר הארגון.

שינאי עושה תיאום ציפיות עם הוועד לגבי המטרות של מערכת ותצורת שימור הידע בארגון. אנחנו רוצים משהו "יותר טוב" מגוגל דרייב, במובן שהיא תיתן לנו דרך יותר נוחה לגשת לידע שלנו מאשר גוגל דרייב – תיתן לנו דרך נוחה יותר לחפש את המידע ולארגן אותו, ותיתן לנו מקום אחד מרכזי לכל הארגון עם הרשאות, בניגוד לדרייבים נפרדים לגמרי לכל צוות.

תומר מציין שצריך גם ללמד לשמור ידע, צריך ללמד את שאר הארגון איך לרשום את הידע שלהם בצורה טובה כדי שהמערכת גם תרוץ. צריך מישהו שיפנה לכל בעל תפקיד בארגון, יקבל ממנו רשימת תחומי אחריות ויטיל עליהם לרשום מסמכים על הידע שלהם, איש-איש. שינאי מגיב שהוא עושה תהליך זה וכבר התחיל בו, כרגע בקבוצה קטנה של אנשי סגל ארגוני כפיילוט. שינאי רוצה לדעת מהן דרישות הועד לשימור הידע כרגע.

תומר מתאר שלראייתו המערכת צריכה להיות מקום אליו מגיע מישהו בארגון שרוצה לדעת איך עושים משהו בארגון, רושם את השאלה במערכת ומקבל מאמר שמתאר את זה, למשל "איך פונים לספונסרים". מערכת זו אמורה להחליף את הפורמט הנוכחי של "תשאל את X, הוא יודע".

ויטל דורש שהוועד ייצרו קשר עם הצוותים שהם מלווים, כדי שבכל צוות יהיה איש קשר עם שינאי למטרות שימור ידע.

 

המטרות של שינאי לעתיד הקרוב:

1. לרכז את כל הצרכים שיש כרגע ברמה הארגונית על מנת ליישר קו.
2. להתכונן ולהתחיל להריץ תהליך של חפיפה והעברת ידע של הכנס הקרוב, במטרה להעביר את התוצר כבר לכנס הקיץ.
3. להמשיך לעבוד על המערכת ברמה הטכנית.

 

תהליך עבודה שנגזר מכך:

• אורי יעביר מייל לכל הצוותים.
• מלווי הצוותים ידאגו שהא׳ של הצוותים שהם מלווים יצרו קשר עם שינאי.
• שינאי ידבר עם הא׳ (אנשי הקשר שלו) ויקח את זה משם.

תומר מבקש שאמא"י 101 יהיה נושא קבוע בישיבות ועד עד שהמערכת "תקום על הרגליים".

 

שינאי עזב את הישיבה

 

בנושא זה תומר מעלה פספוס לגבי נוהל שהיה אמור לעבור לסגל הארוקון ולא עבר. הנוהל הספציפי אינו הנקודה, אלא העובדה שאין מקום מרכזי שמרכז את נהלי הארגון, ואין אפילו רשימה של נהלים קיימים בארגון. הועד מבקש לבדוק האם ניתן במערכת לשים "תיוגים" על פרטי מידע שונים, ולשייך מסמכים למספר כותרות שונות – כך שלמשל גם תחת "לוגיסטיקה" וגם תחת "נהלים" יהיה רשום "נוהל פניה לספקים".

---

3. אירוע שוק בדים

מעדכן: אורי

אירוע שאליאור בשן הציעה, בדקנו תאריכים אפשריים – שבועות לא אפשרי כי הוא נופל על חמישי, מה שאומר שהחבורה הציבורית ברביעי תהיה כמו יום שישי ובחמישי תהיה כמו שבת; לעשות את האירוע ביום שלישי לא כל כך עובד. לכן הראשון למאי הוא ההעדפה, ה24 באפריל אם תהיה בעיה איתו.

בנוסף לשוק הבדים עצמו, שוק החלפות ומכירות בדים בין קוספליירים שיבואו לאירוע, יהיו שני חדרי תוכן עם דגש על תכני קוספליי באופן מעשי.

אליאור בשן מנהלת את האירוע.

הועד מעלה את נעה סלימי כאופציה להיות ע. של אליאור – היא יחסית צעירה אך מארגנת אירועים קטנים לקהילת הקוספליירים כבר תקופה ושלחה פניה לגבי כנס הקיץ.

הכיוון לסגל האירוע הוא לפנות לצוותים ארגוניים קיימים.

אורי כרגע מבקש אישור עקרוני שהארגון מעוניין להרים את האירוע. בהמשך אורי יגיש תוכנית תקציבית מסודרת שהוועד יאשר פורמלית. הועד מאשר עניין בקיום האירוע.

תומר שואל למה להגביל את התכנים רק לקוספליי ולא לפתוח גם לתכני אנימה כלליים יותר או קראוקה. אורי עונה שהיה דיון על זה אבל המטרה היא שקהל היעד דווקא כן יהיה רק קוספליירים ולא רוצים להתפרש לאירוע "כללי". יוני מבקשת שבאירועים כן ישלבו אנימה – כי אם כל הסדנאות הן עיצובים שנוגעים למדיה מערבית אזי יש טעם לפגם כי אנחנו ארגון על תרבות יפנית.

---

4. שיחת חבר ועד שביעי אפשרי

מעדכן: דיון כללי

רון ליקבורניק מצטרף דרך שיחת וידאו

 

רון הוזמן לשיחה כהמועמד המוביל של הועד כרגע לחבר הועד שיחליף את לירון אפריאט שפרשה מהועד.

היה אחראי מתנדבים, ניהל כנס כאמ״י יחד עם אורי, היה פעיל בין 2010-2015 באמא״י.

בחיים הוא מתכנת, כיום מנהל סטארטאפ.

 

למד מדמח וקוגניציה בעברית, היה סגן יו"ר קמפוס באגודת הסטודנטים שם וניהל את כוח האדם. נוסף על כך הוא ניהל גם את הועד למדעי המחשב באוניברסיטה. היה ביחידה טכנולוגית בצבא. ארגן את ההאקתון הראשון בירושלים וארגן שם כל מיני דברים אחרים. ב3 שנים האחרונות עבד כמתכנת בחברת סייבר והוביל צוות פיתוח

 

תומר מציין שמדובר ברזומה מרשים ושואל למה רון נעלם מהקהילה בשנים האחרונות.

רון אומר שהוא הגיע להרגשת מיצוי מהפעילות בקהילה. בתפקידיו הוא מאוד התחבר לאנשים. מציין שהתחיל הרבה תהליכים שממשיכים עד היום עם המתנדבים בכנסים.

חשב על להגיש מועמדות לוועד אמא"י הרבה שנים כדי לפתח את הדברים שחשובים לו באופן יותר רוחבי בארגון. הוא התעניין לאורך השנים בהן "נעלם", שאל מה הולך, ומלדבר עם חברים פעילים בקהילה כיום החליט שהגיע הזמן לחזור.

 

פחות מחפש לעזור עם תפקידי סגל כמו דוכנים בכנס – רוצה לעשות משהו יותר מלמעלה ועבור החברים הפעילים בארגון.

תומר שואל באיזה תחומים רון הכי היה רוצה לתמוך ולתרום?

רון מגיב שהוא צריך ללמוד מה בדיוק הולך בארגון כי כרגע קשה לו לומר ספציפית.

 

אורי אומר שיש כמה עקרונות שהוועד מנסה לפעול לפיהם:

הכי חשובה מביניהם זה הקשר עם האנשים, זה מה שהצבנו לעצמנו כיעד.

מאוד חשוב לנו שחברי הארגון ירגישו שהוועד נגיש להם, זה המטרה מספר אחת.

במובן זה אורי אומר שרון פותח לנו חלון לקהילה שאולי לא הרגישה בנוח לפנות אלינו עד כה.

מעבר לזה, דבר נוסף שאנחנו מנסים לחתור אליו זו הקטנת התערבות חברי הוועד בצוותים כי בסופו של דבר גבול היכולות שלנו כארגון זה גבול יכולות הוועד.

ככל שאנחנו צריכים לנהל צוותים יותר – אנחנו יכולים לקחת פחות צוותים תחתנו וצוותים חדשים לא יכולים להיפתח. ככל שהצוותים מתפקדים בעצמם, ואנחנו מתפקדים כצינור מקשר ביניהם לוועד, הארגון יוכל לצמוח.

 

מבחינת חלוקת הצוותים כיום הרוב אצל אורי והוא כן ישמח להעביר את חלקם הלאה, המניע העיקרי הוא שהצוותים הללו יקבלו את היחס שמגיע להם. שניים מצוותים אלו היו תחת לירון טרם פרשה מהועד, ולכן בפרט הגיוני שיעביר את חלקם ממנו כשיכנס חבר חדש לוועד.

 

אורי מתאר את המחויבויות שכלולות בלהיות בועד, כפי שהחליט הועד בתחילת הקדנציה וכפי שמפורט בתקנון.

רון ישמח לדבר עם אורי מחוץ לישיבה פעם נוספת טרם יסכים להצטרף לועד כחבר הועד החלופי.

 

רון עזב את הישיבה

 

הוועד מצביע על האם רון נכנס לוועד בהינתן הסכמתו של רון בשיחה שתתקיים בסופש:

כניסתו לתפקיד תהיה בתוקף בראשון למרץ. הצבעה – עברפה אחד.

---

5. צוות מוזיקה יפנית

מעדכן: ניב שצ'רב

צוות מוזיקה יפנית רוצה לבקש תקציב מהארגון לסטיקלייטים באירוע אמא"ידול להארוקון. הכנס לא מוכן לתת להם תקציב למטרה זו.

תומר מתנגד להצעה מכיוון שמדובר בעקיפת סמכות. אם הכנס לא מוכן לתת להם תקציב לאירוע שמתרחש בכנס אז לא ראוי שנלך מעליו ונגיד שהארגון כן מוציא עליו כסף.

 

יוני מסכימה – נכון שמדובר על מותג של הארגון, אבל אפשר להסביר באותה דרך השקעה ארגונית בכמעט כל אירוע בכנס, ולדעתה אין סיבה שנדרוס את ההחלטה הזו לגבי אירוע זה מעבר לכל אירוע אחר בכנס, שהנוהל שלנו כועד הוא לא להתערב בהחלטותיו.

אורי מציין שצוות אמא"ידול כנראה יקנו בעצמם סטיקלייטים אם לא נאשר להם, מכספם שלהם, מתוך הנחה שלא יקבלו על זה החזר. מציין אי נוחות שאנשים בארגון מוציאים כסף מכיסם כי הם לא מקבלים משהו שקיבלו בעבר לאירוע שלהם, ועל כן מרגישים שהנראות של האירוע נפגעת.

 

לאחר הדיון הועד מסכים פה אחד שלא יינתן החזר על הסטיקלייטים.

---

6. הפקות מקור

מעדכן: תומר שלו

ג'אנקן מיוזיקל, ההפקה שמיועדת להארוקון 2021, צריכים לשם קיום אודישנים מקומות שבו יוכלו לקיימם למשך 4 שעות פעמיים בטווח של עשרה ימים.

 

אופציות לבדוק מחירים לגביהן שאולי נוכל לקבל בחינם:

מזא"ה 9, הסלון, מרכז טניס תל אביב.

 

תומר מבקש אישור עקרוני במקרה וכל האופציות החינמיות נופלות – נוכל לממן את החלל לאודישנים. הועד מסכים לכך.

---

7.כוח אדם

מעדכן: אורי

מבקש תקציב עקרוני למפגש הכשרה. הועד מאשרפה אחד.

---

הישיבה נסגרה.

ישיבת ועד אמא"י – ינואר 2020 (29.01.20)

נוכחים:יוני לינדר, אורי מרקוביץ׳, ניב שצ'רב
אורחים: יובל פישר, סם דניאל, גיא סוקולטסקי
בשיחת וידאו:ענן גיבסון

---

1.התקיימה ישיבה שמטרתה הייתה לבצע סיכום של משלחת WCS של 2019, דבר שלא התבצע בזמן המתאים לכך, ועל כך בין השאר היה הדיון.

סם, ענן ויובל הציגו את ההתנהלות השוטפת של המשלחת, עברו על דברים שעבדו ודברים שלא עבדו ודברים שידרשו שינויים לפעמים הבאות.

בין השאר נידונו הוצאות נוספות שצריך לשקול ברצינות להוסיף לתקציב ה-WCS, על אף שנושא זה הוצב כסוגיה שנצטרך להחליט את כובדה בשל תקציב ארגון לחוץ. ענן ויובל הדגישו שכל סכום כסף שהארגון ישקיע במשלחת ישפר מאוד את ההרגשה הכללית של הנציגים.

אורי הבהיר שהמטרה של הארגון בלשלוח את המשלחת ל-WCS היא לא לנצח את התחרות אלא להראות נוכחות, ובהקשר הזה הוא מרגיש שהמשלחת עשתה עבודה ממש טובה.

התקיים דיון על איך לעזור לכניסה של אורגנייזר חדש ל-WCS ובנוסף על איך לבצע חפיפה למשלחת בכללי.

יובל עברה עם גיא על מתי בדיוק בלו"ז נלבש הקוספליי איתן הן התחרו בתחרות עצמה. מציינת שלא יודעים מה יהיה הלו"ז בדיוק בשנה הבאה אז אי אפשר לדעת בדיוק איך זה ייראה. השנה הביאו 5 תלבושות סהכ שזה יותר משהיה צריך בעבר. לא נראה שלמישהו בארגון או מבין שאר המתחרים איכפת אם התלבושות לאירועים שאינם התחרות עצמה הן קנויות.

לאחר מכן הוועד העביר מספר שאלות על התנהלות התחרות הכללית כדי שיוכלו לדעת לעתיד, בהקשר לצורה בה השיפוט מתנהל ודברים שכדאי לשפר בצורה שבה אנו מבצעים את התחרות בארץ, וגם על ההווי של המשלחת עצמה.

 

לסיכום השיחה אורי ביקש לקבל מהמשלחת את חוות דעתם על מה התכונות הדרושות לאורגנייזר הבא. צוין שכדאי שהוא יהיה מתחום הקוספליי אך הוא לא חייב להיות קוספלייר, ושהוא צריך להיות בן אדם שמוכן לתת מעצמו לא מעט. סם ציינה ש-WCS מצפים שהקבוצה תהיה קבועה ולא תשתנה.

 

לאחר מכן אורי והוועד שאלו את המשלחת מספר שאלות על ההתנהלות הכללית בהקשר לקיומו של קו-אורגנייזר בתחרות מצידנו על חשבון עצמו. נאמר שזה דבר שיכול לעזור, כל עוד זה לא משפיע על התקציב כמובן, אך כל הדברים מוקצבים לשלושה אנשים וחשוב לקחת את זה גם כן לכדי חשבון.

אורי ביקש לדעת מסם אם היא מעוניינת להמשיך את התפקיד, אך היא ציינה שבגלל הצורה בה כל תהליך ההחלטה על היציאה למשלחת ב-2020, והצורה שבה היא קיבלה עדכונים על מה שקורה, היא מרגישה שהיא לא רוצה לעשות את התפקיד יותר כיוון שיש לה הרגשה של אכזבה מהארגון. אורי ציין שהוא מצטער על ההרגשה אבל חייבים להפיק מזה לקחים לעתיד, ולהתחיל לערב את הסגל הארגוני יותר בישיבות הוועד כדי שלא יקרה מצב שנראה רק תמונה חלקית דרך מלווה ועד.

לאחר מכן אורי ביקש לשמוע על ההרגשה הכללית של המשלחת לפיה הוועד לא היה מעוניין לשמוע את מה שיש למשלחת להגיד. הנושא הובהר לוועד ואורי ביקש מכל חברי הוועד להיות יותר ערניים לדברים האלו כי באמת שחשוב מאוד שהוועד ישדר הקשבה ואכפתיות לסגל הארגוני ולכלל חברי הארגון, כי בשביל זה הוועד פה.

 

לסיכום הוועד ביקש מהמשלחת המלצה לאורגנייזרים אפשריים ועלו מספר שמות על הפרק.

 

תומר שלו מצטרף לישיבה

סם, ענן ויובל עוזבות את הישיבה

---

2.זהות האורגינייזר וWCS 2020

אורי ביקש לעלות לעלות לשיחה את הנושא של הקשר מול WCS והאורגינייזר ל2020.
בסופו של דבר האורגינייזר אמור להיות אחראי גם על הקשר מול WCS, כרגע אין מישהו שמקיים את הקשר הזה באופן פעיל.
בסופו של דבר המועמדים הראשונים מבחינתו לתפקיד הם מצוות קוספליי, השניים הם המלצות של צוות קוספליי ורק אז מגיעים להמלצות של הועד.
האם יש מישהו מצוות קוספליי שיכול להתחייב לתפקיד בשלב הזה החיים?

גיא ציין כי לדעתו פלומה מעוניינת אך לא יודעת כמה זמן יהיה לה לעשות את זה, וגם הוא מעוניין ויודע שיהיה לו את הזמן לעשות את זה. הוא אינו יודע על הזמינות של שאר חברי הצוות ויצטרך לברר מולם.

אורי ציין שאם כל המועמדים לתפקיד הם מתוך צוות קוספליי – הועד יכול להחליט כי הסמכות תהיה בידיי צוות קוספליי לבחור מישהו מתוכו, והוא סומך עליהם בנושא זה.

פלומה פרלוב מצטרפת לישיבה דרך שיחת וידאו

 

פלומה ציינה כי הפגישה של צוות קוספליי מתוכננת ליום ראשון הקרוב, רוב השיחות שלה נעשו עם גיא כי הוא האחראי על נושא הWCS בתוך הצוות.
בפגישה,בין היתר, יעלה לדיון בצוות עניין זהות האורגנייזר.
לאחר הדיון על הנושא אורי ציין שהוועד יכול להסמיך את הצוות להחליט בעצמו. ההצעה על הפרק:
הועד מאשר לצוות קוספליי ארגוני להחליט על אחד מחברי צוות קוספליי ארגוני הנוכחי בעת ההחלטה שיהיה האורגנייזר של תחרות WCS 2020, על צוות קוספליי להחליט עד ישיבת הועד הבאה ובה ידווח המלווה או הצוות לכל המאוחר את זהות האורגנייזר שנבחר. מרגע שצוות קוספליי ארגוני החליט בינו לבין עצמו את ההחלטה – המינוי הוא רשמי.

ההחלטה התקבלהפה אחד.

 

פלומה וגיא עוזבים את הישיבה

 

יוני:רלוונטי מבחינה תקציבית לWCS הבא, שריון כרטיסי רכבת משדה התעופה לנגויה כי חתכו את השלב של טוקיו ויכול להיות שגם כרטיסי חזור.
אורי: קריטי מאוד שנבין בדיוק כמה העסק הזה עולה, זו משימה שלי כמלווה הצוות לשבת ולסגור את התקציב המחודש. נעשה תקציב הכרחי ואז נדרג מותרות שנוכל לראות אחרי הארוקון אם אפשר לדון בהן מבחינה תקציבית.

---

3.שינוי בתקנון הדוכנים בהארוקון 2020

נאקורי בן-דור מצטרפת לישיבה

ניר דרניצקי וליאן לביא – מנהל וע' מנהלת כנס הארוקון 2020 – מצרפים לישיבה דרך שיחת וידאו

אורי אומר שהועד זימן את הישיבה הזו מכיוון שיש בעיה בכנס הקרוב ואנחנו צריכים לדבר עליה באופן פתוח כדי להבין איך להתקדם על זה. נאקורי נמצאת איתנו בישיבה מכיוון שצוות תילתן ביקשו להעלות את הנושא: השינוי בתקנון הדוכנים.

הועד דן מול ההנהלה על השינוי בתקנון. הובהר כי לא מדובר בסעיף שמהווה דרישה חדשה, אלא רק נוספה הבהרה לגבי נושא שמאז ומתמיד היה מצופה מהדוכנים, והוא חלוקת קבלות; מכיוון שאנו כבר דורשים מהדוכנים לציית לחוקי ישראל ומכירת סחורה מחוייבת בחלוקת קבלות. סיבת ההוספה היא מכיוון שבנייני האומה העלו אלינו תלונה על דוכן או שניים שאמרו להם שלא חילקו קבלות בכנס הקודם, לא צוין איזה דוכן.

התקיים דיון על האם יש לשלוח מייל הבהרה מסודר בנושא לקהילת הדוכנים. סיכום השיחה היה שאין צורך וצוות דוכנים יטפל בפניות בנושא באופן פרטני.

נאקורי בן דור, ניר דרניצקי וליאן לביא עזבו את הישיבה.

---

4. בחירת חבר ועד חדש

יוני אומרת שמבחינה תקנונית לועד יש את הזכות לבחור בעצמו מחליף לחבר ועד שפורש.

אורי מחדד שאנחנו בתור חברי ועד חושבים על אופציות, בודקים עם אותן אופציות באופן פרטני האם הם בכלל פנויים ומעוניינים, מעלים את האנשים האלה לדיון ועדי כדי לבדוק האם יש הסכמה בין חברי הועד להאם הם מתאימים.
קרן לין ודריה ברט מועלות כאפשרויות  מכיוון שהן רצו בבחירות לועד. הועד יחשוב על אופציות נוספות ויחליט בישיבות הקרובות.

---

5.קשרי חוץ

מעדכן: אורי

אורי: שגרירות יפן מזמינים אותנו למסיבת הגן של יום הולדת של הקיסר – 27.02 – אבל השנה הם יכריזו על הפרס שקיבלנו על הבמה וכחלק מזה יהיה סרטון שמציג מי אנחנו ומה אנחנו. יהיה מדובר במתכונת מצומצמת של הארגון: אורי, סם דניאל א' קש"ח ועוד שני חברי ועד.

---

6.בחירת מנהל לכנס קיץ

יצא קול קורא, יש שישה אנשים שהביעו התעניינות ומחכים לשיחת טלפון מאורי.
אורי אמר שהוא מתכנן לכתוב פק"ל לשיחות ולהתחיל לעשות אותן מחר (02.01).

ניב הציע לעזור לעשות עם השיחות טלפון.
היעד של אורי ללעשות את כל השיחות האלה ביומיים הקרובים.
שיחות למעוניינים יסתיימו אורי יפתח שרשור מייל עם המסקנות שלו מהשיחות ואז נדיין את מי ניקח לתפקיד א. מנהל, זאת אומרת מי שנראה שיכול להיכנס לנעליים האלו ולזיז את העניינים קדימה, ומי הע' מנהל.
בנוסף, בפק"ל גם תהיה שאלה לגבי ניהול אירוע קטן יותר מכנס הקיץ, בחנוכה.
יוני מזכירה שיש לנו שני אירועים שצריך למצוא להם מנהלים: הדחוף זה כנס קיץ, הקצת פחות דחוף זה חנוכה. אופציה נוספת ולא דחופה כלל, אבל דרך טובה לחפוף אנשים עם מעט ניסיון, זה אירוע שבועות.

אורי מעדכן שבין הישיבה הזאת עד הישיבה הבאה הוא יהיה שבוע ויומיים ביפן. במהלך השבוע ויומיים שאורי לא יהיה בארץ הוא לא יהיה זמין לטיפול בעיניים ועדיים –  ויטל יטפל בפניות האלה עד שיחזור ואורי יעביר לו רשימת משימות שצריכות להיעשות בתקופה הזו.
הצבעה:
מ10.1 עד ה18.1 כולל הועד יוכל לכנס שיחת טלפונית עם חמישה אנשים בלבד ולעביר החלטות בהצעה מיילית עם חמישה קולות בלבד.

ההצבעה התקבלהפה אחד.

---

 

הישיבה נסגרה.

ישיבת ועד אמא"י – ינואר 2020 (29.01.20)

נוכחים: יוני לינדר, אורי מרקוביץ׳, ניב שצ׳רב, ויטל שיי וקסלר, תומר שלו.

---

1.גזברות

מעדכנת: יוני

אין כרגע עדכון מצבי בר, רו"ח הארגון, לגבי הסיכום הכספי של 2018, יוני שולחת לו הודעת תזכורת.

עד שיהיה סיכום כספי אי אפשר לקבוע אסיפה כללית לאישורו.

יוני מעוניינת ליצור טופס חדש, הדומה לטופס החזרים, טופס בקשת תשלומים כגון העברה בנקאית או צ'קים.

יוני אומרת שתסתכל על טופס החזרי הנסיעות שתומר דוד הכין ותעדכן.

תומר שלו יעביר ליוני רשימת של הדוכנים שמשלמים מראש והיא תכין קבלות מראש על מנת שצוות דוכנים של הכנס רק יעביר אותם במקום למלא במקום בכנס.

---

2.הארוקון

מעדכן: תומר

סך הכל המצב מתקדם לפי הלו"ז.

יוני: רועי עמר אולי יהיה מעוניין לעזור, הוא כרגע עובד על המשחק שלו והוא זמין.

---

3. הפקות מקור

מעדכן: תומר
תומר: ישבתי עם רועי עמר, ניר ויסמין סטריז'בסקי ועשינו תיאום ציפיות.
יש בעיה אחת שצריך לגשר עליה ואנחנו בסדר  – הדרישה שלהם היא לעלות פעמיים, מה שכרגע לא מסתדר עם תכנון הארוקון 2021.
יוני:יש לציין שזה סטנדרט בארגון, הייתה רק הפקת מקור אחת שעלתה פעם אחת.
תומר: יחד עם זאת, לניר יש תוכניות לשנה הבאה – גם אמא"ידול, גם מופע רוק וגם סרט.

במצב הזה, אם אירוע קוספליי יסתיים ב18:00, הכי מוקדם שההרצה השנייה של ההפקה תוכל לעלות זה 19:00.

סודר לJK מיוזיקל דוכן חינם בעולמות הקרוב לצד דוכן אמא"י.
ההפקה הזו מקבלת את הגב של צוות הפקות מקור, את הגב של עולמות, דוכן בהארוקון לתרומות, אין כוונה להמשיך לבדוק אופציות אחרות. מבחינת תומר והצוות – הבחירה להארוקון 2021 נסגרה.

---

4.פרויקט ספרייה

מעדכן: ויטל

הפרוייקט לא מתקדם לשום מקום, אין מיתוג טוב באתר.

משימות לויטל:

• לאסוף רשימה של הכתובות עם של הספריות שעובדות איתנו כיום.
• לאסוף פרסומים של מה חדש בספרייה.
• לכתוב לניב מייל לגבי הפירסומים.

---

5.קשרי חוץ

מעדכן: אורי

אורי: שגרירות יפן מזמינים אותנו למסיבת הגן של יום הולדת של הקיסר – 27.02 – אבל השנה הם יכריזו על הפרס שקיבלנו על הבמה וכחלק מזה יהיה סרטון שמציג מי אנחנו ומה אנחנו. יהיה מדובר במתכונת מצומצמת של הארגון: אורי, סם דניאל א' קש"ח ועוד שני חברי ועד.

---

6.כוח אדם

מעדכן: אורי

יש אירוע חברתי לפעילים בתל אביב מחר.

גייסנו את סתיו גיני ואופיר לוטן לצוות אינסטגרם של מש"י, את ניקול נוסוביצקי לצוות קוספליי ארגוני.
הצוות התחיל בתהליכים לחיפוש עורך וידאו לצוות מש"י בשביל עזרה נוספת לאמנון לוי.
לצערנו נפרדנו מתם אביב שתפקד כמתכנת, אורי ניהל איתו שיחה ונראה שכרגע אין לו את הזמן להתנדב בארגון.
לירון אפריאט הצטרפה לפרוייקט הספרייה.
נעשה טיפול בנושא פעילי אמא"י, נעשה סינון של כל מי שלא צריך להיות בקבוצה על ידי אור הדר.

---

7. צוות קוספליי ארגוני

מעדכן: אורי
מאי רוקח ממשיכה לעבוד עם הבנות שהציעו קונספטים חדשים של אירועי קוספליי:
שוק הבדים – האירוע נבנה בצורה יפה אבל מסתמן שמעלת הרעיון לא תוכל לנהל אותו ואנחנו תוהים איך להמשיך.
אירוע סקיטים – מעלת הרעיון לא הייתה זמינה לענות לנו אבל הועלנו בצוות רעיונות איך להמשיך את הנושא.

---

8.אמא"י 101 (שימור ידע)

מעדכן: ויטל

ניקול מדברת עם ראשי צוותי קוספליי כנסי על מנת לעשות שימור ידע, שכן חלק גודל ממנו לא נשמר בין כנסים, בשביל להעביר לצוות.

המטרה של הצוות כרגע זה בעצם לעשות ישיבות כל שבת כדי שתהיה עבודה וזרימה עדכנית כי כרגע אנחנו מעט תקועים.
כרגע העבודה היא עדיין בשלב הטכני של תיכנות האתר.
צוות תכנים עוזר לנו ומשמש כצוות בטא למערכת.
שינאי פתח לכל חברי הועד משתמשי אדמין בתוך המערכת.

---

9.WCS

מעדכן: אורי

אורי וגיא סוקולטסקי, אחראי WCS מטעם צוות קוספליי ארגוני, עובדים על ניסוח פוסט לגבי ההרשמה לWCS.
מה שקרה זה שנרשמו שני זוגות – ואחד מהם פרש.
הזוג שנשאר הן נסטיה וסתיו שזכו במקום השני במוקדמות שנה שעברה ולכן צוות קוספליי ארגוני החליט שהן יהיו הנציגות שלנו השנה. זה גם מה שמדינות אחרות עושות – מקום שני במוקדמות טס בשנה שאחרי כן.
יתבצע דיון עם פול, איש הקשר עם WCS, בימים הקרובים כדי לוודא שאין בעיה עם זה.
כך או כך, הן צריכות לעלות לבמה בכנס כדי להציג את מה שהן עושות כדי שיהיה ברור מה צריך לשפר לקראת WCS.

בן דינוביץ' חבר הועד מצטרף לישיבה דרך שיחת וידאו.

אורי וגיא ישבו לעבור על התקציב של WCS, הועד עובר על תוכנית התקציב.
עלות הטיסות עלולה לעלות מכיוון שהWCS יוצא על האולימפיאדה.

יוני תבדוק עם צבי מה עושים עם החזרים על הוצאות בתוך שטח יפן – הרי הקבלות ביפנית וצריך לוודא שאין עם זה בעיה.

---

10.מש"י ואתר

מעדכן: בן

ערוץ יוטיוב התחיל להיות יותר פעיל, אמנון לוי ביקש מכוח אדם למצוא עוד עורכ.ת וידאו כדי לעלות יותר תכנים וכרגע קרן לין הגישה את מועמדותה. היא ואמנון ידברו ואז תהיה החלטה הסופית האם היא מצטרפת לצוות.
ירדן ליבני לוקחת הפסקה מהצוות אחרי הארוקון 2020 לאחר פעילות רציפה ממושכת בשביל להימנע משריפה.
מבחינת האתר, המעצבת הגישה את התיכנון הראשוני והגשנו הערות לשיפור והיא תשלח גרסה חדשה בהמשך.

 

99% שקרן לין מצטרפת רשמית למש"י כעורכת וידאו.

---

11.חבר ועד שביעי

עלו ארבע אופציות אבל דיברנו רק עם אופציה אחת:

• קרן לין:
  מתמודדת בבחירות האחרונות אז ידוע שהיה לה עניין.
• דריה ברט:
  מתמודדת בבחירות האחרונות אז ידוע שהיה לה עניין.
• רון ליקבורניק – האופציה איתה דיברנו.
  פנה אלינו, היה פעם א' כוח אדם וחשב על לרוץ לועד כמה פעמים בעבר.
• ניר דרניצקי.
  דיבר עם אורי על זה שהוא רוצה להצטרף לועד, מאוד חשוב לו לקחת חלק בארגון.

הועד דן על ארבעת האופציות.

---

12.כנס קיץ

מעדכן: דיון כללי

ניב:דיברתי עם חלק מהאנשים שפנו אלינו לגבי ניהול כנס קיץ.
מחר אני אעשה שיחות עם עוד שלושה ובשבת עם האחרון.
אורי: עשיתי שיחה אחת עד כה.
תומר: מציג מישהו שהציע את עצמו לניהול כנס חנוכה.
יוני: אני רוצה שנסיים קודם את כל השיחות ונחליט לגבי שני הכנסים בו זמנית כי אפשרי מאוד שבשיחות האלה נמצא אנשים שנרצה יותר.

אורי ידבר עם מי שתומר הציג בנוגע ללנהל את כנס חנוכה.

הועד הסכים שיוני תלווה את אירוע שבועות בסנטר ועמוס ינהל.

---

13. תכנים

מעדכן: ויטל
כרגע ערב ההרצאות בלבלאפ זה האירוע היחידי שאנחנו מריצים באופן קבוע ואנחנו משתמשים בו כדי לעשות חפיפה לשני חברי הצוות החדשים: דפנה שימשי ואביב קווה.
הפידבק שקיבלתי ממיה שראל (א' צוות תכנים שנתי) ושרון אלבז (מפיקת האירוע) שהוא ששתיהן מרוצות משניהם. רוב הסיכויים שדפנה תמשיך את הפקת הערב בעתיד.

תומר: אני תוהה לעצמי, מדובר באירוע כל כך מוצלח אבל חלק גדול מהארגון לא יכולים להשתתף פה בגלל הגבלת הגיל של 18+, האם יש דרך כלשהי לעשות גרסה פתוחה לכולם של האירוע?
ויטל: כן, אבל לא בלבלאפ כי הכניסה למקום עצמו מותנית ב18+.
אורי:אני חושב שדווקא הקהילה הצעירה פחות מתעניינת בתכנים מהסוג הזה, ברור שיש, אבל בדרך כלל המבוגרים יותר הם אלה שמעוניינים.
תומר:אם אותם התכנים היו מועברים ללא הגבלת גיל, לא היה יותר קהל? אני פשוט חושש שאנחנו מפספסים פה פוטנציאל.
יוני: לא בטוח, כי חלק מהנקודה של זה זה קיום האירוע בבר. החוויה של לשתות ולשמוע על אנימה.
יש חבר'ה שממש מחכים לשנייה שהם יהיו בני 18 כי זה אומר שהם יכולים לבוא ללבלאפ ולאירוע שלנו.

---

14.צוות מוזיקה יפנית

מעדכן: ניב

יש קראוקה בשישי הקרוב, ממשיכים לעבוד על אמא"ידול.

---

15.תילתן

מעדכן: ניב

עשינו שיחה שבוע שעבר, חילקנו עבודה על פרוייקטים.
שנה שעברה הצוות לא עשה הרבה אז עברנו על הדברים כדי לראות למה זה קרה והמסקנה העיקרית היא שהיו רעיונות ואף אחד לא היה מחובר אליהם אז אף אחד לא דחף אותם קדימה.
עכשיו לכל חבר צוות יש פרויקט שהוא אחראי עליו.
פרויקט ראשון: תחרות ציורים. מתוכנן להתקיים באזור הקיץ, יתחבר לכנס.

פרויקט שני: ארטבוק דיגיטלי במקום מכירת עותקים פיזיים. בן וצוות תילתן יהיו בקשר בשביל לחשוב על איך עושים את זה באתר.
פרויקט שלישי: הוצאת מדריכים לקהילה, לדוגמא איך להתחיל להרים דוכן אומנות.

---

הישיבה נסגרה.

ישיבת ועד אמא"י – דצמבר 2019 (25.12.2019)

נוכחים:אורי מרקוביץ׳, יוני לינדר, ויטל שיי וקסלר, ניב שצ׳רב, לירון אפריאט , תומר שלו.

---

1.עדכוני עו"ד

מעדכנת: יוני

יוני דיברה עם עורכת הדין.

מאגר המוזיקה – כעיקרון אפשר, אבל קודם כל שיהיה ברור שאסור לשמור שיר שהורדנו באופן לא חוקי.

אין בעיה להחזיק מאגר של שירים אבל הבעיה מבחינת אקום היא להשמיע אותם באופן פומבי (כולל אירועים פרטיים קטנים)

אפשר אולי לעשות משא ומתן עם אקום במידה ואנחנו משתמשים בהם הרבה.

ניב יספק ליוני רשימה של כל האירועים, באופן ספציפי מה אורך האירוע וכמות האנשים.

לגבי תקנון הארגון בהקשר לפעילים:

נצטרך להעביר את נושא הפעילים מחדש באסיפה הכללית כדי שהיא תקבעה את הקריטריונים למי יוגדר כפעיל.

בגלל שגם ככה רשם עדיין לא אישר את התיקונים האחרונים, המצב לא ישתנה גם אם נעביר משהו חדש בקרוב.

יוני תתזכר את אפרת לגבי עניין זכויות היוצרים מכיוון שהיא עדיין לא ענתה לנו.

---

2.הארוקון 2020

מעדכן: תומר

כמעט סיימנו גיוס סגל (חסר קצת אנשים בטכני ודוכנים), הושג סרט להארוקון, קצב גיוס מתנדבים טוב, ההרשמות לדוכנים נפתחה. צוות מש״י הציע הרבה רעיונות חדשים, יש עודפי תקציב וזה מתוכנן ללכת למטרת הפקת מקור.

כרגע ההפקה שהארגון מתמקד עליה זה jk מיוזיקל.

 

מעדכן: ניב

התחרות של תלתן בוטלה בהארוקון בשל בעיות בלוחות הזמנים.
ניב ונאקורי בן דור, ראש צוות תלתן, ישבו ויעשו סיכום והסקת מסקנות.

צוות קוספליי של הארוקון מרגישים בעייתיות בקשר מול הוועד.

---

3.צוות קוספליי וwcs

פלומה פרלוב א׳ קוספליי ארגוני מצטרפת לישיבה דרך שיחת וידאו

פלומה הציגה לוועד את המצב, וציינה כי היא מאוד מבואסת מהמקום אליו הגענו. חשוב היה לה לומר שהיא לא מתנערת מהאחריות על הנושא ומאמינה שהיא כן יכלה לעשות עוד אבל היא לא יודעת האם זה היה עוזר, ספציפית בקצר מול wcs.

פלומה וגיא סוקולצקי (אחראי wcs) לא היו מעורבים בדיונים על wcs.

אורי מבהיר מול הוועד שזה משהו שחייבים לתקן.

כאשר מתקיים דיון קונקרטי על צוות מסוים – אורי אומר שצריך להיות חבר צוות בתוך הישיבה על מנת שהם יקחו חלק ו"ישבו איתנו בשולחן", שנשמע את זה ישירות מהם ולא רק דרך המלווה.

פלומה אומרת שסם דניאל, המלווה הקודמת של WCS, ענן גיבסון ויובל פישר, נציגות WCS של 2019, ניגשו מספר פעמים לכמה חבריי ועד שונים וציינו שהן רוצות לבוא ולסכם את החוויה של wcs. נוצרה הרגשה מאוד רעה מתוך זה שהוועד הודיע על wcs 2020 מבלי שקיים דיון וסיכום על wcs 2019.

בנוסף, אושרה תוכנית עבודה ותקציב בלי הסיכום החשוב ויש להן נקודות כלכליות בתוכו.

פלומה מרגישה שהצוותים היו האחרונים לדעת לגבי החלטות לגביהם.

ענן, יובל וסם הוזמנו לישיבת ועד ב2.1 על מנת לסכם כראוי. יגיע נציג מצוות קוספליי.

חשוב לקיים עם המשלחת של wcs 2020 שיחת סיכום ראויה לפני סוף הקדנציה הנוכחית.

אורי אומר שהוא הבין מהצוות שאין רצון להמשיך עם לירון כמלווה שלהם, פלומה אומרת שכרגע אין החלטה ברורה כי היא רוצה להתדיין על זה עם הצוות.

עד שיבחר משהו קבוע – פלומה ביקשה שאורי יהיה המלווה של צוות קוספליי.

אורי מסכים לבקשה זו.

תומר ביקש לקבל חידוד על הבעיות אותן פלומה ציינה בהקשר של ענן ויובל, פלומה אומרת שהיא לא הייתה מעורבת בפניות לוועד ומדובר בפנייה ישירה של ענן ויובל.

תומר שואל האם הייתה יוזמה מצד צוות קוספליי לדבר עם הוועד.

פלומה מחדדת שהיא לא מתנערת מהאחריות והיא מסכימה שהיא הייתה מאוד פסיבית והיא מרגישה שהיא התעוררה מאוחר. היא אומרת שהיא מודעת לזה ושהיא תפיק את הלקחים שלה.

אורי שואל מאיזו סיבה צוות קוספליי לא פנה לוועד:

פלומה אומרת שהיא לא ידעה שהם יכולים ו/או צריכים.

במהלך השיחה התברר כי הפער התקשורתי המרכזי היה על התהליך בו נבחר האורגנייזר והנושא התקציבי של wcs, כולל ההחלטה של להשתתף בwcs.

ההחלטות נעשו ללא דיבור ותקשורת מול צוות קוספליי, על אף שהוא זה שאמון על הנושא.

יוני מבקשת מאורי, כמלווה צוות קוספליי, שיעבדו על לעשות תוכנית ברורה של מה קורה לאחר שהמתמודדים של wcs חוזרים לארץ מיפן, על מנת שבפעם הבאה לא יהיו קצרי תקשורת כאלו בהפקת לקחים והכנה למשלחת הבאה.

הוועד ביקש לדעת האם צוות קוספליי היה בוחר אחרת בהקשר לקיומו של ה-WCS, פלומה אומרת שהאם לקיים או לא לקיים wcs זו בהחלט שאלה שהייתה על הפרק והיא לא נטתה לאחד הצדדים. עם כמה שהיא רוצה שנמשיך להשתתף – לא בכל מחיר והיא מאמינה שזו לא הפעם הראשונה שהמשפט הזה נאמר בישיבה.

יכול להיות שבאותה ישיבה שהייתה הצבעה פלומה הייתה מצביעה נגד לעלות את הwcs מסיבות כאלה ואחרות, קשה לומר בדיוק כשזה בדיעבד.

יוני אומרת שהפער הוא לא התקציב הספציפי, שככל הנראה לא ישתנה בכמות משמעותית של כסף מזה שאושר, אלא העובדה שצוות קוספליי ארגוני רצה לדבר על אופציות שונות לתקציב ולהציג אותן לוועד וזה לא קרה.

הבעיה היא בחוסר תקשורת.

פלומה מחזקת שהם לא היו מעורבים איפה שהם היו יכולים לתרום ידע לדיון.

אורי אומר שהדבר הנכון לעשות כוועד הוא להכניס את הצוותים יותר לתוך הדיונים הקשורים אליהם, שהם יהיו יותר מעורבים.

פלומה מסכמת באומרה שהנקודה הכי צורמת בקצר התקשורת הייתה שהצוות גילה על חלק מההחלטות הועדיות הרלוונטיות אליהם מגורם שלישי ולא דרך המלווה הועדי שלהם.

 

בן מצטרף לישיבה דרך שיחת וידאו

יוני אומרת שלדעתה מה שיש להסיק באופן כללי לוועד זה זה שיש לנו פה פרוייקט מקצועי בתקציב יחסית גדול שלא עירבנו את האנשים המקצועיים שאמורים להיות אחראים עליו.

פלומה עוזבת את הישיבה

לאחר חלק זה בישיבה, התקיים דיון אשר כולל בתוכו הרבה מאוד מידע רגיש וצנעת פרט אשר נוצר בעקבות פניה בעלת אופי רגיש שהתקבלה במייל הארגוני. במהלך הדיון הוועד דיבר על מה נכון לעשות ואיך לטפל במקרה שעלה על דלתו ובסוף הוחלט לחכות מספר ימים עם החלטה סופית מצד כל הגורמים הרלוונטיים בתוך הוועד.

כשבוע לאחר שיחה זאת החליטה לירון אפריאט לפרוש מוועד הארגון.

---

4.גזברות

מעדכנת: יוני

לאחר בירור מול צבי בר, רואה החשבון שלנו, אלו הדברים שאנחנו יכולים לעשות: לקבל תרומות כלכליות מכל אדם, בכל צורה.

כל מה שצריך לעשות זה להוציא להם קבלה ארגונית.

לאסוף מהם את הפרטים שלהם: שם, תעודת זהות ואם תורמים בשם חברה – מה שם החברה, והמספר שלהם.

אם זה מעל 20 אלף ש"ח – לדווח ליוני.

דוכנים לא יכולים להשתמש בקבלות הארגוניות שלנו.

הצפי של יוני לסוף הדוח הכספי והאסיפה הכללית בה נגיש אותו -סוף מרץ.

מימון המונים – צבי הסביר ליוני קצת יותר מה הסיבות למה אפשר ומה לא.

דברים שאפשר: הצעת מרצ׳ שלנו, מפגש הוקרה עם כל התורמים מי שיצאו לתחרות.

דברים שאי אפשר: דברים שיכולים להיתפס כמסחריים כמו למשל סרטון אינטרנט בו אנחנו אומרים תודה למישהו שהוא בֶעל עסק כלשהו (שיוכל להשתמש בסרטון הזה כפרסומת לעסק שלו אחר כך).

---

הישיבה נסגרה.

ישיבת ועד אמא"י – נובמבר 2019 (27.11.2019)

נוכחים:אורי מרקוביץ׳, יוני לינדר, ויטל שיי וקסלר, ניב שצ'רב

תומר שלו מצטרף בשיחת טלפונית

לירון אפריאט מצטרפת דרך שיחת וידאו

1. עדכון שינויי תקנון

מעדכנת: יוני

רשם העמותות דחה את העדכון האחרון שלנו לתקנון, בו קבענו את מעמד הפעיל בתקנון. לדעת העו"ד שלנו,הבעיה היא שיש יותר מידי מקום לשיקול דעת  להחלטה על מי יתקבל למעמד הפעיל בתוך הועד, מה שיוצר חשד לחלוקת זכויות יתר לחברי ארגון ללא הצדקה. ההצעה של העו"ד היא להעביר תיקון לתקנון שיקבע שהקריטריונים לקבלה למעמד הפעיל יקבעו על ידי האסיפה הכללית ולא על ידי הועד, ובמעמד זה נוודא שאין קריטריונים המשאירים שיקול דעת לועד.

הועד ירשום את הקריטריונים שהוא מעוניין להעביר וניתן לאסיפה את הסמכות לקבוע מה הם בסופו של יום.

לאחר שיוני תסגור את הסיכום הכספי של 2018 ויסגר תאריך לאסיפה הכללית (שכנראה תתרחש בינואר.).

עד עכשיו פעיל תקף לשנה וזה לא נמצא בתקנון שאישרנו כרגע, יוני תוודא שזה יכנס לתקנון.

 

בן מצטרף לישיבה דרך שיחת וידאו

2. ביקור בסינמה סיטי

מעדכנת: יוני

מחלקת השיווק של סינמה סיטי שלחו מייל ויוני הלכה יחד עם נתן רונין, מנהל הארוקון 2018, לבדוק את האזור כפוטנציאל לקיום אירועים של אמא"י. ניתן לשכור את כל אולמות הקולנוע וניתן לפרסם את האירוע על הצגים האלקטרוניים. ניתן לעשות יריד דוכנים וכנראה שניתן להכניס עד כ 100 דוכנים באורך שני מטר. ניתן לשכור שולחנות וכסאות דרך סינמה סיטי.

ניתן לדבר עם המסעדות באיזור על מנת להשיג מבצעים לבאי האירוע.

מדובר ברחבה פתוחה שאי אפשר למנוע כניסה אליה.

קומה מתחת יש את הלובי של הבית קולנוע (מכניס כ 200 איש בו זמנית).

 

3. צוות כוח אדם

מעדכן: אורי

ישב עם נדב שומרוני, א' כוח אדם, לדבר על תוכנית עבודה לכוח אדם, אור הדר גוייסה כא. פעילים וכא. הווי.

מעוניינים לעשות פגישת פעילים כללית באזור פברואר.

4. צוות מוזיקה יפנית

מעדכן: ניב

הייתה שיחה עם צוות מוזיקה יפנית על סיכום המסיבה האחרונה.

רוצים לעשות קראוקה פעם בחודש חודשיים ויש אחת שבוע הבא.

יש אירוע אמא״ידול בפורמט שונה מהרגיל בהארוקון.

הצוות העלה הצעה לעשות מאגר של שירי אנימה ומוזיקה יפנית כדי שיהיה מוכן לאירועים עתידיים. מדובר בכ 80 שח לשנה לדרייב.

לירון מעלה את הנושא של זכויות יוצרים, יוני אמרה שתדבר עם עורכות הדין על מנת לבדוק את העניין של החזקת מוזיקה בדרייב.

5. צוות תלתן

מעדכן: ניב

תלתן מעוניינים לעשות תחרות ציורים בהארוקון, כרגע לא דיברנו עדיין עם הארוקון.

הצוות מעלה הצעה למנות אחראי נפרד בסגל הכנסים לדוכני אמן מכיוון שבעיניהם הטיפול בדוכני אמן מאוד שונה מהטיפול בדוכנים אחרים. ניב יעביר לתומר שלו מכתב בנושא.

הצוות מדבר על יצירת ארטבוק, יוני מציעה לעשות אירוע החתמה על הארטבוק.

6. גזברות

מעדכנת: יוני

הסיכום הכספי מחכה כרגע לסיום עבודתה של דורית, מנהלת החשבונות מולה אנו עובדים עליו.

יוני תדבר עם ניר (מנהל הארוקון) בנושא הממשק בין הגזברות לכנס.

7. ייעוץ משפטי

מעדכנת: יוני

במהלך שיחה עם אפרת, העו"ד מולה אנו עובדים, אפרת ציינה שיש בעיה עם קיום הגרלות למשל עבור כרטיסים חינם בפייסבוק. ההנחייהשל אפרת היא לעשות הגרלות כאלו רק כתחרויות, למשל ״ספרו לנו על x ואולי תזכו״ ולא לעשות ״שתפו ותעשו לייק״, צריך שיהיה קריטריון ברור לזכיה.

שאלה נוספת שעלתה דווקא בזמן הסיור בסינמה סיטי היא האם אנחנו חייבים בהזמנת אמבולנס לכנסינו כמו שעשינו כמה שנים, בפרט האם קיבלנו דרישה זו להזמנת אמבולנס מהמשטרה או מד"א

תומר: אירוע מעל אלף איש, לפי משטרת תל אביב דורש אמבולנס במקום. על אירועים בסדר הגדול שאנו מארגנים, מעל כאלף איש, יש להודיע למשטרה מבעוד מועד. לאייקון הם דורשים החזקת אמבולנס בסמוך אך זו דרישה שתלויה באופי האירוע.

כלומר, עלינו לוודא לכל אירוע גדול מול המשטרה המחוזית האם אנו חייבים באמבולנס.כל פעם שמקיימים אירוע גדול מוודאים מול המקום האם יש דרישה לנוכחות של מד״א, במידה וזה מכוסה בחוזה עם המקום אין צורך. במידה והנושא לא מכוסה – ניגשים למשטרה המקומית. אורי יברר מול בניין האומה מה המצב בכנסינו על מנת שנדע לאן להמשיך מכאן.

8. צוות שימור ידע

מעדכן: ויטל

שינאי מריץ את צוות שימור ידע וכשצריך אני מקשר את זה עם שאר חברי הועד.
לישיבה הבאה ויטל יוודא שיש לו את הקישור למערכת על מנת להראות ליתר הועד.

9. צוות תכנים שנתי

מעדכן: ויטל
צוות תכנים נפגשים ביום חמישי ה5.12 על מנת לדון בתוכנית עבודה, לראות מה האירועים שהצוות רוצה להקים ואיך זה מסתדר מבחינת כוח אדם. נדב שומרוני, א' כוח אדם ארגוני, הוזמן לישיבה טלפונית כדי לראות האם יש לו אדם פנוי שיקחו על עצמם את תפקיד הא. של צוות תכנים שנתי.
האירוע הכי קרוב זה ערב ההרצאות בלבלאפ ב10 והכל מתקדם טוב.

10. הארוקון 2020

מעדכן: תומר

עדכון הארוקון: עומדים כרגע בקצב של הלו"ז, גיוס הסגל הסתיים בהצלחה היום.

לגבי דוכנים – ניר רוצה לבצע שינויים בתקנון הדוכנים. הוא מבקש שהועד יסמיך את הנהלת הארוקון לבצע שינויים בתקנון דוכנים בלי להעביר את זה בועד דרך הצבעה אבל כן להשאיר את הוועד מיודע.

יוני – במידה ומדובר בהתחייבויות ארגוניות מעבר להארוקון – חובה להעביר את זה בהצבעה בועד.

נעשית הצבעה:

הנהלת כנס הארוקון ביקשה מועד אמא״י לאפשר לבצע שינויים תכנוניים בתקנון הדוכנים ללא צורך באישור הועד אלא בעדכונו בלבד

הועד הסכים בתנאים הבאים:

• מוכן לאשר שינויים אשר נוגעים בכנס בלבד ולא משפיעים על הארגון, דוגמא סנקציות עתידיות.
• כל עדכון אשר ישר לו השלכה חוקית חייב לעבור דרך הועד.

נעשה הצבעה: עברה פה אחד.

 

לירון אפריאט עזבה את הישיבה

לירון חזרה לישיבה בשיחת וידאו

11. צוות טכני ארגוני

מעדכן: תומר

טכני ארגוני – צפי של 3 חודשים לסיום התשתית למועדון הנחות אמא״י, צפי של 6 חודשים לסיום העבודה על האתר החדש.

 

12. השתתפות ב-WCS 2020

מעדכנת: לירון

עד ה-31.12 יש להחליט על ההשתתפות בוורלד קוספליי סאמיט וגם לשלם את אגרת ההשתתפות המלאה.

 

13. תכנית עבודה 2020

מעדכן: ויטל

נקבעה פגישה לסגירת תוכנית עבודה ב 8.12.

 

14. צוות מש"י – מיתוג, שיווק ויחסי ציבור

מעדכן: בן

עפרי פיינגולד מצוות אינסטגרם פרשה מצוות מש״י, שרון טורנר מחפשת לה מחליפה.

מתכננים לעשות ישיבת צוות.

 

15. צוות קשרי חוץ

מעדכנת:לירון

קשרי חוץ עובדים קשה על תכנים להארוקון 2020.

לירון מבקשת מתומר לדבר עם סם על mdb pro.

לירון בקשר עם ניר והוא מיודע בנושא.

16. פרויקט הספריה

מעדכנת:לירון

פרויקט הספרייה מתקדם טוב, דרור טל א' הפרויקט ואור הדר רצים על הנושא וכבר יש שני משלוחים שיסגרו שיעשו.

 

17. צוות קוספליי ארגוני

מעדכנת:לירון

צוות קוספליי ארגוני מתחיל לרוץ כי הא. פלומה פרלוב חזרה לארץ, הם עובדים עם הצוות הכנסי בהארוקון, עוברים על התקנון ומריצים דברים.

 

18. צוות הפקות מקור

מעדכן:תומר

לגבי הפקות מקור, קיבלנו במייל כבר הצעות.
ההצעה הראשונה שהגיע אלינו נראית מאוד רצינית.
בנוסף להפקות מקור המוצעות יש גם רעיון למופע מוזיקלי.

 

19. דיון בנוגע לפניה לצוותים ארגוניים בנוגע לתחום אחריותם, ובפרט צוות מוזיקה יפנית

מעדכן:ניב
ניב מעלה שצוות מוזיקה יפנית רוצים להיות מעורבים באירועים הנופלים תחת תחום אחריותם המתרחשים בכנסים, למשל הבאת להקה להופיע בכנס –  לא רק צוות תכנים הכנסי מאשר אותה אלא זה אמור לעבור דרך צוות מוזיקה יפנית, מכיוון שהם הצוות המתאים בארגון לשפוט האם האירוע המוצע הוא "ברמה" לאירוע בכנס ארגוני.
כרגע ניב חושש שהנהלת הכנסים וצוות תכנים אפילו לא מודעים שהצוות קיים ופועל גם בעוד דרכים חוץ מאמא"ידול.
הצוות עצמו עושה המון אבל לא פונים אליהם.
ניב רוצה שיהיה ברור שכמו כשרוצים לעלות הפקת מקור – ניגשים לצוות הפקות מקור, כשיש הפקה מוזיקלית – ניגשים לצוות מוזיקה יפנית.
צוות תכנים מקבל בהרשמה באתר המון תכנים, צריך לעצור ולהגדיר שכשמגיע משהו בעל אופי של הפקה או של אירוע מוזיקלי – צוות תכנים צריך להתייעץ עם הגורם המתאים לפני תחילת העבודה.

 20. סגל ארגוני

מעדכנת:יוני

רוצה להקדים את אישור הסגל הארגוני לישיבת ינואר ומאי/יוני (בהתאם לתאריך אירוע הקיץ), על מנת לאפשר העברת רשימת נכנסי חינם לכנסים הגדולים בזמן סביר טרם האירוע.

 הצבעה – התקבל פה אחד.

 

הישיבה נסגרה.

ישיבת ועד אמאי 2019 אוקטובר (23.10.2019)

נוכחים: אורי מרקוביץ', יוני לינדר, ויטל שיי וקסלר, ניב שצ'רב, תומר שלו, לירון אפריאט

 

1. מזכירות הארגון

מעדכן:אורי

יוני פירטה את תפקידי מזכיר הארגון – תיאום וארגון ישיבות הועד וישיבות נלוות הדורשות נוכחות ועד,
כתיבת הפרוטוקולים במהלכן, עריכתם והפרסום שלהם לציבור הרחב ולפעילים, כמו גם, תפקיד שהוא יותר מסורת מאשר חלק רשמי, מהמזכירות – פרסום ימי הולדת בפעילים.

ויטל הציע את עצמו לתפקיד –התקבל פה אחד.

2. חפיפת הועד הנכנס

מעדכן:אורי

הישיבות הן חלק מתקנון הארגון, נדרש מינימום של ארבעה חברי ועד ולא פחות. נוכחות פיזית היא המועדפת ולחברי ועד המצטרפים מרחוק יש אותה זכות הצבעה.
מצופה לסגור את כל נושאי הישיבה עד 48 שעות לפני על מנת לפרסם בקבוצת הפעילים עם תאריך הישיבה.
אפשר להוסיף נושאים לא מן המניין בתיאום מול היו"ר.
לישיבות מוזמנים להגיע אורחים על מנת לקדם שקיפות, היו"ר הוא זה שמאשר את הגעת האורחים.
לרוב האורח יגיע על מנת לקדם נושא עליו מדברים בישיבה.
לירון מציעה לדבר מראש עם הצוותים שכל חבר ועד מלווה ברגע שיודעים את נושאי השיחה של הישיבה כדי שיוכלו להגיע במידה והם רוצים וישנו נושא רלוונטי אליהם.
היו"ר מנהל את הישיבה.
במקרה של תיקו בהצבעה ליו"ר יש יכולת להכריע.

נוהל עדכונים שוטפים:
מדובר בנושא האחרון והקבוע בישיבות – הזמן לדבר על מה שמתרחש בצוותים המלווים על מנת שכל הועד יהיה על אותו הקו ויהיה מיודע בהקדמות של הצוותים. ניצור רשימה מסודרת של הצוותים ונתחיל לעדכן אותם לפי הרשימה ונעדכן לפי הצורך. במידה והישיבה הייתה ארוכה ולא היה זמן לכל הצוותים – הצוותים שדובר עליהם יעברו לתחתית הרשימה.
חשובשעד יום לפני לכל חבר ועד כבר יהיה עדכון מכל הצוותים אותם הוא מלווה.

החלטות בישיבות לא פיזיות:
הצבעות כתובות במייל – אפשר לאשר בשרשור אך ההחלטה חייבת לעבור פה באחד.

ישיבות טלפוניות – עד היום היה מותר לעשות ישיבה טלפונית כאשר כל חבריי הועד חייבים להיות נוכחים. החלטות עוברות ברוב מוחלט של 4 אנשים.
יוני מציעה נוכחות של חמישה אנשים בישיבות טלפוניות ולא כל הועד, אורי מבקש שנמשיך לקיים ישיבות טלפוניות עם כל הועד.
לאחר דיון, אורי מוכן להתפשר על נוכחות התחלתית של 6 אנשים בישיבות הטלפוניות.
שיחות טלפוניות מתרחשות במידה ואין הסכמה בשרשור במייל או במקרים דחופים.
יו"ר הועד הוא האדם שמזמן את כינוס הישיבה הטלפונית.

ישיבות לא מן המניין:
ישיבה על נושא שארוך מידי לעשות בישיבה החודשית והקבועה.
סוג נוסף הוא כאשר יש נושא חירום ובמקרה כזה מזמנים ישיבה תוך זמן אותו היו"ר יקבע ולא קצר יותר משבוע והנוכחות היא מינימום 4 חברי ועד. מקרה חירום לדוגמא: דיוני תקציב דחופים לכנס.
אם זו ישיבה שמעבירים בה החלטות – חובה שיהיו בה 4 אנשים על מנת שהיא תהיה ישיבת ועד רשמי.
יו"ר הועד הוא האדם שמזמן גם את ישיבות שלא מן המניין.

מתקיימת הצבעה על נהלי הישיבות כרשום למעלה:
ההחלטה עברה פה אחד.

אורי פותח ואומר שמרגע זה "כולנו חברי ועד" – לכל דבר שאנחנו אומרים יש משמעות לארגון, גם מבחינה  חוקית, ועלינו להיות מודעים לזה.

מורשי חתימה – יש כרגע שלושה, אורי, תומר דוד ותומר שלו. ברצוננו להחליף את תומר דוד כעת כשהוא פורש מתפקיד הגזבר ומהוועד. התפקיד דורש זמינות פיזית לסניף הבנק של הארגון בהתרעה סבירה, ויכולת לחתום על טפסים נחוצים.

הצבעה על להסיר את תומר דוד ממורשי החתימה של הארגון ב23.11.19 –עבר פה אחד.

הועד מצביע על להוסיף בהקדם את יוני לינדר ואת לירון אפריאט לרשימת מורשי החתימה לצד אורי מרקוביץ' ותומר שלו –עבר פה אחד.
סניף הבנק שהשתמשנו בשירותיו עד היום סוגר חלק מהשירותים שהוא מציע ועל כן יהיה עלינו להחליף סניף. ההחלטה על העברת הסניף תתבצע עד הישיבה הבאה ואז תהיה הצבעה.
הועד מאשר להעביר את סניף הבנק.

 

חתימה על חוזים – לפי החלטת ועד מהקדנציה הקודמת, כל חבר ועד רשאי לחתום על חוזים שמחייבים את הארגון כל עוד הוא חותם ביחד עם החותמת הארגונית והחוזה אינו מעל כמות כסף מסוימת שמעליה צריך חתימה של שני מורשי חתימה כרגיל.

 

עד סוף דצמבר עלינו לאשר תכנית עבודה ותקציב לקדנציה.

 

על מנת ליצור תחושה של זמינות של הועד למען הפעילים, נקציב 72 שעות למענה על שאלות – זאת אומרת שתוך 3 ימים תורן צריך לענות למייל ואז באחריותו להעביר את הנושא לחבר ועד האחראי.
כל חודש יתחלף תורן.
ויטל אחראי על ליצור רשימה של תורניות.
יש רצון לשנות את השם של הועד מcontact לboard ולהעביר את המייל של contact לידימש"י.
המטרה היא ששאלות כלליות יקבלו מענה של רכז מש"י ובמידה ומדובר בשאלה ספציפית לועד, רכז מש"י יעביר את זה למייל שלנו וכאן נכנס התורן.
הועד מצביע על קיום הקצבת זמן תגובה והועד מתחייב להגיב בתוך 72 שעות, התגובה יכולה להיות הפנייה לחבר ועד אחר (במקרה כזה יש ריסט ל72 שעות) או להיות העברה לנושאים לישיבת ועד הקרובה. במקרה זה – תוך 48 שעות לאחר הישיבה הועד חוזר עם תשובה.
ההצבעה – עברה פה אחד.

תקציב ותוכנית עבודה יוגשו בדצמבר, בישיבת דצמבר תעבור החלטה.
התקציב הארגוני כתוב בתוך תוכנית העבודה.
תוכנית עבודה זו רשימה של כל התוכניות שעומדות לצאת לפועל בשנה הקרובה, כולל הוצאות והכנסות עתידיות של אירועים ופרויקטים. צריך לעבור על התקציב ולוודא שהוא סביר.
תוכנית העבודה לא מחייבת את הארגון והיא משמשת כמסגרת ארגונית.
הרצון הוא להעביר תקציב חיובי, בשונה משנים קודמות שההערכה הייתה פסימית ושלילית.
א. אנחנו צריכים להגדיר כמה אנחנו רוצים שאירועי הדגל ירוויחו.
ב. הבנה של מה שאנחנו עושים בקיץ. תתקיים ישיבת פסגה בנושא.

פעילים
מדובר בחברי ארגון שתרמו בשנה האחרונה לאמא"י, נרשמים דרך האתר ועוברים אישור.
קבוצת אנשים שפעילים בתוך הארגון. בקנדנציה האחרונה לא נעשה מספיק מאמץ להשאיר את קבוצת הפייסבוק פעילה מצד הוועד.
מצופה מהפעילים להגיב בתדירות סבירה.
א' פעילים הוא תפקיד מאוד טכני – לאשר פעילים אשר עונים על הקריטריונים או לדחות אותם ולעדכן אותם.
אורי יעביר שרשור במייל עם דיון על הקריטריונים של פעילים.

בקדנציה הקודמת לא היו מפגשים עניינים עם הפעילים.
היעד הוא שאחרי כל ישיבה נוציא פנימית נושאים לדיונים מול הפעילים.
החל מהישיבה הבאה נחליט על איזה נושאים נעביר לפעילים.
אורי מציע להוריד את תפקיד הא' פעילים הועדי ולהעביר את התפקיד לחבר בצוות כוח אדם ואורי דיבר עם א' כוח אדם – נדב שומרוני, ועדכן אותו.
הצבעה – התקבלה פה אחד.

מלווה מטעם הועד – האיש קשר של הועד עם הצוות וההפך. מצופה ממנו להיות בישיבות של הצוות כמה שאפשר ולהיות זמין כמה שאפשר ולוודא שנעשית עבודה. לוודא שיש תוכנית עבודה מסודרת לצוות.
כל חבר ועד אחראי על להעביר את ההחלטות של הועד לגבי הצוותים שלו לצוותים עצמם.
חלק מתוכנית העבודה היא להבין מה הצפי מהצוותים וכמה נדרש מכל חבר צוות.
חשוב לציין שלסגל ארגוני – אנשים שתורמים לארגון לאורך השנה מחוץ לכנסים – יש הטבה נוספת שהיא כניסה חינם לשני הכנסים הגדולים של אמא"י והנחה של 40 שקל באירועי הארגון פעם בחצי שנה.
רשימת הסגל הארגוני נקבעה עד היום ע"י הועד פעמיים בשנה, יוני מציעה לשנות את התאריכים של חידוש זה שכרגע מתקיים בפברואר וביולי. אורי מבקש לדחות את הדיון של הסגל הארגוני לישיבה של דצמבר, כיוון שאיננו בוער כרגע.

תומר:
מציג הדפסה של 22 עמודים בצבע של חוברת לWCS עם שני עמודים אחוריים, חמש עשרה חוברות, על מנת להביא את זה לספונסרים ולא לבוא בידיים ריקות. מדובר בתקציב קטן יחסית.
הצבעה – התקבלה פה אחד.

 

אורי ינסח עד הסופ"ש הודעה על תחילת גיוס ספונסרים בWCS על מנת להריץ את התחרות בהארוקון.

 

לו"ז לחודשיים הקרובים:
אורי רוצה לתאם ישיבה בתחילת נובמבר על מנת לדבר על תקציבים ותוכנית עבודה.
בשבועיים אחרונים – ישיבת סגל כראוי.
שבוע אחרון של נובמבר או שבוע ראשון של דצמבר ישיבת פעילים פתוחה –לירון תדבר עם נדב על מנת לארגן את זה.
שבוע שני של דצמבר – ישיבה פרטית על קיץ 2020, בתקווה עם מנהלי הכנסים בשנים האחרונות.
סוף דצמבר – ישיבה כראוי על מנת לאשר את תוכנית העבודה והתקציב הארגוני.
ימי ישיבות – ימי ראשון זה היום היחידי בו אי אפשר, רביעי זה היום האידיאלי.

יוני מציעה פרסום של קול קורא של אירועים וגיוס אנשים לאירועים, מסמך מסודר עם חזון לאחר פרסום תוכנית העבודה.
אורי – אירוע חנוכה 2020 הוא חלק מהתוכנית העבודה שלנו. תוכנית עבודה צריכה להיות מינואר עד דצמבר.

חפיפת תפקידים, לפי סדר דיבור
מדבר – אורי בשם תומר דוד שאינו נוכח:
גזבר – אחראי על התפקוד הכלכלי של הארגון, לשמור על התקציבים ולעקוב אחרי מצבנו הכספי. אחראי על הוצאת צ'קים והתנהלות מול הבנק, אחראי על הסיכום הכספי בסוף השנה. לוודא שכל כנס יש רענון על החזרי נסיעות ושאר החזרים.
מחסן – מחסן הארגון נמצא בחולון, מנוהל כיום על ידי איגור ספרונוב א' המחסן. מלווה המחסן יהיה בתקשורת מול איגור בעיקר. לדבר מראש עם איגור ולא בדקה 90.
תיבת דואר – דרוש אדם שמגיע פעם בשבועיים לתיבת דואר ולבדוק אותה.
בן דינוביץ' ואלה ברוך הצטרפו לישיבה דרך שיחת וידאו

מדבר – בן:
מועדון אמא"י  – מערכת שעליה עובדים בן ותומר שלו. עוד לא קיימת, מטרתה להיות מועדון הטבות בתשלום לחברי הארגון.
מש"י –הצוות אחראי על מיתוג, שיווק ויחסי הציבור של אמאי. מתחזק את הפייסבוק, היוטיוב, האינסטגרם, הניוזלטר, האתר. אחראי הפייסבוק הוא הפנים שלנו כלפי הקהילה ועונה על רוב מוחלט של הפניות בפייסבוק. כרגע בן עוזר לתפעל את האתר. מכיוון שכרגע אין מנהל לצוות חבר הוועד המלווה יעשה קצת יותר.

בן דינוביץ' עזב את הישיבה

מדברת – אלה:
שימור ידע– אלה התחילה לקדם את הנושא בקדנציה וכרגע המערכת עובדת על מערכת מבוססת ויקיפדיה, מדובר במערכת לא ידידותית לתחזוק מצדינו ואלה מקדמת נושא זה באופן אישי ויצאה מהועד עם רצון להתרכז יותר בתפקיד. אלה וצוות טכני ארגוני עברו על כמה אופציות למערכות שיחליפו את הויקיפדיה.
הצד הפחות הטכני זה איסוף המידע, אלה העבירה את הנושא לכוח אדם על מנת לחפש אנשים שיאספו את המידע מהפעילים ואנשי הסגל.

 

אלה ברוך עזבה את הישיבה

 

מדבר – אורי בשם תומר דוד שוב:
תלתן –פרויקט הנועד לתמוך בקהילת האמנים בארץ ולעודד יצירה ישראלית בהשראת אנימה ומנגה. הפרויקט הרים עד כה 2 תחרויות ציור, הצוות גם רוצה להרים אירועים יותר קטנים וחברתיים, להרים תערוכות ועוד. יש 3 חברות צוות – נאקורי בן דור ראש הצוות, דניאל שחם ושירה אביגד חברות הצוות.

 

מדברת – יוני:
ליווי עו"ד – אחראי על הקשר הראשוני בנוגע לכל עניין עם הייעוץ המשפטי של הארגון, אין שום חובה ששאר התקשורת מולם תעבור דרך מלווה העו"ד מטעם הועד. יש לציין שככל הנראה בנק השעות ששילמנו עליו לפני שתי קדנציות לעו"ד שלנו ייגמר באיזור סוף השנה.
צוות תכנים שנתי – צוות ללא ראש צוות, מורכב מ"פרוייקטורים" אשר מרימים אירועי תוכן קטנים לאורך השנה, למשל אירועי הרצאות, וגם המסיבה לפני שתי קדנציות הורמה ביוזמתם (אך לא בניהול אקטיבי של הצוות). הצוות מעביר תקציב בתחילת השנה, הבעיה העיקרית כרגע היא שרוב כוח האדם של הצוות לא מאוד זמין באופן רציף מה שפוגע בתפקוד. המלווה בעיקר זמין תקציבית ולתקשורת מול הארגון במקומות שהצוות לא יודע מה הנוהל.
בנוסף לכך הצוות זמין לעזור עם גיוס תכנים לאירועים לאורך השנה; יש נוהל שהוחלט על ידי הצוות לגבי איך פונים לצוות שיוני הפיצה לועד במייל ויושב בדרייב.
צוות הפקות מקור – התפקיד כולל ליווי של צוות הפקות מקור, אשר מלווה את הפקות המקור ובפרט מחזות הזמר בארגון לאורך כל העבודה איתן, תקופה של שנה וחצי לערך. רוב התפקיד נעשה על ידי הצוות עצמו, המעורבות החשובה מצד המלווה היא בהחלטה של האם הפקת מקור מתאימה לארגון. החלטה זו נעשית לפי קריטריונים שקבע הועד בקדנציה הקודמת והגדיר בתקנון הפקות מקור רשמי המתאר את כל העבודה של הארגון מול הפקות מקור. בצוות יש כרגע חבר אחד, אמיר גל פילוס.

 

מדבר – תומר שלו:
קשרי פנים –אחראים על קשר עם גופים בתוך הארץ, בעיקר אחראים להשגת ספונסרים. א' מועדון הטבות – רועיוולקינסון.
טכני ארגוני – אחראים על הידע הטכני של הארגון, החל משמירה על קבצים ועד לפיתוח דברים חדשים.

מדברת – לירון:
ספריה – פרויקט שמתנהל בינינו לבין הספריות בארץ, אנו תורמים להם מנגות, גם כאלו שנרכשות על ידינו וגם כאלו שנתרמות על ידי הקהילה. דרור טל הוא א' הפרויקט. אנשי הפרויקט מדברים עם הספריות ומפזרים מנגות לספריות. התנהלות הועד מול הפרויקט – אישור תקציב בעיקר, מעבר לכך לא דורש הרבה מעורבות ועדית. יש גם אנשי קשר עם הספריות – ראוי לדבר בדצמבר על האם הם צריכים להיות במעמד של סגל ארגוני.
קשרי חוץ –אחראים על קשר מחוץ לארץ וקשרים בתוך הארץ הקשורים ישירות ליפן – השגרירות והאגודה לידידות ישראל יפן וכמובן הבאת אורחים, סרטים ועוד לכנסים ולשאר אירועים.
צוות קוספליי ארגוני – מארגן ומאחד את כל האירועים שקשורים לקוספליי, כולל כנסים ואירועים קטנים יותר. הצוות תומך בצוותים הכנסיים על ידי העברת ידע, מתן תמיכה. כתיבת תקנונים ולוודא שהכל הולך ככתוב.
זכויות יוצרים – משימה של להסדיר את הזכויות על הדמויות של אמא"י ומה שיקרה כשהארגון יתפתח. עם כל דמות חדשה ירשם חוזה שהיוצרים חותמים עליו.

 

מדבר – אורי:
דובר הארגון –אחראי על הוצאת הודעות רשמיות מטעם הארגון, הודעות חשובות עוברות לניסוח דרך הועד.

צוות מרחב בטוח –צוות שהוא הכתובת בארגון לנושא מניעת וטיפול בהטרדות מיניות, ומרחב בטוח, הצוות עובד בעיקר במהלך הכנסים ואחראי לטפל בעניינים של הטרדות וכו' בכנסים. בקדנציה שעברה הוחלט שהחלטות של צוות זה לא עוברות דרך הועד אלא במקרים קיצוניים מאוד, ושהיו"ר יהיה איש הקשר מולם והיחיד שחשוף לפועלם בעבודה השוטפת. א' הצוות היא עמית ששון.
יעל אפריאט, העו"סית איתה הארגון עובד, הציעה בעבר לעשות סמינר פתוח לפעילים ולסגלי כנסים על מנת להגדיל את ההכשרה שלנו להתמודד עם המצבים שרלוונטים לצוות.
צוות כוח אדם – העבודה כרגע של הצוות זה בעיקר גיוס ושימור של סגלים. מעוניינים להריץ שני סמינרים על כמה סוגיות שונות כגון לדעת איך לנהל כנס, איך לקבל ולהעביר ביקורת ועוד.
צוות מוזיקה יפנית –צוות האחראי לכל התחום של המוזיקה היפנית בארגון, אם זה אמא"ידול, אם זה אירועי קאראוקה ואם זה פיקוח (כרגע על הפלייליסט אבל בעתיד מלא) על מסיבות שהארגון מקיים. מנוהל כרגע על ידי גל פרי וגיא תמיר.

 

חלוקת תפקידים

הועד חילק את התפקידים בין חבריו:

 

אורי:

דובר הארגון

ליווי צוות כוח אדם

ליווי מוזיקה יפנית (אוניב, להחלטת הצוות)

ליווי צוות מרחב בטוח

 

תומר:
ליווי הארוקון(או בן להחלטת המנהל)
ליווי צוות הפקות מקור

ליווי קשרי פנים

ליווי צוות טכני ארגוני

ליווי מועדון חברים (+בן)

 

יוני:

גזברות

ליווי עו"ד

 

לירון:

ליווי צוות קוספליי ארגוני

זכויות יוצרים

ליווי צוות קש"ח

ליווי ספריה

 

בן:

ליווי צוות מש"י

ליווי מועדון חברים (+תומר)

ליווי הארוקון(או תומר להחלטת המנהל)

 

ניב:
ליווי מחסן
תיבת דואר

ליווי צוות תלתן

ליווי מוזיקה יפנית (אואורי, להחלטת הצוות)

 

ויטל:
ליווי צוות תכנים שנתי

שימור ידע ארגוני

 

הועד הסכים לחלוקת תפקידים זו בין חבריו.

 

הישיבה נסגרה.

 

ישיבת ועד אמאי 2019 ספטמבר (26.9.2019)

נוכחים: תומר דוד, אורי מרקוביץ', יוני לינדר, לירון אפריאט, תומר שלו

 

1. בחירות

מעדכן: אורי מרקוביץ'

צוות מש"י עובד במרץ על פרסום הבחירות, עד כה התמקדו בצורך לרוץ לועד המנהל. כרגע יש 7 מועמדים לועד, שזו הכמות הנדרשת לקיום בחירות, ומסתמן שיהיו עוד מועמדים.

הועד ביקש מצוות מש"י לתת פוקוס על ועדת הביקורת כרגע, מכיוון שאין מועמדים אליה כלל.

בעוד שבוע נסגרת תקופת ההתמודדות הרשמית, לאחריה אנשים יוכלו להגיש מועמדות אך האסיפה הכללית תצטרך לאשר את מועמדותם כדי שיוכלו להתמודד.

ניכר שהעבודה עם מש"י שיפרה מאוד את קידום הבחירות בקהילה ביחס לשנים הקודמות.

התקבלו תלונות על קמפיין ה"גוועלד" ששם את קיום הארוקון בסימן שאלה. התלונות מובנות לועד, אך מכיוון שפרסום זה היה האחד שגרם להכי הרבה התעוררות של הקהילה, הועד סבור שזו הייתה החלטה נכונה. עם זאת הועד מסכים שהיה מקום ליידע את הסגל הבכיר של הארוקון בנושא טרם הפרסום, ונסמן בעיה זו לפרסומים דומים בעתיד.

 

2. האסיפה הכללית

מעדכן: אורי מרקוביץ'

באסיפה הכללית צריך להציג סיכום קדנציה.ב-1 לאוקטובר אורי יפתח שרשור מייל בנושא. מכיוון שהסיכום הכספי לא יהיה מוכן עד לאסיפה הכללית, יהיה עלינו (כמו בקדנציה שעברה) לקיים אסיפה כללית נפרדת בה נציג ונאשר אותו לאחר שיהיה מוכן.

בנוסף, ועדת הביקורת מציגה דו"ח של סיכום הקדנציה באסיפה הכללית,יוני תיצור איתם קשר עד ה-1 באוקטובר לוודא שיכינו דו"ח זה.

 

3. כנס חנוכה 2019

מעדכנת: לירון אפריאט

אף אופציה למנהל שדיברנו איתה עד כה לא רצתה לנהל את הכנס.לירון בשיתוף עם כח אדם תוציא קול קורא לתפקיד בפעילים עד ה-28.9.

תומר שלו מבקש להדגיש בפוסט הגיוס הנ"ל את ההבדלים בין כנס חנוכה לכנסים גדולים יותר.

 

4. צוות תכנים שנתי

מעדכנת: יוני לינדר

אירוע ההרצאות על הבר בלבל אפ בתל אביב, בניהול שרון אלבז חברת הצוות, יתקיים מחר, ה-27.9. נקנו אליו מראש יותר כרטיסים משציפינו כבר והכרטיסים גם ימכרו במקום. אין בעיות להעלות בנושא אירוע זה.

לאירוע ההרצאות של בועת מחשבה שיתקיים שבוע לאחר מכן ב-3.10 הסתיימו רוב ההכנות, הוא יתקיים במתחם החנות החדש של אקיבה הקטנה כדי להיות יותר פתוח לקהל מאשר מתחם המועדון שממוקם בחדר בחניה של הסנטר. עלה איוונט ואנחנו בקשר עם מש"י לגבי פרסומו.

 

5. מסיבה

מעדכנת: לירון אפריאט

מעדכנת: יוני לינדר

העבודה על המסיבה מתקדמת כהלכה, הפלייליסט בשלבי סגירה בין צוות המסיבה. עד כה נקנו פחות כרטיסים משנקנו באותה תקופה במסיבה הקודמת של שרית, שזו נקודה קצת מדאיגה אך בנקודה זו עוד קשה ללמוד ממנה על סך כמות המגיעים כי רוב הכרטיסים נקנים בשבוע-שניים טרם המסיבה.

הועד מבקש מיוני לוודא שהמסמכים שהוכנו אחרי המסיבה של ACC ע"י צוות טכני ארגוני יועברו לצוות המסיבה, יוני תוודא שזה יקרה.

6. דוכן אמא"י באייקון 2019

מעדכנת: יוני לינדר

יוני מעדכנת שהציוד לדוכן מוכן מהמחסן, כולל מרץ' ארגוני שיימכר במקום.

הדוכן דורש תקציב מסוים – ראשית להדפסת עותקים נוספים של פליירים שמסבירים על הארגון, שנית להשכרת מחשב ואולי סטיק רשת לשימוש במקום. יוני מציגה את מסגרת התקציב הרצויה לה והועד מאשר אותה, ומבקשלהזכיר לועד הנכנס בקדנציה הבאה לרשום תקציב לדוכני אמא"י באייקון ועולמות בתכנית העבודה.

הועד מבקש מיוני גם לבדוק לגבי הראוטר שפועל על כרטיס SIM בתשלום מראש ששומש בכאמ"י, כי אם נותרה שם חבילת רשת נוכל להשתמש בו ולהוזיל עלויות.יוני תבדוק זאת מול איגור ספרונוב א' המחסן.

 

7. צוות קש"ח (קשרי חוץ)

מעדכנת: לירון אפריאט

כמו שסוכם בישיבה הקודמת הצוות במהלכים של בניה מחדש תחת סם דניאל א' הצוות. גויסו מאז שיאל פלד-זקס ונתן רונין לצוות.

הצוות כבר בשיחות ביחד עם הנהלת הארוקון 2020 להתקדמות העבודה על אורחים להארוקון.

התקבלו מספר פניות מהקהילה לגבי הבאת הסרט פרומאר (Promare) לארץ להקרנה. לירון שואלת לגבי תקציב לאירוע כזה, וגם לגבי החזרים לנסיעות וכו' לצוות – יוני מציינת שאושרה מסגרת להוצאות כאלו בתחילת השנה, ולאירוע הקרנה כל עוד התקציב שמוצג איננו מפסיד לא צפויה בעיה. יוני מזכירה בכל זאת לשנה הבאה – עדיף שהוצאות כאלה יהיו רשומות בתקציב בתחילת השנה.

8. צוות כוח אדם

מעדכן: אורי מרקוביץ'

התקיימה שיחת סיכום לאחר הישיבה האחרונה בין אורי לרז קיאני, א' כוח אדם היוצא.

אורי ורז ממליצים לועד הבא לדבר עם כל הצוותים הארגוניים על הצבת יעדים, במקום שיטת העבודה הנוכחית והפחות מאורגנת מראש. המטרה היא לעבור מתכנית עבודה כללית, לroad map עם נקודות זמן לבדיקה שממנו נגזרת תכנית העבודה.

אורי ורז ממליצים לישיבת החפיפה של הקדנציה הבאה, לקבוע זמן מינימלי לתגובה לפניות לארגון ולפרסם אותו. לדבר כזה צריך שתהיה גם סנקציה מתאימה באם הארגון לא עומד בזמן התגובה.

לגבי סוגיית הבעיות הבין אישיות בין סגל הארגון, הפתרון הכי טוב מעבר למה שאנו כבר עושים לדעת אורי ורז הוא לקיים סדנאות מקצועיות לעבודה מקצועית מול מדריך חיצוני.

 

9. גזברות

מעדכן: תומר דוד

תומר דוד מעדכן שנסגרים שירותי הקופה בסניף שלנו של הבנק של הארגון, המשמעות היא שיהיה צריך לעבור לסניף אחר.

תומר שואל אם הועד חשב על מי יקח את התפקיד של הגזבר מכיוון שהוא יפרוש בסוף הקדנציה הזו. יוני מציעה את עצמה, מכיוון שנראה שלועד הבא ירוצו כמה אנשים שמעוניינים בתפקידיה הנוכחיים.

תומר דוד ממליץ לגזבר בקדנציה הבאה – קריטי להמשיך לעבוד בצורה ממוסדת ומסודרת אך גם לוודא שדברים יקרו מהר יותר, למשל שהחזרים שמבוקשים לא ינתנו חודשים אחרי שהם התבקשו. תומר מציין שסביב הכנס הוא לא עבד לפי הנהלים שהוא מיסד לאורך הקדנציה ולכן נוצרו לו הרבה חוסרים, "עדיף שדברים יתעכבו בקצת אבל יעבדו לפי הנהלים". בפרט כל החזר חייב לעבור דרך טופס ההחזרים.

 

10. המלצות לקדנציה הבאה

מעדכן: דיון כללי

אורי ממליץ שבקדנציה הבאה, לכל ישיבה יגיע כל חבר ועד עם עדכון מפורט על הצוותים שלו, ויצופה ממנו להציגו אם יהיה זמן בישיבה. אם לא יהיה זמן, יציין אותו חבר ועד למזכיר/ת הועד שיש לו עדכון בנושא כדי שיוכל/תוכל לרשום את הנושא בפרוטוקול כעדכון שינתן לאחר הישיבה.

תומר שלו רוצה להעלות את נושא האורחים החיצוניים בישיבות ועד – גם מנתן וגם מרז קיאני הוא שמע שהם יצאו ברושם שהועד לא מקשיב להם בישיבות בין אם הועד עוסק בפלאפונים או בדברים אחרים. אורי ממליץ כמובן לעשות את זה פחות, וגם להתנצל מראש אם חבר ועד צריך לעשות משהו חשוב בזמן הישיבה כמו טיפול בענייני כספים.

לירון מציינת שהיא מקבלת רושם שרוב הפעילים שלנו לא יודעים שהם יכולים לשלוח פניות לועד בבקשה להציג נושא בישיבת ועד, שהועד יחליט אם ברצונו להזמינם להציגו. תומר שלו מציע לצאת בפרסום אחרי שייבחר ועד חדש ולהבהיר זאת.

תומר שלו מעלה שתכנית העבודה לחלוטין התפספסה. בפרט מעלה את אירועי הפעילים שלא התקיימו הקדנציה. הועד מסכים, נעלה את הנושא בישיבת החפיפה של הועד הבא.

תומר שלו מציע את עצמו להעברת סדנאות לניהול כנסים ואירועים, ומציין שזו בעיה רצינית בארגון שאין מספיק אנשים שרואים את עצמם כמנהלים של אירועים.

יוני מעלה לדיון את נושא המלווים של הצוותים הארגוניים ובפרט, שיש לבדוק האם הם מעוניינים להישאר עם המלווה הנוכחי שלהם או לא, והאם הם מעוניינים במלווה מסוים שרץ לועד הבא. לאחר דיון, סוכם שלאחר הבחירות כל חבר ועד נוכחי יקיים דיון עם הצוותים שתחתיו כדי להבין עם איזה חברים מהועד החדש הם רוצים ולא רוצים לעבוד כמלווים. לירון מעלה בעיה – מה אם לא נוח להם לומר את זה למלווה הנוכחי שלהם? לירון ממליצה שכוח אדם יעשו את השיחות הללו. אורי מציע במקום זאת שבשיחות סיכום עם הצוותים שתחת חברי הועד, נציין להם שאם הם מעוניינים להחליף מלווה, הם מוזמנים להעביר פרטים אלה לאורי כיו"ר הועד, אורי יציע גם את יוני כאופציה לצוותים שתחתיו. לירון מסכימה שזו אפשרות טובה.

תומר דוד מציין שיש לנו בעיה של הנהלת חשבונות, שהיא שאנשים נזכרים לבקש החזרים אחרי המון זמן. תומר דוד מציע להגדיר דדליינים להחזרים, שיהיו ברורים לחלוטין לכל מי שעובד עם כסף בארגון. הוא ממליץ בנוסף לועד הבא באופן כללי לא למתוח החזרים לאורך יותר מדי זמן.

 

מילות סיכום: אורי מסכם שהייתה קדנציה מעניינת וקצת דרמטית. חווינו את הפעם ראשונה שפירקנו צוות בתולדות הארגון. צוותים חזרו יותר ויותר לתפקוד ומסתמן שזו מגמה שתמשיך. הקדנציה התחילה באיחור עקב הבחירות החוזרות, אבל בסופו של דבר לדעת אורי היינו ועד טוב מבחינת העבודה בארגון, שזה משתקף לדעתו בסיכום שהציג לנו צוות כוח אדם בישיבה הקודמת, בו צוין שהדעה הכללית הגורפת של המשובים שהועברו לועד הייתה טובה. אורי שמח שיצא לנו לעבוד ביחד כועד, וממליץ שכמו שעשינו בעבר נחזור לעשות אירועי גיבוש ועדיים בקדנציה הבאה. היעד שאורי היה רוצה להציב לקדנציה הקרובה הוא שחברי ועד לא ינהלו דברים בכלל, רק ילוו. אורי מודה לועד על העבודה בקדנציה ומקווה שיוכל לתת יותר מעצמו בקדנציה הקרובה, לא במובן של לעשות יותר דברים, אלא להשיט את הארגון לכיוון שאורי היה רוצה לראות אותו נע אליו.

 

הישיבה הסתיימה.

 

נושאים שעודכנו במייל:

1. צוות טכני ארגוני

מעדכן: תומר שלו

אין עדכון החודש.

2. קשרי פנים

מעדכן: תומר שלו

אין עדכון החודש.

3. פעילים

מעדכנת: אלה

אין עדכון החודש.

4. שימור ידע ארגוני

מעדכנת: אלה

אין עדכון החודש.

5. מש"י – מיתוג, שיווק ויחסי ציבור

מעדכן: בן

אמנון לוי הצטרף לצוות מש"י בתור א. יוטיוב.

שי כהן הצטרפה לצוות בתור א. עיצוב וגרפיקה.

6. פרויקט תלתן

מעדכן: תומר דוד

אין עדכון החודש.

7. מחסן

מעדכן: תומר דוד

אין עדכון החודש.

8. צוות מוזיקה יפנית

מעדכן: אורי

הצוות עובד על המסיבה כפי שעודכן לעיל.

9. צוות קוספליי שנתי

מעדכנת: לירון

אין עדכון החודש.

10. ועדת בחירת שופטים

מעדכנת: לירון

אין עדכון החודש.

11. זכויות יוצרים ארגוניות

מעדכנת: לירון

אין עדכון החודש.

12. צוות הפקות מקור

מעדכנת: יוני

יוני תפסה את אמיר לשיחה כמו שדובר לפני כמה ישיבות; אמיר יתחיל לקבוע שיחות וישיבות עם חברי קהילת הפקות המקור, ובמקביל יעבוד מול מש"י על בניית קול קורא רוחבי לפרסום.

ישיבת ועד אמאי 2019 אוגוסט (28.8.2019)

נוכחים:תומר דוד, אורי מרקוביץ', יוני לינדר, לירון אפריאט, בשיחה טלפונית: בן דינוביץ'

 

1. צוות כוח אדם

מעדכן: אורי מרקוביץ'

 

רז קיאני א' כוח אדם הצטרף לישיבה.

רוב חברי הסגל הארגוני ענו על המשובים של צוות כוח אדם, ובאופן די גורף נראה שהתשובות למשוב היו חיוביות בכל המובנים.

רז הציג לועד סיכום של הקדנציה שעברה מבחינת צוות כוח אדם.

נקודות ביקורת ספציפיות שהועברו:

-אנשים שמגיעים לישיבות לעיתים מרגישים שלא מקשיבים להם.

-קצב ארגוני – אנשים בארגון מגיבים אחד לשני בצורה יחסית איטית, המון מהעבודה היא בצורה של לשלוח לאנשים תזכורות "היי מה קורה עם זה". צווארי בקבוק נוצרים באנשים שלא עונים למשך כמה זמן.

פתרונות אפשריים: יותר פיקוח ועדי על עבודת הצוותים שתחתינו עם דיווח לשאר הועד על העבודה באופן תדיר, תיאום ציפיות והגדרת תפקיד יותר מסודרים, הגדרת יעדים מסודרת ומעקב אחרי מילוי היעדים. צוות כוח אדם מתכנן לקיים סדנאות בנושא לאורך השנה.

כדי לשפר את בעיית הגדרות התפקיד, צוות כוח אדם מציעים לעשות רענון תפקידים בתחילת הקדנציה, כלומר שכל חבר ועד ידבר עם כל אדם שתחתיו בסגל הארגוני בתחילת הקדנציה לגבי מה הם, לראייתם, תפקידיהם בארגון; ובזמן זה נוכל לקיים יישור קו בין הועד לסגל ולבדוק שאין תחומי אחריות שנופלים בין הכיסאות.

-אין לנו כארגון הבנה טובה של מדוע אנשים פורשים מהתנדבות לארגון.

פתרונות אפשריים: לעשות יותר פגישות אישיות לסיכום תפקידים. לוודא שאנחנו אומרים כמו שצריך לאנשים שעשו תפקיד בכנס מסוים ולא מגייסים אותם לכנס הבא למה לא מגייסים אותם – המצב הכי גרוע הוא פשוט לא לדבר איתם כלל ולגייס מישהו אחר במקומם. להעביר משובים מסודרים על בעיות בהתנהלות אם אלה היו חלק מהחלטה לא לגייס שוב.

-שקיפות ועדית

בעיה של זמינות ועדית; בין אם חוסר פיקוח על העבודה של הסגל הארגוני, חוסר בקיום מפגשים חברתיים/מקצועיים, ועיכובים ענקיים בהוצאה של מסמכים לדוגמת תכנית העבודה. כמו כן פשוט חוסר מענה לפניות שמועלות לועד.

פתרונות אפשריים: חבר ועד תורן למענה לפניות והשארת פניות על סדר היום של חברי ועד רלוונטיים, הגדרת זמני יעד למענה למי ששולח פניה, אפילו שליחת תגובה ראשונית של "קיבלנו את הפניה, נענה תוך X יום".

 

נקודה לסיכום: כוח אדם חדש לא מגיע מפרסומי פייסבוק, אלא ממתנדבים בכנסים.

רז קיאני יצא מהישיבה.

חבר הועד תומר שלו הצטרף לישיבה.

 

2. זכויות יוצרים ארגוניות

מעדכנת: לירון אפריאט

הדיון צונזר כחלק מתהליך משפטי מתמשך. הסיכום הוא שתוך חודש סביר שנראה חוזה זכויות יוצרים חתום לדמויות הארגוניות, והעניין דורש בעיקר מעבר אחרון מול העו"ד של הארגון.

 

3. צוות קש"ח (קשרי חוץ)

מעדכן: אורי מרקוביץ'

סם דניאל חברת צוות קש"ח הצטרפה לישיבה בשיחת טלפון.

סם מציגה לועד נושא מאוד רגיש ועכשווי בצוות ועל כן הוא צונזר מהפרוטוקול הפומבי.

עקב הנושא שסם העלתה, סם רוצה אישור מהועד לבנות מחדש את הצוות, שהיא גם ככה כרגע היחידה שפעילה בו. היא גם רוצה להחליף את אורי, מלווה הצוות, בלירון. אורי מבקש להוסיף – עלינו להגדיר את סם כא' קש"ח, ולא חברת צוות או ע' כמו שהייתה עד כה. סם מסכימה לכך. הועד מאשר את כל הבקשות האלו.

 

4. אירוע חנוכה 2019

מעדכנת: לירון אפריאט

אין הרבה לעדכן מעבר לצורך להתחיל עבודה על האירוע, לירון מתנדבת ללוות אותו לכל הפחות עד סוף הקדנציה ותתחיל עבודה לגיוס מנהל כבר הסופ"ש.

 

5. סיכום WCS (World Cosplay Summit) ראשוני

מעדכנת: לירון אפריאט

טרם התקיים סיכום של המשלחת עצמה, יעבור לועד סיכום מלא בישיבה הבאה.

המשלחת שלנו הייתה מאוד אהובה באירוע, השגרירות שלנו הייתה אחת היחידות שהגיעה לאירוע עצמו וזה עשה רושם מצוין. עשינו שם מצוין לישראל בין כל משתתפי האירוע. מארגנים ותיקים באירוע אמרו אישית ללירון שעשינו עבודה מדהימה והוצאנו שם מדהים לישראל ולאמא"י.

מבחינת קש"ח שיצא מהאירוע, יצרנו קשר רשמי עם ארגון המנגקה ביפן, שהרוב המוחלט של המנגקות ביפן קשורים אליהם – הם עושים המון אירועים בשיתוף עם מדינות ועכשיו הם רוצים לעשות קשר איתנו. הקשר נוצר דרך ארגון ענקי מאיטליה שמעוניין בקשר איתנו. ראש ארגון המנגקה ביפן מאוד התעניין בנו ורוצה לעבוד איתנו ויש עוד המון ארגונים אחרים שהחלפנו איתם כרטיסי ביקור, יש כל מיני אורחים מיפן שהביעו בכנסים שלנו עניין ואף מעוניינים להגיע. כל המדובר פה הוא ברמת דיבור ראשונית וימשיך בדיונים בקש"ח ומול מנהלי הכנסים שלנו.

 

מבחינת עלויות בפעם הבאה, לדעת לירון נוכל לחתוך את המחיר לפחות בחצי. בנוסף לכך לירון מציינת ש WCS מאוד רוצים אותנו באירוע ב-2020, מה שאומר שנוכל כנראה לקבל החלטה לגבי השתתפות או חוסר השתתפות הרבה יותר מאוחר מהדדליין שהיה בפעם הזו.

לעת עתה יש לעשות עבודה על ספונסרשיפ להשתתפות ב-2020, שידרוש עבודה כבדה מצד צוות קש"ח וצוות קש"פ שכבר התחילה.

6. מאגר המידע הארגוני

מעדכן: בן דינוביץ'

הועד החליט לפני מספר ישיבות כי א' טכני ארגוני יוגדר בתור א' מאגרי מידע של הארגון. כפועל יוצא צריך שצוות טכני ארגוני יהיו האחראים הבלעדיים על המאגרים הללו ובפרט מאגר החברים בארגון. נשאלת השאלה האם ברצוננו לשנות החלטה זו עקב שאלות שהעלו לירון ובן לאחר הישיבה. לאחר דיון הוחלט שההחלטה תעמוד ולא נשנה אותה.

אלה ממליצה שאם לא תחזור לועד בקדנציה הבאה, הוועד הנבחר יגייס אותה לצוות שימור ידע כסגל ארגוני כי היא מעוניינת להמשיך לעבוד על פרויקט זה.

 

7. האתר הארגוני

מעדכן: בן דינוביץ'

נשלח לועד מסמך אפיון מלא לאתר החדש המתוכנן. אורי מביע חשש שהארגון יעשה המון עבודה כדי ליצור משהו ייחודי כאשר אין לנו צורך במשהו מפוצץ ומיוחד. אורי מבקש לדעת שאנחנו לא מתחילים פיתוח מאפס מוחלט.

בן מתחיל ומציין שלפחות את מערכת החברים חייבים לבנות מחדש, כי אין לנו, ולא מצאנו אף אחד, שרוצה לעבוד עם השפה שהיא כתובה בה כרגע. בהינתן זאת בן מבטיח שהוא ילווה את הפרוייקט הזה, גם אם לא ייבחר לקדנציה הבאה, כאדם שליווה כבר סטארטאפים, ויוודא שזה יעמוד בסטנדרטים ולא יברח לאנשהו לא נודע. אורי מדגיש – הרצון הוא שלא נבנה אתר לגמרי מאפס. בן ידבר עם רז אתגר, א' טכני ארגוני, ועם גלעד ברונשטיין, חבר צוות טכני ארגוני,  ויוודא שיתקיים סקר שוק כראוי. עם זאת הוא מדגיש בשנית שמערכת החברים תהיה חייבת להיבנות מחדש.

8. המייל הועדי

מעדכנת: לירון אפריאט

מעדכן: בן דינוביץ'

לאור השיחה עם צוות כוח אדם התקיים דיון על האחריות על המייל הועדי. לאחר הדיון, הוסכם שידובר עם מש"י לגבי הפיכת מייל "צור קשר" עם אמא"י להיות המייל של מש"י, ולא המייל הועדי כפי שהיה עד היום, כך שיהיה פחות לחץ על הועד לענות למיילים כמו "מתי הכנס הבא".

בנוסף לכך, עלינו להקצות חבר ועד תורן חודשי למייל הועדי, שיהיה אחראי או להגיב על מיילים או להציק לאדם הרלוונטי בועד לענות על אותם מיילים. לבסוף, צריך שמישהו יסדר את המייל הנוכחי כראוי. יוני תעשה את זה בספטמבר, ביחד עם תורנות לחודש הקרוב על המייל. בן יהיה התורן באוקטובר.

 

9. מסיבה

מעדכנת:יוני לינדר

מעדכנת: יוני לינדר

התקיימה ישיבת תחילת עבודה בין שרית אגב מנהלת המסיבה לבין גל פרי וגיא תמיר מצוות מוזיקה יפנית ויוני המלווה. העבודה על המסיבה מתקדמת כהלכה, פרסום ראשוני עלה ונראה שיש התלהבות בפייסבוק. בקרוב יתחילו פרסומים בקצב.

 

10. צוות תכנים שנתי

מעדכנת: יוני לינדר

הצוות מארגן אירוע תוכן "על הבר" בבר לבל אפ בסוף ספטמבר, באחריות שרון אלבז.

בנוסף יוני תלווה אירוע תוכן בשיתוף עם אקיהברה הקטנה שינוהל על ידי בועת מחשבה.

לשני האירועים אין עלויות לארגון, האירוע על הבר צפוי להכניס כסף.

הישיבה הסתיימה.

 

נושאים שעודכנו במייל:

1. צוות טכני ארגוני

מעדכן: תומר שלו

אין עדכונים מעבר למפורט בפרוטוקול על האתר הארגוני.

הוצגו לועד במייל נהלי שימוש בGitLab הארגוני.

2.קשרי פנים

מעדכן: תומר שלו

החודש אין עדכונים.

3. פעילים

מעדכנת: אלה

אין עדכון החודש

4. מש"י – מיתוג, שיווק ויחסי ציבור

מעדכן: בן

עומרי רוזנברג עוזב את הצוות בראשון לספטמבר.

אמנון לוי הצטרף לצוות מש"י בתור א. יוטיוב.

5. פרויקט תלתן

מעדכן: תומר דוד

בעקבות הצלחת האירוע הקודם, הצוות אירגן עם קומיקאזה עוד אירוע של דוכני אומן.
נעשתה פנייה לתלתן דרך אורי לגבי קידום אמני הקהילה באירוע של מסעדת יאמאטויה, הצוות הראה נכונות לקחת על עצמו את זה, וכרגע מתקיים דיון על האופי של הנושא.

6. מחסן

מעדכן: תומר דוד

נפתחה תיבת מייל ייעודית למחסן.
יצא פרסום על אבידות ומציאות מכאמ"י, נעשו מספר פניות והושבו לבעליהם חלק מהפריטים.

7. צוות מוזיקה יפנית

מעדכן: אורי

הצוות עובד על המסיבה כפי שפורט למעלה.

8. צוות קוספליי שנתי

מעדכנת: לירון

אין עדכון החודש.

9. ועדת בחירת שופטים

מעדכנת: לירון

אין עדכון החודש.

10. צוות הפקות מקור

מעדכנת: יוני לינדר

מסתמן שעקב החלפות כוח אדם באתר הארגוני העבודה על סקציית הפקות המקור ננטשה, כעת לאחר שנבדק העניין צוות האתר חזר לעבוד עליה.

עקב הכנס יוני טרם דיברה עם אמיר, עדכון נוסף ינתן בישיבה הבאה.

ישיבת ועד אמאי 2019 יולי (23.7.2019)

נוכחים: תומר דוד, תומר שלו, אורי מרקוביץ', יוני לינדר, אלה ברוך, לירון אפריאט.

 

1. בחירות

מעדכן: אורי מרקוביץ'

אור סגל, שניהל את הבחירות בשנה שעברה, הסכים לנהל את הבחירות השנה גם כן.

תיקבע ישיבה בשבוע הבא, בעדיפות ישיבה טלפונית, בין הועד וצוות מש"י לצורך שיווק הבחירות.אחריות יוני.הצעה – לישיבה זו תהיה סמכות מלאה על תכנית השיווק, בהצבעת רוב של חברי הועד שינכחו באותה שיחה (אפילו אם לא יהיו בתחילתה 7 חברי ועד). הצבעה –עבר פה אחד

 

2. קש"ח

מעדכן: אורי מרקוביץ'

מכיוון שלמשלחת WCS של אמא"י תישלח נציגת צוות קש"ח, התכנס פאנל הנהלה-קשח-תכנים של הארוקון 2020, כמו בשנה שעברה, כדי לדון על אורחים פוטנציאליים ולדרג סדרי עדיפויות למשימות ביפן.

קומיקאזה פנו אלינו לגבי הבאת אורח מיפן. תהיה ישיבה איתם בחודש הבא בהשתתפות הנהלת הארוקון 2020.

 

3. השתתפות בWCS 2020

מעדכנת: לירון אפריאט

ארגון WCS טרם החזירו לנו תגובה לגבי פרטים להשתתפות בWCS בשנה הבאה, לירון תעדכן ברגע שנקבל תשובה ותציג את העלויות כדי שנוכל לקבל החלטה מיודעת.

 

4. חנוכה 2019

מעדכן: אורי מרקוביץ'

תומר דוד מציין שמתחיל להיות מאוחר לעבוד על האירוע.

אורי ולירון מעלים שמדובר באירוע חשוב לארגון, ומאוד כדאי שנמצא מישהו שיריץ אותו השנה. הועד מסכים שיש להגביר את מאמצי החיפוש.

לירון מציעה – להוציא קול קורא לפעילים, משימה זאת לא חולקה לאף אחד.

 

5. הפקות מקור

מעדכנת: יוני לינדר

יוני מציגה כי כרגע אין הפקות מקור אשר עובדים איתן. ישנם כמה אנשי הפקות המקור אשר כן מעוניינים לעבוד איתנו במתכונת הנוכחית אך להם אין זמן להרים הפקה כרגע. מנגד, יש כמות לא מבוטלת של אנשים שהיו פעם בהפקות המקור של אמא"י וכיום הם תחת הרושם שאנחנו לא נקבל שום דבר תחת הקריטריונים החדשים, ואף אומרים לאנשים אחרים שמעוניינים שלא יטרחו בכלל לנסות לעבוד איתנו.

הדף שאמור לעלות לאתר אמא"י ולהציג את התחום באופן מפורט כמו גם את כל דרך העבודה בינינו לבין הפקות מקור חדשות טרם עלה. יוני תדגום את צוות האתר בנושא בהקדם מכיוון שעברו חודשים רבים מאז העדכון האחרון, כרגע "הכדור במגרש שלהם".

 

תומר שלו מציע שנוציא קול קורא להפקות מקור, למצוא מי שיריץ הפקות מקור להארוקון 2021.

לירון מציינת שיש גבול לכמה משאבים ארגוניים שהיא רוצה שנשקיע בנושא אם לא באים אלינו אנשים מראש.

 

יוני תשאל את אמיר גל פילוס א' הפקות מקור האם הוא מעוניין למלא את תפקידו בצורה יותר אקטיבית: לדבר עם חברי קהילת הפקות המקור, להוציא פרסומים דרך מש"י באופן תדיר ועוד. תומר דוד מציע שבמקרה ולא יהיה מעוניין בזה – לגייס מישהו שיהיה האדם האקטיבי יותר שיעשה תפקיד זה.יוני תדבר עם אמיר בנושא לאחר כאמ"י.

 

6. שימור ידע ארגוני

מעדכנת: אלה ברוך

אלה מציגה את תכנית העבודה הנוכחית – אלה מאפיינת מה צריך שיהיה במערכת השימור הידע שלנו, תעביר אפיון זה לטכני ארגוני בשביל שהם יבחרו מערכת חדשה להשתמש בה. דרישות המערכת כפי שאופיינו ע"י אלה – צריך להכשיר צוות שיהיה אחראי על שימור הידע והוא יהיה זה שאחראי לעדכן את הידע מאנשים אחרים, מכיוון שכאשר כל אדם אחראי לעדכן בעצמו לאחר כל אירוע במערכת השימור, רוב האנשים לא מעדכנים.

אלה קיימה ישיבה עם גילעד ברונשטיין מצוות טכני ארגוני החודש, הם דיברו על 4 מערכות עיקריות שכעת על אלה לחקור כדי לקבל החלטה. אלה הציגה מערכות אלו לועד ואת המסקנות לגביהן.

אלה עוד בשלבי מחקר של האפשרויות שהוצגו.

 

אלה ממליצה שאם לא תחזור לועד בקדנציה הבאה, הוועד הנבחר יגייס אותה לצוות שימור ידע כסגל ארגוני כי היא מעוניינת להמשיך לעבוד על פרויקט זה.

 

7. נאמ"י – (טקס) נבחרי אנימה ומנגה ישראל

מעדכנת: יוני לינדר

יוני מעדכנת שהיה סיכום אירוע לאחר עלייתו בהארוקון, בשתי מילים הסיכום הוא שצריך מפיק שיקח על עצמו את האירוע מרמת הויז'ן והלו"זים עד ניהול הצוות בסגל הכנס תחת ניר.

אורי סבור שזה לא נכון להוציא מודעת דרושים לבעל תפקיד שכל אחריותו לשלוח הצעת עבודה מסודרת לועד. מציע לפרסם בפעילים את המסקנות מנאמ"י 2019 ולפרט מה אנחנו צריכים כדי להריץ נאמ"י 2020 בכלל, ברמה המלאה של מפיק עם תכנית עבודה וויז'ן לאירוע.

תומר שלו ידבר עם יוני וינסח פוסט לפעילים בנושא.

 

8. ספריה

מעדכנת: לירון אפריאט

הפרויקט לא כל כך מתפקד מאז הקדנציה הקודמת, גם הא' הקודם שפרש מתפקידו בפרוייקט (חבר ועדת הביקורת סבי איזילוב) וגם הא' הנוכחי דרור טל מאוד עסוקים. יש עומס משימות ולדרור אין מספיק פנאי לכולן באופן רציף. הוא צריך שיגייסו מישהו לתפקיד – דרור לא יכול לנהל אותו. לירון ודרור דיברו עם רז קיאני א' כוח אדם בנושא לעזרה בגיוס.

 

9. ג'ייפארטי

מעדכנת:יוני לינדר

יוני תיצור קשר עם שרית ועם גל וגיא, בתקווה לקבוע ישיבת התנעה בשבוע הקרוב.

תומר דוד מציין שצריך מהבראסקו חשבוניות על כל האירועים הקודמים, לטיפול המלווה של המסיבה הזו (ככל הנראה יוני).

 

10. פסטיבל הקומיקס והקריקטורה בסינמטק

מעדכן:תומר שלו

אי אפשר להציע כבר תוכן להשתתפות בפסטיבל, אפשר להשתתף בדוכן, אך בעלות ליום– 300 שח ליום. השנה האירוע אפילו יוצא שבועיים אחרי כאמי ולא לפני כאמי ולכן אין תועלת למכירת כרטיסים לכאמי וכו'.

אורי מתאר שעשינו בעבר שתפ יותר רציני שהבאנו בו גם תכנים, אורי ממליץ לעשות את זה שוב בשנה הבאה ואז הדוכן לא יעלה לנו כסף בתמורה אליהם.יוני תוסיף את הנושא לישיבת פתיחת קדנציה של תכנים שנתי בקדנציה הבאה.

 

11. גזברות

מעדכן:תומר דוד

סטטוס סיכום כספי – סיכום השנה של 2018 לא יסתיים בזמן עד אייקון ותומר דוד לוקח על כך אחריות מלאה, לא היה לו זמן להעביר את החומרים לרו"ח אך בעיקרון כמעט כולם מוכנים להגשה. סיכום 2019 מאורגן עד אפריל אך לא מוכן להגשה, אך בכל זאת יש מעט מאוד חוסרים.

לגבי מנהל תקין -כדי לקבלו  אנחנו צריכים אישור שדורש את החומרים של הסיכום השנתי הכספי של 2018, ולכן בתקווה ברגע שנעביר אותם נוכל לקדם את מנהל תקין.

 

12. כאמ"י 2019

מעדכן:תומר דוד

התקיימה פגישה מול בנייני האומה, אושרה הקמה ביום שלפני הכנס אחה"צ אך חלק מהמתחמים יהיו זמינים רק בלילה.

גויסו ספונסרים לפרסים.

העבודה על אירוע הפתיחה מתקדמת, אורי ישלח טקסט מפורט לגבי הנושאים עליהם ידבר הועד באירוע הפתיחה. מעבר לועד, אמא"י תקבל פרס כבוד מטעם משרד החוץ היפני (דרך השגרירות) על קידום תרבות יפן מחוץ ליפן. בעיקרון העניין כבר הוכרז באתר משרד החוץ היפני, השגרירות מחכים לנו ויכריזו יחד איתנו במהלך כאמ"י.

גויסו יותר מתנדבים משהיו בהארוקון, התקיים אירוע מתנדבים.

אמא"ידול ותחרות הקוספליי עובדים טוב ויש עבורם פרסים. באמא"ידול שוב היו אי סדרים בהקשר להצבעות בפייסבוק ולכן הוחלט לבטל את הצבעות הקהל לתחרות הנוכחית ורק הצבעות השופטים יקבעו את העולים לגמר. העניין יבדק לתחרויות בהמשך.

פאנל מדבבים – המדובבים תודרכו ע"י אמנון לוי שהוא מי שינחה את פאנל השאלות, תהיה במהלך הפאנל הדגמת דיבוב בלייב.

ערב הרצאות בטא יתקיים באשכול הפיס.

משחקיה – נינטנדו יביאו 10 קונסולות שיחוברו ל10 מסכים שיתופעלו ע"י מתנדבים יעודיים בכנס וע"י עובדי נינטנדו, גם יוצב קיר צילום של נינטנדו במקום, ואדם בתחפושת בובת מריו יסתובב בכנס ויצטלם עם אנשים.

 

13. פניות לועד

מעדכנת: אלה ברוך

התקבלה פניה לגבי הופעת קאברים של שירי אנימה שיתקיים בספטמבר. מבקשים עזרה בשיווק, כיסוי הפסדים אם יהיו, עזרה בגיוס קופאי ומציעים להביא את זוכה אמאידול כזמר אורח.

אורי מציע – נגיב שנשמח לשווק אותם, נקשר אותם לצוות מוזיקה יפנית, ונגיד שנשמח להשתתף באירועים עתידיים איתם, אך לא נשתתף ברמה של כיסוי הפסדים כספיים – הנוהל בארגון הוא שאו שאמא"י מממנים את האירוע ומקבלים הכנסות או מתחלקים בהן, או שאין השתתפות כספית כלל.

 

14. זכויות יוצרים

מעדכן: אורי

הדיבורים תקועים כרגע, עד סוף הקדנציה נכוון לסגור את החוזה.

 

הישיבה הסתיימה.

 

נושאים שעודכנו במייל:

1. צוות טכני ארגוני

מעדכן: תומר שלו

הצוות הטכני הארגוני לא הופעל במסגרת של כנס כאמ"י 2019 מה שמאפשר תכנון ארוך טווח והמשך בנייה של הצוות. גויס מתכנת חדש, יובל סיון. הצוות נערך לקלוט את פעילות האתר הארגוני וניהול מאגר המידע לתוך הצוות הטכני ולהציע לוועד פתרונות לפיתוח האתר בעקבות סיום תפקידו של מנהל האתר הנוכחי.

2. קשרי פנים

מעדכן: תומר שלו

הצוות כולל כעת אך ורק חבר צוות אחד שעוסק במיפוי בתי עסק לטובת מועדון ההטבות העתידי, אך המועדון תלוי בפיתוחים טכניים ולכן השקתו צפויה רק בעוד כחצי שנה. למרות ניסיונות הגיוס לצוות לא נמצא מועמד מתאים לעמוד בראשו. לאור הצרכים של הארוקון 2020 בגיוס ספונסרים הוחלט לפעול בשיטה שונה ולהכשיר איש סגל מתוך צוות השיווק של הארוקון שיבצע את הפנייה לספונסרים ברמה הכנסית.

3. פעילים

מעדכנת: אלה

אין עדכון החודש.

4. מש"י – מיתוג, שיווק ויחסי ציבור

מעדכן: בן

עומרי רוזנברג, א' האתר הארגוני, עוזב את הצוות סופית ב-1 לספטמבר. עוד לא נמצא לו מחליף אף על פי שפורסמו כמה וכמה מודעות דרושים בקבוצת הפעילים ובדף הארגון.

5. פרויקט תלתן

מעדכן: תומר דוד
הצוות ארגן בשיתוף עם קומיקאזה אירוע של דוכני אומנים בצמוד לחנות, ובנוסף באותו אירוע גם התקיימה מכירת כרטיסים פיזית לכאמ"י. האירוע היה מוצלח.

6. מחסן

מעדכן: תומר דוד

אין עדכונים החודש

7. צוות מוזיקה יפנית

מעדכן: אורי

הכנות לאמא"ידול בעיצומן, התקיים אירוע קאראוקה בשיתוף אקיבה ב-12.7 ומתוכנן להתקיים אחד נוסף ב-9.8

8. כוח אדם

מעדכן: אורי

אין עדכונים החודש

9. צוות קוספליי שנתי

מעדכנת: לירון

אין עדכונים החודש

10. ועדת בחירת שופטים

מעדכנת: לירון

אין עדכונים החודש

11. צוות תכנים שנתי

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.