קטגוריה: פרוטוקולים

פרוטוקול הישיבה המלא עובר עריכה לשמירה על צנעת הפרט או מחוסר עניין לציבור. הפרוטוקולים המלאים שמורים אצל ועד אמא"י לצרכים משפטיים.

  • ישיבת ועד אמאי שלא מן המניין 2019 ספטמבר (28.9.2019)

    ישיבת ועד אמאי שלא מן המניין 2019 ספטמבר (28.9.2019) – סיכום כאמ"י 2019

    נוכחים: תומר דוד, אורי מרקוביץ', יוני לינדר, תומר שלו, בשיחה טלפונית: לירון אפריאט

    חן וייס מנהל כאמ"י 2019 הצטרף לישיבה.

     

    חן מתאר שבניית התקציב של כאמי 19 הייתה יותר מסודרת מבעבר, במקום קטגוריות כלליות עבדנו עם תקציב מפורט. אך התקציב לכנס עצמו נסגר סופית רק כשבוע לפני הכנס וזה יצר הרבה לחץ.

    העבודה על הכנס הייתה מאוד שוחקת, לדעת חן בעיקר בגלל תחילת העבודה המאוחרת (בפברואר) ובגלל שהרבה סגל גויס מאוד מאוחר.

    חן מציין שהיו בעיות בהעברת ידע, למשל תפקידים חשובים בלו"ז העבודה של צוות תכנים שמכיוון שגויס לו א' מאוד מאוחר, הם קרו מאוחר מהרצוי.

    ישיבת סגל ראשונה התקיימה במאי – מאוחר מאוד ביחס לקיום ישיבת סגל ראשונה בדרך כלל, והיו רק 3 ישיבות סגל (כמות מעטה ביחס לבדרך כלל).

    חן ממליץ להכריז על תאריך כאמ"י מיד עם סיום כאמ"י (וכנ"ל להארוקון). מציין שהבעיה העיקרית עם שינוי התאריך בעיניו הייתה שהוכרז מאוחר יחסית.

     

    הכנס היה לחן מאוד קשה כמו לכל הסגל, אך חן הרגיש שכל הצוותים תפקדו יפה מאוד.

     

    חן הציג לועד באופן מפורט סיכום על כל האספקטים של הכנס.

     

    הכנס הפסיד, אמנם לא הרבה באופן יחסי אבל הפסיד בכל זאת והגיעו הרבה פחות אנשים משציפינו מה שממשיך את הטרנד של השנים האחרונות בכאמ"י.

    לעתיד – חן ממליץ לא להמשיך את כאמ"י במתכונתו הנוכחית. חן לא מעוניין לנהל את כאמ"י בשנה הבאה, בכל מתכונת. לחן אין המלצות לאיך כן להריץ את כאמי. לדעתו יש מקום לאירוע קיץ במתכונת אחרת, הוא ממליץ "להרוג את המותג" כלומר לוותר על השם כאמי.

     

    אורי מודה לחן על הסיכום, מבקש שחן יעדכן אותו לגבי שיחות המשוב שיעביר לחברי הסגל כדי שיוכל להמשיך טיפול בצוות כוח אדם ארגוני. מצד הועד, פרט לבעיות תקציביות הועד לא היה צריך להיכנס כדי לכבות שריפות בכנס שזה מצוין. הקהילה שכן הגיעה לכנס מאוד נהנתה, והועד הבא יצטרך לחשוב על מה עושים בעתיד עם כנס הקיץ. אורי ממליץ לועד הבא להזמין את חן לשיחה זו.

     

    הישיבה הסתיימה.

  • ישיבת ועד אמא"י – ספטמבר 2019 (26.9.2019)

    ישיבת ועד אמאי 2019 ספטמבר (26.9.2019)

    נוכחים: תומר דוד, אורי מרקוביץ', יוני לינדר, לירון אפריאט, תומר שלו

     

    1. בחירות

    מעדכן: אורי מרקוביץ'

    צוות מש"י עובד במרץ על פרסום הבחירות, עד כה התמקדו בצורך לרוץ לועד המנהל. כרגע יש 7 מועמדים לועד, שזו הכמות הנדרשת לקיום בחירות, ומסתמן שיהיו עוד מועמדים.

    הועד ביקש מצוות מש"י לתת פוקוס על ועדת הביקורת כרגע, מכיוון שאין מועמדים אליה כלל.

    בעוד שבוע נסגרת תקופת ההתמודדות הרשמית, לאחריה אנשים יוכלו להגיש מועמדות אך האסיפה הכללית תצטרך לאשר את מועמדותם כדי שיוכלו להתמודד.

    ניכר שהעבודה עם מש"י שיפרה מאוד את קידום הבחירות בקהילה ביחס לשנים הקודמות.

    התקבלו תלונות על קמפיין ה"גוועלד" ששם את קיום הארוקון בסימן שאלה. התלונות מובנות לועד, אך מכיוון שפרסום זה היה האחד שגרם להכי הרבה התעוררות של הקהילה, הועד סבור שזו הייתה החלטה נכונה. עם זאת הועד מסכים שהיה מקום ליידע את הסגל הבכיר של הארוקון בנושא טרם הפרסום, ונסמן בעיה זו לפרסומים דומים בעתיד.

     

    2. האסיפה הכללית

    מעדכן: אורי מרקוביץ'

    באסיפה הכללית צריך להציג סיכום קדנציה.ב-1 לאוקטובר אורי יפתח שרשור מייל בנושא. מכיוון שהסיכום הכספי לא יהיה מוכן עד לאסיפה הכללית, יהיה עלינו (כמו בקדנציה שעברה) לקיים אסיפה כללית נפרדת בה נציג ונאשר אותו לאחר שיהיה מוכן.

    בנוסף, ועדת הביקורת מציגה דו"ח של סיכום הקדנציה באסיפה הכללית,יוני תיצור איתם קשר עד ה-1 באוקטובר לוודא שיכינו דו"ח זה.

     

    3. כנס חנוכה 2019

    מעדכנת: לירון אפריאט

    אף אופציה למנהל שדיברנו איתה עד כה לא רצתה לנהל את הכנס.לירון בשיתוף עם כח אדם תוציא קול קורא לתפקיד בפעילים עד ה-28.9.

    תומר שלו מבקש להדגיש בפוסט הגיוס הנ"ל את ההבדלים בין כנס חנוכה לכנסים גדולים יותר.

     

    4. צוות תכנים שנתי

    מעדכנת: יוני לינדר

    אירוע ההרצאות על הבר בלבל אפ בתל אביב, בניהול שרון אלבז חברת הצוות, יתקיים מחר, ה-27.9. נקנו אליו מראש יותר כרטיסים משציפינו כבר והכרטיסים גם ימכרו במקום. אין בעיות להעלות בנושא אירוע זה.

    לאירוע ההרצאות של בועת מחשבה שיתקיים שבוע לאחר מכן ב-3.10 הסתיימו רוב ההכנות, הוא יתקיים במתחם החנות החדש של אקיבה הקטנה כדי להיות יותר פתוח לקהל מאשר מתחם המועדון שממוקם בחדר בחניה של הסנטר. עלה איוונט ואנחנו בקשר עם מש"י לגבי פרסומו.

     

    5. מסיבה

    מעדכנת: לירון אפריאט

    מעדכנת: יוני לינדר

    העבודה על המסיבה מתקדמת כהלכה, הפלייליסט בשלבי סגירה בין צוות המסיבה. עד כה נקנו פחות כרטיסים משנקנו באותה תקופה במסיבה הקודמת של שרית, שזו נקודה קצת מדאיגה אך בנקודה זו עוד קשה ללמוד ממנה על סך כמות המגיעים כי רוב הכרטיסים נקנים בשבוע-שניים טרם המסיבה.

    הועד מבקש מיוני לוודא שהמסמכים שהוכנו אחרי המסיבה של ACC ע"י צוות טכני ארגוני יועברו לצוות המסיבה, יוני תוודא שזה יקרה.

    6. דוכן אמא"י באייקון 2019

    מעדכנת: יוני לינדר

    יוני מעדכנת שהציוד לדוכן מוכן מהמחסן, כולל מרץ' ארגוני שיימכר במקום.

    הדוכן דורש תקציב מסוים – ראשית להדפסת עותקים נוספים של פליירים שמסבירים על הארגון, שנית להשכרת מחשב ואולי סטיק רשת לשימוש במקום. יוני מציגה את מסגרת התקציב הרצויה לה והועד מאשר אותה, ומבקשלהזכיר לועד הנכנס בקדנציה הבאה לרשום תקציב לדוכני אמא"י באייקון ועולמות בתכנית העבודה.

    הועד מבקש מיוני גם לבדוק לגבי הראוטר שפועל על כרטיס SIM בתשלום מראש ששומש בכאמ"י, כי אם נותרה שם חבילת רשת נוכל להשתמש בו ולהוזיל עלויות.יוני תבדוק זאת מול איגור ספרונוב א' המחסן.

     

    7. צוות קש"ח (קשרי חוץ)

    מעדכנת: לירון אפריאט

    כמו שסוכם בישיבה הקודמת הצוות במהלכים של בניה מחדש תחת סם דניאל א' הצוות. גויסו מאז שיאל פלד-זקס ונתן רונין לצוות.

    הצוות כבר בשיחות ביחד עם הנהלת הארוקון 2020 להתקדמות העבודה על אורחים להארוקון.

    התקבלו מספר פניות מהקהילה לגבי הבאת הסרט פרומאר (Promare) לארץ להקרנה. לירון שואלת לגבי תקציב לאירוע כזה, וגם לגבי החזרים לנסיעות וכו' לצוות – יוני מציינת שאושרה מסגרת להוצאות כאלו בתחילת השנה, ולאירוע הקרנה כל עוד התקציב שמוצג איננו מפסיד לא צפויה בעיה. יוני מזכירה בכל זאת לשנה הבאה – עדיף שהוצאות כאלה יהיו רשומות בתקציב בתחילת השנה.

    8. צוות כוח אדם

    מעדכן: אורי מרקוביץ'

    התקיימה שיחת סיכום לאחר הישיבה האחרונה בין אורי לרז קיאני, א' כוח אדם היוצא.

    אורי ורז ממליצים לועד הבא לדבר עם כל הצוותים הארגוניים על הצבת יעדים, במקום שיטת העבודה הנוכחית והפחות מאורגנת מראש. המטרה היא לעבור מתכנית עבודה כללית, לroad map עם נקודות זמן לבדיקה שממנו נגזרת תכנית העבודה.

    אורי ורז ממליצים לישיבת החפיפה של הקדנציה הבאה, לקבוע זמן מינימלי לתגובה לפניות לארגון ולפרסם אותו. לדבר כזה צריך שתהיה גם סנקציה מתאימה באם הארגון לא עומד בזמן התגובה.

    לגבי סוגיית הבעיות הבין אישיות בין סגל הארגון, הפתרון הכי טוב מעבר למה שאנו כבר עושים לדעת אורי ורז הוא לקיים סדנאות מקצועיות לעבודה מקצועית מול מדריך חיצוני.

     

    9. גזברות

    מעדכן: תומר דוד

    תומר דוד מעדכן שנסגרים שירותי הקופה בסניף שלנו של הבנק של הארגון, המשמעות היא שיהיה צריך לעבור לסניף אחר.

    תומר שואל אם הועד חשב על מי יקח את התפקיד של הגזבר מכיוון שהוא יפרוש בסוף הקדנציה הזו. יוני מציעה את עצמה, מכיוון שנראה שלועד הבא ירוצו כמה אנשים שמעוניינים בתפקידיה הנוכחיים.

    תומר דוד ממליץ לגזבר בקדנציה הבאה – קריטי להמשיך לעבוד בצורה ממוסדת ומסודרת אך גם לוודא שדברים יקרו מהר יותר, למשל שהחזרים שמבוקשים לא ינתנו חודשים אחרי שהם התבקשו. תומר מציין שסביב הכנס הוא לא עבד לפי הנהלים שהוא מיסד לאורך הקדנציה ולכן נוצרו לו הרבה חוסרים, "עדיף שדברים יתעכבו בקצת אבל יעבדו לפי הנהלים". בפרט כל החזר חייב לעבור דרך טופס ההחזרים.

     

    10. המלצות לקדנציה הבאה

    מעדכן: דיון כללי

    אורי ממליץ שבקדנציה הבאה, לכל ישיבה יגיע כל חבר ועד עם עדכון מפורט על הצוותים שלו, ויצופה ממנו להציגו אם יהיה זמן בישיבה. אם לא יהיה זמן, יציין אותו חבר ועד למזכיר/ת הועד שיש לו עדכון בנושא כדי שיוכל/תוכל לרשום את הנושא בפרוטוקול כעדכון שינתן לאחר הישיבה.

    תומר שלו רוצה להעלות את נושא האורחים החיצוניים בישיבות ועד – גם מנתן וגם מרז קיאני הוא שמע שהם יצאו ברושם שהועד לא מקשיב להם בישיבות בין אם הועד עוסק בפלאפונים או בדברים אחרים. אורי ממליץ כמובן לעשות את זה פחות, וגם להתנצל מראש אם חבר ועד צריך לעשות משהו חשוב בזמן הישיבה כמו טיפול בענייני כספים.

    לירון מציינת שהיא מקבלת רושם שרוב הפעילים שלנו לא יודעים שהם יכולים לשלוח פניות לועד בבקשה להציג נושא בישיבת ועד, שהועד יחליט אם ברצונו להזמינם להציגו. תומר שלו מציע לצאת בפרסום אחרי שייבחר ועד חדש ולהבהיר זאת.

    תומר שלו מעלה שתכנית העבודה לחלוטין התפספסה. בפרט מעלה את אירועי הפעילים שלא התקיימו הקדנציה. הועד מסכים, נעלה את הנושא בישיבת החפיפה של הועד הבא.

    תומר שלו מציע את עצמו להעברת סדנאות לניהול כנסים ואירועים, ומציין שזו בעיה רצינית בארגון שאין מספיק אנשים שרואים את עצמם כמנהלים של אירועים.

    יוני מעלה לדיון את נושא המלווים של הצוותים הארגוניים ובפרט, שיש לבדוק האם הם מעוניינים להישאר עם המלווה הנוכחי שלהם או לא, והאם הם מעוניינים במלווה מסוים שרץ לועד הבא. לאחר דיון, סוכם שלאחר הבחירות כל חבר ועד נוכחי יקיים דיון עם הצוותים שתחתיו כדי להבין עם איזה חברים מהועד החדש הם רוצים ולא רוצים לעבוד כמלווים. לירון מעלה בעיה – מה אם לא נוח להם לומר את זה למלווה הנוכחי שלהם? לירון ממליצה שכוח אדם יעשו את השיחות הללו. אורי מציע במקום זאת שבשיחות סיכום עם הצוותים שתחת חברי הועד, נציין להם שאם הם מעוניינים להחליף מלווה, הם מוזמנים להעביר פרטים אלה לאורי כיו"ר הועד, אורי יציע גם את יוני כאופציה לצוותים שתחתיו. לירון מסכימה שזו אפשרות טובה.

    תומר דוד מציין שיש לנו בעיה של הנהלת חשבונות, שהיא שאנשים נזכרים לבקש החזרים אחרי המון זמן. תומר דוד מציע להגדיר דדליינים להחזרים, שיהיו ברורים לחלוטין לכל מי שעובד עם כסף בארגון. הוא ממליץ בנוסף לועד הבא באופן כללי לא למתוח החזרים לאורך יותר מדי זמן.

     

    מילות סיכום: אורי מסכם שהייתה קדנציה מעניינת וקצת דרמטית. חווינו את הפעם ראשונה שפירקנו צוות בתולדות הארגון. צוותים חזרו יותר ויותר לתפקוד ומסתמן שזו מגמה שתמשיך. הקדנציה התחילה באיחור עקב הבחירות החוזרות, אבל בסופו של דבר לדעת אורי היינו ועד טוב מבחינת העבודה בארגון, שזה משתקף לדעתו בסיכום שהציג לנו צוות כוח אדם בישיבה הקודמת, בו צוין שהדעה הכללית הגורפת של המשובים שהועברו לועד הייתה טובה. אורי שמח שיצא לנו לעבוד ביחד כועד, וממליץ שכמו שעשינו בעבר נחזור לעשות אירועי גיבוש ועדיים בקדנציה הבאה. היעד שאורי היה רוצה להציב לקדנציה הקרובה הוא שחברי ועד לא ינהלו דברים בכלל, רק ילוו. אורי מודה לועד על העבודה בקדנציה ומקווה שיוכל לתת יותר מעצמו בקדנציה הקרובה, לא במובן של לעשות יותר דברים, אלא להשיט את הארגון לכיוון שאורי היה רוצה לראות אותו נע אליו.

     

    הישיבה הסתיימה.

     

    נושאים שעודכנו במייל:

    1. צוות טכני ארגוני

    מעדכן: תומר שלו

    אין עדכון החודש.

    2. קשרי פנים

    מעדכן: תומר שלו

    אין עדכון החודש.

    3. פעילים

    מעדכנת: אלה

    אין עדכון החודש.

    4. שימור ידע ארגוני

    מעדכנת: אלה

    אין עדכון החודש.

    5. מש"י – מיתוג, שיווק ויחסי ציבור

    מעדכן: בן

    אמנון לוי הצטרף לצוות מש"י בתור א. יוטיוב.

    שי כהן הצטרפה לצוות בתור א. עיצוב וגרפיקה.

    6. פרויקט תלתן

    מעדכן: תומר דוד

    אין עדכון החודש.

    7. מחסן

    מעדכן: תומר דוד

    אין עדכון החודש.

    8. צוות מוזיקה יפנית

    מעדכן: אורי

    הצוות עובד על המסיבה כפי שעודכן לעיל.

    9. צוות קוספליי שנתי

    מעדכנת: לירון

    אין עדכון החודש.

    10. ועדת בחירת שופטים

    מעדכנת: לירון

    אין עדכון החודש.

    11. זכויות יוצרים ארגוניות

    מעדכנת: לירון

    אין עדכון החודש.

    12. צוות הפקות מקור

    מעדכנת: יוני

    יוני תפסה את אמיר לשיחה כמו שדובר לפני כמה ישיבות; אמיר יתחיל לקבוע שיחות וישיבות עם חברי קהילת הפקות המקור, ובמקביל יעבוד מול מש"י על בניית קול קורא רוחבי לפרסום.

  • ישיבת ועד אמא"י – אוגוסט 2019 (28/8/2019)

    ישיבת ועד אמאי 2019 אוגוסט (28.8.2019)

    נוכחים:תומר דוד, אורי מרקוביץ', יוני לינדר, לירון אפריאט, בשיחה טלפונית: בן דינוביץ'

     

    1. צוות כוח אדם

    מעדכן: אורי מרקוביץ'

     

    רז קיאני א' כוח אדם הצטרף לישיבה.

    רוב חברי הסגל הארגוני ענו על המשובים של צוות כוח אדם, ובאופן די גורף נראה שהתשובות למשוב היו חיוביות בכל המובנים.

    רז הציג לועד סיכום של הקדנציה שעברה מבחינת צוות כוח אדם.

    נקודות ביקורת ספציפיות שהועברו:

    -אנשים שמגיעים לישיבות לעיתים מרגישים שלא מקשיבים להם.

    -קצב ארגוני – אנשים בארגון מגיבים אחד לשני בצורה יחסית איטית, המון מהעבודה היא בצורה של לשלוח לאנשים תזכורות "היי מה קורה עם זה". צווארי בקבוק נוצרים באנשים שלא עונים למשך כמה זמן.

    פתרונות אפשריים: יותר פיקוח ועדי על עבודת הצוותים שתחתינו עם דיווח לשאר הועד על העבודה באופן תדיר, תיאום ציפיות והגדרת תפקיד יותר מסודרים, הגדרת יעדים מסודרת ומעקב אחרי מילוי היעדים. צוות כוח אדם מתכנן לקיים סדנאות בנושא לאורך השנה.

    כדי לשפר את בעיית הגדרות התפקיד, צוות כוח אדם מציעים לעשות רענון תפקידים בתחילת הקדנציה, כלומר שכל חבר ועד ידבר עם כל אדם שתחתיו בסגל הארגוני בתחילת הקדנציה לגבי מה הם, לראייתם, תפקידיהם בארגון; ובזמן זה נוכל לקיים יישור קו בין הועד לסגל ולבדוק שאין תחומי אחריות שנופלים בין הכיסאות.

    -אין לנו כארגון הבנה טובה של מדוע אנשים פורשים מהתנדבות לארגון.

    פתרונות אפשריים: לעשות יותר פגישות אישיות לסיכום תפקידים. לוודא שאנחנו אומרים כמו שצריך לאנשים שעשו תפקיד בכנס מסוים ולא מגייסים אותם לכנס הבא למה לא מגייסים אותם – המצב הכי גרוע הוא פשוט לא לדבר איתם כלל ולגייס מישהו אחר במקומם. להעביר משובים מסודרים על בעיות בהתנהלות אם אלה היו חלק מהחלטה לא לגייס שוב.

    -שקיפות ועדית

    בעיה של זמינות ועדית; בין אם חוסר פיקוח על העבודה של הסגל הארגוני, חוסר בקיום מפגשים חברתיים/מקצועיים, ועיכובים ענקיים בהוצאה של מסמכים לדוגמת תכנית העבודה. כמו כן פשוט חוסר מענה לפניות שמועלות לועד.

    פתרונות אפשריים: חבר ועד תורן למענה לפניות והשארת פניות על סדר היום של חברי ועד רלוונטיים, הגדרת זמני יעד למענה למי ששולח פניה, אפילו שליחת תגובה ראשונית של "קיבלנו את הפניה, נענה תוך X יום".

     

    נקודה לסיכום: כוח אדם חדש לא מגיע מפרסומי פייסבוק, אלא ממתנדבים בכנסים.

    רז קיאני יצא מהישיבה.

    חבר הועד תומר שלו הצטרף לישיבה.

     

    2. זכויות יוצרים ארגוניות

    מעדכנת: לירון אפריאט

    הדיון צונזר כחלק מתהליך משפטי מתמשך. הסיכום הוא שתוך חודש סביר שנראה חוזה זכויות יוצרים חתום לדמויות הארגוניות, והעניין דורש בעיקר מעבר אחרון מול העו"ד של הארגון.

     

    3. צוות קש"ח (קשרי חוץ)

    מעדכן: אורי מרקוביץ'

    סם דניאל חברת צוות קש"ח הצטרפה לישיבה בשיחת טלפון.

    סם מציגה לועד נושא מאוד רגיש ועכשווי בצוות ועל כן הוא צונזר מהפרוטוקול הפומבי.

    עקב הנושא שסם העלתה, סם רוצה אישור מהועד לבנות מחדש את הצוות, שהיא גם ככה כרגע היחידה שפעילה בו. היא גם רוצה להחליף את אורי, מלווה הצוות, בלירון. אורי מבקש להוסיף – עלינו להגדיר את סם כא' קש"ח, ולא חברת צוות או ע' כמו שהייתה עד כה. סם מסכימה לכך. הועד מאשר את כל הבקשות האלו.

     

    4. אירוע חנוכה 2019

    מעדכנת: לירון אפריאט

    אין הרבה לעדכן מעבר לצורך להתחיל עבודה על האירוע, לירון מתנדבת ללוות אותו לכל הפחות עד סוף הקדנציה ותתחיל עבודה לגיוס מנהל כבר הסופ"ש.

     

    5. סיכום WCS (World Cosplay Summit) ראשוני

    מעדכנת: לירון אפריאט

    טרם התקיים סיכום של המשלחת עצמה, יעבור לועד סיכום מלא בישיבה הבאה.

    המשלחת שלנו הייתה מאוד אהובה באירוע, השגרירות שלנו הייתה אחת היחידות שהגיעה לאירוע עצמו וזה עשה רושם מצוין. עשינו שם מצוין לישראל בין כל משתתפי האירוע. מארגנים ותיקים באירוע אמרו אישית ללירון שעשינו עבודה מדהימה והוצאנו שם מדהים לישראל ולאמא"י.

    מבחינת קש"ח שיצא מהאירוע, יצרנו קשר רשמי עם ארגון המנגקה ביפן, שהרוב המוחלט של המנגקות ביפן קשורים אליהם – הם עושים המון אירועים בשיתוף עם מדינות ועכשיו הם רוצים לעשות קשר איתנו. הקשר נוצר דרך ארגון ענקי מאיטליה שמעוניין בקשר איתנו. ראש ארגון המנגקה ביפן מאוד התעניין בנו ורוצה לעבוד איתנו ויש עוד המון ארגונים אחרים שהחלפנו איתם כרטיסי ביקור, יש כל מיני אורחים מיפן שהביעו בכנסים שלנו עניין ואף מעוניינים להגיע. כל המדובר פה הוא ברמת דיבור ראשונית וימשיך בדיונים בקש"ח ומול מנהלי הכנסים שלנו.

     

    מבחינת עלויות בפעם הבאה, לדעת לירון נוכל לחתוך את המחיר לפחות בחצי. בנוסף לכך לירון מציינת ש WCS מאוד רוצים אותנו באירוע ב-2020, מה שאומר שנוכל כנראה לקבל החלטה לגבי השתתפות או חוסר השתתפות הרבה יותר מאוחר מהדדליין שהיה בפעם הזו.

    לעת עתה יש לעשות עבודה על ספונסרשיפ להשתתפות ב-2020, שידרוש עבודה כבדה מצד צוות קש"ח וצוות קש"פ שכבר התחילה.

    6. מאגר המידע הארגוני

    מעדכן: בן דינוביץ'

    הועד החליט לפני מספר ישיבות כי א' טכני ארגוני יוגדר בתור א' מאגרי מידע של הארגון. כפועל יוצא צריך שצוות טכני ארגוני יהיו האחראים הבלעדיים על המאגרים הללו ובפרט מאגר החברים בארגון. נשאלת השאלה האם ברצוננו לשנות החלטה זו עקב שאלות שהעלו לירון ובן לאחר הישיבה. לאחר דיון הוחלט שההחלטה תעמוד ולא נשנה אותה.

    אלה ממליצה שאם לא תחזור לועד בקדנציה הבאה, הוועד הנבחר יגייס אותה לצוות שימור ידע כסגל ארגוני כי היא מעוניינת להמשיך לעבוד על פרויקט זה.

     

    7. האתר הארגוני

    מעדכן: בן דינוביץ'

    נשלח לועד מסמך אפיון מלא לאתר החדש המתוכנן. אורי מביע חשש שהארגון יעשה המון עבודה כדי ליצור משהו ייחודי כאשר אין לנו צורך במשהו מפוצץ ומיוחד. אורי מבקש לדעת שאנחנו לא מתחילים פיתוח מאפס מוחלט.

    בן מתחיל ומציין שלפחות את מערכת החברים חייבים לבנות מחדש, כי אין לנו, ולא מצאנו אף אחד, שרוצה לעבוד עם השפה שהיא כתובה בה כרגע. בהינתן זאת בן מבטיח שהוא ילווה את הפרוייקט הזה, גם אם לא ייבחר לקדנציה הבאה, כאדם שליווה כבר סטארטאפים, ויוודא שזה יעמוד בסטנדרטים ולא יברח לאנשהו לא נודע. אורי מדגיש – הרצון הוא שלא נבנה אתר לגמרי מאפס. בן ידבר עם רז אתגר, א' טכני ארגוני, ועם גלעד ברונשטיין, חבר צוות טכני ארגוני,  ויוודא שיתקיים סקר שוק כראוי. עם זאת הוא מדגיש בשנית שמערכת החברים תהיה חייבת להיבנות מחדש.

    8. המייל הועדי

    מעדכנת: לירון אפריאט

    מעדכן: בן דינוביץ'

    לאור השיחה עם צוות כוח אדם התקיים דיון על האחריות על המייל הועדי. לאחר הדיון, הוסכם שידובר עם מש"י לגבי הפיכת מייל "צור קשר" עם אמא"י להיות המייל של מש"י, ולא המייל הועדי כפי שהיה עד היום, כך שיהיה פחות לחץ על הועד לענות למיילים כמו "מתי הכנס הבא".

    בנוסף לכך, עלינו להקצות חבר ועד תורן חודשי למייל הועדי, שיהיה אחראי או להגיב על מיילים או להציק לאדם הרלוונטי בועד לענות על אותם מיילים. לבסוף, צריך שמישהו יסדר את המייל הנוכחי כראוי. יוני תעשה את זה בספטמבר, ביחד עם תורנות לחודש הקרוב על המייל. בן יהיה התורן באוקטובר.

     

    9. מסיבה

    מעדכנת:יוני לינדר

    מעדכנת: יוני לינדר

    התקיימה ישיבת תחילת עבודה בין שרית אגב מנהלת המסיבה לבין גל פרי וגיא תמיר מצוות מוזיקה יפנית ויוני המלווה. העבודה על המסיבה מתקדמת כהלכה, פרסום ראשוני עלה ונראה שיש התלהבות בפייסבוק. בקרוב יתחילו פרסומים בקצב.

     

    10. צוות תכנים שנתי

    מעדכנת: יוני לינדר

    הצוות מארגן אירוע תוכן "על הבר" בבר לבל אפ בסוף ספטמבר, באחריות שרון אלבז.

    בנוסף יוני תלווה אירוע תוכן בשיתוף עם אקיהברה הקטנה שינוהל על ידי בועת מחשבה.

    לשני האירועים אין עלויות לארגון, האירוע על הבר צפוי להכניס כסף.

    הישיבה הסתיימה.

     

    נושאים שעודכנו במייל:

    1. צוות טכני ארגוני

    מעדכן: תומר שלו

    אין עדכונים מעבר למפורט בפרוטוקול על האתר הארגוני.

    הוצגו לועד במייל נהלי שימוש בGitLab הארגוני.

    2.קשרי פנים

    מעדכן: תומר שלו

    החודש אין עדכונים.

    3. פעילים

    מעדכנת: אלה

    אין עדכון החודש

    4. מש"י – מיתוג, שיווק ויחסי ציבור

    מעדכן: בן

    עומרי רוזנברג עוזב את הצוות בראשון לספטמבר.

    אמנון לוי הצטרף לצוות מש"י בתור א. יוטיוב.

    5. פרויקט תלתן

    מעדכן: תומר דוד

    בעקבות הצלחת האירוע הקודם, הצוות אירגן עם קומיקאזה עוד אירוע של דוכני אומן.
    נעשתה פנייה לתלתן דרך אורי לגבי קידום אמני הקהילה באירוע של מסעדת יאמאטויה, הצוות הראה נכונות לקחת על עצמו את זה, וכרגע מתקיים דיון על האופי של הנושא.

    6. מחסן

    מעדכן: תומר דוד

    נפתחה תיבת מייל ייעודית למחסן.
    יצא פרסום על אבידות ומציאות מכאמ"י, נעשו מספר פניות והושבו לבעליהם חלק מהפריטים.

    7. צוות מוזיקה יפנית

    מעדכן: אורי

    הצוות עובד על המסיבה כפי שפורט למעלה.

    8. צוות קוספליי שנתי

    מעדכנת: לירון

    אין עדכון החודש.

    9. ועדת בחירת שופטים

    מעדכנת: לירון

    אין עדכון החודש.

    10. צוות הפקות מקור

    מעדכנת: יוני לינדר

    מסתמן שעקב החלפות כוח אדם באתר הארגוני העבודה על סקציית הפקות המקור ננטשה, כעת לאחר שנבדק העניין צוות האתר חזר לעבוד עליה.

    עקב הכנס יוני טרם דיברה עם אמיר, עדכון נוסף ינתן בישיבה הבאה.

  • ישיבת ועד אמא"י – יולי 2019 (23.7.2019)

    ישיבת ועד אמאי 2019 יולי (23.7.2019)

    נוכחים: תומר דוד, תומר שלו, אורי מרקוביץ', יוני לינדר, אלה ברוך, לירון אפריאט.

     

    1. בחירות

    מעדכן: אורי מרקוביץ'

    אור סגל, שניהל את הבחירות בשנה שעברה, הסכים לנהל את הבחירות השנה גם כן.

    תיקבע ישיבה בשבוע הבא, בעדיפות ישיבה טלפונית, בין הועד וצוות מש"י לצורך שיווק הבחירות.אחריות יוני.הצעה – לישיבה זו תהיה סמכות מלאה על תכנית השיווק, בהצבעת רוב של חברי הועד שינכחו באותה שיחה (אפילו אם לא יהיו בתחילתה 7 חברי ועד). הצבעה –עבר פה אחד

     

    2. קש"ח

    מעדכן: אורי מרקוביץ'

    מכיוון שלמשלחת WCS של אמא"י תישלח נציגת צוות קש"ח, התכנס פאנל הנהלה-קשח-תכנים של הארוקון 2020, כמו בשנה שעברה, כדי לדון על אורחים פוטנציאליים ולדרג סדרי עדיפויות למשימות ביפן.

    קומיקאזה פנו אלינו לגבי הבאת אורח מיפן. תהיה ישיבה איתם בחודש הבא בהשתתפות הנהלת הארוקון 2020.

     

    3. השתתפות בWCS 2020

    מעדכנת: לירון אפריאט

    ארגון WCS טרם החזירו לנו תגובה לגבי פרטים להשתתפות בWCS בשנה הבאה, לירון תעדכן ברגע שנקבל תשובה ותציג את העלויות כדי שנוכל לקבל החלטה מיודעת.

     

    4. חנוכה 2019

    מעדכן: אורי מרקוביץ'

    תומר דוד מציין שמתחיל להיות מאוחר לעבוד על האירוע.

    אורי ולירון מעלים שמדובר באירוע חשוב לארגון, ומאוד כדאי שנמצא מישהו שיריץ אותו השנה. הועד מסכים שיש להגביר את מאמצי החיפוש.

    לירון מציעה – להוציא קול קורא לפעילים, משימה זאת לא חולקה לאף אחד.

     

    5. הפקות מקור

    מעדכנת: יוני לינדר

    יוני מציגה כי כרגע אין הפקות מקור אשר עובדים איתן. ישנם כמה אנשי הפקות המקור אשר כן מעוניינים לעבוד איתנו במתכונת הנוכחית אך להם אין זמן להרים הפקה כרגע. מנגד, יש כמות לא מבוטלת של אנשים שהיו פעם בהפקות המקור של אמא"י וכיום הם תחת הרושם שאנחנו לא נקבל שום דבר תחת הקריטריונים החדשים, ואף אומרים לאנשים אחרים שמעוניינים שלא יטרחו בכלל לנסות לעבוד איתנו.

    הדף שאמור לעלות לאתר אמא"י ולהציג את התחום באופן מפורט כמו גם את כל דרך העבודה בינינו לבין הפקות מקור חדשות טרם עלה. יוני תדגום את צוות האתר בנושא בהקדם מכיוון שעברו חודשים רבים מאז העדכון האחרון, כרגע "הכדור במגרש שלהם".

     

    תומר שלו מציע שנוציא קול קורא להפקות מקור, למצוא מי שיריץ הפקות מקור להארוקון 2021.

    לירון מציינת שיש גבול לכמה משאבים ארגוניים שהיא רוצה שנשקיע בנושא אם לא באים אלינו אנשים מראש.

     

    יוני תשאל את אמיר גל פילוס א' הפקות מקור האם הוא מעוניין למלא את תפקידו בצורה יותר אקטיבית: לדבר עם חברי קהילת הפקות המקור, להוציא פרסומים דרך מש"י באופן תדיר ועוד. תומר דוד מציע שבמקרה ולא יהיה מעוניין בזה – לגייס מישהו שיהיה האדם האקטיבי יותר שיעשה תפקיד זה.יוני תדבר עם אמיר בנושא לאחר כאמ"י.

     

    6. שימור ידע ארגוני

    מעדכנת: אלה ברוך

    אלה מציגה את תכנית העבודה הנוכחית – אלה מאפיינת מה צריך שיהיה במערכת השימור הידע שלנו, תעביר אפיון זה לטכני ארגוני בשביל שהם יבחרו מערכת חדשה להשתמש בה. דרישות המערכת כפי שאופיינו ע"י אלה – צריך להכשיר צוות שיהיה אחראי על שימור הידע והוא יהיה זה שאחראי לעדכן את הידע מאנשים אחרים, מכיוון שכאשר כל אדם אחראי לעדכן בעצמו לאחר כל אירוע במערכת השימור, רוב האנשים לא מעדכנים.

    אלה קיימה ישיבה עם גילעד ברונשטיין מצוות טכני ארגוני החודש, הם דיברו על 4 מערכות עיקריות שכעת על אלה לחקור כדי לקבל החלטה. אלה הציגה מערכות אלו לועד ואת המסקנות לגביהן.

    אלה עוד בשלבי מחקר של האפשרויות שהוצגו.

     

    אלה ממליצה שאם לא תחזור לועד בקדנציה הבאה, הוועד הנבחר יגייס אותה לצוות שימור ידע כסגל ארגוני כי היא מעוניינת להמשיך לעבוד על פרויקט זה.

     

    7. נאמ"י – (טקס) נבחרי אנימה ומנגה ישראל

    מעדכנת: יוני לינדר

    יוני מעדכנת שהיה סיכום אירוע לאחר עלייתו בהארוקון, בשתי מילים הסיכום הוא שצריך מפיק שיקח על עצמו את האירוע מרמת הויז'ן והלו"זים עד ניהול הצוות בסגל הכנס תחת ניר.

    אורי סבור שזה לא נכון להוציא מודעת דרושים לבעל תפקיד שכל אחריותו לשלוח הצעת עבודה מסודרת לועד. מציע לפרסם בפעילים את המסקנות מנאמ"י 2019 ולפרט מה אנחנו צריכים כדי להריץ נאמ"י 2020 בכלל, ברמה המלאה של מפיק עם תכנית עבודה וויז'ן לאירוע.

    תומר שלו ידבר עם יוני וינסח פוסט לפעילים בנושא.

     

    8. ספריה

    מעדכנת: לירון אפריאט

    הפרויקט לא כל כך מתפקד מאז הקדנציה הקודמת, גם הא' הקודם שפרש מתפקידו בפרוייקט (חבר ועדת הביקורת סבי איזילוב) וגם הא' הנוכחי דרור טל מאוד עסוקים. יש עומס משימות ולדרור אין מספיק פנאי לכולן באופן רציף. הוא צריך שיגייסו מישהו לתפקיד – דרור לא יכול לנהל אותו. לירון ודרור דיברו עם רז קיאני א' כוח אדם בנושא לעזרה בגיוס.

     

    9. ג'ייפארטי

    מעדכנת:יוני לינדר

    יוני תיצור קשר עם שרית ועם גל וגיא, בתקווה לקבוע ישיבת התנעה בשבוע הקרוב.

    תומר דוד מציין שצריך מהבראסקו חשבוניות על כל האירועים הקודמים, לטיפול המלווה של המסיבה הזו (ככל הנראה יוני).

     

    10. פסטיבל הקומיקס והקריקטורה בסינמטק

    מעדכן:תומר שלו

    אי אפשר להציע כבר תוכן להשתתפות בפסטיבל, אפשר להשתתף בדוכן, אך בעלות ליום– 300 שח ליום. השנה האירוע אפילו יוצא שבועיים אחרי כאמי ולא לפני כאמי ולכן אין תועלת למכירת כרטיסים לכאמי וכו'.

    אורי מתאר שעשינו בעבר שתפ יותר רציני שהבאנו בו גם תכנים, אורי ממליץ לעשות את זה שוב בשנה הבאה ואז הדוכן לא יעלה לנו כסף בתמורה אליהם.יוני תוסיף את הנושא לישיבת פתיחת קדנציה של תכנים שנתי בקדנציה הבאה.

     

    11. גזברות

    מעדכן:תומר דוד

    סטטוס סיכום כספי – סיכום השנה של 2018 לא יסתיים בזמן עד אייקון ותומר דוד לוקח על כך אחריות מלאה, לא היה לו זמן להעביר את החומרים לרו"ח אך בעיקרון כמעט כולם מוכנים להגשה. סיכום 2019 מאורגן עד אפריל אך לא מוכן להגשה, אך בכל זאת יש מעט מאוד חוסרים.

    לגבי מנהל תקין -כדי לקבלו  אנחנו צריכים אישור שדורש את החומרים של הסיכום השנתי הכספי של 2018, ולכן בתקווה ברגע שנעביר אותם נוכל לקדם את מנהל תקין.

     

    12. כאמ"י 2019

    מעדכן:תומר דוד

    התקיימה פגישה מול בנייני האומה, אושרה הקמה ביום שלפני הכנס אחה"צ אך חלק מהמתחמים יהיו זמינים רק בלילה.

    גויסו ספונסרים לפרסים.

    העבודה על אירוע הפתיחה מתקדמת, אורי ישלח טקסט מפורט לגבי הנושאים עליהם ידבר הועד באירוע הפתיחה. מעבר לועד, אמא"י תקבל פרס כבוד מטעם משרד החוץ היפני (דרך השגרירות) על קידום תרבות יפן מחוץ ליפן. בעיקרון העניין כבר הוכרז באתר משרד החוץ היפני, השגרירות מחכים לנו ויכריזו יחד איתנו במהלך כאמ"י.

    גויסו יותר מתנדבים משהיו בהארוקון, התקיים אירוע מתנדבים.

    אמא"ידול ותחרות הקוספליי עובדים טוב ויש עבורם פרסים. באמא"ידול שוב היו אי סדרים בהקשר להצבעות בפייסבוק ולכן הוחלט לבטל את הצבעות הקהל לתחרות הנוכחית ורק הצבעות השופטים יקבעו את העולים לגמר. העניין יבדק לתחרויות בהמשך.

    פאנל מדבבים – המדובבים תודרכו ע"י אמנון לוי שהוא מי שינחה את פאנל השאלות, תהיה במהלך הפאנל הדגמת דיבוב בלייב.

    ערב הרצאות בטא יתקיים באשכול הפיס.

    משחקיה – נינטנדו יביאו 10 קונסולות שיחוברו ל10 מסכים שיתופעלו ע"י מתנדבים יעודיים בכנס וע"י עובדי נינטנדו, גם יוצב קיר צילום של נינטנדו במקום, ואדם בתחפושת בובת מריו יסתובב בכנס ויצטלם עם אנשים.

     

    13. פניות לועד

    מעדכנת: אלה ברוך

    התקבלה פניה לגבי הופעת קאברים של שירי אנימה שיתקיים בספטמבר. מבקשים עזרה בשיווק, כיסוי הפסדים אם יהיו, עזרה בגיוס קופאי ומציעים להביא את זוכה אמאידול כזמר אורח.

    אורי מציע – נגיב שנשמח לשווק אותם, נקשר אותם לצוות מוזיקה יפנית, ונגיד שנשמח להשתתף באירועים עתידיים איתם, אך לא נשתתף ברמה של כיסוי הפסדים כספיים – הנוהל בארגון הוא שאו שאמא"י מממנים את האירוע ומקבלים הכנסות או מתחלקים בהן, או שאין השתתפות כספית כלל.

     

    14. זכויות יוצרים

    מעדכן: אורי

    הדיבורים תקועים כרגע, עד סוף הקדנציה נכוון לסגור את החוזה.

     

    הישיבה הסתיימה.

     

    נושאים שעודכנו במייל:

    1. צוות טכני ארגוני

    מעדכן: תומר שלו

    הצוות הטכני הארגוני לא הופעל במסגרת של כנס כאמ"י 2019 מה שמאפשר תכנון ארוך טווח והמשך בנייה של הצוות. גויס מתכנת חדש, יובל סיון. הצוות נערך לקלוט את פעילות האתר הארגוני וניהול מאגר המידע לתוך הצוות הטכני ולהציע לוועד פתרונות לפיתוח האתר בעקבות סיום תפקידו של מנהל האתר הנוכחי.

    2. קשרי פנים

    מעדכן: תומר שלו

    הצוות כולל כעת אך ורק חבר צוות אחד שעוסק במיפוי בתי עסק לטובת מועדון ההטבות העתידי, אך המועדון תלוי בפיתוחים טכניים ולכן השקתו צפויה רק בעוד כחצי שנה. למרות ניסיונות הגיוס לצוות לא נמצא מועמד מתאים לעמוד בראשו. לאור הצרכים של הארוקון 2020 בגיוס ספונסרים הוחלט לפעול בשיטה שונה ולהכשיר איש סגל מתוך צוות השיווק של הארוקון שיבצע את הפנייה לספונסרים ברמה הכנסית.

    3. פעילים

    מעדכנת: אלה

    אין עדכון החודש.

    4. מש"י – מיתוג, שיווק ויחסי ציבור

    מעדכן: בן

    עומרי רוזנברג, א' האתר הארגוני, עוזב את הצוות סופית ב-1 לספטמבר. עוד לא נמצא לו מחליף אף על פי שפורסמו כמה וכמה מודעות דרושים בקבוצת הפעילים ובדף הארגון.

    5. פרויקט תלתן

    מעדכן: תומר דוד
    הצוות ארגן בשיתוף עם קומיקאזה אירוע של דוכני אומנים בצמוד לחנות, ובנוסף באותו אירוע גם התקיימה מכירת כרטיסים פיזית לכאמ"י. האירוע היה מוצלח.

    6. מחסן

    מעדכן: תומר דוד

    אין עדכונים החודש

    7. צוות מוזיקה יפנית

    מעדכן: אורי

    הכנות לאמא"ידול בעיצומן, התקיים אירוע קאראוקה בשיתוף אקיבה ב-12.7 ומתוכנן להתקיים אחד נוסף ב-9.8

    8. כוח אדם

    מעדכן: אורי

    אין עדכונים החודש

    9. צוות קוספליי שנתי

    מעדכנת: לירון

    אין עדכונים החודש

    10. ועדת בחירת שופטים

    מעדכנת: לירון

    אין עדכונים החודש

    11. צוות תכנים שנתי

    מעדכנת: יוני

    אין עדכון החודש.

  • ישיבת ועד אמא"י – יוני 2019 (14/6/2019)

    ישיבת ועד אמאי 2019 יוני (14.06.2019)

    נוכחים: תומר דוד, תומר שלו, אורי מרקוביץ', יוני לינדר.

    אודה ליבוביץ' א' טכני כאמ"י 2019, חן וייס מנהל כאמ"י 2019, גיא מרטון ע' מנהל כאמ"י 2019 ורז אתגר מנהל צוות טכני ארגוני הצטרפו לישיבה.

     

    1. צוות טכני ארגוני

    מעדכן: דיון כללי

    חן פותח ואומר שצוות טכני ארגוני הוא לדעתו צוות נחוץ ברמה הארגונית, אך לא יתכן שהצוות יהיה בגדר המלצה לאירועי הארגון ולא כחובה – לדעתו יש לחייב שארועי הארגון ישתמשו בשירותי טכני ארגוני. כדוגמה חן מציין לחיוב את צירוף ליאן לביא א' שיווק כאמ"י 2019 לצוות מש"י, שמאוד עזרה לעבודה בין הכנס ומש"י.

    תומר שלו מציין כי הועד החליט לאורך הקדנציה לא לכפות על מנהלי כנסים עבודה עם אף אדם שהם לא רוצים לעבוד איתו מתוך הארגון. אורי מציין כי זה לא קו החלטה אחיד ומציג כדוגמה את ההחלטות לגבי צוות קוספליי החדש שצוות קוספליי כנסי מחויב לעבוד איתו, וצוות מוזיקה יפנית שחייבים לעבוד איתו כדי לארגן מסיבות. חן אומר שלדעתו גם אם מנהל הכנס לא יאהב את זה, בתחומים מקצועיים זה אינטרס ארגוני שנחייב את הצוותים הארגוניים והסגליים לעבוד יחד.

    התקיים כעת דיון שנגע לסיטואציה הספציפית בין כאמ"י הנוכחי וצוות טכני ארגוני. דיון זה צונזר מטעמי צנעת הפרט. לא התקבלו החלטות לגבי הצעתו של חן בשיחה, אלא דוברו רק פרטי העניין בכנס הנוכחי.

    אודה ליבוביץ' גיא מרטון ורז אתגר יצאו מהישיבה.

     

    2. כאמ"י 2019

    מעדכן: תומר דוד

    השת"פ עם נינטנדו הוכרז, העבודה מתקדמת בקצב טוב.

    נפתחה ההרשמה לתחרות הקוספליי, האתר באופן מרשים לא קרס מיד עם פתיחת ההרשמה בניגוד לבדרך כלל!

    דוכנים – אין בעיות.

    לוגיסטיקה – עדיין בבעיה כי חסר נהג לרכב כבד לכנס. גם חסר סגל לוגיסטיקה, חושבים על לקדם כמה מתנדבים לתפקידי סגל.

    יש פרסומים רבים כבר מהשבוע הבא, גם לגבי האורחים.

    כאמי ישקיע הפעם בעיצוב מתחם, יוודא שיודעים על המרץ', יגרום למתחם להיראות יותר טוב ויש עוד הרבה לעשות בעתיד.

     

    חן עזב את הישיבה.

     

    3. אתר הארגון ומאגר המידע

    מעדכן: אורי מרקוביץ'

    אורי מעדכן שעומרי רוזנברג מתכנן לעזוב את תפקידו, התקיימה שיחת סיכום מול רז קיאני א' כוח אדם. בכל מקרה לעומרי יש תקופה עמוסה כרגע ולכן לא סביר שיהיה זמין בקרוב.

    בנוסף מכיוון שכך צריך להגדיר א' מאגרי מידע ארגוני חדש. תומר שלו מציע להגדיר שא' צוות טכני ארגוני יהיה חתום על מאגרי המידע הארגוניים ואחראי עליו תמיד, ושכאשר זה מתחלף, התפקיד יעבור לא' טכני ארגוני החדש.

    הועד מצביע על הצעה זו – עבר פה אחד.

    תומר ממשיך ומתאר שיש פה שני תפקידים, מי שמתחזק את האתר ברמה הטכנית ומי שמעלה אליו תוכן. יש להחליט היכן יהיה כל תפקיד, תחת צוות מש"י או תחת טכני ארגוני.

    הנושא יפתח במייל – באחריות תומר שלו.

     

    4. מסיבה

    מעדכן: אורי מרקוביץ'

    התאריך המיועד למסיבה שאורי מציע הוא סוף אוגוסט, מספיק זמן אחרי כאמ"י אך גם מספיק זמן לפני אייקון. שרית אגב שניהלה את המסיבה לפני הקודמת מיועדת לנהל את המסיבה והסכימה לעניין תחת התנאי של שיחת תיאום ציפיות פרונטלית בינה לבין גל פרי וגיא תמיר מצוות מוזיקה יפנית בנוכחות אורי ומלווה האירוע (שלא יהיה אורי). לגבי מלווה האירוע – יוני מציינת שתוכל ללוות אך מעדיפה שלא עקב תקופת המבחנים.

     

    5. כוח אדם

    מעדכן: אורי מרקוביץ'

    רז קיאני א' כוח אדם ייאלץ לפרוש מתפקידו בחודשים הקרובים עקב התחלת קורס, ועל כן יגיע לישיבה הבאה שבה נתדיין לגבי מציאת מחליף. רז כמובן יתן משוב גם לועד הארגון במעמד זה ומבקש שכמה שיותר מהועד ינכחו.

    אורי מדגיש בקשה מרז – כל שינוי כוח אדם דורש הודעה לצוות כ.א! כבר מספר פעמים שלא עודכנו לגבי החלפות של סגל ארגוני.

     

    6. בחירות

    מעדכן: אורי מרקוביץ'

    יש למנות מנהל בחירות, צריך שההרשמה לבחירות תתחיל חודשיים מראש – אמצע אוגוסט, ותגמר בסוף ספטמבר. יש לסגור מול מנהל הבחירות את התקנון.

    יוני מתנדבת ללוות את הבחירות, תציע את התפקיד לאור סגל ואם זה לא יהיה מעוניין תפרסם בפעילים.

    יש להנגיש את הבחירות לקהל, כמו כל שנה. יותר מכך יש למצוא אנשים חדשים שמעוניינים להיות חברי ועד. הסרטונים בשנה שעברה לא תרמו מאוד מבחינת מועמדים, הלייב עם תומר שלו ואורי היה מוצלח מאוד אבל לא הביא מועמדים חדשים.

    יוני מציעה לקיים חוגי בית של חברי ועד – שאנשים מבחוץ יארגנו עשרה אנשים וישלחו לנו בקשה, ואנחנו נבוא עם חבר ועד אחד לפחות לשעתיים של שיחה אצלם בבית.

    אורי מציע לקיים ישיבה עם מש"י למטרה זו בלבד, הועד ומש"י, במטרה להבין איך אפשר לדחוף את ההתמודדות לועד. יוני תטפל בקביעת ישיבה זו.

     

    הישיבה הסתיימה.

     

    נושאים שעודכנו במייל:

    1. קשרי פנים

    מעדכן: תומר שלו

    אין עדכון החודש.

    2. מצב שימור הידע הארגוני

    מעדכנת: אלה

    אין עדכונים לחודש זה

    3. פעילים

    מעדכנת: אלה

    פעילים חדשים: 1

    פעילים מחודשים: 0

    דחיית בקשות: 0

    הוספה לקבוצת הפעילים בפייסבוק: 1

    הסרה מקבוצת הפעילים בפייסבוק: 0

     

    4. מש"י – מיתוג, שיווק ויחסי ציבור

    מעדכן: בן

    – ליאן לביא הצטרפה לצוות מש"י.

    – כרגע נראה כי עומרי רוזנברג א' האתר הארגוני וא' מאגרי המידע של הארגון יעזוב את תפקידו בספטמבר. רז קיאני מעודכן בנושא ויש עבודה למצוא מחליף לתפקיד.

     

    5. גזברות

    מעדכן: תומר דוד

    אין עדכון החודש.

    6. פרויקט תלתן

    מעדכן: תומר דוד

    אין עדכון החודש.

    7. מחסן

    מעדכן: תומר דוד

    אין עדכון החודש.

    8. צוות מוזיקה יפנית

    מעדכן: אורי

    אין עדכון החודש.

    9. זכויות יוצרים

    מעדכן: אורי

    אין עדכון החודש.

    10. קש"ח – קשרי חוץ

    מעדכן: אורי

    אין עדכון החודש.

    11. צוות קוספליי שנתי

    מעדכנת: לירון

    אין עדכון החודש.

    12. ועדת בחירת שופטים

    מעדכנת: לירון

    אין עדכון החודש.

    13. פרויקט הספריה

    מעדכנת: לירון

    אין עדכון החודש.

    14. צוות תכנים שנתי

    מעדכנת: יוני

    הצוות רוצה לארגן אירוע תוכן בספטמבר, אך עבודה עליו לא תוכל להתחיל עד אמצע יולי עקב עומס של כל חברות הצוות.

    15. צוות הפקות מקור

    מעדכנת: יוני

    אין עדכון החודש.

  • ישיבת ועד אמא"י -אפריל + מאי 2019 (10.5.2019)

    ישיבת ועד אמאי 2019 אפריל-מאי (10.5.2019)

    נוכחים: תומר דוד, תומר שלו, אורי מרקוביץ', לירון אפריאט, בשיחה טלפונית: אלה ברוך, בן דינוביץ'.

     

    1. גזברות

    מעדכן: תומר דוד

    בשבוע הבא ישלח מייל לועד עם משימות להשלמת חוסרי קבלות לסיכום הכספי של 2018.

     

    2. זכויות יוצרים

    מעדכן: אורי

    לאחר תקופה של חוסר זמינות אחת מבעלות הזכויות חזרה להיות זמינה ולכן אורי יוכל להתקדם בסגירת החוזה מול בעלות הזכויות ועורכות הדין.

    התכנון הוא שעד מאי החוזה ייחתם.

    לירון מציעה את עצמה לעבוד על נוסח החוזה המדובר. אורי מגדיר דדליין לסיום החוזה לאמצע יולי.

     

    3. תקציב הארגון

    מעדכן: אורי

    מועלות מספר בקשות תקציביות (המספרים המדויקים צונזרו מהגרסה הפומבית)
    נתן רונין מנהל הארוקון 2019 – ביקש תקציב בשביל אירוע חברתי לסיכום הארוקון.
    רז קיאני א' כוח אדם ארגוני – ביקש תקציב להדפסת פליירים המספרים על הארגון, לקראת האירוע של יום יפן. אורי מבקש שנאשר תקציב גדול יותר בשביל להדפיס מספיק פליירים גם לאירועים עתידיים.

    סם דניאל, במסגרת תפקידיה בארגון הנוגעים ל-WCS – ביקשה החזר חלקי להוצאות שלה שיהיו ביפן סביב תחרות WCS שלא ממומנות על ידי הכנס. אלה מבקשת העברת רשימה מסודרת במייל להמשך דיון יותר מפורט על תקציב זה, הועד מסכים.

     

    תומר מפרט את מצב חשבון הבנק של הארגון, כולל הוצאות עתידיות.

    אורי אומר שלדעתו שתי ההוצאות שהתבקשו ע"י נתן ורז חשובות לארגון. מציין לתומר שצריך להבהיר לחן וייס מנהל כאמ"י 2019 שתקציב לאירוע חברתי כמו שביקש נתן צריך להכנס בתקציב הכנס עצמו. אורי מציע להתייחס לכסף על הפליירים ככסף שיוצא מתקציב מש"י, שעד כה לא נוצל השנה.

    אלה מעלה שאלה על נושא כמות הפליירים, בן ואורי מסכימים שצריך כמות טובה כדי להשתמש בהם כל השנה.

    הצבעה על אישור תקציב לפעילות חברתית של הארוקון. בדגש על זה שתקציבים כאלו חייבים להופיע כחלק מתקציב הכנס במעמד הגשתו, תוצאות הכנס לא אמורות להשפיע על הוצאות הארגון לתהליך סיכום הכנס. 4 בעד (תומר שלו, אורי, בן, לירון) 0 נגד 2 נמנע (תומר דוד, אלה) – ההצבעה עברה.

     

    חברת הועד יוני לינדר הצטרפה לישיבה

    אלה ברוך עזבה את הישיבה.

     

    4. צוות קוספליי שנתי

    מעדכן: אורי מרקוביץ׳

    מעדכנת: לירון

    לירון הציגה את ההצעה להגדרת הצוות שנשלחה לועד במייל: צוות שנתי האחראי על פיתוח תחום הקוספליי בקהילה, ארגון פעילויות העשרה לקוספליירים, תמיכה שוטפת בצוותי הקוספליי הכנסיים, שימור ידע בנושאי קוספליי, כתיבת תקנונים בשיתוף עם הצוותים הכנסיים, ניהול WCS לאורך השנה וחיפוש חסויות אקטיבי להעברה לצוות קשרי פנים.

    תפקידים בצוות:

    -שימור ידע – נושא קריטי, אין מסמכים מסודרים, אין הליך חפיפה מסודר לצוותים כנסיים נכנסים – חלק מתפקיד הצוות הארגוני הוא או לחפוף או לוודא שתהיה חפיפה של צוותים נכנסים. הרבה מהתקלות בצוותים כנסיים קשורות לחוסר תיאום מספק עם שאר הסגל הכנסי, הגדרות התפקיד המועברות בין כנסים לוקות בחסר.

    -אחריות על פעילויות חיצוניות שקשורות ישירות לקוספליי.

    -תמיכה לצוותי קוספליי כנסיים – עם הכניסה לתפקיד של הצוות הכנסי תהיה שיחה מסודרת בין שני הצוותים עם הצגה של תחומי אחריות. יהיה חבר צוות שנתי שיהיה ע' קוספליי בכל כנס, לא סתם מלווה מטעם הצוות השנתי אלא גם חבר צוות כנסי באופן מלא.

    -תקנונים – כתיבת התקנונים תהיה באחריות הצוות השנתי ובאחריותו לדאוג לעדכון שוטף שלהם. תומר שלו מוסיף – הצוות הכנסי צריך להיות זה שמחליט את הלו"ז של העבודה על התקנונים. לירון ממשיכה – אפילו שזו אחריות הצוות השנתי, הוא יערב את הצוות הכנסי בדיונים ובהחלטות. אורי מחדד את התיקון של תומר – צריך להיות מוגדר לו"ז שמציין עד איזה תאריך האחריות היא של הצוות השנתי, ואחריו תהיה תקופה בה העבודה על התקנון באחריות צוות קוספליי כנסי אם השנתי לא עמד ביעדים, ולבסוף תאריך יעד לאישור התקנון על ידי הועד.

    יוני מבקשת שלצוות הכנסי תהיה את המילה האחרונה גם לגבי לו"ז העבודה וגם לגבי מי עושה את העבודה בכל חלק בלו"ז.

    -קידום תכני קוספליי באירועים חיצוניים – מסביר את עצמו, לספק ייעוץ ותמיכה לצוותי תכנים וכו' לאירועים חיצוניים.

    -חיפוש חסויות ושיתופי פעולה – בשת"פ עם צוות קשרי פנים, יהיה חבר בצוות הקוספליי שיארגן אנשי קשר ואירועים רלוונטיים להעביר לצוות קש"פ.

    -תחרות WCS – הצוות השנתי אחראי על ניהול ענייני WCS, הצוות הכנסי אחראי על ניהול תחרות המוקדמות בפועל. בסוף הכנס הצוות הכנסי עוזב את המושכות והצוות השנתי ממשיך.

     

    בהינתן שתי הסתייגויות – שהן מי אחראי בצוות על קידום WCS באופן כללי, שזהו תפקיד שלא נמצא בהגדרה הנוכחית שהוגשה לועד, וחידוד אחריות הצוות הכנסי על דדליינים ומי מבצע את המשימות הקשורות לעבודתו כפי שעלה בדיון, התקיימה הצבעה על הקמת הצוות ותחילת גיוס בראשות פלומה פרלוב ובליווי לירון – עברה פה אחד.

     

    גל פרי וגיא תמיר הצטרפו לישיבה.

     

    5. צוות מוזיקה יפנית

    מעדכן: אורי

    לאחר הדיון הקודם על צוות מוזיקה יפנית הוזמנו גל פרי וגיא תמיר להמשך דיון בישיבה.

    תחומי אחריות הצוות כמו שנאמר שם – אירועי קראוקה, תחרות השירה אמא"ידול, ויש לדבר על כמה אחריות יש לצוות בנוגע לג'ייפארטי.

    גיא מציג – אירועי קראוקה מתקיימים בניהול גל וגיא כבר שנים, מתקיימים כמה אירועים בשנה (הקדנציה כבר התקיימו שלושה-ארבעה), כולל תחזוקת מאגר השירים, בקרת איכות וכו'.

    לגבי אמא"ידול – גיא מציין שאם העבודה על הכנסים תהיה שנתית אז זה תחום אחריות פחות קריטי כי גם ככה יתקיים בעבודה כנסית לאורך השנה.

    לגבי הג'ייפארטי – רואים עצמם כאנשים בתפקיד דומה לצוות הפקות מקור בנוגע לפלייליסט ספציפית, כלומר תמיכה בכל תהליך העבודה. גם רוצים לקחת אחריות על הפקת מסקנות ממסיבה למסיבה. יועבר לועד מסמך מסודר של תחומי האחריות בין הצוות למנהלי מסיבות, כל מנהל מסיבה יעבוד תחת הצוות. הצוות יכוון לגיוס מנהלים לקיום מסיבות.

    הגדרת הצוות – אחריות מלאה על קיום וניהול אירועי שירה (למשל קראוקה ושירה בציבור) לאורך השנה ותחרויות שירה בארגון, ליווי מקצועי מלא וגיוס מנהלים למסיבות, וידוא קיום מסיבות ברמת תכנית העבודה. מסיבות יכולות להיות מלוות על ידי חבר ועד חיצוני שאינו מלווה הצוות.

    חברי הצוות כרגע – גל פרי וגיא תמיר, חבר ועד מלווה – אורי.

    הצבעה – עבר פה אחד.

     

    גל פרי וגיא תמיר יצאו מהישיבה.

    חן וייס מנהל כאמ"י הצטרף לישיבה

     

    6. כאמ"י

    מעדכן: תומר דוד

    חן מעדכן שגויס רוב הסגל לכאמ"י, והתקיימה ישיבת סגל ראשונה.

    צוות שיווק של כאמ"י רוצים לפתוח דף אינסטגרם של הכנס בלבד מעבר לארגוני – תתקיים שיחה בין הכנס למש"י בנושא. מש"י ישקלו גיוס של א' שיווק של הכנס לתוך צוות מש"י.

     

    תקנון דוכנים נשלח לועד לאישור, תהיה אפשרות לתשלום מראש.

     

    לידר שפריר פנתה לאורי בנוגע לרעיון לדוכן יוצרים שמתמחה בקוספליי, הקונספט הוא דוכן שמנגיש למגיעי הכנס פרינטים, חוברות הסברה וכו'. אורי רוצה להציע לסבסד דוכן כזה כמו דוכן אמן. הועד לא מסכים וכך גם חן, מכיוון שהסבסוד של דוכנים באמא"י נוגע מאוד ספציפית לדוכני ציירים ולא לכל סוג אמן, ואין סיבה לפתוח קטגוריה חדשה במיוחד לסוג דוכן כזה. מה גם, שהדוכן נשמע מסחרי בהחלט מהתיאור שלו.

     

    הישיבה הסתיימה.

     

    נושאים שעודכנו במייל:

    1. צוות טכני ארגוני

    מעדכן: תומר שלו

    אין עדכון החודש.

    2. קשרי פנים

    מעדכן: תומר שלו

    אין עדכון החודש.

    3. מצב שימור הידע הארגוני

    מעדכנת: אלה

    התקיימה שיחה בין אלה ובין רז קיאני מצוות כ.א עבור גיוס אחראי והקמת מערך אנושי לשימור ידע.

    אלה תעביר הגדרות תפקיד מסודרות במייל.

    4. פעילים

    מעדכנת: אלה

    פעילים חדשים: 10

    פעילים מחודשים: 9

    דחיית בקשות: 5

    הוספה לקבוצת הפעילים בפייסבוק: 4

    הסרה מקבוצת הפעילים בפייסבוק: 0

    5. מש"י – מיתוג, שיווק ויחסי ציבור

    מעדכן: בן

    אודליה יחיאל א' תוכן אתר פרשה מהצוות, אורי פרידמן גויס להחליפה בתפקיד.

    ניב שצ'רב גויס בתור רכז צוות מש"י ועובד על מסמך דרישות לפרסומים שיועבר לועד ולשאר צוותי אמא"י.

    6. פרויקט תלתן

    מעדכן: תומר דוד

    אין עדכון החודש.

    7. מחסן

    מעדכן: תומר דוד

    אין עדכון החודש.

    8. קש"ח – קשרי חוץ

    מעדכן: אורי

    אין עדכון החודש.

    9. כוח אדם

    מעדכן: אורי

    אין עדכון החודש.

    10. ועדת בחירת שופטים

    מעדכנת: לירון

    אין עדכון החודש.

    11. פרויקט הספריה

    מעדכנת: לירון

    אין עדכון החודש.

    12. צוות תכנים שנתי

    מעדכנת: יוני

    אין עדכון החודש.

    13. צוות הפקות מקור

    מעדכנת: יוני

    אין עדכון החודש.

  • ישיבת ועד אמא"י – מרץ 2019 (27.03.2019)

    ישיבת ועד אמאי 2019 מרץ (27.03.2019)

    נוכחים: יוני לינדר, תומר דוד, תומר שלו, אורי מרקוביץ', לירון אפריאט, בשיחה טלפונית: אלה ברוך, בן דינוביץ'

    1. הארוקון 2019 – סיכום ראשוני בנוכחות מנהל

    מעדכן: תומר שלו

    נתן רונין מנהל הארוקון הצטרף לישיבה.

    הועד מודה לנתן על עבודתו, טרם התקיימה ישיבת סיכום סגלית שתתקיים לקראת סיכום יותר מסודר. לכנס הגיעו הרבה אנשים. הכנס הרוויח.

    העבודה מול בנייני האומה לא הייתה טובה. ההתנהלות לאורך כל העבודה הייתה מתחת לכל ביקורת.

    תקבע ישיבה מול בנייני האומה בנוכחות אורי ונתן כדי להעלות טענות אלו ואחרות מולם לקראת עבודה עתידית.

    תהיה ישיבת סיכום ביום חמישי ה-11.4, הועד מוזמן. אמורה להיות אפטר פארטי לסגל.

    אמורה לעלות כתבה בערוץ 13 שכרגע אוספים עבורה אנשים מרואיינים מהכנס, לנתן יש ציפיות גבוהות ממנה.

     

    נגישות – הפידבק היה מאוד טוב בעיקר בקרב אנשים עם מוגבלויות שאף הודו לנו במייל. התכניה הנגישה לעיוורי צבעים – לא נעשתה טוב, לא השתמשו בזה, נתן מציין שכעיוור צבעים בעצמו זה גם נעשה לא נכון מלכתחילה. עם זאת לדעתו בכל מקרה אין ביקוש לתכניה כזו. לגבי תכניה בכללי נתן ממליץ להדפיס פחות כי שוב נותרנו עם המון תכניות מיותרות כמו כל כנס.

    חדר ההורים – היה בשימוש תמידי עד 6 בערב, הפידבק היה מאוד טוב.

    כל האירועים היו עם כתוביות וזה קיבל פידבק טוב.

     

    כח אדם – היו 140 מתנדבים, ארי קלפר א' הצוות התחיל לימודים ולכן היה לו פחות זמן להקדיש לכנס.

    אירוע מתנדבים התרחש במקביל להרצאות הבטא וזה לשימור והיה טוב. היה סטארטאפ מגניב של משחקים בין המתנדבים לפני הכנס שהיה מאוד פופולרי ונתן ממליץ לשמר. כ- 30 מהמתנדבים מעוניינים להיות סגל.

     

    טכני – עבדו בכנס על תוכנה לניהול שמירת חפצים, עבדה טוב.

    נתן חושב שצריך היה לעשות הפרדה בין צוות סגלי וארגוני, מפרט תקרית מהליך העבודה על הכנס שמציגה את הבעייתיות לדעתו.

    נאמ״י – יחסית לאירוע ללא שיווק היה בסדר. נתן מעלה תהיות לגבי חלק מההחלטות לגבי נאמ"י לשיקול עתידי, אורי מבקש מנתן פירוט לגבי מה הוא נאמ״י למיטב הבנתו, איך הכנס עובד מול האירוע וכו׳.

    מהדיון עולה שהועד לא היה מודע מה קורה עם נאמ״י, הכנס לא היה מודע מה קורה עם נאמ״י, ונאמ״י התנהלו מול כל צד כאילו הצעד השני אישר להם דברים – התנהלות תקולה ולא טובה שדורשת הסקת מסקנות לעתיד.

    סימול, חברת הציוד הטכני איתה הכנס עובד בבנייני האומה, הביאו ציוד לא נכון ביום הכנס, לא התריעו על זה מראש בכלל. גרם לבעיות רבות בטכני ביום הכנס שאיכשהו הצליחו להסתדר.

     

    תכנים – היו שני סרטים, אחד מהאורח ואחד שתומר שלו הביא, היו 3 סדנאות מלאות, הדגמה שמילאה את האודיטוריום ותחרות מלאה. היציע עצמו היה ריק לחלוטין אפילו שנאמר בכריזה שהוא פתוח.

    נתן מעריך שהסיבה הייתה בעיקר העיכוב ב- 20 דקות של תחילת התחרות. לדעתו עדיין צריך שיהיה לנו את היציע בהארוקון רק למקרה.

    מרצים רבים נהנו ואמרו שיחזרו לכנס הבא. פידבק יהיה זמין עבורם באופן מסודר מהאפליקציה בשבוע הבא.

     

    קוספליי – הראנווי היה הצלחה מסחררת, האולם היה מלא והפידבקים מצוינים. צריך בפעם הבאה רמקול חזק יותר ועדיף מספק יותר אמין, היו איתו בעיות ביום הכנס.

    השפיטה הלכה חלק יחסית ובלי עיכובים, תחרות – היו תקלות טכניות אך סך הכל היה לא נורא, התחקיר על הסיבות לתקלות עוד מתמשך ויוצג בסיכום מסודר.

     

    דוכנים – אין תלונות, התנהלו טוב.

     

    נתן ניסה לגרום לכנס שיהיה חוויה כמה שיותר כיפית לכל הסגל כדי שימשיכו בתפקידיהם בכנסים הבאים. נתן מבקש שיהיה הליך חוו"ד לכל הסגל כמו שהועד קיים לפני מספר כנסים – נענה שאמור להתבצע מצד צוות כוח אדם ארגוני, אחריות אורי מול הצוות.

    לגבי העבודה מול acc – חוזר לבעיה של סגל ארגוני מול כנסי, גורם לבעיות לו״ז ועוד. זה הזין את העובדה שנתן הרגיש שהוא לא היה שותף לקבלת ההחלטות כמו שהובטח לו כשהוגדר תפקידו כמנהל הארוקון באופן שוטף, ולא רק מנהל הארוקון 2019.

    נתן מציין שבאופן כללי בארגון יש בעיה של הגדרת תחומי אחריות באופן מסודר. זה חייב להיות יותר מסודר כדי שהארגון ימשיך להתקיים באופן מסודר.

    אורי שואל את נתן – האם הוא מעוניין להמשיך לנהל לקראת הארוקון 2020. נתן עונה שלא, ומפרט מדוע לועד.

    תומר דוד שואל לגבי המלצות למחליף לתפקידו, נתן נותן חוו"ד על אנשים מתאימים בעיניו.

    נתן כן מציין שהוא לא מתכנן להיעלם מהארגון וישאר מעורב בעניינים בפורמט אחר.

    נתן מוסיף שהוא ממליץ להוריד את רמת ההפקה של כאמ״י, להפוך אותו לאירוע יותר חברתי ופחות "נוצץ" מהארוקון.

    נתן מציג שהמכירות הפיזיות לא רלוונטיות ואין טעם להמשיך לקיימן.

     

    לסיכום היה כנס מוצלח שהרוויח יותר מהמצופה. נתן מקווה שהכנס היה טוב מבחינת אירועים ותכנים, שהסגל יצא ברובו מרוצה, לדעתו של נתן הכנס הצליח ברוב המשימות שהציב לעצמו. נתן מקווה שמי שיבוא אחריו יוכל להמשיך ולהוסיף על מה שנבנה, ואומר שינסה לעזור איך שיוכל.

     

    נתן רונין עזב את הישיבה.

     

    2. כאמ״י 2019

    מעדכן: תומר דוד

    חן וייס מנהל כאמ״י הצטרף לישיבה.

    התחילה עבודה וגיוס סגל, מתקיים תיאום ציפיות רציני בכל גיוס. אפרת כרמון גויסה כא׳ מנהלה. השבוע יגויסו ככל הנראה לוגיסטיקה, כוח אדם, אולי קוספליי. חושב כבר על ע׳ מנהל ואף על א׳ תכנים.

     

    חן וייס עזב את הישיבה.

     

    3. מצב תקציבי

    מעדכן: אורי מרקוביץ׳

    אורי יבדוק מול העו״ד לגבי נושאי הקרן מהישיבה הקודמת בהקדם.

    לגבי wcs השנה יהיה לנו יותר זמן מבשנה שעברה להחליט אם נשתתף בשנה הבאה – לירון טוענת שנוכל להמתין עד יולי לפחות, מה שמאוד משחרר אותנו לגבי הבנה תקציבית ביחס לשנה הנוכחית (ביחס לשנה שעברה בה היה עלינו להחליט עד מאי).

     

    4. צוות מוזיקה יפנית

    מעדכן: אורי מרקוביץ׳

    מדובר בפניה לועד מאת גל פרי וגיא תמיר. הם עושים הרבה עבודה עבור הארגון סביב השנה ופנו לאורי לגבי למסד את הקשר בינם לבין הארגון באופן רשמי. הם מארגנים גם את אמא״ידול מאז הקמתו.

    תחומי האחריות של הצוות המדובר אמורים להיות – אירועי קראוקה, אמא״ידול, מעורבות בפלייליסט למסיבות. הצוות יעבוד ישירות מול אקיהברה הקטנה לגבי השת״פים לאירועי קראוקה.

    לירון ובן שואלים לגבי מדוע צריך צוות ארגוני כזה. בפרט תחום האחריות של הפלייליסט נשמע להם בעייתי.

    אורי מציג שלפחות לגבי הפלייליסט לא מדובר על להכריח את מנהל המסיבה לקחת את עצתם אלא להציע למנהל את עזרתם.

    בן ולירון חושבים בכל זאת שהגדרת תפקיד של רק לייעץ לג׳ייפארטים זה רעיון רע וסותר נושאים שכבר עלו בועד של מעורבות בין-צוותית בארגון. הועד מסכים שאו שהצוות יהיה אחראי לקיום עצמו (או גיוס מנהלים וקיום) של ג׳ייפארטים, או שהצוות יוגדר כמקור ידע ללא תפקיד ייעוץ מוגדר כזה או אחר.

     

    אורי מציע את עצמו לליווי הצוות, מה שכבר דה פקטו מתקיים בליווי אירועי הקראוקה המתקיימים באופן תדיר במהלך הקדנציה.

    מסקנות השיחה יועברו לגל וגיא והמשך דיון בנוגע לצוות יתקיים במייל.

     

    5. פרוייקטים איזוריים

    מעדכן: אורי מרקוביץ׳

    אורי מציג קונספט – להתמקד יותר בפריפריה. לארגן אירועי תוכן, בחיפה ובב״ש למשל, במטרה להקים יכולת ארגונית של אמא״י בצפון ובדרום. לגייס אנשים מהאיזורים האלה כבר אבל לא לחכות לגיוס ממוקד מאותם איזורים אלא כבר להתחיל לקיים אירוע, להראות שאנחנו שם.

    בן מתנדב ללוות את ״צוות פריפריה״ שיווצר, ויתחיל לנסות להריץ אותו בכוונה לארגן אירועים בצפון ובדרום.

     

    6. פניות לועד

    מעדכן: אורי מרקוביץ׳

    הועד עבר על מספר פניות שתוכנן נוגע לצנעת הפרט ולכן לא יוצג כאן.

     

    הישיבה נסגרה.

     

    נושאים שעודכנו במייל:

    1. צוות טכני ארגוני

    מעדכן: תומר שלו

    אין עדכון החודש.

    2. קשרי פנים

    מעדכן: תומר שלו

    אין עדכון החודש.

    4. מצב שימור הידע הארגוני

    מעדכנת: אלה

    פורסם פוסט בקבוצת הפעילים עבור קבלת הצעות למערכת חלופית.

    5. פעילים

    מעדכנת: אלה

    אלה קיבלה גישה למערכת חברי אמא"י.

    6. מש"י – מיתוג, שיווק ויחסי ציבור

    מעדכן: בן

    אין עדכון החודש.

    7. פרויקט תלתן

    מעדכן: תומר דוד

    התחרות שהתקיימה בהארוקון נחלה הצלחה, הוענקו פרסים ב3 קטגוריות, מקום ראשון ושני מהשופטים, חביב הקהל, ופרס מיוחד מהאורח של הכנס, נרשמו 75 אנשים ומתוכם בפועל היו  37 מתמודדים.

    הזוכים הם:
    מקום ראשון: על שביט
    מקום שני: שלו זוהר

    פרס האורח: אסתר ספיבק

    חביב הקהל: אור גאשי

    8. גזבר

    מעדכן: תומר דוד

    סיכום 2018 בהקפאה החודש עקב ההתעסקות בהארוקון, יחזור לאג׳נדה בהקדם לאחר שכל מה שנוגע להארוקון יסוכם.

    המזומנים מהארוקון הופקדו.

    איסוף הקבלות  והנתונים על ההוצאות וההכנסות מהארוקון והכנת החומרים להעברה לרו״ח כמעט הושלם.

    9. מחסן

    מעדכן: תומר דוד

    אין עדכונים החודש.

    10. קש"ח – קשרי חוץ

    מעדכן: אורי

    אין עדכון החודש.

    11. זכויות יוצרים ארגוניות

    מעדכן: אורי

    אין עדכון החודש.

    12. כוח אדם

    מעדכן: אורי

    אין עדכון החודש.

    13. ועדת בחירת שופטים

    מעדכנת: לירון

    אין עדכון החודש.

    14. פרויקט הספריה

    מעדכנת: לירון

    אין עדכון החודש.

    15. צוות תכנים שנתי

    מעדכנת: יוני

    אין עדכון החודש.

    16. צוות הפקות מקור

    מעדכנת: יוני

    כעת כשנגמר הכנס א' הפקות מקור אמיר גל פילוס יהיה זמין לעשות את מה שצוות אתר ביקש מהצוות על מנת להעלות עמוד העוסק בהפקות מקור לאתר.

  • ישיבת ועד אמא"י – פברואר 2019 (27.02.2019)

    ישיבת ועד אמאי 2019 פברואר (27.02.2019)

    נוכחים: יוני לינדר, תומר דוד, תומר שלו, אורי מרקוביץ', לירון אפריאט, בשיחה טלפונית: אלה ברוך, בן דינוביץ'

    1. קוספליי בישיבות ועד

    מעדכן: אורי

    עקב תלונות שאורי התדיין עליהן עם חברי ועד אחרים אורי מודיע כי עקב התרכזות יתר ולקיחת הרבה זמן מנושאי הקוספליי בישיבות ועד (יותר מ50% מזמן ישיבות ועד), מעכשיו כאשר יהיו נושאים חשובים הקשורים לקוספליי נתחיל מדיון במייל ואם לא ייפתר הנושא בזמן הגיוני תתקיים או ישיבה טלפונית דחופה או ישיבה פיזית פחות דחופה כתלות בנושא. בנוסף לכך חברי ועד יהיו זכאים להביא אורחים רלוונטיים לשיחות הללו (יותר מאורח אחד ידרוש אישור מהיו"ר) על מנת לקדם שקיפות ולאפשר דיונים מלאים. בצורה כזו נוכל לפתוח את כל שאר הנושאים הנוגעים לארגון בישיבות ולצאת מהסיטואציה הנוכחית שבה נושא אחד לוקח את כל זמן הישיבה.

    לירון שואלת מדוע זה נחוץ במקום למשל להגביל את הזמן הניתן לנושא בישיבה. אורי עונה כי מדובר על רצון להרחיב את הזמן שניתן לדיון על הנושא ולתת לו את המשקל הרצוי. לירון מוסיפה כי מפריע לה שלא כל חברי הועד יצטרכו להגיע ולהביע דעה בנושא. אורי מציין שאין לו בעיה לציין שיש העדפה לישיבה טלפונית, בה כל הועד חייב לנכוח.

    הועד מציע לאורי אלטרנטיבה שהוא מקבל – ראשית לראות איך עובד לתחום זמנים כמו בישיבה היום ואחר כך להחליט לגבי תחימה של נושא מאוד ספציפי כמו קוספליי ל"טיפול מיוחד" בישיבות.

     

    2. הארוקון

    מעדכן: תומר שלו

    כל העבודה הולכת כראוי, כל ההוצאות על מקומות נסגרו לכנס ולאירועים קשורים עד אז כמו מכירות כרטיסים, כל התכניה נסגרה והתקיימו שני ערבי הרצות בטא להרצאות אשר מתנדבים ואנשי סגל הגיעו אליהם.

    יש קשר עם להקה בשם הלסקור שתופיע במסגרת אחד מאירועי הכנס. נאמ"י ("נבחרי האנימה והמנגה של ישראל") עובדים על הטקס עצמו בו ינאמו מנהל הכנס ויו"ר אמאי, הרבה מאוד אנשים הצביעו בשלב הראשון של נאמ"י ובסה"כ מדובר על פרויקט מוצלח.

    מבחינת צוות טכני המפרט נסגר. יהיה טורניר סופר סמאש ברוס אולטימייט.

    לוגיסטיקה – כל הרכש לכנס התבצע, ההזמנות נעשו, תכניות ההקמה הסתיימו ומבחינת לוגיסטיקה הכל עובד בדיוק כמו שצריך. התכניה בשלבי עבודה אחרונים ואמורה להיסגר כבר מחר.

    הנגשה – שוריין חדר הורים להנקה והחתלה, יהיו מתנדבי נגישות בכנס שיעזרו לאנשים הזקוקים לנגישות במתחם הכנס, התכניה תותאם לעיוורי צבעים.

    כוח אדם – גויסה כמות המתנדבים המינימלית הנחוצה, בפועל כנראה יגיעו פחות מכך – צריך עוד מתנדבים. צוות המתנדבים מקיים תחרויות בשרת הדיסקורד של המתנדבים אשר נושאים פרסים למתנדבים.

    שיווק – נעשו פניות למספר גורמי תקשורת. התקיימה פניה לחבר במועצת העיר של ירושלים והוא יגיע לכנס. עברנו 5,000 עוקבים בפייסבוק, יש 1,500 אטנדינג באיוונט.
    דוכנים – נותרו 8 מטר למלא ופרט לכך יש הכל.

    לסיכום העבודה הקשה מתקדמת טוב והכל עומד כרגע.

     

    3. תחרות WCS 2019

    מעדכנת:לירון

    הנושא עולה בישיבה מכיוון שעל הועד לסגור נושא לגבי WCS, שהוא תפקיד המארגן של התחרות מצידנו.

    לירון מציגה שWCS יכולה להיות פלטפורמה עצומה להביא קשרים ואף ספונסרים לאמא"י. מעבר לכך מבחינת תפקיד המארגן לירון חושבת שסם מתאימה לכך מכל בחינה מבחינת כישוריה והידע והייצוגיות שלה.

     

    סם דניאל הצטרפה לישיבה טלפונית

     

    לירון מציגה את תפקיד המארגן באופן מסודר. לכל מדינה יש "ועדת ארגון WCS" שמארגנת את כל הקשר מול WCS, צוות תמיכה שנמצא שם כדי לוודא שהכל רץ באופן תקין וכמובן עבור הקוספליירים עצמם. המארגן עצמו יכול לבצע את כל התפקידים האלה, אבל אין חובה לכך והוא יכול להקצות אותם לאנשים אחרים. התפקידים שהמארגן עצמו חייב לבצע הם – לוודא שהמוקדמות מתנהלות באופן תקין, למשל במקרה שלנו סם תהיה בקשר עם פלומה באופן רציף לפני ולאורך הכנס כדי לוודא שהכל רץ כראוי. אחרי זה המארגן צריך להיות בקשר עם ארגון WCS באופן מסודר שזה מה שסם עושה כבר עכשיו. המארגן צריך לוודא שהמתחרים עומדים בכל התקנות – זכויות יוצרים, משקל הקוספליי הכולל ועוד, ואם יש להם שאלות בנושאים אלה בעיקרון זה אמור לעבור למארגן. אין חובה שזה יהיה רק אדם אחד, למשל בארה"ב יש ועדה של 4 אנשים ו2 מהם טסו ליפן.

    ברמת העיקרון המארגן שם כדי לתמוך בקוספליירים, מה שאומר פרקטית שבמשך השבועיים שביפן אם לקוספליירים שלנו יש בעיה הם באים למארגן כדי שיעזור להם בעניין – זה פשוט מה שקורה פרקטית עם המארגנים באירוע ממה שלירון ראתה. המארגן הוא המתווך בין המתמודדים ששלחנו לבין ארגון WCS. לירון מציינת שזו הזדמנות מדהימה ליצור קשרים עם שאר המארגנים אשר בד"כ מתגבשים ביניהם בזמן האירוע, לדעת לירון זה יכול לפתח קשרים ברמות רבות ואפילו מימון. התפקיד דורש סבלנות מול WCS שעובדים בצורה מאוד איטית ואת היכולת להיות שם בשביל הקוספליירים שנשלח בכל זמן התפקיד, ולירון ממליצה לסיכום שנבחר בסם בהנחה שהיא אכן מעוניינת בתפקיד.

    סם מתארת שהיא הייתה במשלחת מטעם הסוכנות היהודית בשני מחנות קיץ בקליפורניה ולכן היא מכירה את המשמעות של לטוס למטרת תפקיד ולא כדי לכייף, והיא קוספליירית ולכן מכירה את הנושא ויכולה לתמוך גם בצורה זו. סם מבקשת שאם יש התכתבויות מייליות – שכולם יהיו מכותבים דרך מיילים ארגוניים כדי שלא יאבד אף מידע. סם מוכנה לקחת את התפקיד ורוצה בו, קוספליי הוא נושא שקרוב לליבה.

    לירון מוסיפה שעד עכשיו היא וסם עובדות יחד כל יום ולדעתה סם עושה עבודה מדהימה.

    הצבעה על מינוי סם למארגנת הרשמית של אמא"י לתחרות WCS 2019 –עבר פה אחד.

     

    סם דניאל עזבה את הישיבה.

     

    4. שם כנס קיץ 2019

    מעדכן: תומר דוד

    חן וייס מנהל כנס קיץ 2019, שרון טורנר וירדן ליבני ממש"י הצטרפו לישיבה.

    חן מציג שהוא רוצה לשנות את שם כנס הקיץ (כאמ"י – כנס אנימה מנגה ישראל). הוא מבקש משרון וירדן לתת רעיונות לבריינסטורמינג (שנמצאות כאן גם כצוות שיווק כנסי וגם כצוות שיווק ארגוני).

    שרון וירדן חושבות שמבחינה שיווקית מאחר שהכנס לא משנה מיקום – זה יהיה לא נכון לשנות את שמו, הוא קליט ומזוהה ומוכר, הקהל כנראה יקרא לו כאמ"י לא משנה מה נעשה. הם יחפשו כאמ"י באינטרנט ולא ימצאו, או ימצאו את השם החדש ויתבלבלו וידפדפו הלאה. שרון מציגה גם שכנראה נתפס קצת מגוחכים אם נמשיך לקרוא לו בשם החדש כאשר כולם קוראים לו כאמ"י.

    שרון מוסיפה שאם התכנון הוא לעבור מבנייני האומה אפשר לדבר על שינוי השם וזה יכול אפילו להיות רעיון טוב מבחינה שיווקית ומיתוגית.

    חן מגיב לדעתו בעניין – לפחות בנושא החיפוש באינטרנט העניין אינו בעיה וניתן לרשום באתר שזהו השם החדש, לדעתו אנשים לא ידפדפו הלאה – יהיה עמוד בשם כאמ"י, הם ימצאו אותו ויגיעו לאיזור הרלוונטי באתר. חן מוסיף שכאמ"י מותג חלש יותר מאשר הארוקון, ולא חושב שניראה מגוחכים – זה כן יקרה אם נרד מהעניין אחרי כנס אחד ונחזור לכאמ"י, אבל אם נדבוק בשם החדש זה לא ישים אותנו ללעג.

    חן מוסיף שלדעתו הארוקון זה לא שם טוב לכנס ישראלי (מכיוון שהארו אינה מילה ישראלית) ולכן באותה מידה כאמ"י אינו שם טוב לכנס בישראל. בנוסף לכאמ"י אין נקודות משיכה כמו פורים שמביא עוד אנשים.

    תומר שלו מציין שלדעתו השם כאמ"י הוא נכס של הארגון כבר שנים רבות, שלדעתו צריך לעשות שינוי אבל לא מרחיק לכת – עדיף שיכלול את המילה כאמ"י. למשל תומר מציע את השם כ"אמיקון כדי שיזכיר לאנשים את קומיקון שהם מכירים כבר.

    אורי מציין שבעוד הדיון מעניין כל עוד לא תוצע אלטרנטיבה קונקרטית יהיה לו קשה להצביע. אורי מבקש מחן לתת תאריך שעד אליו הנושא צריך להיות סגור מבחינתו, וסביבו הועד יסגור את העניין. חן מבקש שתוך שבועיים, עד ה 13.3, הנושא יהיה סגור. אורי אומר שתוך שבוע על הנהלת הכנס לסיים להציג אלטרנטיבות לקראת קביעת ישיבה להצבעה. חן ואורי מציינים שהארוקון עצמו הוא תזמון מצוין להכריז על מיתוג מחדש.

    הועד מודה לאורחים.

     

    חן וייס, שרון טורנר וירדן ליבני יצאו מהישיבה.

    בן דינוביץ' חבר הועד יצא מהישיבה.

     

    5. צוות ACC

    מעדכנת: אלה

    (הערה לקוראים: חלק זה של הישיבה עבר עריכה כבדה מתוך נסיון לשמור על צנעת הפרט מחד, ולהבהיר את עיקרי השיחה והטענות שהועלה מאידך)

    דביר אילן חבר צוות ACC הצטרף לישיבה.

    מידע רקע לקוראי הפרוטוקול – כפי שאפשר לראות בפרוטוקול הישיבה הטלפונית מ-12.02.2019 אשר עלה במקביל לפרוטוקול זה: כשבועיים לפני הישיבה החליט הועד בישיבה טלפונית להעביר את הסמכות על WCS, בכל המשמעויות של העניין, לידי צוות הקוספליי הכנסי של הארוקון, עקב תלונות ובעיות רבות שהועלו מצידו לגבי עבודת הצוות מול ACC.

    דביר מציג שצוות ACC רצה לשלוח חבר מתוכו לישיבת ועד מכיוון שתחושת ACC היא שההחלטה שנעשתה ע"י הועד לאחרונה בנושא קוספליי, בה כל האחריות ל-WCS הועברה לצוות הקוספליי של הארוקון, נעשתה ללא הבנה מלאה של המצב ובפרט של הצד של ACC. דביר מציג ש-ACC מנהלים כמעט כל נושא קוספליי בארגון, בין אם תקנונים ועד פניות מגופים חיצוניים שרוצים משהו בנושאי קוספליי. לאורך השנים ACC שלחו נציגים לצוותי קוספליי בכנסים גם כן.

    צוות ACC ירש את מקום צוות המשימה לקראת WCS ואת משימתם ואכן עקב מאמצי הצוות ישראל משתתפת בתחרות ורוב העבודה על התחרות כבר נגמרה. הצוות מופתע מההחלטה האחרונה לקחת ממנו את הנושא מכיוון שעד כה הם עבדו סביב השעון בנושא מההקמה. דביר מציג שהצוות ב"מצב חירום" ובתחושות קשות – לתחושת הצוות לקיחת האחריות ממנו חודש לפני הכנס היא לא מקובלת באותה מידה שלקחת את האחריות מצוות תלתן באותו תזמון הייתה.

    הצוות כן מבין שהיו פערים משמעותיים בהבנה של הקשרים בין פלומה פרלוב, א' קוספליי בכנס, לבין הועד ולצוות ACC, והתחושה היא שנעשה פה עוול שלא מגיע לצוות. דביר מציג שצוות ACC מייצג נתח משמעותי בקהילה ורוצה להגיע לפתרון שייטיב עם כל הצדדים. הוא מציע למשל שפלומה תהיה חלק מהצוות וש-WCS יהיה תפקידה בצוות, ולפתוח "ועדה בין משרדית" טלגרמית הכולל את כל הנוגעים לWCS – סם, לירון, פלומה וכל הרלוונטיים מACC.

    לירון מודה לדביר על הגעתו לישיבה ורוצה לציין שלא היה רצון לפגוע באף אחד, אך מוסיפה שחבל שפלומה עוד לא מצטרפת לישיבה (שזה כפי שתוכנן בלו"ז הישיבה – אמורה להצטרף עוד כמה דקות אחרי מילות פתיחה מול דביר בלבד) כי היא תענה לרוב הנקודות שדביר העלה. לירון מוסיפה שאופן הודעת ההודעה ל-ACC אכן היה לא ראוי, אך אלה מציינת שחלק מהבעיה הייתה חוסר נוכחות נציגות של ACC בישיבה בה עברה ההחלטה, ולא רק אופן העברת ההודעה.

    אורי מודה גם הוא לדביר על הגעתו לישיבה.

     

    פלומה פרלוב א' קוספליי של כנס הארוקון 2019 הצטרפה לישיבה.

     

    אורי מציג בתגובה לאלה שלראייתו אלה תפקדה כנציגת ACC בישיבה המדוברת ולכן הוא לא חשב שצריך נציג נוסף. אורי רוצה להבהיר שכשהוא מקבל תמונה של בעיה מא' קוספליי המגובית ע"י מלווה ומנהלי הכנס – מבחינתו תמונת המצב שהם רואים מקבלת עדיפות כי הם אלה שנמצאים ב"יום פקודה". המטרה המרכזית היום היא להבין בדיוק מה יקרה בעתיד.

    לירון הציגה לפלומה בקצרה מה דביר אמר טרם הצטרפותה.

    פלומה מציגה שהתנהלה בעיקר מול שלושה נציגים של ACC – אלה, סבטה רוד מצוות ACC ולעיתים קרן חיים א' צוות ACC.

    פלומה מציינת ראשית שלא מדובר בעניין אישי אלא בבעיות התנהלות וחלוקת תחומי אחריות מול ACC שפגעו בהתנהלות צוות קוספליי והכנס. היא מציינת שהיום נשלח מייל התנצלות למשתתפי WCS עם תיקונים לתקנון שמשלימים אותו ומתקנים בעיות שהיו בו.

    פלומה טוענת שחלוקת האחריות בין ACC וצוות קוספליי הכנסי לא עובדת, וזה לא נוגע רק לכנס הנוכחי כי אם בעיה כבר כמה כנסים לפי סיכומים של א' קוספליי שקדמו לה בתפקיד. פלומה מציגה שלאורך העבודה מול ACC בכנס תחושתה היא שרוב הזמן היא לא קיבלה תמיכה וייעוץ מACC אלא להיפך, משימות הופלו עליה מצד ACC ולא הרבה יותר.

    בנוגע לעניין התקנון פלומה מציגה שהיא ראתה בדרייב ACC שיש גרסאות טובות מתורגמות של התקנון הרשמי של WCS אבל התקנון שהצוות קיבל היה פשוט הגרסה שהייתה בפיילוט בכאמי (שבוטל) ויותר מזה התקבל באיחור ולכן נדחתה תחילת ההרשמה. יש לציין – נשלח אותו התקנון בדיוק, עד כדי שורות המתייחסות להיות התחרות פיילוט שעולה בכאמ"י.

    פלומה ממשיכה ומציגה שאלה לדוגמה שהתקבלה מאחת המתמודדות. פלומה העלתה את השאלה בקבוצה מול ACC ולא קיבלה תשובה, בסוף התשובה התקבלה דרך דיבור של פלומה עם לירון דרך WCS בעקיפין משרשרת הפיקוד הקיימת עם ACC. בנקודה זו לירון ארגנה מסמך מסודר המכיל תיקונים ושינויים על גבי שבעה עמודים מהתקנון על חוסרים בתקנון שלנו שכן נמצאים בתקנון הבינלאומי, מהם חלק אכן היו חורים אמיתיים בתקנון שלנו. פלומה עברה על התקנונים המלאים ותרגמה אותם במשך שבוע, והיו לפחות שלוש "דרמות" בקהילה אשר לו הסעיפים החסרים היו בתקנון מלכתחילה בתרגום נאות – לא היו מתקיימות מלכתחילה.

    פלומה ממשיכה ומציגה שהם שאלו לגבי החוזה שהיה אמור להישלח למתמודדים בהרשמה. הועברה טיוטה באותו היום אבל לא בניסוח שמיש להעברה הלאה למתמודדים.

    פלומה מציגה שנוצר קרע עצום בין צוות קוספליי ובין המתמודדים עקב קבוצת הפייסבוק למתמודדים ב-WCS. צוות קוספליי לא ידע איזה שאלות נשאלו שם, איזה נענו ואיך ולמה מתחייבים שם ACC לתשובות בלי להודיע לצוות קוספליי. פלומה מוסיפה שלו היו נותנים לה גישה לדרייב של WCS היא הייתה יודעת על הרבה תרגומים חסרים לתקנוני התחרות וגם על פרטים חשובים שעליה לשלוח למתמודדים כבר והיא לא ידעה על זה.

    בנוגע להתנהלות כללית מול ACC ולא ספציפית WCS – שאלות מצוות קוספליי לACC או לא נענו בכלל או נענו באיחור רב למשל אחרי יומיים. בפועל פלומה עקפה סמכויות באופן רציף כדי לפתור בעיות. פלומה הרגישה שהיו המון חצאי עבודה, מציגה דוגמאות לועד.

    פלומה מדגישה לועד שהיו מספר שקרים שעברו לצוותה מצד ACC, מפרטת את חלקם שוב.

    הנקודה האחרונה שפלומה רצתה להעלות היא שהוכנסו לה מילים לפה כאשר ביקשה להעביר הודעות לACC דרך חלק מחברי הצוות, מפרטת דוגמה שהתרחשה למקרה בו נעשו תיקונים בתקנון באתר ללא יידוע של צוות קוספליי.

    לירון מציינת שהיא עומדת מאחורי פלומה בעניין 100%.

    דביר פותח ואומר שעקיפת סמכות צריכה להיות נורת אזהרה ושאחרי שניים-שלושה אירועים כאלה הייתה צריכה כבר לקרות ישיבה פיזית בין צוות ACC וצוות קוספליי כנסי כדי לטפל ישירות בבעיות הללו, ולדעתו אלה בדיוק הכשלים שצריך לעצור ברגע שמישהו שומע עליהם. דביר חושב שבהחלט היה פער של מה עושה מי ותחומי אחריות מצד ACC, היה צריך לעשות חלוקה תפקידים מסודרת והיא בהחלט יכולה לקרות באופן מסודר מעכשיו. דביר נותן דוגמה לתחום סמכות של ACC שהוא הלוגו והיה עליו להיסגר כבר בתוך ACC. פלומה מציינת שהבעיה עם הלוגו הייתה שהוא לא נסגר בזמן והוא דרוש למשל למסמכים שצריכים להיות מוגשים כבר למחרת הישיבה.

    דביר מציג שכל השאלות שהועברו לACC נשלחו הלאה לגורם הרשמי מטעם WCS שהם בקשר איתו, והתקיעות בתקשורת קרו שם. פלומה אומרת שהיא גם לא קיבלה אף עדכון אפילו בסגנון "עוד אין מהם תשובה". דביר שואל מדוע לא העלתה את זה – פלומה עונה שמלוות הצוות מטעם ACC לא הוצגה אליה כ"היא פה בשבילך לכל דבר" אלא כ"תפני שאלות אליה וזהו" – מציגה שאולי הבעיה הייתה תיאום הציפיות והגדרת התפקיד אך בסופו של דבר לא התבצע התפקיד שהיה נחוץ. דביר עונה שזה נשמע כאילו היו כאן כמה גורמים שחשבו שהם מתפקדים כראוי ולא קיבלו פידבק בנושא עד הרגע שהועבר תחום האחריות בבת אחת.

    לגבי תקנונים דביר מציג שהייתה בעיה מצד ACC – לגבי התקנונים שפלומה ראתה בדרייב של ACC נאמר לצוות על ידי איש הקשר מטעם WCS שתקנונים אלו לא עדכניים. יותר מכך דביר מציג שמבחינת הצוות העבודה על התקנונים נגמרה והם הועברו בדדליין שנקבע מראש חודשים לפני הכנס.

    פלומה מציגה שדביר מציג חוסר מודעות מצד ACC לכל מיני בעיות,  אך הבעיות הוצפו בקבוצת העבודה של צוות קוספליי עם נציגי ACC, ואם הן לא הגיעו לשאר ACC בכלל זו בעיה רצינית.

    דביר מציג מבחינת הצוות שלמיטב ידיעתם כל ההחלטות הרלוונטיות כגון התקנון הועלו לועד – הועד מגיב שהתקנון לא אושר על ידי הועד מאז כאמ"י בו אושר תקנון לתחרות "מדומה" שהייתה אמורה להתקיים בו ולבצע ניסוי על צורת קיום המוקדמות האמיתיות שיתקיימו בהארוקון.

    הוא גם מציג שהיה צריך להתקיים שילוב כוחות בין אנשי הקשר של לירון וקשריה ועם איש הקשר הרשמי שהצוות דיבר איתו. לירון מציינת שצוות ACC היה צריך לעשות מאמצים ברגע שאיש הקשר לא ענה להם למצוא את הקשרים האלה תוך זמן סביר.

    פלומה מציגה שהיא מעולם לא קיבלה תשובות בציר מ-ACC בעוד שדרך לירון היא הייתה מקבלת תשובות תוך יום-יומיים.

    לירון מציגה לגבי העובדה שאיש הקשר לא מגיב במשך תקופות זמן כאלה ארוכות והצוות לא עושה עבודה ראויה מולו, שלדעתה ההתנהלות מול WCS של ACC הייתה חרפה וכך גם ההתנהלות הכללית סביב הנושא של ACC, ובפרט העובדה שדביר מציין שהוא לא מכיר חצי מהבעיות שעולות בשיחה. דביר עונה שהוא מרגיש שמתקיימת בישיבה זו הצגה מגמתית מאוד של צוות ACC שלא מתחשב בפעולתו לאורך קיומו.

    תומר דוד מבקש שישלחו לועד שני מיילים, אחד מטעם ACC ואחד מטעם פלומה כנציגת הכנס, אשר הועד יוכל לקרוא כדי להבין את הסיטואציה יותר לעומק שלא במסגרת ישיבה מוגבלת בזמן.

    דביר מציין לסיום שמתקיים פה עוול מכיוון שנעשתה החלטה חותכת ומיידית בלי לומר לצוות ACC שהיו בעיות בכלל בהתנהלות, ויותר מכך שההצגה שלהם עכשיו כהצדקה של ההחלטה לא ראויה בהתחשב בעובדה שזה לא הועבר מעולם לצוות ACC. דביר חושב שכל מה שקורה כרגע ממשיך לשחוק אנשים שמתנדבים מרצונם לארגון בתחום מאוד מאוד קשה ושוחק. הוא גם לא חושב שהיה לו זמן להציג את הנושאים ולהגיב כראוי היום.

    תומר דוד מציג שההחלטה שהועברה לא הייתה על סגירת ACC או על מי אשם – ההחלטה נגעה לגבי איך אנחנו כועד פותרים את הבעיה הקיימת של ניהול מוקדמות WCS כראוי בכנס הארוקון 2019. אורי ממשיך ומחדד כי לועד הוצג שצוות קוספליי וACC לא מצליחים לעבוד יחד לאירוע הזה כרגע ועל הועד היה או להחליט להכניס את ACC באופן מלא לניהול העניין או להחליט לתת לצוות קוספליי שליטה על העניין. לועד גם הובהר באותה ישיבה שלצוות ACC אין את היכולת מבחינת כוח אדם להיכנס באופן יותר עמוק לניהול בכנס.

    אלה מציינת שמבחינתה הבעיה בהחלטה הייתה העברת האחריות גם לדברים שמתרחשים לאחר הכנס עצמו הנוגעים לWCS 2019. אורי מגיב שזה נוגע להגדלת המעורבות של צוות קוספליי בWCS 2019 ולכן היה חלק מההחלטה. הוא גם מדגיש שהועד לא מוריד את הקרדיט המלא לACC על כל העבודה שהם עשו עם WCS ואף מברך עליו. עם זאת על הועד להחליט לאן ללכת מפה. לתחושת הועד תמונת המצב שצוות קוספליי רואה, שצוות ACC רואה ושהועד רואה הן שלוש תמונות שונות לחלוטין. מה שהועד צריך להחליט לפני הארוקון הוא איך יראה היום שאחרי הארוקון. אורי מקציב שבוע לועד להחלטה על מה קורה בעניין, ישר לאחר קבלת המיילים אותם תומר דוד ביקש.

    דביר מבקש להבהיר שגם אם כל מה שנאמר מצד צוות קוספליי מדויק הוא מערער על ההחלטה החדה והמיידית להוציא את צוות ACC מהאחריות על WCS במקום לעשות שילוב כוחות.

     

    בן דינוביץ' חזר לישיבה.

     

    אורי מדגיש שהסיבה שתחום האחריות על WCS הוקצה גם לאחרי הכנס (בהיכפף בהחלטת ועד נוספת בישיבה עתידית – הייתה אמורה להיות ישיבה זו אך תידחה לישיבה נוספת) היא כדי לוודא שלא "נצא קירחים מכאן ומכאן" – שנעשה החלטה נקודתית ואז לא פלומה ולא ACC ימשיכו בעבודה על WCS והפרוייקט יפול. תיקבע ישיבת המשך בתוך שבוע או שבוע וחצי שבה הועד ידבר נקודתית על נושא זה ויגיע להחלטה.

    הועד הודה שנית לדביר ופלומה על ההגעה והדיון, שהגיעו ודיברנו על אף שהדיון לא היה נוח לאף אחד מהם בודאות.

     

    פלומה ודביר עזבו את הישיבה.

    אלה ברוך עזבה את הישיבה.

     

    6. קאמינ"ה – "קרן אנימה מנגה ישראל בניהול הינומארו"

    מעדכן: אורי

     

    עמוס עמנואל, בעל העסק הינומארו, הצטרף לישיבה.

     

    אורי מעדכן כי עמוס העלה בפניו רעיון להקמת "קרן" לאנימה ומנגה בישראל, אורי התדיין עם צבי בר הרו"ח של הארגון בעניין ההצעה המלאה וצבי בודק נקודה בעייתית אחת (הנוגעת למכירת מוצרים) ברעיון אבל את השאר צבי אישר.

    עמוס הציג את עצמו ועיסוקיו לועד – מנהל חנות "אקיהברה הקטנה" בסנטר והחנות האינטרנטית "הדאגאשיה" ויבואן של מספר מוצרים יפניים הרלוונטיים אלינו.

    עמוס הציג את האפיקים הרלוונטיים לשיתוף הפעולה.

    תומר שלו מבקש חוות דעת כתובה מעורכות הדין שלנו שכל הדברים המתוכננים הם חוקיים. הועד מסכים עם הצעה זו. אורי מציע שנצביע על תנאי – כלומר נצביע שאם עורכות הדין וגם הרו"ח אומרים בכתב שההצעה היא חוקית כמו שהוצגה, אזי אנו נותנים לעמוס אור ירוק להתקדם עם פרויקט קאמינ"ה לקראת המשך עבודה. הצבעה –עבר פה אחד (כולם פרט לאלה שאינה נוכחת, שישה חברי ועד סה"כ).

    7. כנס קיץ 2019

    מעדכן: תומר דוד

    התקיימה ישיבת התנעה של תומר דוד וחן וייס מנהל שם קוד כאמ"י 2019. חן החל בגיוס, אודליה יחיאל היא הע' מנהל שלו. חן מאוד רוצה לדחוף מרץ' ארגוני. חן גם רוצה אירוע ממלכתי יותר שבו הועד יוכל לנאום אבל שלא יהיה משעמם. חן רוצה להבין אצל מי האחריות לאורחים מהארץ. הועד ממליץ שחן ימנה צוות מטעמו, מכיוון שלקש"פ פשוט אין זמן לזה. עדכון אחרון הוא שחן רוצה להכניס מערכת ניהול משימות מנדטורית לכל הסגל ובודק כרגע אופציות.

    8. ביטוח ארגוני

    מעדכן: תומר שלו

    הביטוח הארגוני לשנת 2019 נקנה, הנושא סגור עד לשנה הבאה.

     

    הישיבה נסגרה.

     

    נושאים שעודכנו במייל:

    1. צוות טכני ארגוני

    מעדכן: תומר שלו

    • הסתיימו הפיתוחים עבור הארוקון 2019: תוכנת שמירת החפצים + סקריפט התקנות אוטומטי על מחשבי הכנס
    • הסתיים העדכון של אתר נאמ"י, הפרויקט נכנס לשלב ההצבעות השני, מה שמצריך עדכון סל הבחירה להצגת המועמדים הסופיים בלבד. העדכון הבא והאחרון של האתר יתבצע לאחר הארוקון 2019 ויכלול את הצגת הזוכים בכל קטגוריה.

    2. קשרי פנים

    מעדכן: תומר שלו

    החלנו בהיערכות ליצירת קשר עם בתי עסק (בדגש על חנויות ומסעדות) לצורך מתן הטבות במסגרת מועדון ההטבות של אמא"י. לצד רז יגויס אדם נוסף שיסייע בהכנת ההסכמים להחתמת בתי העסק.

    בתחום הספונסרים – אין חדש. כדי שפעילות זו תהיה אפקטיבית יש לעבות את צוות קשרי פנים עם אדם ייעודי לנושא זה וזו אחת המשימות לאחרי כנס הארוקון. כרגע הספונסר היחיד בקשר להארוקון הוא הספונסר שהאחריות עליו הועברה לתלתן – נותן החסות הראשית לתחרות, אנימאיה.

    3. מצב שימור הידע הארגוני

    מעדכנת: אלה
    בוצעה חפיפה בין תומר דוד לאלה ברוך.

    כיום, הויקי הארגוני אינו עונה על צרכי הארגון במלואם, לפיכך יש למצוא אלטרנטיבה חלופית. בשלב א' נשלח מייל לועד עבור התדיינות בדרישות מערכת שימור הידע. בשלב ב' מסקנות הועד יועברו להמשך דיון בקבוצת הפעילים בפייסבוק.

    4. פעילים

    מעדכנת: אלה
    בוצעה חפיפה בין תומר דוד לאלה ברוך

    5. מש"י – מיתוג, שיווק ויחסי ציבור

    מעדכן: בן

    גויס א' תוכן חדש לאתר אמא"י, אורי פרידמן. אודליה יחיאל ממשיכה בצוות בתפקיד ע' תוכן אתר.

    6. פרויקט תלתן

    מעדכן: תומר

    העבודה לקראת התחרות מתנהלת בלי בעיות

    7. גזבר

    מעדכן: תומר

    העבודה על סיכום 2018 מתקדמת, לאחר הארוקון יוקצו החוסרים לחברי הועד לצורך השלמת קבלות.

    8. מחסן

    מעדכן: תומר

    נעשתה פנייה למחסן לצורך טיפול בייפוי כוח לאיגור ספרונוב א' המחסן.

    9. קש"ח – קשרי חוץ

    מעדכן: אורי

    עבודה ענפה סביב הכנס. התחילו תכנונים לקראת הנסיעה של WCS ליפן.

    10. זכויות יוצרים ארגוניות

    מעדכן: אורי

    הנושא תקוע בהתכתבות מול עורכות הדין בגלל פאת זמן.

    11. כוח אדם

    מעדכן: אורי

    רז קיאני עושה עבודה טובה בתכנון ועבודה על הצוות.

    12. ועדת בחירת שופטים

    מעדכנת: לירון

    אין עדכון החודש.

    13. פרויקט הספריה

    מעדכנת: לירון

    אין עדכון החודש.

    14. צוות תכנים שנתי

    מעדכנת: יוני

    אין עדכון החודש.

    15. צוות הפקות מקור

    מעדכנת: יוני

    אין עדכון החודש.

  • ישיבת ועד טלפוניות מיום 12.02.19

    ישיבת ועד אמאי שלא מן המניין (12.02.2019)

    נוכחים בשיחת טלפון: יוני לינדר, תומר דוד, תומר שלו, אורי מרקוביץ', לירון אפריאט, אלה ברוך, בן דינוביץ'

    פלומה פרלוב, א' קוספליי בהארוקון 2019, הצטרפה לישיבה טלפונית.

    אורי כינס את השיחה אחרי שיחה עם תומר שלו מלווה הארוקון שבה נאמר שצריך לדבר על הקוספליי בכנס, לבקשתה הדחופה של פלומה פרלוב א' קוספליי בכנס.

    פלומה מציגה את ההתנהלות מול צוות ACC מצד צוות הקוספליי הכנסי ומפרטת כמה מהבעיות שהיו בה לאורך הדרך. דוגמה עכשווית היא בעיית התקנונים, מכיוון שהם תחת אחריות ACC ולא צוות קוספליי – העיכובים בשליחתם גרמו לבעיות ועיכוב בפתיחת ההרשמה לתחרות. התקנון שנשלח בפרט עבור WCS כלל חלקים שבכלל רלוונטיים רק לפיילוט שהיה אמור להתקיים (אך בסוף בוטל) בכאמ"י, ובנוסף אליהם לא תואם לתקנון התחרות הבינ"ל באופן מלא. חוסרים אלו יכולים בעיקרון היו לגרום לסילוקנו מהתחרות, ורשימת החוסרים המלאה נמצאה בעזרת לירון וסם דניאל בעקבות המקרה.

    בעיות אלו בתקנון דורשות תיקון מיידי וצוות קוספליי מרגיש חוסר אונים מכיוון שהלכה למעשה אסור להם להוציא תיקון כזה, כי הוא בתחום האחריות של ACC.

    פלומה מציינת שחוזה שהיה אמור כבר להיות מוכן וזמין לצוות קוספליי טרם נשלח אליהם אפילו ברמת טיוטה, נמצא למיטב ידיעתם כרגע אצל עו"ד.

    פלומה ממשיכה ומתארת כי חלוקת האחריות בין ACC ובין צוות קוספליי לא הוגדרה היטב ולא ברורה גם עכשיו, מה שגורם לחיכוכים ובעיות רבות. היא מתארת כי מענה מנציגי צוות ACC לצוות קוספליי לוקח זמן רב, מה שגורם לבעיות כאשר חלק משאלות אלו הן שאלות ממתמודדים כאשר ההרשמה כבר החלה.

    קצר דומה קורה כאשר צוות ACC הם אלה שעונים לשאלות לגבי התחרות בקבוצה ייעודית למתמודדי WCS, ואז יש שני מקורות שונים לשאלות אלו שלעיתים עונים תשובות סותרות.

    לאור כל הדברים האלה, אשר מעלים תחושות קשות בצוות קוספליי שהוא כבר צוות שוחק ומאתגר, פלומה וצוות קוספליי מבקשים להעביר תחת אחריותם את כל תחומי האחריות של צוות ACC בנושא WCS וכל פעילות הקשורה באופן ישיר לקיום התחרות, לפחות עד הכנס. הם לא רוצים להמשיך להיות תלויים בצד שלישי בתקופה עמוסה זו עד הכנס.

    התקיים דיון קצר על החוסרים בתקנון שנשלח ע"י צוות ACC. פלומה מדגישה כי גם חוסרים שנראים קטנים הם עילה לפסילתנו מהתחרות הבינ"ל.

    לירון טוענת שאי אפשר להמשיך בחלוקה כזו שאף אחד לא יודע להגדירה של התפקידים, צריך לאחד הכל לצוות אחד.

    הועד שואל את פלומה האם היא וצוותה יוכלו לטפל בנושא WCS במידת הצורך גם אחרי הכנס או שמדובר רק על טיפול עד הכנס. פלומה זמינה לטיפול בנושא גם אחרי הכנס.

    התקיים דיון קצר לגבי התקנונים והדדליינים שהם נשלחו בהם, מסתמן שהיה חוסר תיאום בין ACC לבין הכנס בנוגע לדדליינים אלו שיבדק בתהליך סיכום הכנס.

    נאמר כי התקשורת עם WCS עצמם מאוד בעייתית, הם לא עונים למיילים, פרקטית רוב התקשורת היא דרך קשרים של לירון וסם.

    פלומה מציינת שהפיכת תפקיד א' קוספליי לתפקיד שממשיך בין כנס לכנס (לצורך העניין תפקיד "א' קוספליי הארוקון" שעובד כל השנה על הארוקון ספציפית) יעזור לתפיסתו בקהילה כי כרגע אנשים לא רוצים לעשות אותו כלל.

    יוני מציינת שאם לפצל חלק מסמכויות צוות קוספליי לACC כגון התקנונים גרם לנזק אז יש מקום להבין אם הועד צדק בהגדרת התפקיד שלו לACC מלכתחילה.

    פלומה מציינת שמנקודת מבטה נגרם יותר נזק מתועלת.

    אורי מסכים עם הדברים, מציין שאי אפשר לתקן את שכבר נעשה אך ישמח לתת לעת עתה את הסמכויות לצוות שאחראי ישירות על האירוע, הם אלו שחווים את הדברים מיד ראשונה.

    פלומה מציינת שנתן רונין מנהל הארוקון היה מעדיף לו כל האחריות על האירוע הייתה תחת צוות קוספליי, תומר שלו מלווה הארוקון מאשר את דבריה.

    פלומה עזבה את הישיבה.

     

    תומר דוד שואל לגבי האם יש ניגוד אינטרסים עם השתתפותו בשיחה, מכיוון שאולי ישתתף בתחרות קוספליי בהמשך השנה; אורי ולירון אומרים שלא רואים בעיה, בין השאר כי אין קשר לבחירת שופטים.

    תומר שלו מציג כי לראייתו הפיצול בין צוות קוספליי ו-ACC רק מזיק לכל העבודה הנוגעת לקוספליי בארגון, לתפיסתו מדובר בעיקר בליקויים מצד ACC.

    יוני שואלת: איזה תפקידים קיימים הנוגעים ל-WCS ב-ACC, ומי מטפל בהם? אלה מפרטת על התפקידים, מי שמטפלים בהם הם רק עמנואל יוסופוב חבר הצוות ואלה, עם שאר הצוות כגוף מייעץ ומקום לדיונים. בפרט רוב המסמכים החוקיים, התקנונים וכו' היו תחת אחריותה של אלה. התקשורת עם WCS עצמם כבר עברה לסם דניאל שהיא ה"מארגנת" שנקבעה לWCS ע"י אמא"י, בעיקר מכיוון שWCS בקושי עונים במייל לצוות ACC – עד כה כל התקשורת הייתה מתוך הצוות.

    לירון מפרטת על תפקידי ה"מארגן" לשאר הועד. אלה מפרטת את המשימות שעוד יש לעשות לקראת WCS, שכרגע הן באחריותה ובאחריות עמנואל. יוני שואלת לגבי משימות אלה האם מישהו כבר התחיל לטפל בהן, נענית שלא אקטיבית, כיוון שמדובר במשימות עבור היום שאחרי הארוקון וקביעת הזוכים

    יוני מציינת שנשמע שההשפעה העיקרית של העברת נושא WCS כולו מ-ACC לפלומה תהיה שתפקידים שעמנואל עשה יעברו להיות תחת אחריותה, כאשר הלכה למעשה חצי מהעבודה על WCS נעשתה על ידי חברת ועד (ע"י אלה). לתפיסתה של יוני זה אומר שאין פה עבודה של צוות וזהו לא מצב טוב.

    אלה מציינת שעשתה נושאים כמו התקנונים מכיוון שהיא האחת שהכי מתאימה לעניין בצוות.

    תומר שלו מסכים כי נשמע שמדובר בעבודה של אלה ועמנואל ולא של צוות שלם, אלה מדגישה כי עמנואל עשה חלק מהותי מהעבודה.

    אלה מעלה חשש לגבי מה יקרה בטווח הארוך עם WCS אם נעביר אותו כרגע לצוות קוספליי שיכול להתפרק עוד חצי שנה.

    אורי מציין שאין אף פתרון מושלם בנקודת הזמן הנוכחית. לדעתו יש לתת לפלומה את תחום האחריות על WCS, אורי מביע אמון ביכולתה לבצע הכל על הצד הטוב ביותר, ומציין שסם אמרה כבר שתשמח לגבות את פלומה בנושא. האופציה השניה היא ההיפך, לתת לACC את תחום האחריות באופן מוחלט ושהם יטפלו בו עד הכנס ובכנס עצמו.

    אלה אומרת שיש דברים קונקרטיים הנוגעים לניהול התחרות שצוות קוספליי יכול לטפל בהם בלי שנעקור את כלל האחריות מ-ACC ונעביר אליהם.

    יוני מציינת שההחלטה לא יכולה להיות רק "האחריות אצל פלומה וצוות קוספליי כנסי" – עלינו לציין את הממשק שלהם עם הועד אם זו תהיה ההחלטה.

    אורי מציין שבכל מקרה לא נוכל להעביר החלטה כזו בלי אישורו של נתן, כי הוא אחראי על הכנס ופלומה צוות תחתיו. בכל מקרה – ההחלטה כעת לא יכולה להיות גורפת ועלינו לשבת באופן מסודר בישיבת ועד ולהחליט מה בדיוק יקרה הלאה. לעת עתה אורי רוצה להעלות להצבעה את העברת מכלול האחריות על WCS לידי צוות הקוספליי הכנסי של הארוקון עד להודעה חדשה.

    אלה שואלת מדוע שלא נצרף את פלומה לACC כך שתקבל את תחומי האחריות באופן מסודר תחת המסגרת שכבר קיימת.

    יוני מציינת שלדעתה עדיף שאם אנחנו מעבירים את האחריות, שנלך עד הסוף.

    התקיים דיון קצר לגבי תפקיד ה"מארגן", הוסכם שיעלה בישיבת הועד כי אינו קריטי לרגע זה.

    אורי מפרט נוסח להחלטות הנוכחיות שעלינו להצביע עליהן, כאשר החלק הקריטי הוא בעיקר העברת הסמכות לשנות את התקנונים.

     

    הצבעה 1:

    הוועד מעביר את כל הסמכויות הקשורות לתחרות הקוספליי (כולל WCS בהקשר לכנס הארוקון 2019 ותחרות WCS 2019) לידי צוות קוספליי של כנס הארוקון עד לישיבת הוועד שבה תועבר החלטה מסודרת. עד זמן זה ימונה מלווה וועד שיהיה בקשר עם צוות קוספליי בשביל כל הנושאים שלא ניתן לפתור ברמה כנסית.

    הצבעה:

    בעד: 6 (יוני, לירון, אורי, בן, תומר שלו, תומר דוד)

    נגד: 1 (אלה)

    נמנע: 0

    ההחלטה עברה

     

    הצבעה 2:

    נשאל מי יהיה המלווה מטעם הוועד עד לישיבת פברואר שבה יוסדר העניין. לירון ואלה הציעו את עצמן והוועד צריך להחליט מביניהן.

    הצבעה:

    לירון: 5 (יוני, בן, לירון, אורי, תומר דוד)

    אלה: 1 (אלה)

    נמנע: 1 (תומר שלו)

    ההחלטה עברה – לירון תהיה המלווה.

     

    הצבעה 3:

    הוועד נותן סמכות מלאה בעבודה משותפת עם המלווה של צוות קוספליי לידי צוות קוספליי לכתוב תיקון לתקנונים הקיימים לכנס הארוקון 2019.

    הצבעה –ההחלטה עברה פה אחד

    לירון תדבר עם פלומה ותעדכן אותה בהחלטות הישיבה.

     

    הישיבה נסגרה.

  • ישיבת ועד אמא"י – ינואר 2019 (30.1.2019)

    ישיבת ועד אמאי ינואר 2019 (30.01.2019)

    נוכחים: יוני לינדר, תומר דוד, תומר שלו, אורי מרקוביץ', בשיחה טלפונית: אלה ברוך, בן דינוביץ', לירון אפריאט

     

    1. כאמ"י 2019

    מעדכן: אורי

    חן וייס מנהל כאמ"י 2019 הצטרף לישיבה.

    הועד הצביע בישיבה טלפונית במהלך החודש שעבר על הצעת תפקיד מנהל כאמ"י לחן וייס, אשר הוזמן לישיבה על מנת להתדיין בפורום הועד על מתכונת הכנס הרצוי, ועל מנת שחן יוכל להחליט אם הוא מעוניין לנהל אותו לאור מסקנות הדיון.

    הועד התדיין בנושא הכנס מול חן והגיע למסקנות (אשר לא נכללות בגרסה הציבורית של פרוטוקול זה).

    אורי שואל מי ילווה את הכנס. תומר דוד מציע את עצמו. הועד מסכים למנותו למלווה כנס כאמ"י 2019.

    חן וייס עזב את הישיבה.

     

    2. הארוקון 2019

    מעדכן: תומר שלו

    בנייני האומה לא מספקים כמעט כיסאות השנה – מדובר בתקדים, הם החליטו להיפטר ממלאי הכיסאות שלהם. זה מתבטא בפגיעה תקציבית. הכנס ינסה כמה שיותר לצמצם את הכסף שיצטרך להוציא על העניין.

    תקנון הקוספליי טרם עלה אך אמור לעלות בימים הקרובים.

    פרט לכך הכל עובד כראוי, לפי הלו"ז ואף קדימה מהלו"ז.

     

    3. תקציב ותכנית עבודה

    מעדכן: אורי

    הועד עבר על תכנית העבודה והתקציב.

    הועד מציין שהתקציב השנה, בעוד שהוא מאוד פסימי מבחינת הערכת הכנסות, גרעוני באופן חריג. על כן נושא התקציב יעלה מחדש בכל ישיבה, כאשר הועד מודע שיהיה עליו לחתוך פרוייקטים לקראת הקדנציה הבאה אם לא יגיע למטרות הכנסות ממקורות נוספים במהלך הקדנציה. ישנם מספר מקורות הכנסה מתוכננים שלא מופיעים בתכנית העבודה מכיוון שהיא תחזית פסימית ומקורות אלו לא נסגרו עדיין.

    הצבעה על תכנית העבודה והתקציב כמו שהוסכם עי הועד:עבר פה אחד.

     

    4. הצעה לאירוע – לילה יפני

    מעדכנת: לירון

    לירון שלחה הצעה מסודרת לאירוע דרך המייל והציגה אותה מול הועד.

    המארגנים מאוד רוצים אותנו באירוע, והוא יכול להיות פרסום נהדר בכנס.

    לירון רוצה לקחת את שרית אגב כמנהלת לאירוע שתעבוד לצידה.

    תקציב האירוע הוצג והוא נמוך ולא יהיו הכנסות (בפרט אסור לנו למכור שם כלום).

    הצבעה על קיום האירוע בתקציב זה –עבר פה אחד.

     

    הישיבה נסגרה.

     

    נושאים שעודכנו במייל:

    1. ביטוח ארגוני

    מעדכן: תומר שלו

    אין עדכון החודש.

    2. צוות טכני ארגוני

    מעדכן: תומר שלו

    אין עדכון החודש.

    3. קשרי פנים

    מעדכן: תומר שלו

    אין עדכון החודש.

    4. צוות ACC

    מעדכנת: אלה

    הצוות קבע לעצמו תוכנית עבודה גולמית, חצי שנתית, שתחל לאחר הארוקון.

    בניהם: סדנאות, ליווי WCS, קידום תחום הפוטושוטס ועוד.

    בעקבות מסקנות מסיבת הג'יי פארטי, הוחלט לשנות כיוון באופי ניסיון גיוס הכספים ל-WCS ולא להרים בשנית אירוע כמעין זה.

    5. מצב שימור הידע הארגוני

    מעדכנת: אלה

    אין עדכונים לחודש זה.

    6. פעילים

    מעדכנת: אלה

    אין עדכונים לחודש זה.

    7. מש"י – מיתוג, שיווק ויחסי ציבור

    מעדכן: בן

    אורי פרידמן גויס כא' תכני אתר ולעת עתה יחליף את אודליה יחיאל שאיישה תפקיד זה עד כה.

    8. פרויקט תלתן

    מעדכן: תומר

    אין עדכון החודש.

    9. גזבר

    מעדכן: תומר

    אין עדכון החודש.

    10. מחסן

    מעדכן: תומר

    אין עדכון החודש.

    11. קש"ח – קשרי חוץ

    מעדכן: אורי

    אין עדכון החודש.

    12. זכויות יוצרים ארגוניות

    מעדכן: אורי

    אין עדכון החודש.

    13. כוח אדם

    מעדכן: אורי

    אין עדכון החודש.

    14. ועדת בחירת שופטים

    מעדכנת: לירון

    אין עדכון החודש.

    15. פרויקט הספריה

    מעדכנת: לירון

    אין עדכון החודש.

    16. צוות תכנים שנתי

    מעדכנת: יוני

    הצוות רוצה לקיים הקרנה בשיתוף עם הסינמטק בין הארוקון לכאמ"י, כרגע בשלבי תכנון.

    17. צוות הפקות מקור

    מעדכנת: יוני

    אין עדכון החודש.