קטגוריה: פרוטוקולים

נוכחים: איליה לזבניק, רענן פיקלר, אורי מרקוביץ', יבגני קנטור, שי פרידריך, הדס נבנצל ואור פרלמן (חלק מהישיבה).

1.אישור תקציב שנתי מעודכן –
מציג: יבגני.
• לאחר סיכום על התיקונים הקטנים, בהצבעה על תקציב לקדנציית 2013-2014 – התקציב אושר פה אחד.

2.אירוע הטנאבאטה 2014 (שת"פ ידידות יפן) –
מציג: איליה.
• עולה במסלולים עקיפים כי ככל הנראה לא מתקיים אירוע השנה.
• עם זאת, טרם התקבל על כך אישור מאור, מבירור ישיר מול ידידות יפן.
• לאור האמור יש לבצע פנייה רשמית נוספת (באחריות איליה ואור) לאגודה לידידות יפן בשביל אישור סופי לעניין, טרם הוצאת הודעה ארגונית בנושא לקהילה.

3.אחראית מניעת הטרדות מיניות –
מציג: יבגני.
• מריה צליקוב נכנסה לתפקיד, עברה שיחת חפיפה עם ליאת מהאגודה וקיבלה הנחיות לקראת כאמ"י 2014.
• עדכנה כי קיימת כוונה לשכור את שירותיה של עובדת סוציאלית לנושא במסגרת פסטיבל אייקון 2014, והעבירה מסמך הדרכה לסגל ובכלל שנכתב לנושא באגודה, לשימוש הארגון.

4.מסד נתונים ארגוני (חברי ארגון) –
מציג: איליה.
• העבודה מתקדמת לפי לוח הזמנים המתוכנן, כפי שהופץ בתכתובת ועד קודם לכן.
• המרה של מסד החברים הנוכחי למסד ולתוכנה החדשים יצטרך להתבצע באופן ידני, לאור סוגיות פורמט ומבנה במה שקיים.
• הועלה בקשה מצד יבגני לבחון תמיכה במנגנון בדיקת חברות מקוון מהרגע הראשון של התוכנה והמסד החדשים – לא צפויה להיות בעיה התכנותית.

5. חידוש נוכחות ב-Google+ –
מציג: יבגני.
• גיא אשל (אחראי רשתות חבריות של הארגון) יהיה הבעלים של העמוד, חברי הוועד יהיו מנהלים ראשיים שלו.
• הקמת העמוד תנוצל להעלאת קאבר חדש גם לעמוד הפייסבוק הקיים של הארגון.

6.כנס מיתו"ס (הצעת שת"פ) –
מציג: שי.
• הוצג עיקרי השיחה שקוימה אל מול איש הקשר של כנס מיתו"ס, כולל רעיונות השת"פ שהועלו מצידו.
• סוכם כי המינימום שיבוצע מצד הארגון הוא הקמת דוכן רישום והסברה (דוכן אמא"י).

7.אתר ארגוני חדש (שת"פ עם האגודה) –
מציג: אור.
• יבגני מעדכן כי הצ'ק השני למתכנת נשלח ע"י האגודה, בתיאום מולו, אך טרם הגיע ליעד.
• נכון לרגע זה אין התקדמות מעשית בכל הנוגע לכתיבת התוכן של האתר החדש ולטיפול בצד הגרפי-ייחודי שלו.
• יש צורך באיורים לעמוד הראשי של האתר, הוקצב סכום של 200 שקלים לצורך תשלום למי שיוכל לאייר 3-4 ציורים לשבועיים הקרובים.
• איליה ידבר עם אלון אל-בוחר, מתוך שאיפה לגייסו לטובת כתיבה לאתר, של התוכן הראשוני.
• שי יפנה לצוות הכותבים של "המנגזין" כדי לגייסם למשימה הנקודתית של הזנת התכנים הראשונים לאתר גם כן.

8. פרויקט תרגום TIME OF EVE (שלב ב') –
מציג: אור.
• ה-Blu-Ray צפוי לצאת, נכון לכרגע, בסביבות אוגוסט לאור עיכובים בצד היפני.
• לאחר מכן צפוי להתבצע רכש ארגוני של מספר עותקים במטרה לחלק אותו למספר חנויות השכרת סרטים בחינם ולצרף לסרט מספר פליירים על העניין בשביל להגביר מודעות לפרויקט. הנ"ל בטיפול וריכוז אור.
• חשוב לשים את הנושא במודע של הועד על מנת לא לפספס את התזמון מבחינת הפרסום והטיפול בנושא.

9.קשרי חוץ – שגרירות/איל"י –
מציג: יבגני.
• למרות שאור פרלמן מונה עוד בקדנציה הקודמת לתפקיד א' קשרי חוץ של הארגון, לא נעשה בו שימוש אמיתי וישיר במסגרת ההתקשרויות האחרונות אשר בוצעו ע"י חברי וועד, וחלק מהקשרים הנוכחיים מתקיימים על גבול "הקשר האישי" – נקודה שעלולה להוות בעיה בעתיד.
• לאחר דין ודברים בנושא סוכם כי ייעשה ניסיון אמיתי ומשמעותי להפעיל את אור במסגרת תפקידו, מעבר לכיתוב אקטיבי להתכתבויות בנושא, והוא מצידו יפגין יותר חיוניות במסגרת התפקיד גם כן.
• לאחר הישיבה תפתח התכתבות לריכוז ההתקשרויות הקיימות אל מול גורמי חוץ, מצד כלל הגורמים בארגון, לטובת יישור קו רוחבי.

10.יום יפן – סיכום אירוע –
מציג: אורי.
• האירוע היה מוצלח, כל המעורבים בשת"פ הביעו את שביעות רצונם הכללית וקיים עניין להמשך ולקיים שת"פ בעתיד.

11.שבוע יפן (שת"פ עם שגרירות יפן) –
מציג: אורי.
• איליה ואורי נכחו בפגישה עם השגרירות ונקבע שת"פ לאוקטובר לשבוע יפן שמתוכנן בירושלים.
• ההצעות שהועלו: תחרות קוספליי ,הרצאות וקראוקה.
• השגרירות הראתה הכי הרבה עניין בתחרות הקוספליי, הרצאות וקראוקה בעדיפות נמוכה יותר.

12.אירוע בכוכב השמיני (שת"פ, ערב תוכן) –
מציג: רענן.
• סוכם כי באחריות רענן לבנות תקציב לאירוע, כאשר סדר הגודל הצפוי הוא כ-260 ₪, בהתחשב במאפייני האירוע כפי שהוא מוכר מניסיון עבר.
• הכוונה היא לקיים את האירוע ב-10 ביולי.
• רענן שריין כרגע שני מרצים ועדיין בודק אופציות לעוד שניים.
• גל פרי וגיא תמיר גויסו לטובת טיפול הקראוקה של האירוע.
• בנוסף הוא יסגור מול אורי על אנשים לדוכן אמא"י
• מבחינת נושא הגרפיקה והדפוס אל מול הכוכב השמיני –
o רז פרלמן מטפל בעיצוב הגרפי הנדרש.
o הכוכב דואגים לכרטיסים הפיזיים באירוע.
• בסופ"ש הקרוב ייפתח איוונט פייסבוק לאירוע וחומר פרסומי שלו ישולב בעדכון המופץ לחברי הארגון.

13.סיכום שנתי ל-2013 (גזברות) –
מציג: יבגני ואור.
• נכון לרגע זה עדיי קיימים חובות של הארגון לסיכום השנתי של 2013 אל מול האגודה, והנושא דורש טיפול ממוקד ומהיר.
• אור מטפל בריכוז ההשלמות ובהפצת המשימות הקשורות בכך ויבגני, בין השאר, עוזר לו בהשלמת החסרים.

14.חסרים בגזברות מהארוקון 2014 –
מציג: יבגני ואור.
• עלה כי עדיין קיימים פערים בחשבוניות והקבלות של הכנס, כאשר ריכוז הפערים הוצף בתכתובת אורי-יבגני-אור (מגזברות).
• הוגדר ע"י יבגני כי יש לבצע השלמה של כלל החסרים עד לישיבת הועד הבאה, בהתאם לאחריות שהוגדרת בתכתובת – חלוקה בין יבגני לאורי.

15.עדכון הפקות מקור קהילתיות –
מציג: רענן.
• NTT –
o צוות ההפקה מצא עורך לסרט מחזמר והעריכה נמצאת בשלבי סיום.
o יבגני ביקש מהועד לבצע חשיבה על אפשרויות להפצת הסרט לכשיהיה מוכן; למשל להציע אותו לפסטיבל אייקון כתוכן ארגוני. לאחר ריכוז רעיונות בצד הועד, הם יוצגו לצוות ההפקה.
• פנדורה –
o רענן יקבע ישיבה עם שקד לעוד שבועיים בשיתוף יבגני.
• יורש לשירה (א' הפקות מקור) –
o לאור אילוצים של שירה גרוס, ממלאת תפקיד א' הפקות מקור, עלה הצורך לאתר מחליף לתפקיד הנ"ל בחודשים הקרובים.
o שירה מצידה העלתה את שמו של רן בורשטיין כאופציה לגיוס.

16.עדכונים מישיבה קודמת –
מציג: רענן.
• רענן העביר הרצאה ביאמטויה לבקשת עיריית הוד השרון והנהלת יאמאטויה.
• הרצאה התקבלה טוב ונלקח מהגורמים האחראיים על האירוע מידע על הארגון וייצרו קשר עם אמא"י בהמשך לעוד שת"פ בעתיד.

17.שת"פ עם ספריית הוד השרון –
מציג: יבגני.
• בעקבות ניסיון גיוס אחראי מקומי למדור המנגה העתידי בהוד השרון (במסגרת פרויקט הספרייה) קרן לין וברק גולדיטש הציעו את עצמם.
• קרן תוכל לסייע בעוד מספר חודשים וברק יעזור בינתיים להעביר בשבוע הקרוב משלוח ראשון של מנגה לספרייה.

18.פרויקט "הספרייה" –
מציג: יבגני.
• בשאיפה יבוצע בתקופה הקרובה רכש מורכז אל מול קומיקאזה ובקומיקס וירקות לטובת הפרויקט, על סך כמה מאות שקלים, לאור ההצטרפות הצפויה של הוד השרון לפרויקט והדילול הכללי שהתרחש במשאבי הפרויקט בחודשים האחרונים.
• רק פרלמן עובד על גרפיקה חדשה לפרויקט (פלייר פרסום כללי בסגנון מה שהופץ בהאורקון 2013) וליבי בראון הכינה איור חדש כמצע לפליירים חדשים.

19.WCS –
מציג: יבגני.
• לא התקיימה ישיבת צוות כי רוב הצוות היה עסוק, בשאיפה תתקיים תחת זאת שיחת ב-Skype בסופ"ש הקרוב.
• יבגני ינסה לקדם את ההרצאה של ליעד עם תאריך מפורסם עד סוף החודש.

20.פרויקט "מנגה קפה" –
מציג: אורי.
• דני פייגלמן לא פנוי להמשיך ולדחוף את הפרויקט ואורי עסוק בכנס, לכן הפרויקט נמצא בהקפאה פחות או יותר מעשית.
• יבוצע ניסיון לדחוף קביעת מספר תאריכי פגישה למפגשים הבאים.

21.תחום הפעילים –
מציג: שי.
• צפוי להתקיים מפגש ביום חמישי הקרוב ה-19 ביוני, לצורך גיבוש חברתי של הפעילים.
• על מנת לקדם הכנת כרטיסי פעיל חדשים, תבוצע פנייה למזכיר האגודה, בסיוע דמיאן ,לגבי מכונת הלמינציה (ניילון של כרטיסי "פעילי אמא"י "). באחריות יבגני לקשר את שי.

22.המנגזין (מגזין ארגוני מצולם) –
מציג: שי.
• בוצעה פנייה לרז פרלמן לטובת הכנת פלייר פרסומי, לגיוס כוח אדם לפרויקט.
• הפרק האחרון (השני) שצולם עדיין לא סיים את שלב העריכה, ללא צפי סיום.

23.אירוע הקרנה לקדנציה –
מציג: איליה.
• בהמשך לעיכובים ולאילוצי מחויבויות אירגוניות של איליה, נכון לרגע זה האירוע יתקיים טנטטיבית במהלך חודש ספטמבר.
• הסרט המוקרן לא יהיה Captain Harlock החדש, תבחנה בקרוב אופציות אחרות.
• החלפת הסרט – לאור קניית זכויות ההקרנה על הסרט שעשה מפיץ בארץ שיקרין את הסרט בבתי הקולנוע.

24.כאמ"י 2014 – עדכון סטטוס –
מציג: אורי.
• ניתן עדכון כללי על ההתקדמות בעבודה על הכנס.

ישיבת וועד אמא"י – מאי 2014 (22.5)

נוכחים: איליה לזבניק, רענן פיקלר, אורי מרקוביץ', שי פרידריך והדס נבנצל (נציגת האגודה).

1.אירוע מצומצם בספרית הוד השרון –
מעדכן: ?
• הנושא ימשיך טיפול עם חזרתו של יבגני ביוני לארץ.

2תחום הפעילים –
מעדכן: שי.
• נפתחו נושאים של חברי הוועד בקבוצה, מה שעזר בלהעיר אותה. סבב הנושאים יתחיל מחדש לאחר הישיבה. תתבצע פניה גם לפעילים על הנושא.
• בימים הקרובים יחל תכנון של אירוע פעילים נוסף, כאשר השאיפה היא לארגן אחריו גם אירוע פעילים יותר חברתי.
• באחריות שי לפתוח השתרשרות על נושא אירוע הפעילים עד ה-5.6.

3.פרויקט ה"מנגזין" –
מעדכן: שי.
• לאור העזיבה של אביב חניה, שי מתקשה לעמוד בלחץ של להרים את הפרויקט לבד, מבחינה ניהולית, לאור מחויבויות "עולם אמיתי". נדרשת עזרה דחופה כדי להניע את הפרויקט מחדש.
• אורי ציין כי התקבלה פניה מבחור בשם גיא גודוויב שהציע לעזור בצילום ועריכה, בו ניתן אולי להעזר. רענן הציע לדבר עם נועה ירון שעסוקה בפנדורה על עצות איך להתקדם. איליה הציע לפנות לענן גיבסון בקשר לאנשים שיוכלו לעזור.
• שי מסכם כי כרגע הפרויקט לא זז וכדי שהוא יוכל לזוז צריך מנהל בפועל לפרויקט. שי יפתח השתרשרות על הנושא במייל עד ה-29.5.

4.פניות לוועד מהחודש האחרון –
מעדכן: אורי.
• התקבלה פניה מעיתון מטרופוליס על כתבה בנושא טוקיו, הם רוצים רקע על מנגה ואנימה.
• התקבלה פניה של קליפ שמתעד את הארוקון 2014 ובקשה לפרסם בעמוד שלנו. רענן יפתח שאלון במייל.
• התקבלה פניה מהמרכז הגאה בת"א בבקשה לסיוע בגיוס מרצים בנושא מיניות בתחום האנימה והמנגה – מבוצע ניסיון סיוע בגיוס אנשים רלוונטיים.

5.כאמ"י 2014 –
מעדכן: אורי.
• מנהל:
o אורי מציע את עצמו בתור מנהל לכנס, גיא אשל יהיה עוזר מנהל. מועמד נוסף להיות עוזר מנהל.
o איליה מציע פגישה כוללת של 2-3 מועמדים טובים להיות עוזרי מנהלים טובים.
אם יעלו עוד שמות מצד אנשים נוספים, הם יוספו לרשימה.
• יעדי זמן:
o השבוע נקבע מקום.
o שבוע הבא ייקבע ע. מנהל.
o גיוס סגל מיידי –
1. צוות תכנים – מיתר פשקר.
2. צוות עיצוב ושיווק – רז אתגר (עד חמישי הבא אם רז לא יגויס נחזור לנושא ונחליט משם\צריך להחליט תנאים שרק אם יעמוד בם לא יוכל להיות סגל)
3. צוות שיווק – יעבור תחת צוות עיצוב כתת-צוות נוסף.

6.מנגה קפה –
מעדכן: אורי.
• בחודש יוני תיהיה ישיבה בנושא יותר פתוח, מתוך שאיפה לקיים דיון על מנגות באופן כללי עם קווים מנחים במטרה למשוך אנשים חדשים.

7.אירוע הקרנה –
מציג: איליה.
• בוצע עדכון עם אור פרלמן – הנציגים היפנים עוד לא ענו לפנייה שבוצעה. ברגע שיהיה אישור לסרט, יתחיל מהלך סגירת המקום ושאר הדברים.
• אם לא יהיה אישור מצד המפיצים היפנים, אפשר יהיה לנסות דבר עם האוזן השלישית ולראות מה אפשר יהיה לשכור.

8.מסד נתונים (חברי הארגון) –
מעדכן: איליה.
• המסד עוד לא מוכן, אבל בשאיפה הוא יהיה מוכן עד חודש לפני הכנס.

9.אתר ארגוני חדש (שת"פ עם האגודה) –
מעדכן: איליה.
• אור פרלמן נפגש עם חן וייס ואמר שברגע שיקבל את המפתחות, הוא ירוץ עם זה.

10.שת"פ הכוכב השמיני (ערב תוכן) –
מעדכן: רענן.
• בימים הקרובים תתקיים פגישה עם אשת הקשר של הכוכב ועם צוות המקום עצמו ואז ימשיך לתכנן את האירוע.

11.אירוע יום יפן –
מציג: אורי.
• מוגדר כהצלחה באופן כללי לפי איל"י ויש רצון להמשך לשיתוף פעולה.
• רענן יכתוב שלד לאירוע קטן בשביל ועדים הבאים.

12.שת"פ עם שגרירות יפן –
מעדכן: איליה ואורי.
• אור ואיליה דיברו עם דני, הוא הסכים לקחת על עצמו את זה. לא ידוע מה סדר הגודל של התארוכה שצריך. אורי יוודא את זה.
• אורי קיבל 2 פניות מהשגרירות:
o לפרסם את זה שהשגרירות מציעה מילגה ללמוד ביפן-בשבועיים הקרובים זה יפורסם.
o הם רוצים לארגן אירוע בשבוע יפן בירושלים ורוצים עזרה מאיתנו כדי למשוך את הצעירים.

13.כנס מיתו"ס (שת"פ אפשרי) –
מציג: שי.
• הוצע לארגון אפשרות להקים דוכן בחינם במסגרת הכנס המתוכנן ולפרסם את העשייה ושאר הדברים.
• צריך לעדכן את הוועד לכל התפתחות בנושא אם נלך על זה.
• להכין במייל רשימה במייל של השאלות לשאול במפגש:
o מה מצופה מהארגון בתמורה.
o מה אנחנו נצטרך לוגיסטיקה.
o מיקום.
o מתי זה קורה.

14.תערוכה ציורים –
מציג: שי.
• לסגור עם יבגני אם אפשר יהיה לשים את זה כתערוכה כפרס בספריות.
• מריה צליקוב הסכימה לקחת את זה על עצמה.

15.שת"פ עם רומ"ח –
מציג: שי
• איש הקשר של רומ"ח הסכים לקחת את הפרויקט על עצמו.
• עלתה הצעה של לעשות פיילוט של הרצאה אחת ולבדוק מה תיהיה היענות הקהל הקבוע שלו.
• בסוף האירוע נעשה שאלון ונראה מה הצורך לעתיד ומה היכולת שלנו.

נוכחים: איליה לזבניק, יבגני קנטור, שי פרידריך, אורי מרקוביץ, רענן פיקלר.

1.גזברות הארגון –
מציג: יבגני.
• טרם התקיימה ישיבה עם גזבר הארגוני, בנוכחות אור (גזבר אמא"י), יבגני ונציגי האגודה. ייתכן והישיבה תתקיים ללא נוכחותו של יבגני.
• אור כרגע מסכם כספית את שנת 2013 מבחינת הארגון – ייתכן וידרוש תשומות וועד להשלמת חסרים.
• הוצג תקציב שנתי מעודכן, בהמשך להארוקון 2014, אך סוכם כי הוא יאושר לאחר הישיבה בכדי לתת זמן נוסף לחברי הועד להכיר ולהבין את השינויים.

2.שת"פ עם רומ"ח –
מציג: שי.
• כרגע ממתינים לחזרה של למיתר פשקר מחו"ל על מנת להתחיל באיתור אנשי תכנים בשביל להעביר הרצאות במסגרת רומ"ח.
• במקביל, יימשך ניסיון איתור מועמדים נוספים והתקדמות מעשית אל מול רומ"ח תושהה.

3.מגזין מצולם ("מנגזין") –
מציג: שי.
• אביב חניה עזב את הפרויקט מסיבות אישיות והפרק הקרוב יצולם בסופ"ש הקרוב, שי יחפש מקום חדש יותר בשביל לשפר ויזואליות של הקליפ ואקוסטיקה.
• נכון לרגע זה נעשה שימוש רק במצלמה של תומר שליו במסגרת כלל הצילומים. תתבצע בדיקת אופציות להשגת מצלמה נוספת כגיבוי.
• אלון אל-בוחר התנדב לקריין במסגרת הפרויקט, יופיע החל מהפרק הבא.

4.תערוכת ציורים ארגונית –
מציג: שי.
• מריה צליקוב מנסה למנף תחרות ציורים שתתרחש בכנס קיץ שאיסוף הציורים יתבצע לקראת הכנס ותחרות בכנס עצמו. בנוסף הציורים יפוזרו במתחם הכנס כחלק מהתפאורה.
• שי התנדב ללוות את הפרויקט מטעם הועד, לאחר שיחה שביצע עם מריה – ללא הסתייגות.
• מריה הפיצה מייל סיכום מצב עד כה טרם הישיבה ליבגני – יועבר לשי לאחר הישיבה.

5.תחום הפעילים –
מציג: שי.
• נקבע בוועד שכל חודשיים או שלושה תהיה פגישת פעילים לדבר על נושא כלשהו שיקבע מראש.

6.גיוס סגל ארגוני נוסף –
מציג: יבגני.
• יש כרגע מספר תפקידים פנויים לאיוש במסגרת סגל הארגון – אחראי מרצ'נדייס וכו'.
• סוכם כי אורי יפנה לשרון טורנר, אחראית גיוס, על מנת להפעילה בעניין הגיוס ולעזור לחפש אנשים מתאימים.

7.מסד נתונים ארגוני חדש –
מציג: איליה.
• טרם התקבלו אפיוני צרכים מצד אורי ויבגני, אבל העבודה החלה "על אש קטנה".
• התחיל מיפוי של נתונים למסד ובתחילת מאי יתקבלו תאריכים לדד ליינים לנקודות סיום של משימות למסד.
• לו"ז העבודה יושפע ממועד קבלת מס"ד החברים העדכני – באחריות אורי.

8.צוות משימה WCS –
מציג: יבגני.
• בהמשך לעדכון מחודש שעבר, בוצעה שיחת ריענון לצוות בישיבת הצוות החודשית (30.03).
• בנתיים מעיין פריאל וענן גיבסון ביצעו עבודה בתחום ההרצאות והשיגו מספר סדנאות: סדנא לאמצע מאי (סדנת תפירה של ליעד בר שילטון) לזמן הקרוב.
• בזמן ההיעדרות של יבגני (חו"ל במסגרת העבודה), מעיין תחליפו בכל הנדרש ושאינו מסוגל לקדמו בחמשת השבועות הקרובים.

9.הארוקון 2014 –
מציגים: יבגני ואורי.
• מאז סיום הכנס התקיימו שני מפגשים – ארוחת סגל וישיבת סיכום.
• כשגיא אשל יחזור מחו"ל יאספו שאריות של הסיכומים שטרם הוגשו.
• תקציב הכנס הסופי יסוכם בימים הקרובים, נמצא בטיפול של אור.

10.אתר ארגוני חדש (שת"פ עם האגודה) –
מציג: איליה.
• איליה ואור פרלמן יישבו על ריכוז רשימת משימות שצריכות להתבצע לקראת השקת האתר, עד סוף השבוע הקרוב.
• לאחר השלמת המשימות הנ"ל ובכלל, יגויס מנהל תוכן לאתר (חן וייס התנדב) ומעצבים ותתחיל עבודה על הזנת תוכן ועיצוב.
• סוכם כי לאור העיכובים שנוצרו, יש לרכז מאמץ במשימה זו על מנת לסיימה בכללותה ולהשיק את אתר טרם סיום הקדנציה.

11.פרויקט "מנגה קפה" –
מציג: אורי.
• בחודש האחרון בוטלה הפגישה בתל אביב בגלל חוסר באנשים, בירושלים לעומת זאת היה גידול במגיעים.
• אורי מבצע פניות פרטניות ומזמין אנשים.

12.אירוע\ערב שת"פ כוכב השמיני –
מציג: איליה.
• טרם התקבלה תשובה לגבי מועד קיום האירוע המדובר, בהמשך לפניה הארגונית האחרונה, מצד אשת הקשר של המקום.
• בסוף השבוע הבא תתבצע פנייה נוספת בניסיון להבין אם עדיין יש להם עניין בקיום אירוע\ערב תכנים.
• סוכם כי האחריות על המשך הטיפול באירוע ובקשר הנוכחי מול הכוכב השמיני תעבור לידי רענן.

13.הפקות מקור קהילתיות –
מציג: רענן.
• הפקת NTT –
o תתבצע בדיקה של אופציה להעלאת המחזמר במסגרת חוץ כנסית לאור כך שההפקה לא עלתה בעולמות והנושא יוצף ברמת הוועד בהמשך.
o ההפקה העבירה קבלות החזרים ואור מטפל בעניין, נשלח סיכום במייל לוועד על ההפקה.
o רענן יבצע בדיקה בנוגע לאופציה של סרט המחזמר בהתאם לאיכות החומרים שצולמו.
• פנדורה – הקימו דוכן בעולמות מתקיימת עבודה על העמדת סצינות והקלטת שירים. דברים אלו צפויים להסתיים עד סוף מאי.
פנדורה ביקשו שנבדוק את האפשרות להעלות את ההפקה באייקון, נאמר שהנושא ייבדק ויחזרו אליהם עם תשובה ברגע שיהיה סגל של אייקון.
• R Musical 2 – התקבלה תשובה לגבי מי יהיו צוות ההפקה – מפיקה: מעין גד.
• שירה גרוס לא תמשיך בתפקיד לאחר הקיץ (אחראי הפקות מקור), יש צורך למצוא מישהו חדש לתפקיד, שירה הסכימה לעזור לחפוף ולייעץ במידה וצריך.

14.שת"פ עם ספריית הוד השרון –
מציג: יבגני.
• יבגני דיבר עם האחראית של הספרייה והיא הסכימה לקיים שיתוף פעולה.
• אבל כבר שבועיים אין המשך להתכתבות ויבגני יבדוק בימים הקרובים שוב האם הנושא עדיין רלוונטי.

15.כאמ"י 2014 –
מציג: אורי.
• מבחינת מקום נבדקים: דן פנורמה, בנייני האומה ומתחם סמולארש באוניברסיטת ת"א + מתחם נוסף.
• נבדקות אופציות למנהלים לכנס ולמנהלה.
• בשבוע הקרוב תסגר ההנהלה ובשבועיים הקרובים יסגר מקום.

16.פרויקט "הספרייה" –
מציג: יבגני.
מעיין פריאל תעזור ליבגני.

17.שת"פ עם איל"י – אירוע יום יפן –
מציג: אורי.
• נראה כי פרסום האירוע עד כה בערוצי הארגון היה יעיל.
• במסגרת האירוע יוקם דוכן אמא"י סטנדרטי.
• איל"י (האגודה הישראלית ללימודי יפן) ביקשו שנארגן את תחרות הקוספליי באירוע.
• תקציב לאירוע מצד הארגון ייסגר בתקווה בשבוע הקרוב.

18.קשר מול שגרירות יפן –
מציג:אורי.
• ביקשו שנעזור להם למצוא גלריה בשביל תערוכה שמציגה אנימה לאורך השנים למשך חודשיים באיזור פברואר-מרץ 2015.
• Voices of a distant star – הקרנה בחינם בתנאי שהכניסה אליה לא עולה כסף.

19.פניות לוועד מהישיבה האחרונה –
מציג: אורי.
• התבצעה פניה ממוזיאון חיפה – יבגני יפנה למוזיאון בחיפה להבין איזה שת"פ הם רוצים.
• התבצעה פניה מהגנים בחפציבה – רענן יפנה לגנים בחפציבה לשתפ שלהם.

20.אירוע הקרנה עתידי –
מציג: איליה.
• אין עדכונים משמעותיים בשלב זה. החלטות יתקבלו במהלך החודש הקרוב.

ישיבת ועד אמא"י – מרץ 2014 (27.03)
נוכחים: איליה לזבניק, יבגני קנטור, שי פרידריך, אורי מרקוביץ, רענן פיקלר והדס נבנצל (נציגת וועד אגודה).

1.חידוש שת"פ אפשרי עם רומ"ח –
מציג: שי
o בוצעה פנייה לליעד מרומ"ח (איש קשר מטעמם) והם העלו ימים קבועים לקיום המפגשים ואף הוצע להשתמש במקום להקרנה.
o קיימת נכונות להתחיל באירועי תוכן קטנים ומשם להתפתח.
o מחיר האירוע יהיה מחיר סימלי וישמש בעיקר לכסות עלות של חשמל וכו'
– כדי שניקח פרויקט כזה דרוש שיאורגן אירוע לפחות פעם בחודש ורצוי שיהיה מספיק תוכן לצורך זה.
o הנושא יוצף אל מול הפעילים; באחריות שי.

2.שת"פ עם הכוכב השמיני (מתנ"ס בהרצליה) –
מציג: איליה
o הכיוון שסוכם הוא קיום ערב התוכן במהלך חופשת פסח במטרה לארגן משהו שלא יתנגש עם כנס "עולמות".
o במידה ולא יימצא תאריך מתאים בפסח, האירוע יצטרך להידחות לחודשים יוני-יולי; באחריות איליה להציף את האפשרויות מול נציגת הכוכב.
o השאיפה למצוא אחראי על האירוע מהפעילים, כדי לנצל את ההזדמנות להכשרת אדם חדש. במידה ולא יתאפשר, איליה ינהל את העבודה על הערב.

3.תוכנה חדשה למסד חברים –
מציג: איליה
o לא הייתה התקדמות מעשית בנושא מאז הישיבה הקודמת, לאור אילוצי הארוקון 2014.
o בשבוע הקרוב ייאספו מתארי הדרישות מיבגני ואורי ותחל לעבוד, בהמשך לסיכום שנקבע.

4.צוות משימה לקראת WCS –
מציג: יבגני
o התקבל מסמך הדרישות מהיפנים להשתתפות בתחרות ה-WCS במעמד "מדינה משקיפה" והצוות התחיל לחשוב איך לעמוד בדרישות אלו.
o הצוות סגר זוג קורסים של תפירה ואיפור. נשאר רק לקבוע תאריכים ולחשב עלות.
סכום סמלי יגבה כתשלום מהמשתתפים (5-15 ש"ח למפגש – לא נסגר סופית).
o הלוגו לצוות המשימה עוצב, יינתן תשלום סמלי למעצב.

5.פרויקט הספרייה –
מציג: יבגני
o להב חדד הפנתה את מנהלת אירועים של ספריית הוד השרון כדי להרים ערב תוכן עם הרצאה כפתיח להשקת מדור מנגה בספרייה.
o יבגני יברר עם מנהלת האירועים פרטים מדוייקים כדי לבדוק כיצד להתקדם משם.
o בעקבות הפניה של הוד השרון יבגני ידאג להעביר להם משלוח קודם.
o ראשל"צ יקבלו בקרוב משלוח נוסף בסיוע עומר אמסלם.
o איל"י יקבלו עוד מספר כרכי מנגה ביפנית.

6.הארוקון 2014 –
מציגים: יבגני ואורי
o ארוחת הסגל מתוכננת ל-10.4 וישיבת הסיכום לכנס ל-11.4.
o המסקנות העיקריות: המקום בעייתי, היה חסר עדכון בזמן אמת, וגם רמה מסוימת של התמודדות סגל מול מצבי חירום, לדוגמת זה שנוצר כתוצאה מעומס האנשים.
o ישנם כ-20 כרטיסים שהוזמנו מראש אשר צריך להחזיר את הכסף עליהם, יבגני עובד על זה מול הדס, גזברית האגודה.

7.כאמ"י 2014 –
מציגים: יבגני ואורי
o החלה העבודה על כאמ"י. מתבצע הליך חיפוש מקום כאשר הדגש הוא כמות האנשים שאפשר להכניס למקום.

8.סיכום האנאמי 2014 –
מציג: איליה
o האירוע היה מאוד מוצלח מבחינת הארגון בהתחשב בלו"ז הקצר מאד שניתן לטובת ההכנות (שבועיים). האירוע בכללותו הרגיש חלש בהשוואה ל-2012, גם בגלל נזקי הסופה.
o הייתה כמות הגעה טובה ("המקום נראה חי"). מגוון רחב של אנשים הגיעו לדוכן ולמרצים כדי לשאול על אנימה, מנגה ועל הארגון.
o סיכום מסודר יופץ במייל בהמשך לישיבה.

9.אירוע הקרנה אפשרי –
מציג: איליה
o סוכם כי קיים סרט מוביל מבחינת הנסיבות (זכויות הקרנה וכו')
o אור אמר שיבדוק מול הסטודיו את הפרטים.
o השאיפה היא למנף את האירוע ולקיים גם הרצאה בנוסף לסרט, בהקשר אליו או לנושאו.
o הזמן המועדף לקיום האירוע הוא חודש יוני.

10.עדכון התקציב השנתי –
מציג: יבגני
o בהמשך להארוקון 2014, בוצע עדכון תקציב השנתי של הארגון בסעיפים שונים והשינויים הוצגו לוועד.
• קוצץ תקציב פרויקט "הספרייה" וה"מנגה קפה".
• בוטל סעיף החזרים על הוצאות וועד.
o תקציב מעודכן ישלח לאחר הישיבה ע"י יבגני.

11.פרויקט מנגה קפה –
מציג: אורי
o בהמשך לעדכון מחודש שעבר, נראה כי דני פייגלמן ממשיך לקחת פיקוד על הנעשה בתל-אביב ודואג לארגן המפגשים ולמנהלה.

12.פרויקט "מנגזין" (מגזין ארגוני מצולם) –
מציג: שי
o הסרטון הראשון מוכן לפרסום רשמי ויעלה לאוויר בימים הקרובים.
o ייסגר מול גיא אשל פרסום הסרטון בעמוד הפייסבוק הארגוני, כ"יריית פתיחה".
o סיכום מפורט ראשון של מסקנות וסיכומים יעלה אחרי שפרק אפריל-מאי יעלה לאוויר.

13.אתר ארגוני חדש (שת"פ עם האגודה) –
מציג: יבגני
o קיבלנו גישה לממשק הניהול של האתר לפני מספר ימים.
o בבדיקה של אור פרלמן של האתר מול האפיון צפו פערים עקב כך שהמתכנת יישם דברים באופן שונה מהמצופה אך הוא יתקן זאת.
o האתר יכול לעלות בשבוע-שבועיים הקרובים.
o חן וייס התנדב להיות אחראי תכני האתר, במסגרת מפגש הפעילים האחרון.
o ניתן יהיה להשתמש במערכת גם כבסיס לאתר כנס.

14.עדכונים מישיבת וועד האגודה –
מציג: יבגני
o בהמשך לשאילתות בנושא הביטוח והשת"פ עם איל"י, אין בעיה לבצע את המבוקש.
o בהמשך להתדיינות שהתקיימה, יש טעם לשקול עידוד פעיל של הפקות מקור לעשות פרויקט גיוס המונים (Kickstarter ישראלי כלשהו)
כדי לצמצם לתגבר את הסכומים שמקציב הארגון (בדומה לשהיה עם הפרויקט של "הרואה האחרון" אל מול אייקון והאגודה).
o בקשה לקיום אודישנים להפקת R2 בעולמות – תתבצע פנייה מסודרת לסגל עולמות בהמשך לבקשה.
o האגודה עודכנו על מצב מכשירי הקשר בסיום הארוקון 2014 ועל העובדה שאחד מהם לא פעל באיסוף.
o רואה החשבון הכללי – צבי ביקש לערוך ריענון בנוגע להנחיות ונהלי הכספים שלנו והאגודה בנוכחות הגזבר שלנו, שלהם וגם היו"רים.

15.שת"פ עם איל"י –
מציג: אורי
o יתקיים כנס אנימה ביחד עם יום יפן. רוצים משהו מרשים ורהבתני כיוון שיהיו אורחים יפניים. יוקרנו פרקים של Shinkegi no Kyojin+ סבב QA עם האורחים.
o האירוע יתקיים ב21 למאי. סוכם כי נעודד אנשים לבוא בקוספליי שקשור לעבודות של היוצרים של שינגקי, ושכל אחד מהיוצרים יחלק פרס לאדם שיתחפש למשהו שלו.
o צריך לפרסם בהקדם: יודגשו שתהיה תחרות, העיקר יהיה עם נראות וששלושת אורחי הכבוד יחלקו פרס על היצירות שלהם + שני פרסים כלליים. תחרות הקוספליי תהיה פתוחה רק למתמודדים עצמאיים(כלומר שאינם חלק מקבוצה).
o נפרסם ונבצע הערכה של כמות הבאים ובהתאם נתאם איתם.

16.הפקות מקור קהילתיות –
מציג: רענן
o הפקת NTT –
• טרם הכנס – נציגי ההפקה הצליחו לקיים זוג הרצות מלאות למען אנשי סגל וועד והציגו איכות גימור גבוהה.
• מהלך הכנס – עלו בכנס "הארוקון 2014" פעמיים. זוג ההצגות היו מוצלחות. בנוסף לכך שהקהל נהנה והשחקנים היו במיטבם, גם מבחינת הצד הטכני הכל עבד.
• רועי רות' יגיש קבלות וסיכום לקבלת החזרים מהארגון לגזבר, לטובת המשך טיפול.
o הפקת פנדורה –
• הוציאו את הטריילר למחזמר ב"כאמ"י 2014".
• הקימו דוכן בכנס "הארוקון 2014" לגיוס תרומות.
• מעוניינות בדוכן גם בכנס "עולמות 2014", מחכים לאישור מהם.

נוכחים: איליה לזבניק, יבגני קנטור, שי פרידריך, אורי מרקוביץ' ורענן פיקלר.

אתר ארגוני חדש (שת"פ עם האגודה) –
מציג: יבגני קנטור.
• איליה התנדב לקחת על עצמו את תפקיד מלווה המשימה מצד הועד. בסוף החודש יתבצע עדכון ויישור קו מול אור פרלמן על מה צריך להתרחש בהמשך הדרך.
• המתכנת ביקש לקבל אישור רשמי לפורמט העיצובי שהגיש, כתנאי ולאחר להמשך את העבודה על האתר. בהמשך לאישור המקצועי של אור, יבגני יעביר את המסמך לחתימה של עינת סיטרון.

הפקות מקור קהילתיות –
מציג: רענן פיקלר.
• הפקת NTT –
o בתאריך 23.02 תתקיים הרצה מלאה של המחזמר של NTT, הועד הוזמן להרצה.
o ייבדק מתי ניתן לבצע הרצה מלאה נוספת לטובת הסגל והמתנדבים של הכנס – שאיפה לסוף החודש או ימים ראשונים של מרץ.
• הפקת פנדורה –
o תבוצע פנייה לקבלת טריילר של ההפקה לטובת הקרנה בהארוקון 2014 – צריך להכיל לוגו ותאריך לכנס הבא.

תחום הפעילים –
מציג: שי פרידריך.
• שי הציע לעשות מפגשי מינגלינג של הפעילים, ללא פרטים נוספים בשלב זה.
• בהמשך להצעה שעלתה בהתכתבות וועד במייל, התגלעו חילוקי דעות בנוגע לטעם במפגש אשר ישלב "יריד תעסוקה" של תפקידי סגל ארגוני לא מאוישים; בשלב זה הנושא הוקפא.

אירוע ההאנאמי 2014 (שת"פ עם הגנים הבוטניים) –
מציג: איליה לזבניק.
• נקבע כי האירוע, שת"פ עם הגנים הבוטניים בירושלים, יתקיים ב-21.02. ההחלטה התקבלה ע"י הגנים בהתראה קצרה.
• הארגון ישתתף ביום אחד מהפסטיבל שיכלול הרצאות שיעבירו יבגני ואורי, בשאיפה דוכנים מסחריים (בתלות ביכולת גיוס לאור ההתראה הקצרה) ודוכן אמא"י שיאוייש ע"י פעילים במשמרות מתחלפות (אייל הורן ומריה צליקוב).

צוות משימה לקראת WCS –
מציג: יבגני קנטור.
• בשלב זה הצוות אינו מתפקד באופן מספק והדבר מורגש מבחינת קצב ההתקדמות – ללא תוצרים משמעותיים עד כה.
• עדי פוזנר הסכימה להחליף את ביאטריס ברמת הצוות, לאחר שזו פרשה מסיבות אישיות.
• ביום ראשון הקרוב, ה-23.02 ,צפויה להתקיים ישיבת העבודה החודשית.
• התקבלו פניות לאנשים בקהילה להעברת סדנאות מקצועיות (סקיטים, משחק, תפירה וכו'(.
• בשאיפה ב-28.02 יעלה עמוד בפייסבוק עם ראיון של זוכים בתחרויות סקיטים מחו"ל ולוגו.

פרויקט "מנגה קפה" (מועדון קריאה) –
מציג: אורי מרקוביץ'.
• דני פייגלמן הצטרף באופן רשמי לניהול המנגה קפה בתל אביב ומספק גיבוי לאורי ולמיתר פשקר.
• העבודה על הכנס גובה מחיר מהפרויקט בכל הנוגע לקשב ופנאי – השאיפה היא לחזור לשגרה עם סיומו.
• ישנה מגמת עליה במספר האנשים במדור תל אביב.

פרויקט "הספרייה"–
מציג: יבגני קנטור.
• הפרויקט נמצא על אש קטנה לאור העבודה על הכנס הקרב; בשאיפה תתבצע חזרה לשגרה עם סיומו.
• הבית ספר בראשון לציון פנו בבקשה לעוד כרכי מנגה, יבגני יבדוק לאחר הכנס איך ניתן להגדיל את המדור בספריית בית הספר.
• יבגני יעשה פנייה לספריות בעלות דף פייסבוק לצורך פרסום הכנס.
• בנוסף יבגני עבר על התרומות של מנגה ביפנית ויבגני יעביר את המנגה במסדרת הקשר עם איל"י שיחולקו בהאנאמי.

מינוי א' מניעת הטרדות מיניות–
מציג: יבגני קנטור.
• סמדר שחף לא תוכל לבצע התפקיד, לאור נסיבות אישיות.
• בבדיקת המשך לא עלו מועמדים זמינים מבין החלופות שהועלו – קטיה ז'לטוב, גאיה ודאי, הילה בגם.
• יבגני ימשיך בחיפוש אחר מועמדים בשבוע הקרוב, בסיוע קטיה.

מסד נתונים ארגוני (מס"ד חברים) –
מציג: איליה לזבניק.
• איליה הציע לכתוב תוכנת הרשמה ומסד נתונים חדש לארגון, תחת מה שקיים כיום ודורש מיני שיפורים ושדרוגים. הוועד הסכים לתת לו המנדט לכך.
• השאיפה היא להוציא גרסה ראשונית לקראת הארוקון 2014, עם שדרוג פונקציונליות בהמשך. לשם כך תתבצע בסופ"ש הקרוב ישיבה משולשת עם אורי ויבגני כדי לעדכן על האפיון והדרישות הקיימות.

עדכון מצב הארוקון 2014–
מציג: אורי מרקוביץ'.
• התוכניה של הכנס נסגרה, למעט אירוע אחד שצריך להתווסף.
• ישנה חריגה קלה מהתקציב המקורי שאושר.
• על מנת למנוע עצירת מכירת כרטיסים מהאירוע עלתה הצעה להשכיר אולם אירועים קרוב בעלות גבוהה יחסית לצורך הופעה של סייגן קומפלקס וישנו מצב שיהיה צורך במקרה כזה להוסיף ציוד טכני שיעלה את התקציב עוד.
• יבדק נושא עצירת מכירת כרטיסים בשעות עומס בנוסף למכירת כרטיסים מראש בעזרת האגודה, יבגני יפנה לדמיאן מהאגודה בנושא.
• התקיימה ישיבת הפקה בהיכל ב-18.02 עם הנהלת ההיכל ונציגיה המקצועיים.

פרויקט המגזין המצולם –
מציג: שי פרידריך
• שי הציע להוסיף עוד פרזנטורית על מנת לייעל את הפקת הסרטונים.
• יבגני יקשר את שי לתומר מהאגודה בשביל בדיקת אפשרות שימוש במצלמה של האגודה, אם כגיבוי ואם לטובת שיפור איכות התוצרים.
• טרם התקבלה התייחסות להחזרים הראשונים לצוות מצד הגזברות. סוכם כי שי ידגום את אור בשבוע הקרוב ויבגני יתערב במידת הצורך בהמשך.

פניות לועד מאז הישיבה הקודמת–
מציג: אורי מרקוביץ'.
• נעשתה פניה לאמא"י להתקשרות טלפונית עם מחנכת תלמיד שיצר את הקשר בשביל הרצאה בבית הספר, אורי ישלח לו תשובה שהמחנך יפנה במייל לארגון.
• חפציבה מעוניינים לעשות שת"פים עם הארגון בפורים ובקיץ, אורי ענה להם שלא נוכל לעשות שת"פ בפורים ולאחר הישיבה ניצור איתם קשר שוב, הוחלט להזמין אותם לכנס.
• סמדר דניאל קישרה בין יבגני לאיש קשר ביאמאטויה לטובת שת"פ פרסומי עם הארגון, בדומה למה שבוצע בהארוקון 2013. יבגני יקשר בינו לרענן (א. שיווק בכנס).
• התרחשה התקדמות בקשר עם איל"י – הם מקימים שני דוכנים בכנס והארגון ישולב בשאיפה בתוכנית התיכונים של האוניברסיטה העברית.

ישיבת וועד אמא"י – ינואר 2014 (16.01)
נוכחו בישיבה: יבגני קנטור, אורי מרקוביץ', איליה לזבניק, רענן פיקלר, שי פרידריך והדס נבנצל (חלקית).

1.האנאמי (פריחת הסאקורה) 2014:
מציג: יבגני.
בוצעה פנייה ראשונית לגנים הבוטאניים בירושלים, בהקשר להשתתפות הארגון באירוע ה"האנמי" השנתי.
התשובה עד כה היא כי קיים סיכוי שהאירוע לא יתקיים בגלל נזקי הסופה מסוף חודש שעבר, אך עדיין לא התקבלה החלטה סופית בעניין מצד הנהלת הגנים.

2.איוש תפקיד א' מניעת הטרדות מיניות:
מציג: יבגני.
• לאור פרישתה של סמדר שחף מהתפקיד, סוכם כי יש לגייס מחליפה לתפקיד בהקדם, לאור הארוקון 14'.
• רענן פנה לקטיה זיילצוב על מנת להסביר לקטיה על אופי התפקיד ולאחר מכן יבגני קישר בינה לבין א' מניעת הטרדות מיניות מטעם האגודה (ליאת).
• הגיוס של קטיה צפוי להסתיים בקרוב, באחריות יבגני.

3. Time Of Eve,חלק ב':
מציג: יבגני.
יש טעם לתקן את הטעות שנרשמה בפרוטוקול הישיבה הקודמת לגבי תאריך יציאת ה-Blu-Ray – תאריך היציאה הנכון הוא תחילת חודש אפריל (באביב) ולא בחודש ינואר.

4.אתר ארגוני חדש (שת"פ עם האגודה):
מציג: יבגני.
• אור פרלמן עדכן כי ליבן מספר נקודות באפיון, סביב פיצ'רים נקודתיים, לבקשת המתכנת, וכתיבת הקוד צפויה להתחיל השבוע.
• הועברו עיצובים לדוגמא, שנדרשו לטובת תחילת העבודה.

5.עדכון בנושא הפעילים:
מציג: שי.
• עלו הצעות מהפעילים לפרויקטים ונכונות מחלקם לקחת על עצמם את אותם פרויקטים.
• שי מתכנן לפנות לפעילים באופן פרטני לבדיקת יישום פרויקטים אפשריים.
• לבקשת יבגני, שי ייצור קשר עם הדס בנוגע לאפשרויות ורעיונות להנעת הפעילים במסגרת פעילויות ערכיות והקשורות בארגון ובעשייה שלו, על בסיס ניסיון האגודה ובכלל.

6.פרויקט מגזין ארגוני מצולם:
מציג: שי.
• גובש לו"ז התחלתי לעבודה והצילומים של הניסיון הראשון צפויים להתחיל ב-21/01 .
• קיים צפי ל-Segment לקראת סוף החודש.

7.הפקות מקור:
מציג: רענן.
• NTT –
o לאורך כל החודש הקרוב בכל יום חמישי תתקיים הרצה מלאה של המחזמר, בינתיים ללא הקוספליי או התפאורה. בשאיפה העוסקים בנושא מצד הארגון יגיעו לאחת ההרצות.
o צוות ההפקה ציין כי הם צפויים להיות מוכנים חודש לפני הכנס להרצאה מלאה עם כלל הפריטים.
• פנדורה– צוות ההפקה ביקש לקיים דוכן לגיוס תרומות במסגרת הארוקון 2014, הבקשה אושרה והם הופנו לטיפול א' הדוכנים טרם הישיבה.
• R2 Musical – צוות ההפקה העביר עותק של התסריט להתייחסות נציגי הארגון, וכנראה ממתינים להתייחסות המקצועית של שירה גרוס (א' הפקות מקור) על התסריט.

8.תקציב קדנציאלי (2013 – 2014):
מציג: יבגני.
• הוצגה טיוטת התקציב כפי שנבנתה ע"י אור (גזבר הארגון) ויבגני והוצפה להתייחסות לרמת הוועד, טרם הישיבה.
• התקציב אושר ע"י כלל הוועד בתוספת שינויים קלים ויופץ להתייחסותו של אור בהקשר לשינויים.

9.הרצאה בבית ספר תיכון בראשל"צ (מקיף ט'):
מציג: אורי.
• ההרצאה תתקיים בבוקר יום ראשון הקרוב (19/01).
• טרם נסגרה סוגיית צילום ההרצאה, אך זה נמצא בטיפול.

10.עיקרי ישיבת ועד האגודה האחרונה:
מציג: יבגני.
• הוצג נושא הבעיות הטכניות, באירוע חנוכה 2013, עם המדונות ורקע הצילום שנרכש בשיתוף האגודה והארגון – הנושא ייבדק מצד האגודה. נכון לרגע ישיבת הוועד לא התקבלה תשובה בנושא.

11.הארוקון 2014:
מציג: אורי.
• ב-3 בינואר התקיימה ישיבת סגל בסלון בדיזינגוף סנטר, מתוכננת ישיבה לסוף החודש הקרוב שכל הסגל מוזמן אליו.
• קרן לין קישרה בין ההנהלה לבין אורי ליפשיץ למטרת ארגון ערב הדרכה למרצים לכנס.

12.צוות משימה WCS:
מציג: יבגני.
• ב-2 בחודש התקיימה פגישה פיזית ראשונה של הצוות בתיאום ציפיות והתנעת העבודה.
• נפתחה קבוצת פייסבוק לצוות כבסיס להתנהלות שוטפת.
• מאז הישיבה, הצוות החל להתקדם בשלושה כיוונים: צוות הסברה, צוות טכני (קוספליי) וצוות שמתעסק במשחק (שירה גרוס הסכימה לעזור בנושא).
• הצפי הוא שעד ה-01/02 תהיה תוכנית עבודה ראשונית – הכרזה על פעילות ראשונה.
• רז פרלמן יעזור בפן הגרפי של הצוות כל עוד זה לא יפריע עבודה שוטפת בכנס.
• יבגני פנה לאיש הקשר הדני שהגיב לפנייה הראשונית במייל במטרה לבר פרטים מעשיים נוספים, טרם קיבל תשובה.
• השאיפה היא לקיים ישיבה פיזית אחת לחודש, עם אופציה לפעם בשבועיים בהמשך, לבקשת חלק מהצוות.

13.פניות לוועד מאז הישיבה הקודמת:
מציג: אורי.
• נקורי אופיר בן דור פנתה לוועד בסוגיית דוכן צ'יבי פרינט, אורי ענה לה שתיפקח עליהם עין במהלך הכנס.
• הייתה ישיבה לגבי שיתוף פעולה עם איל"י (אגודה ישראלית ללימודי יפן),יו"ר האגודה יקשר בין אמא"י לשגרירות יפן.
• הכוכב השמיני (מועדון נוער בהרצליה) פנה לארגון דרך עמוד הפייסבוק בבקשה לקיים ערב "אנימה" (הרצאות וקראוקה) נוסף,
בדומה למה שאורגן בחודש אוגוסט האחרון. יבגני הגיב לנציגה כי יקבלו התייחסות מסודרת אחרי ישיבת הוועד.
o בהמשך להצגת הפנייה סוכם כי איליה יוביל את הטיפול בארגון האירוע ובקשר מול הכוכב בזמן ששי יסייע לו במידת הצורך.

14.כאמ"י 2014:
מציג: יבגני.
• הוחלט להכריז על תאריך לכאמ"י 2014 בערוצים הסדורים של הארגון, כאשר התאריך שנסגר הוא – יום חמישי, ה-7 באוגוסט.

15.פרויקט "הספרייה":
מציג:יבגני.
• הועבר משלוח מנגה ראשון לבית הספר בראשון לציון, בקרוב יועבר משלוח שני.
• מתוכנן רכש נוסף מהתקציב השנתי, יוספו פליירים ופוסטרים בנושא.
• איליה פנה ליבגני לגבי פתיחת הפרויקט בחולון.

16.פרויקט ה"מנגה קפה" (מועדון קריאה):
מציג: אורי.
• דני פייגלמן לקח יוזמה וביקש גישה לדף הפרויקט במטרה לעזור לקדם את הפרויקט, והוא פועל בכיוון זה ברמה המעשית.
• הפרויקט נמצא בהקפאה חלקית מבחינת קשב של אורי, לאור ההתעסקות בהארוקון. רעיון הסרטונים לא התקדם בינתיים.