קטגוריה: פרוטוקולים

נוכחים: אורי מרקוביץ', אמנון לוי, חן וייס, שרון טורנר, יבגני קנטור (נציג מטעם האגודה למדע בדיוני ופנטזיה), דני פייגלמן (חבר בתהליך חפיפה לועד, נמצא כצופה בישיבה כחלק מהליך החפיפה).

נוכחת דרך הסקייפ: תמר ירון

1. תהליך התנתקות מהאגודה

מעדכן: אורי

התקיימה ישיבת חפיפה ראשונה ובה התקיימה שיחה המבהירה מה משמעות החפיפה, מה המטרות, מה זה אומר להקים מנהל תקין, וחולקו משימות. כל חבר חפיפה קיבל לפחות משימה אחת, למעט אורן אבירם שלא נכחה בישיבה. העבודה עם צוות החפיפה התחילה.

אורי יפתח דיון לקביעת מועד ישיבת חפיפה שנייה. פרוטוקולי הישיבה יפורסמו בקרב הפעילים לאחר העריכה. נוסף לכך חברי החפיפה הוזמנו להיות נוכחים כאורחים בישיבות הוועד, דני פייגלמן הגיע לישיבה הנוכחית.

נתן רונין, אחד הפעילים וחבר בצוות כוח אדם באירוע הארגון, הראה עניין להבין את הסטטוס הנוכחי של ההליך בקבוצת הפעילים וקיבל על זה תשובה מפורטת.

המשימות שקיבלו חברי החפיפה הן משימות ביורוקטריות, להבין איך לעשות כמה ולמה, למשל, דני קיבל את המשימה לברר כיצד מתנהלים מול הבנקים – מה צריך בשביל לפתוח חשבון בנק של אגודה, השגת פירוט עמלות על מנת להבין מה הכי משתלם (עמלות זה נושא מאוד גדול שצריך להתחשב בו כאשר פותחים חשבון עבור אגודה) ועוד.

תמר ואלה ברוך קיבלו לבדוק את הנושא של עו"ד, ואורי דואג לנושא של רואה חשבון, אם לא נוכל להמשיך עם הרואה חשבון של האגודה, אורן תצטרף לאורי בחיפוש אחר רואה חשבון אחר.

יוני לינדר קיבל את המשימה למפות את שירותי הארגון השונים – למשל מה עושים עם מייל, אתר, סליקה, אחסון, איפה מאחסנים ולמה. ביררו אופציה להעביר לפייפאל כסף כדי לשלם על שירותים אינטרנטיים במקום להחזיר לאנשים כסף.

2. שת"פ עם טיקוטין

מעדכנת: שרון

שרון בקשר רציף עם מוזיאון טיקוטין, מחכים לאישור תקציב מצד המוזיאון, דבר שלוקח זמן.

3. אירוע קראוקה

מעדכן: אורי

האירוע יתקיים ב-19.5 באשכול הפיס באוהל שם, רמת גן. האירוע יערך בין השעות 18:00-22:00. בשיחה עם מש"י הפרסום אמור להתחיל ביום חמישי הקרוב.

4. פרס תלתן (תחרות ציורים)

מעדכנת: שרון

השם שנבחר לתחרות הציורים הינו פרס תלתן, על שם תלתן בעל 4 עלים, כרפרנציה ליונקומה (קומיקס המורכב מארבעה פאנלים).

התקיימו עד כה שתי ישיבות איפיון לפרס. הילה בגם נבחרה להיות מנהלת ועידת הפרס.

תתקיים ישיבה נוספת על מנת לסגור פרטים נוספים.

נקבע לו"ז להתנהלות ועידת הפרס, ונשלחה ליבגני בקשה לשבת איתו על תקנון, כנציג מטעם האגודה למד"ב ופנטזיה שבסופו של דבר מעביר להם את התקנון לאישור.

בתערוכה שתתקיים כחלק מהליך הפרס יוצגו ציורים ולידם קומיקס יונקומה. כל מתמודד ידרש להגיש את שני הדברים.

השאיפה היא בתחילת ספטמבר לפתוח את ההרשמה, כך שעד תחילת ספטמבר צריך לסגור פרטים כמו הפרס, התקנון, השופטים וכל שאר הדברים ההכרחיים.

גיוס השופטים יחל בתחילת יולי.

שרון הבהירה שלמרות הלו"ז הצפוי, במקרה והפרויקט ימשך לקדנציה הבאה, היא מוכנה להמשיך בעבודה על הפרס.

אורי ציין שעלולה להתעורר בעיה בפרסום הפרס מצד מש"י באותה תקופה בגלל שהצוות יהיה עמוס עם כאמ"י, לכן מומלץ לנצל את כאמ"י כפלטפורמה לשיווק. משהו ששווה לחשוב עליו כבר עכשיו לקראת כאמ"י.

5. מש"י

מעדכן: אמנון

התקיימה פגישת פתיחה למש"י בנוכחות מצומצמת של גיא מרטון, אניטה קרפל ואמנון.

הוצבו לפרויקט יעדים בטווח הקרוב (אירוע קראוקה ושירופסט), וכן גם יעדים לטווח הרחוק, ביניהם הוצאת תוכן בקצב גבוה בעמוד אמא"י, מיתוג של מעמד הפעיל כמעמד נחשק יותר, ולשווק את אמא"י בצורה שמטיבה עם תדמית הארגון.

אמנון העביר לאניטה את מטרות הארגון הרלוונטיות, לפיהן תקבע קו עיצובי אחיד לכל הפרסומים.

גיא מרטון התחיל לקדם את הנושא, וקיבץ אנשים מוכשרים במדיה לקידום מטרות הפרויקט.

נקבע שהועד יותר לא יעביר פרסום ישירות דרך גיא אשל, אחראי על עמוד הפייסבוק של אמא"י, אלא דרך הקבוצה המיועדת לפרסומים. מש"י יהיו אחראיים גם לגראפיקה של הפרסומים.

6. לו"ז עד כאמ"י

מעדכן: אורי

מתוך כוונה להדגיש שהארגון אינו רק ארגון כנסים, אנו מעוניינים להטמיע לעצמינו את הקונספט "לו"ז עד כאמ"י", הכוונה לעשיית אירועי תוכן ופעילויות שונות שיתקיימו בחודשי הקיץ עד אירוע כאמ"י. האירועים המתוכננים הם:

19.5 – קראוקה

22.5 – יום יפן בסימן שאלה

13.6 – שירופסט

2.7 – פתיחת תערוכה טיקוטין

7.7 – טאנאבטה

?? – אירוע תוכן עם טיקוטין

סוף יולי – אירוע הקרנה

?? – מסיבה

יש מספר דברים שחשוב לעשות בשביל הלו"ז עד כאמ"י:

1. למתג את אמא"י – יש ליידע את מש"י על הלו"ז ולמתג בהתאם.
2. צוות תכנים – שרון תדבר עם צוות תכנים עד הישיבה הקרובה על פרויקט "הרצאות על הבר" ואירועים נוספים שאולי ירצו להרים במהלך החופש.
3. עד הישיבה הבאה נהיה סגורים על הלו"ז שלנו לחופש, שנדע מה עושים ולא עושים. המטרה להדגיש שאנחנו לא רק ארגון של כנסים ולהוציא לו"ז מסודר שיהיה נגיש ומוכר לכל.

7. כאמ"י 2016

מעדכנת: שרון

החל גיוס חברי סגל ראשוני מאוד. נמצאו א' טכני, א' תכנים וא' שיווק (מש"י).

ברגע שבוריס רודמן, המנהל הנבחר, יחזור מיפן, יתחיל גיוס אינטנסיבי יותר.

8. חסות לאוג"י בשירופסט

מעדכן: אמנון

אמנון עדכן על ההתקדמות של קבוצת אוג"י בעבודתם על אירוע שירופסט. הוחלט על הגדלת תקציב האירוע למען העלאת המחזמר, ואמנון ינסח את גרסת התקציב החדשה וישלח לאגודה לאישור.

9. תחום הפעילים

מעדכן: אמנון

החודש הצטרפו 3 פעילים חדשים ובעוד חמישה ימים יפוג התוקף של 11 חברים קיימים. אמנון ישלח הודעות לפעילים שצריכים לחדש את המעמד.

דני הציע שמי שרוצה להיות סגל צריך למלא טופס שיכניס אותך לקבוצת הפעילים כדרישה.

מחר אמנון יפיק כרטיסי פעיל.

לחודשים הקרובים מתוכננים שני מפגשי פעילים:

פיקניק יוני – חן יהיה האחראי. הפיקניק יערך בפארק הירקון.

מפגש ענייני יולי – תמר תהיה אחראית עליו.

אורי התחיל היום נגישות פעילים – אם אנחנו רוצים שקבוצת הפעילים תהיה חיה יותר אנחנו צריכים לפתוח יותר נושאים. דני אומר שיש חשש להגיב בקבוצת הפעילים, משום שאנשים מפחדים שאם הם יביעו עניין באירוע מסויים, נבקש מהם לנהל אותו.

לכן יש לפתוח נושאים שנותנים לאנשים יותר יכולת להגיב ("איזה סרט הייתם רוצים לראות באירוע הקרנה") ופחות כאלו שמנסים לחפש אנשים לפעילויות.

10. פניות מאז הישיבה האחרונה

מעדכן: אורי

מייד קפה – אורי ערך פגישה עם האחראיות על המיזם. יש להם תוכנית מסודרת שהם צריכים לשלוח לאורי במייל, ואורי יראה איך ניתן לעזור להם.

11. אירוע הקרנה

מעדכן: חן

חן מעוניין להרים אירוע הקרנה בסוף יולי. כרגע נערך חיפוש אחר סרט שיהיה מתאים להקרנה, אך ישנם קריטריונים מגבילים (לדוגמא שהסרט טרם יצא בגרסת בלו-ריי). ישנו סרט שחן ואור מעוניינים להביא, אך הם מתקשים למצוא את פרטי הקשר של המפיץ. במידה ולא ימצא סרט מתאים להקרנה, האירוע ידחה לאחרי ספטמבר.

12. צוות תכנים כללי

מעדכנת: שרון

אין עדכון. אורי אמר לשרון שיש לדבר איתם לגבי לו"ז עד כאמ"י, ולדבר איתם על אמא"י על הבר, צריך להריץ את זה עכשיו אם רוצים שזה יצא לפועל. שרון תוציא פנייה מסודרת לצוות.

13. חנות אירגונית

מעדכן: אורי

ניר העביר בקשות לביטול כרטיסים מאוחר ממש ביחס למה שנקבע.

אם מבטלים עסקה תוך 21 יום בפייפאל, לא משלמים עמלה על ביצוע הפעולה, אך במקרה והביטול מגיע אחרי זה זה נהיה פרוצדורה שלמה בפייפאל, מה שמציב כרגע קשיים בביצוע ההחזרים.

אורי יקבע עם הצוות מדינו ישיבה מסודרת על עדכונים לחנות לקראת החצי השני של השנה.

14. פרויקט הנוער

מעדכן: אורי

אורי ישתלב בפרויקט ניצוצות, הוא יעביר ארבעה מפגשים בנושא אנימה לבית ספר עירוני י"בביפו. אורי סיכם שאם תהיה הצלחה בפרויקט ונרצה להרחיבו, נחפש אנשים משלנו שיצטרפו לפרויקט ניצוצות ונוכל להתפשט בבתי ספר שונים ולהעביר שם תכנים בנושא. הפרויקט נערך בימי שישי בבוקר, כך שאלה זמנים נוחים.

אורי עדיין צריך לחזור לאנה ציפרמן לגבי אם אורי יעשה הרצאה במקיף ט' בראשון.

15. גיק פיקניק

מעדכן: אורי

תוכנן שיתוף פעולה בצורת הרמת תחרות קוספליי עם קוספליי IL, אך בגלל לו"ז לחוץ מכל הצדדים, כשאנו שימשנו רק כמגשרים, הדבר לא יצא לפועל. השיתוף פעולה היחידי שלנו היה פרסום האפשרות להיכנס לאירוע בחינם בקוספליי בשליחת תמונה. לא היה שיתוף פעולה כפי שתוכנן בהתחלה, אולי יהיה שיתוף פעולה שנה הבאה.

16. קוספליי למען מטרה

מעדכן: אורי

אין עדכון. חוסר ההתקדמות נובעת מהצד שלנו. אורי צריך לשלוח לביאטריס ריטנבנד טופס שחרור מזכויות יוצרים. מאחר ומוכרים צילומים של צלמים שצילמו קוספליירים ספציפיים, הם צריכים לאשר שימוש ומכירת יצירות שלהם. יבגני אומר שיש את הטופס בדרייב, הוא יברור במייל שלו.

17. סיוע לקוספליי IL

ראה סעיף גיקפיקניק

18. שת"פ יום יפן בעברית

מעדכן: חן

לאחר שחן ניסה לגייס אנשים לניהול האירוע דרך קבוצת הפעילים, כל הפניות שקיבל היו כלליות ולא סביב הניהול. חן ניסה להציג את האחריות כאחריות קטנה, בשל היות האירוע מאורגן על ידי תא ניפון מה שמוריד את הצורך לארגון תכנים והבאת דוכן אמא"י.

בפנינו מוצבות שתי אפשרויות:

1. לתת לאחד הנחפפים שיקח על עצמו את האירוע ויתנסה. שילוב של ליווי וניהול אירוע. הדרישות אינן גבוהות, כשחן היה אחראי על זה הוא בא פעם אחת לירושלים וגם ביום עצמו.
2. להכריז על אי קיום האירוע. הסיבה שלא נוציא קול קורא כללי היא משום שמועד האירוע קרוב מאוד (תאריך קיום האירוע נמסר לחן רק לא מזמן), ואדם ללא ניסיון יתכן שיזדקק להדרכה שמבחינת המשאבים המושקעים בה, היא עלולה להיות זהה לניהול מלא של אחד מחברי הועד.

19. פרוייקט גיוס

מעדכן: אמנון

אין עדכון

20. נראות אירגונית

מעדכן: אמנון

התקיימה פגישת איפיון אתר, בנוכחות אמנון, שרון, אורי, אניטה ועומרי (גיא מרטון לא נכח). בישיבה נכתב מסמך איפיון מטרות על לאתר. עומרי העביר את המסמך לכולם במייל.

אחת ממסקנות הפגישה הייתה שמלבד האפיון של האתר, העיצוב של האתר יהיה כפוף לקו העיצובי שיקבע לאחר פגישת מש"י, בה יקבע בין היתר הקו העיצוב הארגוני.

21. ג'יי פארטי – מסיבה

מעדכן: אורי

כרגע אנו בודקים את האפשרות לקיים מסיבת ג'יי פארטי באוגוסט. יש לחשוב מי יהיה מוכן לערוך את המסיבה, מי מוכן ללוות, והאם תהיה היענות לארגן את המסיבה. אם אנחנו רוצים שזה יצא לפועל, צריך עד הישיבה לראות מי יכול לעשות את זה.

שרון תשאל את גל איילון, אורי ידבר עם גיא תמיר אם היא לא עונה.

ניהול מסיבה: לארגן רשימה (פלייליסט), למצוא ולסגור מקום, לדאוג לכל הפאן. שאף אחד לא יצטרך להתעסק עם זה. אורי ינסח מסמך דרישות.

בישיבה שתכלול גם את תמר, צריך להצביע על ביטול סעיף שהוחלט לפני מספר שנים לפיו הארגון לא ישקיע כספים במסיבות, אלא יהיה מוכן רק לפרסמם.

אורי צופה שכמות המגיעים תכסה את ההוצאה. חן חושב שאורי אופטימי מדי בהערכתו, אך אורי ציין שיגיעו מספיק אנשים משום שלא התקיימה מסיבה מזה זמן רב.

יבגני מבקש שתהיה הקפדה על בדיקת תעודות זהות בכניסה למסיבה, ושמישהו מטעמנו שיוסכם על האגודה יבצע את הבדיקה.

22. פרויקט הספריה

מעדכן: יבגני

הספרייה בראשון ביקשו לקבוע פגישה עם יבגני. יבגני אמור להגיע אליהם אחרי פסח, שבוע הבא, והוא יגיע עם כרכים. יכול להיות שיש עוד תיכון שירצה להעביר הרצאות. תלמידי התיכון ביקשו מהמנהל לקנות לספריה מנגה וקומיקס. ההתנהלות אינה רק מול אחראי הספרייה, אלא זה ברמת מנהל בית הספר.

23. מנגזין – עדכון אחרון

מעדכן: חן

שי עובד עם חן על המנגזין, הוא אומר שהכל חוץ מהכתוביות הסתיים.

24. מנגקפה

מעדכן:אורי

יסמין ממשיכה לקיים את הפגישות באופן תדיר בהוד השרון.

נוכחים: אורי מרקוביץ', אמנון לוי, חן וייס, שרון טורנר, תמר ירון, יבגני קנטור (נציג מטעם האגודה למדע בדיוני ופנטזיה).

1. הליך ההתנתקות מהאגודה

מעדכן: אורי

כרגע אנחנו נמצאים בפיגור בלוחות זמנים. פורסמו שני קולות קוראים להליך החפיפה, אחד בקבוצת הפעילים ואחד פומבי, ובסה"כ קיבלנו 13 פניות של אנשים המעוניינים להשתתף בתהליך. אורי מרוצה מהיענות שהייתה, לחלק מהפונים יש ניסיון עבר בסגל בכנסים או בוועד.

אורי שלח לחברי הועד את פרטי הקשר של המעוניינים. חברי הועד יקיימו שיחות אישיות עם המעוניינים עד יום רביעי, מתוכם תורכב קבוצה בת 7-8 אנשים שיעברו את תהליך החפיפה ויצטרפו לישיבה באפריל. אורי צופה שמתוכם 2-3 לא יחתמו בסוף על הקמת הועד, שזאת סטטיסטיקת פעילות ועד נורמלית, בהתחשב בניסיון עבר.

מטרת השיחות היינה הבנה כמה הפונה נכון לתרום לוועד ומה ניסיון העבר שלו.

קבוצת החפיפה תבחר על פי החלטה משותפת של הועד. היעד הוא שישיבת החפיפה הראשונה תתקיים לפני ישיבת הועד הבאה.

לאחר ישיבת החפיפה יחולקו משימות אישיות לחברי הקבוצה, בעזרתן נוכל להבין את האנשים בפעולה ואיך הם מתמודדים עם המשימות. המשימות יהיו לבדוק כיצד לנהל מנהל תקין.

2. דוח כספי

מעדכן: אורי

השבוע אורי יעביר לכל הועד רשימה של קבלות חסרות שעל חברי הוועד לתור אחריהן ולהשלימן.

3. פרויקט הספרייה

מעדכנת: תמר

מנהלי קומיקאזה הודיעו לנו שיש מנגות המחכות להעברה לספרייה בחנותם, אשר הושארו שם על ידי תורמת אנונימית. יבגני אסף אותן משם ויעביר לאחת הספריות.

כדאי לשקול לדבר עם חנויות הקומיקס על האפשרות להקצות מקום מסודר להשארת מנגות לתרומה לפרויקט.

כמו כן, בוצעה פנייה לספריית יצחק שדה בראשון לציון על פי המלצת עומר אמסלם. ספריית יצחק שדה מעוניינת להפוך לספרייה הראשית למנגה באיזור ראשון לציון, והם החלו כבר ברכישת כרכי מנגה באופן עצמאי.

בנוסף לכך, יבגני ביקש צ'ק לצורך רכישת חוסרים – כרכי מנגה שיש לרכוש בכדי להשלים סדרה שנתרמה. אורי אמר שעם העברת סכום מדויק הוא ידאג לו לצ'ק זה.

4. סיכום הארוקון 2016

מעדכן: חן

הכנס נחשב כהצלחה ארגונית. לאור יישום מסקנות מכנסים קודמים, הכנס הציג עלייה ברמה ברמת ארגון הכנס שבאו לידי ביטוי הן בהכנות לכנס ובמיוחד ביום הכנס עצמו. כמו כן, הוסקו מסקנות רבות מהארוקון הנוכחי, מסקנות אשר ניישם כבר לכנס הקיץ הקרוב.

ניהול הכנס – מאחר והיה עוזר מנהל אחד, ניר דרניצקי, מנהל הכנס, לא היה יכול להשתמש במודל שאורי פיתח בכאמ"י האחרון, בו יש שני עוזרי מנהל ומפצלים את הצוותים ביניהם. מכאן אנו מסיקים חד וחלק שצריך שני ע' מנהל להארוקון. הייתה מנהלה, אך היא גויסה כחודש לפני הכנס.

קופות – היה שיפור אדיר ביחס להארוקון הקודם. שילוב של הלקחים מכאמ"י בנוסף למערך החדש של החנות והחיבלולים הוכיחו את עצמם. היו שלוש שעות של עומס, ולאחר מכן כבר לא היה תור בחוץ, שזה המצב אליו רצינו להגיע. לחנות החדשה של הארגון יש פוטנציאל אדיר. העובדה שהחנות עוד הייתה בתהליכי פיתוח במהלך ההכנות לכנס היוותה מכשול, היא עשתה עבודה אבל גם יצרה המון עבודה לסגל. עם זאת, החשש הגדול לא התממש, והמסופים של קודי ה-QR עבדו טוב (בהתחלה לא היה אינטרנט אבל זה סודר מהר). עד כאמ"י כל הבעיות שעדיין קיימות יטופלו.

היו בעיות בתחילת הכנס בגלל נפילות של האינטרנט, והמסקנה לעתיד היא שיש צורך ברשת סגורה שלא תהיה תלויה באינטרנט חיצוני. צריך להביא שרת מרכזי אחד בו יהיו את הרשימות וכל מה שנחוץ. אך הבעיות היו מינוריות לעומת הסיכונים האפשריים שהיו בקופות, ולאחר הכנס לא נראו על וול האיוונט בפייסבוק תלונות על התור. התור הייתה אחת הבעיות הגדולות בהארוקון 2015.

נקודה נוספת לשימור היא שהיו מתנדבים מחוץ לאולם שכיוונו איפה לעמוד בתור.

תכנים – התוכנייה עבדה מהבוקר עד הערב על פי הלו"ז. אמנון ציין שלפי דעתו הבאפר של אירוע הקוספליי לא מספיק, מה שגרר את זה שהמחזמר התאחר ב-20 דקות בהרצתו השניה. הייתה הרצאה על אנימציה ובה הייתה תוכנה שלא עבדה, אם צריך תוכנה מיוחדת צריך לאשר הבאת מחשב נייד אישי. להבא צריך לבדוק מול בנייני האומה אם אפשר לחבר את המחשב הפרטי.

אירוע קוספליי – אין ביקורות שליליות. האירוע תיקתק במבחינת הטכני. אין טעם לדון על השפעת ההחלטה הארגונית על הגבלת ההרשמה ודיון זה יידחה לכאמ"י. צריך לברר מה קרה למכשירי הקשר בין הקונטרול למי שנמצא על הבמה (כאשר לבמה עולים קוספליירים עם השיר הלא הנכון). מהנהלת הכנס נמסר שזה היה אירוע הקוספליי המוצלח ביותר שהיה בהארוקון, ושהשפיטה מוקדמת הייתה הצלחה.

לוגיסטיקה – תומר שלו, אחראי הלוגיסטיקה, עבד מושלם. זה כנס ראשון שהמכשיר קשר עבד, וברגע שנגמרה הסוללה החליפו מכשיר. זה תפקד טוב, הסגל הרגיש שיש סגל לוגיסטיקה בזמן הכנס, צוות האפסנאות תפעל את החדר בצורה מסודרת.

גרין רום – הייתה בעיה עם הגרין רום כי חשבו להזיז אותו בתחילת-אמצע היום, ובסוף לא עשו את זה. כמו כן, החדר עמד פתוח ובלי השגחה במשך זמן רב כאשר היו בו מחשבים בשימוש הכנס וחפצים אישיים של מעבירי התכנים וסגל תכנים.

מסדרון סגל – היה שלט לאיזור מסדרון הסגל, אך אנשים לא סגרו את המסדרון מה שיצר בעיה.

כוח אדם – 120 מתנדבים, לא היו מקרינים בכנס. היה אפשר להעזר ביותר. היה חוסר באולם ראשי. היו 2 מתנדבות על 6 דלתות. לא הרגישו חוסר משמעותי אבל צריך יותר מ-120. הבעיה היא בעיקר במענה מקרב הקהילה ולא בביקוש.

א' רכש – לפי תומר וניר התפקיד מומש כראוי ע"י דניאל פרימסלר, וחסך המון כאבי ראש ככל שהתקרב יום הכנס.

הסעות – ההסעות עד השעה אחרונה של מכירת הכרטיסים מולאו. צריך לדאוג שזה לא יהיה ככה יותר, צריך להתחיל במכירה לפחות שלושה שבועות מראש, עם תחילת המכירת כרטיסים ההסעה צריכה להיות כלולה. לא צריך סקרים יותר. כבר מהכנס הבא יהיה מיניבוס מבאר שבע ואוטובוסים מתל אביב, אשדוד וחיפה, זה יחסוך הרבה זמן.

שיווק – תפקד טוב יותר ככל שהתקרב יום הכנס, אך יש צורך באסרטיביות רבה יותר ולקיחת אחריות גדולה יותר בכל הנוגע ללו"זים הפרסומיים. היו זקוקים לדחיפות קדימה מצד ההנהלה.

א' עיצוב – חן אהב מה שהם עשו עם התקציב, חייב לשמר את הפלקטים שהם עשו.

דוכנים – בשבועות הקריטיים לקראת הכנס נפלו מספר טעויות בצוות דוכנים, מה שגרר חוסר תיאום מול בנייני האומה ולעיכוב חריג בחלוקת ההסכמים. ההנהלה לקחה חלק במאמצים ועזרה לפתור את הבעיות.

לכנס נכנסו 3510  איש אשר שילמו על כניסה, לא כולל דוכנים, סגל, מתנדבים ומרצים. מדובר בשיא, מבחינת נראות חוץ הכנס קיבל ביקורות משבחות. מבחינת הארגון אפשר להגדיר את הכנס הצלחה גדולה. כאמ"י והכנס הזה מסמלים מגמה שאורחי הכבוד הופכים להיות האירוע המרכזי.

התנהלותו של חן מול הועד – לא הגיעו מספיק עדכונים הכנס הזה. מתי שהיו דברים שהיה חשוב לעדכן חן דאג להעביר בישיבות ובמיילים, אבל העדכונים יכלו להיות יותר תכופים. יצא על תקופת בחינות מאוד עמוסה, חן נאבק להרים את הראש מעל המים, והיה עסוק בלעזור להנהלה עם דברים דחופים וזה קצת התפספס. הוא ישתדל לתקן זאת להבא.

רגישויות תזונתיות – לטענת תמר, לאחת המתנדבות הסובלת מאלרגיה תזונתית לא הוזמן אוכל והיא נאלצה לקנות לה מכספה. חן ציין שנקנה לה אוכל במיוחד אבל מסיבה כלשהי האוכל שנקנה לא נמצא במהלך האירוע. מומלץ לבדוק מול בנייני האומה שיהיה להבא ספק אחד לפחות שיהיה אצלו אוכל טבעוני. אם אפשר לבקש מהם אז שיגיע.

הייתה מישהי אחת שפונתה לבית חולים ואנחנו מחויבים לשלם על הובלתה באמבולנס, צריך לבדוק אם אפשר לקבל החזר מביטוח. צריך להבין טוב טוב את הנוהל שקשור לעניין את זה, הפרמדיקית טענה שנצטרך לשלם על הכל, ואם היא לא מתאשפזת זה עלות בדיקתה.

לישיבה לאחר מכן הצטרפו ניר דרבצקי ובוריס רודמן, מנהלי הכנס, בכדי לתת סיכום מפורט לוועד על הכנס. מסקנותיהם נרשמו, וניר יצטרף לישיבה נוספת בעתיד בכדי להמליץ המלצות נוספות לכאמ"י.

5. תחרות ציור

מעדכנת: שרון

שרון נתקלה בקושי לנהל את הפרויקט עקב חוסר ניסיון שלה בפרויקטים מסוג זה. אורי אמר לה לתאם איתו ישיבה, בה ישמח לייעץ כיצד להתקדם. יבגני המליץ לקבוע ישיבת איפיון לפרויקט, ומתוך האיפיון ינבעו המשימות והיעדים. שרון תקבע ישיבה איפיון עם צוות התחרות.

6. שירופסט – חסות לאירוע שבועות

מעדכן: אמנון

רומי צדוק, מנהלת שירופסט התחילה בגיוס של אנשי סגל. היא תפתח אירוע בימים הקרובים ואתר בהמשך השבוע שיהיה נפרד מהאתר שלנו.

תכנים של שירופסט – היא רוצה שיהיו הרצאות כמו בכנסים קלאסיים, בקראוקה אין לה כרגע איש, אמנון דיבר עם יוני לינדר, שהעביר בעבר אירועי קאראוקה, והוא יכול ורוצה.

מיקום – אשכול הפיס של עירוני א' בתל אביב.

ניסוח מסמך הבנות – צריך להסדיר את מערכת היחסים שלנו, איך עובד הכסף, הכנסות הוצאות, מי חותם על דברים, החזרים, להסביר את ההתנהלות. אמנון דיבר עם רומי. צריך לסגור לפני שיוצאת הכרזה רשמית על האירוע ועולה האתר. יכול להיות שלא נסכים על משהו וזה ישפיע על ההתנהלות. יהיה מוכן עד רביעי.

7.צוות תכנים

מעדכנת: שרון

מיתר פשקר התלוותה לשרון לפגישת שת"פ מול מוזיאון טיקוטין. פירוט נרחב יותר על השת"פ יהיה בסעיף 10 – "שת"פ עם מוזיאון טיקוטין".

8. נראות ארגונית

מעדכנים: תמר ואמנון

דף פייסבוק ארגוני – ניקול נוסוביצקי הכינה קאבר חדש לדף הפייסבוק של הארגון שכבר שומש לאירוע מפגש המעריצים עם המדבב טורו פורויה.

אתר אמא"י – עומרי רוזנברג (אחראי האתר) ואניטה קרפל (א' עיצוב לאתר) מעוניינים לעצב מחדש את האתר. אמנון יקבע ישיבת איפיון לאתר.

9. פעילים

מעדכן: אמנון

תמר ואמנון ביצעו רכש של שתי מכונות (מכונת ניילון וגיליוטינה). אמנון תכנן לעבוד על כרטיסי הפעילים לפני הכנס, אך לא היה זמן להוציא את כל העשייה לפועל. כמו כן, הוא לא הספיק לחלק לפעילים את הכרטיסים בזמן הכנס. אמנון יביא את המכשירים לעולמות בדוכן אמא"י עם מתנדבים שהוא יתדרך וזה יצא לפועל בצורה יותר מקצועית.

בנוסף לכך, אמנון יפרסם קול קורא למתנדבים לתפעול דוכן אמא"י בכנס עולמות.\

10. שת"פ טיקוטין

מעדכנת: שרון

שרון נפגשה עם אילנה זינגר, אוצרת התערוכה בטיקוטין, ועדן שוויצר, רכזת החינוך של המוזיאון, בכדי לדון בשיתוף פעולה סביב תערוכה העוסקת בקוספליי הצפויה להיערך בקיץ.

במהלך הפגישה הוצע אפשרות לקיים ארבעה אירועים בהם אמא"י יקחו חלק. בישיבה הוסכם לקחת חלק בשלושה מהם – אירוע הפתיחה, יום עיון למבוגרים בנושא קוספליי ויום עיון לבני נוער בנושא אנימה ומנגה.

11. הפקות מקור

מעדכן:אמנון

Y – תבוצע שיחת סיכום מול המחזמר בנוכחות הגורמים הרלוונטיים. ברמה הטכני, העלייה הראשונה לא הייתה טובה, היא איחרה ב-5 דקות והיו בעיות טכניות לכל אורך ההרצה. הודות לטיפול מקצועי של סגל האירוע, בראן השני היו אפס תקלות טכניות. בדוכן אמא"י נמכרו מעל ל-20 דיסקים של ההפקה, לאחר עיכוב משמעותי בהגעת הסחורה.

מחזמר 2D – עולים בכנס כאמ"י הקרוב. מבחינת מצבם מקיימים חזרות הרבה לפני הלו"ז של Y, כרגע אין חששות, וכרגע מתחילים לפקוח עליהם את עינם חריפה קצת יותר. אורי מעוניין שנקיים מולם הסכם חדש שמקבל את עצותיו של ניר.

12. מיתוג, שיווק ויחסי חוץ – הקמת צוות מש"י

מעדכנים: דיון כללי

הייתה לנו שיחה על הנושא באירוע פעילים, אמא"י בתור ארגון מחטיא את הניסיון להגיע לאנשים. גיא מרטון לקח על עצמו להקים ולנהל צוות מיתוג שאחראי לעבור על פרסומים שמתכננים לעשות ולוודא שהם מייצגים אותנו בצורה טובה ועונים למטרות שלנו, יחליטו איך לעשות דברים, איך להוציא דברים ואיפה. דומה לעבודת מיתוג. הוא עשה את זה מספר רב של פעמים בצורות שונות. גם אניטה קרפל מעוניינת להשתתף בפרויקט, לה יש ניסיון מקצועי בכך. לכן ההצעה קיבלה חיזוק מכל חבר וועד איתו הוא דן על זה. זה פרויקט שיש הסכמה מלאה שהוא צריך לקום.

הגדרות:

יח"צ (יחסי חוץ):  פרסום חוץ-קהילה. אנשים שתפקידם להיות אחראים על מה שקורה כלפי חוץ, למשל כשכתבי טלוויזיה מגיעים לסקור כנס, לדחוף להם בגרון חומר רקע.

שיווק: פרסום פנים-קהילה. איך מפרסמים את הדברים שלנו.

מיתוג: איך אנחנו לוקחים פריטים מסוימים שאנחנו רוצים לתת להם הדגשה והופכים אותם למותג. למשל להפוך את מעמד הפעילים למשהו יותר נחשק וטוב.

התחומים חופפים בקונספטים ועולה הדיון האם לתת למרטון לקחת אחריות על כולם.

חן חושב שלהפריד שיווק מיח"צ זה טעות, אולי בעתיד, כאשר נגדל ונהיה ארגון גדול עם יותר כוח אדם, כדאי לפצל.

אם אנחנו מחליטים להקים צוות שיווק אורי דורש לחזק את האמירה שצוות יח"צ יהיו אחראים על זה גם בכנסים. חן חושב שהצוות צריך לעבוד בצמוד לצוות שיווק של כנס, אבל לא בא להחליף אותו. לדעת אורי מי שנמצא בצוות שיווק של הכנס חייב להיות חלק מצוות שיווק כללי, הוא צריך גישה למאגר והנחיות כלליות ועוד.

חן טוען שהיה חוסר סנכרון בין צוות קשרי חוץ ושיווק. צוות שיווק כנסי צריך להיות כפוף לצוות יח"צ.

הוסכם שצוות שיווק הכנסי יהיה בכפיפות מקצועית לצוות שיווק ויח"צ.

כמו כן, הוסכם כי יוקם צוות אחד שיאגד תחתיו את כל תחום המיתוג, שיווק ויח"צ והוא יקרא צוות מש"י.

המנגזין – הפרויקט נכנס להקפאה מלאה, ובראי המצב של המנגזין, אין לו אחריות ארגונית שצריך להחזיק. גיא מרטון מאמין כי הפרויקט כרגע פחות רלוונטי, והוא מעדיף להתמקד במיתוג ושיווק הארגון. הדבר המרכזי ששווה לשמר מהמנגזין הוא את הסיקורים של הכנסים, אך לטענת אורי אפשר לעשות זאת גם במש"י.

הוסכם שיוקם צוות מש"י בהנהלת גיא מרטון בליווי אמנון. תתקיים פגישה עם גיא מרטון והם יציבו יעדים להתחלה. מיתוג לפעילים זה היעד הראשון.

כדי להוריד את עומס המשימות מאמנון, תמר תיקח את האחריות על תחום הפעילים ברגע שתחזור מהפסיכומטרי.

1. כאמ"י 2016

מעדכנים: דיון כללי

צריך להתחיל עבודה על כאמ"י 2016. בוריס רודמן הציע את עצמו לתפקיד ניהול כאמ"י 2016. הועד בעד.

חן ציין שהוא רוצה שיהיה כאמ"י, מצד שני הוא לא יודע אם בכל תנאי אפשרי. זה שבוריס הרים את הכפפה והציע את עצמו כמנהל זה מצויין, אבל חן מפחד ממיחזור הסגל.

אורי מפחד שנשרוף חלק מהסגל, שחלקו כבר נשרף. יש צורך בכמה שפחות מיחזור סגל. חן גם ציין שהוא רוצה בתחילת הקיץ פעילות נוספת שאינה כנס. חן רוצה תכנים שמקדמים אנימה ומנגה, לדוגמא לעשות אירוע הקרנה או להביא מישהו לארץ (שזה פחות ריאלי).

תאריך הכנס המתוכנן הוא ה-25 באוגוסט. יש גיוס לכאמ"י. אם אין סגל אין כאמ"י.

13. יצירת קשר עם קוספליי IL

מעדכן: אמנון

אמנון יצר קשר עם לידר שפריר, מטעם קבוצת קוספליי IL, ודיבר איתם על שיתוף פעולה מול הארגון.

מטרות קוספליי IL:

1. להמשיך בפעילות שהם עושים כרגע – מדריכים מצולמים והעלאת רמת הקוספליי בקהילה
2. כיעד לטווח הרחוק – לקחת מאמא"י את עול הנהלת תחרויות הקוספליי.

אמנון הציע לקבוצה לקחת חלק באירוע גיק פיקניק. האירוע מתקיים מספר ימים, ויש יום שלא חופף על עולמות. הקבוצה מוכנה לנהל את זה אם זה דורש נוכחות בזמן היום הראשון, שאינו חופף לכנס עולמות, מאחר וחברים רבים בה מעוניינים להיות נוכחים בכנס עולמות.

14. שת"פ עם אירוע גיק פיקניק

מעדכן:אורי

לאחר הוצאת הקול הקורא הפומבי, שני אנשים התנדבו לעזור בשת"פ מול גיק פיקניק אך לא הייתה התקדמות בנושא. הוסכם שאנשי גיק פיקניק ינהלו את הצד הטכני מצידם, ואנחנו נביא אנשים שיארגנו את הפעילויות מתחת.

15. קשרי חוץ

מעדכן: חן

לכבוד כנס הארוקון 2016 נערך ביקורו של המדובב המפורסם טורו פורויה בשיתוף שגרירות יפן. בעקבות הביקור, אנו מקווים לשיתופי פעולה נוספים גם בעתיד.

איליה לזבניק צורף לצוות קשרי חוץ והיה אחראי על ליווי האורח. איליה ביצע את המשימה במקצועיות ובהצלחה. כמו כן, חן ציין לטובה את פועלו של אור פרלמן, אותו תיאר כ"צבא של בן אדם אחד".

שיתוף הפעולה התנהל בצורה חלקה, והתנהלות ביקורו של המדובב הייתה מכובדת ומקצועית. חן צופה שביקור זה יפתח לנו דלתות לעתיד ואפשרויות חדשות.

היחסים מול שגרירות יפן הועמקו לרמה שלא היתה טרם הקדנציה הנוכחית. התקיימה ארוחה רשמית בנוכחותו המכובדת של שגריר יפן בביתו, אליה הוזמנו חן, אורי וניר. השגרירות היתה מרוצה מהתנהלות הארגון והופתעה לטובה מרמת מוכנותו.

16. פניות מאז הישיבה האחרונה

מעדכן: אורי

אלון פלקסר פנה בבקשה להרים אירוע קראוקה. הוא היה מנחה אירוע הקראוקה ב-2015. הוא מציע לנהל את האירוע והוא רוצה שניתן את התמיכה הנחוצה. אורי בעד הרעיון והוא התנדב ללוות את האירוע. יש לחשוב על תאריך קיום האירוע.

נוכחים: אמנון לוי, שרון טורנר, תמר ירון, יבגני קנטור (נציג מטעם האגודה למדע בדיוני ופנטזיה).

נוכחים דרך הסקייפ: חן וייס ואורי מרקוביץ'

1. תהליך ההתנתקות מהאגודה

מעדכנים: אמנון ואורי

על מנת לרשום את הארגון ברשם העמותות, יש צורך לשלם אגרה של כ-934 ₪. יש להגיש טופס בקשה לרישום עמותה שצריך להיות חתום על ידי שני אנשים ועורך דין (נוכל להיעזר בעורך דין של האגודה). האנשים שחותמים על הטופס הופכים לוועד המכהן. לאחר החתימה לא ניתן להוסיף חברי ועד מחוץ לאסיפה כללית, אלא אם מי שמעוניינים להוסיף הינו בעל תפקיד שמוגדר על ידי התקנון כתפקיד המחייב להיות חלק מהוועד.

האחריות המשפטית המוטלת על החותמים על הקמת הארגון: במידה והועד לא מתנהל כראוי, ניתן להטיל קנסות על החתומים. החתומים מחויבים לארגון, ובמידה ומישהו מביניהם התרשל (עשה החלטה המוגדרת כלא הולמת, למשל בחר במקורב לעשות איזשהו שירות וכתוצאה מכך הארגון איבד כסף רב), חובת הפיצויים על אותו חבר ועד. יש לזכור שתקנות אלה לא נחקקו ספציפית רק עבור עמותות חובבים קטנות, אלא גם עבור עמותות גדולות יותר וגם חברות של ממש עליהן חתומים חברי דירקטוריון של חברה מסחרית למשל.

אורי ינסח עד הסופ"ש קול קורא לוועד המקים, כדי שיתפרסם מהלך שבוע הבא.  חשוב להבהיר בו שאנו מחפשים אנשים ושבוועד החדש יהיה צורך במנהל תקין מסודר, בנוסף לצורך שהארגון יעבור את ההקמה בלי השפעה רבה על התנהלותו. לארגון דרושים 5 חברי וועד ו-2 חברי וועדת ביקורת. יש צורך לעשות דוח כספי עבור 2015, ומתן קליימן, גזבר אמא"י, שלח מסמך המראה מה חסר להשלמת הדוח. יתכן ואורי יצטרך עזרה בהשלמת חשבוניות. יש צורך ליצור קשר עם בתי העסק ולדרוש מהם את החשבוניות החסרות. אורי יפצל את המשימות בין חברי הוועד ויעביר את הפרטים הנדרשים לצורך בקשת החשבוניות.

כמו כן אורי יערוך גרסה מקוצרת של פרסום תכנית עבודה שנתית מתוקצרת לפעילים עד לישיבה הקרובה.

2. סיכום אירוע ההקרנה

מעדכן: אורי

אורי מסכם את האירוע כהצלחה מבחינת פרסום ומכירת כרטיסים. הארגון הראה שהוא מסוגל להביא סרטי אנימה חדשים להקרנת בכורה. אורי מציין כי הפידבק שהתקבל היה ברובו חיובי, וניתן לראות שהקהילה נהנתה מהעובדה שהובא סרט מקורי.

נקודות לשיפור:

• תמר ציינה שהיה צורך לשים הגבלת גיל, אך אורי השיב שביפן לא היה דירוג לסרט. הלקח המרכזי הוא שכדאי לשאול את האולפן באופן ישיר אם קיימת הגבלת גיל מומלצת לחומר.
• נמכרו זוג כרטיסים לשני צעירים שהתלוננו שלא ידעו שהזמנת הכרטיסים לסרט הייתה מראש בלבד. הם לא הבינו נכון מאחר והסתכלו באתר ולא בדף האירוע בפייסבוק, שם לא צויין במפורש שלא ניתן לקנות כרטיסים במקום ושמכירת הכרטיסים הסתיימה. אורי מכר את זוג הכרטיסים בידיעה שיש עודפים ואפשר להשתמש בהם.
• לאירוע ההקרנה הבא יש לדאוג למכשור הקרנה שנבדק מראש ונמצא שמסוגל להקרין את הסרט ללא תקלות.
• לא היה מחשב בדוכן, ולא יכלו להירשם חברים חדשים לאמא"י.

נקודות לשימור: שיטת העבודה עבור הכנסת אנשים לאולם פעלה היטב – בדיקת הכרטיסים והחתמת הבאים, ולאחר מכן בדיקת החתימות בכניסה לאולם על ידי סדרני המקום.

3. ניראות ארגונית

מעדכנים: דיון כללי

1. רול-אפ ארגוני חדש: יש לדאוג לרול-אפ ארגוני חדש עד פסח. שרון לקחה על עצמה את המשימה.
2. אתר – כרגע עומרי רוזנברג, אחראי האתר, בתקופת מבחנים עמוסה ולכן אין עדכונים חדשים באתר.
3. הועלתה ההצעה לעשות באנר חדש לדף הפייסבוק של אמא"י. תמר לקחה על עצמה משימה זו.

4. צוות תכנים כללי

מעדכנת: שרון

אורי מעוניין ליצור מערך הכשרה למרצים שונים עבור הרצאות בסיס, כחלק מהרחבת פרויקט התיכונים, לכן הוא יעביר לשרון עד ה-1.3 הסבר מפורט על התוכנית, ושרון תעביר לצוות תכנים. המטרה המרכזית היא שילוב צוות תכנים כדי לשפר את תהליך ההכשרה הדרגתי.

בהמשך לפניית שרון לצוות תכנים על הצעת תכנים לעולמות, צוות תכנים ציין שאם אמא"י מעוניינים ליצור שת"פ עם כנסים כמו עולמות, יש להתייעץ עם הצוות לפני שמתחייבים מראש על כמות תכנים שיש למלא בתוכניה. אם אנחנו רוצים להתחייב, שההתחייבות תהיה בדיאלוג מולם.

5. פרויקט הנוער (פרויקט התיכונים)

מעדכן: אורי

אנה ציפרמן, הספרנית של מקיף ט' בראשון לציון, פנתה לארגון וביקשה הרצאות יותר ממוקצעות, ושאורי יפרט יותר על דברים שהרצה עליהם בשנה שעברה. אורי יקבע מועד לדון איתה על פנייתה.

התקבלה פניה נוספת מאישה בשם איריס סמרה הלוקחת חלק בפרויקט בשם "פרויקט ניצוצות". פרויקט זה לוקח בני נוער שמחפשים את ה"ניצוץ" שלהם, ומחפשים אנשים שיש להם ניצוץ שירצו מולם. מדובר בקבוצות של 6 בני נוער מאזור המרכז, כיתות י"א-י"ב. היא מעוניינת שניקח חלק בפרויקט שלהם. איריס ביקשה הרצאה מטעמנו בהתראה של שבוע מראש, אך בסוף זה לא יצא לפועל, והיא העבירה את פרטינו לאחראיים על הפרויקט שיפנו אלינו שנית בקרוב. כמו כן, איריס תהתה אם נוכל לקיים הרצאה נוספת לגיל יותר צעיר: כיתות א' עד ד'. היא אמרה שהיא רוצה הרצאה באזור מרץ-אפריל. סוכם מולם שהם יממנו החזרי נסיעות.

בעקבות התרחבות טווח הגילאים של הפרויקט, שונה שמו ל"פרויקט הנוער".

6. מנגה קפה

מעדכן: אורי

תא מנגה קפה בהוד השרון ממשיך להתקיים כסדרו.

7. גיוס כוח אדם

מעדכן: אמנון

אמנון ויוני לינדר דיברו מאז הישיבה הקודמת על כיצד לפרסם את פרויקט הגיוס, והם הגיעו למסקנה שהם לא רוצים לפרסם את פרויקט הגיוס, אלא הם רוצים יותר להנגיש את העובדה שאפשר לפנות לאמא"י. אמנון אמר שכל פעם שיש קול קורא עבור תפקידים שונים, יש לציין את קיומו של פרויקט הגיוס ולהפנות לעמוד הגיוס.

8. תחרות הציור

מעדכנת: שרון

התחרות לא תתקיים בכנס הארוקון. לאחר שמיתר קלאוזנר ועדי פוזנר (אחראיות התחרות) יחזרו מיפן, תערך ישיבה מסודרת עם הילה בגם ובה יהיה דיון על עתיד התחרות ותוסדר תוכנית העבודה עבורה.

9. מחזות זמר

מעדכן: אמנון

2D מיוזיקל שעתיד לעלות בכאמ"י – עושים עבודת פרסום ענפה. עוד רחוק מלהגיד תמונת מצב קונקרטית אבל אין מניעה שיעלו.

מחזמר Y – אמנון ורועי רוט נכחו בראן של המחזמר והעירו הערות בנושאים הדורשים שיפור. בתחילת מרץ יערך ראן נוסף מול אמנון, רועי וסגל הכנס.

פרסום מחזות זמר – שרון ציינה שהפרסום של מחזמר Y קצת חלש, ואמנון השיב שבגלל קרבת הכנס, לחברי המחזמר אין זמן להתמקד בפרסום.  חן יעביר לניר שידבר עם צוות שיווק שידחפו את פרסום המחזמר.

אמנון שאל לגבי סצנה העלולה להיות שנויה במחלוקת במחזמר. אמנון יעביר את תסריט המחזמר בהקדם האפשרי ללינה ציגנוב, אחראית מניעת הטרדות מיניות בכנס. כמו כן, יש לשלוח ליבגני תסריטים של מחזות הזמר למקרה שידרשו ע"י האגודה.

אמנון ציין שהעבודה מול רועי רוט טובה ואיכותית.

10. הארוקון 2016

מעדכן: חן

הסעות – ניר אמר שידבר עם אסף תם, מנהל האירוע מצד בנייני האומה, בנוגע לבדוק את הכניסה הצדדית למתחם, ואם יש אפשרות לשים שם שומר בשעות שיגיעו ההסעות. זאת על מנת שמי שייקח את ההסעות, בעיקר בני נוער וילדים, יוכלו להגיע ישירות למתחם ולדלג על ההליכה לתחנה המרכזית. אם מהלך זה יאושר, נוכל להכניס זאת למערך השיווקי. בתחילת השבוע חן מקווה לקבל תשובה מאסף.

קופות – אורי ביקש לבדוק אם ניתן למקם את הקופות בלובי או באקווריומים כדי שהתור יהיה בתוך בנייני האומה. תשובה תתקבל ביום חמישי.

אם יאושר, התכנון הוא שאנשים יחכו בתור לקניית כרטיס אחרי בידוק בטחוני ולא לפני, שנציג את עצמינו הרבה יותר ידידותיים למצב הביטחוני. בשביל לעשות את זה צריך להבין איך בונים את התור במבנה עצמו. מקווים שביום ראשון נראה איך לעשות את זה.

סרט – חן ביקש שיתחילו את הפרסומים עוד השבוע, אך זה טרם קרה. ניתן עוד לפרסם מחר, חן יראה אם זה מתבצע.

ניר ביקש שחן ידבר עם ישפאר, לא צפויה להיות בעיה עם זה, הכל צריך להיות כרגיל. חן רוצה להוסיף לפינת המשחקים משחק נוסף שיהיה רלוונטי.

התקבלה פנייה ממאי ארט לעשות תחרות ציורים, הם יעשו את זה עם פרסים, טאץ' נחמד מבחינתנו.

ניר יקבע עם אורי לביקור במחסן אמא"י לעשת ספירה.

כוח אדם – מספר הנרשמים עבר את ה-150, כך שיש מפסיק מתנדבים לכנס. ההרשמה תיסגר ב-20 לחודש.

תכנים – החורים שהיו עד כה התמלאו.

קוספליי – מועד הרשמה ראשון נסגר.

11. פרויקט ספריה

מעדכנת: תמר

התקבלה לפייסבוק פנייה ממישהי המעוניינת לתרום, יבגני יתאם איתה פגישה. חברת רכבת ישראל התחילה פרויקט ספריה ברכבת, יכול להיות שכדאי לראות אם אפשר לעשות איתם שיתוף פעולה.

12. מנגזין

מעדכנת: תמר

תמר פנתה לגיא מרטון, מנהל הפרויקט, במייל, הייתה שיחה קצרה ותמר תדבר איתו שנית בסופ"ש. נראה כי לניהול הפרויקט הולכת להצטרף חברה חדשה. תמר תיצור קשר עם גיא ותשאל כיצד הוא מתקדם, וכן תבקש מידע על סיקור הארוקון, מה מתוכנן לגביו.

13. פעילים

מעדכנים: שרון ואמנון

בוצע סינון, לאחר 3 אזהרות בשתי מדיות שונות, של כל מי שלא בתוקף במעמד הפעילים. אמנון שלח הודעה לכולם והודעה אישית, היו מספר פעילים שנענו להודעה, שלחו טופס ואמנון החזיר אותם. אמנון הוציא 36 חברים מהקבוצה. לחלק מהמצטרפים החדשים אין מספר סידורי מאחר והמסד מתנהל בצורה שרירותית ולאמנון אין גישה למספר הבא ברשימה לתת.

מפגש הפעילים: שרון יצרה קשר עם מרכז הטניס כדי לסגור מקום למפגש הפעילים הענייני, אך נדרשו פרטי אשראי כדי לשריין את המקום. אורי יצלצל אליהם עם פרטי כרטיס האשראי. כמו כן, אורי ישב עם שרון בצורה מסודרת כדי לסגור את הדברים, ולאחר מכן יועבר לכל הועד סיקור של הנעשה בחצי שנה האחרונה.

14. ישיבה עם אוג"י

מעדכנים: אורי ואמנון

התקיימה אמש ישיבה עם רומי צדוק, ראש אוג"י – טלפונית. סוכם מולה שאמא"י יתנו חסות מלאה על אירוע השירופסט – זה יהיה אירוע במימון אמא"י אבל כל הסגל שיגע בדבר (מלבד אמנון) יהיה של אוג"י, והאירוע ישאר כשהיה.

אילוצים ארגוניים:

הדרישה הראשונה שהוצגה מול רומי היא שברגע שאמא"י מממנים את האירוע, כל הכסף חוזר אל הארגון. תקציב האירוע מאושר על ידי הארגון, ויש השגחה צמודה ופיקוח.

רומי מעריכה שיגיעו בין 300 ל-500 איש, ואמנון מעריך שיגיעו פי 1.5 יותר מנסיון העבר של מגמות צמיחה של כנסים.

אמא"י נותנים יעוץ, עזרה, פרסום, וזכות החלטה מלאה בסוגיות התקציביות. כמו כן, נדרוש שכל חברי הסגל יהיו מעל גיל 16.

אמנון ינסח הסכם מה דרישות וההגבלות מצד הארגון, ויש לדאוג שההסכם יהיה חתום על ידי שני הצדדים ויופץ לאגודה.

15. פניות לארגון מאז הישיבה האחרונה

מעדכן: אורי

במהלך החודש התקבלו מספר פניות מארגונים שונים לבקשת שיתופי פעולה.

מוזיאון טיקוטין – מוזיאון טיקוטין הינו מוזיאון לאומנות יפנית בחיפה. הם מעוניינים להקים תערוכת קוספליי והם רוצים שת"פ עם הארגון באירוע פתיחת התערוכה שיכלול תצוגת קוספליי. יש למצוא אדם שיהיה מוכן לנהל את השת"פ. שרון תיסע עם האדם שיתנדב לישיבה בחיפה לדון על השת"פ.

שרון תוציא קול קורא בפעילים על זה, אם לא מקבלים פניות נחשוב מחדש מה עושים.

גיק פיקניק ישראל – מדובר בהפנינג בסימן טכנולוגיה שיתקיים בגן סאקר בירושלים. הגיעו אלינו דרך חבר האגודה אורי ארביב. הם עובדים עם עיריית ירושלים, ולהשתתף באירוע שלהם יכול לפתוח דלתות. ההפנינג מכוון לכל המשפחה, ותהיה חשיפה לא קטנה של אנשים לתחום. מדובר ב3 ימים בפסח: ה-25 עד ה-27 באפריל.

באירוע ניתן לעשות דברים שונים כמו הקמת דוכן הרשמה, ערב הקרנת פרקים ראשונים של סדרות (דרך קראנצ'ירול עם כתוביות באנגלית), הקמת מיני ספרייה כדי שאנשים יוכלו להיחשף למנגות.

ההשתתפות לא כרוכה בעלויות מצד הארגון, אך צריך למצוא אדם שיהיה מוכן לקחת על עצמו את הניהול. אורי מוכן ללוות את ניהול השת"פ.

שרון תוציא קול קורא בפעילים על שני השת"פים.

16. פרויקט קוספליי למען מטרה

מעדכן: אורי

ביאטריס ריטנבנד עודכנה בהחלטת הועד, אורי מחכה לדו"ח מיבגני, בתקווה עד שבוע הבא יריצו תכנונים.

17. עדכון כלל תקנוני התחרויות של אמא"י

מעדכן: אורי

אורי יפתח לזה שיחה במייל.

נוכחים: אורי מרקוביץ', אמנון לוי, חן וייס, שרון טורנר, תמר ירון, יבגני קנטור (נציג מטעם האגודה למדע בדיוני ופנטזיה).

1. הליך ההתנתקות מהאגודה

מעדכן: אורי

אורי קיים ישיבה עם יבגני וליאת שחר קשתן, יו"ר האגודה למדע בדיוני ולפנטסיה, בקשר לנושא התנתקות מהאגודה, וסוכמה רשימת יעדים ופעולות שיש לעשות. לבקשת אורי, אמנון עבר על חוקי רשם העמותות בשביל להבין יותר טוב מה הדרישות להקמת עמותה.

אמנון יעביר עד ה-3.2 במייל את כל המידע הדרוש להקמת עמותה: מה הטפסים הנדרשים, מה לוחות הזמנים הנדרשים בהתנהלות מול רשם העמותות, מה ההכללות המשפטיות על החותמים, וכמה אנשים צריכים לחתום. יבגני מציע לפנות לרשם עצמו לברר דברים ולא להסתמך על החוק הכתוב בלבד.

לאחר שאמנון יגיש את המידע שאסף, אורי יפתח דיון מרוכז על המשך העבודה בנושא, ויפתח קול קורא לוועד הארגון.

הליך ההתנתקות מהאגודה יעלה כנושא מרכזי לדיון במפגש הפעילים העיוני שיתקיים בתחילת מרץ.

2. אירוע הקרנה

מעדכן: אורי

בשל ביקוש גדול לסרט מכירת הכרטיסים נגמרה כשבוע וחצי לפני הסרט, ובעקבות כך הוחלט להחליף את האולם לאולם גדול יותר. כל הכרטיסים לסרט נמכרו, ויש ביקוש להקרנה נוספת.

צוות האירוע מורכב מ-3 אנשים אשר יהיו נוכחים באולם ההקרנה מ-6:30.

נקודות לשימור: הפרסום היה יעיל, ההגרלות עזרו לקידום הסרט.

נקודות לשיפור: נראה שבודדים לא קיבלו במייל את הכרטיסים (אף כי קיים שיפור מאז האירוע קודם). התקבלו תלונות שלא היה מידע באתר על ההקרנה עד שלב מאוד מאוחר.

מההיענות לאירוע ניתן להסיק שיש עתיד לאירועי הקרנה. שווה לוועד לשקול לעשות שימוש נוסף בפרסום בעזרת הגרלות פרסים.  אורי ישלח סיכום אירוע לישיבה הבאה.

3. צוות תכנים כללי

מעדכנת: שרון

אין עדכונים בנושא.

4. מנגה קפה

מעדכן: אורי

התקיימו שתי פגישות של מנגה קפה שרון, יסמין סטריז'בסקי לוקחת פיקוד על התא, מה שעוזר לאורי, שכרגע נתון במסגרת זמנים לחוצה.

5. האנאמי

מעדכן: חן

עוד לא התקבלה תשובה מהגנים הבוטניים אם יתקיים אירוע השנה, חן ירים להם טלפון בתחילת השבוע.

6. הארוקון

מעדכן: חן

התפרסם סרטון של שיפוט מוקדם לקוספליי, ההרשמה צריכה להיפתח ב-9.2.

התוכניה כמעט סגורה.

העבודה על הכנס ממשיכה להתנהל כסדרה, צוות עיצוב ערך סיור בבנייני האומה וההרשמה למתנדבים בעיצומה.

7. פעילים

מעדכנים:אורי, אמנון ושרון

נגזרו, נויילנו וחולקו כרטיסי הפעילים במפגש הפעילים האחרון. אמנון מעוניין שתתבצע רכישת מכונת ניילון עבור הארגון, ויבצע בדיקת עלויות.

חודש הבא חבר וועד אחר יחליף את אמנון באחראי על רישום הפעילים.

אורי סכם את מפגש הפעילים החברתי. למפגש הגיעו 18 פעילים, הפידבק היה חיובי ואנשים נהנו.

שרון פתחה סקר לתאריך למפגש פעילים ענייני. אורי ישב עם שרון לגבי המשך העבודה עד אמצע פברואר.

8. מחזות זמר

מעדכן: אמנון

2D, המחזמר הצפוי לעלות בכאמ"י, התחילו לעשות חזרות.

Y בשלבים מתקדמים מאוד, וצפויים לעלות בהצלחה בהארוקון הקרוב. התקיימה ישיבה בין נציגי אמא"י, הכנס והמחזמר.

9. פרויקט קוספליי למען מטרה

מעדכן: אורי

השם לקוח מ- cosplay for a cause. ביאטריס ריטרבנד פנתה לאורי בבקשה להרים פרויקט של הכנת לוח שנה שנתי עם תמונות של קוספליי, שהמטרה הגדולה היא שכל הרווחים ממכירת לוח השנה יתרמו לעמותה למלחמה בסרטן לבני נוער, נושא שקרוב לליבה.

היא מבקשת מהארגון שלושה דברים:

1. תמיכה כלכלית
2. תמיכה שיווקית
3. תמיכה לוגיסטית

הקוספליי יהיה יפני בלבד. הלוגו של אמא"י יופיע על לוח השנה.

אורי ציין שמדובר בפרויקט שיבגני רצה לעשות בעבר, והוא יעביר לנו את ההערכות הכספיות הדרושות לפרויקט.

לוחות השנה ימכרו במסגרת כנס כאמ"י בקיץ, עם אופציה לאפשר לאנשים להזמין מראש באינטרנט. בעזרת ההזמנות מראש נדע את סדר גודל הביקוש לקניית לוח שנה זה. במידה והפרויקט יצלח, נשקול המשכתו בעתיד.

ביאטריס ציינה שהיא מעוניינת להשתמש בתמונות איכותיות שקיימות כבר. היא תדאג לכתב ויתור לצלמים ולקוספליירים אשר בתמונותיהם יעשה שימוש.

אורי ילווה את ביאטריס, ויערוך בירור כיצד ניתן לתרום למטרה אותה ביאטריס בחרה בתור ארגון. כמו כן, הוא יצור קשר עם הארגון אליו תורמים.

10. פרויקט הספרייה

מעדכנת: תמר

יבגני מעדכן שיש פלאייר פרסומי ופוסטר של באר שבע שהיה חסר. יבגני שלח מייל לספרייה בירושלים בתקווה לקבל את הכרכים שהם לא רוצים יותר.

יש צורך לאחראי ספרייה חדש בבאר שבע.

11. מנגזין

מעדכנת: תמר

גיא מרטון מאוד עמוס בגלל הארוקון. אין הרבה התקדמות, צוות המנגזין מתכנן סיקור לקראת הארוקון. צריך לשקול איך להמריץ את הפרויקט.  תמר תדבר עם גיא.

12. תחרות ציור

מעדכנת: שרון

הפרויקט לא עומד בלו"ז כמתוכנן, התקנון בשלבי ניסוח אחרונים, אך על הועד למצוא שם לתחרות על מנת למתג אותו כמוסד ולא כתוכן נלווה לכנס הארוקון. שרון תפתח על זה דיון מסודר במייל.

אורי פתח תיבת מייל לצוות התחרות כדי שיוכלו לפעול בצורה רשמית.

13. עדכון כלל תקנוני התחרויות של אמא"י

מעדכן: דיון כללי

כרגע לא קיימת התייחסות ישירה ורשמית בתקנוני התחרויות השונים להגבלת משתתפים המקורבים לשופטים ואחראי התחרויות מבחינה משפחתית ובני זוג.

סוכם כי כלל תקנוני התחרויות השונים ירועננו עד לכנס כאמ"י.

על הועד לקבוע מנגנוני אכיפה המתמודדים עם השפעה חיצונית על שופטים, כדי להבטיח את הגינות התחרויות.

הוחלט כי חברי ועד לא ישתתפו בשום תחרות בזמן כהונתם. למעט החרגות חברי סגל האירוע לא ישתתפו בתחרויות, אך לא תהיה הגבלה על קרובי משפחתם ובני זוגם, מלבד סגל ישיר והדרג לו הוא כפוף (למשל מנהל כנס).

משפחה מדרגה ראשונה ובני זוג של שופטים לא יוכלו להשתתף בתחרות הרלוונטית לשופטים.

כל החרגה מההחלטה צריכה לבוא עם מנגנונים מתאימים. לדוגמא, כדי לאפשר השתתפות בתחרות של מקורב של בעל תפקיד כמו מנהל כנס, על בעל התפקיד להתחייב שלא יהיה יכול להיות אחראי על השופטים וצוות הקוספליי.

הסיבה המרכזית של אורי לתקנן תקנות אלה זה נראות. אורי מציין שעל הועד להגדיר מנגנוני בחירת שופטים לפני שאנחנו עוסקים בהגבלות. לכן הדיון נדחה ויפתח בהרחבה בהמשך.

14. גיוס כוח אדם

מעדכן: אמנון

יוני מוסר שאין עדכון. אמנון לוקח על עצמו לקדם את פרויקט הגיוס לישיבה הבאה.

15. נראות ארגונית

מעדכן: אמנון

אמנון פירט את העדכונים שנערכו באתר. אמנון ציין שדפים רבים שאינם עוד רלוונטיים הוסרו, ודפים אחרים עודכנו. האתר מתעדכן טיפין טיפין, והדבר הבא שיתחלף זה הבאנר, שיהיה בו רק את הארוקון.

אמנון ציין שאם הועד מוצא עמודים נוספים שאינם עדכניים יותר ואפשר להסיר, ישנו מסמך מסודר שהועד יכול לעדכן דרכו את עומרי.

16. פרויקט התיכונים

מעדכן: אורי

התקבלה פנייה מאנה ציפרמן, מנהלת הספרייה של עירוני ט' ראשון לציון. אורי יחזיר לה תשובה.

17. פניות לארגון מאז הישיבה האחרונה

מעדכן: אורי

פנייה מהאמנית היפנית מימי – התקבלה הודעה מאמנית יפנית שרצתה להופיע בהארוקון, אך מאחר והתוכן שהיא מציעה אינו רלוונטי לאנימה ומנגה, פנייתה נדחתה.

מייד קפה – התקבלה בקשה לעזרה בהקמת מייד קפה. החלטנו לאפשר להתארגנות לפתוח דוכן תרומות בהארוקון, אורי ותמר יפגשו איתם בעתיד כדי לראות כיצד הארגון יכול לעזור להם, אם יהיה משהו רלוונטי.

שירופסט – התקבלה פנייה מרומי צדוק, מנהלת אוג"י, בדבר תמיכה באירוע שירופסט המיועד להתקיים השנה בשבועות. אורי, חן ואמנון יפגשו איתה.

תא ניפון – פנו אלינו בבקשה לפתוח דוכן בהארוקון. הנושא אושר והוא בטיפול.

נוכחים: אורי מרקוביץ', אמנון לוי, חן וייס, שרון טורנר, תמר ירון, יבגני קנטור (נציג מטעם האגודה למדע בדיוני ופנטזיה).

1. סוגיית זכויות יוצרים

מעדכן: דיון כללי

בעקבות תלונות על דוכנים המפרים זכויות יוצרים, הוחלט שא' דוכנים יחדד את הנהלים בנושא מול הדוכנים. צוות דוכנים ידגיש שעל הדוכנים לדאוג לתעודות המוכיחות אותנטיקציה שיהיו זמינות ביום הכנס. יש להביא דוגמאות לתעודות עבור א' דוכנים.

הועד מכיר בכך שיש בעיה, ויש לו את הסמכות לשלול מכירת מוצר המפר זכויות יוצרים. אמנון הציע להתייעץ עם עורך דין שמתמחה בנושא. אורי יפתח שרשור במייל ובו הבהרה מה מעוגן בזכויות יוצרים.

2. אירוע הקרנה

מעדכן: אורי

אורי סגר עם סרגיי יצחקוב, נציג קבוצת KAT, כי הקבוצה תתרגם את הסרט.

לפי כמות המגיעים בפייסבוק, שני שליש ממכסת האולם התמלאה. אורי לא מעוניין בקופות ביום האירוע, אלא במכירה מראש בלבד. על מנת לעודד קניה מראש נגריל פרסים בקרב קוני הכרטיסים, שתכלול גם תחרות שיתופים בפייסבוק. כל שבוע תהיה הגרלה על כל מי שהזמין. הפרסים הם מתנת סטודיו WIT. נציין במכירה שמספר הכרטיסים מוגבל.

הוחלט שנקרין סרטונים של אמא"י לפני שהסרט מתחיל. כל שבוע יהיה פרסום מרוכז על אירוע ההקרנה. במהלך השבוע הקרוב יפורסם הטריילר בעברית, בו גם יצוינו כל פרטי ההקרנה.

3. סיכום אירוע חנוכה

מעדכנת: תמר

נושאים לשיפור:

1. היה קצר בתקשורת בין הנהלת האירוע לבין חברי הסגל, מה שגרם למעט קשיים, אך הבעיות טופלו.
2. מיקום האירוע לא יכול היה להכיל את כל באי האירוע. למזלנו, לא היה גשם ואנשים היו יכולים להסתובב ברחבה החיצונית.
3. היו מספר בעיות עם דוכנים. צוות דוכנים באירועים הקרובים יעברו ריענון נהלים כדי למנוע מבעיות אלו לחזור.
4. התקבלה תלונה של הורה שטען שהאירוע לא מאובטח מספיק. התלונה נבדקה וטופלה מיד בשיחה מול הנהלת המקום. יש לדאוג כי בדרג הנהלת כל אירוע יהיה לפחות חבר סגל אחד אשר מודע לנהלים הביטחוניים הנדרשים.

נושאים לשימור:

1. האירוע עבר בצורה יחסית חלקה ונחשב כהצלחה ביחס למצופה מאירועי חנוכה.
2. נשלחה לדוכנים מפה עם מיקומם. המפה התקבלה בחיוב, והדוכנים השתמשו בה כאמצעי פרסום.
3. מודל שמירת החפצים הנוכחי עבד.

תמר תשלח סיכום מסודר עבור האירוע.

4. המנגזין

מעדכנת: תמר

יצאה מהדורה לפני חנוכה. כרגע הפרויקט עצר בין השאר כיוון שגיא מרטון, מנהל הפרויקט, עסוק בעבודה גם על הארוקון.

5. פרויקט "הספרייה"

מעדכנת: תמר

יבגני סיים לעשות מיפוי של הכרכים שיש אצלו. במהלך החודש הקרוב יבגני יכין פלאייר עבור הפרויקט, ויקיים פניה רוחבית לספריות לחדש קשר.

6. פרויקט הגיוס

מעדכן: אמנון

יוני לינדר, אחראי הגיוס, עושה את עבודתו נאמנה, הטופס באתר ואנשים נענים. אמנון ישלח בשבוע הקרוב למי שרלוונטי מהועד פניות של גיוס. כרגע הגיוסים הם בטפטופים.

7. פעילים

מעדכנים: אמנון ואורי

אמנון ערך את טופס ההצטרפות לפעילי אמא"י, אורי מעוניין לערוך תיקון נוסף טכני בטופס.

אמנון דאג לעדכן את כל מי שחידש את מעמדו ולרענן את רשימת חברי הפייסבוק. נכון לכרגע ישנם הרבה פעילים שחברותם לא בתוקף.. אורי מעוניין שבסוף החודש נעשה ריענון – נמחק כל מי שלא בתוקף. אמנון צריך לשלוח להם אזכור.

הנפקת כרטיסי פעיל – ניסיון החלוקה בדוכן אמא"י באירוע חנוכה לא עבד מספיק טוב. המתנדבים לא תודרכו כראוי ולפעילים רבים לא היה זמן ללכת לדוכן מאחר והם היו עסוקים בהתנדבות באירוע. הוצע שהחלוקה הבאה תהיה באירוע פעילים עם כרטיסים שהונפקו לחלוטין מראש.

אמנון הציע שעל כרטיסי הפעילים יודפסו מראש שמות הפעילים. הרעיון נדחה ע"י רוב חברי הועד מאחר וכרוכה בכך לוגיסטיקה רבה.

אירוע פעילים – ב14.1 יתקיים אירוע פעילים חברתי בסגנון ספידדייט. המטרה היא להשיג כמה שיותר גיוון וגיבוש על ידי יצירת קבוצות דיון שונות עם כמה שפחות חברים בתוכן.

שרון תהיה אחראית על מפגש הפעילים העיוני. מפגש פעילים עיוני כולל סקירה של פעילות הועד בחודשים האחרונים ודיון עם פעילי הארגון. האירוע יתקיים בתחילת מרץ.

8. הארוקון

מעדכן: חן

חן מעדכן שתהליך העבודה מתקדם בקצב רצוי, ובחלק מהתחומים יש אפילו הקדמה בלו"ז.

בקרוב תפתח הרשמה לדוכנים, לאחר שיתואמו מחירי הדוכנים באישור היו"ר והגזבר. כוח אדם החלו בגיוס, וצוות עיצוב עומד ביעדיו יפה.

בישיבה אושר השינוי בתקנון הקוספליי לאור החלטת הועד בישיבה האחרונה.

אורי מעוניין לקדם דוכנים מעוצבים כביתנים, ויתאם פגישה מול ניר בנושא.

9. תחרות ציורים

מעדכנת: שרון

מיתר קלאוזנר, עדי פוזנר והילה בגם מונו לאחראיות על תחרות הציורים. כרגע מנוסח תקנון לתחרות הציורים והוא בשלבי סיום. נקבע תקציב לתחרות, ויש למצוא בנוסף לתקציב גם ספונסרים לפרסי התחרות.

10. תקציב שנתי

מעדכן: דיון כללי

בישיבה התגבשה סופית תכנית עבודה שנתית שתשלח לגזבר ולאגודה לאישור.

אורי ישלח גרסה לפרסום של התקציב ותוכנית העבודה לשנה הקרובה.

11. התנתקות האגודה

מעדכן: אורי

אורי רוצה להגדיר תהליך של הכנת מסלול הכשרה לועד הבא. המטרה של מסלול ההכשרה היא שכאשר חברי הועד המקים יחתמו על המסמכים, הם יהיו מודעים טוב יותר על מה הם חותמים, ולא יתחרטו לאחר מכן. לחתימה על הקמת עמותה בישראל ישנן השלכות משפטיות שיש להיות מודעים להם. אורי מעוניין לנצל את הארוקון על מנת לעלות מודעות.

צריך להתחיל לגייס אנשים שיהיו מעוניינים. כפי שנראית ההיענות כרגע, אמא"י לא עומדים בדרישת הסף המינימאלית (7 חותמים מתוכם 5 חברי וועד ו-2 חברי וועדת ביקורת).

המשימות המוטלות על הועד בתהליך ההתנתקות:

1. פנייה לרשם העמותות על מנת לברר את תהליך הרישום, כולל הבנת התקנות והמסמכים הנדרשים.
2. בירור מול בנק כיצד פותחים חשבון לעמותה רשומה.
3. הכנת רשימת דרישות הכוללת מה נדרש ברמת הארגון: פנייה לחברת ביטוח, חנות אינטרנטית עם מערכת סליקה ועוד.
4. גיוס אנשים בהסכמה ותחילת שילובם בפעילות הועד. יתכן ואף להזמין לישיבות, כדי שיכירו כיצד הועד פועל.

12. הפקות מקור

מעדכן: אמנון

1. הפקת Y Musical סיימו את הליהוק שלהם. אמנון קיים איתם ועם נציגי הארוקון ישיבה. ההפקה מתכננת לנסות להכניס הרבה דברים חדשים וכל זה נלקח לכדי חשבון בישיבה המדוברת.
2. 2D מתקדמים בעבודתם.
3. הפקת בראנד שהייתה אמורה לעלות בהארוקון 2017 ביקשו לדחות את עלייתם לכאמ"י של אותה שנה ע"מ להספיק לשנות את התסריט שינוי מהותי.
4. מחזמר נוסף שלח תסריט, רועי רוט דחה בטענה שהוא לא קשור לאנימה וצוות הכתיבה שלו עובד על טיוטה חדשה שתעמוד בדרישה.

13. פרויקט תיכונים

מעדכן: אורי

אין עדכון בנדון.

14. נראות ארגונית

מעדכן: דיון כללי

אורי אומר שצריך סרטוני שיווק אירגוניים, אך כרגע צריך שמישהו ירכז את הנושא וידאג לו, ושווה לצלם אולי ישיבת וועד בצורה חלקית בשביל סרטון בעתיד

אמנון התנדב לרכז שינויים לאתר הארגוני.

ישיבת נובמבר – 27.11.15

נוכחים: אורי מרקוביץ', אמנון לוי, חן וייס, שרון טורנר, תמר ירון

1. הליך התנתקות מהאגודה

מעדכן:אורי

אורי יקיים ישיבה עם ליאת שחר קשתן ויבגני קנטור (יו"ר האגודה ומלווה הועד מטעם האגודה) בו תשורטט תוכנית יעדים מסודרת לביצוע הליך ההתנתקות.

2. אירוע חנוכה

מעדכנת: תמר ירון

נסגרה הרשמה לדוכנים, נסגרה סופית ההרשמה למתנדבים, המענה בפייסבוק של גיא אשל מאוד טוב, קוספליי – התמלאה חצי ממכסת המשתתפים. השבוע תתפרסם התוכניה ויש עלון עבור תחרות הקוספליי בהכנה. כמו כן, נמצאו ספונסרים לפרסי התחרות – קומיקאזה וקומיקס וירקות.

עד הסופ"ש תמר תדאג שרשימת הלוגיסטיקה לאירוע תסגר. בנוסף לכך על תמר לבצע פנייה ללינה בנושא טיפול בהטרדות מיניות באירוע, ולברר פרטים על השכרת שירותי אבטחה לאירוע.

אמנון אומר שיש לפרסם את העובדה שאירוע חנוכה זה יום חופש בהרבה מוסדות, תמר תבקש מגיא להוציא הודעה של האירוע בו פרט זה יוזכר.

הועלתה ההצעה לקיים באירוע טקס הדלקת נרות חנוכה לכבוד החג.

3. סוגיית דוכנים מפרי חוזה

מעדכן: אורי

נקבע שדוכנים אשר קיבלו הערה על הפרת חוזה באירועים האחרונים, יהיו בתעדוף נמוך כספונסרים לפרסי זכייה לתחרויות השונות בכנס.

כמו כן, נדרשת בדיקה על אפשרויות מתן סנקציות לדוכנים המפרים את התקנון, מעבר לאי הגעתם לאירועים עתידיים.

4. זכויות יוצרים

מעדכן: אורי

חודדו נהלי זכויות יוצרים בכנס. לא ניתן עוד להשתמש בדמויות קיימות, אך ניתן לצייר את הדמויות שלנו בקוספליי לדמויות קיימות.

5. אתר ארגוני

מעדכן: אורי

אורי עדכן שוב שחברי ועד לא יוכלו לערוך תוכן באתר בעצמם עקב המבנה הטכני של האתר.

חן הציע שירכזו מולו דברים שרוצים לעדכן והוא יעביר לעומרי רוזנברג, כיוון שהם לומדים באותה אוניברסיטה. אורי פתח שרשור לכך במייל, וחברי הועד יעבירו בו את קטעי התוכן שהם מעוניינים לשנות באתר.

6. צוות תכנים כללי

מעדכנת: שרון

שרון יצרה קשר עם צוות תכנים כללי אשר העלה מספר רעיונות לפעילויות. הדיון על פעילויות אלה נכנס תחת סעיף "תוכנית עבודה".

אורי העיר שאם צוות תוכן מעוניין לעשות הרצאות על הבר לאורך כל השנה, עבור חודש ינואר יש להתחיל כבר עכשיו בתהליך יצירת קשר עם הגורמים הרלוונטיים.

7. פרויקט הספרייה

מעדכנת: תמר

יבגני קנטור, מנהל הפרויקט, עוד לא העביר עדכון לתוכנית עבודה, אך הוא ביקש תקציב לקניית מנגות.

יוני לינדר, אחראי גיוס, יצר קשר עם תמר ושאל אם יש צורך בגיוס כוח אדם לפרויקט זה. יבגני אמר שיש צורך באחראי ספרייה בבאר שבע.

8. מנגה קפה

מעדכן: אורי

המשיכו מפגשים בהוד השרון להתקדם, אורי מתכנן לחזור לעדכן את דף הפייסבוק של הפרוייקט בהוד השרון ולפרסם את המפגשים.

9. מנגזין

מעדכנת: תמר

מהדורת המנגזין הייתה אמורה להתפרסם באמצע נובמבר אך זה התעכב עקב חוסר זמינות של הצוות. תמר תשקול פנייה ליוני לינדר, אחראי גיוס, על מנת לגייס חברי צוות נוספים.

10. חנות אירגונית

מעדכן: אורי

יש חנות מוכנה בתיאוריה באתר הארגון. היא תפתח שבוע לפני אירוע חנוכה.

הליך ההכנות עבור החנות הסתיים, ונותר רק צורך במערכת סליקה.

אורי ערך בדיקה מקיפה על אופציות למערכות סליקה עבור החנות הארגונית, נמצאו מספר אופציות רלוונטיות ובהצבעה בישיבה נבחר לנסות בחנוכה את שירותיהם של חברת דינו.

11. הארוקון 2016

מעדכן: חן

חן עדכן שעוד לא נמצא אדם לאייש את תפקיד ע' מנהל הכנס השני, אך גם אם לא יהיה, הכנס יתקיים. התפקיד השני שנדרש איוש והוא קריטי זה תפקיד א' מנהלה – צינור התקשורת בין המנהל לשאר הצוותים. יש צורך בהול למצוא אדם לתפקיד. כמו כן, יש צורך בתפקידים ע' קופות ו-א' מחשוב.

למרות התפקידים החסרים, סגל הארוקון החל בעבודה ממשית על הכנס, בשאיפה לקיים בקרוב את ישיבת הסגל הראשונה. צוות עיצוב כבר התחיל בעבודתו.

הועד מעוניין שיתקיים אירוע בטא של הרצאות הכנס לסגל ופעילים.

12. קשרי חוץ

מעדכן: חן

חן ואורי הוזמנו לערב חגיגי בשגרירות לכבוד יום הולדתו של קיסר יפן, הירוהיטו. במהלך הערב חן ואורי יצרו קשר עם מספר גורמים, לצורך קידום האינטרסים של הארגון.

ג'טרו – ג'טרו הינה חברת ייצוא מיפן, המייצאת מוצרים חומריים ואינטלקטואלים כאחד. בעלי החברה מעוניינם להרחיב את ייצוא התוכן של אנימה ומנגה. העבודה השנתית של החברה מתחילה באפריל (כמו מוסדות רבים אחרים ביפן), וחן יצור איתם קשר בתקופה זו.

חן ואורי גם פגשו מספר עיתונאים שנמצאים בשלוחות בארץ, אחד מהם הוא asahi שיוזמנו להארוקון. יבוצעו אליהם פניות מסודרות לבקשת סגל הארוקון.

תא  ניפון (מדור יפן באוניברסיטה העברית) רוצים עזרה בהרחבת הספרייה שלהם. תמר תשאל את יבגני אם יש לו משהו להקצות לתא ניפון, תמר תפנה את יבגני לחן.

חן יוציא פנייה לישפאר על מנת להשיג קונסולות להארוקון.

13. פרוייקט התיכונים

מעדכן: אורי

בשלב זה אין עדכון חדש

14. שקיפות ארגונית

מעדכן: דיון כללי

הדיון בנושא הורחב, עקב חוסר זמן להתעמק בו במהלך ישיבת אוקטובר.

הוחלט כי שקיפות בנושאים הפיננסיים של הארגון תהיה במסגרת אירועי פעילים ענייניים ובאסיפה הכללית לכלל חברי הארגון.

15. הגבלת קוספליי לא-יפני באירועי אמא"י

מעדכן: דיון כללי

אמנון מציע לאמץ את התקנון של WCS להוציא את ההגבלה על סדרות פופולאריות. על פי תקנון זה המדיה הראשונה שהדמות הופיעה בה חייב להיות ממקור יפני.

הועד הסכים פה אחד על הגבלת ההרשמה לעד 30% מהנרשמים בעלי קוספליי לא יפני בכל הקצאה פר קטגוריה החל מאירוע הקוספליי בהארוקון הקרוב. ההגבלה הינה על ההרשמה בלבד.

אורי ינסח עדכון כללי בנושא ויעביר לוועד לאישור. הוסכם שלאחר הארוקון נקיים דיוני המשך בנושא.

16. פעילים

מעדכנים: אמנון ואורי

אמנון עדכן כי הדפסת כרטיסי הפעילים מחכה להרשמת הפעילים, שזה מחכה לעדכון הטופס באתר. אמנון ישלח לעומרי את השינויים שהוא מעוניין לבצע בטופס.

אורי התחיל לארגן מפגש פעילים הראשון. יתקיים האירוע החברתי הראשון  במהלך ינואר.

17. תוכנית עבודה:

1. תחרות ציור

שרון העלתה הצעה לקיים תחרות ציורים נושאת פרסים. מאחר והארגון הינו ארגון ללא מטרות רווח, יש לבדוק מה האפשרויות למתן הפרסים. שרון תפנה ליבגני לשאול על פרס גפן של האגודה.

כמו כן, יש לבצע בדיקה מקיפה על סדרי גודל של העלויות שאפשר לקיים בהם פעילות זו.

הוחלט כי בתחרות יהיו 2 קטגוריות: קטגוריית ציור וקטגוריית 4-קומה (עם דגש על נרטיב). בשאיפה שהקטגוריה השנייה תעודד יצירה מקורית רחבה יותר (דוג'ינשים).

בתקנון יש לשים דגש על שמירה על זכויות יוצרים, וכן להחליט על מנגנון המוודא כי הציור אכן צויר ע"י המתמודד.

הלו"ז שהוצע הוא להכריז על התחרות בינואר, כדי שבמרץ-אפריל יהיה ניתן להרים תערוכה ובמאי להכריז על זוכים. יש לשקול לנצל את הכנס בתור מדיום פתיחה. שרון תשקול לפנות ליוני לגייס צוות שיהיה אחראי על התחרות.

2. טאנאבטה

קיים בתוכנית עבודה, בד"כ בעבודה מול אגודת ידידות יפן וישראל ותכנונים מתרחשים קרוב יותר לתאריך.

3. האנאמי

אמנון התנדב לקחת על עצמו את האחריות. אם הם צריכים לתמיכה מאיתנו, אנחנו מוכנים לדבר על זה. חן ישלח להם מייל אם הם מעוניינים לערוך את האירוע השנה. אם הם יסכימו, האחריות לאירוע תעבור לאמנון.

4. יום יפן באוניברסיטה העברית

חן התנדב להיות אחראי על יום יפן באוניברסיטה העברית.

5. פעילויות נוספות

אורי טען שיש צורך בהוספת פעילות נוספות לקיץ.

18. פרויקט הגיוסים

יוני ביצע פניות לכלל חברי הוועד. מצופה מאיתנו להיות פחות פאסיביים, ולהצביע על צרכי כוח אדם וכן להציע תפקידים לאיוש. תעלה לאתר מערכת המאפשרת לאדם להזין את עצמו לתפקיד שירצה לעזור בו לארגון, ולאחר מכן יצרו איתם קשר.

19. שימור פעילים

מעדכן: אורי

אורי דיבר עם תומר שלו, מנהל אייקון, ותומר יעץ ליצור תפקיד שימור פעילים. כמו תפקיד א' כוח אדם בכנס שאחראי לתת למתנדבים ערך מוסף להתנדבותם בכנס, כך מטרתו של אחראי שימור פעילים לשמור על רמת מוטיבציה גבוהה בקרב הפעילים, לתת להם תחושת ערך מוסף, להציע להם לארגן אירועים, לדאוג להרגשה טובה, שיהיה אחראי באופן שותף מעבר למה שהועד עושה. ניתן אף להקדיש לכך תקציב. ניתן לגייס תפקיד זה דרך יוני, אמנון ידבר על זה עמו.

20. נראות ארגונית

על מנת לשפר את נראות הארגון, יש מספר דברים שבהם צריך לטפל:

1. עדכון תוכן באתר הארגוני – אירועי עבר, סגל הכנס, הועד המכהן ועוד. נפתחה התכתבות במייל בה הועד ישלח עדכוני תוכן לעומרי שיעלה לאתר.
2. פרוספקט של אירועים – חן התנדב לטפל בנושא.
3. ניוזלטר חודשי – אורי אחראי על להחזיר את הניוזלטר לפעילות. מאי אלמוג, אחראית הניוזלטר, צריכה לדעת מה אנחנו רוצים שיתפרסם, יש לשלוח לה עדכונים. ניוזלטר צריך לצאת בתחילת כל חודש, אפשר שהדד-ליין יהיה בראשון כל חודש.

21. מחזות זמר

מעדכן: אמנון

אמנון עבר על תסריטים ושלח להם חוות דעת. נקבעה פגישה עם מחזמר Y.

22. פניות מאז הישיבה האחרונה

נשאלו מספר שאלות במייל , אורי ענה לכל הפניות. בנוסף לכך, התקבלה פנייה לגבי העברת תוכן על הארוקון, יועבר לגורמים הרלוונטים.

נוכחים: חן וייס, אורי מרקוביץ׳, תמר ירון, איליה לזבניק, מתן קליינמן

מרצ׳נדייז ארגוני

מעדכן: מתן

יש צורך לייצר נוסח ולהעביר אותו לעו״ד, ע״מ שנוכל לקבל זכויות שימוש בחומרים אשר הוכנו על-ידי אנשים פרטיים במסגרת התנדבותם לארגון לתועלת הארגון.

תחום הפעילים

מעדכן: אורי

מתקיים כרגע סקר בנוגע למפגש יולי, נראה שהפעילים מעוניינים בקיום הפגישה ב-31.7. לכן הפגישה אכן תתקיים ב-31.7 ואורי יסגור את המקום בקרוב.

המנגזין

מעדכנת: תמר

על פי תמר אין מספיק חברי צוות לפרויקט – יש 4 חברי צוות עמוסים. אין רצון לסגור את הפרויקט, אך יש למצוא פתרון לבעיה – יש צורך בגיוס אנשי צוות נוספים.

קיימת האופציה שייפתח קול קורא להתנדבות לפרויקט ולפרסם את הנושא ברשתות החברתיות. ככל הנראה יופק פלייר אשר יחולק בדוכני אמא״י, ע״מ לגייס סגל ארגוני ובנוסף צלמים וכתבים לאירועים ספציפיים.

אורי מבקש שתמר תעביר את החומר הגרפי לאישור הוועד טרם הפרסום הפומבי.

במידה ולא יגויס איש צוות נוסף עד הכנס, תדירות הוצאת מהדורות המנגזין תרד לפרק אחד בחודשיים-שלושה.

מהדורת ספטמבר תתרכז בכאמ״י.

יש עניין בראיון קצר עם רייקה לטובת הפרויקט, נוצר קשר הנהלת הכנס בנוגע לעניין.

פרויקט ה-WCS

מעדכן: אורי

היתה לאורי שיחה עם יבגני בה הוא מבקש לפרוש מהנהלת הפרויקט.

איליה מציע להעביר את הפרויקט למצב הקפאה תמידי, שכן כוח האדם הוחלף מספר פעמים ולא נרשמה אף התקדמות משמעותית.

חן מוסיף כי לצוות אף לא היתה אף נגיעה בארגון פתיחת תערוכת האראג׳וקו שהתקיימה בחיפה החודש.

מתן הציע לנסות לפנות לעוד אנשים לצורך החייאת הפרוייקט.

אורי הציע יחשוב על אפשרויות למנהלים חלופיים.

פרויקט הספריה

מעדכן: איליה

יבגני, מנהל הפרויקט, כרגע עסוק בארגון כאמ״י 2015 ועל כן אין לו זמן פנוי לעבוד על הפרויקט.

היתה פניה במייל מספרן מרחובות המעוניין לפתוח מדור בספריה מקומית שם לפרויקט. נמסר לו לפנות לספריה ולבדוק את היענותם, כרגע לא התקבלה תשובה מהבחור.

איליה ידבר עם יבגני שידאג שבדוכן אמא״י בכאמ״י 2015 תהיה האופציה לתרום כרכי מנגה.

אתר ארגוני

מעדכן: אורי

אחראי האתר, עומרי רוזנברג, עסוק בעבודה על כאמ״י 2015.

כרגע האתר עודכן בתכנים עדכניים, ופורסם בו כנס כאמ״י הקרוב.

הפקות מקור

מעדכן: מתן

שתי הפקות מקור ביקשו דוכן באייקון ובכאמ״י. בוצעה פניה לכאמ״י (לא׳ דוכנים), מאייקון התקבלה תשובה שיהיה צורך בתשלום על הדוכנים, הוחלט לסבסד את הדוכנים ע"ח הארגון.

הפקת D2 ביקשו שהאודישנים שיקוימו בכאמ״י יפורסם בפייסבוק ב-23.7, והם ימשיכו לעבוד על הנושא.

להפקת YMusical חסרים שני שחקנים, אך הם החלו בחזרות לקראת המחזמר שיעלה בהארוקון 2016. יש להם לו״ז מסודר והם החלו לעבוד על הפרטים כגון מדידות התלבושות והפקת התפאורה.

נקבע שרועי רוט ילווה אותם בכאמ״י הקרוב כדי להראות להם את המערך הטכני.

בוצעה פניה להפקת פנדורה לשם הקרנת סרט המחזמר בכנס כאמ״י הקרוב.

אירוע פתיחת תערוכת האראג׳וקו בטיקוטין

מעדכן: אורי

האירוע עבר בהצלחה. הגיעו 7 בנות בתלבושת לוליטה ו-4 קוספלייריות. בוריס רודמן הנחה ועשה עבודה מעולה. בשל חוסר הכנה מצד הנהלת המקום, היו קשיים לוגיסטיים רבים כגון עומס אנשים שגרר חוסר יכולת לארגן עלייה לבמה בצורה מסודרת.

טיקוטין הביעו עניין בהקמת תערוכה דומה בשנה הבאה. כמו כן הם הביעו עניין בהקמת תערוכת קוספליי בהמשך.

הצלם ישמח לפרסם את כאמ״י הקרוב בדף הפייסבוק שלו, אורי יבצע את הפניה אליו.

אירוע טאנאבאטה טיקוטין

מעדכן: חן

האירוע עבר בהצלחה. הגיעו בין ה-40 ל-50 איש, מספר מכובד בהתחשב במיקום האירוע ובזמן האירוע.

באירוע התקיימו שלוש הרצאות, שהועברו על-ידי דני פייגלמן, מיתר פשקר ואורי מרקוביץ׳.

כמו כן, באירוע נפתח דוכן אמא"י ובו נמכרו כרטיסים לכאמ"י הקרוב, ולאחד ממזמיני הכרטיסים מראש נמסר כרטיס כניסה כאמ"י פלוס ללא תשלום.

אירוע טאנאבאטה יפו

מעדכן: מתן

האירוע התקיים כשיתוף פעולה עם האגודה לידידות ישראל יפן. באירוע הופקו שתי הרצאות מטעמנו, שהעבירו יבגני קנטור ואורי מרקוביץ׳, כאשר היתה נוכחות יפה בהרצאות – כ-50 איש בהרצאה של יבגני וכ-15 איש השתתפו בהרצאה של אורי.

כאמ״י 2015

מעדכן: אורי

• תוכניית הכנס פורסמה.
• גיוס המתנדבים כמעט הושלם.
• נפתחה ההרשמה לתחרות הקוספליי.
• נפתחה ההרשמה לדוכנים אחרי שאורי הגיע להבנות מול האגודה ובנייני האומה במקביל. כל דוכן שקשור אלינו ידאג לטפל בקבלות בצורה מסודרת לחלוטין (כגון הדוכן של רייקה). לא יעלה דוכן יד שניה שכן אין לנו פתרון לסוגיה הבירוקרטית.
• צוות שיווק עושה עבודה יסודית בהפקת סרטוני תדמית לכנס – ״כאמ״י אקשן״. התבצעה פניה מסודרת לבנייני האומה להפעלת מחלקת יחסי הציבור שלהם לשם פרסום האירוע.
• הסתיים תהליך ארגון הקופות מחדש. יהיו בשעות הבוקר כ-10 קופות על מנת לצמצם את התור הפוטנציאלי בכניסה.
• נסגרו הפרטים הסופיים לקראת הגעתה של אורחת הכבוד לאירוע.
• כמעט הושלם גיוס הסגל: הדבר היחיד שחבר הוא א׳ אח״מ.
• תהיה הקרנת סרט של כחצי שעה – taifuu no noruda.
• ככל הנראה יהיו 2 אירועי מתנדבים בכנס.
• יש ישיבת סגל ביום שישי הקרוב, ה-24.7.
• ביום שישי הקודם, ה-17.7, התקיים סיור במתחם.
• מספר המגיעים באיוונט בפייסבוק (1800) עבר את מספר המגיעים באיוונט של כאמ״י 2014.
• נוצר קשר מול ישפאר על מנת להביא קונסולות משחק לכנס.
• תתבצע פניה מטעם חן ל-IGN, GeekOut וגרף על מנת לסקר את הכנס.

פרויקט מנגה קפה

מעדכן: אורי

אחראית האירועים של הוד השרון אמורה להחזיר לאורי הודעה לאחר בדיקה על הקרנת סרט בתפוצה קטנה ללא עלות. לדעת אורי זה לא יקרה, אך הנושא במעקב.

תתקיים פגישה בהוד השרון ב-30.7.

אירוע הקרנה

מעדכן: איליה

אור פרלמן אמר שאין כרגע סרטים להקרנה, חוץ מהסרט החדש של Dragon Ball Z. ישנה גם האופציה להשתמש ב-bakemono no ko שכן תהיה האופציה להקרינו החל מספטמבר, על פי אורי. הנושא ייבדק על-ידי איליה.

רישום סימנים ארגוניים + חידוש חוזים החנויות

מעדכן: אורי

אורי יעביר את כל המסמכים הרלוונטיים לעו״ד האגודה.

צוות תכנים כללי

מעדכן: איליה

צוות תכנים סיפק 3 הרצאות לאירוע הטאנאבאטה בטיקוטין.

ב-27.6 וב-15.7 התקיימו 2 הרצאות במסגרת ״אמא״י על הבר״, שהועברו על-ידי עומר כהן וענן גיבסון. בהרצאות נכחו כ-20 וכ-30 איש בהתאמה. מתוכננים לעתיד עוד 2 הרצאות במתכונת דומה.

כרגע הצוות שוקד על כאמ״י הקרוב.

ניוזלטר ארגוני

מעדכן: אורי

יצא ניוזלטר יוני-יולי.

מאי אלמוג פתחה שיחה לקראת ניוזלטר אוגוסט, והוא ייסגר בשבוע הקרוב.

קשרי חוץ

מעדכן: חן

• סוכמו הפרטים האחרונים בנוגע להגעתה של האח״מית, רייקה, לכנס כאמ״י הקרוב. כרגע חן אחראי על הקשר מולה ומתכתב איתה באופן קבוע.
• Comix Wave: אור פרלמן קיבל מהם פניה שיש סרט חדש שהם רוצים לנסות להכניס לשוק הישראלי, ואור יטפל בעניין.
• מתגבש סט מכתבי הפניה לעיריית ירושלים, כרגע במגעים מול ניסים אוטמזגין ואורי מרקוביץ׳ שמבצע את המגעים מול בנייני האומה כמנהל כאמ״י.
• נשלחה הזמנה לשגרירות יפן לכאמ״י הקרוב. תישלח הזמנה גם לאיל״י, האגודה לידידות ישראל יפן.

נגישות לקהילה

מעדכן: אורי

הפעילים הציפו שיש באתר כרגע חוסר בהירות בהקשר של הצעת התנדבות. הועלתה בקשה לפיתוח מודול שיאפשר לאנשים להציע את עצמם להתנדבות בארגון.

אורי יוציא הכרזה מסודרת באתר עד סוף החודש.

אייטם חינוכית 23

מעדכן: אורי

הפרק הערוך של ״שוסטר ושוסטר״ עלה לערוץ היוטיוב הפומבי של החינוכית וישודר בטלוויזיה בהמשך. פרסום מסודר מצידנו יעלה בקרוב, בהתאם לדרישות ההפקה.

בחירות 2015-2016

דיון.

יבגני קנטור התנדב לנהל את הבחירות לקדנציה הבאה.

בוצעה פניה לתומר שלו, ששילב את הבחירות בתוכניית אייקון, וכרגע אנו מחכים לשעה ולמיקום המדויקים של האירוע. ברגע שיגיעו הפרטים נוכל לעשות הכרזה מסודרת בנושא.

הפלטפורמה שנבחרה לפרסום המצעים הינה האתר הארגוני.

אורי ידאג לניסוח ופרסום הבחירות.

פניות לוועד מאז הישיבה הקודמת

• התקיימה פניה לקיום כנס בריכה. הוועד הביע התנגדות פה אחד להצעה.

האגודה למד״ב ופנטזיה

מעדכן: איליה

במהלך הקדנצייה התקיימו מספר שיחות על היפרדות מהאגודה למד"ב ופנטזיה בין איליה לבין יו"ר האגודה ליאת, סיבת ההיפרדות היא גידול הארגון בשנים האחרונות והרצון שיהיה עצמאי ולא תלוי בגוף אחר.

איליה מציין שאמא"י אינו בשל כרגע להיפרדות אם כי הוא הכרחי ועשוי לקרות גם אם הארגון לא ירצה בכך בעתיד הלא רחוק.
דרושים אנשים שיוכל "לייסד מחדש" את הארגון, יבצעו את כל העבודה הנגזרת מרישום עמותה, ישארו מספר שנים בשביל עמידה עצמאית ראשונית של הארגון על הרגליים ללא גוף אחראי מעל ויוכלו להתעסק בבירוקרטיה היומיומית של הארגון שנפלה עד כה בעיקר על יו"ר הארגון. בנוסף איליה מעריך שאין אנשים כאלה בקהילה כרגע ובכלל הדבר לא נמצא בראש סדר העדיפויות שלה כמשתמע מרמת ההתנדבות לפעילות ארגונית רציפה שלא קשורה בכנס.

הנושא יעלה לדיון באסיפה הכללית מול הפעילים ובאי האסיפה בצורה מפורטת יותר.