קטגוריה: פרוטוקולים

נוכחים: יוני לינדר, אורי מרקוביץ', תומר דוד, עפר מוסטיגמן, סבי איזילוב, אלה ברוך. דני פייגלמן הצטרף בשיחה דרך הטלפון.

אורי מציע את עצמו ליו"ר: 7 בעד 0 נגד 0 נמנעים – עברה פה אחד.

ניר דרניצקי הצטרף לישיבה.

ניר מבקש מהועד להיות מנהל הארוקון – הועד הצביע, ההצעה התקבלה פה אחד
ניר מבקש את מנדט הועד להוציא קול קורא להנהלה (שינוסח על ידו), עם ראיונות שמנוהלים על ידיו בלעדית והחלטה שתהיה על ידיו בלעדית. אין לו בעיה שהועד ינכח בראיונות הללו. ניר מציין שהמטרה היא המשכיות להנהלה בכוונה למצוא אנשים לנהל כנסים בעתיד.

ניר עזב את הישיבה.

התקיים דיון קצר על דעות הועד בנושא, ואז הצבעה על בקשתו של ניר – התקבלה פה אחד.

התקיימו מספר דיונים על הליך החפיפה. עלתה הצעה לעבור מהמיילים בגוגל לאיזה שרת SMTP משלנו – ניתן לדון על הנושא ואולי ישתלם לנו יותר ויהיה יותר נוח.

הישיבה נסגרה.

נוכחים: אורי מרקוביץ', יוני לינדר, דני פייגלמן, אלה ברוך

 

1. עדכונים ביורוקרטיים ארגוניים

מעדכן: אורי

זו הישיבה האחרונה של הועד הזה בהנחה שלא יקרה משהו מפתיע בבחירות.

נפתח התיק של אמא"י במס הכנסה ובזאת סיימנו את משימות ההקמה הקריטיות.

יוני הציעה להעלות להצבעה את מתן קליינמן גזבר הארגון כמורשה חתימה לבנק – אורי עונה שעדיף לחכות עד אחרי הבחירות. הסיבה היא שכנראה אחריהן גם ככה נחליף את מורשי החתימה מחדש בשל המעבר של יוני לירושלים, ואז נצטרך להביא שני פרוטוקולים עם שינויי מורשי חתימה לעורכות הדין ולבנק חודש לאחר חודש. בנוסף לכך אין משהו קריטי בחודש הקרוב שזה נחוץ עבורו.

לגבי הבחירות – מנהל הבחירות ניר דרניצקי היה בחו"ל שבועיים, מה שעיכב את הליך פרסום המצעים. עד כה פורסמו שישה מצעים ויש עוד אחד שאמור להתפרסם לתפקיד חבר ועד. לתפקיד חבר ועדת ביקורת אין מצעים שהתקבלו כרגע.

צריך להיות פרסום בימים הקרובים שמזכיר שזה הרגע האחרון לבחירות.

 

2. אירוע חנוכה

מעדכן: אורי

אורי גייס את דרור טל מנהל אירועי חנוכה הקודמים לנהל את האירוע. אורי ילווה את דרור עד הבחירות ואחרי הבחירות אולי נחליף מלווה. החשיבות של הליווי כרגע – להבין מה כיוונו של אירוע חנוכה.

בשיחה עלתה העובדה שברצונו של דרור לקיים את האירוע במקום גדול יותר מהאשכול והוא רוצה לבדוק איפה זה אפשרי. עד יום הישיבה הייתה אמורה להיות הצעה לאלטרנטיבה. אורי הציע את עצמו כמברר מחירים של אופציות ע"מ להציב תקציב לועד. המטרה היא כמובן תקציב קטן ככל האפשר, כשהכלל שהוצב הוא שאפשר להכפיל את התקציב הקודם אך מוגזם לשלש אותו.

הוחלט שאם כן נחליט לקיים את האירוע באשכול פעם נוספת, תהיה הגבלת כרטיסים. בסוף אין היום הצעת תקציב או מיקום. הצעה זו תגיע במייל בהמשך מכיוון שבנוסף למחלתו של אורי לאחרונה, אירוע מסוים עיכב את הדברים כדלהלן:

שי פרידריך פנה לאורי ואמר שברצונו לקיים אירוע במהלך חנוכה שיכוון לקהל בוגר יותר, בניגוד למה שהובן ע"י הועד מהשיחה איתו בישיבה הקודמת. הוא מבקש שאירוע חנוכה יתקיים באשדוד. היתרון – יש לנו את עיריית אשדוד איתנו ונקבל מהם מימון משמעותי וכך האירוע יהיה זול בהרבה. אורי פותח את העניין לדיון ומציין שדרור לא אוהב את הרעיון של קיום שני האירועים בחנוכה, לדעת דרור זה גם יפגע בגיוס סגל.

יוני נגד לעבור לאשדוד מכיוון שמעבר מלא נוגד את כל הפואנטה של סקטוריאליות שדוברה בישיבה הקודמת.

דני נגד העברת האירוע לאשדוד; הוא בעד לגרום לאירוע בת"א להיות יותר אטרקטיבי.

 

הדיון הושהה לקבלת עומרי רוזנברג, א' מערכת ההרשמה הארגונית לישיבה.

 

3. מערכת הרשמה ארגונית

מעדכן: עומרי רוזנברג

בעבר דובר שבגלל ניתוקי אינטרנט בכנסים יש להפוך את המערכת לאסינכרונית ולא תלויה בחיבור לאינטרנט. בכאמ"י התבצע ניסוי – נבדק הקשר האינטרנטי בכנס ובין עמדות ההרשמה באופן רציף מכל המחשבים.

היו רק שני ניתוקים אמיתיים וקצרים לאינטרנט שהורגשו, אחד בשעה 1 בצהריים ואחד בשעה 2 בצהריים, שאינן שעות העומס כלל וכלל – ולכן הבעיה אינה העומס ברשת.

עומרי מציע לעבור לאפיון הרבה פחות מסובך המניח שיש לו חיבור לרשת כל הזמן.

אורי מצהיר בנושא שבתור אדם שעובד בעולם פיתוחי בהייטק, אחד הפחדים הוא "מה קורה ביום שהאינטרנט לא עובד" – האם ברגע זה אנחנו אומרים "אין הרשמה לאמא"י יותר היום" בכנס למשל.

בנוסף לכך אורי שואל כמה הוויפי לעמדה עולה – דני מתאר את פתרונות האינטרנט שנרכשו ונשכרו בכנס. אורי מחדד – האם האינטרנט לעמדות ההרשמה דורש הוצאות מעבר לאינטרנט של הקופות ושל שאר צרכי הכנס. דני עונה שלא, הם התחברו לאותו פתרון רשת.

אורי מבקש מעומרי הערכת זמן עבודה על המערכת האופליינית המסובכת שאופיינה, והאם עם הסגל העובד עליה כרגע ריאלי שהיא תהיה מוכנה עד הארוקון 2018. עומרי מעריך את העבודה בכ100 שעות עבודה שלו, כשלהרחיב לעוד אנשים מסבך את העניין מכיוון שעומרי לא יודע "להמיר" שעות עבודה שלו לשל אחרים.

אורי שואל – האם בכלל קונקרטי או משנה לנו שלא תהיה הרשמה פעילה במתחם הכנס בזמן שאין אינטרנט? יוני נותנת דוגמה למה נעשה במצב כזה – רישום הפרטים של אנשים למשל על נייר כשאין אינטרנט ואמירה שניתן להם כרטיסים באירוע בעתיד וניצור קשר דרך המייל מכיוון שאין אינטרנט כרגע. או למשל, במקום דף נייר, לשמור לקובץ לוקאלי על המחשב ולהעלותו לשרת אחר כך כשיהיה אינטרנט, אבל עדיין להודיע שאי אפשר לתת כרטיס כרגע וכו'.

דני אומר שאכן, האם ההרשמה לאמא"י זמינה היא הבעיה האחרונה שאיכפת לו ממנה בזמן כנס. דני שואל – למה לא פשוט מערכת שלא תעבוד כשאין אינטרנט וזהו?

אורי מציין שאנחנו מעוניינים שיהיו יותר אנשים חברי אמא"י, כי הם מקבלים מאיתנו ניוזלטר ודיוור וכו'. הוא מוסיף שלדעתו לא לוקח ככ הרבה זמן לעשות מערכת כמו שהוצגה ע"י יוני – לצורך העניין שמירת הנתונים לוקאלית והעלאה לשרת כשאפשר, ואז שליחה למייל שהוזן של מספר החבר שלו לידיעה.

דני שואל כלפי עומרי – כמה זמן המערכת הקיימת תדרוש לתחזוק, בלי קשר לאפיון שנבחר? עומרי עונה שצריך לתחזק את המערכות כל הזמן, אך לא באופן כל כך רציף. אם נזניחן היא תמשיך לעבוד עד שמשהו בתשתיות שהיא תלויה בהן יוחלף.

הועד הסכים פה אחד שעלינו לרדת מאפיון המערכת האסינכרונית.

היה דיון על מה קריטי בהרשמה לארגון והתשובה היא – בעיקר הניוזלטר, אין שום דבר אחר שחוסר זמינות של ההרשמה באמת פוגעת בו. למשל – בשביל להתמודד בבחירות מועמד יכול להירשם ביום הבחירות בדוכן אמא"י.

הוצע כדי לפתור את הבעיה הזו להוסיף הרשמה לניוזלטר באתר הארגון, שבה ירשמו רק מייל ואת הצ'קבוקס המדויק שיש בתוכנת ההרשמה כבר, ולעבור לאפיון בסגנון כמו שתואר שמערכת ההרשמה לא תעבוד במצב של אופליין. הצבעה – 4 בעד 0 נגד 0 נמנע (ועומרי מציין שהוא גם בעד) – התקבלה פה אחד.

 

עומרי רוזנברג עזב את הישיבה.

 

3. אירוע חנוכה – המשך עדכון

מעדכן: אורי

אורי אומר שיש לנו שלוש אופציות:

1. להסכים לנהל את אירוע חנוכה רק באשדוד, כשאמאי מחליטים מי מנהל האירוע
2. לקיים את שני האירועים על אף הזהות בקהל היעד, אך להמליץ לשי בכל זאת ללכת על יום חמישי ה14.12 לאירוע באשדוד – יום שתמיד מתאים לקהל בוגר.
3. להמליץ לשי לא לקיים את האירוע בחנוכה ולדבר איתו מחדש על מתי נקיים את האירוע בשיתופנו, מכיוון שמלכתחילה הצענו את חנוכה ברעיון של סקטוריאליות בקהל ובגיאוגרפיה.

דני מציין שלדעתו אם מתייחסים לאירוע חנוכה כבר ככנס, יש מה לדבר על לקיימו רק באשדוד – אך צריך מקום מכובד מספיק, למשל היכל התרבות.

אלה מציינת שלדעתה זה טוב שיש תחרות ואין צורך שנלווה כל אירוע שמתרחש בכל חופש. אורי מציין שהמטרה היא שידנו תהיה בכל, שנתרום בדרך כזו או אחרת לכל אירוע, ולא בהכרח ש"נשלוט בהכל" – חלק ממטרותינו בתקנון הן להיות כארגון אב לקהילת האנימה והמנגה בישראל. נעשה זאת בכך שאנשים שרוצים בקהילה הזו לנהל אירוע – יפנו קודם אלינו, נתמוך בהם בייעוץ, אף בכספים, שנהיה הגב של התארגנויות בקהילה. ממקומות כאלה גם נוכל למשל למצוא אנשי סגל חדשים ונמשיך לגדול דרכם ובעזרתם.

דני מציין שכרגע הארגון עובד בחינם וככל שיש יותר תחרות מחוצה לו שלא מתייעצת בו כלל, הארגון חייב לעבוד בחינם יותר חזק, וזה משפיע על הסגל לרעה ובנקודה מסוימת ימאס להם לעבוד בחינם.

חזרה לנושא אשדוד – בעוד שדרור לא התחייב לכאן או לכאן, לדעתו של אורי דרור לא ירצה לנהל את האירוע אם יהיה באשדוד.
דני טוען שאין סיבה לעבור לאשדוד אם לא נקבל יותר משיש לנו בת"א מבחינת מתחם.

יוני מציעה – אם יש לנו מתחם מספיק גדול באשדוד, שלטענת שי ואורי ניתן לסדר דבר כזה, ואם התקציב לא מתנפח משמעותית עקב זה, ואם דרור טל מוכן לנהל את האירוע ככנס שם, אז נסכים לעבור רק לאשדוד עם כנס חנוכה.

אם לא, אז נגיד לשי שנתמוך בו אבל שינהל את האירוע ביום שלא אנחנו מקיימים את האירוע שלנו.

4 בעד 0 נגד 0 נמנע – ההצעה התקבלה פה אחד.

 

4. מש"י

מעדכנת: אלה

לשרון אין גישה לרשימת כתובות המייל המלאה ועליה לקבלה כל פעם מעומרי – יש לפתוח את זה ויפתח על כך שרשור במייל.

נפתח משתמש אינסטגרם רשמי לאמאי בניהול עופרי פיינגולד. למשתמש גויסו צוות גרפיקאים ומאיירים על מנת לייצר תוכן באופן רציף, בשאיפה ליומיומי. המשתמש כבר החל פעילות רציפה.

 

5. קשרי חוץ

מעדכן: אורי

חן וייס א' קשח ביקש כמה דברים להמשך התנהלותו כא' קש"ח:

• תקציב שנתי לשנה הקרובה – ברצונו לאחד את כל תקציבי קשח השונים (סרט, אורח וכו') לתקציב שנתי בודד. יש לציין שמעשית איננו יכולים לאשר זאת כרגע אלא רק להוציא כהמלצה לועד הבא.
• להגדיר שקש"ח יהיו אחראים רק על קשר עם דברי חו"ל או יצוגים בארץ של דברי חו"ל, כלומר למשל הם אחראים מעכשיו על IOEA ולא אחראים יותר על ישפאר.
• להתחיל לעבוד עם מערכת טיקטים/משימות מסודרת בכנסים.
• שמש"י יחזור להתקיים באופן רשמי. – מצידנו זה אומר לקדם ברצינות את פרויקט הגיוס ובפרט לעניין מש"י. (בקשה שמגיעה כי כרגע אין מי שאחראי לעשות יח"צ לארגון אז זה נופל דה פקטו על קש"ח)

דני שואל לגבי עניין התקציב – האם למנהלי הכנסים יש זכות וטו על התקציבים הללו? אורי אומר שלמנהל יש יכולת להגדיל את התקציב מתקציב הכנס, אבל אין לו זכות וטו על התקציב הזה. דני אומר שאולי תהיה בעיה עם לקבוע למנהל תקציב קבוע שלא ניתן להזזה בכנס.

הצבעה 4 בעד 0 נגד 0 נמנע – ההצעה התקבלה פה אחד

 

6. פרויקט הגיוס

מעדכן: אורי

כתוצאה מדרישה 4 של חן בסעיף קש"ח, יש להתחיל מחדש את פרויקט הגיוס. זה אומר קודם כל לצאת לגיוס head of HR א' הפרויקט שיהיה אחראי על גיוס. יוני מציעה לדבר עם לוסי אקל שתפקדה טוב בתפקידים מגוונים והגדילה ראש כא' מנהלה בכאמ"י – אורי ידבר איתה עד סוף השבוע.

 

7. אירוע קראוקה

מעדכן: אורי

הגיעה פניה במייל לבקשת קיום אירוע קראוקה, הפונה אינו מעוניין לנהל את האירוע בעצמו. אורי דיבר עם גל פרי על הנושא שאמרה שהיא מעוניינת לנהלו. הרצון הוא לארגנו ביום חמישי כלשהו בסוף אוקטובר/תחילת נובמבר באשכול פיס תל אביב. הצבעה 4 בעד 0 נגד 0 נמנע. אורי יקבע מול לימור את התאריך, ויכוון ל26 באוקטובר, אולי ה-2 בנובמבר אם יהיה תפוס.

 

8. פרויקט תלתן

מעדכנת: אלה

דני יסגור את נושאי זכויות היוצרים שאלה צריכה עד עוד שבוע בדיוק (ה-3.10).

הכרזת האירוע – בגלל העיכובים בתכנון חנוכה מתחיל להיות לא סביר להכריז על התחרות רק אחרי שנכריז על אירוע חנוכה. אורי ממליץ להוציא פרסום זה אפילו לפני אייקון, אך הועד מחדד – עדיף מיד אחריו, כי כרגע זה עלול להתפספס. אורי ממליץ לדבר על ה-13 באוקטובר, ולא מאוחר מה15.

נוצר קשר עם ארטא לגבי פרסים לתחרות, מסתמן שהם יתנו ספונסרשיפ מלא לפרסים.

לגבי זכויות היוצרים לדמויות הפקות המקור, אלה דורשת להוסיף סעיף עליהן בהסכם עם הפקות המקור שאנו חותמים עליו. יש להגדיר כאישור שימוש יצירה. בעתיד, יהיה צריך להחתים את הפקות המקור מחדש על חוזים הכוללים סעיף כזה; האישור הנוכחי במייל יהיה חד פעמי.

 

9. הפקות מקור

מעדכן: אמנון

תקנון הפקות המקור שאמור היה להיכתב עד אייקון – נקבעה פגישה לסגירתו בשבוע הבא. שאר העדכון ימסר במייל מכיוון שאמנון בחו"ל.

 

חברת הועד סם דניאל הצטרפה לדיון בשיחת טלפון.

 

10. שוק אוכל עולם

מעדכנת: סם

הגיעה פניה לגבי פסטיבל האוכל האסייתי דרך קשר מזדמן עם השגרירות. הפסטיבל הוא בתמיכה של עיריית תל אביב ומגיעים אליו המון אנשים. עלו הצעות אולי לעשות הדגמות של כל מיני תכנים שמייחדים את אמא"י ולא רק דוכן אמאי, מה שמבקשים זה בעיקר דרישותינו הלוגיסטיות, הם מעוניינים בשיתוף פעולה איתנו בחלק של יפן ביריד.

אורי מציע למשל תהלוכת קוספליי – אפשר להזמין מנצחים בקטגוריות שונות בתחרויות קוספליי בשנים האחרונות.

אלה שואלת על מה מדובר בדיוק מבחינת תכנים. סם אומרת שאומנם זה שוק אוכל אבל לא כל מה שיש שם הוא אוכל, מדובר על העברת חוויה תרבותית. דני מציע לפנות לקראנצ'ירול להקרין למשל את שוקוגקי נו סומה או שאר סדרות אנימה שעוסקות באוכל.

האירוע מתוכנן לתחילת נובמבר – הסופ"ש בשבוע הראשון בנובמבר.

אלה מעלה חששות מכך שאנשים יגעו בקוספליירים; סם מעלה הצעות לפתרון העניין כמו תורים לצילומם, חבלונים לאיזור התהלוכה וכו'.

סם תעלה מול אשת הקשר מהשגרירות את האופציות שהוצגו: תהלוכת קוספליי, תצוגת קוספליי/רים באיזור הדוכן שלנו, הקרנות של אנימה מקראנצ'ירול (במיוחד אלו הקשורות לאוכל – שוקוג'י נו סומה, יאקיטאטה ג'פן), הקרנות של סרטוני קוספליי וכו' מהכנסים, להביא כרכי מנגה שאולי רלוונטים שהקהל יוכל לעלעל בהם – אולי דרך פרויקט הספריה.

סם מציעה לשלב את בועת מחשבה גם כן.

סם ואורי יעדכנו במייל מה "תפס" ואז נחלק משימות: כל דבר הקשור לקוספליי הוא באחריות אלה, הקרנות הן באחריות סם יחד עם חן וייס א' קשח, בועת מחשבה והמנגה – דני ידבר עם יבגני אם ירצו.

אלה תדאג לכוח האדם של אמא"י באירוע.

 

סם ניתקה ויצאה מהדיון.

 

11. פרויקט שימור ידע

מעדכנת: יוני

הוויקי הארגוני עודכן באופן שלדי ביותר ומתוכנן לעלות חזרה לאוויר בסופ"ש לשימוש סגל הארוקון. הוא דורש מעבר קצר נוסף על כמה מהתכנים בו כרגע ע"י חברי סגל כאמ"י 2017. לאחר מכן – יפתח הוויקי לשימוש סגל הארוקון, גם לקריאת סיכומים וגם ליצירת דפים לאפיון תפקידים ולקשר עם אנשים.

 

12. סיכום ראשוני כאמ"י 2017

מעדכן: דיון כללי

אלה עשתה ארבע שיחות סיכום מהשש שהוקצו לה, אחת נוספת תקרה השבוע והאחרונה בתקווה באייקון.

יוני עשתה שבע שיחות סיכום מהשתים-עשרה שהוקצו לה, אחת נקבעה ל28.9 והשאר בתקווה באייקון.
אמנון בחו"ל אז יעדכן במייל.

אורי קיים שלוש שיחות מהעשרים ושלוש שהוקצו לו, שתיים נוספות נקבעו כבר, ירים קצב עכשיו כשיצא מהמחלה.

הכנס הפסיד, הגיעו פחות מגיעים מהצפוי. פירוט מלא ינתן בסיכום הרשמי של הנהלת הכנס.

התקבלו תלונות על השתתפותה של אלה כנינג'ת במה בסקיט בתחרות הקוספליי.

בעוד שאכן לא נקבע מעולם שחברי ועד לא יכולים להשתתף כנינג'ות במה, עדיין מדובר על נראות עין בעייתית.

יוני מציינת שלמיטב ידיעתה במקרה זה זה הובא לידיעת צוות קוספליי מבעוד מועד – ככהה"נ הצוות פשוט פספס את הבעייתיות כאן ורק ראו שיש נינג'ת במה.

אורי אומר שהיה ראוי שנושא זה יועלה מול הועד מבעוד מועד טרם התחרות ע"י אלה.

מסקנות עיקריות מהדיון:

אלה מדגישה שבעיית הנהלים מבחינת הגדרת נינג'ת במה נמצאת כרגע בדיון בצוות ACC על מנת למנוע את החצי הנוהלי של הבעיה שנוצרה והדיון שהתפתח סביבה.

חברי הועד מסכימים שבעתיד בכל זמן שחבר ועד רוצה להשתתף באירוע תחרותי דומה, בכל גודל תפקיד שהוא,יש להעביר זאת מול הועד קודם כל על מנת לוודא שהועד יוכל לעמוד כאחד מאחורי החלטותיו.

 

13. ענייני מזכירות כלליים

מעדכנת: יוני

לקראת סוף הקדנציה יש לסדר את האינבוקס – פשוט לעבור ולוודא שאין שם מיילים שטופלו וסתם ממלאים את התיבה.

לגבי הפרוטוקול יש לסיים עדכונים "אחרי הישיבה" עד יום ראשון, ואת כל עריכת הפרוטוקול עד הסופש הבא.

 

הישיבה נסגרה.

 

נושאים שעודכנו במייל:

1. זכויות יוצרים ארגוניות

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

 

2. צוות ACC

מעדכנת: אלה

אופיר קרטס ועומר כהן פרשו באופן רשמי מהצוות.

לירי פריאל ועמנואל יוספוב גויסו לצוות.

בעקבות השינויים בכוח האדם, הצוות יבצע חלוקת תפקידים מסודרת הכוללת תוכנית עבודה עד סוף חודש נובמבר.

הצוות חידש את הקשר עם WCS.

 

3. פעילים

מעדכנת: תמר

אין עדכון החודש.

 

4. פרויקט הספריה

מעדכנת: תמר

אין עדכון החודש.

 

5. מחסן

מעדכנת: תמר

אין עדכון החודש.

 

6. צוות תכנים שנתי

מעדכנת: יוני

לאחר כנס כאמ"י בוצעו שיחות עם סגל התכנים שלו, וגויס צוות תכנים חדש: מיה שראל, קורל מרק, אנג'ל זולוטניצקי, שרון אלבז, ואליהן מצטרפת הילה בגם שמעולם לא פרשה מהצוות והביעה עניין להמשיך גם כעת. נקבעה ישיבה טלפונית לתחילת השבוע הבא (ה-1.10) להתנעה מחדש של הפרויקט, בדגש על הכנת תכנית עבודה מתוקצבת לקדנציה הבאה שתהיה מוכנה ותוגש לועד עד הישיבה הראשונה של הועד הבא.

 

7. מנגה קפה

מעדכן: אורי

התקיים עוד מנגה קפה חברתי מוצלח בכאמ"י, אין מה לעדכן מעבר לזה.

 

נוכחים: אורי מרקוביץ', יוני לינדר, אלה ברוך, דני פייגלמן, תמר ירון, אמנון לוי

זוהי הישיבה הלפני אחרונה של ועד אמא"י המקים.

 

1. מחסן

מעדכנת: תמר

התשלום למחסן הוסדר, המפתח בידינו.

ניר דרניצקי פנה אלינו בבקשה לקחת אחריות על אפסון הציוד מחדש לאחר הכנס.

המקום לא רוצה שנקדח בקירות ונתקין מדפים; אלה ודני אומרים שאפשר לשים מדפים עומדים או ארונות. תמר אומרת שזה יהיה יקר, מינימום 400-500 לארון; היא לא מצאה מפלסטיק, רק מתכת, ולכן החליטה שזה יקר ולא העלתה לקניה.

 

2. תוכנת הרשמה

מעדכן: אמנון

תהיה תוכנת הרשמה בכאמי, אך היא עדיין תהיה מקוונת. עומרי רוזנברג א' הפרויקט וענבל מילר מצוות הפרויקט עבדו הרבה וקשה אך לא הגיעו ליעד של האפיון המורכב מאוד של מערכת שלא תדרוש חיבור אינטרנט רציף. עומרי כתב מסמך הדרכה שיהיה בתוכנה כדי לתדרך מתנדבים, ויגיע בבוקר למתחם כדי לתדרך את אחראי הדוכן.

 

3. זכויות יוצרים

מעדכן: דני

אין עדכון מכיוון שדני עסוק מדי בענייני הכנס. כרגע היצירות של הכנס הזה ייסגרו כמו שהתנהלנו עד כה. היה נכון יותר שדני יעביר לחבר וועד אחר את המשימה לפני חודש אך זה לא קרה וכעת זה כבר לא משנה כל כך, ובכל מקרה גם לפני חודש זה לא היה מספיק מהר כדי להיכנס לכנס הנוכחי.

 

4. צוות תכנים שנתי

מעדכנת: יוני

במסגרת הצוות שכרגע אין בו אנשים פעילים יוני יצרה קשר עם מיתר פשקר בעקבות קול קורא שאורי פרסם בתיאום עם יוני בפעילים על מנת לקיים אירוע תוכן בחודש ספטמבר. מיתר מנהלת את האירוע מצוין ודי כל ההרצאות המתוכננות סגורות עד כדי אישור סופי של המרצים אחרי הכנס.

האירוע מתוכנן להיות בעיקר הרצאות מכאמ"י על מנת לתת לאורחי הכנס אפשרות להגיע להרצאות שהם פספסו. מכיוון שכך אנשים שקנו כרטיס לכנס יקבלו כניסה בחינם לאירוע.

אורי ביקש לפתוח אירוע כמה שיותר מהר כדי שיוכל לדבר באירוע פתיחה כבר עליו, ושאנשים שקונים כרטיסים בקופות ידעו ולשמור את קוד הQR.

 

5. קשרי חוץ

מעדכן: אורי

הצוות עובד על מספר קשרים הנוגעים לכנס.

 

6. כאמי

מעדכן: דני

עדכון על הכנס נשלח במייל לועד בתחילת השבוע.

לדעת דני כרגע יש "בועה" של כנסים והיא עלולה להתפוצץ בכל רגע – בעיקר כי אתה לא יכול לתחזק את הסגל והשחיקה שלו, וגם בהתחשב בכמות הכנסים שקורים החודש. באופן כללי קשה למלא את כל הצוותים. חסר כוח אדם מקצועי. לכן לדעת דני יש מה לדבר על לבטל את כאמי בעתיד.

אורי עונה שלדעתו לבטל את כאמי אינו הפתרון הנכון; לדעתו צריך לחשוב איך ניגשים לבעיית כוח האדם ואם נתחיל לעבוד על כאמי שבועיים אחרי שהארוקון נגמר, ולא רק נתחיל לחפש אז מנהל, המצב יהיה הרבה יותר טוב.

דני עונה שמירב ארליך, ע' קוספליי בכאמ"י, ציינה לו שבאייקון אין את הבעיה הזו וזה גרם לו לחשוב. לדעתו צריך שבסגל יהיו מלא ע'ים שידעו מה הא' עושה ויראו את העבודה, מצדו שביום הכנס יהיו בתפקידי "מתנדבים" או אחמ"שים. יוני מוסיפה שהמנהל של אייקון ידוע מראש וזה בונוס גדול.

אורי מציין שאחד היתרונות של אייקון הוא שהסגל הבכיר שלהם מבוגר, במקום מסודר בחייו. תומר שלו הוא המנהל של אייקון מ-2010 ברצף מכיוון שחייו מסודרים וקבועים ואין לו שינויים פתאומיים. למשל ניר אמר שהוא לא ינהל את הארוקון 2019, מה שמובן עקב התואר האינטנסיבי שהוא לומד. אורי מסכים שלהוסיף אנשים לסגל זה מבורך ולא עולה לנו כסף בכל מקרה. אפשר לתת לאנשים להיכנס למים העמוקים וזהו. לדעת אורי הפתרון הוא להבין איך לגרום לכאמי להיות פחות שוחק ואיך להגדיל את כוח האדם, ולא רק להתחיל לחפש מנהל לכאמי בסוף הארוקון אלא כבר לדעת מי מנהל כאמי בסוף הארוקון.

אורי ממליץ גם ללמוד עוד משהו מהאגודה. מנהלת עולמות הנוכחית החליטה לפני כשנתיים שהיא תפרוש אחרי הכנס הבא שהיא תנהל והאגודה מיד פתחה קול קורא לגיוס ע' מנהל בידיעה שהוא יצטרך לנהל את עולמות בקרוב.

אורי אומר שראשית צריך להפסיק "למנוע ממתנדבים להירשם" אלא להכניס מתנדבים לצינון, בצורה שצריך להודיע למתנדבים שמחליטים להכניס אותם לצינון (למשל עקב נטישת עמדה) א. למה הם בצינון ב. עד מתי הצינון נמשך.

 

7.עדכונים ביורוקטיים ארגוניים

מעדכן: אורי

נצטרך להוציא משלחת מהועד לחיים וורמברנד המנהל את עניין מס הכנסה עבורנו, צריך להעביר אליו מסמך. תמר מציינת שהיא תהיה כבר ברביעי בירושלים והוחלט לתאם העברה ליום רביעי. תמר ואורי יסדרו את הפרטים ביניהם. למיטב הבנתו של אורי כבר בשבוע הבא יהיה אפשר לפתוח את התיק במס הכנסה.

האסיפה הכללית מתחילת החודש תדווח ע"י עורכות הדין לרשם העמותות בימים הקרובים, אחרי שהועברו אליהן המסמכים הנחוצים חתומים על ידי אורי ויוני.

 

8. אניפסט

מעדכן: אורי

אניפסט התקיים ב-3 לחודש. העיריה הייתה מאוד מרוצה מהאירוע ומעוניינים לבצע עוד אירועים כאלו. שי פרידריך מנהל האירוע היה רוצה טיפה יותר תמיכה מאמא"י לאירועים נוספים; הוא רוצה לשוחח איתנו על מנת להבין מתי לנו בתור ועד הכי נוח שהאירוע יתקיים כדי שנוכל לתת יותר תמיכה. לדעת אורי יש פוטנציאל ואפשר להפוך את האירוע הזה לאירוע עם גג של אמאי.

אורי מציע לדבר על חנוכה; להפוך את אירוע חנוכה ל"סקטוריאלי – מרכז", להפוך את אניפסט ל"סקטוריאלי – אשדוד". זה יעזור להקטין את חנוכה חזרה למה שאנחנו רוצים שהוא יהיה, וגם לתפוס קהל שלא יכלנו לפני, כי בחנוכה אנחנו חייבים לתפוס את חופשת הסטודנטים והתלמידים במקביל אבל באשדוד הקהילה צעירה יותר ולכן אפשר לכוון רק לתלמידי בית הספר.
שי פרידריך הצטרף לדיון טלפונית.

שי אומר שמנסים לעשות כנסים בדרום תכלס. הכנס הצליח לסקרן את כל עיריית אשדוד; כולם בעירייה מעוניינים לקיים כנסים כאלה מכיוון שהתחום תופס את הנוער ויקדם את תחום הצעירים (יש שם הגירה שלילית של צעירים). שי חושב שיש הרבה פוטנציאל ורצון טוב לכל הצדדים הנוגעים לכנס ושיש הרבה מה לתקן והרבה פאשלות שהיו. אחת הבעיות הייתה שהוא היה קרוב מאוד לאחד מכנסי אמאי ונשאלת השאלה מתי ואיך יהיה יותר נוח לעשות כנס כזה.

אורי עונה לשי שלדעת הועד הכי טוב יהיה לעשות את הכנס בחנוכה, מתוך תפיסה שזה זמן טוב לנסות לעודד את הסקטוריאליות שאין כל כך כרגע בקהילה, ומתוך מחשבה שאירוע חנוכה גדול מדי ואנחנו דווקא מעוניינים שהוא יקטן; כנראה בחנוכה יהיה הרבה יותר קל לארגון לעזור. חשבנו להשתמש באירוע חנוכה כדי לגייס תוכן גם לאניפסט וגם לאירוע חנוכה ו"לחלוק בתוכן האיכותי". בשורה התחתונה מאוד נשמח לקחת חלק במשהו באשדוד בחנוכה ספציפית בתור ארגון. אורי מציין שהזמנים הגדולים לעשות בהם אירוע בעיקר מבחינת הקהילה האשדודית הם הרי חנוכה, פסח והחופש הגדול, בהיותם קהילה צעירה.

שי אומר שהוא יבדוק תאריכים ויחזיר לנו תשובה תוך שבוע.

אורי מציין שלא לאמאי ולא לעיריית אשדוד איכפת להרוויח כספית מאירוע כזה או מתחרות ביניהם הרי, בהיותם גופים שלא מחפשים רווח כספי. הדיון ימשך במייל – באחריות אורי לפתוח דיון.

 

9. הארוקון 2018

מעדכן: דיון כללי

מנהל הארוקון הוא ניר דרניצקי והוא כבר התחיל להיכנס לנעליים ולעבוד על האירוע, הוא מודע שיהיה לו תקציב ומלווה רק לאחר הבחירות. הוא כן דרש שהועד הנכנס ישים על השולחן את תקציב הארוקון במיידית.

יוני שואלת לגבי ע' מנהלים; אורי ממליץ שניר יחליט, ומציין שמכיוון שניר אמר שזו הקדנציה האחרונה שלו כרגע בתפקיד כדאי שנוציא קול קורא לע' שייעודי להפוך למנהל בשנה הבאה.

 

10. סיכום שירופסט

מעדכנת: יוני

התנהלה ישיבת סיכום שירופסט לפני כשלושה חודשים; מכיוון שהנהלת שירופסט לא יכלה להגיע עקב נסיבות שאינן בשליטתן לכבר שלוש ישיבות, יוני הביאה את סיכום אותה ישיבה להצגה בישיבה.

הסגל אומר שראו שהיה הרבה יותר מאורגן הפעם, אך כמות המגיעים הייתה קטנה – כ-200 איש.

רומי צדוק, מנהלת הכנס אמרה בישיבה ההיא שהיא רוצה לשנות את אופי האירוע; קודם כל היא רוצה שהוא לא יתקיים יותר בשבועות, ושנית היא רוצה שהוא יהיה בעל אופי שונה במקצת, של יריד/פסטיבל יותר מאירוע/כנס. אלה שואלת מה המשמעות בדיוק, אך שאלה זו עדיף להפנות להנהלה עצמה וליוני אין תשובה מסודרת.

בסיכום ניתנו מחמאות רבות לדברת זקן-אופיר שמעשית ניהלה את תחום הדוכנים אף על פי שלא הייתה הא' לנושא.

היו מספר עניינים עם דוכנים; הכנס לא היה מאוד טוב לדוכנים, רובם הפסידו, וחלק אף ביקשו מרומי לצאת מהמתחם מוקדם וקיבלו אישור.

היה דוכן אחד שיצא מהמתחם בלי להודיע ובלי לשם לאף אחד, ושמם הועבר לאחראי הדוכנים של כאמ"י לשם ידיעה.

לא היו הרבה אנשים אך אלה שהיו אמרו שהם מאוד נהנו, גם מההרצאות וגם ממשחקי התפקידים שנוסו באירוע.

היו בעיות עם האולם, לא עבדו לפי הסיכום שלהם – צריך לדעת לעתיד להשגיח על הקשר עם המקום ולעבוד יותר צמוד.

הייתה תקרית שבה קבוצה שכרה את אחד החדרים בתחום אף שהסיכום עם המקום היה שהמתחם יהיה רק שלנו. באירוע עצמו הקופות הכניסו אותם, אבל הדבר הנכון לעשות היה ליצור קשר עם ההנהלה ועם המקום בנושא הזה – נקודה לשיפור לעתיד.

באירוע היו שתי בעיות לוגיסטיות גדולות – לא היה רכב, היה צריך להישכר אך זה לא קרה, ועבדו עם מקומות שנסגרים מוקדם אבל שמו לב לזה רק כשהם כבר נסגרו והיה צריך להחזיר ציוד ביום שאחרי מה שהעלה עלויות.

מבחינת תקציב, האירוע הפסיד.

 

11. אירוע חנוכה

מעדכן: אורי

ארטא רוצים לתת חסות לפרס בחנוכה, ואנחנו רוצים לקיים את תלתן בחנוכה – סיטואציה מאוד נוחה שחשוב לזכור.

יוני מציעה לדבר עם דרור טל לניהול האירוע, אורי ידבר איתו. יוני מציעה גם את דריה ברט אחריו ו/או יחד איתו. יוני מציינת שהיא רוצה לוודא שמדברים עם החבר'ה של שירופסט לגבי חנוכה גם אם לא לגבי ניהול, מכיוון שבמפגש פעילים עלתה האופציה של לקיים את אירוע חנוכה ביחד איתם על מנת לעזור עם בעיות החוסר בסגל בשני הצדדים.

 

12. מסמך מדיניות ארגונית

מעדכנת: יוני

אין עדכון עקב העובדה שמאז שאורי הציף את המסמך במקור לפני שנה, רק שלושה חברי ועד – אמנון, אלה ויוני – הגיבו עליו, ודני ותמר לא הגיבו על המסמך ואורי לא הגיב על התגובות; יש להם דדליין עד יום חמישי ה31.8 לעשות את זה.

 

13. א' מניעת הטרדות מיניות

מעדכן: אורי

עמית גייסה את עודד כהן להיות ע' מניעת הטרדות מיניות כחלק מהצוות שלה.

אורי רוצה להתדיין על הכפיפות של א מניעת הטרדות מיניות.

התקיים דיון בנושא בין חברי הועד.

אורי רוצה להוסיף את עמית לשיחה והועד לא מתנגד. אורי מציג לעמית את נושא השיחה הנוכחי, ומציג שההצעות על השולחן הן א. היא תהיה כפופה רק ליו"ר הארגון, או ב. להכניס בנוסף ליו"ר, שאם מקרה קשור לאירוע או פרויקט – לערב את חבר הועד שזה תחת תחום סמכותו על מנת שייצג את טובת האירוע או הפרויקט בנוסף ליו"ר.

ההצעה שעלתה כסיום מהדיון – הסמכות היא ברמת היו"ר. אם רוצים לבצע פעולה קונקרטית לאחר שיחת בירור עם הגורם הפוגע, האדם הראשון שמדברים איתו הוא מלווה הועד הנוגע לנושא ומשם איתו מחליטים איך פועלים הלאה. הצבעה – 6 בעד 0 נגד 0 נמנעים, עברה פה אחד.

 

14. מצב שימור הידע הארגוני

מעדכנת: יוני

אורי פתח דיון בפעילי אמא"י בנושא הוקרת תודה לאנשים הפעילים בארגון. עם זאת, הדיון התקדם מהר מאוד לנושא התחושה של פעילינו שאין שימור ידע הולם בארגון ושמתעלמים מהם כסגל; שהסיכומים שלהם לא נשמרים, לא מועברים הלאה, ושלא מיישמים את המלצותיהם לאירועים עתידיים. זה היה עיקר הנושא שדוין באותו דיון. הרבה מהפעילים חשו שהן ההנהלה בכנסים והן הועד צריכים לעשות יותר בנושא זה.

יוני אומרת שמשיחות פרטיות שלה וגם מקריאה בין השורות בדיון היא קיבלה את הרושם שיש הרבה סגל שמרגיש שחלק מהבעיה היא בהנהלה ובמי שמעליהם באופן כללי בשרשרת הניהול, ולכן אין להם את היכולת להעביר את הביקורת האמיתית שהם רוצים להעביר. בעוד שאכן בעיקרון אפשר להעביר את הביקורת על ההנהלה לועד – הרבה מהזמן יש תחושה שגם זה לא עוזר, או אפילו שהועד הוא חלק מהבעיה. לדעת יוני הרגשה זו מוסיפה המון לתחושת הסגל שלא אכפת לארגון מהם ושאין שימור של הידע שלהם כלל.

יוני העלתה רעיון של ישיבת סיכום רק בין הועד ללא המלווה לסגל הכנס ללא ההנהלה. אמנון מקשה – מה אם החלק הבעייתי בשרשרת המרות הוא דוקא הא' שישירות מעליך?

אורי אומר שבעבר הוא ניסה להתמודד עם בעיה זו בעזרת פגישות ושיחות אישיות שלו כמלווה כנס שהתנהל בצורה יחסית פסיבית במהלך העבודה על הכנס עם כל אנשי הסגל שרצו לומר משהו. כיום המלווה הרבה יותר פעיל, אז הפתרון היותר טוב כיום הוא לחלק את האחריות לשיחות אלו בתוך הועד. באופן כללי אורי תומך באמירה מהדיון בפעילים, שיש הרבה מקום ליותר מעורבות של הועד בנושא הזה, והועד יכול וצריך לוודא שהסיכומים מכל כנס נשמרים ומועברים לסגל הבא, ושהסגל הבא קורא אותם. באופן כללי אם אתה כאיש סגל לא סומך על הממונים עליך, למה שתסמוך על הממונים עליהם וכו'? למי תוכל להעביר בכלל ביקורת במצב הזה?

יוני מוסיפה כאן שבעיה נוספת היא שאין ביקורת בונה. אם לאחר שאתה מבצע תפקיד סגל יושב איתך צד שלישי, למשל הועד, ומעביר לך ביקורת בונה, גם חיובית וגם שלילית, שהועברה עליך בסיכומי הכנס – אז ברור שתרגיש בצדק הרבה יותר שמה שאתה אומר מועבר הלאה לאנשים הרלוונטיים ונשמר.

יוני מוסיפה כהערת צד שזה מתקשר לביקורות על חוסר התגובה והעיכובים בתגובות של הועד בנושאים חשובים – אפילו בין הועד לעצמו ניתן לראות איטיות בתגובה זו בנושאים תקציביים ודיונים חשובים וכו'.

אורי אומר שצריך לתת דוגמה אישית וליישם את כל מה שדובר בדיון. עלינו לקיים את הפגישות עם הסגל שדיברנו עליהן, אורי יכין מסמך מסגרת לשיחה כזו ויפיץ לועד.

יוני מציינת כנקודה אחרונה מצידה שנראה שיש לא מעט סגל שמרגישים שבעוד שהם היו שמחים לרוץ לועד, בלעדיהם – תחום האחריות שלהם בסגל יקרוס. ואם זה המצב אז ברור שחוסר שימור הידע פוגע אקטיבית ונואשות בכל מצבת כוח האדם של הארגון. אורי מוסיף על כך – כולם רואים את כולם, כשסגל רואה שסגל אחר נזרק למים העמוקים ללא עזרה מקודמיו התחושה היא שאין חפיפה ואין שימור ידע ובלעדיהם התחום יקרוס ומישהו אחר יזרק למים העמוקים ללא עזרה גם כן, אז אם יעזבו את תפקידם – למחליפם לא תהיה חפיפה כלל.

סוכם שיתקיימו שיחות סיכום אישיות של חברי ועד עם הסגל אחרי כל כנס, ושמהן נוציא ביקורת בונה לאנשים אחרים שכרגע ממש לא מועברת.

לאחר הדיון בפעילים יוני החליטה לשנות גישה; במקום כתיבת מסמכי הגדרת תפקיד ביחד עם הא'ים הרלוונטיים, גישה שהובילה לחוסר מעש ואוזלת היד שלה בנושא, היא תיקח כהתחלה גישה פחות אקטיבית ותחייה את הוויקי הארגוני. השלב הראשון הוא להעלות אליו את כל מסמכי שימור הידע הרלוונטיים מהדרייב הארגוני ומכל המיילים הארגוניים, ואחרי זה נפתח אותה לסגלים נוכחיים וסגלי עבר כדי שיוסיפו מידע באופן פעיל וישתמשו בו. השלב הראשון טרם התחיל מכוון שהיה צריך לפתוח מחדש את הוויקי הארגוני אך נכון ליום הישיבה תהליך זה בדיוק הסתיים ולכן מעכשיו יהיה אפשר להתחיל להעלות את כל המידע לוויקי.

 

הישיבה נסגרה.

 

נושאים שעודכנו במייל:

1. בחירות לועד אמא"י קדנציית 2017-2018

מעדכן: אורי

ניר דרניצקי הוא מנהל הבחירות והוא נכנס לתפקיד ודואג לתפעול הבחירות השוטף, שיתחילו ב-28.8.

 

2. מש"י

מעדכן: אמנון

אניטה התפנתה מהלחץ והודיעה שהיא יכולה לשבת אחרי כאמ"י. אמנון יקבע איתה פגישה.

 

3. הפקות מקור

מעדכן: אמנון

התקיים עוד ראן של BrAND מיוזיקל ובו ניכר עוד שיפור מהפעם הקודמת. הם יעלו בכאמ"י כצפוי.

התקיימה פגישת צוות הפקות מקור בה נכחו אמנון, אמיר גל פילוס ורועי רוט. בפגישה תודרך אמיר להתנהלות ביום הכנס. הצוות יקיים בתחילת ספטמבר פגישת סיכום עם בראנד ופגישת בדיקת מצב עם N Musical שרוצים לעלות בהארוקון. בנוסף חברי הצוות התבקשו לחשוב על סעיפים שירצו שיופיעו בתקנון הפקות המקור הארגוני.

 

4. צוות ACC

מעדכנת: אלה

התקיימה הרצאה בנושא צילום "אל הפלאש ומעבר לו" ע"י עמנואל יוספוב. ההרצאה כללה תוכן נרחב, אולם ניכר כי לא קיימת היענות גבוהה לתכנים החוץ כנסיים של הצוות ואותם אנשים מגיעים מדי הרצאה. אי לכך הצוות החליט להקפיא את הפעילות בתכנון עד אוקטובר ועד אז לצאת עם מתווה חדש של הרצאות / סדנאות שיפורסמו מראש ובעלות נושא רציף משותף.

פרוייקט "צעדים קטנים לאווירה טובה" התגבש בין צוות ACC ובין עמית ששון, א' מניעת הטרדות מיניות של אמא"י. עד כה פורסמו 4 קומיקסים עם סיטואציות ומסר שנקבעו מראש ועוצבו באדיבות האמנית עדי אוקו. ניכרת תמיכה רבה ברשת, הקומיקסים קיבלו הרבה לייקים, תגובות ואף שותפו ע"י חברים בקהילה.

מיד לאחר כאמ"י הצוות מתכנן לחדש מגעים עם WCS.

 

5. פניות לועד

מעדכן: אורי

לא היו פניות קונקרטיות לוועד מאז הישיבה האחרונה.

 

6. פעילים

מעדכנת: תמר

יחולקו כרטיסי פעיל בכאמ"י לפעילים.

 

7. ספריה

מעדכנת: תמר

יהיה איסוף בכאמ"י של כרכי מנגה עבור הפרויקט.

 

8. מנגה קפה

מעדכן: אורי

בכנס יתקיים מנגה קפה חברתי כמו בשני הכנסים האחרונים, חוץ מזה אין עדכונים.

 

9. צוות תלתן

מעדכנת: אלה

צוות תלתן גייס את שירה אביגד כחברת צוות שלישית. כעת הצוות מתקדם לקיום התחרות באירוע חנוכה.

 

בעת פתיחת האסיפה הכללית בשעה 18:00 נכחו 6 חברי עמותה, ביניהם 3 חברי הועד המנהל – יוני לינדר, אורי מרקוביץ' ואמנון לוי. עד השעה 18:30 נכחו 10 חברי עמותה, ביניהם 5 חברי הועד המנהל, והאסיפה נפתחה כאסיפה נדחית בהתאם לסעיף 24 בתקנון העמותה.

 

נוכחים: 10 חברי העמותה כולל 5 מחברי הועד המכהן (אורי מרקוביץ', יוני לינדר, אמנון לוי, אלה ברוך, תמר ירון), ובנוסף אפרת דיין וענבל זהבי הנוכחות כאורחות בהזמנת הועד כייעוץ המשפטי של העמותה.

בפתיחת האסיפה הוצע ע"פ התקנון אורי מרקוביץ' יו"ר הועד המנהל כיו"ר האסיפה – אין התנגדות.
הוצע יוני לינדר מזכיר הועד כמזכיר האסיפה – אין התנגדות.

אורי מרקוביץ' הציג את אפרת דיין וענבל זהבי, שאינן חברות ארגון, לנוכחים באסיפה כעורכות הדין המייעצות לארגון.

 

1.אישור הדו"ח המילולי לשנת 2016

הדו"ח הוצג והועבר בין חברי האסיפה לעיון וקריאה מלאה.
התקיימה הצבעה על אישור הדו"ח – 10 בעד, 0 נגד, 0 נמנעים – סה"כ 10 קולות – ההצעה התקבלה.

 

2. הצבעות על סעיפי התקנון

סעיפי התקנון המתוקנים כפי שמפורטים בנספח הובאו להצבעת האסיפה.

הצבעה על דחיה של סעיף 8 כפי שמפורט כעת בתקנון העמותה: 10 בעד, 0 נגד, 0 נמנעים – סה"כ 10 קולות – ההצעה התקבלה.
הצבעה על דחיה של סעיף 12 כפי שמפורט כעת בתקנון העמותה: 9 בעד, 0 נגד, 1 נמנעים – סה"כ 10 קולות – ההצעה התקבלה.

התקיים דיון על ניסוח מחדש של סעיף 13 כפי שמפורט כעת בתקנון העמותה.

לאסיפה הגיעה חברת ארגון נוספת בנקודה זו – סה"כ 11 חברי ארגון נוכחים.

הצבעה על שינוי סעיף 13 כפי שמפורט כעת בתקנון העמותה לנוסח "הענקת וחלוקת מלגות, פרסים ומענקים לשם קידום מטרות העמותה.": 10 בעד 0 נגד 1 נמנעים – סהכ 11 – ההצעה התקבלה.

סעיף 16 –

במהלך הדיון על סעיף זה הגיע חבר ארגון נוסף לאסיפה – סה"כ 12 חברי ארגון נוכחים

הצבעה על שינוי סעיף 16 כפי שמפורט כעת בתקנון העמותה לנוסח "העמותה תהא רשאית להחזיק בזכויות ולקבל התחייבות ולעשות כל פעולה משפטית וכל פעולה חוקית במסגרת מטרותיה.": 8 בעד 1 נגד 3 נמנעים – סהכ 12 – ההצעה התקבלה.

סעיף 31 – הצבעה על הוספת תת הסעיפים הבאים לנוסח הסעיף:

"4. לא יבחר ולא יכהן כיו"ר חבר עמותה, אלא אם הצהיר על רצונו לכהן כיו"ר בשלב הבחירות ונבחר על ידי הוועד הנבחר כאמור בסעיף 31.ג.
5.במקרה בו אין מועמד המקיים את הדרישה בסעיף 31.ד. לעניין הצהרה מראש על הרצון לכהן כיו"ר, מכל סיבה שהיא, הועד יבחר את היו"ר מתוך חברי הועד, גם אם אותו מועמד לא מקיים את הדרישה המוקדמת בסעיף 31.ד." : 11 בעד 1 נגד 0 נמנעים – סהכ 12 – ההצעה התקבלה.
סעיף 39 – הצבעה על שינוי סעיף 16 כפי שמפורט כעת בתקנון העמותה לנוסח "הועד יסמיך שניים או יותר מבין חברי הוועד ו/או בעלי תפקידים בעמותה, שחתימת שניים מהם יחדיו, בצירוף חותמת העמותה, תחייב את העמותה.": 12 בעד 0 נגד 0 נמנעים – סהכ 12 – ההצעה התקבלה

בזאת נסגרה האג'נדה של האסיפה כפי שנשלחה בזימון לאסיפה. נפתחה האופציה לחברי האסיפה להעלות נושאים משלהם לאג'נדה: לא היו לחברי האסיפה נושאים להעלות.

האסיפה נסגרה בשעה 19:34.

 

 

נספחים:

1. התקנון בגרסת מסמך Microsoft Word כפי שנשלח אל רשם העמותות.
2. ההזמנה לאסיפה הכללית

נוכחים: אורי מרקוביץ', יוני לינדר, אלה ברוך, דני פייגלמן, תמר ירון, אמנון לוי

 

1. עדכונים ביורוקטיים ארגוניים

מעדכן: אורי
האסיפה הכללית מתקיימת עוד שבוע, ב-1.8. צריך לאשר את הדו"ח המילולי של 2016 ולתקן את התקנון. בנוסף עוד לא קיבלנו אישור מסודר מאשכול הפיס לקיום האסיפה בכיתה.

טרם קיבלנו מהרשם את התקנון המעודכן בדואר; נשלח לנו בדואר ממנו רק פרוטוקול האסיפה שאושר על ידו אך אנחנו חייבים לקבל את התקנון המעודכן על מנת להתקדם עם מס הכנסה.

אורי עובד צמוד עם חיים וורמברנד, רואה החשבון שהומלץ לנו ע"י רואה החשבון של הארגון צבי בר, כדי לסגור את כל סוגיית מס הכנסה. זה מחכה רק לתקנון החתום מהרשם ואז נוכל לעבוד מול מס הכנסה "בראבק".

הצעדים לפתיחת החשבון לגישה אינטרנטית בבנק כמעט הסתיימו.

אורי רוצה להוציא הודעה במהרה לגבי הבחירות.

 

2. מחסן

מעדכן: אורי

הוראת הקבע לתשלום למחסן שמצאנו באביה הוגשה לבנק ואורי צריך לשלוח אותה למחסן עד מחר.

 

3. כאמי

מעדכן: דני

לכל הצוותים יש אחראי והעבודה מתקדמת, כל ההרשמות נפתחו.

 

4. א' מניעת הטרדות מיניות

מעדכן: אורי

עמית ששון סיימה את כניסתה לתפקיד כראוי.

בעתיד עמית לא תדבר מול כל הועד כדי למנוע ניגוד אינטרסים ופגיעה בצנעת הפרט; היא האחראית שבחרנו לנושא ולכן היא תחליט בתחום.

לינה ציגנוב, א' מניעת הטרדות מיניות הקודמת של הארגון, טרם נפגשה עם עמית לחפיפה וכדי להביא לה את הטלפון (הפיזי) של בעלת התפקיד באמא"י. החלטנו שהפגישה הפיזית אינה הכרחית יותר, מכיוון שעמית נחפפת כבר ע"י ליאת מהאגודה למד"ב ופנטסיה בישראל.

 

5. מודם גלישה

מעדכן: דני

דני רוצה להוציא סים קארד עם 5 ג'יגה גלישה למודם של אמאי. החלטנו שנאשר בשרשור מייל שדני יפתח.

 

6. תדמית ארגונית

מעדכן: אורי

אורי אומר שפרט לכנס ולפעילויות ACC, הארגון והועד נראים מתים, גם מול הקהילה וגם מול הפעילים.

לדעתו יש שתי סוגיות מרכזיות:

1. אנחנו צריכים לחזור למסורת הישנה של לפתוח נושאי דיון בפעילים.
2. להמשיך לחשוב על איך מקדמים את תדמית הארגון.

אורי מציין שמכל האירועים באוגוסט רק כרבע מהם פנו אלינו אפילו שכולם רלוונטיים אלינו. הוא חושב שכדאי להוציא פוסט בסגנון של "אנחנו תמיד שם לתמוך באירועים הקשורים לתחביב" כדי לשפר את נראותינו.

דני מציין שלתחושתו הארגון כרגע ממש בקושי נשאר מעל המים ולכן אין זמן לדברים, אך תמר מציינת שזה משהו שממש לא מיוצג החוצה. דני אומר שלדעתו זה לא הזמן להתפרש החוצה – כי בקושי יש לנו אנשים שיריצו את האירועים שלנו. אורי עונה שאם לא נתפרש ונתמוך באירועים האלו, בסוף לא בחובה שנצליח להשיג את האנשים שחסרים לנו.

דני חושב שגם אם נוציא פוסט ונקבל פניות, פשוט לא יהיה לנו כוח אדם בשביל לעזור למי ששולח בקשות לעזרה.

אורי התחייב לנסח הודעה שיעביר לוועד במטרה לפרסמה אחרי כאמ"י בנושא התמיכה.

לגבי הפוסטים לפעילים יוני תפתח שרשור במייל כדי למצוא נושאים כאלו לפתוח עד סוף השבוע.

 

7. סיכום שירופסט

מעדכנת: יוני

הנהלת שירופסט הייתה חייבת לבטל הגעתה בסופו של דבר לישיבה ולכן הסיכום ידחה לישיבת אוגוסט.

 

8. בחירות לועד אמא"י קדנציית 2017-2018

מעדכן: אורי

עד יום ראשון יהיה פרסום באחריות אורי.

עד יום שבת צריך לאשר את התקנון.

 

9. מסמך מדיניות ארגונית

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

 

10. תוכנת הרשמה

מעדכן: אמנון

נכון ללפני שבועיים המצב לא מזהיר. עומרי התחיל עבודה חדשה, והמימוש המתוכנן די מסובך. בנוסף ענבל מילר פחות זמינה ממה שקיווינו. נראה שזה יהיה הרבה עבודה. כרגע אי אפשר לומר לכאן או לכאן אם זה יהיה מוכן עד כאמי. עומרי ציין שאם לא יקבל עוד מישהו לפרויקט – זה לא יהיה מוכן עד כאמי וזהו.

אלה מציינת שיש המון אנשים שאולי יכולים לעזור אבל אין להם שום דרך לדעת. אמנון הציע שנוציא קול קורא.

 

11. מש"י

מעדכן: אמנון

אורי פרידמן עבר חפיפות על האתר, כעת הוא מעדכן את האתר אבל צריך הרבה מאוד אינפוט מהועד – נשלח מייל לקונטאקט ממנו ויוני תפרוורד אותו לכל הועד פרטנית.

הניוזלטר ממשיך להישלח כסדרו ותכנים ממנו מתוכננים להתחיל לעלות לאתר.

לגבי העיצוב החדש של האתר, הקשר בין אניטה ואמנון כרגע מאוד איטי ודורש תמרוץ מחודש.

 

12. זכויות יוצרים

מעדכן: דני

הנושא קצת נפל בין הכיסאות, עורכות הדין טרם הגיבו למיילים. יוני תעביר את הטלפון שלהן לדני להמשך טיפול.

 

13. הפקות מקור

מעדכן: אמנון

לאחר הראן של בראנד מיוזיקל החודש, החליט צוות הפקות מקור שבעוד שיש ליקויים רציניים במצב מוכנות המחזמר, ניתן להעלותו בכאמ"י. עם זאת, הבעיה העיקרית היא שהמחזמר ארוך בכמעט חצי שעה מהזמן שהוקצב לו, ולכן הלו"ז של האולם הראשי יפגע מאוד משתי הרצות מלאות שלו. לאור העובדה שקיצור בחצי שעה אינו ריאלי ואף יפגע באיכות המחזמר, הוחלט בשיחה מול אמיר פילוס, א' הפקות מקור, ובידיעת הפקת המחזמר, להעלות את המחזמר פעם אחת בלבד בכנס, בניגוד לשתיים כנהוג..

 

14. צוות ACC

מעדכנת: אלה

התקבלה תשובה שלילית מג'פאן אקספו. הוחלט כי על-אף שמדינת ישראל משתתפת בתחרויות אירופאיות כדוגמת האירוויזיון התחרות היא לפי תחום גאוגרפי. אולם במידה ואלה יתרחבו מעבר לגבולות אירופה אנו מוזמנים להגיש בקשה מחודשת.  הצוות ככל הנראה יחתור ל-WCS מעכשיו.

אופיר קרטס פרשה מהצוות עקב סיבות אישיות, אולם היא תמשיך להיות חלק מהצוות עד לאחר כאמ"י, בו היא מכהנת כ-ע' צוות קוספליי מטעם ACC.

עד כה התקיימו 3 הרצאות, במהלך חודשים יוני-יולי, אולם הן אינן צברו תאוצה וניכר כי אותם אנשים מגיעים בקביעות. הצוות יגבש תכנית לימודית חדשה החל מחודש אוקטובר 2017.

15. פניות לועד

מעדכן: אורי

הגיעה פניה במייל מאדם פרטי בבקשה שנתקשר חזרה. אורי שלח הודעה וביקש לדעת מה הנושא.

הגיעה פניה על פוסט בפייסבוק, תגובה מאדם פרטי, בבקשה שניצור איתה קשר. אורי יגיב לה שתיצור קשר במייל.

יצרה קשר מישהי שאיבדה כרטיס חבר, תמר מטפלת בזה.

 

16. משימות

מעדכן: דיון כללי

החודש יש חלוקה בין חברי ועד שהיה להם זמן לבצע משימות אשר ביצעו את רוב המשימות הרלוונטיות וחברי ועד שלא כל כך ביצעו הרבה.

 

הישיבה נסגרה.

 

נושאים שעודכנו במייל

1. מצב שימור הידע הארגוני

מעדכנת: יוני

דריה ברט העבירה ליוני דרך תמר מסמך מפורט להגדרת תפקיד. יחד עם המסמך שהעבירה מעיין קנאי לפי כמה חודשים, יוני תתחיל עבודה על מסמכי הגדרת תפקיד כללים שיעברו לבעלי תפקידים בכנסים לליטוש.

במקביל, דריה ברט יצרה עם יוני קשר לגבי תחילת תהליך שימור ידע תוך-כנסי במהלך כאמ"י. יוני לא רוצה להתערב יותר מדי בתהליך במהלך הכנס באופן אישי אבל כן הביעה את תמיכתה והציעה את עזרתה בכל דרך אפשרית.

 

2. צוות תכנים שנתי

מעדכנת: יוני

רוב המועמדים הרלוונטיים ובעלי הניסיון לצוות עסוקים כרגע עם כאמ"י – שגיאה בתכנון של יוני לחלוטין, שהייתה צריכה ליצור איתם קשר מיד אחרי הארוקון.

קשר נוצר עם מיה שראל, א' תכנים בכאמ"י, לגבי מספר רעיונות שעלו בשיחות הסיכום עם צוות התכנים השנתי הקודם הרלוונטיים לכנס. היא אוהבת את הכיוון אך כמובן שהיכולת לבצע אותם תלויה בזמן העבודה של סגל הכנס.

לבסוף, אורי הוציא בקרב הפעילים קול קורא לסגל ומתנדבים לאירוע תוכן בספטמבר, שיתמקד סביב להריץ מחדש תכנים מכאמ"י – מכיוון שתמיד יש תכנים פופולריים שאנשים חייבים לבחור לוותר עליהם. לאירוע התנדבו מהר מאוד כמות מרשימה של אנשים ונראה שירוץ בהצלחה. מיה שראל הביעה את תמיכתה ברעיון גם כן ואמרה שתסייע בבחירת התכנים.

 

3. פעילים

מעדכנת: תמר

מאגר הפעילים עודכן עם מספרי חבר אמא"י החדשים והונפקו כרטיסי פעיל לכל הפעילים. הכרטיסים יחולקו בעמדת המודיעין בכאמ"י ותצא הודעה מסודרת בקבוצה על כך.

 

4. ספריה

מעדכנת: תמר

הפניה שהתקבלה מ"אורט אשדוד" טופלה במלואה, 12 מנגות נשלחו אליהם דרך מתנדב באשדוד הקשור לפרויקט. בוצע שיתוף על הידיעה דרך עמוד הפייסבוק של הספריה + בוצע שייר דרך עמוד אמא"י.

בנוסף, השבוע תתבצע העברה של מנגות מהפרויקט למחסן אמא"י.

 

5. מנגה קפה

מעדכן: אורי

כרגע אורי וסבי איזילוב מתכוננים לקראת כאמ"י להרצה השלישית של מנגה קפה חברתי.

 

6. קשרי חוץ

מעדכן: אורי

סם דניאל, חברת הצוות, מנהלת קשר רציף במטרה להשיג לכאמ"י סרט, ובקרוב נדע האם יש פירות מקשר זה.

בנוסף – הצוות גייס רשימת שמות של אורחים שיכולים להיות רלוונטיים להארוקון והתחיל לבצע פניה אקטיבית אליהם בתקווה לסגור במהרה אורח לאירוע.

7. צוות תלתן

מעדכנת: אלה

הצוות עובד כעת על גיוס חבר צוות שלישי.

חידוש מגעים עבור מהלך וויתור זכויות יוצרים לשימוש בדמויות מתוך הפקות מקור לתחרות יתקיים לאחר כאמ"י, זאת בעקבות העומס שקיים כרגע על צוות הפקות מקור.

נוכחים: אורי מרקוביץ', יוני לינדר, אלה ברוך, דני פייגלמן

 

1. עדכונים בירוקרטיים להקמת הארגון

מעדכן: אורי

לאחר ששלח לנו סירוב עקב קריאה שגויה של אחת ההחלטות שעברו באסיפה, ובעזרת העו"ד המסורות שלנו, רשם העמותות שלח לנו אישור על כל השינויים שהוחלטו באסיפה הכללית בתחילת אפריל. רשמית יש תקנון חדש ומטרות חדשות לארגון, והאישור כעת בדואר ואמור להגיע בקרוב לתיבת הדואר הארגונית.

יש לעדכן את האתר הארגוני עם כל מה שאושר באסיפה הכללית וכעת ע"י רשם העמותות; יוני לוקחת על עצמה לעשות את זה.

אורי יעבוד עם חיים וורמברנד, רואה החשבון שצבי בר, רואה החשבון של הארגון המליץ עליו לצורך עבודה מול מס הכנסה, כדי לסגור את הכרת הארגון כגוף ציבורי מול מס הכנסה בהקדם האפשרי.

כעת כשהתקנון החדש התקבל יש לקבוע אסיפה כללית נוספת לשתי מטרות: הראשונה היא אישור הדו"ח מילולי לשנת 2016 והשנייה היא העברת שינויים חשובים נוספים בתקנון שנדחו באסיפה הקודמת. אורי לוקח על עצמו את האחריות לארגן אסיפה זו ולהוציא הודעה פומבית, ויעדכן בשבוע הקרוב במטרה לנהל את הישיבה במהלך יולי.

הסיכום השנתי הכספי של 2016 נסגר בהצלחה, והקשר עם האגודה למד"ב ופנטסיה לגבי הכספים שנותרו להעביר עבור כאמ"י מתנהל כסדרו.

 

2. זכויות יוצרים ארגוניות

מעדכן:דני

בנוסף לנושא חוזי זכויות היוצרים שמנוהל כרגע, ומתעכב בצד העו"ד, צריך שמישהו יקח אחריות על משימת רישום הסימנים הארגוניים (למשל הלוגו של אמא"י והשמות של הכנסים), שהוא נושא שונה מאשר זכויות היוצרים; דני מתנדב למשימה זו.

 

3. מחסן

מעדכן: דיון כללי

כרגע אין מחסן פנוי נוח כלל. דני ואורי טוענים שמעבר הדרגתי יהיה הגיוני הרבה יותר בהתחשב במצב. יוני טוענת שזהו אכן מצב נוח יותר עבורנו אך בנוגע לאגודה להבנתה המצב שונה מלפני כמה חודשים והם רוצים אותנו החוצה מהמחסן שלהם.

הועד ינסה לסייע בסקר השוק בזמן הקרוב, בכוונה להציע מתווה יציאה עד אחרי כאמי לאגודה.

תמר תדבר עם האגודה לגבי המצב במחסן.

 

4. תוכנת הרשמה לארגון

מעדכן: אורי

הבעיות שעלו בישיבה הקודמת נסגרו ברובן והעבודה מתקדמת כסדרה.

 

5. א' מניעת הטרדות מיניות

מעדכן: אורי

עמית ששון הצטרפה בשיחת סקייפ.

עמית ששון נקבעה כבר בישיבת אפריל כאחראית מניעת הטרדות מיניות של אמא"י. טרם התקיימה ישיבה שלה מול לינה ציגנוב, א' מניעת הטרדות מיניות הקודמת של אמא"י, אבל עדיין חשוב שתתקיים ביניהן שיחה.

עמית עדכנה את הועד בנושאים הרלוונטיים לעבודתה כרגע.

דני מעדכן שיציג את עמית להנהלת כאמ"י ויצרף אותה לקבוצת ההנהלה, על מנת לתאם תדרוכים לסגל ולמתנדבים בהמשך. אורי מדגיש מאוד לשים דגש על החשבונית של העו"סית, עקב ליקויים בנושא בעבר, ומציין שזו אחריות עמית בעיקרון.

 

6. דיון על בעיית ההטרדות בכנסים

מעדכנת: אלה

התקיים דיון ביוזמת אלה על היחס המאוד מזלזל בקרב קהל המגיעים בכנסי אמא"י. אלה מעלה אותו מכיוון שצוות ACC העלה את הנושא מולה ברצון להוציא קמפיין להגברת הכבוד ההדדי בקהילה – כאשר כמובן שבמסגרת הצוות דובר על בעיות הקשורות לקוספליי, אך אלה חושבת שהנושא ממש לא אקסקלוסיבי לקוספליי כי אם לקהילתנו ככלל.

בנקודה זו ניתקנו את השיחה עם עמית.

 

7. כאמ"י 2017

מעדכן: דני

הכנס בפיגור קל מאחורי הלו"ז בעיקר עקב השבוע האחרון שהיה עמוס לרוב הסגל הבכיר. צוות עיצוב השיגו מספיק אמנים שרצו לצייר ולכן אין בעיה עם לקיחת נושא לכנס ("מסעות").

כרגע חסרים לכנס תכנים. דני מציין שההרשמה טרם נגמרה.

בנוגע לתחום הקוספליי בכנס:

התקיים דיון קצר על איך נכון שACC יעבירו שינויים רצויים לצוות קוספליי. הסיכום העיקרי היה שצוות ACC יכולים להעביר דרך נציגם בצוות קוספלי שינויים רצויים, אבל צוות קוספליי הוא זה שיחליט אם זה יקרה – לACC אין מרות על צוות קוספליי, לא' קוספליי יש את המילה האחרונה. סוכם שיש לחדד נקודה זו מול ACC וגם מול צוות קוספליי.

דני ואורי מבקשים רשמית לתאם ישיבה עם הועד, צוות קוספליי ונציגי ACC, שתתרחש בהקדם האפשרי, כדי לסגור את הנושאים הרלוונטיים כמה שיותר מהר לקראת הכנס.

נציג מהכנס צריך לפנות לאקו"ם ואורי יעביר חפיפה בעניין לאחראי לדבר.

 

8. מש"י

מעדכן: דני

גיא מרטון סיים לערוך את הסרטונים מהארוקון. לא ברור אם למרטון הוחזר כסף על הכונן הנייד הארגוני – אורי אחראי על בדיקת נושא זה. צריך להחליט מה ואיך עושים עם הסרטונים.

 

9. פרויקט תלתן

מעדכנת: אלה

נשלח תקנון מוצע לאירוע וטרם ענו עליו כל חברי הועד. אורי מציין שכבר פספסנו את היעד של חודשיים לפני האירוע לפרסם את התחרות.
יעל קוזניוק מנהלת הפרויקט פרשה מהתפקיד ומהצוות מסיבות אישיות. א' הפרויקט החדשה היא דניאל שחם שהייתה חברה בצוות הפרויקט ואיתה נשאר חבר הצוות נתן שטיבלברג והם עושים עבודה ו"נותנים בראש".

 

10. תכנית עבודה שנתית

מעדכן: אורי

אורי ממליץ לפרסם את תכנית העבודה השנתית כדי לפחות שיהיה ידע בקהילה על מה הועד תכנן לעשות, כדי לקדם שקיפות. אלה מציעה להציג אותה במפגש הפעילים הענייני, אורי מסכים ואומר שאפשר לפרסם בפעילים לאחר מכן.

 

11. מפגש פעילים ענייני

מעדכן: אורי

נושא המפגש – אורי מציע מפגש עדכונים בירוקרטי בעיקר על תהליך הקמת הארגון.

לדעת אורי צריך קצת לפני המפגש להכריז על האסיפה הכללית ביולי וקצת אחריו צריך להכריז על האסיפה באייקון.

 

12. בחירות לועד אמא"י

מעדכן: אורי

אורי לוקח על עצמו את האחריות ללוות את הבחירות. זה כולל: למצוא מנהל לבחירות שאינו מתמודד בהן, לעבור על תקנון הבחירות הקודם ולעדכנו ולהביאו לאישור הועד ולדאוג לקיום הכרזות ופלטפורמות הבחירות כסדרן.

 

13. פניות לועד מאז הישיבה האחרונה

מעדכן: אורי

הייתה פניה בנושא הקונסולות בכנס מטעם דב אלוף, שדני צריך לענות לה.

הייתה פניה של מיכל פז קלאפ מטעם הוצאת כנרת, שרצתה לדבר איתנו על נוכחות בכנס גיבורי העל בחולון ועל שיתופי פעולה אפשריים בעתיד. רוצים לדבר איתנו על פרסום משותף לכל הפחות, אורי מעוניין לקיים פגישה מסודרת איתה בשבועות הקרובים ודורש נוכחות של עוד חבר וועד. אלה התנדבה, אורי ידאג לתאם פגישה כזאת.

 

14. מעבר על משימות מישיבה קודמת

מעדכן: דיון כללי

כרגיל משימות קצרות טווח נסגרו בעיקר.

 

הישיבה נסגרה.

 

נושאים שעודכנו במייל:

1. צוות ACC

מעדכנת: אלה

בחודש יוני התקיימו 2 סדנאות העשרה

בתאריך 20.06.17 התקיימה סדנה בנושא סאונד שהועברה ע"י שי שינאי קדוש, לסדנה הגיעו 12 משתתפים.

בתאריך 29.06.17 התקיימה סדנה בנושא איפור שהועברה ע"י קריס מרטיננקו, לסדנה הגיעו 12 משתתפים.

דביר אילן נציג ACC לקח על עצמו העברת תוכן בתחום הקוספליי בפסטיבל אנימיקס

אלה נפגשה עם גיא מרטון ואספה צילומים מאירוע הקוספליי הארוקון 2017, כאמ"י 2016 והארוקון 2016 לשם פרסום ברשתות החברתיות של אמא"י.

מג'אפן אקספו התקבלה תשובה שתינתן עבורנו התייחסות במייל לאחר קיום הכנס בתחילת חודש יולי.

אופיר קרטס נבחרה להיות נציגת ACC כ-ע' בצוות קוספליי לכנס כאמ"י.

 

2. הפקות מקור

מעדכן: אמנון

ב-09/06 התקיים ראן של מחזמר BrAND Musical שעתיד לעלות בכאמ"י. יתקיים ראן נוסף בסוף חודש יולי ומה שלא יהיה בראן זה לא יהיה במופע, ואם הראן לא יעמוד בסטנדרטים הנדרשים ההפקה לא תוכל לעלות במסגרת המצופה בכאמ"י.

 

3. מצב שימור הידע הארגוני

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

 

4. פעילים

מעדכנת: תמר

מעדכנת שבוצע סינון ורישום מחדש של פעילים שלא היו בתוקף.

גם בקבוצת הפייסבוק של הפעילים.

 

5. צוות תכנים שנתי

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

 

6. מנגה קפה

מעדכנת: יוני

אין עדכון החודש.

 

7. ספריה

מעדכנת: תמר

הייתה שיחה עם יבגני על אי ההבנות בפרויקט.

הוועד אישר במייל תקציב והתנעה מחדש.

 

8. קשרי חוץ

מעדכן: אורי

הצוות עובד כמתוכנן לכנסים הקרובים.

 

נוכחים: אורי מרקוביץ', אמנון לוי, תמר ירון, יוני לינדר, אלה ברוך, דני פייגלמן

 

1. כאמ"י 2017

מעדכן: דני

העבודה התחילה.

קרן חיים היא מנהלת הכנס. אורי מבקש לזמן ישיבת תיאום ציפיות איתה לתחילת עבודה עם כל הועד, במהלך החודש הקרוב.

גיוס סגל התחיל. דני יפתח דיון במייל לתפקידי הסגל שחסרים עדיין עד הסופש.

דני שואל מה קורה עם צוות קש"ח בכנס. הוא רוצה לעשות סקירה של קשרי חוץ שאפשר להביא. אורי ממליץ לשלוח רשימה לצוות קשח והם יעשו סקירה ראשונית לאיך והאם אפשר לדבר. דני רוצה להסדיר את הקשרים בין קשרי חוץ וסגל והנהלת הכנס. אורי עונה – עם סרטים בד"כ הצוות מעביר לצוות תכנים אחרי ההשגה המוצלחת, והתרגום מנוהל בד"כ יותר ע"י הועד.

יש הערכת תקציב ראשונית בהתבסס על תקציבים קודמים, דני ישלח אותה לועד עד סוף השבוע.

אורי מדגיש שיש לנהל את גזברות הכנס בתשומת לב רבה כדי שלא יהיו חסרות חשבוניות כמו שתמיד קורה.

 

2. זכויות יוצרים

מעדכן: דני

התקיימה ישיבה בנוכחות יוני, דני, אורי, ואפרת דהן וענבל זהבי ממשרד העו"ד של הארגון. בישיבה הועברה האחריות לנושא לעת עתה לדני, מכיוון שהעניין יהיה רלוונטי בעתיד הקרוב עיקר בכנס כאמ"י שבליוויו. מדובר על מספר חוזים שונים להעברת זכויות יוצרים, גם מול אמנים ליצירות שיצוירו לכנסים וגם מול מחזיקות זכויות היוצרים לדמויות הארגוניות.

דני ביצע שיחה עם המועמד/ת המוביל/ה לא' צוות עיצוב לכאמ"י על זכויות יוצרים ועלו הדגשים הבאים:

1. לאמנים מתחת גיל 18, ההורים חייבים לחתום על החוזים.
2. הטפסים הם פר יצירה; אמנון מציע שכל טופס יהיה עם נספח שיכלול את היצירות עליהן האמן חותם, דני אומר שלדעת המועמד/ת לא' עיצוב זה יהיה הרבה יותר פשוט לחתום פר יצירה. לדעת דני מדובר על 2-3 יצירות לאדם, ולכן הועד מסכים שכרגע טופס לכל יצירה זה מספיק.

דני שלח מייל לבעלות זכויות היוצרים לדמויות הארגוניות. להבנתו הן דנות על הנושא כרגע. הוא ימשיך לדבר איתן השבוע.

 

3. שירופסט 2017

מעדכן: יוני

מאוד מאוד חסרים תכנים כרגע. יש בודדים ועוד פחות תכני אנימה ומנגה.

דוכנים יש כמות סבירה שתואמת לתכנון.

המתחם הוחלט בסוף להיות די דומה למתחם בשירופסט שעבר, בניגוד לאופציות האלטרנטיביות שנבחנו.

אורי אומר שבסדר שלא יגיעו המון אנשים, אך גם שחשוב שאנשים שמסוגלים לתרום לארגון יקבלו ניסיון מקצועי.

 

4. התנתקות אמא"י מהאגודה

מעדכן: אורי

נותרו עוד שלוש קבלות כדי לסגור את סיכום כספי 2016.

אורי יפגש עם יבגני קנטור מועד האגודה למד"ב ופנטסיה להעברת כמה חשבוניות חסרות של הארוקון 17.

 

5. דיון על סיכום הארוקון 2017

מעדכן: אמנון

הדיון המתוכנן הסתכם בשרשור המייל שנפתח עבורו אחרי הישיבה הקודמת. דני אומר שבישיבת הסיכום הרשמית לא התחדש הרבה מעבר לתקרית היציע ואכן בעיקר עליה דובר בדיון המיילי.

 

6. מש"י – מיתוג, שיווק ויחסי ציבור

מעדכן: אמנון

אורי פרידמן הציע את עצמו לתפקיד אחראי תוכן אתר. אמנון יקבל אותו לתפקיד

הניוזלטר לאפריל לא יצא כי הוא נדחה מיום הזיכרון ואז כי לשרון טורנר, אחראית הניוזלטר לא היה אינטרנט בכלל (לא בבית ולא בפלאפון) ואז עבר הזמן הסביר לשלוח אותו. הוחלט שהוא פשוט לא ישלח וישלח ניוזלטר מאי כרגיל.

מחר מתקיימת ישיבה בין אמנון לאניטה קרפל בנוגע חידוש עיצוב האתר, עם עומרי רוזנברג א' האתר שיצטרף בשלב האימפלמנטציה של הישיבה.

אמנון מעדכן שהדומיין anime.org.il בבעלות אמא"י וצריך להפכו לדף נחיתה לאמא"י, הועד מסכים.

אמנון ממליץ לועד לשלוח ישירות לעומרי לינקים לעמודים שלא מעודכנים באתר עם טקסט מעודכן עבורם, אפילו אם לא נכנס עדיין א' תוכן אתר.

 

7. מייל תכנים

מעדכן: דני

דני הזיז 5 ג'יגה לגוגל דרייב התכנים של הארוקון מגוגל דרייב התכנים הארגוני, מה שפתר את בעיית המקום הפנוי שאזל בו.

 

8. צוות ACC

מעדכנת: אלה

גיוס – לאחר פרסום קול קורא הצוות קיבל 10 פניות, מתוכם שניים עברו לשלב הבא. הוסבר להם התפקיד והתקיימו ראיונות טלפוניים, היה דיון בצוות, המועמדים יקבלו פרויקטים ולפי ההתנהלות שלהם שם יוחלט אם יצורפו לצוות (כמובן בליווי הצוות).

סדנאות חוץ כנסיות – הייתה בעיה עם הסדנה לחודש מאי והיא נדחתה ליוני. יכול להיות שביוני או יולי יהיו שתי סדנאות כדי לסגור את הפער.

אורי מעדכן ששי פריד פנה אלינו להציע לארגן תחרות קוספליי באירוע באשדוד באוגוסט. אלה תדבר איתו.
קש"ח פנו לצוות לגבי אנימיקס והצוות עוד בודק מה תכניותיו לאירוע. כנראה הכיוון הוא להציב קוספליירים בדוכן, אולי להעביר הרצאה.

הועד מזהיר שלא "ננעל" את כל כוח האדם של הצוות והועד לצורך כל האירועים באוגוסט.

ג'פאן אקספו – עוד אין תשובה בשום מייל רשמי של יצירת קשר. אמנון ממליץ לחפש סגל בפייסבוק ולנסות ליצור איתם קשר.

עניין תקנון הקוספליי יסודר במסגרת הכנס.

 

9. קשרי חוץ

מעדכן: אורי

אנימיקס – סם פנתה אליהם כדי לקדם שתפ אחרי פגישתנו (אורי +יוני) הראשונית איתם. אורי עדכן שנצטרך לספק 2-3 הרצאות ועד, הילה בגם תספק עוד אנשים אם הם יצטרכו. סם רוצה גם לשתף את ACC בעבודה.

קש"ח עובדים במרץ על לנסות להשיג סרטים להקרנות.

 

10. מחסן

מעדכנת: תמר

תמר עשתה סקר שוק, ההצעות היו די טובות. תמר תשלח לועד עד מחר.

דני מזכיר לפרוטוקול לבקשת תמר – פתח תקווה הינו מיקום יותר טוב למחסן בהתחשב בהרכב הועד הנוכחי, אך למתחם המחסן של האגודה בחולון יותר קל לעבור מהמחסן הנוכחי מאשר לכל מחסן אחר.

 

11. ספריה

מעדכנת: תמר

תמר פותחת בהתנצלות רשמית: הייתה התנהלות לא נכונה מצד תמר בחודשים האחרונים, מידע לא עבר ליבגני ולכן שאלות קריטיות לפרויקט ולתקציבו לא נענו. תמר מדגישה שהעניין נעשה בתום לב. בשבועות האחרונים כן יש דיבור בין תמר ויבגני קנטור א' הפרויקט בנושא ולכן הנושא הגיע למודעותם. יבגני הכריז בקבוצת הפעילים בפייסבוק על פרישתו עקב חוסר התקשורת הזה וכרגע תמר קובעת להיפגש איתו כשיוכל לגבי המשך פוטנציאלי של ניהול הפרויקט ותעדכן בנושא. הועד ישמח להזמנה גם לחברי הועד לישיבה זו.

הפרויקט קיבל החודש שלוש פניות – אחת בפייסבוק פרטי, ביקשה מנגות לספריה בבית ספר ונוצר קשר בפרטי לגבי שת"פ אפשרי.

השניה נוצרה בפייסבוק הארגוני, מורה שרוצה לארגן ענף ספריה בבית ספרה גם כן, נענתה שנחזור עד סוף החודש.

השלישית נוצרה במייל וטרם נענתה.

הפרויקט מעוניין לפתוח לעצמו עמוד באתר הארגוני.

תמר תעביר את השאלות במסודר ליבגני להמשך הדיון התקציבי.

 

12. אחראית מניעת הטרדות מיניות, דיון על בעיית ההטרדות בכנסים

מעדכן: יוני

מכיוון שא' מניעת הטרדות מיניות החדשה בחו"ל כרגע, הדיון בנושא נדחה לחודש הבא.

 

13. תוכנת הרשמה לארגון

מעדכן: אמנון

אמנון מבקש להעביר לרשותו סמכות להחליט כל דבר על התוכנה ע"מ לקדם עניינים יותר מהר. דברים שהוא מבקש:

• אינטרנט חד פעמי בתחילת ריצה לסנכרון, אך תוכל לפעול במקביל על כמה מחשבים
• לאפס את מספרי החבר כרגע, לכל מי שרשום כרגע יוקצה מחדש מספר חבר.

גויסה חברת צוות חדשה לתכנת ההרשמה, ענבל מילר, לצורך הפיתוח.

עומרי רוזנברג שיתף עם אמנון מסמך אפיון למערכת שהוא כותב ובינתיים מכיל כבר 4 עמודים ואמנון יעבירו לועד.

בנושא השינויים המבוקשים, נקבעה ישיבה להמשך השבוע בין אמנון, אורי ועומרי בה הם ידונו על השינוים הצפויים ויקבעו אותם סופית.

 

14. תכנית עבודה שנתית

מעדכן: אורי

העבודה בנושא נדחתה מכיוון שיש נושאים גזברותיים דחופים הרבה יותר על הפרק כרגע.

 

15. מסמך מדיניות ארגונית

מעדכן: יוני

אין עדכון החודש.

 

16. פניות לועד מאז הישיבה הקודמת

מעדכן: אורי

אין פניות משמעותיות לעדכן עליהן שלא הוזכרו בנושאים אחרים.

 

17. משימות שעלו בישיבה הקודמת:

מעדכן: דיון כללי

המשימות החודש היו באחוז השלמה טוב יחסית אבל כרגיל המשימות ארוכות הטווח לא ממשיכות.

 

18. פודקאסט אמאי

מעדכן: יוני

עקב אי פעילות הפרויקט נכנס להקפאה עד להודעה חדשה.

 

19. פרויקט הנוער

מעדכן: יוני

עקב אי פעילות הפרויקט נכנס להקפאה עד להודעה חדשה.

 

20. הצגת סיכום כאמי 2016

מעדכן: יוני

עקב אי פעילות הנושא נכנס להקפאה עד להודעה חדשה.

 

הישיבה נסגרה.

 

נושאים שעודכנו במייל:

1. הפקות מקור

מעדכן: אמנון

Brand Musical ביקשו וקיבלו דוכן בשירופסט. בנוסף ב09/06 יתקיים ראן נוסף שלהם. אמנון מציין שקריטי שכבר בראן זה ינכחו גם הנהלת וצוות תכנים של כאמ"י כדי להתחיל עבודה משותפת בין הגורמים וכי בסופו של דבר הם גם שותפים לקבלת ההחלטה בדבר כיצד והאם להעלות את ההפקה בכאמ"י.

N Musical ביקשו וקיבלו דוכן בשירופסט.

הפקת מקור חדשה, Era Musical, פנתה אל אמיר דרך הפייסבוק, ונתבקשה לשלוח מייל פורמלי יותר לצורך התנעת תהליכים.

 

2. מצב שימור הידע הארגוני

מעדכן: יוני

אין עדכון החודש.

 

3. פעילים

מעדכן: יוני

אין עדכון החודש.

 

4. צוות תכנים שנתי

מעדכן: יוני

אין עדכון החודש.

 

5. פרויקט תלתן

מעדכנת: אלה

עקב היות יעל קוזניוק מנהלת הפרויקט בחו"ל, לא הייתה התקדמות החודש.

 

6. מנגה קפה

מעדכן: יוני

אין עדכון החודש.

 

נוכחים: אורי מרקוביץ', אמנון לוי, תמר ירון, יוני לינדר, אלה ברוך, דני פייגלמן

 

1. פרוטוקול

מעדכן: יוני

עקב ההתנהלות המעוכבת מאוד בהוצאת פרוטוקולים יוני מכריז שמעכשיו שלושה סופ"שים אחרי ישיבה הפרוטוקול עולה לאתר, בין אם נשלחו העדכונים הנחוצים מחברי הועד ובין אם לאו.

 

2. סיכום שנה כספי ל2016

מעדכן: אורי

נשארו עוד שתי חשבוניות להשלים לסיכום השנתי של 2016, אחת באחריות תמר והשניה אלה.

 

3. כאמ"י 2017

מעדכן: אורי

ישנן מספר פניות בתיבת המייל של קונטאקט מחברי קהילה המעוניינים למלא תפקידים בכאמי ועל אורי לענות להן.

דני מציע את עצמו לליווי כאמי 17 והועד מסכים.

אורי צריך לחדש את הדומיין של כאמי, שפג תוקף ביוני.

 

4. שירופסט 2017

מעדכן: יוני

העבודה על הכנס מתקדמת, אם כי תחילת העבודה הייתה מאוחרת מהרצוי. יש תקציב ראשוני שיישלח לגזבר ולועד רשמית אחרי הישיבה ויאושר עד כדי גזבר עד סוף השבוע.

דרור טל, המלווה המקצועי החוץ-ועדי של הכנס, אינו מסוגל לבצע את תפקידו יותר עקב בעיות אישיות. אמנון מציע את עצמו כמחליפו.

אורי מציין שצריך לברר איך תוחמים את המתחם ומונעים מאנשים להיכנס בלי תשלום אם משתמשים ברחבה.

 

5. אחראי/ת מניעת הטרדות מיניות

מעדכן: אורי

התקיימו שיחות רבות עם המועמדת שהציגה את עצמה לפני כחודש, עמית ששון, לגבי התפקיד.

פגישות של עמית עם לינה ציגנוב, א' מניעת הטרדות מיניות הקודמת של הארגון, עד כה לא התקיימו לצערנו. עמית הגיעה לתדריך הטרדות מיניות של עולמות כחלק מהצעתה של ליאת שחר קשתן יו"ר האגודה לארגון; אורי מציע לקיים הצבעה על כניסתה לתפקיד כבר עכשיו על בסיס הרשמים מהשיחות והעבודה איתה עד כה.

התקיימה הצבעה – 6 בעד 0 נגד 0 נמנע, ההצעה התקבלה ואורי יודיע לעמית.

 

6. דיון על בעיית ההטרדות לקוספליירים ובכללי בכנסים

מעדכן: אורי

משימה זו אינה יכולה להתבצע ללא נוכחות א' מניעת הטרדות מיניות בישיבה, אך מצוינת כאן למען הסר ספק – היא לא יורדת מסדר היום עד שתתבצע כהלכה.

 

7. מורשי חתימה – מגבלה כספית

מעדכן: יוני

בשיחות של יוני עם עורכת הדין שלנו עלתה בעיה – כרגע כל אדם בודד בועד יכול תיאורטית לחייב את אמא"י לשלם כמה כסף שבא לו דרך חוזה, שדורש רק חתימה אחת לחיוב הארגון לפי הצבעותינו בישיבות קודמות. ההצעה שהועלתה בשיחה הייתה להציב מגבלה כספית על כמה כסף חוזה של חתימה אחת יכול לחייב את אמא"י. אורי מציע הגבלה של עד (וכולל) 10 אש"ח. התקיימה הצבעה – 6 בעד 0 נגד 0 נמנע, ההצעה התקבלה.

 

8. מועדון צעירי אמאי

מעדכן: יוני

יוני מציע את הפירוט הבא למועדון צעירי אמאי":

מועדון צעירי אמא"י יהיו רשימת אנשים המנוהלת ע"י ארגון אמא"י, למטרות דיוור על עדכונים הנוגעים לארגון ועשייתו, ולמטרת קבלת הטבות באירועי הארגון.

הפרטים שהארגון ישמור על מועדון צעירי אמא"י הינם: שם פרטי, שם משפחה, כתובת דיוור פיזית (עיר, רחוב, מספר בית, מיקוד), כתובת אימייל לדיוור, תאריך לידה, תאריך ההצטרפות למועדון, מספר סידורי במועדון.

למועדון צעירי אמא"י יהיה ניתן להירשם רק מתחת לגיל 17. אדם שעבר את גיל 17 בעודו רשום במועדון צעירי אמא"י, לא יתבטל רישומו אוטומטית, אך לא יוכל להירשם מחדש למועדון צעירי אמא"י באם יפוג תוקף רישומו מכל סיבה.

כל ההטבות והדיוור הקשורים להיות אדם חלק ממועדון צעירי אמא"י יהיו תקפים לשנה וחודש מיום ההרשמה.
התקיימה הצבעה – 6 בעד 0 נגד 0 נמנע, ההצעה התקבלה.

 

9. תהליך ההתנתקות מהאגודה

מעדכן: אורי

יש איחור בהעברת הסיכום הכספי המלא לאגודה למד"ב ופנטסיה, אך מדובר על סכומים לא משמעותיים מתוכו שחסרים ולכן לא נראה שתיווצר בעיה עקב כך.

 

10. מחסן ארגוני

מעדכנת: תמר

בסקר השוק שעשתה טרם פסח נאמר לתמר ברוב המקומות לחזור אליהם אחרי פסח. תוך שבוע תמר תבצע את הסקר המלא.

לדעת דני עדיין לא מאוחר מדי להחליט להישאר במחסן האגודה. לדעתו לצאת מהמחסן אומר שנעשה רכש של 10 אלף שח כדי לכסות מלא ציוד. דני רוצה שנחליט שנישאר עם האגודה כרגע כמו שהציע בחודש שעבר והלך הרוח בועד הוא שנחכה שתהיה הצעת מחיר מסקר השוק של תמר.

 

11. פרויקט ACC

מעדכנת: אלה

הצוות החליט על בחינת יעד ביניים, השתתפות בתחרות ג'אפן אקספו, לפני ההשתתפות בתחרות ה-WCS. צוות ACC יצר קשר עם צוות קש"ח של אמאי ע"מ לקבל הנחיות ולשתפם בתהליך יצירת הקשר הרשמי מול ג'אפן אקספו. אלה מדגישה כי תחרות ג'אפן אקספו מתקיימת מדי שנה בתחילת חודש אוגוסט ולכן המוקדמות יצטרכו להתקיים בכנס הארוקון ולכן אם אכן יוחלט לקחת חלק בתחרות צריך להיות ערוכים לכך שבעתיד תהיה התנגשות עם מוקדמות ל-WCS שגם יצטרכו להתקיים בהארוקון.

הצוות התחיל מערך של בניית סדנאות חוץ-כנסיות ושואף לארגן סדנה לפני שירופסט ואלה תפתח דיון מייל בנושא.
הצוות פרסם קול קורא לגיוס ונראה כי יש היענות יפה.

עלתה השאלה מתוך הצוות – מי אחראי על נושא הספונסרים לתחרויות הקוספליי. אורי אמר שעל הצוות להציע ספונסרים פוטנציאליים, ליידע את קש"ח ולאחר מכן לפעול באופן עצמאי.

 

12. פרויקט תלתן

מעדכנת: אלה

כמו שעודכן בחודש שעבר יש צוות מלא לפרויקט כעת. הצוות עובר על החומרים והתקנון הנוכחי מרצף העבודה הקודם על הפרויקט.

 

13. זכויות יוצרים ארגוניות

מעדכן: יוני

דני אומר שטיוטת החוזה הראשונית שנשלחה ממש דרקונית ולכן לדעתו אמנים לא יחתמו עליה. יוני מציע לעשות ישיבה משותפת עם חברי ועד שיותר יודעים ממנו מה אנחנו רוצים בתחום זכויות היוצרים ועם העו"ד. תוך שבוע יוני מתחייב לארגן ישיבה עם הנוגעים לדבר והעו"ד.

 

14. הפקות מקור

מעדכן: אמנון

הפקת בראנד מיוזיקל – מתוכננים לכאמ"י 2017. בראנד התקדמו הרבה לפני ראן האמצע והם במצב טוב משמעותית משהיו חודש לפניו. ההפקה מסתדרת טוב בהתחשב במצב ובהאצלות האחריות שנעשו ברגע האחרון. ההפקה עומדת ביעדים שהוצבו ונראה שיוכלו לעלות בכאמי באולם הראשי אם ימשיכו בקצב בו פעלו לקראת הראן. העבודה הצמודה איתם עושה רק טוב. הם יעמדו למבחן נוסף בראן שעתיד לעלות בסוף מאי / תחילת יוני.

הפקת N מיוזיקל – מתוכננים לעלות בהארוקון 2018. ערכו אודישנים, יש להם קאסט שחקנים מלא.

הפקת פאנגירל מיוזיקל – מחזמר חדש שהגיש תסריט, לדעתו המקצועית של צוות הפקות מקור הוא אינו ברמה מספקת כרגע, נשלחו הערות לתיקון וביקורת בונה.

לבסוף, פנו אלינו בכוונה להעלות מחזמר על יפן בתקופת אדו. נכון לכרגע נראה שהם יוכלו לעלות רק בהארוקון 19 כי כאמ"י לא אפשרי להם והארוקון 18 תפוס.

 

15. פרויקט הספריה

מעדכנת: תמר

נשלח מייל לבקשת תקציב כמו שבוקש בחודש שעבר. כרגע השאלות מצד הועד שהועלו במייל עומדות על הפרק וטרם נענו, שצריכות להיענות טרם המשך הדיבור על התקציב המבוקש.

תמר בדיבורים עם יבגני קנטור ראש הפרויקט על להעלות עמוד לאתר הארגוני.

תמר אומרת שהוחלט בינה לבין יבגני שישתמשו במחסן האגודה לאחסון מנגות.

 

16. פעילים

מעדכנת: תמר

הייתה הרשמה מחודשת בעולמות, נרשמו המון – בין השאר הושפע מחלוקת כרטיסי הפעילים. תמר נתנה דדליין לחידוש עד עוד יומיים (ה-6.5) לפעילים שפג תוקפם כבר. תמר כרגע מדברת עם עומרי רוזנברג כדי לסדר את מספרי החבר במאגר הפעילים.

על תמר לקבוע עוד מפגש פעילים ענייני, היא תפתח נושא בפעילים עד סוף השבוע, במטרה לקבעו לעוד שלושה שבועות, ל-25.5.

 

17. תוכנת הרשמה לארגון

מעדכן: אמנון

יש עבודה לעשות על מנת להגיע לדרישות הארגון הנוכחיות לתוכנה. אמנון ועומרי עובדים על כך ומכוונים להגיע לתוכנה שעובדת כראוי בהקדם האפשרי, ללא דרישה לחיבור אינטרנט.

 

18. מש"י – מיתוג, שיווק ויחסי ציבור

מעדכן: אמנון

אתר אמא"י כרגע בעמוד שלישי של תוצאות בגוגל כשמחפשים "אנימה". עומרי עדכן את גרסת ה-PHP כהכנה לשיפור.

מה שצריך לאתר כדי לחדש את פעילותו השוטפת זה כרגע:

1. עיצובים לאתר, בצורה רצינית, שזה אניטה קרפל מצוות מש"י מול אמנון. אמנון יקבע תאריך לפגישה בינו ובין אניטה עד סוף השבוע.
2. כותב אחד לפחות כדי לייצר תוכן. לכל הפחות צריך אחראי על לפרמט מחדש את תוכן הניוזלטר לפרסום באתר ובעמוד הפייסבוק. אורי ממליץ לנסח מודעת דרושים לתפקיד הכותב.

 

19. תכנית עבודה שנתית

מעדכן: אורי

תכנית העבודה מחכה כרגע לתגובה מפורטת מצד מתן קליינמן גזבר הארגון.

 

20. סיכום הארוקון 2017

מעדכן: דני

התקיימה ישיבת סיכום לפני כשבועיים. דני יפיץ את סיכומה למיילים האישיים, על מנת לפתוח דיון לגבי כל נקודה בו שהועד יראה לנכון.

 

21. מעבר על משימות מהישיבה הקודמת:

מעדכן: דיון כללי

משימות כלליות לא נעשו ב כ ל ל; משימות אישיות הושלמו ברובן, אך כמו בחודש שעבר המשימות ארוכות הטווח נותרות בצד בעוד המשימות קצרות הטווח נעשות יותר.

 

הישיבה נסגרה.

 

נושאים שעודכנו במייל:

1. מסמך מדיניות ארגוני

מעדכן: יוני

אין התקדמות, אף חבר ועד לא עבר על המסמך בחודש האחרון.

 

2. מצב שימור הידע הארגוני

מעדכן: יוני

אין תגובות מהועד עדיין למסמכים שיוני כתב לפני יותר מחודש. יש עוד הרבה משימות לעשות מצד יוני, אמנון ותמר, בעיקר מול סגלי כנסי עבר.

 

3. צוות תכנים שנתי

מעדכן: יוני

אין עדכון החודש.

 

4. תדמית ארגונית – עדכון והתדיינות המשך

מעדכן: יוני

אין עדכון החודש.

 

5. פודקאסט אמאי

מעדכן: יוני

אין עדכון החודש.

 

6. קשרי חוץ

מעדכן: יוני

אין עדכון החודש.

 

7. פניות ועד מאז הישיבה האחרונה

מעדכן: אורי

היו מספר פניות למייל הארגוני אך אלו בעיקר בקשות לתפקידי סגל, בקשות פרסום או שאלות טכניות.

 

8. מנגה קפה

מעדכן: אורי

אין עדכון החודש. אורי ינסה לדבר עם סבי איזילוב שעזר במנגה קפה החברתי בהארוקון והציע לעזור לפני הישיבה הבאה.

 

9. פרויקט הנוער

מעדכן: אורי

אין עדכון החודש.

 

10. הצגת סיכום כאמ"י 2016

מעדכן: אורי

אין עדכון החודש. בהינתן התחלת העבודה על כאמ"י 2017 והצגת סיכום הארוקון 2017, חשיבות המשימה ירדה מאוד.

ישיבת ועד אמא"י 27 מרץ 2017

נוכחים: אורי מרקוביץ', אמנון לוי, תמר ירון, יוני לינדר, אלה ברוך, דני פייגלמן

 

1. תהליך התנתקות מהאגודה

מעדכן: אורי

כרגע עסוקים בלסיים סיכום כספי של 2016 שיש לסיים עד סוף החודש או לפחות עד הסופש הבא (של ה6.4). נותרו לסיומו 5 קבלות.

התקיימה הצבעה על ההצעה לקבל גישה לעסקים+ שנותן לנו להסתכל באינטרנט על פרטי חשבון הבנק של הארגון: 6 בעד, 0 נגד, 0 נמנעים – ההצעה התקבלה.

התקיימה הצבעה על לאפשר ביצוע העברות בנקאיות דרך האינטרנט במערכת המכריחה שני אישורים ממורשי חתימה ספציפיים שונים שמתפקדים כחתימות לכל דבר: 6 בעד, 0 נגד, 0 נמנעים – ההצעה התקבלה.

התקיימה הצבעה על כך שאורי ויוני יהיו מורשי החתימה לחשבון הבנק של אמא"י: 6 בעד, 0 נגד, 0 נמנעים – ההצעה התקבלה.

אורי מעלה בקשה לאישור להוצאת כרטיס דביט שאפשר להפקיד דרכו כסף ישירות לחשבון הבנק בסכומים קטנים עד 24 אלף שקל, ולקבל פרטים על המצב בבנק דרכו. מהכרטיס אפשר גם למשוך כסף בסכומים של עד 5000, ואורי בדק אם ניתן לבטל אופציה זו – לא ניתן. זה יחסוך לחכות בתור, לקבל אישורים מרואה חשבון מעל 10 אלף ש"ח.
התקיימה ההצבעה, 3 בעד, 3 נגד, 0 נמנעים, היו"ר מטיל הצבעה מכרעת – הכריע בעד, ההצעה התקבלה.

 

2. תכנית עבודה שנתית

מעדכן: אורי

אורי דיבר עם מתן אתמול בנושא, ויקיים איתו בקרוב ישיבה אישית על הנושא להמשך דיון ואישור של תכנית העבודה השנתית.

 

3. שירופסט 2017

מעדכן: יוני

יוני יצר קשר עם דרור טל, מנהל אירוע חנוכה 2016 ומלווה האירוע החיצוני מטעם אמא"י, ועם רומי צדוק מנהלת שירופסט. דרור ורומי ביצעו ישיבת תיאום ציפיות מסודרת לאחר שיחת תיאום ציפיות מסודרת של יוני עם דרור. לרומי כבר יש את רוב הסגל והעבודה מתקדמת.

 

ניר דרניצקי והילה בגם מצוות ניהול הארוקון 2017 הגיעו לישיבה

4. הארוקון 2017

מעדכן: אורי

אורי מודה למנהלי הארוקון על כל העבודה הקשה שהושקעה באירוע, נעשתה עבודה טובה ולהבנתנו הסגל יצא עם המון מוטיבציה ורצון כבר לעבוד למשל על כאמי, ומבקשים להשתריין להארוקון הבא אפילו. אפילו שטרם נוהל סיכום רשמי לאירוע החלטנו להזמין את המנהלים לישיבה כדי לשמוע סיכום ראשוני מהכנס.

ניר מודיע שכנראה תהיה ישיבת סיכום בעוד שבועיים ואורי מבקש שיוני יוזמן כנציג מטעם הועד לישיבה.

ניר אומר שבשנה הבאה יש להתחיל עבודה מיד אחרי כאמ"י. בנוסף לדעתו יש לשאוף להפרדה מלאה בין סגל הארוקון לסגל כאמ"י.

אורי מעדכן שהארוקון הרוויח. הגיעו 3,614 איש. בשנה שעברה הגיעו פחות (כ3,500). זה בהחלט אומר שאנחנו במגמת עליה.

ניר מבקש שיעוגן בתקנון הכנס שכל ילד מגיל 10 ומטה חייב בליווי מבוגר, וממליץ לברר עם העו"ד אם זהו גיל הגיוני או שמשהו אחר הגיוני בחוק – אחריות יוני.

ניר מבקש שינוי לתקנון קוספליי שבאם מספיק מעט אנשים נרשמים לקטגוריה יהיה אפשר לבטלה ללא מעבר נוסף דרך הועד לאישור.

לדעת ההנהלה המספרים מדברים בעד עצמם לגבי הצלחת הכנס.

לגבי המייל של צוות תכנים, דני יעלה במייל דיון לגבי העניין שמייל תכנים מלא ויש לרוקן את הדרייב שלו או להרחיבו.

בעוד שסיכום מלא של הכנס יצא בהמשך, ההנהלה והועד נותנים שאפו מיוחד לצוות שופטי הקוספליי, שעקב ביטול השפיטה המוקדמת לקוספליי שפטו הרבה יותר קוספליירים ביום הכנס משהיה מתוכנן, ובכל זאת ביצעו את העבודה בדיוק על הדקה ובלי עיכובים.

אורי חוזר שוב על תודת הועד לכל ההנהלה. ניר אומר שבפעם הבאה אם יהיה יותר זמן לעבוד הכל יהיה הרבה הרבה יותר טוב.

ניר והילה עזבו את הישיבה.

 

5. מחסן

מעדכן: אורי

אורי מציג את המצב הנוכחי שבו השותפות עם האגודה במחסן פגה תוקף בסוף חודש מרץ ואומר שיש לנו שלוש אופציות:

1. להישאר במצב הנוכחי ולשלם באופן יחסי לאגודה על השימוש במחסן, כשיש ציוד שיוגדר רק שלנו והשאר משותף.
2. לקחת מחסן באותו איזור ולהעביר את הציוד שלנו לשם בעצמנו.
3. לעבור למחסן אחר לגמרי שלא באיזור של המחסן הנוכחי.

דני מוסיף אופציה רביעית:

4. להישאר עם האגודה במחסן ובמקביל לקחת חדר קטן במחסן אחר אולי באותו איזור רק בשבילנו, שנעביר אליו בהדרגה לאורך הזמן את הציוד ממחסן האגודה.

התקיימה הצבעה על האם להישאר עם האגודה במחסן או לא: 2 בעד 4 נגד 0 נמנעים – ההצעה נדחתה.

תמר מציעה את עצמה כאחראית לכל עניין המחסן והועד מסכים.

אורי מציין שלכמות הציוד שיש לנו במחסן צריך כמות מקום של חדר אחד גדול בערך בגודל של החדרים במחסן האגודה.

תמר תעשה סקר שוק עד שישי בצהריים ותדבר עם יבגני לגבי לו"ז יציאה

 

6. קשרי חוץ

מעדכן: אורי

הועד ניהל דיון על עקרונות הכרחיים למנהל קש"ח:

1. לשתף את פרטי הקשרים עם אנשים אחרים במקרה הצורך, בין השאר עם צוותי כנסים מקצועיים
2. לא להרגיש שיש לו יד חופשית לחלוטין – להיות כפוף למי שמעליו ולהיות מודע לכך, בכנסים למשל.
3. לעקוב אקטיבית אחרי משימות, לוודא שדברים מתקדמים, שתהיה יותר שליטה אקטיבית, ולהיות מסוגל להגיע לקיבולת נורמלית של צוות – למשל, להיות מסוגל לתחזק צוות שמטפל בסרט ואורח בו"ז.

חן הציע את עצמו בשנית להיות ראש הצוות והועד החליט לקבל את הצעתו.

 

7. דיון כניסה חינם משעה מסוימת בכנסים

מעדכן: דיון כללי

דיון זה נבע מתלונה שהתקבלה במייל לגבי כניסה למתחם בשעה מאוחרת בתשלום. עד היום הייתה החלטה לא רשמית שלפיה משעה מסוימת, שאינה מתוקננת בתקנון ואינה קבועה לכל כנס, ניתן להיכנס לכנסים בחינם. הועד החליט שזו אינה התנהלות תקינה ועלינו לאמץ מדיניות קבועה ולתקננה לעתיד. הועלתה הצעה של דני – מרגע סגירת הקופות, תאופשר רק חזרה למתחם ולא כניסת באים חדשים. התקיימה על הצעה זו הצבעה – 5 בעד, 1 נגד, 0 נמנעים, סה"כ 6 קולות, ההצעה התקבלה.

 

8. דיון על בעיית הטרדות בכנסים

מעדכן: דיון כללי

דיון זה הועלה כהמשך לשאלון אשר עלה בדף הפייסבוק של הארגון לאחר הכנס. עם זאת, הועד מסכים שא' מניעת הטרדות מיניות צריכ/ה להיות נוכח/ת בדיון הזה ולכן הדיון ידחה לאחרי מילוי תפקיד זה – באחריות יוני לכלולו ולהזמין את א' הטרדות מיניות ברגע שיתאפשר..

 

9. א מניעת הטרדות מיניות

מעדכן: אורי
קיבלנו פניה ממעוניין/ת בתפקיד, אורי מנהל את הפניה אקטיבית בשיתוף לינה ציגנוב אשר מילאה את התפקיד בעבר.

אלה מבקשת לדבר עם הא' החדש/ה אם נחליט על המינוי כי יש לה המלצות לכמה נושאים אשר אקטואליים בקהילה כעת.

 

10. אישור תקציב דוכנים בעולמות

מעדכן: אמנון

א' דוכנים של עולמות רוצה שהפקות מקור שלנו ישלמו על הדוכן שלהן. באייקון 2016 זה לא היה מוסדר והפתרון היה שעלות הדוכן תצא מההחזרים שניתנים להפקה לאחר עלייתה. מדובר על שני דוכנים, של בראנד ושל N.

אמנון מציע לשלם עליהם ולא להתחשבן וזהו.

אמנון מציע גם שהמדיניות תהיה שפשוט נשלם בעצמנו תמיד וזהו, בלי להתחשבן מההחזרים וכו'. אמנון מצטט את מטרות העמותה מהתקנון הנוכחי כתימוכין לעניין – סעיף 2 בתקנון: "לפעול להטמעת תחום האנימה והמנגה בארץ, לרבות במסגרת אירגון וקיום פרוייקטים, כנסים ואירועים שיוקדשו, בעיקר, לתחום המנגה והאנימה, באופן עצמאי ו/או בשיתוף עם ארגונים קיימים במסגרת וכן להגדיל את ייצוג המנגה והאנימה באירועים רלוונטים כגון אירועים בעלי אופי גיקי, כגון כנסי המדע הבדיוני והפנטסיה בארץ.".

הוצע שהחלטה זו תהיה כרגע תקפה אך ורק לדוכנים של Brand ו-N בכנס עולמות 2017. החלטה זו הועלתה להצבעה – 6 בעד, 0 נגד, 0 נמנעים, סה"כ 6 קולות – ההצעה התקבלה.

אמנון לוקח על עצמו עד שזה יהיה רלוונטי לאייקון לנסח תקנון הפקות מקור, הכולל את עניין התשלום לדוכן.

 

11. דוכן אמאי בעולמות

מעדכן: תמר

תמר שואלת מי לוקח אחריות בנושא. דני ואלה מציעים את עצמם ליום אחד כל אחד. דני לוקח אחריות ראשית לדוכן בהסכמת הועד.

 

12. ספריה

מעדכנת: תמר

תמר רוצה לעשות פרסום בעמוד הארגון לגבי פרויקט הספריה ושיהיה דוכן לעולמות שיאפשר תרומת מנגות לפרויקט. תמר ויבגני קנטור מנהל הפרויקט נכנסו לשוונג עבודה, יש הנעה מחדש של פרויקט הספריה בכללי, יבגני מעלה בקשה לאשר תקציב לשנה הקרובה לפרסום ורכש.הועד מבקש טרם אישור התקציב המבוקש פירוט של מה שקרה עם כסף זה בשנה האחרונה, ופירוט על האם הכסף הזה הוא מסגרת תקציב עם פירוט או סכום כללי. יבגני ביקש לבדוק אם ניתן להקצות תיבת מייל ייעודית לפרויקט תחת דומיין הארגון,תמר נענית שתגיב לו עם פירוט לכתובת מייל מתאימה שהארגון מחזיק. יבגני רוצה לפרסם קול קורא לגבי ניהול ספריות במסגרת הארגון. יבגני רוצה להשתמש בחלק מהתקציב ליחידת אחסון קטנה למנגות; תמר חושבת אולי להכניסן במקום למחסן הארגוני, אך דני מציין שיש לו בעיה עם להכניס מנגות למחסן כי הן לא יצאו משם.

 

13. חנות ארגונית

מעדכן: אמנון

הייתה פניה מפורטת מעומרי רוזנברג על ליקויים בעיניו בחנות הנוכחית והעבודה מולה. אורי יגיב לעומרי בנושא אחרי שישלח זאת במייל. אורי מציין שאנחנו מאוד מרוצים מהחנות והעבודה מולה כרגע וגם בסקר שוק שהתבצע היא נמצאה כהכי משתלמת עבורנו.

 

הישיבה נסגרה.

 

נושאים שעודכנו במייל:

1. מעבר על משימות מהישיבה הקודמת

מעדכן: דיון כללי

המשימות האישיות קצרות הטווח מטופלות ברובן, המשימות שיותר מסתכלות הרחק לא מטופלות.

 

2. תוכנית עבודה שנתית

מעדכן: יוני

אין עדכון החודש.

 

3. מסמך מדיניות ארגוני

מעדכן: יוני

אין עדכון החודש.

 

4. תדמית ארגונית – עדכון והתדיינות המשך

מעדכן: יוני

אין עדכון החודש.

 

5. תוכנת הרשמה לארגון

מעדכן: יוני

אין עדכון החודש.

 

6. זכויות יוצרים ארגוניות

מעדכן: יוני

עו"ד של הארגון שלחה נוסח, יוני ישלח לשאר הועד למעבר וחוות דעת.

 

7. פניות לועד מאז הישיבה האחרונה

מעדכן: יוני

אין עדכון החודש.

 

8. הפקות מקור

מעדכן: יוני

אין עדכון החודש.

 

9. צוות ACC

מעדכנת: אלה

התקיימה ישיבת סיכום להארוקון 2017 הכוללת שיח ממבט א.קוספליי, שפיטה והפאנל;

לקחים הופקו ויישומו באירוע קוספליי הבא.

טל חזן פרשה מהצוות עקב עומס לקראת קבלתה ללימודים אקדמאיים.

נקבע כי עד לישיבת ACC הבאה תסוקר תחרות ג'אפן אקספו, וכן הצעה מסודרת בנושא תוגש לוועד לקראת ישיבת מאי. כרגע מסתמן כי הזמן האידיאלי לקיום התחרות הוא בהארוקון, זאת כיוון שהתחרות מתקיימת מדי שנה בתחילת חודש אוגוסט.

הצוות מעוניין להעביר הרצאה בשירופסט בנושא תחרויות בחו"ל – מיחזור של הפאנל מהארוקון שקיבל ביקורות חיוביות.

בישיבת מאי של ACC ימונה נציג מטעם הצוות עליו נמליץ למילוי תפקיד א.קוספליי בכאמ"י.

 

10. מצב שימור הידע הארגוני

מעדכן: יוני

יוני רשם מסמך ניהול אירוע קטן ושלח לשאר הועד לביקורת וחוו"ד, ופתח טבלה לשימוש לשימור ידע על מקומות שבהם ניתן לנהל פגישות ואירועים, בתשלום ולא בתשלום.

 

11. פעילים

מעדכן: יוני

אין עדכון החודש.

 

12. צוות תכנים שנתי

מעדכן: יוני

אין עדכון החודש.

 

13. פודקאסט אמאי

מעדכן: דני

אין עדכון החודש.

 

14. פרויקט תלתן

מעדכנת: אלה

יעל קוזניוק מונתה לתפקיד א' פרויקט תלתן, ומונו שני חברי צוות תחתיה: דני (דניאל) שחם וניית' (נתן) שטיבלברג.

פגישה ראשונה בין חברי הצוות תתקיים במהלך חוה"מ פסח.

כמו כן, התקבלו משרון הפרוטוקולים הישנים.

 

15. מש"י – מיתוג, שיווק ויחסי ציבור

מעדכן: יוני

אין עדכון החודש.

 

16. מנגה קפה

מעדכן: יוני

אין עדכון החודש.

 

17. פרויקט הנוער

מעדכן: יוני

אין עדכון החודש.

 

הצגת סיכום כאמי 2016

מעדכן: יוני

אין עדכון החודש.